Cursul de Liderism

CLT Sngerei

CURS 4. Managementul timpului i Gestionarea stresului

Mediul de lucru din zilele noastre se distinge prin creterea volumului de activiti, prin sarcini din ce n ce mai variate i prin responsabiliti concurente. Toate acestea cresc nivelul de stres al celor implicai. Cursul dat trebuie s invete participantii: S dezvolte echipe mai productive; S-i ajute oamenii s se organizeze mai bine; S faciliteze comunicarea legat de sacini; S dezvolte abiliti de management al stresului. Managementul timpului prezint numeroase avantaje pentru managerii i favorizeaz: s ating scopul urmrit; s stabileasc prioritile; s obin o vedere de ansmblu asupra srcinilor de realizat; s comunice mai bine; s obin mai multe rezultate pe unitatea de timp; s delege srcini; s pstreze echilibrul n viaa profesional i personal; s-i dezvolte creativitatea; s reziste i s se adapteze mai bine schimbrilor; s participe la mbuntirea calitii vieii tuturor membrilor organizaiei. timpului. Acesta

Zece instrumente pentru un management al timpului eficient

1. Stabilirea cu claritate a scopului i a termenului de realizare a acestuia. Managerii se las deseori prini n activiti n asemenea msur nct nu-i mai pun problema care este motivul acestor activiti. Din cnd n cnd ei trebuie s reflecteze care sunt obiectivele pe termen scurt i care sunt strategiile care sunt necesre pentru atingerea acestora. Alctuirea unei liste de lucru i organizarea activitii zilnice prin intermediul acesteia. Listele nseamn putere! Concomitent este necesr evidenierea duratei fiecrei activiti n calendar. Notarea n agend: reprezint o modalitate de a nu uita dar i o surs eliberatoare de stres. Multe dintre ideile i informaiile referitoare la desfurarea unei activiti importante acapareaz toat energia managerului iar abilitatea de a gndi concentrat se diminueaz semnificativ. Managerul se vaimi tensionat de teama de a nu pierde din detalii. Notarea pe hrtie va elimina necesitatea memorrii acestora, lsnd cale liber pentru alte proiecte.

2.

3.

Rotaru Mihaela

Page 1

Cursul de Liderism

CLT Sngerei

4. 5. 6.

Impunerea i respectarea cu rigurozitate a termenelor limit; Clarificarea prioritilor; Angajarea unei secretare eficiente i a unui asistent manager care s preia o parte din responsbilitile mai puin importante. Faptul de a avea un asistent va obliga managerul s delege (ceea ce nseamn timp ctigat), iar pe de alt parte i va impune s stabileascprioriti privind srcinile de lucru, s le organizeze att de bine nct altcineva le va putea prelua total su parial. Prin aceasta, managerul va putea s-i canalizeze mintea i timpul pe dezvoltarea afacerii. Aruncarea la coul de gunoi a hrtiilor i rapoartelor neimportante; Punerea la punct a unui istem coerent, n cadrul cruia fiecare activitate i are stabilit clar poziia iar fiecare responsbil tie clar ce are de fcut i este competent si ndeplineascingur srcinile; Conducerea la u a musfirilor nepoftii detalii nesemnificative, lungindu-se la vorb; su care mnnc timpul cu

7. 8.

9.

10. Evitarea promisiunilor care au anse mari de a nu fi onorate.

Tehnicile existente pentru eficientizarea timpului managerului

Tehnicile existente pentru eficientizarea timpului managerului nu trebuie aplicate toate odat. Acest lucru ar duce doar la suprasolicitarea i la pierderea de timp preios pentru aprofundarea lor. Managerul trebuie s se hotrasc doar la cel mult trei tehnici de eficientizare care i se par cele mai potrivite pentru stilul su de organizare. Aplicarea corect a tehnicilor conduce la obinerea n medie a treizeci de minute zilnic, ce pot fi folosite pentru rezolvarea altor probleme. Cumulate pe o perioad de 40 de ani, aceste minute ar duce la nc un an de activitate. Timpul nseamn bani, spunea Benjamin Franklin. Aceast fraz este mult prea des utilizat, nct nu se poate s nu fie adevarat. ntradevr, costul efectiv al unei activiti este proporional cu durata s. Firmele care i construiesc strategii pe baza unor bugete calculate atent, dar fr a lua n considerare factorul timp, nu vor avea nici o ans n faa unui competitor cu buget identic, care tie s exploateze valoarea timpului. Pe de alt parte, timpul ne poate costa imaginea n faa angajailor, a partenerilor de afaceri, dar chiar i n faa propriei persoane. O serie de greeli standard ce apar n gospodrirea timpului managerilor sunt: Folosirea excesiv a telefonului, n locul altor mijloace de comunicare care necesit mai puin timp (e-mail ului, rapoartele); Ignorarea programelor de raportare; edine care se desfaoar fr o agend; Perfecionismul; Nedepistarea urgenelor artificiale Hotii de timp. La hotii de timp ne vom referi in continuare.

Rotaru Mihaela

Page 2

Cursul de Liderism

CLT Sngerei

Hoii de timp
Internetul odnoklasniki
shoping-ul Telefonul

lipsa agenda

Televizorul

Hotii de timp
machiajul Somnul

curatenie

Masa

drumuri

Serialele

Lupta cu Hotii de timp Veste bun! Timpul poate fi mblinzit, iar acest proces nu cere decit puin rbdare din partea ta i... timp. Primul pas pe care trebuie sa-l faci este s depistezi elementele care te saboteaz, cu alte cuvinte, hoii de timp. Lista-i lung, ai de unde alege. Se identific doua categorii de astfel de devoratori: - externi (telefoane neprevazute sau prelungite inutil, vizite neasteptate, colegi venii s-i expun propriile probleme, politica uilor deschise, personal insuficient pregtit, patronul, dineuri de afaceri, edinte frecvente sau prea lungi, ntreruperi cauzate de copii, prini etc.) - interni (prioritati i obiective confuze i schimbtoare, absena unui plan de lucru zilnic, lipsa unor termene-limit autoimpuse, tendina de a face prea multe, dezordine, ntirzieri n rezolvarea conflictelor, rezistena la schimbare, interese prea variate i prea numeroase, incapacitatea de a spune nu, nehotarre, oboseala, etc.).

Rotaru Mihaela

Page 3

Cursul de Liderism

CLT Sngerei

Exemplele nu mai au rost. Citind aceast enumerare de hoi, probabil ca pe ecranul tu mental s-au format deja imagini ale situaiilor de acest gen pe care le-ai trit. Acum, nu mai trebuie decit s gseti modalitatea de combatere a fiecaruia n parte. Iat doar trei dintre sugestiile autorului pentru o via mai bun i mai puin stresanta!

Trei soluii simple

Obinuiete-te s-i notezi tot. Este extrem de util, mai ales dac tii c memoria ii joac feste. Astfel, evii s uii de ntlniri importante, telefoanele pe care trebuie s le dai, mesajele la care ai promis ca vei rspunde, zilele de natere ale prietenilor, ideile bune care i-au venit ntr-un moment de inspiraie. Stabilete-i bine lista de prioriti. Este simplu i-i ia foarte puin timp. n fiecare dimineat, n timp ce-i bei cafeaua, f-i un plan al zilei respective. Noteaz-i, n ordinea importanei i a urgenei, toate problemele care trebuie rezolvate i activitile pe care urmeaz s le intreprinzi. Cu aceast coal pe biroul, vei ti n fiecare moment ce ai dus la bun sfrit, ce mai ai de fcut, ce poate fi amnat pentru a doua zi. Inva s spui nu. Una dintre marile noastre greeli este ca suntem mereu tentate s punem problemele altora naintea problemelor noastre. O astfel de atitudine nu poate da natere dect la frustrri, la aglomerarea inutil a programului, la nerespectarea promisiunilor i la stres. E timpul s nvei s te respeci i s-i protejezi sntatea.

Concluzia final:
Stpinirea timpului nu este doar o arm antistres, ci i o filozofie de viat. tim cu toii bine c, alturi de sntate, timpul este singura noastra bogaie real, moneda n care sunt convertite toate experienele trite. Prin urmare, nu plti un pre prea mare, nu cheltui prostete, nu irosi un asemenea capital de nenlocuit. Cnd ntelegi c la mijloc este de fapt viaa ta, toate aceste noiuni de gestiune devin ct se poate de palpabile.

Rotaru Mihaela

Page 4