Ce qui fait la diversit et la complexit des problmes dorganisation dans le temps, cest prcisment que le temps nest pas

un ensemble dlments homognes et prsente une varit daspects. Le mot "temps" recouvre plusieurs notions telles que (moment, instant, dlai, dure, deadline) qui conduisent utiliser des outils varis pour analyser ce qui se passe et prvoir ce quil faudrait raliser. Pour une meilleure utilisation, le temps doit dabord tre consacr des tches prioritaires entrant de faon certaine dans le champ des objectifs fixs. Il est donc important de connatre lemploi de son temps afin de savoir : - ce que lon fait. - ce que lon a faire. - comment on le fera. Pour mener bien son projet managrial en terme de temps il faudra imprativement viter les quatre grandes maladies suivantes :
1. La procrastination

La maladie de remettre au lendemain ce qui devrait tre fait aujourd'hui. Surtout ce qui me pse lourd. Latermoiement
2. Le perfectionnisme

La maladie de vouloir faire tout parfaitement. Craindre de se tromper ou de se faire critiquer. Ceci peut ventuellement gnrer un effet boomerang
3. Le "chronophagisme"

La maladie de se faire perdre du temps prcieux par soi -mme ou par ses partenaires.
4. "L instantanisme"

La maladie de rpondre l'instant prsent aux demandes des partenaires. LIFO "Last in, first out".

Une stratgie essentielleLa planification

Planifier revient anticiper le future aussi bien proche ( court terme) ou lointain ( long terme), cest aussi une projection dans lavenir ; et ce parce que : On ne peut pas changer le pass. On peut apprendre de ses expriences passes. Le moment prsent s'coule... rapidement! On peut prparer l'avenir. La planification semble rduire la libert d' action, ou prendre le temps dont-on a besoin pour ses activits routinires. Planifier consiste Perdre du temps pour en gagner par la suite, et permet d'agir d'aprs ses objectifs plutt que de ragir aux vnements. Le temps que cette prparation ncessite est un investissement. Chaque heure consacre planifier en fait gagner trois ou quatre dans l'action. Exemple: Consacrer une demi-heure obtenir les estims de plusieurs fournisseurs par tlphone, fait conomiser plusieurs heures de dmarches en magasins.

..Avant de planifier Il nous faut une rtrospection mme de nous conduire vers la prospection

Encore faut-il identifier sa mission (sa raison dtre), ses objectifs et ses valeurs (ltique personnel influence dans une large mesure lthique professionnel ; exemple si on est de nature averse envers le risque on ne saura jamais prendre des risques dans le monde des affaires) ; ce faisant, avant dentamer la phase de planification, identifions ltat des lieux par le diagnostic interne et exter ne La mthode SWOT :
Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities(opportunits), Threats (menaces).

L'outil SWOT (analyse + matrice) est susceptible d'tre employ trs largement, dans de nombreux domaines, pour analyser, diagnostiquer, dcrire : Un tat de l'existant : une situation, un environnement

Le diagnostic d'une dynamique oprationnelle : un processus, un projet L'valuation d'une volont et de ses effets : une politique, une stratgie L'outil SWOT est galement apprci - sinon exig par les dcideurs - car le rsultat produit par l'outil (matrice SWOT) est le parfait rsum (global, qualifi et hirarchis) des lments prendre en compte pour une "bonne" dcision.

Comment planifier

1. Se rserver certaines priodes de planification et les inscrire dans son emploi du temps. Fixer ses rendez-vous avec soi-mme de la mme manire que les rendez-vous avec d'autres 2. Employer ce temps pour planifier ses tches de haute priorit. 3. Chaque jour avant de quitter, rdiger une liste des choses faire le lendemain. 4. Inscrire chaque tche, un ordre de priorit (1, 2,3). 5. Rviser la liste des tches accomplies ou non pendant la journe. Confronter cette liste son agenda. 6. Pour chaque tche de sa liste, prendre une dcision imm diate: 7. Si on choisit de faire la tche, agir le plus tt possible si le degr de priorit est haut. 8. Si on choisit de reporter la tche plus tard, parce qu'on a une priorit plus importante et qu'il n'y a pas de consquences la reporter, noter im mdiatement dans son agenda quand on accomplira cette tche.

Pour assurer il fautDlguer

Quand on dlgue, on planifie long terme et on se libre d'une tche en confiant un autre la responsabilit complte. Exemple Confier au commis la responsabilit d'approvisionner le bureau en fournitures. Il tiendra donc l'inventaire, dterminera les seuils de stock et commandera le matriel ncessaire en temps et lieu. Autodiagnostic

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Pour chaque nonc, inscrivez la cote correspondan t le mieux votre attitude habituelle face aux situations d'urgence. Coter de 1 10, 10 tant le plus lev.
Cote 1 : je m'y reconnais trs peu cote 10 : je m'y reconnais beaucoup

10

1. Je crois que je travaille jamais aussi bien que lorsque je suis sous pression______ 2. J'ai souvent l'impression de courir d'un point un autre, d'une chose une autre______ 3. Je m'aperois que je bouscule souvent des gens pour pouvoir faire aboutir mon projet______ 4. Je suis souvent proccupe par une chose lorsque je suis en train d'en faire une autre ______ 5. Je suis au maximum de mon efficacit dans les situations de crise ______