AUDITORIA DE GESTION La Auditora de Gestin consiste en el examen y evaluacin que se realiza en una entidad, para establecer el grado de Economa,

Eficiencia y Eficacia en la planificacin, control y uso de sus recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacin ms racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas. Esta auditora tiende, entre otros propsitos, a determinar: o si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera econmica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades o funciones; o si la entidad alcanz los objetivos y metas previstos de manera eficaz y si son eficaces los procedimientos de operacin y de controles internos; y o las causas de ineficiencias o prcticas antieconmicas. Este tipo de auditora se dirigir, en forma selectiva, a actividades y materias que, desde el punto de vista econmico o por sus caractersticas, se considere conveniente, para lo cual se tomarn como base, los siguientes elementos:  Economa: Se refiere a los trminos y condiciones bajo los cuales se adquieren y utilizan los recursos humanos, financieros y materiales, tanto en la cantidad y calidad apropiadas, como al menor costo posible, y de manera oportuna. Es decir:
o o o o o

los recursos idneos; en la cantidad y calidad correctas; en el momento previsto; en el lugar indicado; y Al precio convenido.

 Eficiencia: Se refiere a la relacin entre los recursos consumidos (insumos) y la produccin de bienes y servicios. La eficiencia se expresa como porcentaje, comparando la relacin insumo produccin con un estndar aceptable (norma). La eficiencia aumenta en la medida en que un mayor nmero de unidades se producen utilizando una cantidad dada de insumos. Trabajar con eficiencia equivale a decir que la entidad debe desarrollar sus actividades siempre bien. Una actividad eficiente maximiza el resultado de un insumo dado o minimiza el insumo de un resultado dado. Entre otros, debe lograr: que las normas de consumo o gastos sean correctas y que la produccin o los servicios se ajustan a las mismas; o que los desperdicios que se originen en el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mnimos; o que las normas de trabajo sean correctas;
o

que se aprovechen al mximo las capacidades instaladas; que se cumplan los parmetros tcnicos productivos, en el proceso de produccin o de servicio, que garanticen la calidad requerida; y o Que todos los trabajadores conozcan la labor a realizar y que sta sea la necesaria y conveniente para la actividad.
o o

El resultado del trabajo del auditor ser determinar el grado de eficiencia en la utilizacin de los recursos humanos, financieros materiales y naturales en el desempeo de las actividades propias de la entidad, basado en consideraciones factibles, de acuerdo con la realidad objetiva del momento en que la entidad realiz su gestin.

 Eficacia: Es el grado en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas y otros efectos que se haba propuesto. Este aspecto tiene que ver con los resultados del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse:
o o

que la produccin o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y que sea socialmente til el producto obtenido o el servicio prestado.

El auditor deber comprobar el cumplimiento de la produccin o el servicio y hacer comparaciones con el plan y los perodos anteriores para determinar progresos o retrocesos. Debe tambin considerar la durabilidad, belleza, presentacin del producto, si fuese el caso y grado de satisfaccin de aquellos a quienes est destinado.

INTERRELACIN DE LAS 3 "E" Estos tres elementos (Economa, Eficiencia y Eficacia) deben relacionarse ente s, al ser expuestos los resultados de la entidad en el Informe de Auditora, tomando en cuenta:  Economa: Insumos correctos al menor costo.  Eficiencia: Insumos que producen los mejores resultados  Eficacia: Resultados que brindan los efectos deseados Debe tenerse en cuenta que la auditora de gestin no constituye un simple anlisis econmico de la entidad, sino que responde a un examen mucho ms profundo al no limitarse slo a mostrar cifras o explicaciones. Esta debe comprobar cada elemento y poner al descubierto las prcticas antieconmicas, ineficientes e ineficaces, detallando las causas y condiciones que las provocan y el efecto que producen, es decir, el precio del incumplimiento.

OBEJTIVOS y La auditora de gestin formula y presenta una opinin sobre los aspectos administrativos, gerenciales y operativos, poniendo nfasis en el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los recursos materiales y financieros mediante modificacin de polticas, controles operativos y accin correctiva desarrolla la habilidad para identificar las causas operacionales y posteriores y explican sntomas adversos evidente en la eficiente administracin. El objetivo de la auditora de gestin es identificar las reas de reduccin de Costos, mejorar los mtodos operativos e incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades examinadas. La auditora de gestin determina si la funcin o actividad bajo examen podra operar de manera ms eficiente, econmica y efectiva. Uno de los objetivos de la auditoria es el de determinar si la produccin del departamento cumple con las especificaciones dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronsticos que as como tambin los Estados Financieros. En conclusin, la Auditora de Gestin ayuda a la administracin a reducir los costos y aumentar utilidades, aprovechar mejor los recursos humanos y materiales, acelerar el desarrollo de las entidades hacia la eficiencia, buscando siempre un perfeccionamiento continuo de los planes de accin y procedimientos, para lograr los objetivos para los que fue creada la empresa.

ALCANCE En la Auditora de Gestin tanto en la administracin como el personal que lleva a cabo la auditora debe de estar de acuerdo en cuanto al alcance en general, si la auditora incluye una evaluacin detallada de cada aspecto operativo de la organizacin, es decir qdebe tener presente: y y y y y y Satisfaccin de los objetivos institucionales. Nivel jerrquico de la empresa. La participacin individual de los integrantes de la institucin. De la misma forma sera oportuno considerar en la Auditora de Gestin, por la amplitud del objetivo de esta revisin: Regulaciones: Evaluar el cumplimiento de la legislacin, poltica y procedimientos establecidos por los rganos y organismos estatales. Eficiencia y Economa: Involucra la utilizacin del personal, instalaciones, suministros, tiempos y recursos financieros para obtener mximos resultados con los recursos proporcionados y utilizarlos con el menor costo posible. Eficacia: Se relaciona con el logro de las metas y los objetivos para los cuales se proporcionan los recursos. Salvaguarda de Activos: Contempla la proteccin contra sustracciones absolencia y uso indebido. Calidad de la Informacin: Abarca la exactitud, la oportunidad, lo confiable, la suficiencia y la credibilidad de la informacin, tanto operativa como financiera.

y y y

METODOLOGIA La auditora de gestin necesita, al igual que la auditora financiera, ser lo ms sistemtica posible en la realizacin de sus trabajos. La sistematizacin precisa un mtodo de uso general aplicable a cualquier rea, estructura, funciones, etc., que se audite. Este mtodo consiste en un anlisis en profundidad y con los mximos detalles utilizando las preguntas clsicas: Qu se quiere, cmo y cundo se quiere, dnde, por qu, qu medios se deben utilizar, etc., realizando, adems, las siguientes investigaciones: Estudio de los elementos que componen el sector auditado, diagnstico detallado, determinacin de fines y medios, investigacin de las deficiencias, balance analtico, comprobacin de la eficaca, bsqueda de problemas, proposicin de soluciones, indicacin de alternativas y mejora de la situacin. Este trabajo se lleva a cabo por medio de entrevistas personales con los responsables de las unidades, reas o actividades auditadas, en sus centros de trabajo u oficinas, esto exige que el consultor disponga de cuanta informacin exista en relacin con el rea auditada. La exigencia metodolgica se inicia en una auditora de gestin con la denominacin que se d al informe, posteriormente se debe establecer la planificacin del trabajo de auditora consistente en el desarrollo de un plan global en funcin de los objetivos que se persiguen. La naturaleza, el detalle y el momento en que se debe llevar a cabo la planificacin varan segn la magnitud y especificidad de la entidad a auditar, de la experiencia que el auditor tenga de la misma, del conocimiento de la actividad que desarrolla, del entorno en que se desenvuelve y de la calidad del control interno. La planificacin comprende cuatro fases:     Designacin de la entidad, rea, sector o servicio a auditar. Estudio previo. Estudio preliminar. Programacin operativa.

En la primera fase, habr que distinguirse entre dos tipos de auditora: auditora vertical y horizontal. La auditora vertical comprende en su integridad el anlisis de una unidad especfica (departamento, direccin general, etc.) o el anlisis de un programa determinado (presupuesto funcional). La auditora horizontal comprende la verificacin de determinadas funciones o gastos que afectan a varias unidades administrativas (poltica de personal, compras de inmovilizados, etc.) (Presupuesto econmico). En general, las partidas presupuestarias con mayor impacto financiero, las reas con mayor riesgo de anomalas, errores o irregularidades, recibirn una mayor atencin. La segunda fase permite conocer el rea a auditar con cierta rapidez, sobre la base de recolectar determinada informacin, al mismo tiempo que permite descubrir las reas de riesgo con bastante precisin. El objetivo del estudio previo persigue el objetivo de obtener un conocimiento profundo del rea a auditar.

Este conocimiento puede obtenerse utilizando reglamentos y dems normativas que afectan al rea a auditar, estudiando informes anteriores de auditora y especialmente las recomendaciones contenidas en los mismos, estudiando informes de auditora financiera o estudiando liquidaciones de los presupuestos de ejercicios anteriores. La tercera fase, supone el inicio del trabajo de auditora propiamente dicha. En esta fase deben tenerse en cuenta determinadas cuestiones de importancia que pueden condicionar la marcha posterior del informe, algunas de dichas cuestiones pueden ser las siguientes: Dificultad de medir los outputs, existencia de ndices de ineficiencia visibles, falta visible de organizacin, o problemas en la misma o en la gestin, claramente visibles, retraso en la produccin de outputs, empleados desocupados y material subutilizado, mtodos de trabajo anticuados, poco eficientes o complicados, existencia de actuaciones ineficaces, o de realizacin ineficiente o no econmica, en general se considerarn de importancia relevante todos aquellos hechos que de no explicitarse en el informe podran conducir a error al lector del mismo, y cuya existencia pudieran comprometer, los resultados del rea auditada, aunque todas estas cuestiones sern profundizadas y analizadas posteriormente durante la fase de ejecucin de la auditora. La cuarta fase, programacin operativa, supone la preparacin de las herramientas de trabajo y del equipo humano a emplear, por lo cual debe comprender una confeccin de cuestionarios y una coordinacin con el personal del rea estudiada, determinacin del grado de intervencin de especialistas, preparacin de programa escrito de trabajo y seleccin del equipo. Una vez planificado el trabajo a realizar, se debe de proceder a la ejecucin de todo lo planificado. En la ejecucin debe realizarse un examen detallado de los datos sobre los que debe actuarse y comprende los muestreos, efectos observados, causas y evaluaciones de los distintos resultados. Este examen representa el desarrollo de la parte central de la auditora y comprende las siguientes actuaciones:     Recopilacin de evidencias. Medidas del trabajo. Evaluacin de los niveles de eficacia, eficiencia y economa. Evaluacin de los esfuerzos hechos para mejorar los resultados conseguidos.

Todo ello debe conducir a la valoracin de resultados y al anlisis de las causas y de sus efectos, necesarios para la reduccin posterior de las correspondientes conclusiones y resoluciones. Por ltimo, la culminacin de la auditora est en la emisin del informe, ya que sta ser la herramienta de trabajo para el ejecutivo y para los responsables del rea auditada, y adems servir en el futuro como base para medir el progreso obtenido en la gestin de dicha rea.

MEDICION DEL DESEMPEO  Indicador: Es una expresin matemtica de lo que se quiere medir, con base en factores o variables claves y tienen un objetivo y cliente predefinido. Los indicadores de acuerdo a sus tipos (o referencias) pueden ser histricos, estndar, tericos, por requerimiento de los usuarios, por lineamiento poltico, planificado, etc.

 ndice: Valor que da la expresin matemtica (indicador) al introducirle datos y se obtienen para evaluarlos a travs de diagnstico.

Indicadores de gestin y y Medios, instrumentos o mecanismos para evaluar hasta que punto o en qu medida se estn logrando los objetivos estratgicos. Representan una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeo de una organizacin frente a sus metas, objetivos y responsabilidades con los grupos de referencia. Producen informacin para analizar el desempeo de cualquier rea de la organizacin y verificar el cumplimiento de los objetivos en trminos de resultados. Detectan y prevn desviaciones en el logro de los objetivos. El anlisis de los indicadores generar alertas sobre la accin, no perder la direccin, bajo el supuesto de que la organizacin est perfectamente alineada con el plan.

y y y

Por qu medir y para qu? La medicin del desempeo puede ser definida generalmente, como una serie de acciones orientadas a medir, evaluar, ajustar y regular las actividades de una empresa. En la literatura existe una infinidad de definiciones al respecto; su definicin no es una tarea fcil dado que este concepto envuelve elementos fsicos y lgicos, depende de la visin del cuerpo gerencial, de la composicin y estructura jerrquica y de los sistemas de soporte de la empresa. Entonces, Por qu medir? y y y y y Por qu la empresa debe tomar decisiones. Por qu se necesita conocer la eficiencia de las empresas (caso contrario, se marcha "a ciegas", tomando decisiones sobre suposiciones o intuiciones). Por qu se requiere saber si se est en el camino correcto o no en cada rea. Por qu se necesita mejorar en cada rea de la empresa, principalmente en aquellos puntos donde se est ms dbil. Por qu se requiere saber, en lo posible, en tiempo real, que pasa en la empresa

Para qu medir? y y y y y y y y y Para poder interpretar lo que est ocurriendo. Para tomar medidas cuando las variables se salen de los lmites establecidos. Para definir la necesidad de introducir cambios y/o mejoras y poder evaluar sus consecuencias en el menor tiempo posible. Para analizar la tendencia histrica y apreciar la productividad a travs del tiempo. Para establecer la relacin entre productividad y rentabilidad. Para direccionar o re-direccionar planes financieros. Para relacionar la productividad con el nivel salarial. Para medir la situacin de riesgo de la empresa. Para proporcionar las bases del desarrollo estratgico y de la mejora focalizada.

Tipos de indicadores En el contexto de orientacin hacia los procesos, un medidor o indicador puede ser de proceso o de resultados. En el primer caso, se pretende medir que est sucediendo con las actividades, y en segundo se quiere medir las salidas del proceso. Tambin se pueden clasificar los indicadores en indicadores de eficacia o de eficiencia. y El indicador de eficacia mide el logro de los resultados propuestos. Indica si se hicieron las cosas que se deban hacer, los aspectos correctos del proceso. Los indicadores de eficacia se enfocan en el qu se debe hacer, por tal motivo, en el establecimiento de un indicador de eficacia es fundamental conocer y definir operacionalmente los requerimientos del cliente del proceso para comparar lo que entrega el proceso contra lo que l espera. De lo contrario, se puede estar logrando una gran eficiencia en aspectos no relevantes para el cliente. Los indicadores de eficiencia miden el nivel de ejecucin del proceso, se concentran en el Cmo se hicieron las cosas y miden el rendimiento de los recursos utilizados por un proceso. Tienen que ver con la productividad.

INFORME DE AUDITORIA DE GESTION El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor, en el cual ste presenta sus observaciones, conclusiones y recomendaciones. El informe de auditora debe contener la expresin de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin. Se comunica a los directivos de la entidad, los resultados obtenidos presentados como deficiencias significativas y las recomendaciones para promover mejoras en el desarrollo de las operaciones, a fin que la administracin adopte medidas correctivas y evite su ocurrencia en el futuro.

Las observaciones y conclusiones incluidas en el informe de auditora, deben estar apropiadamente soportadas con evidencia suficiente, competente y pertinente que fluya de los papeles de trabajo, para probar, cuando sea necesario, los fundamentos de los asuntos informados, su exactitud y razonabilidad. Las conclusiones y recomendaciones deben inferirse en forma lgica de los hechos examinados. Los elementos de juicio incluidos en el informe deben ser suficientes para convencer a sus usuarios sobre la importancia de las observaciones. Para que el informe se comunique con efectividad, debe presentarse en forma clara y simple, tanto como sea posible. La responsabilidad de la redaccin del informe de auditora es del auditor encargado aunque tambin comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditora que intervienen en el borrador del informe.

Estructura y Contenido del Informe de Auditora de Gestin El contenido del informe se dividir en seis secciones: 1) Encabezamiento:        Nombre y direccin de la unidad u organizacin de auditora, lugar y fecha de emisin. Numero de orden de trabajo. Cdigo, nombre y direccin de la entidad auditada. Nombre del organismo, empresa, unin a la que esta subordinada la entidad auditada. Tipo de auditora. Fecha de inicio y de terminacin. Equipo multidisciplinario.

2) Introduccin Proporciona al usuario del informe, datos importantes acerca de la entidad auditada y la naturaleza del examen realizado. Comprendiendo los siguientes puntos:  Declaraciones sobre logros notables de la entidad: Los logro alcanzados por la entidad durante el examen relacionado tonel alcance y objetivo de la auditora.  Motivo del examen: debe describir las causas que dieron origen al examen.  Objetivos del examen: lo que se espera alcanzar como resultado del examen. Estos objetivos sern los mismos que los expuestos en la etapa de planeamiento.  Normas de auditora: Informar que se aplicaron las normas de auditora generalmente aceptadas.  Alcance de la auditora: se sealar con precisin el mbito sometido a la evaluacin (toda la organizacin, un rea o una actividad).  Legislaciones: las legislaciones verificadas y las causas que impidieron verificar las programadas

3) Conclusiones Se expondrn los juicios del auditor, basndose en las observaciones formuladas como resultado del examen. Refirindose a la evaluacin de la gestin en la entidad examinada, en cuanto al logro de las metas y objetivos, utilizacin de los recursos, en trminos de eficiencia y economa y cumplimiento de la normativa legal. 4) Resultados Estn referidos a cualquier situacin deficiente e importante identificada en el examen, que puede motivar oportunidades de mejoras. Estas constituyen el mensaje fundamental que el auditor desea comunicar, mediante la presentacin del informe. En el informe solo se reflejaran aquellos comentarios sobre observaciones significativas. Y las aclaraciones presentadas por los funcionarios de la entidad auditada que haya sido evaluadas por el auditor, adems del criterio de ste. 5) Recomendaciones Constituyen las medidas sugeridas por el auditor a la administracin de la entidad examinada para la superacin de las observaciones identificadas. Deben estar dirigidas a los funcionarios que tengan competencia para disponer su adopcin y estar encaminadas a superar la condicin y las causas de los problemas. Las recomendaciones deben ser formuladas en tono constructivo y fluir de la conclusin correspondiente, teniendo en consideracin que las medidas recomendadas sean lo ms especficas posibles, factibles de implementar y tengan una relacin costo/ beneficio apropiada. 6) Generalidades Se abordan las discrepancias con el contenido del informe por parte de los auditados. Los implicados deben comunicar su descargo a la Oficina de Auditoria Interna dentro del trmino hbil legislados por la Resolucin correspondiente luego de la recepcin del Informe. Anexos Los anexos podrn ser utilizados a fin de lograr el mximo de concisin y claridad en el informe, de modo que complementen o amplen los datos contenidos en l. Se podrn utilizar grficos para garantizar una mejor asimilacin por parte de del destinatario. Los anexos se numeraran de forma consecutiva segn el orden en que se mencionen en el informe. Sntesis En ocasiones es necesario realizar un resumen que refleje los hallazgos ms relevantes de forma amena, difana, precisa y concisa