Cum planific o achiziție directă?

În conformitate cu prevederile art. 7 alin. (5) din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, autoritățile
contractante au dreptul de a achiziționa direct produse sau servicii în cazul în care valoarea estimată a
achiziției (fără TVA) este mai mică de 132.519 lei, respectiv lucrări, în cazul în care valoarea estimată a
achiziției, fără TVA, este mai mică de 441.730 lei.

Ca regulă generală, stabilirea încadrării în pragurile valorice mai sus menționate se va realiza prin raportare la
valoarea estimată a contractului care urmează să fie atribuit, astfel cum este aceasta precizată în mod
explicit în cadrul documentelor întocmite de către autoritatea contractantă pentru a asigura
trasabilitatea achiziției respective. Pe de altă parte însă, în practică, pot exista anumite situații în care între
sintagma "achiziție" și cea de "contract" nu poate fi pus semn de egalitate , în sensul că o anumită
achiziție poate îngloba în structura sa (poate fi formată din) mai multe contracte individuale. Acestea
(achizițiile/contractele), pot fi atribuite concomitent sau în mod succesiv (la momente diferite în timp), cu
precizarea că, în special în acest din urmă caz, există posibilitatea ca regulile conexe stabilite de legiutor
privind modul de determinare/calcul a valorii estimate a "achiziției" să nu mai fie pe deplin respectate în
absența relizării unei planificări corespunzătoare a achiziției, care să țină cont de toate necesitățile autorității
contractante care pot apărea pe parcursul unui an bugetar.

Astfel, potrivit prevederilor art. 17 alin. (1) din H.G. nr. 395/2016, autoritatea contractantă va trebui să țină
cont de împrejurarea că, modalitatea de achiziție/procedura ce urmează să fie aplicată se alege în funcție de:

 valoarea estimată a tuturor achiziţiilor cu acelaşi obiect sau destinate utilizării identice ori similare, ori
care se adresează operatorilor economici ce desfăşoară constant activităţi într-o piaţă de profil
relevantă, pe care autoritatea contractantă intenţionează să le atribuie în cursul unui an bugetar;
 complexitatea contractului/acordului-cadru ce urmează a fi atribuit;
 îndeplinirea condiţiilor specifice de aplicare a anumitor modalităţi de atribuire.

În sensul celor de mai sus și pentru a evita aplicarea eronată a procedurilor de atribuire reglementate prin 
lege, printr-o eventuală divizare a contractului/achiziției în mai multe contracte distincte de valori mai mici,
astfel încât fiecare dintre acestea să se situeze sub un anume prag valoric aplicabil, precum și pentru
asigurarea eficacității legislației privind achizițiile publice, legiutorul a introdus în corpul prevederilor art.
11 alin. (2) din Legea nr. 98/2016 o interdicție expresă în sensul că:

"Autoritatea contractantă nu are dreptul de a diviza contractul de achiziție publică în mai multe contracte
distincte de valoare mai mică şi nici de a utiliza metode de calcul care să conducă la o subevaluare a valorii
estimate a contractului de achiziție publică, cu scopul de a evita aplicarea procedurilor de atribuire
reglementate de prezenta lege.”

Recomandări specifice cu privire la modul de determinare/calcul a valorii estimate se regasesc în cadrul

planificării portofoliului de procese de achiziţie publică.

Persoana desemnată pentru efectuarea achiziției directe (denumită în continuare "achizitorul") din cadrul

Compartimentului intern specializat în domeniul achizițiilor publice (sau, în cazul în care structura
organizatorică a autorității contractante nu permite înființarea unui astfel de compartiment, persoana din
cadrul autorității contractante însărcinată cu atribuții în achiziții publice printr-un act administrativ de
tip ordin/decizie al conducătorului autorității contractante) va proceda la realizarea acesteia, cu respectarea
următoarelor etape/pași:  

Exemplu de lucru: Se intenționează achiziționarea de hârtie de scris destinată funcționării autorității

contractante, cantitate: 100 topuri de hârtie (500 foi), format A4, densitate 80 g/mp, cu o valoare estimată de
2.000 lei. În prezentarea acestui exemplu se pleacă de la premisa că aspectele cu privire la determinarea
valorii estimate și cumularea valorilor estimate a contractelor individuale au fost avute în vedere de către
autoritatea contractantă în vederea realizării acestei achiziții/atribuirii acestui contract.
În funcție de tipul, valoarea și complexitatea fiecărei achiziții/contract în parte (spre exemplu, contractele
de execuție lucrări pot fi mai complexe decât cele de furnizare produse/prestare servicii) care urmează să fie
atribuit prin recurgerea la achiziția directă, se recomandă evaluarea și parcurgerea doar a acelor
activități din cadrul Ghidului achizițiilor publice (denumit în continuare "Ghid") considerate ca fiind de
natură să sprijine activitatea autorității contractante în vederea atingerii scopului urmărit de către aceasta
prin realizarea respectivei achiziții.

PASUL 1. - Verificarea existenței și, după caz, întocmirea / modificarea / completarea referatului de

necesitate

Referatul de necesitate se întocmește de către compartimentul de specialitate beneficiar al achiziției

(compartimentul inițiator), putând fi utilizat în acest scop fie modelul / recomandările prezentat(e) în
cadrul etapei de planificare a portofoliului de procese de achiziție publică, activitatea 2 din Ghid (prin
completarea secțiunilor relevante necesității identificate) sau un model simplificat în mod corespunzător,
prin raportare la complexitatea achiziției (care face obiectul exemplului de lucru de mai sus).

PASUL 2. - Verificarea existenței achiziției în SAAP și PAAP

Compartimentul intern specializat în domeniul achizițiilor publice va verifica existența achiziției în cadrul
Strategiei Anuale de Achiziții Publice (denumită în continuare "SAAP"), respectiv în cadrul anexei privind
achizițiile directe din cadrul Programului Anual al Achizițiilor Publice (denumit în continuare "PAAP").

 În acest scop, pot fi consultate și recomandările din cadrul pasului C - "Finalizarea Strategiei Anuale de
Achiziție Publică și Publicarea Extrasului din PAAP în SEAP" aferent etapei de Planificare a  Portofoliului de
procese de achiziție publică. 

Potrivit prevederilor art. 12 din H.G. nr. 395/2016, respectiv ale Ordinului Președintelui ANAP nr. 281/2016,
poziția din PAAP pentru hârtia de scris va arăta după cum urmează:

Valoarea
Data estimată
Nr. Obiectul achiziției estimată Sursa de Data estimată  
Cod CPV pentru
crt. directe (Lei, fără finanțare inițiere
finalizare
TVA)
30197620-8
 Buget
 52 Hârtie de scris Hârtie pentru  2.000 01.06.2017  16.06.2017
propriu
scris

  PASUL 3. - Stabilirea modalității de atribuire

Persoana / echipa responsabilă de atribuirea contractului va analiza informațiile disponibile cu privire la

achiziția directă prin prisma prevederilor art. 7, art. 68 și 69 din Legea nr. 98/ 2016, coroborate cu cele ale art.
17 din H.G. nr. 395/ 2016.

Ca regulă, potrivit dispozițiilor art. 43 alin. (2) din H.G. nr. 395/2016, achiziția directă se realizează prin
intermediul catalogului electronic de produse / servicii / lucrări disponibil în SEAP. Prin excepție,
potrivit prevederilor alin. (3) ale aceluiași articol, autoritatea contractată poate realiza achiziția de la
orice operator economic, cu condiția elaborării unei note justificative, în următoarele situații:

 dacă în cadrul cadrul catalogului electronic disponibil în SEAP nu se identitifcă produsul, serviciul sau
lucrarea care poate satisface necesitatea autorității contractante;
 dacă autoritatea contractantă constată că prețul postat de operatorii economici pentru obiectul achiziției
este mai mare decât prețul pieței;
 dacă din motive tehnice (imputabile SEAP) nu este posibil accesul la catalogul electronic.

1. Regula de bază: Realizarea achiziției directe prin utilizarea catalogului electronic disponibil în
SEAP
Accesând catalogul electronic publicate în SEAP, autoritatea contractantă are dreptul de a alege dintre
produsele, serviciile sau lucrările prezentate în cadrul acestuia, transmiând operatorilor economici notificări
prin intermediul SEAP cu privire la:

o inițierea achiziției directe, respectiv datele de identificare a produselor, serviciilor sau lucrărilor
solicitate, cerințele privind livrarea/prestarea/executarea, precum și condițiile în care urmează
să se efectueze plata;
o finalizarea achiziției directe, prin acceptarea/neacceptarea prețului ofertat (oferta fermă a
operatroului economic).

La rândul său, operatorul economic poate transmite autorității contractante acceptarea / neacceptarea
condițiilor impuse de către aceasta, fie prin declinarea (refuzarea) achiziției directe sau, după caz, ofertarea
unei reduceri, ori a unei creșteri de preț față de prețul de listă publicat în catalog. Aceste variații de preț depind
de gradul de standardizare a produsului / serviciului / lucrării ofertate în catalog, precum și de cerințele
specifice ale autorității contractante în raport cu informațiile furnizate de operatroul economic în descrierea
prevăzută în catalog.

Din acest punct de vedere, se recomandă ca atât autoritatea contractantă cât și operatorul economic să
descrie cel puțin principalele detalii ale achiziției (specificații/cerințe, inclusiv tehnice), cantități și
prețuri unitare aplicabile atât la secțiunea "Detaliu produs / serviciu / lucrare" (descrierea de catalog a
operatorului economic), cât și la secțiunea "Detaliu achiziție" (corespunzând cerințelor specifice ale
autorității contractante).

ATENȚIE:

1. Nu este obligatoriu să existe identitate de exprimare (copy / paste) între descrierea produsului /
serviciului / lucrării publicată de către operatorul economic în  catalogul electronic disponibil și
cererea autorității contractante.

Astfel, spre exemplu, în cazul în care:

o operatorul economic a publicat în cadrul catalogului electronic disponibil în SEAP oferta sa

standard și prețul de listă aferente (cum ar fi o mașină configurație standard, care să fe dotată
cu radio-CD player, oglinzi manuale, volan cu reglaj manual pe înălțime și cu chit reparație în
loc de roată de rezervă, la prețul de listă X); iar
o autoritatea contractantă dorește să achiziționeze o mașină cu următoarele dotări suplimentare
față de cele publicate de către operatorul economic mai sus menționat  în cadrul catalogului
electronic de produse disponibil în SEAP (cum ar fi următoarele dotări suplimentare: radio-
DVD player, oglinzi electrice, volan cu reglaj manual pe înălțime și roată de rezervă), 

în vederea realizării achiziției directe potrivit cerințelor indicate de către autoritatea contractantă,

respectivul operator economic nu va trebui să încarce un produs diferit în cadrul catalogului electronic de
produse (care să coincidă 100% cu nevoia autorității contractante). 

Într-o asemenea situație, autoritatea contractantă are posibilitatea de a preciza detaliile specifice achiziției
pe care aceasta intenționează să o realizeze  în cadrul secțiunii referitoare la descrierea achiziției, iar în
raport cu această situație, operatorul economic poate transmite prin intermediul SEAP acceptarea
condițiilor solicitate spre a fi îndeplinite de către autoritatea contractantă, însă la un preț mai mic sau,
după caz, mai mare față de prețul (de listă) publicat în cadrul catalogului (preț X +/- n, unde "X" = prețul
de catalog publicat de către operatorul economic, "n" = reducerea / majorarea de preț acordată  / solicitată
de către operatorul economic în funcție de cerințele specifice ale autorității contractante).

După caz, operatorul economic poate proceda inclusiv la refuzarea condițiilor solicitate spre a fi îndeplinite
de către autoritatea contractantă, iar aceasta din urmă, la rândul ei, poate proceda la acceptarea /
respingerea ofertei ferme de preț transmisă de către operatorul economic prin utilizarea facilităților tehnice
disponibile în cadrul catalogului electronic de produse / servicii / lucrări (potrivit celor arătate mai sus).
 2. Este de reținut faptul că, în cadrul SEAP se poate completa o singură cantitate (corespunzând unei
singure unități de măsură), cu un singur preț unitar, din înmulțirea celor două elemente rezultând
prețul total aferent achiziției. Pentru a depăși acest inconvenient, în cazul în care se achiziționează
mai multe tipuri de produse / servicii / lucrări prin intermediul unei singure achiziții,  detaliile
referitoare la toate cantitățile și prețurile unitare aplicabile se vor menționa în mod corespunzător,
în cadrul secțiunilor mai sus menționate, în timp în cadrul rubricilor dedicate cantității și prețului
unitar aplicabil, operatorul economic poate preciza prețul total rezultat pentru unitateta de măsură
aleasă (spre exemplu un "set" sau "pachet" conținând mai multe tipuri de produse / servicii / lucrări a
căror descriere se poate introduce în cadrul secțiunii corespunzând detaliilor aferente produselor /
serviciilor / lucrărilor ofertate de către respectivul operator economic).
3. Acceptarea ofertei ferme a operatorului economic potrivit dispozițiilor art. 46 alin. (4) din H.G. nr.
395/2016 nu substituie îndeplinirea condițiilor imperative prevăzute prin dispozițiile art. 43 alin. (5)
referitoare la angajarea cheltuielilor aferente achiziției directe și forma pe care o poate îmbrăca
angajamentul legal (contract de achiziție, comandă, document fiscal, cu condiția semnării acestora
de către ordonatorul de credite, potrivit OMFP 1792/2002).

Prin urmare, finalizarea achiziției directe în SEAP prin acceptarea ofertei ferme a operatorului economic
NU ÎNSEAMNĂ / ECHIVALEAZĂ CU  LANSAREA UNEI COMENZI FERME din
partea autorității contractante către operatorul economic.

Astfel, acceptarea ofertei ferme de către autoritata contractantă reprezintă o simplă comunicare

(notificare) privind rezultatul aplicării achiziției directe, cu precizarea că această notificare va trebui să
fie urmată de întocmirea documentului / actului specific prin care se angajează cheltuielile aferente
respectivei ahiziții directe, în conformitate cu dispozițiile art. 43 alin. (5) din H.G. nr. 395/2016, coroborate
cu cele ale OMFP nr. 1792/2002.

2. Excepția de la regulă: Realizarea achiziției directe de la orice operator economic din piață

În cazul incidenței uneia dintre situațiile prevăzute la art. 43 alin. (3) din H.G. nr. 395/2016 potrivit celor
arătate mai sus, autoritatea contractantă poate realiza achiziția directă de la orice operator economic,
elaborând în acest sens o notă justificativă în cadrul căreia se va documenta în mod corespunzător
situația care nu a permis realizarea achiziției din catalogul electronic din SEAP.

Spre exemplu, în cazul în care sistemul electronic nu funcționează, operatorul SEAP va înștiința în prealabil
utilizatorii, astfel încât autoritatea contractantă poate planifica fie realizarea achiziției la un alt moment sau
realizarea achiziției directe prin invocarea prevederilor mai sus menționate. În acest caz, SEAP va furniza
utilizatorului un mesaj similar cu cel expus în cele ce urmează:

Mentenanta SEAP          

Descriere: Incepand de vineri 18.11.2016 ora 09.00 pana luni 21.11.2016 ora
 17.11.2016 
12.00 se vor efectua lucrari de mentenanta, motiv pentru care pot exista
intreruperi ale Sistemului Electronic de Achizitii Publice. Ne cerem scuze pentru
     14:48       
inconveniente si va multumim pentru intelegere! Echipa SEAP

De asemenea, există inclusiv posibilitatea ca pe piața liberă să fie identificate oferte de produse / servicii /
lucrări cu prețuri mai mici decât cele publicate în catalogul electronic disponibil în SEAP, acestea putând fi
publicate pe propriile site-uri ale operatorilor economici sau transmise de către respectvii operatori
economici la solicitarea autorității contractante. În această situație, autoritatea contractantă are dreptul de a
realiza achiziția de la orice operator econmic, cu condiția întocmirii unei note justificative care să ateste faptul
că prețurile identificate de către autoritatea contractată pe piața liberă sunt mai mici decât cele publicate în
SEAP.

Totodată, este posibil ca produsele / serviciile / lucrările disponibile în cadrul catalogului electronic să nu

poată asigura satisfacerea nevoilor autorității contractante. Asemenea situații sunt rare, însă pot să apară,
în special, în cazul anumitor tipuri de servicii sau lucrări care nu pot fi standardizate într-o asemenea
măsură încât să asigure necesitatea autorității contractante (spre exemplu, în cazul serviciilor de întrețiere /
reparare a autoturismelor, care implică de cele mai multe ori prezentarea autoturismului în service în vederea
efectutuăii unei constatări / verificări prealabile, în urma căreia se întocmește un deviz conținând lista de
operații / piesele de schimb necesare). Este evident că, în asemenea situații, autoritatea contractantă nu va
putea recurge la utilizarea catalogului electronic de produse / servicii / lucrări disponibil în SEAP în vederea
realizării achiziției directe vizată de către autoritatea contractantă.

Un exemplu de notă justificativă în sensul celor de mai sus este prezentat în secțiunea Documente.

3. Parcurgerea pașilor necesari în cadrul catalogului electronic disponibil în SEAP  în vederea stabilirii
modalității de atribuire,într-una din variantele explicitate la lit. A sau B de mai sus

Având în vedere împrejurarea că, potrivit prevederilor legale în vigoare, regula de bază în scopul realizării
unei achiziții directe este reprezentată de utilizarea catalogului electronic disponibil în SEAP, pentru a putea
documenta decizia privind alegerea modalității de atribuire prin intermediul facilităților tehnice disponibile în
cadrul catalogului sau, după caz, o eventuală aplicare a excepției de la această regulă, autoritatea va trebui să
efectueze în cadrul etapei de planificare / pregătire a achiziției directe o serie de verificări prealabile.

Scopul acestor demersuri este acela de a stabili în ce măsură au fost sau nu identificate produse / servicii /
lucrări în cadrul catalogului electronic disponibil în SEAP, care să poată asigura satisfacerea necesităților
acesteia.

Mai multe detalii cu referire la modul de realizare efectivă a acestor formalități prealabile sunt oferite
în documentul GHID practic privind parcurgerea pașilor necesari în cadrul catalogului electronic
disponibil în SEAP în vederea stabilirii modalității de atribuire (atașat prezentei secțiuni).

Cum efectuez o achiziție directă?

Accesați video-ul de mai jos pentru detalii

A. APLICAREA REGULII DE BAZĂ: Realizarea achiziției directe prin utilizarea catalogului

electronic disponibil în seap

 PASUL 1. – Selectarea operatorilor economici către care vor fi transmiterea notificări privind inițierea
achiziției directe

Pe baza informațiilor rezultate în urma parcurgerii pașilor din cadrul etapei de planificare și în măsura
în care acest lucru este posibil, se recomandă transmiterea notificărilor privind inițierea achiziției
directe către cât mai mulți operatori care întrunesc cerințele autorității contractante specifice
necesității acesteia. Atare demersuri pot fi realizate în mod succesiv, prin repetarea pasului 2 de mai jos
pentru fiecare operator economic identificat căruia i se va transmite notificarea privind inițierea
achiziției directe și aplicarea pasului 3 numai în cazul acelui operator economic a cărui ofertă va fi
acceptată / selectată de către autoritatea contractantă în vederea finalizării achiziției directe.

ATENȚIE:

Este important de reținut că prețurile publicate în Catalogul electronic din SEAP nu corespund
întotdeauna cu realitatea, operatorii economici neactualizându-și prețurile în mod constant sau existănd
posibilitatea ca aceștia să nu mai furnizeze produsele din poziția respectivă de catalog. De asemenea, este
posibil ca un operator economic către care s-a transmis o notificare de cumpărare să oferteze prețuri mai
mici sau, după caz, mai mari decât cele initial publicate (a se vedea spre exemplu situațiile explicitate în
cadrul secțiunii “Cum planific o achiziție directă?”, Pasul 3, lit. A – “Regula de bază: Realizarea achiziției
directe prin utilizarea catalogului electroic disponibil în SEAP”, nota de la pct. 1).
Selectarea operatorului / operatorilor economici cărora li se vor transmite notificări se va realiza prin

acționarea (în mod succesiv) a pictogramei „lupă”                din dreptul fiecărui operator economic,
astfel:

 PASUL 2. - Inițierea achiziției directe

Ulterior selecției operatorului sau, după caz, a operatorilor economici cărora li se vor transmite notificările
privind inițierea achiziției directe potrivit celor arătate mai sus, sistemul va deschide o nouă fereastră în care
va trebui acționat butonul „Inițiază achiziție directă”, după cum urmează:

   Ulterior acestui demers, sistemul va intra în modulul “DEFINIRE CUMPĂRARE DIRECTĂ”, unde
vor trebui completate informațiile necesare definirii achiziției directe:

   Pentru exemplul de lucru luat în considerare, se vor utiliza următoarele informații pentru definirea
achiziției directe:

 Denumirea achiziției: „Achizitie hârtie de scris”;

 Cantitatea dorită: 100 topuri;
 Detaliile referitoare la achiziție, respectiv rubrica „Descriere”: „Autoritatea Contractanta
intentioneaza sa achiziționeze un numar de 100 topuri de hartie cu următoarele specificatii minime:
Hârtie pentru scris, A4, 80 gr/mp”;
 Condiții de livrare: „La sediul autoritatii contractante în termen maxim de 30 de zile de la data
finalizarii achizitiei”;
 Condiții de plată: „45 de zile de la primirea facturii, cu condiția livrarii produselor”

 Data de răspuns: câmpul va fi completat acționând pictograma “calendar”      și se va selecta

o dată din calendar.

După cum rezultă din prevederile art. 46 alin. (1) din H.G. nr. 395/2016, respectiv cele ale art. 52 alin. (1) din
H.G. nr. 394/2016, data limită trebuie să fie stabilită la minim 2 zile de la data curentă, într-o zi
lucrătoare. În cazul în care ofertantul/ofertanții selectați nu vor furniza niciun răspuns până la data limită
stabilită, procesul de achiziție se închide în mod automat, o asemenea situație echivalând cu neacceptarea
condițiilor impuse de către autoritatea contractantă, după cum rezultă din prevederile alin. (2) ale articolelor
antemenionate.

De asemenea, în vederea stabilirii “condițiilor de livrare” și a “condițiilor de plată” este necesară crearea în
prealabil a unor șabloane. În acest punct, în cazul în care autoritatea contractantă nu a procedat la
definirea, în prealabil, a unor șabloane care să corespundă condițiilor specifice acceptate de către
aceasta pentru realizarea achiziției directe, precum și pentru a preîntâmpina eventuale erori de
comunicare datorită calității conexiunii de internet (respectiv eventuala pierdere a informațiilor
introduse înainte ca achiziția directă să fie publicată în sistem), se recomandă să se salveze informațiile
aferente prin acționarea butonului „Salvează Achiziție Directă”, înainte de a proceda la realizarea
demersurilor explicitate în cele ce urmează.

   Șabloanele vor putea fi  selectate din cadrul listei de șabloane disponibile prin apăsarea butonului

aferent condițiilor de livrare / plată, urmat de acționarea pictogramei            “țintă” din dreptul
fiecărui șablon creat și salvat în prealabil.
În cazul în care nu există astfel de șabloane sau, dacă niciunul dintre șabloanele disponibile nu corespunde
condițiilor specifice acceptate de către autoritatea contractantă pentru realizarea achiziției directe, ulterior
salvării detaliilor achiziției potrivit recomandării de mai sus, șabloanele dorite pot fi create în cadrul secțiunii
„Administrare” din bara meniului principal, astfel:

   În cadrul secțiunii „Administrare” din meniul principal se va accesa opțiunea „Șabloane”, iar
utilizatorul va fi direcționat către pagina „Șabloane pentru achiziții”, unde se vor putea completa condițiile de
livrare, respectiv cele de plată:

   Ulterior selectării sau, după caz, a creării / salvării și selectării șabloanelor aferente condițiilor de
livrare și de plată acceptate de către autoritatea contrcatantă, se recomandă salvarea detaliilor achiziției astfel
completate, prin re-apăsarea butonului „Salvează Achiziție Directă”.

De asemenea, achiziția directă va trebui asociată la un detaliu de plan de achiziție existent. Acest demers se
realizează prin apăsaea butonului „Selectează detaliu de plan”, ceea ce va conduce la deschiderea unui ecran
în care sunt afișate detaliile planurilor de achiziție curente publicate de către autoritatea contractantă.
Utilizatorul poate filtra rezultatele afișate după „Denumire detaliu” sau după „Cod detaliu”, urmând să apese

pe pictograma țintă din dreptul detaliului de plan dorit:    

În cazul în care în cadrul listei cu detaliile de plan existene nu există un detaliu de plan de achiziție pentru
achiziția directă care se dorește a fi realizată, completarea informațiilor respective se va realiza în mod similar
cu crearea / salvarea și selectarea șabloanelor din cadrul listei disponibile, potrivit informațiilor furnizate mai
sus (opțiunea “Planuri de achiziții” se regăsește la finalul secțiunii „Administrare” din meniul principal).

Achiziția directă va fi inițiată în momentul acționării butonului „Publică Achiziție Directă”. Sistemul va fi
afișa un mesaj de confirmare, unde trebuie aleasă una din opțiunile „OK” și „Cancel”:

   Dacă toate operațiunile menționate decurg fără erori, după apăsarea butonului „OK” sistemul va
atenționa utilizatorul asupra faptului că publicarea s-a realizat cu succes, iar achiziția va primi un cod unic de
înregistrare, care va permite ulterior identificarea acesteia.

Achizițiile directe ale autorității contractante în curs de desfășurare pot fi vizualizate accesând
secțiunea “Proceduri de atribuire” din meniul principal, opțiunea „Cumpărări directe”, unde vor fi
disponibile informații despre achizițiile aflate în următoarele stări:

Definire - achiziție care nu a fost publicată dar care a fost salvată potrivit detaliilor furnizate mai sus;
acestea sunt vizibile doar autorității contractante care le-a definit;

Ofertare - achiziție publicată (inițiată) de către autoritatea contractantă; se așteaptă decizia ofertantului;

Deliberare - achiziție la care ofertantul a furnizat un preț și autoritatea contractanta trebuie să decidă dacă
o acceptă sau o refuză.

   Dacă în loc de pictograma   „lupă”      se afișează o pictogramă de tip “creion”     

       , acest fapt semnifică că achiziția respectivă se află “în definire”.

Alte recomandări:
 1. Ca o regulă de lucru și pentru a putea proba ulterior toate demersurile realizate în SEAP, se
recomandă salvarea paginilor care au fost accesate în Catalogul electronic și care prezintă
relevanță în vederea documentării modului în care a fost realizată achziția directă.

În cazurile în care în cadrul anumitor zone din Catalogul electronic facilitățile tehnice disponibile în
SEAP nu permit salvarea / exportarea unor informații relevante (în format .xls, .pdf etc.), se recomandă
utilizarea funcționalității calculatorului „Printează ecran” (Print screen), iar toate paginile astfel
„capturate” să fie salvate într-un dosar  (folder) distinct corespunzând detaliilor achiziției respective.

 2. Nu utilizați diacritice!

Fonturile disponibile în cadrul SEAP nu suportă afișarea integrală a literelor cu diacritice (sunt afișate
doar diacriticile literele “î”, “â” și “ă”). Dacă se utilizează alte diacritice (“ș”, “ț”), în locul acestora se
vor afișa automat de alte semne înlocuitoare (cum ar fi casuțe goale).

 PASUL 3. - Acceptarea ofertei

Potrivit prevederilor art. 46 alin. (1) din H.G. nr. 395/2016, respectiv cele ale art. 52 alin. (1) din H.G. nr.
394/2016, operatorii economici cărora le-au fost transmise notificările privind inițierea achiziției directe au
obligația de a răspunde autorității contractante în termen de 2 zile transmițând, prin intermediul SEAP, dacă
acceptă sau nu condițiile/cerințele impuse/solicitate de către autoritatea contractantă. Netransmiterea unui
răspuns în acest termen echivalează cu neacceptarea condițiilor impuse de autoritatea contractantă.

În cazul acceptării condițiilor impuse de autoritatea contractantă, operatorul economic va transmite acesteia,
prin intermediul SEAP, oferta sa fermă pentru furnizarea produselor, prestarea serviciilor sau executarea
lucrărilor, astfel:

Autoritatea contractantă, la rândul ei, are dreptul de a accepta sau a refuza oferta astfel transmisă prin
intermediul SEAP, în termen de cel mult 5 zile de la data transmiterii ofertei ferme de către operatorul
economic.

    PASUL 4. - Finalizarea achiziției directe

În situația în care autoritatea contracantă a acceptat oferta, achiziția își va schimba starea din „Deliberare” în
„Atribuită”.

În cazul în care una sau, după caz, mai multe oferte nu vor fi acceptate, autoritatea contractantă va trebui să
completeze inclusiv motivul de refuzare a acestora, după cum urmează:

În această din urmă situație, prin acționarea butonului ”Salvează”, achiziția directă va trece în mod automat în
starea „Neatribuită”.

 B. APLICAREA EXCEPȚIEI DE LA REGULĂ: Realizarea achiziției directe de la orice operator

economic din piață

În situația în care, ca urmare a parcurgerii demersurilor prevăzute în cadrul secțiunii “Cum planific o
achiziție directă” se ajunge la concluzia că este incidentă una dintre situațiile prevăzute la Pasul 3, lit. B –
“Excepția de la regulă: Realizarea achiziției directe de la orice operator economic din piață”, atunci
autoritatea contractantă are dreptul de a realiza achiziția directă de la orice operator economic, cu
condiția elaborării notei justificative în cadrul căreia se va documenta în mod corespunzător situația
care nu a permis realizarea achiziției din catalogul electronic din SEAP.
Se recomandă ca într-un asemnea caz să se precizeze în cadrul notei justificative mai sus menționate
modalitatea concretă în care se va proceda la realizarea achiziției directe, impunându-se a fi reținut că,
exceptând prevederile art. 43 alin. (3) din H.G. nr. 395/2016, respectiv cele ale art. 49 alin. (3) din H.G. nr.
395/2016, legiutorul nu a impus în sarcina autorităților/entităților contractante obligații suplimentare privind
modalitatea efectivă în care acestea vor realiza achiziția directă. În acest scop, autoritățile / entitățile
contractante au liberatatea de a proceda la realizarea achiziției, într-unul dintre următoarele moduri:

 direct, de la orice operator economic din piață, cu sau fără transmiterea în prealabil a unei
invitații de participare privind prezentarea unei / unor oferte din partea acelui operatorul
economic indentificat / acelor operatori economici identificați, care pot întruni cerințele
autorității /entitității contractante specifice necesității acesteia.

Cele de mai sus sunt susținute prin coroborarea prevederilor art. 43 alin. (3) din H.G. nr. 395/2016, respectiv
cele ale art. 49 alin. (3) din H.G. nr. 395/2016, cu cele ale alin. (5) din cadrul acelorași articole, care dispun
că:

“(5) Angajamentul legal prin care se angajează cheltuielile aferente achiziţiei directe poate lua forma unui
contract de achiziţie publică sau, după caz, a unui document fiscal ori a unei comenzi, inclusiv în cazul
achiziţiilor iniţiate prin intermediul instrumentelor de plată ce permit posesorului să le utilizeze în relaţia
cu comercianţii în vederea efectuării de plăţi, fără numerar, pentru achiziţionarea de produse, servicii
şi/sau lucrări prin intermediul unui terminal, cum ar fi, dar fără a se limita la, cardurile de plată şi/sau
portofele electronice”,

fiind evident că autoritatea / entitatea contractantă este singura în măsură să decidă dacă o anumită
modalitate de atribuire este de natură să conducă sau nu la satisfacerea cu succes a necesității acesteia ;
sau, după caz,

 prin utilizarea facilităților tehnice disponibile în SEAP privind publicarea unui anunț de
publicitate, în urma căruia se solicită operatorilor economici interesați de participarea la
achiziția directă prezentarea ofertelor în termenul specificat de către autoritatea / entititatea
contractantă, pe baza informațiilor puse la dispoziție de către aceasta.

În acest scop, autoritatea / entitatea contracată va proceda la accesarea secțiunii “Administrare” din
meniul principal, opțiunea „Publicitate - Anunțuri”, după cum urmează:

    

Sistemul va returna un ecran în cadrul căruia autoritatea / entitatea contractantă va trebui să furnizeze datele
sale de identitifcare (parte dintre acestea se completează automat de SEAP pe baza informațiilor disponibile
din contul de utilizator al autorității contractante), precum și detaliile specifice ale achiziției directe care se
intenționează a fi realizată, respectiv:

 tipul anunțului publicitare (Anexa 2; Cumpărări directe);

 tipul contractului (Furnizare; Servicii; Lucrări; Furnizare și/sau Servicii) și denumirea acstuia;
 codul CPV aplicabil, valoarea estimată și moneda contractului;
 descrierea contractului;
 condițiile impuse de autoritatea contractantă pentru contractul vizat;
 condițiile de participare;
 criteriile de adjudecare (criteriul de atribuire/factorii de evaluare ai ofertelor);
 termenul limită stabilit pentru primirea ofertelor;
 alte informații suplimentare.

   
Prin salvarea și previzualizarea anunțului publicitar înainte de publicarea acestuia în sistem, autoritatea
contracantă va putea proceda la identificarea și corectarea eventualelor erori de completare (dacă este cazul,
prin acționarea butonului “Înapoi”), cu precizarea că ulterior acționării butonului “Publică”, anunțul
publicitar va fi vizibil atât în contul de utilizator al autorității / entității contractante, cât și în partea publică a
SEAP (vizibilă pentru orice persoană interesată la adresa www.e-licitatie.ro).

Cum execut și monitorizez contractul/acordul-

cadru?
În urma acceptării ofertei ferme a operatorului economic, respectiv a încheierii angajamentului legal într-una
din formele prevăzute la art. 43 alin. (5) din H.G. nr. 395/2016, respectiv la art. 49 alin. (5) din H.G. nr.
394/2016, autoritatea / entitiatea contractantă va trebui să asigure și să verifice modul în care s-a asigurat
parcurgerea formalităților conexe referitoare la angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor
instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, în
conformitate cu dispozițiile Ordinului MFP nr. 1792/2002, cu modificările și completările ulterioare.

În acest sens, se va procedează inclusiv la verificarea îndeplinirii cerințelor care au stat la baza încheierii
angajamentului legal, respectiv respectarea condițiilor de livrare (cum ar fi eventualele  termene de livrare /
prestare / execuție), precum și a eventualelor cerințe specifice cu privire la nivelul calitativ și cantitativ al
produselor / serviciilor / lucrărilor achiziționate, întocmind în acest sens, după caz, un proces-verbal de
recepție / proces-verbal de recepţie provizorie / proces-verbal de punere în funcţiune (în cazul mijloacelor
fixe) /  Nota de recepţie şi constatare de diferenţe (în cazul bunurilor de natura stocurilor) şi/sau alte
documente similare, în conformitate cu prevederile legale în vigoare. Totodată, se va înregistra și verifica
factura primită, aceasta urmând sa fie plătită în termenul convenit.

ATENȚIE:

1. În cazul în care:
a. achiziția nu a fost realizată prin utilizarea Catalogul electronic de produse / servicii / lucrări
disponibil în SEAP, respectiv dacă a fost aplicată excepția de la regulă (realizarea achiziției
directe de la orice operator economic din piață); și dacă
b. valoarea achiziției directe depășește suma de 13.000 lei (fără TVA), în conformitate cu
dispozițiile art. 46 alin. (5) din H.G. nr. 395/2016, respectiv cele ale art. 52 alin. (5) din H.G.
nr. 394/2016, autoritatea / entitatea contractantă are obligația de a transmite în SEAP o
notificare cu privire la efectuarea respectivei achiziții directe, în cel mult 10 zile de la data
primirii documentului justificativ ce stă la baza achiziției astfel realizate.
2. Notificările pentru achizițiile directe realizate prin intermediul catalogului electronic de produse
/ servicii / lucrări disponibil în SEAP se realizează în mod automat de către facilitățile tehnice
disponibile în sistem, sens în care în sarcina autorității contractante nu sunt stabilite obligații
legale în sensul transmiterii notificărilor de natura celor mai sus menționate.

 Transmiterea notificării prevăzute la lit. a) de mai sus se va efectua în format electronic, prin utilizarea
aplicației disponibile la adresa de internet www.e-licitatie.ro și va cuprinde minim următoarele informații, în
conformitate cu dispozițiile art. 46 alin. (6) din H.G. nr. 395/2016, respectiv cele ale art. 52 alin. (6) din H.G.
nr. 394/2016:

a.  denumirea și datele de identificare ale operatorului economic;

b.  obiectul achiziției;
c.  codul CPV;
d.  valoarea achiziției;
e.  cantitatea achiziționată;
f.  data realizării achiziției.
În sensul celor de mai sus, în cadrul secțiunii “Proceduri de atribuire” din meniul principal, opțiunea
„Cumpărări directe”, se va accesa rubrica „Notificări de atribuire la cumpărări directe”, astfel:

    

Sistemul va deschide o fereastră nouă în care trebuie completata toate informațiile solicitate pentru elaborarea
notificării.

   În cazul în care operatorul economic de la care a fost realizată achiziția s-a înregsistrat ca utilizator
SEAP, datele de contact ale acestuia pot fi accesate din baza de date prin apăsarea butonului “Selectează”
ofertant.

Prin salvarea și previzualizarea notificării înainte de publicare, autoritatea contracantă va putea proceda la
identificarea și corectarea eventualelor erori de completare (dacă este cazul, prin acționarea butonului
“Înapoi”), sistemul urmând să returneze un ecran potrivit exemplului furnizat mai jos:

  

 Ulterior acționării butonului “Publică”, notificarea va fi vizibilă atât în contul de utilizator al autorității /
entității contractante, cât și în partea publică a SEAP (vizibilă pentru orice persoană interesată la adresa
www.e-licitatie.ro).