Workshop Sistema de Citas

Recurso Damarys Varela

Que haremos hoy

Pgina inicial Crear el expediente de estudiante Solicitud de evaluacin
Coordinacin de la cita de evaluacin

Cmo coordinar otra cita (evaluacin adicional) para un estudiante que tiene otras posibles condiciones?
Cancelar su cita y coordinarla en otra fecha. El especialista notifica que el estudiante no se present a su cita. Qu debo hacer? Cmo saber si el Especialista tiene coordinada una cita?

Documentos requeridos para registro

Referido para registro
Informe de conducta Informe del funcionamiento escolar

Derechos de los Padres

Historial de desarrollo (Historial social)

Responsabilidades del Facilitador Docente

Recibir y atender a todo padre o encargado que llega para registrar o evaluar a un nio(a) Responder preguntas y orientar a los padres o encargados sobre sus derechos y los servicios que ofrece el programa de Educacin Especial
Obtener del pader o encargado la informacin sobre la condicin sospechada

Responsabilidades del Facilitador Docente

Registrar estudiantes con los datos brindados en el sistema de registro Coordinar las citas de evaluacin inicial y/o adicional a travs del Sistema de Citas
Abrir el expediente del estudiante y custodiarlo hasta la determinacin de elegibilidad

Acceso al sistema
Para iniciar el proceso de registro y coordinacin de cita del estudiante, ingrese la siguiente direccin: https://portal.de.gobierno.pr/specialed Adems, puede acceder el Sistema de Citas a travs del portal del Departamento de Educacin en la siguiente direccin: www.de.gobierno.pr

CASO 1:
Pap se presenta con referido de la escuela e indica que su hijo tiene un problema de Habla y Lenguaje. Qu debo hacer?

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Ingreso de usuario y contrasea

Pgina inicial

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La pantalla inicial mostrar la actividad relacionada con el usuario logueado y una serie de opciones a la izquierda.

Expediente de estudiante

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Para iniciar el proceso de la coordinacin de citas, primero debe crear el expediente virtual del estudiante. Para crear dicho expediente, oprima el botn de Students.

Expediente de estudiante

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La pantalla Students desplegar la lista de estudiantes ya registrados en el programa de Educacin Especial. Oprima el botn New para aadir un estudiante.

Expediente de estudiante

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Ingrese el nmero del SIE del estudiante en el encasillado titulado SIE Number.

Fin del Expediente de estudiante

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Al colocar el cursor en otro campo, se desplegar en pantalla la informacin del estudiante (nombre, escuela, etc.) segn aparece en el sistema SIE. Asegrese de que el campo Site indique la Regin del estudiante. Luego guarde la informacin oprimiendo el botn (Save).

Solicitud de evaluacin

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Seleccione la opcin Evaluation Requests para proceder a solicitar una evaluacin para el estudiante.

Solicitud de evaluacin

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En la siguiente pantalla, oprima el botn New Evaluation Request para solicitar una evaluacin nueva.

Solicitud de evaluacin

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Se desplegar la pantalla Evaluation Request: New Information.

Solicitud de evaluacin

21

Escoja en Subject la clase de evaluacin requerida (Inicial, Adicional, etc.). Existen dos modos para escoger la clase de evaluacin (Subject).

Bsqueda de clase de Evaluacin Opcin I

Opcin I

22

Oprima el botn que contiene la lupa, localizado a la derecha del encasillado titulado Subject.

Bsqueda de clase de Evaluacin Opcin I

23

Se despliega una ventana con las opciones de evaluacin disponibles. Seleccione la que corresponda y oprima el botn OK.

Bsqueda de clase de Evaluacin Opcin II

Opcin II

24

Con el cursor colocado en el campo titulado Subject aparecen a la derecha de la pantalla las opciones disponibles. Escoja la opcin correspondiente.

Solicitud de evaluacin Condicin

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Escoja en el campo Referral Condition para la razn del referido, o condicin por la cual se refiere a evaluacin.

Bsqueda de la Condicin Opcin I

Opcin I

26

Oprima el botn con la lupa, localizado a la derecha del encasillado Referral Condition.

Bsqueda de la Condicin Opcin I

27

Se desplegar la ventana con las distintas disciplinas. Seleccione la disciplina bajo la cual se clasifica la condicin sospechada, y oprima el botn OK.

Bsqueda de la Condicin Opcin II

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Opcin II

Con el cursor en el campo Referral Condition, (bajo Form Assistant se desplegar Referral Condition) escoja la condicin del listado mostrado a la derecha.

Solicitud de evaluacin (cont.)

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Opcional

El encasillado Request Origin indica el modo en que se origin la solicitud. Por defecto ser Walk In.

Solicitud de evaluacin y Guardar

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Una vez ingresada toda la informacin requerida, oprima el botn (Save) para guardar la informacin de la solicitud.

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Solicitud de evaluacin (cont.)

Note que las opciones Activities, History y Workflow se activarn y se podrn seleccionar.

Coordinacin de la cita de evaluacin

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Escoja la opcin Activities para coordinar la cita de evaluacin.

Coordinacin de la cita de evaluacin (cont.)

33

Para crear una actividad nueva, oprima el botn New Activity.

New Activity

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Se desplegar una ventana con las diferentes alternativas de actividades a realizar. Escoja Service Activity y oprima el botn OK.

Coordinacin de la cita de evaluacin Tipo de evaluacin

35

Seleccione en Service el tipo de evaluacin requerida. Utilice uno de los dos mtodos de bsqueda.

Bsqueda de tipo de evaluacin Opcin I

Opcin I

36

Oprima el botn con la lupa, localizado a la derecha del encasillado titulado Service.

Bsqueda de tipo de evaluacin Opcin I

37

Se desplegar una ventana con el listado de servicios o tipos de evaluacin. Escoja la opcin correspondiente y oprima el botn OK.

Bsqueda de tipo de evaluacin Opcin II

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Opcin II

Utilice la funcin Form Assistant para escoger el tipo de evaluacin del listado.

Coordinacin de la cita de evaluacin Especialista*

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nicamente si conoce el especialista con quien desea coordinar la cita de evaluacin, indquelo en el campo Resource. De lo contrario, deje este campo en blanco.

Coordinacin de la cita de evaluacin Especialista

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Si va a coordinar la cita con un especialista en particular haga una bsqueda utilizando uno de los dos mtodos de bsqueda ya indicados.

Coordinacin de la cita de evaluacin (cont.)

41

Una vez ingresados los datos requeridos, oprima el botn Schedule.

Coordinacin de la cita de evaluacin (cont.)

42

Se desplegar la ventana Schedule Service Activity con la informacin ingresada, para realizar la bsqueda de opciones de cita segn las restricciones indicadas.

Coordinacin de la cita (cont.) Restricciones opcionales

43

Puede limitar bsqueda de fecha y hora para la cita utilizando el dropdown localizado a la derecha de los encasillados junto a Start Time.

Coordinacin de la cita (cont.) Restricciones opcionales

44

Indique la hora ms temprana posible para este nio(a). (OPCIONAL)

Coordinacin de la cita (cont.) Restricciones opcionales

45

Indique la hora ms tarde posible para este nio(a). (OPCIONAL)

Coordinacin de la cita (cont.) Alternativas de fecha/hora para cita

46

Luego de seleccionar el criterio de bsqueda (si alguno) oprima el botn Find Available Times para proceder a buscar disponibilidad de citas.

Coordinacin de la cita (cont.) Seleccin de fecha/hora para cita

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La bsqueda se despliega en la parte inferior de la pantalla

Se desplegar una lista de especialistas con las fechas y horas en que estn disponibles. Escoja una fecha y hora para la evaluacin, y oprima el botn Schedule.

Coordinacin de la cita (cont.) Informacin de la cita

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Seleccionado el especialista, fecha y hora de la cita, se cerrar la ventana Schedule Service Activity y la ventana Service Activity desplegar bajo Scheduling Information la fecha y horario seleccionados.

Coordinacin de la cita (cont.) Guardar informacin de la cita

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Oprima el botn

Save para guardar la informacin.

Talonario de cita (Hoja de Referido)

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Oprima el botn para imprimir el talonario u Hoja de Referido a ser entregado al padre o encargado .

Talonario de cita (Hoja de Referido)

51

Oprima el botn Print para proceder a imprimir a papel el talonario u Hoja de Referido desplegado en pantalla.

Cita creada Resumen

52

A continuacin, la pantalla Activities desplegar un resumen de la cita creada.

Correo (email) enviado

53

En la pantalla History aparecer la notificacin enviada va email al especialista con quien se coordin la cita.

Cita creada Resumen

54

En la pantalla Evaluation Requests (seccin Service de la pantalla principal) tambin aparecer el resumen de la cita creada.

Respuesta del Especialista con el Informe de Evaluacin

55

Esta pantalla muestra que la evaluacin inicial se ha completado y el informe de la evaluacin est adjunto.

Extraer Informe de Evaluacin para reunin del COMPU

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En el encasillado titulado Notes, se encuentra el documento del informe de evaluacin. Para extraer el mismo, oprima el nombre del documento

Extraer Informe de Evaluacin para reunin del COMPU

57

Oprima el botn Save para guardar el documento.

Ya tiene disponible el informe de evaluacin para ser utilizado en la reunin del COMPU para la determinacin de elegibilidad del estudiante.

Resolver el caso

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Cuando se haya determido la elegibilidad del estudiante, acceda al expediente del nio(a), oprima el botn Actions y escoja la opcin Resolve Case.

Cerrar el caso

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Se desplegar la ventana Resolve Case. En el encasillado Resolution Type indique si el estudiante se determin elegible, y en el espacio bajo Description cualquier anotacin pertinente. Para terminar, oprima el botn OK.

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