Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Cells formatting Data series Cell reference; Formulas Functions Conditional Formatting Lists Data sorting Subtotals Freeze panes; Split Filters PivotTable
CUPRINS
I. LUCRUL CU SERII DE DATE N EXCEL.....................................................................3 II. FORMATAREA CARACTERELOR..............................................................................3 III. UTILIZAREA FUNCIILOR N EXCEL....................................................................4
A. FUNCIILE MATEMATICE ...................................................................................................................................................................6 B. FUNCIILE LOGICE ...........................................................................................................................................................................7 C. FUNCIILE DE TIP DAT CALENDARISTIC.............................................................................................................................................8
IV. FORMATAREA CONDIIONAL N EXCEL........................................................12 V. UTILIZAREA LISTELOR DERULANTE SIMPLE...................................................14 VI. SORTAREA BAZELOR DE DATE N EXCEL.........................................................15 VII. GRUPAREA INFORMAIEI PRIN GENERAREA DE SUBTOTALURI...........16 VIII. INTEROGAREA BAZELOR DE DATE PRIN FILTRU AUTOMAT.................17 IX. SINTETIZAREA INFORMIILOR UNEI BAZE DE DATE PRIN TABELA PIVOT....................................................................................................................................18
Caseta de dialog Formats Cells are n structura sa ase fie cu ajutorul crora se pot efectua urmtoarele operaii asupra datelor dintr-o foaie de calcul: Number asigur formatarea datelor numerice i a datelor calendaristice; Alignment ofer diferite faciliti de formatare a modului de dispunere a informaiilor n celule; Font asigur formatarea fonturilor, a dimensiunilor n puncte, a stilurilor etc.
Border permite aplicarea chenarelor, a caroiajelor i a culorilor de fundal; Pattern ofer diverse modele e aplicare a culorilor de fundal, a texturilor i a altor elemente de umplere; Protection protejarea i ascunderea celulelor care conin formule de calcul sau funcii Excel.
destul de laborioase, care vor fi executate n mod automat prin apelarea funciei create de utilizator cu ajutorul limbajului Visual Basic. Indiferent de categoria din care fac parte, funciile Excel au trei componente: semnul egal = denumirea funciei unul sau mai multe argumente. ntre cele componente din sintaxa unei funcii nu se admite ca separator nici un spaiu; argumentele sunt trecute ntre paranteze rotunde i sunt separate prin: virgul , sau punct i virgul ; (dup cum au fost configurai parametrii regionali ai sistemului Windows); dou puncte pe vertical : - n cazul n care celulele sunt adiacente (formeaz o plaj de valori). O funcie predefinit se poate introduce ntr-o celul n mod direct, tastnd-o ca atare (conform sintaxei) sau prin intermediul generatorului de funcii (Insert Function). n momentul tastrii numelui funciei, Excel pune la dispoziia utilizatorului n mod automat prin afiare interactiv, sintaxa i ordinea argumentelor funciei, marcnd cu caractere aldine (Bold) argumentul curent, aflat n curs de editare.
A. Funciile matematice
permit efectuarea diferitelor calcule, de la cele mai simple la cele mai complexe, pentru rezolvarea de aplicaii ce solicit incremente matematice de uz curent. 1. =SUM(lista de elemente) returneaz o valoare numeric ce reprezint suma elementelor unei liste, unde lista de elemente reprezint o list compus din constante numerice, celule, rezultate ale formulelor sau nume de cmpuri. Observaie: Funcia SUM este completat cu facilitile butonului de tip list derulant (AutoSum ), situat pe bara Standard permite nsumarea pe linie sau pe coloan a valorilor adiacente (valorile nu trebuie s fie ntrerupte n succesiunea lor de celule vide sau de celule care s conin text). 2. =PRODUCT(lista de elemente) returneaz o valoare numeric care reprezint produsul elementelor listei. 3. =SUMIF(camp de evaluat,condiie[,camp de nsumat]) permite nsumarea elementelor unei liste numai dac acestea ndeplinesc condiia specificat n sintax, unde: cmp de evaluat reprezint o list de valori asupra crora opereaz condiia din precizat n argumentul urmtor; condiie constituie criteriul de selecie impus argumentului cmp de evaluat i se precizeaz oblogatoriu ntre ghilimele; [cmp de nsumat] este argumentul care desemneaz cmpul care va fi nsumat n funcie de evaluarea condiiei; dac acest argument lipsete din sintax, rolul su va fi preluat chiar de argumentul cmp de evaluat. 4. =SUMPRODUCT(lista de cmpuri) - are drept rezultat o valoare numeric ce reprezint suma produselor cmpurilor listei; rezultatul funciei provine din multiplicarea valorilor situate n cmpurile specificate, dup care sunt adunate agregatele obinute anterior. Observaie: lista de cmpuri reprezint un grup de cmpuri (cel puin dou) ce conin elemente care se vor nmuli poziional unele cu altele (primul element dintr-un cmp se va nmuli cu primul element din cmpul al doilea etc.). 5. =ROUND(numr de rotunjit, numr de zecimale) rotunjete (prin adaos) o valoare specificat la un numr precizat de zecimale. 6. =INT(numr de rotunjit) - returneaz o valoare numeric rotunjit prin lips pn la cel mai apropiat ntreg. Exemple de funcii matematice (vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Funcii I):
B. Funciile logice
determin evaluarea unor expresii i, n funcie de rezultatul evalurii (adevrat sau fals) genereaz aciuni sau rezultate complexe. 1. = IF(condiie, rezultat_1, rezultat_2) returneaz rezultat_1 dac expresia condiional este evaluat ca adevrat sau rezultat_2 dac expresia evaluat este fals. Observaii: Dac argumentele specificate prin rezultat_1 i rezultat_2 sunt iruri de caractere, n locul argumentului rezultat_2 de exemplu pot fi imbricate alte structuri condiionale IF, acestea sunt specificate ntre ghilimele; dac sunt expresii de calcul, vor fi trecute ca atare; generndu-se potrivit condiiilor specificate ulterior o substituire n cascad : = IF(condiie, rezultat_1, if(alta_condiie,alt_ rezultat_1,alt_ rezultat_2)) 2. =AND(list de elemente;...) afieaz TRUE dac toate elementele din lista de argumente sunt adevrate i FALSE dac cel puin un element nu se verific (este evaluat drept fals). 3. =OR(list de elemente;... ) returneaz TRUE dac cel puin un element din lista de argumente este evaluat ca adevrat i FALSE dac nici un element din lista respectiv nu este evaluat ca adevrat. Exemple de funcii logice (vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Funcii I):
E. Funciile de cutare i consultare asigur cutarea i recuperarea uneia sau a mai multor serii de date dintr-o list sau dintr-un
cmp n raport cu valorile unei chei de cutare.
10
Valoarea afirmativ a argumentului opional (valoarea logic TRUE) este implicit, deci nu este obligatorie editarea sa n funcia VLOOKUP. n acest context, la tastarea unei chei de consultare inexistente, se localizeaz cea mai apropiat valoare identificat n prima coloan a tabelului. Valoarea de negaie a argumentului opional (valoarea logic FALSE) n sintaxa funciei VLOOKUP declaneaz afiarea mesajului de eroare #N/A! (Not Available) n cazul n care cheia de consultare nu este gsit n prima coloan a tabelului de consultare. Exemplu VLOOKUP (vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Funcii III)
11
Etape: se selecteaz domeniul de valori aferent cheltuielilor (C6:C13); din meniul Format se alege opiunea Conditional Formatting care are drept efect generarea unei casete de dialog cu acelai titlu care va fi completat astfel:
12
2. complex (pe baz de formule). Not: pentru exemplificare, vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Formatri condiionale. Etape: se selecteaz celula B5 - Format - Conditional Formatting n momentul formulrii condiiilor, din lista derulant se alege opiunea Formula Is
Copy,
13
se selecteaz celulele destinaie (B7:B13) Paste Special Formats. Observaie: O alt modalitate butonului Format de copiere a formatelor de afiare presupune utilizarea Painter situat pe bara de instrumente Standard.
Anularea condiiilor de formatare se poate realiza prin acionarea butonului Delete din fereastra Conditional Formatting i validarea succesiv a condiiilor care se doresc a fi terse (nu se pot defini mai mult de trei condiii de formatare). Pentru corectarea eventualelor erori din caseta Conditional Formatting se impune acionarea n prealabil a tastei funcionale F2, care permite deplasarea cursorului cu ajutorul tastelor sgei (altfel, n momentul corectrii formulelor, se afieaz selecia corespunztoare celulei curente).
Not: pentru exemplificare, vezi fiierul Curs Excel, foaia de calcul Liste derulante.
14
Observaie: Intrrile n list pot fi editate n caseta Source fie sub forma unei succesiuni de elemente separate prin virgul sau punct i virgul (depinde de separatorul setat), fie sub forma unui cmp definit prin adrese absolute, care s conin intrrile n respectiva list derulant).
15
16
Observaii: Dup agregarea datelor, aspectul foii de calcul se modific prin afiarea la stnga barei de identificare a liniilor a unor butoane de expandare (+) sau restrngere (-) a nivelului de grupare a datelor. Anularea subtotalurilor i revenirea la situaia iniial a bazei de date se realizeaz prin poziionarea cursorului ntr-o celul din interiorul tabelului i actvarea comenzii Data Subtotals Reset All.
17
Observaii: Dup aplicarea unor cereri de interogare, pentru a reveni la afiarea integral a bazei de date se alege opiunea Show All din meniul Data Filter; anularea butoanelor afiate la nivelul cmpurilor bazei de date se realizeaz tot prin Data Filter AutoFilter. Avantajul utilizrii metodei filtrului automat const n faptul c, la o interogare a bazei de date sunt afiate toate nregistrrile care corespund criteriului specificat, al cror coninut poate fi modificat, formatat sau tiprit. Dezavantajele metodei: imposibilitatea precizrii a mai mult de 2 criterii compuse la nivelul fiecrui cmp; nu pot fi definite restricii calculate, bazate pe formule sau funcii Excel. rezultatele filtrrii sunt afiate invariabil n zona sursei de date i nu n alt locaie desemnat de utilizator.
18
Etapa 1. Se selecteaza locatia sursei de date (tabel sau baza de date Microsoft Office Excel, Sursa de date externa, Zona de consolidare multipla) si tipul raportului (tabela pivot sau diagrama pivot), dupa care se apasa butonul Next.
Etapa 3. Se selecteaza locatia in care va fi pozitionat rezultatul: o noua foaie de calcul (New worksheet) sau se precizeaza o celula din foaia de calcul curenta (Existing worksheet).
Dupa parcurgerea celor 3 etape, se apasa butonul Finish. Pe ecran vor fi afisate: macheta tabelei pivot o lista cu denumirea campurilor disponibile.
19
Pentru construirea tabelei pivot se muta campurile necesare in cadrul machetei prin metoda Drag and Drop. Tabele pivot ofera facilitati privind filtrarea datelor afisate, gruparea acestora dupa anumite criterii, alegerea mai multor tipuri de functii pentru valorile afisate etc. Exemplu: Tabelul sursa:
Cerinta: S se afieze pretul mediu de vnzare pe titluri de carte si pe ani de distributie. Rezolvare: Dupa parcurgerea celor trei etape prezentate mai sus, se vor selecta prin metoda Drag and Drop campurile necesare: In mod implicit afisata valorile functia pentru de la
20
intersectia randurilor cu coloanele este functia Sum. Pentru modificarea acesteia se executa click mouse dreapta pe denumirea campului, din meniul contextual se alege optiunea Field Settings si apoi din fereastra deschisa pe ecran se selecteaza functia dorita din lista, la rubrica Name se completeaza noua denumire a campului, dupa care se apasa butonul OK.
Pentru gruparea datelor se va executa click mouse dreapta pe denumirea campului pentru care se va efectua gruparea, din meniul contextual se alege optiunea Group and Show Detail si apoi suboptiunea Group. Spre exemplu, pentru gruparea datelor de distributie pe ani se parcurg urmatoarele etape:
21
Tabelul pivot rezultat este urmatorul: Pentru filtrarea doar care afisate, aferenta denumirii fiecarui camp. In vederea crearii unei Diagrame Pivot se vor parcurge aceleasi etape, cu diferenta ca in etapa 1 se va selecta optiunea PivotChart report. In urma pracurgerii celor 3 etape vor fi create doua obiecte: diagrama pivot si tabele pivot corespunzatoare acesteia. datelor se selecteaza informatiile trebuie din lista
22