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jFinanas 2011
Guia Prtico
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ndice Geral
Bem-vindo ao jFinanas Empresa 2011....................................................................................................5 Introduo......................................................................................................................................................6 Viso Geral do jFinanas Empresa............................................................................................................6 A Tela Principal.........................................................................................................................................7 Conhecendo o jFinanas............................................................................................................................7 Pgina Principal.........................................................................................................................................8 Lanamentos............................................................................................................................................10 Programao............................................................................................................................................10 Grficos e relatrios................................................................................................................................11 Clientes e Fornecedores...........................................................................................................................11 Lista de Contas........................................................................................................................................12 Categorias................................................................................................................................................12 Barra de Aes do mdulo......................................................................................................................13 Como fazer Para...........................................................................................................................................14 Como Cadastrar uma Conta....................................................................................................................14 Como Cadastrar um Cliente, Fornecedor ou Colaborador......................................................................15 Como Programar uma Conta a Pagar......................................................................................................16 Como Programar uma Conta a Receber..................................................................................................17 Como dar baixa em uma Conta a Pagar ou Receber...............................................................................18 Como ver os dados de uma Conta a Pagar ou Receber que foi baixada/paga.........................................22 Como programar uma receita recorrente, como salrio ou uma receita mensal.....................................23 Como programar uma conta recorrente, como energia eltrica ou gua.................................................24 Como programar uma conta parcelada....................................................................................................25 Como alterar os dados de uma Conta a Pagar ou Receber......................................................................26 Como lanar um depsito em uma Conta...............................................................................................27 Como lanar uma despesa, pagamento ou retirada em uma Conta.........................................................28 Como fazer um lanamento de um saque................................................................................................29 Como fazer o lanamento de um Cheque................................................................................................30 Como fazer uma transferncia entre contas............................................................................................31 Como reconciliar uma conta...................................................................................................................32 Como alterar os dados de um lanamento registrado..............................................................................35 Como mover um lanamento de uma conta para outra conta.................................................................36 Como Importar o Extrato Bancrio.........................................................................................................37 Como Gerenciar meu Carto de Crdito.................................................................................................37 Como Cadastrar um Plano de Contas em Despesa ou Receita...............................................................38 Como Cadastrar um Centro de Custos....................................................................................................39 Como Consultar as Contas a Pagar / Receber.........................................................................................40 Como ver a Previso do Fluxo de Caixa.................................................................................................41 Como realizar um comparativo do Orado x Realizado Mensalmente...................................................42 Como ver o Extrato de uma Conta..........................................................................................................43 Como ver Relatrios................................................................................................................................44 Como ver Grficos..................................................................................................................................45 Como Emitir Recibos..............................................................................................................................46 Como Fazer Backup................................................................................................................................48 Como Restaurar um Backup...................................................................................................................48 Como Cadastrar Usurios........................................................................................................................50 Como Recuperar a senha de Acesso ao jFinanas...................................................................................51 Como Criar um novo Arquivo de dados..................................................................................................51 3
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Como Verificar se existem atualizaes do jFinanas.............................................................................51 Como Inserir Logomarca........................................................................................................................52 Como Imprimir Cheque..........................................................................................................................53
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Introduo
Viso Geral do jFinanas Empresa
O jFinanas um programa destinado ao gerenciamento financeiro empresarial. Ele destaca-se pela simplicidade e facilidade de uso em uma interface agradvel e de fcil entendimento. O jFinanas ir ajud-lo a gerenciar e analisar as finanas da sua empresa de forma prtica e simples. Veja o que voc far com o jFinanas: Gerenciar as contas da sua empresa: voc poder administrar diversos tipos contas, como contas bancrias, um caixa da empresa, poupanas, carto de crdito entre outras. Programar receitas e despesas: programe as receitas e despesas futuras da sua empresa atravs do Contas a Pagar e Receber. Analisar as despesas e receitas futuras: atravs da Previso do Fluxo de Caixa voc poder fazer uma previso das suas receitas x despesas e verificar o comportamento futuro das suas contas, podendo com isso fazer um melhor planejamento financeiro. Verificar os gastos e receitas: com Demonstrativo Financeiro e os demais relatrios voc poder fazer um melhor acompanhamento dos gastos e receitas da sua empresa, fazendo comparativos entre lanamentos previstos e realizados.
Com a facilidade e simplicidade de uso do jFinanas, voc controlar as finanas da sua empresa de maneira mais eficaz, obtendo resultados prticos e rpidos.
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A Tela Principal
A Pgina Principal apresenta um resumo geral do estado financeiro atual: O saldo de suas contas, um sumrio de entradas e sadas do ms atual, um calendrio com destaques das contas a pagar e receber e a previso financeira para os prximos 90 dias. Adicionalmente, nesta tela encontrar atalhos para as tarefas mais comuns do jFinanas, como criar conta a pagar ou receber, programar transferncia, etc.
Conhecendo o jFinanas
O jFinanas agrupado em oito mdulos: Principal, Lanamentos, Programao, Clientes e Fornecedores, Lista de Contas, Grficos e Relatrios, Categorias e Pesquisa. No topo da janela do jFinanas h uma barra, chamada de Barra de Mdulos, atravs da qual possvel alternar entre os mdulos.
Dedique alguns minutos para familiarizar-se com o jFinanas. Navegue entre os mdulos para conhecer o que cada um apresenta. Para alternar entre os mdulos, aponte o mouse e ento clique no mdulo desejado.
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Pgina Principal
A Pgina Principal o seu ponto de partida. Veja a seguir os elementos apresentados neste mdulo: Saldo das Contas: Apresenta um resumo com os saldos atuais das contas disponveis no jFinanas agrupadas pelo tipo de cada conta. Refletindo todos os lanamentos realizados.
Receitas e Despesas e Previso para os prximos 90 dias: Exibe uma previso de contas a pagar e receber dos prximos 90 dias.
Orado x Realizado no ms: Apresenta em forma de barras um resumo das entradas e sadas do ms atual e o que esta orado para receitas e despesas. So somados todos os lanamentos realizados e programados (contas a pagar e receber).
jFinanas 2011 Despesas do ms atual: Informa atravs do grfico as principais despesas do ms.
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Calendrio: Exibe um calendrio do ms atual, colocando em destaque os dias que tem lanamentos programados.
Tarefas comuns: Permite cadastrar Contas a Receber e a Pagar e Programar Transferncias a partir da pgina principal, sem a necessidade de ir ao mdulo Programao.
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Lanamentos
Neste mdulo dele voc pode visualizar lanamentos efetuados em cada conta disponvel e seu respectivo saldo.
Programao
No mdulo de programao voc pode visualizar contas a pagar e a receber, transferncias programadas, contas pagas e recebidas, oramento e boletos.
Grficos e relatrios
Com as Consultas possvel obter a previso de fluxo de caixa e o demonstrativo financeiro . Para obter 10
jFinanas 2011 dados mais precisos utilize os relatrios com os filtros desejados.
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Clientes e Fornecedores
No mdulo de Clientes e Fornecedores voc pode fazer o cadastro de clientes, fornecedores e colaboradores.
Lista de Contas
No mdulo de Lista de Contas voc pode fazer o cadastro das Contas que sero gerenciadas usando o jFinanas
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Categorias
No mdulo Categorias esto dispostos os cadastros de tabelas auxiliares, usadas nos demais mdulos do jFinanas, como Categorias de clientes, Tipos de documentos, Plano de Contas, Contas de Usurios, entre outros.
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3. Ser ento exibida a janela de detalhes da Conta. Preencha os dados solicitados e para salvar confirme clicando em OK
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes de Cliente, Fornecedor ou Colaborador. Preencha os dados solicitados e, para salvar, confirme clicando em OK.
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes do lanamento a ser programado. Preencha os dados solicitados e para salvar confirme clicando em OK.
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes do lanamento a ser programado. Preencha os dados solicitados e para salvar confirme clicando em OK.
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes do lanamento programado. 5. Na janela de detalhes, clique no boto Lanar Pagamento / Lanar Recebimento.
6. Ser exibida a janela Lanar Recebimento / Pagamento. Altere os dados necessrios e clique no boto Lanar Pagamento /Recebimento para fazer o registro do lanamento na conta informada.
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jFinanas 2011 A segunda maneira atravs do mdulo Lanamentos: 1. V para o mdulo Lanamentos. 2. Em contas disponveis selecione a conta qual ser feito o lanamento. 3. Na parte inferior do jFinanas, clique em Contas a Pagar / Receber.
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5. Selecione a Conta desejada e clique em Lanar. 6. Ser exibida a janela Lanar Pagamento / Recebimento, confirme os dados e clique em Lanar Recebimento/Pagamento para finalizar o lanamento.
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A terceira opo para dar baixa em uma Conta a Pagar ou Receber atravs da Previso de Fluxo de Caixa: 1. V para o mdulo Grficos e Relatrios. 2. Clique em Previso de Fluxo de Caixa, alterne os parmetros de filtro, Perodo e Conta, para localizar o lanamento que deseja dar baixa. 3. Selecione o lanamento na lista e clique em Lanar Pagamento.
4. Ser exibida a janela Lanar Pagamento / Recebimento, confirme os dados e clique em Lanar Recebimento/Pagamento para finalizar o lanamento
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes do lanamento programado. 5. Na janela de detalhes, clique no boto Lanar Pagamento / Lanar Recebimento 6. No campo do Valor Total, indique o valor que ir pagar.
7. Na nova janela, indique se deseja Criar Conta a Pagar/Receber ou se deseja Ignorar a Diferena.
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Como ver os dados de uma Conta a Pagar ou Receber que foi baixada/paga
Aps registrar uma conta programada, possvel consultar o registro na movimentao da conta onde esta foi registrada, no modulo Lanamentos. Uma vez encontrado o lanamento referente a Conta Paga/Recebida, clique em Editar na barra de Ferramentas. Na janela de detalhes do lanamento, clique no boto Ver Detalhes para ver mais informaes a respeito da conta. Tambm possvel consultar uma conta Paga/Recebida atravs dos seguintes passos: 1. V para o mdulo Programao . 2. Escolha Contas Pagas/Recebidas. 3. Localize e selecione o lanamento na lista apresentada e clique em Ver Detalhes
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Como programar uma receita recorrente, como salrio ou uma receita mensal
1. V para o mdulo Programao. 2. Selecione Contas Receber. 3. Na Barra de Ferramentas clique em Nova Conta a Receber
4. Ser ento exibida a janela de detalhes do lanamento a ser programado. 5. Use o campo Freqncia para informar a freqncia do recebimento, por exemplo Mensal. A programao vai se repetir de acordo com a freqncia escolhida.
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes do lanamento a ser programado. 5. Use o campo Freqncia para informar a freqncia do recebimento, por exemplo Mensal. A programao vai se repetir de acordo com a freqncia escolhida
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes do lanamento a ser programado. 5. Use o campo Freqncia para informar a freqncia do recebimento, por exemplo Mensal. A programao vai se repetir de acordo com a freqncia escolhida 6. Marque a caixa Quantidade Fixa de Parcelas e ento indique a quantidade de em Parcelas Restantes, ou informe qual ser o vencimento da ultima parcela em ltimo Vencimento.
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4. Ser exibida a janela de detalhes do lanamento programado. Altere os dados desejados e para salvar, clique em OK.
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes do Lanamento. Preencha os dados solicitados e salve clicando em OK.
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes do Lanamento. Preencha os dados solicitados e salve clicando em OK.
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4.
Ser ento exibida a janela de detalhes do Lanamento. Preencha os dados solicitados e confirme clicando em OK.
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes do Lanamento. Preencha os dados solicitados e confirme clicando em OK.
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4. Ser ento exibida a janela de detalhes do Lanamento. Preencha os dados solicitados e confirme clicando em OK.
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4. Ser exibida uma janela para informar a data final para reconciliao, bem como qual o saldo na data informada.
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6. Caso haja uma diferena do saldo no jFinanas como informado, o jFinanas exibir uma janela de aviso informando da diferena, e com a opo de Histrico e Plano de Contas para fazer um lanamento automtico para ajustar o saldo.
7. Confirme clicando em Continuar. 8. Ao final o jFinanas exibir um alerta sobre o concluso da reconciliao.
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1. V para o mdulo Lanamento. 2. Em Contas Disponveis, escolha a conta que deseja fazer lanamento. 3. Selecione na lista o lanamento que deseja marcar como reconciliado e clique com o boto direito do mouse sobre o lanamento 4. No menu de contexto que ser exibido, escolha Marcar Como 5. No sub-menu, escolha Reconciliado.
6. Caso prefira, selecione o lanamento e na barra de ferramentas clique em Reconciliado Marcar um lanamento como Compensado Marcar um lanamento como compensado praticamente idntico a marcar um lanamento como Reconciliado: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. V para o mdulo Lanamentos. Em Contas Disponveis, escolha a conta que deseja fazer lanamento. Selecione na lista o lanamento que deseja marcar como compensado. Clique com o boto direito do mouse sobre o lanamento No menu de contexto que ser exibido, escolha Marcar Como No sub-menu, escolha Compensado. Caso prefira, selecione o lanamento e na barra de ferramentas clique em Compensado
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6. Ser ento exibida a janela de detalhes de Movimentao da Conta. Selecione a conta que deseja e salve clicando em OK.
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4. Ser exibida uma janela para escolher o arquivo que deseja importar. Localize o arquivo, selecione o mesmo e clique em Abrir para iniciar a importao.
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4. Ser exibida a janela de detalhes. 5. Classifique a nova Categoria como Receita, Despesa ou como sendo Sub-categoria, neste caso indique a qual categoria esta pertence. 6. Em Nome entre com o nome da nova conta.
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4. Ser exibida a janela de detalhes. 5. Em Sub-categoria de: escolha qual Centro de Custo o novo centro pertence. Caso deseje criar uma categoria principal em Centro de Custos, deixe o campo Sub-categoria de: em branco. 6. Entre com o Nome e os demais dados do novo Centro de Custos.
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3. Lanamentos: Ao abrir o mdulo Lanamentos, note na parte inferior d janela, tem um boto chamado Contas a Pagar/Receber, que ao ser clicado exibe uma lista com as contas programadas para os prximos 30 dias, para a conta que est sendo visualizada.
4. Pgina Principal Note na Pgina Principal o quadro Previso para os prximos 90 dias. Nele exibida uma lista com as contas com vencimento para os prximos 90 dias.
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Nota: A linha da tabela que indica No Definido mostrar os valores de Despesas/Receitas onde o Plano de Contas no foi definido ao cadastrar uma Nova Conta a Pagar/Receber ou Depsito/Pagamento.
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4. A lista de lanamentos ser exibida como o extrato, em ordem de data, e com a coluna saldo, esta sendo calculada aps cada lanamento. Relatrios: 1. V para o mdulo Grficos e Relatrios. 2. Clique em Grficos e Relatrios. 3. Na lista de relatrios disponveis, clique em Conta, Extrato de Conta e o extrato ser mostrado ao lado direito da tela. 4. Escolha os parmetros do relatrios, como conta, perodo, entre outros e clique em Atualizar Relatrio para ver o extrato com os parmetros escolhidos.
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2. Clique em Novo 3. Abrir uma nova janela. Preencha os dados solicitados. 4. Confirme clicando em OK.
5. Na janela de detalhes do Recibo, entre os dados que deseja e visualize uma prvia do Recibo clicando em Visualizar.... Quando estiver tudo correto clique em Imprimir (localizado no canto superior esquerdo da janela de visualizao). 6. Para salvar confirme clicando em OK.
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1. V para o mdulo Lanamentos. 2. Selecione a conta da qual voc emitir o recibo. 3. Ao lado aparecer as Receitas ou Despesas cadastradas. Indique qual deseja recibo e clique em editar. 4. Abrir uma nova janela, clique em imprimir nesta e indique Recibo.
5. Preencha os dados solicitados, clique no boto visualizar, confirme as informaes e quando estiver tudo correto clique em Imprimir (localizado no canto superior esquerdo da janela de visualizao).
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2. Ser exibida uma janela pedindo confirmao para continuar o processo de efetuar o backup. 3. Escolha o local desejado e clique em Salvar. Note que o jFinanas sugere um nome de arquivo com a data atual.
2. Ser exibida uma janela pedindo confirmao para continuar o processo de restaurao de backup. 3. Siga as instrues apresentadas na tela para concluir a restaurao do backup.
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3. Abra o jFinanas Empresa, acesse o menu jFinanas, Restaurar Backup. 4. Selecione a opo "Indicar o arquivo de backup" e clique no boto Procurar...
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Para recuperar seu arquivo de dados do jFinanas: 1. Acesse a pasta do jFinanas Localizada em Meus Documentos\ e localize o arquivo JFINANCAS.JFIN 2. Anexe este arquivo em um E-mail e Envie para: suporte@cenize.com com o Assunto:"Excluir senha do Arquivo de Dados". 3. Aguarde a anlise de seu banco, para remoo de senha. Seu arquivo de dados ser enviado para seu E-mail.
Este procedimento ir criar um novo Arquivo de Dados, fazendo com que todas as informaes inseridas anteriormente em seu jFinanas sejam apagadas. Acesse a pasta do jFinanas Localizada em Meus Documentos\ e localize o arquivo JFINANCAS.JFIN Exclua este arquivo. Ao iniciar o jFinanas, ele criar um novo arquivo de dados vazio
3. Ser exibida uma janela que ir informar se a verso instalada a mais recente. Caso exista uma atualizao, exibido um boto que direciona pgina de atualizao do jFinanas. Nota: Para verificar se existem atualizaes, o computador no qual o jFinanas est instalado precisa estar conectado internet. Para instalar as atualizaes, necessrio fechar o jFinanas e o Aviso de Vencimento, este localizado ao lado do relgio do Windows.
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2. V para a aba Logomarca da Empresa. 3. Para inserir a logomarca clique em Ler de Arquivo
4. Ser exibida uma janela para escolher o arquivo que deseja selecionar como logomarca(Somente arquivos com extenses .bmp, .jpg e jpeg). Localize o arquivo, selecione o mesmo e clique em Abrir. 5. Observe que aps selecionado o arquivo, ser mostrado como a logomarca estar posicionada nos relatrios. Em Alinhamento da Logomarca no Relatrio voc poder definir qual alinhamento o jFinanas adotara para os relatrios. 6. Para que a logomarca no seja mais exibida nos relatrios clique em Limpar e depois confirme clicando em OK.
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6. Ser ento exibido a janela com os detalhes do cheque para a impresso. Verifique as informaes e configure a pagina de impresso, quando estiver tudo correto clique em Imprimir Cheque.
7. Ser ento exibido a visualizao para impresso do cheque, coloque o cheque na impressora e clique em Imprimir. 53