Instruo de Trabalho # 10

Digitalizao Movimento Dirio

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NDICE
1. 2. 3. 4. 5. OBJETIVOS..............................................................................................................................................5 APLICAO/LOCALIDADES .................................................................................................................5 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ..........................................................................................................5 GLOSSRIO ............................................................................................................................................5 DESCRIO DAS ATIVIDADES ..............................................................................................................6 5.1 ETAPAS .........................................................................................................................................................6 5.2 PREPARAO ...............................................................................................................................................6 5.3 DIGITALIZAO ..................................................................................................................................................7 5.4 CONTROLE DE QUALIDADE .................................................................................................................................8 5.5. BACKUP DE LOTES DIGITALIZADOS .......................................................................................................................9

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Histrico Revises
Data 23/09/2008 Verso 1.0 Descrio Criao da Instruo de Trabalho Autor Adriana Seidel

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Digitalizao Movimento Dirio 1. Objetivos

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Este documento visa orientar o fluxo operacional da digitalizao de documentos do movimento dirio para o projeto Gerncia de Imagens.

2. Aplicao/Localidades
Juntas Comerciais

3. Matriz de responsabilidades
Nome Juntas Comerciais Descrio Execuo de todo o projeto de Gerncia de Imagens Responsabilidades Devero ser providenciadas estaes/servidores para execuo do programa e funcionrios capacitados para executar adequadamente o processo. Cabe a CGMI entregar os programas que sero utilizados e as instrues de trabalho completas para orientar o processo.

CGMI

Suporte tcnico

4. Glossrio
CGMI Coordenao-Geral de modernizao e Informtica Desenvolvimento SIARCO Sistema Integrado de Automao de Registro do Comrcio do Ministrio do

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Digitalizao Movimento Dirio 5. Descrio das atividades

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O fluxo operacional da digitalizao abranger todos os passos necessrios para que o sistema de gerncia de Imagens GERIMAGEM possa ser utilizado. Vale ressaltar que as adaptaes podero ser feitas de acordo com as necessidades das Juntas Comerciais, mas, a organizao final das pastas de imagens e ndices deve ser sempre a mesma.

5.1 Etapas
O processo de gerncia de imagens abrange desde a chegada do documento ao arquivo at a visualizao da imagem na estao de trabalho. Para tanto, sete etapas sero necessrias: Preparao Digitalizao Indexao Automtica Controle de Qualidade Importao Visualizao

Neste documento sero abordadas as etapas de preparao, digitalizao, indexao automtica, controle de qualidade e backup. Essas so as etapas que antecedem a utilizao do sistema GERIMAGEM e podem sofrer algumas modificaes de acordo com a realidade da Junta Comercial. Os produtos gerados por essas etapas (imagens + arquivos de indexao) devem estar no padro esperado pelo sistema, o qual ser descrito no detalhamento das etapas abaixo.

Os documentos do movimento dirio devem estar previamente cadastrados e as capas devem ter cdigo de barras com o nmero do protocolo.

5.2 Preparao
A etapa de preparao engloba a organizao dos papis a serem digitalizados. Uma m preparao afetar diretamente as fases posteriores e ainda poder danificar os equipamentos. Ao final desta etapa, devem ser gerados conjuntos de documentos prontos para serem digitalizados. A preparao dos documentos dever ser feita, aps a entrada dos documentos no arquivo.

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Nesta etapa, os documentos sero preparados para a digitalizao e as seguintes aes devem ser tomadas: Remover grampos ou qualquer outro objeto metlico que possa danificar o scanner Cortar a capa dispensando a contracapa Verificar a coerncia dos documentos e etiquetas coladas Os documentos devem estar separados pela capa do processo, que contm o cdigo de barra na regio superior ao lado direito do papel.

Os documentos devem ser devidamente separados e enviados para a prxima etapa: digitalizao. Cuidados a serem tomados durante a Preparao Documental Conserve as mos sempre limpas. No faa anotaes sobre o original. No dobre o canto da folha para marcar pginas. Esta dobra no futuro poder causar o rompimento do papel. Utilize glicerina caso precise umedecer os dedos para manipular os papis. Retire todos os clipes e grampos metlicos. Utilize fita adesiva transparente especial, somente na colagem de rasgos crticos. As capas de processo com as bordas irregulares, ou cujo tamanho exceda a largura do papel tipo carta devem ser cortadas, na sua lombada, por meio de guilhotina. O comprovante do pagamento da taxa de servio dever ser colado no verso da capa do processo.

5.3 Digitalizao
A digitalizao a etapa da gerao das imagens. Para o bom resultado desta etapa, o software de digitalizao j deve estar devidamente configurado para os tipos de papis a serem

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digitalizados. O operador deve estar atento para a passagem dos papis pelo alimentador e para a qualidade das imagens geradas. Pr-requisitos: Scanner de produo com alimentador automtico de folhas (ADF), digitalizao frente e verso (duplex), A4. Detalhes de configurao: o Formato de arquivo de sada: TIFF (compresso G4 em arquivos single page) Software de captura do scanner com funcionalidade para reconhecimento de cdigo de barras e ajuste da qualidade da imagem O software de captura deve gerar arquivo de indexao contendo o nmero do protocolo que deve ser lido a partir do cdigo de barras. A digitalizao poder ser feita por ordem de chegada dos documentos. Neste caso, dever ser criado um lote (conjunto de documentos, separados por capas). O nmero de documentos ser limitado pelo tamanho da caixa arquivo a ser utilizada pela Junta Comercial para acondicionamento dos processos fsicos. Dever ser atribudo um nome ao lote. A princpio o nome poder ser um seqencial que coincidir com a caixa fsica onde os documentos sero armazenados. Caso a Junta Comercial deseje manter outra organizao fsica, s deve lembrar de que o nmero do lote criado no software do scanner ser o ndice considerado como caixa onde o fsico ser armazenado. Ex:

5.4 Controle de Qualidade

O controle de qualidade tem como objetivo detectar os erros antes da importao e, tambm, garantir a qualidade de todas as imagens geradas. Pr-requisitos: Software do scanner com funes para melhorar a legibilidade da imagem (brilho, contraste). O controle de qualidade ser em relao legibilidade das imagens e ao nmero de documentos. Tipos de controle a serem realizados: Verificar se todas as imagens esto legveis. Verificar se o nmero de imagens (frente e verso) corresponde ao nmero de

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documentos fsicos. Neste momento, detectar se o scanner no puxou mais de uma folha ao mesmo tempo. Verificar se a primeira pgina do documento a capa (Quando o cdigo de barras no reconhecido devidamente, o documento pode no ter sido separado do anterior).

Caso todas as imagens estejam devidamente legveis e separadas corretamente, o lote poder ser disponibilizado para a importao.

5.5. Backup de lotes digitalizados

Nesta etapa o objetivo armazenar todo o trabalho de digitalizao e indexao que foi feito. As imagens ficaro armazenadas na mesma hierarquia de pastas antes da importao. Sugere-se que se faa uma gravao das imagens organizadas em lotes para que, caso seja necessrio, uma reimportao possa ser feita. Este plano de contingncia pode ser adaptado de acordo com as necessidades da Junta Comercial. Este backup inicial no exclui a necessidade de se fazer o backup das imagens depois da importao para o servidor e tambm no se torna obrigatrio.

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