Manual Prático de Auditoria Gerencial

Manual de Auditoria Gerencial pg.
MANUAL PRTICO DE AUDITORIA GERENCIAL

Autor: Paulo Henrique Teixeira Distribuio: Portal Tributrio Editora e Maph Editora Ateno: esta obra atualizvel. Recomendamos baix-la periodicamente em seu computador, utilizando a mesma senha, no endereo www.portaltributario.com.br/downloads INTRODUO Esta obra dirigida a auditores, contabilistas, controllers, empresrios, advogados, consultores e outros profissionais que lidam com organizao e tributao, buscando facilitar a aplicao prtica dos procedimentos de controles internos na gesto empresarial. Esta uma coletnea resultado da vivncia prtica do autor em empresas, cuja utilidade depende de uma gesto adequada dos procedimentos operacionais, de natureza contbil e fiscal. A obra traz procedimentos de Auditoria Gerencial visando evitar FRAUDES, ERROS, INEFICINCIAS E CRISES nas empresas mediante o fortalecimento e verificao dos: Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operaes envolvendo o ciclo de pagamentos: autorizaes, solicitaes de compras, ordens de compras, recebimentos das mercadorias, funes do contas a pagar e pagamentos (emisso de cheques, segregaes de funes, conferncias, etc.). Controles internos a serem utilizados pelas empresas para as operaes envolvendo o ciclo de recebimento: pedido do cliente, faturamento, crdito e cobrana, expedio, contas a pagar, recebimento, contabilidade e auditoria. Controles internos envolvendo o ciclo de produo da empresa. Controles internos gerais de Contabilidade, Reconciliaes bancrias, Segurana, Seguros Servios administrativos e Sistemas. Controles e segurana de informao, medidas a serem tomadas objetivando evitar ataques de vrus, cdigos hostis, ameaas fsicas, tornando seguros os dados de informao, bem como medidas de segurana de rede, da WEB e de emails. Controles internos na rea tributria, DCTF, Declarao de Renda, Lucro Real e retenes de IRRF, INSS, ISS, PIS e Cofins. Controles internos na rea de Recursos Humanos: Admisso, documentao, carto ponto, horas extras, folha de pagamento, INSS, FGTS, IRRF, Frias, 13 salrio, Rescises, Segurana e Medicina do Trabalho, Laudos Tcnicos e outros. SOBRE O AUTOR E A OBRA Paulo Henrique Teixeira Contador e mora em Curitiba - PR. Auditor e Consultor Tributrio de vrias empresas no Estado do Paran e Santa Catarina, autor de vrias obras, entre as quais: Auditoria Tributria, Defesa do Contribuinte, Auditoria Contbil, Auditoria Gerencial, Controladoria Empresarial, Contabilidade Introdutria, Auditoria Trabalhista, Contabilidade Tributria e Gesto Tributria (as duas ltimas, em co-autoria com Jlio Csar Zanluca).
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Em funo da dinmica dos assuntos tratados, o contedo desta obra poder ser alterado a qualquer momento, sem aviso prvio. Direitos autorais REGISTRADOS. A cpia, reproduo, distribuio ou comercializao por qualquer meio somente ser permitida mediante autorizao POR ESCRITO do detentor de direitos autorais. Permitida a reproduo de apenas 1 (uma) cpia para uso exclusivo e pessoal do adquirente. SIGLAS UTILIZADAS: CLT: Consolidao das Leis do Trabalho (Decreto-Lei 5.452/43) COFINS: Contribuio Social para o Financiamento da Seguridade Social (Lei Complementar 70/1991) CPMF: Contribuio Provisria sobre Movimentao Financeira (Lei 9311/1996) CSL ou CSLL: Contribuio Social sobre o Lucro Lquido (Lei 7689/1988) DCFT: Declarao de Dbitos e Crditos Tributrios DIPJ: Declarao integrada de informaes Econmico-Fiscais GPS: Guia da Previdncia Social ICMS: Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Prestao de Servios (Lei Complementar 87/1996) ICMS: Imposto Sobre Operaes Relativas Circulao de Mercadorias e Sobre Prestaes de Servios de Transporte Interestadual, Intermunicipal e de Comunicao. IN: Instruo Normativa Inc.: Inciso INSS: Instituto Nacional de Seguridade Social IPI: Imposto sobre Produtos Industrializados IR: Imposto de Renda IRF: Imposto de Renda na Fonte IRPF: Imposto de Renda Pessoa Fsica IRPJ: Imposto de Renda Pessoa Jurdica IRRF: Imposto de Renda Retido na Fonte ISS: Imposto sobre Servios (Lei Complementar 116/2003) LALUR: Livro de Apurao do Lucro Real LC: Lei Complementar OS: Ordem de Servio PIS: Programa de Integrao Social (Lei Complementar 7/70) RIPI: Regulamento do Imposto sobre Produtos Industrializados (Decreto 4.544/2002) RIR/99: Regulamento do Imposto de Renda (Decreto 3.000/1999) RPS: Regulamento da Previdncia Social (Decreto 3.048/1999) SRF: Secretaria da Receita Federal TIPI: Tabela de Incidncia do IPI TJLP: Taxa de Juros a Longo Prazo SUMRIO AUDITORIA GERENCIAL CONCEITO OBJETIVOS NATUREZA DA AUDITORIA GERENCIAL
RISCOS DA AUDITORIA TIPOS DE EVIDNCIAS( PROVAS) PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA TABELA DE EVIDNCIAS E PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA PARTE I FRAUDES E CRISES NAS EMPRESAS Espcies de fraudes mais freqentes Fraudes nas empresas Principais vtimas de fraudes Campos mais lesados para a prtica de fraudes Operaes atravs das quais se consolidam as fraudes Aparncias mais comuns de pessoas fraudadoras Prticas individuais que levam a suspeitar do fraudador Fraudes contra o fisco estadual Irregularidades com a Previdncia Social Sintomas das fraudes nas empresas Tcnicas mais usadas pelos fraudadores CRISES NAS EMPRESAS Crises de estrutura, de desempenho, econmica, financeira, administrativa de produo, de mercados, de recursos materiais de recursos humanos PARTE II CONTROLES INTERNOS Aspectos Gerais Tipos de Controles Internos Funo dos Gerentes e Administradores Fatores que contribuiro para o nvel de Controles Interno na empresa - Organizao da empresa quanto as funes - Normas para a estrutura organizacional - Polticas - Procedimentos Aspectos prticos dos controles internos PARTE III CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICINCIAS RELACIONADOS COM OS PAGAMENTOS DA EMPRESA Controles internos: requisio, ordem de compra, recepo, almoxarifado, contas a pagar, pagamentos, contabilidade e auditoria Objetivos dos controles internos de pagamento
PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS PAGAMENTOS NOS DIVERSOS SETORES Estoque geral - estoques - inventrios - compras - instrues para realizao de inventrio fsico Investimentos Imobilizado Diferido Contas a pagar - fornecedores - outras contas a pagar Patrimnio Lquido Controles internos pagamentos por caixa Controles internos pagamentos por banco PARTE IV CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICINCIAS RELACIONADOS COM AS RECEITAS E CONTAS A RECEBER Controles: pedido, anlise de crdito, faturamento, expedio, portaria, contas a receber, contabilidade, auditoria Objetivos a serem alcanados com os controles internos relacionados com o recebimento PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS RECEBIMENTOS NOS DIVERSOS SETORES Vendas Faturamento Expedio Contas a Receber Outras Contas a Receber Outros direitos e valores Despesas de exerccio seguinte Recebimentos caixa e bancos PARTE V CONTROLES INTERNOS DE PRODUO PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICINCIAS Controles internos de produo: programao de produo, ordem de produo, requisio de materiais, controle de perdas, estoque de produtos acabados, auditoria Objetivos a serem alcanados com controles internos de produo
PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DA PRODUO E DAS DESPESAS Custos: - Compras - Recebimento de mercadorias - sistemas de custo Despesas: - Despesas de viagens - Despesas de marketing - Controle oramentrio PARTE VI OUTROS PROCEDIMENTOS DE CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS A: Contabilidade Reconciliaes bancrias Segurana Seguros Servios administrativos Sistemas PARTE VII CONTROLES E SEGURANA DA INFORMAO Controles internos relacionados com a segurana de sistemas - Controles gerais controles organizacionais - Controle de planejamento, desenvolvimento, utilizao e manuteno de sistemas - Controles de padres de documentao - Controles operacionais CONTROLES DE SEGURANA FSICA E DE DADOS DO SISTEMA DE INFORMAO Ameaas ao sistema de informao - Ameaas fsicas - Tecnolgicas - Vrus: de programa, de boot, de macro - Outras ameaas de vrus: worm, trap door, hoax, cavalo de tria - Cdigo Hostil: plug-ins, javascript, activex - Outras ameaas - Reduzindo os riscos de ameaas CONTROLE DE AUTENTICAO E ACESSO AO SISTEMA - Senha - PIN - Cookies
- Smartcard - Criptografia - Autenticao Biomtrica - Certificado Digital SEGURANA DA INFORMAO - Segurana da rede - Segurana da WEB - Segurana de Email Pesquisa de segurana PARTEVIII CONTROLES INTERNOS NA REA TRIUTRIA PARA EVITAR INEFICINCIAS E PAGAMENTOS A MAIOR OU A MENOR DE TRIBUTOS DCTF DIPJ IRPJ e CSSL - Conciliao contbil e composio de saldo - outros procedimentos LALUR - Adies - Excluses RETENO DE TRIBUTOS - Pagamentos Pessoa Fsica - Pagamentos Pessoa Jurdica IRRF PIS, Cofins, CSLL INSS ISS PARTE IX CONTROLES INTERNOS DA REA DE RECURSOS HUMANOS CONTRATAO DE FUNCIONRIOS CONTROLE DAS HORAS EXTRAS E SUAS IMPLICAES SALRIO, REAJUSTE SALRIO E AUMENTO SALARIAL FOLHA DE PAGAMENTO E DESCONTOS INSS, FGTS, IRRF, FRIAS, 13 SALRIO RESCISES SEGURANA E MEDICINA DO TRABALHO PPP E LAUDOS TCNICOS EXIGIDOS APOSENTADORIA ESPECIAL
PARTE X MODELOS DE PONTOS PARA RELATRIO DE AUDITORIA GERENCIAL DISPONIBILIDADES(caixa, bancos e aplicaes) CONTAS A RECEBER ADIANTAMENTOS E OUTROS CRDITOS ESTOQUES ATIVO IMOBILIZADO CONTAS A PAGAR CONTAS DIVERSAS NO CONCILIADAS DESPESAS OUTROS CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS AOS PAGAMENTOS E RECEBIMENTOS REA DE RECURSOS HUMANOS
INTRODUO AUDITORIA GERENCIAL I - CONCEITO Auditoria Gerencial consiste em avaliar as aes gerenciais e os procedimentos relacionados ao processo operacional das empresas, com a finalidade de emitir uma opinio sobre a gesto quanto aos aspectos da eficincia, eficcia, economicidade, efetividade e qualidade, procurando auxiliar a administrao na gerncia e nos resultados, por meio de recomendaes que visem aprimorar os procedimentos, melhorar os controles e aumentar a responsabilidade gerencial. uma reviso sistemtica das atividades de uma organizao ou de um segmento em relao aos objetivos especficos, para avaliar desempenho; identificar oportunidades com vistas a melhoria; e desenvolver recomendaes, para melhorar ou promover o desempenho. II - OBJETIVOS 1. Comprovar a conformidade s diretrizes, polticas, estratgias e ao universo normativo; 2. Avaliar os controles internos; 3. Identificar procedimentos desnecessrios ou em duplicidade e recomendar sua correo; 4. Identificar as reas crticas e riscos potenciais e proporcionar as bases para sua soluo; 5. Melhorar o desempenho e aumentar o xito das organizaes por meio de recomendaes oportunas e factveis; 6. Avaliar as medidas adotadas para a preservao dos ativos e do patrimnio e para evitar o desperdcio de recursos;
7. Aferir a confiabilidade, segurana, fidedignidade e a consistncia dos sistemas administrativos, gerenciais e de informaes; 8. Avaliar o alcance dos objetivos e metas identificando as causas de desvio do seu atingimento, quando houver; 9. Identificar reas que concorrem para aumento e/ou diminuio de custos e/ou receitas; 10. Recomendar e assessorar a implantao de mudanas. III. NATUREZA DA AUDITORIA A auditoria no usurpa as funes administrativas de planejar, organizar, comandar, coordenar e controlar. Mesmo a funo administrativa Controle permanece sob a responsabilidade do gestor, em face de disponibilidade da auditoria. Cabe ao administrador verificar o andamento dos trabalhos e das realizaes, comparado com aquilo que tem em vista: objetivos, metas, oramentos, etc. Detectados resultados inadequados ou menos favorveis ao alcance daqueles objetivos, caber sempre ao administrador a tomada de medidas corretivas atuais e futuras. O controle normalmente se faz mediante avaliao, comparao e extrapolaes para a verificao de tendncias. de se supor que uma atividade de fluxo contnuo, por exemplo o consumo de energia eltrica, ocorra proporcionalmente a um duodcimo do oramento anual a cada ms do exerccio contbil. Disparidades observadas por comparao podero ser corrigidas caso existam controles formais. Cabe ao auditor apontar a inexistncia desses controles, alertando para a impossibilidade de correo quando do esgotamento do exerccio. A auditoria por natureza uma funo de assessoramento, aponta independentemente uma falha no sistema, sugestiona, mas no interfere nas decises e atos da empresa. No pode, portanto ser responsabilizada pelas falhas e erros, salvo se no tiver cumprido sua funo de alertar sobre a inexistncia de controle especfico. A auditoria no tem poder de mando ou de deciso. Expe, orienta, aconselha, emite parecer e opinio abalizada, exclusivamente, sobre o objeto de seu trabalho. A Auditoria Gerencial, quer seja exercida por integrantes da organizao, sem vnculo de subordinao com a rea auditada, ou terceirizada, desde que a empresa de auditoria no seja economicamente dependente de sua cliente, um instrumento de assessoria ao administrador. A auditoria trabalha totalmente baseada em amostragens estatsticas, mediante as quais o exame e a anlise de determinado nmero de transaes so suficientes para auferir um ndice de certeza de correo. A auditoria gerencial adianta a tendncia de se alcanar ou no os objetivos a despeito da correo formal. Leva em conta fatores como desperdcio, ausncia de controle, ofensas a princpios contbeis, tais como o da segregao de funes. O Controle Interno exercido por rgo da estrutura interna, ou mediante contratao, com objetivos transcendentes ao cumprimento da lei. Almeja "proteger os bens, conferir a exatido
e a fidelidade dos dados contbeis, promover a eficincia e estimular a obedincia s diretrizes administrativas estabelecidas", conforme preceitua o AICPA. Assegurada a existncia de controle e a obedincia lei, a Auditoria Gerencial concentra-se na economicidade em busca da eficincia e da eficcia. Como requisitos da Auditoria Gerencial incluem-se o planejamento adequado, a seleo das reas, setores ou atividades a serem examinados, a escolha correta dos indicadores que so formas de representao quantificvel de caractersticas de produtos e processos, utilizados para acompanhar e melhorar resultados ao longo do tempo. IV RISCOS DA AUDITORIA Risco de auditoria a possibilidade da existncia de deficincias materiais no controle e que no so detectadas pelo auditor durante a auditoria. Essencialmente a confiana do auditor gerencial na validade das concluses do relatrio derivada da avaliao da possibilidade de erro indicada pelo risco de auditoria. O risco de falha nos procedimentos de auditoria quanto deteco de deficincias materiais no controle pode advir de diferentes reas: - avaliao imprpria do risco relativo que resultou em modelo e escopo de procedimentos de auditoria deficientes (uma forma especfica de erro de amostragem deficiente); - possvel impropriedade do processo de avaliao do auditor como resultado de suposies errneas, desvios observacionais e concluses ilgicas (formas gerais de erros de amostragem deficiente); - problemas estatsticos do uso de amostra para concluso geral sobre um sistema como um todo (o risco que a amostra escolhida no seja representativa da populao - uma forma de amostragem deficiente); e - limitaes inerentes eficcia dos procedimentos de auditoria escolhidos (um procedimento de auditoria pode ser incapaz de detectar um certo tipo de deficincia por causa de procedimentos errneos ou porque o sistema destacado no suscetvel verificao). FATORES DE RISCO 1. Aspectos conhecidos referentes ao modelo e performance anterior do sistema de controle; 2. Competncia da administrao - Quanto menor a competncia maior o risco de deficincias no controle; 3. Tamanho da unidade - Maior a unidade sob exame, maior a magnitude de danos potenciais; alm disso, maior a demanda por controle com estreito limite de erro; 4. Mudanas recentes - Probabilidade das deficincias do controle serem maiores durante perodos de parada; 5. Complexidade de operaes - Probabilidade de erro incrementada; 6. Liquidez de Ativos - Possvel alvo de desfalques que pem o sistema de controle sob presso;
7. Condies econmicas da unidade - O risco de quebras no controle freqentemente maior em unidades que esto sob significante arrocho econmico. 8. Rpido crescimento - Rpido crescimento amplia o sistema de controle pessoal e gerencial de uma operao. 9. Extenso de operaes computadorizadas - O grau para o qual os controles so construdos dentro das funes do processo de um computador pode reduzir visibilidade e ateno dada adequao do controle. 10. Tempo desde a ltima auditoria - Efeitos de uma auditoria diminuem com o tempo. 11. Presses sobre a administrao para alcanar os objetivos - Essencialmente as mesmas razes anotadas no item 7. 12. Extenso da Agncia Central ou outros regulamentos - Maior nvel de controle pode reduzir a probabilidade total de deficincias de controle de baixo nvel. 13. Nvel de motivao dos funcionrios - Baixa motivao pode ser indicativo de situaes de alto risco para os controles. 14. Exposio de polticas. 15. Trabalho de auditores externos. Essas fontes de risco em auditoria podem nunca ser eliminadas, mas uma especfica conscincia delas permite aos auditores reconsiderar as medidas que eles tm tomado para minimizar a existncia de erro em seus comentrios. Amostragens estatsticas fornecem ao auditor uma medida quantificada de erro amostral. O controle sobre outras formas de risco em auditoria, entretanto, largamente dependente da competncia da equipe de auditoria que deve assegurar que a auditoria est sendo realizada de acordo com o mais alto padro de cuidado. ORIENTAES PARA MATERIALIDADE DOS EXAMES A relao a seguir representa os fatores que o auditor deve considerar na determinao da materialidade de itens sob exame. O auditor, com apropriadas informaes dos usurios, deve revisar os itens e verificar se eles envolvem: - sabida ou provvel ordem ou interesse da administrao; - reas de particular e contnuo interesse identificadas em auditorias prvias; - questes de no cumprimento de regras financeiras, fraude ou outras irregularidades; - reas antieconmicas ou com operao ineficiente; - dvidas concernentes ao conhecimento da entidade sobre a eficcia dos seus programas e deficincias nos procedimentos da entidade em avaliar a eficcia; - um programa ou atividade de interesse particular por causa da sua natureza ou relativa dimenso e sua importncia ou impacto; - atividades ou programas importantes, novos ou ampliados; - caractersticas no usuais dos programas da administrao, como restries ou liberdades em conduzir funes; e - recursos financeiros, humanos e fsicos de particular interesse por causa de sua natureza e importncia; provvel que quando um item envolve no mnimo um desses fatores, ele ser material para o usurio do relatrio de auditoria. As estratgias de coleta de evidncias devem ser
estabelecidas de modo que os controles relacionados a todos os itens materiais sejam avaliados. V TIPOS DE EVIDNCIAS DE AUDITORIA GERENCIAL (PROVAS) Em suma, evidncia algo que contribui para o estabelecimento de prova. Em auditoria, evidncia inclui aquelas coisas que ajudam na formao da opinio do auditor ou na convico sobre as reais condies existentes na rea sob exame. Adicionalmente, evidncia classificada de trs diferentes maneiras: por forma, por fonte e pelo tipo de prova fornecida. Evidncias por forma - Presena fsica de objetos: prova usada para verificar a existncia de um objeto, assegurar suas qualidades ou mensurar sua quantidade. - Observao de aes do pessoal auditado: representa prova gerada pelo auditor, tipicamente utilizado para verificar a performance de uma atividade ou procedimento e se ela est sendo realizada como planejado, alm disso, a observao de aes propicia um importante conhecimento dos sistemas e controles do auditado e pode ajudar o auditor a identificar circunstncias duvidosas; - Declaraes e apresentaes orais ou escritas: conhecida tambm como evidncia testemunhal, so informaes recebidas de outros; a evidncia testemunhal coletada das entrevistas pessoais ou solicitaes de declaraes escritas e cartas de confirmao realizadas pela auditoria interna; - Informaes contidas em documentos: a prova derivada de registros escritos diversos como manuais de procedimentos, registros contbeis, contratos e documentos de todos os tipos; - Evidncias de reexames: utilizada para verificar a exatido das medidas e avaliaes, como conferncia de preos, extenses ou outros dados so exemplos de procedimentos usados nesse tipo de prova; - Consistncia mtua entre amostras de dados: a consistncia mtua entre amostras de dados de evidncias, por si mesma, no representa uma nova forma de evidncia, mas tem meramente um efeito confirmatrio. Evidncias por Fonte Evidncia em auditoria pode ser classificada de acordo com a fonte da qual derivada, suprindo o auditor com perspectivas adicionais para observar a natureza da evidncia. Isso deve realar o entendimento do auditor com relao a que evidncia est disponvel e, por meio disso, aumentar a flexibilidade do auditor quando da determinao das estratgias de coleta de evidncias. A referncia das fontes de evidncias tambm um meio pelo qual o auditor pode avaliar a confiabilidade das provas obtidas. H quatro principais fontes de evidncias as quais sero consideradas: - conhecimento pessoal do auditor - Conhecimentos pessoais diretos so normalmente derivados do exame fsico do auditor e da observao das atividades. Este tipo de evidncia tende a ser a mais confivel;
- evidncia externa - obtida de terceiros que so organizacionalmente independentes do auditado, tambm tida como sendo mais persuasiva que a evidncia criada dentro da organizao auditada.; - evidncia interna - originada na organizao auditada, em uma auditoria, este o mais prevalente e econmico tipo de evidncia a obter, tende tambm a ser a menos confivel ( com a evidncia oral sendo menos confivel que a documental ) - evidncias justapostas - derivada da consistncia mtua entre diferentes partes de uma informao pertencente a uma declarao de controle. A confiabilidade das evidncias depende do grau de consistncia encontrado entre partes separadas da informao, da persuaso da consistncia e da habilidade do auditor em avaliar a relao entre partes distintas da evidncia. Evidncia por Tipo de Prova Fornecida O reconhecimento de que as evidncias podem fornecer diferentes tipos de prova til para os auditores quando esto desenvolvendo sua estratgia de coleta de evidncias. A procura por amostras de evidncias, as quais fornecem diferentes tipos de prova, contribui para o aspecto persuasivo das concluses do auditor. Nesta parte, o tipo de prova fornecido visto sob duas perspectivas. Primeiro, a evidncia coletada fornece prova negativa ou positiva. Segundo, a evidncia coletada representa prova primria, confirmativa ou contraditria. Positivo X Negativo Evidncia que fornece prova positiva aquela que diretamente d suporte a uma proposio que est sendo verificada. Por exemplo, se um auditor est pretendendo verificar que um controle adequado, a evidncia que gera prova positiva fornece segurana de que o controle, neste caso, adequado. Evidncia que fornece prova negativa realmente a ausncia de evidncia, aps uma razovel procura, a qual contradiz a proposio que est sendo verificada. Por exemplo, na verificao da adequao de um controle, o auditor determinaria primeiro as condies que provavelmente existiriam se o controle fosse inadequado. Evidncia que fornece prova positiva inerentemente mais confivel que aquela que gera prova negativa. Encontrar certa condio existente mais seguro que no encontrar algo errado. Testes para estabelecer a efetividade dos controles, entretanto, freqentemente empregam verificao de procedimentos envolvendo a procura por provas negativas. Procurar por efeitos indesejveis s vezes mais fcil que provar que um controle est de fato operando com eficcia. Primria, Confirmativa e Contraditria Evidncia pode ser classificada como sendo primria, confirmativa ou contraditria. Primria, como o nome sugere, a evidncia sobre a qual o auditor coloca confiabilidade primria relevncia quando do estabelecimento das provas das concluses do relatrio de auditoria.
Dependendo de quo convincente a evidncia primria seja, pode haver ou no a necessidade de evidncias adicionais. Quando a evidncia adicional coletada pode ser considerada confirmativa ou contraditria. Evidncia confirmativa d suporte ao tipo de prova fornecido pela evidncia primria, enquanto que evidncia contraditria o rejeita. Quando a evidncia adicional coletada contraditria, ser necessrio ao auditor estender os exames para confirmar ou refutar a aparente contradio. A classificao de evidncia apresentada: o reconhecimento das formas, fontes e provas das evidncias deve colaborar na flexibilidade das estratgias de coleta de evidncias do auditor e reduzir o risco de uma indevida relevncia de uma evidncia qualquer. VI - PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA GERENCIAL Exame Fsico Exame fsico geralmente envolve a medio da quantidade de um ativo ou a determinao de sua qualidade comparada com um padro pr-determinado. A tcnica pode ser utilizada na procura de provas negativas como o exame de evidncias de falta ou avaria de bens. Exame fsico freqentemente usado para testar a efetividade dos controles, particularmente daqueles relativos segurana de quantidades fsicas ou qualidade de bens tangveis. A evidncia coletada sobre itens tangveis. Materiais, por exemplo, so freqentemente um objeto desta forma de teste de auditoria. A confiabilidade da evidncia obtida por este mtodo depender da habilidade do auditor em evitar erros de observao. OBSERVAO Os elementos da observao so: - identificao da atividade especfica a ser observada; - observao da sua execuo; - comparao do comportamento observado com os padres; e - avaliao e concluso. Normalmente, a observao serve a objetivos como a verificao da performance de vrios procedimentos de controle. Na profundidade que o auditor pode observar atividades suspeitas na entidade auditada, o exame deve ser aproveitado tambm como um teste da eficcia dos procedimentos de controle. Usualmente, a observao importante quando ela pode ser economicamente empregada. Alm disso, a confiabilidade da evidncia derivada deste mtodo depende do conhecimento especializado do auditor dada a complexidade das atividades sob exame. Entrevista ENTREVISTA ORAL COM O AUDITADO
Este tipo de evidncia a mais fcil de ser obtida, porm tende a ser a de menor confiabilidade. Em geral, todas as declaraes do auditado relacionadas aos itens materiais devem ser corroboradas com outras evidncias. A entrevista pode ser usada de diferentes maneiras: -como significado da determinao da natureza do sistema de controle sob exame; -para obter explanaes sobre itens no usuais descobertos durante a coleta de outras evidncias; e -para extrair informaes que de outra maneira no seria possvel. A confiabilidade da entrevista oral depende da objetividade e do conhecimento do funcionrio que fornece a informao. Adicionalmente, a competncia do entrevistador (conhecimento, tato, objetividade e bom senso) crucial para a relevncia desta tcnica. ENTREVISTA ESCRITA COM O AUDITADO Tipicamente, esta tcnica usada no contexto da auditoria no estgio escrito do relatrio, quando o auditado requisitado a comentar, por escrito, sobre a validade de fato das declaraes do relatrio de auditoria. til para assegurar que cada evidncia obtida: - para servir como uma conferncia final em defesa da interpretao dos fatos pelo auditor; - para assegurar que o auditado compreendeu as concluses do auditor; e - para ajudar na nfase da responsabilidade do auditado de tomar providncias sobre os achados. ENTREVISTA COM TERCEIROS Neste, terceiros incluem todas as pessoas de fora da organizao auditada. Podem ser includos: - funcionrios do mesmo rgo, mas de fora da unidade auditada ( desde que provado que so realmente independentes do auditado ); - funcionrios de outros rgos; e - especialistas no includos nos grupos acima descritos. A evidncia proveniente de terceiros geralmente considerada mais confivel que a evidncia gerada pelo auditado. Confiabilidade, entretanto, depende da integridade, competncia e independncia do terceiro e da retido e eficcia da comunicao do auditor. Auditores internos devem ser particularmente cuidadosos com o possvel conflito de interesses entre o auditado e os terceiros, j que essa situao diminuiria a utilidade da entrevista com terceiros. Entrevistas feitas diretamente com usurios dos servios do auditado ou com especialistas freqentemente so meios teis de coleta de evidncia confirmativa. Na utilizao de especialistas, entretanto, o auditor deve: - estabelecer a competncia do especialista referente qualificao e reputao;
- assegurar que a comunicao com o especialista seja efetiva, estabelecendo de forma clara o escopo do trabalho requerido; - assegurar que o especialista explique hipteses e mtodos; e - rever o trabalho do especialista uma vez terminado e testar a sua razoabilidade. Exame minucioso/Atestao Exame minucioso a verificao de uma determinada ao pelo exame de documentos fontes correlatas que fornecem a prova necessitada. Esta tcnica pode ser usada para comparar a ao sob considerao com fatos documentados e para investigar as diferenas. Atestao envolve a pesquisa de dados para determinar itens importantes que requeiram investigao adicional. Geralmente, essa tcnica usada para fornecer a segurana de que os controles esto operando eficazmente, como, amparado pela ausncia de circunstncias duvidosas que sugeririam possveis deficincias. A relevncia deste tipo de evidncia largamente dependente do conhecimento e experincia do observador. Anlise Neste documento, relaciona-se reviso analtica anlise do sistema sob controle para a obteno de evidncia eficcia do sistema de controle ou como um modo para identificao de causas e efeitos de controles deficientes. Geralmente, a reviso analtica envolve a comparao de tendncias normais na entidade sob exame com resultados esperados. A relao advinda desta comparao deve ser razoavelmente explanada, de outra maneira haver provavelmente a necessidade de coletar evidncias adicionais para clarear ilgicas ou inesperadas relaes que parecem existir. Correlao Esta tcnica procura a consistncia mtua entre diferentes amostras de evidncia. usada para fornecer evidncia confirmativa a qual incrementa a persuaso da prova do auditor.
Tabela de Evidncias e Procedimentos de Auditoria Fonte de Evidncia Forma da Evidncia Procedimento relacionado
A. Conhecimento Pessoal
1. Evidncia Fsica 2. Conformidade de Reexame
1. Exame Fsico 2. Reexame
3. Observao de Aes do 3. Observao Pessoal do Auditado
B. Evidncia Externa
4. Declaraes de Terceiros
4. Entrevista
5. Evidncia Externa
Documental 5. Exame minucioso, anlise e atestao
C. Evidncia Interna
6. Registros e Relatrios de Contabilidade 7. Evidncia Interna
6. Exame minucioso, anlise e atestao
Documental 7. Exame minucioso, anlise e atestao
8. Declaraes da gerncia e 8. Entrevista empregados
D. Evidncias Justapostas
9. Consistncia com outras 9. Correlao com informaes Evidncias relatadas ANDERSON, Rodney J., The External Audit 1 - Concepts and Techniques, Toronto, 1997 PARTE I FRAUDES E CRISES NAS EMPRESAS 1. Espcies de FRAUDES mais freqentes: 1- Furto; - Apropriao de coisa alheia mvel, de maneira disfarada, para ficar como se sua fosse. - Ato criminoso: apropriao de uma coisa alheia mvel ficando o agente com esta coisa com a inteno de us-lo como sua propriedade. O indivduo age disfaradamente. Ex. um empregado leva uma mquina da empresa para casa. 2- Roubo; - Apropriao de coisa alheia mvel, o indivduo obtm por fora (violncia fsica ou moral), para ficar como se sua fosse. Ex. Violncia Fsica: uma empresa tem sua tesouraria e deixa certa quantia de dinheiro, o qual roubado. Ex: Violncia Moral: funcionrio descobre algo importe sobre seu diretor e ameaa contar se no lhe der aumento ou emprstimo (chantagem). 3- Apropriao indbita; - Apropriao de coisa alheia mvel da qual o agente tem a posse em razo de confiana que lhe foi conferida. Ex. Tesoureiro da empresa. 4- Sabotagem; - Ocorre quando algum planeja dar um prejuzo empresa, sem tirar nada para si, a finalidade apenas de prejudicar. Crime doloso, subversivo. Algum pratica uma ao ou
omisso para dar prejuzo a empresa. Ex. deixar frouxo o parafuso de uma mquina com o intuito de quebr-la. 5- Desperdcio voluntrio; - Na empresa nada deve ser desperdiado, tudo deve ser usado economicamente. Exemplo: desperdcio de alimentos, gua, energia, a sobra de matria prima. 6- Desvio de valores; - mudar a destinao da verba pblica a privada. Tanto pode ser dinheiro, como qualquer coisa material. Ex. caixa, na tesouraria. 7- Pagamento a menor e sonegao de tributos - Descobertos tem que se pagar os tributos sonegados com juros e correo monetria, e o prejuzo grande. As perdas devem ser combatidas plos controles internos. 2 - FRAUDES NAS EMPRESAS 1 - A fraude uma ao ou omisso cometida propositadamente, com a finalidade do agente beneficiar-se e prejudicar algum: Pessoa fsica ou Pessoa jurdica; 2 - Conhecer as fraudes, como se fazem, como se descobrem, um conhecimento necessrio para evit-la; 3 - S os CONTROLES INTERNOS, constantes, adequados e eficazes podem tomar difcil a ocorrncia de fraudes nas empresas; 4 - A fraude, dificilmente, tem um s responsvel, quer ativa, quer passivamente; 5 - O fraudador sempre testa os controles internos antes de cometer a fraude programada; 6 - Um expressivo nmero de fraudes, cometido por pessoas DE CONFIANA, investidas de uma frao do poder administrativo ou responsveis por funes importantes acumuladas; 7 - Principais vtimas de fraudes (destinao das fraudes): - A EMPRESA; - ACIONISTAS OU SCIOS; - A ADMINISTRAO; - OS FORNECEDORES; - OS CLIENTES (nas vendas - entrega de mercadoria estragadas); - OS BANCOS (assinaturas falsas); - O GOVERNO (sonegao fiscal); - OS EMPREGADOS (fornecimento de refeio com materiais de baixa qualidade); - OS PRESTADORES DE SERVIOS; - ETC..
8 - Campos mais lesados para a prtica de fraudes: - Moeda Corrente Nacional ou Estrangeiras; - Documentos, Ttulos de Crditos, Cheques; - Bens de uso (mveis, imveis e semoventes); - Matrias-Primas, materiais diversos, produtos em processo (em curso de fabricao), produtos acabados, mercadorias);; - Balanos, balancetes e outras demonstraes contbeis; - Contas e subcontas de qualquer grau; - Registros contbeis (principais auxiliares e para contbeis); - Boletins, Relatrios, fichas de controles; - Demonstraes contbeis de encerramento do exerccio; - Extratos de conta internos e externos; - Declaraes, atestados, certides; - Contratos, distratos e alteraes contratuais; - Correspondncia (Recebida e Expedida); - Guias de quitao de tributos e de contribuies outras; - Documentos fiscais; - Instrumentos, outros diversos ligados vida da empresa (aplices de seguros, certificados de inveno, documentos de registros de marcas e patentes); 9 - Operaes atravs das quais se consolidam as fraudes nas empresas: - Falsa titulao de documentos e de contas; - Falsa classificao contbil; - Falsa variao de Bens (mveis e imveis) e direitos e obrigaes; - Falsos histricos nos lanamentos contbeis; - Falsa apurao de dbitos e/ou de crditos; - Falsa transposio de valores nos registros; - Falsidades ou falsificaes aritmtica, e/ou matemticas; - Composio falsa ou falsificada; - Duplo lanamento contbil de uma mesma operao; - Omisso de lanamentos contbeis nos registros; - Lanamentos parciais (registros incompletos); - Lanamentos contbeis fora de tempo; - Falsas evidncias nas demonstraes contbeis; - Falsidade e falsificaes diversas; - Infidelidade pessoal de dirigentes ou dirigidos; 10 - Aparncias mais comuns da pessoa dos fraudadores: - Desprendidos de interesses materiais; - Extremamente solcito; - Extremamente interessados em divulgar a sua eficincia pessoal; - Minuciosos (alm do normal) ao prestar contas; - Bajuladores e/ou aduladores dos seus chefes; - Subservientes; - Vibradores excessivos ante os sucessos dos seus superiores hierrquicos; - Procuram afastar-se dos ambientes onde se ventilam assuntos sobre fraudes;
- Chantagistas emocionais; - Exageradamente gratos; - Negam-se com tentativa de justificao a gozar frias legais; - Recusam-se inexplicavelmente a acatar promoes funcionais; - Excessivamente introvertidos. 11 - Prticas individuais que levam a empresa a suspeitar do dirigente ou do empregado, A PRTICA DE FRAUDES: - Ser viciado no uso imoderado das bebidas alcolicas; - Ter prticas atuais de consumo de drogas; - Ser viciado nos jogos de azar; - Freqentar nos dias teis casas noturnas de diverses; - Conviver e manter diversos homens (sendo mulheres). Conviver e manter diversas mulheres (sendo homens); - Adquirir bens de alto valor monetrio, incompatveis com a sua renda salarial; - Promover festas familiares dispendiosos e freqentes; - Levar vida social onerosa e incompatvel com o seu (STATUS) financeiro; - Pretender enriquecimento ilcito. 12 - Finalidades para as quais o indivduo (homem ou mulher) apela para a prtica de fraudes: - Para cobrir dbitos gerados pelo vcio do alcoolismo; - Para cobrir dbitos decorrentes do uso de drogas; - Cobrir dbitos originados da prtica dos jogos de azar; - Para cobrir gastos com mulheres (sendo homens); - Para cobrir gastos com homens (sendo mulheres); - Levar padro de vida mais elevado do que as suas finanas permitem; - Para cobrir, rapidamente infortnio da sua vida; - Promover enriquecimento ilcito; - Pagar emprstimos vultosos; - Pagar dbitos cobrados em juzo. 13 - O que cria campo aberto para a prtica das fraudes nas empresas: - Conceder excesso de confiana a dirigente e dirigido na empresa; - Cumular funes sobre um s dirigente ou sobre um s dirigido; - Informatizao da empresa sem o cuidado de uma auditoria contbil. FONTE: A.Lopes de S - In. Fraudes Contbeis. 3. FRAUDES CONTRA O FISCO ESTADUAL - Nota Fiscal Fria - o emitente da Nota Fiscal no existe ou a Nota Fiscal tirada a sua revelia. O vendedor cobra o ICMS da Nota Fiscal mas no recolhe Fazenda; - Nota Fiscal Inidnea - a Nota Fiscal no atende as exigncias fiscais. As informaes da Nota Fiscal no so dadas ao fisco. Sem essas informaes a Fazenda no tem condies de arrecadar o tributo dado ao consumidor; - Mercadorias em Circulao Irregular - o produto circula sem o recolhimento do ICMS;
- Receitas no Comprovadas - milhares de contribuintes no declaram corretamente as reais receitas que obtiveram. Somente atravs de auditoria ou cruzamento de dados financeiros/bancrios ser possvel localizar esta fraude; - Operaes e Prestaes desacompanhadas de documento Fiscal - ocorre quando os Servios so prestados sem recolhimento dos impostos. Fraude muito usada pelos profissionais liberais; - Nota Fiscal Calada - a 1 via da Nota Fiscal entregue ao comprador (consumidor), nas vias da Nota Fiscal que seguem para Fazenda, os valores so reduzidos; - Nota Fiscal Paralela - so emitidas vrias notas fiscais do mesmo nmero e srie, s uma vai para Fazenda. O imposto cobrado nas demais sonegado; - Aquisio no Escriturada - o comprador compra mercadoria com Nota Fiscal s para atender as exigncias Fiscais no Trnsito; - Valor cobrado a Ttulo de Tributo - o vendedor no aumenta o preo, mas no clculo do Tributo aumentado; - Irresponsabilidade Tributria do Scio - o scio comea a tirar dinheiro da empresa e depois surge o estado Falimentar a decretao de Falncia; - Estabelecimento constitudo em nome de terceiro - faz uma firma em nome de terceiros e esse faz a sonegao; - Estabelecimento constitudo em nome de terceiro com procurao - diferente da anterior, que esta por procurao (sonegao de impostos); - Cadastro com declaraes inexatas: cadastro fraudulento; - No Recolhimento de Tributos (no se recolhe). FONTE: Auditoria Fiscal do Estado - In. Jornal do Comrcio 10.10.1994 4. ALGUMAS IRREGULARIDADES RELACIONADAS COM A PREVIDNCIA SOCIAL E CONSIGNADAS NA LEI FEDERAL N.8.212/91 E SUAS ALTERAES POSTERIORES. - Deixar a empresa de matricular-se no INSS dentro de 30 dias do incio de suas atividades. Art. 49, II; - Deixar a empresa de descontar da remunerao dos seus empregados da parcela INSS. Art. 91.; - Deixar de matricular no INSS obra de Construo Civil dentro de 30 dias do incio da obra. Art. 49, I, b; - Deixar a empresa de lanar na sua contabilidade mensalmente nas contas prprias os fatos geradores e as contribuies do INSS. Art. 32, II.; - Deixar a empresa de emprestar ao INSS todas as informaes cadastrais, financeiras e contbeis do interesse do mesmo INSS. Art. 32, III.; - Deixar a empresa de exibir ao INSS documentos e/ou registros relacionados com a seguridade social. Art. 33, II; - Deixar de exigir CND (certido negativa de dbito) com o INSS de pessoas jurdicas com a qual mantiver transaes. Art. 47, I, a; - Deixar de exigir apresentao de CND as transaes sobre imveis. Art. 47, I, b; - Deixar de exigir a CND nas operaes de alienao, aquisio de bens mveis pela empresa. Art. 47, I, c; - Deixar de exigir CND - INSS das empresas nos atos de arquivamento, transformao, extino, aumento e reduo de Capital Social. Art. 47, II / Art. 50; - Deixar de exigir CND - INSS no momento da concesso de dbito. Art. 50;
- Deixar de comunicar bitos ao INSS (bitos de contribuintes). Art. 68; - Distribuir a S/A. bonificao ou dividendo aos seus acionistas, se estiverem em dbito com a Seguridade Social. Art. 52, I.; - Distribuir lucros a scios ou gratificaes a dirigentes ou dirigidos, estando em dbito com o INSS. Art. 52, I; - Deixar de comunicar acidente de trabalho ao INSS dentro do prazo legal. Art. 22 da Lei Federal N 8.213, de 24.07.91; - Deixar a empresa ou sindicato de inscrever o INSS segurado o empregado ou trabalhador avulso. A Resoluo 637/98 do INSS determina que a indicao do nmero da inscrio no INSS ou PIS, dos prestadores de servios autnomos, na GFIP, obrigatria. A obrigatoriedade da inscrio do INSS dos autnomos est disposta no artigo 60 IN SRP 3/2005. - Deixar a Federao ou a Confederao esportiva de exigir dos clubes registrados, comprovao de recolhimento devido ao INSS. Lei Federal N 8.641, de 31.03.93, Art. 1,I.; - Deixar de comunicar bitos ao INSS ou fornecer ao mesmo informaes inexatas. Art. 68; - Deixar a empresa descontar contribuies de INSS dos seus empregados ou avulsos a seu servio. Art. 30, I, a; - Deixar as empresas de fornecer aos sindicatos cpias das GPS. Lei Federal N 8.870/94, Art. 6, III; - Deixar as empresas de afixar cpias da GPS no quadro de Horrio dos empregados. Lei Federal N. 8.870/94, Art. 4; - Divergncia entre valores informados pela empresa ao INSS em comparao com as guias de Recolhimento. Lei Federal N 8.870/94, Art. 6, II ; - Deixar as Instituies Financeiras de exigir CND, das pessoas jurdicas por ela equiparadas quando com estas mantiverem relaes. - Deixar as Instituies Financeiras de fornecer mensalmente ao INSS relao das pessoas jurdicas com as quais operou. - Outras circulaes referncias legais. 5.SINTOMAS DAS FRAUDES NAS EMPRESAS 1 - Pedir emprstimo de pequenas somas em dinheiro aos colegas de trabalho; 2 - Colocar cheques pessoais no caixa, trocando-os por dinheiro e pedindo ao caixa que os retenha; 3 - Cheques pessoais descontados e devolvidos pelo Banco, por algum motivo anormal. (cheque devolvido por algum engano: data errada, assinatura); 4 - Presena permanente de cobradores e credores ou diretores na empresa e contnuos telefonemas; 5 - Emitir vales para reembolso posterior descontando-os na caixa pequena para pag-los quando receber salrios, ou 13 salrio; 6 - Tendncia manifesta para omitir faltas praticadas por outros e encobrir erros de colegas ou de chefes; 7 - Constantes crticas negativas a terceiros pretendendo evitar suspeitas sobre si mesmo. 8 - Ter procedimento excntrico e peculiar e dar respostas evasivas quando submetidos a interrogatrios; 9 - Ser praticante de qualquer tipo de jogo de azar sem possibilidade de arcar com os respectivos prejuzos 10 - Ser amante da bebida alcolica em excesso, do consumo de drogas, da vida noturna e de amigos duvidosos;
11 - Comprar automveis e outros objetos de alto valor (em relao ao nvel financeiro da pessoa); 12 - Tentar explicar, sem justificativas o nvel de vida que est levando; 13 - Elevar-se diante de perguntas embaraosas ou mostrar-se tranqilo inclusive em interrogatrios imprevistos; 14 - Sendo contador recusar-se a mostrar a terceiros livros e documentos; 15 - Negar-se a tirar frias com medo que se descubram suas fraudes. No aceitar promoes; 16 - Manter familiaridade com fornecedores; 17 - Manter contas bancrias de saldo elevado e realizar continuamente compra de grande vulto (valor); FONTE: Instituto Americano de Contadores Pblicos Juramentados. 6. AS TCNICAS MAIS USADAS PELOS FRAUDADORES 1 - Furtar selo de correio; 2 - Furtar mercadorias, produtos acabados, produtos em processo e ferramentas, peas de maquinaria, matrias primas, materiais diversos, etc.; 3 - Apropriar-se das pequenas importncias de dinheiro em caixa; 4 - Colocar na caixa pequena, cheque sem data, com datas atrasadas ou com datas antecipadas; 5 - Deixar de registrar vendas a vista em mercadorias embolsando o produto dessas vendas; 6 - Criar saldos falsos nos fundos de caixa ou das registradoras, no registrando ou registrando a menor o valor das vendas ou prestaes de servios; 7 - Superfaturar as Notas de despesas da empresa com gastos fictcios (combustveis gastos de refeies coletivas, etc.); 8 - Malversar pagamentos recebidos de um cliente e substitu-lo por pagamento posterior desse mesmo cliente ou de outro; 9 - Emitir, embolsar pagamentos feitos por um cliente e emitir recibos em pedao de papel comum; 10- Cobrar uma conta vencida, embolsar o dinheiro e registrar como conta incobrvel; 11- Cobrar uma conta incobrvel e no contabilizar; 12- Dar crdito as reclamaes inverdicas contra clientes com devoluo simulada de mercadorias; 13- Deixar de depositar diariamente nos bancos o apurado das vendas do dia, depositar apenas parte das vendas ou no depositar nada; 14- Alterar as datas das folhas nos estoques para cobrir apropriaes indbitas: Pode Provocar Falta de Controle interno; Apropriaes Indbitas Falta de Inspeo; Falta de auditoria interna. 15- Depositar pelos totais arredondados, tratando de depositar o restante no final do ms; 16- Apresentar pessoal imaginao nas folhas de pagamento; 17- Conservar empregados ou funcionrio nas folhas de pagamento; 18- Falsificar clculos e totais na folha de pagamento; 19- Destruir faturas de vendas de valor significativo para no serem dedicadas ao comprador; 20- Alterar faturas de vendas depois de entregar a guia do cliente; 21- Anular fatura de vendas para creditar o cliente pelo valor delas mediante falsas explicaes; 22- Reter dinheiro proveniente de vendas a vista usando uma falsa conta devedora;
OBS.: Nenhuma despesa deve ser para com dinheiro e sim com cheques. 23- Registrar supostos descontos; Ex.: a empresa est em promoo, o comprador paga a mercadoria sem o desconto e o vendedor fica com a diferena do dinheiro; 24- Aumentar o total das despesas por ocasio da contabilizao (proveniente de sua contabilidade). 25- Usar cpias de documentos ou faturas j pagas. Ex.: Quando a firma pedir as vias, deve-se fazer o seguinte: 2 e 3 via sem valor como quitao (recibo). Se houver controles internos ele ir verificar a fraude. 26- Usar documentos de gastos pessoais para cobrir com valores do caixa de numerrios. -no fraude de milhes, mas fraude de pequeno e mdio valor. 27- Usar novamente documento do ano anterior tirando a nota como duplicatas; 28- Usar faturas falsas e falsificar apropriaes - faturas falsas com seus anexos; 29- Pagar faturas falsas em conluio com os fornecedores (para faturar) - vendedor muito amigo de fornecedor; 30- Aumentar totais de faturas em conluio com fornecedores. - aumentar no total ou no parcial. No existindo os controles internos.; 31- Carregar o dbito da empresa ou entidade em compras pessoais utilizando indevidamente as ordens de compras.; 32- Faturar mercadorias para beneficiar pessoal, debitando contas fictcias; 33- Despachar mercadorias para casas de um funcionrio ou parente para seu prprio benefcio; 34- Falsificar inventrios para cobrir apropriaes indbitas; 35- Utilizar adiantamentos para gastos da entidade em benefcio prprio; 36- Cobrar cheques emitidos em favor da empresa. Ex.: pessoal da cobrana com o tesoureiro combinam para fraudar a empresa.; 37- Falsificar o endosso do cheque para pagamento dos fornecedores.; 38- Inserir nos registros contbeis, fichas ou fichas contendo contas ou quantidades fictcias.; 39- Atrasos nas conciliaes de fichas dos clientes; 40- Apresentar dados incorretos nos registros de entradas e sadas de caixa.; - dados incorretos podendo ser para mais ou para menos; 41- Lanar deliberadamente informaes incorretas em quaisquer contas para disso tirar proveito; 42- Falsificar pginas de livros contbeis, de fichas ou de formulrios contnuos para evitar descobertas de incorrees.(fraudes); 43- No encerrar o livro de entrada de caixa (livro, ficha ou formulrio contnuo) no tempo devido.; 44- Vender materiais inservveis ou sucata e embolsar o dinheiro; 45- Vender o uso das chaves; 46- Vender o segredo do caixa forte (banco). II. CRISES Crises enfrentadas pelas empresas ocorrem pela inexistncia de controles internos: PLANEJAMENTOS, ORAMENTOS, FLUXO DE CAIXA, PROGRAMAO DE PRODUO, CONTROLE DE QUALIDADE, CONTROLE DE CRDITO, CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS E CONTBEIS. 1- de Estrutura
- Toda empresa deve ser organizada, um organismo estruturado. - Se a empresa funciona com base em uma PREVISO e um PLANEJAMENTO difcil que ocorra uma CRISE, ela suporta tudo que vier do mercado. - Exemplo: O cliente faz um pedido e a empresa no tem condies de retribuir o pedido quando desejado, a ento vem a CRISE de estrutura na empresa, esta se chama CRISE DE ESTRUTURA NA PRODUO. - CRISE DE ESTRUTURA FINANCEIRA: no ter o dinheiro para comprar mquinas novas, comprar imveis para aumentar a empresa, etc. - Portanto, devemos evitar a CRISE na estrutura devemos ter habilidade e capitais para no levar a empresa para a involuo. 2- de Desempenho - Com administradores irresponsveis o desempenho na atividade administrativa leva a empresa a um mau desempenho. - desempenho na entrega - desempenho na produo: operrios incapazes e relapsos - desempenho financeiro. O indivduo deve ter capacidade na empresa com desempenho integral. O mau desempenho provoca CRISES. 3- Econmica - Toda empresa possui um patrimnio, esse um patrimnio econmico de um lado o Ativo (Bens e Direitos) do outro o Passivo (Haveres e Obrigaes). O patrimnio deve estar sempre equilibrado: maior que zero. Se a soma dos valores do ativo for menor que as obrigaes, comea a CRISE, pode abalar a estrutura econmica da empresa. - CRISE ECONMICA a crise de bens que constituem o patrimnio da empresa, quando em crise financeira a empresa vende um bem para suprir as suas necessidades, gerando assim uma crise econmica: a empresa no produzir um determinado produto ou produzir em quantidade que no atenda o mercado. 4- Financeira - representada pela indisponibilidade de dinheiro. Para que no ocorra a crise financeira o importante manter a poltica financeira da empresa equilibrada. Exemplo: oramento, fluxo de caixa, planejamento, etc. 5- Administrativa - Quando se fala em administrao, se fala em: previso, planejamento, organizao, comando, coordenao, controle. - Ocorre CRISE administrativa quando h falhas em alguns dos segmentos da administrao, como num organismo vivo. 6- de Produo - Toda produo da empresa deve ser programada. A produo deve ter elementos para previso da produo de maneira cientfica:
a) disponibilidade de matria prima; b) estoque suficiente para atender a procura; c) pedidos que viro para ser despachados; d) concorrncia do mercado; e) fluxo dos pedidos dos consumidores. 7- de Mercados - Mercado a rea onde esto presentes vendedores e compradores. No mercado a empresa dificilmente no ter concorrncia, na disputa pela preferncia vence quem tiver melhores condies de venda, de qualidade, etc.. - Ocorre Crise de Mercado: - pela concorrncia; - por falta de qualidade - o consumidor sente que o produto decai de qualidade e o substitui por outro; - em decorrncia da empresa inadimplente: a empresa deixa de produzir para outro. - Controle de Qualidade sempre existiu, e o que faz gerar : -1 causa - a concorrncia; -2 causa - manter o produto com qualidade estvel. 8- de Recursos Materiais - Recursos Materiais: so formados de todos os equipamentos que so necessrios a empresa para executar suas funes: equipamentos modernos; mveis e utenslios; espao fsico; computadores; instalaes; veculos. - A empresa deve estar equipada materialmente para funcionar sem apresentar falhas. Os recursos devem ser de ltima gerao e com o passar do tempo deve fazer oportunamente a substituio dos obsoletos, para mant-las em dia. Se a empresa no tiver condies de atualizar seus recursos materiais porque algo no anda bem. Portanto, a filosofia empresarial na rea de recursos materiais manter-se atualizada. - A administrao da empresa deve estar atualizada. Quando os recursos materiais no acompanham o desenvolvimento da empresa passam a ficar deficientes. - A empresa deve ser administrada de modo que tenha sempre mudanas nos seus recursos materiais. 9- de Recursos Humanos - CRISE DE RECURSOS HUMANOS: alm de recursos materiais, a empresa necessita de recursos humanos atualizados e capazes. Do mesmo jeito que os recursos materiais os recursos humanos devem ser renovados, no com uma demisso, pelo contrrio, a empresa deve manter o empregado especializado (atualizado) no seu setor, e para isso de acordo com a necessidade e a formao de cada um, manda o indivduo fazer um curso, para se reciclar. - Os recursos humanos devem ser da melhor qualidade do ponto de vista tico e tcnico. PARTE II CONTROLES INTERNOS
Definio Planejamento organizacional e todos os mtodos e procedimentos adotados dentro de uma empresa, a fim de salvaguardar seus ativos, verificar a adequao e o suporte dos dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a aderncia s polticas definidas pela direo, com o objetivo de evitar FRAUDES, ERROS, INEFICINCIAS e CRISES nas empresas. A Auditoria Gerencial avalia o nvel de segurana dos controles internos existentes na empresa, sugere e recomenda a implementao ou melhoramento de mecanismos internos de preveno. Tambm, funciona assessorando a administrao da empresa ao identificar a inexistncia, deficincia, falha ou no cumprimento do controle interno, para isso o Auditor dever ter conhecimento da funcionabilidade e aplicao desses mecanismos na empresa. Esta obra visa abrir o raciocnio do Auditor para avaliar a segurana dos controles internos na organizao. Aspectos Gerais 1. Devem ser: a) teis quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negcios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham; b) Prticos quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operaes, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicao; c) Econmicos quando o benefcio de mant-lo maior que o seus custo (custo/benefcio). 2. Importncia a) Salvaguardar o ativo proteger os ativos de eventuais roubos, perdas, uso indiscriminado ou danos morais (imagem da empresa); b) Desenvolvimento do negcio sistema de controle interno que permita a administrao agir com a maior rapidez e segurana possvel nas tomadas de decises. c) Resultado das operaes fornecer administrao, em tempo hbil, informaes que possibilitem o aproveitamento de todas as oportunidades de bons negcios, reduo de custo e aumento do nvel de confiana dos clientes e funcionrios da empresa. e) Para que a empresa cumpra seus conceitos e finalidades Toda e qualquer empresa existe para cumprir com, no mnimo, trs grandes fins: - cumprir com seu objetivo social lucro, bem-estar da comunidade, formao poltica, etc; - atender s necessidades e expectativas de seus clientes; - proporcionar um ambiente rico e saudvel para as pessoas que ali trabalhem, proporcionando condies para que essas pessoas possam aprimorar continuamente suas habilidades tcnico profissionais e humanas e recompensando-as pelos seus desempenhos (seja mediante elogios, prmios ou promoes). As pessoas devem saber como so avaliadas e participar desse processo. 3. Ambiente propcio para existir um bom controle interno inclui: Princpios ticos e retido e integridade dos funcionrios e da empresa;
Estrutura organizacional adequada; Comprometimento com a competncia e a eficincia; Formao de uma cultura organizacional; Estilo e atitude exemplar dos administradores; Polticas e prticas adequadas de RH; Sistemas adequados.
4. O controle exercido por meio de cinco atividades bsicas: 1. 2. 3. 4. 5. Segurana e proteo dos ativos e arquivos de informao. Documentao e registros adequados. Segregao de funes. Procedimentos adequados de autorizaes para o processamento das transaes. Verificaes independentes.
5. Tipos de controles internos A Exposio de Normas de Auditoria n 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle interno de uma empresa se decompe em dois grupos de controle: os de natureza contbil e os de natureza administrativa. Os controles contbeis compreendem o plano de organizao e todos os sistemas, mtodos e procedimentos relativos a: - salvaguarda dos bens, direitos e obrigaes; - fidedignidade dos registros financeiros. Exemplos: sistema de autorizao e aprovao de transaes princpios de segregao de tarefas controles fsicos sobre os bens e informaes custdia de bens e direitos.
Os controles administrativos compreendem o plano de organizao, os sistemas, mtodos e procedimentos pela direo com a finalidade de contribuir para: eficincia e eficcia operacional; obedincia a diretrizes, polticas, normas e instrues da administrao.
Exemplos: programas de treinamento e desenvolvimento de pessoal; mtodos de programao e controle de atividades sistemas de avaliao e desempenho estudos de tempos e movimentos
Os programas que uma empresa desenvolve para o treinamento e desenvolvimento de seu pessoal tem por finalidade contribuir para que tenhamos pessoas mais capacitadas, e tais pessoas, sendo mais e melhor capacitadas, tendem a provocar menor quantidade de erros
durante a execuo de suas funes, colaborando para maior qualidade do fluxo de transaes da empresa. 6. Funes dos Gerentes/Administradores Para o bom andamento de uma poltica de controles internos na empresa imprescindvel que os gerentes e administradores, alm de estilo e atitude exemplar, cumpram suas funes: a) Estabelecer objetivos/metas o que se deseja atingir, em quando tempo e a que custos (quais os recursos necessrios e suas estimativas de valores). Sistemtica para o estabelecimento de objetivos/metas: - obter a participao das pessoas que, ao seu ver, estaro envolvidas; - expor as idias e estar aberto a receber crticas, ponderaes, sugestes. Pode-se vir a propor objetivos ainda mais audaciosos que aqueles que se pretendia atingir. Sero os objetivos de todos e no os seus, e tero maiores possibilidades de xito. - formalizar com clareza, o que se pretende realizar/atingir; - definir em quanto tempo; - estabelecer como sero conduzidas as aes, deixando claro quem ser responsvel por quais aes e onde e quando elas devero ter lugar; - indicar o custo que est disposto a incorrer para atingir o objetivo ( por exemplo deixar de sair de frias); - criar uma sistemtica de controle que permita a voc e aos demais saber, em momentos oportunos, como se esto saindo, possibilitando correes de rumo, sempre que necessrio; - deixar claro o que dar em troca quando atingir o seu objetivo. b) Planejar que a determinao, o claro possvel, de como iremos agir para viabilizar a consecuo daqueles objetivos/metas. Planejar , portanto, estabelecer as diretrizes, estratgias e polticas que nortearo o desempenho de todos na empresa, responsveis pelo atingimento dos objetivos/metas. c) Organizar a colocao, a disposio dos recursos, conforme previstos no planejamento, para que se possa agir e cumprir com os objetivos-metas. Organizar colocar o recurso certo, no lugar e no momento certo, sempre como determinado pelo planejamento. deixar bem claro quem faz o que, por que, onde, quando e como. Compete funo de organizar deixar claro: - o que deve ser feito; - quem responsvel pela execuo; - quando e onde dever ser executado; e - como fazer, como devem ser executados os procedimentos. d) Comandar sem ao nada realiza. Assim, o comando o meio de nos assegurarmos de que cada um cumprir com o quanto lhe tenha sido designado. fazer cumprir ordens dadas. e) Coordenar o aspecto mais humano do conjunto de funes. saber orientar, ensinar, avaliar, premiar e, quando necessrio, punir. a harmonizao do trabalho das pessoas, uma forma de transformar um grupo em uma equipe. Um grupo de trabalho se transforma em equipe quando o lder possuir for capaz de exercer adequada coordenao. Controlar a verificao do andamento dos trabalhos e das realizaes, comparado com aquilo que tnhamos em vista (nossos objetivos, metas, oramentos, etc.) e, quando detectado que algo se comporta de modo inadequado ao que pretendemos e /ou que os resultados menos
favorveis esto sendo alcanados, tomar as necessrias medidas de correo de rumo, atual e futuro. O Controle normalmente se faz mediante a avaliao, comparao de nmeros ( quantidades, valores, percentagens, etc.). Existem trs formas de controles: a) prvio controle exercido a partir da projeo dos dados reais e a comparao dos resultados provveis contra aquele que pretendemos atingir; b) durante o fato, o controle exercido no momento da ocorrncia de desvios, fraudes ou falhas; e c) aps o fato, o mximo que podemos fazer tomar medidas para que o fato semelhante no venha a ocorrer. 7. Fatores que contribuiro para o nvel de controles internos da empresa a) Organizao da empresa quanto s funes: As responsabilidades e funes devem ser SEGREGADAS (separadas e definidas) a fim de que nenhuma pessoa possa controlar TODAS as fases de uma mesma transao ou processo crtico. Cada gerente deve ter a autoridade de tornar a ao corretiva necessria de acordo com suas responsabilidades. Responsabilidades individuais devem ser sempre definidas a fim de que sejam efetivamente cumpridas. Um gerente que determina responsabilidades e delega autoridades aos subordinados deve ter um sistema efetivo de verificao para que as tarefas delegadas sejam efetivamente cumpridas. Os subordinados a quem so delegados autoridade devem poder exercer tal autoridade sem superviso. Mas devem tambm trazer aos superiores quaisquer excees significativas. As pessoas devem reportar a seus superiores a maneira pela qual tm exercido suas responsabilidades, e receber destes um feedback sobre onde so necessrias melhorias no desempenho. A organizao deve ser suficientemente flexvel para permitir mudanas em sua estrutura. Nada ser imutvel. Sem h espao para melhorias nos processos. As organizaes so vivas, dinmicas, e muitas vezes preciso mudar para no ficar para trs. Tudo deve ser questionvel. A estrutura organizacional deve ser to simples quanto possvel. Se a empresa fosse comear novamente do ponto zero, seria necessria uma estrutura idntica existente? Organogramas e manuais de procedimentos devem se preparados para ajudar o planejamento, controlar as mudanas, e fornecer um melhor entendimento da forma da organizao, interligao de autoridades e distribuio de responsabilidades
b) Normas b1) Normas para a estrutura organizacional As estruturas variam conforme a empresa, devendo cada uma definir uma estrutura adequada de: Poderes e responsabilidades bem esclarecidos, mediante um organograma de conhecimento amplo, e descrio de suas funes. Preparo do pessoal e proviso de recursos apropriados ao desempenho das responsabilidades atribudas. Atribuio de responsabilidade e delegao de autoridade para tratar de assuntos tais como metas, objetivos, funes operacionais, forma de organizao, estilo administrativo, exigncias legais e fiscais. Oramentos e relatrios financeiros para definir e quantificar o desempenho das responsabilidades concedidas e acompanhar as atividades em todos os nveis da estrutura organizacional.
b2) Normas para o desenvolvimento do pessoal: A integridade e competncia do pessoal so fundamentais para atividade de controle exercida pela Administrao, devendo ser considerados procedimentos adequados para: contratao, avaliao, remunerao e treinamento. As normas para o aperfeioamento do pessoal devem ter como objetivo principal a motivao para a cooperao na sua ao de trabalho.
b3) Normas para Oramentos Avaliao de desempenhos. Comparao do desempenho real com os objetivos e padres. Anlise dos desvios dos objetivos padres. Tomada de ao corretiva provocada pelas anlises efetuadas. Acompanhamento para avaliar a eficincia da ao de natureza competitiva. Adio de informaes ao processo de planejamento, para desenvolver os ciclos futuros da atividade administrativa.
c) Polticas Uma poltica uma regra que requer, guia, ou restringe a ao. As polticas devem seguir certos princpios: Devem ser claramente estabelecidas por escrito e organizadas sistematicamente em manuais. Devem ser sistematicamente comunicadas e acessveis a todo pessoal da organizao. Devem estar de acordo com as leis aplicveis, e consistentes com os objetivos e diretrizes prescritos em nveis superiores.
Devem promover a conduta de atividades eficiente e economicamente a fim de prover um nvel satisfatrio de certeza de que os recursos da empresa so resguardados. Devem ser revisadas periodicamente, para melhorias contnuas, ou quando as circunstncias mudam. d) Procedimentos Procedimentos so mtodos usados para exercer atividades de acordo com as polticas prescritas. Os mesmos princpios aplicados a polticas aplicam-se aos procedimentos, e mais: Para reduzir as possibilidades de fraude e de erros, os procedimentos devem ser coordenados de maneira que o trabalho de uma pessoa automaticamente checado por outra, inteiramente independentemente da primeira. Para determinar a extenso em que verificaes internas automticas so inseridas no sistema de controle, fatores como nveis de risco de perda ou erro, custo de procedimentos preventivos, disponibilidade de recursos humanos e materiais devem ser considerados. Para operaes mecnicas, onde o exerccio de julgamento necessrio, os procedimentos prescritos no devem ser to detalhados que possam restringir o poder de julgamento das pessoas. Lembremos tambm que a existncia de procedimentos por escrito pode ser usada maliciosamente ao p da letra, em detrimento dos objetivos da organizao. Para promover a mxima eficincia e economia, os procedimentos devem ser simples e baratos tanto quanto possvel. Procedimentos no devem ser conflitantes entre sim, ou duplos. Os procedimentos devem ser periodicamente revisados e continuamente melhorados assim que necessrio. ASPECTOS PRTICOS DE CONTROLE INTERNO Definio das responsabilidades e funes departamentais deve ser expressa na forma de um organograma, suportado por adequadas descries de funes. Manuais de Procedimentos detalhados, em suporte s polticas e diretrizes emitidas pela Diretoria, devem ser desenvolvidos a fim de garantir consistncia no processamento das transaes dirias. Sempre que aplicveis, as polticas e procedimentos gerados pela Matriz devem ser adotados, conforme Manuais existentes. Um adequado plano de contas deve existir, juntamente com um Manual de Contabilidade com procedimentos detalhados para o registro nas diversas contas. Um sistema eficiente de relatrios gerenciais deve existir para fornecer dados consistentes administrao. Esses relatrios devem incluir o Balancete Mensal, Fluxo de Caixa, alm dos relatrios operacionais.
A elaborao de instrues por escrito, e fluxogramas para documentar o processamento de pedidos, ordens de compra, pedidos de cheque, recebimentos de caixa, etc., til para trazer luz ineficincias no processamento e deficincias nos controles internos. As prticas e controles adotados sero mais bem mantidos se definidos por escrito. Os seguintes departamentos devem ser independentes um do outro: Contabilidade; Faturamento; Crdito e Cobrana; Compras; Recebimentos; Contas a Pagar; Caixa; Vendas; Expedio; Planejamento de Produo, e deve haver adequada segregao de funes. O encaminhamento de documentos e valores diretamente s pessoas autorizadas e receb-los importante para a proteo dos controles internos. Controles adequados devem ser exercidos na definio e delegao de responsabilidades na manuteno de numerrios e ativos da empresa, quando da admisso de pessoal para exercer tais funes. Os funcionrios exercendo estas responsabilidades devem gozar suas frias anualmente, enquanto suas obrigaes so exercidas por outra pessoa. Adequada segurana fsica deve ser exercida sobre as dependncias da empresa. Registros contbeis de importncia devem ser protegidos contra incndios, inundaes e deterioraes por outras causas. Qualquer ocorrncia de desvios de bens da empresa ou operaes fraudulentas deve ser de imediato reportada Controladoria. Nenhum funcionrio dever liberar informaes ou dar entrevistas a rgos de mdia sem antes consultar os nveis superiores. No dever existir dentro dos departamentos funes e controles exercidos em duplicidade. O departamento jurdico deve controlar, conforme as determinaes da Controladoria, quais as relaes da empresa com terceiros devem ser objeto de instrumento contratual. Os contratos, antes de formalizados, devem ser analisados pelo Departamento Jurdico. Um procedimento adequado deve existir quanto reviso da expirao destes contratos e sua renovao. O uso de veculos departamentais deve restringir-se aos interesses da empresa. As gerncias departamentais devero adotar controles adequados sobre seu uso. Os veculos devero ser mantidos nas dependncias da empresa sempre que no estejam sendo usados. Nas relaes interdepartamentais, a cooperao e a comunicao efetiva so essenciais ao bom funcionamento da organizao. Os objetivos e interesses gerais da empresa devem se sobrepor aos interesses departamentais e individuais. A empresa espera de seus funcionrios uma conduta profissional no relacionamento com o ambiente interno e externo da empresa. PARTE III
1. CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICINICAS RELACIONADOS COM OS PAGAMENTOS DA EMPRESA 1. Controles Internos dos Pagamentos 1.1 Estoque - Almoxarifado O almoxarifado constitudo pelo estoque de itens pequenos, por exemplo: papel, parafuso, leo, material de limpeza, material de escritrio, etc. A empresa tem definida quantidade mnima e mxima de estoque de cada produto. Estoque atinge quantidade mnima: necessidade de compra. O responsvel pelo estoque emite diariamente um relatrio dos produtos que atingiram a quantidade mnima. Esse relatrio repassado ao responsvel de cada setor, o qual emite uma requisio para compra dos materiais necessrios ( o responsvel pelo estoque no poder fazer requisio sem a autorizao do responsvel do setor, pois pode existir materiais que no sero mais utilizados ou sero substitudo por outra marca, se comprados nessas condies, a empresa estar dispendendo recursos desnecessrios com a aquisio de bens em desuso). O sistema dever criar um bloqueio dos materiais no mais utilizados para que no estejam constantemente na lista dos estoques mnimos. 1.1A - Estoque de Matrias-primas O estoque de matrias-primas, normalmente prximo da produo e separado do estoque do almoxarifado. Deve manter estoque mnimo, mdio (ideal) e mximo. Tambm, quando atinge o estoque mnimo, emitir relatrio com a necessidade da compra, o qual ser encaminhado para o setor de produo. O setor de produo, de acordo com a programao de produo do ms, devidamente estudada, planejada e autorizada pela administrao, emite requisio para compra de matrias-primas, pelas pessoas devidamente autorizadas. 1.2 Requisies de Compras Deve conter os seguintes dados: controle numrico data constar a quantidade e as especificaes detalhadas de cada produto Identificado o setor assinatura do requisitante (almoxarifado) e do responsvel pelo setor assinatura do estoque de produo, Engenheiro de Produo, responsvel pelo setor de produo
O comprador da empresa, mediante a requisio, abre a Ordem de Compra 1.3 A Ordem de compra Deve conter:
data numerao quantidade e especificaes dos produtos identificao do Setor cotao de Preos, condies de pagamento, etc. em anexo, no mnimo trs cotaes, quando forem valores pequenos, deixar anotado o nmero do telefone, o nome das empresas contatadas e o valor dos produtos cotados. o valor unitrio, valor total e as condies gerais de pagamento e de qualidade do produto negociadas com o fornecedor selecionado pela empresa assinatura do Engenheiro de produo ou responsvel assinatura do Diretor de Produo ( a empresa deve ter poltica determinando os limites de cada compra e quem autoriza, ultrapassando tal limite) assinatura do Responsvel pelo oramento ou pelo fluxo de caixa da empresa, para viabilizar o recurso na ocasio assinatura do Comprador.
Manter controle das Ordens de Compras em Aberto Constar na nota fiscal de aquisio o nmero da Ordem de Compras Ao chegar o produto comprado, deve ser recebido em setor especfico: RECEPO. 1.4 RECEPO Antes da recepo, obviamente, a mercadoria passa pela PORTARIA DA EMPRESA, a qual anota os dados: data, hora, modelo do veculo, placa do veculo, motorista, nome da transportadora; organiza os fornecedores e, algumas vezes, fazer a inspeo do contedo das mercadorias que esto entrando na empresa. O setor de RECEPO confere as mercadorias e as encaminham para o Almoxarifado ou para o Estoque de Matrias-Primas. Pela ordem de compra os funcionrios da Recepo conferem: - a quantidade - as especificaes - o acondicionamento e a qualidade dos produtos - carimbam e assinam a nota fiscal, deixando evidncia que a mercadoria constante na nota fiscal foi recebida; 1.5 ALMOXARIFADO e ESTOQUE DE MATRIAS-PRIMAS Conduzem os produtos at o responsvel pelo Controle de Estoques da empresa ( almoxarifado ou estoque de matrias-primas).
O Almoxarifado (ou Estoque de matrias-primas) confere novamente as quantidades e qualidade do produto e dispe no estoque. As entradas no estoque (tanto quantidades como valores) e as sadas atravs das requisies para industrializao devem ser imputadas no sistema de Controle de Estoque por pessoa independente da que controla o estoque, para evitar manipulaes das quantidades. O responsvel ter acesso no sistema apenas para visualizar ou imprimir a relao de estoque, no podendo ter senha de acesso para alterar a quantidade dos produtos estocados ( seno fica fcil acertar o estoque). Ao imputar os dados no estoque, o sistema integra o Contas a Pagar que deve ficar parcialmente bloqueado, at que o Contas a Pagar analise o processo. 1.6 CONTAS A PAGAR A nota fiscal encaminhada ao Contas a Pagar que: Mediante a Ordem de compra e requisio confere o preo unitrio, o preo total, os descontos e os prazos de pagamentos, etc. (qualquer divergncia entrar em contato com o fornecedor). Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsvel Aps verificado que todo o procedimento foi efetuado e est em ordem, libera no Sistema de Contas a Pagar, o lanamento anteriormente feito pelo outro setor autoriza-se o pagamento. O Setor de Contas a Pagar no pode efetuar lanamentos no sistema, somente pode liberar lanamentos efetuados por outros setores. As baixas tambm, devem ser feitas por pessoal alheio ao Contas a Pagar, cabendo a este setor somente a conferncia e autorizao para o pagamento. Nota fiscal e Ordem de Compra seguem para assinatura do responsvel pelo pagamento
1.7 PAGAMENTO O Contas a Pagar emite espelho (relatrio) dos fornecedores que esto autorizados o pagamento, o qual segue para a Tesouraria. Tesouraria no implanta dados no sistema de Contas a Pagar. Tesouraria emite o cheque nominal ao fornecedor. Diretores e Procuradores assinam o cheque (no mnimo 02 assinaturas Diretores/Procuradores no envolvidos em processo anterior de autorizao). de
Para a assinatura dos cheques, a nosso ver, os Diretores e Procuradores devem visualizar e vistar a nota fiscal (acompanhada da Ordem de Compra, assinatura da Recepo, do Contas a Pagar ) e/ou duplicata, at mesmo para evitar a reapresentao. A seu critrio poder adotar controle para a assinatura de cheques, que julgar conveniente, conforme fluxo de documentos.
Cabe alertar, que assinar um cheque sem ter conhecimento ou certeza de que realmente est se pagando a mercadoria ou servio adquiridos, assinar uma duplicata ou cheque em branco. 1.8 CONTABILIDADE A contabilidade por sua vez, alm de conferir se os cdigos, despesas e custos foram apropriados corretamente pelos outros setores (contabilidade integrada), deve conciliar as diferenas existentes entre o relatrio de contas a pagar e os saldos contbeis. Divergncias no esclarecidas ou contas contbeis no conciliadas podem esconder erros e fraudes. 1.9 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Verificao se os procedimentos esto sendo realizados como estipulados e sem a ocorrncia de erros e fraudes. 2. OBJETIVOS DOS CONTROLES INTERNOS DE PAGAMENTO Objetivos Manter sistema de requisio de compras e aprovao das requisies de compras por pessoas responsveis pela rea de custo e que tenham conhecimento sobre o setor para o qual a compra se destina, observando as seguintes situaes: a) quem requisita no aprova, quem aprova no paga e quem requisita ou aprova no recebe ( no confere o recebimento). Com o intuito de assegurar da real necessidade de aquisio dos bens e servios, evitando, assim, compras desnecessrias que resultam em custos excessivos de manuteno de estoques, alta obsolescncia e sacrifcio desnecessrio do capital da empresa. Estabelecer nveis mnimos e mximos de estoque para solicitar novo pedido, bem como negociao de prazos de pagamento, pelo setor de compras, dentro das condies do mercado e da empresa. Visando determinar o nvel ideal para quantidade de compras, prazos de recebimento das mesmas e prazos de pagamentos e impedir custos excessivos por: a) parada de produo; b) vendas perdidas; c) estocagem; d) capital de giro parado; e) obsolescncia. Cotaes de preos, seleo de fornecedor com produto ou servio de melhor qualidade com melhor preo, a cargo do departamento de compras, com o intuito de obter preos competitivos e melhor valor nas compras efetuadas, bem como poupar a empresa de pagamentos a maior pelos bens e servios adquiridos o que prejudica sua competitividade. Avaliao e investigao, pelo setor de compras, da situao financeira e do conceito dos produtos do fornecedor perante sua clientela ( produtos de qualidade, no atrasa na entrega, cumpre seus compromissos, Serasa, Procon, etc.). Estabelecer relaes com fornecedores qualificados que possam fornecer servios e bens em alto padro de qualidade, o que evita possveis paradas na produo decorrentes de m qualidade do produto, perda de materiais, clientes desapontados e vendas menores.
Estabelecer na ordem de compra especificaes claras sobre o produto, qualidade, alternativas, prazos para aquisio para que o departamento de compra tenha condies propicias para um bom negcio e se assegurar de que os fornecedores consigam atingir as especificaes de qualidade e comprometimento na soluo de possveis problemas. Evitar custos excessivos por problemas de qualidade dos produtos fornecidos e possveis paradas na produo devido aos problemas de especificaes e qualidade dos produtos.
Cobertura de Seguro sobre os produtos, objetivando minimizar possveis contingncias em contratos com os fornecedores. Verificao fsica das quantidades e da qualidade pelo pessoal do recebimento, que deve ser independente das funes de compras e de contas a pagar. Assegurar que a quantidade e a qualidade dos materiais entregues ou servios prestados esto em conformidade com as especificaes negociadas, objetivando evitar pagamentos efetivamente por produtos e bens no entregues. Superviso nos contratos de servios, visando assegurar que produtos com defeito, qualidade inferior e incorretos sejam prontamente identificados no seu recebimento, evitando assim, paradas na linha de produo ou perdas nas vendas, em decorrncia de no poder utilizar os bens ou produtos solicitados. Manter portaria para inspeo na entrada e na sada de veculos, registrando as mesmas; realizar contagens peridicas na portaria; estabelecer controles de inspeo que avalie a qualidade do produto , para diminuir perdas por bens ou servios abaixo dos padres de qualidade exigidos. Definir rea para estocagem dos produtos recebidos e assegurar que sero disponibilizados imediatamente ao setor do requisitante, impedindo uso no autorizado, desvios e parada da linha de produo. Verificao e checagem da recebimento pelo Contas a qualidade e condies de convencionado, pagamentos exemplo: frete). nota fiscal/fatura do fornecedor com os documentos de Pagar, quanto a preos, quantidades, especificaes de compra, impedindo pagamentos a maior do que o de encargos que so de responsabilidade do fornecedor (
Verificaes independentes de que os preos e quantidades tenham sido aprovados pelo departamento de compra e se realmente foram recebidos os produtos descritos nas notas fiscais, assegurado que todos os pagamentos efetuados aos fornecedores representam corretamente os preos e quantidades solicitados. Evitando-se, assim, compras no autorizadas, pagamentos a maior devido a preos errados e por bens e servios no recebidos. Concentrao de funes propicia oportunidades para ocorrncia de fraudes (exemplo: recebimento de mercadorias e pagamento pelo mesmo indivduo que aprovou a compra). Programa de qualidade estabelecendo claramente a responsabilidade do fornecedor. Assegurar que a empresa receba efetivamente todos os crditos por diferenas de
quantidade, rejeio por qualidade ou especificaes de bens e servios, evitando futuros problemas de qualidade. Reviso das ordens de compras ou nota fiscal do fornecedor pela contabilidade, segregando as funes entre o Contas a Pagar e os registros contbeis, para assegurar que todos os pagamentos so registrados devidamente, evitando classificao errada e contas e pagamentos no autorizados. Critrios estabelecidos por escrito sobre as fontes de financiamento a serem usadas. Poltica clara quanto ao grau de endividamento e estabelecimento de tcnicas de mensurao de retorno de investimento, condies de emprstimos devem ser autorizadas pela administrao, para a empresa no incorrer no excesso de endividamento e estrutura de capital inadequada. Manuais de polticas e procedimentos claros de treinamento do pessoal e documentao suporte adequada, para que o processamento das transaes seja executado conforme o estabelecido pela administrao da empresa, evitando assim ineficincia operacional com o aumento nos custos. Reconciliao contbil dos valores tomados de terceiros para que estes expressem a realidade. Acesso restrito e controles de chaves aos valores e caixa da empresa para evitar roubo e desvios de valores. 3 - PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS PAGAMENTOS NOS DIVERSOS SETORES 3.1 ESTOQUES (GERAL) a) Estoques A empresa deve estar organizada no sentido de controle e vigilncia permanente de seus estoques, quanto guarda e movimentao. Os estoques mantidos pela empresa esto sob controle e responsabilidade de pessoal adequado. Os locais de armazenagem ou estocagem so adequados quanto a: - roubo, fogo, perdas, extravios, etc. - inacessibilidade de terceiros, no autorizados. Os sistemas de controles mantidos evitam as entradas e as sadas de estoques sem documentao suficiente e aprovada. So adotados registros ou fichas para controle dos estoques, tais registros ou fichas: - so utilizados para indicao de mximos e mnimos de estoques - registram movimentao e saldos em quantidades e valores (controle fsico e financeiro)
- registram custo unitrio e em conformidade com a legislao - tm sua movimentao integrada contabilidade. Os registros ou fichas mencionados so escriturados por pessoal: - que no tem acesso s existncias - que no autoriza movimentao dos estoques - que no tem acesso aos controles e registros contbeis e de custos. O responsvel por revises e aprovaes de ajuste ou correes de erros nos registros ou fichas de estoques independente das funes de: - custdia das existncias - registros da movimentao das mesmas As existncias indicadas pelos registros ou fichas de estoques so balanceadas mensalmente com as contas da contabilidade: - as diferenas so investigadas por pessoal da contabilidade, antes de serem ajustadas, e contm aprovao do contador os lanamentos dos ajustes - os ajustes na contabilidade, decorrentes de ajustes nos registros ou fichas de estoque, so efetuados vista de documentao aprovada como acima descrito. Quanto aos estoques imprestveis, deteriorados, obsoletos, etc: - so baixados dos registros ou fichas de estoque e da contabilidade mediante autorizao de pessoal responsvel, no ligado custdia e registros dos mesmos - so sucateados para venda e, recuperveis ou no, so controlados fisicamente. As posies dos estoques so revisadas , periodicamente, no sentido de: - determinar existncias excessivas ou insuficientes, obsoletas ou de baixa rotao (em funo de mximos e mnimos, nveis de produo ou outras medidas) - conferncia contra posies de levantamentos fsicos, fora das pocas do inventrio anual. Existem registros adequados para controle dos estoques prprios ou de terceiros: - transferidos para industrializao, consignao, etc. - recebidos para industrializao, consignao, etc. - em trnsito. Os referidos estoques em poder de terceiros so verificados periodicamente, bem como so devidamente investigadas e corrigidas eventuais divergncias, fora das pocas do inventrio anual, por meio de : - contagens nos estabelecimentos de terceiros - pedidos de confirmao emitidos aos estabelecimentos de terceiros - outros procedimentos alternativos Quanto s entradas de materiais, produtos ou mercadorias: - so registrados nos controles de estoques e na contabilidade com base em relatrios ou boletins de recepo, numerados tipograficamente - os relatrios ou boletins de recepo so controlados quanto seqncia numrica e indicam quantidades e aprovao do controle de qualidade - os relatrios ou boletins de recepo que acusem devolues de vendas so conferidos e aprovados por pessoal qualificado da rea de vendas
- os produtos prontos so lanados nos registros ou fichas de estoque com base em relatrios de produo numerados tipograficamente, controlados quanto seqncia numrica e aprovados por pessoal qualificado da rea de produo. Quanto s sadas de materiais, produtos ou mercadorias: - as entregas so feitas somente com base em requisies ou ordens de expedio autorizadas e numeradas tipograficamente - controlada a seqncia numrica dos referidos documentos - os procedimentos existentes garantem que toda a sada registrada. b) Inventrios A empresa utiliza-se do processo de inventrios permanentes rotativos, visando diminuir custos e paralisao das atividades durante o balano geral. Caso contrrio: - so efetuadas contagens pelo menos uma vez ao ano, por ocasio dos balanos - seria recomendvel empresa o sistema de inventrios permanentes rotativos. So emitidas instrues por escrito para a realizao dos inventrios. So entregues com antecipao, para apreciao e discusso, cpias das referidas instrues: - ao pessoal que participa dos inventrios - contabilidade - auditoria interna. So designados como responsveis pela superviso, controle e execuo dos inventrios, pessoas que sejam: - alheias custdia e registro dos estoques - competentes para identificar os produtos, mercadorias, matrias-primas, etc., bem como o estgio de produtos em elaborao. O planejamento dos inventrios prev, entre outros procedimentos: - utilizao de etiquetas, inclusive para segunda contagem, bem como o controle de sua seqncia numrica - extenso das contagens para os itens embalados, encaixotados, etc. - medidas para evitar duplicidade ou omisso na contagem (marcao dos itens contados, colocao de fichas, etiquetas, etc.) - assinaturas ou vistos nas planilhas ou etiquetas de contagem, indicando inclusive aprovao para alteraes - acompanhamento da auditoria interna - que as etiquetas somente sejam recolhidas aps a evidncia de visto de pessoal habilitado, denotando adequao quanto ao seu preenchimento - que antes de ser iniciada uma nova contagem sejam retiradas as etiquetas da contagem anterior - que sejam efetuadas provas para se certificar que todos os estoques foram inventariados. As planilhas, fichas ou etiquetas de contagem so numeradas tipograficamente.
efetuada uma arrumao prvia das reas a serem inventariadas. Os estoques a serem inventariados so previamente dispostos, de modo a facilitar a contagem. So utilizados mtodos adequados de pesagem, contagem, registro, etc., bem como meios de identificao dos estoques e do estgio de produto em elaborao. efetuado o fechamento prvio dos registros de entradas e sadas de materiais, bem como a anotao do ltimo nmero de cada documento referente movimentao dos estoques. efetuada, previamente ao incio da contagem, a atualizao dos registros ou fichas de estoque. efetuada uma adequada segregao fsica dos estoques nos setores de recepo e expedio. So adotadas medidas para minimizar e controlar a movimentao dos estoques durante a contagem, inclusive, se for necessrio, interrompendo-se as atividades. Existe uma adequada identificao e segregao dos estoques obsoletos, inservveis ou invendveis, bem como das sucatas. Sobre os estoques prprios em poder de terceiros: - efetuada a sua contagem - so efetuados pedidos de confirmao efetuada uma segregao adequada dos estoques de terceiros e sua contagem. Os procedimentos de aps contagem observam: - conservao das planilhas, fichas ou etiquetas da contagem - confirmao de que toda planilha, fichas ou etiquetas entregues foram devolvidas, inclusive quanto s canceladas - conferncia dos dados da contagem contra os registros ou fichas de estoques, com evidncia nestas - evidncia de autorizao para alterar os registros ou fichas de estoques em funo dos resultados da contagem - investigao das diferenas mais importantes entre os dados da contagem com os registros ou fichas de estoque - adoo de procedimentos para confronto dos dados da contagem com registros ou fichas intermedirias de estoques (fichas de prateleiras, de almoxarifado ou outras), com evidncia nestas fichas. c) Estoques - compras A empresa conta com departamento de compras organizado, no sentido de suprir em tempo hbil e a preos convenientes as necessidades de produo ou comercializao (descrever os sistemas de controles e registros das operaes, indicando modelos de formulrios em uso, n. de vias e destinao, etc.). As funes de compras esto segregadas de:
- recepo e expedio - produo e controle de estoques - pagamentos (caixa). As compras em geral so efetuadas com base em: - requisies numeradas, controladas e devidamente autorizadas (e quem controla a seqncia numrica) - ordens de compra ou fornecimento numeradas tipograficamente, controladas e devidamente autorizadas ( quem controla a seqncia numrica e quem autoriza). mantida no setor uma via da ordem de compra para registro e controle de ordens liquidadas e ordens a liquidar. Esses registros e controle incluem: - recepo por conta de ordens de compra - entregas efetuadas fora do estabelecimento - inutilizao da referida via, para evitar reutilizao Existe necessidade de aprovao superior par compras de valores excedentes a determinados limites ou especiais. Existe sistema de cotao de preos por escrito para toda e qualquer compra e para mais de um fornecedor para cada compra, visando selecionar a mais conveniente. Nos casos de cotaes mais urgentes e para compras de menores valores, feitas por telefone, devem ser solicitadas confirmaes posteriores, por escrito ou no mnimo anotado o telefone e os preos cotados em papeleta prpria, para que fique evidenciada a realizao da cotao de preos. As decises tomadas aps a anlise das cotaes, quanto a compras em condies menos vantajosas, so justificadas por escrito e submetidas aprovao superior. Os processos de cotao e anexos correspondentes, listas de preos e condies, correspondncias, justificativas, etc. Devem ser mantidas adequadamente em arquivo. Pessoa alheia ao departamento far uma reviso peridica dos preos e demais condies das compras, de forma evidenciada. As devolues de compras so (controles e conferncias) : - controladas via expedio, quanto s sadas - conferidas e documentadas com notas de dbito, para fins de baixas e registros em contas a pagar e contabilidade - correlacionadas com as notas fiscais dos fornecedores. As referidas notas de dbito so controladas com respeito seqncia numrica. vedado o acesso do pessoal de compras aos registros de estoques.
Existe um servio de portaria organizado no sentido de evitar a entrada de mercadorias desacompanhada de documentao fiscal, e com sistemas de registros e controles adequados para tal (procedimentos, formulrios em uso e n. de vias e destinao, etc. ). A portaria dotada de : - balana apropriada e adequada conferncia dos pesos declarados nos documentos da compra - relgios marcadores de datas e horrios, na documentao da compra, referentes passagem das mercadorias. Evidncias, na documentao da compra retida pela portaria (2 via), ou nos seus registros, de que: - so conferidos os pesos declarados na documentao da compra - exigida a apresentao da documentao da compra para liberar a entrada (marcao de relgios ou vistos na documentao retida) . Os registros ou relaes de entrada, com documentao de compra retida pela portaria (2 via), so remetidos diretamente aos setores de compras, almoxarifados, recepo, contas a pagar e contabilidade. A portaria est ou conta com: - instalada em local que impea a passagem das mercadorias fora do seu alcance - meios de comunicao internos rpidos e eficientes, para fins de segurana (telefone, interfone, alarmes, etc.). A empresa dotada de setor de recepo de mercadorias organizado, no sentido de promover o controle e conferncia fsica das compras e possui sistemas de registros e controles adequados para tal (com modelos adequados de formulrios em uso e n. de vias e destinao, etc. ). As funes de recepo so segregadas de: -compras - almoxarifados - expedio So preparados relatrios ou boletins de recepo. Tais relatrios ou boletins: - so numerados tipograficamente e controlados quanto emisso em seqncia numrica - so enviados aos setores de compras, recepo, almoxarifados, contas a pagar e contabilidade. Os relatrios ou boletins de recepo so controlados fora do setor emitente, quanto a : - utilizao em seqncia numrica - conferncia, inclusive contra relatrios da portaria efetuado o cruzamento dos documentos da compra com os relatrios da portaria, no sentido de verificar que no falte nenhuma documentao de mercadorias recebidas no dia, a conferir e registrar.
mantida no setor uma via da ordem de compra para registros e controles de ordens liquidadas e ordens a liquidar. Esses registros e controles incluem : - recepo por conta de ordens de compra - entregas efetuadas fora do estabelecimento - inutilizao da referida via, para evitar reutilizao. As mercadorias recebidas so efetivamente contadas na recepo e nos almoxarifados. Para tais casos: - existem evidncias dessas conferncias - existem normas para aceitao ou no, no caso de divergncias entre as quantidades recebidas e solicitadas e/ou faturadas. Sobre o controle de qualidade das mercadorias recebidas: - efetuado de forma rpida e precisa, evitando-se demoras no justificadas para liberao das mercadorias - efetuada uma adequada segregao fsica das mercadorias, por ocasio do controle - existem evidncias da execuo do controle - existem normas para aceitao ou no, no caso de m qualidade, m especificao tcnica, etc. d) INSTRUES PARA REALIZAO DE INVENTRIO FSICO I INTRODUO
A finalidade destas instrues determinar os procedimentos bsicos para a contagem de inventrio. necessria sua estrita observncia a fim de assegurar um levantamento preciso. II RESPONSABILIDADES
A diretoria designar um encarregado de inventrio, que ser responsvel pelos inventrios fsicos e um controller de inventrio que, alm das tarefas que lhe sero confiadas conforme abaixo descrito, observar todo o levantamento do inventrio e far os testes de contagem fsica que achar necessrio. Independentemente das designaes acima, os auditores apontaro seus representantes, que observaro os procedimentos do levantamento e faro testes das contagens. III PREPARAO PARA O INVENTRIO FSICO
III 1. CODIFICAO DO MATERIAL Todos os materiais, exceto os itens lanados diretamente como despesa, devem ser codificados com bastante antecedncia da data do levantamento do inventrio. A codificao deve constituir-se somente de algarismos, levando-se em considerao a diviso dos materiais, de acordo com os registros contbeis. III 2. DISPOSIO DOS ITENS NA FBRICA
O trabalho de tomada de inventrio pode ser grandemente facilitado se os estoques e os produtos em processo forem ordenados antes do incio da contagem. Sempre que um artigo for estocado em dois ou trs lugares diferentes, tal situao deve ser aclarada antes do incio da contagem. III 3. DIVISO DA FBRICA EM REAS O encarregado do inventrio deve estudar cuidadosamente a fbrica e elaborar um plano dividindo-a previamente em reas, para a tomada de inventrio. Sempre que possvel, divises fsicas como paredes, edifcios independentes, balces, etc., devem ser usados para dividir as reas. Quando no existirem divises fsicas, as reas devem ser selecionadas de acordo com alas ou prateleiras. Uma vez dividido em reas todo o espao da fbrica, tais reas podem ser identificadas por letras (A, B, C etc), e as divises, sempre que possvel, marcadas no cho, a giz, com letra apropriada. III 4. MATERIAL A SER DESTRUDO OU A SER DESCONSIDERADO Todo o material a ser destrudo receber esse tratamento sob a superviso do encarregado do inventrio, antes da data da tomada do inventrio, a fim de no se correr o risco de o considerar. No caso de existir material que no deva ser contado na tomada de inventrio, como por exemplo material pertencente a terceiros mas temporariamente sob a custdia da companhia, tal material deve ser colocado num lugar visvel e devidamente identificado. III 5. SUSPENSO DO MOVIMENTO DE MATERIAIS Em nenhuma circunstncia poder ser removido qualquer material do depsito, ou trazido para o depsito, bem como qualquer produto em processo ser transferido de uma seo para outra, durante a tomada de inventrio. Somente as pessoas autorizadas pelo encarregado do inventrio tero acesso fbrica at que a tomada de inventrio esteja completa. III 6. DESIGNAO DO PESSOAL Os funcionrios disponveis para a tomada de inventrio devem ser divididos em equipes de duas pessoas para a primeira contagem e segunda contagem, sendo que para a segunda contagem, no poder ser a mesma equipe que participou da primeira contagem do estoque a ser inventariado. Para cada grupo deve ser designada uma rea ou reas, e tal rea ou reas, colocada sob sua responsabilidade.
Instrues especficas devem ser dadas antes da data da tomada de inventrio, a fim de que no haja lugar a dvidas quanto aos mtodos, deveres ou a maneira pela qual o estoque deva ser contado. (Ver anexos 1 e 2) III 7. APURAO DE SALDOS NAS FICHAS DE ESTOQUE As fichas de estoque devero estar devidamente atualizadas, data da tomada de inventrio. Caso o controle de estoque seja manual, o encarregado de estoque aplicar o carimbo Inventrio em todas as fichas, diagonalmente na coluna de data, trs linhas abaixo da linha do ltimo saldo. III 8. VERIFICAO DOS LTIMOS MOVIMENTOS DE ESTOQUE O encarregado e o controller do inventrio devem anotar as ltimas entradas e ltimas sadas de cada item, at ao fim do dia anterior data da contagem. Devem tambm, verificar que estes movimentos tenham sido lanados nas fichas de estoque. III 9. FICHAS DE INVENTRIO Sero preparadas fichas de inventrio (ver anexo 1). A quantidade a ser impressa ser determinada pela experincia obtida dos inventrios anteriores. Deve ser dada a mxima ateno a este assunto, para que estas fichas estejam prontas e totalmente entregues pela tipografia e com grande antecedncia a data da tomada anual do inventrio. III 10. LISTAS DE INVENTRIO As listas de grupo de inventrio fsico devem ser elaboradas para receber as anotaes bem antes da data da tomada de inventrio. Logo que seja suspenso todo o movimento de materiais, o encarregado das fichas de estoque deve lanar os saldos das fichas de estoque nas listas de grupo de inventrio fsico. IV MTODO DE CONTAGEM E LISTAGEM DO INVENTRIO FSICO
Conforme antes descrito, ser designada uma rea definida a cada grupo. Estes procedero contagem de todos os materiais em sua rea, no omitindo item algum, os grupos devem ser alertados para no considerar os materiais fora de sua rea, exceto nos casos em que houver instrues para a contagem de determinados materiais que adentrem reas adjacentes. Previamente antes do incio ou no dia anterior ao inventrio, o encarregado e controller do inventrio, devero percorrer toda rea dos estoques a serem inventariadas, afixando as respectivas fichas de inventrio. Cada grupo contar e registrar as quantidades e outras informaes necessrias na ficha de inventrio (ver anexo 1) ou na lista de inventrio. No que diz respeito aos itens cdigo e descrio deve-se ter o mximo cuidado em registrar tal informao corretamente.
No item de unidades, indicar (peas, Kg, etc.). As pessoas encarregadas da contagem e verificao, devero rubricar a respectiva ficha de contagem. Qualquer clculo necessrio contagem do estoque, deve ser feito no verso da ficha de cada item, a fim de poder ser conferido mais tarde, se necessrio. Se o mesmo item estiver localizado em dois ou mais lugares separados, deve ser feita uma ficha separada para cada lote. Quando se tratar de produtos em processo, as fases j acabadas devem ser indicadas no verso da ficha de cada item. Aps cada contagem (1 ou 2), deve ser destacado o canhoto da contagem, e entregue ao CONTROLLER, que ficar responsvel pelo confronto, entre primeira e segunda contagem, quando se determinar a necessidade ou no da terceira contagem. A liberao de grupos para a segunda contagem. Durante a contagem, o encarregado e o controller do inventrio devero circular pelas vrias reas, para verificar a contagem efetuada pelos grupos e confirmar, no ato, os resultados das contagens. muito importante que este procedimento seja levado a efeito de uma maneira completa e que comece imediatamente aps o incio da contagem. Desta maneira qualquer grupo de contadores de estoque que esteja executando o servio com deficincia, poder ser corrigido antes de progredir muito com uma contagem errada. Caso determinado grupo esteja permanentemente sendo encontrado com clculos errados, devem ser dadas instrues precisas imediatamente. Neste tipo de tomada de inventrio extremamente importante que a primeira contagem esteja correta. Vale salientar que os bons resultados dependero grandemente da superviso e estrito controle exercido pelas partes designadas para esse fim. Quando a contagem do inventrio estiver completada e verificada, o encarregado e o controller do inventrio inspecionaro toda a fbrica, a fim de se certificarem de que todo o estoque foi contado. Em nenhuma circunstncia as fichas de inventrio (parte superior) devero ser recolhidas antes do controller do inventrio, inspecionar a fbrica e dar sua aprovao ao trabalho feito, considerando-se que todos os materiais esto contados corretamente. Depois de proceder a esta inspeo, o encarregado do inventrio ordenar um recolhimento sistemtico da parte superior de todas as fichas de inventrio. Ao destacar-se esta parte, a ficha deve ser verificada contra o material que representa, a fim de confirmar-se que o nome e as indicaes certas do material foram indicados na ficha. V TRANSCRIO NAS LISTAGENS DE GRUPO
Imediatamente aps ser completada a separao das fichas por grupos, devem ser preenchidas as listas do grupo do inventrio fsico mencionadas acima.
Esta parte do trabalho deve ser feita transcrevendo-se o resultado da contagem anotado na ficha de inventrio, apurando-se ento as diferenas encontradas. VI VERIFICAO DE DIFERENAS
Quando forem apuradas diferenas significativas, o encarregado de inventrio dever investig-las imediatamente, da seguinte maneira: VI 1. RECONTAGEM Deve ser preenchida uma ficha de recontagem de estoque para cada item a ser investigado, mencionando-se o cdigo, a descrio e todos os nmeros originais da ficha de contagem e da respectiva rea. A ficha de recontagem de estoque deve ser entregue a um grupo de contadores com instrues para que recontem todo o item. Quaisquer irregularidades devem ser acusadas imediatamente. importante que os contadores no saibam o saldo da ficha de estoque nem o resultado da primeira e Segunda contagem do item que lhes for designado. Se ainda assim no houver coincidncia com nenhuma contagem anterior, devem ser feitas tantas contagens adicionais quantas forem necessrias para se chegar a uma coincidncia de duas contagens, quaisquer que sejam. Quando for determinado o resultado realmente correto, pelo procedimento acima, o encarregado do inventrio dever modificar o resultado mencionado em sua cpia da listagem do grupo do inventrio fsico, passando um trao sobre a quantidade original e inserindo o resultado correto. A ficha de recontagem ser aprovada e visada pelo encarregado e pelo controller do inventrio. Quando todas as contagens tiverem sido verificadas, a listagem do grupo, j com as eventuais correes, dever ser usada pelo encarregado das fichas de estoque como base para o lanamento dos totais do inventrio nas fichas de estoque, aps a palavra Inventrio. VII RELATRIO E APROVAO FINAL
O encarregado do inventrio providenciar um relatrio mencionando todas as diferenas encontradas nas fichas de estoque e na tomada de inventrio, em quantidades e volumes, bem como uma explicao da razo da diferena to detalhada quanto possvel. As fichas da contagem sero arquivadas no arquivo permanente da companhia.
ANEXO 01 NOME DA EMPRESA. INVENTRIO FSICO LOCAL: CDIGO : DESCRIO:
DATA:__/__/__ FICHA N. 001 UNID.:
RESULTADO DA 3 CONTAGEM:. RESPONSVEL: LOCAL: CDIGO : DESCRIO: FICHA N. 001 UNID.:
RESULTADO DA 2 CONTAGEM: RESPONSVEL: LOCAL: CDIGO : DESCRIO: FICHA N. 001 UNID.:
RESULTADO DA 1 CONTAGEM:. RESPONSVEL:
3.2 INVESTIMENTOS Os ttulos em carteira, representativos dos investimentos, so custodiados por pessoal independente do que lida com os registros e controles em local seguro e inacessvel a terceiros. Registros subsidirios sobre os investimentos so mantidos por pessoal alheio ao da custdia, sendo conciliados mensalmente com os saldos do razo, por funcionrio da contabilidade, de forma evidenciada. A custdia e registros referidos incluem aes bonificadas, sem registro contbil. Contagens peridicas dos ttulos em carteira so efetuadas por pessoal independente do que lida com os registros e custdia. Circularizaes peridicas so efetuadas sobre as posies dos ttulos em poder de terceiros, por pessoal independente do que lida com os registros e custdia. Os investimentos e baixas so autorizados pela direo, de forma 3.3 IMOBILIZADO A empresa deve ter um sistema de controle e registro individual dos bens do imobilizado. O sistema de controle deve prever : - estabelecimento de responsabilidade funcional sobre os bens locados s vrias reas da empresa - assinatura de termos de responsabilidade pelos bens locados - autorizao prvia para a movimentao dos bens, interna e externamente - identificao dos bens mediante sistema de numerao ou codificao (chapas metlicas, impresso, etc.) O sistema de registro indica: - identificao e individualizao das caractersticas dos bens - localizao e movimentao dos bens - valores de custo ou aquisio, de depreciao e amortizao, de correo monetria, de capitalizao, residuais e de alienaes e baixas - dados identificativos da documentao suporte - as taxas de depreciao ou amortizao. Todos os bens da empresa devem trazer plaqueta de identificao. A qual deve obedecer a uma ordem numrica seqencial, em que a duplicidade de registros no deve existir. A movimentao de bens entre os vrios centros de custos da empresa deve ser disciplinada e formalizada a fim de manter o controle sobre a localizao deles. As contas do razo so balanceadas periodicamente contra o sistema de registro referido, por pessoal da contabilidade.
evidenciada.
A definio do que deve ser imobilizado deve seguir os preceitos legais, assim como os mtodos de depreciao. Inventariar periodicamente os bens e o resultado confrontado com os registros individuais e com o razo contbil. O resultado do balanceamento e confronto mencionados : - relatado a pessoal responsvel, quanto s faltas constatadas; - origina ajustes nas posies contbil e subsidiria, com autorizaes prvias para o caso das faltas verificadas. As aquisies ou acrscimos so efetuados: - mediante ordens de compra devidamente aprovadas; - mediante cotaes de preos ou solicitao de oramento; - mediante autorizao prvia de pessoal competente para tal, devidamente evidenciada. Os custos das imobilizaes em andamento por conta prpria so: - registrados de forma suficientemente detalhada a permitir determinao adequada, acompanhamento e controle; - apurados e registrados adequadamente, computando-se na sua formao todos os gastos incorridos (materiais, mo-de-obra e gastos gerais); - controlados de forma tal que permita a imediata transferncia s contas definitivas, quando de sua concluso. Nas imobilizaes em andamento por conta de terceiros, alm dos pontos anteriores, a empresa acompanha a sua execuo, no sentido de verificar: - cotaes de preos, oramentos, ordens de compra, etc. - efetivo recebimento dos materiais e sua aplicao; - sobras de materiais, ao final dos trabalhos; - cronogramas fsico-financeiro; - prestaes de contas; - fundos disponveis, em caixa ou bancos, mantidos disposio dos executores dos trabalhos (contagens, conciliaes, etc.). As aquisies so informadas imediatamente, para fins de incluso em cobertura de seguros. Existe uma poltica definida para: - diferenciar despesas capitalizveis das no capitalizveis - definir montantes e itens que no devam ser imobilizados, inclusive para fins fiscais. Essa diferenciao e definio ficam evidenciadas na documentao suporte das despesas ou aquisies, por pessoal competente para tal. - so efetivadas mediante memorandos ou requisies aprovados pela direo - esses documentos indicam os motivos das baixas e identificam perfeitamente os bens - so documentadas por notas fiscais, nos casos aplicveis - so informadas imediatamente para fins de excluso em cobertura de seguros. Os bens no instalados, debitados em despesas ou desativados, incluindo ferramental, so:
- includos no sistema de controle e registro subsidirio; - custodiados adequadamente, mediante termo de responsabilidade; - entregues para uso mediante requisies. Registros adequados devem ser mantidos sobre ativos da empresa em poder de terceiros. Na realizao do balano estes ativos tambm devem ser objetos de contagem fsica e confirmao de sua existncia. A venda ou baixa de qualquer ativo da empresa deve ser expressa e formalmente aprovada pela Diretoria ou Controladoria. 3.4 DIFERIDO Sobre as aplicaes de recursos em pesquisas e desenvolvimento, reestruturao, modernizao e ampliao, etc. existem: - sistema de autorizao e prtica de registros e acompanhamento por pessoal tcnico - formao de processos documentais parte, perfeitamente caractersticas das aplicaes - laudos tcnicos indicando : - taxas e prazos de incio e trmino das amortizaes respectivas; - desativao dos projetos, motivos e comunicao para baixas; - registros subsidirios das aplicaes e seu acompanhamento, efetuados por pessoal tcnico; - sistema de informaes adequadas e em tempo hbil contabilidade, para fins de registros. Os registros subsidirios identificam a natureza e a espcie das aplicaes por tipos de projetos. O processo documental e o sistema de informaes referidos anteriormente identificam, para fins de registros contbeis, os dados referidos acima. As contas do razo identificam adequadamente, no mnimo, as despesas diferidas por sua natureza e espcie. A contabilidade mantm controle sobre as despesas diferidas, no sentido de: - balanceamentos mensais contra registros subsidirios; - identificao daquelas que sero indedutveis na formao do lucro real, quando computadas no resultado do exerccio, via amortizao. 3.5 CONTAS A PAGAR a) Fornecedores A contabilidade e o setor de contas a pagar esto adequadamente organizados, no sentido de manter as obrigaes sob permanente controle e vigilncia, quanto a (controles, formulrios em uso, n. de vias e destinao): - Posies e vencimentos dos ttulos; - Registros adequados, suficientes e em tempo hbil; - Que evitem pagamentos indevidos, em atraso ou em duplicidade. Existe um sistema adequado para registro e controle das contas a pagar em geral,
especialmente quanto a (descrever como se processa): - Compras e despesas de menor valor, efetuados fora do alcance dos controles estabelecidos para as principais ou de maior vulto; - Conferncias de preos, quantidades, entradas e consumo, autorizaes, etc. Os registros e controles da contas a pagar so mantidos de forma inacessvel ao pessoal ligado a: - Preparao e emisso de ordens de compra - Recepo, controle e registro de estoques - Pagamentos (caixa). O setor de contas a pagar efetua anlises e resumos mensais adequados, indicando: - Composio dos saldos por ttulos em aberto - Nmeros dos ttulos, valores e vencimentos - Faixas de vencimentos (vencidos e a vencer) - Portadores dos ttulos (em carteira, em cobrana, caucionados, descontados, etc.). Estas anlises e resumos so enviados contabilidade, para conciliao mensal, sendo investigadas e corrigidas eventuais diferenas existentes, de forma evidenciada. A documentao da compra conferida e aprovada para pagamento, quanto s (existem evidncias e quem confere e aprova) : - Quantidade, preos, prazos de entrega e de vencimento, descontos, bonificaes ou outras condies, contra a ordem de compra. - Somas e clculos, inclusive de impostos e despesas acessrias incidentes - Relaes ou boletins de recepo e destes com as relaes da portaria. Quem efetua a referida conferncia independente de : - Preparao e emisso de ordens de compra - Recepo, controle e registro de estoques - Pagamentos (caixa) Existe uma poltica prevendo que, sempre que possvel, as obrigaes sejam pagas em datas que possibilitem aproveitar os descontos vantajosos por pagamentos antecipados. Quanto aos adiantamentos a fornecedores : - a documentao conferida e aprovada para pagamento (existem evidncias de quem confere e aprova) - so controlados quanto a prazos de liquidao, mesmo que previstos. So solicitadas confirmaes peridicas direta de saldos por funcionrio no responsvel pelos controles das contas a pagar e pelos pagamentos. Quanto aos pedidos de confirmao mencionados : - so efetuados de maneira satisfatria a garantir um bom ndice de respostas - so controlados no sentido de garantir a efetiva expedio - as divergncias ou discordncias manifestadas nas respostas so investigadas no sentido
de conciliao com as posies da contabilidade e de contas a pagar (indicar a data da ltima conciliao). So solicitados aos fornecedores exclusivos ou especiais, e s pessoas ligadas, extratos mensais de contas, para fins de conciliao, investigao e regularizao de pendncias, de forma evidenciada. b) Outras Contas a Pagar A contabilidade mantm, sobre as demais contas a pagar: - reviso mensal, investigando-se contas com saldos antigos, sem movimentao ou devedores - conciliaes mensais com registros mantidos em outros setores da empresa; - conciliaes mensais com extratos de contas de empresas ligadas; - as referidas revises e conciliaes so evidenciadas e investigadas as diferenas eventualmente apuradas, para regularizao. A contabilidade prepara anlises demonstrativas mensais das posies das contas, indicando, por credor ou conta : - datas, histricos da natureza da operao, nmeros dos documentos, saldos e valores que os compem - prazos efetivos ou previstos para pagamento. Os encargos (juros, correo monetria, variao cambial, etc.) incidentes sobre as contas, por fora legal ou contratual, so: - calculados e conferidos devidamente e mantidas as memrias de clculos com evidncia da conferncia - reconhecidos contabilmente por regime de competncia - controlados os juros, atualizaes, capital amortizado atravs de planilhas; Para suportar os lanamentos nestas contas a contabilidade exige: - documentao conveniente, devidamente preenchida e assinada pelo beneficirio - conferncia e aprovao por pessoa responsvel - documentao evidenciada quanto aos vencimentos, mesmo que previstos. Sobre as demais contas a pagar existe sistema de controle no sentido de: - reviso e aprovao por pessoal adequado - conferncia contra documentao adequada e aprovada - evitar pagamentos indevidos, em atraso ou em duplicidade. So efetuados pedidos de confirmao direta de saldos e investigadas eventuais discordncias manifestadas nas respostas (os trabalhos se desenvolvem de acordo com os procedimentos previstos para as contas de fornecedores). c) Patrimnio Lquido A empresa conta com departamento ou servios organizados no sentido de promover e manter atualizados, de forma adequada e em tempo hbil, os processos, registros e informaes provenientes das relaes com acionistas, financiados de capital e rgos controladores
oficiais (tipos e trabalhos executados, as formas de registros e controles e indique modelos de formulrios e uso, n. de vias e destinao, etc.). Existe assessoria interna ou externa para a execuo dos trabalhos. O pessoal encarregado dos trabalhos assessorado convenientemente, inclusive mediante instrues por escrito, quanto a: - prazos regulamentares para encaminhamento de processos para registros ou prestaes de informaes exigidas por rgos oficiais controladores (CVM, BCB, BNH, Bolsa de Valores, Tribunais de Contas, Juntas Comerciais, Cartrios de Ttulos e Documentos, etc.) - prazos regulamentares para registros nos livros exigidos pela lei das SAs - retenes de IRF sobre dividendos, prmios e resgates de partes beneficirias, debntures, etc. Disposies regulamentares sobre dividendos no reclamados (prazos de prescrio, depsitos bancrios, etc.). Disposies regulamentares sobre as formas de clculo e distribuio de aes proporcionais, fraes, direito de preferncia de subscrio, absteno desse direito, prazos, etc. Disposies regulamentares sobre processos de emisso e registros de aes, debntures, partes beneficirias, etc. Outras normas regulamentares ou internas para funcionamento dos trabalhos, em tudo que se referir relao da empresa com acionistas, financiadores de capital e rgos controladores oficiais. Os documentos, livros, registros, cautelas, aes, debntures, etc. existentes no departamento, inclusive custodiados ou virgens, so mantidos em arquivos e locais adequados que permitam : - confidencialidade, segurana e proteo contra perdas, extravios, fogo, etc. - inacessibilidade de terceiros, no autorizados A empresa utiliza-se de processo mecnico para chancela, aes, certificados, debntures, etc. - a chave da mquina e as matrizes da assinaturas so mantidas em local seguro, pela pessoa que a opera - existem cpias das chaves em outros locais e com outras pessoas - as matrizes com assinaturas de pessoal que deixou a empresa so destrudas, na presena de testemunhas e com lavratura de termos respectivos. Os registros e informaes da companhia nos rgos controladores oficiais esto em ordem e em dia ( CVM, BCB, Tribunais de Contas, Bolsas de Valores, etc.) Com respeito aos livros ou registros exigidos pela Lei das SAs, a empresa: - utiliza todos os exigidos para o seu caso - mantm em ordem e atualizados Existem controles adequados sobre :
- cautelas, aes, certificados, debntures, etc. . Virgens - autorizao para emisso e assinaturas - emisso em seqncia numrica - cancelamento, substituio e transformao de aes, cautelas, certificados, etc., de um tipo para outro, ou de ttulos, etc. So efetuadas inspees peridicas, por pessoal alheio ao departamento ou aos servios, com evidncias em termos adequados. Quanto a dividendos: - os cupons pagos so cancelados, para evitar reutilizao -so emitidos recibos especficos, em seqncia numrica. Os servios de assessoria externa ou agentes especializados incluem (em caso negativo, avaliar se seria recomendvel empresa): - emisso e custdia de aes, certificados, debntures, partes beneficirias, etc. - emisso e registro de aes escriturais - processos de emisso e registro de debntures, partes beneficirias e outros, inclusive custdia de cautelas virgens, converso, resgate, pagamento de prmios, etc. - emisso, registros e liquidaes de cupons de dividendos. Os saldos individuais do registro de aes nominativas so conciliados periodicamente com o saldo do razo, por pessoal independente daquele que lida com o registro, com evidncias adequadas. Existe um controle adequado sobre aes emitidas sob a forma ao portador. 3. 6 Controles internos sobre pagamentos Tesouraria Caixa Manter Boletim ou outros livros de caixa para suportar o registro das operaes do caixa. Tais boletins ou outros livros de caixa devem conter : - vistos do caixa responsvel - vistos de aprovao superior - evidncias de conferncias de somas e apurao dos saldos - composio dos valores constantes no caixa: vales, cheques, dinheiro ,etc. - numerao dos boletins Os pagamentos efetuados pelo caixa devem estar suportados por documentos hbeis. Os documentos devem conter: - visto do responsvel que autorizou a realizao do gasto - visto do responsvel que autorizou o pagamento - carimbo dePAGO, com o objetivo de evitar futuras reapresentaes do mesmo documento. Efetuar revises internas das operaes de caixa.
Efetuar contagem diria dos fundos por funcionrios alheios ao caixa, com evidncias adequadas, tais como termo de conferncia de caixa, devendo ser assinados pelos funcionrios que participaram da contagem. Efetuar contagem de surpresa dos fundos por funcionrios alheios ao caixa, com evidncias adequadas. As funes do Caixa devem ser limitadas s especficas de caixa. O funcionrio no pode ter outra atividade na empresa. O acesso do caixa deve ser vedado aos registros contbeis e das contas de clientes. O caixa deve tirar frias regularmente, assim sendo outra pessoa o substitui. um forte indcio de fraude quando o Caixa no substitudo por outra pessoa, ou seja, insubstituvel. A custdia de cheques pr-datados e outros ttulos a receber de valor devem ser de responsabilidade de funcionrio alheio ao caixa. Caso a empresa possua mquinas autenticadoras, estas devem ser controladas por pessoal alheio rea de caixa, quanto a: - custdia das chaves de acionamento - autorizao para abertura e fechamento - autorizao para estornos, ajustes, etc. - utilizao de bloqueadores, senhas, contadores, acumuladores, etc. Formular normas por escrito quanto ao funcionamento do caixa. Local adequado de instalao do caixa, quanto a: - funcionabilidade - proteo (guarda, trnsito de numerrio interna e externamente e inacessibilidade de terceiros). Medidas de segurana quanto a roubo e fogo. Elaborar regulamento para os pagamentos efetuados por caixa. Bancos Os sistemas de pagamentos evitam que os mesmos sejam consumados sem conferncia e aprovaes prvias e obedecidos os esquemas de autorizaes e assinaturas de cheques. Tendo em vista, que j foram efetuados todos os procedimentos anteriores de controle interno: requisio da compras e aprovao da requisio de compras (necessidade), ordem de compra (cotaes de preos) e autorizao da compra, recepo da mercadoria e encaminhamento para o Contas a Pagar. Jamais o responsvel pela tesouraria deve autorizar o pagamento (a autorizao do pagamento deve ser feita por pessoa independente da tesouraria).
O estoque de tales de cheques e os tales em uso devem ser controlados e inspecionados, de maneira evitar sua utilizao indevida, bem como os tales devem ser mantidos em cofre, com acesso restrito. proibida a assinatura de cheques em branco. proibida a assinatura de cheques ao portador. Os cheques para reembolso ou suprimento so emitidos sob a forma nominal ao caixa. Os cheques devem ser cruzados antes de serem encaminhados para assinatura. Os cheques so emitidos com cpias e estas devero: - conter as rubricas dos assinantes dos cheques - conter as destinaes adequadas da finalidade da emisso dos cheques. Os cheques sero emitidos em seqncia numrica - rasgados nos espaos das assinaturas quando cancelados - conservados a fim de controle da seqncia numrica. A documentao suporte de pagamento deve ser controlada e: - apresentada junto aos cheques encaminhados para assinatura - revisada pelos assinantes dos cheques, com evidncias dessa reviso - cancelada adequadamente para evitar reapresentao (apor carimbo ou inscrio equivalente que o documento j foi pago, para no ser novamente apresentado para cobrana). O cancelamento da documentao, antes referido, deve ser efetuado pelos prprios assinantes dos cheques ou na sua presena. Os cheques emitidos para pagamentos em geral, inclusive para depsitos, suprimentos de caixa, etc. devero ser: - assinados por duas pessoas - assinados mediante sistema atribudo em funo de valores (por um diretor, por um procurador; por um diretor e um procurador; por dois procuradores; por dois diretores). Os cheques devem ser entregues diretamente ao recebedor, sem intermediaes de outras pessoas. Quando os cheques forem emitidos para o pagamento de vrias contas, deve constar no seu verso e na cpia de cheque a especificao das mesmas. Quando a assinatura dos cheques feita mecanicamente verifica se: - recomendvel empresa tal processo - existem controles satisfatrios sobre as matrizes das assinaturas. Utilizar o fundo fixo de caixa na empresa, observando o seguinte: - os fundos devem ser mantidos em nveis aceitveis ou razoveis s necessidades da empresa; - os fundos esto sob a responsabilidade do caixa;
- fixar limite para pagamentos em dinheiro; - os adiantamentos, inclusive para despesas, sero previamente autorizados por funcionrios responsveis; - emitir e assinar adequadamente os recibos ou vales para posterior apresentao dos documentos de despesa; - Definir de prazos para liquidao ou prestao de contas e de adiantamento de viagens. vedado ao caixa descontar cheques de funcionrios ou terceiros a no ser mediante: - autorizao previamente por pessoal responsvel. No efetuar pagamentos em dinheiro, exceto caixa pequeno (fundo fixo) que constitudo para pagar pequenos valores. Segregao de funes: - preparao de cheques ( Tesouraria) - aprovao de despesas ( Diretor Operacional ou Responsvel) - assinatura de cheques ( Diretor Financeiro + Procurador). Todo pagamento deve ser precedido de anlise adequada: - certificar-se de que a documentao suporte seja adequada e legal. - Confirmar o recebimento efetivo das mercadorias e servios - Verificar se os preos e valores pagos esto corretos - Atentar para as vantagens ou no aproveitar descontos oferecidos - Classificao correta das contas de despesas. O pagamento de quaisquer despesas, mesmo as decorrentes de instrumentos contratuais, deve ser precedido por anlise adequada pelos departamentos responsveis. O nmero de assinaturas e as pessoas autorizadas a assinar documentos devem constar em documentos legais (procuraes, alteraes contratuais). O desligamento de funcionrios com tais poderes faz-se necessrio cancelar as atribuies dos mesmos. Depois de pagos, todos os documentos devem ser inutilizados, a fim de evitar sua reapresentao. Os cheques, depois de assinados, no devem retornar s pessoas que os prepararam. Adequados controles devem existir sobre a cobrana e deduo referentes devoluo de mercadorias aos fornecedores. Procedimentos de checagem das pendncias devem ser adotados. Aprovao para pagamentos de despesas deve obedecer a limites estabelecidos conforme diversos nveis hierrquicos. O departamento de contas a pagar deve estar ciente dos limites estabelecidos; e efetuar as checagens devidas. O processo de assinatura de borders de pagamentos deve ser o mesmo adotado para a assinatura de cheques. No deve haver espaos em branco nos borders preenchidos. Estes devem tambm ser objetos de anlise de quem os assina, e devem ser cancelados ( carimbo
de PAGO) no pagamento. Procedimentos devem ser adotados para certificar-se de que somente pagamentos aprovados so efetuados. Outras consideraes sobre Bancos Todas as contas bancrias ou procuradores esto devidamente: - autorizados pela direo - registradas no razo geral ou em razes auxiliares - abertas em nome da empresa. Os bancos so oficial e imediatamente informados quanto aos procuradores que deixam a empresa. Os extratos bancrios recebidos so entregues diretamente ao responsvel pelas conciliaes bancrias. Os servios de conciliaes bancrias so : - efetuados mensalmente e mantidos de forma atualizada - elaborados por funcionrio que no intervm na preparao, aprovao ou assinatura de cheques nem no manuseio do numerrio - preparados em formulrios adequados, indicando natureza, idade e datas de regularizao das pendncias . Evidncias de que foram seguidos os seguintes procedimentos quanto mecnica no preparo e acompanhamento das conciliaes: - conferncia dos saldos transportados dos extratos anteriores para os atuais? - somas dos extratos bancrios e apurao de saldos, mesmo que numa base de testes - somas das conciliaes bancrias - providncias no sentido de eliminar as pendncias o mais prontamente possvel - comparao de datas dos registros nos extratos e na contabilidade - exame dos extratos quanto possibilidade de eventuais rasuras ou emendas Toda conta bancria deve ser previamente autorizada pela Diretoria, e todas as contas devem ter sua finalidade justificada. No devero ser mantidas contas bancrias inativas. Os funcionrios com alta responsabilidade sobre numerrios devem estar afianados e cobertos por seguro e tambm devem gozar suas frias anualmente, sendo suas funes exercidas por pessoal substituto. A responsabilidade de recebimento de depsitos de valores deve estar centralizada no menor nmero possvel de pessoas, e as funes devem estar segregadas. Deve haver registros independentes da contabilidade na Tesouraria, sobre ttulos e valores mantidos no departamento, e periodicamente deve haver um procedimento de contagem e conciliao com a contabilidade. Todo e qualquer emprstimo bancrio deve se aprovado pela Diretoria.
Deve ser elaborada procurao que especifique detalhadamente quem so as pessoas com poderes de assinatura em nome da empresa, e quais seus limites. Somente assinaturas em conjunto devem ser usadas acima de certo limite, e sempre os dois nveis hierrquicos mais altos disponveis no momento devem assinar. Cada pessoa autorizada deve ter uma cpia desta procurao. Adiantamentos a funcionrios ou a terceiros devem ser feitos mediante um formulrio apropriado em que as aprovaes dos nveis gerenciais adequados fiques evidenciadas. PARTE IV CONTROLES INTERNOS PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICINCIAS RECOLACIONADOS COM AS RECEITAS E DO CONTAS A RECEBER 1. CONTROLES INERNOS RELACIONADOS AOS RECEBIMENTOS (PEDIDO AT O RECEBIMENTO) Toda a venda deve ser efetuada mediante Pedido do Cliente. Os pedidos so administrados pelo Setor de Vendas. 1.1 PEDIDO O Pedido deve conter: - numerao seqencial - data - nome completo do cliente, CNPJ, endereo, telefone, outros dados - quantidade e correta especificao da mercadoria ou produto - condies de pagamento - pessoa de contato do cliente - confirmao do pedido, via fax ou outra forma - transportadora, frete incluso ou a pagar - assinatura do emissor do pedido. Antes de emitir o Pedido, deve haver consulta no Estoque, objetivando verificar a disponibilidade da mercadoria ou produto. Depois de emitido o Pedido, a mercadoria ou produto deve ficar reservado (no baixado) no estoque, para evitar que outros clientes adquiram a mercadoria e quando liberado o Pedido no tenha mercadoria em estoque. 1.2 ANLISE DO DEPARTAMENTO DE CRDITO E COBRANA O pedido segue para o Departamento de crdito e cobrana, o qual analisar: - se cadastro do cliente est em dia, sendo necessrias ou no consultas ao Serasa, SPC e outros mecanismos, bem como Balancetes - limite de crdito aprovado para o cliente - se os pagamentos de compras efetuadas anteriormente esto em dia
condies especiais devem ficar evidenciadas documentalmente com aprovao prvia de nvel superior
O departamento de Crdito e Cobrana dever ter poltica de concesso de crdito. O pedido dever conter a assinatura do Setor de Crdito e Cobrana. 1.3 FATURAMENTO Aps aprovao do Setor de Crdito e Cobrana e devidamente assinado, o Pedido encaminhado para o Setor de Faturamento, para emisso da nota fiscal. O nmero do Pedido deve constar na Nota Fiscal. Emisso da Nota Fiscal. Gera romaneio de carregamento Conferncia da Nota Fiscal por pessoa independente do faturamento. Mediante a emisso da Nota Fiscal, o sistema alimenta o Setor de Contas a Receber, em que todas as faturas geram arquivo de cobrana. 1.4 EXPEDIO - Os produtos so selecionados conforme romaneio de carregamento. Aps emitida a Nota Fiscal, vai para a expedio para o carregamento do produto: - Carrega as mercadorias conforme especificado na nota fiscal e pr-selecionadas conforme o romaneio de carregamento. - Carimba e assina a nota fiscal, contendo ainda a data e hora do carregamento - Expedio no tem acesso ao faturamento e vice-versa. - Emite relatrio de carregamento, contendo: data, hora do carregamento, nota fiscal, transportadora, etc. 1.5 PORTARIA Verifica se a carga tem documentao. Por amostragem, inspeciona se itens carregados esto em conformidade com a nota fiscal. Emite relatrio de sada de veculos, contendo: data, hora, nota fiscal, Transportadora, marca do veculo, placa, motorista, etc.
1.6 CONTAS A RECEBER Confere de todas as notas fiscais foram integradas ao Sistema de Contas a Receber Confere se foram observadas as condies constantes no pedido Confere efetivamente se foram observadas as normas de aprovao, crdito, carregamento e faturamento da mercadoria Motivo da existncia de Pedidos Pendentes de faturamento
Mediante poltica de cobrana da empresa, efetua gerenciamento da cobrana e Controle das duplicatas em atraso ou a receber. Uma espcie de controle de estoque de duplicatas. Confere o recebimento e se foram baixadas as duplicatas Confere as vendas vistas, certificando-se que realmente entrou o dinheiro na empresa referente as vendas vista ou recebimentos antecipados.
1.7 CONTABILIDADE - Conciliao da conta contbil de Duplicatas a Receber, com relatrio de duplicatas a receber do Setor de Contas a Receber no que se refere a entradas e baixas, e saldo dos ttulos a receber por clientes. Devendo apurar as diferenas existentes entre o relatrio de contas a receber e os saldos contbeis. Divergncias no esclarecidas ou contas contbeis no conciliadas podem esconder erros e fraudes. 1.8 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Verificao se os procedimentos esto sendo realizados como estipulados e sem a ocorrncia de erros e fraudes. 2. OBJETIVOS A SEREM ALCANADOS COM OS CONTROLES INTERNOS DE RECEBIMENTO - Todos os pedidos devem ser imputados a um sistema de processamento. O qual no dever aceitar um pedido se os campos necessrios no forem preenchidos para assegurar que todos os pedidos dos clientes so registrados com as informaes completas. - Unificar todos os pedidos de um determinado modelo e produto para aproveitar a economia de escala e reduzir custos, assegurar que todos os pedidos recebam classificao e controle adequado. - Revisar pedidos em aberto para assegurar que todos os pedidos recebam classificao e controle adequado para evitar o no cumprimento dos prazos de entrega, itens no atendidos. - Verificar os itens atendidos antes ou durante o carregamento, testes de contagem por amostragem em cargas j embarcadas para assegurar que todos os embarques estejam completos e corretos, evitando reclamaes de clientes, custos extras de reprocessamento de pedido ou recebimento de devolues. - Controle numrico dos documentos de expedio e proibio de sada de produtos sem a adequada documentao do sistema para evitar diferenas de inventrio, assegurando que todos os faturamentos embarcados sem processados devidamente. - Cobrana de todos os documentos de embarque, assegurando que todos os itens atendidos so faturados, objetivando perda de receitas, perda de lucros e estoques incorretos. - Checar os documentos de expedio com as notas fiscais para faturar apenas produtos embarcados para o cliente, evitando, assim, faturamento incorreto e custo de correo de nota fiscal que de 3 vezes maior do que a emisso original.
- Analisar manualmente se os preos esto de acordo com listas de preos e se os preos diferentes esto aprovados pelo responsvel competente, assegurando-se que as notas fiscais contenham o preo correto, evitando o favorecimento inadequado de um cliente em relao a outros. - Uso de empresas de transportes pr-aprovadas para assegurar que os custos de expedio sejam minimizados, evitando-se custos de transportes maiores. - A empresa deve manter sistema automtico de faturamento, o manual deve ser controlado numericamente e reconciliado pelo Contas a Receber, para assegurar que todas as notas fiscais so lanadas no contas a receber. - Manter registro de cheques a recebidos para assegurar que os recebimentos de caixa so processados e depositados, objetivando evitar desvio de recebimentos e crdito de clientes no lanados. - Manter itens devolvidos em rea segura, emitir documentos de recebimentos de mercadorias, assegurando que todos os itens devolvidos so processados novamente para dar entrada nos estoques, evitando desvios ou perdas dos itens devolvidos, diferenas de estoques e crditos de devolues no lanados ao cliente. - Documentar devolues recebidas de clientes e reclamaes de clientes, assegurando que os crditos so prontamente lanados na conta do cliente, evitando a perda do cliente e custo maior de busca posterior quando o cliente se queixar do crdito no recebido. - Resumo do Contas a Receber por recebimento, seguimento dos atrasados pelo departamento de cobrana, assegurar que todas as contas a receber so cobradas, evitando a falta de cobrana de valores devidos e aumento da necessidade de capital de giro. 3 - PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DOS RECEBIMENTOS NOS DIVERSOS SETORES 3.1 Setor de Vendas Deve haver segregao adequada entre o processamento dos pedidos, faturamento, despacho, e o contas a receber. Deve haver evidncia da aprovao de crdito do Departamento de Crdito e Cobrana pelos nveis adequados. O embarque das mercadorias no se deve subordinar funo de vendas, e sim expedio. A emisso das notas fiscais/faturas no deve ser funo do departamento de vendas, e sim do Departamento de Faturamento (Fiscal). Deve haver evidncia de que todos os embarques sejam efetivamente faturados, e que haja conferncia dos itens faturados.
Condies e preos especiais devem ficar evidenciados documentalmente, com aprovao prvia adequada. 3.2 Setor de Faturamento Todo faturamento de produtos e servios deve estar suportado pelo formulrio Pedido de Faturamento, devidamente preenchido. Os Pedidos de faturamento devero ser assinados pelos nveis adequados e previamente aprovados pelo Departamento de Crdito e de Cobrana. Os Pedidos de Faturamento de produtos que no sejam normalmente comercializados pela empresa, como venda de Ativos, devem trazer a aprovao da Controladoria ou Diretoria. O nmero seqencial do Pedido de Faturamento deve constar na fatura e vice-versa, para referncia. Os Pedidos de Faturamento devem evidenciar a construo dos preos finais das mercadorias e a concesso de quaisquer descontos coma a devida aprovao dos nveis adequados. Os preceitos legais devem ser estritamente obedecidos quando da emisso de Notas Fiscais e faturas, por pessoal treinado e com conhecimento tcnico suficiente. As notas fiscais - faturas depois de emitidas devem ser conferidas por outra pessoa, e esta conferncia evidenciada. Estrito controle seqencial numrico deve ser exercido sobre os arquivos de notas fiscais faturas emitidas, para cada srie. Os estoques em branco de notas fiscais faturas devem ser protegidos de acesso no autorizado, e o seu uso deve obedecer estritamente sua ordem seqencial. Os canhotos destacveis, comprovantes da efetiva entrega das mercadorias devem ser coletados e mantidos em ordem numrica. De preferncia, devem ser colados na cpia da referida nota fiscal, no arquivo seqencial. Deve haver sempre um limite mnimo de valor para se efetuar um faturamento, de acordo com as determinaes da Diretoria. Excees a esta regra devem ser tratadas com bom senso. Procedimentos adequados de corte devem ser seguidos no fechamento do ms, devendo as mercadorias faturadas at aquela data serem efetivamente expedidas e embarcadas. Deve haver suporte legal para o cancelamento de notas fiscais. Todas as vias das NFs canceladas devem estar em arquivo. No corpo de cada NF cancelada deve ser aposto carimbo que evidencie aprovao do cancelamento pelo nvel gerencial, data e motivo. Para cancelamento fora do ms deve haver procedimentos legais quanto ao ressarcimento dos impostos.
3.3 Setor de Expedio (despacho de mercadorias) A expedio deve ser suportada pela documentao adequada para efetuar embarque e despacho das mercadorias. Os funcionrios da expedio no devem ter acesso aos estoques da empresa ou ter quaisquer atribuies de faturamento e emisso das notas fiscais. O embarque de mercadorias deve ser observado atentamente por funcionrio da empresa, e checagem adequada deve existir, a fim de confirmar que toda mercadoria embarcada esteja suportada pela devida documentao fiscal. A consolidao de cargas, a fim de diminuir o custo dos fretes, deve ser considerada sempre que possvel. A otimizao da utilizao do espao dos caminhes deve sempre ser considerada no seu carregamento. O transporte dos produtos, quando o relacionamento com as empresas transportadoras firme e cativo, deve ser objeto de instrumento contratual entre as partes, devendo ser efetuadas cotaes peridicas pelo Departamento de Compras. Comprovantes do recebimento de mercadorias para transporte, por parte das empresas transportadoras, devem ser sempre obtidos na documentao apropriada (canhoto). Os fretes s devem ser pagos aps a aprovao pelo Departamento usurio. Adequadas informaes a respeito do veculo e a assinatura do condutor devem ser sempre coletadas nos Pedidos de Faturamento. O ambiente fsico da rea da expedio deve estar devidamente segregado das outras reas. 3.4 Setor de Contas a Receber O setor de cobrana est organizado no sentido de efetuar a gesto das contas a receber e possui sistemas adequados de registros e controles. Manter no setor registros individuais das contas a receber, indicando nmero dos ttulos, valores, vencimentos e saldos. So efetuados no setor anlises e resumos mensais adequados das contas a receber, indicando: - composio dos saldos por ttulos em aberto - n dos ttulos, valores e vencimentos - faixas de vencimentos (vencidos e a vencer) - portadores dos ttulos (em carteira, em cobrana prpria ou de terceiros, caucionados, descontados, etc.). As anlises e resumos so examinados por funcionrio responsvel, tomando-se as providncias necessrias cobrana dos ttulos vencidos.
Estas anlises e resumos so conciliados mensalmente com a posio da contabilidade por funcionrio no responsvel pela cobrana ou pelos fundos de caixa, sendo investigadas e corrigidas eventuais diferenas encontradas, de forma evidenciada. Os ttulos e registros so mantidos no setor por pessoal alheio ao faturamento e movimento de fundos, e: - em local adequado, inacessvel aos no responsveis e seguro contra fogo, perdas, extravios, etc. - inspecionados fisicamente e de forma evidenciada, por pessoal alheio cobrana sendo investigadas eventuais faltas. Os ttulos entregues para cobrana so: - devidamente relacionados e carregados aos cobradores mediante protocolo ou recibo - inspecionados fisicamente junto aos portadores por pessoal alheio cobrana - remetidos por carta registrada, com declarao de contedo e aviso de recepo pelo destinatrio, quando for o caso. Os procuradores com poderes para assinatura e endossos das duplicatas so graduados. funcionrios
Se a assinatura e endosso dos ttulos feita mecanicamente. Conforme o caso avaliar-se: - so satisfatrios os controles exercidos sobre as matrizes das assinaturas - seria recomendvel a adoo deste processo empresa. O setor de cobrana controla os recebimentos de vendas vista, condicionados a entrega dos produtos ou mercadorias. So enviados aos clientes, periodicamente, extratos de suas contas. Quanto aos extratos enviados, so tomadas providncias no sentido de indicar como e por quem : - assegurar a efetiva remessa dos mesmos a todos os clientes - que no seja prejudicada a seqncia dos extratos remetidos - investigar eventuais discordncias manifestadas pelos clientes. So solicitadas confirmaes peridicas diretas de saldos por funcionrio no pela cobrana ou pelos fundos de caixa, quanto a: - contas a receber de clientes - ttulos em cobrana de terceiros, descontados, caucionados, etc. responsvel
Quanto aos pedidos de confirmao mencionados: - so efetuados de maneira satisfatria a garantir um bom ndice de respostas - so controlados no sentido de garantir a efetiva expedio - as divergncias ou discordncias manifestadas nas respostas so investigadas no sentido de conciliao com as posies da contabilidade e da cobrana. Algum independente dos setores de vendas, cobrana ou crdito investiga os limites de crdito cedido aos clientes.
Os limites de crdito aos clientes devem ser previamente aprovados e reavaliados periodicamente pela Diretoria Financeira. Excessos aos limites estipulados devem ser aprovados pelos nveis adequados. A concesso de crditos aos clientes deve ser criteriosa e coberta por garantias reais, de acordo com as determinaes da Diretoria Financeira. O departamento deve constantemente atualizar as informaes e dados relativos situao econmico financeira dos clientes (consultas Serasa, SPC, balancetes contbeis atualizados, outros). As relaes empresa distribuidor representante devem ser suportadas por instrumento contratual definindo responsabilidades, direitos e obrigaes das partes. Prorrogaes de vencimentos de ttulos devem estar devidamente suportadas e suas aprovaes evidenciadas pela gerncia. A aprovao dos Pedidos de Faturamento deve ser criteriosa e adequada. As contas consideradas incobrveis so: - baixadas somente com autorizao de pessoal responsvel - mantidas sob permanente controle e sob gesto de cobrana visando sua recuperao. Os crditos concedidos aos clientes por devolues, abatimentos, descontos, etc. so aprovados por funcionrio responsvel, alheio aos setores envolvidos com a venda. Os formulrios utilizados como notas de crdito so: - visados pelo responsvel quanto aprovao do crdito - controlados quanto seqncia numrica fora do setor emitente - indicativos quanto aos motivos do crdito - emitidos no setor de faturamento, com distribuio de vias aos setores de vendas, crdito, cobrana e contabilidade As notas de crditos por devolues so: - emitidas com base em relatrios de recepo dos produtos ou mercadorias devolvidas - analisadas e aprovadas por setores tcnicos quando o motivo alegado se refere qualidade. A contabilizao das devolues feita em contas especficas, retificadoras das vendas. Os saldos das contas sujeitas atualizao monetria por fora legal ou contratual so : - calculados e conferidos adequadamente, mantendo-se as memrias de clculos com evidncia da conferncia - atualizados pelo regime de competncia, inclusive pro rata, quando for o caso. A baixa de ttulos deve ser adequadamente suportada pelos avisos de cobrana bancrios. O acesso ao sistema deve ser restrito a pessoas autorizadas, to-somente.
Os distribuidores devem ser instrudos a remeterem eventuais pagamentos em cheques diretamente Tesouraria. O cancelamento de qualquer ttulo deve ser extensivamente suportado, e aprovado pelos nveis gerenciais adequados. Deve haver uma conciliao mensal da posio do Contas a Receber com os registros contbeis.
3.5 Outras contas a receber A contabilidade mantm sobre as demais contas a receber: - reviso mensal, investigando-se contas com saldos antigos, sem movimentao ou credores - conciliaes mensais com registros mantidos em outros setores da empresa - conciliaes mensais com extratos de contas de empresas ligadas. As referidas revises e conciliaes so evidenciadas as diferenas eventualmente apuradas. A contabilidade prepara anlises demonstrativas mensais das posies das contas, indicando, por devedor ou conta: - datas, histricos da natureza da operao, n. de documentos, saldos e valores que os compem - prazos efetivos ou previstos para liquidao. As anlises contm vistos de pessoa responsvel quanto s providncias no sentido de cobrana das contas vencidas. Os encargos de juros e correo monetria incidente sobre as contas, por fora legal ou contratual, so: - calculados e conferidos devidamente e mantidas as memrias de clculos com evidncia da conferncia - reconhecidos contabilmente por regime de competncia. Para suportar os lanamentos nestas contas, inclusive nas de adiantamentos e emprstimos, a contabilidade exige: - documentao conveniente, adequadamente preenchida e assinada devidamente; - aprovao por pessoa responsvel; - documentao evidenciada quanto aos prazos de liquidao, mesmo que previstos; - prestao de contas em relatrios apropriados e que evidenciem conferncias e aprovaes; - evidncia da liquidao dos adiamentos e emprstimos anteriormente concedidos. So efetuados pedidos de confirmao direta de saldos e investigadas eventuais discordncias manifestadas nas respostas. 3.6 Outros Direitos e Valores
Os ttulos e/ou documentos representativos de aplicaes financeiras so custodiados por pessoal independente do que lida com os registros e controles e em local seguro, principalmente aqueles ao portador. Manter registros subsidirios sobre as aplicaes mencionadas no item precedente, por pessoal alheio custdia. Proceder conciliaes peridicas dos registros, subsidirios mencionados no item anterior com as respectivas contas do razo. So procedidas inspees fsicas peridicas dos ttulos e/ou documentos mencionados acima por pessoal alheio sua guarda ou custdia. feita circularizao peridica sobre a posio dos ttulos em poder de terceiros, por pessoal independente do que lida com os registros, guarda e/ou custdia. As aplicaes e liquidaes e/ou baixas so feitas somente mediante autorizao de quem de direito. 3.7 Despesas do Exerccio Seguinte H um controle, para efeito de apropriao, dos valores registrados nesta rubrica. Esses controles indicam saldos contbeis, de modo a possibilitar confronto com as fichas do razo. 3.8 Recebimentos Os sistemas de recebimentos devem evitar que os funcionrios que controlam contas a receber, vendas vista, etc. tenham acesso aos recebimentos antes de sua entrega no caixa. A correspondncia deve ser dirigida e aberta por pessoal alheio ao manuseio de numerrio e contas a receber. Os cheques ou os valores recebidos por correspondncia entregues ao caixa so devidamente relacionados e entregues mediante contra-recibo. Essas relaes mencionadas acima devero ser confrontadas com os registros dos recebimentos. Os recebimentos efetuados por cobradores, viajantes, vendedores e/ou outros funcionrios da empresa so controlados quanto a: - entrega protocolada dos ttulos a cobrar; - entrega protocolada dos tales de recibos; - inspeo fsica peridica dos ttulos e recibos em seu poder; - conferncia dos relatrios contendo o produto da cobrana; - estabelecimento de norma exigindo o imediato depsito do produto da cobrana nas contas bancrias da empresa.
As filiais, sucursais, agncias, etc., que efetuam cobranas e vendas vista, depositam seu produto imediata e integralmente nas contas bancrias da empresa. Os cheques recebidos so carimbados imediatamente com carimbo de depsito restritivo. O departamento de cobrana envia diretamente contabilidade relaes das duplicatas encaminhadas ao caixa para recebimentos. As relaes de vendas vista so encaminhados contabilidade, por pessoal alheio ao caixa. A contabilidade, a partir do recebimento das relaes referidas acima, confirma a incluso dos valores nos movimentos de caixa. Recibos pr-numerados so utilizados para controle das importncias recebidas: - pelo caixa - por cobradores, vendedores, etc. Os recibos especificam a natureza dos recebimentos e dados relativos aos cheques recebidos. Os estoques de tales de recibos e notas fiscais de vendas vista devem ser controlados e inspecionados, visando impedir a sua utilizao indevida . Os recebimentos so depositados diria e integralmente. A contabilidade certifica-se de que os recebimentos foram depositados diria e integralmente. Discriminar nos recibos de depsitos os dados identificados dos cheques recebidos. Os avisos bancrios de cheques depositados e no aceitos pelos bancos devem ser encaminhados a pessoal alheio ao caixa. Tais avisos so contabilizados imediatamente. Controle e custdia dos recebimentos atravs de cheques pr-datados, inclusive quanto sua cobrana oportuna. So emitidos recibos pelo recebimento de cheques pr-datados. Os ttulos so quitados nos recebimentos com cheques pr-datados. So contabilizados os cheques pr-datados recebidos. Existe um adequado controle sobre os descontos concedidos para os recebimentos, inclusive quanto aos deduzidos diretamente nas remessas por correspondncia, por cobradores, filiais, etc. PARTE V
CONTROLES INTERNOS DA PRODUO PARA EVITAR FRAUDES, ERROS E INEFICINCIAS 1. SEQNCIA DE CONTROLES INTERNOS DA PRODUO 1.1 PROGRAMAO DE PRODUO Programao de Produo Mensal ou para um determinado perodo: - a Diretoria de Produo, Diretoria Geral, Diretoria de Vendas, atravs de ndices confiveis ( histricos, projees, comportamento das vendas em perodos anteriores, pedidos especiais de clientes) determinam qual ser a produo do ms. - atravs da Programao de Produo, O Setor de Produo informa, ao Estoque de Matrias-Primas , a quantidade de matria-prima a ser consumida no ms ou no perodo. O Estoque de matrias-primas por sua vez, emite a requisio de compra das matriasprimas ao Setor de Compras. 1.2 ORDEM DE PRODUO A Ordem de Produo deve ser autorizada pela Administrao da empresa ou se existindo a Programao Mensal de Produo, serve esta como autorizao. Deve conter: - data - numerao seqencial - quantidade a ser produzida e especificaes do produto a ser produzido - autorizao do Diretor de Produo, responsvel pelo Setor, alm da autorizao citada acima - Relao das matrias-primas a serem consumidas, previso de horas a serem utilizadas ( Mo-de-Obra Direta), entre outros - Apontamento de matrias-primas e horas gastas realmente gastas na produo. 1.3 REQUISIES DE MATERIAIS Aberta a ordem de produo, os funcionrios faro as requisies de matrias-primas ao Almoxarifado, devendo constar o seguinte na requisies: data numerao seqencial constar o nmero da Ordem de produo, pois o sistema vai baixar o custo para a respectiva Ordem de Produo dados e quantidades da matria-prima requisitada autorizao do responsvel pelo Setor assinatura do funcionrio requisitante
1.4 CONTROLE DE PERDAS Em cada produo, a empresa deve ter conhecimento do percentual de perda de matria, acompanhando esse ndice, buscando cada vez mais aprimorar a produo e desperdiar menos material.
Atravs de estatsticas do Setor de Produo, procurar implementar vez por vez novos procedimentos que visem evitar desperdcio. 1.5 ESTOQUES DE PRODUTOS ACABADOS Aps a fabricao do produto dado entrada da ordem de produo no Estoque de Produtos Acabados, o qual faz parte do Setor de Produo. As baixas so efetuadas mediante o faturamento. So aplicadas as mesmas regras de controle do almoxarifado e do Estoque de MatriasPrimas. 1.6 AUDITORIA INTERNA E EXTERNA Verificao se os procedimentos esto sendo realizados como estipulados e sem a ocorrncia de erros e fraudes. 2. OBJETIVOS A SEREM ALCANADOS COM CONTROLES INTERNOS DA PRODUO - A quantidade e o tipo de produtos devem ser fabricados de acordo com a autorizao da administrao. Somente produtos com determinada quantidade pedida entra em produo mediante Ordem de produo e controle restritivo sobre as quantidades de produtos acabados para evitar a produo de produtos que no vendem, excesso de estoques, perdas e perecimento. - Controles de movimentao de ativos da empresa de forma que somente podero ser retirados da empresa com autorizao da administrao. - Polticas bem definidas para identificar ajustes referentes diferenas de inventrios e autorizao da administrao dos mesmos, para evitar valores que no expressem a real situao. - Sistema adequado de custos integrado contabilidade par evitar riscos fiscais e erro na apurao dos custos. 3 - PROCEDIMENTOS A SEREM OBSERVADOS QUANTO AO CONTROLE INTERNO DA PRODUO E DESPESAS 3.1 CUSTOS a) Compras A funo de compras definida como obteno dos recursos necessrios pelo melhor preo, na melhor quantidade, no tempo certo e no lugar certo, observando-se as exigncias de qualidade.
Todas as compras da empresa, exceto as de pequenos itens pagos pelo fundo de caixa, devem ser efetuadas com a emisso de uma ordem de compras formal. Cada ordem de compra deve ser suportada por uma requisio de material devidamente aprovada por pessoas autorizadas. Excees e esta regra devem ser expressamente aprovadas por escrito pela Diretoria. A autoridade de assinar uma ordem de compra deve estar formalizada e obedecer a limites de valor, conforme os nveis hierrquicos, e de acordo com as determinaes da Diretoria. Uma ordem de compra no deve nunca ser emitida aps o fato ter-se consumado, ou seja, aps a compra j ter sido efetuada. No mnimo trs cotaes de diferentes fornecedores devem ser obedecidas, para compras em que os valores e quantidades envolvidas sejam substanciais. A coleta de novas cotaes de preos de itens de compra contnua deve ser efetuada de acordo com a periodicidade estabelecida pela Diretoria da rea. Os processos de seleo de cotaes devem ser documentados e arquivados de maneira adequada para eventual reviso posterior pela administrao e auditoria interna. Decises de escolher outro fornecedor que no o mais competitivo devem ser suportadas e aprovadas devidamente. Os contatos com os fornecedores de materiais, tanto diretos como indiretos, devem ser feitos pelo pessoal de compras, e nunca diretamente pelos departamentos usurios. Adequado controle seqencial deve ser exercido no arquivamento de Requisies e Ordem de Compra. Tais formulrios devem ser pr-numerados e um controle apropriado exercido sobre os estoques em branco. Deve existir um sistema adequado que registre os recebimentos parciais nas ordens de compra em aberto, dando baixa e trazendo o saldo atualizado. Ajustes de preo solicitados pelos fornecedores devem ser previamente analisados e aprovados pelos nveis competentes. Relatrios mensais devem ser extrados do sistema mostrando as alteraes de preo do perodo. A gerncia de compras dever certificar-se de que foram processados somente ajustes de preo devidos e previamente aprovados. Estes relatrios devem trazer evidncia de reviso (visto do gerente), e devem ser arquivados. As diferenas entre as condies efetivamente negociadas com os fornecedores e as condies reais das compras devem ser devidamente analisadas pelos nveis apropriados, e ao corretiva cabvel deve ser tomada. A gerncia de compras dever analisar as diferenas de preo, quantidade e condies de pagamento ocorridas no recebimento de mercadorias, mediante relatrios, obtidos do sistema. Tal anlise dever ser evidenciada pelo visto do gerente.
Antes de pagas, as contas de fretes sobre compras devem ser analisadas adequadamente pelo departamento, a fim de verificar sua exatido em confronto com as condies contratadas. A incluso ou excluso de um fornecedor no arquivo de fornecedores autorizados deve efetuar-se por meio de um processo formal devidamente aprovado pela Gerncia de Compras. Dentro das possibilidades, deve existir um rodzio dos compradores em suas vrias reas de compras, no departamento. Toda alterao de dados das ordens de compra deve ser formalmente aprovada pelos nveis hierrquicos adequados, antes de efetivada. A funo de desenvolvimento de novos fornecedores deve questionar continuamente a possibilidade de fornecedores alternativos. No devem ser permitidas compras de itens pessoais, para uso dos funcionrios, pelos canais de compras da empresa. As vantagens ou no de centralizar a compra de certas matrias-primas para abastecimento das vrias fbricas devem ser avaliadas formalmente. Fornecedores exclusivos s devem existir em conseqncia das exigncias de qualidade, e devem estar suportados por estudo formal do Departamento de Engenharia de Produtos, e aprovado pelo nvel gerencial. Devolues de materiais, ou quaisquer alteraes que implicam dedues de valores a favor da empresa devem ser devidamente informadas ao Departamento de Contas a Pagar Deve ser evitada a formao de estoques de materiais a serem devolvidos aos fornecedores, nas dependncias das empresas de transportes. A compra de servios deve ser suportada por coleta e anlise de preos de vrios fornecedores, sempre que aplicvel. Quando no houver cotao de preos, a escolha de determinado fornecedor deve ser aprovada pelo nvel gerencial. Os contratos de servio devem ser analisados e aprovados previamente pelo Departamento Jurdico antes de efetivados. A funo de compras indiretas deve ser suportada por uma relao das pessoas autorizadas a requisitar materiais. b) Recebimento de Mercadorias As funes de recebimento de mercadorias devem fazer parte da organizao responsvel pelo controle da produo e materiais, e devero estar separadas das funes de compras e contas a pagar. O pessoal do recebimento deve proceder anlise dos materiais e documentos, a fim de determinar se as condies deles esto de acordo com as ordens de compra
Ao corretiva adequada funo de compras e ao fornecedor deve ser tomada sobre divergncias acusadas no recebimento, em tempo hbil. As inspees de qualidade devem ser adequadas e criteriosas suficientemente para proteger os interesses na empresa. Os procedimentos sobre a manuteno do material, rejeitado na empresa, devem ser adequados a fim de preservar os direitos de ressarcimento pelo fornecedor. Quaisquer variaes nos materiais recebidos devem ser evidenciadas. Parmetros de aceitao de variaes mnimas ( para cima e para baixo) devem ser definidos pelos nveis gerenciais. Cpias das Ordens de Compra emitidas pelo sistema devem ser enviadas ao Departamento de Contas a Pagar, e checagens devem ser efetuadas antes do seu pagamento, ou pro via de sistema, quando aplicvel. O recebimento de todo e qualquer material deve ser centralizado, salvo excees aprovadas pela Direo. Todo recebimento de material deve ter seu registro efetuado quando da passagem pela portaria. A rea fsica da funo de recebimento deve estar devidamente segregada das outras reas. c) Sistema de Custos Manter sistema de custos uniforme, consistente e padronizado na mxima extenso possvel, com critrios emanados da matriz. Preencher os requisitos exigidos pelas leis nacionais, e pelos princpios de contabilidade geralmente aceitos. Fornecer dados consistentes na determinao dos valores do inventrio, dos resultados da empresa, e para a elaborao de relatrios gerenciais. Fornecer dados consistentes e geis, para as reas de marketing e vendas, para determinao dos preos dos produtos finais. Registrar e fornecer dados para um adequado controle dos custos, e para a tomada de decises na otimizao dos recursos existentes. O sistema de custos deve estar integrado com a contabilidade da empresa. O sistema deve oferecer aos rgos governamentais dados consistentes para pleitear possveis aumentos de preos.
Os mtodos de avaliao de custos devem ser definidos pela Controladoria e seguiro as determinaes da administrao em conjunto com as normas da empresa, e em sintonia coma legislao local. 3.2 DESPESAS a) Despesas de viagens Adiantamentos a funcionrios devem ser efetuados pro meio de um formulrio apropriado que traga aprovao formal dos nveis gerenciais adequados. O acerto de despesas de viagens deve ser efetuado de imediato, at trs dias aps o trmino da viagem. A empresa deve evitar efetuar adiantamento de viagens sempre que possvel, adotando o reembolso imediato das despesas apresentadas pelo funcionrio, e incentivando o uso do carto de crdito empresarial ou do prprio funcionrio. O preenchimento dos Relatrios de Viagens e o processamento das despesas de viagens devem seguir os procedimentos emanados da Controladoria e aprovados pela Diretoria. Periodicamente, as posies de saldos e despesas de viagens dos funcionrios devem ser reconciliadas e, anualmente, confirmadas por eles, formalmente. poltica da empresa padronizar os hotis a serem usados pelos funcionrios em viagens. A fim de manter acordos com as redes hoteleiras e extrair da os descontos possveis. A emisso de Carto de Crdito da empresa para um funcionrio deve ser preenchia por autorizao expressa e formal da Controladoria e da Diretoria. Deve existir um controle centralizado sobre a utilizao de cartes de crdito da empresa sob responsabilidade do Controller. Os cartes de crdito em nome da empresa no devero ser usados para pagamento de contas pessoais, mesmo com reembolso posterior. As posies individuais dos funcionrios, usurios de cartes de crdito da empresa, devem ser reconciliadas periodicamente. O uso de cartes de crdito da empresa deve ser suportado formalmente por recibos adequados e originais. A baixa da conta do funcionrio s deve ocorrer mediante a apresentao da documentao e relatrio de despesas. Quando do desligamento de um funcionrio usurio de carto de crdito da empresa, deve ser exercido controle sobre seu cancelamento prvio. b) Despesas de Marketing
O departamento de Marketing deve elaborar um planejamento estratgico de marketing em curto e em longo prazo. As relaes da empresa com as agncias de publicidade e propaganda devem ser definidas em instrumento contratual. Para os servios prestados pelas agncias de publicidade, cotaes de preo devem periodicamente ser obtidas, respeitadas as exigncias de qualidade e consideraes da Diretoria. A distribuio de brindes deve ser controlada adequadamente e, quando se tratar de itens valioso, registros de controle devem ser mantidos. A gerncia deve certificar-se da existncia de controles fsicos adequados sobre os seus estoques. Deve existir uma interao adequada com a funo de programao da produo, no sentido de otimizar a comunicao das necessidades e alteraes de mercado, no tempo adequado. A existncia de estoques de produtos na rea de Marketing deve ser evitada. As contas referentes a servios prestados pelas agncias de publicidade devem ser analisadas adequadamente antes de seu pagamento, assim como todas as despesas de servios. Os programas e promoes de venda de produtos devem ser submetidos e aprovados previamente pela Diretoria de Marketing. Os vnculos de concesses de representao aos distribuidores devem ser definidos em instrumento contratual antes do incio das operaes. As novas concesses devem ser precedidas por anlises formais e aprovadas pela Diretoria. As condies e o tratamento oferecidos aos distribuidores devem ser eqitativos, obedecendo s polticas emanadas pela Diretoria. c) Controle oramentrio de responsabilidade da gerncia de cada departamento certificar-se de que os lanamentos de despesas ao seu Departamento so realmente de sua competncia. A anlise efetuada deve ser evidenciada de forma apropriada. Os pedidos de lanamentos de reclassificao de despesas pelos departamentos devem ser emitidos por escrito e aprovados no mnimo pelo nvel de superviso. A anlise do excesso de despesas em comparao ao orado deve ter efetuada e investigada sua causa, para aes corretivas cabveis e obteno de base de informaes. de responsabilidade das gerncias departamentais a anlise das possibilidades de reduo de custos dentro de seus departamentos. As contas telefnicas devem ser analisadas pelos departamentos usurios. O uso dos telefones e internet deve ser restrito aos assuntos de interesse da empresa, e controlado efetivamente.
PARTE VI OUTROS PROCEDIMENTOS GERAIS DE CONTROLE 1. Contabilidade Controles internos devem atingir os seguintes objetivos: Que as transaes contbeis sejam executadas de acordo com as autorizaes da administrao. Que as transaes sejam registradas necessariamente a fim de: - permitir o preparo e elaborao dos relatrios contbeis de acordo com os princpios contbeis ou outros critrios aplicveis a estes relatrios, e - manter controle sobre os ativos da empresa. Que o acesso aos ativos da empresa seja permitido somente de acordo com a aprovao e autorizao da administrao da empresa. Que os registros contbeis dos ativos da empresa sejam periodicamente comparados com sua existncia fsica e que sejam efetuados os ajustes necessrios, a respeito das diferenas. As operaes do departamento de Contabilidade devem estar suportadas por um Manual de Procedimentos Contbeis em que sejam especificados o uso adequado das contas e o registro das transaes. Plano de contas completo e atualizado deve ser mantido de acordo com os princpios de contabilidade. Uma Descrio dos itens a serem lanados nas contas deve existir, a fim de promover a consistncia dos registros. O nome das contas deve expressar ao mximo e claramente a sua natureza. O software de sistema integrado adotado pela empresa deve, primeiro, preencher todos os requisitos dos princpios de contabilidade e legislao locais, par aps, mediante ajustes, tambm preencher os requisitos dos princpios de contabilidade da empresa. Dentro dos departamentos de Contabilidade e Tesouraria, a segregao das funes de registro, lanamentos e reconciliao das transaes, e a custdia das propriedades da empresa fundamental salvaguarda dos ativos. O acesso aos livros e registros contbeis deve ser limitado s pessoas cujas responsabilidades assim o requeiram. As decises sobre cobertura de seguros devem ser de responsabilidade dos nveis gerenciais adequados, de acordo com as polticas da empresa. Os lanamentos contbeis devem ser padronizados no tocante ao seu contedo e identificao. Eles devem ser explcitos e suportados por dados prontamente identificveis. Todos os
lanamentos contbeis devem ser revisados e aprovados de acordo com os nveis de responsabilidade pr-estabelecidos, obedecendo a uma adequada separao das funes. Os relatrios financeiros emitidos periodicamente devem ser suficientemente informativos e detalhados, a fim de trazer luz flutuaes anormais nas reas importantes da empresa. A comparao dos resultados peridicos aos dados previamente orados deve ser efetuada pelos prprios departamentos. As contas com a matriz e com as coligadas devem ser reconciliadas mensalmente. Os lanamentos devem estar suportados por documentao original adequada. Deve haver evidncia do processamento em todos os documentos ( ex. carimbo LANADO). A Gerncia de Contabilidade dever dispor de uma listagem a fim de controlar o processamento de lanamentos contbeis-chave a serem efetuados mensalmente. O formulrio de resumo dos lanamentos deve trazer adequadamente as aprovaes e vistos necessrios quando do processamento. Deve existir evidncia sobre a anlise e conciliao mensal das contas. A numerao automtica de lanamentos contbeis efetuada pelo sistema deve ser objeto de controles adequados a fim de prevenir a sua duplicidade. Os livros fiscais devem ser periodicamente reconciliados com os registros contbeis, e os ajustes devem ser efetuados dentro do perodo em questo. 2. Reconciliaes Bancrias Todas as contas bancrias da empresa devem ser controladas pro meio do razo geral e devem ser conciliadas mensalmente. A conciliao consiste em identificar os itens no correspondidos pela empresa ou pelo banco, dentro de um mesmo perodo, por detalhada comparao entre os registros da empresa e os extratos bancrios. Um resumo dos itens pendentes deve ser emitido, e ao corretiva deve ser tomada sobre itens continuamente pendentes. Os extratos bancrios devem ser encaminhados diretamente s pessoas encarregadas das reconciliaes, sem intermedirios. As reconciliaes de contas bancrias devem ser efetuadas por pessoas independentes das demais funes. As funes de reconciliao devem ser devidamente supervisionadas. No procedimento de reconciliaes das contas, a seqncia numrica dos cheques deve ser controlada, devendo ser registrados os nmeros faltantes para posterior seguimento.
Os demonstrativos das reconciliaes juntamente com os extratos bancrios devem ser arquivados adequadamente, em ordem cronolgica. 3. Segurana O acesso fsico s instalaes da empresa deve ser permitido somente a funcionrios ou pessoal autorizado. As propriedades da empresa devem ser adequadamente protegidas por um sistema de alarme, ronda e iluminao durante a noite. Um sistema adequado de deteco de incndio deve ser mantido e periodicamente testado. A movimentao de pessoas e veculos deve sempre ser registrada na portaria. As cargas dos veculos devem ser examinadas quanto ao seu contedo, em comparao com os documentos. Fora do horrio e expediente o acesso s instalaes da empresa deve ser restrito. O relacionamento da empresa com outras empresas de segurana deve ser definido por contrato. Os preceitos e critrios de segurana emanados pela CIPA devem ser seguidos. Deve existir um procedimento a ser seguido em caso de ameaa de colocao de bombas ou explosivos. Os guardas devero dispor de instrues por escrito para o cumprimento de suas rotinas. Ensaios de evacuao das instalaes devem ser efetuados periodicamente, sem prvio aviso. 4. Seguros Sempre que possvel, a cobertura de seguros sobre quaisquer bens ou operaes do grupo deve ser colocada por intermdio de corretora previamente selecionada e autorizada. Todas as transaes de importao e exportao devero tambm estar cobertas por seguro adequado. Os crditos de exportao devero tambm ter cobertura de seguro. A necessidade de cobertura sobre risco poltico ou comercial dever se avaliada conforme as caractersticas do importador. A cobertura de seguro sobre os ativos e inventrios da empresa dever ser determinada de acordo com a Diretoria Financeira. A necessidade de cobertura de seguro contra sinistros dever ser analisada, de acordo com o grau de risco de cada material.
A necessidade de cobertura sobre riscos de tumulto, guerra e greve dever ser definida e periodicamente avaliada pela direo da empresa. A cobertura sobre riscos de produtos fabricados pela empresa (responsabilidade civil do produto) dever estar em concordncia com as polticas adotadas pela matriz, e com normas locais. Qualquer sada de materiais da empresa dever estar devidamente coberta por seguro de transporte. A cobertura de seguro de vida em grupo ser definida pela Diretoria, e de acordo com as polticas da Matriz. poltica da empresa propiciar a seus funcionrios a intermediao da cobertura de seguros de interesses pessoais, cujo custo descontado em folha. Estas operaes devero ser objeto de um processo de aprovao formal do funcionrio, quando da sua opo de compra e renovao. A Diretoria avaliar a necessidade de cobertura sobre os seguintes itens: - responsabilidade do produto - seguro fidelidade - roubo e valores em trnsito - roubo de materiais especiais - lucros cessantes - acidentes pessoais em viagens a servio da empresa - veculos e outros - responsabilidade civil A contratao dos seguros deve ser formalizada antes da ocorrncia dos riscos a serem cobertos. 5. Servios Administrativos O uso de selagem automtica de correspondncia deve limitar-se ao que de interesse da empresa. Deve haver controle sobre os cartuchos vazios de impressoras. Estes devem ser devolvidos em troca dos cartuchos novos. A empresa deve controlar e negociar os cartuchos vazios quando da compra, obtendo descontos em nota. As despesas incorridas pelos vrios departamentos usurios devero ser rateadas conforme o seu efetivo uso. A contratao de servios de telecomunicaes e outros devem ser regidas por instrumento contratual sempre que aplicvel. Controle adequado sobre multas incorridas pelos usurios de veculos da empresa deve ser exercido, a fim de que elas sejam pagas pelos funcionrios, e nunca pela empresa.
Um adequado sistema de arquivo morto deve existir, devidamente protegido contra deteriorao. O acesso ao arquivo morto da empresa deve ser restrito e controlado. A movimentao de arquivos deve ser objeto de controle protocolado de entrega e devoluo. Os detalhes das contas telefnicas devem ser fornecidos aos usurios a fim de que estes as analisem e aprovem. O acesso fsico rea do departamento deve ser restrito. O relacionamento com as agncias de viagens deve ser objeto de contrato. Extratos das transaes devem ser obtidos nas agncias e reconciliaes com os registros contbeis da empresa. 6. Sistemas So as seguintes as responsabilidades de sistemas, sob o ponto de vista de controles internos: Adotar padres para assegurar que a segurana de sistemas seja eficiente, acompanhando as mudanas tecnolgicas, organizacionais e de pessoal. Adotar padres de auditoria (trilhas) das transaes, e monitorar as tentativas negadas de acesso aos sistemas, principalmente sobre informaes confidenciais. Criar um ambiente onde cada pessoa se torne responsvel pelo bom uso das informaes e dos recursos de processamento de dados da empresa. Estabelecer um sistema de autorizao de acesso aos sistemas por classes de funes, a fim de assegurar que as informaes sejam manuseadas e interpretadas por pessoal qualificado somente. Adotar mtodos e controles que descentralizem a gesto de segurana e promovam o acesso s informaes pelos usurios. Estabelecer mtodos e procedimentos de segurana que garantam a continuidade das operaes e negcios da empresa, protegendo recursos e informaes crticas, mediante um sistema adequado de backups, e um plano de recuperao de dados. Estabelecer um sistema de restrio de acesso s informaes e recursos de informtica ao pessoal autorizado somente. Adotar procedimentos por escrito, por meio de um manual de segurana de sistemas. PARTE VII CONTROLES E SEGURANA DA INFORMAO O sistema de controle interno deve atender a pelo menos quatro grandes objetivos:
a)Assegurar que as transaes estejam sendo adequadamente registradas de modo a: a)permitir a elaborao de demonstraes financeiras segundo os princpios contbeis geralmente aceitos e outros critrios aplicveis e b) manter a responsabilidade pelos bens. b) Assegurar que o acesso aos bens e informaes, e que a utilizao destes ocorra com a autorizao da administrao. c) Garantir que as transaes sejam feitas com autorizao formal da administrao. d) Possibilitar, com freqncia razovel, o confronto entre os registros contbeis-financeiros e os respectivos bens, direitos e obrigaes. Transao: o intercmbio de ativos e servios dentro da empresa ou entre esta e o mercado com o qual interage. Para que o sistema de controle interno seja adequado, ele deve contribuir para que o fluxo de transaes ocorra de modo seguro, formal e autorizado, obedecendo o seguinte: - autorizao para que se faa a transao; - sua ocorrncia de fato; - o registro dessa ocorrncia; - o controle do processo e a avaliao dos efeitos que essa ocorrncia tenha causado ou possa vir a provocar empresa. CONTROLES INTERNOS RELACIONADOS COM A SEGURANA DE SISTEMAS 1. Controles Gerais Controles organizacionais As normas internacionais, reguladoras das atividades de auditoria de sistemas, incluem no grupo de controles organizacionais os seguintes tpicos bsicos: a) a subordinao orgnica e funcional da rea; Criao de um Comit Coordenador de Sistemas, composto pelos gerentes das principais reas da empresa, para gerenciar os recursos e direcionar as reas de atuao, com as seguintes competncias: - aprovar as prioridades de atendimento; - aprovar os planos desenvolvidos pela rea de informtica, de modo a atender s prioridades definidas; - dotar a rea dos recursos aprovados; - controlar o desenvolvimento dos trabalhos; - avaliar os resultados alcanados. b) sua estrutura organizacional, englobando a diviso de responsabilidades, a delegao de autoridade e de atribuies e a segregao de tarefas; A segregao de tarefas um ponto bsico de controle interno: - Quem realiza uma transao no pode ter autoridade para aprov-la; - Quem desenvolve e implanta um sistema no pode ser responsvel, posteriormente, pela sua manuteno. Com isso essa pessoa manteria domnio sobre o sistema, tendo as maiores facilidades do mundo para incorporar operaes fraudulentas ou danosas.
Havendo uma equipe de manuteno, este trabalho deveria ser realizado em rodzio, de modo que uma mesma pessoa no efetuasse duas manutenes seguidas num mesmo sistema ou programa. A razo a mesma anterior. Quem mantm um dado sistema no deveria ter acesso fsico s reas operacionais. Quem faz parte da equipe de operao no deveria ter acesso documentao do sistema em nvel de sistema ou de programa, mas apenas documentao operacional, mnima necessria para que operasse adequadamente o sistema.
c) a adequao, em termos de quantidade e capacitao, do pessoal envolvido nessas atividades, ante as necessidades atuais da empresa e, sempre que possvel, direcionadas ao atendimento das necessidades decorrentes do planejamento estratgico das atividades. A quantidade de profissionais da rea deve ser adequada em funo de suas reais necessidades imediatas, consubstanciadas em seu planejamento operacional e com um aconselhvel grau de reserva de pessoal em formao, de modo a atender s necessidades de mdio prazo. O fato que quantidade maior ou menor de pessoas ocasiona problemas. Se pequena, sobrecarrega e torna as pessoas imprescindveis. Se alta, aumenta desnecessariamente o custo operacional da empresa. d) as prticas administrativas aplicadas s pessoas, as quais, se no forem as mais adequadas, podero causar aumento dos ndices de rotatividade e, com isso, colocar em risco a segurana das operaes da empresa. Entre essas prticas temos as sistemticas de contratao, capacitao, remunerao e avaliao do pessoal. A alta rotatividade (turnover) de tcnicos em informtica pe em srio risco a segurana dos dados da empresa, podendo chegar a afetar a continuidade de suas operaes. Uma prtica saudvel proceder o recrutamento e seleo de internos, onde o setor de Pessoal comunica a outros setores da empresa a existncia de vagas no setor. A motivao do pessoal importante, no basta ter pessoas adequadamente capacitadas e se elas no se entenderem, no estiverem motivadas ou at mesmo revoltadas com a empresa. Aspectos relacionados motivao do pessoal, melhoria do clima tais como ambiente de trabalho, desafios profissionais, o reconhecimento, a avaliao, chances de crescimento e aprimoramentos tcnicos e desenvolvimento pessoal so muitas vezes assumem importncia maior do que o salrio. A contratao de um funcionrio deve ser criteriosa atendendo todos os requisitos para a funo, no devendo ser contratados funcionrios meramente porque conhecido do fulano ou simptico. Quanto demisso, se algum pedir demisso na rea de informtica, por mais que seja necessrio o trabalho que execute, dever ser aceito de imediato, negociar ou manter a pessoa poder trazer grandes danos empresa, pois o funcionrio no est mais interessado em permanecer na empresa, pode trazer desinteresse aos demais companheiros de trabalho, sabotagem, etc. Pessoas desligadas ou demitidas devem sair de imediato da empresa, no podendo Ter acesso na rea de informtica da empresa, pelos mesmos motivos acima.
2. Planejamento, desenvolvimento, utilizao e manuteno de sistemas As normas de auditoria dividem esses controles em trs conjuntos: a) Planejamento, coordenao e controle das atividades Para o planejamento deve estar claro o que se quer, quanto tempo e o custo (objetivos claros, viveis e quantificados). As empresas podem adotar o seguinte material organizacional: - plano diretor ou planejamento estratgico (preparado mediante interao com todas as reas da empresa, cada uma indicando objetivos de crescimento e necessidades bsicas que devero ser atingidas a longo prazo 03 a 05 anos); - plano operacional ( detalhar o que deve ser realizado, as pessoas responsveis pela realizao e os prazos previstos); - cronograma e atividades ( cada atividade existente no plano organizacional tenha um cronograma especfico, indicando etapas ou fases e responsvel por cada uma); - relatrios de posicionamento ( cada responsvel, cada lder de projeto prepare relatrio das atividades do ms, problemas que enfrentou, solues e resultados alcanados. b) Desenvolvimento e manuteno de sistemas Os trabalhos de desenvolvimento de sistemas ou os de aquisio de solues prontas devem ocorrer mediante a montagem de uma equipe composta por especialistas em organizao e informtica e por representantes dos principais usurios. c) Aprovao de sistemas e programas O analista deve aprovar, do ponto de vista tcnico, os trabalhos executados pelos programadores e dos aplicativos adquiridos, bem como testar o correto funcionamento dos programas que compem o aplicativo. de responsabilidade das reas usurias a aprovao dos sistemas, quer desenvolvidos internamente quer comprados prontos, as quais devem aprovar todos os produtos, etapa por etapa e testes do sistema antes que seja implementado. 3. Controle de Padres de documentao A documentao da rea deve ser organizada em trs nveis: a) Documentao organizacional organograma da rea as descries dos vrios cargos e funes existentes no organograma; os planejamentos e controles de trabalho e de treinamento do pessoal.
b) Documentao de sistemas e programas A documentao de cada sistema aplicativo deve ser estruturada por nveis de sistema de operao de cada programa e de operao. Nvel de sistema pode ser encontrada a seguinte documentao: - objetivos dos sistema e sua rea de aplicao - macrofluxograma do sistema
descrio dos arquivos e tabelas utilizados relao dos programas que compem o sistema e, para cada um, sinteticamente, seus objetivos e funes - origem e destino dos dados e das informaes, com a periodicidade, sempre que ocorra. A partir da documentao de sistemas, detalha-se a documentao de programas e de usurios: - objetivo e sntese das funes realizadas pelo programa - diagrama de bloco, sinttico ou detalhado, indicando a lgica de processamento - arquivos e tabelas utilizados - a ltima verso da listagem de compilao ( o programa escrito na linguagem oficial da empresa, vertido para o computador) - registro das manutenes efetuadas. c) Documentao operacional A documentao operacional, em nvel de operao, deve permitir: - operar o sistema - proceder gerao e aprovao das transaes - efetuar suas entradas no sistema - proporcionar supor produo, quando de aplicaes centralizadas, podendo-se at chegar indicao do uso que se deva fazer em cada relatrio, listagem ou tela produzida pelo sistema. A rea de informtica dever manter documentao, na forma de registros, controles e relatrios, entre outras, sobre as seguintes informaes tcnicas:
capacidades nominais e estatsticas de utilizao dos equipamentos; estatsticas de utilizao dos recursos de processamento, de armazenagem de dados e de comunicao, indicativos do grau em que hoje estejam sendo empregados ( base para se avaliar e determinar as necessidades futuras de expanses); histrico de problemas apresentados pelos equipamentos, softwares e aplicativos, providncias adotadas ou solicitadas e a situao atual; controle sobre os arquivos magnticos mantidos na fitoteca, inclusive no tocante poltica de backup; custos incorridos com equipamentos, tecnologia e pessoal.
4. Controles Operacionais a) Gerao, aprovao e converso de dados Objetivos da aplicao do sistema; reas de aplicao, atingidas, envolvidas pelo sistema; Modelos das informaes a serem manipuladas e introduzidas no sistema; Indicao de campos imprescindveis e seus contedos normais (ex.: campo numrico deve apenas ter informaes numricas); Modelos das telas e outras documentaes a serem processadas pelo sistema; Instrues gerais de segurana, tais como senhas, freqncia de atualizao, nveis de aprovao, extrao de cpias de arquivos de transaes (para fins de backup) etc.;
Indicao de pessoas (tcnicos da rea de informtica ou de fornecedores externos) que possam acessar em caso de problemas ou dificuldades de operao do sistema.
b) Validade de dados Objetivo do processo de validao: assegurar que as transaes que entram para processamento e atualizao dos arquivos desse sistema sejam as adequadas, sejam vlidas. A validao feita por filtros. Os filtros so constitudos por programas, chamados programas de validao. Estes iro testar, mediante a anlise de cdigos, clculos, comparaes, entre outras possibilidades, as seguintes: - se o documento mesmo uma duplicata ( por exemplo). Assim, no entraria nesse sistema uma requisio de material ao almoxarifado que no pertence ao sistema; - se o documentos contm todos os dados necessrios ( campos); - se o cdigo do CNPJ, que individualiza cada empresa vlido. Para isso, o programa efetuar clculos sobre os nmeros desse CNPJ e obter os dois dgitos de controle. Os apurados pelo computador sero comparados com os constantes na duplicata; - se o valor adequado, mediante comparaes de faixas. Exemplo, aceita valores entre 30,00 e 50.000,00. No deve haver entrada de dados nos sistemas computacionais sem que tenham que passar por programas de consistncia (filtros). 5. CONTROLES DE SEGURANA FSICA E DE DADOS DO SISTEMA DE INFORMAO 1) Ameaas ao sistema de informao a) Ameaas fsicas Ameaas ao Servidor magnetismo, radiaes, fogo/calor, poeira, umidade/vapores, vandalismo, roubo/furto, acesso indevido, impacto de escombros, gases corrosivos, fumaa, exploso, magnetismo. b) Ameaas sociais/ pessoais contatos com outras pessoas dentro e fora da empresa; engenharia social utilizando telefone, fax, email, etc. criar uma relao de confiana que permita obter informaes que facilitem a obteno de novas informaes ( nomes, telefones, usernames, senhas nmero de modems, etc.)
c) Ameaas tecnolgicas email, telefone e voicemail (intranet) conexes discadas via modems ( acesso remoto) internet, intranet e extranet outras conexes dedicadas de rede computadores portteis ( laptop, palmtop, etc.)
d) Vrus vrias estatsticas apontam ataques de vrus como o maior problema de segurana enfrentado pelas empresas; a cada dia de 6 a 10 novos vrus so lanados no mercado; os desenvolvedores de vrus esto sempre na frente; as solues no so apenas tecnolgicas, pois envolve a conscientizao dos usurios da rede. Define-se vrus como sendo um programa que pode infectar outros programas, modificando-os de maneira a permitir a incluso de uma cpia sua. Com essa capacidade de infeco, um vrus pode se propagar em um sistema ou rede, utilizando as autorizaes e privilgios dos seus usurios em proveito prprio Frederick Cohen.
d1)Vrus de programas este tipo de vrus tem o poder de infectar arquivos com extenso .exe ou .com; quando um arquivo contaminado executado, o cdigo do vrus tambm e executado; pode ficar residente na memria executando suas instrues virticas.
d2)Vrus de Boot - infecta o setor de boot ( inicializao) de qualquer disco seja flexvel ou rgido. - Quando ativo no disco rgido, o vrus segue contaminando discos flexveis usados no computador. d3)Vrus de Macro - O que uma marco? seqncia de comandos e instrues que voc agrupa como um nico comando para executar uma tarefa automaticamente; - Principais caractersticas: - fcil desenvolvimento - fcil disseminao - altamente perigoso - Infecta documentos do word, planilhas do excel e apresentaes do powerpoint. e) Alm dos vrus existem programas que constituem outras ameaas: Worm : programa que se duplica atravs da rede, sem necessariamente infectar outros arquivos, causado por arquivos anexados em emails. trap door: abre caminho em um programa, por onde pode-se ter acesso ao sistema sem passar pelos controles de acesso implementado. Hoax: simula assuntos diversos, os quais so divulgados pelo seu email, no infecta a rede, porm sobrecarrega servidor de email e banda da rede, tornando-os lentos. cavalo de tria: um cavalo de tria um programa que executa uma tarefa til. Ele sempre faz algo inesperado, como roubar senhas, ou copiar arquivos sem o conhecimento do usurio e envi-los a usurios externos. Exemplos: prettyPark, BrackOrifice, NetBus, BackDoor-G. utilizado da seguinte forma: a pessoa que quer obter informaes envia o
cavalo de tria para a vtima e esta executa o cavalo de tria e abre as portas do seu micro para o desconhecido. Aps instalado, o vrus envia arquivos e programas para o invasor sem ser notado. O cavalo de tria instalado pelo prprio usurio a partir da execuo de um arquivo anexado a um email. Como reduzir os riscos: manter os ant-virus dos usurios e dos servidores sempre atualizados; manter backups atualizados; dentro do possvel, barrar a entrada de todos os emails com arquivos em anexo, independente da extenso; informar aos usurios que evitem execuo de arquivos desconhecidos em disquetes e CDs; informar aos usurios que evitem a execuo de arquivos anexados em email, mesmo de pessoas conhecidas; informar aos usurios das ameaas de cdigo hostil em sites na internet; Fazer campanhas de conscientizao junto aos usurios sobre os problemas decorrentes dos ataques de vrus.
f) Cdigo Hostil a) Plug-ins: So programas executveis que permitem ao browser executar arquivos em formato diferentes de HTML. Ex.: Abode Acrobat Reader e outros que so utilizados como udio, animao e acesso a banco de dados. O plug-in tem acesso irrestrito ao sistema e pode ter acesso a informaes no disco local, abrir conexes de rede ou introduzir um Cavalo de Tria, ficando sem segurana a estao e tambm a rede interna. Por isso, a visita na internet e a baixa de um programa ou aplicativo desconhecido e mal intencionado poder introduzir no seu computador ou na rede um programa que retransmite os dados existentes para usurios externos sem que seja percebido. Riscos dos Plug-ins - acesso total a mquina - escritos e suportados por terceiros - baseado em confiana no desenvolvedor - podem ser substitudos b) Com a entrada de tecnologias como Java, JavaScript, Vbscript e Activex, o simples fato de se visitar um site na Internet j o suficiente para receber um cdigo mal intencionado ( hostil) que pode ter acesso a qualquer parte do seu sistema ( processador, memria, discos e rede) e retransmitir dados para outros usurios. b1) JavasScript - permite criar e-mails falsos - permite obter o e-mail do cliente - acesso ao histrico do browser - Spoofing - Dos b2) Activex
- Activex uma tecnologia desenvolvida pela Microsoft para a Web - Todos os controles tm acesso a todos os recursos do sistema - Os usurios podem aceitar ou recusar os controles com base em seus certificados - Pode conter um vrus ou cavalo de tria - Pode alterar e roubar informaes - Pode desativar o sistema (schutdown) Como reduzir riscos: - Antes de permitir a execuo de qualquer cdigo ativo em sua estao, verifique a origem e a assinatura do cdigo; - Os browsers, como qualquer software, possuem bugs. Utilize, sempre que possvel, a ltima verso do browser, com as devidas correes atualizadas; - Evite navegar na Internet em sites desconhecidos; - Evite navegar na Internet em uma estao que contenha informaes confidenciais. - Evite navegar na Internet em estaes que estejam logadas na rede interna com direitos de administrador ( root). - Tenha backup de seus dados em disco; - Evite o uso de plug-ins, principalmente em ambientes corporativos; - Verifique se o firewall ( tcnica de segurana que procura impedir o ingresso em nossos sistemas de usurios externos/internos no autorizados) permite algum tipo de filtro para cdigo ativo. -Eduque os usurios sobre os riscos do uso do browser. g).Outras ameaas - falhas e erros: falhas no desenvolvimento do software (ex.: bug do milnio); falta de alternativas de segurana ou desenvolver um sistema; falhas ou erros humanos na elaborao do programa ou na entrada e sada de dados. Manter o hardware e o software sempre atualizados evitam riscos de ameaas. - fraudes, roubos e sabotagens: Os maiores problemas de segurana de informao so praticados por pessoas que tm acesso autorizado aos sistemas da empresa que repassam informaes para fora da empresa e a ao executada externamente. A ameaa de fraudes e roubos estende-se tambm aos bens materiais como computadores, componentes, perifrico, papis, cartuchos, etc. A sabotagem, normalmente, realizada por funcionrios insatisfeitos que destroem ou alteram informaes. - hackers: algum que invade sistemas para obter ou no algum tipo de benefcio piratas eletrnicos. Invadem sistemas para mostrar o que podem fazer substituindo o contedo original por mensagens aleatrias. Principais ataques: interceptao e alterao dos contedos de mensagens para depois repass-las ao destinatrio; envio ou recepo de mensagens utilizando a identidade de outra pessoa; armazenamento de mensagens e reenvio em data posterior; cpias de mensagens de canais de comunicao inadequadamente protegidas. - espionagem: a espionagem realizada por funcionrios que tm acesso autorizado s informaes e transferem-nas para o concorrente, objetivando vantagens financeiras. - falta de conhecimentos
- falta de uma poltica de segurana clara - cultura da empresa h) Como reduzir riscos O acesso s reas fsicas e/ou equipamentos de informtica deve ser restrito ao mximo. Controle de acesso de pessoas autorizadas e no autorizadas que tenham acesso s instalaes fsicas; Plano contra desastres (fogo, gua, luz, etc.); Classificao, arquivamento e destruio de documentos; Segurana do cabeamento fsico de rede e telefonia.
Centrais de processamento - deve-se controlar o acesso: - de pessoas estranhas rea; - de estranhos operao de fitoteca; - de operaes s reas de fitoteca; - de analistas, programadores, controladores de dados e digitadores sala de operao ou fitoteca; - deve-se adotar os princpio de segregao de funes. Tambm o uso de portas controladas magntica ou eletronicamente, dotadas de fechaduras magnticas ou eletrnicas, abertas com o uso de senhas de conhecimento apenas do pessoal da rea. Redes de microcomputadores ou terminais: - segregao de tarefas - uso de senhas - chaveamento dos equipamentos em horrios no utilizados ( horrio de almoo, noite, nos finais de semana, etc. Acesso s informaes: - utilizar barreiras contra fogo (firewalls) para proteger os equipamentos principais e os servidores, alguns ou todos os micros; - utilizar apenas programas que exijam emprego de senhas e de passwords; - validar os dados automaticamente, quando de sua entrada no sistema. Quer dizer, ao se completar a digitao de um campo, este deve ser, de imediato, automaticamente aceito ou rejeitado pelo sistema; - operar com softwares que procedam gerao automtica de backups ( cpias para fins de segurana); - chavear, desligar os equipamentos quando operadores no estiverem na rea, dificultando o seu uso indevido; - empregar criptografia (combinaes geradas por matrizes matemticas) para esconder os dados a serem transmitidos vias redes, notadamente a internet; - fazer o uso de chaves ( senhas, passwords) e proceder a sua substituio, freqentemente e aleatoriamente; - backups (extrao de cpias) operacionais e de segurana:
durante o prprio processamento ( a cada 05 ou 10 minutos), facilitando a retomada quando de quaisquer problemas operacionais ou de queda de energia; cpias dirias, semanais ou mensais, em fitas ou outro meio eletrnico, facilmente transportveis para local diferente daquele onde se situa o CPD, com vistas a poder retomar o processamento quando de desastres, tais como inundaes, incndios, etc.
2. Controles de autenticao, de acesso e segurana ao Sistema de Informao 2.1 Autenticao Autenticao - identificar com preciso um usurio do sistema - autenticao leva ou controle de acesso - controle de acesso permite definir quem pode fazer o que com determinado objeto - mtodos de autenticao: algo que se sabe; algo que se tem e algo que se . Formas de Autenticao - senha e PIN ( algo que se sabe) - smartcard (algo que se tem) - Cookies - criptografia - biomtrica (algo que se ) - certificados digitais (algo que se ) a) senhas Cuidados com senhas As senhas podem ser compartilhadas com outros usurios, adivinhadas e descobertas atravs de sniffers, seno criptografas, por isso importante: - utilizar senhas longas - trocar as senhas periodicamente - misturar nmeros e letras (maisculas e minsculas) - evitar utilizar senhas antigas - no usar nomes de login que sejam iguais ou abreviaes do nome dos usurios, datas marcantes, telefones, etc. - no utilizar palavras de dicionrios de qualquer lngua - no utilizar seqncias numricas e/ou alfabticas - no utilizar a mesma senha para vrios logins - no compartilhar sua senha com outros usurios, mesmos amigos - no anotar sua senha apenas memoriz-la Obs.: basta que apenas um usurio possua uma senha fraca para o inimigo obter acesso rede. Como criar senhas fortes: - mistura de letras maisculas com minsculas dkcaGplkDsiuPni - nmeros e caracteres especiais
$298@%#?&{493 - palavras ou frases grafadas de forma errnea memorizao brusapleta, acecoria, xtudo - palavras ou frases grafadas sem as vogais minha camisa colorada mnhcmsclrd - o ideal misturar tudo %45Gl#fJ5dlKK b) PIN PIN Personal Identification Nymber): sinnimo de senha, geralmente o PIN, uma frase e no apenas uma senha, autenticao utilizada para habilitar s informaes contidas no Smartcard. c) Cookies - forma rudimentar de identificao. So arquivos gravados no disco rgido da mquina que est acessando certo site na internet. Esses arquivos permitem que o site visitado reconhea o usurio e possa garantir operaes que necessitem de um controle contnuo, assim toda a vez que o que o usurio seleciona nova pgina no mesmo site aberta uma nova conexo. - mecanismo desenvolvido pela Netscape e includo no Navigator 2.0 - so arquivos textos, armazenados localmente no cliente - permitem obter informaes do cliente fornecidas por ele - permite rastrear o cliente e conhecer seu perfil - no l informaes armazenadas no disco rgido ( planilhas, arquivos de senhas, etc.) - desligar os cookies a nica sada para manter a privacidade. d) Smartcard - evoluo do carto magntico, possuindo memria interna que se permite armazenar um volume maior de informaes: senhas, dados pessoais, informaes mdicas; - carto magntico com chip de circuito integrado embalado adequadamente. - segurana: ponto central desde a concepo. mecanismos previnem acessos no autorizados CPU - pode conter toda a lgica de um microcomputador num chip - aceita todos os tipos de memria: voltil, permanente e regravvel. Aplicaes de Smartcards - identificao & autenticao - controle de acesso - servios financeiros ( dinheiro eletrnico) - arquivo de dados pessoais : perfil e identidade - servidor criptogrfico seguro chaves nunca deixam o carto - arquivo de dados sigilosos - combinao das anteriores, mais a biomtrica e) Criptografia
Arte de escrever a informao em cifras ou em cdigo, de forma que somente as pessoas autorizadas possam compreend-la, seu objetivo a construo de cifras inviolveis que garantam: - confiabilidade - integridade - autenticidade - no repudiao f) Autenticao Biomtrica - caractersticas humanas: impresso digital, ris, geometria do rosto, mo e outras - critrios de qualidade - integrao com Smartcard g) Certificao Digital - Documento eletrnico, assinado digitalmente por uma terceira parte confivel, que associa o nome ( e atributos) de uma pessoa ou instituio a uma chave criptogrfica pblica. - Certificados de CA : utilizados para validar outros certificados; so auto-assinados ou assinados por outra CA. - Certificados de servidor: utilizados para identificar servidor seguro; contm nome da empresa e nome DNS do servidor. - Certificados pessoais: contm nome do portador e, eventualmente, informaes como endereo eletrnico, endereo postal, etc. - Certificados de desenvolvedores de software: utilizados para validar assinaturas associadas a programas. 2.2 SEGURANA DE INFORMAO a) Segurana de Redes Grande parte das empresas esto conectadas a algum tipo de rede privada ou pblica ( como a internet), interligando suas filias matriz (intranet) e com parceiros- clientes e fornecedores ( extranet). Os protocolos utilizados na Internet ( TCP/IP) so inseguros: no oferecem confiabilidade, integridade ou autenticidade. Por isso, devem ser implementados alguns mecanismos de segurana: - Firewall - Sistemas de deteco de intruso - Redes privadas virtuais - IPSec a1) Firewall um software executado no servidor da empresa que implementa um esquema de segurana centralizado, monitorando toda a entrada e sada de dados na empresa, onde possvel limitar o acesso a Internet. Funciona como uma barreira de proteo entre os usurios internos e externos e dividido em Firewall de rede e Firewall de aplicao.
Firewall de Rede o tipo mais simples, atuando na camada de rede, monitorando informaes como endereo de origem e destino, e tipo de protocolo, tambm chamado de filtro de pacotes. So utilizados nas bordas das redes, funcionando como um primeiro nvel de defesa, podendo permitir ou restringir certos tipos de trfego entre a rede interna e a Internet. Uma das desvantagens a possibilidade de no se identificar ataques que falsifiquem o endereo IP de origem, devido a fragilidade do protocolo IP no recomendado a autenticao baseada em endereos IP. Firewall de Aplicao ou Servidor Proxy, alm de executar as funes de filtro de pacotes pode examinar a camada de aplicao, monitorando os protocolos de aplicao, sendo possvel um nvel maior de controle. Sendo um intermediador entre o cliente e o servidor, podendo permitir ou no o envio ou recebimento de uma determinada mensagem. Pode ser utilizado como um filtro de protocolos de alto nvel, verificar o contedo de emails e pginas Web e decidir se o acesso ser permitido ou no. Exemplo: se um email contm palavras que no estejam de acordo com as regras de segurana da empresa, o sistema pode barrar a entrada ou sada de emails, e ainda, impedir a entrada de arquivos em anexo e verificar a existncia de vrus. Na Web, impedem a entrada de pginas que contenham certas palavras, componentes Activex, Applets Java e cdigo JavaScript. a2) Sistemas de Deteco de Intruso Os sistemas de deteco de intruso ( Intrusion Detection System IDS) permite identificar em tempo real a tentativa de acesso no autorizado de usurios na rede interna ou hackers na rede externa. Caso ocorra um ataque possvel responder enviando um email, encerrando a conexo, etc. Existem dois tipos de IDS: de HOST e o de REDE, podendo ser utilizado um dos tipos ou implementado os dois tipos simultaneamente, oferecendo um nvel maior de segurana. O IDS de host monitora o sistema operacional e suas aplicaes, verificando as tentativas de invaso como quebras de senhas, alterao de algum arquivo do sistema, alterao de contas de usurios, etc. O IDS da rede monitora o trfego da rede, verificando tentativas de invaso. a3) Rede Privada Virtual uma rede privada que utiliza a infra-estrutura da uma rede pblica, geralmente a Internet, para conectar com fornecedores, filais, clientes, usurios remotos. O contedo dos dados enviados deve ser criptografado e quando recebido descriptografado antes de serem repassados para o destino final, devido o risco de dados serem interceptados por pessoas no autorizadas. a4) IPSec um conjunto de padres abertos que envolve diversos protocolos e algoritmos e pode ser utilizado em diversas solues para a conexo segura de redes, como a ligao de filiais matriz, conexo de usurios remotos, aplicaes internas da empresa, extranet e intranet. b) Segurana na WEB O servio da Web (WWW-World Wide Web) basicamente um conjunto de documentos (pginas), contento texto, imagens, udio e vdeo. Os documentos disponibilizados na internet
so desenvolvidos na linguagem HTML e tem como protocolo o HTTP, porm esse protocolo no oferece segurana, no entanto a maioria dos sites de comrcio eletrnico utiliza o HTTP. Para garantir segurana para operaes na Web utiliza-se o protocolo HTTPS ( combinao do protocolo HTTP com o SSL). O SSL trabalha oferecendo servios de criptografia, certificado digital e hashing. O SSL (Secure Sockets Layer) utilizado normalmente para compras com carto de crdito pela Internet. Quando o cliente entra em uma pgina que tenha um certificado digital, o navegador do cliente comprara o endereo da pgina com as informaes no certificado garantindo que a pgina legtima. O SSL um padro para a implementao de segurana na Internet e utilizado em diversas aplicaes de comrcio eletrnico. Ex.: internet banking. O SET (Secure Eletrnic Transaction) voltado para o pagamento utilizado-se cartes de crdito pela internet e no se aplica a correio eletrnico e transferncias de arquivos. O SET garante a confiabilidade da transao e evita o acesso ao nmero do carto de crdito do cliente. c) Segurana de Email O email o sistema digital de maior alcance para troca de mensagens, rpido e o destinatrio pode manipular digitalmente a mensagem. O servio de email, constante da Internet, no oferece aos seus usurios os recursos mnimos necessrios privacidade e autenticao na troca de mensagens pela Internet. Tambm, no impede o acesso indevido e a manipulao por usurios no autorizados. Para segurana necessrio o uso de recursos de criptografia, muitas vezes externos ao seu sistema de correio eletrnico. Ameaas e Vulnerabilidade Qualquer indivduo localizado em uma mquina intermediria pode ler as mensagens. A nica segurana que o usurio possui a honestidade ou indiferena do intermedirio, podendo ser universidades e at empresas rivais. As redes de email so sistemas descentralizados e destinam a mensagem atravs de tabelas de roteamento, sendo comum a existncia de diversos intermedirios entre o emissor e o receptor da mensagem. O intermedirio intruso pode: - Violao de mensagens: interceptao e alterao dos contedos de mensagens para depois repass-las ao destinatrio; - Mascaramento: envio ou recepo de mensagens utilizando a identidade de outra pessoa; - Armazenamento de mensagens e reenvio em data posterior; - Cpias de mensagens de canais de comunicao inadequadamente protegidas. Alm das situaes citadas, destaca-se a ameaa de vrus, worms e Cavalos de Tria que utilizam emails para eliminar arquivos, roubar informaes, gerar trfego indesejvel na rede, etc. Por isso, deve-se implementar polticas de email especficas, visando minimizar os problemas de vrus e outros. Medidas de Segurana Utilizar mensagens por algoritmos de criptografia nas mensagens contidas no e-mail;
Programas de segurana de correio eletrnico como o PGP ( Pretty Good Privacy), PEM (Privacy-Enhanced Mail) e o S/MIME ( Secure Multipurpose Internet Mail Extensions). 3) PESQUISAS SOBRE SEGURANA E AMEAA DO SISTEMA DE INFORMAO
3.1) 77% das empresas no Brasil tiveram sistema de TI atacado em 2003 Fonte: Folha Online de 13.11.2003 Nada menos que 77% das empresas brasileiras identificaram ataques ou invases a suas redes de computadores em 2003. O nmero era de 43% em 2002, de acordo com a 9 edio da Pesquisa Nacional de Segurana da Informao, realizada pela Mdulo Security. O estudo revelou que para 32% dos entrevistados os hackers so os principais responsveis por ataques e invases de sistemas corporativos, enquanto 26% das empresas so incapazes de identificar os responsveis pelos ataques. Segundo a Mdulo, 35% das empresas reconhecem que tiveram perdas financeiras acarretadas pelas invases. No entanto, 65% das companhias no conseguiram quantificar essas perdas. Embora ainda seja muito alto, o nmero era de 72% em 2002. Ameaas Os vrus continuam representando a maior preocupao para as empresas, citado por 66% dos profissionais. Alm das pragas virtuais, funcionrios insatisfeitos (53%), divulgao de senhas (51%), acessos indevidos (49%) e vazamento de informaes (47%) foram apontados como principais ameaas segurana das informaes nas empresas. As fraudes por e-mail tambm tm despertado a preocupao de 29% dos especialistas, segundo a pesquisa. Quando perguntados sobre qual das ameaas listadas era a mais crtica aos negcios de sua empresa, 13,5% apontaram o vazamento de informaes como a mais prejudicial. Em seguida, aparecem funcionrios insatisfeitos (13%), fraudes, erros e acidentes (12%), vrus (9%) e acessos indevidos (8%). Uso da internet A forma de acesso remoto mais utilizado pelas empresas pesquisadas a conexo via internet, sendo que 69% utilizam conexo criptografada e 30% o fazem com modem interno. Alm disso, a adoo de certificao digital apresentou um significativo aumento em relao a 2002: passou de 10% para 24%. Identidade A pesquisa foi realizada com cerca de 700 profissionais que atuam na rea de segurana da informao das 500 maiores empresas do Brasil. Entre esses profissionais esto analistas (37%), gerentes (38%), security officers (18%) e diretores (7%) de empresas de vrios segmentos. Tem mais Outro dado preocupante apontado pela pesquisa que para 78% dos profissionais, as ameaas e ataques devem aumentar em 2004. 3.2) 60% das empresas brasileiras vo aumentar gastos em segurana Fonte: Folha Online de 13.11.2003 A 9 edio da Pesquisa Nacional de Segurana da Informao, realizada pela Mdulo
Security, revelou que 60% das empresas no Brasil planejam aumentar os investimentos na segurana de seus sistemas de TI (tecnologia da informao). Um dos principais motivos para esse aumento que 78% dos entrevistados acreditam que o nmero de ataques a suas redes deve aumentar. Dos 73% das empresas que possuem oramento especfico para a rea de TI, 24,5% alocam menos de 1% em recursos de segurana, enquanto 7% destinam mais de 20% do oramento total de tecnologia para a rea de segurana da informao. Entre as medidas de segurana mais adotadas pelas empresas esto os antivrus (76%), capacitao tcnica (75%), sistemas de backup (72%) e a utilizao de polticas de segurana (71%). Segundo o estudo, a falta de conscincia dos executivos (23%) continua sendo apontada como o principal obstculo para a implementao da segurana da informao, embora tenha diminudo em 10% o ndice de respostas em relao ao ano passado (33%). Por outro lado, a expectativa em relao aos problemas com segurana continua alta. Apenas 4% responderam que devem diminuir. Identidade A pesquisa foi realizada com cerca de 700 profissionais que atuam na rea de segurana da informao das 500 maiores empresas do Brasil. Entre esses profissionais esto analistas (37%), gerentes (38%), security officers (18%) e diretores (7%) de corporaes de vrios segmentos. PARTE VIII CONTROLES INTERNOS NA REA TRIBUTRIA 1. DCTF - Manter arquivado em separado as DARFs, Declaraes de Compensao documentos que comporo o preenchimento da DCTF. e outros
- Lembre-se os valores declarados na DCTF sero cruzados com a DIRF, DIPJ e outras declaraes. - Os tributos declarados na DCTF devem estar de acordo com os pagamentos (DARF) ou compensaes (PERDCOMP). Esses pagamentos ou compensaes esto declarados individualmente na DCTF. Os valores pagos e no declarados sero inscritos em dvida ativa e cobrados com multa de Ofcio de 75% e pela variao da SELIC. - Devem ser declarados os valores lquidos de retenes de rgos pblicos e outras retenes. - Conferir se os cdigos e o perodo de apurao dos tributos esto lanados corretamente em conformidade com as DARFs ou PERDCOMPs. Caso estejam informados incorretamente e no batem com os respectivos recolhimentos, a Receita Federal enviar cobrana das
diferenas, com multa de 75% calculada sobre o total do tributo, mesmo que pagos parcialmente ou esteja incorreta a informao do perodo de apurao. - Informar corretamente a opo lucro real trimestral ou anual e ainda lucro presumido. - Os tributos declarados na DCTF devem conferir com os tributos constantes na Declarao de Imposto de Renda Pessoa Jurdica. Significa que o Pis, Cofins, IPI, IRPJ e CSSL mensal e outros constantes na DIPJ devero estar de acordo com a DCTF. - Os recolhimentos a ttulo de antecipao de IRPJ e CSSL devem ser declarados na DCTF, conforme recolhidos, caso haja alteraes, complementos mensais ou recolhimentos a maior, por ocasio da entrega da DIPJ, a empresa dever apresentar a DCTF RETIFICADORA. O mesmo dever ser feito com PIS, Cofins, IPI, IRRF, dentro outros. - Qualquer compensao de tributos, a partir de 01/10/2002, dever ser efetuada atravs da PERDCOMP, mesmo as compensaes de tributos de mesma espcie ( Ex: compensao de Pis com Pis) e informadas na DCTF. A compensao de tributos de espcies diferentes ( Ex.: IRPJ com Cofins) segue o mesmo raciocnio. 2. DIPJ - As informaes constantes na DIPJ devem ser conferidas com os registros contbeis: balanos e balancetes. - No caso do Lucro Real anual, a apurao mensal por balancete de suspenso e/ou reduo do IRPJ e CSSL devem estar de acordo com o LALUR ( Livro de Apurao do Lucro real) e com planilhas subsidirias nos casos em que a empresa optar por recolhimentos mensais com base na Receita. - O Lucro Real trimestral deve estar de acordo com o Lalur. - A empresa deve manter no Livro Dirio, o balancete ms a ms, os doze balancetes em cada ms do ano, pois servir como base de suspenso ou reduo do IRPJ e da CSSL, bem como, para distribuio intermediria de lucros. - Dever manter escriturado o Livro de Inventrio de Estoque, no final de cada ano. Nos meses em que suspendeu ou reduziu o recolhimento com base em balancete dever, apenas, manter relatrio de estoque para conciliar com a Contabilidade, no sendo necessrio registrlo no Livro de Inventrio de Estoque. J, se a opo foi pelo lucro real trimestral a empresa dever escriturar seus estoques no Livro de Inventrio a cada trimestre. - O saldo dos tributos a pagar constante na DIPJ deve estar em conformidade com os valores informados na DCTF, qualquer diferena a DCTF deve ser RETIFICADA. Lembrando que a partir de 1999, o tributo lanado pela DCTF, a DIPJ apenas utilizada como prestao informaes, portanto, se um valor declarado a maior na DCTF for maior que a DIPJ, prevalece sempre o valor declarado na DCTF, para fins de Dvida Ativa. Lembrando que informaes incorretas na DCTF geram pesadas multas, por isso melhor corrigir antes de ser multado (retificar).
- Informar as adies e excluses ao lucro real em conformidade com o Lalur. 3. IRPJ e CSSL 3.1 CONCILIAO CONTBIL E COMPOSIO DE SALDOS - Mensal ou ao menos semestralmente cada conta contbil deve ser conciliada e ter a composio de saldo. Composio de saldo na verdade um controle interno, onde o Contador ou qualquer outro usurio da Contabilidade sabe o que contm discriminadamente em cada conta contbil, por exemplo: a conta de um fornecedor tem o saldo de R$ 100.000,00, a Contabilidade tem o saldo total, pela Composio de Saldo desta conta sabemos que so as seguintes faturas: - fat. 1010, data de emisso 10/10/x1, vencimento 10/02/x2 R$ 35.000,00; - fat. 1311, data de emisso 30/12/x1, vencimento 30/03/x2 R$ 65.000,00; - As faturas totalizam R$ 100.000,00, conforme saldo contbil; - A composio de saldo pode ser relatrio emitido pelo prpria contabilidade ou relatrio emitido por outro setor, desde que o saldo seja o mesmo, ou demonstradas as diferenas; - A Contabilidade deve ter o controle nas mos, dos valores nela registrados, no serve a desculpa que tal setor est bagunado, pode at estar, mas a Contabilidade deve manter o controle dos registros, at mesmo para no duplicar lanamentos, receitas, despesas, apurar impostos incorretamente, consequentemente a empresa paga impostos a maior ou sofre autuaes fiscais. - A conta Caixa dever estar em conformidade com os boletins de caixa, caso os mesmos no sejam elaborados pela empresa o Contador dever examinar o Razo da conta Caixa para evitar lanamentos incorretos; - As contas bancrias e de aplicaes financeiras devem estar de acordo com os extratos bancrios e ou conciliaes dos bancos; - A conta de duplicatas a receber deve estar conciliada com o relatrio de contas a receber. A cada perodo ou fechamento de balano a Contabilidade dever solicitar ao financeiro da empresa a posio das duplicatas a receber naquela data, esse procedimento evita erros contbeis, por exemplo o lanamento a maior de Receitas que proporciona o pagamento a maior de tributos (PIS, Cofins, IRPJ, CSSL, ICMS, IPI, e outros); -As contas de Adiantamentos e outros crditos devem ser conciliadas no sentido de verificar pendncias existentes de longa data, as quais no refletem a posio consignada no balancete, bem como atentar para a documentao suporte dos lanamentos contbeis, tais como: contratos, recibos, notas fiscais e outros; -A conta de estoque deve estar conferindo obrigatoriamente com o total da posio do Inventrio a cada trimestre (Lucro Real Trimestral) ou fechamento anual do balano (Lucro Real Anual, Lucro Presumido e Simples) , se e a empresa apura o Imposto de Renda anual com suspenso ou reduo, ms a ms deve manter um relatrio de estoque no sendo necessrio o registro no Livro de Inventrio. A Contabilidade deve atentar para o preo unitrio de cada mercadoria ou produto, podendo avaliar as mercadorias compradas para revenda pelo valor das ltimas aquisies menos o ICMS. No caso de fabricao de produtos a matria-prima pode ser avaliada pelo preo das ltimas aquisies menos o ICMS e IPI, os
produtos acabados avaliados por 70% do maior preo de venda ( sem deduzir o ICMS) e os produtos em elaborao avaliados por 56% do maior preo de venda ( sem deduzir o ICMS); -A conta de despesas antecipadas deve estar conciliada com as planilhas de rateio e com os documentos; -Nas contas do Realizvel a Longo Prazo, a Contabilidade deve verificar se os lanamentos esto suportados por documentos hbeis e se no h lanamentos incorretos. Exemplo: se o pagamento do contrato de mtuo est suportado por recibo, contrato etc.; -Se Investimentos relevantes em coligadas ou controladas esto avaliados pelo mtodo da equivalncia patrimonial, quando estiverem solicitar balano a essas empresas para efetuar os lanamentos contbeis, lembrando que sobre o resultado positivo da equivalncia patrimonial no incide tributao (IRPJ, CSSL, PIS, Cofins) e no caso de resultado negativo so indedutveis para fins de IRPJ e CSSL; - As contas do Imobilizado e Diferido devem estar de acordo com os controles patrimoniais da empresa, caso no existam a Contabilidade dever manter planilha comprovando as despesas de depreciao e amortizao contabilizadas, bem como, atravs de visualizao do Razo Contbil verificar se esto corretos os lanamentos de aquisio do imobilizado e se nas vendas foram baixadas as depreciaes e o custo contbil dos bens vendidos; - As contas de Fornecedores devem estar conciliadas com o relatrio das contas a pagar ou o setor Financeiro deve realizar uma composio de saldos de cada fornecedores com o objetivo de confrontar com a contabilidade. O Contador poder utilizar conta contbil distinta para os fornecedores mais representativos objetivando o controle contbil dessas contas; - Os tributos a pagar e em dia devem conferir com o pagamento no ms seguinte, os tributos a pagar em atraso devem ser relacionados em planilhas a parte para contabilizao dos juros e multas e posterior conferncia com os saldos contbeis; -Emprstimos e financiamentos devem ser conciliados com o contrato objetivando a contabilizao dos juros e das atualizaes pelo perodo de competncia e mantidas planilhas de conferncia do clculo dos juros, atualizaes monetrias e outras despesas para que a empresa no desembolse a mais do que o estipulado no contrato de emprstimo ou financiamento; -Contas a pagar em dia devem estar conferindo com o(s) pagamento(s) no(s) ms(es) seguinte(s) ou manter planilha com composio de saldos; -Proviso de frias e 13 salrio devem estar de acordo com relatrio analtico por funcionrios, fornecido pelo setor de Pessoal; -As contas do Exigvel a longo prazo devem ser verificadas com relao aos documentos suportes de movimentao no ano, a classificao superior a 12 meses aps encerramento do balano e planilhas subsidirias; - As contas do Patrimnio Lquido devem refletir o capital social de acordo com o contrato social e alteraes, as realizaes das reservas de reavaliao motivadas por vendas e
depreciaes de bens reavaliados e se as movimentaes das demais contas, inclusive lucros/prejuzos acumulados esto corretos; -As receitas devem ser conciliadas com o livro de apurao do Icms, IPI ou do ISS, para evitar lanamentos a maior ou a menor, com conseqncias tributrias. At porque em uma fiscalizao o fiscal tem o direito de exigir tais livros; -As despesas devem ser consistentes com relao documentao suporte e atividade da empresa, importante que o Contador visualize, atravs do Razo Contbil, se no h distores nos lanamentos contbeis das despesas ou classificao indevida. 3.2 OUTROS PROCEDIMENTOS - Deve-se verificar nos meses seguintes, ao do encerramento do balancete e balano (Ex.: principalmente janeiro e fevereiro do ano seguinte), se existem despesas pagas do ms ou ano anterior que deveriam ser contabilizadas pelo perodo de Competncia (ms em que foram incorridas e no pagas), mas esto sendo contabilizadas pelo pagamento e contabilizadas pelo perodo de competncia traro economia de IRPJ, CSSL, PIS e Cofins para a empresa. Exemplo: a) notas fiscais de despesas, acertos de viagens funcionrios e scios com data de novembro/dezembro do ano anterior e pagas ou apresentadas em janeiro/fevereiro do ano seguinte; b) gua, luz, telefone referente competncia dezembro e pagas em janeiro do ano seguinte; c) Pagamento de despesas de dezembro com cheques compensados apenas em janeiro; d) CPMF da ltima semana de dezembro e debitada em janeiro do ano seguinte; e) Juros e Encargos financeiros da conta corrente e conta garantida, bem como despesas bancrias relativos a dezembro e debitados em janeiro do ano seguinte; f) IOF cobrado sobre emprstimos e financiamentos; g)Outras despesas referentes aos meses de novembro e dezembro, pagas somente no ano seguinte, contabilizando-as no ms de sua competncia. h)Seguros de vida, acidentes pagos mensalmente; i)Seguros de cargas e transportes de mercadorias (normalmente so valores altos, principalmente em transportadoras); j)Despesas de Leasing; l)Aluguel a pagar; m)Notas fiscais emitidas no incio do ms seguinte, mas referentes a servios do ano do encerramento do balano; n)Notas fiscais referentes ao encerramento do balano, mas pagas e contabilizadas no ms seguinte ao encerramento do balano; o)Outras despesas referentes ao exerccio que devem ser apropriadas pelo regime de competncia e pagas no exerccio seguinte; p)Comisso a pagar a representantes comerciais, desde que lquida e certa; q)Comisses a pagar sobre vendas com carto de crdito (taxa carto de crdito, juros antecipao carto de crditos). - Deduo dedutvel de duplicatas no recebidas, em conformidade com os artigos 9 ao 12 da Lei 9.430/96;
- Registrar a variao ativa cambial, pelo regime de caixa com base no artigo 30 a 31 da MP 2158-35/2001; - Atualizao relativos a anos anteriores referente crdito tributrio que podem ser ajustados via Lalur, principalmente se houve prejuzo em anos anteriores; - Compensao de crditos de natureza diferentes, ou seja, compensar IRPJ de anos anteriores com a Cofins, conforme IN SRF 210/2002 e 320/2003; - Atualizao de crditos tributrios pela SELIC, art. 894, RIR/99; - Contabilizao de incentivos fiscais, conforme art. 182, da Lei 6.404/76 ( Lei das S/A); - Reteno IRRF emprstimos de mtuos PJ e PF, conforme art. 730 e 731 RIR/99 e recolhimento do IOF sobre mtuos, conforme Lei n. 9.779/99; - Estoques avaliados em conformidade com as regras constantes nos artigos 289, 290, 293, 294, 295 e 296 do RIR/99. - Depreciao acelerada incentivada, no aumento da produo , conforme art. 39, da Lei 10.637/2002. - Depreciaes em conformidade com a IN SRF 162/98. - Depreciaes de bens adquiridos em estado de usado, conforme art. 311 RIR/99, e em funo de turnos, art. 312 do RIR/99. - Variaes monetrias passivas, registradas pelo regime de competncia, conforme art. 377, do RIR/99. - Os tributos no pagos so contabilizados pelo regime de competncia. - Multas de mora e juros de mora sobre tributos no pagos esto sendo contabilizados pelo regime de competncia. - So contabilizados as multas e juros de mora sobre provises indedutveis de IRPJ e CSSL em atraso. - Parcelamento de tributos tem como regime de competncia, a data do respectivo parcelamento (tributos no contabilizados anteriormente). - Contabilizao da variao monetria passiva e taxa de administrao dos Consrcios sorteados. - Contabilizao da Proviso de frias, 13 salrio e encargos (FGTS, INSS), conforme artigos 337 e 338 do RIR/99. - Participao no lucro, em conformidade com a Lei 10.101/2000. - Contabilizao de reclamatrias trabalhistas, com sentena em definitivo.
- Resultados de exerccios futuros, conforme art. 181, Lei 6.404/76, no considerados como receitas do perodo. - Reconhecimento correto da receita nas condies de faturamento antecipado e entrega futura, conforme art. 177, Lei 6.404/76 e artigos 247, 248e 274 do RIR/99. - Contabilizao como despesas referente despesas em comum com outras empresas, como aluguel, gua, luz e outros. - Diferimento do lucro sobre as receitas no recebidas de rgos pblicos em contratos superiores a 12 meses ( IN 21/79). - As receitas da empresa so conciliadas com os livros fiscais e registro de sadas de Icms, IPI e ISS, considerando apenas os cdigos de faturamento. 4. LALUR a) Principais Adies - Verificar adies constantes no Lalur de anos anteriores. - Lucros auferidos no exterior de filias, coligadas, etc. ( art.1, Lei 9.532/97). - Pagamentos efetuados a sociedades civis, quando controlada direta ou indiretamente (Decreto-Lei 2.397/87, art. 4). - Encargos de depreciao de bens depreciados integralmente em virtude de benefcios fiscais da depreciao acelerada incentivada. - Perda operaes day-trade (Lei 8.981/95, art. 76). - Despesas com alimentao do scio, acionistas e administradores (art. 13, Lei 9.249/95). - Doaes, despesas com brindes, contribuies no compulsrias (art. 13. Lei 9.249/95). - Contribuio Social sobre o Lucro Lquido (art.1, Lei 9.315/96). - Provises no dedutveis (art. 13 da Lei 9249/95). - Parcela realizada da reserva de reavaliao, seja pela depreciao ou venda do bem reavaliado. - Participaes de administradores nos lucros (art. 463 RIR/99). - Perdas na alienao de incentivos fiscais Finam, Finor, etc. (art. 429 do RIR/99). - Multas por infrao a norma legal, tais como multas de trnsito, multas de ofcio (no compreendidas as multas de mora).
- Variao cambial passiva, excluda anteriormente (art. 2, Lei 10.305/2001). - Tributos cuja exigibilidade esteja suspensa discutida em processo administrativo ou judicial (art.41, Lei 8.981/95). - A proviso do IRPJ indedutvel de sua prpria base de clculo. - Depreciao de carros de luxo, barcos, apartamento e outros utilizados pela Diretoria da empresa ( inciso III, art. 13, Lei 9.249/95). - Resultado negativo da equivalncia patrimonial no capital social de coligada ou controlada. - Prejuzo de alienao de aes, ttulos ou quotas de capital, com desgio superior a 10% dos respectivos valores de aquisio. - Saldo lucro inflacionrio. -Lucros diferidos em anos anteriores e que devem ser adicionados em funo da lei. b) Principais excluses: - verificar Lalur de anos anteriores - Parcela do lucro referente receitas no recebidas de rgos pblicos em contratos superiores a 12 meses com rgos pblicos (IN 21/79). - Ganho de capital na venda do Ativo Permanente, com recebimento em prazo superior a 12 meses do trmino o exerccio seguinte (art. 421 RIR/99). - Lucros e dividendos recebidos de participaes societrias. - Resultado positivo da avaliao pela equivalncia patrimonial. - Variaes cambiais ativas (art. 30, MP 2158-35). - Variaes cambiais passivas (art. 30, MP 2158-35). - Amortizao de desgio obtido na aquisio de participaes societrias avaliadas pela equivalncia patrimonial, enquanto no baixado o investimento. - Encargos financeiros auferidos aps 02 meses do vencimento, relativos a crditos vencidos e no recebidos (art. 11, Lei 9.430/96). - Provises adicionadas ao Lucro Real em anos anteriores que foram revertidas a crdito do resultado no ano ( verificar no Lalur de anos anteriores). - Depreciao acelerada incentivada, aquisio de mquinas, benfeitorias, pesquisas para aumento de produtividade, conforme art. 39, da Lei 10.637/2002.
- Reverso de Provises no dedutveis. - Amortizao de gio na aquisio de investimentos relevantes sujeita avaliao pela equivalncia patrimonial e baixados no perodo-base. - Aplicao na aquisio de Certificados de Investimentos em projetos de produo de obras audiovisuais cinematogrficas brasileiras. - Propaganda Eleitoral Gratuita, excluso para emissoras de rdio e televiso que transmitem programa eleitoral gratuito. ( Lei 9.504/97). 6. Retenes de Tributos Atualmente, alm de existir uma enorme carga tributria no pas, a empresa contratante (que efetua os pagamentos aos seus fornecedores) deve observar atentamente as regras de retenes impostas pela lei. Independentemente de efetuar ou no a reteno obrigada a realizar o recolhimento do imposto que deveria ser retido ( assume o nus do recolhimento), ou seja, alm de no descontar a reteno no pagamento, deve recolher o tributo original com os respectivos juros e multas. a) Pagamentos a Pessoas Fsicas Autnomos (contador, advogado, etc. e qualquer outro pagamento referente servio prestado por pessoa fsica sem vnculo empregatcio): -reteno de Imposto de Renda, aplicao da tabela progressiva de 15% a 27,5%, conforme valor da prestao. (art. 38 e 620 RIR/99) -reteno do INSS, a alquota de 11% sobre o valor da prestao, limite ao salrio mximo de contribuio ( em abr/04 R$ 2.400,00, ento o desconto mximo de R$ 264,00). (26, art. 216, Decreto 3.048/99) -reteno do ISS, a empresa dever ficar atenta para o autnomo que no for inscrito na prefeitura onde efetuou o servio, pois se na legislao do municpio houver dispositivo para reteno, a mesma dever ser efetuada. -recolhimento de 20%, referente INSS Patronal, sobre o valor da prestao de servios (art.1, Lei 9.876/99). - informar os pagamentos efetuados na Gfip, para fins previdencirios e na Dirf, para fins de imposto de renda. Aluguel pago a pessoa fsica e pagamento de direitos autorais: - cabe somente a reteno do imposto de renda na fonte, com base na tabela progressiva, alquotas de 15% a 27,5% (art. 38 a 620 do RIR/99); - no tem reteno de INSS, nem INSS patronal; - informar Dirf. Rendimentos Mtuo -cabe a reteno de imposto de renda na fonte alquota de 20% sobre o valor dos juros (deve ser diferenciado os juros do capital sobre o capital no h incidncia de IRRF). (art. 729, 730 e 731 RIR/99).
- no h outras retenes. - informar Dirf. b) Pagamentos a Pessoas Jurdicas Hipteses de reteno e alquota b1)IRRF Imposto de renda retido na fonte - Pagamentos a empresas de propaganda/Publicidade, alquota de 1,5%, sobre o valor total da nota fiscal. ( art. 192 e 651 RIR/99) - Pagamentos a empresas de Comisses e corretagens, alquota de 1,5%, sobre o valor total da nota fiscal. ( art. 192 e 651 RIR/99). - Pagamentos a empresas de servios de limpeza, conservao, segurana e locao de mode-obra, alquota de 1,0% sobre o valor total da nota fiscal (art. 649 RIR/99). - Pagamentos a empresas de servios profissionais Pessoa Jurdica (administradores, advocacia, engenharia, auditoria, contabilidade, medicina, ensino e treinamento, programao, etc.), a alquota de 1,5%, sobre o total da nota fiscal (art. 647 e 648 RIR/99). - Pagamentos a empresas referente multas ou vantagens, a ttulo de resciso contratual e outros, alquota 15%, sobre o valor total do rendimento (art. 681 RIR/99). - Pagamentos de juros de emprstimos de mtuo pagos a outras pessoas jurdicas, alquota de 20% sobre o rendimento ( no incluindo-se o capital) (art.729, 730 e 731 RIR/99). - Importncias pagas ou creditadas a cooperativas de trabalho, associaes de profissionais ou assemelhadas, relativas a servios pessoais que lhes forem prestados por associados destas ou colocados disposio, alquota de 1,5 %, sobre o total da fatura (art. 652 RIR/99). - Dispensa da reteno de valor menor ou igual a R$ 10,00 (art. 646 e 724 RIR/99). - Recolhimento nos prazos legais fixados. - Pagamentos a beneficirio pessoa jurdica no identificado, alquota de 35%, com reajustamento da base de clculo, sendo o IRRF, considerado vencido no dia do pagamento (art. 674 e 675 RIR/99). b2) Reteno de PIS, COFINS e CSSL - Contribuio Social sobre o Lucro Lquido Alm da reteno do IRRF, deve ser retido o PIS, Cofins e CSSL das seguintes empresas: - Pagamentos efetuados a outras Pessoas Jurdicas de direito privado referente: prestao de servios de limpeza, conservao, segurana, vigilncia, transporte de valores, locao de mo-de-obra , pela prestao de servios de assessoria creditcia, mercadolgica, gesto de crdito, seleo e riscos, administrao de contas a pagar e a receber, bem como pela remunerao de servios profissionais. - Para os fins de reteno, compreendem-se como servios profissionais aqueles de que trata o art. 647 do Decreto n. 3.000, de 26 de maro de 1999 - Regulamento do Imposto de Renda (RIR, de 1999). - Alquota de reteno 4,65% ( Pis 0,65%, Cofins 3,0% e CSLL 1,0%) -At 25.07.2004, dispensa de reteno, valor igual ou inferior a R$ 10,00. A partir de 26.07.2004, dispensada a reteno para pagamentos de valor igual ou inferior a R$ 5.000,00 (cinco mil reais). Ocorrendo mais de um pagamento no mesmo ms mesma pessoa jurdica, dever ser efetuada a soma de todos os valores pagos no ms para efeito de clculo do limite de reteno, compensando-se o valor retido anteriormente.Base: 3 e 4 do artigo 31 da Lei 10.833/2003, includos pela Lei 10.925/2004.
- Tambm, dispensa de reteno nos casos de pagamentos a empresas SIMPLES ( desde que comprove com declarao que a empresa optante do regime SIMPLES), Itaipu Binacional e empresas internacionais de transporte de cargas e passageiros. - Base legal arts. 30, 31, 32, 34, 35 e 36 da Lei 10.833/2003. b3) RETENO INSS 11% Reteno de INSS de 11% sobre os seguintes pagamentos a empresas (art. 149 a 186 IN INSS n. 100/2003)A partir de 01.08.2005, esto regulamentadas pelos artigos 140 a 177 da IN SRP 3/2005. Empreitada: - limpeza, conservao ou zeladoria e atividades afins. - vigilncia ou segurana. - construo civil. - servios de natureza rural: desmatamento, capina, irrigao, etc. - digitao e processamento de dados. Cesso de mo-de-obra: - acabamento, que envolvam a concluso. - embalagem, relacionados com o preparo de produtos ou de mercadorias visando preservao ou conservao de suas caractersticas para transporte ou guarda; - acondicionamento, compreendendo os servios envolvidos no processo de colocao ordenada dos produtos quando do seu armazenamento ou transporte, a exemplo de sua colocao em palets, empilhamento, amarrao, entre outros; - cobrana, que objetivem o recebimento de quaisquer valores devidos empresa contratante, ainda que executados periodicamente; - coleta ou reciclagem de lixo ou de resduos, que envolvam a busca, o transporte, a separao, o tratamento ou a transformao de materiais inservveis ou resultantes de processos produtivos, exceto quando realizados com a utilizao de equipamentos tipo containers ou caambas estacionrias; - copa, que envolvam a preparao, o manuseio e a distribuio de todo ou de qualquer produto alimentcio; - hotelaria, que concorram para o atendimento ao hspede em hotel, pousada, paciente em hospital, clnica ou em outros estabelecimentos do gnero; - corte ou ligao de servios pblicos, que tenham como objetivo a interrupo ou a conexo do fornecimento de gua, de esgoto, de energia eltrica, de gs ou de telecomunicaes; - distribuio, que se constituam em entrega, em locais predeterminados, ainda que em via pblica, de bebidas, de alimentos, de discos, de panfletos, de peridicos, de jornais, de revistas ou de amostras, entre outros produtos, mesmo que distribudos no mesmo perodo a vrios contratantes; X - treinamento e ensino assim considerado o conjunto de servios envolvidos na transmisso de conhecimentos para a instruo ou para a capacitao de pessoas; - entrega de contas e de documentos, que tenham como finalidade fazer chegar ao destinatrio documentos diversos tais como conta de gua, conta de energia eltrica, conta de telefone, boleto de cobrana, carto de crdito, mala direta ou similares;
- ligao de medidores, que tenham por objeto a instalao de equipamentos destinados a aferir o consumo ou a utilizao de determinado produto ou servio; - leitura de medidores, aqueles executados, periodicamente, para a coleta das informaes aferidas por esses equipamentos, tais como a velocidade (radar), consumo de gua, de gs ou de energia eltrica; - manuteno de instalaes, de mquinas ou de equipamentos, quando indispensveis ao seu funcionamento regular e permanente e desde que mantida equipe disposio da contratante; - montagem, que envolvam a reunio sistemtica, conforme disposio predeterminada em processo industrial ou artesanal, das peas de um dispositivo, de um mecanismo ou de qualquer objeto, de modo que possa funcionar ou atingir o fim a que se destina; - operao de mquinas, de equipamentos e de veculos relacionados com a sua movimentao ou funcionamento envolvendo servios do tipo manobra de veculo, operao de guindaste, painel eletro-eletrnico, trator, colheitadeira, moenda, empilhadeira ou caminho fora-de-estrada; - operao de pedgio ou de terminal de transporte, que envolvam a manuteno, a conservao, a limpeza ou o aparelhamento de terminal de passageiros terrestre, areo ou aqutico, de rodovia, de via pblica, e que envolvam servios prestados diretamente aos usurios; - operao de transporte de passageiros, inclusive nos casos de concesso ou de subconcesso, envolvendo o deslocamento de pessoas por meio terrestre, aqutico ou areo; - portaria, recepo ou ascensorista, realizados com vistas ao ordenamento ou ao controle do trnsito de pessoas em locais de acesso pblico ou distribuio de encomendas ou de documentos; - recepo, triagem ou movimentao, relacionados ao recebimento, contagem, conferncia, seleo ou ao remanejamento de materiais; - promoo de vendas ou de eventos, que tenham por finalidade colocar em evidncia as qualidades de produtos ou a realizao de shows, de feiras, de convenes, de rodeios, de festas ou de jogos; - secretaria e expediente, quando relacionados com o desempenho de rotinas administrativas; - sade, quando prestados por empresas da rea da sade e direcionados ao atendimento de pacientes, tendo em vista avaliar, recuperar, manter ou melhorar o estado fsico, mental ou emocional desses pacientes; - telefonia ou de telemarketing, que envolvam a operao de centrais ou de aparelhos telefnicos ou de tele-atendimento. Dispensa de reteno A contratante fica dispensada de efetuar a reteno, quando: - o valor correspondente a onze por cento dos servios contidos em cada nota fiscal, fatura ou recibo de prestao de servios for inferior ao limite mnimo estabelecido pelo INSS para recolhimento em documento de arrecadao; - a contratada no possuir empregados, o servio for prestado pessoalmente pelo titular ou scio e o seu faturamento do ms anterior for igual ou inferior a duas vezes o limite mximo do salrio-de-contribuio, cumulativamente; - a contratao envolver somente servios profissionais relativos ao exerccio de profisso regulamentada por legislao federal, ou servios de treinamento e ensino definidos no inciso X do art. 155 da IN INSS 100/2003, desde que prestados pessoalmente pelos scios, sem o concurso de empregados ou outros contribuintes individuais.
Reduo do percentual da base de clculo por fornecimento de materiais ou equipamento Havendo previso contratual de fornecimento de material ou de utilizao de equipamento prprio ou de terceiros, a base de clculo da reteno corresponder, no mnimo, a: - 50% do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestao de servios; - 30% do valor bruto da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestao de servios para os servios de transporte passageiros; - 65% quando se referir limpeza hospitalar e 80%, quando se referir s demais limpezas, -pavimentao asfltica: dez por cento; - terraplenagem, aterro sanitrio e dragagem: quinze por cento; - obras de arte (pontes ou viadutos): quarenta e cinco por cento; - drenagem: cinqenta por cento; - demais servios realizados com a utilizao de equipamentos, exceto manuais: trinta e cinco por cento. No existindo previso contratual de fornecimento de material ou utilizao de equipamento, e o uso deste equipamento no for inerente ao servio, onde a base de clculo da reteno corresponder 15%. b.4 RETENO ISS Artigo 3 da Lei Complementar 116 de 31/07/2003, incisos de I a XXII, estabelece as situaes em que o ISS deve ser recolhido no local da prestao do servio, independentemente do local do estabelecimento do prestador de servio (sede, filial, escritrio): 1- Do estabelecimento tomador ou do intermedirio do servio Nosso entendimento o de que o tomador de servio a pessoa jurdica que contrata o servio permanentemente em suas dependncias , ou seja, o servio contratado para ser prestado diariamente, todos os dias do ms, uma terceirizao da atividade junto a contratante, nesse caso o ISS devido no local da prestao do servio. O que no ocorre quando, por exemplo, o prestador de servio contratado pela empresa para fazer a manuteno das mquinas no estabelecimento contratante, o qual vem periodicamente ou quando chamado, e se desloca do seu estabelecimento para prestar o servio, no se caracterizando o contratante como tomador de servio, neste caso o ISS devido no estabelecimento do prestador de servio, mesmo que seja em outro municpio, bem como no devida qualquer reteno do ISS no municpio em que realizado o servio. 2- Na instalao dos andaimes, palcos, coberturas e outras estruturas (item 3.05); 3- Na execuo da obra: 3.1) por administrao, empreitada ou subempreitada de obras de construo civil, hidrulica ou eltrica e de outras obras semelhantes, inclusive sondagem, perfurao de poos, escavao, drenagem, irrigao, terraplanagem, pavimentao, concretagem, instalao e montagem de produtos, peas e equipamentos (item 7.02);
3.2) no acompanhamento e fiscalizao da execuo de obras de engenharia, arquitetura e urbanismo (item 7.19); 4- Na demolio (item 7.04); 5- Nas edificaes em geral de estradas, pontes, portos e congneres (item 7.05); 6- Na execuo de varrio, coleta, remoo, incinerao, tratamento, reciclagem, separao e destinao final de lixo, rejeitos e outros resduos quaisquer (item 7.09); 7- Na execuo de Limpeza, manuteno e conservao de vias e logradouros pblicos, imveis, chamins, piscinas, parques, jardins e congneres (item 7.10); 8- Na execuo de decorao e jardinagem, do corte e poda de rvores (item 7.11); 9- No controle e tratamento do efluente de qualquer natureza e de agentes fsicos, qumicos e biolgicos (item 7.12); 10 Vetado 11- Vetado 12- No florestamento, reflorestamento, semeadura, adubao e congneres (item 7.16); 13- Na execuo dos servios de escoramento, conteno de encostas e congneres (item 7.17); 14- Na limpeza e Dragagem (item 7.18); 15- Nos servios onde o bem estiver guardado ou estacionado (item 11.01); 16- Dos bens ou do domiclio das pessoas vigiadas (item 11.02); 17- Do armazenamento, depsito, carga, descarga, arrumao e guarda do bem (item 11.04); 18 Execuo dos servios de lazer, diverso, lazer, entretenimento e congneres (subitens do item 12, exceto subitem 12.13); 19- Do municpio onde est sendo executado o transporte ( item 16.01); 20- Do estabelecimento tomador da mo-de-obra ou na falta de estabelecimento onde ele estiver domiciliado, nos servios descritos pelo subitem 17.05 ( fornecimento de mo-de-obra, mesmo em carter temporrio, inclusive de empregados e trabalhadores, avulsos ou temporrios, contratados pelo prestador de servios); 21- Da feira, exposio, congresso ou congnere a que ser referir o planejamento, organizao e administrao (item 17.10); 22- Do porto, aeroporto, ferroporto, terminal rodovirio, ferrovirio ou metrovirio (item 20);
22.1 No caso dos servios a que se refere o subitem 3.4, considera-se ocorrido o fato gerador e devido o imposto em cada municpio em cujo territrio haja extenso de ferrovia e rodovia, postes, cabos, dutos e condutos de qualquer natureza, objetos e locao, sublocao, arrendamento, direito de passagem ou permisso de uso, compartilhado ou no. 22.2 No caso dos servios a que se refere o item 22.01 da lista de servios (pedgio e servio de conservao das rodovias), considera-se ocorrido o fato gerador e devido o imposto em cada municpio em cujo territrio haja extenso de rodovia explorada. 22.3 Considera-se ocorrido o fato gerador do imposto no local do estabelecimento prestador nos servios executados em guas martimas, excetuados os servios descritos no subitem 20.01. Nas demais prestaes de servios, no relacionadas nos itens 01 a 22, artigo 3 da LC 116/2003, o local de recolhimento do ISS deve ser o local do estabelecimento do prestador ou na falta do estabelecimento, no local do domiclio do prestador (matriz, filial, escritrio, etc.). OBSERVAES QUANTO A RETENO DO ISS A reteno est prevista no art. 6, da Lei Complementar 116 de 31/jul./2003. Para fins de reteno do ISS deve ser observado o seguinte: -A reteno do ISS ser realizada nos servios prestados em que o imposto seja devido no local de prestao do servio, em conformidade com incisos de I ao XXII, artigo 3 LC 116/03 ( relao acima citada), nos casos em que os servios so prestados em local diferente (outro municpio) do estabelecimento prestador (sede, filial, escritrio). - Outro fator importante para a reteno do ISS o de que deve haver previso de reteno na Lei do Municpio em que foi prestado o servio, caso no haja previso no devida a reteno. - J a empresa que contrata o servio tambm deve ficar atenta aos casos em que obrigatria a reteno do ISS, pois mesmo que no faa a reteno obrigada a efetuar o recolhimento do imposto com juros e multas ( 1, art. 6, Lei Complementar 116/2003). PARTE IX CONTROLES INTERNOS DA REA DE RECURSOS HUMANOS CONTRATAO DE FUNCIONRIOS Responsvel pelo setor solicita a contratao de funcionrio; Diretor Administrativo ou ligado rea aprova a contratao; Solicitao autorizada encaminhada ao Setor de Recursos Humanos; Responsvel pelo RH analisa o processo e, conforme poltica da empresa, aprova ou devolve o processo para melhor anlise do setor solicitante, objetivando adequar a contratao poltica da empresa; Antes de iniciar a seleo, o RH deve analisar com o setor solicitante se no h a possibilidade de aproveitamento de funcionrios do prprio setor ou de outro setor, essa atitude de valorizao profissional dentro da empresa deixa os funcionrios orgulhosos e contentes com a organizao na qual trabalham, tanto os promovidos como os demais,
a) b) c) d) e) f) g) h) i)
havendo satisfao, expectativa e esperana, elementos bsicos para a MOTIVAO do trabalhador; RH inicia processo de seleo do funcionrio, atravs de empresas de recrutamento, jornais, Agncias Estaduais de Fomento de Emprego ou outros meios; Aps entrevistas do RH, do responsvel pelo setor e do psiclogo com os candidatos, seleciona-se o funcionrio que ser contratado, bem como define os candidatos que podero ser chamados em 2 ou 3 opo; O candidato selecionado encaminhado para fazer o exame mdico admissional; Entrega a Carteira de Trabalho para o efetivo registro e assina a Ficha de Registro do Funcionrio; O funcionrio deve apresentar cpia dos seguintes documentos: Foto recente do funcionrio Carteira de Identidade (RG) CPF Ttulo de Eleitor Certificado de Reservista Comprovante de endereo Certido de casamento e nascimento dos filhos (se for casado e/ou tiver filhos) Caderneta de vacinao e comprovante de freqncia escolar para filhos menores de 07 anos, quando perceberem salrio famlia Diploma de formao superior ou tcnica, se houver.
- O funcionrio deve assinar os seguintes documentos: a) Contrato de trabalho b) Clusula contratual, contento autorizao de descontos: farmcia, supermercado, plano de sade, associao, etc. (descontos quando convencionados no contrato de trabalho e respeitados as limitaes da lei so consideraes legais) c) Acordo de compensao e prorrogao de horrio se houver d) Acordo de compensao do Banco de Horas e) Declarao de encargos de famlia para fins de reteno de imposto de renda ( mesmo para funcionrio que no tenha dependentes) f) Declarao de opo ou no opo para fins de Vale Transporte g) Termo de responsabilidade e Ficha de Salrio Famlia para funcionrios que percebero salrio famlia h) Comprovante da entrega e da devoluo da CTPS. Todos os documento devem permanecer na pasta documental do funcionrio. CONTOLE DAS HORAS EXTRAS E SUAS IMPLICAES As horas extras so pagas mediante autorizao diria. As autorizaes genricas contribuem para o aumento do custo com Horas Extras. As autorizaes devem conter detalhes sobre o motivo das horas extras; Para evitar o pagamento de horas extras, a empresa deve implementar o Banco de Horas.
O Artigo 59, 2, da Consolidao das Leis do Trabalho, com a nova redao dada pela Lei n 9.601/98, e posteriores alteraes, permite que seja dispensado o acrscimo de salrio se, por fora de acordo ou conveno coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuio em outro dia, de maneira que no exceda, no
perodo mximo de 360 dias, a soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite de 10 horas dirias. A compensao das horas extras, atravs do sistema Banco de Horas deve ser feita mediante acordo com os funcionrios, homologado com o sindicato da classe. - As horas extras vem sendo pagas em conformidade com a anotao no Carto Ponto; - As faltas, os atrasos vem sendo descontados na folha de pagamento, conforme apontadas no carto ponto; - O RH vem fazendo reunies peridicas com os responsveis dos diversos setores, discutindo os motivos, necessidades e se as horas extras podem ser reduzidas mediante coordenao de tarefas, bem como buscando alternativas. Em uma empresa tudo pode ser modificado, desde que haja participao de funcionrios, gerncia e administrao; e as atitudes estejam sendo tomadas a curto e longo prazo, modificar uma cultura no fcil pior a empresa falir, se a empresa que voc trabalha no fizer esse esforo, a concorrente far. Horas extras oneram o salrio, INSS, FGTS, Frias, 13 Salrio, aviso prvio, acidentes de trabalho, desgastam o funcionrio, sua famlia e o pior que viciam, pois o funcionrio ganha um pouco mais no final do ms e quer continuar ganhando; - O carto ponto contm a assinatura do funcionrio e do responsvel pelo setor; - Um funcionrio deve confeccionar a folha de pagamento e outro funcionrio de departamento independente conferir; - Acordo de compensao de jornada de trabalho obrigatrio quando o funcionrio trabalho a mais em alguns dias para compensar outro, exemplo: funcionrio trabalha de Segunda a Sexta , 08 horas e 48 minutos, e no trabalha no Sbado. Caso a empresa no possua esse acordo por escrito ou meno do acordo no contrato de trabalho, o funcionrio ter direito a 48 minutos extras por dia + DSR + 13 salrio + frias + FGTS, fazendo a conta em 05 anos, um funcionrio que percebe R$ 2.000,00, por ms, computando todas essas verbas aproximadamente em 05 anos ter a receber em uma reclamatria trabalhista a quantia de R$ 20.369,23 [( 16 HE/ms + 20% ( DSR)= 19,20 HE x R$ 13,64 ( valor hora normal + 50%) =R$ 261,88 x 60 meses = R$ 15.713,28 + R$ 1.309,44 (13 sal) + 1.741,55 (frias)+ R$ 1.594,96 (FGTS) = R$20.359,23]. Em uma reclamatria, o primeiro item que o Perito que faz o clculo analisa ( j existe software em que imputado o perodo e ltimo valor da hora extra e o clculo automtico); ( base: artigo 7, inciso XVI da Constituio Federal). O funcionrio no pode ultrapassar ao limite de 02 horas extras dirias ou ao total de dez trabalhadas no dia (art. 59 da CLT, multa de 37,8285 UFIRs a 3.782,8472 UFIRS, dobrada na reincidncia, oposio ou desacato); Alm das multas aplicadas pela fiscalizao, se o funcionrio que estiver no regime de Banco de Horas exceder o limite acima, ser descaracterizado o Banco de Horas devendo a empresa pagar as horas extras na totalidade, horas que o funcionrio poder reclamar na justia. O funcionrio poder trabalhar at 10 horas extras dirias no Sbado, dia o qual compensado e que no ter problemas com excesso (multas, excluso do Banco de Horas); Dispensa de marcao de ponto em cargos de superviso e gerncia, no sendo devidas quaisquer horas extras, somente quando o funcionrio perceber em separado no seu holerite acrscimo de 40% ( quarenta por cento) a ttulo de cargo de confiana ( inciso II e nico do art. 62 da CLT. Exemplo: contrata gerente por R$ 1.500,00 e paga-lhe destacado no recebido de salrio + R$ 600,00 (40%) a ttulo de cargo de confiana;
Mesmo que esteja anotado na CTPS, conforme inciso I, do art. 62 da CLT, o funcionrio que exerce atividade externa (cobrador, vendedor, propagandista, motorista de caminho) deve anotar as horas de trabalho em papeleta ou registro de ponto, para que fique provado que no excedeu a jornada de 08 horas dirias e faa prova a favor da empresa em questionamentos trabalhistas. Agora, h casos em que os funcionrios excedem e em muito s 08:00 horas dirias e no marcado o ponto para encobrir tal situao ( at para evitar multas trabalhistas), em tal situao a empresa est ciente da contingncia trabalhista. Porm, h funcionrios que no chegam a trabalhar 08 horas dirias e depois exigem horas extras e esse o motivo pelo qual a empresa deve usar o controle de jornada externa. Alguns cuidados devem ser tomados com o carto marcado manualmente pelo funcionrio: a) no pode haver marcao repetitiva, exemplo: funcionrio trabalha todos os dias das 8:00 s 12:00 e das 14:00 s 18:000, o juiz vai considerar o ponto invlido, por no expressar a realidade, por isso, orientar o funcionrio para anotar os minutos 08:01 s 11:56 e das 13:57 s 18:02 ; b) o ponto deve ser assinado pelo funcionrio; c) no poder haver rasuras; d) observar os horrios de intervalo para refeio, no mnimo de 01 hora; Observar o intervalo mnimo de 01 hora e mximo de 02 horas (por conta do funcionrio), para alimentao e descanso; (art. 71 da CLT) Observar o intervalo de 11 horas entre uma jornada e outra, isso ocorre quando o funcionrio faz horas extras; (art. 66 da CLT) Nas jornadas inferiores a 06 horas (ex: telefonistas, enfermagem, etc.) dever haver intervalo de 15 minutos, por conta do empregador e deve ser registrado pelo funcionrio ou anotado no cabealho do carto ponto; ( 1, art. 71 CLT). Em atividades que funcionam 24 horas sem paralisao e o funcionrio trabalha em horrio diversificado, por exemplo: uma semana de manh, outra semana noite, a este funcionrio, conforme a Constituio Federal, compete trabalhar apenas 06 horas dirias (objetivo compensar seu relgio biolgico que fica desajustado devido o trabalho alternado de dia e noite), trabalho superior s 06 horas ser considerado extraordinrio; ( artigo 7, inciso XIV da Constituio Federal) Jornada 12 X 36, conforme previsto na Conveno Coletiva de Trabalho, no entanto, mediante acordo individual ou coletivo firmado com os funcionrios. Obs.: se na Conveno Coletiva de Trabalho, a qual o funcionrio pertence, no constar previso de jornada 12 X 36, mesmo com acordo individual no ser vlido e sero consideradas como horas extras as superiores a 08 horas dirias. Exemplo: vigia. A empresa contrata vigia e este recolhe a Contribuio Sindical para o Sindicado laboral da atividade da empresa, o qual no prev em Conveno jornada 12 x 36. H um srio risco da empresa ser obrigada a pagar 04 horas extras por dia trabalhado, em uma reclamatria trabalhista, nesta situao seria melhor contratar uma empresa de vigilncia at por causa das escalas e folgas.
SALRIO, REAJUSTE SALARIAL E AUMENTO DE SALRIO - A empresa deve ter uma poltica salarial adequada e devidamente aprovada pela Diretoria. Essa poltica denomina-se Quadro de Cargos e Salrios (Quadro de Carreiras); - Qualquer contratao, reajuste, aumento salarial deve ser efetuado de acordo com os cargos e salrios constantes da poltica da empresa e autorizado pela Diretoria; - O Quadro de Cargos e Salrios existente na empresa evita que os funcionrios peam, em reclamatrias trabalhistas, a equiparao salarial, de acordo com o 1, art. 461 da CLT. O risco de contingncia trabalhista com equiparao salarial acontece nas empresas que registram quase todos os seus funcionrios como auxiliar de escritrio, auxiliar de
administrao, auxiliar de produo e assim por diante. Dessa forma, no prazo de dois anos, se um funcionrio registrado como auxiliar de escritrio com salrio de R$ 500,00 e outro vem a ser registrado tambm como auxiliar de escritrio mas com salrio de R$ 1.200,00, o primeiro poder pedir equiparao salarial na justia; - O Quadro de Cargos e Salrios evitar aumentos abusivos de salrios motivados por favoritismo na empresa; FOLHA DE PAGAMENTO E DESCONTOS Todas as verbas pagas devem estar de acordo com o Carto Ponto, as excees devem estar autorizadas por escrito pela Diretoria. A no utilizao do carto ponto abre brecha para reclamao de horas extras, bem como reivindicao do cargo de confiana. Como citado acima, os supervisores e gerentes dispensados do ponto, caberia pagar 40% sobre o salrio a ttulo de cargo de confiana, conforme inciso II do art. 62 da CLT ( na verdade ao invs de contrat-lo por R$ 3.000,00, contrat-lo-ia por R$ 2.142,85 + 857,15 (40% funo gratificada) = R$ 3.000,00); Efetuar os descontos de faltas e atrasos, conforme consta no carto ponto. Pela legislao e jurisprudncia trabalhista a empresa tem de 02 a 03 meses para efetuar esses descontos em folha de pagamento, aps esse prazo, fica caracterizado que o funcionrio ficou disposio da empresa ou a empresa perdoou tais descontos no cabendo mais os descontos; enquanto que as horas extras, adicionais, reflexos e outras verbas trabalhistas, o trabalhador tem 02 anos, aps seu desligamento da empresa, para reivindicar os ltimos 05 anos. Exemplo: Se ultrapassar ao prazo de 02 anos, da data do desligamento, no poder mais reclamar seus direitos ( prescrio), se faltar 02 meses para 02 anos ( um ano e 10 meses aps o desligamento), poder reivindicar os ltimos 03 anos e 02 meses. Dessa forma, compensar faltas e atrasos com horas extras, sem acordo de Banco de Horas, homologado pelo Sindicato da classe, significa, em casos de reclamatrias trabalhistas, pagar 02 vezes as horas extras, adicionais e reflexos ( DSR, 13 sal., frias, FGTS); Efetuar os descontos de DSR das faltas e dos atrasos no considerados como justificados, para evitar pagamentos e maior e/ou favoritismo a funcionrios ( quando uns so punidos e outros no, sem critrio especfico ou se o critrio foi desconsiderado para o benefcio de alguns empregados, sem autorizao); Efetuar controle das faltas para desconto de frias e 13 salrio, conforme estipulado na Lei; Os adicionais de insalubridade, periculosidade devem ser pagos somente mediante Laudo Tcnico atualizado, no qual conste a necessidade ou no do pagamento e se os EPIs (Equipamentos de Proteo Individual) atenuam os riscos no sendo necessrio o pagamento dos respectivos adicionais. Normalmente as empresas pagam esses adicionais sem eles serem devidos, pois Laudo Tcnico os descaracteriza, dessa forma pode haver caracterizao de aposentadoria especial ( assunto que ser comentado em outro tpico); As comisses devem ser pagas na folha de pagamento, mediante relatrio de comisses emitido pelo setor de vendas e autorizado pelo responsvel do setor. Relatrio que deve ficar no setor de pessoal, disposio para a qualquer tempo ser conferido. O percentual das comisses deve ser pago conforme estipulado no contrato de trabalho, atentando ao pagamento se o clculo tem como base o faturamento bruto ou somente as duplicatas recebidas no ms (caso a base for o faturamento, mesmo as duplicatas no recebidas, a empresa deve lembrar que est antecipando salrios, DSR, INSS, FGTS e 13 salrio e frias, sobre um valor ainda no recebido); Prmio e gratificaes devem ser pagos mediante autorizao;
Controles sobre estoque e desconto do vale transporte; Controles sobre estoque e desconto do vale refeio, cesta bsica e, ainda, controle sobre o nmero de pessoas que fazem refeio e das refeies que so pagas aos fornecedores; Controle sobre o desconto de farmcia, plano de sade, mercado, etc., para evitar favoritismo e fraudes com descontos a menor do funcionrio daqueles estipulados pela Diretoria, para isso, deve existir uma poltica de descontos e benefcios a ser seguido pelo RH; Descontos de IRRF e INSS esto sendo feitos pela tabela atualizada de cada tributo; As dedues de IRRF esto de acordo com o nmero de dependentes declarado pelo funcionrio na Declarao de Encargos de Famlia para fins de IR; Para o pagamento da verba de salrio famlia vem sendo observados: a) limite do salrio do funcionrio e idade de 14 anos de seu filho; b) carto de vacina atualizado anualmente para filhos at 05 anos; c) comprovante semestral de freqncia escolar para filhos a partir dos 07 anos de idade; d) Termo de responsabilidade e Ficha de salrio famlia; Uma verificao detalhada no relatrio de incidncias sobre as verbas da folha pagamento e parametrizao adequada pode evitar erros. Reviso, de preferncia por Auditoria Independente, para verificar se esto corretos os clculos de adicionais de horas extras, DSR, adicionais noturnos, de insalubridade, periculosidade, verbas salariais, descontos de INSS, IRRF, Contribuio Sindical e outras verbas ligadas folha de pagamento, ao menos uma vez por ano.
INSS, FGTS, IRRF, FRIAS, 13 SALRIO O setor de pessoal deve conferir e manter composio de valores que serviram de base de clculo do INSS e do FGTS. No deve confiar cegamente nos valores fornecidos pelo sistema, pois todos os parmetros de incidncia so imputados no programa da folha de pagamento, podendo existir erros de incidncias, os quais podem ser corrigidos mediante a composio de saldos; Dirias de viagens at 50% da remunerao no tm incidncia de INSS, FGTS, 13 Salrio e Frias. Se as dirias forem superiores a 50% da remunerao (salrios, horas extras, adicionais, etc., no incluindo a prpria diria) recomendvel que a empresa adote o formulrio de prestao de contas, no qual o funcionrio apresenta todas as despesas de viagens (hotel, restaurante, locomoo, etc.) e ficando na folha de pagamento, a ttulo de dirias, somente despesas efetivadas e no comprovadas, mediante autorizao da Diretoria; (inciso VIII, do Pargrafo 9, do artigo 214, do Decreto n 3.048/99) Salrio Maternidade pago pela empresa e descontado do recolhimento INSS, bem como o 13 Salrio sobre o salrio maternidade deve ser descontado do recolhimento do INSS em 20 de dezembro de cada ano; (a partir de 01.09.2003, tendo em vista a vigncia da Lei 10.710/2003) Os valores retidos e no recolhidos, a ttulo de impostos e contribuies, constituem-se perante a legislao atual como crime de apropriao indbita, conforme artigo 95, da Lei n 8.212/91. Portanto, os tributos retidos dos funcionrios devem ser recolhidos, mesmo que a empresa esteja em crise financeira, pois, alm da penalidade citada, esses tributos no podem ser parcelados; Os recolhimentos de INSS, FGTS e IRRF devem ser feitos mediante visto de autorizao e conferncia pelo responsvel do RH ou do Setor de Pessoal; Por amostragem o setor de Pessoal dever conferir a mdia das variveis (horas extras, DSR, adicionais, prmios, gratificaes, etc.) para o clculo de frias e 13 salrio. Lembrando que a mdia das variveis para o clculo de frias deve ser relativa ao perodo
aquisitivo das frias, enquanto que a mdia para o clculo do 13 salrio deve ser a do ano corrente; RESCISES - Antes de demitir o funcionrio, o responsvel do setor dever ter cincia da Indenizao art. 9, da Lei 7238/84, relativa a dispensa no perodo de 30 dias que antecede a data-base do empregado. Exemplo: data-base da categoria 01/05: a) se o empregado for dispensado 30 dias antes dessa data, ou seja at 02/04, dever indenizar o funcionrio com um salrio mensal; b) se for aviso prvio indenizado deve projetar os 30 dias do aviso prvio como se fosse devido, assim o funcionrio demitido em 03/03, mediante aviso prvio indenizado, computando mais 30 dias do aviso prvio indenizado, o aviso venceria em 02/04, assim a empresa dever pagar o aviso prvio indenizado mais um salrio mensal a ttulo do artigo 9 da Lei 7.238/84, deve haver uma programao para demisso do funcionrio; - observando que para funcionrios que percebem horas extras e outros adicionais, e tm mais de um ano de admisso o clculo para as frias, frias proporcionais, 13 salrio e aviso prvio indenizados so diferentes: - clculos de frias indenizadas e se as respectivas mdias das variveis foram calculadas com base no perodo aquisitivo das frias; - clculos de frias proporcionais e se as respectivas mdias das variveis foram calculadas com base no perodo proporcional das frias; - o aviso prvio indenizado aumenta as frias proporcionais e o 13 salrio no mnimo em 01/12 avos; - clculo do 13 Salrio e se as respectivas mdias das variveis foram calculadas com base no perodo que devido; - mdia das variveis do aviso prvio indenizado deve ser a dos ltimos doze meses; - se o aviso prvio trabalhado se completa exatamente no dia indicado, caso o empregado seja demitido 01 dia depois do prazo (normalmente 30 dias), a empresa corre o risco de ainda ter que pagar o aviso prvio indenizado. A contagem inclui o 1 dia do aviso prvio. Exemplo: Aviso prvio de 10.05 a 09.06 = 31 dias, a empresa deveria pagar o aviso prvio indenizado ao funcionrio pelo motivo que passou um dia da data estipulada, tornando-se nulo o aviso prvio trabalhado. O perodo correto seria 10.05 a 08.06; - se a empresa observou o prazo para o pagamento da resciso de contrato de trabalho que o 1 dia til imediato ao trmino do contrato (quando aviso prvio trabalhado) e at o dcimo dia, contado da data da notificao da demisso (quando aviso prvio indenizado) ( 6, art 477 CLT). Com certeza o Sindicado ao qual homologa a resciso cobra a multa de um salrio-base a favor do funcionrio; - Clculo do Desconto do IRRF: as bases de clculo para frias, 13 salrio e salrio do ms + horas extras e outras so distintas, isto , calcula-se o IRRF em separado do 13 salrio, das frias e dos saldos de salrios + horas extras+ adicionais; Para o IRRF das frias soma todas as verbas de frias (indenizadas, proporcionais, 1/3 constitucional e variveis); Aviso prvio indenizado no sofre reteno de IRRF;
No h reteno de IRRF para valores inferiores a R$ 10,00, exceto o 13 salrio que exclusivo na fonte sobre reteno de qualquer valor, mesmo inferior a R$ 10,00; As verbas indenizadas no sofrem incidncia de IRRF;
- clculo do desconto do INSS, sendo que o desconto do INSS sobre o 13 Salrio em separado das demais verbas; - o Salrio Famlia dever ser pago proporcional aos dias trabalhados; - se foram efetuados os descontos do vale-transporte e vale-refeio referentes aos dias que faltam para concluir o ms; - se foram efetuados os descontos de todos os benefcios: vale farmcia, seguros, mercado, etc. -se h relao com a memria de clculo da mdia das variveis (horas extras e outros adicionais), as quais devem constar por exigncia legal; - se h extrato com os saldos do FGTS depsito, o qual foi utilizado para efetuar o clculo da multa rescisria de 50%; - se funcionrios foram demitidos e recontratados acerto para o funcionrio receber o FGTS, configurando fraude contra o FGTS; - se funcionrios no esto sendo demitidos e readmitidos com salrios a menor - se a empresa no est demitindo funcionrios com direito estabilidade: sindicalistas, cipeiros, funcionrios que se acidentaram no trabalho, gestantes, etc; SEGURANA E MEDICINA DO TRABALHO a) CIPA -estabelecimentos desobrigados a manter a Cipa, em funo do nmero de funcionrios, devero indicar funcionrio que ficar responsvel pela Cipa NR-5, item 5.6.4; - pelo nmero de funcionrios verificar se a empresa est obrigada ou no constituio da CIPA, conforme Quadro I, da NR-5; - verificar no livro de atas: - se as reunies esto transcritas no livro de atas; - se as reunies transcritas esto assinadas pelo participante; - se as reunies esto sendo realizadas nas datas determinadas pelo Calendrio Anual da CIPA enviada ao Ministrio do Trabalho; - verificar se foi realizada a SIPAT Semana Interna de Preveno de Acidentes, a qual realizada anualmente. O Auditor dever analisar, tambm, se h documentos comprobatrios da realizao da SIPAT, tal como lista de presena das palestras, bem como se h comunicado ao Ministrio do Trabalho para a realizao da SIPAT NR-5 item 5.1.6, subitem o;
- compete ao empregador convocar eleies para escolha dos representantes dos empregados na CIPA, no prazo mnimo de 60 (sessenta) dias antes do trmino do mandato em curso; - elaborao da ficha de anlise de acidentes anexo II, item 5.16 NR-5, para cada acidente deve ser elaborado o anexo II, portanto o Auditor dever verificar se para cada CAT (Comunicao de Acidente de Trabalho) foi feito o anexo II; - quantidade de tcnicos de segurana de trabalho em relao ao nmero de funcionrio na empresa (ver quadro II, NR-4); - quantidade de profissionais em engenharia e em medicina de trabalho ( Quadro II da NR-4); B) Outros Assuntos - verificar se a empresa possui o PPRA -Programa de Preveno de Riscos Ambientais, NR-9; O PPRA visa preservao da sade e da integridade dos trabalhadores, atravs da antecipao, reconhecimento, avaliao e conseqente controle da ocorrncia de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em considerao a proteo do meio ambiente e dos recursos naturais. O PPRA dever ser efetuado, sempre que necessria e pelo menos uma vez ao ano, devendo ser realizada uma anlise global do PPRA para avaliao do seu desenvolvimento e concretizao dos ajustes necessrios e estabelecimento de novas metas e prioridades; - verificar se a empresa possui o PCMSO -Programa de Controle Mdico e Sade Ocupacional, NR-7; as empresas que possuam empregados, independente do tamanho e grau de risco, desde que estejam regidos pela CLT, so obrigadas a implantar o Programa de Controle Mdico e Sade Ocupacional. um programa que especifica procedimentos e condutas a serem adotadas pelas empresas em funo dos riscos aos quais os empregados se expem no ambiente de trabalho, deve ser feito em conjunto com o PPRA; - verificar se tcnico habilitado inspecionou os compressores e vasos de presso NR-13; - livro de Inspeo de caldeiras NR-13 verificar se so efetuadas as inspees regularmente. EXAMES MDICOS Nos testes efetuados na documentao do funcionrio o Auditor dever verificar se a empresa esta cumprindo os prazos para realizar os exames mdicos em seus funcionrios. De acordo com o Artigo 168 da Consolidao das Leis do Trabalho, e Item 7.4.1 da Norma Regulamentadora Relativa Segurana e Medicina no Trabalho NR 7 - Programa de Controle Mdico e Sade Ocupacional, obrigatria a realizao de exames mdicos admissionais, por ocasio da admisso do funcionrio, peridicos e demissionais, na sada do funcionrio da empresa.
O item 7.4.3.2, da NR-7, determina que os exames mdicos peridicos devem ser feitos nos seguintes intervalos: a)A cada ano ou em intervalos menores para trabalhadores expostos a riscos; b)Anual, quando menores de dezoito anos e maiores de quarenta e cinco anos de idade; c)A cada dois anos, para os trabalhadores entre dezoito anos e quarenta e cinco anos de idade; Penalidades pelo descumprimento das Normas Regulamentadoras (so ao todo 31 NRs) As infraes aos preceitos legais e/ou regulamentadores sobre segurana e sade dos trabalhadores, sujeitam a empresa, se detectados, multa prevista no Item 28.3, da Norma Regulamentadora Relativa Segurana e Medicina no Trabalho NR 28 Fiscalizao e Penalidades, cujo valor poder variar de 378,0000 UFIRs a 6.304,0000 UFIRs. PPP PERFIL PROFISSIOGRFICO PREVIDENCIRIO E LAUDOS TCNICOS EXIGIDOS - a Instruo Normativa DC/INSS n 78/2002, em seu artigo 148 instituiu um novo documento denominado Perfil Profissiogrfico Previdencirio - PPP, cuja exigibilidade se iniciaria em janeiro de 2003. No dia 23 de dezembro de 2002 foi publicada a Instruo Normativa n 84, revogando a Instruo Normativa DC/INSS 78/2002 e adiando a data de incio da obrigatoriedade do Perfil Profissiogrfico Profissional para 01 de julho de 2003. Observao: A instruo Normativa 84/2002 foi revogada pela Instruo Normativa DC/INSS 95 de 07/10/2003, onde passou a tratar do PPP nos artigos 146 a 148. J a Instruo Normativa DC/INSS 90/2003, publicada em 18.06.2003, adiou novamente o incio da exigncia do PPP para 01.11.2003. E atendendo aos pleitos dos empresrios, que reivindicavam maior prazo de adequao, a Instruo Normativa DC INSS 96/2003 fixou o novo prazo de exigncia do PPP para 01.01.2004. - Empresas que esto obrigadas a emitir o PPP O PPP foi criado para substituir os antigos formulrios denominados: SB 40, DISES BE 5235, DSS 8030 e DIRBEN 8030; os quais sempre foram de preenchimento obrigatrio apenas para aqueles trabalhadores que laboram expostos a agentes nocivos sua sade. Somente os trabalhadores que tinham direito a se aposentar precocemente, com a chamada aposentadoria especial recebiam os formulrios substitudos pelo PPP. Observe-se tambm que o PPP foi institudo pela Instruo Normativa DC/INSS n 78/2002 (posteriormente pela Instruo Normativa DC/INSS n 84, de 17.12.2002, DOU 23.12.2002), dentro do captulo que trata da forma da comprovao do tempo de atividade habitual e permanente em condies nocivas sade, para fins de obteno da aposentadoria especial. Todas as informaes que devem constar do PPP se direcionam para este objetivo, ou seja, caracterizar as condies de trabalho para gerao do benefcio de aposentadoria especial. Mais recentemente, em 27.10.2003, o Dirio Oficial da Unio publicou a Instruo Normativa 96/2003 do INSS, que estabeleceu:
Expressamente o PPP dever ser elaborado de forma individualizada para seus empregados, trabalhadores avulsos e cooperados, expostos a agentes nocivos qumicos, fsicos, biolgicos ou associao de agentes prejudiciais sade ou integridade fsica, considerados para fins de concesso de aposentadoria especial. Aps a implantao do PPP em meio magntico, pela Previdncia Social, esse documento ser exigido para todos os segurados, independentemente do ramo de atividade da empresa e da exposio a agentes nocivos.
De acordo com o artigo 188 da IN DC-INSS 84/2002, o Agente de Inspeo do INSS, solicitar empresa, por estabelecimento, os seguintes documentos: 1. PPRA - Programa de Preveno de Riscos Ambientais - NR-9; 2. PCMSO - Programa de Controle Mdico de Sade Ocupacional - NR-7 (normas regulamentadoras tambm exigidas pelo Ministrio do Trabalho e Emprego); 3. PPP - Perfil Profissiogrfico Previdencirio; 4. Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Servio e Informaes Previdncia Social (GFIP); (no caso das empresas onde exista exposio a riscos ambientais, conforme a Legislao, as empresas pagam Previdncia, alquotas suplementares referente ao SAT. Estas informaes tambm devero estar relacionadas aos cdigos informados na GFIP). 5. Guia de Recolhimento Rescisrio do FGTS e Informaes Previdncia Social (GRFP); 6. Laudo Tcnico de Condies Ambientais do Trabalho (LTCAT) Comunicao de Acidente do Trabalho - CAT( art. 68 Decreto 3048/99, introduzido pelo Decreto 4032/01). Multas: As multas relacionadas ao PPP esto definidas no art. 283, do Decreto 3.048/99,o valor da multa j atualizado pela Portaria MPAS 727 corresponder no mnimo a R$ 9.910,20 e no mximo a R$ 99.102,12, conforme a gravidade da infrao, a partir de 1 de junho de 2003. APOSENTADORIA ESPECIAL Atravs dos Laudos Tcnicos, PPRA, etc, deve verificar se no h casos de aposentadoria especial na empresa, bem como se os recolhimentos esto sendo efetuados, conforme especificado abaixo. Outro cuidado que se deve ter o de manter atualizado o Laudo Tcnico, o PPRA e o PCMSO. Por exemplo se a empresa no manter esses documentos ou estiverem desatualizados, o funcionrio poder alegar que trabalhou em local com rudo superior a 85 decibis, em temperaturas anormais e em local exposto a agentes biolgicos; a empresa no podendo comprovar o contrrio dever pagar a diferena entre a aposentadoria normal e a especial. O controle do uso da EPI (equipamento de proteo individual) tambm fundamental para evitar essa contingncia, e deve ser provado mediante documentao de entrega e com regulamento interno punindo severamente os funcionrios que no a usem. Pagar adicional de insalubridade somente mediante Laudo Tcnico, o meu entendimento o de que a mera liberalidade no pagamento da insalubridade coloca em dvida o Laudo e pode
servir de prova contra a empresa( exemplo: j que vem sendo pago h muito tempo continuamos a pagar, neste caso ou integra ao salrio do funcionrio ou simplesmente elimina a verba). Exercendo o segurado atividade em condies especiais que possam ensejar aposentadoria especial aps quinze, vinte ou vinte e cinco anos de trabalho sob exposio a agentes nocivos prejudiciais sua sade e integridade fsica, devida pela empresa ou equiparada a contribuio adicional destinada ao financiamento das aposentadorias especiais, conforme previsto no pargrafo 6 do art. 57 da Lei n 8213, de 1991 e nos pargrafos 1 e 2 do art. 1 e no art. 6, todos da Lei n 10666, de 2003, observado o disposto no pargrafo 2 do art. 406, sendo estes: I - sobre a remunerao paga, devida ou creditada ao segurado empregado e trabalhador avulso, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de quinze, vinte ou vinte e cinco anos, respectivamente: a) quatro, trs e dois por cento, para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de abril de 1999 a 31 de agosto de 1999; b) oito, seis e quatro por cento, para fatos geradores ocorridos no perodo de 01 de setembro de 1999 a 29 de fevereiro de 2000; e c) doze, nove e seis por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de maro de 2000. II - sobre a remunerao paga ou creditada ao contribuinte individual filiado cooperativa de produo, doze, nove e seis por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de abril de 2003, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de quinze, vinte ou vinte e cinco anos, respectivamente: III - sobre o valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestao de servios emitida por cooperativa de trabalho em relao aos servios prestados por cooperados a ela filiados, nove, sete e cinco por cento, para fatos geradores ocorridos a partir de 01 de abril de 2003, observado o disposto no art. 302, conforme o tempo exigido para a aposentadoria especial seja de quinze, vinte ou vinte e cinco anos, respectivamente. (Base: 2, Instruo Normativa INSS n 100/2003) As atividades sujeitas aposentadoria especial do funcionrio, constam no anexo IV, do Decreto 3.048/99, as quais esto relacionadas abaixo: REGULAMENTO DA PREVIDNCIA SOCIAL ANEXO IV CLASSIFICAO DOS AGENTES NOCIVOS ___________________________________________________________________________ _________ TEMPO DE CDIGO AGENTE NOCIVO EXPOSIO ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.0 AGENTES QUMICOS
O que determina o direito ao benefcio a exposio do trabalhador ao agente nocivo presente no ambiente de trabalho e no processo produtivo, em nvel de concentrao superior aos limites de tolerncia estabelecidos. O rol de agentes nocivos exaustivo, enquanto que as atividades listadas, nas quais pode haver a exposio, exemplificativa. (Redao dada pelo Decreto n 3.265, de 29.11.99). ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.1 ARSNIO E SEUS COMPOSTOS 25 ANOS a) extrao de arsnio e seus compostos txicos; b) metalurgia de minrios arsenicais; c) utilizao de hidrognio arseniado (arsina) em snteses orgnicas e no processamento de componentes eletrnicos; d) fabricao e preparao de tintas e lacas; e) fabricao, preparao e aplicao de inseticidas, herbicidas, parasiticidas e raticidas com a utilizao de compostos de arsnio; f) produo de vidros, ligas de chumbo e medicamentos com a utilizao de compostos de arsnio; g) conservao e curtume de peles, tratamento e preservao da madeira com a utilizao de compostos de arsnio. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.2 ASBESTOS 20 ANOS a) extrao, processamento e manipulao de rochas amiantferas; b) fabricao de guarnies para freios, embreagens e materiais isolantes contendo asbestos; c) fabricao de produtos de fibrocimento; d) mistura, cardagem, fiao e tecelagem de fibras de asbestos. ___________________________________________________________________________ ________ 1.0.3 BENZENO E SEUS COMPOSTOS TXICOS 25 ANOS a) produo e processamento de benzeno; b) utilizao de benzeno como matria-prima em snteses orgnicas e na produo de derivados; c) utilizao de benzeno como insumo na extrao de leos vegetais e lcoois; d) utilizao de produtos que contenham benzeno, como colas, tintas, vernizes, produtos grficos e solventes; e) produo e utilizao de clorobenzenos e derivados; f) fabricao e vulcanizao de artefatos de borracha; g) fabricao e recauchutagem de pneumticos. ___________________________________________________________________________ ________ 1.0.4 BERLIO E SEUS COMPOSTOS TXICOS 25 ANOS a) extrao, triturao e tratamento de berlio; b) fabricao de compostos e ligas de berlio; c) fabricao de tubos fluorescentes e de ampolas de raio X; d) fabricao de queimadores e moderadores de reatores nucleares; e) fabricao de vidros e porcelanas para isolantes trmicos; f) utilizao do berlio na indstria aeroespacial. ___________________________________________________________________________ _________
1.0.5 BROMO E SEUS COMPOSTOS TXICOS 25 ANOS a) fabricao e emprego do bromo e do cido brmico. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.6 CDMIO E SEUS COMPOSTOS TXICOS 25 ANOS a) extrao, tratamento e preparao de ligas de cdmio; b) fabricao de compostos de cdmio; c) utilizao de eletrodos de cdmio em soldas; d) utilizao de cdmio no revestimento eletroltico de metais; e) utilizao de cdmio como pigmento e estabilizador na indstria do plstico; f) fabricao de eletrodos de baterias alcalinas de nquel-cdmio. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.7 CARVO MINERAL E SEUS DERIVADOS 25 ANOS a) extrao, fabricao, beneficiamento e utilizao de carvo mineral, piche, alcatro, betume e breu; b) extrao, produo e utilizao de leos minerais e parafinas; c) extrao e utilizao de antraceno e negro de fumo; d) produo de coque. ___________________________________________________________________________ __________ 1.0.8 CHUMBO E SEUS COMPOSTOS TXICOS 25 ANOS a) extrao e processamento de minrio de chumbo; b) metalurgia e fabricao de ligas e compostos de chumbo; c) fabricao e reformas de acumuladores eltricos; d) fabricao e emprego de chumbo-tetraetila e chumbo-tetrametila; e) fabricao de tintas, esmaltes e vernizes base de compostos de chumbo; f) pintura com pistola empregando tintas com pigmentos de chumbo; g) fabricao de objetos e artefatos de chumbo e suas ligas; h) vulcanizao da borracha pelo litargrio ou outros compostos de chumbo; i) utilizao de chumbo em processos de soldagem; j) fabricao de vidro, cristal e esmalte vitrificado; l) fabricao de prolas artificiais; m) fabricao e utilizao de aditivos base de chumbo para a indstria de plsticos. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.9 CLORO E SEUS COMPOSTOS TXICOS 25 ANOS a) fabricao e emprego de defensivos organoclorados; b) fabricao e emprego de cloroetilaminas (mostardas nitrogenadas); c) fabricao e manuseio de bifenis policlorados (PCB); d) fabricao e emprego de cloreto de vinil como monmero na fabricao de policloreto de vinil (PVC) e outras resinas e como intermedirio em produes qumicas ou como solvente orgnico; e) fabricao de policloroprene; f) fabricao e emprego de clorofrmio (triclorometano) e de tetracloreto de carbono. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.10 CROMO E SEUS COMPOSTOS TXICOS 25 ANOS
a) fabricao, emprego industrial, manipulao de cromo, cido crmico, cromatos e bicromatos; b) fabricao de ligas de ferro-cromo; c) revestimento eletroltico de metais e polimento de superfcies cromadas; d) pintura com pistola utilizando tintas com pigmentos de cromo; e) soldagem de ao inoxidvel. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.11 DISSULFETO DE CARBONO 25 ANOS a) fabricao e utilizao de dissulfeto de carbono; b) fabricao de viscose e seda artificial (raiom) ; c) fabricao e emprego de solventes, inseticidas e herbicidas contendo dissulfeto de carbono; d) fabricao de vernizes, resinas, sais de amonaco, de tetracloreto de carbono, de vidros ticos e produtos txteis com uso de dissulfeto de carbono. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.12 FSFORO E SEUS COMPOSTOS TXICOS 25 ANOS a) extrao e preparao de fsforo branco e seus compostos; b) fabricao e aplicao de produtos fosforados e organofosforados (snteses orgnicas, fertilizantes e praguicidas); c) fabricao de munies e armamentos explosivos. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.13 IODO 25 ANOS a) fabricao e emprego industrial do iodo. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.14 MANGANS E SEUS COMPOSTOS 25 ANOS a) extrao e beneficiamento de minrios de mangans; b) fabricao de ligas e compostos de mangans; c) fabricao de pilhas secas e acumuladores; d) preparao de permanganato de potssio e de corantes; e) fabricao de vidros especiais e cermicas; f) utilizao de eletrodos contendo mangans; g) fabricao de tintas e fertilizantes. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.15 MERCRIO E SEUS COMPOSTOS 25 ANOS a) extrao e utilizao de mercrio e fabricao de seus compostos; b) fabricao de espoletas com fulminato de mercrio; c) fabricao de tintas com pigmento contendo mercrio; d) fabricao e manuteno de aparelhos de medio e de laboratrio; e) fabricao de lmpadas, vlvulas eletrnicas e ampolas de raio X; f) fabricao de minuterias, acumuladores e retificadores de corrente; g) utilizao como agente cataltico e de eletrlise; h) dourao, prateamento, bronzeamento e estanhagem de espelhos e metais; i) curtimento e feltragem do couro e conservao da madeira; j) recuperao do mercrio;
l) amalgamao do zinco. m) tratamento a quente de amlgamas de metais; n) fabricao e aplicao de fungicidas. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.16 NQUEL E SEUS COMPOSTOS TXICOS 25 ANOS a) extrao e beneficiamento do nquel; b) niquelagem de metais; c) fabricao de acumuladores de nquel-cdmio. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.17 PETRLEO, XISTO BETUMINOSO, GS NATURAL 25 ANOS E SEUS DERIVADOS a) extrao, processamento, beneficiamento e atividades de manuteno realizadas em unidades de extrao, plantas petrolferas e petroqumicas; b) beneficiamento e aplicao de misturas asflticas contendo hidrocarbonetos policclicos. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.18 SLICA LIVRE 25 ANOS a) extrao de minrios a cu aberto; b) beneficiamento e tratamento de produtos minerais geradores de poeiras contendo slica livre cristalizada; c) tratamento, decapagem e limpeza de metais e fosqueamento de vidros com jatos de areia; d) fabricao, processamento, aplicao e recuperao de materiais refratrios; e) fabricao de ms, rebolos e de ps e pastas para polimento; f) fabricao de vidros e cermicas; g) construo de tneis; h) desbaste e corte a seco de materiais contendo slica. ___________________________________________________________________________ _________ 1.0.19 OUTRAS SUBSTNCIAS QUMICAS 25 ANOS GRUPO I - ESTIRENO; BUTADIENO-ESTIRENO; ACRILONITRILA; 1-3 BUTADIENO; CLOROPRENO; MERCAPTANOS, n-HEXANO, DIISOCIANATO DE TOLUENO (TDI); AMINAS AROMTICAS a) fabricao e vulcanizao de artefatos de borracha; b) fabricao e recauchutagem de pneus. GRUPO II - AMINAS AROMTICAS, AMINOBIFENILA, AURAMINA, AZATIOPRINA, BIS (CLORO METIL) TER, 1-4 BUTANODIOL, DIMETANOSULFONATO (MILERAN), CICLOFOSFAMIDA, CLOROAMBUCIL, DIETILESTIL-BESTROL, ACRONITRILA, NITRONAFTILAMINA 4-DIMETIL-AMINOAZOBENZENO, BENZOPIRENO, BETAPROPIOLACTONA, BISCLOROETILETER, BISCLOROMETIL, CLOROMETILETER, DIANIZIDINA, DICLOROBENZIDINA, DIETILSULFATO, DIMETILSULFATO, ETILENOAMINA, ETILENOTIUREIA, FENACETINA, IODETO DE METILA, ETILNITROSURIAS, METILENO-ORTOCLOROANILINA (MOCA), NITROSAMINA, ORTOTOLUIDINA, OXIME-TALONA, PROCARBAZINA, PROPANOSULTONA, 1-3BUTADIENO, XIDO DE ETILENO, ESTILBENZENO, DIISOCIANATO DE TOLUENO (TDI), CREOSOTO, 4-AMINODIFENIL, BENZIDINA, BETANAFTILAMINA, ESTIRENO, 1CLORO-2, 4 - NITRODIFENIL, 3-POXIPRO-PANO a) manufatura de magenta (anilina e ortotoluidina);
b) fabricao de fibras sintticas; c) snteses qumicas; d) fabricao da borracha e espumas; e) fabricao de plsticos; f ) produo de medicamentos; g) operaes de preservao da madeira com creosoto; h) esterilizao de materiais cirrgicos. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.0 AGENTES FSICOS Exposio acima dos limites de tolerncia especificados ou s atividades descritas. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.1 RUDO 25 ANOS exposio a Nveis de Exposio Normalizados (NEN) superiores a 85 dB(A). (Alterado pelo DECRETO N 4.882, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2003 - DOU DE 19/11/2003) Texto Anterior: a) exposio permanente a nveis de rudo acima de 90 decibis. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.2 VIBRAES 25 ANOS a) trabalhos com perfuratrizes e marteletes pneumticos. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.3 RADIAES IONIZANTES 25 ANOS a) extrao e beneficiamento de minerais radioativos; b) atividades em mineraes com exposio ao radnio; c) realizao de manuteno e superviso em unidades de extrao, tratamento e beneficiamento de minerais radioativos com exposio s radiaes ionizantes; d) operaes com reatores nucleares ou com fontes radioativas; e) trabalhos realizados com exposio aos raios Alfa, Beta, Gama e X, aos nutrons e s substncias radioativas para fins industriais, teraputicos e diagnsticos; f) fabricao e manipulao de produtos radioativos; g) pesquisas e estudos com radiaes ionizantes em laboratrios. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.4 TEMPERATURAS ANORMAIS 25 ANOS a) trabalhos com exposio ao calor acima dos limites de tolerncia estabelecidos na NR-15, da Portaria no 3.214/78. ___________________________________________________________________________ _________ 2.0.5 PRESSO ATMOSFRICA ANORMAL 25 ANOS a) trabalhos em caixes ou cmaras hiperbricas; b) trabalhos em tubules ou tneis sob ar comprimido; c) operaes de mergulho com o uso de escafandros ou outros equipamentos . ___________________________________________________________________________ _________ 3.0.0 BIOLGICOS Exposio aos agentes citados unicamente nas atividades relacionadas.
___________________________________________________________________________ _________ 3.0.1 ). MICROORGANISMOS E PARASITAS INFECTO-CONTAGIOSOS VIVOS E SUAS TOXINAS 25 ANOS (Alterado pelo DECRETO N 4.882, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2003 - DOU DE 19/11/2003) 25 ANOS Texto anterior: MICROORGANISMOS E PARASITAS INFECCIOSOS VIVOS E SUAS TOXINAS a) trabalhos em estabelecimentos de sade em contato com pacientes portadores de doenas infecto-contagiosas ou com manuseio de materiais contaminados; b) trabalhos com animais infectados para tratamento ou para o preparo de soro, vacinas e outros produtos; c) trabalhos em laboratrios de autpsia, de anatomia e antomo-histologia; d) trabalho de exumao de corpos e manipulao de resduos de animais deteriorados; e) trabalhos em galerias, fossas e tanques de esgoto; f) esvaziamento de biodigestores; g) coleta e industrializao do lixo. ___________________________________________________________________________ _________ 4.0.0 ASSOCIAO DE AGENTES Nas associaes de agentes que estejam acima do nvel de tolerncia, ser considerado o enquadramento relativo ao que exigir menor tempo de exposio (Alterado pelo DECRETO N 4.882, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2003 - DOU DE 19/11/2003) Texto Anterior: Exposio aos agentes combinados exclusivamente nas atividades especificadas. ___________________________________________________________________________ _________ 4.0.1 FSICOS, QUMICOS E BIOLGICOS 20 ANOS a) minerao subterrnea cujas atividades sejam exercidas afastadas das frentes de produo. ___________________________________________________________________________ _________ 4.0.2 FSICOS, QUMICOS E BIOLGICOS 15 ANOS a) trabalhos em atividades permanentes no subsolo de mineraes subterrneas em frente de produo.
PARTE X MODELOS DE PONTOS PARA RELATRIOS DE AUDITORIA GERENCIAL DISPONIBILIDADES (caixa, bancos e aplicaes) BOLETINS DE CAIXA Com relao s anlises efetuadas nos boletins e documentos de caixa, temos os seguintes comentrios: No foram assinados pelo responsvel pelo caixa; No constatamos evidncias de conferncia dos boletins de caixa;
No consta a composio dos valores que compem o saldo do caixa (dinheiro, cheque, vales e outros); No feito o boletim de caixa da Escola localizada na Avenida Iguau; Nos documentos pagos pelo caixa no aposto um carimbo de liquidao do documento. Objetivando o aperfeioamento dos controles e procedimentos internos da entidade, no tocante ao controle de caixa, recomendamos: O boletim de caixa deve ser assinado pelo responsvel do caixa e assinado pelo conferente; Constar no boletim de caixa, quadro com a composio do saldo (dinheiro, cheques, vales e outros); Manter boletins de caixa em todos os estabelecimentos da empresa em que houver recebimento e pagamento de numerrios; Apor, nos documentos pagos pelo caixa, carimbo com a expresso pago ou assemelhado, de forma a evitar posteriores reapresentaes ao caixa da entidade. SALDOS BANCRIOS A conta 3.333, do Banco Bradesco S/A, permanece sem movimentao h longa data. De acordo com informaes obtidas na contabilidade, a mesma encontra-se encerrada, portanto o saldo de R$ 532,11 inexistente e decorrente de anos anteriores. Recomendamos verificar, mediante extratos de conta corrente, a serem solicitados instituio financeira, a movimentao da conta e proceder os ajustes mediante documentao comprobatria. Devido a inexistncia do referido saldo bancrio, o valor foi ajustado conforme autorizao da Presidncia. SALDOS DE APLICAO FINANCEIRA No nos foram apresentados os extratos, com base em 31/dez./xx, das aplicaes financeiras do Banestado S/A e Banco do Brasil S/A, com saldo de R$ 910,00 e R$ 2.310,11, respectivamente. Conforme informaes do contador, os saldos inexistem. Recomendamos solicitar os extratos das aplicaes financeiras acima citados, objetivando conciliar os lanamentos contbeis efetuados naquelas contas e adequar os saldos contbeis. Devido a inexistncia dos referidos extratos e do saldo da aplicao financeira, o valor foi ajustado conforme autorizao da Presidncia. INEXISTNCIA DE BOLETINS AUXILIARES DE CAIXA A empresa no adota como procedimento, a escriturao de boletins auxiliares de caixa, que permitam identificar periodicamente a composio do saldo e conciliar o mesmo com a posio contbil. Com vistas a detalhar o saldo dirio de caixa e a salvaguardar as posies contbeis, recomendamos a adoo de controles auxiliares que possibilitem obter tais informaes.
CONCILIAES BANCRIAS Atualmente, o formulrio da conciliao dos cheques a compensar apresentado de forma confusa, pois utiliza-se o mesmo relatrio para demonstrar a conciliao de vrios meses, apenas faz-se anotao ao lado dos cheques j compensados. Com isso, fica difcil identificar os cheques que compunham o saldo da conta em um determinado ms. Recomendamos que o setor responsvel pela conciliao emita mensalmente a posio atualizada, contendo apenas os cheques a compensar na referida data, excluindo os cheques j compensados. CONTA CAIXA DIVERGNCIAS ENTRE SALDOS Os valores dos saldos contbeis foram conferidos com os espelhos de boletins de caixa anexados ao relatrio de conciliao das contas. No entanto, alguns saldos apresentaram diferenas em relao aos mesmos boletins de caixa que encontram--se arquivados com os documentos, conforme relacionamos a ttulo de exemplo: Caixa Itamb Saldo contbil Saldo conforme Boletim de Caixa Diferena Caixa Medianeira Saldo contbil Saldo conforme Boletim de Caixa Diferena Caixa Trs Lagoas Saldo Contbil Saldo conforme Boletim Diferena R$ 8.000,00 R$ 18.000,00 R$ 10.000,00 R$ 12.000,00 R$ 11.000,00 R$ 1.000,00
R$ 20.000,00 R$ 18.000,00 R$ 2.000,00
Recomendamos conciliar os saldos contbeis com os boletins de caixa, objetivando eliminar as diferenas apontadas. COMPOSIO DOS SALDOS DE CAIXAS Os saldos registrados nas contas Caixa so compostos de diversos valores e no apenas de numerrio em espcie, como por exemplo: cheques, documentos a contabilizar, comprovantes de pedgios, vales, etc. Em algumas filiais os saldos se apresentam elevados, e muito embora exista um campo, no boletim, destinado ao preenchimento da composio do saldo, nem sempre este preenchido, o que recomendamos proceder.
NECESSIDADE DE IMPLANTAO DE ROTINA PARA ANULAO DOS DOCUMENTOS PAGOS Observamos que a documentao suporte de pagamentos no protegida mediante aposio de carimbo com a expresso Pago ou equivalente, de forma destacada, com data e visto do caixa. Citado procedimento no apresenta melhores condies para evitar que tais documentos sejam reapresentados para novos pagamentos, bem como no firma responsabilidades sobre os comprovantes inseridos nos movimentos de caixa, razo pela qual recomendamos que a referida documentao seja protegida na forma disposta. NECESSIDADE DE APERFEIOAMENTO DA ROTINA PARA REVISO DOS PROCEDIMENTOS DE CAIXA No expediente usual, a reviso das operaes de caixa por pessoa independente ao manuseio dirio dos documentos e valores inerentes tesouraria, como forma de assegurar-se quanto integridade e a adequao dos registros financeiros. Recomendamos que as atividades pertinentes tesouraria sejam submetidas reviso peridica de colaboradores alheios ao departamento, evidenciando referido trabalho mediante a emisso de um termo de conferncia semanal, cujo modelo sugerimos no anexo 01, deste relatrio.
(Anexo 01)
TERMO DE CONFERNCIA DE CAIXA
Declaramos que s .... : .... horas, do dia ........ de ....... de ......., foi iniciada e s ..... : .... foi encerrada a contagem dos valores que se encontravam em poder do Caixa/Tesouraria da unidade........., da A Associao da Escola Internacional de Curitiba, e corresponde composio da conta Caixa do dia ........ de .......... de .........., tendo sido evidenciadas as seguintes composies e importncias:
R$ em dinheiro em outros documentos Total Saldo de caixa no dia ...../...../..... Diferena constatada
Curitiba, ...... de ............ de ............
................... Responsvel pela Tesouraria
...............................- Conferente
FALTA DE COMPOSIO DOS SALDOS DE CAIXA Os extratos de caixa utilizados na empresa no discriminam quais as espcies de valores que os compem. Conforme constatamos, subseqentemente, na composio do saldo de caixa possvel encontrar um nmero considervel de vales e outros documentos, razo pela qual o saldo apresenta-se relativamente elevado. Do ponto de vista contbil e de controles internos importante evidenciar os valores que compem o saldo da rubrica, pois, possveis documentos que no sejam referentes a numerrios, propriamente ditos, devem possuir controles especficos e serem segregados contabilmente de acordo com a sua natureza. FALTA DE APOSIO DE VISTOS DE PREPARAO E REVISO NOS BOLETINS DE CAIXA No vem sendo adotada como procedimento usual a aposio de assinaturas nos extratos de movimentao de caixa, de forma a assegurar a estes maiores formalidades e firmar as responsabilidades quanto sua preparao e conferncia. Visando qualificar o controle e tambm valorizar tais documentos em seus aspectos qualitativos, recomendamos que a aposio de vistos de elaborao e conferncia sejam institudos como normas de procedimento, estritamente observados. POSSIBILIDADE DE IMPLANTAO DE FUNDOS FIXOS DE CAIXA Para a cobertura de pequenos pagamentos realizados na unidade situada na Rua Presidente Prudente, foi constitudo um pequeno fundo de caixa, cujo valor, na data do balano, era de R$ 350,00. Em decorrncia das peculiaridades da filial, a adoo de um sistema de fundo fixo de caixa, destinado ao pagamento de pequenas despesas, conveniente, no entanto, para sua implantao e perfeito funcionamento faz-se necessrio observar: A determinao do valor do fundo fixo, em montante considerado necessrio ao pagamento das despesas dirias, a ser periodicamente revisto; Emisso e assinatura de um Termo de Responsabilidade, conforme modelo apresentado no anexo 02; A determinao de quais valores devem ser pagos em espcie; A prestao de contas do fundo fixo, em periodicidade a ser determinada, atravs de relatrios ou boletins adequados, vide modelo no anexo 03, com o conseqente reembolso dos gastos, de maneira a manter o limite do fundo fixo e; O reembolso do fundo fixo atravs de cheque nominal ao seu responsvel, ou mediante recibo assinado.
Atualmente o fundo fixo est sendo implantado na matriz, no entanto seria interessante avaliar a possibilidade de implantao do referido sistema, nos moldes propostos, na filial de So Paulo. ESCRITURAO E CONTROLE DO CAIXA ATRIBUDO AO DEPARTAMENTO CONTBIL, PROPORCIONANDO RISCOS DE PROCEDIMENTOS ESPRIOS A escriturao e a efetiva movimentao do caixa (recebimentos e pagamentos) vem sendo realizada no departamento de contabilidade. Como medida de controle e procedimento interno, no recomendvel que recaia sob um mesmo departamento as atribuies de registro e custdia de bens, principalmente bens numerrios, pois tal situao tende a propiciar maiores riscos operacionais entidade. Para uma maior salvaguarda dos ativos financeiros da empresa de fundamental importncia segregar os procedimentos de custdia e manuseio de numerrios do setor de contabilidade, deixando a cargo deste somente as tarefas de controle e registro. NECESSIDADE DE MELHOR QUALIFICAO DOS DOCUMENTOS PAGOS POR CAIXA Averiguamos a qualidade dos documentos que transitam pelo caixa, observando que alguns destes, bem como alguns histricos contbeis, no so adequados, conforme exemplificamos: Data 31/out./2003 31/out/2003 31/out/2003 31/out./2003 31/out/2003 Histrico Distribuidora Alves Neto. Comprovantes Diversos Comprovantes Diversos Txi CF Rec. Posto Ref. Divs. NFs R$ 150,00 120,00 70,00 50,00 300,00 Ref.: (a) (b), (c) (d) (c) (b)
As referncias entre parnteses, ao lado dos valores, discriminam-se como segue: Documento no descreve adequadamente a finalidade do gasto; Lanamento aglutinando diversos documentos, sem a devida identificao; Lanado cupom fiscal, o qual no contm os quesitos mnimos para ser aceito como comprovante hbil da despesa; e Reembolso de diversos recibos de txi. No h relatrio auxiliar que justifique de forma adequada os gastos efetuados. Apresentamos no anexo 04 um modelo padronizado para melhor caracterizao das despesas com conduo. De forma geral, recomendamos a aposio de maiores detalhamentos no corpo dos documentos fiscais, visando evidenciar apropriadamente a aplicao dos gastos incorridos. O maior nmero de informaes decorre da necessidade contbil de classificar o gasto em funo de sua aplicao. Desta forma recomendamos o uso de um carimbo padronizado, o qual dever ser aposto no verso das notas fiscais e demais documentos, conforme modelo proposto no anexo 05.
CONFERNCIA FSICA DO CAIXA No obstante as deficincias inerentes ao controle de caixa, procedemos a uma conferncia fsica dos valores que compunham o seu saldo na data base de 23/out./2003, cujo resultado apresentamos: Saldo cfe. Boletim de caixa Composio Fsica: > Em cheques de terceiros > Em vales > Em outros dctos. (despesas) Sobra de caixa R$ 6.000,00 100,00 5.000,00 899,00 1,00
Os vales concedidos identificavam-se, na data da conferncia fsica, da seguinte forma: Favorecido Paulo Taborda Marcelo Alves Juliana Castro Pedro dos Santos Matilde Oliveira Dbora Senna Marcos Silva Total dos vales Valor em R$ 700,00 700,00 700,00 900,00 1.000,00 500,00 500,00 5.000,00
Os recibos anexos ao movimento de caixa no se encontram assinados pelos favorecidos, de forma a evidenciar a autorizao destes na operao, o que recomendamos observar. APERFEIOAMENTO DO FORMULRIO UTILIZADO NA CONCILIAO BANCRIA O departamento contbil prepara mensalmente a conciliao das contas bancrias com os respectivos saldos contbeis, identificando e apontando as diferenas encontradas. O efetivo trabalho de conciliao bancria no fica demonstrado em um formulrio padronizado, de forma a firmar as responsabilidades de quem prepara e revisa o referido trabalho. Para tanto, apresentamos no anexo 06, um modelo padronizado que poder, a critrio da administrao, vir a ser utilizado. NECESSIDADE DE MAIOR RESTRIO PAGAMENTOS ESCRITURAIS NO USO DE SENHAS PARA
Uma parcela substancial dos pagamentos e das movimentaes bancrias efetuadas na Associao realizada escrituralmente.
Para que as ordens de pagamentos escriturais sejam consumadas se faz necessria a informao de uma senha de acesso, a qual de titularidade do Diretor Financeiro da empresa. Cabe-nos ressaltar, entretanto, que para maior comodidade operacional o superintendente atribuiu o uso desta senha para os colaboradores do setor contbil/financeiro, os quais teriam a condio de processar pagamentos e transferncias bancrias. Por ocasio de nossa visita algumas mudanas estavam sendo realizadas, inclusive com a mudana da Instituio Financeira com a qual a entidade mantm relacionamento. Como as mudanas em questo no se encontravam totalmente sedimentadas, e se referem ao atual exerccio, no aprofundamos nossos exames com vistas a valid-la, no entanto recomendamos evitar que o departamento contbil possua direta ou indiretamente acesso senha de pagamentos. EXTRATOS BANCRIOS No nos foi apresentado os extratos das aplicaes financeiras mantidas na Caixa Econmica, Banco do Brasil, cujos saldos contbeis somam R$ 155.000,00. Recomendamos obter os referidos extratos, com as agncias nas quais a empresa mantm as aplicaes, objetivando confrontar os saldos com a contabilidade e registrar os respetivos rendimentos. NO H TERMO DE RESPONSABILIDADE PARA O FUNDO FIXO O fundo fixo da sede encontra-se constitudo atravs de ato administrativo, no qual figura a Vice Presidente de Finanas como principal responsvel pela sua custdia. A efetiva custdia fsica, no entanto, foi transferida a outra colaboradora, subordinada a Vice Presidente de Finanas, sem que tenha sido lavrado um Termo de Responsabilidade visando formalizar a transferncia e firmar a responsabilidade da atual custodiante. Por questes de procedimento e controle interno, recomendamos a emisso de um Termo de Responsabilidade a ser assinado pela funcionria que encontra-se com a efetiva custdia do fundo.
(Anexo 02)
EMPRESA
(Cidade - Estado)
FUNDO FIXO DE CAIXA
TERMO DE RESPONSABILIDADE
Eu, .....................................(nome completo do funcionrio)......., portador da carteira de identidade RG. N. ................................, Cadastro Pessoa Fsica - CPF n. ...........................e, da CTPS sob n............................, assumo a inteira responsabilidade pela guarda e pelo correto manuseio dos valores e documentos a mim confiados, seguindo as normas e procedimentos estabelecidos pela entidade conforme Circular Interna n......., sendo este Termo de Responsabilidade vlido at o momento da transferncia deste caixa para outro funcionrio ou pela determinao de um novo limite. O limite estabelecido para este fundo fixo de R$.......................... (............................................... ..............................................). Cidade, .........de ............................20.........
_____________________ _____________________ RESPONSVEL DIRETORIA (nome/cargo por extenso) (nome/cargo por extenso)
O LOCAL ONDE ENCONTRAM-SE ARMAZENADOS AS FOLHAS DE CHEQUES E OS VALORES NUMERRIOS NO DOTADO DE COFRE Os valores numerrios e tales de cheques esto custodiados no departamento financeiro, guardados em um armrio de madeira, com chaves, dentro de uma sala que, segundo informaes obtidas, fechada diariamente. A condio de segurana observada no das melhores e poderia ser aperfeioada com a disponibilizao de um cofre para o setor ou a guarda dos documentos referenciados, no cofre utilizado pela Vice-Presidente de Finanas. FALTA DE EXTRATOS OFICIAIS PARA VALIDAO DO SALDO DE CONTAS CORRENTES Para o encerramento dos trabalhos de balano, solicitamos os extratos oficiais das instituies financeiras em que a entidade mantm suas contas correntes, sendo que em alguns casos estes no nos foram fornecidos, conforme exemplificamos: R$ Banco do Brasil CEF Bradesco 155.555,55 91.111,11 1.111,11
Os extratos que nos foram fornecidos referem-se a documentos obtidos de forma on-line. Citados documentos, quando obtidos dessa forma, no propiciam segurana idntica aos documentos oficiais das instituies financeiras, uma vez que, em algumas ocasies, podem ser manipulados. Recomendamos, portanto, solicitar, mensalmente, gerncia dessas contas, os extratos oficiais com as respectivas movimentaes, para fins de conferncia contbil e adequada documentao do processo de conferncia. EXAME DE DOCUMENTOS Visualizando os comprovantes de pagamentos efetuados, constatamos alguns procedimentos que poderiam ser adotados na empresa, com vistas a melhorar a qualidade dos documentos que transitam pelo caixa, conforme citamos a seguir: aposio de carimbo com a expresso Pago ou assemelhado, de forma a evitar que um mesmo documento seja representado ao caixa, em datas posteriores; evidenciar no verso do documento a finalidade da despesa; identificar as pessoas que efetuaram as despesas, com a aposio das respectivas rubricas; identificar a empresa em todos os documentos, evidenciando a efetiva data de emisso;
adotar formulrios de solicitao de adiantamentos para viagem e relatrios de prestao de contas dos adiantamentos, que devem estar com os comprovantes de despesas anexados, de forma a identificar quem viajou, qual o destino, perodo e finalidade da viagem e, quais os gastos efetuados. adotar formulrios de solicitao de adiantamentos para despesas e relatrios de prestao de contas dos adiantamentos, que devem estar com os comprovantes anexados, onde sero relacionados os gastos feitos com os recursos adiantados; Recomendamos observar os requisitos acima, aperfeioando, desta forma, os procedimentos que salvaguardam as disponibilidades da empresa. NECESSIDADE DE MAIORES DETALHAMENTOS NOS DOCUMENTOS QUE TRANSITAM PELO FUNDO FIXO Nos documentos que compem a movimentao do fundo fixo, observamos a falta de algumas informaes importantes, em seus aspectos fiscais e de controle interno. A ttulo de ilustrao citamos: DATA FORNECEDOR DOCTO. FISCAL 1190 Recibo 340 Recibo 81 VALOR R$ 30,00 25,00 15,00 150,00 80,00 Ref.:
12/jan./xx 15/jan./xx 13/fev./xx 01/mar./x x 19/mar./x x
Pereira Ltda 1 Ofcio de Registro de Ttulos e Doc. Grfica Ltda No especificado Turbo C. Ass. p/ Veculos Ltda
a, b, c a, c, d a, c a, b, c, e a, c, f
As referncias, ao lado dos valores, discriminam-se como segue: No possui evidncia de autorizao da diretoria para o pagamento da despesa; No possui requisio de compra, de forma a evidenciar a necessidade da despesa; No possui carimbo com a expresso PAGO, ou assemelhado, de forma a evitar sua reapresentao ao caixa; No est nominal empresa; Pagamento a beneficirio no identificado e atravs de recibo simples; e Despesa em nome da Empresa de Tal Ltda. Tendo em vista as questes relacionadas acima, acrescemos os seguintes comentrios:
Sob uma tica de controles e procedimentos internos, julgamos importante avaliar os quesitos acima, pois, em alguns casos, so pagos documentos de maior valor financeiro, os quais sugerem, portanto, a necessidade de um sistema de aprovao prvia, devidamente evidenciado, e a adequao dos documentos, em seus aspectos formais. No tocante aos procedimentos necessrios ao atendimento de premissas fiscais, de suma importncia detalhar os comprovantes de despesas com informaes necessrias comprovao de sua legitimidade, para tanto faz-se necessrio observar, no mnimo, os seguintes quesitos: solicitar que os documentos de despesas sejam extrados em nome da empresa; anexar aos documentos evidncias de sua solicitao, indicando a finalidade do desembolso; adequada identificao do favorecido. Recomendamos observar os pontos acima abordados, de forma a propiciar melhores condies de segurana aos movimentos do fundo fixo e prover os documentos de informaes que ratifiquem a sua legitimidade, evitando qualquer questionamento fiscal. NECESSIDADE DE FORMALIZAO DE TERMO DE RESPONSABILIDADE VISANDO A CORRETA INSTITUIO DO FUNDO FIXO DE CAIXA Para o atendimento de pequenas despesas foi constitudo um fundo fixo de caixa no montante de R$ 1.500,00, cuja custdia fsica encontra-se sob a responsabilidade do colaborador do setor de contas a pagar. A referida atribuio no foi procedida mediante a assinatura de um termo apropriado, visando formalizar e firmar a responsabilidade delegada a esse colaborador, detentor da custdia do fundo. Como medida de procedimento interno, a designao de funcionrios para guarda e manuteno de fundos deve ser formalizada mediante a emisso de documento especfico. Nesse intuito, apresentamos, no anexo 01, um modelo padronizado que poder ser utilizado na empresa, a critrio de sua administrao. LOCALIZAMOS NO COFRE DA TESOURARIA ALGUNS CHEQUES PENDENTES DE RECEBIMENTO DE LONGA DATA, PARA OS QUAIS NO CONSEGUIMOS MAIORES ESCLARECIMENTOS No cofre do setor de tesouraria encontramos diversos cheques antigos, para os quais no conseguimos obter esclarecimentos suficientes. De acordo com informaes que nos foram prestadas referidos documentos, supostamente, foram contabilizados como perdas, j em perodos anteriores. No obstante, procedemos inspeo fsica desses documentos, dentre os quais identificamos um caso que no apresenta evidncias quanto sua efetiva apresentao para depsito, conforme demonstramos:
DATA PARA NMERO APRESENTAO CHEQUE 30/mar./xx 30/abr./xx 31/maio/xx 30/jun./xx 31/jul./xx 30/ago./xx 31/set./xx 30/out./xx 750 751 752 753 754 755 756 757
DO VALOR R$
EMITENTE
1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00 1.000,00
................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................
Em relao ao assunto sugerimos envidar esforos no sentido de identificar o histrico desses documentos, e, conforme o caso, proceder ao arquivamento destes, de forma a retir-los do cofre. CONTAS A RECEBER RELATRIO DAS CONTAS A RECEBER O Setor de Contas a Receber no emite, ao final de cada ms, relatrio das duplicatas a receber, contendo informaes, por cliente, do nmero, das datas de emisso e vencimento, e dos valores dos ttulos a receber, para confrontar o saldo do relatrio financeiro com o balancete contbil. Recomendamos elaborar, ao final de cada ms, relatrio, por cliente, contendo o nmero, a data de emisso e vencimento, e o valor das duplicatas pendentes de recebimento, a fim de suportar o saldo contbil registrado em conta sinttica no balancete, haja vista que, a empresa no mantm os saldos analticos consignados na contabilidade. CONTAS A RECEBER Dos exames efetuados nos valores de contas a receber da empresa, temos a comentar: No se encontra institudo, na empresa, sistema informatizado das contas a receber, integrado ao faturamento; Nas contas a receber esto registrados os crditos a receber no valor de R$ 50.000,00 e R$ 30.000,00, dos Clientes A e B, respectivamente, pendentes de recebimento desde 1999, no entanto no h composio de saldo desses valores e nem evidncias da origem dos mesmos. A conta Clientes Diversos apresentava um saldo de R$ 100.000,00, sem, no entanto, a associao apresentar a composio de saldo da mesma. A empresa no tem normas de procedimento de cobrana das contas a receber em atraso.
Para efeito de implantao e manuteno dos controles internos a serem providenciados pela entidade, relacionamos, a seguir, alguns pontos fundamentais, para a eficincia dos citados controles. A saber: manter, no setor, registros individuais das contas a receber, atravs de sistema informatizado do contas a receber, indicando nmero dos ttulos, valores, vencimentos e saldos; efetuar anlises e resumos mensais das contas a receber, indicando; a) composio dos saldos por ttulos em aberto; b) nmero dos ttulos, valores e vencimentos; e c) faixas de vencimentos (vencidos e a vencer). Implementar normas de procedimento de cobrana das duplicatas a receber em atraso, para que a entidade tome as providncias necessrias para a cobrana dos ttulos vencidos. CHEQUES DEVOLVIDOS Em 31/dez./xx, a entidade possui um saldo de R$ 20.00,00, referente cheques devolvidos. Salientamos que no h relatrio desses cheques, os quais, conforme constatamos, so cheques emitidos, na sua maioria, nos anos ltimos 02 anos, onde a entidade no tomou medidas judiciais para cobrana dos mesmos. Recomendamos manter uma relao constando todos os cheques devolvidos, bem como, adotar medidas para cobrana judicial dos mesmos. CONTAS A RECEBER NO CONCILIADAS At a data do trmino do nosso trabalho, no havia evidncia de que a empresa efetuou a conciliao contbil da conta "Faturas Diversas a Receber", com saldo em 31/dez./20xx no valor de R$ 150.000,00, consequentemente no foi apresentada a composio do saldo da conta. Alertamos que, a falta de controles internos e da conciliao contbil da conta podem propiciar fraudes e desvios de valores, pois funcionrios que tm conhecimento do fato podem utiliz-lo para fins de desfalques. Recomendamos proceder, mensalmente, conciliao da conta acima citada, promovendo o confronto de saldos com os relatrios do sistema financeiro, e nos casos em que a empresa no possua os relatrios auxiliares, manter a composio de saldo dos valores consignados na contabilidade, visando identificar os respectivos saldos. RELATRIOS DAS CONTAS A RECEBER O setor de Contas a Receber no emite, ao final de cada ms, relatrio com a posio analtica das duplicatas a receber, identificando os respectivos crditos por cliente, data de vencimento e ttulo. Com isso, o saldo contbil registrado na conta de duplicatas a receber em 31/dez/20xx, era de R$ 350.000,00, sendo que no foi possvel audit-la, devido inexistncia de relatrios auxiliares do setor financeiro, composio contbil dos saldos e incertezas dos valores consignados, naquela data, no sistema de processamento de dados.
Devido relevncia dos saldos e importncia de manter o controle sobre as duplicatas a receber, recomendamos emitir, ao final de cada ms, relatrio com a composio de saldo das contas a receber, constando analiticamente o nome do cliente, a data do vencimento e o valor e nmero do ttulo em aberto. Assim, a contabilidade poder conciliar o saldo contbil com os saldos dos relatrios auxiliares, servindo, estes, de suporte e consistncia aos lanamentos contbeis. RELATRIOS DO CONTAS A RECEBER O setor de Contas a Receber no emitiu, no final do ms, relatrio com a posio analtica dos carns a receber (R$ 200.000,00), cheques devolvidos (R$ 50.000,00) e cartes de crditos (R$ 20.000,00), identificando os respectivos crditos por cliente, data de vencimento e ttulo. Recomendamos emitir, ao final de cada ms, relatrio com composio de saldo das contas a receber, constando analiticamente o nome do cliente, a data do vencimento e, o valor e nmero do ttulo em aberto. Assim, a contabilidade poder conciliar os saldos do balancete com os saldos dos relatrios auxiliares, servindo, estes, de suporte e consistncia aos lanamentos contbeis. Os relatrios com a posio analtica dos clientes so necessrios comprovao dos valores escriturados na contabilidade, pois, o registro contbil dos carns, cheques devolvidos e cartes de crditos suportado por registros e livros auxiliares fornecidos pelo sistema de contas a receber. Caso contrrio, a empresa dever manter no balancete contbil contas analticas por cliente. CONTAS A RECEBER ALTERAO E EXCLUSO DE LANAMENTOS Segundo informaes do setor contbil, o sistema de controle financeiro d possibilidade ao Contas a Receber de efetuar lanamentos retroativos, como a alterao e a excluso de lanamentos, alterando, dessa forma, os saldos dos balancetes j encerrados. Outrossim, salientamos que a empresa vem desenvolvendo novo sistema, para o controle financeiro. Entendemos oportuno sugerir ateno para os seguintes itens: - Bloqueio de qualquer lanamento retroativo, aps o encerramento contbil do ms; - Emisso de relatrio mensal, demonstrando o devedor e saldo de forma individualizada; e - Emisso de relatrio semestral ou anual de toda a movimentao de adies e baixas de ttulos. Ressaltamos, ainda, que lanamentos de ajustes devem ser feitos na forma de estornos, no ms em curso, pois lanamentos retroativos de alterao e excluso deixam vulnerveis os controles internos provenientes do faturamento, pois, a ttulo de exemplo, pode-se excluir conhecimentos de fretes sem que os mesmos estejam cancelados, bem como diminuir o seu valor. GESTO DA CARTEIRA DE FATURAMENTO E MENSALIDADES A RECEBER
Na empresa h um departamento especfico para o controle do faturamento e de contas a receber, de uma forma geral. A colaboradora do departamento processa o faturamento e controla as mensalidades pendentes de recebimento atravs de planilhas eletrnicas (Microsoft Excel), no havendo um sistema profissional especfico. Para a quantidade de clientes mantidos na empresa as planilhas tm se mostrado suficiente, no entanto para um maior nmero e informaes requeridas seria interessante um software integrado aos sistemas acadmico e contbil. DUPLICATAS EM ATRASO VM SENDO COBRADAS APENAS EM MBITO ADMINISTRATIVO Procedemos a alguns testes sobre duplicatas pendentes de recebimento de longa data e observamos que as aes de cobrana na empresa limitam-se a procedimentos administrativos de notificao. Seria conveniente que as aes de cobrana fossem ampliadas, inclusive com o respectivo protesto e, conforme o caso e o montante envolvido, medidas judiciais de cobrana. Tais procedimentos devem ser previamente deliberados e aceitos pela administrao e aplicados indistintamente a todos os inadimplentes. A AUTORIZAO PARA OS ESTORNOS DE MENSALIDADE NO FICA DEVIDAMENTE FORMALIZADA No expediente usual na empresa que as autorizaes para estorno de mensalidades e outros valores sejam efetuadas formalmente e expressamente pela gerncia. No atual contexto os estornos podem ser realizados revelia pelos colaboradores do departamento financeiro, o que significa um alto risco operacional empresa, dada a falta de procedimentos que visem assegurar a salva-guarda da carteira de recebveis, nesse sentido. FATURAS A RECEBER PENDENTES DE LONGA DATA Constatamos algumas faturas em aberto, pendentes de longa data, que no foram recebidas at a data de nossa visita, sendo que os clientes tm relacionamento intenso com a empresa e no atrasam seus compromissos. A ttulo de exemplo citamos: Data Emisso de Fatura n Cliente Valor R$
Recomendamos que o setor de cobrana emita relatrios dirios das faturas vencidas e no recebidas, com o objetivo de confirmar, com o cliente, o atraso da mesma e verificar o motivo da falta do pagamento. CHEQUES PR-DATADOS A entidade parcela as contribuies em atraso de seus contribuintes atravs de cheques prdatados, os quais so depositados na data pr-estabelecida. No entanto, o cheque registrado na contabilidade apenas na ocasio do depsito em conta corrente. Recomendamos que a entidade registre em sua contabilidade os cheques pr-datados, referente o recebimento das contribuies em atraso de seus associados, com base na data da emisso do parcelamento e/ou da entrega dos cheques ao tesoureiro, dessa forma, objetivando a adequao das demonstraes financeiras e maior controle sobre os ativos realizveis. PROVIDNCIA: A partir de 2004, o setor financeiro providenciar a planilha de contabilizao dos cheques e a sua posio, para que sejam efetuados os lanamentos contbeis. ADIANTAMENTOS E OUTROS CRDITOS ADIANTAMENTO A FORNECEDORES No nos apresentaram a composio do saldo da conta, a qual apresentava em 31/dez/20x2 o saldo de R$ 85.000,00. Alertamos para o fato de que em 31/dez/x1 a conta j apresentava saldo de R$ 82.000,00, evidenciando a existncia de adiantamentos pendentes de longa data. Recomendamos efetuar levantamento dos motivos pelos quais os adiantamentos ainda esto pendentes, no intuito de regularizar a situao. ADIANTAMENTO SALARIAL A conta de Adiantamentos de Salrio, cujo saldo em 31/dez./2002 era R$ 30.331,16, apresentava algumas pendncias, as quais elencamos abaixo: Data 05/jul./2002 01/set./2002 21/set./2002 02/out./2002 24/out./2002 10/nov./2002 14/nov./2002 Beneficirio Valor R$ 1.200,00 6.000,00 3.500,00 1.500,00 3.500,00 1.000,00 2.000,00
20/jun./2002 20/jun./2002 09/out./2002 07/nov./2002 26/Out./2002 27/mar./2002 10/jul./2002 15/ago./2002 15/mai/2002 15/mai./2002
500,00 2.500,00 1.200,00 600,00 1.000,00 300,00 143,56 211,40 200,68 164,19
Tambm, os valores acima citados emprestados no esto suportados atravs de contratos e nem h a cobrana de encargos financeiros sobre os mesmos. Alertamos que emprstimos feitos a funcionrios no firmados mediante contrato, e sem clusula de cobrana de encargos financeiros, podero ser considerados pelo fisco como adiantamentos salariais e tributados na fonte, na ocasio da liberao dos recursos, conforme Instruo Normativa n 49, de 10/mai./89. Recomendamos ampliar as atenes sobre os adiantamentos pendentes de longa data, haja vista, que, desta forma, eles se caracterizam como emprstimo, sendo necessria a elaborao de contratos com previso de cobrana de encargos financeiros. IRRF A RECUPERAR NO APROPRIAO DOS JUROS DA SELIC Persiste a situao relatada anteriormente onde mencionamos que durante o ano 2002, no houve o registro contbil correspondente apropriao dos juros da SELIC Sistema Especial de Liquidao e Custdia, na conta de IRRF a recuperar. De acordo com o artigo 894, do Decreto 3.000/99, Regulamento do Imposto de Renda, o valor a ser utilizado na compensao ou restituio de tributos federais ser acrescido de juros obtidos pela aplicao da taxa referencial da SELIC, acumulada mensalmente. Em observncia ao Princpio Contbil da Competncia, estes juros devem ser apropriados mensalmente. Ressaltamos, ainda, que em conformidade com a Lei n 9718/98, as receitas decorrentes destes juros devem ser includas na base de clculo da Cofins e do Pis. Reiteramos nossa recomendao para proceder ao clculo dos juros cabveis ao perodo em referncia, para a promoo dos ajustes contbeis, bem como observar o critrio fiscal supra citado, evitando, assim, questionamentos de natureza fiscal. CONFIRMAO DE VALORES DE ADIANTAMENTOS A TERCEIROS Existem algumas contas que apresentam saldos relativos a adiantamentos efetuados a terceiros, cuja composio de valores foi elaborada pelo setor contbil, porm no foi possvel a confirmao da real existncia desses direitos. Os saldos que se encontram nessa situao so os seguintes:
Valdir de Tal, desde jun/01 Jlio de Tal, desde set/01 V. Santos (Posto K), desde dez/01 Auto Posto Tetra Park Ltda, desde mar/00
R$ 2.069,40 R$ 7.750,00 R$ 3.111,32 R$ 15.003,00
Recomendamos confirmar a real existncia desses valores e, se for o caso, providenciar os ajustes necessrios, mediante autorizao da diretoria. PENDNCIAS ANTIGAS DE ADIANTAMENTOS DE VIAGENS Existem diversas pendncias antigas na conta Adiantamento de Viagens, conforme relao fornecida pelo setor contbil, com base na qual relacionamos a seguir alguns exemplos: FUNCIONRIOS N. DOC. RE DATA VALOR DE EMISS O 24/01/00 50,00 08/04/00 50,00 25/04/00 40,00 140,00 11/08/00 14/08/00 03/08/00 28/09/00 100,00 450,00 150,00 450,00
Ricardo de Tal Idem Idem Subtotal Leandro de Tal Idem Jair de Tal Jos de Tal
7495 101 138
3.846 3.846 3.846
971 3.263 1.987 1.184
3.998 3.998 3.676 4.051
De acordo com informaes do setor contbil, o atraso ocorre porque os relatrios de prestao de contas, depois de emitidos, so analisados pela diretoria para liberao e, o valor da sobra, na maioria das vezes, se transforma em adiantamento para ser descontado em folha de pagamento do funcionrio. CONSIDERAES SOBRE CHEQUES A RECEBER Com relao aos cheques a receber temos as seguintes consideraes a serem feitas: - No elaborada uma relao dos cheques que se encontram no Departamento Financeiro, para fins de controle e de confronto com o saldo contbil; - Existem diversos cheques no Departamento Financeiro que no se encontram relacionados na contabilidade e, de acordo com informaes fornecidas por aquele departamento, muitos deles j foram recebidos, porm no foi possvel precisar quais.
No pressuposto de contribuir com a administrao financeira e consolidar os controles internos, temos a recomendar: - Elaborar uma relao dos cheques que, efetivamente, esto pendentes; - Realizar conciliaes peridicas do saldo contbil com o controle analtico dos cheques a receber, mantidos pelo Departamento Financeiro; - Verificar os cheques que j foram recebidos e inutiliz-los ou devolv-los para os respectivos emitentes; - Efetuar a guarda dos cheques em local seguro, de preferncia em cofre ou local acessvel somente ao responsvel por estes. ATUALIZAES DE TRIBUTOS PELA TAXA SELIC A empresa no vem atualizando os crditos tributrios, pagos a maior em exerccios anteriores e compensados no exerccio corrente, pela variao acumulada da taxa Selic. Conforme pargrafo 4, do artigo 39 da Lei n 9.250/95 e o artigo 73 da Lei n 9.532/97, a partir de 01/jan./96, a compensao ou restituio ser acrescida de juros equivalentes taxa referencial do SELIC para ttulos federais, acumulada mensalmente, calculados a partir do ms subseqente ao do pagamento indevido ou a maior que o devido at o ms anterior ao da compensao ou restituio e de 1% relativamente ao ms em que estiver sendo efetuada. Conforme nossa orientao, o escritrio contbil atualizou os referidos valores, resultando num acrscimo dos crditos tributrios no valor de R$ 10.000,00, a favor da empresa, sendo que, recomendamos a adoo deste procedimento usual nos encerramentos mensais dos balancetes, a fim de propiciar a compensao dos valores atualizados e conseqente economia tributria. DESPESA MANTIDA COMO ADIANTAMENTO A FORNECEDORES DEVIDO AUSNCIA DE DOCUMENTOS HBEIS Na rubrica contbil e financeira de adiantamento a fornecedores, encontra-se em aberto, h longa data, um pagamento efetuado empresa DE Tal Ltda, realizado em 31/out./.2002 no valor de R$ 10.000,00. O gasto foi incorrido para o registro da marca XYZ na Alemanha, cujo processo j encontrase concludo, sendo que o valor pago permanece em aberto em funo do prestador no ter fornecido a respectiva nota fiscal. Por diversas vezes Auditores Fiscais no tm aceito a comprovao de despesas operacionais atravs de simples recibos. Cabe-nos ressaltar, entretanto, que o entendimento fiscal controvertido, pois a legislao no veda que os gastos sejam comprovados atravs desses documentos. Nesse sentido o 1 Conselho de Contribuintes vem entendendo ser aceitvel a comprovao de despesas atravs de recibos, desde que, do conjunto de provas, resulte patente a necessidade da despesas s atividades empresariais. Recomendamos, portanto, envidar esforos para a obteno da nota fiscal, porm, se a tentativa no resultar em xito, sugerimos, mediante autorizao formal e expressa da diretoria, baixar o adiantamento para contas de despesa.
ADIANTAMENTO PENDENTE DE ACERTO H LONGA DATA Na composio dos adiantamentos a fornecedores consta, em aberto h longa data, um pagamento de R$ 1.000,00 empresa de Tal, o qual foi efetuado indevidamente devido devoluo de mercadorias ao fornecedor. At o encerramento dos nossos trabalhos o citado valor ainda permanecia pendente de reembolso, por parte do fornecedor, o qual, segundo informaes obtidas, alega j ter efetuado o pagamento. Com o intuito de recuperar o crdito recomendamos estabelecer novos contatos com o fornecedor, buscando novos entendimentos visando o recebimento do valor, ou, conforme o caso, dirimindo as divergncias existentes entre as duas empresas. ADIANTAMENTOS CONCEDIDOS POR CONTA DE ENTREGAS FUTURAS DE MERCADORIAS Conforme observamos procedimento comum a ocorrncia de compras de materiais para entregas futuras, principalmente com a fornecedora Empresa de Tal. No setor financeiro so encontrados diversos adiantamentos concedidos ao fornecedor em referncia, os quais permanecem em aberto pelo fato de no haver controles que possibilitem saber se j ocorreu ou no a entrega das mercadorias adquiridas, ou se ainda remanescem saldos em aberto. Conforme informaes que nos foram prestadas tal descontrole ocorreu durante um perodo de transio de pessoas no setor, sendo que, atualmente, vm sendo mantidos controles mais eficientes sobre tais fornecimentos. No tocante s posies passadas, os novos colaboradores do setor esto procedendo ao levantamento dessas operaes, visando verificar as efetivas remessas do material adquirido. At o encerramento dos nossos trabalhos o levantamento ainda estava em fase de execuo, razo pela qual apenas recomendamos sua continuidade, com vistas a identificar a posio da empresa em relao ao fornecedor. ESTOQUES De acordo com informaes obtidas na contabilidade, o atual sistema eletrnico de controle de estoques vem apresentando problemas quanto gerao de informaes para seus usurios, razo pela qual no vm sendo informadas as baixas efetuadas atravs de requisies de materiais. A contabilidade no possui informaes quanto s posies do estoque ao final de cada ms, no procedendo, desta forma, apurao do custo dos produtos e mercadorias vendidas, de acordo com os procedimentos fundamentais de contabilidade. Recomendamos envidar esforos no sentido de averiguar, detalhadamente, quais as deficincias apresentadas pelo atual sistema de estoque e contatar o fornecedor do software
com vistas a soluo dos problemas apresentados o mais breve possvel, bem, como manter o registro permanente de estoques. ESTOQUES ARBITRAMENTO PELO FISCO Com relao ao estoque de 30jun./xx, constante no balancete de verificao, temos os seguintes comentrios a fazer: A empresa no utiliza a codificao de mercadorias prevista no sistema de controle de estoque, por isso, o relatrio de inventrio apresenta diversas mercadorias com a mesma descrio, mas com custo unitrio diferente, cuja segregao s possvel atravs do controle por referncias da controladoria, o qual no emitido. Recomendamos que o relatrio de inventrio identifique as caractersticas ou faixas de preo pelas quais as mercadorias esto sendo avaliadas. O sistema atual de estoque no emite a ficha de controle permanente de estoque - Kardex -, constando a descrio das entradas/sadas/saldo em quantidades, do custo unitrio e custo total de cada mercadoria. O registro permanente de estoques pode ser feito em livros, fichas (Kardex) ou em formulrios contnuos emitidos por sistema de processamento de dados, cujos modelos so de livre escolha da empresa. Para cada espcie de bem estocado dever ser aberta ficha prpria ( ou pgina de livro, se for o caso), na qual as entradas e sadas sero registradas em ordem cronolgica, conforme Parecer Normativo CST n. 6/79. O Parecer Normativo CST n 6/79, tambm determina que se a empresa no possuir registro permanente de estoque, no poder adotar o critrio de avaliao de estoque com base no custo mdio. Salientamos que em uma eventual fiscalizao, o fisco poder desconsiderar a avaliao do estoque pelo custo mdio, devido a falta de emisso da ficha de estoque de cada produto, contendo informaes de quantidades fsicas e financeiras. Dessa forma, as mercadorias inventariadas devero ser avaliadas segundo os preos unitrios praticados nas compras mais recentes, constantes de notas fiscais ( excluindo-se o valor do IPI e do ICMS, quando recuperveis). Como conseqncia, as mercadorias em estoque podero ter o seu preo superavaliado, aumentando o lucro fiscal da empresa e os tributos incidentes sobre o mesmo (IRPJ e CSSL). Objetivando evitar contratempos com o fisco, bem como, recolhimentos complementares de tributos, devido a falta da emisso de relatrios complementares por ele exigidos, recomendamos adaptar o sistema de estoque da empresa legislao vigente, de forma, que seja emitido o relatrio do controle permanente de estoque, contendo os dados exigidos no parecer normativo acima citado. A empresa no registrou em contas do Ativo Circulante, o estoque dos materiais de consumo e embalagens existentes em 30/jun./xx. Os mesmos vm sendo contabilizados, em sua totalidade, em contas de resultado. No entanto, conforme constatamos no almoxarifado, a empresa mantm estocado materiais de consumo e embalagens, que so utilizados no dia a dia, persistindo saldo de um ms para o outro.
Salientamos que, em uma eventual fiscalizao, o estoque dos materiais de consumo e embalagens poder ser arbitrado pelo fisco, em funo da inexistncia de avaliao dos estoques existentes no ltimo dia do exerccio, pois o Artigo 293, do RIR/99, estabelece que as mercadorias, as matrias-primas e os bens em almoxarifado sero avaliados pelo custo de aquisio. VALORIZAO DOS ESTOQUES DE MATRIA PRIMA O Decreto 3000, de 26/mar/99, em seus artigos 289, 293 e 295, determina que as matriasprimas devero ser avaliadas pelo custo de aquisio das ltimas compras, acrescidos dos gastos com transportes, seguros e outros custos necessrios para a colocao da matria-prima em condies de uso. Contabilmente os saldos mensais do estoque vm sendo determinados mediante demonstrativo elaborado pelo setor de almoxarifado, o qual, no entanto, no evidencia a adeso dos critrios adotados aos conceitos estabelecidos pela legislao fiscal. Historicamente os saldos representativos de insumos no vm permanecendo com saldos significativos, todavia, no obstante a relevncia do valor envolvido, recomendamos, como procedimento interno, a confeco de um demonstrativo melhor detalhado, de forma a evidenciar o atendimento aos preceitos da legislao em vigor. A ttulo de orientao, transcrevemos abaixo, um modelo que poder vir a ser utilizado na empresa. Detalhamento das ltimas compras Quantid Descrio ade Quantida Custo do Fsica Frete Seguro 2 Data de 1 Insumo em (c) (d) (a) (b) Estoque y Subtotal x Subtotal Total Geral Observaes: 1 A quantidade das ltimas compras devem ser suficientes cobertura do saldo fsico em estoque, ou seja se o saldo fsico apresentar n unidades, devero ser pesquisadas as ltimas n unidades adquiridas, iniciando-se sempre pela ltima compra.
Custo Total (e) = (b+c+d )
Avalia Custo o Unitrio Estoqu (f) = e (e) / (a) (a) x (f)
No custo de aquisio devero ser excludos o IPI e o ICMS por tratarem-se de impostos recuperveis.
ATIVO IMOBILIZADO CONTROLES PATRIMONAIS SOBRE ATIVO FIXO At o encerramento de nossa visita no haviam sistemas e procedimentos destinados ao controle dos bens patrimoniais de propriedade da empresa. Salientamos que, para cumprimento da legislao fiscal, a empresa deve manter controles analticos dos bens do ativo imobilizado para comprovar os custos com depreciao. Elencamos, a seguir, alguns aspectos a serem observados, visando a implementao de controles internos sobre os itens do imobilizado: a) Toda a identificao do imobilizado, efetuada atravs de plaquetas numricas fixadas nos bens da sociedade; b) Localizao dos bens imobilizados com a correspondente atribuio de responsabilidades sobre esses itens, mediante Termo de Responsabilidade; c) Manuteno em cada setor e sob a guarda do encarregado pelo mesmo, da relao dos itens de sua responsabilidade; e, d) Levantamentos fsicos peridicos e devidamente evidenciados para confronto com os controles patrimoniais, e as eventuais divergncias devidamente identificadas e relacionadas para a aprovao dos ajustes por pessoa habilitada para tanto. A adoo dos procedimentos expostos contribuir para o fortalecimento dos controles internos sobre os itens do imobilizado, motivo pelo qual recomendamos avaliar a viabilidade dos procedimentos propostos. ATIVO PERMANENTE NECESSIDADE DE REGISTROS INDIVIDUAIS Persiste a situao j comentada em nosso relatrio anterior quanto ao controle de bens patrimoniais e projetos, que vm sendo efetuados com base nos saldos contbeis, os quais so demonstrados de forma sinttica, no havendo, portanto, um controle analtico sobre os bens do ativo imobilizado. A individualizao dos bens patrimoniais e projetos seria oportuna sob a tica administrativa e contbil, pois torna-se importante para: identificar o valor de aquisio, acrscimos posteriores, bem como a depreciao ou amortizao acumulada dos bens baixados; prover as bases de clculo e apropriao de despesas de depreciao e amortizao, inclusive, por centro de custo; prover informaes para efeito de poltica de capitalizao e substituio de bens, bem como, cobertura de seguros; manter adequado controle fsico e contbil sobre os bens do ativo imobilizado; proporcionar uma melhor visualizao das inverses patrimoniais procedidas ; e centralizar os gastos pertinentes a cada obra.
O controle analtico dos itens imobilizados, via de regra, efetua-se atravs de sistemas informatizados e paralelos contabilidade. Reiteramos nossas recomendaes no sentido de analisar a viabilidade de implantar-se um sistema desse gnero, visando aperfeioar os meios de controles patrimoniais existentes na companhia. ATIVO PERMANENTE - IMOBILIZAO DE DESPESAS OPERACIONAIS Dentre as adies ao ativo fixo da companhia, persiste situao comentada em nosso relatrio anterior onde constatamos valores que se caracterizam como despesa operacional ao invs de custo de aquisio ou desenvolvimento de bens permanentes, conforme demonstramos, como exemplo, no quadro a seguir: N do Fornecedor Docto. 0039 058 059 Prestadora de Servios Locadora de Mquinas Locadora de Mquinas. Discriminao Valor R$
Servios efetuados em obras j faturadas Servio prestado com retroescavadeira. Servio prestado com retroescavadeira. 15.000,00 3.000,00 4.000,00
Tambm, constatamos alguns valores transferidos no final do exerccio de despesas operacionais para serem registrados no ativo permanente. Tal procedimento gerou um acrscimo de R$ 100.000,00 no saldo do imobilizado, bem como efeito positivo sobre o resultado do exerccio, com o conseqente reflexo no patrimnio lquido. Abaixo demonstramos as respectivas contas de resultados e seus saldos: Cdigo Contbil 3000 4000 5000 6000 Total Nomenclatura Contbil R$
Despesas com Obras Despesas com Obras Despesas com Obras Servios Prestados Pessoas Jurdicas
15.000,00 5.000,00 30.000,00 50.000,00 100.000,00
A Lei 6404/76, Lei das Sociedades por Aes, em seu artigo 179, determina que no ativo imobilizado sero classificados, exclusivamente, os bens e direitos destinados manuteno das atividades da companhia. Excepcionalmente, admite-se a adio, ao custo de aquisio ou desenvolvimento, dos gastos que objetivam uma melhoria no item imobilizado, em funo do prolongamento de sua vida til, incremento na sua capacidade produtiva ou reduo dos custos operacionais. Tendo em vista ser considervel a ocorrncia dos lanamentos em epgrafe, reiteramos nossas recomendaes para a reviso dos registros contbeis do ativo imobilizado, visando identificar e corrigir as classificaes contbeis inadequadas, adequando-as s disposies da legislao societria.
ATIVO IMOBILIZADO INVENTRIO FSICO Indagamos o setor contbil quanto a existncia de conferncias fsicas dos bens patrimoniais, e, constatamos que este procedimento no vem sendo adotado pela empresa. O referido inventrio necessrio, pois atravs deste evidencia-se a existncia fsica dos bens, sua localizao e o seu estado de conservao, sendo, portanto, um instrumento importante no aprimoramento dos controles internos. Recomendamos proceder ao levantamento geral de todos os bens e sua respectiva documentao, devendo os mesmos serem identificados atravs de plaquetas ou etiquetas, de acordo com a codificao do Relatrio de Ativo Imobilizado. MUDANA DE PROCEDIMENTO NO RECONHECIMENTO DE DESPESAS EFETIVADAS NO EXERCCIO E QUE NO CONSTAM NO ORAMENTO Era procedimento comum na entidade o diferimento de despesas incorridas no exerccio, mas que, todavia, no se encontravam previstas no oramento anual. As normas de contabilidade no permitem o procedimento em tela, no obstante os controles gerenciais que a entidade possua. Desta forma, recomendamos, na ocasio, que o contador efetivasse o reconhecimento das despesas ainda para o balano encerrado em 31/jul/2003. SISTEMA DE CONTROLE PATRIMONIAL AINDA NO SE ENCONTRA DEVIDAMENTE ESTRUTURADO Atualmente a administrao da empresa vem promovendo esforos com vistas a estruturar o seu departamento de controle patrimonial. Por ocasio de nossa visita se encontrava em fase de concluso o levantamento fsico dos itens que compem o seu patrimnio. Uma vez concludo o arrolamento fsico dos bens, far-se- necessrio proceder a sua reavaliao, nos moldes dispostos na legislao fiscal e societria vigente, caso haja interesse da administrao em manter uma posio contbil prxima realidade do patrimnio da empresa.. CONTAS A PAGAR RELATRIO DE CONTAS A PAGAR A empresa no emite, ao final de cada ms, relatrio dos ttulos a pagar, contendo informaes, por fornecedor, do nmero, das datas de emisso e vencimento, e dos valores dos ttulos a pagar. Objetivando maior consistncia dos saldos consignados na contabilidade, recomendamos elaborar, ao final de cada ms, relatrio, por fornecedor, contendo o nmero, a data de emisso e vencimento, e o valor das duplicatas pendentes de pagamento. FORNECEDOR PAGAMENTO ANTECIPADO
A duplicata n 1000, da Empresa de Tal Ltda, no valor de R$ 5.000,00, com vencimento em 11/nov./2002, foi paga com um ms de antecedncia, em 11/out./2002. Recomendamos que o setor de Contas a Pagar mantenha-se vigilante quanto ao controle dos vencimentos das duplicatas, com o intuito de no efetuar o pagamento em atraso, evitando multas e juros, bem como o pagamento antecipado sem a obteno de descontos financeiros. FORNECEDORES AUSNCIA DE POSIO FINANCEIRA No nos apresentaram relatrio com a posio do departamento financeiro por fornecedor, para efetuar confronto com saldo contbil. Tambm no nos informaram motivo da divergncia entre a planilha de conciliao e o saldo contbil, a qual demonstramos abaixo: Descrio Saldo Contbil em 31/mai/2003 Saldo da Planilha de Conciliao em mai.2003 Divergncia R$ 150.000,00 125.000,00 25.000,00
Recomendamos proceder, mensalmente, conciliao das contas de fornecedores, promovendo o confronto de saldos com os relatrios do sistema financeiro, visando identificar, analisar e corrigir as diferenas, porventura, existentes. DIVERGNCIAS ENTRE A CONTABILIDADE E O CONTROLE FINANCEIRO QUANTO AO SALDO DE FORNECEDORES As posies contbeis das contas de fornecedores continuavam apresentando diferenas em relao a posio fornecida pelo departamento financeiro, conforme demonstramos no quadro a seguir: Identificao do Fornecedor Saldo R$ Contbil 100.000,00 25.000,00 200.000,00 Diferena R$ 10.000,00 (3.000,00) 50.000,00
Financeiro 90.000,00 28.000,00 150.000,00
Fornecedor de Matrias Primas Ltda Fornecedor de Ao Ltda Atlas Ltda
Tendo em vista as diferenas que vm sendo constatadas, recomendamos proceder a conciliao das contas correspondentes, trabalho que deve ser desenvolvido pela administrao da empresa em conjunto com o escritrio contbil, visando formar uma posio consistente e que sirva de ponto inicial para a manuteno de controles mais consistentes e tempestivos. Tais diferenas foram objeto de meno em relatrios anteriores, porm as mesmas ainda perduravam at o encerramento dos nossos trabalhos, razo pela qual reiteramos nossas consideraes anteriores.
CONTAS DIVERSAS NO CONCILIADAS ADIANTAMENTO DE CLIENTES NO CONCILIADOS A conta de adiantamento de clientes, no passivo circulante, em 31/dez/XX, que apresenta o saldo no valor de R$ 35.000,00, no havia sido conciliada pela entidade. Recomendamos conciliar a conta acima descrita, bem como, conforme o caso, elaborar a composio de saldo da mesma, objetivando consistncia e adequao das demonstraes contbeis da associao. CONTAS A RECEBER NO CONCILIADAS At a data do trmino do nosso trabalho, no havia evidncia de que a empresa efetuou a conciliao contbil da conta "Faturas Div a Receber", com saldo em 31/dez./xx no valor de R$ 200.000,00, consequentemente no foi apresentada a composio do saldo da conta. Alertamos que, a falta de controles internos e da conciliao contbil da conta podem propiciar fraudes e desvios de valores, pois funcionrios que tm conhecimento do fato podem utiliz-lo para fins de desfalques. Recomendamos proceder, mensalmente, conciliao da conta acima citada, promovendo o confronto de saldos com os relatrios do sistema financeiro, e nos casos em que a empresa no possua os relatrios auxiliares, manter a composio de saldo dos valores consignados na contabilidade, visando identificar os respectivos saldos. TRIBUTOS A RECOLHER No nos apresentaram conciliao das contas de INSS a Recolher e FGTS a Recolher, demonstrando a composio dos saldos. Tambm no nos informaram motivo da divergncia entre os valores provisionados e a Folha de Pagamento em dezembro de 20xx. Recomendamos que sejam revistos os procedimentos atuais para as suas contabilizaes. FORNECEDORES A PAGAR A empresa no nos apresentou relatrio com a composio detalhada dos saldos da conta Fornecedores a Pagar, que em 30/set./20xx apresentava um saldo de R$ 200.000,00 Recomendamos manter, ms a ms, relatrio com a composio individualizada de saldos da conta fretes a pagar, emitido pelo setor responsvel pelo controle dos valores a pagar aos fornecedores, objetivando confrontar com os saldos contbeis. Destacamos, ainda, que em nosso relatrio anterior fomos informados, pelo escritrio de contabilidade, que estas contas seriam conciliadas para identificao e regularizao das diferenas. CONTAS DO PASSIVO A SEREM CONCILIADAS PELA EMPRESA
At a data do trmino do nosso trabalho, a empresa no nos apresentou a composio do saldo de algumas contas, as quais devem ser mantidas pela empresa, objetivando identificar os saldos nela consignados, como abaixo demonstramos: Conta Fornecedores diversos Contrato 1000 Unibanco Contrato Bco Real Adiantamentos de clientes Salrios/Ordenados a pagar INSS a recolher FGTS a recolher INSS s/ mo-de-obra Rescises a pagar Seguro de Vida Proviso de Frias e 13 Salrio e encargos Pis a recolher ISS a recolher IPI a recolher ICMS a recolher Outras contas a pagar Saldo em 30/06/xx 410.311,11 1.111.111,11 100.000,00 150.000,00 105.311,10 16.913,17 47.725,00 1.000,00 22.000,00 2.312,53 86.333,33 150.000,0 25.000,00 22.222,00 190.000,00 300.000,00
Recomendamos proceder, mensalmente, a conciliao das contas acima citadas, promovendo o confronto de saldos com os relatrios do sistema financeiro, e nos casos, em que a empresa no possua os relatrios auxiliares, manter a composio de saldo dos valores consignados na contabilidade, visando identificar os respectivos saldos. CONTAS A RECEBER NO CONCILIADAS At a data do trmino dos nossos trabalhos, a empresa no havia efetuado a conciliao contbil, consequentemente, no nos apresentando a composio do saldo de algumas contas de clientes, tais como: Conta Conta Reduzida 111 112 113 Saldo 31/12/xx 255.000,00 350.000,00 455.000,00 em
Cliente X Clinete Y Cliente Z
Devido relevncia dos saldos, recomendvel a manuteno permanente de conciliao nas contas mencionadas em confronto com os relatrios do sistema financeiro, de maneira a assegurar a legitimidade do saldo contbil. CONCILIAO CONTBIL NO EFETUADA
A contabilidade no efetuou a conciliao do fornecedor XYX Ltda, por esse motivo no foi apresentada a composio do saldo da conta, a qual deve ser mantida, objetivando identificar o saldo nela consignado. Considerando que a XYZ Ltda. fornecedora da maioria do material utilizado pela empresa, recomendamos proceder, mensalmente, conciliao da conta acima citada, promovendo o confronto de saldos com os relatrios do sistema financeiro e, nos casos em que a empresa no possua os relatrios auxiliares, manter a composio de saldo dos valores consignados na contabilidade, visando identificar o respectivo saldo. DESPESAS A empresa vem registrando despesas que, em uma eventual fiscalizao, podero ser glosadas pelo fisco, por no constar o nome da empresa e a descrio do gasto no documento fiscal. A ttulo de exemplo citamos: Data 12/10/20xx 05/10/20xx 30/09/20xx 01/08/20xx N.F. n 150 1110 10312 12 Fornecedor Churrascaria Ltda Posto de Gasolina Ltda Mecnica Ltda Restaurante Ltda Valor R$ (a)50,00 (a)100,00 (a)110,00 (b)100,00
a) no consta o nome e endereo da empresa; b) no est descrito o gasto, constando apenas a descrio de despesa. Objetivando evitar questionamentos por parte do fisco, recomendamos que na ocasio da emisso a nota fiscal seja preenchida com os dados da empresa, tais como: nome, endereo, CNPJ, e tambm a descrio dos gastos. AS ROTINAS E CONTROLES EM USO NA ENTIDADE NO OFERECEM MAIOR SEGURANA QUANTO AOS DOCUMENTOS REGISTRADOS COMO DESPESA Os controles da entidade so deficientes no sentido de prevenir a entidade quanto ao pagamento de documentos inidneos, pois no movimento de caixa apenas so verificados os documentos que suportam o desembolso, os quais, no entanto, no so revestidos de maiores detalhamentos. Com vistas a sanar esta deficincia seria conveniente a adoo na Entidade de procedimentos adicionais, tais como requisies de compras, cotaes formais de compra, vistos de requisio e autorizao, evidncias de que as despesas de prestao de servios foram comparadas contra o respectivo contrato, etc. Para tanto apresentamos no anexo 08, um modelo que pode vir a ser utilizado pela administrao, com as adaptaes que forem julgadas necessrias s peculiaridades da Entidade. OUTROS CONTROLES INTERNOS (PAGAMENTOS E RECEBIMENTOS)
REQUISIO E COMPRA O Setor de Compras no nos apresentou requisio de compra relativa a nota fiscal n......., da empresa.........................., referente a aquisio de...................... A empresa deve manter sistema de requisio de compras e aprovao das requisies de compras por pessoas responsveis pela rea de custo e que tenham conhecimento sobre o setor para o qual a compra se destina, observando as seguintes situaes: a) quem requisita no aprova, quem aprova no paga e quem requisita ou aprova no recebe (no confere o recebimento). Com o intuito de assegurar da real necessidade de aquisio dos bens e servios, evitando, assim, compras desnecessrias que resultam em custos excessivos de manuteno de estoques, alta obsolescncia e sacrifcio desnecessrio do capital da empresa. Ressaltamos, ainda, que a requisio de compras deve conter os seguintes dados: - controle numrico - data - constar a quantidade e as especificaes detalhadas de cada produto - Identificado o setor - assinatura do requisitante (almoxarifado) e do responsvel pelo setor - assinatura do estoque de produo, Engenheiro de Produo, responsvel pelo setor de produo
ORDEM DE COMPRA O Setor de Compras no nos apresentou a Ordem de Compra relativa a nota fiscal n....... da empresa........................referente a aquisio de...................................... A empresa deve manter a Ordem de Compra devidamente aprovada pelos nveis hierrquicos competentes. Deve-se manter nveis mnimos e mximos de estoque para solicitar novo pedido, bem como negociao de prazos de pagamento, pelo setor de compras, dentro das condies do mercado e da empresa. Visando determinar o nvel ideal para quantidade de compras, prazos de recebimento das mesmas e prazos de pagamentos e impedir custos excessivos por: a) parada de produo; b) vendas perdidas; c) estocagem; d) capital de giro parado; e) obsolescncia. - Na Ordem de Compra deve constar os seguintes requisitos: - data - numerao - quantidade e especificaes dos produtos - identificao do Setor - cotao de Preos, condies de pagamento, etc. em anexo, no mnimo trs cotaes, quando - forem valores pequenos, deixar anotado o nmero do telefone, o nome das empresas contatadas e o valor dos produtos cotados. - o valor unitrio, valor total e as condies gerais de pagamento e de qualidade do produto negociadas com o fornecedor selecionado pela empresa - assinatura do Engenheiro de produo ou responsvel assinatura do Diretor de Produo ( a empresa deve ter poltica determinando os limites de cada compra e quem autoriza, ultrapassando tal limite)
- assinatura do Responsvel pelo oramento ou pelo fluxo de caixa da empresa, para viabilizar o recurso na ocasio - assinatura do Comprador. COTAO DE PREO NO EVIDENCIADA procedimento do setor de Compras efetuar a cotao de preos, porm no h evidncias que foi efetuada a cotao de preo na aquisio de........................., no valor de.........................., conforme nota fiscal................ da empresa.................... Recomendamos que cotaes de preos sejam evidenciadas mediante documentao em anexo Ordem de Compra, entretanto, quando houver aquisio de produtos ou mercadorias de menor valor e a cotao for efetuada atravs de telefone, esta deveria ficar evidenciada, por escrito, na prpria ordem de compra, contendo as empresas e respectivos valores pesquisados. A seleo de fornecedor com produto ou servio de melhor qualidade com melhor preo, a cargo do departamento de compras, tem como intuito obter preos competitivos e melhor valor nas compras efetuadas, bem como poupar a empresa de pagamentos a maior pelos bens e servios adquiridos o que prejudica sua competitividade. ESPECIFICAES SOBRE OS PRODUTOS NO ESTO CLARAS NA ORDEM DE COMPRA OU REQUISIO DE COMPRA Na ordem de compra no consta especificaes necessrias para que o setor de Compras efetue pesquisa ampla para aquisio dos itens solicitados, como a ttulo de exemplo mencionamos: .................................................. Estabelecer na ordem de compra especificaes claras sobre o produto, qualidade, alternativas, prazos para aquisio para que o departamento de compra tenha condies propcias para um bom negcio e se assegurar de que os fornecedores consigam atingir as especificaes de qualidade e comprometimento na soluo de possveis problemas. Evitar custos excessivos por problemas de qualidade dos produtos fornecidos e possveis paradas na produo devido aos problemas de e especificaes e qualidade dos produtos. SEGURO Atravs da anlise das aplices de seguros da empresa, constatamos que no h cobertura de seguro relacionada aos estoques de matrias-primas e de produtos acabados. Recomendamos estudar a viabilidade da contratao da cobertura de Seguro sobre os produtos estocados, objetivando minimizar possveis perdas com produtos no segurados em funo da ocorrncia de sinistros, tais como: incndio, vendaval, alagamento e outros. SEGREGAO
A empresa no dotada de setor, de recepo de mercadorias ou produtos, independente das funes de compra e contas a pagar. A verificao fsica das quantidades e da qualidade pelo pessoal do recebimento, deve ser independente das funes de compras e de contas a pagar, para assegurar que as quantidades e a qualidade dos materiais entregues ou servios prestados esto em conformidade com as especificaes negociadas, objetivando evitar pagamentos efetivamente por produtos e bens no entregues. A segregao de tarefas um ponto bsico de controle interno: -Quem compra no pode ter acesso a quem recebe a mercadoria -Quem recebe no pode ter acesso ao sistema de contas a pagar e ao controle de estoque -Quem controla o estoque no pode alterar, no sistema, a quantidade de entrada, sadas ou ajustes de mercadorias. Apenas pode ter acesso ao sistema para realizar consultas quanto a quantidade existente, porm no pode efetuar alterao. -A Tesouraria no pode ter acesso ao sistema de Contas a Pagar para efetuar alteraes no sistema, somente poder consult-lo. No existindo as devidas segregaes de funes, o sistema de controles da empresa fica exposto corrupo e fraudes. Por exemplo: Se o funcionrio que controla o estoque pode alterar no sistema a quantidade fsica dos produtos existentes no estoque, um estmulo para desviar produtos e acertar os estoques. SEGREGAES DE FUNES Constatamos que os departamentos de Compras, Estoque e Recebimentos de Mercadorias no so independentes e no h a adequada segregao de funes. Verificaes independentes de que os preos e quantidades tenham sido aprovados pelo departamento de compra e que realmente os produtos descritos nas notas fiscais foram recebidos, assegurando que todos os pagamentos efetuados aos fornecedores representam corretamente os preos e quantidades solicitadas. Evitando-se, assim, compras no autorizadas, pagamentos a maior devido a preos errados e a bens e servios no recebidos. Concentrao de funes propicia oportunidades para ocorrncia de fraudes (exemplo: recebimento de mercadorias e pagamento pelo mesmo indivduo que aprovou a compra). Os seguintes departamentos devem ser independentes um do outro: Contabilidade; Faturamento; Crdito e Cobrana; Compras; Recebimentos; Contas a Pagar; Caixa; Vendas; Expedio; Planejamento de Produo, e deve haver adequada segregao de funes. Para reduzir as possibilidades de fraude e de erros, recomendamos que os procedimentos sejam coordenados de maneira que o trabalho de uma pessoa automaticamente checado por outra, inteiramente independentemente da primeira. Para determinar a extenso em que verificaes internas automticas so inseridas no sistema de controle, fatores como nveis de risco de perda ou erro, custo de procedimentos preventivos, disponibilidade de recursos humanos e materiais devem ser considerados, de maneira que os controles internos sejam: teis quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negcios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham;
prticos quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operaes, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicao; econmicos o benefcio de mant-lo maior que o seus custo ( custo/benefcio). ORGANOGRAMAS , FLUXOGRAMAS E INSTRUES POR ESCRITO A empresa no possui organogramas, fluxogramas e instrues por escrito sobre o desenvolvimento de suas atividades administrativas e contbeis. Recomendamos implementar: a) Organograma com definio das responsabilidades e funes departamentais, suportado por adequadas descries de funes. b) Manuais de Procedimentos detalhados, em suporte s polticas e diretrizes emitidas pela Diretoria, devem ser desenvolvidos a fim de garantir consistncia no processamento das transaes dirias. Sempre que aplicveis, as polticas e procedimentos gerados pela Matriz devem ser adotados, conforme Manuais existentes. c) Um adequado plano de contas deve existir, juntamente com um Manual de Contabilidade com procedimentos detalhados para o registro nas diversas contas, dessa forma o funcionrio ter direcionamento quanto a classificao contbil das contas e evitando erros de codificao, bem como, havendo substituio de funcionrios no setor, haver facilidade de integrao na Contabilidade sem que a empresa perca qualidade de suas informaes gerenciais. A elaborao de instrues por escrito, fluxogramas para documentar o processamento de pedidos, ordens de compra, pedidos de cheque, recebimentos de caixa, etc., til para trazer luz ineficincias no processamento e deficincias nos controles internos. As prticas e controles adotados sero melhor observados e mantidos se definidos por escrito. CONFLITOS INTERDEPARTAMENTAIS Constatamos no existir, entre os funcionrios dos diversos setores (ou dos setores tais e tais), uma poltica de mtua cooperao para atingir os objetivos da empresa. Exemplo: O setor de Contas a Pagar no fornece relatrio, no final de cada ms, Contabilidade para que possa fazer as conciliaes, mesmo sendo solicitado por este setor; O setor de Contas a Receber no fornece relatrios Contabilidade das duplicatas pendentes de recebimentos a longo prazo, para conciliao; A Contabilidade, por sua vez, restringe-se a trocar com os outros setores informaes necessrias para o desenvolvimento das atividades da empresa. Ressaltamos que, nas relaes interdepartamentais, a cooperao e a comunicao efetiva so essenciais ao bom funcionamento da organizao. Os objetivos e interesses gerais da empresa devem se sobrepor aos interesses departamentais e individuais.
SEGURANA Observamos que a empresa no possui local apropriado para a guarda de documentos importantes ( Escrituras, Certificados de Propriedade, Contratos e etc.) e cpias de segurana dos sistemas protegidos contra aes de destruio. Recomendamos manter adequada segurana fsica sobre documentaes permanentes ( escrituras, contratos, etc) e sobre as dependncias da empresa. Registros contbeis de importncia devem ser protegidos contra incndios, inundaes e deterioraes por outras causas. PEDIDO DE CLIENTE Atravs da anlise do pedido n .......do cliente...................., constatamos o seguinte: Os dados cadastrais do clientes e as condies de pagamentos esto incompletos; No h evidncias de confirmao do pedido pelo cliente; No consta o nmero do pedido na nota fiscal de faturamento.
Tendo em vista, o citado acima recomendamos que o pedido contenha: numerao seqencial data nome completo do cliente, CNPJ, endereo, telefone, outros dados completos quantidade e correta especificao da mercadoria ou produto condies de pagamento pessoa de contato do cliente confirmao do pedido, via fax ou outra forma transportadora, frete incluso ou a pagar assinatura do emissor do pedido.
Ressaltamos, ainda, que todos os pedidos devem ser imputados a um sistema de processamento. O qual no dever aceitar um pedido se os campos necessrios no forem preenchidos para assegurar que todos os pedidos dos clientes so registrados com as informaes completas, bem como cada faturamento deve estar correlacionado com o pedido, o qual deve constar na nota fiscal. APROVAO SETOR DE CRDITO E COBRANA No h evidncias de que o pedido n......., do cliente........................, foi aprovado pelo setor de Crdito e Cobrana ou nvel superior. Recomendamos que o pedido passe pela aprovao do Departamento de Crdito e Cobrana ou quando envolva negociaes diretamente com Diretoria da empresa, esteja devidamente vistado, autorizando o procedimento. Lembramos que o Departamento de Crdito e Cobrana analisar os seguintes pontos: - se cadastro do cliente est em dia, sendo necessrias ou no consultas ao Serasa, SPC e outros mecanismos, bem como Balancetes;
limite de crdito aprovado para o cliente; se os pagamentos de compras efetuadas anteriormente esto em dia; condies especiais devem ficar evidenciadas documentalmente com aprovao prvia de nvel superior.
FATURAMENTO Atravs da anlise no setor de faturamento, constatamos que: - A nota fiscal no conferida por pessoa alheia aos setor; - No consta o nmero do pedido na nota fiscal; - O sistema de faturamento no alimenta o setor de contas a receber; Objetivando ampliar os controles internos j existentes, recomendamos que: a) A nota fiscal deve ser conferida, com base no pedido, por pessoa independente do setor do Faturamento. b) O nmero do pedido deve constar na nota fiscal, para facilitar a conferncia do pedido com a nota fiscal. c) A emisso da nota fiscal de faturamento deve alimentar o sistema de contas a receber, mesmo nos casos de faturamentos vista, onde setor de Contas a Receber deve manter identificada a entrada do dinheiro ( seja no caixa ou no banco). SEGREGAO DE FUNOES NO CICLO DE VENDAS No h segregao adequada entre o processamento dos pedidos, faturamento, despacho, e o contas a receber. A segregao de tarefas um ponto bsico de controle interno: - Quem processa os pedidos no pode ter acesso ao faturamento - Quem despacha os produtos no pode ter acesso ao Faturamento e nem ao sistema de Contas a Receber - O Contas a Receber no pode ter acesso ao Faturamento e Tesouraria (recebimento). - A Tesouraria no pode ter acesso ao sistema de Contas a Receber para efetuar alteraes no sistema, somente poder consult-lo. Para reduzir as possibilidades de fraude e de erros, recomendamos que os procedimentos sejam coordenados de maneira que o trabalho de uma pessoa automaticamente checado por outra, inteiramente independentemente da primeira. Para determinar a extenso em que verificaes internas automticas so inseridas no sistema de controle, fatores como nveis de risco de perda ou erro, custo de procedimentos preventivos, disponibilidade de recursos humanos e materiais devem ser considerados, de maneira que os controles internos sejam: - teis quando salvaguarda os ativos da empresa e promove o bom desenvolvimento dos negcios, protegendo as empresas e as pessoas que nela trabalham; - prticos quando apropriado ao tamanho da empresa e ao porte das operaes, objetividade ao que controlar e simples na sua aplicao; - econmicos o benefcio de mant-lo maior que o seus custo ( custo/benefcio).
COBRANA No h evidncias de que as faturas pendentes de recebimentos vem sendo cobradas dos clientes. Recomendamos implementar relatrio no qual conste: data e horrio da cobrana, nome da empresa e pessoa de contato, com o objetivo de manter evidncias as cobranas efetuadas, bem como, o responsvel pelo setor de Cobrana elaborar procedimentos de cobrana a ser utilizados pelos funcionrios da rea envolvida. CONTROLE DE DUPLICATAS ENTREGUES PARA COBRANA A empresa possui duplicatas vencidas que esto em poder de empresas de cobranas, advogados. No entanto, no existe protocolo de entrega nem relao das referidas duplicatas. Recomendamos que o setor de Cobrana faa um protocolo, relacionando os ttulos entregues para cobrana de terceiros ( assessorias de cobranas, advogados, etc.) com o intuito de documentar e responsabilizar posteriormente os portadores pela guarda dos documentos. entregues. CONTROLES INTERNOS NA REA DE RECURSOS HUMANOS ACORDO DE COMPENSAO JORNADA DE TRABALHO A empresa no mantm acordo individual ou coletivo para compensao de horas de trabalho, dos funcionrios que compensam trs horas e vinte minutos durante a semana e trabalham apenas quatro horas no sbado. A ttulo de exemplo citamos: - ...................................... - ...................................... Salientamos que, se no houver acordo escrito para compensao de horas de trabalho, as horas excedentes a 7:20 horas sero devidas com o acrscimo de, no mnimo, cinqenta por cento sobre a hora normal, mesmo que haja a correspondente supresso do trabalho no sbado, de acordo com o artigo 7, inciso XVI da Constituio Federal. ACORDO DE COMPENSAO 12 x 36 JORNADA DE TRABALHO Os vigias cumprem jornada 12 X 36, conforme previsto na Conveno Coletiva de Trabalho, no entanto, no h acordo individual ou coletivo firmado com os funcionrios. Salientamos que se no houver acordo escrito para compensao de horas de trabalho, as horas excedentes a 7:20 horas sero devidas com o acrscimo de, no mnimo, cinqenta por cento sobre a hora normal, mesmo que haja a correspondente supresso do trabalho em outro dia da semana, de acordo com o artigo 7, inciso XVI da Constituio Federal.
ALTERAO UNILATERAL DE CONTRATO

O funcionrio .............................. foi contratado para trabalhar no horrio das 8:00 horas s 16:20 horas, com uma hora de intervalo para refeio, de segunda a sbado porm, constatamos que o funcionrio vem trabalhando no horrio das 8:00 horas s 17:00 horas, com uma hora para refeio, de segunda a sexta, e das 8:00 horas s 12:00 horas no Sbado. Alertamos que a referida alterao no foi acordada por escrito entre as partes, podendo ser questionada em juzo sob alegao de alterao unilateral de contrato, obrigando a empresa a remunerar como jornada extraordinria, o tempo trabalhado fora da jornada originalmente contratada. DOCUMENTO DE NOMEAO O funcionrio............................., recebe gratificao por exercer a funo de diretora, porm no nos foi apresentado o documento de nomeao para o referido cargo em comisso. Constatamos tambm que o valor da gratificao no integra o clculo do DSR, hora atividade e adicional por ensino especial, porm a referida gratificao paga habitualmente pela entidade. CONTRATO DE TRABALHO No nos foi apresentado o contrato de trabalho da funcionria .............................. Salientamos que o contrato de trabalho um instrumento acordado entre as partes que constam clusulas, tais como, horrio de trabalho, alterao do horrio de trabalho, compensao e prorrogao de jornada de trabalho, autorizao para descontos, dentre outras, que posteriormente o funcionrio no poder alegar que no estava ciente, e em uma eventual reclamatria trabalhista poder fazer prova em prol a empresa, devido ao aceite do funcionrio. Lembramos que, se no existe documento assinado entre as partes, a justia do trabalho considera tcito o contrato de trabalho acordado verbalmente, o qual ser regido pela CLT. Recomendamos elaborar o contrato de trabalho para todos os funcionrios da empresa. EXAMES MDICOS No nos foram apresentados os exames mdicos admissionais e peridicos dos funcionrios: .................................... .................................... .................................... .................................... ................................... .................................... Exame mdico peridico Exame mdico demissional Exame mdico peridico Exames mdicos admissional e peridico Exame mdico admissional Exame mdico admissional
De acordo com o Artigo 168 da Consolidao das Leis do Trabalho, e Item 7.4.1 da Norma Regulamentadora Relativa Segurana e Medicina no Trabalho NR 7 - Programa de Controle Mdico e Sade Ocupacional, obrigatria a realizao de exames mdicos admissionais, peridicos e demissionais. O item 7.4.3.2, da NR-7, determina que os exames mdicos peridicos devem ser feitos nos seguintes intervalos: a) A cada ano ou em intervalos menores para trabalhadores expostos a riscos; b) Anual, quando menores de dezoito anos e maiores de quarenta e cinco anos de idade; c) A cada dois anos, para os trabalhadores entre dezoito anos e quarenta e cinco anos de idade. Infrao: - No cumprimento das normas regulamentadoras. Penalidade: - Multa administrativa de 378,0000 UFIRs a 6.304,0000 UFIRs, de acordo com a gravidade da infrao. PRESTAO DE SERVIOS (TRABALHISTA VNCULO EMPREGATCIO) Evidenciamos que a empresa possui um contrato de prestao de servios com a Sena Ltda e conforme analisamos as clausulas contratuais entre a empresa contratante e a contratada, temos a comentar: Em relao a rea trabalhista, a terceirizao de servios, de acordo com o inciso III do Enunciado 331 do TST, ser permitida nos casos de vigilncia, conservao e limpeza, e tambm, em servios especializados desde que inexistentes os requisitos da pessoalidade ou subordinao direta, ou seja, de nada adiantara clausulas como as de no. 5 e 6, (que tratam da responsabilidade e natureza do contrato respectivamente) se a empresa contratante exigir a prestao de servios com os motoristas Be C, (que trata do objeto do contrato), e esses ficarem subordinados s ordens da contratante, visto que vige no direito do trabalho, a principio da primazia da realidade, ou seja, se as clausulas constantes no contrato no espelharem a nitidez da ocorrncia, sero desconsideradas. Ademais o inciso IV do referido Enunciado tambm estipula a responsabilidade subsidiaria do tomador de servios, caso a empresa contratada no quitar os dbitos trabalhistas de seus empregados, desde que essa seja chamada a lide pelo reclamante e conste do titulo executivo judicial. REGISTRO DE PONTO - DISPENSA DE MARCAO Alguns funcionrios em cargos de superviso e gerncia esto dispensados da marcao do registro de ponto por exercerem funo de confiana. Alertamos que, o registro de ponto documento imprescindvel para a prova da jornada trabalhada perante a justia do trabalho.
Outrossim, lembramos que, a dispensa de marcao dever atender ao disposto no Artigo 62, Inciso II, da Consolidao das Leis do Trabalho. Desta forma, conclumos que, se no atendidas as disposies comentadas acima, a empresa estaria obrigada a promover o controle da jornada diria de trabalho destes funcionrios, na forma do artigo 74 da Consolidao das Leis do Trabalho. Infrao: - Falta de controle da jornada de trabalho. Penalidade: - Multa de 37,8285 UFIRs a 3.782,8472 UFIRS, dobrada na reincidncia, oposio ou desacato. CARACTERIZAO DE TURNO ININTERRUPTO DE REVEZAMENTO Observamos que os funcionrios .................................... e .................................. vm trabalhando em jornadas de 8 horas de trabalho, em postos de trabalho de 24 horas ininterruptos, revezando sistematicamente os horrios de trabalho. Alertamos que o referido procedimento caracteriza turno ininterrupto de revezamento, podendo os funcionrios reivindicarem em eventual reclamatria trabalhista, o pagamento de jornada extraordinria das horas trabalhadas alm da 6 hora diria. COMPENSAO DE EXTRAORDINRIAS ATRASOS E FALTAS COM JORNADAS
A empresa vem compensado as horas de atrasos e faltas com horas extras. Como exemplo citamos, o funcionrio .............................. que no dia 03/abr./02, conforme carto ponto, trabalhou 5 horas e 36 minutos extras, no entanto, foi computado 05 horas e 23 minutos extras. A diferena, de 13 minutos, foi compensada, devido o funcionrio ter iniciado sua jornada, nesse dia, com 13 minutos de atraso. Salientamos, que a marcao de jornada de trabalho, em desacordo com a pr-assinalada no carto ponto, dever ser descontada, nos casos de faltas e atrasos, e paga como horas suplementares, no caso de horas excedentes. Pois, em uma reclamatria trabalhista o funcionrio poder reivindicar as horas extras no remuneradas, j as faltas e atrasos a empresa tem um curto prazo para o desconto do funcionrio e no podero ser compensadas na justia do trabalho. BANCO DE HORAS COMPENSAO DE HORAS EXTRAS Atualmente a empresa vem onerando a folha de pagamento em conseqncia das horas extras. Alertamos que as horas extras podem ser futuramente compensadas com dias de folga, atravs do sistema do Banco de Horas.
O Artigo 59, 2, da Consolidao das Leis do Trabalho, com a nova redao dada pela Lei n 9.601/98, e posteriores alteraes, permite que seja dispensado o acrscimo de salrio se, por fora de acordo ou conveno coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuio em outro dia, de maneira que no exceda, no perodo mximo de 360 dias, a soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite de 10 horas dirias. A compensao das horas extras, atravs do sistema Banco de Horas deve ser feita mediante acordo com os funcionrios, homologado com o sindicato da classe. BANCO DE HORAS NO HOMOLOGADO PELO SINDICATO As horas extras, as sadas antecipadas e as faltas dos funcionrios no esto sendo remuneradas nem descontadas em folha de pagamento, as quais so controladas, parte, para compensao futura (Banco de Horas). O Artigo 59, 2, da Consolidao das Leis do Trabalho, com a nova redao dada pela Lei n 9.601/98, e posteriores alteraes, permite que seja dispensado o acrscimo de salrio se, por fora de acordo ou conveno coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia for compensado pela correspondente diminuio em outro dia, de maneira que no exceda, no perodo mximo de 360 dias, a soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja ultrapassado o limite de 10 horas dirias. No entanto, a empresa no possui o referido acordo com o sindicato, para efetuar tais compensaes. Alertamos que o procedimento utilizado poder ser caracterizado em eventual fiscalizao, como pagamento de remunerao fora dos prazos estipulados pelo Artigo 459 da Consolidao das Leis do Trabalho, sujeitando a empresa ao pagamento de multa prevista no Artigo 4 da Lei 7.855/89, que de 160,0000 UFIRs por empregado prejudicado. Bem como, remunerar as horas suplementares, com os respectivos adicionais. HORAS EXTRAS - HABITUALIDADE/SUPRESSO A empresa vem remunerando a jornada extraordinria daqueles funcionrios com habitualidade. Alertamos caso a empresa resolva contratar mais um funcionrio para o setor, suprimindo desta forma a jornada extraordinria, dever ser observado o Enunciado de Sumula 291 do Tribunal Superior do Trabalho, aonde a justia vem entendendo que a supresso por parte do empregador, do servio suplementar prestado com habitualidade, durante pelo menos um ano, assegura ao empregado, o direito a indenizao. O valor da referida indenizao corresponde a um ms das horas suprimidas para cada ano ou frao igual ou superior a seis meses, em que ocorreu a prestao de servio suplementar, calculadas de acordo com a mdia dos ltimos doze meses, valorizadas pelo ultimo salrio. MULTAS POR ATRASO NO PAGAMENTO DE RESCISES
A empresa vem pagando multas devido ao atraso na quitao das rescises de alguns funcionrios, como abaixo citamos, a ttulo de exemplo, no ms de julho de 2.002: ............................................ ............................................ ............................................ Total 2.000,00 1.500,00 1.300,00 4.800,00
O Setor de Pessoal nos informou que os funcionrios pertenciam regional de Porto Alegre, sendo que o responsvel demorou para enviar a documentao matriz, ocasionando atraso na confeco dos documentos necessrios ao desligamento dos funcionrios. Recomendamos agilizar o procedimento do envio da documentao matriz, bem como a confeco da documentao, objetivando evitar o pagamento da respectiva multa. EQUIPARAO SALARIAL Em alguns casos h funcionrias exercendo a mesma funo na empresa, no entanto com salrios diferentes, como demonstramos, a ttulo de exemplo: Nome do funcionrio Funo ........................................ Auxiliar de Vendas ........................................ Auxiliar de Vendas Data de Admisso 01/08/95 14/08/95 Salrio 1.700,00 600,00
Alertamos que em uma reclamatria trabalhista o funcionrio poder vir a reivindicar a equiparao salarial, alegando exercer a mesma funo, porm com salrio distinto, com base no artigo 461 da CLT. EQUIPARAO SALARIAL Em alguns casos h funcionrias exercendo a mesma funo na empresa, no entanto com salrios diferentes, como demonstramos, a ttulo de exemplo: Nome do funcionrio ............................... ............................... ............................... ............................... Funo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar contbil Auxiliar contbil Data de Admisso 01/03/01 01/08/00 03/08/98 10/07/00 Salrio 300,00 500,00 600,00 380,00
Alertamos que em uma reclamatria trabalhista o funcionrio poder vir a reivindicar a equiparao salarial, alegando exercer a mesma funo, porm com salrio distinto, com base no artigo 461 da CLT. REAJUSTE SALARIAL Os funcionrios que foram admitidos aps 01/dez./2001 (data-base do reajuste salarial) receberam reajuste integral de 10%, os quais deveriam ter reajuste proporcional em relao sua data de admisso at a data-base da categoria (01/12/2001). O responsvel pelo Setor de
Pessoal nos informou que tal procedimento foi autorizado verbalmente pela Diretoria da empresa. Recomendamos que tais autorizaes sejam feitas por escrito, para que fique evidenciada a qualquer tempo a deciso. DESCANSO SEMANAL REMUNERADO No ms de agosto/2000, a empresa calculou a menor o Descanso Semanal Remunerado pago sobre as comisses, na Regional de Vendas de So Paulo, como abaixo demonstramos, no ms de agosto de 2000: Funcionrio ................................ ................................ Valor das comisses 1.072,06 2.200,16 Clculo empresa 147,80 299,80 Clculo correto 158,82 325,95 Diferena 11,02 26,15
De acordo com as Leis n 605/49, 7.415/85 e Enunciado de Smula n 27, do Tribunal Superior do Trabalho, a remunerao do descanso semanal ser equivalente a um dia de servio, computados os adicionais e as variveis, como abaixo demonstramos, a ttulo de exemplo: DSR SOBRE: FRMULA PARA CLCULO Horas extraordinrias, prmios [( valor das horas extraordinrias/nmero de dias teis de produo, remunerao de do ms) x nmero de Domingos e feriados do ms ] dias parados, plantes e reserva Comisses [(valor das comisses/nmero de dias teis do ms) x nmero de domingos e feriados do ms]
Adicional noturno, [(valor do adicional/nmero de dias teis do ms) x periculosidade e insalubridade nmero de Domingos e feriados do ms] Recomendamos efetuar uma reviso no sistema de clculo da folha de pagamento, visando atender legislao vigente, evitando onerar ambas as partes, bem como implicaes de ordem trabalhista. DIRIAS INFERIORES A 50% DOS VENCIMENTOS NO DISCRIMINADAS A empresa convencionou com os motoristas determinado percentual sobre o faturamento do ms, sendo que nesse valor esto inclusas as dirias de viagens estabelecidas pelo Sindicato, no valor de R$ 18,00, cujo valor mensal fica em torno de R$ 450,00. No entanto, as mesmas no esto discriminadas em separado no recibo de salrio. Conforme inciso VIII, do Pargrafo 9, do artigo 214, do Decreto n 3.048/99 no integram o salrio-contribuio para fins de INSS, as dirias para viagens, desde que no excedam a cinqenta por cento da remunerao mensal do empregado.
Recomendamos lanar em separado, no sistema, as dirias inferiores a 50% dos vencimentos do funcionrio, para que no incida a tributao do INSS, FGTS e encargos trabalhistas (frias e 13 salrio). ENFERMEIRAS COM CARGA HORRIA DE 220 HORAS MENSAIS Algumas enfermeiras tm carga horria de 220 horas mensais, no entanto, conforme conveno coletiva de trabalho, clusula 37, essas funcionrias devem ter jornada de trabalho de 180 horas. A ttulo de exemplo citamos:....................., .............................., .............................. e .................................. Alertamos que em uma reclamatria trabalhista, essas funcionrias podero reivindicar como horas extras, as excedentes a 180 hora. COMPROVANTE DO DESCONTO O funcionrio autoriza o desconto em folha de pagamento dos medicamentos adquiridos em farmcias conveniadas, no entanto, a empresa no arquiva a via da nota fiscal com a sua assinatura, comprovando que foi ele quem adquiriu as mercadorias. Recomendamos que a empresa mantenha em seus arquivos cpia da nota fiscal da farmcia, descontada em folha de pagamento, para comprovar a qualquer tempo que foi o funcionrio o adquirente dos medicamentos. PARMETROS SEM INCIDNCIA DE INSS, SENDO QUE H A INCIDNCIA DO REFERIDO TRIBUTO No relatrio de incidncias de encargos previdencirios e trabalhistas sobre verbas da folha de pagamento, emitido pelo sistema, constatamos que algumas verbas no tm incidncia INSS, e, no entanto, alteramos que h previso legal para tais incidncias. Abaixo descrevemos as verbas: Cdigo 100 Frias Cdigo 101 Mdias das variveis de frias Cdigo 102 1/3 Frias Cdigo 200 13 Salrio Cdigo 204 Diferena 13 Salrio
Recomendamos alterar os parmetros do sistema de forma que venha incidir o INSS sobre as verbas trabalhistas acima citadas. PARMETROS SEM INCIDNCIA DE FGTS, SENDO QUE H A INCIDNCIA DO REFERIDO ENCARGO SOCIAL No relatrio de incidncias de encargos previdencirios e trabalhistas sobre verbas da folha de pagamento, emitido pelo sistema, constatamos que algumas verbas no tm incidncia FGTS, e, no entanto, alteramos que h previso legal para tais incidncias. Abaixo descrevemos as verbas:
Cdigo 203 Aviso Prvio Cdigo 300 13 Salrio Cdigo 301 Adiantamento 13 salrio Cdigo 302 Antecipao 13 Salrio Cdigo 303 Mdia 13 Salrio Cdigo 304 Diferena 13 Salrio Cdigo 305 Diferena 13 Salrio Indenizado Cdigo 306 Adiantamento Mdia 13 Salrio
Recomendamos alterar os parmetros do sistema de forma que venha incidir o FGTS sobre as verbas trabalhistas acima citadas. PARMETROS SEM INCIDNCIA DE IRRF, SENDO QUE H A INCIDNCIA DO REFERIDO IMPOSTO No relatrio de incidncias de encargos previdencirios e trabalhistas sobre verbas da folha de pagamento, emitido pelo sistema, constatamos que algumas verbas no tm incidncia IRRF, e, no entanto, alteramos que h previso legal para tais incidncias. Abaixo descrevemos as verbas: Cdigo 100 Frias Cdigo 101 Mdias das variveis de frias Cdigo 102 1/3 Frias Cdigo 103 Abono Pecunirio Cdigo 104 Mdias de Abono Pecunirio Cdigo 105 1/3 Abono Pecunirio Cdigo 107 Diferena de Frias Cdigo 208 Mdias Frias indenizadas Cdigo 150 Frias Proporcionais Cdigo 151 Frias vencidas Cdigo 152 Frias P.vencidas Cdigo 300 13 Salrio Cdigo 303 Mdia 13 Salrio Cdigo 304 Diferena 13 Salrio Cdigo 305 Diferena 13 Salrio Indenizado
Recomendamos alterar os parmetros do sistema de forma que venha incidir o IRRF sobre as verbas trabalhistas acima citadas. APROPRIAO INDBITA No vm sendo recolhidos desde outubro de 1997, os valores referentes a INSS retidos na folha de pagamento dos funcionrios. Salientamos que os valores retidos e no recolhidos, a ttulo de impostos e contribuies, constituem-se perante a legislao atual como crime de apropriao indbita, conforme artigo 95, da Lei n 8.212/91.
INSS S/ FRETEIROS AUTNOMOS A Associao vem recolhendo o INSS sobre os pagamentos a freteiros autnomos, com base em 100% do valor bruto do frete. Lembramos que de acordo com o Artigo 267 do Decreto 3.048/99, a base de clculo para fins de contribuio previdenciria dos freteiros autnomos foi estipulada em 11,71 % do valor bruto do frete. No entanto, a partir de 05/abr./2001 foi ampliada para 20,00% do valor bruto do frete, conforme Portaria INSS n. 1135. Ressaltamos que, conforme a Lei 8.706/93, a empresa dever reter e recolher do freteiro autnomo o percentual de 2,5%, relativo s contribuies para o SEST e SENAT. O recolhimento incidir sobre a base reduzida. INSS SOBRE SERVIOS PRESTADOS POR COOPERATIVAS DE TRABALHO A empresa efetuou os recolhimentos do INSS sobre servios prestados por cooperativas de trabalho (Unimed), considerando como perodo de competncia, a data do recebimento da fatura pela nota fiscal. Devido ao fato da Orientao Normativa 20/2000, ser omissa quanto a determinao do perodo de competncia, entendemos ser aplicvel o disposto no item 11 da Ordem se Servio do INSS n 209/99 e artigo 8 da IN INSS/DC 100/2003, que determina como perodo de competncia, o ms de emisso da nota fiscal ou fatura. MDIA DE VARIVEIS A empresa vem computando na remunerao de frias, 13 salrio e maior remunerao para fins de clculo das rescises contratuais, somente a mdia das variveis decorrentes de comisses sobre vendas. Porm, no computa os valores referentes s horas extras e outras variveis, bem como, no promove a atualizao dos valores das comisses e variveis sobre comisses, quando do clculo da mdia das variveis, em desacordo com o Item 8.2 da Conveno Coletiva de Trabalho 98/99 da regio de Curitiba. A Smula 45, do Tribunal Superior do Trabalho, dispe que a remunerao do servio suplementar, habitualmente prestado, integra o clculo da gratificao natalina prevista na Lei 4090/62. Salientamos, tambm, que a Smula 151, do Tribunal Superior do Trabalho, determina que na remunerao das frias inclui as horas extraordinrias habitualmente prestadas. MDIA DE VARIVEIS A entidade vem calculando a mdia das remuneraes variveis, para fins de clculo das frias, e rescises contratuais, com base nos ltimos 6 meses de trabalho. De acordo com os Artigos 142 e 487 da Consolidao das Leis do Trabalho, Artigo 3 do Decreto 57.155/65 e Enunciado 45 do Tribunal Superior do Trabalho, integra a remunerao das frias e gratificao natalina, a mdia das remuneraes variveis percebidas no perodo
aquisitivo, bem como, no clculo da maior remunerao para fins de aviso prvio dever ser contemplada a mdia dos ltimos 12 meses. DESCONTO DO VALE REFEIO E TRANSPORTE NA RESCISO A empresa no vem descontando a parcela referente aos vales transportes e vales refeies no utilizados pelo funcionrio, do dia de sua sada at o ltimo dia do ms da resciso, perodo que o funcionrio no trabalhou. Salientamos que a legislao faculta empresa descontar integralmente os vales transporte e refeio entregues no incio do ms da resciso e no utilizados pelo funcionrio. DEMISSO DE SINDICALISTAS Em maio/2002 e agosto/2002, foram demitidos os funcionrios ................................ e ....................................... , respectivamente, no entanto, esses funcionrios foram empossados em 12/mai./2001, no Sindicato dos Trabalhadores nas Indstrias de Alimentao do Estado do Paran, como titular e suplente do Conselho Fiscal, com mandato at 16/jul./2005. O Pargrafo 3, do artigo 543 da CLT, dispe que fica vedada a dispensa do empregado sindicalizado ou associado, a partir do momento do registro de sua candidatura a cargo de direo ou representao de entidade sindical ou de associao profissional, at 1 (um) ano aps o final do seu mandato, caso seja eleito, inclusive como suplente, salvo se cometer falta grave devidamente apurada nos termos desta Consolidao. Alertamos que em uma reclamatria trabalhista, os funcionrios podero reivindicar o pagamento de seus salrios mais as variveis at o ms de julho de 2005. DEMISSO E RECONTRATAO DE FUNCIONRIO COM SALRIO MENOR O funcionrio ....................... foi demitido em 21/fev/2002 e, naquela ocasio. percebia R$ 500,00. No entanto, o funcionrio foi readmitido em 08/ago./2002, com o salrio de R$ 400,00. Alertamos que pelo motivo do funcionrio em curto tempo ter sido readmitido com salrio menor do qual percebia na ocasio de sua demisso poder reivindicar na Justia Trabalhista a paridade salarial. FGTS - FRAUDE NA READMISSO DE FUNCIONRIOS O funcionrio ................................foi demitido em 18/abr./2002 e recontratado em 03/ago./02, permaneceu 107 dias desligado da empresa at ser readmitido. A portaria 384/92 do Ministrio do Trabalho determina que fraude contra o sistema do seguro-desemprego e dos recursos do FGTS a resciso seguida de recontratao ou de permanncia do trabalhador em servio quando ocorrida dentro dos noventa dias subseqentes a data em que formalmente a resciso de operou.
A empresa no chegou infringir a norma, no entanto, como o seguro-desemprego vem sendo atualmente pago em 05 parcelas, sendo que o intuito da norma no fraudar tambm o Seguro- Desemprego, e para que a empresa tenha prazo maior entre a demisso e a recontratao do funcionrio, para evitar questionamentos futuros perante o FGTS, recomendamos normatizar prazo para a recontratao de funcionrios no inferior a um ano. AVISO PRVIO INDENIZADO PAGO A MAIOR Constatamos que foi pago a maior o aviso prvio do funcionrio .................., como demonstramos: Descrio Clculo da empresa Clculo da Auditoria Diferena Valor R$ 6.000,00 2.000,00 4.000,00
Conforme informaes do responsvel pelo departamento pessoal, a diferena se refere a um perodo que o funcionrio trabalhou, estando em frias. EXTRATO DO FGTS PARA FINS DE CLCULO MULTA RESCISRIA No nos foi apresentado extrato com o saldo do FGTS para que pudssemos confirmar o clculo da multa de 40% (50%) paga aos funcionrios demitidos. Recomendamos manter ms a ms o extrato do saldo do FGTS, com a conta de todos os funcionrios, para facilitar o clculo da multa rescisria, bem como seja utilizado a qualquer tempo para a confirmao do clculo da multa. CONTROLE DE VALE-TRANSPORTE A entidade tem um controle eficaz da quantidade de vales-transporte concedidos aos funcionrios, porm o controle das quantidades em estoque encontra-se deficitrio. Em anexo sugerimos modelo de controle de estoque de vale transporte. AUTORIZAO PARA DESCONTOS No nos foi apresentado contrato de trabalho ou aditivo contratual com clusula de autorizao para os descontos relativos ao seguro de vida grupo , tique lanchonete, plano de sade Entendemos que as autorizaes constantes no tquete da lanchonete, no tquete da farmcia ou na adeso do planto de sade e seguro de vida em grupo constituem apenas assinaturas para comprovar a qualquer tempo que foi o funcionrio o adquirente dos medicamentos, produtos ou do plano de sade, no tendo igual fora de contrato de trabalho ou aditivo, at mesmo, porque no celebrado entre o empregador e o empregado.
Conforme o disposto no Artigo 462 da Consolidao das Leis do Trabalho, a empresa somente poder efetuar descontos dos vencimentos dos funcionrios, no decorrentes de lei, acordo ou conveno coletiva, se expressamente por eles autorizados, para tanto entendemos ser necessria a autorizao da parcela a ser descontada. Recomendamos confeccionar o documento de autorizao para desconto, o qual dever constar em clusula contratual, na ocasio da admisso do funcionrio, ou atravs de termo aditivo do contrato de trabalho. Sugestes e comentrios sobre esta obra podero ser efetuados diretamente com o autor, atravs do e-mail Paulo@portaltributario.com.br
A relao completa de nossas obras eletrnicas na rea tributria est em www.portaltributario.com.br/obras.htm Conhea tambm nossas publicaes nas reas contbil e trabalhista PORTAL TRIBUTRIO EDITORA LTDA todos os direitos reservados

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1. Evidncia Fsica 2. Conformidade de Reexame

1. Exame Fsico 2. Reexame

3. Observao de Aes do 3. Observao Pessoal do Auditado

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Documental 5. Exame minucioso, anlise e atestao

6. Registros e Relatrios de Contabilidade 7. Evidncia Interna

6. Exame minucioso, anlise e atestao

Documental 7. Exame minucioso, anlise e atestao

8. Declaraes da gerncia e 8. Entrevista empregados

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ANEXO 01 NOME DA EMPRESA. INVENTRIO FSICO LOCAL: CDIGO : DESCRIO:

DATA:__/__/__ FICHA N. 001 UNID.:

RESULTADO DA 3 CONTAGEM:. RESPONSVEL: LOCAL: CDIGO : DESCRIO: FICHA N. 001 UNID.:

RESULTADO DA 2 CONTAGEM: RESPONSVEL: LOCAL: CDIGO : DESCRIO: FICHA N. 001 UNID.:

RESULTADO DA 1 CONTAGEM:. RESPONSVEL:

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DATA://__ FICHA N. 001 UNID.: