Sunteți pe pagina 1din 16

Procedu ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern Nr. 420575 din 15.03.

2005

In conformitate cu preved O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobar activitii de audit intern, a Ordin aprobat Normele proprii de exer Planului de audit intern pentru anu Resurselor Umane n perioada 01. Scopul misiunii de audit e a c t i v i t i i d e g cadrul legislativ i normativ aplica Organizarea recrutri

MINISTERUL PUBLIC PARCHETUL DE PE LNG NALTA CURTE DE CASAIE I JUSTIIE SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr. 232/04.09. 2008

Numele : P. D. Data : 04.09.2009 Misiunea :Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare la Parchetul de pe lng Tribunalul Valcea. DECLARAIA DE INDEPENDEN
Incompatibiliti n legtur cu Parchetul de pe lng Tribunalul Valcea Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni n misiunea de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea acestei entitii publice ? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii publice ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de foloase necuvenite de la entitatea public evaluat? Ai fost implicat() n activitatea financiarcontabil la aceast entitate sau la o unitate din subordinea acesteia ? Avei vreun interes direct sau indirect la aceast entitate ? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit public intern ? Da X Nu X X X X X X X X X -

Auditor, P. D.

ef serviciu audit public intern, G.I.

Anexa nr1 MINISTERUL PUBLIC PARCHETUL DE PE LNG NALTA CURTE DE CASAIE I JUSTIIE SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN Nr.232 / 23.09. 2009

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare Perioada auditat: 01.01.2009 - 31.12.2009 ntocmit: P. D.
DA ACTIVITATEA DE AUDIT 1. organigrama i statul de funcii a) avei organigrama Parchetului de pe lng Tribunalul x Valcea i a parchetelor aflate n finanarea acestuia pe perioada auditat? b) avei un stat de funcii, formalizat, pe perioada auditat? x c) daca da, v rugm s ne pregtii un exemplar din organigram i statul de funcii, pe care s ni-l furnizai n momentul declanrii misiunii de audit . 2. fia postului a) avei fia postului, formalizat, pe perioada auditat pentru: x - manager economic 1 - referent ( contabil ) 1 - referent ( administrator ) 1 - prim grefier 1 - grefierii efi ai parchetelor de pe lng judectoriile aflate n 6 finanarea Parchetului de pe lng Tribunalul Valcea. - casier b) v rugm s ne furnizai un exemplar de pe fiele posturilor salariailor menionai la pct.2 a) 3. categorii de personal a) pe perioada auditat avei fluctuaii de personal ( detari, x delegri, transferuri, pensionri, etc ) ? b) pe perioada auditat avei cereri de ntrerupere a activitii pentru ngrijirea copilului n vrst de pn la 2 ani ? NU OBS.

DA ACTIVITATEA DE AUDIT c) v rugm s ntocmii un tabel nominal pe categorii de personal, care s cuprind i fluctuaiile de personal cu datele respective, pentru anii auditai pe care s ni-l furnizai n momentul declanrii misiunii de audit . 4. ordine de numire a) avei un ordin de numire pentru persoana mputernicit cu acordarea vizei de control financiar preventiv propriu pe perioada auditat ? b) dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe acest ordin . c) avei un ordin de numire pentru persoana care exercit activitatea de casier pe perioada auditat ? d) dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe acest ordin . e) avei un ordin de numire pentru persoana cu atribuiuni de gestiune pentru activitatea proprie i parchetele aflate n finanarea acestuia pe perioada auditat ? f) dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe acest ordin . g) avei un ordin de numire al comisiei de recepie pe x perioada auditat ? h) dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe acest ordin . i) avei un ordin de numire al comisiei de inventariere pe x perioada auditat ? j) dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar de pe acest ordin . 5. scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, declasarea ori casarea bunurilor materiale a) n perioada auditat ai scos din funciune mijloace fixe ? b) dac da, v rugm s ne furnizai ordinul privind scoaterea din funciune a mijloacelor fixe . c) n perioada auditat ai avut declasri ori casri de bunuri x materiale, altele dect mijloacele fixe ? d) dac da, v rugm s ne furnizai procesele verbale ntocmite . 6. achiziiile publice a) pe anii auditai ai ntocmit planuri de achiziii publice ? x b) planurile de achiziii publice sunt scrise i formalizate ? x c) dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar din planurile de achiziii publice pentru perioada care face obiectul misiunii de audit . 7. pregtirea profesional a) avei un plan n ceea ce privete pregtirea profesionala a x

NU

OBS.

ACTIVITATEA DE AUDIT personalului? b) inei o eviden cu pregtirea profesional pe categorii de personal ? c) dac da, v rugm s ntocmii un tabel nominal pe categorii de personal, care s cuprind i perioadele i locul desfurrii pregtirilor profesionale , pentru anii auditai pe care s ni-l furnizai n momentul declanrii misiunii de audit. 8. circulaia documentelor a) avei un grafic de circulaie al documentelor justificative i contabile pe perioada auditat ? b) dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar . 9. nregistrrile n carnetele de munc a) pe perioada auditat ai avut recalculri salariale pe care le-ai acordat n urma unor sentine judectoreti sau n urma unor ordine primite de la Parchetul de pe lng nalta Curte de Casaie i Justiie ? Dac da, v rugm s le enumerai i un exemplar de pe aceste sentine sau ordine s ni-l furnizai n momentul declanrii misiunii de audit . a) ai nregistrat n carnetele de munc diferenele de valoarea de referin sectorial ? 10. plata unor drepturi a) n trimestrul IV 2009 ai pltit medicamente personalului auxiliar de specialitate ? b) dac da, ai recuperat sumele decontate i cnd ? 11. proceduri a) avei proceduri privind activitatea de ncadrare a cheltuielilor n prevederi bugetare ? b) avei proceduri privind stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului ? c) avei proceduri privind efectuarea nregistrrilor i administrarea carnetelor de munc? d) avei proceduri specifice care reglementeaz activitatea de achiziii publice ? e) avei proceduri privind modul de gestionare a valorilor materiale i bneti ? f) avei proceduri privind inventarierea patrimoniului ? g) avei proceduri privind organizarea i conducerea contabilitii ? h) avei proceduri privind controlul financiar preventiv propriu ? i) avei proceduri privind modul de arhivare a documentelor justificative ?

DA

NU

OBS.

x
x

x x x x x x x x x

ACTIVITATEA DE AUDIT j) ai ntocmit check listurile specifice activitii financiar economice ? k) daca da, v rugm s ne pregtii un exemplar din acestea, pe care s ni-l furnizai n momentul declanrii misiunii de audit .

DA

NU

OBS.

Auditor intern, P.D.

Manager economic,
D.E.

LISTA DE VERIFICARE NR.1

Obiectivul I. Angajarea, lichidarea, ordonanarea, plata i nregistrarea operaiunilor n conformitate


cu prevederile legale i n concordan cu prevederile legii bugetare; evidena contabil i controlul financiar preventiv propriu Nr. Crt. 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 2. 2.1. 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. Activitatea de audit ncadrarea cheltuielilor n prevederile bugetare Examinarea bugetului de venituri i cheltuieli i actualizarea acestuia dup rectificarea bugetar Propunerea de proiect de buget este nsoit de documentaii i fundamentri detaliate Existena bugetului aprobat i repartizarea pe trimestre Concordana numrului de personal din statul de salarii cu numrul maxim de personal stabilit prin buget Fundamentarea necesarului de credite i compararea creditelor solicitate cu creditele deschise neutilizate la data solicitrii Fundamentarea necesarului de credite este ntocmit Pentru fundamentarea sumelor solicitate dac s-a inut cont de creditele deschise i neutilizate Evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale Parcurgerea celor patru faze ale execuiei bugetare Existena procedurilor scrise i formalizate privind evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale Existena scris a atribuiilor i competenelor personalului mputernicit s efectueze operaiuni legate de angajare, lichidare, ordonanare i plat Respectarea succesiunii fazelor execuiei bugetare ntocmirea documentelor pentru operaiuni legate de angajare, lichidare, ordonanare i plat Conducerea evidenei angajamentelor bugetare i legale Existena actului administrativ pentru desemnarea persoanei i nlocuitorilor acesteia cu atribuii pe linia organizrii i conducerii angajamentelor bugetare i legale Evidena n contabilitate n conturi n afara bilanului a creditelor bugetare, angajamentelor bugetare i legale, creditelor deschise de repartizat i pentru cheltuieli proprii: - evidena creditelor bugetare aprobate, n contul 940/8060 Da Nu Observaii Test nr.1

X X X -

FIAP nr.1

X X

FIAP nr.1

X X

X X FIAP nr.1 FIAP nr.1

X X FIAP nr.1

Nr. Crt.

3. 3.1. 3.1.1. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.3. 3.3.1.

Activitatea de audit evidena angajamentelor bugetare, n contul 950/8066 compararea datelor din conturile 940 "Credite bugetare aprobate" i 950 "Angajamente bugetare" i determinarea creditelor bugetare disponibile care pot fi angajate - evidena angajamentelor legale, n contul 960/8067 Organizarea i conducerea contabilitii -

Da

Nu

Observaii

3.4. 3.4.1. 3.4.2. 3.5. 3.5.1. 3.6. 3.6.1. 3.7. 3.7.1. 3.8. 3.8.1. 3.9. 3.9.1 3.9.2. 4. 4.1. 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3 4.2. 4.2.1. 5. 5.1. 5.1.1. 5.2. 5.2.1.

Planul de conturi Existena procedurilor scrise i formalizate Fie de cont Documentele justificative sunt nregistrate cronologic i sistematic Fiele de cont sunt completate cu conturile corespondente Fiele de cont sunt completate cu explicaii suficiente Fiele de operaiuni bugetare Fiele de operaiuni bugetare sunt completate n termen i cu datele privind evidena creditelor bugetare aprobate, a plilor de cas i a cheltuielilor efective Notele contabile Notele contabile sunt semnate de ntocmit i verificat Notele contabile sunt completate cu explicaii suficiente Fia mijlocului fix Denumirea i datele de identificare sunt suficiente Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin Denumirea i datele de identificare sunt suficiente Fia de cont pentru operaiuni diverse Se confrunt lunar evidena contabil analitic cu evidena magaziei Bonurile de consum Bonurile de consum sunt ntocmite de compartimentul care solicit Notele de recepie i constatare de diferene Ordinul de numire a comisiei de recepie s-a actualizat Recepia se efectueaz cantitativ i calitativ ntocmirea, editarea i pstrarea registrelor de contabilitate obligatorii Registrele de contabilitate obligatorii ntocmirea i editarea Registrului jurnal ntocmirea i editarea Registrului Cartea mare) ntocmirea i editarea Registrului privind activitatea de control financiar preventiv Registrul de cas Registrul de cas se ntocmete zilnic de casier
Utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor Programul de contabilitate Programul de contabilitate respect coninutul de informaii prevzut pentru formulare Securitatea bazelor de date Actualizarea programelor antivirus se realizeaz zilnic

X X X X X FIAP nr.1 FIAP nr.1

X X X

X -

Interviu

FIAP nr.1

X X

X X X

FIAP nr.1

X X

Nr. Crt. 5.2.2. 6. 6.1. 6.1.1. 7. 7.1. 7.1.1. 7.1.2. 7.2. 7.2.1. 7.2.2. 7.2.3. 8. 8.1. 8.1.1. 8.2. 8.2.1. 9. 9.1. 9.1.1. 9.1.2. 9.1.3.

Activitatea de audit Exist un sistem de parole ntocmirea i depunerea situaiilor financiare Raportul explicativ Notele explicative cuprind informaii suficiente

Da X

Nu

Observaii

FIAP nr.1

Organizarea controlului financiar preventiv propriu Ordinul de numire a persoanei care exercit controlul financiar preventiv Actele de delegare a atribuiilor specific limitele i condiiile delegrii Respectarea principiului separaiei sarcinilor Normele metodologice proprii Procedurile sunt actualizate Analiza operaiunilor vizate de controlul financiar preventiv ntocmirea listelor de verificare pentru fiecare operaiune cuprins n cadrul specific al entitii publice Exercitarea controlului financiar preventiv propriu Angajamentele bugetare i legale Conducerea evidenei angajamentelor bugetare i legale Ordonanarea cheltuielilor Ordonanarea cheltuielilor se vizeaz de control financiar preventiv Circuitul documentelor Circuitul documentelor Exist control pentru circuitul i arhivarea documentelor Personalul a fost informat de circuitul documentelor Personalul implicat nu are trecute n fiele postului aceste atribuii

X X X Interviu X FIAP nr.1

X X

FIAP nr.1

X X X

Data 30.09.2009 Auditor intern, P. D.

MINISTERUL Public Parchetul de pe langa Tribunalul Valcea NALTA CURTE DE CASAIE I JUSTIIE SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN

INTERVIU
PRIVIND ANGAJAREA, LICHIDAREA, ORDONANAREA, PLATA I NREGISTRAREA OPERAIUNILOR N CONFORMITATE CU PREVEDERILE LEGII BUGETARE I EVIDENA CONTABIL I CONTROLUL FINANCIAR PREVENTIV

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare

Perioada auditat: 01.01.2009 31.12.2009


Nr. crt. 1. ntrebri Ai ntocmit documentaii i fundamentri detaliate aferente proiectelor de buget pentru anii auditai ? Da Nu Explicaii La baza fundamentrilor au stat execuiile anilor precedeni precum i identificarea necesiti efecturii unor lucrri de reparaii curente de valori mari, precum i dotri independente, care nu au putut fi executate din bugetul anului n curs, urmnd s fie prinse n proiectul de buget pentru anul urmtor (vezi: plan de achiziii iniial) .

2.

3.

Avei proceduri pentru: evidena contabil ; evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale ; sistemul de securitate electronic a documentelor financiar contabile ; privind controlul financiar preventiv propriu i a modului de arhivare a documentelor financiar-contabile ? Cum explicai existena soldurilor la cheltuieli materiale i de personal la : - iunie 2009 - personal : 57.390 lei ; - materiale : 62.619 lei ; - septembrie 2009 personal : 24.640 lei ; - materiale : 20.323 lei.

La cheltuieli de personal pentru iunie 2009 fiind nceput de trimestru III, s-a intenionat utilizarea disponibilului pentru acoperirea eventualelor solicitri de avansuri concedii, iar la septembrie 2009 dei plile lunii septembrie au fost egale cu solicitrile (399.166 lei fa de 397.000 lei) disponibilul provine din luna anterioar cnd a fost constituit ca fond de rezerv pentru plata concediilor de odihn. La cheltuieli materiale pentru iunie 2009 disponibilul este n fapt de 41.441 lei iar diferena reprezint disponibil la articolul 27 pentru o lucrare de reparaie curent n desfurare, iar in luna septembrie 2009 disponibilul reprezint articolul 20.01.03

4.

Pe perioada auditat ai ntocmit documentele pentru operaiunile legate de angajare, lichidare, ordonanare i plat?

5.

Ai ntocmit Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin aa cum prevede Ordinul ministrului finanelor publice nr.1850/2009?

6.

Confruntai lunar evidena contabil analitic cu evidena magaziei?

7. 8. 9. 10.

Ai ntocmit registrul-jurnal pe perioada auditat ? Accesul n sistemul informatic se face printr-o parol de acces? Schimbai periodic parola? Calculatorul dumneavoastr este prevzut cu programe antivirus? Programele antivirus sunt actualizate sistematic? De ce n Notele explicative din situaiile financiare de sfrit de an nu ai trecut politicile contabile folosite i metodele de conducere a contabilitii analitice a

X X -

nclzit, iluminat i for motric ce provine din luna aprilie a anului curent, cnd consumurile lunii martie au fost mai mici dect estimrile, iar acest disponibil a fost pstrat la articolul bugetar respectiv pentru lunile de toamn. Mai mult n baza existenei acestui disponibil necesarul de credite pentru lunile octombrie i noiembrie 2009, naintate la ordonatorul de credit secundar, cu adresele nr. 4920 din 19.09.06 i respectiv 5602 din 19.10.06 suma solicitat este 0 . Pentru anul 2009 i 2008 doar ordonanri, iar ncepnd cu anul 2009 odat cu achiziionarea noului program informatic de eviden economic au fost ntocmite aceste documente. Exist eviden computerizat a obiectelor de inventar n folosin pe fiecare unitate de parchet iar la parchetul judeean pe fiecare loc de munc. Bunurile i materialele achiziionate n baza facturilor fiscale i recepionate prin not de recepie i constatare de diferene sunt date n consum n baza bonurilor de consum integral, nefiind depozitate n magazie. Se efectueaz lunar confruntarea evidenei contabile analitice n cazul bonurilor valorice de carburani aflate n gestionarea administratorului unitii. L-am ntocmit ncepnd cu anul 2009.

Aceste explicaii se regsesc n Rapoartele explicative la situaiile

bunurilor ? 11. 12. 13. 14. Ai ntocmit cadrul general al operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu ? Pe perioada auditat ai fost desemnat s acordai viza de control financiar preventiv propriu, dac da, ai respectat principiul separrii sarcinilor? Pe perioada auditat au fost operaiuni pentru care ai refuzat acordarea vizei de control financiar preventiv? Ai ntocmit i utilizat listele de verificare (check list ) conform Ordinului ministrului finanelor publice nr.912/2009, pentru modificarea i completarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv, aprobate prin Ordinul ministrului finanelor publice nr.522/2003, cu modificrile ulterioare ? Dosarele arhivate sunt numerotate, opisate i nuruite? Avei n arhiv dosare privind activitatea financiar contabil la care a expirat termenul de pstrare? Ai ntocmit proceduri de casare, respectiv predare spre Arhivele Naionale a documentelor la care a expirat termenul de pstrare? Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? X X X X -

financiare ncepnd anul 2009.

cu

Din lips de personal care sa aiba studii superioare economice .

15. 16.

X -

Nu a fost cazul perioada auditat .

pe

17.

Data 06.10.2008, ora 12:00 n msura n care explicaiile sunt susinute cu documente care pn la data prezentului interviu nu au fost puse la dispoziia auditorilor v rugm s le prezentai anexat.
Auditor intern, P.D. Intervievat, Manager economic D. E.

Anexa nr MINISTERUL X INSTITUTIA PUBLICA Y SERVICIUL AUDIT PUBLIC INTERN FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1

Misiunea de audit: Audit de regularitate pentru evaluarea i mbuntirea eficienei i eficacitii sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare
Obiectivul nr. I Angajarea, lichidarea, ordonanarea, plata i nregistrarea operaiunilor conformitate cu prevederile legii bugetare; evidena contabil i controlul financiar preventiv propriu n

Perioada auditat: 01.01.2009 31.12.2009 PROBLEME


a) - proiectele de buget nu sunt nsoite de fundamentri detaliate . b) - nefundamentarea necesarului de credite.

c) nerespectarea succesiunii fazelor execuiei bugetare pentru anii 2009 i 2008. d) nentocmirea documentelor pentru operaiuni legate de angajare, lichidare, ordonanare i plat pentru anii 2009 i 2008; e) - neconducerea evidenei angajamentelor n conturile n afara bilanului de ctre departamentul economico financiar i administrativ; f) - nregistrarea facturilor odat cu efectuarea plii n condiiile cnd aveau date de emitere anterioare; g) - fiele de operaiuni bugetare nu sunt ntocmite pentru anii 2009 i 2008. h) - bonurile de consum sunt ntocmite de administrator. i) - registrul jurnal nu este ntocmit pentru anii 2009 i 2008. j) - notele explicative nu cuprind informaii suficiente. k) - nerespectarea principiului separaiei sarcinilor referitoare la exercitarea vizei de control financiar preventiv propriu. l) pentru anii 2009 i 2008 nu sa realizat conducerea evidenei angajamentelor bugetare i legale. CONSTATARI
a) proiectele de buget ntocmite pentru anii auditai nu au fost nsoite de documentaii i fundamentri detaliate prin care s se motiveze sumele solicitate. La art.34 din Legea nr.500/2002 privind finanele publice se menioneaz c :Ordonatorii .......au obligaia s depun ....... propunerile pentru proiectul de buget i anexele la acesta, pentru anul bugetar urmtor, cu ncadrarea n limitele de cheltuieli, i estimrile pentru urmtorii 3 ani, nsoite de documentaii i fundamentri detaliate.... b) nu s-a ntocmit fundamentarea necesarului de credite, exist o fundamentare a cheltuielilor pentru cazare i transport pentru anii 2008 2007. n acest context existnd solduri la cheltuieli materiale i personal n iunie 2009 i septembrie 2009. c) n anii 2009 i 2008 neexistnd documentele referitoare la angajarea, lichidarea i ordonanarea operaiunilor economico financiare nu se poate vorbi despre respectarea succesiunii fazelor execuiei bugetare. A fost ntocmit ordonanarea de plat. La Anexa 1 alin.4 din Ordinul ministrului finanelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale se prevede c : Ordonatorii de credite ai bugetelor prevzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002 sunt autorizai s angajeze, s lichideze i s ordonaneze cheltuieli pe parcursul exerciiului bugetar, n limita creditelor bugetare aprobate, iar plata cheltuielilor se efectueaz de persoanele autorizate care, potrivit legii, poart denumirea generic de contabil. Pentru anul 2009 s-a respectat succesiunea fazelor bugetare. d) pentru anii 2009 i 2008 nu au fost ntocmite propuneri de angajare pentru cheltuieli i angajamente bugetare individuale/globale nerespectndu-se n totalitate prevederile Ordinului ministrului finanelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea

angajamentelor bugetare i legale, unde la pct.1 litera b) se precizeaz c : ... Angajamentele bugetare se realizeaz prin emiterea unui document scris privind angajamentul bugetar individual i angajamentul bugetar global, prin care se certific existena unor credite bugetare disponibile i se pun n rezerv (se blocheaz) creditele aferente unei cheltuieli, potrivit destinaiei prevzute n buget... ........................................................................................................................................................ Avizarea proiectelor de angajamente legale se poate face dup ndeplinirea urmtoarelor condiii: a) proiectul de angajament legal a fost prezentat n conformitate cu prezentele norme metodologice; b) existena creditelor bugetare disponibile la subdiviziunea corespunztoare din bugetul aprobat; c) proiectul de angajament legal se ncadreaz n limitele angajamentului bugetar, stabilite potrivit legii; d) proiectul de angajament legal respect toate prevederile legale care i sunt aplicabile, n vigoare la data efecturii sale (controlul de legalitate); e) proiectul de angajament legal respect sub toate aspectele ansamblul principiilor i regulilor procedurale i metodologice care sunt aplicabile categoriei de cheltuieli din care fac parte (controlul de regularitate)... Pentru anul 2009 au fost ntocmite propuneri de angajare pentru cheltuieli i angajamente

bugetare individuale/globale.
e) Pentru anul 2009 a fost inut evidena conturilor 940 Credite bugetare aprobate, 950 "Angajamente bugetare" i 960 "Angajamente legale", iar pentru anul 2009 a fost inut evidena conturilor 8060 Credite bugetare aprobate, 8066 "Angajamente bugetare" i 8067 "Angajamente legale". n anul 2008 nu a fost condus contabilitatea conform prevederilor pct.5 din Anexa 1 la Ordinul ministrului finanelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale, care spune c : ...a) evidena creditelor bugetare aprobate n exerciiul bugetar curent, precum i a modificrilor intervenite pe parcursul exerciiului bugetar curent cu ajutorul contului 940/8060 "Credite bugetare aprobate"; b) evidena angajamentelor bugetare cu ajutorul contului 950/8066 "Angajamente bugetare"; c) compararea datelor din conturile 940/8060 "Credite bugetare aprobate" i 950/8066 "Angajamente bugetare" i determinarea creditelor bugetare disponibile care pot fi angajate; d) evidena angajamentelor legale cu ajutorul contului 960/8067 "Angajamente legale" .................................................................................................................................................... Procedura de nregistrare n contabilitate a cheltuielilor bugetare trebuie s dea posibilitatea de a asigura pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat n exerciiul bugetar curent informaii cu privire la: a) creditele bugetare disponibile; b) angajamentele legale; c) plile efectuate n baza angajamentelor legale la un moment dat; d) soldul angajamentelor legale care mai trebuie pltite la finele anului...

f) obligaia ctre furnizori se nregistreaz la aceeai dat cu stingerea datoriei chiar dac facturile au date de emitere anterioare (ex. pentru furnizor S.C. Rxxxx SRL Petroani fact.nr.3121052/14.05.2009, NC nr.122/07.06.2009, not de recepie nr. 17/14.05.04, Ordonanarea de plat nr.295/01.06.2009, achitat cu Ordinul de plat nr.308/07.06.2009; furnizor Sxxxxx J Y fact.nr.3851785/16.11.2008, NC nr.173/12.12.2008, achitat cu Ordinul de plat nr.698/12.12.2008, Ordonanare de pat nr.297/12.12.2008).
g) pentru anii 2009 i 2008 nu au fost ntocmite fie de operaiuni bugetare aa cum prevede Ordinului ministrului finanelor publice nr.1850/2009. h) bonurile de consum sunt ntocmite de referent (administrator), contrar Ordinului ministrului finanelor publice nr.1850/2009 cod 14-3-4 A pct 2 ce precizeaz c acesta se ntocmete n dou exemplare... de compartimentul care efectueaz....solicitrile de materiale pentru a fi consumate. i) Pentru anii 2009 i 2008 dei registrul jurnal a fost inut nu a fost listat iar n contextul modificrii programul informatic de eviden contabil nu a putut fi listat. Conform Ordinului ministrului finanelor publice nr.1850/2009 Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, n mod cronologic, toate operaiunile economico-financiare.

j) n Notele explicative ale anilor 2009 i 2008 din situaiile financiare de sfrit de an nu au fost trecute politicile contabile folosite, metodele de conducere a contabilitii analitice a bunurilor. Nu s-au respectat normele din Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1917/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia care prevede :
- n Anexa 1 cap.2 la pct.2.7.1.2.: La elaborarea politicilor contabile trebuie respectate principiile de baz ale contabilitii de angajamente. Politicile contabile trebuie elaborate astfel nct s se asigure furnizarea, prin situaiile financiare, a unor informaii care trebuie s fie: a) relevante pentru nevoile utilizatorilor n luarea deciziilor economice; i b) credibile n sensul c: - reprezint fidel rezultatul patrimonial i poziia financiar a instituiei publice; - sunt neutre; - sunt prudente; - sunt complete sub toate aspectele semnificative. Modificrile politicii contabile sunt permise doar dac sunt cerute de lege sau au ca rezultat informaii mai relevante sau mai credibile referitoare la operaiunile instituiei publice. Acest lucru trebuie menionat n notele explicative.

k) Nu este respectat principiul separaiei sarcinilor referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv; Conducerea entitii publice n care se exercit activitatea de control financiar preventiv propriu este obligat s i-a msurile necesare pentru separarea atribuiilor de aprobare, efectuare i control al operaiunilor astfel nct acestea s fie ncredinate unor persoane diferite conform Ordinului ministrului finanelor publice nr.522/2003 cap.2 pct.4.b. iar persoana desemnat s exercite activitatea de control financiar preventiv propriu nu poate fi implicat, prin sarcinile de serviciu, n aprobarea, efectuarea i nregistrarea operaiunilor supuse controlului financiar preventiv propriu conform Ordinului ministrului finanelor publice nr. 522/2003 cap.2 pct.4. f. l) neconducerea evidenei angajamentelor bugetare i legale pentru anii 2009 i 2008. CAUZE Nu au fost respectate prevederile Legii nr. 500/2002 privind finanele publice, n cea ce privete ntocmirea propunerilor pentru proiectul de buget i anexele la acesta care trebuiau nsoite de documentaii i fundamentri detaliate. Neactualizarea fielor posturilor n concordan cu atribuiile ce revin compartimentului contabilitate. Utilizarea n anii 2009,2008 a unui program de contabilitate neadecvat cerinelor i procedurilor contabilitii bugetare. Nerespectarea prevederilor: Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale; Ordinului ministrului finanelor publice nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv; Legea nr.82/1991 Legea contabilitii; Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1917/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, i ale Ordinului ministrului finanelor publice nr.1850/2009 privind registrele i formularele financiar-contabile .

Activitatea desfurat n perioada auditat a fost complex i afectat de lipsa de personal i de imposibilitatea delegrii competenelor de ctre managerul economic, aspect ce i rpete timpul acordat coordonrii i controlului i intr n conflict cu principiul separrii sarcinilor. CONSECINE Prin nentocmirea i netransmiterea de ctre ordonatorul teriar de credite a documentaiilor i fundamentrilor detaliate aferente propunerilor pentru proiectul de buget, ordonatorul secundar respectiv principal de credite se afl, la rndul lor, n imposibilitatea de a respecta prevederile art.34 din Legea nr.500/2002 privind finanele publice. Exist riscul ca prin nefundamentarea necesarului de credite s nu se poat susine necesitatea i oportunitatea lor. Nerealizarea scopului organizrii evidenei angajamentelor bugetare i legale de a furniza informaii n orice moment i pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciiul bugetar curent cu privire la creditele bugetare consumate prin angajare i prin comparaie s se determine creditele bugetare disponibile care pot fi angajate n viitor, respectiv de a furniza informaii n orice moment i pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau multianuale aprobate de ordonatorul de credite. Datorit ntocmirii bonurilor de consum de ctre gestionar i nerespectrii principiului separaiei sarcinilor nu sunt suficiente forme de control i exist riscul producerii unor fraude sau a unor consumuri nejustificate. Prin nenscrierea n Notele explicative din situaiile financiare de sfrit de an a informaiilor suficiente care trebuie s fie relevante, pentru nevoile utilizatorilor n luarea deciziilor economice, i credibile n sensul c a fost reprezentat fidel rezultatul patrimonial i poziia financiar a instituiei publice iar prin nenscrierea metodele de conducere a contabilitii analitice a bunurilor exist riscul de a nu avea o imagine exact a evidenei cantitativ-valorice a bunurilor existente n unitate . Persoana care exercit controlul financiar preventiv propriu nu trebuie s fie implicat, prin sarcinile de serviciu, n efectuarea operaiunii supuse controlului financiar preventiv propriu . Existena riscului de a acorda viza de control financiar preventiv propriu fr a verifica sistematic elementele cerute de prevederile legale n vigoare. Separarea atribuiilor i responsabilitilor este una dintre modalitile prin care se reduce riscul de eroare, fraud, nclcare a legislaiei, precum i riscul de a nu putea detecta aceste probleme. Prin separarea atribuiilor se creeaz condiiile ca nici o persoan sau compartiment s nu poat controla toate etapele importante ale unei operaiuni . RECOMANDRI Respectarea prevederilor Legii nr. 500/2002 privind finanele publice, n ceea ce privete ntocmirea propunerilor pentru proiectul de buget i anexele la acesta care s fie nsoite de documentaii i fundamentri detaliate . Pentru utilizarea eficient a fondurilor bugetare este necesar fundamentarea nevoilor n vederea susinerii oportunitii lor. Elaborarea listei activitilor i aprecierea riscurilor specifice activitii. Restudierea i aplicarea de ctre salariaii departamentului economico financiar i administrativ implicai n consemnarea operaiunilor economico financiare a prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr.1792/2002 pentru aprobarea Normelor

metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i legale . Respectarea succesiunii fazelor execuiei bugetare . inerea evidenei n toate conturile n afara bilanului a creditelor bugetare, angajamentelor bugetare i legale, creditelor deschise de repartizat i pentru cheltuieli proprii, respectiv fiele conturilor: 8060 Credite bugetare aprobate, 8066 "Angajamente bugetare" i 8067 Angajamente legale, pe structura clasificaiei bugetare care s furnizeze toate informaiile.. Restudierea i aplicarea de ctre salariaii departamentului economico financiar i administrativ implicai n consemnarea operaiunilor economico financiare a prevederilor Ordinului ministrului finanelor publice nr. 1917/2008 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Ordinului ministrului finanelor publice nr.1850/2009, privind registrele i formularele financiarcontabile, cu modificrile ulterioare i a Legii nr.82/1991 Legea contabilitii . Restudierea de ctre referent (administrator) a Ordinul ministrului finanelor publice nr.1850/2009, privind registrele i formularele financiar-contabile, cu modificrile ulterioare. Completarea corect a bonurilor de consum de ctre salariaii care solicit eliberarea unor materiale pe baza referatelor aprobate n prealabil i ntocmirea corect a acestora prin respectarea datelor solicitate de ctre formular i semnarea lui de ctre persoanele autorizate s semneze pentru acordarea vizei de necesitate nscrierea n Notele explicative din situaiile financiare de sfrit de an i pentru activitatea proprie a tuturor informailor necesare, a politicilor contabile, a metodelor de conducere a contabilitii analitice a bunurilor i a metodelor de amortizare utilizate .
Separarea atribuiilor de: aprobare, viz control financiar preventiv propriu, execuie, i plat . Acordarea unei atenii sporite la acordarea vizei de control financiar preventiv propriu prin parcurgerea listelor de verificarea i actualizarea acestora n funcie de necesiti . ntocmit: Auditor intern, P. D. Pentru conformitate, Parchetul de pe langa Tribunalul Valcea Dir. general, N.T. Manager economic, D. E.

Supervizat, ef Serviciu Audit Public Intern G.M.