Sunteți pe pagina 1din 9

PROCEDURA DE SISTEM Ediţia: I

Revizia: 0
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC
Cod: PS – 08.01 Exemplar nr. 1
Nume unitatea de învățământ

PROCEDURA DE SISTEM
DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC
Cod: PS – 08.01
Ediția I, Revizia 0, Data : Data aprobării

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei
în cadrul ediţiei procedurii documentate:

Elemente privind
Nr. responsabilii / Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura
crt. operaţiunea
1 2 3 4 5
1.1. Elaborat

1.2. Verificat
Presedinte Comisie
1.3. Avizat
de monitorizare
1.4. Aprobat Director

2. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii documentate:

Nr. Ediţia sau, după caz, Componentă Modalitatea reviziei Data la care se
Crt. revizia în cadrul ediţiei revizuită aplică prevederile
ediţiei sau reviziei

1 2 3 4

2.1. Ediția I, Revizia 0 Structura Conform modificărilor aduse de Data aprobării


procedurii Instructiunea MEN 1/2018 si
OSGG 600/2018;

1
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia: I

Revizia: 0
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC
Cod: PS – 08.01 Exemplar nr. 1
Nume unitatea de învățământ

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii

Nr. Scopul Exemplar Nume şi Data Semnătura


crt. Difuzării nr. Compartiment Funcţia prenume Primirii
1 2 3 4 5 6 7
3.1. Aplicare 1 Toate Șefi Cf. PV al ședinței
compart. compart. CP din data de
__________
3.2. Informare electronic Comisia de Preşedinte
monitorizare C.C.I.M

3.3. Evidență 1 Comisia de Preşedinte


monitorizare C.C.I.M
3.4. Arhivare 1 Comisia de Secretar
monitorizare

1. Scopul procedurii

Prezenta procedură de sistem are scopul de a stabili un cadru general şi unitar de identificare,
analiză şi limitare a riscurilor la nivelul compartimentelor din cadrul școlii.

2. Domeniul de aplicare

Procedura va fi aplicată de către toate compartimentele în vederea gestionării riscurilor care pot
afecta atingerea obiectivelor generale şi/sau specifice ale instituţiei;

3. Documente de referinţă

3.1. Legislaţie naţională primară (legi, ordonanţe de urgenţă)

- Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv,
republicată, cu modificările şi completările ulterioare;

3.2. Legislaţie naţională secundară (hotărâri de guvern, ordine, etc.)


- O.M.E.N.C.S nr. 5079 din 31 august 2016 privind aprobarea Regulamentului-cadru de organizare
şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar;
- Ordinul nr. 600 /2015 pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor
publice;
- Instrucțiunile MEN 1/2018 M.Of. 481 din 12 iunie 2018;
- O.M.E.N 3027/2018 pentru modificarea si completarea Anexei - Regulament - cadru de
organizare şi funcţionare a unităţilor de învăţământ preuniversitar.

2
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia: I

Revizia: 0
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC
Cod: PS – 08.01 Exemplar nr. 1
Nume unitatea de învățământ

3.3. Alte documente, inclusiv documente interne:


- Regulament Intern;
- Fișe de post.

4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi


4.1. Definiţii:

Nr.
Termenul Definiţia şi/sau, dacă este cazul, actul care defineşte termenul
Crt.
Prezentare în scris a paşilor ce trebuie urmaţi, a modalităţilor de lucru
stabilite şi a regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei
sau sarcinii şi editate pe suport hârtie şi/sau electronic.
1. Procedură documentată
PO (Procedură operaţională) = procedură care descrie o activitate sau un
proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente
dintr-o entitate publică.
Toate procesele privind identificarea, evaluarea, luarea de măsuri de
Gestionarea riscurilor sau
2. atenuare sau anticipare a riscurilor, revizuirea periodică şi monitorizarea
managementul riscurilor
progresului, stabilirea responsabilităţilor.
Posibilitatea producerii unui eveniment care ar putea avea un impact
3. Risc
asupra îndeplinirii obiectivelor.
Expunerea la un anumit risc înainte de a fi luată vreo măsură de atenuare
4. Risc inerent
a acestuia.
Expunerea la un anumit risc după ce au fost luate măsuri de atenuare a
5. Risc rezidual
acestuia, presupunând că măsurile sunt eficace.
Probabilitatea de Posibilitatea sau eventualitatea producerii unui eveniment identificat
6.
materializare a riscului anterior ca risc.
Consecinţa (efectul) materializării riscului asupra rezultatelor
7. Impactul
(obiectivelor).
Consecinţele, ca o combinaţie de probabilitate şi impact, pe care le poate
8. Expunere la risc resimţi o organizaţie în raport cu obiectivele prestabilite în cazul în care
riscul se materializează.
Analiza consecințelor materializării riscului în combinaţie cu analiza
9. Evaluarea riscului
probabilităţii de materializare a riscului.
Document integrator al gestiunii riscurilor, cuprinzând o sinteză a
10. Registrul riscurilor
informaţiilor şi deciziilor luate în urma analizei riscurilor.

4.2 Abrevieri:

Nr.
Abrevierea Termenul abreviat
crt.
1. PO Procedura operaţională
2. PS Procedură de sistem
3. E. Elaborare
4. V. Verificare
5. A. Aprobare
6. Ap. Aplicare
7. Ah. Arhivare

3
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia: I

Revizia: 0
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC
Cod: PS – 08.01 Exemplar nr. 1
Nume unitatea de învățământ

5. Descrierea procedurii

5.1. Modul de lucru:


5.1.1. Stabilirea factorilor responsabili

Conducerea constituie Comisia de monitorizare a SCIM care împreună cu angajaţii, identifică,


analizează, evaluează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor generale şi
funcţionarea de ansamblu a instituţiei.
Comisia de monitorizare întocmeşte, actualizează şi modifică Registrul riscurilor la nivel
centralizat, prin agregarea datelor/informaţiilor privind riscurile de la nivelul compartimentelor. La nivel
de compartimente, se întocmeşte separat câte un registru de riscuri.
După descrierea riscurilor şi a circumstanţelor care favorizează apariţia lor, Comisia stabileşte
măsurile şi instrumentele de reducere a acestora la un nivel minim.
La nivelul unității, Comisia de monitorizare este responsabilă cu gestionarea riscurilor care pot
periclita activitatea instituţiei, în vederea asigurării condiţiilor necesare bunei desfăşurări a activităţii.

5.1.2. Identificarea şi evaluarea riscurilor

Întregul personal identifică, evaluează și revizuește (la sfârșitul anului ) riscurile. Se formulează
opinii cu privire la gestionarea riscurilor identificate, care se discută în Comisia de monitorizare și se
aplică măsurile de control aprobate în cadrul ședințelor Comisiei.
Activitatea de identificare a riscurilor se realizează prin analiza și discutarea riscurilor în cadrul
compartimentului, împreună cu fiecare conducător de compartiment.
Evaluarea riscurilor permite o clasificare a acestora și definirea priorităților în vederea limitării
apariției unui risc major. Evaluarea și prioritizarea riscurilor identificate se realizează pe baza
componentelor bidimensionale : probabilitate și impact.

5.1.3. Analiza şi răspunsurile la risc

Comisia de monitorizare colectează documentaţiile aferente de la persoanele care au


identificat riscurile, analizează fiecare activitate şi decide răspunsul la risc:
Referitor la răspunsul la risc, acesta poate fi:

a) Acceptarea (tolerarea) riscurilor


Acest tip de răspuns la risc constă în neluarea unor măsuri de control a riscurilor şi este adecvat
pentru riscurile inerente a căror expunere este mai mică decât toleranţa la risc (risc tolerabil –
valoarea expunerii cuprinsă între 1 şi 4); => Clasarea

b) Monitorizarea permanentă a riscurilor


Acest tip de răspuns constă în acceptarea riscului cu condiţia menţinerii sale sub o permanentă
supraveghere (valoarea expunerii între 5 şi 14);

4
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia: I

Revizia: 0
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC
Cod: PS – 08.01 Exemplar nr. 1
Nume unitatea de învățământ

c) Evitarea riscurilor
Această strategie de răspuns constă în eliminarea activităţilor (circumstanţelor) care generează
riscurile (risc intolerabil – valoarea expunerii cuprinsă între 15 şi 25).

d) Tratarea (atenuarea) riscurilor


Aceasta este abordarea cea mai frecventă pentru majoritatea riscurilor. Opţiunea tratării (atenuării)
riscurilor constă în faptul că în timp ce organizaţia va continua să desfăşoare activităţile care
generează riscuri, aceasta ia măsuri (implementează instrumente/dispozitive de control) pentru a
menţine riscurile în limite acceptabile (tolerabile).

Riscurile pe care C.C.I.M a stabilit că le va monitoriza, se înregistrează în „Registrul


riscurilor” de la nivelul instituţiei.
La finalul fiecărei şedinţe de analiză a riscurilor, C.C.I.M. consemnează în „Procesul-verbal” al
şedinţei toate hotărârile luate în legătură cu controlarea riscurilor.

5.1.4. Implementarea acţiunilor de ţinere sub control a riscurilor şi urmărirea acestora


În cadrul şedinţelor semestriale de analiză a riscurilor, C.C.I.M. face propuneri cu privire la
acţiunile/măsurile ce trebuie luate pentru atenuarea riscurilor identificate şi termenele limită pentru
implementarea acestora.

5.1.5. Revizuirea şi raportarea riscurilor

În această etapă se desfăşoară activităţi de revizuire a calificativelor riscurilor. Se analizează


gradul de expunere la risc, după ce au fost implementate măsurile de ţinere sub control a respectivului
risc. Aceste riscuri se numesc “riscuri reziduale”. Riscul rezidual trebuie să fie mai redus decât riscul
inerent (inițial).
În cadrul şedinţelor semestriale, C.C.I.M. analizează Fişele de urmărire a riscurilor actualizate,
în care se vor menţiona obligatoriu şi riscurile reziduale.
Toate formularele din prezenta procedură se completează electronic. Vor fi listate, semnate şi
datate de persoana/persoanele care le-a/le-au întocmit.
Atribuțiile C.C.I.M.:
- identifică, evaluează şi prioritizează riscurile care pot afecta atingerea obiectivelor
generale şi funcţionarea de ansamblu a instituției;
- completează, actualizează şi modifică Registrul riscurilor;
- deschid Fişa de urmărire a riscului pe baza Planului de acţiuni;
- coordonează activităţile de punere în aplicare a măsurilor de control al riscurilor;
- monitorizează aplicarea acţiunilor şi măsurilor de control;
- elaborează un raport semestrial asupra stadiului implementării acţiunilor şi măsurilor de
control;
- propun noi acţiuni sau revizuiri de termene, atunci când apar dificultăţi neprevăzute în
implementare;
- evaluează gradul de expunere la risc după introducerea măsurilor de control intern;
- analizează noile riscuri raportate, ca şi modificările apărute la riscurile iniţiale;
5
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia: I

Revizia: 0
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC
Cod: PS – 08.01 Exemplar nr. 1
Nume unitatea de învățământ

- revizuieşte calificativele riscurilor şi stabileşte o nouă ierarhizare a riscurilor în funcţie de


priorităţi, reajustând limitele de toleranţă pentru riscurile mai puţin prioritare;

5.2. Resurse necesare:

5.2.1. Resurse materiale


 încăpere, cu birou si scaune;
 dulap pentru păstrarea documentelor;
 un calculator cu imprimantă;
 reţea internet;
 materiale birotică și papetărie;
 telefon pentru legături operative cu responsabilii implicaţi în realizarea activităţii procedurate;

5.2.2. Resurse umane


 Personalul responsabil cu gestionarea riscurilor;
 Personalul care identifică riscuri la nivelul instituției;
 Conducerea.

5.2.3. Resurse financiare


 Conform bugetului pentru anul în curs.

6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii

Nr. Compartimentul (postul) / I II III IV V


crt. acţiunea (operaţiunea)
1. Inventarierea proceselor / E.
activităţilor / operaţiunilor în
relaţie cu obiectivele
generale / specifice;
identificarea şi realizarea unei
evaluări preliminare a
riscurilor
2. C.C.I.M. asigură parcurgerea E. V.
tuturor etapelor necesare
gestionării și limitării
riscurilor identificate în
activitate
3. Conducerea aprobă A.
documentele care permit
derularea proceselor necesare
gestionării riscurilor existente
la nivelul instituției
4. Aplicarea de către angajații Ap.
instituției a prezentei
proceduri în procesul de

6
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia: I

Revizia: 0
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC
Cod: PS – 08.01 Exemplar nr. 1
Nume unitatea de învățământ

identificare și semnalare a
riscurilor
5. Directorul verifică V.
comunicarea, cunoaşterea şi
aplicarea PS la nivelul întregii
instituții
7. Arhivarea documentelor Ah.
rezultate din activitatea de
identificare și gestionare a
riscurilor, de către
responsabilul cu arhivarea de
la nivelul unităţii

I – personalul;
II – comisia SCIM;
III – directorul;
IV – angajații instituției;
V - persoana care realizează operaţiunea de arhivare a documentelor.

7. Formular evidență modificări

Nr. Ediția Data Revizia Data Nr. Descriere modificare Semnătura


crt. ediției reviziei pag. conducătorului
departamentului
1. I 0 Data 9 Elaborarea ediţiei
aprobării iniţiale

8. Formular analiză procedură

Nr. Compartiment Nume și Înlocuitor de Aviz favorabil Aviz nefavorabil


crt. prenume drept sau
conducător delegat Semnătura Data Observații Semnătura Data
compartiment

9. Lista de difuzare a procedurii


Conform PV al Consiliului Profesoral nr. .... din data de ... / ... / .......;

7
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia: I

Revizia: 0
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC
Cod: PS – 08.01 Exemplar nr. 1
Nume unitatea de învățământ

10. Anexe / formulare


Nr. Arhivare
Denumirea
anexă/ Nr. de Alte
anexei/ Elaborator Aprobă Difuzare
cod exemplare loc perioadă elemente
formularului
formular
Formular de alerta 5 ani
F01/PS-
la risc Angajați Director Arhivă
08.2
Scală de estimare 5 ani
F02/PS- a probabilității de Comisia
Director Arhivă
08.2 materializare a SCIM
riscurilor
Scală de estimare 5 ani
F03/PS- Comisia
a impactului Director Arhivă
08.2 SCIM
global al riscului
Scală de evaluare 5 ani
F04/PS- Comisia Director Arhivă
a expunerii la
08.2 SCIM
riscuri
F05/PS- Registrul riscurilor Comisia
Director Arhivă 5 ani
08.2 SCIM

8
PROCEDURA DE SISTEM Ediţia: I

Revizia: 0
MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI CERCETĂRII DETERMINAREA EXPUNERII LA RISC
Cod: PS – 08.01 Exemplar nr. 1
Nume unitatea de învățământ

11. Cuprins

Numărul
componentei Denumirea componentei din cadrul procedurii Pagina
în cadrul
procedurii

1* Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea şi aprobareaediţiei sau, 1/9


după caz, a reviziei în cadrul ediţieiprocedurii
2* Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii 1/9
3* Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, după caz, 2/9
revizia din cadrul ediţiei procedurii
1. Scopul procedurii 2/9
2. Domeniul de aplicare 2/9
3. Documente de referinţă 2/9
4. Definiţii şi abrevieri ale termenilor utilizaţi 3/9
5. Descrierea procedurii 4/9
6. Responsabilităţi şi răspunderi în derularea activităţii 6/9
7. Formular evidență modificări 7/9
8. Formular analiză procedură 7/9
9. Lista de difuzare a procedurii 7/9
10. Anexe/Formulare 8/9
11. Cuprins 9/9