GESTIN DOCUMENTAL PARA LOS ARCHIVOS DE DERECHOS HUMANOS1 Aunque Colombia cuenta con fondos documentales desde el siglo

XVI, fue hasta finales del siglo XX, bajo el gobierno de Virgilio Barco Vargas, que se cre un ente estatal responsable de formular la poltica archivstica y definir la metodologa aplicable para garantizar la conservacin y acceso a los archivos2 y solo hasta el ao 2000 se formul la Ley General de Archivos3. Durante siglos, en desarrollo de actividades pblicas y privadas, hemos generado sinnmero de documentos, como registro de nuestra identidad, de nuestros bienes, de nuestra relacin con la sociedad, y del quehacer de instituciones pblicas o privadas. En ese devenir los documentos han estado constantemente presentes a manera de esfuerzo para superar las debilidades de la memoria individual y colectiva, sin embargo, aunque siempre han existido documentos, en nuestro pas es de muy reciente materializacin el concepto de archivo y es as como aun muchas instituciones estatales tienen bajo su responsabilidad complejas masas documentales sin organizar, que evidencian un hecho: hemos contado con documentos, pero no con archivos. La Ley General de Archivos define como archivo al Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia4, dentro de esta definicin se encuentran inmersos dos conceptos fundamentales para lograr la organizacin de los documentos de archivo: identificar su productor (principio de procedencia) y darles el mismo orden en que fueron generados, es decir, en el que se ejecutan los trmites necesarios para el adelanto de un asunto (principio de orden original). Tales principios5 definen la ruta para lograr la conformacin de un archivo, y permiten diferenciar el quehacer archivstico del bibliotecolgico, ya que mientras que en un archivo los documentos se generan como registro natural de las actividades que se ejecutan; en las bibliotecas se adquieren y disponen para la consulta publicaciones bibliogrficas generadas de manera intencionada. La importancia de la conservacin y debida organizacin de los documentos generados por ciudadanos e instituciones pblicas y privadas no se agota en la necesidad de contar
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Por Clara Ins Beltrn Herrera, Bibliotecloga y Archivsta, Universidad de la Salle. Especialista en Sistemas de Informacin y Gerencia de Documentos, Universidad de la Salle. Especialista en Archivstica, Pontificia Universidad Javeriana. Docente Universitaria, Consultora en Gestin Documental. 2 Ley 80 de 1980, artculo 2 literal b. 3 Ley 594 del 14 de julio de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
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Ibit artculo 3 De acuerdo con lo sealado en el artculo 11 de la Ley 594 de 2000, Estos principios son de obligatoria aplicacin para la organizacin de los archivos de las entidades pblicas y las privadas que desarrollen funciones pblicas

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con una memoria permanente y es as como la Ley General de Archivos para Colombia seala que los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los trminos previstos por la ley.6 Siendo la Ley General de Archivos un desarrollo constitucional, este instrumento legal y las normas que la han desarrollado buscan hacer efectivo el cumplimento de dos principios fundamentales de la carta constitucional: el artculo 15, derecho a la intimidad y al buen nombre y el Artculo 23 derecho de acceso a la informacin. Instrumentar el cumplimiento de estos principios fundamentales a travs de los archivos requiere del desarrollo de un conjunto de procesos tcnicos que legalmente estn obligados a aplicar los rganos estatales: Obligacin de conformar los archivos (Ley 594 de 2000 art 11) Asignacin de espacios adecuados para la debida custodia de los archivos (Ley 594 de 2000 art. 13 ) Obligacin de los servidores pblicos de recibir y entregar por inventario los documentos generados en desarrollo de sus funciones (Ley 594 de 2000, art. 15). Compromisos ticos de los funcionarios de archivo (Ley 594 de 2000, art. 17 2000). Obligacin de capacitar a los funcionarios de archivo (Ley 594 de 2000, art.18). Deberes frente a la aplicacin de nuevas tecnologas para el tratamiento de documentos de archivo (Ley 594 de 2000 art.19). Obligacin de elaborar y aplicar las Tablas de Retencin (Ley 594 de 2000, art 24)7 Obligacin de las entidades de elaborar y mantener actualizados los inventarios documentales (Ley 594 de 2000, art. 26). Obligacin de garantizar el acceso a los archivos y facilitar copia de los documentos a los ciudadanos que los soliciten, siempre que estos no sean reservados y a garantizar el derecho a la intimidad y buen nombre de las personas (Ley 594 de 2000, art. 27). Obligacin de implementar un sistema integrado de conservacin de documentos (Ley 594 de 200, art 46). Conviene sealar que la Ley General de Archivos en su artculo 35 defini que es obligacin del Archivo General de la Nacin y los Consejos Territoriales de Archivos adelantar la funcin de prevencin y sancin a las entidades depositarias de la Ley que no que no la acaten.
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Ley 594 del 14 de julio de 2000, Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, artculo 4, literal b 7 Las Tablas de Retencin Documental son un instrumento tcnico que establece, de acuerdo con las funciones que por norma debe adelantar cada oficina de una entidad, la documentacin que debe producir, la forma en que se deben conformar los expedientes y el tiempo que deben conservarse, facilitando el control y debida organizacin de los archivos)

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Jorge Palacios8 seal en su momento, que los archivos son los soportes de la naturaleza institucional de la administracin pblica, y por su propia condicin son consubstanciales a la misma cuyas partes se articulan y cohesionan mediante sistemas de administracin y trmite documental; son parte legtima y necesaria para el funcionamiento del estado como ordenador de la vida social; constituyen una herramienta indispensable para la administracin de la justicia que es la suprema razn de la existencia de aqul y como centros de informacin contribuyen a la eficacia, transparencia y secuencia de las agencias del gobierno en el servicio del ciudadano En ese orden de ideas los archivos deben organizarse y estar dispuestos por el tiempo que se requiera como instrumentos para facilitar la garanta de los derechos ciudadanos y contribuir diligentemente al sostenimiento de la memoria colectiva. Cuando los archivos han sido tratados con desgreo y descuido, las consecuencias han sido profundamente dainas y de ello existen mltiples pruebas asociadas a fenmenos de corrupcin tales como el caso FONCOLPUERTOS9, en el que se tipifican un sinnmero de delitos contra los archivos que dieron como resultado uno de los casos ms graves de corrupcin de los que se tenga noticia durante el siglo XX. Ms all del dao econmico que puede generar la ausencia de controles y debida organizacin de los archivos, el conflicto armado en que ha estado sumido nuestro pas propone tambin otras urgencias en materia archivstica que aun no han sido suficientemente reflexionadas por la comunidad archivstica colombiana, responsable de garantizar la debida organizacin de los archivos y facilitar su acceso en los trminos que disponga la ley. Previamente se ha sealado que el diseo e implementacin de una poltica estatal en materia de organizacin, conservacin y acceso a los archivos es de reciente factura y que an persisten grandes masas documentales sin el debido tratamiento. Es as como a partir de la promulgacin de la Ley General de Archivos y las normas que la desarrollan, la comunidad archivstica ha venido reflexionando con mayor nfasis sobre el tratamiento que se le deben dar a archivos de diversos sectores tales como el financiero, salud, pensional, de curaduras, entre otros. Si bien se han logrado avances en un tiempo realmente corto frente al sinnmero de tareas por ejecutar, es evidente que existen an muchos retos por emprender, frente a los cuales, tanto las autoridades archivsticas como la academia y las instituciones tienen la responsabilidad de responden diligentemente, en el corto tiempo. Una de estas urgencias es la relacionada con los archivos de derechos humanos, puesto que si bien las violaciones a los derechos humanos han estado presentes en el desarrollo
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PALACIOS PRECIADO, Jorge. Palabras de bienvenida EN Seminario del Sistema Nacional de Archivos (6: Noviembre 5,6,7 de 1997: Santaf de Bogot) Santaf de Bogot: Archivo General de La Nacin.1997.p.p.14
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ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. Archivos desorganizados fuente de corrupcin administrativa. Bogot: ALA, Programa ADAI, AGN, 2006 p.p.. 266-300

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de la sociedad colombiana, aun no existe una metodologa tcnica bsica que instrumente, la forma en que deben ser tratados los archivos de derechos humanos a cargo de los entes gubernamentales y de igual manera las organizaciones de las sociedad civil, que luchan frente a graves violaciones de los derechos humanos; no cuentan con herramientas bsicas que orienten la conformacin y proteccin del rico material que representa, las colecciones documentales que configuran en desarrollo de su actividad. El Conjunto de Principios para la Proteccin y la Promocin de los Derechos Humanos Mediante la Lucha Contra la Impunidad10 desde su prembulo establece la necesidad de implementar medidas que contrarresten la impunidad en los casos de violacin a los derechos humanos y propende para que se asegure conjuntamente el respeto efectivo del derecho a saber que entraa el derecho a la verdad, el derecho a la justicia y el derecho a obtener reparacin11 En este orden de ideas, el Conjunto de Principios para la Proteccin y la Promocin de los Derechos Humanos Mediante la Lucha Contra la Impunidad, incluye dentro de las Definiciones necesarias para su comprensin y adopcin el concepto de Archivos como Colecciones de documentos relativos a violaciones de los derechos humanos y el derecho humanitario de fuentes que incluyen: a) organismos gubernamentales nacionales, en particular los que hayan desempeado una funcin importante en relacin con las violaciones de los derechos humanos; b) organismos locales, tales como comisaras de polica, que hayan participado en violaciones de los derechos humanos; c) organismos estatales, incluida la oficina del fiscal y el poder judicial, que participan en la proteccin de los derechos humanos; y d) materiales reunidos por las comisiones de la verdad y otros rganos de investigacin.12 Adems de sealar el deber que tienen los Estados de investigar las violaciones de derechos humanos, de procesar juzgar y condenar a los responsables y garantizarle a las vctimas la reparacin y el derecho inalienable a conocer la verdad, el Conjunto de Principios adopta como principios fundamentales: el deber de recordar, el derecho las victimas a saber, el establecimiento de garantas para hacer efectivo este derecho y el establecimiento de garantas relativas tanto a las personas acusadas como a las vctimas y a quienes declarar a su favor. 13

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http://www.derechos.org/nizkor/impu/, consultada el 14-03-2010

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Aunque en Colombia los cdigos, leyes, decretos y dems normas hacen constante referencia a la generacin de documentos de diversa ndole y de la forma en que se deben documentar el acatamiento de las medidas legales, es a travs de la Ley 975 de 2005 Por la cual se dictan disposiciones para la reincorporacin de miembros de grupos armados organizados al margen de la ley, que contribuyan de manera efectiva a la consecucin de la paz nacional y se dictan otras disposiciones para acuerdos humanitarios14 que se evidencia la adopcin del Conjunto de Principios para la Proteccin y la Promocin de los Derechos Humanos Mediante la Lucha Contra la Impunidad. Esta ley desde su artculo 4 demanda la promocin del Derecho a la verdad, la justicia y debido proceso y enfatiza en el derecho de las vctimas a la reparacin que comprende las acciones que propendan por la restitucin, indemnizacin, rehabilitacin, satisfaccin; y las garantas de no repeticin de las conductas15. El prrafo 2 del artculo 32 de la Ley determin que corresponde a la Secretara del Tribunal Superior de Distrito Judicial, en materia de justicia y paz organizar, sistematizar y conservar los archivos de los hechos y circunstancias relacionados con las conductas de las personas objeto de cualquiera de las medidas de que trata la presente ley, con el fin de garantizar los derechos de las vctimas a la verdad y preservar del olvido la memoria colectiva. Tambin deber garantizar el acceso pblico a los registros de casos ejecutoriados, y contar con una Oficina de Comunicaciones para divulgar la verdad de lo acontecido.16 Adems de definir la ruta jurdica y responsabilidades de los operadores jurdicos que deben participar en el adelanto de los procesos de justicia y paz, la Ley en su captulo X incorpora unos deberes para dichos operadores, que conllevan a una serie de responsabilidades, que es necesario que la comunidad archivstica vinculada a los archivos de las instituciones que participan en los procesos de justicia y paz instrumente y los directivos de dichas intuiciones hagan cumplir. Para apoyar esta reflexin a continuacin se cita el texto completo del Capitulo X de la Ley 975 de 2005: CAPITULO X Conservacin de archivos Artculo 56. Deber de memoria. El conocimiento de la historia de las causas, desarrollos y consecuencias de la accin de los grupos armados al margen de la ley deber ser mantenido mediante procedimientos adecuados, en cumplimiento del deber a la preservacin de la memoria histrica que corresponde al Estado. .Artculo 57. Medidas de preservacin de los archivos. El derecho a la verdad implica que sean preservados los archivos. Para ello los rganos judiciales que los tengan a su cargo, as como la Procuradura General de la Nacin, debern adoptar las medidas para impedir la sustraccin, la destruccin o la falsificacin de los archivos, que pretendan

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http://juriscol.banrep.gov.co, consultado el 15-03-2010 Ibit 16 Ibit

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imponer la impunidad. Lo anterior sin perjuicio de la aplicacin de las normas penales pertinentes. Artculo 58. Medidas para facilitar el acceso a los archivos. El acceso a los archivos debe ser facilitado en el inters de las vctimas y de sus parientes para hacer valer sus derechos. Cuando el acceso se solicite en inters de la investigacin Histrica, las formalidades de autorizacin slo tendrn la finalidad del control de acceso, custodia y adecuado mantenimiento del material, y no con fines de censura. En todo caso se debern adoptar las medidas necesarias para resguardar el derecho a la intimidad de las vctimas de violencia sexual y de las nias, nios y adolescentes vctimas de los grupos armados al margen de la ley, y para no provocar ms daos innecesarios a la vctima, los testigos u otras personas, ni crear un peligro para su seguridad.17 La lectura del Conjunto de Principios para la Proteccin y la Promocin de los Derechos Humanos Mediante la Lucha Contra la Impunidad y el Capitulo X de la ley 975 de 2005, indican la necesidad de un anlisis detenido de las responsabilidades que en materia de archivos se establecen y que desde el quehacer archivstico demandan una serie de acuerdos, respecto de cmo desarrollar la gestin documental18 pertinente en estos archivos. Desde el punto de vista archivstico, en este caso no es suficiente, concluir que se deben aplicar los 8 procesos tcnicos definidos por el Archivo General de la Nacin para la organizacin de un archivo (produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin. Consulta, conservacin y disposicin final). Obsrvese por ejemplo, que la Ley 975 de 2005 define el deber de memoria y promueve la investigacin histrica sobre estos fondos, lo que obliga a una especial reflexin en torno a una debida identificacin y clasificacin de la documentacin que en las instituciones que son participes del desarrollo de los procesos de justicia y paz , ya que es a partir de esa debida identificacin y clasificacin que se deben disear y aplicar las estrategias encaminadas a la debida proteccin material de la documentacin que a la luz del captulo X de la Ley 975 de 2005 se ha declarado de conservacin permanente con fines de investigacin histrica, como una forma de contribuir al deber que todos los colombianos tenemos de recordar reflexivamente, superando los escenarios mediticos en los que la terrible tragedia en la que hemos estado inmersos, se confunde con noticias de la farndula propicindose as la amnesia y el olvido. Frente a la voluminosa generacin de documentos y el clamor de la sociedad civil frente a la necesidad de que se dicten sentencias y se materialice la reparacin de las vctimas, se advierte la necesidad de proponer novedosas estrategias desde el momento en que se generan documentos y durante todo el ciclo de vida de los documentos, a fin de que investigadores judiciales, abogados defensores, fiscales y magistrados se les facilite el acceso a la informacin, que les permita adelantar tomar la decisiones necesarias, con mxima celeridad y teniendo en cuenta todos los elementos de juicio. As mismo la necesidad de satisfacer la demanda de informacin por parte de las vctimas y lo obligacin de proteger su intimidad a fin de evitar una nueva forma de victimizacin, indican la necesidad de buscar formulas para dar cumplimiento al deber de
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Ibit La Gestin documental es la metodologa adoptada en el capitulo V de la ley 594 de 2000, para lograr la debida organizacin de los archivos de las entidades que deben aplicar dicha ley

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publicidad de los documentos generados en desarrollo del proceso de justicia y paz, manteniendo constante vigilancia para que no se pierda la confidencialidad de la identidad de las vctimas. Es claro, que la implantacin de estrategias para un gil tratamiento y acceso a la informacin, en equilibrio con la reserva de cierta informacin, implica la necesidad de destinar recursos presupuestales importantes que no pueden ser analizados framente, buscando un retorno exclusivamente econmico de la inversin. En lo referente a la implementacin de nuevas tecnologas para el tratamiento de la informacin relacionada con el proceso de justicia y paz, se debe destacar la promulgacin del Decreto 2990 de febrero 2 de 2010 Por el cual se crea y reglamenta el Sistema de Informacin interinstitucional de Justicia y Paz, SIIJYP, y se dictan otras disposiciones que tiene como objeto mantener informacin oficial consolidada y en tiempo real de todos los componentes de la aplicacin y desarrollo de la Ley 975 de 2005; informacin que servir como fuente fidedigna al Comit de Coordinacin interinstitucional de Justicia y Paz para hacer seguimiento, evaluar y definir la poltica de Justicia Transicional.19 Este sistema de informacin, se enmarca tambin en el concepto de archivo definido por la Ley General de Archivos y se constituye en un elemento fundamental para instrumentar los propsitos que en materia de archivos persigue la Ley 975 de 2005 con un valor agregado especial, puesto que si se cumplen sus propsitos, adems de facilitarse el intercambio de informacin entre Ministerio del Interior y de Justicia, la Superintendencia de Notariado y Registro, Accin Social, Consejo Superior de la Judicatura, Fiscala General de la Nacin, Procuradura General de la Nacin, Defensora del Pueblo, Comisin Nacional de Reparacin y Reconciliacin y la Fiscala General de la Nacin que acta como Coordinador del Sistema, se conformar un importante registro patrimonial. Este breve anlisis de algunas de las implicaciones que desde el punto de vista archivstico, se generan con el desarrollo de la Ley 975 de 2005 materializa, en parte, la necesidad de un trabajo que considere las necesidades y demandas para la debida atencin de los archivos de derechos humanos, de igual forma el fortalecimiento en el tratamiento de los archivos que se generen en desarrollo del proceso y paz, como una contribucin a la defensa de la causa de las vctimas y a que la comunidad nacional e internacional atienda el deber de recordar y reflexionar sobre lo sucedido como una forma de colaborar para que no haya repeticin de tan graves violaciones de los derechos humanos, puede constituirse en un modelo a adoptar en otros archivos estatales de derechos humanos. Adems de los archivos estatales de derechos humanos, las organizaciones que representan a la sociedad civil colombiana, en su lucha por denunciar las violaciones de estos derechos, cuentan con una rica documentacin, que puede definirse en muchos casos como colecciones documentales, puesto que renen tanto las comunicaciones, copias de denuncias y procesos judiciales todos ellos generados y obtenidos por las organizaciones en el adelanto de diversos trmites ante rganos estatales relacionados con denuncia y solicitud de investigacin de graves violaciones de derechos humanos, tambin contienen recortes de prensa, estudios, informes, etc.

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Decreto 2990 de 2010

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Muchas de estas colecciones documentales, son trashumantes y pueden requerir de una organizacin por lo menos primaria para sirvan de efectivo apoyo a la labor de las organizaciones. Si bien el ideal es que la documentacin a cargo de las organizaciones no gubernamentales que trabajan en defensa de derechos humanos, es que se les brinde un tratamiento tcnico adecuado, por factores de tipo presupuestal y operativo, puede ser difcil cumplir con estos objetivos, sin embargo como mnimo se debe propender por aplicar unos niveles de intervencin, de acuerdo con las posibilidades reales de cada organizacin: Nivel bsico Identificacin y separacin de la documentacin por asuntos a fin de facilitar el acceso a la consulta de quienes estn facultados: las agrupaciones documentales tales como correspondencia enviada o recibida o varios con las que se identifican en algunas oportunidades a un conjunto de documentos, se opone a la consulta. Las agrupaciones documentales deberan contener la documentacin que se relacione con un mismo asunto, por ejemplo cartas, copias de denuncias, recortes de prensa y dems datos relacionados con una vctima. Disposicin de la documentacin un lugar en el que no existan goteras, roedores, cables sueltos u otras condiciones que faciliten la destruccin de la documentacin. Nivel superior Elaboracin de un esquema de clasificacin documental por parte de un archivista: que considere la estructura de la organizacin productora y la realidad de la documentacin en la que se encuentran tanto documentos de archivo como documentos hemerogrficos y que permita establecer un control en la produccin de la documentacin. Foliacin de la documentacin como medio de control. Asignacin de espacio y mobiliario adecuado para la conservacin y consulta de la documentacin. Reprografa de la documentacin para prevenir su prdida o deterioro. Las anteriores reflexiones pretender animar una discusin en torno a las necesidades y retos que se derivan del tratamiento de los archivos de derechos humanos, no solo como un ejercicio tcnico que deben ejecutar los responsables de dichos archivos, sino como un compromiso social de la comunidad archivstica.

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