Calculando los Costos Iniciales Cada negocio es diferente y tiene sus especficas necesidades de efectivo a distintas etapas de su desarrollo,

por lo que no hay un mtodo genrico de determinar sus costos iniciales. Algunos negocios pueden lanzarse con un presupuesto muy estrecho mientras que otros demandan una inversin considerable en inventario o equipos. Es vital saber si le alcanzar el dinero para lanzar su empresa de negocios. A fin de determinar sus costos iniciales, tiene que identificar todos los gastos en que incurrir su negocio durante la fase de puesta en marcha. Algunos de esos gastos sern costos a pagar una sola vez, como los honorarios por constituir una sociedad annima o el precio de un letrero para el edificio. Otros gastos sern repetitivos, como el costo de servicios pblicos, inventario, seguros, etc. Al identificar estos costos, decida si son esenciales u optativos. Un presupuesto inicial realista slo debera incluir los elementos que sean necesarios para poner el negocio en marcha. Dichos gastos esenciales se pueden separar en dos categoras: gastos fijos (de administracin) y variables (relativos a las ventas del negocio). Los gastos fijos incluirn montos como la renta mensual del local, los servicios de electricidad, gas, agua, telfonos, etc. y los costos administrativos y de seguros. Los gastos variables abarcarn los costos de inventario, empacado y transporte de mercancas, comisiones de ventas y otros costos directos asociados a la venta de un producto o servicio. La forma ms eficaz de estimar sus costos iniciales consiste en usar una hoja de clculo donde se enumeran las diversas categoras de costos (tanto a pagar una sola vez como repetitivos) que deber tener en cuenta antes de poner su negocio en marcha. Las pginas Web a continuacin cuentan con calculadores en lnea para ayudarle con esta tarea: * Calculador de inicio empresario en lnea (Online Startup Calculator) http://www.businessknowhow.net/bkh/startup.htm * Hoja de clculo para gastos iniciales (archivo de Excel) * Calcular sus costos iniciales (archivo PDF, en ingls)

Principios Bsicos de Contabilidad Entender el lado financiero de su negocio depende en buena medida de aprender el lenguaje de la contabilidad. Una vez que est familiarizado con los principios y trminos bsicos, se encontrar mejor preparado para captar el sentido de los reportes escritos y ser capaz de comunicarse con otras personas sobre importante informacin financiera. Contabilidad es un trmino genrico que abarca todo el proceso de hacer el seguimiento de los ingresos y gastos de su negocio y de usar despus esos nmeros en diversos clculos y frmulas que responden a preguntas especficas acerca de la situacin financiera e impositiva de la empresa. Llevar los libros se refiere a la tarea de registrar los montos, fechas y orgenes (o destinos) de todos los ingresos y gastos del negocio. Llevar los libros es, esencialmente, el punto de partida del proceso de contabilidad. Slo a partir de nmeros precisos asentados en los libros de la empresa se puede realizar una contabilidad que tenga sentido. Una factura es un registro escrito de una transaccin, a menudo presentada a un cliente para solicitar el pago de productos o servicios. Las facturas se llaman vulgarmente "cuentas" y algunos las confunden con los "estados de cuenta", aunque estos otros trminos tengan sus propios significados que no coinciden con el de "factura", segn veremos en seguida. Un libro mayor es una coleccin fsica de informacin financiera relacionada, tal como ingresos, gastos, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. En Amrica latina, los ttulos de estos grandes grupos de informacin financiera en los libros mayores se siguen llamando tradicionalmente "rubros". Los libros mayores se solan conservar hasta hace poco en forma de libros encuadernados preimpresos, con rayados en columnas para ir asentando los registros, lo que explica por qu la informacin financiera de un negocio se contina denominando "libros", si bien lo ms comn es que ahora se guarden en archivos de computadora y se impriman cuando se lo requiera. Una cuenta es una coleccin de informacin financiera agrupada segn la finalidad o la preferencia del usuario. Por ejemplo, si tiene un cliente regular, Fulano de Tal, la coleccin de informacin acerca de ese cliente, sus compras, sus pagos y sus deudas se podran llamar la "cuenta" Fulano de Tal. El registro escrito de una cuenta se llama estado de cuenta, como explicamos a continuacin. Un estado de cuenta es un resumen formal escrito de las facturas impagas y a veces de las ya pagadas. A diferencia de una factura, un estado de cuenta no se suele usar para solicitar formalmente el pago, sino que es ms bien un recordatorio al cliente de que ha vencido la fecha de ese pago, o confirmar que la factura ya ha sido pagada.

Un recibo es el registro escrito de una transaccin. Al comprador se le extiende un recibo para que pueda demostrar que pag por una mercanca. El vendedor guarda una copia del recibo para mostrar que cobr por la mercanca. En ingls los recibos se llaman receipts pero a veces tambin les dicen sales slips, es bsicamente lo mismo. Un balance general es una declaracin donde se enumeran los activos (lo que la empresa tiene), los pasivos (las deudas y obligaciones) y el capital neto o valor del patrimonio (la diferencia entre el valor de los activos y los pasivos). Las cuentas por pagar son montos que su empresa debe a otros. Por ejemplo, las tarifas de servicios pblicos que no se han pagado, y las compras que su negocio ha hecho a crdito se incluirn bajo el ttulo (o rubro) de cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar son los montos que otros deben a su negocio y que usted espera recibir. Las cuentas por cobrar incluyen ventas que su negocio ha hecho a crdito. Deuda incobrable es el dinero que le deben por una deuda comercial que no se puede recolectar; a veces se lo deduce como gasto de operacin. Ingreso neto es el ingreso bruto menos los gastos; representa la ganancia de una empresa para un ao dado. El mtodo de contabilidad basado en los valores devengados computa los ingresos y gastos que "devengan" (=cuyo derecho a cobrarlos se gana o cuyas deudas se contraen) dentro del perodo de 12 meses del ejercicio, lo que no es necesariamente cuando se reciben o se pagan. Si se vende un producto y el cliente no le paga antes de 30 das, la venta se asienta en libros cuando se hizo la transaccin. Lo mismo es vlido para los gastos. El mtodo de contabilidad basado en los valores de caja computa los ingresos y gastos cuando realmente se reciben o pagan. La mayora de las empresas de servicios operan sobre la base de valores de caja porque son mucho ms sencillos de entender y computar. (Para encontrar ms informacin, consulte Contabilidad: mtodo de caja o mtodo de devengo.) Contabilidad de doble entrada es un sistema contable tradicional que registra cada transaccin comercial dos veces (una como "Debe" y la otra como "Haber"). Cada negocio debera ser tratado como una entidad econmica por s misma. Esto significa que usted debera abrir en el banco una cuenta de negocios y llevar contabilidad comercial incluso si es el nico propietario, conservando los registros comerciales separados de los personales.