Aplicarea

unui control

Proiect realizat
de Jerpan
Cristina
Cum se poate obține
un control bun?
Un control bun poate fi obținut
prin evitarea unor probleme de
comportament și/sau prin
implementarea unuia sau mai
multor tipuri de control pentru a
proteja împotriva problemelor
rămase. Următoarele secțiuni
discută opțiunile majore de
control.
Control-Evitarea
problemelor
În cele mai multe situații, managerii pot
evita unele probleme de control
nepermițând oportunități de
comportament neadecvat. O posibilitate
este automatizarea . Calculatoarele și
alte mijloace de automatizare reduc
expunerea organizației la problemele de
control, deoarece pot fi setate să
funcționeze corespunzător (adică, așa
cum dorește organizația) și vor funcționa
mai consecvent decât ființele umane. În
consecință, controlul este îmbunătățit.
O altă posibilitate de evitare este centralizarea, cum
ar fi cea care are loc cu decizii foarte critice la
majoritatea nivelurilor organizației. Dacă un manager
ia toate deciziile în anumite domenii, acele zone
încetează să mai fie probleme de control în sens
managerial deoarece nu sunt implicate alte
persoane.

O a treia posibilitate de evitare este partajarea

riscurilor cu un organism extern, cum ar fi o
companie de asigurări. Multe companii leagă
angajații în poziții sensibile și, în acest fel, reduc
probabilitatea ca comportamentul angajaților să
provoace un prejudiciu semnificativ companiei.
 Nevoia de controale
Necesitatea unor controale asupra oricărui comportament sau operațiune în cadrul unei
organizații depinde foarte simplu de impactul acelui domeniu asupra performanței
organizaționale generale. Astfel, ar trebui exercitat mai mult control asupra unui
comportament important din punct de vedere strategic, mai degrabă decât asupra unuia
minor, indiferent de cât de ușor este să-l controlezi pe fiecare. De exemplu, controlul
activității de dezvoltare a noilor produse este mult mai important în multe companii decât
asigurarea faptului că producția de produse existente este realizată cât mai eficient posibil.
În consecință, ar trebui alocate mai multe resurse controlului activității noilor produse, deși
este un domeniu mult mai dificil de controlat.
 Etapele procesului de control
Fiecare nivel de management are o responsabilitate
pentru control, chiar daca specificul acelei
responsabilitati difera in functie de fiecare situatie din
fata managerului. Managerul proiecteaza un sistem de
control pentru a garanta calitatea produsului intr-o
fabrica, are responsabilitati diferite decat
vicepresedintele cu finantele – responsabil de
proiectarea unui sistem de control financiar, dar
amandoi vor utiliza elemente de baza ale procesului
de control. Cele patru faze sau trepte in procesul de
control sunt:
stabilirea obiectivelor si standardelor
masurarea performantei reale
compararea rezultatelor cu obiectivele si standardele
initierea si luarea actiunii corective necesare
Etapa 1 – Stabilirea
obiectivelor si standardelor.
Procesul de control incepe cand obiectivele si standardele de performanta
sunt stabilite prin planificare. El nu poate incepe fara aceste obiective. In
aceasta etapa a procesului obiectivele performantei sunt definite si totodata
si standardele de masurare a lor. Din perspectiva procesului general de
control, doua sunt tipurile de standarde care pot fi definite.
Standardele de iesire, care masoara rezultatele in termeni cantitativi, calitativi,
de cost si / sau de timp. Exemplele pot fi: procentaj de eroare; abaterea privind
sumele de bani cheltuite fata de bugetele stabilite, abateri privind numarul de
produse fabricate sau consumatori serviti pe unitatea de timp; s. a.
Standardele de intrare, contrar primelor, masoara eforturile in termenii
cantitatii de munca cheltuita in realizarea sarcinilor. Aceste standarde sunt
utilizate acolo unde rezultatele sunt fie dificil, fie costisitor de masurat.
Exemple pot fi: conformarea sau supunerea la reguli si proceduri; eficienta in
utilizarea resurselor; prezenta si punctualitatea la lucru, s. a.
 Etapa a 2-a – Masurarea performantei reale.

Scopul acestei etape este masurarea activitatii, acuratetii,

rezultatelor performantei (standardele rezultatelor ) si/sau
eforturilor de performanta (standardele de intrare). In ambele
cazuri, masurarea trebuie sa fie suficient, sau destul de exacta
sau corecta pentru a releva diferentele semnificative intre
ceea ce are loc in realitate si ceea ce a fost initial planificat. Un
esec obisnuit sau curent in management in aceasta privinta
este o lipsa de disponibilitate sau o incapacitate de a masura
performanta oamenilor in munca. Desigur ca fara masurare
nu poate exista un control efectiv, real.
 Etapa a 3-a – Compararea rezultatelor
cu obiectivele si standardele.

Aceasta etapa in procesul de control are scopul de a compara performanta prin

obiective si standarde pentru a stabili necesitatea unei actiuni de corectie.
Aceasta etapa poate fi exprimata prin urmatoarea ecuatie: Nevoia actiunii =
Performanta dorita - performanta reala (Na = Pd – Pr)
 Etapa a 4-a – Intreprinderea de actiuni de
corectie.
Ecuatia controlului indica faptul ca, cu cat este mai mare diferenta intre
performanta reala si cea dorita, cu atat mai mare este nevoie de corectie. Ultima
etapa in procesul de control, potrivit conceptiei noastre, este initierea si adoptarea
oricarei actiuni necesare pentru a corecta sau imbunatati lucrurile. Aceasta etapa
permite o folosire judicioasa a managementului, prin exceptie – practica de a
acorda atentie prioritara situatiilor care arata sau reclama cea mai mare nevoie de
actiune. Aceasta abordare poate economisi timp valoros, energie si alte resurse in
acelasi timp permitand ca toate eforturile sa fie concentrate pe ariile celei mai
mari nevoi, necesitati sau solicitari. Prima exceptie este situatia problemei in care
performanta reala este sub standard. Cauzele acestei performante deficitare
trebuie sa fie intelese si cunoscute. Activitatea de corectie este necesara pentru a
stabili performanta la nivelul dorit.
 Doua tipuri de exceptie pot fi luate
in consideratie.
01 02
A doua exceptie o reprezinta situatia oportunitatii – sansei
Prima exceptie este situatia
– in care performanta reala este deasupra standardului.
problemei in care performanta reala
Cauzele unei asemenea performante deosebite trebuie de
este sub standard. Cauzele acestei
asemenea sa fie cunoscute si intelese. Actiunea in aceasta
performante deficitare trebuie sa fie
situatie va fi intreprinsa in vederea mentionarii acestui
intelese si cunoscute. Activitatea de
nivel superior de indeplinire si in viitor. Planurile,
corectie este necesara pentru a
obiectivele si standardele, originale pot fi de asemenea
stabili performanta la nivelul dorit.
revizuite pentru a determina daca acestea trebuie
actualizate. Din nou masurarea reprezinta cheia
procesului de control.