PROGRAMA 5S:

SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE

1.INTRODUO

- 5S

uma prtica desenvolvida no Japo, onde os pais ensinam a seus filhos princpios educacionais que os acompanham at a fase adulta. Depois de ocidentalizada ficou conhecida como Housekeeping. Assim, as organizaes com o objetivo da busca de melhoria da qualidade de vida no trabalho, criam no programa 5S uma base para o desenvolvimento dessa qualidade. No s os aspectos de qualidade e produtividade devem ser delegados aos funcionrios, o mesmo deve ocorrer com relao a organizao da rea de trabalho, gerando descarte dos itens sem utilidade, liberao de espao, padres de arrumao, facilitando ao prprio funcionrio saber o que est certo e o que est errado, manuteno da arrumao, limpeza, reas isentas de p, condies padronizadas que clareiam a mente do funcionrio e a disciplina necessria para realizar um bom trabalho, em equipe, e dia aps dia. O caminho prtico a implantao dos 5Ss, cinco passos integrados, que buscam fortalecer 5 Sensos, formando um todo nico e simples que nos ajudam a encarar o ambiente de trabalho de uma maneira totalmente nova. A denominao 5S devido s cinco palavras iniciadas pela letra S, quando pronunciadas em japons.

So elas:

SEIRI SEITON SEISO SEIKETSU SHITSUKE

Utilizao Arrumao, Ordenao Limpeza Padronizao Disciplina

2. OBJETIVO - O objetivo principal do 5S melhorar a qualidade de vida das pessoas, construindo um ambiente saudvel e acolhedor para todos. Este objetivo somente ser alcanado se todos ns vivermos alguns valores bsicos como respeito a cada pessoa, trabalho em equipe, qualidade e excelncia no trabalho, responsabilidade, organizao e empenho, defesa da vida, satisfao e alegria de todos.

O novo cenrio mundial tem motivado empresas para avaliarem sua postura em relao ao consumidor, isto , aos seus clientes, sejam internos ou externos. Os requisitos de Qualidade Total (qualidade intrnseca, custo, entrega, segurana e moral) so fatores crticos para a sobrevivncia das empresas diante deste cenrio e junto com a viso da qualidade total h o programa 5S.

3. PROGRAMA 5S 3.1 SEIRI SENSO DE UTILIZAO - Seiri significa separar o necessrio do desnecessrio. Manter no local de trabalho apenas o que voc realmente precisa e usa, na quantidade certa. Refere-se identificao, classificao e remanejamento dos recursos que so teis ao fim desejado. Refere-se a eliminar tarefas desnecessrias e desperdcios de recursos, inclui uma utilizao correta dos equipamentos para um aumento do tempo de vida destes. No deve haver excessos de materiais, equipamentos ou ferramentas no local de trabalho. Devemos lembrar de manter somente o necessrio ocupando espao. Isso se aplica a todos os aspectos do ambiente do trabalho: mesas, gavetas, armrios, etc. No ache que jogar fora desperdcio, nem de descartar algo achando que poderia precisar daquilo algum dia. O material dever ser enviado rea de descarte. Procedimentos: 1 - Analisar tudo o que est no local de trabalho. 2 - Separar o necessrio do que desnecessrio. 3 - Verificar utilidade de cada item perguntando agrega valor? 4 - Manter estritamente o necessrio. Resultado: - Sem baguna, melhora a produo.

3.2 SEITON SENSO DE ORDENAO - Seiton significa a arte de cada coisa em seu lugar para pronto uso. Refere-se disposio dos objetivos, comunicao visual e facilitao do fluxo de pessoas, com isto h diminuio do cansao fsico, economia de tempo e facilita a tomada de medidas emergenciais. - O primeiro passo definir um lugar para as coisas. - O segundo passo como guardar as coisas. - O terceiro passo obedecer s regras. Cada coisa tem que ter nome. D nome a tudo! Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. Nenhum item sem lugar definido. Mesmo que algum esteja usando o item. Assim fica mais fcil de localizar as coisas. Devemos usar muito as etiquetas em tudo que h no local de trabalho: nas

pastas, nos armrios, nas ferramentas e materiais que utilizamos no dia a dia. Procedimentos: 1- Definir arranjo fsico da rea de trabalho. 2- Padronizar nomes. 3- Guardar objetos semelhantes no mesmo lugar. 4- Usar rtulos e cores vivas para identificao. 5- Buscar comprometimento de todos na manuteno da ordem. Resultado: - Em um ambiente organizado vive-se e trabalha-se melhor. No se perde tempo e evitam-se erros.

3.3 SEISO SENSO DE LIMPEZA - Seiso significa inspeo, zelo, a arte de tirar o p. Cada pessoa deve limpar a sua prpria rea de trabalho e conscientizar o grupo para no sujar. Tem por objetivo manter o ambiente fsico agradvel. Mantenha tudo sempre limpo. Limpeza forma de inspeo. Ela possibilita a identificao de defeitos, peas quebradas, vazamentos, etc. O local de trabalho deve ser dividido em reas de responsabilidade. Cada um deve cuidar da sua rea. Seguem algumas dicas para manter o ambiente continuamente limpo: - realizar diariamente a limpeza dos 3 minutos; - comece a observar a entrada da sua organizao que o elo de ligao com a comunidade e logicamente com os nossos clientes. Observe com ateno: - A grama est cortada? - H lixo espalhado? - O meio fio est pintado? - O porto est com a tinta toda desbotada? - Falta grama no jardim? Veja a imagem da sua organizao pelos olhos do cliente. Mas o mais importante mesmo no sujar! Evite a sujeira desnecessria. Lembre-se que ambiente limpo no o que mais se limpa, o que menos se suja! Procedimentos: 1- Educar para no sujar 2- Limpar instrumentos de trabalho aps uso. 3- Conservar limpas mesas, gavetas, armrios, equipamentos e mveis em geral. 4- Inspecionar enquanto executar a limpeza. 5- Descobrir e eliminar as fontes de sujeira. Resultado: - Ambiente de trabalho saudvel e agradvel.

3.4 SEIKETSU

SENSO DE SADE - Seiketsu significa padres, ambientao, higiene, conservao, asseio. a arte de manter tudo em estado de limpeza. Manter condies favorveis de sade, no trabalho, em casa e pessoalmente. Refere-se preocupao com a prpria sade a nvel fsico, mental e emocional. A aplicao dos 3S acima citados j faz com que o senso de sade no seja abalado por outros aspectos que poderiam afetar a sade. Padronizao significa manter em estado de limpeza que, no contexto dos 5S, inclui outras consideraes, tais como: - cores, - formas, - iluminao, - ventilao, - calor, - vesturio, - higiene pessoal, e tudo o que causar uma impresso de limpeza. A padronizao busca ento manter os trs primeiros S (organizao, arrumao e limpeza) de forma contnua. A padronizao, ou seja, a definio de mtodos Standard de trabalho fundamental, por exemplo: - Pinturas das paredes, devem ser usados padres de cores para cada setor, a sinalizao tambm bastante importante, letras claras e grandes, pisos, de tubulaes, de alerta (tigrado), marcas no piso de onde deve ficar a lixeira, voltagem de cada tomada, indicadores de extintores de incndio, itens mveis, tamanho das setas que esto sendo utilizadas, tipos de etiquetas, cores padres de mquinas. A partir do estabelecimento do que certo, fica fcil para o funcionrio saber o que est errado. Exemplo: - Pintamos no piso, ou h uma placa de identificao na parede do local de um equipamento mvel e identificamos o local e o equipamento. Cada equipamento deve contar com 2 pontos: - facilidade para visualizar onde se encontra, - facilidade para desenvolver para o local correto. A partir deste ponto, se o funcionrio usa o equipamento e no o devolve ao local fica evidente que h uma anomalia. As anomalias devem saltar aos olhos devido ao processo de padronizao. Outros aspectos de padronizao so os cuidados com a higiene pessoal, com o uniforme, etc. A folha de verificao reflete o padro de cada rea. Fica fcil saber onde devemos atacar. A padronizao busca criar O estado de limpeza. No basta estar limpo, necessrio tambm parecer limpo. Devemos definir qual o padro ideal para o nosso ambiente de trabalho, buscando, como objetivo, a melhoria da qualidade de vida no trabalho. Devemos nos preocupar com a ambientao, quebrando o peso da rea de trabalho, atravs de uso de aqurios, plantas (auxiliam o relaxamento), salas dos funcionrios, paisagens, em suma tudo aquilo que possa contribuir positivamente para um bom ambiente. Isto uma forma de desacelerar as pessoas. Procedimentos: 1- Pensar e agir positivamente. 2- Manter bons hbitos e higiene pessoal. 3- Manter limpos e higienizados ambientes de uso comum.

4- Conservar ambiente de trabalho com aspecto agradvel. 5- Evitar qualquer tipo de poluio. 6- Melhorar as condies de trabalho.

Resultado: - Cuidar da sade tanto em casa como no trabalho.

3.5 SHITSUKE SENSO DE AUTODISCIPLINA - Shitsuke significa autodisciplina, educao, harmonia. A arte de fazer as coisas certas, naturalmente. Comprometimento com normas e padres ticos, morais e tcnicos e com a melhoria contnua ao nvel pessoal e organizacional. Refere-se a padres ticos e morais. Uma pessoa autodisciplinada discute at o ltimo momento mas, assim que a deciso for tomada, ela executa o combinado. Disciplina a base de uma civilizao e o mnimo para que a sociedade funcione em harmonia. A disciplina o caminho para a melhoria do carter dos funcionrios. Ns enxergamos a disciplina nos 5S quando: - Executamos a limpeza diria dos 3 minutos, como rotina; - Fazemos a medio peridica, utilizando a folha de verificao e colocando os resultados no grfico de controle; - Quando no sujamos mais, e quando sujamos limpamos imediatamente; - Quando devolvemos ao seu local os instrumento que utilizamos; - Quando repintamos os letreiros que esto apagados e corrigimos a pintura do piso se aparecem falhas; - E quando se quer fazer algo bem feito e com habilidade o que se deve fazer? Praticar! Repetir! Atletas repetem lances, o estudante que almeja uma vaga na Universidade, estuda, estuda e estuda. Artistas repetem ensaios. Disciplinar praticar e praticar para que as pessoas faam a coisa certa naturalmente. uma forma de criar bons hbitos. Disciplina um processo de repetio e prtica. Assim estaremos no caminho certo. Procedimentos: 1- Compartilhar viso e valores. 2- Educar para a criatividade. 3- Ter padres simples. 4- Melhorar comunicao em geral. 5- Treinar com pacincia e persistncia. Resultado: - Interesse pelo melhoramento contnuo. No possvel e nem faz sentido discutir sobre o 5S isoladamente pois uma ferramenta fundamental para girar a engrenagem do sistema e deve fazer parte da rotina diria de cada indivduo seja empresa onde trabalha ou na sua casa. Pode se dizer que a essncia do programa 5S est baseada na f, somente quando o empregado acreditar que trabalhar em um local digno e se dispuser a melhor-lo continuamente, ter-se- compreendido a essncia do 5S.

A implantao do 5S simples e os resultados j podem ser obtidos apenas com a implantao dos 3S iniciais, que impressionam muitos, pois traz grandes mudanas, o que altamente estimulante. O mais difcil a manuteno e melhoria a longo prazo, mas um desafio e isto que impulsiona o ser humano. No Brasil o 5S comeou a ser implantado a partir de 1991 e a sua prtica tem produzido conseqncias visveis no aumento da auto-estima, respeito ao prximo, ao ambiente e crescimento pessoal. 4. ESTUDO DE CASO EXPERINCIA DO TRIBUNAL DE IMPLANTAO DO PROGRAMA 5 S CONTAS DO MUNICPIO DE SO PAULO COM A

4.1 INTRODUO O Programa 5 S iniciou-se no TCM/SP em maro/96, aps trabalho de reconhecimento da cultura institucional, promovido pelo Escritrio do Controle da Qualidade Total (ETQC) com o apoio tcnico da Fundao Christiano Ottoni (FCO). A partir da, elaborou-se um Plano de Ao, com flexibilidade tal que permitisse viabilizar e facilitar a execuo, o acompanhamento e o controle da implantao. Promoveu-se treinamento para 140 facilitadores do TCM/SP, os quais multiplicaram de imediato o conhecimento adquirido para os demais colaboradores do TCM/SP. Foi constituda a estrutura organizacional do Programa, pela definio do Coordenador Tcnico e dos Facilitadores Setoriais, por Circular Interna, contendo as respectivas atribuies, encaminhada a todas as unidades para a cincia dos colaboradores. Subseqentemente a esta ao, reunies peridicas foram realizadas com os Facilitadores Setoriais de cada Unidade Gerencial Bsica (UGB) participante do processo, para acompanhamento formal das etapas que estavam sendo desencadeadas e tambm para orientao, explicao de conceitos, soluo de dvidas e distribuio de tarefas para a implementao do Programa. 4.2 O ENVOLVIMENTO DOS COLABORADORES O comprometimento da Alta Administrao, por meio de visitas s UGB's pela Presidncia, ocasio em que bilhetes de estmulo e reconhecimento eram fixados em 85 painis de comunicao, foi uma das estratgias adotadas, para a mobilizao e o envolvimento dos colaboradores. O registro fotogrfico do ambiente fsico, anterior e posterior ao desenvolvimento dos sensos em todas as UGB's do TCM/SP, tambm colaborou para que fossem observadas e comprovadas as mudanas ambientais. Inmeras fotos foram expostas na rea interna e externa do Tribunal. A evoluo do Programa foi comunicada semanalmente com inseres no Informativo, produzido e distribudo pelo ETQC aos colaboradores, com o objetivo de dar transparncia dos fatos ocorridos e estimular ainda mais a participao. Campanhas de preveno sade foram realizadas. Entre elas: diabetes, presso alta e glaucoma. A Copa Interna de Qualidade Total, torneio de futebol masculino, tambm foi promovida, composta por equipes que representavam times famosos e proporcionaram ao seu final, prmios aos vencedores, medalhas e trofus.

A iniciativa coube Associao dos Servidores (ATCM/SP), ento imbuda do esprito de qualidade, que revelou maior eficincia, ampliando sua prestao de servios aos associados. O Programa 5 S, para a famlia dos colaboradores, foi planejado e executado. Nos finais de semana, durante dois meses, foram promovidas aulas sobre o 5 S, para aplicao em casa. A programao constou, ao seu final, de uma confraternizao com grupos artsticos, encerrada com almoo. 4.3 O PROCESSO DE AVALIAO Para a aferio dos resultados foi elaborada uma planilha - Instrumento de Avaliao -, com a seleo de itens, que permitissem avaliar objetivamente a implantao de cada um dos sensos. Um Sistema de Reconhecimento e Premiao ao esforo e dedicao demonstrados pelos colaboradores foi institucionalizado, com publicao no Dirio Oficial do Municpio, de Resoluo e Portaria, instrumentos integrantes deste Sistema. Para a Avaliao Geral, foi constituda Comisso de Avaliadores, composta por integrantes de unidades distintas, que realizaram simulaes em UGBs previamente selecionadas, para teste-piloto. Toda a rea fsica do TCM/SP foi percorrida para fins da avaliao. As UGB's que atingiram pontuao mnima de 70 pontos nesta avaliao, ocorrida no perodo de 14/10 a 21/11/96, foram agraciadas com Diploma Bronze, Prata e Ouro, conforme classificao. Aquelas agraciadas com Diploma Ouro tambm receberam bottons com timbre do Programa 5 S. UGB vencedora do ano, entre os agraciados com o Diploma Ouro, a Assessoria Tcnica de Engenharia, coube uma viagem e visitao tcnica empresa em estgio avanado do Programa 5 S. As anomalias mais comuns s diversas reas foram objeto de relatrio e plano de ao corretiva encaminhado Superior Administrao para conhecimento.

4.3.1 NDICES OBTIDOS Na primeira fase de implantao e desenvolvimento dos sensos, foram avaliados a incorporao do 1, 2 e 3 s, distribudos em um total de 20 itens que foram avaliados. No cmputo geral o 1 S obteve a mdia de 76,73 pontos, o 2 S ficou com 72,33 e o 3 S registrou 76,28, sendo que a mdia geral foi de 75,11. Os resultados obtidos na Avaliao Geral no atingiram nveis de excelncia, mas, em funo desta etapa preliminar do Programa, os ndices alcanados foram considerados satisfatrios.

4.4 RESULTADOS CONSTATADOS COM A IMPLANTAO DO PROGRAMA 5S Trs resultados merecem destaque: 1) - Na Seo de Transportes observou-se um verdadeiro processo de mudana de comportamento, gerando economia de recursos bastante expressiva: - os novos cuidados com a conservao e manuteno favoreceram a recuperao dos veculos, tornando desnecessria novas aquisies; - economia de combustvel, como resultado at de campeonato entre os Motoristas; - reduo de custo de tempo, pelo estabelecimento de novas rotas de percurso;

- reduo de gastos de limpeza, afora a melhoria do ambiente, tambm em termos de higiene e limpeza da Garagem e Oficinas. 2) - O Prdio Anexo, Conselheiro Francisco Martin Gimenez, construdo poca, com rea de 1.550 m, foi mobiliado com o descarte efetuado pelo Edficio-Sede.

3) Embora ampliada a rea, com o desenvolvimento do Senso de Limpeza, tornou-se desnecessria a contratao de mais funcionrios para a execuo desses servios.

4.5 CONSIDERAES FINAIS O referencial terico apresentado, aliado ao processo realizado, obtendose resultados de melhoria em perodo aproximado de 7 meses, comprova a viabilidade e o sucesso do Programa 5 S, referenciando o seu prosseguimento. O ambiente da qualidade j est preparado para as demais etapas e evoluo da TQM, neste Tribunal.

5. CONCEITOS DO PROGRAMA 5S NAS EMPRESAS 5.1 A QUALIDADE E O PROGRAMA 5S NAS EMPRESAS Objetivo do Trabalho: Este trabalho tem como principal objetivo apresentar os mais importantes conceitos da Gesto pela Qualidade Total GQT e do Programa 5S, visando despertar a conscientizao dos colaboradores da Empresa para a importncia da implantao de um Programa de Qualidade Total. 5.2 QUALIDADE A PALAVRA DE ORDEM ! Qualidade a palavra de ordem que vigora, hoje, em todos os segmentos de mercado, em virtude das mudanas profundas que esto ocorrendo nas relaes entre cliente e fornecedor. Este fato percebido, notadamente, no ramo da prestao de servios, onde somente a Qualidade dos produtos e servio oferecidos garante a sobrevivncia das organizaes e, sobretudo, abre novas portas para o sucesso. O novo cenrio econmico mundial, o cdigo de defesa do consumidor e a crescente conscientizao do povo brasileiro tm forado as organizaes (empresas, hospitais, escolas etc.) a reverem sua postura frente ao consumidor, ao empregado e outros membros, ao acionista e sociedade em geral. 5.3 AFINAL, O QUE QUALIDADE ? a totalidade das caractersticas e formas de um produto ou servio que capaz de atender s necessidades explcitas e implcitas dos clientes. Tal conceito s faz sentido quando temos a presena e a interao dos dois componentes bsicos de qualquer segmento de mercado: Cliente e Fornecedor. 5.4 O QUE UM CLIENTE ? uma pessoa ou um setor que recebe os produtos ou servios resultantes de um processo. A satisfao das necessidades desse Cliente garante a

manuteno da atividade dos seus fornecedores, ou sobrevivncia. O Cliente existe dentro e fora da Empresa.

seja,

sua

CLIENTE INTERNO: o colaborador ou setor da organizao que recebe um produto ou servio de outro colaborador ou setor da mesma organizao. CLIENTE EXTERNO: o Cliente final de um produto ou servio. Garante o resultado financeiro da Empresa. O que um Fornecedor ? uma pessoa ou um rgo que providencia os insumos necessrios execuo de um produto ou servio. Existe dentro e fora da Empresa.

FORNECEDOR INTERNO: a pessoa ou setor da organizao que entrega um produto ou presta um servio a uma pessoa ou setor da mesma organizao. FORNECEDOR EXTERNO: a pessoa ou organizao que entrega um produto ou presta um servio a outra organizao. O Fornecedor de sucesso, portanto, aquele que v no cliente sua razo de ser e sabe que a sua organizao existe porque existem clientes a serem atendidos. Por isso, a obteno da Qualidade requer um sadio e estreito relacionamento entre Cliente e Fornecedor. Este fato de vital importncia nos dois ambientes, interno e externo. A Qualidade um alvo em constante movimento, pois o mercado muda muito rapidamente suas expectativas. Ela s ser percebida e entendida pelos Clientes quando existir, em todos os segmentos da Empresa, o que se denomina de Qualidade Total. 5.5 O QUE QUALIDADE TOTAL ? a total mobilizao dos colaboradores da Empresa em busca de produtos e servios com Qualidade. Existem vrios caminhos para se chegar Qualidade Total, mas todos eles passam por uma Gesto administrativa construda sobre dados e fatos e orientada, sempre, para a satisfao total do Cliente a Gesto pela Qualidade Total. 5.6 O QUE GESTO PELA QUALIDADE TOTAL GQT ? uma abordagem sistemtica de melhoria contnua da produtividade, onde todos os colaboradores da Empresa aplicam mtodos administrativos na melhoria permanente da Qualidade de todos os seus produtos e servios. Somente integrando mtodos e pessoas, torna-se possvel prestar um servio que atenda com Qualidade s necessidades dos Clientes. Este objetivo bsico da GQT direciona a Empresa para desenvolver novos processos, visando produtividade, competitividade e, sobretudo, sua sobrevivncia. A implantao da GQT inicia-se com o Programa "5S", que visa preparar a Empresa para a Qualidade Total a partir da sincronia dos elementos da produo: - homem, - materiais, - mquinas - e ambiente. 5.7 O QUE O PROGRAMA 5S ? um Programa de melhoria comportamental, cuja principal caracterstica a simplicidade. Seus conceitos so bastante profundos e podem ser aplicados tanto na vida profissional como na vida pessoal. Pessoas que

praticam este conceito tornam-se gerentes de si mesmas proporcionando uma melhora para a organizao e para o mercado de trabalho. 5.8 A ESSNCIA E OS OBJETIVOS DO 5S "Somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem construdo um local de trabalho digno e se dispuserem a melhor-lo continuamente, ter-se- compreendido a verdadeira essncia do 5S." A essncia do 5S a autodisciplina, a iniciativa, a busca do conhecimento de si mesmo e do outro, o esprito de equipe, o autodidatismo e a melhoria contnua em nvel pessoal e organizacional. O 5S deve ser implementado com o objetivo especfico de melhorar as condies de trabalho e criar o "ambiente da qualidade", ou seja, iniciar uma mudana de cultura na Empresa, que favorea a implantao da Gesto pela Qualidade Total em todos os ambientes da mesma. 5.9 OBJETIVOS ESPECFICOS - Promover um ambiente de trabalho que favorea a Qualidade e a Produtividade das aes desenvolvidas pelos colaboradores da Empresa, trazendo benefcios tanto para eles como para seus Clientes. - Implantar uma ferramenta que possibilite envolver e comprometer os colaboradores da Empresa com a Gesto pela Qualidade Total. - Estimular a prtica do trabalho em equipe. - Evidenciar a participao do colaborador nas atividades desenvolvidas em seu dia-a-dia de trabalho, valorizando-o como profissional e ser humano. 6. CONCLUSO Pode-se perceber que o Programa 5S d ganhos a todos ns, pois significa estmulo para as pessoas realizarem o seu trabalho corretamente, com alegria e para assumirem a responsabilidade pelos resultados. a busca da melhoria contnua na vida de cada um de ns, e praticar e desejar o bem a todos. Somente quando os empregados se sentirem orgulhosos por terem construdo um local de trabalho digno e se dispuserem a melhor-lo continuamente, estar realmente compreendida a verdadeira essncia do 5S.

O Programa 5S ser realmente eficaz se for assumido por todos ns.

7. BIBLIOGRAFIA Pesquisas na internet: www.solucria.com.br/conceitos/5s/5s.htm www.celsocorrea.eng.br/5sb.html www.cristorei.g12.br/colegio/qualidade/q_carta.htm www.e-net.com.br/historia/5s1.html www.geocities.com/capecanaveral/lab/1314/5s.html www.pr.gov.br/tcpr/qualid5s1.html www.jatoba.esalq.usp.br/gqt/programa5s.html

Compilado por: EDSON CARNEIRO DOS SANTOS