Aimargues, le 28 juin 2011

Le SIVU de GUIPAVAS dmatrialise ses factures avec Yooz : les dlais de paiement sont diviss par 3 et les postes de travail sont largement valoriss
Utilisateur de Yooz depuis 5 mois, le SIVU de GUIPAVAS gre automatiquement et lectroniquement les factures fournisseurs de ses 3 maisons de retraite.

Le SIVU de GUIPAVAS est un tablissement public (Syndicat Intercommunal Vocation Unique) cr en1993, employant 180 agents et ayant pour mission initiale la gestion de la maison de retraite de GUIPAVAS. En 2010, lorsque le SIVU absorbe 2 nouvelles maisons de retraite sans augmentation d'effectifs comptables, les retards s'accumulent, notamment sur les dlais de paiement, amenant Arnaud SANJOSE, son directeur financier, s'interroger sur les solutions possibles. La surcharge de travail lie la gestion de 2 nouveaux tablissements, et donc un volume de factures plus consquent, et ce sans accroissement d'effectifs entrainait une dsorganisation importante. l'automne 2010, notre dlai de paiement tait de 2 mois. J'ai pens qu'une solution de dmatrialisation pouvait amliorer notre productivit et nous aider mieux matriser nos rglements. Arnaud SANJOSE recherche alors une solution de dmatrialisation des factures, apte grer la comptabilit de 3 tablissements diffrents, simple mettre en uvre et utiliser, et conomiquement adapte au volume de 250 factures mensuelles. Plusieurs solutions ont alors t tudies et Mlanie AMINOT, responsable comptable, fut charge d'valuer Yooz pour valider son adquation avec l'organisation du SIVU et sa compatibilit avec le logiciel comptable SEGILOG. L'outil donnant totale satisfaction et les bnfices semblant tangibles, le SIVU de GUIPAVAS choisit Yooz parmi les diffrentes offres pressenties. Yooz a t mis en production ds le 1er janvier 2011. L'organisation que nous avons mise en place a permis de grer le changement efficacement. Dune part, les postes de travail concerns ont t valoriss. Dautre part, nous nous sommes mis en situation de matrise totale de notre processus de traitement avec un dlai de rglement moyen qui est pass 2- 3 semaines, soit 3 fois infrieur ce qu'il tait il y a quelques mois , dclare Arnaud SANJOSE. Au-del de la rduction des dlais de paiement, nous constatons chaque jour les bnfices de larchivage lectronique qui nous permet daccder instantanment aux images des factures traites et de rduire trs significativement la consommation de papier en supprimant le recours aux photocopies inter-sites . Chaque agent d'accueil en maison de retraite est charg de numriser les factures entrantes ds leur arrive, et de les enregistrer comptablement, aids par l'OCR (la reconnaissance automatique de donnes) et les mcanismes de schmas comptables automatiques proposs par Yooz. ce sujet, Mlanie AMINOT commente : Le travail des agents assurant l'enregistrement des factures est pass d'une tche de saisie une mission de contrle des propositions d'enregistrement faites par Yooz. C'est beaucoup

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plus rapide et nettement plus intressant .. Et Arnaud SANJOSE de conclure : Pour tre trs clair sur les gains en efficacit apports par l'outil, je peux conclure en disant que Yooz nous a permis d'absorber les volumes de factures de 3 tablissements au lieu d'un, sans augmentation d'effectifs. Au-del de ces gains tangibles, cela nous a permis de mettre en place larchivage lectronique des factures . Le SIVU de GUIPAVAS s'inscrit plus largement dans un projet de dmatrialisation totale des flux comptables avec transfert des flux de factures lectroniques grs par Yooz vers la Trsorerie.

A propos de Yooz
Activit SaaS dITESOFT, Yooz met disposition des petites et moyennes organisations (entreprises, experts comptables, collectivits, associations), des solutions logicielles de dmatrialisation et traitement de factures fournisseurs, sous forme de service Internet (en mode SaaS), en associant la simplicit et laccessibilit linnovation et la technicit. Yooz hrite de 25 annes dexpertise technologique d'ITESOFT dans le monde de la dmatrialisation des processus. Commercialise en mode e-commerce sur le site yooz.fr et vendue sous la forme dun abonnement mensuel, Yooz est une solution 100% web et 100% SaaS, pour le traitement automatique des factures fournisseurs : numrisation, enregistrement et imputations, reconnaissance automatique, circuit de validation lectronique, export des critures vers les ERP ou logiciels comptables et archivage lectronique. Yooz propose deux ditions On Demand de son service : Yooz Business Edition, ldition ddie aux entreprises, collectivits, associations et professions librales ; et Yooz Expert Edition, ldition ddie aux cabinets dexpertise comptable. Pour plus dinformations, visitez le site : www.yooz.fr
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