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EL CICLO DEL DOCUMENTO

El proceso de digitalizacin y gestin de documentos que hace Xerox, segn su gerente de Soluciones, Juan Luis Rodrguez.

1. Estructurar el archivo fsico. Se acomodan los documentos, se deja una presentacin estndar (engargolado, engrapado) y se almacenan en la oficina o en las bodegas del proveedor (ah se clasifican y se etiquetan documentos fsicos). 2. Proceso de digitalizacin. Se limpia la imagen, se crea un archivo digital, se hace reconocimiento de informacin y captura de ndices y se sube a un administrador de contenido. 3. Flujo de trabajo. Se integran con herramientas de trabajo conocidas, para facilitar su uso entre el personal.
Fuente: Xerox Mxico.

LIbE rATE DEL PAPEL

POR AuRA LPEz
90 EXPANSIO 1 - 14 DE AGOSTO, 2011 N

Las empresas mexicanas tienen inters por la gestin documental de papel a digital, pero menos de 10% lo ha hecho. Decide si vale la pena el cambio.

ntrar a una oficina y observar un escritorio repleto de papeles es sinnimo de un proceso detenido, un cuello de botella que podra ser despejado si se aprovechara la digitalizacin y la gestin documental electrnica. Es poder analizar diversos procesos, en diversos sectores para llevarlos a una mayor productividad, y ahorro, comenta Carlos Landa, presidente y director general de Apoint Mxico, firma especialista en automatizacin de procesos y administracin digital de documentos. En su caso, los clientes los buscan ms por la necesidad de abrir espacios (en bodega o para nuevo personal) y tener un mejor costo-beneficio. Se sabe que la gestin documental genera un gasto (datos de InfoTrend indican un promedio de 6% total de los ingresos anuales) y existen varias empresas que ofrecen soluciones a costos personalizados e, incluso, se habla de una tendencia a la oficina libre de papel. Si para las compaas los beneficios son muchos: reducir costos, mejorar el nivel de servicio hacia los clientes, elevar la productividad dentro y fuera de la em-

presa, disminuir tiempos en procesos, controlar la seguridad yla transparencia de informacin y cuidar el medio ambiente, qu las limita a integrarlos? En palabras de Carlos Domnguez, director general de Kodak Mxico, el mundo que hoy conocemos, que tiene un contenido de papel muy importante, tiene que pasar por una evolucin significativa: legal, de preceptos, organizacin y cultural. A pasos no tan agigantados, el marco legal avanza. En 2001 se aprob la Norma Oficial Mexicana (nom-151) que especifica la integridad e inalteracin del contenido de los mensajes de datos, un primer paso que se ha venido reforzando, que integra la certificacin de empresas para digitalizar y validar la informacin, comenta Javier Alarcn, director general de SeguriData, firma dedicada a servicios de transacciones digitales. Y tal vez, ahora, aquellas compaas que manejan informacin personal de sus empleados o proveedores, adopten sistemas de gestin documental digital al cumplir la Ley Federal de Proteccin de Datos Personales en Posesin de los Particulares (lfpdpp). Habr empresas que decidirn que gracias a la oferta es ms fcil, ren-

table o seguro para ellos manejarlo digital (sus datos); habr una oportunidad pero (la ley) no marca una tendencia, comenta Domnguez al referirse a los productos de su marca. La lfpdpp puede ser una zanahoria para motivar el cambio en algunas empresas, para otras podran ser los sucesos inesperados. A la mayora de las empresas les gusta tener todo en sus instalaciones, no toman en cuenta que un temblor o una inundacin fuerte lleguen a los archivos en papel y a las mquinas donde tienen almacenada su informacin. Si no tienen respaldos fuera de las instalaciones, lo pierden todo, comenta Alarcn. Por otra parte, digitalizar y gestionar documentos de forma electrnica es seguro. Tecnolgicamente se cuenta con los mecanismos adecuados que te garanticen la seguridad y eviten la falsificacin y duplicidad de esos documentos, dice Juan Luis Rodrguez, gerente de Soluciones de Xerox Mexicana. Probablemente, uno de los factores que influyen en la tarda adopcin de estos procesos es que, en algunos casos, las empresas no deben destruir la documentacin en papel. Legalmente, nuestras leyes todava no se han actualizado en varios rubros para poder prescindir del archivo fsico, comenta Rodrguez. De forma similar opina Alarcn: Aunque tengas los mecanismos de seguridad que te aseguren que el documento electrnico es ntegro y autntico, no vas a tener la certeza jurdica porque naci en papel y en caso de una controversia vas a tener que presentarlo. Es evidente que an estamos en el inicio de una transicin, pero se necesita de todo el ecosistema para que esto funcione orgnicamente. No basta integrar el proceso y todos los sistemas que van alrededor de esta automatizacin, un 50% del xito de un proyecto es dejar bien entrenado a todo el personal bajo este nuevo esquema, dice Landa. Tal vez algn da escribamos sobre cmo la gente dej de usar papel en sus manos, manipul documentos desde dispositivos ms evolucionados que una tablet y se pregunt qu era una impresora.

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