Systme de Gestion dune clinique mdicale

Ralis par : Sana Tabib , Zakaria Essadouq , Ouadi Maakoul

[2011] Unicornis

2 Systme de Gestion dune clinique mdicale

Table des matires

1.INTRODUCTION...........................................................................................................4 OBJECTIFS DU DOCUMENT......................................................................................................4 VUE DENSEMBLE DU PRODUIT.................................................................................................4 2.LA SITUATION OU LE SYSTME ACTUEL................................................................6 2.1. CONTEXTE, OBJECTIFS ET TENDUE DU SYSTME ACTUEL........................................................6 2.2. POLITIQUES OPRATIONNELLES ET CONTRAINTES....................................................................6 2.3. DESCRIPTION DU SYSTME OU DE LA SITUATION COURANTE......................................................6 2.4. LES MODES DOPRATION DU SYSTME OU DE LA SITUATION ACTUELLE........................................7 2.5. LES CLASSES DUTILISATEURS ET LES AUTRES PERSONNELS IMPLIQUS........................................7 2.6. LE PROFIL DE CHAQUE CLASSE DUTILISATEURS.....................................................................8 2.7. LES INTERACTIONS ENTRE LES UTILISATEURS........................................................................8 2.8. AUTRE PERSONNEL IMPLIQU............................................................................................8 2.9. LENVIRONNEMENT DE SUPPORT........................................................................................8 3.JUSTIFICATION ET LA NATURE DES CHANGEMENTS...........................................9 3.1. JUSTIFICATIONS DES CHANGEMENTS....................................................................................9 3.2. DESCRIPTION DES CHANGEMENTS DSIRS.........................................................................10 3.3. LORDRE DE PRIORIT DANS LES CHANGEMENTS..................................................................10 3.4. LES CHANGEMENTS CONSIDRS MAIS NON-INCLUS..............................................................11 3.5. HYPOTHSES ET CONTRAINTES........................................................................................11 4.LE CONCEPT DU SYSTME PROPOS...................................................................12 4.1. CONTEXTE, OBJECTIFS ET TENDUE DU SYSTME ACTUEL......................................................12 4.2. POLITIQUES OPRATIONNELLES ET CONTRAINTES..................................................................12 4.3. DESCRIPTION DU SYSTME PROPOS................................................................................12 4.4. DIAGRAMME DE CONTEXTE.............................................................................................12 4.5. PRINCIPALES FONCTIONS...............................................................................................14 4.6. CARACTRISTIQUES DU SYSTME.....................................................................................15 4.7. LES MODES DOPRATION DU SYSTME PROPOS.................................................................15 4.8. LES CLASSES DUTILISATEUR ET LES AUTRES PERSONNELS IMPLIQUS.......................................16 4.9. LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE.................................................................................17 4.10. LE PROFIL DE CHAQUE CLASSE DUTILISATEUR...................................................................18 4.11. AUTRE PERSONNEL IMPLIQU........................................................................................18 4.12. LENVIRONNEMENT DE SUPPORT....................................................................................18 4.14 DIAGRAMME DE CAS DUTILISATION DE LEMPLOY :............................................................19 4.15 DIAGRAMME DE CAS DUTILISATION DTAILL DE LA GESTION DES PATIENTS:...........................20 5. DIAGRAMME DE CAS DUTILISATION DE LA GESTION DES INFIRMIRES:.........................................21 6. DIAGRAMME DE CLASSE :.................................................................................................22 5.LE SOMMAIRE DES IMPACTS..................................................................................23 5.1. LES IMPACTS OPRATIONNELS.........................................................................................23 5.2. LES IMPACTS ORGANISATIONNELS.....................................................................................24 5.3. LES IMPACTS DURANT LE DVELOPPEMENT.........................................................................24 6.LANALYSE DU SYSTME PROPOSE...................................................................26

3 Systme de Gestion dune clinique mdicale

6.1. LE SOMMAIRE DES AMLIORATIONS...................................................................................26 7.FRONTOFFICE :.........................................................................................................27 8.BACKOFFICE :...........................................................................................................27 9.GLOSSAIRE...............................................................................................................29

4 Systme de Gestion dune clinique mdicale

1.Introduction
Notre projet consiste informatiser la gestion dune clinique afin de rendre le systme plus efficace et plus sr et cela grce un dossier de sant unique centr sur le patient et partag, dans le temps et dans lespace, entre plusieurs intervenants. C'est--dire que le patient aura un suivi archiv au niveau du systme de la clinique avec toutes les informations, les factures, les fiches et les interventions le concernant. Notre but tant de rduire au maximum l'ensemble des administratives et de mettre en place une solution adquate. Objectifs du document Ce document a pour objectif de prsenter les exigences dun systme de gestion dune clinique mdicale externe offrant des services de rservation et dhospitalisation. Vue densemble du produit Le Systme de Gestion Informatise de Clinique Mdicale se propose doffrir une gestion informatise intgre des diverses oprations dune clinique mdicale offrant des services diagnostics sous forme de consultation de mdecins, spcialistes ou non, dexamens cliniques (radiographie, preuves deffort, etc.), et de laboratoires de tests biologiques (analyses de sang, etc.). Plus prcisment, le systme SGICM devra offrir les fonctionnalits suivantes : 1) la tenue et la gestion des dossiers des patients, y compris leurs donnes personnelles, leur historique mdical, 2) la gestion des rendez-vous des patients 3) la gestion des horaires des mdecins 4) la gestion des tests cliniques et biologiques (preuves deffort, radiographie, tests biologique) 5) la saisie des rsultats des consultations et des divers tests 6) le paiement des services rendus par les patients selon diverses modalits (assurs RAMQ versus non-assurs, assurances complmentaires, transmission lectronique des donnes, etc.) 7) la production de divers types de statistiques. Notre systme se concentre sur les fonctionnalits relies aux services mdicaux, et ne touche pas aux fonctions de support de la clinique, telles que la comptabilit, la gestion de personnel (paie), ou la gestion de linventaire et des relations avec les fournisseurs. procdures

5 Systme de Gestion dune clinique mdicale

Cependant, les fonctionnalits mdicales qui ont un impact sur les fonctions de support devront laisser une trace dans les systmes de gestion. Par exemple, la ralisation dun acte mdical par un mdecin ou technicien rsultera, non seulement en la mise jour du dossier du patient, mais aussi en lenvoi de linformation correspondante au systme de gestion du personnel de la clinique. De mme pour les paiements, qui provoquent une criture vers le systme comptable. Cependant, notre logiciel nest responsable ni de la gestion comptable ni de la gestion de personnel.

6 Systme de Gestion dune clinique mdicale

2.La situation ou le systme actuel

Dans la section suivante, nous allons dcrire le systme actuel, qui dans notre cas nest pas informatis.

2.1.

Contexte, objectifs et tendue du systme actuel

Notre systme est destin des cliniques qui font une gestion manuelle de leurs oprations. On parle alors de documents papiers qui sont remplis par les divers intervenants et qui sont soit achemins vers dautres intervenants soit stocks dans les diverses filires de la clinique. Notre objectif est dinformatiser cette information l pour en amliorer la qualit, et pour en faciliter lchange et la sauvegarde. Le systme actuel (manuel) na pas de justification stratgique : cest la solution par dfaut, qui ne demande aucun quipement informatique, et qui est relativement facile mettre en place. Cependant, elle prsente beaucoup dinconvnients qui seront dtaills plus loin.

2.2.

Politiques oprationnelles et contraintes

Il ny a pas rellement de contraintes lutilisation ni de politiques oprationnelles particulires. Tous les intervenants manipulent la mme copie physique du dossier patient. loccasion, certaines copies papier (photocopies) sont produites pour les communiquer lextrieur de la clinique, mais linformation demeure centralise dans la clinique.
Il est noter quil ny a aucune mesure de sauvegarde mise en place pour prendre des copies des dossiers des patients. Le local contenant les dossiers mdicaux contient les alarmes habituelles contre le feu, mais autrement, aucune autre prcaution nest prise pour la sauvegarde des donnes.

2.3. Description courante

du

systme

ou

de

la

situation

Dans le systme actuel, toute linformation est enregistre dans des documents papier : 1) les dossiers des patients sont littralement des filires en carton avec le nom du patient, contenant une fiche de donnes personnelles avec sommaire de lhistorique mdical du patient au moment o il sinscrit dans la clinique. Toutes les interventions qui suivent sont enregistrs dans divers documents papier tels, rapports de visite/consultation, prescription, rsultats de tests, etc. 2) lhoraire des mdecins est maintenu dans un calendrier papier, indiquant les plages horaires de prsence des divers mdecins 3) les rendez-vous sont maintenus dans des feuilles de rendez-vous, elles aussi en format papier 4) idem pour les rendez-vous pour les divers tests cliniques (preuves defforts, radiographie)

7 Systme de Gestion dune clinique mdicale

5) le laboratoire pour les tests biologiques gre son propre calendrier pour les prlvements. Il gre aussi un calendrier interne pour raliser les tests qui dpend du volume de travail. Certains tests sont faits lextrieur, et les chantillons doivent tre prpars pour envoi aux laboratoires spcialiss. Toutes ces oprations sont manuelles. Certaines informations sont saisies dans des tableaux ad-hoc fait la main sur des cahiers grs par les commis. Dautres sont saisies sur des formulaires mdicaux pr-imprims.
Les diffrents rendez-vous sont grs par ordre darrive, i.e. premier arriv(e), premier servi(e). Au cas o certains tests sont urgents, le/la commis responsable de la planification peut faire exception la rgle, et donner plus haute priorit au test en question. Aussi, lorsquil y a une annulation, le/la commis responsable contacte des patients sur sa liste pour leur proposer la plage horaire qui vient de se librer. Diffrentes rgles sont utilises dpendant de : 1) lurgence des tests des gens prsentement en attente 2) causer le drangement minimum aux chanciers dj tablis (si une plage horaire dune demi heure se libre dans une semaine, on ne dcale pas TOUS les rendez-vous partir de cette plage horaire pour combler la plage libre). 3) veiller ce que les dlais dattente demeurent en deca dune valeur seuil, 4) etc.

Ce systme a pour avantage la simplicit de sa mise en uvre. Par contre, il occasionne une perte de temps considrable tant pour le personnel mdical que pour le personnel de soutient (commis, rceptionniste). Aussi, linformation change peut-tre de mauvaise qualit. Il y a des pertes dinformations (feuillets, prescriptions gares). Il y a aussi une gestion pas trs systmatique des rendez-vous. Ajoutons cela que les donnes seront perdues en cas de sinistre (incendie, inondation, etc.).

2.4. Les modes dopration du systme ou de la situation actuelle

Il ny a pas diffrents modes dopration : il y en a un seul, et il est manuel.

2.5. Les classes dutilisateurs personnels impliqus

et

les

autres

Dans le systme actuel, il y a deux grandes classes dutilisateurs : 1) le personnel administratif de la clinique (rceptionniste, commis de gestion)

8 Systme de Gestion dune clinique mdicale

2) le personnel mdical, incluant les mdecins, les infirmier(e)s, et les technicien(ne)s mdicaux.

2.6.

Le profil de chaque classe dutilisateurs

Personnel administratif On parle du/de la rceptionniste et des commis la gestion des dossiers des patients, la gestion des horaires des mdecins, la gestion des rendez-vous avec mdecins, la gestion des rendez-vous pour les tests, et la gestion des envois vers/et rception de tests/rsultats de tests de laboratoires externes. Ce personnel est aussi responsable de la perception du paiement des actes mdicaux, le cas chant. Ce personnel-l a des comptences secrtariales. Il ne ncessite pas de connaissances mdicales particulires, part une certaine familiarit avec le jargon des soins de sant. Personnel mdical Dpendant de ses comptences, la personne concern va raliser diffrents actes mdicaux et enregistrer des informations sur le/la patient(e) ou lacte mdical dans le dossier mdical. Dpendant de lacte en question, diffrentes copies de lenregistrement peuvent tre transmises diffrentes personnes et ou dpartement pour : 1) planification, 2) facturation, 3) imputation, 4) gestion dinventaire, etc. Par exemple, une copie du rapport de visite est transmise ladministration pour facturer le client et crditer le mdecin pour lacte. Une copie de la prescription est mise dans le dossier du patient et une remise au patient lui-mme. Une copie dune demande de tests peut tre insre dans le dossier du patient, et une autre transmise au dpartement responsable de ladministration du test pour planification. Etc.

2.7.

Les interactions entre les utilisateurs

Les utilisateurs interagissent principalement par changes de documents. Par ailleurs, les rceptionnistes/commis peuvent servir dintermdiaires dans la mesure o ils saisissent eux/elles mmes les informations fournies par les intervenant(e)s, soit en personne (e.g. un patient qui arrive la rception de la clinique), soit par tlphone.

2.8.

Autre personnel impliqu

Le patient, client du centre, est lacteur le plus important du systme actuel et ce, malgr le fait quil ninteragisse pas directement avec. En effet, cest lui qui va dclencher la plupart des processus oprationnels de la clinique.

2.9.

Lenvironnement de support

Aucun support formel nest fourni ces personnes impliques. Chaque nouvel(le) employ(e) est mis(e) au courant des procdures administratives en vigueur dans la clinique concernant la tenue des divers registres, le systme de classement, etc.

9 Systme de Gestion dune clinique mdicale

3.Justification et la nature des changements

3.1. Justifications des changements

Le traitement manuel de linformation cause plusieurs problmes que nous numrons ici-bas : 1) la perte de temps : beaucoup de temps est perdu dans lacheminement des divers documents papiers, la transcription dune partie de leur contenu sur dautres supports, et dans la communication orale (tlphone, en personne) pour communiquer de linformation 2) les possibilits derreurs : dans un systme manuel, il y a beaucoup de possibilits derreur tous les niveaux : a. dans la transcription de linformation (orale ou textuelle) b. dans la perte potentielle des documents papier c. dans la classification de linformation (e.g. des rsultats de tests sont insrs dans le mauvais dossier) 3) pauvret de la structure de linformation : dans des formulaires papiers, il devient difficile de relier diffrents lments dinformation qui peuvent aider les mdecins traitants diagnostiquer les problmes de sant de leurs patients, et en assurer un suivi adquat. Par exemple, cest difficile de voir pour quelle raison un test a t effectu. Cest difficile de le relier des symptmes, des hypothses de diagnostic, ou un historique du client. Tous ses liens l se trouvent dans la tte du/de la mdecin traitant au moment o il/elle consulte le dossier le patientpour autant quil soit complet et jour. 4) Difficult de raliser des mesures de quantit et qualit de soins (on ne peut contrler ce que lon ne peut mesurer) 5) Impossibilit de partager certaines informations : par exemple, tant donn quil y a une seule copie physique du dossier du patient, ce dossier peut tre visible par un intervenant la fois 6) Difficult/impossibilit de mise en uvre de procdures de contrle daccs linformation. La personne qui a droit de modifier une partie dun dossier mdical pour le consulter en entier. 7) Manque de procdure de sauvegarde des donnes et absence de mesures de survie en cas de catastrophe majeure (inondations, incendies, etc.) 8) Gestion laborieuse et non-systmatique des divers rendez-vous. 9) Impossibilit de consulter certaines informations distance. Les informations peuvent tre utiles au patient lui-mme (e.g., vrifier la date, heure et lieu dun rendez vous, larrive de rsultats de tests), ou bien un mdecin traitant (e.g. un urgentologue), 10) Etc.

10 Systme de Gestion dune clinique mdicale

3.2.

Description des changements dsirs

Nous dsirons informatiser la gestion des services aux patients et au personnel mdical de la clinique. Les principaux changements se rsument ce qui suit : a) Les dossiers des patients seront dsormais stocks sur support informatique, i.e. dans une base de donnes b) Les donnes sur le personnel mdical (nom, prnom, fonction, spcialit, contact, ainsi que des donnes fiscales et ou administratives telles le numro de compte bancaire, etc.) sont stocks sur support informatique c) Les horaires du personnel mdical et le calendrier des rendez-vous sont saisis sur ordinateur, et stocks sur support informatique d) Les actes mdicaux sont enregistrs par le personnel mdical (mdecin, radiologue, technicien(ne) de laboratoire, etc.) directement sur ordinateur. e) Pour faciliter la saisie et la classification de linformation saisie, le systme disposera dune nomenclature de symptmes (e.g. fivre , douleur , insomnie , etc.), de procdures (radiographie, lectrocardiogramme, EMR, preuve deffort, etc.), de mesures et tests biologiques (battements cardiaques, cholestrol, insuline, TSH, etc.), et des maladies les plus frquentes. Le systme offrira une fonctionnalit pour mettre jour cette nomenclature. f) La gestion des rendez-vous se fait dsormais sur ordinateur g) La gestion des activits du laboratoire se fait dornavant par ordinateur. Les divers chantillons sont attribus un numro qui fait le lien avec la description du test stocke sur ordinateur. Quand le/la technicien(ne) a fini un test, il/elle complte la fiche du test sur ordinateur, et marque le test comme tant complt. h) La gestion des annulations se fait dornavant par ordinateur pour ne laisser au personnel que les cas les plus difficiles. i) Il sera possible un professionnel de la sant daccder au dossier mdical du patient, avec le consentement de ce dernier, et sans le consentement en cas durgence mdicale durant laquelle le patient nest pas apte prendre des dcisions. j) Les patients pourront consulter leur rendez-vous et des messages qui leur seraient destins par internet (arrive de rsultats de test, peut-tre mme les rsultats mmes, annonces dordre sant publique, etc.). On utiliser le numro de la carte RAMQ pour code usager, et chaque patient(e) choisira un mot de passe sa guise. k) Les administrateurs pourront calculer diffrentes statistiques sur la qualit et la quantit des services rendus, sur le taux dutilisation des divers services, sur les profils de consommation de services de sant, etc.

3.3.

Lordre de priorit dans les changements

Voici ces changements ou nouvelles fonctions catgoriss par priorit : Essentielle : a), b), c), d), f), g) Dsirable :

10

11 Systme de Gestion dune clinique mdicale

e), h), k) Optionnelle : i), j)

3.4.
Aucun

Les changements considrs mais non-inclus

3.5.

Hypothses et contraintes

Le nouveau systme facilitera le travail du personnel administratif, mais une priode dadaptation et de formation est prvoir pour ne pas provoquer une rsistance au changement. Les mdecins, qui ont lhabitude dcrire les rapports de visites et les prescriptions, efficacement et rapidement la main, pourront rsister le nouveau logiciel pour complexification de leurs tches, mais aussi pour perte de temps. Un travail dducation, et de formation devra se faire, et les mdecins devront tre impliqus dans lanalyse et la conception du systme pour assurer leur adhsion au projet. ventuellement prvoir une phase de transition durant laquelle le personnel administratif saisit les informations manuscrites des mdecins, et les valide avec eux par la suite. La fonction dadministrateur systme devra tre ajoute lorganisationDe nouveau poste et responsabilit seront donc redfinis, plus particulirement ladministrateur qui aura la tche de maintenir le nouveau systme.

11

12 Systme de Gestion dune clinique mdicale

4.Le concept du systme propos

4.1. Contexte, actuel objectifs et tendue du systme

Le but du site est dinformatiser lensemble des services offerts aux patients et au personnel mdical dans une clinique mdicale offrant des services de consultation et de tests. Cette informatisation rpond plusieurs objectifs : 1) Assurer une bonne gestion des dossiers des patients. Ceci inclut plusieurs sous objectifs : a. Disponibilit b. Qualit c. Scurit d. Partage 2) Assurer une gestion efficace et quitable des services mdicaux offerts par la clinique : a. Une gestion efficace et quitable des rendez-vous, offrant une meilleure accessibilit aux services b. Une gestion efficace des ressources, permettant une meilleure utilisation des services 3) Offrir des moyens pour valuer la performance de la clinique dans loffre de services mdicaux, et les profils dutilisation de ces services

4.2.

Politiques oprationnelles et contraintes

Le logiciel devra tre en opration de faon permanente, mme sil nest sollicit de faon rgulire que pendant les heures douverture de la clinique. Quand des services daccs distance seront offerts, ce sera impratif que le logiciel fonctionne en continu. part la fonction dadministrateur systme, qui pourra occuper un informaticien temps partiel, les autres utilisateurs du logiciel sont les employs de la clinique. Aucune comptence particulire ne sera requise, part une formation sur lutilisation du logiciel. Pour les copies de sauvegarde, il faudra prvoir un lieu physique diffrent pour les stocker. La clinique peut utiliser les services dentreprises externes cet effet.

4.3.

Description du systme propos

4.4. Diagramme de contexte Parmi les composants du systme, on retrouve le systme daffichage de la salle dattente qui est reli au systme de gestion de telle faon que ce dernier lui envoie le message

12

13 Systme de Gestion dune clinique mdicale

dafficher le prochain patient le temps venu. Les imprimantes sont aussi des composantes du systme, ainsi que le systme de messagerie interne.

Patient Gestion paye Consultation rendez-vous Consultation messages Paiement

Gestion inventaire

Inscription patients Rendez-vous patients Horaires personnel

Personnel mdical Consultation dossier patient Consultation actes mdicaux en attente Rapport acte mdical Commander acte mdical

Gestion clinique
Personnel administratif Consultation statistiques Cration de comptes Sauvegarde MAJ

Gestionnaire

Administrateur

Pour ce qui est des acteurs qui interagissent avec le systme, on retrouve le ou la rceptionniste, les mdecins, ladministrateur, les techniciens de laboratoire et, ventuellement (lorsquun accs sur Internet sera disponible), les patients. Les diffrentes interfaces du systme sont personnalises aux utilisateurs (les rceptionnistes, les mdecins, les techniciens de laboratoire et ladministrateur, le patient, le gestionnaire, etc.). Par exemple, linterface qui sert au ou la rceptionniste lui offre plusieurs options : ouvrir un dossier existant, crer un nouveau dossier, modifier un dossier, ajouter un dossier la liste dattente, retirer un dossier de la liste dattente

13

14 Systme de Gestion dune clinique mdicale

Avant davoir accs linterface propre leur fonction, les utilisateurs doivent dabord entrer leur nom dusager ainsi que leur mot de passe, dans linterface daccueil. 4.5. Principales fonctions Voici les diffrents modes dopration : Gestion des dossiers patients : Linscription dun nouveau patient : se fait par un(e) rceptionniste. Linformation demande est alors les coordonnes du client, tel son nom et prnom, numro dassurance maladie (identifiant unique), adresse, numro de tlphone, etc. Saisie de lhistorique mdical : se fait par le/la rceptionniste/commis quand linformation devient disponible (e.g., transfert de dossier, etc.) Gestion du personnel mdical Inscription : nom, prnom, NAS, coordonnes, spcialits Gestion dhoraire : plages horaires disponibles. Peuvent tre saisies par le personnel administratif ayant les autorisations requises ou par le personnel lui-mme (mdecins). Gestion des rendez-vous : les demandes de rendez-vous : peuvent maner soit du patient lui-mme, soit par le personnel mdical qui commande un acte mdical pour un patient quils ont auscult/test/examin. On y tient compte de, a) disponibilit du patient, b) disponibilit du personnel correspondant (pour lacte mdical), c) ordre darrive, et d) urgence de lacte. Les changements aux rendez-vous : peuvent tre causs par labsence du personnel, lannulation de rendez-vous par les patients, etc. Gestion des actes mdicaux : Commande dacte mdical : venant du patient (via le/la rceptionniste) ou dun membre du personnel mdical (le mdecin commande un test) qui, aprs examen ou test, ordonne/commande un autre test. Saisie des rsultats dun acte mdical : e.g. un(e) mdecin saisit un rapport de consultation dun(e) patient(e), ou un(e) technicien(ne) de laboratoire saisit les rsultats dun test Slectionner le prochain acte mdical sur son calendrier : cela sapplique au personnel mdical. La gestion des rendez-vous place les commandes dactes mdicaux sur lagenda (liste dattente) du personnel correspondant. Ce dernier dpile la liste pour saisir le prochain acte raliser. Paiement dun acte mdical : ceci est effectu en collaboration entre rceptionniste et patient. Diffrentes modalits sont prvoir, dpendant du statut du patient (assur RAMQ ou non, assurance complmentaire ou nom, modes de paiement). Production des statistiques :

14

15 Systme de Gestion dune clinique mdicale

Le gestionnaire peut commander certaines statistiques sur le fonctionnement de la clinique.

4.6. Caractristiques du systme. a) La puissance du systme est suprieure celle du systme utilis antrieurement d un change dinformation dautant plus rapide et plus fiable. En effet, une requte pour afficher un dossier est beaucoup plus rapide et requiert beaucoup moins dnergie que de chercher dans un classeur parmi des centaines de dossiers de patient. Lautomatisation de mettre le dossier dans la liste dattente est aussi une source dconomie de temps et dnergie, et une diminution de risque derreur. Les cots dopration sont relis lacquisition de matriel informatique. Les facteurs de risques oprationnels sont relis une panne du systme. En effet, lors dune telle situation, les oprations devront se faire manuellement jusqu la remise en marche du systme, et donc les dossiers devront tre mis jour. Un gain de performance est acquis par rapport la vitesse de transmission de linformation. La productivit des employs est aussi accrue, en effet, ils peuvent effectuer les mmes tches dans des dlais beaucoup plus rapide. Un tel systme permet aussi de stocker plus dinformation quun classeur ne le permet et laccs aux dossiers se fait dans des temps trs infrieur celui que requiert la recherche dans ces derniers. Le systme permet une certaine expansion. En effet, il pourrait ventuellement tre accessible depuis linternet, ou tout simplement devenir un systme centralis pour plusieurs centre mdicaux runis. Il est aussi trs disponible, en effet, il peut tre opr en tout temps, condition dtre sur place. Il est aussi simple dobtenir du support pour ce type de systme, d au fait quil ne soit pas complexe oprer. Il est vident que les informations des patients sont dordre confidentiel. Afin de respecter cet confidentialit, des niveaux dutilisateurs ont t tablis : certaines oprations sont rserves lusage seul des mdecins, dautres, celui de ladministrateur. En effet, les rceptionniste ne peuvent consulter les dtails dun dossier de patient, seulement leur coordonnes. Pour contrler ces accs, il suffit de demander un nom dusager et un mot de passe la connexion au systme et ainsi identifier lutilisateur et ses droits. Comme les ordinateurs sont branchs un systme de piles (UPS) qui les maintient en fonction quelques minutes lors de panne lectrique, la sauvegarde des dossiers se fait pendant ce laps de temps et aucune information nest perdue. Lors de ces pannes, le traitement des dossiers se fait manuellement et linformation est entre dans le systme ultrieurement.

b) c) d)

e)

f)

4.7.

Les modes dopration du systme propos

Deux modes : 1) mode normal : toutes les fonctionnalits sont disponibles leurs utilisateurs correspondants

15

16 Systme de Gestion dune clinique mdicale

2) mode maintenance : seules les fonctionnalits dadministration du systme sont disponibles

4.8. Les classes dutilisateur et les autres personnels impliqus

Plusieurs classes dutilisateurs interagissent avec le systme : Les rceptionnistes : Ces derniers ont les mmes responsabilits et leur propre interface au systme. Les mdecins : Ils interagissent aussi avec une interface particulire du systme Les techniciens de laboratoire. Tout ce quils peuvent faire dans le systme, cest dentrer les rsultats de test pour un patient, ils nont mme pas lautorisation de lecture. Le gestionnaire du centre mdical. Il possde des permissions de gestionnaire, accs aux statistiques. Les patients : dans le cas o on offre laccs distance. Ladministrateur du systme : un informaticien responsable pour ladministration informatique du systme.

16

17 Systme de Gestion dune clinique mdicale

4.9. La structure organisationnelle

se prsente

Patient

Rceptionniste alimente fournit dossiers

gre les diverses transactions du centre

Administrateur

Produit statistiques

Systme

met jour Mdecin

Soumet commande inventaire Met jour linventaire

Demande test

Remet rsultat test

Commis linventaire

Technicien de laboratoire

17

18 Systme de Gestion dune clinique mdicale

4.10.

Le profil de chaque classe dutilisateur

Les rceptionnistes sont le point dentre du systme. En effet, ils sont ceux qui les patients sadresseront initialement. Les rceptionnistes rpondront alors aux demandes des patients, ou les transfreront un mdecin en les insrant dans la liste dattente. Les mdecins ont accs au dossier mdical du patient, il peuvent y ajouter des remarques, des prescriptions, des dtails de visite, les modifier, enfin mettre jour le ct mdical du dossier. Le gestionnaire : est le seul avoir accs aux informations administratives Les techniciens de laboratoire ne peuvent quentrer des rsultats de test pour des patients dans le systme. Ladministrateur systme : a accs toutes les informations ncessaires lentretien informatique du systme. Les patients : le jour o ils auront un accs distant au systme. 4.11. Autre personnel impliqu

Nous avons envisag la possibilit que du personnel mdical dautres institutions puissent consulter le dossier des patientsavec leur consentement. Les modalits daccs restent spcifier. 4.12. Lenvironnement de support Le fournisseur de matriel informatique offre un service de dpannage et de support technique. Il peut tre communiqu en tout temps et garantit un technicien sur place dans les deux heures suivant lappel. Il offre une garantie sur son quipement et en cas de bris, il sengage fournir du matriel de prt pour le temps de la rparation ou tout simplement, un remplacement de la pice dfectueuse. Un informaticien est aussi la disposition du centre mdical lorsquil sagit dun problme sur le systme en tant que tel. Il offre un support tlphonique ou lectronique en cas mineur et peut se rendre sur place en cas de problme majeur. Avant de faire appel cet informaticien, les usagers doivent dabord consulter le guide dutilisation fournit avec le systme pour tenter de rgler leur problme.

18

19 Systme de Gestion dune clinique mdicale

4.13 Diagramme de cas dutilisation global:

Ce diagramme donne une ide sur ce qu'on peut faire sur notre systme (c.a.d les principales fonctionnalits) en indiquant les acteurs (principaux ou secondaires).

Employ

Application Interne

Administrateur

Patient (internaute)

Application Web

Figure1 : Diagramme de cas dutilisation global

4.14 Diagramme de cas dutilisation de lemploy : Le diagramme de cas d'utilisation dtaille de lemploy sert expliquer un des cas d'utilisation globale. Dans ce diagramme on entre un peu dans les dtails de droulement du cas global(notion d'hritage, dinclusion,...).

19

20 Systme de Gestion dune clinique mdicale

Gestion Patients

Employ Gestion Mdecins

Gestion Infirmires

Gestion des rendez-vous

Figure2 : Diagramme de cas dutilisation de lemploy 4.15 Diagramme de cas dutilisation dtaill de la gestion des Patients: Ce diagramme reprsente les diffrentes oprations que lemploy peut effectuer afin de grer les dossiers mdicaux des patients, telles que : lajout, la modification, la recherche des informations dun patient, ainsi que dautres opration.

Figure3 : Diagramme de cas dutilisation dtaill de la gestion des patients

20

21 Systme de Gestion dune clinique mdicale

4.16 Diagramme de cas dutilisation de la prise des rendez-vous: Ce diagramme reprsente les diffrentes oprations que peut faire linternaute afin de prendre un rendez-vous.

In t e rn a u t e (p a tie n t )

G e s t io n R e n d e z -vo u s

M o d ific a t io n R V C r a t io n C o m p t e P r is e R V A n n u la t io n R V

-Figure4 : Diagramme de cas dutilisation de la prise des rendez-vous

5. Diagramme de cas dutilisation de la gestion des infirmires:

-Figure5 : Diagramme de cas dutilisation de la gestion des infirmires-

21

22 Systme de Gestion dune clinique mdicale

6. Diagramme de classe : En ce qui concerne le diagramme de classe, il reprsente les classes intervenant dans le systme. Dans ce diagramme, on trouve : 12 Classes dont 2 Classes dassociation.

-Figure6 : Diagramme de classes-

22

23 Systme de Gestion dune clinique mdicale

5.Le sommaire des impacts

Dans ce chapitre, nous allons discuter des diffrents impacts oprationnels du systme propos sur les divers utilisateurs et ce, quils soient temporaires ou permanents.

5.1.

Les impacts oprationnels

Comme nous passons d'un systme non informatis un systme informatis, les changements sont ceux encourus avec l'informatisation. Interface avec les centres d'ordinateurs primaires ou secondaires: Les diverses applications devront dornavant interagir avec une base de donnes situe dans le lieu physique du centre. Or, sil sagit dun regroupement de centres mdicaux privs ou publics tels que les CLSC, les ordinateurs centraux de chacun des centres individuels doivent tre en mesure dchanger des donnes avec un systme central. Changements de procdure: Au lieu, comme auparavant, de produire, collecter ou bien diffuser les dossiers des patients sous forme de papier, les informations seront traites lectroniquement. L'usage de nouvelles sources de donnes: La source de donnes sera, comme mentionn plus haut, prise d'une base de donnes situe sur un serveur central du centre ou bien dans celui du bureau chef dun regroupement mdical. Changements dans la quantit, le type et le moment de l'entre des donnes dans le systme: Comme en ce moment il n'y a pas d'entre de donnes comme telle, car il s'agit d'un systme manuel, non informatis. La quantit de donnes sera considrablement augmente lors de limplantation initial du systme. Les informations entres dans la base de donnes sont: l'enregistrement des informations des patients anciens et futurs, lidentification de chaque membre du personnel du centre ainsi que les diffrents oprations et traitements effectus quotidiennement. Changements dans les exigences de rtention de donnes: La rtention des donnes sur les patients doivent tre permanente. En effet, on doit retenir toutes les informations concernant les clients du centre ainsi que les diffrents traitements quils ont eu lors des consultations. Les donnes du personnel sont aussi permanentes pour les causes gouvernementales telles que limposition. Les nouveaux modes d'opration en cas d'urgence, dsastre ou accident: Pour prvenir les vnements extraordinaires sur le systme, des sauvegardes des fichiers de travail et les donnes de la base de donnes doivent tre rgulirement rpliques hors site et ce, via dun rseau interne. Les nouvelles mthodes pour fournir les donnes d'entre si les donnes requises ne sont pas dj disponibles: L'entre de nouvelles donnes sera faite par les rceptionnistes du centre.

23

24 Systme de Gestion dune clinique mdicale

Les changements introduire dans le budget des oprations courantes: L'implantation du systme requiert un espace sur un serveur central, un lien Internet, un administrateur temporaire ou permanente pour la manipulation technique du systme. Une base de donnes est ncessaire ainsi que sa conception et implantation. De plus, l'achat de matriaux de sauvegarde est considrer. Changements dans les risques oprationnels: Les risques oprationnels se situent au niveau de la scurit du systme et la gestion des exclusions mutuelles. Il faut donc une implantation qui assure, la fois, une scurit accrue et une persistance dans lchange des donnes.

5.2.

Les impacts organisationnels

Les responsabilits et les modifications apportes: Une procdure de scurit devra tre crite afin de grer les diffrents niveaux daccs au systme et la base de donnes. L'addition, la fusion ou l'limination de postes de travail: Un administrateur systme devra tre engag ou bien sous-trait pour les entretiens priodiques. La formation requise pour les utilisateurs: Une formation sera ncessaire pour familiariser le personnel du centre au nouveau systme. Les changements dans le nombre, les comptences, les titres ou la localisation du personnel: Le nombre de rceptionniste peut tre diminuer en raison du soussystme de rendez-vous par Internet. Le nombre et les comptences du personnel requis pour assurer l'opration face aux contingences reprsentes par une urgence, un dsastre ou un accident dans l'un ou l'autre des sites alternatifs: Un technicien certifi ou une firme spcialise peut tre sous-trait lors des urgences.

5.3.

Les impacts durant le dveloppement

Implication dans les tudes, rencontres et discussions pralables l'octroi du contrat: Une tude sur les diffrentes utilisations du systme actuel doit tre envisage afin de respecter les besoins de chacun des acteurs. L'implication des utilisateurs et des employs de support dans des revues techniques, dmonstrations, valuation des capacits oprationnelles initiales et des versions en cours de dveloppement du systme, du dveloppement ou de la modification des bases de donnes, et de la formation requise cet effet: L'implication se fait au niveau des diffrents membres du personnel du centre mdical. Divers prototypes visant chacun des utilisateurs doivent tre faits afin dtudier leurs comportements et de recueillir leurs commentaires face linformatisation des oprations courantes. L'opration parallle du systme existant et du nouveau: Aucun, le systme existant tant non informatis, le fonctionnement du systme existant cessera lorsque le nouveau systme sera oprationnel.

24

25 Systme de Gestion dune clinique mdicale

Les impacts oprationnels durant la phase de tests du systme: Aucun impact.

25

26 Systme de Gestion dune clinique mdicale

6.L analyse du systme propose

Dans ce chapitre, nous allons faire une analyse sur les bnfices, limites, avantages et inconvnients ainsi que des solutions alternatives dans la ralisation du futur systme.

6.1.

Le sommaire des amliorations

Les nouvelles fonctionnalits : possibilit pour les patients de prendre en charge leurs rendez-vous. Diminuer la circulation du papier. Les fonctionnalits amliores : Les amliorations sont au niveau de la gestion des dossiers des patients. Ceux-ci seront plus persistants. Leurs changes et mise jour seront plus labri des erreurs. Les fonctionnalits limines (inutilises, obsoltes, dangereuses ou portant confusion) : La diffusion manuelle des dossiers ainsi que leur support papier. Les dossiers seront affichs lcran et peuvent mme tre imprims au besoin. Les performances amliores tel le temps de rponse, les exigences rduites dentreposage, la qualit : Le temps requis pour la consultation des dossiers est grandement amlior ainsi que le temps requis leur rechercher et rangement. Lentreposage des dossiers sera dsormais effectu par le biais dune base de donnes, ce qui limine radicalement lespace physique des classeurs dautre fois.

26

27 Systme de Gestion dune clinique mdicale

7.FrontOffice : 8.Backoffice :
8.1.Ajout dun patient :

8.2.Ajout dun medecin :

8.3.Ajout dune infermire :

27

28 Systme de Gestion dune clinique mdicale

8.4.Ajout des medicaments :

28

29 Systme de Gestion dune clinique mdicale

9.Glossaire

29