Oficina Corporativa de Gestin de Proyectos (OCP) Da 4

Agenda

Da 1 Da 2 Da 3

Da 4 Da 5 Da 6 Da 7

- Presentacin General de la OCP - Historia y entorno de los Proyectos - Ciclo de Vida de un Proyecto. - Metodologa de Gestin de Proyectos Las Bases - La OCP y la MGP (Metodologa General de Gestin de Proyectos del BROU) - xito de los Proyectos / Porqu fallan los proyectos? - Roles y Responsabilidades El Sponsor - Roles y Responsabilidades El Gerente del Proyecto - Fase de Inicio - Fase de Planificacin - Aspectos fundamentales de las reas de conocimiento

Agenda

Da 1 Da 2 Da 3

Da 4 Da 5 Da 6 Da 7

- Presentacin General de la OCP - Historia y entorno de los Proyectos - Ciclo de Vida de un Proyecto. - Metodologa de Gestin de Proyectos Las Bases - La OCP y la MGP (Metodologa General de Gestin de Proyectos del BROU) - xito de los Proyectos / Porqu fallan los proyectos? - Corta introduccin al Caso de Negocio - Fase de Inicio - Roles y Responsabilidades El Sponsor - Roles y Responsabilidades El Gerente del Proyecto - Fase de Planificacin - Aspectos fundamentales de las reas de conocimiento

Fase de Inicio

SCREENING IDEAS

FILTRADO GRUESO

PricewaterhouseCoopers

PLAN ESTRATGICO

PLANIFICACIN

BUSINESS CASE
Diapositiva 5

SELECCIN

EJECUCIN

Producto

ENTREGA FORMAL PLAN DE PROYECTO

ACTA DE CONSTITUCIN

Activos / los procesos

Factores ambientales

Necesidades Requerimientos

Patrocinador

Cliente Interesados

INICIO PLAN

Acta de Constitucin Enunciado (Preliminar) de Alcance Plan de Gestin Entregables Solicitud de cambios Implementacin de: Cambios aprobados, Acciones correctivas, Acciones preventivas, Reparaciones Distribucin de informacin Gestin del cambio Gestin del rendimiento Re-planificacin Creacin de la Informacin Proyecciones Revisin de Entregables

EJECU

SEG/CON

CIERRE

Cierre Administrativo Cierre de contratos Entrega de Producto, Servicio o Resultado

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 6

Grupo de Procesos de Inicio Define y autoriza el proyecto (o una fase de este)

Entradas 1. El plan estratgico 2. El estudio de Factibilidad (Business Case) 3. La idea / la intencin / la iniciativa / la necesidad / el enunciado de trabajo / el contrato 4. La cultura organizacional 5. Los bienes disponibles (RRHH, equipamiento, etc.) 6. Procesos, polticas, normas, historia, lecciones aprendidas, etc. 7. Sistema de informacin (para la gestin de proyectos). 5. Patrocinador

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 7

Grupo de Procesos de Inicio Define y autoriza el proyecto (o una fase de este)

Objetivos 1. Identificacin del Cliente Aprobador e Interesados Principales 2. Relevamiento de necesidades (del negocio) 3. Componer el Acta de Constitucin (incl. Enunciar el Alcance Preliminar y designar el Director de Proyectos (y el equipo de Planificacin) 4. Autorizacin formal para comenzar con la planificacin (y/o proyecto)

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 8

Glosario del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 3ra. Versin del PMI (Project Management Institute)

Acta de Constitucin del Proyecto - Un documento emitido por el

iniciador o patrocinador (Sponsor) del proyecto que autoriza formalmente la existencia del proyecto, y le confiere al director (Gerente) de proyectos la autoridad para aplicar los recursos de la organizacin a las actividades del proyecto. Tambin conocido por Acta de Autorizacin del Proyecto, Acta de Proyecto o Ficha de Proyecto.

Glosario del PMBOK (Project Management Body of Knowledge) 3ra. Versin del PMI (Project Management Institute) Acta de Constitucin del Proyecto Debe contener como mnimo:

Requisitos que satisfacen las necesidades, deseos y expectativas del cliente, el patrocinador (Sponsor) y dems interesados. Influencia de los Interesados. Organizaciones Funcionales y su participacin. Necesidades del negocio, descripcin de alto nivel del proyecto o requisitos del producto que el proyecto debe abordar. Oportunidades del negocio que justifiquen el proyecto, incluido el retorno sobre la inversin. Finalidad y justificacin del proyecto. Director (Gerente) de Proyecto nombrado y nivel de autoridad. Resumen de cronograma de hitos. Asunciones (Suposiciones) de la organizacin, ambientales y externas. Restricciones de la organizacin, ambientales y externas. Presupuesto resumido Alcance Preliminar

Caso de Negocio (Business Case) En Portafolio

Acta de Constitucin del Proyecto

Plan de Gestin del Proyecto

Foco puesto en el Negocio Venta de Madera

NEXO Foco puesto en la Organizacin, en el Conjunto. Foco en el Bosque

Foco puesto en la Realizacin Foco en el rbol

Proveedores externos

Proveedores internos

Sponsor

Proyecto

CLIENTE Cliente Aprobador Usuarios Finales

Gerente de Proyecto
Entorno positivo Entorno negativo
PricewaterhouseCoopers Diapositiva 12

PricewaterhouseCoopers

P Y LAN O PE I FI RA C A CI R P ID N OR EN CO TF SE NT OL LE TI F PR CC IC IN IO O VE I AR UA ER O N , C DE AR, AT FO PR EGO ND IOR R O I Z I ZA S A R R, CR ES E A TR R AT UN G PL DE IC AN O O SC BJ O ET M IV PO O N S E Y R M EN ET AS

GERENCIA EJECUTIVA

D D E ES A CO RR NS OL A TI L A P A S IG TU R N DE CI AC CAD TRO AR D E SI T A CI L GN N A P N P
RO AR YE DIR CT E O CT O PA R TR OC IN AR CE

RO AD YE O R CT A O

SPONSOR

(PATROCINADOR)

RR AR O PE

DIRECTOR / GERENTE DE PROYECTO GERENCIA EJECUTIVA

Diapositiva 13

Y RA R

PL
TR Y AS P PR O AS AR DU CI R

A AP NIF IC A EJ R O EC B A R UT R AR PL AN

PricewaterhouseCoopers

P Y LAN O PE I FI RA C A CI R P ID N OR EN CO TF SE NT OL LE TI F PR CC IC IN IO O VE I AR UA ER O N , C DE AR, AT FO PR EGO ND IOR R O I Z I ZA S A R R, CR ES E A TR R AT UN G PL DE IC AN O O SC BJ O ET M IV PO O N S E Y R M EN ET AS

Planificar antes de hacer

Necesidad - Deseo
D D E ES A CO RR NS OL A TI L A P A S IG TU R N DE CI AC CAD TRO AR D E SI T A CI L GN N A P N P
RO AR YE DIR CT E O CT O PA R TR OC IN AR CE

Puerta o Punto de Control

Go / No Go
Diapositiva 14

RO AD YE O R CT A O

RR AR O PE

Y RA R

PL
TR Y AS P PR O AS AR DU CI R

A AP NIF IC A EJ R O EC B A R UT R AR PL AN

Realidad

Segn Eduardo Miranda

Running the successful Hi-TechProject Office

Estudio de Inicio y viabilidad Planificacin

Ejecucin y Cierre

Implementacin Pasaje a Produccin

CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

Silencio de las neuronas

Ruido de las mquinas funcionando

PricewaterhouseCoopers

Tiempo
Diapositiva 15

C E

Necesidad - Deseo
PricewaterhouseCoopers

RR O AR Y PE R A TR A SP R Y PR ASA R? O DU CI R?

EJ

EC

ILUSIN
Diapositiva 16

UT AR

Tiempo total del proyecto

Un momento en planificacin ahorra cuatro en ejecucin

EJECUCIN

PLANIFICACIN
PricewaterhouseCoopers

Esfuerzo
Diapositiva 17

Tiempo total del proyecto

PUNTO OPTIMO

EJECUCIN

PLANIFICACIN
PricewaterhouseCoopers

Esfuerzo
Diapositiva 18

PricewaterhouseCoopers

P Y LAN O PE I FI RA C A CI R P ID N OR EN CO TF SE NT OL LE TI F PR CC IC IN IO O VE I AR UA ER O N , C DE AR, AT FO PR EGO ND IOR R O I Z I ZA S A R R, CR ES E A TR R AT UN G PL DE IC AN O O SC BJ O ET M IV PO O N S E Y R M EN ET AS

Necesidad - Deseo
D D E ES A CO RR NS OL A TI L A P A S IG TU R N DE CI AC A C TRO AR D E SI AD C T L GN N A A IN P
RO AR YE DIR CT E O CT O PA R TR OC IN AR

PR AD O OR YE CT O

Gestin Estratgica / Gerencia Ejecutiva

Unidades de Negocio y de Soporte

OCP

CE

RR

AR

Gestin de Portafolio / Comit de Planificacin

RA O PE SP CH R AS EQ AR AR UE Y AR PR BE OD NE UC FI IR CI O S

A AP NIF IC A EJ R O EC B A R UT R AR PL AN

PL

Realidad
Diapositiva 19

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 20

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 21

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 22

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 23

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 24

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 25

Recorrido de un Ciclo de Vida estndar Parte I

ESTIMACIN Order of Magnitude Analoga Paramtrica Bottom UP

Esfuerzo Horas Horas Horas a Das Das o Semanas

Justeza en la estimacin

-70 a +100% -40 a +70% -30 a +50%

+-

20%

Mejor es imposible !!!

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Diapositiva 26

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 27

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 28

INICIO Acta de Constitucin del Proyecto

Enunciado de Alcance Preliminar

PLANIFICACIN

Planes subsidiarios

Enunciado de Alcance Plan de Gestin del Proyecto EJECUCIN

Plan de Gestin del Proyecto - Nuevo

Informacin y trabajo

Cambios de Alcance
Diapositiva 29

PricewaterhouseCoopers

El Alcance es el CUANTO (tamao) o el HASTA DONDE del proyecto.

Segn el PMBoK 3era. Versin se define: Alcance como la suma de productos, servicios y resultados que se
proporcionan como un proyecto. O sea lo que se obtendr del proyecto una vez concluido, ni ms ni menos. El Alcance del proyecto como el trabajo que debe realizarse para la entregar un producto, proyecto o resultado con las funcionalidades y caractersticas definidas. (No olvidar
que el trabajo requerido para gestionar el Proyecto es parte del trabajo total).

El Alcance del producto son los rasgos y funciones que caracterizan a un producto, servicio o resultado, que ser descrito, desarrollado y entregado como salida del Proyecto.

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Diapositiva 30

El re alc G sp o anc er n en sa e li te bil mi de ida ta l P de las ro s d ye e ct l o.

Alcance del Producto Cliente Requerimientos y Especificaciones resultantes Entregables (Criterios de Aceptacin) Objetivos de Rendimiento del Proyecto (Criterios de Aceptacin) Contenido y Lmites (Fronteras) Factores Crticos de xito / Riesgos / Suposiciones Alcance del Proyecto

Sponsor

Negocio

Restricciones / Beneficios esperados Objetivos del Negocio Plan estratgico

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Diapositiva 31

Las preguntas tiles para definir el Alcance

Qu necesidad u oportunidad estratgica del negocio, qu problema debemos dar

solucin y qu beneficio / valor para la organizacin queremos o debemos lograr?

Qu actividades, procesos, sistemas o circunstancias actuales de la organizacin

cambiarn, directa o indirectamente por medio del proyecto y cmo?, cul ser el estado de situacin despus del cambio, una vez concluido el proyecto?, qu interesados (Departamentos, Unidades de Negocios, Gerencias) se vern impactadas por el proyecto?
Qu debemos hacer para llegar y lograr esta situacin futura? Cules son nuestros grandes limitaciones, potenciales problemas y cuales

nuestros grandes habilitadores?

Quin se ver involucrado y quin har el trabajo? Cules sern los entregables / los productos resultantes del proyecto? Cmo se podremos comprobar (equipo de proyecto y cliente aprobador) que los

entregables y los objetivos fueron logrados exitosamente?

Quin ser responsable del buen cuidado de los entregables (intermedios y finales)

una vez concluido el proyecto?

Y el non plus ultra = cmo se har para comprobar que los beneficios logrados son los planificados? (esto suceder cuando el proyecto ya no exista)

ino cam ce ha e

ar? and al

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Diapositiva 33

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 34

Restricciones

Ventana de oportunidad de obtencin del producto resultante. Ventana de comienzo del proyecto. Ventana de finalizacin del proyecto. Hitos mandatarios a ser logrados en el proceso del proyecto. Alcance general. Objetivos del negocio y/o del proyecto. Presupuesto. Limitaciones del flujo de caja. Relacin mnima de Costo/Beneficio. Monto de los Beneficios. Costo de la Calidad. Dependencias macro. Tolerancia al Riesgo. Calidad, categora y cantidad de Recursos disponibles. Tecnologa a ser utilizada. Base sobre la que se debe construir, partes a ser reutilizadas, etc. Proveedores estratgicos. Procedimiento y procesos especficos. Restricciones legales o regulatorias. Etc.

Atencin = NO deben especificarse restricciones si estas no aportan al negocio y al logro de los objetivos.

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 36

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 37

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 38

Segn
el grado de importancia estratgica del resultado a obtener, el monto de los beneficios a obtener, la urgencia de la puesta en marcha del resultado, el tamao del emprendimiento, la complejidad y grado de certeza de las especificaciones, el origen de las necesidades, la disponibilidad de fondos y recursos, la cantidad e importancia de los riesgos y tolerancia de riesgo aceptada, la cultura de la organizacin, el impacto y la capacidad de aceptacin de esta, la tecnologa a ser utilizada, la experiencia del equipo de trabajo,

es necesario elegir o definir un Ciclo de Vida especfico del Proyecto.

PricewaterhouseCoopers Diapositiva 39

ca un N

s m

!!! s a

No hay forma de que alguien gestione este proyecto de forma voluntaria

a uy ! T e p Pe

que bueno que todava hay gente dispuesta en el equipo

PricewaterhouseCoopers

Diapositiva 40

Nuestra Visin Ser la Firma lder en servicios profesionales, referentes del mercado.

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Diapositiva 41