Sunteți pe pagina 1din 76

Universitatea tefan cel Mare Suceava Facultatea de tiine Economice i Administraie Public Specializarea: Finane Bnci Grupa: 3

FIRMA S.C. ANNYA S.R.L.

COORDONATOR: Prep. Drd. Marius Ciubotariu


STUDENT:

Lavric Anioara-Simona

SUCEAVA 2011

PREZENTARE GENERAL Gestionarea resurselor umane ntr-o instituie public reprezint o funcie suport important, fiind un domeniu de preferin al activitii auditorului intern, justificat n mare msur de multitudinea de procese care sunt derulate i n mod implicit de riscurile care le nsoesc. Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane reprezint un model practic de desfurare a unei misiuni de audit, care prezint n detaliu fiecare pas semnificativ al derulrii misiunii, situaiile concrete analizate fiind comentate pentru nelegere n mod didactic. Misiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din cadrul entitii, a funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: - organizarea recrutrii personalului; - stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului; Elaborarea Ghidului privind gestiunea resurselor umane cuprinde procedurile i documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale. n etapa de pregtire a misiunii de audit intern au fost ntocmite documentele standard i s-au adus clarificri, fa de norme, cu privire la modul concret de iniiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere i mprire a acestora n mari, medii i mici, clasarea riscurilor i ierarhizarea acestora n vederea finalizrii procedurii Analiza riscurilor i obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit, pe baza creia se va concentra munca pe teren. n etapa de intervenie la faa locului s-a realizat testarea efectiv pe baza listelor de verificare pregtite n etapa anterioar, prin utilizarea unor tehnici diferite de eantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaii i foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborrii fielor de identificare i analiz a problemelor i eventual a formularelor de constatare i raportare a iregularitilor. n etapa de elaborare a Raportului de audit intern s-a urmrit redactarea acestuia ntr-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica n detaliu a misiunii de audit i comentarea constatrilor, consecinelor i recomandrilor din formulare de constatare eliberate n etapa anterioar. n etapa de urmrire a recomandrilor care se va realiza n perioada de la finalizarea misiunii de audit intern pn la viitoarea misiune planificat propunem unele modele de documente pentru evaluarea intern i extern a activitii de audit intern. Ghidul practic privind gestiunea resurselor umane aduce o serie de contribuii la teoria i practica desfurrii misiunilor de audit intern. n acelai timp acesta reprezint un model general, dar este i o invitaie permanent pentru dezvoltarea sa, att de ctre responsabilii ghidului, ct i de practicienii din domeniul auditului.

Misiunea de audit intern se va realiza la firma S.C. ANNYA S.R.L.


Forma juridica : Societate cu raspundere limitata Data constituirii : S.C. ANNYA S.R.L. s-a infiinat la data de 01.01.2010 prin HG nr. 1589/2010. Nr. Inregistrare registru : L 23/587/10 Cod fiscal : RO 589237 Durata societatii : Nelimitata Obiect activitate : Fabricarea varurilor, vopselelor, lacurilor, cernelii tipografice. Telefon : +4.0230.419018 Fax: +4.0230.419018 Capitaluri propii : 200 mii lei Filiale, sucursale : str. Florilor, nr. 42, Suceava Cifra de afaceri ( fr tva ) : 195 mii lei Expert contabil : Lavric Anioara-Simona

Procedura P01: Iniierea auditului


S.C. ANNYA S.R.L. Serviciul Audit Public Intern Nr. 108 din 10.08.2010 ORDIN DE SERVICIU In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice i a Planului de audit intern pentru anul 2010, se va efectua misiunea de audit intern la Direcia Resurselor Umane n perioada 01.09.2010 15.11.2010. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public i a conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: Organizarea recrutrii personalului cuprinznd: - Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice; - organizarea concursurilor; - susinerea concursurilor; - emiterea deciziilor de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinznd: stabilirea elementelor de natur salarial; modificarea drepturilor salariale; salarizarea muncii peste programul normal de lucru. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public .

Auditor, Lavric Anioara-Simona

Procedura - P02: Iniierea auditului


Serviciul Audit Public Intern DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Lavric Anioara-Simona
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

Data: 29.10.2010

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat D Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen? Auditor, Lavric Anioara-Simona X X x X x X x X x X x X x X x X x X x X x Nu x N

Procedura P03: Iniierea Auditului Serviciul Audit Public Intern Nr.108 din 10.08.2010 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: De la: S.C. ANNYA S.R.L.. ef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane Stimate domnule Ivan Sokolov n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmeaz ca n perioada 01.09.2010 - 15.11.2010 s efectum o misiune de audit intern cu tema Gestiunea resurselor umane. V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: - prezentarea auditorilor; - scopul misiunii de audit intern; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; - programul interveniei la faa locului; - alte aspecte. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr, organigrama direciei dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refer la aceasta tem. Dac avei unele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s-l contactai pe doamna Lavric Anioara-Simona auditor intern, coordonatoarea misiunii. Cu stim,

Auditor, Lavric Anioara-Simona

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor


Serviciul Audit Public Intern COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.09.2010 - 15.11.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona Data: 29.10.2010 COLECTAREA INFORMAIILOR D DIRECIA RESURSE UMANE DA NU Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii X auditate X X Obinerea organigramei X X Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare X X Obinerea fielor posturilor X Obinerea procedurilor scrise X X Identificarea personalului responsabil X Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior -

N X -

Observaii

Exist doar parial

Anterior nu au X fost realizate X misiuni de audit intern

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona

Data 29.10.2010

Nr.crt I.

DOMENIUL
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul Planului de 1. ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor

OBIECTE AUDITABILE Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

OBS.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Statul de funcii Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor Constituirea comisiilor de concurs Anunul de concurs Publicarea anunului de concurs Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Procesul verbal privind analiza dosarelor Contestaii privind respingerea dosarelor

Nr.crt

DOMENIUL Susinerea concursurilor

OBIECTE AUDITABILE 10. Stabilirea subiectelor 11. Susinerea probei scrise 12. Susinerea probei interviu 13. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului 14. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire 18. Comunicarea deciziei de numire

OBS.

II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale natur salarial 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc 24. Sporul de vechime n munc 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26. Salariul de merit 27. Sistemul de premiere

Nr.crt

DOMENIUL
Modificarea drepturilor salariale Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

OBIECTE AUDITABILE 28. Decizia de modificare a drepturilor salariale 29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia 33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

OBS.

NOTA: Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz, 7 obiecte auditabile, structurate pe 2 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulrii misiunii de audit intern.

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona Nr.crt. I. DOMENIUL ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor OBIECTE AUDITABILE 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

Data: 29.10.2010 RISCURI SEMNIFICATIVE Schimbarea structurii obiectivelor entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective la i de la alte entiti publice Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului OBS.

4. Statul de funcii 5. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 6. Constituirea comisiilor de concurs

RISCURI SEMNIFICATIVE Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei

OBS.

8. Anunul de concurs

10. Publicarea anunului de concurs

11. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor


13. Procesul verbal privind analiza dosarelor

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 14. Contestaii privind respingerea dosarelor

RISCURI SEMNIFICATIVE Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea/acceptarea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scrisa nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob

OBS.

Susinerea concursurilor

15. Stabilirea subiectelor

16. Susinerea probei scrise 17. Susinerea probei interviu

19. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 21. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului

RISCURI SEMNIFICATIVE Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai in termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au stabilite corect Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc

OBS.

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natur salarial

18. Comunicarea deciziei de numire 19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 20. Salariul de baz 21. Indemnizaii de conducere 22. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 23. Sporul pentru complexitatea n munc

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 24. Sporul de vechime n munc 25. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 26. Salariul de merit 27. Sistemul de premiere Modificarea drepturilor salariale 28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

RISCURI SEMNIFICATIVE Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de eful structurii Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

OBS.

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

30. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 31. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 32. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia

Nr.crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 33. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

RISCURI SEMNIFICATIVE Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

OBS.

NOTA: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiilor stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz, au fost identificate 33 de operaii, prezentate n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, crora leau fost asociate 57 riscuri, aa cum rezult din documentul Identificarea riscurilor.

Anexa nr. 7

Procedura - P05: Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50% Data: 29.10.2010 Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri i se aplic N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar mediu N3 Nu exist proceduri

P2 30%

Impact financiar sczut

Impact financiar ridicat

P3 20%

Vulnerabilitate mic

Vulnerabilitate medie

Vulnerabilitate mare

Not: Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100.
23

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona Data: 27.10.2010 ACTIVITATEA DE AUDIT Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul planului de ocupare a funciilor publice: obiectivele nou preluate au influenat fundamentarea planului? obiectivele transferate au influenat fundamentarea planului? planul se ncadreaz n politicile i obiectivele curente i de perspectiva ale entitii? exist o fundamentare detaliat a planului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. exist persoan responsabil cu elaborarea planului? v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? planul conine toate avizele i aprobrile persoanelor autorizate? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. DA NU OBS. 1-17 1 X X X X X X X X X X Nu exist lista
24

Fundamentarea proiectului Atribuiile postului; ROF

ACTIVITATEA DE AUDIT - realizarea operaiunilor de control intern prin proceduri: - operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate i semnate - operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), sunt ntocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate - operaiunile de control intern sunt nsoite de liste de verificare (check-list), care nu respect n totalitateprevederile legale i nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate - operaiunile de control intern nu sunt nsoite de liste de verificare (check-list), se efectueaz n virtutea unor atribuii din fia postului i nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate i semnate - se realizeaz operaiuni de control intern prin proceduri? - examinarea procedurilor: - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate i se aplic? - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplic? - exist proceduri de lucru scrise, aprobate i actualizate, dar nu sunt cunoscute? - exist proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate i actualizate i nu sunt cunoscute? - exist proceduri de lucru

DA

NU -

OBS. activitilor

X X
25

Nu se elaboreaz check-list-uri

ACTIVITATEA DE AUDIT - dac da, v rog s ni le furnizai. Organizarea concursurilor - exist un sistem procedural privind organizarea concursurilor? - avei proceduri scrise i formalizate privind organizarea concursurilor? - dac da, v rog s ni le furnizai. - atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor prin proceduri i compararea acestora cu cele prevzute n fia postului: - procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor i corespund cu atribuiile din fiele postului - procedurile asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuiile din fiele postului - procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor i separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuiile din fiele postului, care la rndul lor sunt incomplete/neactualizate; - procedurile nu asigur atribuirea responsabilitilor, delegarea competenelor i separarea sarcinilor i nici nu corespund cu atribuiile din fiele postului; - exist proceduri?/ (nu exist proceduri?) - dac da, v rugm s ne naintai fia postului. - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului? - persoanele responsabile au experiena i pregtirea necesar? - statul de funcii este actualizat n funcie de rezultatele procesului de recrutare? - dac da, v rog s ne furnizai statul de funcii actualizat dup ultimul concurs

DA

NU X

OBS. Nu exist proceduri 2-9 Exist, dar nu sunt formalizate

X X X X

X X X X X

Fia postului

Statul de funcii
26

ACTIVITATEA DE AUDIT - exist lista activitilor pentru realizarea subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Susinerea concursurilor - exist un sistem privind susinerea concursurilor? -

DA obiectivului/ X X X

NU

OBS.

Lista activitilor 10-15 Exist, dar nu sunt formalizate X X 16-17

exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Deciziile de numire avei proceduri scrise i formalizate privind emiterea i comunicarea deciziilor de numire? dac da, v rugm s ni le furnizai. exist stabilit persoan responsabil? respectai principiul dublei semnturi? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Stabilirea elementelor de natura salarial exist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natur salarial? dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. exist stabilit persoan responsabil pentru elaborarea i actualizarea procedurilor? exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea profesional necesare postului?

X X X X X X List activiti 18-32 18-26 Exist dar nu sunt formalizate X X X X X


27

DA NU ACTIVITATEA DE AUDIT - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X Modificarea drepturilor salariale - exist un sistem procedural de organizare al activitii privind X modificarea i comunicarea drepturilor salariale? - exist stabilit persoana responsabil? X - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea X profesional necesare postului? - exist responsabil cu actualizarea sistematic a procedurilor? X - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ X subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X Salarizarea muncii peste programul normal de lucru - exista un sistem procedural privind timpul lucrat peste X programul normal de lucru? - se ine un registru special? X - avei stabilit un responsabil pentru analiza i aprobarea X fundamentrii timpului lucrat peste programul normal de lucru? - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X - avei stabilit un responsabil privind aprobarea efecturii muncii X peste programul normal de lucru? - dac da, v rugm s ne furnizai fia postului. X - v rugm s ne furnizai cerinele privind experiena i pregtirea X profesional necesare postului? - exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ X subobiectivului? - dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X

OBS. Fia postului 27-28 Exist, dar nu este formalizat

Fia postului

29-32 Exist dar nu este formalizat

Fia postului

28

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona

Data: 29.10.2010 Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 3 2 2 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 2 2 2 2 1 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 2 2 3 1 1

Nr crt I.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Punctaj total

ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULU I

Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor

1.

Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

Schimbarea obiectivului entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare Adresele pentru solicitarea

2,5 2,0 2,0 1,8 1,5

4. Statul de funcii 5. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor

organizrii concursurilor ndeplinesc condiiile conformitate

nu de

29

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 2 2 0,3 0,3 2 1 0,2 0,2 2 1

Punctaj total

6. Constituirea comisiilor de concurs

7. Anunul de concurs

8. Publicarea anunului de concurs

Bibliografia incomplet neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a III-a, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii

2,0 1,5

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 1 2 1 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 2 1 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

1 1 2 2 2

1,5 1,3 1,7 1,5 1,7

30

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 2 2 0,3 0,3 1 1 0,2 0,2 2 2

Punctaj total

9. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor

11. Procesul verbal privind analiza dosarelor

12. Contestaii privind respingerea dosarelor

Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor

1,7 1,7

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

3 3 2 2 1

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 1 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 1 2 2 2

2,5 2,3 1,7 1,7 1,2

0,5 0,5

2 1

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

1 2

1,5 1,5

31

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 1 0,3 2 0,2 1

Punctaj total

Susinerea concursurilor

13. Stabilirea subiectelor

14. Susinerea scrise 15. Susinerea interviu

probei probei

18. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului

Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei

1,3

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

3 3 3 3 2 2 2

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

3 2 2 2 2 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 2 3 2 2 2 2

2,8 2,5 2,7 2,5 2,0 2,0 1,7

32

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 2 0,3 1 0,2 1

Punctaj total

Deciziile de numire

Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob 20. Procesul verbal Procesul verbal nu s-a transmis privind rezultatele la Direcia Resurse Umane concursurilor 21. Comunicarea Anunarea candidailor asupra rezultatelor rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe 22. Contestaii Acceptarea contestaiilor spre privitoare la analiz i soluionare fr ca rezultatele acestea s fie depuse n termen concursului de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei 23. Emiterea deciziei de Datele de identificare ale numire candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect

1,5

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5

0,3

0,2

1,2

0,5

0,3

0,2

1,7

0,5 0,5

2 2

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

1 3

1,5 2,2

33

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 2 2 3 3 3 2 2 2 2 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 1 2 2 2 2 2 2 2 2 1 2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 2 1 2 2 2 1 1 1 1 3 2

Punctaj total

II.

STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elementelor de natur salarial

24. Comunicarea deciziei de numire 25. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 26. Salariul de baz 27. Indemnizaii de conducere 28. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 29. Sporul pentru complexitatea n munc 30. Sporul de vechime n munc 31. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 32. Salariul de merit 33. Sistemul de premiere

Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc

1,7 1,8 2,5 2,5 2,5 1,8 1,8 1,8 1,8 1,9 2,0

Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare

34

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 0,5 0,5 0,5 3 2 2 2 0,3 0,3 0,3 0,3 2 2 1 1 0,2 0,2 0,2 0,2 2 2 2 1

Punctaj total

Modificarea drepturilor salariale

34. Decizia de modificare a drepturilor salariale 35. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

36. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 37. Aprobarea efecturii Efectuarea muncii peste muncii peste programul normal de lucru nu a programul normal fost autorizat de eful structurii de lucru 38. Evidena timpului Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste lucrat peste programul normal programul normal de lucru nu este formalizat de lucru i recuperarea acestuia

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru

2,5 2,0 1,7 1,5

0,5

0,3

0,2

1,8

0,5

0,3

0,2

2,0

0,5 0,5

2 3

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

2 2

1,7 2,5

35

Nr crt

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% 0,5 2 0,3 1 0,2 2

Punctaj total

39. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru NOTA:

Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

1,7

Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este document ul din procedura de Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza documentelor n posesia crora a intrat pn n acest moment, dar i a expertizei personale n domeniu. Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii. Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toat durata misiunii de auditpe toat perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat.

36

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit :Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona Nr. crt. I. DOMENIUL
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

Data 29.10.2010 RISCURI SEMNIFICATIVE

OBIECTE AUDITABILE 1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

Punctaj total

Clasare Mare Mediu Mediu Mediu

OBS.

Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor

Schimbarea obiectivului entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare

2,5 2,0 2,0 1,8

4. Statul de funcii care prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs

37

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 5. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor

RISCURI SEMNIFICATIVE

Punctaj total

Clasare Mic Mediu Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mic Mare Mare Mic

OBS. Nu

6. Constituirea comisiilor de concurs

7. Anunul de concurs

8. Publicarea anunului de concurs

9. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor

Adresele pentru solicitarea organizrii concursurilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Bibliografia incomplet/neactualizat Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile nainte de data organizrii concursului Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs i de soluionare a contestaiilor nu sunt ntocmite cu 30 de zile nainte de data susinerii a concursurilor Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs Anunul de concurs nu ndeplinete condiiile de conformitate Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de desfurare a concursului Anunul de concurs nu cuprinde condiiile de participare la concurs Anunul de concurs nu este publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea a IIIa, cu cel puin 30 de zile nainte de data desfurrii Anunul de concurs nu este afiat la sediul entitii sau pe pagina de Internet Neconcordana ntre coninutul anunului de concurs stabilit de comisie i cel publicat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Refuzul nejustificat al acceptrii dosarelor candidailor pentru ocuparea posturilor

1,5 2,0 1,5 1,5 1,5 1,3 1,7 1,5 1,7 1,7 1,7 2,5 2,3 1,7

Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu Nu

Nu
38

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 11. Procesul verbal privind analiza dosarelor 12. Contestaii privind respingerea dosarelor

RISCURI SEMNIFICATIVE

Punctaj total

Clasare Mic Mic Mic Mic Mic Mare Mare Mare Mare Mediu Mediu Mic Mic Mic

OBS. Nu Nu Nu Nu Nu

Susinerea concursurilor

13. Stabilirea subiectelor de ctre comisie 14. Susinerea probei scrise 15. Susinerea probei interviu

18. Verificarea i notarea lucrrilor i interviului

Lipsa acordului membrilor comisiei Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate la sediul instituiei Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Respingerea nejustificat a contestaiilor Rezultatele selectrii dosarelor de nscriere nu au fost afiate n termen de 5 zile lucrtoare de la data expirrii perioadei de nscriere Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal Diferene semnificative intre calitatea tratrii subiectelor i punctajelor acordate de membri comisiei Spaiile libere din lucrri nu au fost barate de membrii comisiei Declararea ca promovat a unor candidai care nu au obinut un punctaj final de cel puin 100 de puncte cumulat i cel puin 50 de puncte la fiecare prob

1,7 1,2 1,5 1,5 1,3 2,8 2,5 2,7 2,5 2,0 2,0 1,7 1,5 1,7

Nu Nu Nu

39

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE 20. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor 15. Comunicarea rezultatelor 16. Contestaii privitoare la rezultatele concursului

RISCURI SEMNIFICATIVE Procesul verbal nu s-a transmis la Direcia Resurse Umane Anunarea candidailor asupra rezultatelor nu s-a realizat n termenul de trei zile lucrtoare de la data susinerii ultimei probe Acceptarea contestaiilor spre analiz i soluionare fr ca acestea s fie depuse n termen de ctre candidai Candidaii nu au fost anunai n termen despre rezultatul contestaiei Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect Decizia de numire nu a fost emisa n termenul de 15 zile lucrtoare de la data admiterii candidatului Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc

Punctaj total

Clasare Mic Mic Mic Mic Mediu

OBS. Nu Nu Nu Nu

1,2 1,5 1,7 1,5 2,2

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

1,7 1,8 2,5 2,5 2,5 1,8 1,8 1,8

Mic Mediu Mare Mare Mare Mediu Mediu Mediu

Nu

II.

STABILIREA DREPTURILO R SALARIALE CUVENITE PERSONALUL UI

Stabilirea elementelor de natur salarial

19. Comunicarea deciziei de numire 20. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 21. Salariul de baz 22. Indemnizaii de conducere 23. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 24. Sporul pentru complexitatea n munc 25. Sporul de vechime n munc

40

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profesional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru
Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de eful structurii Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat Aplicarea eronat a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

Punctaj total

Clasare Mediu Mediu Mediu Mare Mediu Mic Mic Mediu Mediu Mic Mare Mic

OBS.

26. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 27. Salariul de merit 28. Sistemul de premiere Modificarea drepturilor salariale 29. Decizia de modificare a drepturilor salariale 30. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

1,8 1,9 2,0 2,5 2,0 1,7 1,5 1,8 2,0 1,7 2,5 1,7

Nu Nu

Salarizarea muncii 31. Fundamentarea timpului peste programul lucrat peste programul normal de normal de lucru lucru 32. Aprobarea efecturii muncii peste programul normal de lucru 33. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia 34. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

Nu

Nu

41

Nota: Documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor cuprinde 33 de obiecte auditabile i 57 riscuri ataate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii i mic). n continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute n vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari i medii) vor intra n auditare i vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. n baza acestui document au rezultat 18 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate n considerare n vederea auditrii, fiind constituite numai din operaii ale cror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, i n consecin, documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe cuprinde 22 de obiecte auditabile i 29 riscuri asociate acestora.

42

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona

Data 29.10.2010 Consecintele funcionrii/ nefuncionri i controlului intern Grad de ncredere al auditorul ui n controlul intern Sczut Mediu Sczut Mediu

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

T/ S

Obs.

I.

ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

Schimbarea obiectivului entitii publice prin preluarea i prin transferul de obiective Utilizarea personalului neadecvat activitii de elaborare a planului Utilizarea unor proceduri neadecvate Statul de funcii nu este actualizat permanent funcie de rezultatele procesului de recrutare

S S S S

2. Statul de funcii care prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs

43

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

T/ S

Consecintele funcionrii/ nefuncionri i controlului intern

Grad de ncredere al auditorul ui n controlul intern Mediu

Obs.

3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 4. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor Susinerea concursurilor 5. Stabilirea subiectelor de ctre comisie

Bibliografia incomplet/neactualizat Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor nu ndeplinesc condiiile de conformitate Acceptarea unor dosare incomplete Stabilirea unor subiecte din afara tematicii i bibliografiei de concurs Subiectele sunt neclar formulate sau conin erori Procesul verbal privind proba scris nu ndeplinete condiiile de conformitate Procesul verbal privind proba interviu nu ndeplinete condiiile de conformitate Interviul nu este susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise ntrebrile i rspunsurile la interviu nu au fost consemnate n anexa la procesul verbal

S S T T S S S S Exist sistem de control eficient Exist sistem de control eficient

Sczut Sczut Ridicat NU Ridicat Sczut Sczut Sczut Sczut

6. Susinerea probei scrise 7. Susinerea probei interviu

44

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

T/ S

Consecintele funcionrii/ nefuncionri i controlului intern

Grad de ncredere al auditorul ui n controlul intern Sczut

Obs.

Deciziile de numire

8. Emiterea deciziei de numire

9. Comunicarea deciziei de numire II.


STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Datele de identificare ale candidatului admis, funciei, drepturilor salariale la ncadrare i a sporurilor de care beneficiaz nu au fost stabilite corect Comunicarea cu ntrziere a deciziei de numire Existena unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale Stabilirea eronat a salariului de baz Acordarea unor indemnizaii de conducere necuvenite Stabilirea eronat a sporului pentru titlul tiinific de doctor Stabilirea eronata a unui spor pentru complexitate n munc Stabilirea eronat a sporului de vechime n munc Stabilirea eronat a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Acordarea de salarii de merit necuvenite

S S S S T S S S S Exist sistem de control eficient

Sczut Sczut Sczut Mediu Ridicat Mediu Mediu Mediu Sczut NU

Stabilirea elementelor de natur salarial

10. Procedurile scrise privid acordarea drepturilor salariale 11. Salariul de baz 12. Indemnizaii de conducere 13. Sporul pentru titlul tiinific de doctor 14. Sporul pentru complexitatea n munc 15. Sporul de vechime n munc 16. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 17. Salariul de merit

45

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

T/ S

Consecintele funcionrii/ nefuncionri i controlului intern

Grad de ncredere al auditorul ui n controlul intern Sczut Sczut Sczut Sczut

Obs.

18. Sistemul de premiere

Salariile nu au fost diminuate pentru abateri disciplinare Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost ntocmita Modificarea neargumentat a drepturilor salariale Operarea modificrii drepturilor salariale n carnetul de munc i dosarul profe-sional dup soluionarea contestaiilor Efectuarea fr justificare a orelor peste programul normal de lucru Sistemul de eviden a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

S S S S

Modificarea drepturilor salariale

19. Decizia de modificare a drepturilor salariale 20. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii 21. Fundamentarea timpului peste programul lucrat peste programul normal normal de lucru de lucru 22. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia NOTA

Sczut

Sczut

Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, n care au fost cuprinse cele 22 de obiecte auditabile i 29 de riscuri asociate acestora, obinute din clasarea riscurilor. n urma analizei au fost identificate 2 obiecte auditabile i 3 riscuri asociate acestora , care au fost evaluate ca fiind puncte tari, diferenele fiind considerate puncte slabe. Operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcionale, pe baza documentelor transmise de entitate i a misiunilor anterioare, care limiteaz apariia riscurilor. Pe baza activitii de ierarhizare a operaiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit n
46

care vor fi preluate numai operaiile considerate ca fiind puncte slabe n numr de 26, ocazie cu care vor fi renumerotate.

Procedura - P05 : Analiza riscurilor


Serviciul Audit Public Intern

TEMATICA IN DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE


Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona
Nr. crt.
I.

Data 29.10.2010
OBIECTE AUDITABILE Nr. crt. din Lista centralizatoare

DOMENIUL
ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice Organizarea concursurilor

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice

Susinerea concursurilor Deciziile de numire II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE Stabilirea elementelor de natur salarial

2. Statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs 3. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor 4. Dosarele candidailor pentru ocuparea posturilor 5. Susinerea probei scrise 6. Susinerea probei interviu 7. Emiterea deciziei de numire 8. Comunicarea deciziei de numire 9. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale 10. Salariul de baz 11. Indemnizaii de conducere

2 3 7 11 12 17 18 19 20 21
47

Nr. crt.

DOMENIUL
CUVENITE PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE

Nr. crt. din Lista centralizatoare

Modificarea drepturilor salariale Salarizarea muncii peste programul normal de lucru


NOTA:

12. Sporul pentru complexitatea n munc 13. Sporul de vechime n munc 14. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte 15. Salariul de merit 16. Sistemul de premiere 17. Decizia de modificare a drepturilor salariale 18. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale 19. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru 20. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia

23 24 25 26 27 28 29 30 32

Procedura Analiza riscurilor a nceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 33 de operaii/obiecte auditabile, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit, n care au fost selectate numai 20 de obiecte auditabile. n continuare, cele 20 de operaii/obiecte auditabile, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor materializa n F.I.A.P.-uri i F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit.

48

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern


Serviciul Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010- 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona ETAPELE MISIUNII Tema general:
1. PREGTIREA MISIUNII DE AUDIT

Data ACTIVITI DURATA (H) 544 130 2 2 2 40 8

29.10.2010
LOCUL DESFURRII

DOMENIUL Gestiunea resurselor umane

PERSOANELE IMPLICATE

1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Chestionarului de control intern

Paval Corina Hij Vasile


Cderea Georgeta

SAI SAI SAI SAI AUDITAT SAI

Paval Corina Paval Corina Bilauca Nelia


Cderea Georgeta

49

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

ACTIVITI 6. ntocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 8. ntocmirea Programului de audit intern 9.Intocmirea Notei i a Programului preliminar al interveniei la faa locului 10. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Direcia Resurse Umane 12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.

DURATA (H) 40 16 4 4 4 4 4 326

PERSOANELE IMPLICATE

LOCUL DESFURRII

Paval Corina Bilauca Nelia


Cderea Georgeta

SAI SAI SAI SAI SAI

Paval Corina Paval Corina


Cderea Georgeta

Bilauca Nelia Bilauca Nelia Bilauca Nelia AUDITAT Paval Corina Paval Corina Paval Corina
Cderea Georgeta Cderea Georgeta

SAI AUDITAT

II. INTERVENIA LA FAA LOCULUI

OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI

OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

1.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 1.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 1.4. Colectarea dovezilor 1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 2.1. Efectuarea testrilor, detaliate Programul interveniei la faa locului 2.2. Discutarea constatrilor cu eful de serviciu 2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 2.4. Colectarea dovezilor

16 2 8 8 8 16 1 4 2

AUDITAT SAI SAI AUDITAT AUDITAT

Paval Corina Paval Corina Paval Corina


Cderea Georgeta

AUDITAT SAI SAI AUDITAT

50

ETAPELE MISIUNII

DOMENIUL

ACTIVITI 2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

DURATA (H) 1

PERSOANELE IMPLICATE Cderea Georgeta

LOCUL DESFURRII

AUDITAT

Procedura - P06: Elaborarea programului de audit intern


Serviciul Audit Public Intern PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2006- 31.12.2006 ntocmit: Lavric Anioara-Simona Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Nr. crt. 1. OBIECTE AUDITABILE Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice Statul de funcii prevede posturile ce urmeaz a se ocupa prin concurs Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor Dosarele candidailor pentru ocuparea TIPUL TESTRII - Analiza notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile n teritoriu - Verificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor; - Analiza respectrii modului de organizare al concursurilor;
51

Data 29.10.2010 Durata (h) 8 4 Nr. lista verificare LV 1 LV 2

Locul

Nr. test

Auditori

DRU DRU

T1 T2

Baciu Otilia Cderea Georgeta

2. 3. 4.

posturilor

- Eantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004, reprezentnd 100% - Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei interviu - Eantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate n 2004 DRU 2 T3 LV 3 Bilauca Nelia

5. 6.

Susinerea probei scrise Susinerea probei interviu

7. 8.

Emiterea deciziei de numire Comunicarea deciziei de numire

- Verificarea deciziilor de numire - Eantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidailor admii n anul 2004 DRU 2 T4 LV 4 Baciu Otilia

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr. crt. 9. OBIECTE AUDITABILE Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale Salariul de baz Indemnizaii de conducere Sporul pentru complexitatea n munc Sporul de vechime n munc Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte TIPUL TESTRII - Chestionarea managementului CCI - Verificarea stabilirii drepturilor salariale nscrise n carnetul de munc, dosarele profesionale i statele de plat - Eantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidai admii n anul 2004
52

Locul

Durata (h) 2 10

Nr. test

Lista verificare

Auditori Bilauca Nelia

DRU DRU

10. 11. 12. 13. 14.

T5

LV 5

Baciu Otilia

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr. crt. 15. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori

Salariul de merit

- Verificarea legalitii acordrii salariului de merit - Eantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidai admii n anul 2004

16.

Sistemul de premiere

- Verificarea i analiza dosarelor profesionale - Eantionul va fi constituit din documentele celor 6 candidai admii n anul 2004

17. 18.

Decizia de modificare a drepturilor salariale Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

- Analiza diminurilor salariale - Verificarea operrii n carnetele de munc a diminurilor salariale ca urmare a sanciunilor - Eantionul va fi constituit din documentele celor 7 salariai sancionai n anul 2004 - Verificarea aprobrii efecturii muncii peste programul normal de lucru - Existena Registrului special de eviden a timpului prestat peste programul normal de lucru - Analiza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul normal de lucru - Eantionul va fi constituit din DRU 2 T7 LV 7

Cderea Georgeta DRU 2 T6 LV 6

19.

Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

20.

Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia

Baciu Otilia

53

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI Nr. crt. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII informaiile pe lunile aprilie i decembrie pentru 4 direcii din cele 10 ale entitii, respectiv 40% Auditor, Lavric Anioara-Simona Locul Durata (h) Nr. test Lista verificare Auditori

54

Procedura P07: edina de deschidere Serviciul Audit Public Intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE
Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 ntocmit: Lavric Anioara-Simona A. Lista participanilor

Data 29.10.2010

Numele
Lavric Anioara-Simona Daniela Minu Boicu Mirela Fodor Maria Danezu Dina

Funcia
Auditor Director Inspector Inspector Inspector

Direcia/ Serviciul
ef SAPI Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane

Nr. telefon

E-mail

Semntura

B. Stenograma edinei
n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; - Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Public Intern, n special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: - Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; - Complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; - Fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; - Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; De asemenea, s-au stabilit: - persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor; - data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; - modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit).
23

Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor. Auditori, Lavric Anisoara-Simona

24

Procedura P07: Chestionar


Serviciul Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE NR. 1


Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI Nr. crt. 1 . 1 .1. ACTIVITATEA DE AUDIT Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice (Obiect auditabil 1 - LC) D DA NU N OBS. Obiect auditabil 1 (TD)

.2.

Examinarea procedurilor privind fundamentarea i elaborarea Planului de ocupare a funciilor publice: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor necesare fundamentrii i elaborrii planului: a) aprobarea de ctre persoanele competente; b) stabilirea modelelor de formulare necesare fundamentrii; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) precizarea modalitilor de completare a modelelor specifice activitilor; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) solicitarea motivaiilor pentru faptul c nu se scot la concurs toate posturile vacante; g) justificarea numrului de funcii publice rezervate absolvenilor de formare specializat; h) cuprinderea modalitilor de actualizare a Panului de ocupare a funciilor publice urmare a atribuirii de obiective noi sau de transfer al altor obiective; 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului de fundamentare i elaborare; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Stabilirea responsabilitilor pe nivele de execuie, respectiv n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiilor acestora, algoritmi de prelucrare .a. 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. 1 Compararea atribuiilor cuprinse n fiele posturilor cu cele din procedur i evaluarea completitudinii prelurii acestora

25

Nr. crt. 1 .3. .4.

ACTIVITATEA DE AUDIT Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre responsabilii cu realizarea activitii 1 Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) exist propuneri de perfecionare a procedurii? 1 Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine: a) modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, coninutul acestora, termene .a.; b) concordana dintre numrul posturilor solicitate a fi scoase la concurs i posturile vacante; c) existena motivaiei faptului c nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante d) existena numrului de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate. 1 Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate Data: 21.10.2010 Auditor intern, Lavric Anioara-Simona

D DA NU

N -

OBS.

X X X X

Test nr. 1

.5.

Lista de control X

.6.

26

Procedura P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 1 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 Obiectul testului Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice Obiectivele testului Analiza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funciilor publice transmise de structurile subordonate entitii Descrierea testului Eantionul a fost constituit prin selectarea primei direcii judeene de la fiecare liter alfabetic, din totalul celor 40 de direcii i a municipiului Bucureti, (ex.: dintre Alba, Arad, Arge s-a selectat Alba), astfel, au rezultat 14 direcii judeene, la care s-a adugat centrala entitii publice. Testarea a constat n analiza notelor de fundamentare, examinndu-se urmtoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. i 1.6., i anume: Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine: - modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, coninutul acestora, termene .a.; - concordana dintre numrul posturilor solicitate a fi scoase la concurs i posturile vacante; - existena motivaiei faptului c nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante; - existena numrului de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate. Verificarea avizrii Planului de ctre persoanele autorizate Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului, prezentat n anex, care conine pe vertical elementele eantionului, iar pe orizontal elementele testate. Constatri Din analiza Listei de control rezultate, s-a constatat c direciile judeene n notele de fundamentare transmise nu au prevzut un numr de funcii publice rezervate absolvenilor programelor de formare specializat, organizate de INA sau de instituii similare din strintate, dei aveau aceast obligaie conform cadrului legal. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1. Data: 23.10.2010 Auditor intern, Lavric Anioara-Simona

27

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern TEST NR.1 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2004 - 31.12.2004 Obiectul testului Modul de susinere a concursurilor Obiectivele testului Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei scrise Examinarea Proceselor verbale privind susinerea probei interviu Descrierea testului n anul 2004 fiind organizate un numr de mic de concursuri, respectiv 6, eantionul pentru testare a fost constituit, n mod exhaustiv, din dosarele acestor concursuri. Pentru efectuarea testrii s-au evaluat, pentru fiecare dosar de concurs, elementele stabilite n Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., verificndu-se urmtoarele: Analiza susinerii probelor scrise: - stabilirea subiectelor la proba scris s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs; - stabilirea a dou variante a cte trei subiecte; - pentru testele gril numrul subiectelor este de 3 ori mai mare dect numrul celor stabilit pentru fiecare test gril; - seturile de subiecte au fost semnate de ctre toi membrii comisiei de concurs; - plicurile au fost sigilate i au tampila instituiei; - lucrrile de concurs au fost redactate doar pe seturile de hrtie asigurate de DRU; - lucrrile de concurs poart tampila pe fiecare fil, n colul din stnga sus; - asigurarea confidenialitii numelor candidailor; - candidaii care au predat lucrrile de concurs au semnat n borderoul special; - semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei. Analiza susinerii probelor interviu: - proba de interviu a fost susinut n termen de 5 zile lucrtoare de la data susinerii probei scrise; - stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs; - consemnarea ntrebrilor i rspunsurilor la interviu n anexa la Procesul verbal; - ntocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului; - stabilirea planului interviului; - semnarea procesului verbal de ctre toi membrii comisiei. Testarea s-a materializat n elaborarea Listelor de control nr. 1-6 pentru proba scris i nr. 7-12 pentru proba interviu, care ulterior au fost centralizate separat i sunt prezentate n anexe.

28

Constatri Din analiza Centralizatorului privind susinerea probelor scrise, prezentat n Anexa nr. 1, s-a constatat c la dosarul de concurs pentru ocuparea postului de consilier superior la Direcia Buget-Contabilitate-Financiar, procesul verbal nu a fost semnat de un membru al comisiei care a lipsit din motive medicale i nu a existat un membru supleant care s l poat nlocui n comisia de concurs. Analiza Centralizatorului privind susinerea probelor interviu, prezentate n Anexa nr. 2, ne-a permis s constatm c toate elementele examinate corespund prevederilor cadrului normativ n vigoare. Concluzii n baza testului i a Centralizatorului privind susinerea probelor scrise s-a elaborat FIAP nr. 3. Data: 28.10.2010 Auditor intern, Lavric Anioara-Simona

29

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 1 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 PROBLEMA Modul de constituire a comisiilor de concurs i a comisiilor de soluionare a contestaiilor prin act administrativ al conductorului autoritii sau al instituiei publice organizatoare a concursului. CONSTATARE Funcionarea comisiei de concurs cu nu numr mai mic de membri dect cel prevzut prin H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici i aprobat prin ordin al ministrului i acceptarea unor soluii neprocedurale. Pentru ocuparea concursului de consilier superior n cadrul Direciei General Buget, Contabilitate i Financiar s-a constituit comisia de concurs i comisia de soluionare a contestaiilor, prin ordin al ministrului, n conformitate cu legislaia i actele normative n vigoare privind organizarea concursurilor. La data desfurrii concursului unul dintre membrii comisiei nu a putut s participe din motive medicale. Datorit inexistenei unei proceduri, s-a optat pentru o soluie de compromis, dar neprocedural, prin solicitarea acordului verbal al candidailor de a se desfura concursul cu comisia incomplet format din patru membri, din cei cinci desemnai prin ordinul ministrului. CAUZE - Legislaia n vigoare nu prevede posibilitatea nlocuirii unui membru din comisiile de concurs i nici nu ofer o soluie n aceast situaie - Inexistena unei proceduri interne privind organizarea i desfurarea concursurilor, care s prevad situaiile care pot impieta buna desfurare a acestor concursuri, respectiv existena unor membri supleani pentru cazuri deosebite. CONSECINE - Exist posibilitatea contestrii concursurilor datorit adoptrii unor soluii neprocedurale i relurii procedurii. RECOMANDRI - Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor publice. ntocmit, Lavric Anioara-Simona

30

LISTA DE VERIFICARE NR. 2


Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr. crt. 1. 1.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Stabilirea elementelor de natur salarial (Obiecte auditabile 19-27 - LC) Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natur salarial: 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente stabilirii elementelor de natur salarial: a) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; b) precizarea modalitilor de acordare a drepturilor salariale; c) verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului; d) cuprinderea modalitii de calcul a drepturilor salariale; e) oferirea unor exemple n acest sens; f) existena componentei de actualizare a procedurii. 1.1.2. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; 1.1.3. Respectarea principiului dublei semnturi; 1.1.4. Atribuirea responsabilitilor privind stabilirea drepturilor salariale n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i ale termenelor aferente fiecrei faze; 1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare 1.1.6. Modalitatea arhivrii documentelor. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n stabilirea drepturilor salariale Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: a) consider procedura corespunztoare? b) au constatat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? c) au propuneri de perfecionare a procedurii? Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: a) salariului de baz b) indemnizaiei de conducere c) sporului pentru complexitatea n munc d) sporului de vechime n munc

DA

NU

OBS.
Obiecte auditabile 9-16 (TD)

X X X X

TEST nr. 5 X
- Liste de control - Centralizator privind sabilirea

1.2. 1.3. 1.4.

1.5.

31

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA X X X -

NU

OBS.
elementelor de natur salarial

e) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte f) salariului de merit g) sistemului de premiere
1.6. Analiza modalitilor de arhivare a documentelor Data: 01.11.2010 Auditor intern, Lavric Anioara-Simona

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern TEST NR. 2 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 Obiectul testului Stabilirea elementelor de natur salarial Obiectivele testului Examinarea respectrii conformitii privind acordarea drepturilor salariale Descrierea testului Eantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidai admii n anul 2004. Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 dup cum urmeaz: - salariul de baz; - indemnizaia de conducere; - sporul pentru complexitate n munc; - sporul de vechime n munc; - sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte; - salariul de merit. n acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni i comparate cu cele din deciziile de numire. Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natu salarial, prezentate n anex. Constatri Din testarea elementelor care au stat la baza ntocmirii deciziilor de numire, conform Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natur salarial, prezentat n Anex, s-a constatat acordarea eronat a salariului de baz pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funciei de consilier categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au nclcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003, prin care se specific faptul c salariul de baz pentru funcia public de execuie de grad profesional "superior", clasa I, este cel prevzut pentru funcia public de execuie de categoria A, , clasa I, gradul 3.

32

Datorit constatrii cu ntrziere a erorii de ctre Serviciul salarizare, care avea obligaia verificrii conformitii cu cadrul legislativ i normativ, s-au efectuat pli suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea. Concluzii n baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5. Data: 01.11.2010 Auditor intern, Lavric Anioara-Simona

Procedura - P08: Colectarea dovezilor


Serviciul Audit Public Intern FI DE IDENTIFICARE I ANALIZ A POBLEMEI NR. 2 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 PROBLEMA Modalitatea de stabilire a salariilor de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de execuie. CONSTATARE Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de ctre persoana autorizat din cadrul Serviciului financiar-salarizare. Din verificarea datelor nscrise n deciziile de numire ale candidailor declarai admii n urma organizrii concursurilor n anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat stabilirea eronat a salariului de baz al dl. Constantinescu Ion, urmare a ncadrrii necorespunztoare pe funcie. n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici. Salariile de baz se stabilesc prin echivalare cu cele prevzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003.

CAUZE - Nerespectarea atribuiilor din fia postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite prin decizia de numire cu cele prevzute de cadrul normativ. CONSECINE - Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituiei; - Inexistena unor proceduri adecvate. RECOMANDRI - Asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea periodic a acestuia;

33

- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii; - Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii; - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate i implementarea activitilor de control i a responsabilitilor ce se impun, pentru realizarea operaiilor specifice fiecrei activiti privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii.

ntocmit, Lavric Anioara-Simon

34

Procedura P11: edina de nchidere


ENTITATEA PUBLIC Serviciul de Audit Intern MINUTA EDINEI DE NCHIDERE A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2006 - 31.12.2006 ntocmit: Lavric Anioara-Simona Data: 14.11.2010 Lista participanilor: Numele Lavric Anioara-Simona Daniela Minu Boicu Mirela Fodor Maria Danezu Dina Funcia Direcia/ Serviciul Auditor ef SAPI Direcia Director Resurse Umane Direcia Inspector Resurse Umane Direcia Inspector Resurse Umane Direcia Inspector Resurse Umane Nr. telefon E-mail Semntura

B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite n totalitate. n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele de realizare ale acestora.

23

Serviciul Audit Public Intern

R PO T D A D IN A R E U IT TER N

STRUCTURA AUDITAT: DIRECIA RESURSELOR UMANE DIN CADRUL S.C. ANNYA S.R.L.

Misiunea de audit: GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

24

I.

INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost format din: Lavric Anioara-Simona - auditor coordonator al misiunii; din cadrul Serviciul Audit Public Intern al entitii publice Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/15.03.2009 Baza legal a aciunii de auditare: - Planul de audit intern pe anul 2005 aprobat de conducerea instituiei; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern; - Normele proprii de exercitare a auditului public intern n cadrul entitii publice Durata aciunii de auditare: 01.09 - 15.11.2010 Perioada supus auditrii: 01.01 - 31.12.2010 Obiectivele misiunii de audit: Organizarea recrutrii personalului cu principalele subobiective: - Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice; - organizarea concursurilor; - susinerea concursurilor; - deciziile de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective: stabilirea elementelor de natur salarial; modificarea drepturilor salariale; Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.

Tehnici utilizate: a) verificarea n vederea asigurrii validrii, realitii i acurateei nregistrrilor n carnetele de munc i dosarele profesionale. Tehnici de verificare utilizate: - comparaia: pentru deciziile de numire i datele nscrise n carnetele de munc, n dosarele profesionale i n bazele de date; - examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea carnetelor de munc, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.; - garantarea: pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au stat la baza justificrii nregistrrilor; - urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate. b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor; c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor; d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor.

25

Instrumente de audit: chestionarele; liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil. Documente i materiale examinate n cadrul Direciei de Resurse Umane: Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.01.2010 31.12.2010: - documente privind organizarea i susinerea concursurilor (Planul de ocupare a funciilor publice pe anul 2006, statul de funcii, procese verbale de selectare a dosarelor candidailor, procese verbale privind susinerea probelor de concurs .a.) - decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale; - carnete de munc, dosare profesionale, fie de post, Regulamentul de Organizare i Funcionare; - foile colective de prezen; - cererile de concedii de odihn, fr plat etc.; - Registrul de eviden a salariailor; - alte documente. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; liste de verificare pe obiective (LV); fie de identificare i analiz a problemelor constatate (FIAP); documente de lucru; Tabel puncte tari i puncte slabe, Tematica n detaliu ; programul de audit, programul interveniei la faa locului; Chestionarul de control intern (CCI); rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere etc.

Organizarea Direciei Resurse Umane. Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 9 salariai, dintre care un post de director i un ef de serviciu. Organizarea i funcionarea direciei a fost n conformitate cu organigrama i Regulamentul de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii sunt ntocmite fie ale posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice i sarcinile de serviciu. Activiti desfurate n cadrul Direciei Resurselor Umane: ntocmirea statelor de funcii pe care le supune spre avizare conducerii; rspunderea privind aplicarea corect a reglementrilor legale n domeniul salarizrii personalului, precum salariul de baz, sporul de vechime, indemnizaiile, alte sporuri; fundamentarea corect i acordarea premiilor; aplicarea corect a prevederilor legale privind efectuarea i salarizarea muncii peste programul normal de lucru; fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile; verificarea foilor colective de prezen privind operarea corect a timpului lucrat i nelucrat; organizarea concursurilor de recrutare, promovare i avansare a personalului; ntocmirea i actualizarea carnetelor de munc; ntocmirea i actualizarea dosarelor profesionale; pregtirea i perfecionarea profesional continu a salariailor.

Echipa de auditori prin lucrrile specifice derulrii misiunii de audit a avut ca obiective principale activitile care se desfoar n cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus
26

II. CONSTATRI I RECOMANDRI


1. ORGANIZAREA RECRUTRII PERSONALULUI 1.1. Proiectul Planului de ocupare a funciilor publice, anex la Planul naional de ocupare a funciilor publice 1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funciilor publice (1) n vederea analizei activitii de recrutare a personalului, identificat ca fiind prima etap a procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004, respectiv a modului de fundamentare a acestuia. Din analiza fundamentrii Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2004, respectiv a Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului nr. 1 elaborat n baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat c nu au fost rezervate funcii publice absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public. n conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice pe anul 2006 i al art. 20 alin. (1) lit. o) i al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici entitatea public trebuia s stabileasc numrul funciilor publice care vor fi rezervate absolvenilor programelor de formare specializat n administraia public, organizate de Institutul Naional de Administraie sau de instituii similare din strintate. Pentru prevenirea repetrii acestei situaii la elaborarea Planului de ocupare a funciilor publice i n urmtorii ani, echipa de auditori recomand elaborarea procedurilor pentru ntocmirea i formalizarea planului n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici. n acelai timp, se impune i stabilirea unor responsabiliti bine definite persoanelor implicate n fundamentarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul entitii, care s beneficieze anticipat de o pregtire profesional adecvat.

1.2. Organizarea concursurilor 1.2.1. Posturile prevzute n statul de funcii ce urmeaz a se scoate la concurs (2) . 1.2.2. Corespondena pentru solicitarea organizrii concursurilor (3) . 1.2.3. Dosarele candidailor la ocuparea posturilor (4)
.

1.3. Susinerea concursurilor


1.3.1. Susinerea probei scrise (5)

27

Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluionare a contestaiilor, se realizeaz prin actul administrativ al conductorului entitii publice organizatoare a concursului. Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat n conformitate cu Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. i 1.6., s-a constatat c n cazul unui concurs comisia a funcionat cu un numr mai mic de membri dect cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite n conformitate cu prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici. Echipa de auditori apreciaz c i n aceast situaie, exista posibilitatea contestrii concursurilor urmare adoptrii unor soluii neprocedurale, fapt pentru care recomand elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s cuprind i numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum i din comisiile de contestaii, avnd n vedere faptul c cadrul normativ nu este reglementat pentru aceast zon. 1.3.2. Susinerea probei interviu (6) Analiza efectuat de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susinere al probelor interviu, le-a permis s constate c elementele verificate corespund cadrului normativ n vigoare. 1.4. Deciziile de numire 1.4.1. Emiterea deciziei de numire (7) ntocmirea deciziei de numire reprezint un element important n activitatea resurselor umane, n gestionarea raportului juridic prin care se angajeaz fondurile publice i, din acest punct de vedere, corectitudinea acesteia reprezint un risc potenial ridicat. Din analiza coninutului deciziilor de numire ale candidailor admii prin concurs n anul 2008, n numr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat n baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat ncadrarea eronat a dl. Constantinescu Ion pe funcia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, n loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de ctre comisia de concurs. ncadrarea eronat a avut drept consecin efectuarea plii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entitii publice, situaie rezolvat ulterior prin anularea deciziei de numire i refacerea acesteia n conformitate cu prevederile legislative, precum i modificarea nregistrrii din carnetul de munc. Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomand reverificarea conformitii deciziilor de numire emise n anul 2007, precum i implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice acestei activiti.

1.4.2. Comunicarea deciziei de numire (8) .

2.

STABILIREA

DREPTURILOR

SALARIALE

CUVENITE

28

PERSONALULUI 2.1. Stabilirea elementelor de natur salarial 2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale (9) . 2.1.2. Salariul de baz (10)

Salariile de baz pentru candidaii declarai admii la concursul pentru ocuparea funciilor publice de execuie sunt stabilite n conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea i dezvoltarea carierei funcionarilor publici i prin echivalare cu salariile de baz prevzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natur salarial ale funcionarilor publici, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 228/2003. Din analiza eantionului descris n Testul nr. 5 i a elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul c persoana autorizat din cadrul Serviciului financiar-salarizare nu i-a exercitat atribuiile din fia postului cu privire la verificarea conformitii drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul instituiei ctre un salariat, sum recuperat ulterior. Pentru prevenirea unor asemenea situaii n viitor, echipa de auditori recomand elaborarea procedurilor scrise i formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control i n acelai timp asigurarea pregtirii profesionale a personalului implicat n activitatea de gestionare a resurselor umane i evaluarea periodic a acestuia. 2.1.3. Indemnizaii de conducere (11) . 2.1.4. Sporul pentru complexitatea n munc (12) . 2.1.5. Sporul de vechime n munc (13) . 2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14) . 2.1.7. Salariul de merit (15) . 2.1.8. Sistemul de premiere (16) . 2.2. Modificarea drepturilor salariale 2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)

29

n acest caz, auditorii i-au focalizat atenia asupra diminurii salariilor, urmare a constatrilor unei misiuni anterioare de audit n cadrul creia a fost analizat conformitatea acordrii sporurilor salariale. Din analiza modificrilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancionat, n anul 2006, respectiv a unui numr de 7 salariai, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat c ntr-un caz sanciunea de 5% aplicat pe 3 luni a fost reinut din drepturile salariale i operat n baza de date, dar nu a fost nregistrat n carnetul de munc. Echipa de auditori a stabilit c principala consecin a acestui fapt a fost reflectarea eronat a situaiei personalului n documentele administrative, cu impact asupra carierei funcionarilor publici, n mod special, n situaia unui transfer. Recomandarea auditorilor pentru depistarea i evitarea unor situaii similare s-a ndreaptat spre organizarea unor verificri sistematice privind operarea diminurilor salariale la persoanele care au fost sancionate de ctre conducere i implementarea unui nivel de control suplimentar. 2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18) . 2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru 2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19) . 2.3.2. Evidena timpului lucrat peste programul normal de lucru i recuperarea acestuia (20) Un element important al activitii de eviden a efecturii muncii peste programul normal de lucru, const n fundamentarea acestuia n vederea compensrii n timp liber echivalent sau n bani, n conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar. Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse n Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8., s-a constatat c nu exist organizat un sistem de eviden i de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat c efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispus n scris de eful ierarhic, dei aceste lucruri sunt stipulate n cadrul normativ. Din aceast cauz, n practic nici nu s-a mai urmrit compensarea n timp liber corespunztor, n urmtoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate n bani, ceea ce a reprezentat o cheltuial semnificativ pentru entitate care putea fi evitat. Echipa de auditori recomand utilizarea Registrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunztor n urmtoarele 30 de zile, dup efectuarea acesteia, precum i pentru plata orelor suplimentare, n cazul n care compensarea nu a fost posibil. De asemenea, se recomand i desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenei timpului suplimentar peste programul normal de lucru i a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ.

30

III. CONCLUZII Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditat conform grilei:

NR. CRT. 1. 2.

OBIECTIVUL Organizarea recrutrii personalului Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

APRECIERE DE FUNCIONA MBUNT L IT X X

CRITIC

Precizm, faptul c constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre echipa de auditori i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorilor n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre participanii la aceste edine, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minutele edinelor de nchidere i conciliere. Considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane c se nscrie n parametri normali pentru aceast perioad de introducere a auditului intern n entiti. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoate o ameliorare semnificativ. Auditori, Lavric Anioara-Simona

31

Procedura P14: Finalizarea misiunii de audit public intern


ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern MINUTA EDINEI DE CONCILIERE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 Auditor: Lavric Anisoara-Simona A. Lista participanilor Numele Lavric AnioaraSimona Daniela Minu Boicu Mirela Fodor Maria Danezu Dina Funcia Auditor Director Inspector Inspector Inspector Direcia/ Serviciul ef SAPI Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Direcia Resurse Umane Nr. telefon E-mail Semntura

Data: 30.10.2010

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de conciliere s-a discutat asupra constatrilor i recomandrilor cuprinse n proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: - activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; - complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; - fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; - neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate, structura auditat a ntocmit Planul de aciune i calendarul implementrii, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare i termenele/etapele de realizare, nmnnd un exemplar i auditorilor. Pentru toate celelalte constatri, structura auditat nu a formulat obiecii fiind de acord cu acestea, recunoscnd deficienele din activitatea specific. Not: Menionm c n situaia acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor echipei de auditori confirmat n cadrul edinei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rmne nemodificat, constituind, n acelai timp, i raport de audit intern final.

32

Procedura:P17 Urmrirea recomandrilor


Serviciul de Audit Intern FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane Implem entat Parial implem entat Neimpl ementat Data: 31.08.2010 Raport de audit nr. X/ ......2007 Data planificat/ Data implement rii 31.12.2010 30.06.2010 X 31.12.2010

ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane

Rec No. 1.

Recomandarea Instruirea personalului care se ocup cu elaborarea i aprobarea Planului de ocupare a funciilor publice la nivelul ministerului i evaluarea sistematic a acestuia Stabilirea de atribuii i responsabiliti, n acest sens, prin fiele posturilor Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funciilor publice n colaborare cu Agenia Naional a Funcionarilor Publici Instruirea membrilor comisiilor de concurs i ai comisiilor de contestaii, precum i a persoanelor care asigur munca de secretariat naintea organizrii acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii Elaborarea procedurilor de organizare i desfurare a concursurilor privind ocuparea funciilor publice, care s prevad numirea unor membri supleani pentru nlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funciilor publice Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul entitii

X X

2. 3. 4.

30.06.2010

5.

30.06.2010

6.

30.09.2010

7.

31.12.2010

8.

30.06.2010

33

ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane 9. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaii nou angajai n anul 2003 i informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificrii Verificarea persoanelor care au fost sancionate de conducere pe anul 2003 pentru a se X depista dac mai exist i alte situaii de acest gen Efectuarea unei reverificri privind sistemul de eviden a timpului suplimentar peste programul normal de lucru i modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ i informarea efului comparti-mentului de audit intern asupra rezultatelor obinute Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru n vederea compensrii n timp sau X n bani i implementarea n cadrul acestuia a activitilor de control i a responsabilitilor adecvate Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odihn, pe o perioad de 6 luni Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a funcionarilor publici Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanul procedural Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor prin fiele de post Constituirea unei comisii prin decizia conducerii pentru reverificarea stadiului

Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane X

Data: 31.08.2010 Raport de audit nr. X/ ......2007 30.06.2010

10.

30.09.2010

11.

30.09.2010

12.

30.09.2010

13.

30.06.2010

14.

31.12.2010

15.

30.09.2010

16. 17.

X X

30.06.2010 30.06.2010

18.

X X

30.06.2010 31.12.2010

19.

34

ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane

Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane

Data: 31.08.2010 Raport de audit nr. X/ ......2007

20.

actualizrii carnetelor de munc i informarea cu rezultatele acesteia a efului compartimentului de audit intern Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea carnetelor de munc X n care s fie nglobate activitile de control i persoanele responsabile Realizarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n gestionarea carnetelor de munc Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni Actualizarea manualului de instruciuni de acces, achiziie, stocare, prelucrare, transmisie, rspndire i utilizare a datelor Asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii Stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate Asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n utilizarea sistemului informatic Schimbarea sistematic a parolelor de acces de ctre utilizatorii sistemului informatic Desemnarea unei persoane cu atribuii i competene n verificarea schimbrii periodice a parolelor de acces Stabilirea atribuiilor cu verificarea schimbrii parolelor n lipsa persoanei desemnate Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii sistemului informatic i informarea sistematic a utilizatorilor Elaborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de arhivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor arhivate Desemnarea unui salariat din cadrul X X X X

30.09.2010

21. 22.

X 31.12.2010

X 28.02.2010 30.06.2010 30.09.2010 30.09.2010 30.06.2010

23. 24. 25. 26.

27. 28. 29. 30. 31.

X X X X X

31.12.2010 30.06.2010 30.06.2010 30.06.2010 31.12.2010

32.

X X

30.06.2010 30.06.2010

33.

35

ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane Direcia Resurselor Umane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la arhiva instituiei Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n Raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introduceri data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii

Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Gestiunea resurselor umane

Data: 31.08.2010 Raport de audit nr. X/ ......2007

Entitatea/structura auditat: Direcia Resurse Umane Data i semntura conductorului: Dana Srbu Auditor: Data i semntura:

Procedura P18: Supervizarea

36

ENTITATEA PUBLIC Serviciul Audit Public Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat 01.01.20010- 31.12.20 ntocmit: Lavric Anioara-Simona Data: 15.11.2010 Bugetul de timp efectiv: 274 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat X Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern. Bugetul de timp planificat: 274 1 2 3 4 5 Observaii X X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X X X X X X X X

NOTA: Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj:

37

1 pentru nesatisfctor 2 pentru slab 3 pentru satisfctor 4 pentru bine 5 pentru foarte bine

n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise.

38