Sunteți pe pagina 1din 350

MINISTERUL JUSTIŢIEI

ADMINISTRAŢIA NAŢIONALĂ A PENITENCIARELOR

MANUALUL DE PROCEDURI
AL
SISTEMULUI PENITENCIAR
MINISTERUL JUSTIŢIEI
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Manual de Proceduri

Bucureşti 2008
DECIZIE
Nr. 452 din 04.07.2008

Directorul General al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

În baza art. 4 din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar
preventiv, republicată,
Având în vedere prevederile art. 2 alin. (1) şi art. 3 din Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 946/2005
pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile
publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial, cu modificările şi completările ulterioare;
În temeiul art. 7 alin (4) din Hotărârea Guvernului nr. 1849/2007 privind organizarea şi funcţionarea şi
atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, cu modificările şi completările ulteriore
Emite următoarea

DECIZIE

Art.1. Prin prezenta decizie se aprobă "Manualul de proceduri al sistemului penitenciar" prevăzut în
anexă. Manualul a fost conceput în baza prevederilor legale in vigoare specifice fiecărui compartiment de
activitate şi urmăreşte aplicarea unitară.

Art.2. „Manualul de proceduri al sistemului penitenciar” se tipăreşte şi se multiplică prin grija Serviciului
Cabinet din Administraţia Naţională a Penitenciarelor. Serviciul Cabinet va lua măsuri pentru tipărire
(multiplicare) şi informare a unităţilor subordonate despre conţinutul prezentei decizii.

Art.3 Administraţia Naţională a Penitenciarelor si unităţile penitenciare vor dispune toate măsurile
necesare punerii in aplicare a prevederilor prezentei privind activitatea proprie a "Manualului de proceduri".

Procuror Gheorghe ŞPAIUC


Director General
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Str. Maria Ghiculeasa nr. 47, sector 2 Bucureşti, România


www.anp-just.ro
Avizat Avizat
Comisar şef Marin DUMITRU Comisar şef Petre STAN
Director General Adjunct Director General Adjunct

Avizat Avizat
Comisar şef Manuela PIELEANU Subcomisar Marius CORĂŢU
Şef Serviciu Juridic Şef B.E.E.A.N.A.

Subcomisar Bogdan COSTAŞ


Director Direcţia Economico – Administrativă

Inspector principal Adina – Cristina HOBLEA – LICHERDOPOL – BURA


Director Direcţia management Resurse Umane

Comisar Marian STANCOVICI


Director Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar

Comisar Iuliana GIURGEA


Director Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială

Subcomisar Florin STANCIU


Director Direcţia Inspecţie Penitenciară

Comisar şef Primavera CONDEESCU


Director Direcţia Medicală

Comisar şef Tiberiu UNGUREANU


Director Direcţia pentru Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar

Comisar Romeo VASILIU


Director Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT

Comisar şef Manuela PIELEANU


Şef Serviciul Juridic

Inspector principal Cristina UNGUREANU


Şef Serviciu arhivă şi Registratură Generală

Comisar Cristian PLEŞA


Şef Serviciu Cooperare şi Programe

Inspector principal Maria GEORGESCU


Şef Serviciul Cabinet

Comisar şef Niculina GHIŢĂ


Şef Birou Informaţii Clasificate

Str. Maria Ghiculeasa nr. 47, sector 2 Bucureşti, România


www.anp-just.ro
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Cuprins

Capitolul I
Prezentare generală a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor….………..………………………… 1
De ce un Manual de proceduri ……………………………………….………..…………….…………….. 3
Abrevieri………………………………………………………………….……..……………….……………. 4
Definiţii ………………………………………………………………………..………………….…………… 5

Capitolul II
Responsabili cu elaborarea procedurilor……………..…………………………………………………… 11

Capitolul III
A001 Cooperare Internaţională şi Programe………………………………………………………….. 14
A00101 Cooperare Internaţională…………………………………………………………………… 14
A00101001 Realizarea traducerilor………………………..……………………………………….. 14
A00101002 Elaborarea diferitelor rapoarte privind situaţia sistemului penitenciar…………..... 15
A00101003 Încheierea Protocoalelor de colaborare………………………..……………………. 15
A00101004 Elaborarea documentaţiei necesare deplasării specialiştilor români în
străinătate, în interes de serviciu………………..…………………………………… 17
A00101005 Efectuarea demersurilor privind confecţionarea/eliberarea paşapoartelor de
serviciu ………………………………………………………………………………….. 20
A00101006 Derularea activităţilor de protocol şi organizarea vizitelor oficiale ………………. 21
A00101007 Organizarea unor evenimente cu participare internaţională: seminarii,
conferinţe, simpozioane, mese rotunde, întruniri etc. ……………………………… 24

A00102 Programe ………………………………………..…………………………………………… 27


A00101001 Elaborarea, implementarea, monitorizarea, raportarea şi evaluarea programelor
finanţare comunitară…………………………………………………………………… 27

A001020012 Stabilirea priorităţilor şi necesităţilor de finanţare ………………………………… 27


A001020012 Stabilirea oportunităţilor de finanţare existente …………………………………… 28

A00103 Pregătire contractare ………………………………………………………………………. 29


A001030014 Pregătirea contractării ................................................................... .................... 29
A0010300141- Elaborarea fişei de twinning ……………………………………………………. 29

I
Manual de proceduri

A0010200142 a - Asistenţă tehnică – elaborarea anunţului preliminar de licitaţie………. 30


A0010200142 b - Asistenţă tehnică - elaborarea termenilor de referinţă şi a anunţului
de licitaţie............................................................................................. 31
A0010200143 a – Investiţii - elaborarea anunţului preliminar de licitaţie........................... 31
A0010200143 b - Investiţii - elaborarea specificaţiilor tehnice şi a anunţului de licitaţie.. 32
A00105 Contractare…………………………………………………………………………………… 33
A001020015 Contractarea ....................................................................................................... 33
A0010200151 a– Twinning – selectarea partenerilor de twinning...................................... 33
A0010200151 b – Twinning – elaborarea contractului....................................................... 34
A0010200152 a – Asistenţă tehnică – precalificarea......................................................... 34
A0010200152 b – Asistenţă tehnică – evaluarea ofertelor ................................................ 35
A0010200152 c – Asistenţă tehnică – contractarea .......................................................... 36
A0010200153 – Investiţii – evaluarea (peste 150.000 euro)................................................. 36
A00106 Monitorizare şi evaluare……………………………………………………………………. 37
A001020016 Monitorizarea şi evaluarea ................................................................................ 37
A0010200161 - Completarea şi transmiterea TPR-ului......................................................... 37
A0010200162 a – Monitorizarea şi evaluarea contractelor de asistenţă tehnică şi
twinning................................................................................................ 37
A0010200162 b – Monitorizarea şi evaluarea contractelor de achiziţii de echipamente.. 38
A0010200163– Evidenţa generală a repartizării şi utilizării bunurilor................................... 40
A001020017 – Îndosarierea şi arhivarea documentelor........................................................... 40

A002 Economic …………………………………………………………………………………………….. 42


A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanţarea şi Plata Cheltuielilor ................................ 44
A00201002 Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu............................................. 50
A00202001 Procedură generală privind fundamentarea bugetului de venituri şi cheltuieli
pentru anul N........................................................................................................ 56
A00203001 Distribuirea bunurilor materiale aprovizionate de B.A.G.R. în unităţile
subordonate A.N.P. ............................................................................................. 57
A00203002 Fundamentarea şi elaborarea planului de aprovizionare
tehnico-materială şi financiară ............................................................................ 58
A00203003 Privind elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare tehnico-
materială centralizat privind echiparea personalului din sistemul administraţie
penitenciare......................................................................................................... 62
A00203004 Hrănirea persoanelor private de libertate............................................................ 63
A00203005 Privind aprovizionarea cu produse agroalimentare ........................................... 64
A00203006 Organizarea, planificarea şi realizarea lucrărilor de întreţinere tehnică la
autovehicule........................................................................................................ 65
A00203007 Testarea stării tehnice şi de exploatare a autovehiculului înainte de plecarea în
cursă.................................................................................................................... 69

II
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00203008 Planificarea activităţii zilnice de transport............................................................. 70


A00203009 Eliberarea, completarea, verificarea şi calculul foii de parcurs ........................... 70
A00203010 Scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe................................................. 71
A00203011 Declasarea şi casarea valorilor materiale, altele decât activele fixe..................... 74
A00203012 Procedura privind achiziţiile publice – cererea de oferte....................................... 76
A00203013 Procedura operaţională privind achiziţionarea directă conform ordonanţei de
urgenţă a guvernului nr. 34 modificată şi completată.......................................... 96

A00203014 Procedura privind achiziţiile publice – licitaţie deschisă....................................... 101


A00203015 Procedura privind achiziţiile publice - dialogul competitiv...................................... 121
A00203016 Procedura privind achiziţiile publice - negocierea fără publicarea prealabilă a
unui anunţ de participare..................................................................................... 141

A00203016 Procedura privind achiziţiile publice – concursul de soluţii ………………………. 151


A00203018 Procedura privind achiziţiie publice - licitaţia restrânsă....................................... 165
A00203019 Procedura privind achiziţiile publice - negocierea cu publicarea prealabilă a
unui anunţ de participare .................................................................................... 180

A00203020 Privind activitatea de elaborare şi fundamentare a documentaţiilor de


constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi................................................. 191

A00203021 Privind stabilirea răspunderii patrimoniale............................................................. 192


A00203022 Procedura privind executarea controlului ierarhic................................................. 193
A00203023 Procedura operaţională – inventarierea patrimoniului ......................................... 194
A00204001 Procedură privind executarea lucrărilor de întreţinere şi reparaţii curente la
construcţii............................................................................................................. 200

A00204002 Procedură privind executarea lucrărilor de reparaţii capitale, consolidare şi


modernizare......................................................................................................... 202

A00204003 Procedură privind executarea lucrărilor de investiţii............................................. 205


A00204004 Procedură privind recepţia lucrărilor de construcţii şi instalaţii............................ 209
A00204005 Procedură privind constituirea cărţii tehnice a construcţiei.................................. 211
A00204006 Alocarea la drepturi de combustibil pentru încălzire........................................... 212

A003 Educaţie şi Asistenţă Psihosocială....................................................................................... 213


A00301 Educaţie........................................................................................................................ 213
A00301001: Procedura de organizare şi desfăşurare a programelor de instruire şcolară:
învăţământul primar, gimnazial, liceal şi vocaţional............................................. 214

A00301002: Procedura pentru organizarea şi desfăşurarea cursurilor universitare................. 218


A00301003: Organizarea şi desfăşurarea activităţilor de formare profesională cu persoanele
private de libertate............................................................................................... 221

A00301004: Procedura de iniţiere a programelor educaţionale destinate persoanelor private


de libertate........................................................................................................... 224

III
Manual de proceduri

A00301005: Organizarea şi desfăşurarea activităţilor destinate menţinerii unei vieţi active


pentru persoanele private de libertate................................................................. 227

A00301006: Desfăşurarea convorbirilor individuale cu persoanele private de libertate........... 229


A00301007: Desfăşurarea activităţilor educative şi de asistenţă psihosocială în comunitate.. 231
A00301008: Implicarea persoanelor recompensate în activităţi educaţionale desfăşurate cu
alte persoane private de libertate ....................................................................... 233

A00301009: Asigurarea accesului la programele radio-tv şi la publicaţii.................................. 234


A00302 Asistenţă Psihosocială............................................................................................... 237
A00302001: Consilierea psihologică a persoanelor private de libertate……………………….. 237
A00302002 Consilierea socială a persoahelor private de libertate .......................................... 240
A00302003 Desfăşurarea activităţilor psihoterapeutice cu persoanele private de libertate … 242
A00302004 Iniţierea programelor de asistenţă psihosocială pentru persoanel private de
libertate ................................………………………………….……………………… 244

A00303 Managementul activităţilor de educaţie/asistenţă psihosocială ………...………… 247


A00303001 Planificarea activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială…………………….. 247
A00303002 Monitorizarea şi controlul activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială…… 250
A00303003 Managementul riscului în domeniul educaţiei şi asistenţei psihosociale…………. 254
A00303004 Desfăşurarea activităţilor de educaţie şi asistenţă psihosocială în colaborare cu
instituţiile statului şi organizaţiile neguvernamentale………………………………. 256

A00303005 Evaluarea iniţială a persoanelor private de libertate în scopul individualizării


regimului de executare a pedepsei…………………….……….......................…… 258

A00303006 Evaluarea periodică a persoanelor private de libertate în scopul actualizării


planului individulizat de evaluare educativă şi terapeutică şi a asigurării
regimului progresiv de executare a pedepsei....................................................... 263
A00303007 Realizarea evaluării finale a persoanelor private de libertate în scopul discutării
în comisia de propuneri pentru liberarea condiţionată……………………….…….. 268

A004 Informatică............................................................................................................................. 271


A00401 Administrare hardware................................................................................................ 271
A00401001 Elaborare documentaţie tehnică echipament achiziţionat, întreţinere şi
implementare hardware........................................................................................ 271

A00402 Sisteme de operare şi pachete de aplicaţii................................................................ 271


A00402001 Procedură de instalare şi configurare a pachetului Microsoft Office 2003 pentru
sistemul de operare Microsoft Windows XP SP2.................................................. 271

A00402002 Procedură de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2000................... 272


A00402003 Procedură de instalare şi configurare a serverului SQL Server 2005................... 273
A00402004 Procedură de instalare şi configurare File Server................................................ 273

IV
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00402005 Procedură de instalare şi configurarea sistemului de operare Microsoft


Windows XP SP2................................................................................................. 274

A00402006 Procedură de instalare şi configurare Print Server............................................... 275


A00402007 Procedură de instalare şi configurarea IIS............................................................ 276
A00402008 Procedură de instalare şi configurare a serverului DHCP.................................... 277
A00402009 Procedură de instalare şi configurare a serverului DNS....................................... 277
A00402010 Procedură de instalare şi configurarea WSUS..................................................... 278
A00403 Securitate IT.................................................................................................................. 279
A00403001 Securizare perimetre L.A.N. şi W.A.N................................................................... 279
A00403002 Securizare sisteme Windows XP........................................................................... 280
A00403003 Securizare sisteme Windows server 2000............................................................ 281
A00403004 Securizare servere Windows 2003....................................................................... 283
A00403005 Implementarea produselor antivirus...................................................................... 284
A00403006 Backup stare sistem. Generare task...................................................................... 285
A00403007 Securizarea fişierelor în sistemele standalone cu Windows xpXP, folosind EFS
(Encrypting File System)...................................................................................... 286

A00404 Aplicaţii......................................................................................................................... 288


A00404001 Procedura de instalare a aplicaţiei ZBuget pe un server ……………………….… 288
A00404002 Procedura de modificare a aplicaţiei ZBuget la client .......................................... 288
A00404003 Procedura de modificare a aplicaţiei ZBuget pe un server................................... 289
A00404004 Procedura de backup a aplicaţiei ZBuget ........................................................…. 290
A00404005 Procedura de refacere a datelor în urma unui dezastru pentru aplicaţia ZBuget. 290
A00404006 Procedură de instalare a aplicaţiei Cheltuieli de Personal.................................... 291
A00404007 Procedură de modificare a aplicaţiei Cheltuieli de Personal ............................... 293
A00404008 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Cheltuieli de Personal........ 296
A00404009 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Cheltuieli De Personal 297
A00404010 Procedură de instalare a aplicaţiei Regim de executare...................................... 299
A00404011 Procedură de modificare a aplicaţiei Regim de Executare a Pedepselor............. 301
A00404012 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Regim De Executare a
Pedepselor........................................................................................................... 304

A00404013 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Regim de Executare a


Pedepselor............................................................................................................ 305

A00404014 Procedură de instalare a aplicaţiei Secretariat …………….............……………… 307


A00404015 Procedură de modificare a aplicaţiei Secretariat................................................... 309
A00404016 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Secretariat ……………...… 312
A00404017 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Secretariat.................... 313

V
Manual de proceduri

A00404018 Procedură de instalare a aplicaţiei Acces Documente ........................................ 315


A00404019 Procedură de modificare a aplicaţiei Acces Documente...................................... 317
A00404020 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Acces Documente.............. 320
A00404021 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Acces Documente........ 321
A00404022 Procedură de instalare a aplicaţiei Obiecte Interzise............................................ 323
A00404023 Procedură de modificare a aplicaţiei Obiecte Interzise......................................... 325
A00404024 Procedură de backup a bazei de date şi a aplicaţiei Obiecte Interzise................. 328
A00404025 Procedură de recuperare a datelor aparţinând aplicaţiei Obiecte Interzise……… 329

A005 Inspecţie Penitenciară………………………………………………………………………………. 333


A00501 Inspecţii……………………………………………………………………………….……….. 333
A00501001 Activităţi desfăşurate cu ocazia inspecţiilor generale exercitate la nivelul
direcţiilor ANP şi al unităţilor aflate în subordinea acesteia………..……………… 333

A00501002 Desfăşurarea activităţilor de control tematic exercitate la nivelul unităţilor aflate


în subordinea ANP……………………………………………………………..……… 337

A00501003 Desfăşurarea activităţilor de control inopinat exercitate la nivelul unităţilor aflate


în subordinea ANP……………………………………………………………… 341

A00502 Petiţii……………………………………………………………………..…………………… 344


A00502001 Desfăşurarea activităţilor de soluţionare a petiţiilor care impun verificarea la faţa 344
locului....................................................................................................................
A00502002 Desfăşurarea activităţilor de verificare şi soluţionare a petiţiilor care nu impun
deplasarea la faţa locului………………………………………..…………………… 347

A006 Medical………………………………………………………………………………………………… 350


A00601 Asistenţă Medicală şi Medicină Preventivă……………………………….…………….. 350
A00601001 Măsuri la primirea în penitenciar …………………………………………………….. 351
A00601002 Asistenţa medicală pe perioada carantinei …………………………………………. 353
A00601003 Asistenţa medicală în caz de urgenţe medico-chirurgicale ………………………. 355
A00601004 Examinarea medicală curentă a persoanelor private de libertate ……………….. 357
A00601005 Monitorizarea bolnavilor cronici ………………………………………………………. 359
A00601006 Vaccinarea persoanelor private de libertate…………………………………………. 360
A00601007 Asistenţa medicală a femeii gravide …………………………………………………. 362
A00601008 Asistenţa medicală pe timpul refuzului de hrană …………………………………… 363
A00601009 Asistenţa medicală în timpul executării unei sancţiuni disciplinare ………………. 364
A00601010 Acordarea medicamentelor …………………………………………………………… 365
A00601011 Procurarea dispozitivelor medicale ………………………………………………….. 367
A00601012 Efectuarea expertizei medico-legale ………………………………………………… 368

VI
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00601013 Asistenţa medicală în caz de transfer ……………………………………………….. 370


A00601014 Asistenţa medicală la liberare ………………………………………………………… 371
A00601015 Întocmirea unor acte în legătură cu decesul ………………………………………... 372
A00601016 Asistenţa medicală în infirmerie ……………………………………………………… 374
A00601017 Asigurarea asistenţei medicale de specialitate pentru persoanele private de 375
libertate ………………………………………………………………………………….
A00601018 Asistenţa medicală dentară acordată persoanelor private de libertate ………….. 376
A00601019 Asigurarea asistenţei medicale spitaliceşti pentru persoanele private de libertate 377
A00601020 Educaţia pentru sănătate (EPS)……………………………………………………… 380
A00601021 Supravegherea stării de sănătate a persoanelor private de libertate la locul de
muncă …………………………………………………………………………………… 383
A00601022 Depistarea, diagnosticul, tratamentul, prevenirea şi combaterea infecţiilor
transmise sexual (ITS)……………………………………………………………... 386
A00601023 Prevenirea infecţiei HIV/SIDA în mediul carceral ………………………………….. 390
A00601024 Depistarea, declararea, confirmarea şi tratamentul infecţiei HIV/SIDA …………. 392
A00601025 Prevenirea şi combaterea consumului de droguri în penitenciare ……………….. 394
A00601026 Diagnosticul şi tratamentul tuberculozei în mediul penitenciar …………………… 397
A00601027 Depistarea, prevenirea şi combaterea hepatitei virale acute (HVA) în sistemul
penitenciar............................................................................................................. 402

A00601028 Asigurarea condiţiilor igienico-sanitare corespunzătoare cazării, hrănirii,


activităţilor socio-educative şi muncii persoanelor private de libertate ………….. 406

A007 Registratură Generală şi Arhivă…………………………………………………………………. 411


A00701 Registratură…………………………………………….………….………………………… 411
A00701000 Primirea/înregistrarea/repartizarea/ieşirea documentelor..................................... 411
A00701100 Primire cerere eliberare adeverinţă de detenţie/venit ......................................... 412
A00701101 Înregistrare cerere eliberare adeverinţă de detenţie/venit.................................... 413
A00701102 Întocmire adresă de înaintare către arhiva anp din cadrul BAGR, DSDRP –
Serviciul evidenţă şi transfer, D.M.R.U. şi unităţile de penitenciare……………… 413
A00701103 Tehnoredactarea răspunsului ............................................................................... 414
A00701200 Corespondenţa primită ......................................................................................... 414
A00701201 Repartizare........................................................................................................... 414
A00701202 Corespondenţă expediata ................................................................................... 415
A00701300 Întocmirea deciziei zilnice a directorului general al Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor...................................................................................................... 416

A00701400 Arhivarea documentelor...................................................................................... 416


A00701401 Constituirea dosarului cu documente neoperative............................................... 417

VII
Manual de proceduri

A00701402 Intocmirea inventarelor documentelor neoperative si predarea catre depozitul


de arhiva.............................................................................................................. 418

A00701403 Evidenta/Selectionarea/Folosirea/Pastrarea si conservarea documentelor


neoperative din depozitul de arhiva...................................................................... 419

A008 Relaţii publice şi comunicare…………………………………………………………………….. 420


A00801 Informare publică……..…………………………………………………………………….. 420
A00801001 Desemnarea unei persoane pentru a desfăşura activitatea de relaţii publice…… 420
A00801002 Stabilirea unei comisii de analiză privind încălcarea dreptului de acces la
informaţiile de interes public (Art. 35 din H.G. nr. 123/2002)................................ 421

A00801003 Amenajarea unui spaţiu pentru afişarea informaţiilor de interes public care se
comunică din oficiu …………………………………………………………………… 421
A00801004 Organizarea şi amenajarea unui punct de informare-documentare pentru
consultarea informaţiilor de interes public care se comunică din oficiu (art.8
alin.1 din H.G. nr.123/2002)…………................................................................... 422
A00801005 Stabilirea unui program de lucru pentru persoana responsabilă cu difuzarea
informaţiilor de interes public, care să cuprindă o zi pe săptămână dupa
programul de funcţionare (art.8 alin.3 din Legea nr. 544/2001)........................... 423
A00801006 Instituirea unui registru pentru înregistrarea solicitărilor de informaţii de interes
public şi a reclamaţiilor administrative şi modul în care se face inregistrarea
adreselor............................................................................................................... 424
A00801007 Procedura în cazul solicitării informaţiilor de interes public .................................. 425
A00801008 Procedura în cazul activităţii comisiei de analiză privind încălcarea dreptului de
acces la informaţiile de interes public …………………………………………... 428

A00802 Relaţii cu mass-media şi comunicare……………………………….…………………… 430


A00802001 Crearea unei baze de date cu datele de contact ale reprezentanţilor mass-
media şi actualizarea acesteia...…………………………………………………… 430

A00802002 Crearea unor fişe speciale privind principalii colaboratori din presă……………… 431
A00802003 Solicitările din partea mass-media……………………………………………………. 433
A00802004 Procedura de acces a presei în penitenciare ...................................................... 436
A00802005 Relaţiile cu presa în afara locului de deţinere………………………………........... 438
A00802007 Realizarea ştirilor de presă……………………………………………………………. 439
A00802008 Organizarea conferinţelor de presă…………………………………………………...
441
A00802009 Organizarea de interviuri cu reprezentanţi din conducerea ANP sau alţi 445
specialişti din sistemul penitenciar……………………………………………………
A00802010 Organizarea de interviuri cu persoane private de libertate........................……… 448
A00802011 Desfăşurarea interviurilor acordate de persoanele private de libertate ………. 452
A00802012 Întocmirea analizei zilnice de presă gen „Revista Presei" – monitorizarea presei 453

VIII
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00802013 Crearea paginilor web aparţinând unităţilor penitenciare………………………….. 455


A00802016 Organizarea şi actualizarea bazei de date cu purtătorii de cuvânt din sistemul
administraţiei penitenciarelor şi a înlocuitorilor acestora………………………….. 456

A00802017 Crearea unei baze de date cu diverse statistici…………………………………….. 458


A00802018 Realizarea analizei lunare de presă……….………………………………………… 459
A00802019 Informarea purtătorului de cuvânt…………………..………………………………… 461
A00802020 Organizarea unui calendar cu principalele activităţi şi evenimente la nivelul
Administratiei Nationale a Penitenciarelor/ unităţilor penitenciare........................ 462

A00803 Secretariat…………………………………………………………..………………………… 464


A00803001 Repartizarea lucrărilor în serviciul cabinet…………………………………………… 464
A00803002 Evidenţa concediilor de odihnă, medicale, de studii, a învoirilor etc. ……..……… 464
A00803003 Întocmirea ordinelor de serviciu pentru deplasarea în misiuni, concedii de
odihnă etc. ……………………………………………………………………………… 465
A00803004 Organizarea activităţii de primire în audienţă……………………………..………… 465
A00803005 Prezentarea mapelor cu corespondenţa externă directorului general/
directorului general adjunct/directorului de unitate………………………..……… 466
A00803006 Prezentarea mapelor cu corespondenţa internă directorului general/ directorului
general adjunct/directorului de unitate…………….........................................…… 467
A00803007 Prezentarea mapei cu corespondenţă clasificată…………………………………… 468
A00803008 Prezentarea corespondenţei clasificate directorului general/directorului general
adjunct/directorului de unitate............................................................................... 468
A009 Resurse Umane (D.M.R.U.).................................................................................................... 470
A00901 Resurse umane............................................................................................................ 472
A0901001 Întocmirea dosarului de încadrare.......................................................................... 473
A0901002 Detaşarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei
penitenciare......................................................................................................... 477

A0901003 Delegarea funcţionarilor publici cu statut special din sistemul administraţieI


penitenciare............................................................................................................ 482

A0901004 Mutarea functionarilor publici cu statut special din sistemul administraţiei


penitenciare........................................................................................................... 485

A0901005 Punerea la dispoziţie şi suspendarea din funcţie a funcţionarilor publici cu statut


special din sistemul administraţiei penitenciare.................................................... 489
A0901006 Selecţionarea şi întocmirea dosarelor candidaţilor pentru ACADEMIA DE
POLIŢIE „ALEXANDRU IOAN CUZA” şi ACADEMIA NAŢIONALĂ DE 492
INFORMAŢII..........................................................................................................
A0901007 Fişa postului funcţionarilor publici cu statut special................................................ 495
A00902 Formare profesională……………………………………………………………………….. 497
A00902001 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de formare specializată a funcţionarilor
publici cu statut special debutanţi…………………………………………………… 497

IX
Manual de proceduri

A00902002 Organizarea şi desfăşurarea cursurilor pentru dezvoltrea carierei .....………….. 502


A00902003 Organizarea şi realizarea planului lecţiei……...……..…………………………….. 504
A00902004 Pregătirea continuă a personalului, organizată de unităţi ……………………..… 505
A00902005 Organizarea şi desfăşurarea activităţii de pregătire fizică a funcţionarilor publici
cu statut special………………………………………...............................………… 507
A00602006 Organizarea şi executarea şedinţelor de tragere.................................................. 509
A00902007 Aprobarea şi planificarea pregătirii continue a personalului, prin cursuri.............. 513
A00902008 Organizarea şi desfăşurarea evaluării nivelului de pregătire fizică a
funcţionarilor publici cu statut special.................................................................... 515
A0902009 Organizarea şi desfăşurarea verificărilor anuale a funcţionarilor publici cu statut
special la pregătirea de specialitate...................................................................... 516
A0902010 Evaluarea anuală a funcţionarilor publici cu statut special .................................... 517
A0902011 Evaluarea parţială a funcţionarilor publici cu statut special.................................... 522
A0902012 Acordarea concediului de studii plătit..................................................................... 526
A00903 Evidenţă personal…………………………………………………………………………… 527
A0903001 Procedura operaţională a acordării gradaţiei funcţionarilor publici cu statut
special din sistemul administraţiei penitenciarelor................................................ 527
A0903002 Procedura operaţională a acordării gradelor profesionale funcţionarilor publici cu
statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor, după încadrarea în
sistemul administraţiei penitenciare..................................................................... 529
A0903003 Procedura operaţională a acordării sporului de 25% pentru agenţii care au
absolvit studii superioare...................................................................................... 532
A0903004 Procedura operaţională a acordării sporului de fidelitate funcţionarilor publici cu
statut special din sistemul administraţiei penitenciarelor...................................... 533
A0903005 Procedura operaţională a acordării concediului de odihnă şi a concediului de
odihnă suplimentar................................................................................................ 534
A0903006 Acordarea concediilor fără plată.............................................................................. 537
A0903007 Acordarea învoirilor plătite....................................................................................... 539
A0903008 Procedura operaţională a acordării concediului pentru creşterea copilului, a 540
indemnizaţiei şi a stimulentului lunar....................................................................
A0903009 Procedura operaţională a completării dosarului profesional şi a fişei de evidenţă 541
A0903010 Procedura operaţională a încetării raporturilor de serviciu...................................... 541
A0903011 Procedura operaţională a întocmirii dosarului de pensie........................................ 544
A0903012 Procedura operaţională a acordării salariilor de merit şi a sporului de 50 %......... 548
A0903013 Întocmirea situaţiilor statistice pentru personalul din sistemul administraţiei
penitenciare........................................................................................................... 554
A00904 Psihologia personalului………………………………………………..…………………… 573
A00904001 Procedura operaţională a selecţiei psihologice a personalului.............................. 573
A00904002 Procedura operaţională a evaluării psihologice periodice a personalului.............. 581
A00904003 Procedura operaţională de realizare a evaluării psihologice la sesizare.............. 585

X
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00904004 Procedura operaţională de colaborare cu medicul psihiatru .............................. 587


A00904005 Procedura operaţională de acordare a asistenţei psihologice personalului
sistemului administraţiei penitenciare.................................................................. 587
A00904006 Procedura operaţională a examinării psihologice a angajaţilor pentru
dobândirea dreptului de a conduce autovehiculele din dotarea unităţii............... 589
A00904007 Procedura operaţională a testării psihologice periodice a aptitudinii în muncă a
personalului.......................................................................................................... 593

A010 Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar............................................................................. 597


A01001 Siguranţa deţinerii…………………………………………………………………………… 597
A01001001 Realizarea controlului şi accesului personalului propriu în unităţile de
penitenciare …………………………………………….……………..……………….. 599
A01001002 Realizarea controlului şi accesului persoanelor sosite în vizită la persoanele
private de libertate. ………………………………………………..………………….. 600

A01001003 Realizarea controlului şi accesului persoanelor din afara unităţii care au acces
în unităţile de penitenciare. …………………………………………………………… 602

A01001004 Realizarea controlului şi accesului mijloacelor de transport în unităţile de


penitenciare. ……………………………………………………………………………. 604

A01001005 Realizarea controlului şi accesului personalului propriu în sectorul de deţinere al


unităţilor de penitenciare…………….………………………………………………… 605

A01001006 Realizarea controlului şi accesului persoanelor din afara unităţii în sectorul de


deţinere al unităţilor. …………………………………………………………………… 607

A01001007 Realizarea controlului şi accesului mijloacelor de transport în sectorul de


deţinere. ………………………………………………………………………………… 608

A01001008 Realizarea controlului şi accesului persoanelor private de libertate în sectorul


de deţinere……..………………………………………………………………………. 610

A01001009 Modul de executare al serviciului de pază pe perimetrul locurilor de deţinere de


către agenţii repartizaţi în posturile de pază. ……………………………………….. 613

A01001010 Modul de executare al serviciului de pază pe perimetrul locurilor de deţinere de


către agenţii repartizaţi în posturile de patrulă. ……………………………………. 615

A01001011 Succesiunea desfăşurării operaţiunilor destinate încărcării/descărcării


armamentului şi regulile de păstrare, manipulare, folosire şi întreţinere a
armamentului şi muniţiei de către personalul aflat în serviciu. …………………… 618
A01001012 Efectuarea uzului de armă cu ocazia efectuării serviciului pe perimetrul locului
de deţinere………………………………………..…………………………..………… 621

A01001013 Modul de deschidere şi închidere a uşilor şi grilajelor de la camerele de


deţinere, izolatoare şi a grilajelor de tronsonare de pe secţiile de deţinere. …… 622

A01001014 Modul de executare al serviciului de către agenţii aflaţi în posturi temporare de


supraveghere pe timpul nopţii în exteriorul secţiilor de deţinere. ………………… 625

A01001015 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate în coloană pe


jos. ………………………………………………………………………………………. 626

XI
Manual de proceduri

A01001016 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate cu mijloace de


transport auto….……………………………………………………………………….. 630

A01001017 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate cu ambarcaţiuni


fluviale………..…………………………………………………………………………. 634

A01001018 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la punctele de


lucru exterioare. ……………………………………………………………………….. 637

A01001019 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la organele


judiciare. ………………..………………………..................................................…. 641

A01001020 Modul de realizare a escortării persoanelor private de libertate la unităţi


spitaliceşti din afara unităţilor de penitenciare……………………………………… 646

A01001021 Modul de realizare al însoţirii şi supravegherii persoanelor private de libertate


clasificate în regim semideschis, în afara locurilor de deţinere. ………………… 650

A01001022 Folosirea mijloacelor de imobilizare cu ocazia escortării persoanelor private de


libertate în afara locurilor de deţinere………………………………………………… 653

A01001023 Efectuarea uzului de armă cu ocazia escortării persoanelor private de libertate


în afara locurilor de deţinere. ………………………………………………………… 657

A01001024 Modalitatea de utilizare a câinilor de serviciu....................................................... 659


A01001025 Modalitatea de utilizare a mijloacelor speciale...................................................... 660
A01002 Aplicarea Regimului Penitenciar…………………………………………………….…… 661
A01002001 Profilarea unităţilor……………………………….…………………………………….. 661
A01002002 Asigurarea dreptului la informaţie…………………………………………………….. 662
A01002003 Asigurarea dreptului la consultarea documentelor de interes personal………….. 662
A01002004 Asigurarea dreptului la petiţionare……………………………………………………. 664
A01002005 Asigurarea dreptului la corespondenţă……………………………………………… 665
A01002006 Asigurarea dreptului la convorbiri telefonice………………………………………… 667
A01002007 Asigurarea dreptului la plimbare zilnică……………………………………………… 667
A01002008 Asigurarea dreptului de a primi vizite………………………………………………… 668
A0100209 Asigurarea dreptului de a primi bunuri………………………………………………. 669
A01002010 Asigurarea dreptului de a efectua cumpărături……………………………………… 670
A01002011 Asigurarea dreptului la asistenţă diplomatică……………………………………….. 671
A01002012 Procedura de acordare a recompenselor …….……………………………………. 672
A01002013 Punerea în aplicare a recompenselor persoanelor private de libertate ………… 675
A01002014 Procedura disciplinară………………………………………………………….……… 676
A01002015 Punerea în aplicare a sancţiunilor disciplinare……………………………………… 677
A01002016 Efectuarea percheziţiei......................................................................................... 680
A01003 Asigurarea legalităţii deţinerii……………………………….…………………….……… 682
A01003001 Primirea persoanelor private de libertate în locurile de deţinere…................….. 682

XII
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A01003002 Înregistrarea modificărilor în situaţia juridică……………………………………….. 687


A01003003 Liberare condiţionată……………………………………………………………….…. 692
A01003004 Stabilirea regimului de executare…………………………………………………….. 695
A01003005 Schimbarea regimului de executare……………………………………………….... 697
A01003006 Transferarea persoanelor private de libertate………………………………….…… 700
A01003007 Punerea în libertate a persoanelor private de libertate……………………………. 704
A01003008 Aducerea la cunoştinţa persoanelor private de libertate a actelor de procedură.. 707
A01003009 Activităţi specifice serviciului/biroului evidenţă în caz de evadare........................ 708
A01003010 Gestionarea dosarului individual………………………..….………………………… 710
A010030011 Situaţii statistice……………………..........……..…………………….……………… 713
A01003012 Rezolvarea corespondenţei referitoare la situaţia juridică, aplicarea instituţiei
liberării condiţionate, transfer persoane private de libertate................................. 715

A01003013 Întocmirea situaţiilor statistice………………………….……………………………. 716


A01003016 Ţinerea evidenţei cetăţenilor statelor membre ale Uniunii Europene sau ale
Spaţiului Economic European care execută o pedeapsă privativă de libertate şi
împotriva cărora a fost dispusă măsura de siguranţă a expulzării…..…………… 718
A011 Prevenirea Criminalităţii În Mediul Penitenciar................................................................... 720
A01101 Prevenirea criminalităţii…………………….……………………………………………… 720
A01102 Analiză – sinteză……………………………………..……………………………………… 720
A012 Informaţii clasificate............................................................................................................... 722
A01201 Informaţii clasificate……………………….……………………………………………….. 722
A01201001 Întocmirea şi actualizarea listelor cu informaţiile clasificate elaborate şi păstrate
de Administraţia Naţională a Penitenciarelor…………….………………..………… 722

A01201002 Consultarea documentelor clasificate existente în arhiva curentă a biroului


informaţii clasificate……………………………………………………………………. 723

A01201003 Multiplicarea informaţiilor clasificate…………….……………………………….…… 723


A01201004 Organizarea evidenţei, păstrarea şi actualizarea certificatelor de securitate/
autorizaţiilor de acces la informaţii clasificate secrete de stat ……..........……… 724

A01201005 Elaborarea normelor interne privind protecţia informaţiilor clasificate, potrivit


actelor normative în vigoare……………………….………………………………..… 725

A01201006 Gestiunea arhivei proprii de documente clasificate: ordonarea, inventarierea,


păstrarea, depozitarea şi evidenţa acesteia……………………..…………….…… 726

A01201007 Exercitarea controlului asupra măsurilor privitoare la protecţia informaţiilor


clasificate……………………………………………………………………………….. 726

A01201008 Elaborarea şi avizarea programului de prevenire a scurgerii de informaţii


clasificate deţinute de Administraţia Naţională a Penitenciarelor………………… 727

A0120109 Managementul activităţilor privind inventarierea anuală a documentelor


clasificate la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor…………………… 728

XIII
Manual de proceduri

A013 Juridic...................................................................................................................................... 730


A01301 Contencios şi contracte…………………………….……………………………………… 730
A01301001 Redactarea şi depunerea, în termenele procedurale, a cererilor de chemare în
judecată, plângerilor penale, întâmpinărilor, notelor de şedinţă, probelor şi a
concluziilor scrise, a motivelor care stau la baza exercitării căilor de atac, în
dosarele în care Administraţia Naţională a Penitenciarelor este parte, şi
reprezentarea în faţa organelor de urmărire penală şi în faţa instanţelor de 730
judecată………………………………………………………………………………….
A01301002 Avizarea actelor interne………………………….…………………………………….. 731
A01301003 Avizarea contractelor încheiate de Administraţia Naţională a Penitenciarelor. … 732
A01302 Elaborare şi evidenţă acte normative şi administrative……………………………… 733
A01302001 Elaborarea actelor normative…………………………..……………………………… 733
A01302002 Întocmirea punctelor de vedere cu privire la problemele de drept ce se ivesc în
activitatea de aplicare a actelor normative……..…………………………………… 734

XIV
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Capitolul I
Prezentare generală a Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Activitatea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se desfăşoară în conformitate cu prevederile


Constituţiei României, Declaraţiei Universale a Drepturilor Omului, cu Recomandările Consiliului Europei cu
privire la tratamentul deţinuţilor, cu dispoziţiile Legii nr. 293/2004 privind statutul funcţionarilor publici din
Administraţia Naţională a Penitenciarelor, cu modificările şi completările ulterioare, Legii nr. 51/1991 privind
siguranţa naţională a României, legislaţiei execuţional-penale şi ale hotărârilor Guvernului date în aplicarea
acestei legislaţii.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor aplică, în domeniile ce o privesc, strategia Guvernului
României în executarea pedepselor şi măsurile privative de libertate pronunţate de instanţele de judecată.
Administraţia Naţională a Penitenciarelor contribuie la apărarea ordinii publice şi a siguranţei
naţionale prin asigurarea pazei, escortării, supravegherii. Activitatea Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor este completată cu aplicarea regimului de detenţie, organizarea şi desfăşurarea de activităţi
cu caracter lucrativ, de asistenţă socială şi educaţie destinate reinserţiei sociale a persoanelor private de
libertate.
Potrivit Hotărârii Guvernului nr. 1849/2004, Administraţia Naţională a Penitenciarelor este o
instituţie subordonată Ministerului Justiţiei, finanţată din subvenţii acordate de la bugetul de stat şi din
venituri proprii. Funcţionează în baza regulamentului propriu de organizare şi funcţionare, aprobat prin
Ordinul ministrului justiţiei nr. 2936/C/2003.
În prezent, în subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se află: 35 penitenciare, 3
centre de reeducare pentru minori, 6 penitenciare spital precum şi alte unităţi specifice:
ƒ Şcoala de Formare şi Perfecţionare a Pregătirii Agenţilor din Administraţia
Naţională a Penitenciarelor Târgu Ocna;
ƒ Centrul de Formare şi Specializare a Ofiţerilor din Administraţia Naţională a
Penitenciarelor Arad;
ƒ Baza de Aprovizionare, Gospodărire şi Reparaţii Bucureşti;
ƒ Subunitatea de pază şi escortare deţinuţi transferaţi.
În conformitate cu Hotărârea Guvernului nr. 1849/2004 privind organizarea, funcţionarea şi
atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, conducerea administraţiei se exercită de către
directorul general şi 3 directori adjuncţi.
Structura Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor se compune din:
8 direcţii de specialitate – Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar, Direcţia Management
Resurse Umane, Direcţia Economico - Administrativă, Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT,
Direcţia Medicală, Direcţia Inspecţie Penitenciară, Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială, Direcţia
pentru Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar;
5 servicii – cooperare şi programe, arhivă şi registratură generală, cabinet, juridic, audit intern;
1 birou informaţii clasificate.

1
Manual de proceduri

Principalele atribuţii şi competenţe ale Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor:


¾ organizează şi coordonează activităţile referitoare la modul de executare a pedepselor privative de
libertate, a măsurii arestării preventive şi a măsurii educative de internare a minorilor în centre de
reeducare, pronunţate de instanţele judecătoreşti;
¾ coordonează, îndrumă şi controlează asigurarea pazei, escortării şi supravegherii condamnaţilor,
arestaţilor preventiv şi minorilor din unităţile subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor,
astfel încât să se asigure prevenirea evenimentelor negative;
¾ elaborează strategia de aplicare a regimului penitenciar, urmăreşte transpunerea ei în practică, ţine
evidenţa nominală şi statistică a persoanelor private de libertate şi urmăreşte folosirea lor la
activităţi productive, potrivit legii;
¾ evaluează nevoile de asistenţă socială, educaţie şi terapeutice ale persoanelor private de libertate
şi stabileşte strategia şi modalităţile de realizare a activităţilor de reintegrare socială a acestora;
¾ organizează şi îndrumă activitatea de pregătire şcolară şi de calificare a persoanelor private de
libertate şi coordonează planificarea etapelor şi a programelor educaţionale;
¾ coordonează nemijlocit aplicarea şi respectarea legilor, instrucţiunilor şi ordinelor ministrului justiţiei
şi deciziilor directorului general al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor, referitoare la
problematica resurselor umane, aplică legislaţia specifică numirii şi eliberării din funcţie a
personalului, a recompensării şi sancţionării acestuia;

2
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

De ce un Manual de proceduri ?

Îmbunătăţirea managementului la nivelul administraţiei penitenciare a fost un obiectiv aflat


întotdeauna în agenda fiecărui director. Şi un neîncetat deziderat. În acest scop , preocupările au vizat şi
s-au îndreptat cu predilecţie către ameliorarea diferitelor funcţii specifice managementului. Unele dintre ele
s-au orientat către resurse: materiale, financiare sau umane. De asemenea, unele au căutat transferul
bunelor practici. Cu toate au contribuit, mai mult sau mai puţin, la schimbare. Unele au creat şi confuzie.
De multe ori întrebările „ce să facem?”, „de ce facem?”, „cum facem?”, „când facem?”, sunt întrebări care
au rămas fără răspuns.
În tot acest ansamblu de preocupări manageriale s-a omis un instrument deosebit de important prin
rigurozitate, simplitate şi eficienţă: regula.
Un manual despre proceduri specifice reprezintă fără discuţie piatra de temelie pentru orice tip de
organizaţie sau sistem administrativ. Cu atât mai mult pentru un sistem complex de servicii cum se prezintă
administraţia naţională a penitenciarelor.
Depăşind zona teoretică, un manual de proceduri reprezintă o necesitate în condiţiile unui sistem
penitenciar aflat în permanenţă schimbare şi căutare de o nouă identitate.
Absenţa unor instrumente programatice clare şi însuşite de toţi factorii responsabili a condus la
apariţia unor disfuncţionalităţi evidente, dar mai cu seamă la o multitudine de soluţii aplicate în cazul
aceleaşi activităţi, sau acţiuni. Fiecare responsabil funcţional se vede de multe ori pus în situaţia rezolvării
diferitelor speţe fără să dispună de un mijloc care să–i îndrume demersul, iar rezultatele nu sunt în măsură
să satisfacă aşteptările.
De asemenea, sistemul administraţiei penitenciare resimte nevoia unor etaloane de evaluare a
activităţilor derulate de către personal. Imposibilitatea evaluării corecte este, poate, elementul perturbator
cel mai evident.
Lipsa unui ghid, cu dublul rol de îndrumare şi control, induce în orice organizaţie ideea de sistem
negestionat. Constatarea nu este foarte departe de adevăr!
Amploarea şi complexitatea acţiunilor derulate într-un sistem complex de servicii de natura
administraţiei penitenciare nu mai permite prezenţa managerului în orice loc şi în orice moment. Din acest
punct de vedere, Manualul de proceduri trebuie să fie un eficient suplinitor.
În acest context, buna funcţionare a administraţiei penitenciare şi obţinerea unor rezultate la nivelul
aşteptărilor sunt condiţionate de existenţa unui astfel de instrument managerial.
Ca în orice acţiune de pionierat, suntem conştienţi că registrul primului manual de proceduri trebuie
continuu dezvoltat. Complexitatea şi dinamica problematicii penitenciare vor impune benefice corecţii şi
adăugiri. Acest lucru se va întâmpla, ori de câte ori situaţia o cere, cu aportul tuturor celor care sunt
angrenaţi în acest complicat, important şi în acelaşi timp atrăgător demers.

Bucureşti 2008

3
Manual de proceduri

Abrevieri

ACIS – Autoritatea pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale


AI – Autoritate de Implementare
ANP – Administraţia Naţională a Penitenciarelor
BIC – Biroul Informaţii Clasificate
BRUFP – Biroul Resurse Umane şi Formare Profesională
CI – Control inopinat
CT – Control tematic
DEA – Direcţia Economico-Administrativă
DEAP – Direcţia Educaţie şi Asistenţă Psihosocială
DIP – Direcţia Inspecţie Penitenciară
DM – Direcţia Medicală
DMRU – Direcţia Management Resurse Umane
DSDRP – Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar
DPCMP – Direcţia pentru Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar
DTICIT – Direcţia Tehnologia Informaţiei şi Comunicaţii IT
DSPO – Adjunctul Responsabilului de Program
FPSS – Funcţionar public cu statut special
FPSSD - Funcţionar public cu statut special debutant
FPSSDEF - Funcţionar public cu statut special definitiv
NAC – Coordonatorul Naţional al Asistenţei
ORNISS - Oficiul Registrului Naţional al Informaţiilor Secrete de Stat
OPCP – Oficiul de Plăţi şi Contractare Phare
PAO – Responsabil cu Autorizarea Programării
PRAG – Ghid Practic
RTA – Consilier Rezident Înfrăţire
SAI – Serviciul Audit Intern
SARG – Serviciul Arhivă şi Registratură Generală
SC – Serviciul Cabinet
SCP - Serviciul Cooperare şi Programe
SJ – Serviciul Juridic
SFP – Serviciul Formare Profesională
SM – Stat Membru
SPO – Responsabil de Program
TRP – Raport Tehnic de Progres
TW – Înfrăţire
UIP – Unitate de Implementare a Programelor

4
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Definiţii
Termen Definiţie
Acreditare (pentru jurnalişti) prezenţa unui jurnalist, ca reprezentant al unei publicaţii, în
sediul sau la activităţile unei organizaţii/ instituţii, la care accesul
mass-media este permis.
Acurateţe 1. grijă deosebită, atenţie mare, exactitate în executarea unui
lucru. 2. corectitudinea informaţiei în text, atât în ce priveşte
conţinutul, cât şi forma. Corectitudinea gramaticală, nume,
instituţii, cifre corecte, relaţii corect stabilite între persoane,
instituţii, fenomene, soluţionarea corectă a datelor de context,
raţionament condus corect, ierarhizarea corectă a informaţiei,
neamestecul în acelaşi text a informării cu opinia.
Asistenţa psihologică consilierea psihologică a personalului în situaţiile în care, în viaţa
personală sau profesională a acestora, au avut loc evenimente
negative care se pot asocia cu un accentuat disconfort
psihologic.
Afiş document publicitar sau de informare, format de obicei dintr-un
element iconografic însoţit de un text scurt. Mesajul conţinut
poate fi: politic, social, cultural, medical, comercial. Poate fi
adresat direct publicului prin expunere în locuri intens circulate
sau răspândit sub formă de foi volante cu suprafeţe relativ mari
Asistenţa medicală spitalicească Furnizarea de servicii medicale preventive, curative, de
recuperare şi/sau paleative în unităţi sanitare cu paturi
Articol termen generic pentru orice text în mass-media tipărită.
Relatarea, reportajul, ancheta, editorialul, cronica, recenzia etc.
sunt articole.
Asistenţă medicală Aplicarea tuturor măsurilor profilactice, curative şi recuperatorii
pentru asigurarea stării de sănătate
Asistenţă medicală primară Furnizarea îngrijirilor de sănătate cuprinzătoare, de prim contact,
indiferent de natura problemei de sănătate, în contextul unei
relaţii continue, în prezenţa bolii sau în absenţa acesteia
Asistenţa medicală de urgenţă Totalitatea serviciilor medicale acordate în condiţii critice care
pun în pericol viaţa pacientului
Asistenţa medicală de specialitate Furnizarea de servicii medicale clinice şi paraclinice în regim
ambulatoriu
Broşură publicaţie sub 50 de pagini care conţine: rapoarte, comunicări şi
conferinţe publice, extrase, texte de mici dimensiuni.
Briefing de presă tehnică de comunicare, asemănătoare cu o conferinţă de presă,
în care se supune atenţiei un singur subiect.
Caiet de evidenţă a pregătirii Caietul şi documentaţia întocmite de către funcţionarul public
profesionale a funcţionarului debutant în perioada de stagiu, prin care se consemnează şi se
public debutant certifică activităţile zilnice desfăşurate de acesta.
Campanie de presă acţiune constantă a unei instituţii de presă/a mass-media, care
constă în accentuarea pentru o vreme a unei atitudini/opinii în
legătură cu un fapt/ cu o serie de fapte/ cu bunul mers al unei
instituţii etc. Se obţine, astfel, un curent de opinie.

5
Manual de proceduri

Canal de comunicare mediul prin intermediul căruia un mesaj ajunge de la emiţător la


receptor şi/sau invers. (ex.: poşta electronică, televiziunea etc.)
Chestionarul de personalitate un ansamblu de întrebări scrise, ordonate logic şi psihologic,
care determină din partea persoanelor examinate răspunsuri
înregistrate în scris.
Cod deontologic norme ale eticii profesionale, liber asumate.
Colaborarea cu medicul psihiatru principala activitate prin care se evaluează, în cazul angajaţilor
care prezintă vulnerabilităţi psihologice accentuate (de risc),
aptitudinea / inaptitudinea temporară sau definitivă / limitele de
adaptare la solicitările profesionale specifice.
Discipline de sprijin Obiectele de studiu care, fără a face parte din categoria celor de
specialitate, contribuie la îndeplinirea atribuţiilor profesionale.
Comunicare proces de transmitere de informaţii, idei, opinii, păreri fie de la un
individ la altul, fie de la un grup la altul.
Comunicare de criză strategie de control a transmiterii de informaţii în situaţii
deosebite.
Comunicare externă comunicare adresată către un public-ţintă din afara unei
organizaţii/instituţii.
Comunicare internă comunicare destinată personalului din interiorul unei
organizaţii/instituţii.
Comunicat de presă formă a comunicării instituţionale; invariabil, comunicatul de
presă apare din iniţiativa sursei şi este intotdeauna scris.
Criza mediatică caz particular al crizei de comunicare în care mass-media
intervin pentru a umple vidul de informaţie din surse oficiale,
tinzând să devină surse de informaţie şi nu canale de
transmitere a acesteia.
Cultura instituţională un set de valori care definesc o organizaţie şi care îi permit
acesteia să se adreseze societăţii cu o singură voce, clară,
pentru promovarea acestora; constituie unul din elementele ce
determină credibilitatea şi încrederea publicului în respectiva
organizaţie.
Declaraţie de presă formă verbală a comunicării instituţionale. Se realizează din
iniţiativa emiţătorului în cadrul conferinţei de presă sau la
solicitarea mass-media.
Debutul în carieră Etapa de familiarizare a funcţionarilor publici debutanţi cu
problemele profesionale ale funcţiei pe care au ocupat-o prin
concurs.
Dreptul la imagine dreptul persoanei/instituţiei ca activitatea acesteia să fie corect
reflectată în mass-media.
Evaluarea psihologică periodică a activitatea prin care se urmăreşte cunoaşterea vulnerabilităţilor
personalului personalului şi propunerea unor măsuri de gestionare eficientă a
acestora în scopul evitării producerii evenimentelor negative.
Evaluarea psihologică la sesizare activitatea solicitată de conducerea unităţii din care face parte
angajatul implicat într-un eveniment profesional grav; are ca
scop identificarea eventualelor aspecte psihopatologice care au
condus la producerea evenimentului şi formularea
recomandărilor de specialitate, în vederea ameliorării
comportamentului dezadaptativ al angajatului în cauză.

6
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Evaluator Funcţionar public definitiv, selecţionat de conducerea instituţiei


care este, de regulă, şeful ierarhic din cadrul compartimentului în
care îşi desfăşoară activitatea funcţionarul public debutant. În
cazul în care nu există funcţionar public de conducere care să
coordoneze activitatea compartimentului, evaluator va fi numit
funcţionarul public definitiv cu ceea mai mare funcţie de
conducere din domeniul de activitate.
Eveniment 1. întâmplare importantă, fapt de mare însemnătate. 2.
schimbare de situaţie cu impact asupra unui public-ţintă, ce
poate face obiectul unei acţiuni de relaţii publice. 3. ceea ce
decid jurnaliştii că este o ştire
Etalon scara valorică de referinţă la care sunt raportate diferite
performanţe individuale, care permite situarea unei valori
individuale, prin raportarea la ansamblul valorilor obţinute de o
populaţie, la un anumit nivel şi interpretarea ei în conformitate.
INFOSEC conform art. 237 din HG 585/2002 – ansamblul măsurilor şi
structurilor de protecţie a informaţiilor clasificate care sunt
prelucrate, stocate sau transmise prin intermediul sistemelor
informatice de comunicaţii şi al altor sisteme electronice,
împotriva ameninţărilor şi a oricăror acţiuni care pot aduce
atingere confidenţialităţii, integrităţii, disponibilităţii autenticităţii şi
nerepudierii informaţiilor clasificate precum şi afectarea
funcţionării sistemelor informatice, indiferent dacă acestea apar
accidental sau intenţionat. Măsurile infosec acoperă securitatea
calculatoarelor, a transmisiilor, a emisiilor, securitatea
criptografică, precum şi depistarea şi prevenirea ameninţărilor la
care sunt expuse informaţiile şi sistemele;
Interviul psihologic tehnica de obţinere, prin întrebări, a informaţiilor legate de
cunoaşterea unei persoane, a opţiunilor sale, a experienţei
personale, dar şi a modului de a interpreta situaţii, probleme,
reacţii, evenimente în care a fost implicată.
Feed-back 1. mesaj specific prin care Emitentul primeşte de la Receptor un
anumit răspuns cu privire la mesajul comunicat. 2. Informaţie
recepţionată din partea unei audienţe ca răspuns la o activitate
de relaţii publice.
Fişa - tip interviu proba care constă în solicitarea adresată candidaţilor de a
analiza şi soluţiona, fără limită de timp şi fără nici un fel de alte
restricţii, o serie de situaţii ipotetice construite pe baza
similarităţii lor cu situaţiile cu care ocupanţii postului vizat se
confruntă în mod obişnuit / se pot confrunta în îndeplinirea
atribuţiilor de serviciu.
Formare specializată Totalitatea activităţilor destinate dobândirii cunoştinţelor teoretice
şi formării deprinderilor practice din perioada de stagiu a
funcţionarului public debutant.
Funcţii unice Funcţie care este unică în ştatul de organizare al unităţii şi care
este subordonată în mod direct directorului unităţii (de exemplu,
consilier juridic).
Funcţionar public debutant Persoana care ocupă, în urma concursului o funcţie publică în
sistemul administraţiei penitenciare şi care are mai puţin de 3 ani
vechime în specialitatea corespunzătoare studiilor absolvite sau
care are mai puţin de 3 ani vechime în instituţii de apărare
naţională, ordine publică şi siguranţă naţională.

7
Manual de proceduri

Gestionarea crizelor activitate complexă ce implică pe de o parte anticipare,


realizarea unor scenarii de ţinere sub control şi rezolvare a
crizelor, iar pe de altă parte un răspuns rapid la apariţia crizei, o
disciplină fermă în respectarea soluţiei adoptate, atât din partea
echipei de relaţii publice, cât şi a conducerii organizaţiei.
Informaţie de interes public orice informaţie care priveşte activităţile sau rezultă din
activităţile unei autorităţi publice sau instituţii publice, indiferent
de suportul ori forma sau modul de exprimare a informaţiei.
Informaţie cu privire la datele orice informaţie privind o persoană fizică identificată sau
personale identificabilă
Internet totalitatea calculatoarelor şi a reţelelor de calculatoare de pe tot
cuprinsul globului, care comunică între ele prin intermediul
protocolului TCP/IP.
Interviu dialog în care, în mod ideal, jurnalistul pune întrebări, iar
interlocutorul său (sursa) răspunde. Întrucât scopul este
colectarea informaţiei, întrebările trebuie să vizeze factualul,
începând cu mesajul esenţial şi continuând cu întrebări care
vizează detaliile
Intervenţie medicală Orice examinare, tratament medical în scop preventiv, terapeutic
sau de reabilitare
Intranet reţea de calculatoare proiectată pentru a asigura comunicarea şi
schimbul de informaţii în cadrul unei organizaţii. În general,
fişierele şi programele dintr-o reţea Intranet sunt protejate
împotriva accesului utilizatorilor din afara reţelei. Prin utilizarea
reţelei Intranet se urmăreşte asigurarea accesului la baze de
date specifice, distribuirea pe cale electronică a diferitelor
documente şi programe, asigurarea unor servicii angajaţilor.
Instituţie publică instituţie care utilizează resurse financiare publice.
Îndrumător Funcţionar public definitiv, selecţionat de conducerea instituţiei,
de regulă din cadrul compartimentului în care îşi desfăşoară
activitatea funcţionarul public debutant. Îndrumătorul trebuie să
aibă experienţă, abilităţi şi competenţe specifice recunoscute.
Este desemnat în scopul îndrumării profesionale a unui
funcţionar public debutant, pe perioada determinată a stagiului,
conform unei planificări prealabile şi în baza unor criterii
specifice: să fie mai mare cu cel puţin un grad profesional faţă
de funcţionarul public debutant, să aibă vechime de minim 2 ani
în unitate şi să fi fost apreciat cu calificativul „foarte bun” sau
„excepţional” în ultimii 2 ani. Nu poate avea calitatea de
îndrumător, funcţionarul public definitiv care este incompatibil,
conform art. 10 din OMJ 2793/C/2004).
Lobby domeniu specializat care creează şi menţine relaţii cu guvernul
în scopul influenţării iniţiativelor acestuia, prin diferite mijloace de
presiune sau persuasiune.
Luare de poziţie difuzare a unui comunicat de presă exprimând un punct de
vedere asupra unui subiect controversat.
Manipulare acţiune prin care din interiorul sau exteriorul unei organizaţii, în
mod premeditat se pun în funcţiune strategii de deformare a
reprezentărilor pe care membrii unei organizaţii le au cu privire la
rolul şi statutul lor şi cu privire la organizaţia din care fac parte,
pentru a obţine slăbirea, destructurarea, pierderea legitimităţii şi
identităţii, controlul fără nici un fel de rezistenţă.

8
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Mass-media termen generic care desemnează orice mijloc de comunicare în


masă (presă tipărită, agenţie de presă, radio, televiziune,
cinema, afişaj) şi care desemnează, în acelaşi timp, un
intermediar care transmite un mesaj către un grup.
Multimedia programe suplimentare introduse în calculator pentru a trata
sunetul, datele, imaginile ori toate la un loc.
Necesar de pregătire Diferenţa dintre starea existentă şi ceea ce se doreşte a fi.
Reprezintă totalitatea activităţilor de pregătire profesională care
urmează a se desfăşura în baza diagnosticării activităţilor
profesionale precedente.
Notele standardizate punctajele brute raportate la etalon, în vederea comparării
scorurilor brute la probe diferite ale aceleaşi persoane sau ale
unor persoane diferite.
Opinie publică ansamblul opiniilor individuale asupra unor chestiuni de interes
public care pot influenţa comportamentul indivizilor şi al
grupurilor.
Ordin de tragere Document prin care se reglementează categoria de personal,
categoria de armament şi muniţie folosită, personalul de serviciu
planificat în poligon, personalul responsabil cu ridicarea modul
de transport şi distribuirea armamentului şi muniţiei.
ORNISS conform art. 3 din HG 585/2002 – Oficiul Registrului Naţional al
Informaţiilor Secrete de Stat
Planuri strategice planuri pe termen lung.
Planul anual de pregătire Documentul care reglementează activitatea de pregătire a
funcţionarilor publici cu statut special pe parcursul unui an de
pregătire.
Persoană privată de libertate Persoana aflată în executarea unei pedepse privative de
libertate, a unei măsuri educative de internare într-un centru de
reeducare sau aflată în arest preventiv
Planuri tactice planuri pe termen scurt pentru îndeplinirea planurilor strategice
Perfecţionarea profesională Ansamblul activităţilor desfăşurate de-a lungul carierei
profesionale a funcţionarilor publici cu statut special definitivi din
Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi din unităţile
subordonate, activităţi care asigură dezvoltarea competenţelor
profesionale necesare îndeplinirii atribuţiilor prezente şi
preconizate ale posturilor pe care aceştia le ocupă.
Pregătirea de specialitate Procesul de pregătire prin care se asigură cunoştinţe şi
deprinderi necesare îndeplinirii atribuţiilor specifice.
Proces de evaluare Procesul prin care se compară un rezultat cu un obiectiv, situaţia
de la care s-a plecat şi la care s-a ajuns. Reprezintă un feedback
indispensabil pentru formator şi, în acelaşi timp, constituie un
mijloc de informare.
Programa analitică Modalitatea prin care cursanţii trec de la nivelul existent sau cel
iniţial al cunoştinţelor, abilităţilor şi experienţei lor, prin condiţii
impuse de organizatorii cursanţilor, la nivelul final al acestora.
Promovarea sănătăţii Procesul care oferă individului şi colectivităţilor posibilitatea de a-
şi controla şi îmbunătăţi sănătatea sub raport fizic, psihic şi
social şi de a contribui la reducerea inechităţilor în sănătate;
Public-ţintă grup de persoane fizice/juridice ce fac obiectul acţiunilor de
relaţii publice.
Punctajul brut pentru fiecare numărul răspunsurilor corecte oferite de o persoană la probă.
probă

9
Manual de proceduri

Raportul de evaluare psihologică documentul care cuprinde într-o formă sintetică toate informaţiile
din fişele de observaţie completate individual de fiecare psiholog
cu ocazia susţinerii interviului psihologic cu o persoană.
Răspunsul simptomatic răspunsul prin care persoana admite prezenţa unor
comportamente, trăiri, manifestări potenţial dezadaptative.
Selecţia psihologică a activitatea prin care se urmăreşte admiterea în concurs a
personalului candidaţilor ale căror capacităţi intelectuale, abilităţi psihice
generale, structură de personalitate permit îndeplinirea în condiţii
lipsite de risc a sarcinilor profesionale.
Solicitarea de informaţii de acţiunea verbală sau scrisă (pe suport de hârtie sau electronic),
interes public prin care o persoană (fizică sau juridică, română sau străină)
poate cere informaţii considerate ca fiind de interes public.
Sondaj (de opinie ) tehnică de observare statistică, prin investigarea unui eşantion
reprezentativ al unei populaţii.
Stagiul de practică Program de formare derulat la locul de muncă al funcţionarului
public debutant, destinat dezvoltării de competenţe şi aptitudini
specifice, necesare în exercitarea atribuţiilor.
Supravegherea medicală Activitatea de colectare sistematică şi continuă, analiza,
interpretarea şi diseminarea datelor privind starea de sănătate a
populaţiei, bolile transmisibile şi netransmisibile, pe baza cărora
sunt identificate priorităţile de sănătate publică şi sunt instituite
măsurile de prevenire şi control;
Şef profesional Şeful direct, care coordonează şi îndrumă activitatea
funcţionarului, având în acelaşi timp şi atribuţii de control.
Ştire text succint de agenţie, de ziar, de radio, de televiziune, care
reprezintă o primă avizare a unui fapt socialmente semnificativ.
Testul de atenţie proba care măsoară fie capacitatea de concentrare a subiectului
pe o singură sarcină pe care o are de rezolvat (focalizarea
atenţiei), fie capacitatea de comutare rapidă de la un aspect la
altul al sarcinii (distributivitatea atenţiei).
Testul de nivel intelectual proba care măsoară capacitatea individului de a surprinde logica
diferitelor situaţii, în vederea acţionării adecvate.
Vaccinarea Metodă de imunizare activă profilactică împotriva unor boli, prin
inocularea unui vaccin.
Vaccinurile Preparate biologice dotate cu proprietăţi antigenice, care
declanşează apariţia răspunsului imun la organismele supuse
vaccinării

10
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Capitolul II
Responsabili cu elaborarea procedurilor

• Direcţia Management Resurse Umane

1. Subcomisar Elena MÂNDRU


2. Subinspector Raluca STUPARU
3. Comisar Sorin MUNTEANU
Responsabili teritoriu:
1. Subcomisar Iftinca Gheorghe – Penitenciarul Gherla
2. Inspector Asandei Ana – Penitenciarul Poarta Albă
3. Subcomisar Mureşan Dorin – Penitenciarul Spital Dej
4. Inspector principal Românu Claudiu – Penitenciarul Spital Bucureşti Jilava
5. Subinspector Vădan marius – Penitenciarul Bacău
6. Subinspector Bâlc Cătălin – Penitenciarul Bacău
7. Subcomisar Miklos Zoltan – Penitenciarul Târgu Mureş
8. Agent şef principal Gavrilă Constantin – Penitenciarul Focşani
9. Comisar Puşcaş MIrcea – Penitenciarul Tulcea
10. Subcomisar David Costin – Penitenciarul Slobozia
11. Comisar Hădărag Gabriela Emilia - S.F.P.P. A. Târgu Ocna

• Direcţia Economico – Administrativă

1. Subcomisar Mariana DUPLEA


2. Inspector principal Mircea Spiridon
3. Comisar Relu MANOLACHE

• Direcţia Siguranţa Deţinerii şi Regim Penitenciar

1. Comisar Cornel MARIN


2. Subcomisar Denis DARIE
3. Inspector Daniel MICLESCU
4. Comisar şef Valentin LUPU
Responsabili teritoriu:
1 Comisar şef Moldovan Adrian – Penitenciarul Gherla
2 Comisar şef Diţă Ion – Penitenciarul Focşani
3. Comisar Căminişteanu Gheorghe – Penitenciarul Bucureşti Jilava
4. Subcomisar Dinişor Viorel – Penitenciarul Colibaşi
5. Subcomisar Coţofană Răzvan – Penitenciarul Bucureşti Rahova
6. Subcomisar Mureşan Dorin – Spitalul Penitenciar Dej
7. Comisar şef Chitoşcă Ion – Penitenciarul Iaşi
8. Comisar şef Dobra Petru – Penitenciarul Arad
9. Comisar şef Muscalu Florentin – Penitenciarul Giurgiu

11
Manual de proceduri

• Direcţia de Educaţie şi Asistenţă Psihosocială

1. Inspector principal Loredana CORDUNEANU


Responsabili teritoriu:
1. Subcomisar Preda Roxana – Penitenciarul Colibaşi
2. Subcomisar Fetche Alin – Penitenciarul Gherla
3. Subcomisar Aparaschivei Doru – Penitenciarul Codlea
4. Subcomisar Livadariu Cristina – Penitenciarul Botoşani

• Direcţia Inspecţie Penitenciară

1. Inspector principal Iulian NEAGU


2. Inspector principal Cristina DUMITRAN

• Direcţia Medicală

1. Comisar Geta CUCU


2. Subinspector Mădălina SPIRESCU
Responsabili teritoriu:
1. Comisar şef Apăvăloaei Mihai – Penitenciarul Spital Bucureşti Jilava
2. Comisar Mocanu Adrian – Penitenciarul Spital Rahova
3. Comisar şef Burea Cristian – Penitenciarul Spital Rahova
4. Comisar şef Hulpoi Lucian
5. Comisar şef Bârzan Cristina
6. Comisar şef Nădrag Dumitru

• Direcţia Prevenirea Criminalităţii în Mediul Penitenciar

1. Subcomisar Marian POPESCU


2. Comisar Cornel RĂDUŢĂ

• Direcţia Exploatarea Tehnologiei şi Informaţiei

1. Comisar şef Mircea PETRESCU


2. Subcomisar Eugen FÂNTÂNĂ
3. Subcomisar Sorin GRECU
Responsabili teritoriu:
a) pentru proceduri hardware (instalare, intervenţii, depanare, etc.)
1. Subcomisar Voiculeţ Cătălin – Penitenciarul Slobozia
2. Comisar şef Bucur Ovidiu – Penitenciarul Codlea
b) pentru proceduri administrare software de bază şi aplicaţii uzuale (sisteme de operare, client de
mail, office, ISA, etc.)
1. Subcomisar Oprea Adrian – Penitenciarul Colibaşi
2. Inspector principal Vochici Manuc – Penitenciarul Giurgiu
c) pentru proceduri securitate (antivirus, securizare incinte, securizare DMZ, gestiune utilizatori,
politici de securitate, etc.)
1. Subcomisar Lorentz Adrian – Penitenciarul Târgşor
2. Inspector principal – Iordan Marius – Penitenciarul Vaslui

12
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

d) pentru proceduri aplicaţii (toate aplicaţiile care rulează în sistemul penitenciar)


1. Inspector principal Aghiorghiesei George – Penitenciarul Iaşi
2. Subcomisar Dumitracu Maria – Penitenciarul Miercurea Ciuc

• Serviciul Juridic

1. Subinspector Laura IVAN


Responsabili teritoriu:
1. Tornean Adrian – Penitenciarul Arad
2. Darângă ulian – Penitenciarul Botoşani
3. Blăgan Laura – Penitenciarul Focşani
4. Stănică Florinel – Penitenciarul Giurgiu
5. Stroie Eena – Penitenciarul Ploieşti
6. Gurgu Emilian – Penitenciarul Poarta Albă
7. Chertes Adrian – Penitenciarul Târgu Jiu
8. Cristovescu Alexandra – Penitenciarul Spital Bucureşti Rahova
9. Docan Vasile – C.R. Târgu Ocna

• Serviciul Arhivă şi Registratură Generală

1. Inspector principal Daniela MARCOŞANU


2. Agent şef adjunct Mirela ŞTEFAN
3. Agent Mona GRIGORIU

• Serviciul Cooperare şi Programe

1. Comisar Mihaela BONAŢIU


2. Inspector principal Mariana IARÂM

• Serviciul Cabinet

1. Subinspector Valentin MUNTEAN


2. Comisar şef Dana Cenuşă
Responsabili teritoriu:
1. Subinspector Donciu Dan – Penitenciarul Gherla
2. Agent şef Barbu Dan – Penitenciarul Craiova
3. Subinspector Rusu Dan – Penitenciarul Codlea
4. Subcomisar Necula Denisa – Penitenciarul Colibaşi
5. Agent principal –Ilieş Ramona – C.R. Buziaş
6. Subinspector Crăciun Gianina – Penitenciarul Galaţi
7. Agent principal Johanna Popescu – Penitenciarul Bucureşti - Rahova

• Biroul Informaţii Clasificate

1. Comisar şef Niculina GHIŢĂ

13
Manual de proceduri

Capitolul III

A001 Cooperare internaţională şi programe

A00101 Cooperare internaţională

PROCEDURA A00101001: REALIZAREA TRADUCERILOR

Scop: Transmiterea de informaţii relevante pentru domeniul penitenciar.


Premise: Facilitarea înţelegerii de către specialiştii români a informaţiilor elaborate într-o limbă de circulaţie
internaţională, facilitarea comunicării cu partenerii străini prin înţelegerea de către aceştia a informaţiilor
elaborate în limba română, precum şi diseminarea acestor informaţii, în scopul îmbunătăţirii cunoştinţelor
de specialitate ale personalului de penitenciare.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.
Responsabili Acţiuni
A. Traduceri iniţiate în cadrul SCP:
Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea.
Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea.
Membrii SCP 3. Traduc documentul.
4. Redactează o Notă prin care se înaintează conducerii ANP
documentul tradus, spre avizare.
Şeful SCP 5. Avizează Nota de înaintare şi documentul tradus.
Secretariatul SCP 6. Înaintează conducerii ANP Nota, împreună cu documentul tradus,
spre avizare.
Secretariatul SCP 7. Asigură transmiterea copiilor lucrării către toţi factorii interesaţi.
8. Clasează exemplarul 2 al lucrării la SCP.
B. Traduceri realizate la solicitarea altor părţi:
Secretariatul SCP 1. Primeşte solicitarea de realizare a traducerii, în scris, prin Condica de
predare-primire a documentelor. Documentul va conţine rezoluţia/decizia
conducerii ANP privind realizarea traducerii.
Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea.
Membrii SCP 3. Traduc documentul.
4. Redactează o Notă prin care se înaintează conducerii ANP
documentul tradus, spre avizare.
Şeful SCP 5. Avizează Nota de înaintare şi documentul tradus.
Secretariatul SCP 6. Înaintează conducerii ANP Nota, împreună cu documentul tradus,
spre avizare.
Secretariatul SCP 7. Asigură transmiterea copiilor lucrării către toţi factorii interesaţi.
8. Clasează exemplarul 2 al lucrării la SCP.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101001)


Nr. crt. Denumire document
1 Document original (netradus)
2 Traducere / Document tradus

14
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3 Notă de înaintare a traducerii


4 Notă prin care se solicită efectuarea traducerii
5 Condică de predare-primire a documentelor

PROCEDURA A00101002: ELABORAREA DIFERITELOR RAPOARTE REFERITOARE LA SITUAŢIA


SISTEMULUI PENITENCIAR

Scop: Întocmirea unor rapoarte la solicitarea diferitelor organisme şi in stituţii naţionale şi internaţionale din
domeniu.
Premise: Întocmirea de diverse rapoarte privind situaţia sistemului penitenciar românesc, la solicitarea
diferitelor organisme şi instituţii internaţionale, în special în ceea ce priveşte monitorizarea şi respectarea
drepturilor omului, precum şi respectarea angajamentelor luate de ţara noastră în domeniul judiciar.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.
Responsabili Acţiuni
Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea.
Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea.
Membrii SCP 3. Redactează o Notă prin care solicită informaţii relevante pentru
redactarea materialului.
3.1. Nota cuprinde, după caz:
- tipul de informaţii solicitate;
- perioada de referinţă,
- termenul de primire a informaţiilor.
Şeful SCP 4. Avizează Nota de mai sus.
Secretariatul SCP 5. Transmite Nota Direcţiilor / Serviciilor / Unităţilor penitenciare cu
competenţe în domeniu.
6. Primeşte Notele cu răspunsurile Direcţiilor / Serviciilor / Unităţilor
penitenciare cu competenţe în domeniu.
Membrii SCP 7. Centralizează şi sintetizează informaţiile primite.
8. Redactează un Raport.
Şeful SCP 9. Avizează Raportul.
Secretariatul SCP 10. Înaintează Raportul conducerii ANP, spre aprobare.
11. După aprobare, transmite Raportul către solicitanţi.
12. Clasează exemplarul 2 al lucrării la SCP, împreună cu documentaţia
anexă.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101002)


Nr. crt. Denumire document
1 Solicitare / Document iniţial
2 Notă prin care solicită informaţii
3 Notă de răspuns de la Direcţiile / Serviciile / Unităţile penitenciare
4 Raport
5 Condică predare-primire a documentelor

PROCEDURA A00101003: ÎNCHEIEREA UNOR ACORDURI / PROTOCOALE DE COLABORARE

Scop: Asigurarea unui schimb reciproc de informaţii relevante, exemple de bună practică, precum şi a
continuităţii relaţiilor cu partenerii străini prin semnarea unor Acorduri / Protocoale de colaborare.

15
Manual de proceduri

Premise: Colaborarea cu instituţii străine similare, din domeniul penitenciar, îmbunătăţeşte activitatea
desfăşurată în cadrul sistemul penitenciar din ţara noastră, prin realizarea unui schimb reciproc de
experienţă.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.
Responsabili Acţiuni
Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea.
Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea.
Membrii SCP 3. Redactează şi negociază cu partenerii străini un Proiect de Protocol de
colaborare. Poartă corespondenţă cu partenerii străini în vederea stabilirii
unei forme, agreate de comun acord. Colaborează cu reprezentanţii
Ministerului Justiţiei şi ai altor ministere.
Şeful SCP 4. Definitivează şi propune conducerii ANP avizarea formei finale a
Proiectului de Protocol de colaborare.
Secretariatul SCP 5. Înaintează conducerii ANP, spre avizare, Proiectul de Protocol de
colaborare.
Membrii SCP 6. Redactează un Proiect de Memorandum prin care se propune
aprobarea negocierii şi semnării Protocolului de colaborare.
Memorandumul se adresează primului ministru, se semnează de ministrul
justiţiei şi se avizează de ministrul afacerilor externe.
7. Redactează o Notă prin care înaintează Proiectul de Protocol de
colaborare şi Memorandumul, spre analiză şi aprobare, reprezentanţilor
Direcţiei Drept Internaţional şi Tratate, din cadrul Ministerului Justiţiei.
Şeful SCP 8. Propune conducerii ANP avizarea Notei de mai sus.
Secretariatul SCP 9. Înaintează conducerii ANP, spre avizare, Nota de înaintare a
Proiectului de Protocol de colaborare şi a Memorandumului către
Ministerul Justiţiei.
Membrii SCP 10. Redactează un Proiect de Scrisoare către Ministerul Afacerilor
Externe, prin care se solicită avizarea Memorandumului. Scrisoarea se
semnează de ministrul justiţiei şi se trimite la Ministerul Afacerilor Externe,
de către reprezentanţii Ministerului Justiţiei.
11. Redactează un Proiect de Adresă către Secretariatul General al
Guvernului, prin care se solicită avizarea Memorandumului. Adresa se
semnează de către ministrul justiţiei şi se trimite de către reprezentanţii
Ministerului Justiţiei, la Secretariatul General al Guvernului.
Secretariatul SCP 12. Transmite către Ministerul Justiţiei următoarele documente:
- Nota de înaintare a Proiectului de colaborare şi a
Memorandumului;
- Proiect de Protocol de colaborare;
- Memorandum;
- Proiect de Scrisoare către Ministerul Afacerilor Externe, prin care
se solicită avizarea Memorandumului;
- Proiect de Adresă către Secretariatul General al Guvernului, prin
care se solicită avizarea Memorandumului.
Secretariatul SCP 13. Clasează exemplarul 2 al documentelor de mai sus la SCP.
Membrii SCP 14. După semnarea documentelor de mai sus de către toţi factorii
interesaţi, colaborează cu partenerii străini în vederea stabilirii unei
întâlniri ce va avea ca scop semnarea Protocolului de colaborare.
14.1. În cazul în care întâlnirea se organizează în ţara noastră, se
aplică procedura nr. A00101006.
14.2. În cazul în care întâlnirea se organizează în ţara parteneră, se
aplică procedura nr. A00101004.
Conducerea ANP 15. Semnează Protocolul de colaborare cu partenerii străini.
Membrii SCP 16. Iniţiază şi derulează activităţile prevăzute în cadrul Protocolului de
colaborare.

16
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101003)


Nr. crt. Denumire document
1 Document iniţial (adresă, mail etc)
2 (Proiect de) Protocol de colaborare
3 Memorandum
4 Notă de înaintare a Proiectului de Protocol de colaborare şi a Memorandumului
5 (Proiect de) Scrisoare către Ministerul Afacerilor Externe, prin care se solicită avizarea
Memorandumului
6 (Proiect de) Adresă către Secretariatul General al Guvernului, prin care se solicită avizarea
Memorandumului
7 Condică de predare-primire a documentelor

PROCEDURA A00101004: ELABORAREA .DOCUMENTAŢIEI NECESARE DEPLASĂRII ÎN


STRĂINĂTATE, ÎN INTERES DE SERVICIU

Scop: Elaborarea documentelor şi realizarea demersurilor necesare deplasării în străinătate, în interes de


serviciu.
Premise: Respectarea prevederilor legale privind efectuarea deplasărilor în străinătate, în interes de
serviciu.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.
Responsabili Acţiuni
Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează Invitaţia sau documentul privind aprobarea
deplasării.
Membrii SCP 2. Redactează o Notă de fundamentare referitoare la deplasarea în
străinătate, în interes de serviciu.
2.1. Nota de fundamentare cuprinde date privind:
- denumirea evenimentului;
- locaţia, ţara;
- organizatorii evenimentului;
- perioada deplasării;
- numele, gradul şi funcţia participanţilor;
- cheltuielile suportate de partea română;
- cheltuielile suportate de alte părţi;
- mijloacele de transport;
- cuantumul diurnei.
3. Redactează un Proiect de Ordin al ministrului justiţiei, referitor la
deplasarea în străinătate, în interes de serviciu.
3.1. Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei cuprinde:
- temeiul legal;
- denumirea evenimentului;
- locaţia, ţara;
- organizatorii evenimentului;
- perioada deplasării;
- numele, gradul şi funcţia participanţilor;
- cheltuielile suportate de partea română;
- cheltuielile suportate de alte părţi;
- mijloacele de transport;
- cuantumul diurnei.
4. Redactează o Adresă prin care informează participanţii cu privire la
obligaţiile pe care aceştia le au, înainte şi după efectuarea deplasării
(elaborare Proiect mandat, elaborare Raport vizită, returnare paşaport
serviciu, efectuare decont etc.).
Şeful SCP 5. Semnează Adresa mai sus menţionată.

17
Manual de proceduri

Secretariatul SCP 6. Transmite persoanei care urmează să efectueze deplasarea în interes de


serviciu un exemplar al Adresei de informare, prin Condica de predare
primire a documentelor, fax, e-mail etc.
Membrii SCP 7. Centralizează informaţiile transmise de persoanele care urmează să
efectueze deplasarea în interes de serviciu şi elaborează un Proiect de
mandat, în conformitate cu modelul menţionat în anexa OMJ nr.
979/C/31.03.2008.
8. Redactează o Notă de înaintare a documentelor de mai sus către
Ministerul Justiţiei, spre a fi analizate şi semnate de ministrul justiţiei.
Şeful SCP 9. Propune spre avizare/aprobare, la nivelul ANP, următoarele documente:
- Nota de înaintare a documentaţiei către Ministerul Justiţiei;
- Nota de fundamentare;
- Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei;
- Proiectul de mandat.
Secretariatul SCP 10. Înaintează Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei la SJ, spre avizare.
11. Înaintează următoarele documente la DEA, pentru efectuarea Controlului
Financiar Preventiv şi avizare:
- Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei;
- Nota de fundamentare.
12. Înaintează conducerii ANP, spre semnare şi avizare, următoarele
documente:
- Nota de înaintare a documentelor către Ministerul Justiţiei;
- Nota de fundamentare;
- Proiectul de Ordin al ministrului justiţiei;
- Proiectul de mandat.
Membrii SCP 13. Pregătesc documentaţia ce urmează a fi înaintată la Ministerul Justiţiei:
(Nota de înaintare a documentelor, Nota de fundamentare, Proiectul de
Ordin al ministrului justiţiei, Proiectul de mandat, invitaţia oficială,
documentaţia anexă relevantă etc).
Secretariatul SCP 14. Înaintează documentele de mai sus, spre analiză şi semnare, la
Ministerul Justiţiei.
15. După aprobarea acestora la Ministerul Justiţiei, transmite copii ale Notei
de fundamentare şi Ordinului ministrului justiţiei, prin Condica de
predare-primire a documentelor, către DEA.

Membrii SCP 16. Efectuează demersurile necesare în vederea desfăşurării în bune condiţii
a deplasării:
- rezervă bilete transport;
- rezervă camere hotel;
- înregistrează participanţii la eveniment;
- poartă corespondenţă cu organizatorii;
- efectuează demersurile necesare obţinerii de vize;
- demarează procedura de solicitare a paşapoartelor de serviciu
A00101005.
17. Redactează un Raport de necesitate (sau mai multe, după caz) în
vederea avansării sumelor necesare achiziţionării de bilete de transport,
asigurări medicale, vize, paşapoarte de serviciu, plata taxelor de înscriere la
anumite evenimente etc.
Şeful SCP 18. Propune spre avizare Raportul de necesitate.
Secretariatul SCP 19. Înaintează Raportul de necesitate la DEA pentru efectuarea Controlului
Financiar Preventiv şi avizare.
20. Înaintează Raportul de necesitate conducerii ANP, spre aprobare.
Membrii SCP 21. Ridică avansul de la casierie.
22. Achiziţionează cele necesare, conform Raportului de necesitate.
23. Redactează un Raport de decont (sau mai multe, după caz) pentru
sumele avansate, la care anexează documentele justificative (chitanţe,
facturi, bilete, asigurări medicale etc, originale sau copii).

18
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Şeful SCP 24. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea şi


legalitatea acestora.
25. Avizează Raportul de decont.
Secretariatul SCP 26. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la
DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi aprobare.
Membrii SCP 27. Restituie la casierie sumele de bani necheltuite.
28. Înmânează participanţilor documentele de călătorie (Invitaţie, Ordin MJ,
bilete, asigurări medicale, rezervări etc. în original sau copie).
29. La întoarcerea din deplasare, înaintează Raportul vizitei la Ministerul
Justiţiei şi solicită acordul conducerii ANP în vederea publicării acestuia pe
site-ul ANP.
Secretariatul SCP 30. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu toată documentaţia anexă.

Menţiuni:
• 1) În cazul în care invitaţia nu este nominală, participanţii vor fi selectaţi pe bază de concurs sau
prin numirea, de către conducerea ANP, a unor specialişti care pot reprezenta corespunzător
interesele instituţiei. În cazul în care în invitaţie nu sunt menţionate cheltuielile suportate de
partenerii străini, se va lua legătura cu aceştia pentru a se clarifica aceste aspecte; în acest sens,
se va purta corespondenţă internaţională cu partenerii străini, în vederea retransmiterii invitaţiei;
Dacă invitaţia este completă, se trece la punctul următor.
• 2) În cazul în care, după semnarea actelor conform procedurii de mai sus, din motive obiective,
una sau mai multe persoane nu mai pot efectua deplasarea în interes de serviciu, vor fi selectaţi
alţi participanţi pe bază de concurs sau prin numirea, de către conducerea ANP, a unor
specialişti care pot reprezenta corespunzător interesele instituţiei.
• 3) În această situaţie, se impune reluarea procedurii cu noua componenţă a delegaţiei, cu
excepţia punctelor 1-3, iar documentul menţionat la punctul 9, Proiect de Ordin al ministrului
justiţiei se va numi Proiect de Ordin al ministrului justiţiei prin care se modifică un alt Ordin. Noua
denumire a documentului se va păstra şi la punctele următoare.
• 4) Specialiştii care efectuează deplasări în străinătate trebuie să transmită documentaţia
necesară la Serviciul Cooperare şi Programe din cadrul Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor, cu cel puţin zece zile lucrătoare înainte de efectuarea deplasării, pentru ca
membrii acestui serviciu să poată întocmi documentaţia necesară.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101004)


Nr. crt. Denumire document
1 Invitaţie
2 Adresă informare
3 Proiect de mandat
4 Notă de fundamentare
5 Ordin al ministrului justiţiei
6 Proiect de Ordin al ministrului justiţiei prin care se modifică un alt Ordin
7 Notă prin care se înaintează documentaţia la Ministerul Justiţiei
8 Raport de necesitate
9 Raport de decont
10 Raport al vizitei
11 Condică de predare-primire a documentelor

19
Manual de proceduri

PROCEDURA A00101005: EFECTUAREA DEMERSURILOR PRIVIND CONFECŢIONREA /


ELIBERAREA PAŞAPOARTELOR DE SERVICIU

Scop: Asigurarea documentelor necesare deplasării în străinătate.


Premise: Deţinerea unui paşaport de serviciu facilitează deplasarea în interes de serviciu în străinătate;
garantează dreptul de a călători în străinătate, în calitate oficială, în interesul autorităţii sau instituţiei publice
din care fac parte.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.
Responsabili Acţiuni
A. Efectuarea demersurilor privind confecţionare a paşapoartelor de serviciu
Secretariatul SCP 2. Ridică formularele tip necesare confecţionării paşaportului de serviciu de
la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară.
Membrii SCP 3. Transmit solicitantului de paşaport de serviciu, formularele de mai sus,
spre completare şi semnare.
4. Informează solicitantul cu privire la actele necesare confecţionării
paşaportului de serviciu (document identitate în copie şi original, poze tip
paşaport etc.).
5. Redactează o Notă adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia
Consulară, prin care se solicită confecţionarea paşapoartelor de serviciu.
Nota conţine datele personale ale solicitanţilor de paşapoarte de serviciu.
6. Redactează un Raport de necesitate prin care solicită avansarea
sumelor necesare plăţii taxelor de confecţionare.
Şeful SCP 7. Avizează Raportul de necesitate.
Secretariatul SCP 8. Înaintează Raportul de necesitate la DEA pentru efectuarea Controlului
Financiar Preventiv şi avizare.
9. Înaintează Raportul de necesitate conducerii ANP, spre aprobare.
Membrii SCP 10. Ridică avansul de la casierie.
11. Achită taxele necesare.
12. Înştiinţează DEA cu privire la necesitatea efectuării ordinelor de plată
pentru virarea sumelor necesare confecţionării paşaportului de serviciu.
13. Redactează un Raport de decont pentru suma avansată, la care
anexează documentele justificative (chitanţe, facturi, originale sau copii).
Şeful SCP 14. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea
şi legalitatea acestora.
15. Avizează Raportul de decont.
Secretariatul SCP 16. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la
DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi semnare.
Membrii SCP 17. Restituie la casierie sumele de bani necheltuite.
18. Asigură completarea dosarului (formulare, poze, dovada plăţii taxelor
necesare, documentul de identitate în original şi copie – originalul va fi
reţinut la MAE).
Secretariatul SCP 19. Înaintează dosarul complet, împreună cu Nota menţionată la punctul
5, la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, pentru
confecţionarea paşaportului de serviciu.
20. După confecţionare, ridică paşaportul de la Ministerul Afacerilor
Externe - Direcţia Consulară şi îl înmânează membrului SCP care a
efectuat lucrarea.
Membrii SCP 21. Înmânează paşaportul de serviciu persoanei care urmează să se
deplaseze în străinătate, în interes de serviciu.
Secretariatul SCP 22. La finalizarea deplasării, restituie paşaportul de serviciu la Ministerul
Afacerilor Externe - Direcţia Consulară şi înmânează documentul de
identitate posesorului. (După caz, informează posesorul cu privire la
obligativitatea restituirii paşaportului de serviciu la Ministerul Afacerilor
Externe, în termen de 5 zile de la efectuarea deplasării.)

20
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

B. Efectuarea demersurilor privind eliberarea paşapoartelor de serviciu


Membrii SCP 2. Redactează o Notă adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia
Consulară, prin care se solicită eliberarea unui paşaport de serviciu
existent. Nota conţine numărul paşaportului de serviciu care trebuie
eliberat, datele personale ale posesorului.
Şeful SCP 3. Avizează Nota adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia
Consulară, prin care se solicită eliberarea unui paşaport de serviciu
existent.
Secretariatul SCP 4. Înaintează Nota conducerii ANP, spre semnare.
5. Înaintează Nota la Ministerul Afacerilor Externe - Direcţia Consulară,
împreună cu documentul de identitate al solicitantului şi ridică paşaportul
de serviciu.
6. Depune la Ministerul Afacerilor Externe – Direcţia Consulară documentul
de identitate al persoanei care urmează să efectueze o deplasare în
străinătate, în interes de serviciu, ridică paşaportul de serviciu şi îl
înmânează membrilor SCP care s-au ocupat de lucrare.
Membrii SCP 7. Înmânează paşaportul de serviciu persoanei care urmează să se
deplaseze în străinătate, în interes de serviciu.
Secretariatul SCP 8. La finalizarea deplasării, restituie paşaportul de serviciu la Ministerul
Afacerilor Externe - Direcţia Consulară şi înmânează documentul de
identitate posesorului. (După caz, informează posesorul cu privire la
obligativitatea restituirii paşaportului de serviciu la Ministerul Afacerilor
Externe, în termen de 5 zile de la efectuarea deplasării.)

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101005)


Nr. crt. Denumire document
1 Notă adresată Ministerului Afacerilor Externe - Direcţia Consulară, prin care se solicită
confecţionarea/eliberarea unui paşaport de serviciu
2 Raport de necesitate
3 Raport de decont
4 Paşapoarte de serviciu
5 Condică de predare-primire a documentelor

PROCEDURA A00101006: DERULAREA ACTIVITĂŢILOR DE PROTOCOL ŞI ORGANIZAREA


VIZITELOR OFICIALE

Scop: Asigurarea ceremonialului şi a protocolului necesare desfăşurării în bune condiţii a vizitelor şi


întâlnirilor oficiale.
Premise: Asigurarea elementelor de protocolul creează cadrul oficial în care urmează să se desfăşoare
raporturile dintre părţi. Protocolul guvernează negocierea, încheierea şi intrarea în vigoare a unor acorduri /
protocoale / documente specifice şi garantează egalitatea în drepturi a partenerilor, în cadrul desfăşurării
acţiunilor oficiale, vizitelor de studiu, schimburilor de experienţă etc.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
A. Invitarea în ţara noastră a unor delegaţii străine pe cheltuiala părţii române
Secretariatul SCP 1. Primeşte şi înregistrează lucrarea.
Şeful SCP 2. Repartizează lucrarea.
Conducerea ANP 3. Stabileşte componenţa delegaţiei ce urmează a fi invitată în ţara noastră.
Membrii SCP 4. Iniţiază/continuă corespondenţa cu partenerii străini (stabilesc perioada
de comun acord).
Şeful SCP şi membrii 5. Stabilesc un proiect de Program (colaborează cu unităţile penitenciare în

21
Manual de proceduri

SCP vederea organizării unor vizite pe plan local, după caz).


6. Colaborează cu membrii DEA, în vederea identificării unor posibilităţi de
finanţare a vizitei.
Membrii SCP 7. Redactează şi traduc într-o limbă de circulaţie internaţională o Invitaţie,
care va conţine, după caz:
- motivul vizitei;
- locaţia;
- numele, prenumele, funcţia invitaţilor;
- instituţia pe care o aceştia o reprezintă;
- perioada de efectuare a vizitei;
- programul;
- cheltuieli suportate de partea română.
Şeful SCP 8. Avizează Invitaţia/Traducerea acesteia.
Secretariatul SCP 9. Înaintează conducerii ANP Invitaţia/Traducerea acesteia, spre
semnare.
10. Transmite Invitaţia tradusă către persoanele în cauză.
Membrii SCP 11. Stabilesc aranjamentele organizatorice; identifică posibilităţi de
realizare pentru:
- organizarea transportului intern (mijloace de transport/conducători
auto);
- preluarea delegaţiei de la aeroport/gară/frontieră;
- cazarea oaspeţilor (rezervări hotel);
- asigurarea de mese zilnice, oficiale, coctail-uri (meniuri) etc;
- asigurarea translaţiei;
- organizarea sălilor/spaţiilor de protocol/şedinţe;
- închirierea instalaţiei de sonorizare;
- angajarea traducătorilor interpreţi.
Membrii SCP 12. Redactează o Notă prin care se solicită acordul conducerii ANP cu
privire la organizarea unei acţiuni de protocol. Nota cuprinde, după caz:
- ţara de provenienţă a delegaţiei, contextul/motivul vizitei;
- perioada;
- temei legal;
- desemnarea persoanelor responsabile pe plan local, a însoţitorilor,
traducătorilor, şoferilor etc;
Documentul de mai sus poate fi însoţit de următoarele anexe:
12.1. Programul vizitei;
12.2. Componenţa delegaţiei (reprezentanţi străini şi români);
12.3. Bază de calcul pentru avansarea sumelor de bani necesare
(cazare, masă zilnică, masă oficială, coctail, cadouri etc.).
Şeful SCP 14. Propune spre avizare Nota de organizare a unei acţiuni de protocol,
împreună cu anexele aferente.
Secretariatul SCP 15. Transmite Nota de organizare a unei acţiuni de protocol, împreună cu
anexele, la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv (baza
de calcul) şi avizare.
16. Înaintează conducerii ANP, spre aprobare, Nota de organizare a
acţiunii de protocol împreună cu anexele acesteia.
17. Transmite Nota, împreună cu anexele – dacă este cazul, prin fax, către
conducerea unităţilor ce urmează a fi vizitate, în vederea stabilirii
aranjamentelor pe plan local.
Membrii SCP 18. Ridică avansul necesar şi efectuează cheltuielile conform bazei de
calcul.

22
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

19. Derulează activităţile conform Programului semnat de conducerea


ANP.
19.1. În cazul în care se solicită/intervin schimbări în cadrul
Programului deja stabilit, cer acordul superiorilor în acest sens.
19.2. Aşteaptă delegaţia la aeroport/gara/frontieră etc.
19.3. Însoţesc delegaţia până la hotel (dacă este cazul).
19.4. Însoţesc delegaţia pe tot parcursul vizitei, conform programului
aprobat de conducerea ANP.
19.5. Organizează mese oficiale, cocteiluri, mese zilnice etc.
19.6. Asigură traducerea.
20. La sfârşitul acţiunii, conduc delegaţia străină la aeroport/gară/frontieră
etc.
21. Redactează un Raport de decont pentru sumele avansate, la care
anexează documentele justificative (chitanţe, facturi, bilete etc, originale
sau copii).
Şeful SCP 22. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea
şi legalitatea acestora.
Secretariatul SCP 23. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la
DEA pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare.
Membrii SCP 24. Restituie la casierie sumele necheltuite.
25. Redactează un Raport al vizitei şi o Adresă de înaintare a acestuia
către conducerea ANP, prin care se solicită publicarea raportului pe site-ul
instituţiei. În raport se pot insera fotografii din timpul acţiunii de protocol.
Şeful SCP 26. Avizează Adresa şi Raportul vizitei, anexat.
Secretariatul SCP 27. Înaintează conducerii ANP Adresa şi Raportul vizitei, spre avizare.
28. În cazul în care conducerea ANP decide publicarea Raportului vizitei
pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, în caz contrar,
trece la punctul următor.
29. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu documentaţia anexă.
B. Invitarea în ţara noastră a unor delegaţii străine pe cheltuiala părţii străine
Conducerea ANP 1. Stabileşte componenţa delegaţiei ce urmează a fi invitată în ţara noastră.
Şeful SCP şi membrii 2. Stabilesc un proiect de Program (colaborează cu unităţile penitenciare în
SCP vederea organizării unor vizite pe plan local, după caz).
Membrii SCP 3. Stabilesc aranjamentele organizatorice; identifică posibilităţi de realizare
pentru:
- asigurarea transportului intern;
- preluarea delegaţiei de la aeroport/gară/frontieră;
- cazarea oaspeţilor;
- asigurarea meselor zilnice, oficiale, coctail-uri etc;
- asigurarea translaţiei;
- organizarea sălilor/spaţiilor de protocol/şedinţe;
- închiriere instalaţiei de sonorizare;
- angajarea interpreţilor.
4. Redactează o Notă de organizare a unei acţiuni de protocol, prin care
solicită acordul conducerii ANP cu privire la organizarea unei astfel de
acţiuni. Nota cuprinde, după caz:
- temeiul legal;
- ţara de provenienţă a delegaţiei,
- contextul/motivul vizitei;
- perioada;
- desemnarea persoanelor responsabile pe plan local, a însoţitorilor,
traducătorilor, conducătorilor auto etc;
Documentul de mai sus este însoţit de următoarele anexe:
4.1. - Programul vizitei;
4.2. - Componenţa delegaţiei (reprezentanţi străini şi români).
5. Elaborează o Adresă privind acordarea accesului în penitenciar/spital
penitenciar/centru reeducare etc. pentru delegaţia străină. Documentul va fi

23
Manual de proceduri

emis în atenţia conducerii instituţiei respective şi va conţine:


- numele şi prenumele participanţilor străini;
- numărul şi seria documentelor de identitate ale acestora;
- perioada vizitei;
- numărul de înmatriculare al autoturismului cu care circulă (dacă se
cunoaşte).
Şeful SCP 6. Propune spre avizare Nota de organizare a unei acţiuni de protocol,
împreună cu anexele aferente, precum şi Adresa de acordare a accesului
în penitenciar pentru delegaţia străină.
Secretariatul SCP 7. Înaintează conducerii ANP, documentele de mai sus, spre aprobare.
8. Transmite Adresa de acordare a accesului în penitenciar pentru
delegaţia străină şi, după caz, Nota, prin fax, către conducerea unităţilor
interesate (ce urmează a primi vizite), în vederea stabilirii aranjamentelor
pe plan local.
Membrii SCP 9. Derulează activităţile conform Programului semnat de conducerea ANP:
- Aşteaptă delegaţia la aeroport/gara/frontieră etc.
- Însoţesc delegaţia până la hotel (dacă este cazul).
- Însoţesc delegaţia pe tot parcursul vizitei, conform programului
aprobat de conducerea ANP.
- Organizează mese oficiale, cocteiluri, mese zilnice etc.
- Asigură traducerea.
Membrii SCP 10. La sfârşitul acţiunii, însoţesc delegaţia străină până la
aeroport/gară/frontieră etc.
11. Redactează un Raport al vizitei şi o Adresă de înaintare a acestuia
către conducerea ANP, spre informare.
Şeful SCP 12. Avizează Adresa şi Raportul vizitei.
Secretariatul SCP 13. Înaintează conducerii ANP Adresa şi Raportul vizitei, spre avizare.
14. În cazul în care conducerea ANP decide publicarea Raportului vizitei
pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, în caz contrar,
trece la punctul următor.
15. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu documentaţia anexă.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101006)


Nr. crt. Denumire document
1 Document iniţial
2 Invitaţie / Traducerea invitaţiei
3 Notă de organizare a unei acţiuni de protocol, cu următoarele anexe:
4 Anexa - Programul vizitei
5 Anexa - Componenţa delegaţiei
6 Anexa - Bază de calcul
7 Adresă privind acordarea accesului în penitenciar pentru o delegaţie străină
8 Raport de decont
9 Raport al vizitei
10 Condică de predare-primire a documentelor

PROCEDURA A00101007: ORGANIZAREA DE EVENIMENTE CU PARTICIPARE INTERNAŢIONALĂ:


SEMINARII, CONFERINŢE, SIMPOZIOANE, MESE ROTUNDE, ÎNTRUNIRI
ETC.

Scop: Asigurarea comunicării şi desfăşurarea în condiţii normale a relaţiilor interinstituţionale cu partenerii


naţionali şi internaţionali, în vederea îmbunătăţirii relaţiilor internaţionale şi stabilirii de noi contacte la nivel
de sisteme penitenciare.

24
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Premise: Organizarea unor evenimente cu participare internaţională (seminarii, simpozioane, conferinţe,


mese rotunde, ateliere de lucru etc.), duce la îmbunătăţirea cunoştinţelor specialiştilor români prin schimbul
de experienţe şi informaţii care se realizează cu partenerii străini.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor.
Responsabili Acţiuni
Şeful SCP şi membrii 1. Iniţiază/continuă corespondenţa cu partenerii străini (stabilesc perioada
SCP şi locaţia de comun acord).
2. Stabilesc aranjamentele organizatorice; dacă e cazul, identifică
posibilităţi de realizare pentru:
- preluarea delegaţiei de la aeroport/gară/frontieră;
- organizarea transportului intern (mijloace de transport/conducători
auto);
- cazarea oaspeţilor (rezervări hotel);
- organizarea servirii meselor/ pauzelor de cafea etc;
- închirierea instalaţiei de sonorizare;
- angajarea traducătorilor/interpreţilor; asigurarea translaţiei;
- închirierea sălii/sălilor pentru reuniune;
- organizarea sălilor/spaţiilor de protocol/şedinţe;
- închirierea mijloacelor de transport.
Membrii SCP 3. Redactează o Notă, prin care se solicită acordul conducerii ANP cu
privire la organizarea evenimentului aranjamentele care se impun. Nota
cuprinde, după caz:
- contextul/proiectul în cadrul căreia se organizează evenimentul;
- perioada;
- numărul participanţilor;
- locaţia;
- desemnarea persoanelor responsabile de organizarea reuniunii, a
persoanelor responsabile pe plan local (dacă este cazul), a traducătorilor,
mijloacelor de transport, conducătorilor auto etc;
- activităţi de protocol conexe organizării evenimentului respectiv.
Documentul de mai sus va fi însoţit, dacă este cazul, de următoarele
anexe:
3.1. Programul reuniunii şi eventual al vizitei experţilor străini (vorbitori
români şi străini, denumirea alocuţiunilor, timp alocat);
3.2. Componenţa participanţilor (străini şi români);
3.3. Bază de calcul pentru avansarea cheltuielilor necesare (masă
oficială, coctail, cadouri etc.) – dacă este cazul.
Şeful SCP 4. Avizează Nota de organizare a evenimentului şi anexele acesteia.
Secretariatul SCP 5. Înaintează Nota internă de organizare evenimentului şi anexele
acesteia la DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi
avizare.
6. Înaintează Nota internă şi anexele acesteia, conducerii ANP, spre
semnare.
Membrii SCP 7. Elaborează şi traduc într-o limbă de circulaţie internaţională Invitaţiile,
care vor conţine, după caz:
- denumirea şi contextul în care se organizează evenimentul;
- locaţia;
- numele, prenumele, funcţia persoanei invitate;
- instituţia pe care acesta o reprezintă;
- perioada;
- informaţii referitoare la transportul, masa şi cazarea participanţilor.
Şeful SCP 8. Avizează Invitaţiile/Traducerea acestora.
Secretariatul SCP 9. Înaintează conducerii ANP Invitaţiile/Traducerea acestora, spre
semnare.
10. Transmite Invitaţiile traduse către persoanele în cauză.

25
Manual de proceduri

Membrii SCP 11. Primesc şi centralizează materialele reuniunii, în vederea introducerii în


Broşura conferinţei, le traduc în limbile de lucru şi le tehnoredactează.
Broşura cuprinde:
- date despre locaţie;
- programul conferinţei, lista participanţilor;
- rapoarte şi intervenţii ale participanţilor.
12. Stabilesc necesarul de articole de birotică şi papetărie (mape,
ecusoane, pixuri etc.) şi redactează un Raport de necesitate în vederea
avansării sumelor necesare achiziţionării acestora.
Şeful SCP 13. Avizează Raportul de necesitate.
Secretariatul SCP 14. Înaintează Raportul de necesitate la DEA, pentru efectuarea
Controlului Financiar Preventiv şi avizare.
Conducerea ANP 15. Transmite conducerii ANP Raportul de necesitate şi Broşura
conferinţei, spre semnare.
Membrii SCP 16. Ridică avansul necesar şi achiziţionează materialele necesare (birotică,
papetărie etc.).
17. Derulează activităţile conform Programului aprobat de conducerea
ANP, în anexa Notei de mai sus, ex:
- închiriază săli pentru desfăşurarea evenimentului;
- închiriază instalaţia de sonorizare;
- angajează interpreţi; asigurară translaţia;
- organizează transportul intern (mijloace de transport/conducători auto);
- preiau delegaţia de la aeroport/gară/frontieră;
- asigură cazarea oaspeţilor;
- organizează servirea meselor/ pauzele de cafea etc;
- la finalizarea evenimentului, conduc străinii la aeroport/gară/ frontieră
etc.
Membrii SCP 18. Redactează un Raport de decont pentru suma avansată, la care
anexează documentele justificative (chitanţe, facturi, bilete etc, originale
sau copii) şi restituie sumele de bani necheltuite la casierie.
Şeful SCP 19. Avizează documentele justificative cu privire la realitatea, regularitatea
şi legalitatea acestora.
Secretariatul SCP 20. Înaintează Raportul de decont şi documentele justificative anexate la
DEA, pentru efectuarea Controlului Financiar Preventiv şi avizare.
21. Înaintează conducerii ANP Raportul de decont, spre aprobare.
Membrii SCP 22. Restituie sumele de bani necheltuite la casierie.
23. Organizează activităţile post-eveniment:
- Centralizează datele relevante ale participanţilor;
- Transmit mesaje de mulţumire pentru participare;
- Redactează, traduc şi transmit participanţilor materiale informative
post-eveniment;
Membrii SCP 24. Redactează un Raport al evenimentului cuprinzând activităţile
principale şi concluziile finale, precum şi o Adresă de înaintare a acestuia
către conducerea ANP, spre informare.
Şeful SCP 25. Avizează Adresa şi Raportul evenimentului.
Secretariatul SCP 26. Înaintează conducerii ANP Adresa şi Raportul evenimentului, spre
avizare.
27. În cazul în care conducerea ANP decide publicarea Raportului
evenimentului pe site-ul ANP, transmite materialul la Serviciul Cabinet, în
caz contrar, trece la punctul următor.
28. Clasează exemplarul 2 al lucrării împreună cu documentaţia anexă.

Documente folosite în cadrul acestei proceduri (A00101007)


Nr. crt. Denumire document
1 Notă internă de organizare a reuniunii/evenimentului.
2 Anexa – Programul.

26
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

3 Anexa - Componenţa delegaţiei.


4 Anexa – Bază de calcul.
5 Invitaţiile/Traducerea acestora.
6 Raportul de necesitate.
7 Broşura conferinţei.
8 Raportul de decont.
9 Adresa.
10 Raportului reuniunii/evenimentului.
11 Condică de predare-primire a documentelor.

A00102 PROGRAMARE

PROCEDURA A00102001: ELABORAREA, IMPLEMENTAREA, MONITORIZAREA, RAPORTAREA ŞI


EVALUAREA PROGRAMELOR CU FINANŢARE COMUNITARĂ
Scop
Organizarea, coordonarea şi monitorizarea programării, implementării tehnice, raportării şi evaluării
programelor cu finanţare comunitară de care beneficiază Administraţia Naţională a Penitenciarelor.
Premise
Derularea programelor presupune: programarea, implementarea tehnică, raportarea şi evaluarea.
Programarea se face în baza evaluărilor oportunităţilor de finanţare şi a priorităţilor pe termen scurt şi mediu
stabilite prin strategiile la nivel instituţional şi naţional, definirea responsabilităţilor instituţionale pentru
implementarea programului şi soluţionarea necesităţilor de cooperare interministerială, analizei resurselor
financiare necesare pentru realizarea obiectivelor. Întocmirea documentelor se face cu respectarea
prevederilor cuprinse în ghidurile specifice fiecărui program.
Implementarea tehnică presupune derularea procedurilor de achiziţie, de selectare a ofertelor şi derulare
activităţilor prevăzute în proiect în vederea îndeplinirii obiectivelor.
Raportarea şi evaluarea presupune centralizarea datelor referitoare la progresul tehnic al proiectului şi
aprecierea măsurii în care au fost realizate obiectivele stabilite.

Aplicabilitate
Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate

A001020012 - STABILIREA PRIORITĂŢILOR ŞI NECESITĂŢILOR DE FINANŢARE

Scop: Stabilirea priorităţilor pe termen scurt şi mediu, pe baza cărora va fi elaborată fişa de proiect
Premise: Strategiile la nivel naţional şi instituţional
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţile subordonate
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP 1. Solicită de la direcţiile / serviciile din Administraţia Naţională a Penitenciarelor
– programare informări privitoare la necesităţile din domeniul propriu de activitate şi analiza situaţiei
existente în unităţile subordonate
2. Primesc şi centralizează rezultatele analizei de la direcţiile / serviciile din
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

27
Manual de proceduri

3. Întocmesc lista obiectivelor pe termen mediu


4. Alocă un număr lucrării şi înaintează lista obiectivelor pe termen mediu către
direcţiile / serviciile / unităţile implicate pentru observaţii şi propuneri, cu un termen
de primire a răspunsului
5. Primesc în termenul stabilit observaţiile şi propunerile cu privire la lista
obiectivelor pe termen mediu
6. Înregistrează răspunsurile, centralizează şi analizează observaţiile şi propunerile
venite de la structurile/ instituţiile implicate; organizează reuniuni pentru clarificarea
eventualelor probleme apărute în alegerea priorităţilor
Conducătorul 7. Înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor lista obiectivelor
SCP pe termen mediu întocmită pe baza propunerilor direcţiilor / serviciilor / unităţilor
implicate
Membrii SCP – 8. În baza observaţiilor / recomandărilor conducerii Administraţiei Naţionale a
programare Penitenciarelor centralizează şi definitivează lista finală a obiectivelor
9. Înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
lista finală a obiectivelor pe termen mediu

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020011)


Nr. Denumire document
crt.
1. Notă către direcţiile / serviciile din Administraţia Naţională a Penitenciarelor cu termen de
răspuns - acestea vor solicita informări din unităţile subordonate
3. Document centralizator - lista obiectivelor pe termen mediu
4. Notă înaintare listă obiective pe termen mediu către direcţii / servicii
6. Document centralizator
8. Document centralizator cu observaţii / recomandări
9. Lista finală a obiectivelor

A001020012: STABILIREA OPORTUNITĂŢILOR DE FINANŢARE EXISTENTE

Scop: Furnizarea de informaţii esenţiale privind oportunităţile de finanţare


Premise: Analiza resurselor financiare necesare pentru realizarea obiectivelor pe termen mediu.
Definirea responsabilităţilor instituţionale pentru implementarea programului şi soluţionarea necesităţilor de
cooperare interministerială.
Contribuţia Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor la realizarea programelor.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Se documentează cu privire la liniile de finanţare active sau care urmează a fi
programare lansate
2. Participă la reuniunile de lucru inter - instituţionale legate de iniţierea programelor
de finanţare, la evenimentele şi reuniunile naţionale şi internaţionale care au ca scop
lansarea de programe de finanţare etc.
3. Centralizează oportunităţile
4. Coroborează oportunităţile cu necesităţile existente în sistem şi stabilesc
obiectivele exerciţiului de programare
5. Pe baza priorităţilor identificate şi a oportunităţilor de finanţare fac propuneri de
proiecte pe care le supun avizării conducătorului SCP
Conducătorul 6. Avizează propunerile de proiecte şi le înaintează spre aprobare conducerii
SCP Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

28
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020012)


Nr. crt. Denumire document
3. Document centralizator
5. Propuneri de proiecte
6. Propuneri de proiecte aprobate

A001020013: ELABORAREA DOCUMENTELOR DE PROGRAMARE ŞI OBŢINEREA APROBĂRII

Scop: Furnizarea informaţii esenţiale şi detalii suficiente privind acţiunile planificate şi obţinerea avizului
favorabil pentru derularea programului
Premise: Definirea responsabilităţilor instituţionale pentru implementarea programului şi soluţionarea
necesităţilor de cooperare interministerială.
Contribuţia Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor la realizarea programelor.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Completează fişa de proiect în conformitate cu priorităţile stabilite în lista
programare obiectivelor pe termen mediu şi regulile specifice liniei de finanţare (Program
Operaţional Sectorial, Ghidul Aplicantului etc.)
2. Înaintează spre aprobare Fişa de proiect conducătorului SCP
Conducătorul 3. Avizează / recomandă modificări şi aprobă înaintarea acesteia către direcţiile /
SCP serviciile / unităţile beneficiare
Membrii SCP – 4. Înaintează Fişa de proiect către direcţiile, serviciile / unităţile beneficiare
programare 5. Urmăresc şi primesc observaţiile de la direcţiile / serviciile / unităţile implicate,
centralizează şi analizează observaţiile primite
6. Definitivează Fişa de proiect
Conducătorul SCP 7. Avizează Fişa de proiect şi o înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor
Membrii SCP – 8. Înaintează spre aprobare Fişa de proiect către SPO/DSPO
programare
Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020013)
Nr. crt. Denumire document
1. Fişa de proiect propusă
4. Notă înaintare Fişă de proiect către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare
5. Note observaţii şi propuneri
6. Fişa de proiect
7. Fişa de proiect aprobată
8. Notă înaintare Fişă de proiect către SPO/DSPO

A001030014 PREGĂTIREA CONTRACTĂRII


A0010300141- ELABORAREA FIŞEI DE TWINNING
Scop: Elaborarea Fişelor de Twinning, în concordanţă cu Manualul de Twinning, în vederea transmiterii
acestora către punctele naţionale de contact din Statele Membre.
Premise: Fişa de Twinning reprezintă un document necesar pentru contractarea proiectelor de twinning de
care beneficiază Administraţia Naţională a Penitenciarelor.

29
Manual de proceduri

Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor


Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Solicită informaţii relevante de la direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare în
programare vederea completării formatului standard al Fişei de Twinning
2. Verifică conformitatea fişei de Twinning cu criteriile din Anexa C1 – Manualul
de Twinning
3. Înaintează Fişa de Twinning completată către direcţiile / serviciile / unităţile
beneficiare şi solicită observaţii
4. Efectuează modificările necesare
5. Înaintează conducătorului SCP Fişa de Twinning spre avizare
Conducătorul SCP 6. Avizează Fişa de Twinning şi o prezintă conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor spre avizare
7. Aprobă înaintarea Fişei de Twinning către SPO/DSPO
Membrii SCP – 8. Înaintează Fişa de Twinning către SPO/DSPO
programare 9. În caz că există modificări propuse de SPO/DSPO, amendează în mod
corespunzător Fişa de Twinning. Consultă direcţiile / instituţiile beneficiare cu privire
la modificările survenite ( dacă este cazul)
10. Înregistrează şi transmit Fişa de Twinning

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010300141)


Nr. crt. Denumire document
1. Notă înaintare format standard Fişă de Twinning către direcţiile / serviciile / unităţile
beneficiare
3. Notă înaintare Fişă de Twinning către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare
5. Fişa de Twinning
8. Notă înaintare Fişă de Twinning către SPO/DSPO
9. Fişa de Twinning amendată; note direcţii / instituţii beneficiare
11. Notă înaintare Fişă de Twinning finală

A0010200142 a - ASISTENŢĂ TEHNICĂ – ELABORAREA ANUNŢULUI PRELIMINAR DE LICITAŢIE

Scopul: Asigură transparenţa şi publicitatea proiectelor.


Premise: Fişa aprobată
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Solicită direcţiilor / serviciilor beneficiare informaţii relevante în vederea
programare completării modelului standard de Anunţ preliminar de licitaţie (Service Contract
Forecast )
2. Verifică dacă Anunţul preliminar de licitaţie este completat în conformitate cu
cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect
3. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut
în cazul în care există solicitări de modificare
4. Efectuează modificările necesare
5. Înaintează anunţul conducătorului SCP spre avizare.
Conducătorul SCP 6. Avizează Anunţul preliminar de licitaţie şi îl înaintează conducerii
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor spre avizare
Membrii SCP – 7. Elaborează Transmission Note (document obligatoriu care însoţeşte Anunţul
programare preliminar de licitaţie) pentru înaintare către SPO/DSPO şi OPCP

30
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200142 a)


Nr. crt. Denumire document
1. Notă înaintare model standard de Anunţ preliminar de licitaţie către direcţiile / serviciile
beneficiare
2. Anunţ preliminar de licitaţie completat
5. Notă înaintare Anunţ preliminar de licitaţie completat şi verificat
7. Transmission Note, Anunţul preliminar de licitaţie

A0010200142 b - ASISTENŢĂ TEHNICĂ - ELABORAREA TERMENILOR DE REFERINŢĂ ŞI A


ANUNŢULUI DE LICITAŢIE

Scopul: Asigură că documentele sunt pregătite în mod adecvat, în conformitate cu cerinţele stabilite în
Manualul PRAG.
Premise: Documentele elaborate în faza de pregătire a contractării proiectelor de asistenţă tehnică sunt
verificate din punct de vedere al formei şi al conţinutului, pentru ca acestea să conţină informaţii relevante
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Solicită direcţiilor beneficiare informaţii relevante în vederea completării
programare modelelor standard de Termeni de referinţă şi Anunţ de licitaţie
Membrii SCP – 2. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut,
programare în cazul în care există solicitări de modificare şi efectuează modificările necesare
3. Completează Termenii de referinţă şi Anunţul de licitaţie în conformitate cu
cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect
4. Colaborează cu direcţiile beneficiare pentru completarea documentelor
însoţitoare obligatorii (Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi
obiectivitate, Buget estimat)
5. Înaintează documentele conducătorului SCP spre avizare
Conducătorul SCP 6. Avizează documentele şi le înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor spre avizare
7. Aprobă înaintarea către SPO/DSPO
Membrii SCP – 8. Înaintează documentele către SPO/DSPO
programare

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200142 b)


Nr. crt. Denumire document
4. Termeni de referinţă şi Anunţ de licitaţie completate conform PRAG
5. Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget estimat
7. Documente aprobate
8. Notă înaintare Termeni de referinţă şi Anunţ de licitaţie către SPO/DSPO

A0010200143 a – INVESTIŢII - ELABORAREA ANUNŢULUI PRELIMINAR DE LICITAŢIE

Scopul: Asigură transparenţa şi publicitatea proiectelor.


Premise: Fişa aprobată
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor

31
Manual de proceduri

Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Solicită direcţiilor beneficiare informaţii relevante în vederea completării
programare modelului standard de Anunţ preliminar de licitaţie ( Supply Contract Forecast )
2. Verifică dacă Anunţul preliminar de licitaţie este completat în conformitate cu
cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect
3. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi conţinut,
în cazul în care există solicitări de modificare
4. Efectuează modificările necesare
5. Înaintează anunţul conducătorului SCP spre avizare
Conducătorul SCP 6. Avizează Anunţul preliminar de licitaţie şi îl înaintează conducerii Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor spre avizare
Membrii SCP – 8. Elaborează Transmission Note (document obligatoriu care însoţeşte Anunţul
programare preliminar de licitaţie) pentru înaintarea către OPCP şi SPO/DSPO

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200143 a)


Nr. crt. Denumire document
1. Notă înaintare modelul standard de Anunţ preliminar de licitaţie către direcţiile / serviciile
beneficiare
2. Anunţ preliminar de licitaţie completat
3. Note interne; notă înaintare
5. Anunţ preliminar de licitaţie completat şi verificat
8. Transmission Note, notă înaintare Anunţ preliminar de licitaţie către OPCP şi SPO/DSPO

A0010200143 b - INVESTIŢII - ELABORAREA SPECIFICAŢIILOR TEHNICE ŞI A ANUNŢULUI DE


LICITAŢIE

Scopul: Asigurarea că documentele sunt pregătite în mod adecvat, în conformitate cu cerinţele stabilite în
Manualul PRAG.
Premise: Documentele elaborate în faza de pregătire a contractării proiectelor de investiţii sunt verificate
din punct de vedere al formei şi al conţinutului, pentru ca acestea să conţină informaţii relevante
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Înaintează direcţiilor beneficiare modelele standard de Caiet de sarcini şi
programare Anunţ de licitaţie în vederea elaborării acestora
2. Verifică dacă Specificaţiile tehnice şi Anunţul de licitaţie sunt completate în
conformitate cu cerinţele manualului PRAG şi datele existente în Fişa de proiect
3. Se consultă cu direcţiile beneficiare cu privire la aspectele de formă şi
conţinut, în cazul în care există solicitări de modificare şi efectuează modificările
necesare
4. Completează Specificaţiile tehnice şi Anunţul de licitaţie în conformitate cu
cerinţele manualului PRAG şi datele existente in Fişa de proiect
5. Colaborează cu direcţiile beneficiare în completarea documentelor însoţitoare
obligatorii (Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget
estimat) ale Caietului de sarcini şi Anunţului de licitaţie şi trimit formatul standard
al acestora
6. Înaintează documentele conducătorului SCP spre avizare.
Conducătorul SCP 7. Avizează documentele şi le înaintează conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor spre semnare
8. Avizează înaintarea documentelor către SPO/DSPO
Membrii SCP – 9. Înaintează documentele către SPO/DSPO
programare

32
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200143 b)


Nr. crt. Denumire document
1. Notă înaintare modelul standard Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie către direcţiile /
serviciile beneficiare
3. Note interne
4. Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie completate şi verificate
5. Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi obiectivitate, Buget estimat
6. Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie Grila de evaluare, Declaraţie de confidenţialitate şi
obiectivitate, Buget estimat completate conform PRAG
9. Notă înaintare Specificaţii tehnice şi Anunţ de licitaţie către SPO/DSPO

A001020015: CONTRACTAREA

A0010200151 a– TWINNING – SELECTAREA PARTENERILOR DE TWINNING

Scop: Alegerea variantei celei mai bune pentru beneficiar


Premise: Partenerii de Twinning se angajează să obţină rezultate operaţionale în termenii ţării beneficiare
şi care să îndeplinească totodată cerinţele acquis-ului comunitar.
Partenerii proiectului trebuie să realizeze un proiect detaliat al unui plan de lucru, în care să se regăsească
toate activităţile necesare obţinerii de rezultate măsurabile cât şi ordinea în care acestea se vor desfăşura.
Pe baza acestui plan, care este de fapt fişa proiectului de Twinning beneficiarii vor alege cea mai bună
variantă pentru ei.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Întocmesc calendarul întâlnirilor bilaterale cu partenerii care au ofertat
programare 2. Informează direcţiile / serviciile beneficiare de ziua şi ora când au loc reuniunile,
în vederea desemnării persoanelor care vor face parte din comitetul de evaluare
3. Identifică împreună cu beneficiarii persoana care poate îndeplini funcţia de şef
de proiect român
Conducătorul SCP 4. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor componenţa comitetului de evaluare şi persoana propusă ca şef
de proiect
Membrii SCP – 5. Participă împreună cu beneficiarii la reuniunile de evaluare în vederea
programare selectării partenerului de twinning
Comisia de evaluare 6. Comisia completează grilele de evaluare atât pentru ofertele selectate cât şi
pentru cele refuzate
7. Redactează scrisoarea prin care se comunică rezultatele evaluării
Conducătorul SCP 8. Avizează şi semnează scrisoarea prin care se comunică rezultatele evaluării
către SPO/DSPO şi o înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale
a Penitenciarelor
Membrii SCP – 9. Înaintează decizia beneficiarilor către SPO/DSPO, ACIS şi o copie către şeful
programare de proiect
Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200151 a )
Nr. crt. Denumire document
1. Calendarul întâlnirilor
2. Notă înaintare a calendarului întâlnirilor către direcţiile / serviciile beneficiare
4. Notă înaintare componenţă comitet de evaluare
5. Note interne
6. Grile de evaluare completate
7. Scrisoarea de comunicare a rezultatelor evaluării
8. Notă înaintare decizie beneficiari către SPO/DSPO, ACIS, şef de proiect

33
Manual de proceduri

A0010200151 b – TWINNING – ELABORAREA CONTRACTULUI

Scop: Redactarea în comun a contractului care stă la baza transferului de know-how între cele două
administraţii publice.
Premise: În termen de 3 luni de la notificarea partenerului selectat, trebuie să existe o variantă matură a
contractului.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1.Oferă consultanţă beneficiarilor (direcţii / servicii / unităţi beneficiare) în ceea ce
programare priveşte forma generală a contractului de Twinning
2. Se asigură că sunt respectate criteriile de evaluare la elaborarea contractului
3. Participă, cu rol de observator, la întâlnirile de lucru care au loc între beneficiari
şi partenerii străini
4. Definesc împreună cu beneficiarii şi partenerii obiectivele (componente,
activităţi, rezultate parţiale)
5. Împreună cu beneficiarii propun si negociază cu partenerii resursele umane si
materiale necesare (inclusiv bugetul)
6. Redactează şi verifică contractul de Twinning în toate fazele elaborării lui
7. Înaintează contractul spre avizare şefului de proiect
8. Participă la organizarea primei sesiuni de negociere împreună cu şeful de
proiect
Conducătorul SCP 9. Înaintează varianta finală a convenţiei conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor spre aprobare
Membrii SCP – 10. Înaintează convenţia Ministerului Justiţiei spre aprobare
programare

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200151 b )


Nr. crt. Denumire document
4. Contractul redactat în ceea ce priveşte componentele, activităţile, rezultatele
6. Contractul de Twinning redactat
7. Notă înaintare a contractului de Twinning către şeful de proiect
9. Varianta finală a Convenţiei de Twinning aprobată de conducerea Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor
10. Notă înaintare Convenţie de Twinning

A0010200152 a – ASISTENŢĂ TEHNICĂ – PRECALIFICAREA


Scopul: Alegerea consultantului.
Premise: Constituirea unui Comitet de precalificare pentru evaluarea expresiilor de interes şi stabilirea listei
scurte şi a unui Comitet de Evaluare pentru aprecierea ofertelor.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Notifică direcţiile / serviciile beneficiare de necesitatea formării Comitetului de
programare precalificare (aproximativ 5 membri, experţi ai direcţiilor / serviciilor beneficiare)
2. Înaintează componenţa Comitetului de precalificare* şi CV-urile experţilor
nominalizaţi conducătorului SCP spre avizare
Conducătorul SCP 3. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor componenţa Comitetului de precalificare
Membrii SCP – 4. Transmit către SPO/DSPO componenţa Comitetului de precalificare spre
programare avizare

34
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

5. Înaintează către OPCP componenţa Comitetului de precalificare


6. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comitetul de precalificare despre ziua
şi ora când are loc reuniunea Comitetului
* Membrii Comitetului de Precalificare: Semnează la OPCP o declaraţie de confidenţialitate înainte de a începe
analizarea ofertelor; Analizează fiecare ofertă şi o punctează din punctul de vedere al îndeplinirii cerinţelor din TOR;
în urma întâlnirilor avute întocmesc Raportul de precalificare, care cuprinde lista cu punctajele obţinute de fiecare
ofertă; transmit raportul către OPCP

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200152 a )


Nr. crt. Denumire document
1. Notă solicitare componenţă Comitet de precalificare către direcţiile / serviciile beneficiare
3. Componenţa Comitetului de precalificare şi CV-urile experţilor
4. Notă înaintare către SPO/DSPO componenţă Comitet de precalificare şi CV-urile experţilor
5. Notă înaintare către OPCP componenţă Comitet de precalificare şi CV-urile experţilor
6. Notă către Comitetul de precalificare privind ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului

A0010200152 b – ASISTENŢĂ TEHNICĂ – EVALUAREA OFERTELOR

Scopul: Alegerea consultantului.


Premise: Înainte de semnarea contractului/contractelor de asistenţă tehnică.
Organizarea precalificării şi constituirea unui comitet de evaluare a ofertelor precalificate
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Notifică direcţiile / serviciile beneficiare de necesitatea formării Comitetului de
programare evaluare* ( 3 membri cu drept de vot )
2. Înaintează documentele conducătorului SCP spre avizare
Conducătorul SCP 3. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor componenţa Comitetului de evaluare
4. Aprobă înaintarea către SPO/DSPO a componenţei Comitetului de evaluare şi
CV-urile experţilor
Membrii SCP – 5. Înaintează către SPO/DSPO componenţa Comitetului de evaluare spre avizare
programare 6. Înaintează către OPCP componenţa Comitetului de evaluare
7. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comitetul de evaluare despre ziua şi
ora când are loc reuniunea Comitetului
8. Întocmesc grilele de evaluare pe baza Termenilor de referinţă
* Membrii Comitetului de evaluare: Semnează la OPCP o declaraţie de confidenţialitate înainte de a începe
analizarea ofertelor; evaluează ofertele şi le punctează în funcţie de cerinţele TOR şi modelul de Grilă de evaluare;
pentru ofertele care au un punctaj mai mare de 80% (100% reprezentând maximum) se organizează întâlniri
bilaterale la nivel de experţi; selectează oferta; întocmesc Raportul de evaluare, care cuprinde lista cu punctajele
obţinute de fiecare ofertă; transmit raportul către OPCP
Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200152 b )
Nr. crt. Denumire document
1. Notă solicitare componenţă Comitet de evaluare către direcţiile / serviciile beneficiare
2. Componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor
4. Componenţă Comitet de evaluare aprobată
5. Notă înaintare către SPO/DSPO componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor
6. Notă înaintare către OPCP componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor
7. Notă către Comitetul de evaluare privind ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului
8. Grile de evaluare

35
Manual de proceduri

A0010200152 c – ASISTENŢĂ TEHNICĂ – CONTRACTAREA

Scopul: Semnarea contractului de asistenţă tehnică


Premise: Selectarea celei mai bune oferte de asistenţă tehnică, în vederea îndeplinirii obiectivelor stabilite
şi a derulării cu succes a activităţilor propuse în cadrul proiectului/ proiectelor aprobate
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Informează SPO/DSPO periodic sau la solicitarea expresă a acestora despre
programare stadiul elaborării documentelor de contractare a Asistenţei Tehnice
2. Contribuie la redactarea contractului de Asistenţă Tehnică
3. Înaintează contractul de Asistenţă Tehnică către Conducătorul SCP
Conducătorul SCP 4. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor contractul de Asistenţă Tehnică
Membrii SCP – 5. Înaintează către SPO/DSPO contractul de Asistenţă Tehnică
programare 6. Înregistrează şi îndosariază Contractul semnat de către toţi factorii de decizie
implicaţi

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200152 c)


Nr. Denumire document
crt.
1. Notă informare SPO/DSPO
2. Contractul de Asistenţă Tehnică
5. Notă înaintare către SPO/DSPO a Contractului de Asistenţă Tehnică
6. Contractul de Asistenţă Tehnică semnat de către toţi factorii implicaţi

A0010200153 – INVESTIŢII – EVALUAREA (PESTE 150.000 EURO)

Scopul: Alegerea contractorului.


Premise: Autoritatea de Contractare a înregistrat ofertele în ordinea sosirii şi au remis ofertanţilor o dovadă
de primire; a avut loc întâlnirea pregătitoare, înainte de deschiderea ofertelor
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Notifică direcţiile / serviciile beneficiare de necesitatea formării Comitetului de
programare evaluare* ( 3 membri cu drept de vot ) şi a întocmirii CV-urilor experţilor
2. Înaintează componenţa Comitetului de evaluare şi CV-urile experţilor
conducătorului SCP spre avizare
Conducătorul SCP 3. Avizează şi înaintează spre aprobare conducerii Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor componenţa Comitetului de evaluare
4. Aprobă înaintarea către SPO/DSPO a componenţei Comitetului de evaluare şi
CV-urile experţilor
Membrii SCP – 5. Înaintează către SPO/DSPO componenţa Comitetului de evaluare şi CV-urile
programare experţilor spre avizare
6. Înaintează către OPCP componenţa Comitetului de evaluare şi CV-urile
experţilor
7. Pe baza comunicării OPCP înştiinţează Comitetului de evaluare despre ziua şi
ora când are loc reuniunea Comitetului
* Semnează la OPCP o declaraţie de confidenţialitate înainte de a începe analizarea ofertelor; participă la şedinţa
pregătitoare; primesc, anterior deschiderii ofertelor, Caietul de sarcini; participă la deschiderea ofertelor în şedinţă
publică şi semnează raportul de deschidere a ofertelor; evaluează ofertele din punct de vedere administrativ şi tehnic,
pe baza grilei de evaluare publicate în Caietul de sarcini; ofertele considerate satisfăcătoare din punct de vedere
tehnic sunt analizate din punct de vedere financiar; redactează şi semnează raportul de evaluare.

36
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200153)


Nr. crt. Denumire document
1. Notă solicitare componenţă Comitet de evaluare către direcţiile / serviciile beneficiare şi CV-
urile experţilor
2. Componenţă Comitet de evaluare şi CV-uri experţi
4. Componenţă Comitet de evaluare aprobat
5. Notă înaintare către SPO/DSPO componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor
6. Notă înaintare către OPCP componenţă Comitet de evaluare şi CV-urile experţilor
7. Notă către Comitetul de evaluare privind ziua şi ora când are loc reuniunea Comitetului

A001020016 MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA

A0010200161 - COMPLETAREA ŞI TRANSMITEREA TPR-ULUI

Scopul: Analiza activităţilor derulate în luna precedentă şi a activităţilor prevăzute a se derula în luna
curentă.
Premise: Pentru toate proiectele aflate în derulare, în cadrul UIP se întocmeşte un document în format
Excel, intitulat Technical Progress Report (TPR), care se comunică SPO/DSPO.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Completează în formatul de TPR activităţile desfăşurate efectiv şi cele
implementare prevăzute pentru luna curentă
2. Actualizează (dacă este cazul) situaţia Addendum-uri / Side Letter-uri
3. Înaintează TPR –ul completat conducătorului SCP spre avizare
Conducătorul SCP 4. Verifică TPR - ul şi face modificări dacă este cazul
5. Semnează adresa de înaintare a TPR-ului către SPO/DSPO
Membrii SCP – 6. Înaintează către SPO/DSPO TPR–ul completat, atât pe hârtie cât şi în format
implementare electronic

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200161)


Nr. Denumire document
crt.
1. TPR completat
6. Notă înaintare TPR către SPO/DSPO

A0010200162 a – MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA CONTRACTELOR DE ASISTENŢĂ TEHNICĂ ŞI


TWINNING

Scopul: Monitorizarea şi evaluarea în mod sistematic şi periodic (trimestrial) a activităţilor desfăşurate în


cadrul fiecărui proiect (de asistenţă tehnică / twinning ) de la începutul proiectului până la data de raportare.
Premise: Procedura are la bază raportările transmise de echipa proiectului aflat în derulare
(beneficiar/asistenţi străini) în cadrul sistemului de monitorizare elaborat de către UIP.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Analizează informaţiile lunare primite de la direcţiile / serviciile beneficiare,
implementare conform sistemului de monitorizare al UIP

37
Manual de proceduri

2. Elaborează situaţiile lunare şi trimestriale


3. Evidenţiază sub formă grafică gradul de realizare a activităţilor raportate la
durata de implementare
4. Discută cu direcţiile / serviciile beneficiare modificările necesare.
5. Înaintează lucrările coordonatorului UIP în vederea avizării sau semnării
Conducătorul SCP 6. Analizează documentele înaintate
7. Propune modificările necesare (dacă este cazul)

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200162 a)


Nr. Denumire document
crt.
1. Note de informare lunare de la direcţiile / serviciile beneficiare
2. Situaţii lunare (TPR) şi situaţii trimestriale
3. Grafic activităţi
4. Note către direcţiile / serviciile beneficiare

A0010200162 b – MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA CONTRACTELOR DE ACHIZIŢII DE


ECHIPAMENTE

Scopul: Furnizarea de instrucţiuni exacte privind monitorizarea din punct de vedere tehnic a proiectelor de
achiziţii de echipamente
Premise: Contractele de achiziţii de echipamente implică furnizarea produselor. Evaluarea produselor după
cumpărare şi recepţie face obiectul monitorizării din punct de vedere al respectării calităţii tehnice a
acestora.
După cumpărare, echipamentele trebuie să facă obiectul procedurilor de control al calităţii. Acesta are loc la
livrare şi pe durata utilizării produselor.
a) Livrarea
La livrare, se verifică următoarele elemente:
- Cantitatea
- Conformitatea articolelor cu specificaţiile tehnice în funcţie de descrierile din contract
- Conformitatea articolelor cu toleranţele maxime specificate
- Promptitudinea în livrare
- Instrucţiuni pentru utilizarea echipamentelor, dacă s-a solicitat prin contract
- Training pentru utilizare, dacă s-a solicitat prin contract
- Sprijinirea în întreţinere sau contracte financiare, dacă s-a solicitat prin contract
- Claritatea şi conformitate sprijinului, dacă s-a solicitat prin contract.
Responsabilitatea verificării acestor elemente aparţine beneficiarului care raportează cu privire la modul de
realizare a lor autorităţii contractante.
Dacă există nereguli la oricare dintre elementele menţionate, furnizorul va fi notificat conform contractului şi
este pasibil de penalizări conform aceluiaşi contract.
b) Utilizarea (dacă este prevăzut în contract)
Pe durata utilizării, se realizează înregistrări privind performanţele produselor achiziţionate. Următoarele
elemente reprezintă baza pentru indicatorii specifici:
- Defectări ale produselor sau frecvenţa acestora
- Plângerile utilizatorilor
- Comentarii ale utilizatorilor în baza unui chestionar de evaluare
- Costurile de instalare
- Costurile de întreţinere

38
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- Costurile în utilizare
- Servicii post-vânzare.
Responsabilitatea instituirii procedurii care să permită culegerea informaţiilor menţionate aparţine instituţiei
care utilizează produsele. Aceasta presupune elaborarea regulată a unor rapoarte cu privire la elementele
menţionate, diferite în funcţie de tipul de produs.
c) Evaluarea poate avea loc în trei etape:
- La livrare; aceasta permite o reacţie rapidă dacă rezultatul este negativ
- La un moment dat, pe durata utilizării;
- Când este necesară reaprovizionarea
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Solicită Contractorului programul de livrare
implementare 2. Informează unităţile beneficiare finale ale asistenţei cu privire la
componenţa loturilor care urmează a fi livrate, programul de livrare şi solicită
constituirea Comisiei de Recepţie* şi numirea unei persoane de contact din
unitatea respectivă
3. Sesizează Contractorul cu privire la o livrare necorespunzătoare
4. Redactează Certificatele de Acceptanţă Provizorie / Finală
5. Verifică concordanţa dintre datele existente în Contract şi cele menţionate
în Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de Acceptanţă Finală
pentru instalare şi training primite de la unitatea beneficiară şi redactează,
(unde este cazul), Certificatele Globale de Acceptanţă Provizorie şi
Certificatele Globale de Acceptanţă Finală
6. Înaintează DEA Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de
Acceptanţă Finală şi unde este cazul Certificatele Globale de Acceptanţă
Provizorie şi Certificatele Globale de Acceptanţă Finală spre verificare
7. Dacă se constată neconcordanţe între datele existente în Contract şi
documentele de acceptanţă notifică în scris Contractorul şi solicită
îndeplinirea obligaţiilor contractuale
8. Notifică în scris OPCP şi SPO/DSPO cu privire la situaţia existentă
9. Înaintează lunar către SPO/DSPO Raportul tehnic de progres -TPR
10. Înaintează direcţiilor/serviciilor/unităţilor beneficiare solicitarea de
raportare cu privire la funcţionarea echipamentelor achiziţionate
*Comisia de Recepţie din unitatea beneficiară: Recepţionează echipamentele livrate de Contractor sau de către
reprezentanţii legali ai acestuia, întocmeşte Procesul verbal de recepţie şi comunică SCP efectuarea recepţiei;
înaintează spre semnare directorului unităţii Certificatele de Acceptanţă Provizorie şi Certificatele de Acceptanţă
Finală pentru instalare şi trening şi le transmit în original către SCP;
Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200162 b)
Nr. crt. Denumire document
1. Notă solicitare program de livrare către Contractor
2. Note de informare către unităţile beneficiare finale şi solicitare constituire Comisie de
Recepţie şi nominalizare persoană de contact
3. Note de informare către Contractor
4. Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală
5. Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală verificate; Certificate Globale de Acceptanţă
Provizorie / Finală
6. Note înaintare DEA Certificate de Acceptanţă Provizorie / Finală şi Certificate Globale de
Acceptanţă Provizorie / Finală
7. Note către Contractor
8. Note către OPCP şi SPO/DSPO
9. Raport de progres tehnic
10. Note solicitare raportare către direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare

39
Manual de proceduri

A0010200163– EVIDENŢA GENERALĂ A REPARTIZĂRII ŞI UTILIZĂRII BUNURILOR

Scopul: Să asigure că bunurile achiziţionate în cadrul proiectelor din fonduri PHARE, alte fonduri
nerambursabile sau prin cofinanţare de la buget ajung la beneficiari şi să ţină o evidenţa a repartizării
acestora.
Premise: În urma licitaţiilor organizate în cazul proiectelor de investiţii, bunurile achiziţionate sunt
repartizate în direcţiile/serviciile/unităţile beneficiare. Pentru a ţine o evidenţă clară şi corectă a acestora,
UIP ţine un dosar de achiziţii care conţine informaţii relevante cu privire la destinaţia şi utilizarea bunurilor.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate
Responsabili Acţiuni
Membrii SCP – 1. Solicită de la OPCP copii ale documentelor justificative - contracte, facturi,
implementare ordine de plată, împreună cu membrii DEA
2. Verifică corectitudinea documentelor primite, împreună cu membrii DEA şi
iau legătura cu responsabilul OPCP, dacă este cazul
3. Îndosariază documentele primite
4. Solicită informări trimestriale de la direcţiile / serviciile / unităţile beneficiare
pentru actualizarea dosarului de achiziţii şi semnalarea oricăror modificări
apărute în ceea ce priveşte locaţia / utilizatorul echipamentelor respective

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A0010200163)


Nr. crt. Denumire document
1. Notă solicitare documente OPCP
2. Note către OPCP
3. Dosare documente proiect
4. Note solicitare informare către direcţii / servicii / unităţi beneficiare

A001020017 – ÎNDOSARIEREA ŞI ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Scopul: Să asigure că documentele referitoare la programele şi proiectele cu finanţare comunitară sunt


îndosariate şi arhivate corespunzător.
Premise: procedurile de arhivare şi îndosariere specifice fiecărui program sau proiect.
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor, unităţi subordonate
Responsabili Acţiuni
Conducătorul SCP 1.Stabileşte încadrarea documentelor în categoria de clasificare a
informaţiilor publice şi a informaţiilor secrete, pentru a se asigura
păstrarea confidenţialităţii, în conformitate cu reglementările în vigoare
2. Repartizează documentele primite către membrii SCP, în funcţie de
responsabilităţile acestora şi fixează termenul pentru rezolvarea lucrărilor
Membrii SCP 3. Alocă un cod şi nume dosarelor curente în funcţie de clasificarea
stabilită şi le etichetează
4. Constituie bibliorafturi pentru fiecare program derulat, precum şi pe
probleme specifice (de ex. Resurse umane UIP, Proceduri, Legislaţie etc)
5. Elaborează documentele primite în lucru şi le înaintează, în termenul
prevăzut, către conducătorul SCP. Dacă există modificări acestea sunt
operate, iar varianta finală este transmisă conducătorului SCP spre
aprobare pe suport hârtie. Dacă este cazul întocmesc scrisoarea de
înaintare a documentului
Conducătorul SCP 6. Verifică şi aprobă documentele în forma finală
Membrii SCP 7. Înregistrează documentele întocmite în registrul de ieşiri, le trimite
solicitanţilor şi păstrează un exemplar / copia acestora pe care îl remit
autorului lucrării

40
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

8. După finalizarea unei activităţi, îndosariază documentele în dosarul


corespunzător, pe domenii / subdomenii, în ordine cronologică
9. Elaborează opisul pentru fiecare biblioraft
Conducătorul SCP 10. Verifică periodic respectarea procedurii de păstrare şi arhivare a
documentelor de către membrii SCP
Membrii SCP 11. La finalizarea unui proiect, verifică dacă dosarele sunt complete şi
numerotează paginile fiecărui dosar
12. Întocmesc o fişă de arhivare în care sunt evidenţiate codul dosarului,
numele dosarului, numărul de pagini, anul la care se referă documentele,
persoana care a întocmit dosarul
Conducătorul SCP 13. Avizează fişa de arhivare
Membrii SCP 14. Atribuie fiecărei fişe un număr unic pentru identificare
15.Depun dosarele la arhiva Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor,
după expirarea termenului de 7 ani
16. Întocmesc registrul general de arhivare (repertoar)
Responsabilul cu procedura 17. Controlează, cel puţin o dată în timpul derulării unui proiect, modul în
„patru ochi” care se realizează păstrarea şi arhivarea documentelor şi întocmesc un
proces verbal
18. Analizează modul de aplicare a prezentelor proceduri şi propun
modificări, dacă este cazul

Documente folosite în cadrul acestei activităţi (A001020017)


Nr. crt. Denumire document
1. Documentele încadrate în categoria de clasificare
3. Dosare prevăzute cu cod şi nume
5. Documente elaborate
6. Documente elaborate în forma finală
7. Registrul de intrări / ieşiri
9. Opis biblioraft
11. Dosare cu paginile numerotate
12. Fişa de arhivare
14. Fişa de arhivare avizată şi numerotată
16. Registrul general de arhivare (repertoar)

41
Manual de proceduri

A002 Proceduri operaţionale pentru domeniul Economico - Administrativ

Codul: Denumirea subdomeniului:


A00201000 Financiar – Contabilitate
A00202000 Planificare Bugetară
A00203000 Logistică
A00204000 Cazarmare, Construcţii - Investiţii
Codul procedurii: Denumirea procedurii:
A00201001: Financiar contabilitate – Angajarea, Lichidarea, Ordonanţarea şi Plata
Cheltuielilor
A00201002: Financiar contabilitate – Exercitarea controlului financiar preventiv propriu
A00202001 Planificare Bugetară - Procedură generală privind fundamentarea bugetului
de venituri şi cheltuieli pentru anul „N”
A00203001 Logistică - Distribuirea bunurilor materiale aprovizionate de B.A.G.R. în
unităţile subordonate A.N.P.
A00203002 Logistică - Fundamentarea şi elaborarea planului de aprovizionare tehnico-
materială şi financiară
A00203003 Logistică - Privind elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare
tehnico - materială centralizat privind echiparea personalului din sistemul
administraţie penitenciare.
A00203004 Logistică - Hrănirea persoanelor private de libertate
A00203005 Logistică - Privind aprovizionarea cu produse agroalimentare
A00203006 Logistică - Organizarea, planificarea şi realizarea lucrărilor de întreţinere
tehnică la autovehicule
A00203007 Logistică - Atestarea stării tehnice şi de exploatare a autovehiculului înainte
de plecarea în cursă
A00203008 Logistică - Planificarea activităţii zilnice de transport
A00203009 Logistică - Eliberarea, completarea, verificarea şi calculul foii de parcurs
A00203010 Logistică - Scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe
A00203011 Logistică - Declasarea şi casarea valorilor materiale, altele decât activele
fixe
A00203012: Logistică – Achiziţii publice – cerere de ofertă
A00203013: Logistică – Achiziţii publice – achiziţia directă
A00203014: Logistică – Achiziţii publice – licitaţie deschisă
A00203015: Logistică – Achiziţii publice – dialogul competitiv
A00203016: Logistică – Achiziţii publice – achiziţia publică prin negociere fără
publicarea prealabilă a unui anunţ de participare
A00203017: Logistică - Achiziţii publice – concurs de soluţii
A00203018: Logistică – Achiziţii publice – licitaţie restrânsă
A00203019: Logistică - Achiziţii publice – achiziţia publică prin negociere cu publicarea
prealabilă a unui anunţ de participare
A00203020: Logistică – Activitatea de elaborare şi fundamentare a documentaţiilor de
constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi
A00203021: Logistica – Răspunderea patrimoniala
A00203022: Logistica– Executarea controlului ierarhic
A00203023: Logistica – Inventarierea patrimoniului – elaborarea pe baza pct. 7 din
anexa nr. 1 la OMFP nr.1753/2004

42
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

A00204001: Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de întreţinere şi


reparaţii curente la construcţii
A00204002: Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de reparaţii capitale,
consolidare şi modernizare
A00204003: Cazarmare, constructii-investiţii – Executarea lucrărilor de investiţii
A00204004: Cazarmare, constructii-investiţii – Recepţia lucrărilor de construcţii şi instalaţii
A00204005: Cazarmare, constructii-investiţii – Constituirea cărţii tehnice a construcţiei
A00204006: Cazarmare, constructii-investiţii – Alocarea la drepturi de combustibil pentru
încălzire
Abrevieri ai termenilor
Nr. crt. Abrevierea Termenul abreviat
1. P.O. Procedura operaţională
2. E Elaborare
3. V Verificare
4. A Aprobare
5. Ap. Aplicare
6. Ah. Arhivare
7. Ach. Achizitor
8. BS Birou secretariat
9. SEAP Sistemul electronic de achiziţii publice
10. CPV Vocabularul comun al achiziţiilor publice
11. Comp./compart. Compartimentul
12. HG/Hot Hotărârea de Guvern
13. OUG Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului
14. DEA Director adjunct economico-administrativ
15. PD Persoana desemnată (gospodar, lucrător, cadru tehnic, utilizator, etc.)
16. CS Contabil sector
17. R Referat de necesitate
18. NJ Notă justificativă
19 Of. Ofertă
20. AD Achiziţionare directă
21. PA Propunere de angajare a unei cheltuieli
22. AC Autoritate contractantă
23. PAAP Programul anual al achiziţiilor publice
24. CFPP Control financiar preventiv

43
Manual de proceduri

Procedura A00201001 Angajarea, Lichidarea, Ordonanţarea şi Plata Cheltuielilor

Scop:
a) Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de angajare, lichidare, ordonanţare şi
plata cheltuielilor;
b) Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei
activităţi.
Premise:
Aplicabilitate: În toate unităţile sistemului penitenciar.
Cadrul Legal:
a) Legea nr.500/2002, privind finanţele publice;
b) Legea Contabilităţii nr.82/1991;
c) OMFP nr. 1792/2002, de aprobare a Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea
şi plată a cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea angajamentelor bugetare şi legale.
A) ANGAJAREA CHELTUIELILOR:
Responsabil ACTIVITATEA DESFĂŞURATĂ
Persoana nominalizată Angajarea cheltuielilor - utilizarea creditelor bugetare numai în limita
pentru întocmirea şi prevederilor şi potrivit destinaţiilor aprobate pentru cheltuieli strict legate de
evidenţa ALOP activitatea instituţiei şi cu respectarea dispoziţiilor legale.
Persoana nominalizată Angajarea oricărei cheltuieli din fonduri publice îmbracă două forme de
pentru întocmirea şi angajament:
evidenţa ALOP a) angajamentul legal – orice act juridic din care rezultă sau ar putea
rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice;
b) angajamentul bugetar – orice act prin care se rezervă fonduri publice
unor anumite destinaţi, în limita creditelor bugetare aprobate
Angajamentul bugetar îmbracă două forme:
a) angajamentul bugetar individual – este un angajament specific unei
singure operaţiuni noi care urmează să se efectueze;
b) angajamentul bugetar global – este un angajament bugetar aferent
angajamentului legal provizoriu.
Persoana nominalizată Angajamentul bugetar precede angajamentul legal .
pentru întocmirea şi Documentele privind angajarea cheltuielilor, necesare unei evidenţe
evidenţa ALOP contabile potrivit prevederilor legale sunt:
1 - proiectul de angajament legal individual ( proiect de contract de
achiziţie publică, comandă, contract de muncă, acord de împrumut).
2 - proiect de angajament legal provizoriu ( buget previzional)
3 - propunere de angajare a unei cheltuieli
4 - angajament bugetar individual global.
compartimentul de Proiectul de angajament legal individual – este întocmit de compartimentul
specialitate de specialitate din cadrul Direcţiei Economico – Administrativă/ Serviciului
Logistic, cu respectarea prevederilor legale, în baza „Referatului de
necesitate” întocmit de direcţiile şi serviciile independente din Administraţia
Naţională a Penitenciarelor/unitate prin care se solicită angajarea cheltuielilor.
Proiectul de angajament legal individual se întocmeşte în situaţia în care
cheltuiala propusă nu se regăseşte în bugetul previzional.
Pe baza „proiectului de angajament legal individual” se întocmesc formularele
„Propunere de angajare a unei cheltuieli” (Anexa nr.1) şi de „Angajament
Bugetar Individual” (Anexa nr.2) de către compartimentul de specialitate din
cadrul Direcţiei Economico–Administrative/Serviciului Financiar-Contabilitate.
Propunerea de Angajare a unei Cheltuieli (Anexa nr. 1)
Persoana nominalizată Însoţeşte proiectul angajamentului legal (contract de achiziţie publică, note de
pentru întocmirea şi comandă, referate de necesitate, convenţie, acte de control, acord de
evidenţa ALOP împrumut ).
Se întocmeşte numai dacă există credite bugetare disponibile şi numai pentru
rezervarea acestora.

44
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Se întocmeşte de persoana desemnată cu atribuţii de conducere a evidenţei


angajamentelor bugetare şi legale, persoană care răspunde pentru realitatea
datelor înscrise în document şi semnează la compartimentul de contabilitate.
Propunerea de angajare a unei cheltuieli circulă la:
- compartimentul de specialitate pentru avizare;
- la persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu;
- la ordonatorul secundar/terţiar de credite spre aprobare;
- la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare.
Angajament bugetar individual / global (Anexa nr.2)
Angajamentul bugetar este documentul prin care se afectează fonduri publice
Persoana nominalizată unor anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate.
pentru întocmirea şi Angajamentul bugetar individual însoţeşte şi se supune avizării împreună cu
evidenţa ALOP proiectul angajamentului legal individual ( contract, comandă, referat de
necesitate, contract de muncă, acte de control, acord de împrumut, etc, ).
Se întocmeşte de persoana desemnată cu atribuţii de conducere a evidenţei
angajamentelor bugetare şi legale, persoană care răspunde pentru realitatea
datelor înscrise în document şi semnează la compartimentul de contabilitate.
Angajamentul bugetar circulă împreună cu propunerea de angajare a unei
cheltuieli:
- la compartimentul de specialitate pentru avizare;
- la persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu ;
- la ordonatorul secundar/terţiar de credite spre aprobare;
- la Serviciul Financiar Contabilitate pentru arhivare.
Persoana nominalizată Proiectul de angajament legal provizoriu – îmbracă forma unui buget
pentru întocmirea şi previzional.
evidenţa ALOP Bugetele previzionale se întocmesc potrivit clasificaţiei bugetare pe: titlu,
capitol, subcapitol, articol, alineat de cheltuială de către Direcţia Economico –
Administrativă/ Serviciul Financiar - Contabilitate, pe baza propunerilor
direcţiilor şi serviciilor Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor respectiv
serviciilor unităţilor penitenciare.
Bugetul previzional va fi însoţit de „Angajamentul bugetar global” .
Bugetul previzional va fi întocmit de şeful Serviciului Financiar - Contabilitate,
se supune vizei controlului financiar preventiv şi se supune aprobării
ordonatorului secundar/terţiar de credite.
Angajamentele bugetare globale se întocmesc pentru cheltuielile curente, ce
se efectuează în mod repetat, pe parcursul aceluiaşi exerciţiu bugetar, cum ar
fi:
- cheltuieli cu salariile pentru toate categoriile de personal;
- cheltuieli cu contribuţii pentru asigurări sociale de stat;
- cheltuieli cu contribuţii pentru ajutorul de şomaj;
- cheltuieli de deplasări, detaşări, transferuri;
- cheltuieli cu contribuţiile pentru constituirea fondului de asigurări sociale
de sănătate;
- cheltuieli privind drepturile cu caracter social;
- cheltuieli privind hrana (norma de hrană);
- cheltuieli cu chiriile.
Pe parcursul anului, pentru cheltuielile înscrise în bugetul previzional, se
întocmeşte „Propunerea de angajare a unei cheltuieli” pe baza solicitărilor
direcţiilor şi serviciilor independente din unitate.
Angajamentele legale individuale aprobate până la finele anului , acoperite de
angajamentele legale provizorii nu se supun vizei de control financiar
preventiv .
Angajamentele legale individuale care depăşesc valoarea angajamentelor
legale provizorii se supun vizei de control financiar preventiv.

45
Manual de proceduri

B. LICHIDAREA CHELTUIELILOR:
Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizată Este faza în procesul execuţiei bugetare care are ca scop verificarea prin care
pentru întocmirea şi se urmăreşte:
evidenţa ALOP - existenţa angajamentelor;
- realitatea sumei datorate;
- condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor
justificative care să ateste operaţiile respective.
Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli sunt acele documente
justificative care atestă realitatea bunurilor livrate, serviciului efectuat,
lucrărilor executate, urmărind:
- livrarea bunurilor ;
- prestarea serviciului;
- efectuarea lucrării;
- existenţa unui titlu executoriu;
- existenţa unui acord de împrumut, acord de grant, etc.
Salariile şi indemnizaţiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective,
întocmite de compartimentul de specialitate, cu excepţia cazurilor în care este
necesară lichidarea individuală.
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile
prestate sunt factura fiscală sau alte formulare ori documente cu regim
special, aprobate potrivit legii, prezentate în original şi completate cu toate
datele cerute de formular.
Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se
efectuează de către conducătorii compartimentelor care au solicitat angajarea
cheltuielilor, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de
comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie, în cazul
mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul bunurilor
materiale, altele decât mijloacele fixe).
Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile
prestate sau din care reies obligaţii de plată certe se vizează pentru "Bun de
plată" de către ordonatorii secundari/terţiari de credite .
Condiţiile de exigibilitate a obligaţiei se verifică pe baza datelor cuprinse în
angajamentele legale, care trebuie să cuprindă şi date cu privire la termenele
de plată a obligaţiei.
Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor, stau la
baza înregistrării în contabilitatea patrimonială pentru reflectarea serviciului
efectuat şi a obligaţiei de plată faţă de terţii creditori.
C. ORDONANŢAREA CHELTUIELILOR
Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizată Ordonanţarea cheltuielilor – este faza în procesul execuţiei bugetare în care
pentru întocmirea şi se confirmă că:
evidenţa ALOP - livrările de bunuri au fost efectuate, serviciile prestate, lucrările executate;
- cheltuielile au fost lichidate prin aplicarea vizei de „Bun de plată” de către
compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor;
- plata poate fi realizată.
Ordonanţarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite
dă dispoziţie conducătorului Serviciul Financiar Contabilitate din cadrul
Direcţiei Economico–Administrative/ Serviciului Financiar Contabilitate (pentru
unităţile penitenciare) să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor.
Modelul formularului "Ordonanţare de plată" este prezentat în Anexa nr. 4
la prezentele norme.
Ordonanţarea de plată se întocmeşte în cadrul Serviciului Financiar-
Contabilitate, de către persoana desemnată cu atribuţii în conducerea şi
evidenţa angajamentelor bugetare.
Ordonanţarea de plată va fi însoţită de documentele justificative în original.
Facturile în original sau alte documente întocmite în vederea plăţii cheltuielilor

46
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

vor purta obligatoriu numărul, data notei contabile şi semnătura persoanei


care a înregistrat în contabilitate lichidarea cheltuielilor.
În cazuri excepţionale, când nu este posibilă prezentarea documentelor
justificative în original, vor fi acceptate şi copii ale documentelor justificative,
certificate pentru conformitatea cu originalul de persoana delegată cu aceste
atribuţii privind evidenţa angajamentelor bugetare.
În situaţia în care, în conformitate cu prevederile contractuale, urmează să se
efectueze plata în rate a bunurilor livrate, lucrărilor executate şi a serviciilor
prestate, se vor avea în vedere următoarele:
- prima ordonanţare de plată va fi însoţită de documentele justificative care
dovedesc obligaţia către creditor pentru plata ratei respective;
- ordonanţările de plată ulterioare vor face referire la documentele
justificative deja transmise conducătorului Serviciului Financiar-Contabilitate.
La emiterea ordonanţării de plată finale persoana delegată cu atribuţii pe linia
conducerii evidenţei angajamentelor bugetare şi a întocmirii ordonanţărilor de
plată consemnează, iar ordonatorul secundar/terţiar de credite delegat
confirmă, că operaţiunea s-a finalizat.
După întocmire, „Ordonanţarea de Plată” circulă la:
- compartimentul contabilitate pentru obţinerea vizei de compartiment.
-compartimentul de specialitate/compartimentul care a solicitat angajarea
cheltuielilor, pentru a se obţine viza de compartiment cu aplicarea amprentei
ştampilei „Certificat în privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii” prin care se
confirmă corectitudinea sumelor de plată, livrarea bunurilor, executarea
lucrărilor şi prestarea serviciilor;
- persoana împuternicită cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu
prin aplicarea semnăturii şi amprenta ştampilei;
- ordonatorul secundar/terţiar de credite pentru aprobare;
- Serviciul Financiar-Contabilitate pentru efectuarea plăţii şi pentru arhivare.
În cazul în care ordonanţarea de plată nu se avizează, se aplică prevederile
pct. 1 "Angajarea cheltuielilor".
Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv se asigură că
ordonanţările supuse vizei se referă la angajamente de cheltuieli deja vizate şi
că sunt îndeplinite condiţiile de lichidare a angajamentelor.
Ordonanţările de plată nevizate de persoana împuternicită să exercite control
financiar preventiv sunt nule şi fără valoare pentru şeful Serviciului Financiar
Contabilitate, care urmează să facă plata, dacă nu sunt autorizate în condiţiile
prezentelor norme.
După aprobare, ordonanţarea de plată împreună cu toate documentele
justificative în original se înaintează conducătorului Serviciului Financiar -
Contabilitate din cadrul Direcţiei Economico–Administrative/Serviciului
Financiar–Contabilitate din cadrul unităţilor penitenciare, pentru plată.
Nici o ordonanţare de plată nu va fi semnată de ordonatorul de credite decât
dacă:
- este completată cu toate datele cerute de formular;
- este însoţită de toate documentele justificative
- poartă semnătura compartimentului de specialitate şi a compartimentului
financiar contabil;
- poartă viza de control financiar preventiv propriu.
D. PLATA CHELTUIELILOR:
Responsabil DESCRIEREA PROCEDURII
şeful Serviciului Plata cheltuielilor – este faza finală a execuţiei bugetare prin care instituţia
Financiar - Contabilitate publică este eliberată de obligaţiile sale faţă de terţi creditori.
Plata cheltuielilor este asigurată de directorul Direcţiei Economico-
Administrativ şi şeful Serviciului Financiar-Contabilitate, după ce au fost
verificate următoarele aspecte:
- cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi
ordonanţate;

47
Manual de proceduri

- există credite bugetare deschise/repartizate şi disponibilităţi în conturi de


disponibil;
- subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea
corectă şi corespunde naturii cheltuielilor respective;
- există toate documentele justificative care să justifice plata;
- semnăturile de pe documentele justificative aparţin persoanelor
desemnate să exercite atribuţii ce decurg din procesul executării cheltuielilor
bugetare, potrivit legii;
- beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atestă
serviciul efectuat;
- suma datorată beneficiarului este corectă;
- documentele de angajare şi ordonanţare au primit viza de control
financiar preventiv;
- documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular;
- alte condiţii prevăzute de lege.
Plata nu poate fi efectuată:
- în cazul în care nu există credite bugetare deschise şi/sau repartizate ori
disponibilităţile sunt insuficiente;
- când nu există confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt
vizate pentru "Bun de plată";
- când beneficiarul nu este cel faţă de care instituţia are obligaţii;
- când nu există viza de control financiar preventiv pe ordonanţarea de
plată;
- când nu există aprobarea ordonatorului principal de credite.
În cazul constatării unei erori în legătură cu plata ce urmează să fie efectuată,
persoana împuternicită cu efectuarea acestei operaţiuni suspendă plata.
Motivele deciziei de suspendare a plăţii se prezintă într-o declaraţie scrisă
care se trimite ordonatorului de credite şi, spre informare, persoanei
împuternicite să exercite controlul financiar preventiv.
Ordonatorul de credite poate solicita în scris şi pe propria răspundere
efectuarea plăţilor.
Având în vedere caracteristicile specifice ale unor cheltuieli globale,
reglementate prin acte normative în vigoare, lunar se va întocmi o singură
„Ordonanţare de plată”, pentru:
- plata salariilor şi îndemnizaţiilor;
- plata compensării chiriei stabilită pentru locuinţele de serviciu şi chiria
datorată pe baza unui contract de închiriere;
- plata contravalorii transportului prevăzut în actele normative în vigoare.
Dispoziţii generale privind efectuarea plăţilor
DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizată Deschiderea conturilor de cheltuieli şi de disponibilităţi de către instituţiile
pentru întocmirea şi publice se efectuează potrivit normelor privind organizarea şi funcţionarea
evidenţa ALOP trezoreriilor statului.
În vederea efectuării cheltuielilor, Direcţia Economico–Administrativă/
Serviciul Financiar–Contabilitate din cadrul unităţilor penitenciare are obligaţia
de a întocmi şi de a prezenta unităţii de trezorerie şi contabilitate publică la
care instituţia are conturile deschise:
- bugetul de venituri şi cheltuieli aprobat şi repartizat pe trimestre, pe
modelele elaborate de Ministerul Economiei şi Finanţelor;
- programul de investiţii aprobat în condiţiile legii;
- lista cu specimenele de semnături ale persoanelor delegate cu atribuţii de
ordonator secundar/terţiar de credite, ale persoanelor împuternicite cu
efectuarea plăţilor cât şi amprenta ştampilei.
Creditele bugetare aprobate în buget vor putea fi utilizate numai după
deschiderea de credite şi/sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe
seama acestora.

48
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor fi datate şi


vor avea înscrise în spaţiul rezervat obiectul plăţii şi subdiviziunea bugetului
aprobat de la care se face plata.
Ordinele de plată se înscriu într-un registru distinct, vor purta un număr de
ordine unic, începând cu numărul 1 în ordine crescătoare pentru fiecare
exerciţiu bugetar.
Un ordin de plată nu poate cuprinde plăţi referitoare la mai multe subdiviziuni
ale bugetului aprobat.
Ordinele de plată se emit pe baza documentelor justificative din care să reiasă
că urmează să se achite integral sau parţial o datorie contractată şi justificată.
Se exceptează de la această regulă ordinele de plată ce se emit pentru plata
de avansuri efectuate în condiţiile legii.
Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibilităţi, după caz, se poate
ridica, pe bază de cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru
efectuarea plăţilor de salarii, premii, deplasări, protocol precum şi pentru alte
cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi:
- contravaloarea medicamentelor;
- contravaloarea transportului;
- contravaloarea chiriei;
- ajutoare etc.
În fila de cec se menţionează şi natura cheltuielilor care urmează să se
efectueze din numerarul ridicat.
În vederea efectuării de plăţi în numerar pentru deplasări sau achiziţionarea
de bunuri, executarea de lucrări sau prestarea de servicii se pot acorda
avansuri în numerar persoanelor desemnate pe baza "Dispoziţiei de plată /
încasare către casierie", semnată de directorul Direcţiei Economico-
Administrativă şi de persoana care acordă viza de control financiar preventiv.
Justificarea avansurilor în numerar se efectuează în baza documentelor
justificative eliberate de agenţii economici sau de persoane fizice autorizate,
respectiv facturi fiscale, chitanţe, sau alte formulare ori documente privind
activitatea financiară şi contabilă cu regim special, aprobate potrivit legii.
Acordarea avansurilor se realizează cu respectarea actelor normative în
vigoare la data efectuării plăţii.
Organizarea evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale
DESCRIEREA PROCEDURII
Persoana nominalizată Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale este ţinută în cadrul Serviciului
pentru întocmirea şi Financiar - Contabilitate.
evidenţa ALOP Scopul organizării evidenţei angajamentelor bugetare este de a furniza
informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat
pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la alocaţiile bugetare consumate prin
angajare şi prin comparaţie să se determine alocaţiile bugetare disponibile
care pot fi angajate în viitor.
Scopul organizării evidenţei angajamentelor legale este de a furniza informaţii
în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru
exerciţiul bugetar curent cu privire la angajamentele legale anuale sau
multianuale aprobate de ordonatorul de credite.
Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale se conduce utilizând metoda
„partidă simplă”, de către persoanele desemnate.
Evidenţa creditelor aprobate pentru efectuarea de cheltuieli stabilite prin
buget se ţine cu ajutorul contului 8060 "Credite bugetare aprobate".
Contabilitatea analitică a alocaţiilor aprobate se ţine pe titluri, articole şi
alineate, în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat.
Evidenţa angajamentelor bugetare, respectiv a sumelor rezervate în
vederea efectuării unor cheltuieli bugetare, în limita alocaţiilor bugetare
aprobate, se ţine cu ajutorul contului 8066 "Angajamente bugetare".
Contabilitatea analitică a angajamentelor bugetare se ţine pe titluri, articole şi
alineate în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat.

49
Manual de proceduri

Evidenţa angajamentelor legale aprobate de ordonatorul de credite în limita


alocaţiilor bugetare aprobate se ţine cu ajutorul contului 8067 "Angajamente
legale".
Contabilitatea analitică a angajamentelor legale se ţine pe titluri, articole şi
alineate în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat.
Compararea datelor din conturile 8060 "Credite bugetare aprobate" şi 8066
"Angajamente bugetare" este necesară pentru determinarea alocaţiilor
bugetare disponibile care pot fi angajate.

Procedura A00201002 : Exercitarea Controlului Financiar Preventiv Propriu

Scop: Procedura de stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea activităţii de control financiar
preventiv.
Descrierea procesului:Procedura vizează stabilirea unui set de reguli si operaţiuni unitare, precum şi a
responsabilităţilor în procesul de exercitare a controlului financiar preventiv propriu.
Premise:
Aplicabilitate: În toate unităţile sistemului penitenciar.

Definiţie:

Control financiar preventiv reprezintă activitatea prin care se verifica legalitatea şi regularitatea
documentelor în care sunt consemnate operaţiunile patrimoniale, înainte ca acestea sa devină acte juridice,
prin aprobarea lor de către titularul de drept al competentei sau de către titularul unei competente delegate
în condiţiile legii.
Obiectul controlului financiar preventiv vizează, în principal:
- angajamentele legale şi angajamentele bugetare;
- deschiderea şi repartizarea de credite bugetare;
- modificarea repartizării pe trimestre şi pe subdiviziuni a clasificaţiei bugetare a creditelor aprobate,
inclusiv prin virări de credite;
- ordonanţarea cheltuielilor;
- constituirea veniturilor publice, în privinţa autorizării şi stabilirii titlurilor de încasare;
- concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului public al statului sau al unităţilor
administrativ-teritoriale;
- vânzarea, gajarea, concesionarea sau închirierea de bunuri aparţinând domeniului privat al statului
sau al unităţilor administrativ-teritoriale;
- alte categorii de operaţiuni stabilite prin ordin al ministrului finanţelor publice.
Sferă de aplicare:
Se exercita asupra tuturor operaţiunilor care afectează fondurile publice şi/sau patrimoniul public, cu
excepţia analizei şi certificării situaţiilor financiare şi/sau patrimoniale, precum şi verificarea operaţiunilor
deja efectuate.
Modalitate de exercitare:
Viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semnătura persoanelor în drept şi prin aplicarea
sigiliului personal. Persoanele care exercită controlul financiar preventiv propriu sunt numite prin Decizia
ordonatorului de credite cu acordul ordonatorului de credite ierarhic superior. Persoanele desemnate sa
efectueze aceasta activitate sunt altele decât cele care iniţiază operaţiunea supusă vizei.

50
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA
Pas Responsabil(i) Descriere Riscuri
Se îngrijeşte de obţinerea vizelor şi certificărilor necesare
pentru efectuarea operaţiilor prin care se afectează
patrimoniul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor.
Transmit documentele care privesc operaţiuni asupra
cărora este obligatorie exercitarea controlului financiar Să nu poată fi
preventiv, persoanei desemnate să exercite controlul obţinute toate
financiar preventiv propriu. Acestea vor fi însoţite de avizele specifice
documente justificative corespunzătoare, certificate în fiecărei operaţiuni
privinţa realităţii, regularităţii şi legalităţii operaţiunii şi a în termenul propus.
documentelor prin ştampila şi semnătura persoanei din
Compartiment compartimentul Certificările să fie
1 de specialitate această operaţiune de specialitate, desemnată să efectueze în neconcordanţă
prin Decizia Directorului General al cu competenţele
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor. stabilite prin
Răspunde pentru realitatea,regularitatea,şi legalitatea Decizia Directorului
operaţiunilor ale căror acte sau documente justificative general al ANP.
le-au certificat sau avizat.
Operaţiunile ce privesc acte juridice prin care se
angajează patrimonial Administraţia Naţională a
Penitenciarelor, vor avea avizele Serviciului Juridic şi
Direcţiei Economico-Administrativă, înainte de a fi
supuse controlului financiar preventiv .
Primeşte documentele care privesc operaţiuni asupra
cărora trebuie exercitat controlul financiar preventiv,
împreună cu documentele justificative.
Verifică din punct de formal:
• Dacă documentele au fost completate în Restituirea
concordanţă cu conţinutul acestora; documentelor către
• existenta semnăturilor persoanelor autorizate din compartimentul
Persoana care cadrul compartimentelor de specialitate; care a iniţiat
acordă viza de • existenta actelor justificative specifice operaţiunii operaţiunea din
2. control prezentate la viza. cauza neîndeplinirii
financiar Pentru simplificarea şi accelerarea circuitului / nerespectării unei
preventiv administrativ, în astfel de situaţii nu se face condiţii formale
consemnarea refuzului de viza, procedându-se la
restituirea documentelor către compartimentul care a
iniţiat operaţiunea, indicându-se motivele restituirii.
Termenul maxim de acordare a vizei de control financiar
preventiv este de 3 zile de la data inregistrarii operaţiunii,
în funcţie de natura şi complexitatea operaţiunilor
cuprinse în Cadrul general al operaţiunilor supuse
controlului financiar preventiv .
După efectuarea controlului formal, înregistrează
documentele în Registrul privind operaţiunile
prezentate la viza de control financiar preventiv
(Anexa 1) şi controlează, prin parcurgerea listei de
verificare:
a) respectarea tuturor prevederilor legale care le sunt
aplicabile, în vigoare la data efectuării operaţiunilor
(control de legalitate);
b) îndeplinirea sub toate aspectele a principiilor şi a
regulilor procedurale şi metodologice care sunt
aplicabile categoriilor de operaţiuni din care fac
parte operaţiunile supuse controlului (control de
regularitate);
c) încadrarea în limitele şi destinaţia creditelor
bugetare şi/sau de angajament, după caz (control
bugetar).

51
Manual de proceduri

Dacă necesităţile o impun, în vederea exercitării unui


control preventiv cât mai complet, se pot solicita şi alte
acte justificative, precum şi avizul Serviciului Juridic.
Întârzierea sau refuzul furnizării actelor justificative ori
avizelor solicitate va fi comunicat conducătorului
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor/ Directorului
unităţii, pentru a dispune măsurile legale.
Dacă în urma verificării de fond operaţiunea îndeplineşte Refuzul de acor-
condiţiile de legalitate, regularitate şi, după caz, de dare a vizei din
încadrare în limitele şi destinaţia creditelor bugetare cauza neîndeplinirii
şi/sau de angajament, se acorda viza prin aplicarea condiţiilor de lega-
semnăturii şi a sigiliului pe exemplarul documentului care litate, regularitate
se arhivează la entitatea publica. şi bugetare
Sigiliul personal, cuprinde următoarele informaţii: (verificarea de
• denumirea entităţii publice; fond)
• menţiunea "vizat pentru control financiar preventiv"; Volumul de do-
• numărul sigiliului (numărul de identificare a titularului cumente ce trebuie
acestuia); analizat să fie
• data acordării vizei (an, luna, zi). inegal repartizat pe
După acordarea vizei, documentele prezentate la viza de persoanele de-
control financiar preventiv propriu se înscriu în Registrul semnate să exer-
cu privire la operaţiunile prezentate la viza de control cite viza de control
financiar preventiv propriu ,realizat prin aplicaţie financiar preventiv
informatică de contabilitate şi al cărui conţinut este redat propriu, ceea ce
în Anexa nr.1. poate conduce la
Prin acordarea vizei se certifică implicit şi îndeplinirea întârzieri în
condiţiilor menţionate în listele de verificare. verificarea şi
Răspunde în raport de culpa ei în privinţa operaţiunilor acordarea vizei
pentru care a acordat viza de control financiar preventiv. CFPP.
Documentele vizate şi actele justificative ce le-au însoţit
sunt restituite, compartimentului de specialitate emitent.
REFUZUL DE VIZĂ
Refuză motivat, în scris, acordarea vizei de control
financiar preventiv, potrivit Anexei nr. 2, dacă în urma
controlului se constată că cel puţin un element de
fond cuprins în lista de verificare nu este îndeplinit şi
în esenţa, operaţiunea nu întruneşte condiţiile de
legalitate, regularitate şi, după caz, de încadrare în
limitele şi destinaţia creditelor bugetare şi/sau de
angajament,
Consemnează acest fapt în Registrul privind
Persoana care operaţiunile prezentate la viza de control financiar
acordă viza de preventiv.
control financiar La refuzul de viza anexează şi un exemplar al listei de
preventiv verificare, cu indicarea elementului/elementelor din
aceasta lista a cărui/ale căror cerinţa/cerinţe nu este/
nu sunt îndeplinită/îndeplinite.
Aduce la cunoştinţa conducătorului Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor/ Directorului unităţii
refuzul de viza, însoţit de actele justificative
semnificative
Restituie celelalte documente sub semnătura,
compartimentelor de specialitate care au iniţiat
operaţiunea.

52
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aprobă efectuarea operaţiunilor care au primit viza de Necomunicarea


control financiar propriu. deciziei de
Poate decide, printr-un act de decizie internă, efectuare a
Ordonatorul de efectuarea pe propria sa răspundere a operaţiunilor operaţiunii pe
3 credite care au fost refuzate la viza de control financiar proprie răspundere
preventiv propriu pentru alte motive decât către persoanele
neîncadrarea în valoarea creditelor bugetare şi/sau de îndreptăţite
angajament.
Informează în scris:
• Organul ierarhic superior;
• Curtea de Conturi, cu ocazia efectuării
Persoanele controalelor de descărcare de gestiune sau a altor
desemnate cu controale ce intra în competenta sa ;
exercitarea • Ministerul Economiei şi Finanţelor
4 controlului asupra operaţiunilor refuzate la viză şi efectuate pe
financiar propria răspundere.
preventiv Sesizează inspecţia centrală şi/sau inspecţiile
teritoriale ale Ministerului Economiei şi Finanţelor,
dacă prin operaţiunea refuzată la viză, dar efectuată
pe propria răspundere de către ordonatorul principal
de credite, se prejudiciază patrimonial entitatea.

53
Manual de proceduri

ANEXA NR.1

Administraţia Naţională a Penitenciarelor

REGISTRUL
privind operaţiunile prezentate la viza de
control financiar preventiv

Valoarea Valoarea Data


Denumirea Conţinutul Data
Comparti- operaţiunilor operaţiunilor restituirii
Nr. documentului operaţiunilor prezentării la
mentul pentru care pentru care actelor Observaţii
crt Nr./Data înscrise în viză a
emitent s-a acordat s-a refuzat justificative /
emiterii documente documentului
viză viză semnătură
0 1 2 3 4 5 6 7 8
*

NOTĂ:

*Se exceptă completarea rubricii nr.7 prin care compartimentul de specialitate semnează pentru restituirea
documentelor, având in vedere modul de emitere in format electronic, al Registrului privind operaţiunilor
prezentate la viza de control financiar preventiv.

54
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

ANEXA NR.2

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


Nr. .................../..................

Domnului/Doamnei ..........................................................................
(Conducătorul entităţii publice)

În conformitate cu prevederile art. 24 alin. (2) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, cu
modificările şi completările ulterioare, va aduc la cunoştinţa refuzul de viza de control financiar preventiv
intern pentru ....................../(tipul documentului, numărul şi data emiterii, suma, compartimentul
emitent) din următoarele motive: ......................./(se vor preciza actele normative şi condiţiile prevăzute de
acestea care se considera a fi nerespectate dacă s-ar efectua operaţiunea înscrisă în documente) .......

În situaţia în care dispuneţi efectuarea operaţiunii pe răspunderea dumneavoastră, în condiţiile


art.25 alin. (1) din Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999, cu modificările şi completările ulterioare, aceasta se
poate face numai cu încadrarea în creditele bugetare aprobate.

Actul (decizie, ordin) prin care dispuneţi efectuarea operaţiunii ………......../(se nominalizează
operaţiunea) ...... ……………….va însoţi documentele justificative pe baza cărora operaţiunea se
înregistrează şi în contul de ordine şi evidenta 8044 "Documente respinse la viza de control financiar
preventiv" şi se întocmesc informările prevăzute de lege. …………........./(persoana desemnată cu
exercitarea controlului financiar preventiv propriu) .....................

55
Manual de proceduri

PROCEDURA: A00202001 PROCEDURĂ GENERALĂ PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE


VENITURI ŞI CHELTUIELI PENTRU ANUL N

Scop: stabilirea unui cadru unitar intern pentru elaborarea şi fundamentarea bugetului de venituri şi
cheltuieli
Premise:
- existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare;
- existenţa cadrului legal de dotare a unităţilor cu diverse categorii de bunuri, potrivit prevederilor
tabelelor de înzestrare şi normelor specifice de dotare;
- existenţa personalului specializat în evaluarea tehnico-economică a categoriilor de bunuri din dotarea
unităţilor de penitenciare şi de stabilire a necesarului de aprovizionat.
Aplicabilitate: procedura se aplică de către direcţiile / serviciile din cadrul Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor şi unităţile subordonate acesteia
Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată
Directorul general – aprobă 1. Elaborarea Instrucţiunilor de fundamentare a bugetelor de
Directorul general adjunct – venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a
avizează Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de
Directorul D.E.A. – propune spre cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru anul N; elaborarea
avizare instrucţiunilor se face în mod unitar pentru structurile financiar –
Directorul adjunct D.E.A. – verifică contabilitate, logistică, cazarmare – construcţii şi producţie
Colectivul desemnat – întocmeşte bugetară.
documentaţia Se transmit în unităţi, de regulă, până la termenul: 31.10.N-2
Directorul D.E.A.- A.N.P. 2. Instruirea personalului desemnat pentru întocmirea Proiectelor
Directorul adjunct D.E.A. din de buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole,
unităţile subordonate paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare pentru
anul N ;
Termen: 25.11.N-2
Colectivul desemnat 3. Întocmirea Proiectelor de buget de venituri si cheltuieli, pe
capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si
alineate bugetare pentru anul N de către Administraţia Naţională
a Penitenciarelor şi unităţile subordonate;
Secretariatul unităţilor subordonate 4. Proiectele de buget de venituri şi cheltuieli se transmit la
Administraţia Naţională a Penitenciarelor – Direcţia Economico
Administrativă până la data de 15.02.N-1.
Sectoarele de specialitate din cadrul 5. Direcţia Economico Administrativă prin structurile desemnate
D.E.A. verifică, centralizează proiectele de buget de venituri şi cheltuieli
pentru anul N;
Termen: 20.03.N-1
Directorul general – aprobă 6. Întocmirea, verificarea, avizarea şi aprobarea Proiectului de
Directorul general adjunct – buget de venituri si cheltuieli, pe capitole, subcapitole, paragrafe,
avizează titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare al Administraţiei
Directorul D.E.A. – propune spre Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N
avizare Termen: 31.03.N-1
Directorul adjunct D.E.A. – verifică
Colectivul desemnat – întocmeşte
documentaţia
Secretariatul A.N.P. 7. Depunerea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pe
capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si
alineate bugetare al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
pentru anul N la Ministerul Justiţiei
Termen: 31.03.N-1
D.E.A.- Serviciul Planificare 8. Efectuarea diferitelor corecţii impuse de Ministerul de Justiţiei
bugetară şi / sau Ministerul Economiei şi Finanţelor.
Termen: 15.10.N-1

56
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

D.E.A.- Serviciul Planificare 9. Corelarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli al


bugetară Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor pentru anul N cu
prevederile Legii bugetului şi repartizarea acestuia pe unităţi
teritoriale, aparat central, etc.;
Termen: 15.10.N-1
Sectoarele de specialitate şi 10. Corelarea Planului de aprovizionare cu fila de buget
structurile de achiziţie publică din transmisă de A.N.P.
A.N.P. şi unităţile subordonate Corelarea Planului de aprovizionare centralizat cu fila de buget şi
transmiterea acestuia către B.A.G.R.
Structurile de achiziţie publică Întocmirea Programelor de achiziţii publice
Termen: 31.12.N-1
11. Începerea anului bugetar N;
Directorul adjunct D.E.A. / 12. Raportări periodice:
Contabilul şef din unităţile - lunar pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetară;
subordonate - trimestrial pentru D.E.A. - Serviciul Logistic, Serviciul
Financiar;
- anual pentru D.E.A. - Serviciul planificare bugetară,
Serviciul Logistic, Serviciul Financiar.

PROCEDURĂ: A00203001 DISTRIBUIREA BUNURILOR MATERIALE APROVIZIONATE DE B.A.G.R.


ÎN UNITĂŢILE SUBORDONATE A.N.P.

Scop: Stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea desfăşurării activităţii de introducere în gestiune şi
de distribuire a bunurilor materiale, precum şi stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi
aprobarea documentelor aferente acestei activităţi.
Premise: Procedura de introducere în gestiune şi distribuire a bunurilor materiale, reprezintă activitatea
prin care se creează cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a
acestei activităţi.
Aplicabilitate : A.N.P. şi unităţile subordonate.
Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată
Centralizează
Responsabilul sectorului de teritoriale. solicitările de bunuri materiale transmise de unităţile
specialitate din A.N.P. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’
Responsabilul sectorului de pentru anul ,,N’’ funcţie dede
Întocmeşte Planul anual asigurare tehnico - materială centralizat
data aprobării Legii bugetului.
specialitate din A.N.P. de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’
Supune spre avizare Planul anual de asigurare tehnico - materială
centralizat pentru anul ,,N’’, specificaţiile tehnice şi desfăşurătoarele
Responsabilul sectorului de aferente bunurilor
specialitate din A.N.P. aprobate a fi achiziţionate prin Planul anual de
asigurare tehnico - materială centralizat.
de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’
Verifică şi avizează Planul anual de asigurare tehnico - materială
Directorul adjunct şi directorul centralizat pentru anul ,,N’’.
D.E.A. din A.N.P. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’
Aprobă Planul anual de asigurare tehnico - materială centralizat pentru
Directorul general adjunct al anul ,,N’’.
A.N.P. de regulă până la 20 noiembrie an ,,N – 1’’
Transmite la B.A.G.R. Planul anual de asigurare tehnico - materială
Secretariatul D.E.A din A.N.P. centralizat aprobat pentru anul ,,N’’.
de regulă până la 30 noiembrie an ,,N – 1’’
Întocmeşte proiectul Programului anual al achiziţiilor publice de bunuri
Şeful S.A. din B.A.G.R. pe anul ,,N’’.
de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’

57
Manual de proceduri

Verifică şi avizează Programul anual al achiziţiilor publice de bunuri pe


Şeful S.A. şi contabilul şef al
B.A.G.R. anul ,,N’’.
de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’
Aprobă Programul anual al achiziţiilor publice de bunuri pentru anul
Directorul B.A.G.R. ,,N’’.
de regulă până la 31 decembrie an ,,N – 1’’
B.A.G.R. Aplică procedurile de achiziţie publice de bunuri conform OG nr.
34/2006.
B.A.G.R. Întocmeşte raportul de evaluare şi îl înaintează spre avizare şi
aprobare structurilor de specialitate din A.N.P. – D.E.A.
B.A.G.R. Înaintează spre avizare structurilor de specialitate din A.N.P. – D.E.A
mostrele de bunuri materiale solicitate.
Comisia de recepţie din B.A.G.R. achiziţionate.recepţia cantitativă şi calitativă a bunurilor materiale
Efectuează

Responsabilul sectorul de Certifică realitatea şi legalitatea documentelor care însoţesc bunurile


specialitate din B.A.G.R. achiziţionate şi le înaintează serviciului financiar-contabilitate.
S F C din B.A.G.R Vizează pentru C.F.P., certifică BUN DE PLATĂ şi înregistrează în
evidenţa contabilă materialele prevăzute în documente.
Gestionarul
Sectorului de specialitate din Înregistrează în fişele de magazie materialele aprovizionate.
B.A.G.R.
SA din B.A.G.R. Propune graficul de distribuire a materialelor în unităţile subordonate
A.N.P.
Înaintează sectorului de activitate din cadrul D.E.A. spre avizare şi
Directorul B.A.G.R aprobare graficul de distribuire a materialelor în unităţile subordonate
A.N.P.
Directorul D.E.A. Aprobă graficul de distribuţie privind repartiţia bunurilor materiale
aprovizionate.
Întocmeşte documentele privind distribuirea, scăderea din evidenţa
B.A.G.R. cantitativă şi cea de gestiune a bunurilor materiale, către unităţile
subordonate A.N.P.

Responsabilul sectorul de Monitorizează lunar stadiul aprovizionărilor şi distribuţiilor pentru


specialitate din A.N.P. bunurile materiale achiziţionate centralizat.
de regulă până la sfârşitul lunii
Întocmeşte notă de informare şi raportează lunar A.N.P.- D.E.A situaţia
Directorul B.A.G.R privind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate.
de regulă până la sfârşitul lunii
Directorul D.E.A din A.N.P. Informează trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire la
stadiul activităţii desfăşurate în B.A.G.R.

PROCEDURA: A00203002 FUNDAMENTAREA ŞI ELABORAREA PLANULUI DE APROVIZIONARE


TEHNICO-MATERIALĂ ŞI FINANCIARĂ

Anexă la PROCEDURĂ GENERALĂ PRIVIND FUNDAMENTAREA BUGETULUI DE VENITURI ŞI


CHELTUIELI PE ANUL N (A00202001)

Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea fundamentării şi elaborării, de către unităţile
de penitenciare, a planului de aprovizionare tehnico-materială
Premise: Fundamentarea Planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară la nivelul Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor subordonate

58
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Aplicabilitate: procedura se aplică de către direcţiile / serviciile din cadrul Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico Administrative şi unităţile subordonate
din sistemul administraţiei penitenciare
Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată
La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Direcţia Economico Elaborează instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului
Administrativă – Serviciul de aprovizionare tehnico-materială şi financiară, la care se anexează
logistic machetele:
Serviciul construcţii 1. Lista principalilor indicatori care vor fi luaţi în calcul la fundamentarea
cazarmare proiectului de plan, detaliată pe structuri funcţionale, articole si alineate
Serviciul producţie şi bugetare;
venituri proprii 2. Cererea de materiale;
3. Baza de calcul pentru determinarea necesarului cantitativ de bunuri ce
fac obiectul aprovizionării;
4. Cererea de subvenţii; cererea de subvenţii are următoarea structură:
- denumire indicator
- cod indicator (art. şi alineat bugetar)
- realizările anului „N-3”
- realizările anului „N-2”
- estimările anului „N-1” (an curent)
- estimările anului „N” (anul de bază pentru care se întocmeşte
proiectul bugetar)
- estimările anului „N+1”
- estimările anului „N+2”
- estimările anului „N+3”
Propunerile anului „N” vizează resursele financiare preconizate a fi alocate,
iar estimările anilor „N+1”, „N+2” şi „N+3” sunt estimarea valorică a
obiectivelor stabilite în documentul de politică, strategie şi performanţă pe
următorii 3 ani.
Înaintează instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului
de aprovizionare tehnico-materială şi financiară spre avizare şi aprobare;
Directorul Direcţiei Avizează Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului
Economico-Administrative de aprovizionare tehnico-materială şi financiară
Directorul general adjunct Aprobă Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului de
aprovizionare tehnico-materială şi financiară
Direcţia Economico Transmite Instrucţiunile de fundamentare şi întocmire a proiectului planului
Administrativă – de aprovizionare tehnico-materială şi financiară către unităţile subordonate
Secretariat
La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Directorul unităţii Numeşte prin decizie zilnică colectivul de lucru pentru fundamentarea şi
întocmirea proiectului planului de aprovizionare tehnico-materială şi
financiară
Colectivul de lucru Întocmeşte Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi
financiară care cuprinde documentele menţionate în Instrucţiunile de
fundamentare şi întocmire a proiectului planului de aprovizionare tehnico-
materială şi financiară :
- Cererea de subvenţii;
- Cererile de materiale întocmite separat pe articole si alineate
bugetare, pe structuri funcţionale, valorile rezultate se cumulează in
cererile de subvenţii;
- Bazele de calcul întocmite pe articole si alineate bugetare pentru
determinarea materialelor si subvenţiilor din cererile de bunuri
materiale;
- Lista indicatorilor luaţi in calcul pentru determinarea nevoilor
financiare si materiale la nivelul unităţii, detaliata pe structuri
funcţionale, articole si alineate bugetare;

59
Manual de proceduri

- Nota de fundamentare pentru susţinerea nevoilor materiale si


financiare solicitate;
- Alte documente propuse de colectivul de lucru, prin care se susţin
nevoi specifice unităţii – acestea se justifica in nota de fundamentare.
Contabilul sef / Seful Verifică Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară
serviciului logistic
Directorul Direcţiei Avizează Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară
Economico-Administrative
Directorul unităţii Aproba Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară
Secretariatul unităţii Transmite Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Directia Economico
Administrativa - Proiectul planului de aprovizionare tehnico materială şi
financiară aprobat de directorul unitatii.
La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Direcţia Economico - Analizează si centralizează Proiectele planurilor de aprovizionare tehnico
Administrativă – Serviciul materială şi financiară, pe structuri funcţionale, capitole de cheltuieli, articole
logistic si alineate bugetare;
Serviciul construcţii - Întocmesc Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al
cazarmare Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare
Serviciul producţie şi centralizata al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
venituri proprii - Transmit Serviciului planificare bugetară cererile de subvenţii centralizate,
pe unităţi, structuri funcţionale, articole si alineate bugetare.
Directorul adjunct al Verifică Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al
Direcţiei Economico- Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare
Administrative centralizată al Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Directorul Direcţiei Avizează Planul de aprovizionare tehnico materiala al Administraţiei
Economico-Administrative Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Direcţia Economico Întocmeşte Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia
Administrativă – Serviciul Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de
planificare bugetară cheltuieli, articole si alineate bugetare
Directorul adjunct al Verifică Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia
Direcţiei Economico- Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de
Administrative cheltuieli, articole si alineate bugetare
Directorul Direcţiei Propune avizarea Proiectului de buget de venituri si cheltuieli, pentru
Economico-Administrative Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole,
paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare
Directorul general adjunct Avizează:
- Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
- Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională
a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli,
articole si alineate bugetare
Directorul general Aprobă:
- Planul de aprovizionare tehnico materiala şi financiară al Administraţiei
Naţionale a Penitenciarelor si Planul de aprovizionare centralizata al
Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
- Proiectul de buget de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională
a Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli,
articole si alineate bugetare
Direcţia Economico -Transmite ordonatorului principal de credite Proiectul de buget de venituri
Administrativă – Serviciul si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a Penitenciarelor, pe capitole,
planificare bugetară subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare;
-Primeşte bugetul de venituri si cheltuieli, pentru Administraţia Naţională a
Penitenciarelor, pe capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli,
articole si alineate bugetare aprobat de ordonatorul principal de credite;
- Transmite Serviciului Logistic, Serviciului producţie şi venituri proprii,

60
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Serviciului construcţii cazarmare şi unităţilor din subordinea Administraţiei


Naţionale a Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe
capitole, subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate
bugetare;
- Transmite unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor bugetele de venituri si cheltuieli, aprobate, pe capitole,
subcapitole, paragrafe, titluri de cheltuieli, articole si alineate bugetare.
Direcţia Economico - Corelează Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale
Administrativă – Serviciul a Penitenciarelor cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite;
logistic - Înaintează spre avizare şi aprobare Planul de aprovizionare centralizata al
Serviciul construcţii Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de
cazarmare ordonatorul principal de credite.
Serviciul producţie şi
venituri proprii
Directorul adjunct al Verifică Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a
Direcţiei Economico- Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de
Administrative credite.
Directorul Direcţiei Propune pentru avizare Planul de aprovizionare centralizata al
Economico-Administrative Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de
ordonatorul principal de credite.
Directorul general adjunct Avizează Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de
credite.
Directorul general Aprobă Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de
credite.
Direcţia Economico Transmite la B.A.G.R. Planul de aprovizionare centralizata al Administraţiei
Administrativă – Naţionale a Penitenciarelor corelat cu bugetul aprobat de ordonatorul
Secretariat principal de credite, aprobat de ordonatorul secundar de credite.
La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Directorul unităţii / Coordonează corectarea Planului de aprovizionare tehnico materială şi
Directorul Direcţiei financiară cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Economico-Administrative
Colectivul de lucru Corelează Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară cu bugetul
aprobat de ordonatorul principal de credite
Contabilul sef / Seful Verifică Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu
serviciului logistic bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Directorul Direcţiei Avizează Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu
Economico-Administrative bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Directorul unităţii Aproba Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat cu
bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Secretariatul unităţii Transmite Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – Directia Economico-
Administrativa - Planul de aprovizionare tehnico materială şi financiară
corectat cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite
Directorul Direcţiei 1. Planifică şi coordonează derularea contractelor de aprovizionare tehnico
Economico-Administrative materială;
/ Contabilul sef / Şeful 2. Transmit lunar Direcţiei Economico Administrativă – Serviciul logistic,
Serviciului logistic Serviciului construcţii cazarmare, Serviciul producţie şi venituri stadiul
îndeplinirii Planului de aprovizionare tehnico materială şi financiară corectat
cu bugetul aprobat de ordonatorul principal de credite.
Directorul Direcţiei 1. Planifică şi coordonează derularea contractelor de aprovizionare tehnico
Economico-Administrative materială;
/ Contabilul sef / Şeful 2. Transmit lunar Direcţiei Economico Administrativă – Serviciul logistic,
Serviciului achiziţii Serviciului construcţii cazarmare, Serviciul producţie şi venituri stadiul
îndeplinirii Planului centralizat de aprovizionare tehnico materială şi
financiară.

61
Manual de proceduri

PROCEDURĂ : A00203003 PRIVIND ELABORAREA ŞI FUNDAMENTAREA PLANULUI ANUAL DE


ASIGURARE TEHNICO-MATERIALĂ CENTRALIZAT PRIVIND
ECHIPAREA PERSONALULUI DIN SISTEMUL ADMINISTRAŢIE
PENITENCIARE

Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de elaborare şi fundamentare a
planului anual de asigurare tehnico - materială centralizat, precum şi stabilirea responsabilităţilor privind
întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente activităţii de echipare a personalului din sistemul
administraţie penitenciare.
Premise: Elaborarea şi fundamentarea planului anual de asigurare tehnico - materială centralizat, privind
echiparea personalului din sistemul administraţie penitenciare, reprezină activitatea prin care se determină
cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure echiparea corespunzătoare a personalului.
Aplicabilitate: A.N.P. şi unităţile subordonate.
Procedura:

Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată


Emite instrucţiunile specifice privind întocmirea proiectului de buget
Responsabilul sectorului de pentru anul ,,N’’
specialitate din A.N.P. 31 octombrie an ,,N-2’’
Transmite unităţilor subordonate instrucţiunile specifice privind
Responsabilul sectorului de fundamentarea proiectului de buget pentru anul ,,N’’
specialitate din A.N.P. 31 octombrie an ,,N-2’’
Instruieşte persoanele desemnate pentru elaborarea şi fundamentarea
Directorul adjunct D.E.A. din bugetului pentru anul ,,N’’
A.N.P. 15 noiembrie an ,,N-2’’
Unitatea subordonată transmite D.E.A proiectul de buget pentru anul ,,N’’
Directorul unităţii subordonate 15 februarie an ,,N - 1’’
Verifică
Responsabilul sectorului de subordonate şi centralizează proiectele de buget transmise de unităţile
specialitate din A.N.P. 20 martie an ,,N - 1’’
Responsabilul sectorului de Supune spre avizare şi aprobare proiectul de buget centralizat
specialitate din A.N.P. 24 martie an ,,N -1’’
D.E.A din A.N.P. Depune la Ministerul Justiţiei proiectul de buget aferent anului ,,N’’
31 martie an ,,N - 1’’
Stabileşte şi comunică echivalentul valoric al cotei părţi anuale a
Responsabilul sectorului de drepturilor
calcularea
de echipament pentru anul ,,N’’, precum şi instrucţiunile privind
şi acordarea drepturilor de echipament pentru personalul din
specialitate din A.N.P. unitate.
de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’
Directorul unităţii subordonate Dispune verificarea gradului de echipare a personalului din unitate
de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’
Responsabilul sectorului de Supune Consiliului de Conducere al unităţii proiectul de Decizie privind
specialitate din unitatea încadrarea personalului pe categorii de echipare
subordonată de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’
Stabileşte şi aprobă încadrarea nominală la drepturi de echipament a
funcţionarilor publici din subordine la următoarele categorii de drepturi:
Consiliul de Conducere şi - numai echipament;
directorul unităţii subordonate - echipament pentru completarea uniformei şi diferenţa în bani;
- numai bani.
de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’
Emite decizia privind încadrarea nominală la drepturi de echipament a
Directorul unităţii subordonate personalului din unitate
de regulă până la 30 septembrie an ,,N - 1’’

62
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Personalul din unitatea Întocmeşte cererea individuală de echipament pe articole şi date


subordonată antropometrice
de regulă până la 15 octombrie an ,,N – 1’’
Responsabilul sectorului de Centralizează cererile de echipament, pe categorii de personal, articole şi
specialitate din unitatea date antropemetrice.
subordonată de regulă până la 20 octombrie an ,,N – 1’’
Directorul adjunct D.EA. din Analizează şi avizează situaţiile centralizate.
unitătea subordonată de regulă până la 20 octombrie an ,,N – 1’’
Responsabilul sectorului de Transmite necesarul de articole de echipament cadre conform situaţiilor
specialitate din unitatea centralizate.
subordonată de regulă până la 30 octombrie an ,,N – 1’’
Centralizează solicitările de bunuri materiale aferente anului ,,N’’,
Responsabilul sectorului de întocmeşte planul anual de asigurare tehnico-materială centralizat,
specialitate din A.N.P. corelează datele centralizate cu bugetul aprobat şi supune spre avizare şi
aprobare planul anual de asigurare tehnico-materială centralizat
de regulă până la 15 noiembrie an ,,N – 1’’
Transmite la B.A.G.R. planul anual de asigurare tehnico - materială
Responsabilul sectorului de centralizat aprobat, specificaţiile tehnice şi desfăşurătoarele privind
specialitate din A.N.P. distribuţiile pe talii şi mărimi pentru bunurile materiale care au fost
aprobate prin planul anual de asigurare tehnico - materială centralizat.
de regulă până la 30 noiembrie an ,,N – 1’’
B.A.G.R Întocmeşte programul anual al achiziţiilor publice de bunuri.
de regulă până la 30 decembrie an ,,N - 1’’
Distribuie în unităţile subordonate A.N.P. articolele de echipament din
B.A.G.R componenţa ţinutei de vară.
de regulă până la 30 iunie an ,,N’’
Distribuie în unităţile subordonate A.N.P. articole de echipament din
B.A.G.R componenţa ţinutei de iarnă.
de regulă până la 15 noiembrie an ,,N’’
Responsabilul sectorului de Monitorizează lunar stadiul aprovizionărilor şi distribuţiilor pentru bunurile
specialitate din A.N.P. materiale achiziţionate centralizat.
De regulă până la sfârşitul lunii
Întocmeşte notă de informare şi raportează lunar A.N.P.- D.E.A situaţia
Directorul B.A.G.R privind stadiul distribuirii bunurilor aprovizionate.
De regulă până la sfârşitul lunii
Directorul D.E.A din A.N.P. Informează trimestrial directorul general adjunct al A.N.P. cu privire la
stadiul activităţii desfăşurate în B.A.G.R.

PROCEDURA : A00203004 HRĂNIREA PERSOANELOR PRIVATE DE LIBERTATE

Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de hrănire a persoanelor private
de libertate din unităţile sistemului administraţiei penitenciare.
Premise: Procedura pentru hrănirea persoanelor private de libertate, reprezintă activitatea prin care se
determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei
activităţi.
Aplicabilitate : Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate.
Procedura:
Cine execută activitatea Activitatea
-Responsabilul Stabilirea planurilor meniu decadale, pentru fiecare normă de hrană în
compartimentului hrănire parte, având în vedere următoarele :
- Bucătarul - perioada de iarnă - vară
- Medicul şef al unităţii - structura alimentelor din fiecare normă

63
Manual de proceduri

- produsele alimentare existente în depozite gradul de calificare


al bucătarilor
-Responsabilul Stabilirea numărului de persoane private de libertate pentru care se
compartimentului hrănire asigură hrănirea pe fiecare normă, în funcţie de nota de efective.
- Compartimentul evidenţă ppl
-Responsabilul Întocmirea Listei de distribuţie a alimentelor
compartimentului hrănire
- Şef Serviciu Logistic Vizarea Listei de distribuţie a alimentelor
- Gestionar hrănire Distribuţia alimentelor din magazia de alimente şi operarea modificărilor
în evidenţa operativă
- Personalul blocului alimentar, Preluarea alimentelor şi transportul la blocul alimentar
- Ofiţerul de serviciu
Depozitarea corespunzătoare a produselor agroalimentare până în ziua
- Personalul blocului alimentar următoare.

- Seful schimbului de bucatari Preluarea alimentelor necesare prepararii hranei si verificarea cantitaiva
si calitativa in vederea prepararii hranei
Prelucrarea alimentelor in vederea prepararii hranei – pe baza
- Personalul blocului alimentar retetarelor
- Personalul medical Luarea probelor de mancare si avizarea distributiei hranei
- Personalul blocului alimentar Portionarea hranei si distribuirea acesteia pe sectiile de detinere

PROCEDURA : A00203005 PRIVIND APROVIZIONAREA CU PRODUSE AGROALIMENTARE

Scop: Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de aprovizionare cu produse
agroalimentare pentru asigurarea hrăniri persoanelor private de libertate din unităţile sistemului
administraţiei penitenciare.
Premise Procedura privind aprovizionarea cu produse agroalimentare pentru hrănirea persoanelor
private de libertate, reprezintă activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete, care să
asigure desfăşurarea corespunzătoare a acestei activităţi.
Aplicabilitate Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile subordonate.
Procedura:
Cine execută activitatea Activitatea
Determinarea necesarului normat şi a rămasului de asigurat pentru
produsele agroalimentare :
- Necesarul normat (Nn) reprezintă cantitatea dintr-un produs
agroalimentar calculată conform raţiilor din normele de hrană ale ppl şi
efectivele pentru o perioadă determinată.
Se calculează conform formulei :
Nn = ( Ef x Z x R ) + Ss
În care :
Responsabilul compartimentului ZEf = efectivele care urmează a fi hrănite în perioada respectivă ;
hrănire = numărul de zile pentru care se calculează ;
R = raţiile prevăzute de normele de hrană conform perioadei de
consum, respectiv iarnă – vară ;
Ss = stocul de siguranţă ( se constituie pentru asigurarea hrănirii
efectivelor în situaţii neprevăzute, din produse agroalimentare cu
termen lung de conservare, calculat pentru 30 zile peste cantităţile
destinate nevoilor de consum lunare.
Pentru determinarea cantităţilor de produse agroalimentare care
urmează a fi aprovizionate, se determină existentul preliminat
- Existentul preliminat(Exp) reprezintă cantităţile de produse

64
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

agroalimentare preliminate a exista în depozitul unităţii la începutul


perioadei pentru care se calculează necesarul normat.
Se calculează potrivit formulei :
Exp = ( Exo + P – C )
În care :
Exo = existentul aflat în depozitul unităţii la data stabilirii necesarului
normat ;
P = cantităţile de produse care urmează a fi aprovizionate, în
perioada cuprinsă între data stabilirii necesarului normat şi data când
începe perioada pentru care s-a calculat.
C = cantităţile de produse care se vor consuma în perioada cuprinsă
între data stabilirii necesarului normat şi data începerii perioadei pentru
care s-a calculat.
Determinarea rămasului de aprovizionat
- Rămasul de aprovizionat (Ra) reprezintă cantităţile de produse
agroalimentare care urmează a se aproviziona şi pentru care se vor
solicita alocaţiile bugetare.
Se calculează potrivit formulei :
Ra = ( Nn - Exp ) + K
În care :
Nn = necesarul normat ;
Exp = existentul preliminat ;
K = perisabilităţii legale care se aplică asupra cantităţilor care
urmează să se aprovizioneze ( Nn – Exp )
Responsabilul compartimentului Determinarea fondurilor financiare necesare aprovizionării produselor
hrănire agroalimentare
Responsabilul compartimentului Corelarea necesarului de aprovizionat cu alocaţiile bugetare asigurate.
hrănire
Comisiile de achiziţii Demararea procedurilor de achiziţii a produselor agroalimentare.
Directorul unităţii Încheierea contractelor şi determinarea graficului de livrări
Director ec. adm.
Juristul unităţii
Gestionar Recepţia produselor agroalimentare în depozitele unităţilor, în funcţie
de graficul de livrare stabilit.

PROCEDURA: A00203006 ORGANIZAREA, PLANIFICAREA ŞI REALIZAREA LUCRĂRILOR DE


ÎNTREŢINERE TEHNICĂ LA AUTOVEHICULE

Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului organizare, planificare şi realizare a
lucrărilor de întreţinere tehnică la autovehicule
Premise:
- existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare
- existenţa unui parc de autovehicule
- existenţa unui personal tehnic specializat
Aplicabilitate: în cadrul unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată
Întreţinerea tehnică zilnică (ITZ)
Conducătorul auto -execută verificarea autovehiculului, înaintea plecării în cursă privind starea
tehnică, de întreţinere şi de completare a mijlocului de transport cu materialele,
sculele, piesele şi accesoriile prevăzute în inventarul completului
-execută verificarea tehnică, în parcurs, a autovehiculului, după fiecare 150-200
km sau după 3-4 ore de circulaţie, precum şi cu ocazia staţionării, privind starea

65
Manual de proceduri

anvelopelor, starea sistemului de frânare, apariţia de scurgeri de carburanţi-


lubrifianţi şi lichide speciale
- la terminarea zilei de lucru, execută:
- alimentarea autovehicului cu carburant
- curăţarea, spălarea şi dezinfectarea autovehiculului
- parcarea şi asigurarea autovehiculului
Ziua de verificare şi întreţinere a tehnicii auto (ZVIT)
Conducătorul auto, -execută:
şeful de garaj, şeful - verificarea şi punerea în ordine a elementelor de parc (sectorul de
atelierului de întreţinere, sectorul de reparaţii, punctul de alimentare cu carburanţi-lubrifianţi,
reparaţii, punctul de control tehnic), conform prevederilor în vigoare
responsabilul de - verificare, repararea şi completarea mijloacelor tehnice
sector - greasarea sau schimbul de ulei, dacă acestea coincid în timp sau rulaj cu
ziua în care se execută această activitate, precum şi operaţiunile prevăzute în
normativul tehnic de linie
Reviziile tehnice periodice RT1 şi RT2
Conducătorul auto, - execută:
şeful de garaj, şeful Verificarea stării de completare generală.
atelierului de reparaţii Curăţirea cabinei şi caroseriei.
şi personalul aflat la Salubrizarea şi dezinfectarea autovehiculelor şi remorcilor pentru transport
deservire marfa, conform prevederilor reglementărilor sanitar-veterinare în vigoare
Curăţirea băi de ulei şi a sorbului pompei de ulei.
Curăţirea şi verificarea rezervoarelor şi conductelor, sistemului de alimentare cu
carburanţi.
Verificarea caroseriei a dispozitivelor pentru închiderea-deschiderea şi blocarea
uşilor, capotelor, capacelor obloanelor etc.
Verificarea plinurilor (lichid de răcire, ulei de motor, combustibil, lichid de frână,
lichid spălat parbrizul, ulei acţionare instalaţii hidraulice).
Pornirea şi urmărirea funcţionării motorului la diferite turaţii.
Verificarea stării şi întinderii curelelor de transmisie.
Verificarea fixării motorului pe cadru.
Reglarea jocului la supape.
Verificarea şi strangerea chiuloaselor, rampelor, culbutori, tijelor
împingătoare,arcurilor supapelor, a fixării colectorului, conductelor de
evacuarea gazelor şi a bridelor tobei de eşapament la conducte de evacuare.
Verificarea şi completarea uleiului din mecanismul hidraulic de comandă al
direcţiei la autovehiculele dotate cu sisteme de comandă servoasistat al
direcţiei
Verificarea tubulaturii de aspiraţie şi evacuare a turbosuflantelor şi verificarea
stărilor, la motoarele supraalimentate.
Verificarea cadrului la autovehicule remorci şi semiremorci (şasiu, platformă,
lonjeroane).
Verificarea presiunii în cilindrii motorului.
Verificarea jocului axului pompei de apă şi a etanşeităţii garniturilor.
Verificarea etanşeităţii şi stării de fixare a tuturor instalaţiilor şi sistemelor
autovehiculelor.
Verificarea elementelor de prindere şi de acţionare a compresorului.
Verificarea intensităţii zgomotului la eşapare şi a concentraţiei oxidului de
carbon (la m.a.s) şi a fumului (la m.a.c.) din gazele de evacuare.
Verificarea ruptorului-distribuitor, starea şi distanţa dintre contacte, jocul în
bucşă, starea elementelor componente ale dispozitivelor de avans al aprinderii,
condensatorului, bobinei de inducţie.
Curăţirea bujiilor şi verificarea distanţei şi stării electrozilor, a fişelor de înaltă
tensiune şi a elementelor antiparazitare.
Verificarea avansului fix al motorului.
Curăţirea sitei carburatorului.

66
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Curăţirea, spălarea şi reglarea carburatorului, pompei de alimentare şi a filtrului


de combustibil. La m.a.c. filtrul de combustibil se goleşte de apă săptămânal.
Schimbarea elementului de hârtie al filtrului de combustibil la treapta 1.
Idem, la treapta a II-a când înlocuirea coincide la ambele trepte, se va lăsa un
interval de 100-1000 km între cele două trepte.
Spălarea şi verificarea elementului filtrant de combustibil din pâslă la m.a.c.
RABA sau MAN-D 2156.
Verificarea funcţionării corecte a injectoarelor şi reglarea pompei de injecţie.
Curăţirea filtrului de aer.
Verificarea stării şi fixării radiatorului de apă şi a paletelor ventilatorului.
Verificarea funcţionării termostatului şi a cuplajului electromagnetic al
ventilatorului.
Verificarea jocului tijei cilindrului de acţionare şi a cursei libere a pedalei
ambreiajului.
Verificarea strângerii carcasei ambreiajului fixării pompei centrale şi a cilindrului
receptor.
Verificarea stării, fixării şi etanşeităţii cutiei de viteze, de distribuţie, organelor
transmisiei cardanice, punţilor, arborilor planetari etc.
Verificarea asigurării şi funcţionării mecanismelor de comandă a transmisiei,
jocul furcilor glisante, a pinionului de atac şi strângerea şuruburilor de la
carcase şi capace.
Verificarea mecanismului de direcţie (eventuale jocuri).
Verificarea şi asigurarea levierului de comandă a direcţiei a levierelor fuzetelor,
articulaţiilor sferice, a pârghiilor şi a mecanismelor de direcţie.
Verificarea şi reglarea unghiurilor direcţiei
Verificarea fixării volanului şi a jocului articulaţiilor axului volan
Verificarea jocului pivoţilor
Verificarea etanşeităţii şi poziţiei corecte, a conductelor şi îmbinărilor direcţiei
asistate.
La autovehicule prevăzute cu sistem de protecţie împotriva îngheţului în
instalaţii de frânare, sub 5 0 C se asigură umplerea la capacitatea cu lichid
contra îngheţului a rezervorului pompei şi se acţionează pompa în timpul
umplerii rezervoarelor cu aer, cât şi în parcurs de mai multe ori în timpul zilei de
lucru.
Eliminarea apei din rezervoarele de aer comprimat.
Verificarea sistemului de frânare (eficacitatea acestuia).
Verificarea stării şi fixării racordurilor şi burdufurilor din cauciuc de la instalaţia
de frânare.
Verificarea etanşeităţii instalaţiei de frânare.
Verificarea şi asigurarea cilindrilor dubli de frână.
Verificarea stării şi fixării elementelor din sistemul de frânare al remorcilor sau
semiremorcilor.
Verificarea funcţională a supapelor din sistemul de frânare.
Eliminarea aerului din circuitul hidraulic şi completarea cu lichid.
Verificarea şi reglarea jocului pedalei de frână şi a jocului dintre tambur şi
ferodou.
Curăţirea filtrului compresorului şi a separatorului de apă şi ulei.
Reglarea limitatorului de frânare a regulatorului de sarcină şi a regulatorului de
presiune.
Verificarea stării şi fixării frânei de staţionare şi a eficacităţii funcţionării
instalaţiei pentru frâna de motor (m.a.c.)
Curăţirea şi verificarea cilindrilor receptori, apărătorilor, tamburilor, saboţilor de
frână, arcurilor de rapel, etrierelor, discurilor şi plăcuţelor de frână, camerelor
sau cilindrilor de frână.
Verificarea şi curăţirea filtrului servomecanismului de frânarea filtrului regulator
de presiune, racordului de umflare a pneurilor; sitele pompei de lichid antigel,
site de la rezervorul de egalizare (pompa centrală), dozatorul de ulei de la

67
Manual de proceduri

compresorul de aer, filtrelor, orificiilor de aerisire de la toate aparatele instalaţiei


de frânare.
Curăţirea şi verificarea pompei centrale de frână şi ambreiaj şi a cilindrilor
receptori, servo-mecanismului supapelor de reţinere, verificarea membranelor
camerelor de frânare
Din 2 în 2 ani sau după o staţionare de peste 1 an, se verifică elementele
componente ale instalaţiei de frânare, inclusiv se înlocuiesc garniturile de
cauciuc şi materiale plastice, lichidul de frână, dacă este cazul.
Verificarea stării, fixării şi etanşeităţii amortizoarelor şi a barelor antiruliu.
Verificarea articulaţiilor, barelor superioare şi inferioare ale suspensiei la
autovehicule cu suspensie independentă.
Verificarea strângerii bridelor arcurilor şi a şuruburilor de fixare a suporturilor de
arc.
La autobuze în funcţie de soluţia constructivă, se execută verificarea şi
reglarea pernelor de aer, a pârghiilor şi articulaţiilor sferice, purjarea
rezervoarelor de aer (etanşeitatea).
Verificarea sistemului de rulare (starea pneurilor, a jantelor etc.).
Verificarea şi reglarea unghiului de convergenţă a roţilor şi a altor unghiuri la
automobilele cu suspensie independentă, inclusiv calarea direcţiei
Verificarea stării arcurilor, a bolţurilor şi piuliţelor de la prezoanele roţilor.
Demontarea roţilor, tamburilor, butucilor, verificarea jocului de rulmenţi,
curăţirea de praf şi înlocuirea unsorii (roţi spate şi faţă).
Verificarea presiunii în pneuri.
Verificarea adâncimii profilului şi a echilibrării roţilor la autoturisme.
Verificarea funcţionării instalaţiei de climatizare şi aer condiţionat.
Verificarea instalaţiei electrice de semnalizare, iluminare etc.
Verificarea bateriei de acumulatori, nivelul electrolitului.
Verificarea densităţii electrolitului şi a tensiunii bateriei de acumulatori.
Întreţinerea bateriei (completarea electrolitului la nivel, ungerea bornelor,
desfundarea orificiilor buşoanelor).
Verificarea şi reglarea releului regulator de tensiune şi releului de pornire.
Verificarea şi reglarea luminii farurilor.
Verificarea stării, fixării şi a
contactelor conductorilor electrici.
Verificarea existenţei şi stării siguranţelor calibrate din instalaţia electrică.
Verificarea stării periilor generatorului de curent alternativ şaua generatorului de
curent continuu.
Demontarea curăţirea şi verificarea demarorului.
Verificarea funcţionării şi a indicaţiilor aparatelor de bord; presiunea uleiului la
instalaţia de ungere, temperatura apei de răcire, presiunea aerului în instalaţia
de frânare etc.
Verificarea etanşeităţii şi funcţionării sistemelor de răcire, ungere, alimentare,
direcţie, frânare, transmisie.
Verificaea fixării şi strângerii lăzii de scule, lăzii bateriei de acumulatoare şi a
barelor de protecţie
Verifcarea funcţionării dispozitivelor pentru blocarea şi reglarea scaunului
şoferului, fixării scaunelor paasagerilor
Controlul repartizării uniforme a încărcăturii, nedepăşirea sarcinii admise.
Curăţirea şi verificarea cârligului de remorcare, ungerea şi verificarea suportului
şi a capacelor de protecţie.
Verificarea funcţionării sistemului hidraulic de acţionare a instalaţiilor speciale.
Curăţirea, verificarea gresoarelor şi înlocuirea celor defecte.
Se execută gresarea conform schemei şi la periodicitatea recomandată în
cărţile tehnice de exploatare.
Se spală filtrul de aer de tip umed şi se înlocuieşte uleiul.
Se unge axul distribuitorului de aprindere şi se îmbibă cu ulei ungătorul camei.
Se ung toate punctele articulaţiilor de comandă, balamalele şi mecanismele de

68
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

închidere a uşilor, macaralele de geam şi articulaţiile capotelor şi portbagajului.


Ungerea articulaţiilor de la jaluzelele frontale.
Înlocuirea uleiurilor din mecanismul de direcţie, cutia de viteze, cutia de
distribuţie şi reductor, punţile motoare (când coincid cu rulajele indicate în
cărţile tehnice).

PROCEDURA: A00203007 TESTAREA STĂRII TEHNICE ŞI DE EXPLOATARE A AUTOVEHICULULUI


ÎNAINTE DE PLECAREA ÎN CURSĂ

Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de atestare a stării tehnice şi de
exploatare a autovehiculului înainte de plecarea în cursă
Premise:
- existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare
- existenţa unui parc de autovehicule
- existenţa personalului tehnic de specialitate
Aplicabilitate: în unităţile din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată
Conducătorul auto -prezintă şefului de garaj autovehiculul, foaia de parcurs, certificatul de
înmatriculare, poliţa de asigurare obligatorie RCA, rovigneta şi documentele
de atestare a calităţii de conducător auto (permis de conducere, atestat
profesional ARR)
Şeful de garaj - verifică:
a- starea tehnică a autovehiculului privind:
- eficacitatea sistemelor de frânare, direcţie, rulare, iluminare-
semnalizare, încălzire şi ventilaţie
- nivelul emisiilor poluante (cantitatea şi concentraţia gazelor de
evacuare la o accelerare a motorului la turaţie maximă)
- etanşeitatea caroseriei
- existenţa plinului de rezervor, nivelul lichidului de frână, lichidului de
răcire de răcire, uleiurilor de transmisie şi hidraulic, alte lichide
speciale
b- starea de integritate şi dotare a habitaclului interior
(starea de fixaţie a scaunelor, starea ferestrelor, trapelor de aerisire,
existenţa trusei de scule, a trusei medicale de prim ajutor, a
triunghiurilor reflectorizante, a stingătoarelor portabile)
c- documentele de înmatriculare (certificat de înmatriculare, poliţa de
asigurare obligatorie RCA) şi documentele de atestare a calităţii de
conducător auto (permis de conducere, atestat profesional ARR)
d- starea fizică a conducătorului auto (verificarea alcoolemiei cu
alcooltester-ul)
- în funcţie de constatări, avizează sau respinge plecarea în cursă a
autovehiculului şi consemnează hotărârea, prin semnătură, în foaia
de parcurs
- în funcţie de hotărârea şefului de garaj, desfăşoară activitatea de transport
Conducătorul auto planificată sau introduce autovehiculul în atelierul unităţii, în vederea
remedierii neajunsurilor constatate
Şeful de garaj - dacă autovehiculul verificat nu corespunde circulaţiei, în siguranţă, pe
drumurile publice, planifică un alt autovehicul pentru executarea activităţii de
transport, consemnând acest lucru în planul zilnic de transport

69
Manual de proceduri

PROCEDURA: A00203008 PLANIFICAREA ACTIVITĂŢII ZILNICE DE TRANSPORT

Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea planificării activităţii zilnice de transport
Premise:
- existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare
- existenţa unui parc de autovehicule
Aplicabilitate: în unităţile din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura:

Responsabil Activitatea desfăşurată


Şefii (responsabilii) - întocmesc, zilnic, până la orele 1300, solicitările privind deplasările
compartimentelor de planificate pentru ziua următoare
activitate
Şeful de garaj - centralizează, zilnic, până la orele 1300, solicitările scrise ale compartimentelor
de activitate din unitate (economic-administrativ, siguranţa deţinerii şi regim
penitenciar, intervenţie psihosocială, medical, etc.) privind deplasările
planificate pentru ziua următoare
- întocmeşte proiectul planului de transport potrivit solicitărilor primite
- înaintează Şefului serviciului economico-administrativ, proiectul planului de
transport, în vederea avizării
Şeful Serviciului - verifică şi avizează proiectul planului de transport, urmărind:
economico- - evitarea executării de curse în gol
administrativ - evitarea rutelor ocolitoare sau încrucişate
-folosirea autovehiculelor la capacitatea nominală, în vederea utilizării
raţionale a acestora şi pentru optimizarea fluxurilor de circulaţie
- predă proiectul planului de transport responsabilului sectorului auto
Responsabilul - înaintează directorului unităţii proiectul planului de transport, în vederea
sectorului auto aprobării
Directorul unităţii aprobă sau respinge proiectul planului de transport
Şeful de garaj - informează pe conducătorii autovehiculelor planificate în cursă şi pe şefii
(responsabilii) compartimentelor de activitate din unitate asupra măsurilor
dispuse de directorul unităţi

PROCEDURA: A00203009 ELIBERAREA, COMPLETAREA, VERIFICAREA ŞI CALCULUL FOII DE


PARCURS

Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea modului de eliberare, completare, verificare
şi calcul a foii de parcurs
Premise:
- existenţa unui cadru normativ privind asigurarea tehnică de autovehicule a unităţilor de penitenciare
- existenţa unui parc de autovehicule
Aplicabilitate: în cadrul unităţilor din subordinea Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Procedura:

70
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Responsabil Activitatea desfăşurată


Responsabilul - eliberează foaia de parcurs, după completarea urmatoarelor:
sectorului auto - datele de identificare ale autovehiculului, numele şi prenumele
conducătorului auto care deserveşte autovehiculul, perioada de
valabilitate a documentului, data eliberării acestuia, pecum şi cantitatea
de carburant existentă în rezervor
- prezintă foaia de parcurs, spre semnare, şefului serviciului logistic
Şeful Serviciului - verifică şi certifică, prin semnătură, realitatea datelor înscrise în foaia de
logistic parcurs privind datele de identificare ale autovehiculului, numele şi prenumele
conducătorului auto care deserveşte autovehiculul, perioada de valabilitate a
documentului, data eliberării acestuia, pecum şi cantitatea de carburant
existentă în rezervor şi o restituie responsabilului sectorului auto
Responsabilul - predă foaia de parcurs conducătorului auto
sectorului auto
Conducătorul auto - primeşte foaia de parcurs şi certifică primirea acesteia, sub semnătură, pe
cotorul carnetului de foi de parcurs
- solicită şefului de garaj certificarea stării tehnice zilnice a autovehiculului şi
înscrierea rulajelor aferente executării reviziilor tehnice periodice şi a
schimburilor de ulei şi filtru ulei motor
- completează citeţ, fără ştersături sau modificări, rubricile aferente rulajelor
parcurse
- certifică, prin semnătură, primirea carburantului, lubrifiantului şi lichidelor
speciale
- certifică, prin semnătură, exactitatea şi realitatea datelor înscrise în foaia de
parcurs
Şeful de garaj - certifică, zilnic, prin semnătură, starea tehnică corespunzătoare a
autovehiculului
- completează rulajele aferente executării reviziilor tehnice periodice şi a
schimburilor de ulei şi filtru ulei motor, certificând, prin semnătura, executarea
acestor operaţiuni la rulajele planificate
Conducătorul auto - predă foaia de parcurs, după terminare, resposabilului de sector
Responsabilul de - primeşte foaia de parcurs, după terminare, şi determină rulajul total parcurs
sector şi consumurile de carburant şi lubrifiant aferente (normat şi real), evidenţiind
consumurile înregistrate peste normă
- certifică, sub semnătură, datele înscrise în document
- prezintă foaia de parcurs, pentru verificare, ofiţerului inginer auto (*similar)
Ofiţerul inginer auto - verifică modul de completare a foii de parcurs şi certifică, prin semnătură,
(*similar) realitatea şi legalitatea datelor înscrise
- predă foaia de parcurs responsabilului de sector
Responsabilul de - centralizează foaia de parcurs, în vederea justificării consumurilor lunare de
sector motokilometri, carburanţi şi lubrifianţi

PROCEDURA: A00203010 SCOATEREA DIN FUNCŢIUNE ŞI CASAREA ACTIVELOR FIXE

Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea scoaterii din funcţiune şi casare a activelor
fixe
Premise:
- existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare
- existenţa personalului specializat în evaluarea stării de întreţinere şi exploatare a activelor fixe aflate
în dotarea unităţilor de penitenciare
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile din subordinea acesteia

71
Manual de proceduri

Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată
A – la nivelul unităţilor subordonate
Comisia de - face propuneri privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe, pe
inventariere care le consemnează în procesul verbal de inventariere
Contabilul şef - verifică procesul verbal de inventariere şi propune directorului adj.
economico-administrativ (similar), demararea procedurii de scoatere din
funcţiune şi casare a activelor fixe
Directorul adj. - analizează constatările comisiei de inventariere, precum şi propunerea
economico-administr- contabilului şef de iniţiere a procedurii de scoatere din funcţiune şi casare a
ativ / Şeful Serviciului activelor fixe
economico- - propune directorului unităţii numirea comisiei de analiză şi avizare a
administrativ propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe
Directorul unităţii - numeşte, prin decizie zilnică pe unitate comisia de analiză şi avizare a
propunerilor privind scoaterea din funcţiune şi casarea activelor fixe
*Notă: comisia se compune din 3-5 membri, după cum urmează:
a) şeful serviciului logistic sau similar, în calitate de preşedinte;
b) responsabilul compartimentului de activitate
c) alţi specialişti
*Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea şi avizarea propunerilor
de scoatere din funcţiune şi casare, inclusiv când cumulează şi funcţia de responsabil
de sector.
Directorul adj. - instruieşte comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind scoaterea din
economico- funcţiune şi casarea activelor fixe, asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea
administrativ/Şeful atribuţiilor privind:
Serviciului economico- - modul de verificare a stării fizice şi de întreţinere a activelor fixe
administrativ - modul de verificare a înregistrării activelor fixe în evidenţa contabilă a
unităţii
- modul de întocmire a listei cu propuneri de scoatere din funcţiune şi
casare a activelor fixe
Comisia de analiză şi - verifică existenţa activelor fixe în evidenţa contabilă a unităţii
avizare a propunerilor - verifică, pe teren, obiect cu obiect, starea fizică şi morală a bunurilor
privind scoaterea din respective
funcţiune şi casarea - verifică existenţa documentelor cerute prin dispoziţii legale – avize tehnice,
activelor fixe negaţii, devize pentru reparaţii, procese verbale de avizare ş.a.m.d.;
- respinge de la scoatere din funcţiune şi casare bunurile materiale care mai
pot fi distribuite şi folosite în alte compartimente de activitate sau în alte unităţi;
- întocmeşte lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor
fixe şi o certifică, prin semnătură
Directorul unităţii - avizează lista cu propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor
fixe, prin semnătură, la rubrica “propun spre aprobare” şi dispune înaintarea
acesteia la Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în vederea aprobării
B – la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Direcţia Economico – - verifică legalitatea modului de întocmire a listei cu
Administrativă propuneri de scoatere din funcţiune şi casare a activelor fixe înaintată de
/Serviciul Logistic unitate
- verifică existenţa şi conţinutul actelor justificative ale propunerilor de scoatere
din funcţiune şi casare a activelor fixe

72
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- avizează, din punct de vedere tehnic, propunerea de scoatere din funcţiune


şi casare pentru fiecare din activele fixe prevăzute
- întocmeşte şi înaintează, directorului general al ANP, o notă privind
susţinerea sau respingerea propunerilor de scoatere din funcţiune şi casare
a activelor fixe
Directorul General al - aprobă sau respinge (după caz), nota şi lista cu propuneri de scoatere din
Administraţiei Naţio- funcţiune şi casare a activelor fixe
nale a Penitenciarelor
C – la nivelul unităţilor subordonate
Directorul unităţii - dispune demararea procedurii de valorificare a activelor fixe aprobate pentru
scoatere din funcţiune şi casare, potrivit prevederilor H.G.R. nr. 766/2002*

Directorul adj. - întocmeşte şi înaintează, spre aprobare, o notă prin care solicită casarea
economico-adminis- activelor fixe care nu au fost valorificate în condiţiile legislaţiei în vigoare şi
trativ/Şeful serviciului propune directorului unităţii constituirea comisiei de casare
economico-
administrativ
Directorul unităţii - aprobă nota şi numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de casare a
activelor fixe
Directorul adj. - instruieşte comisia de casare asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea
economico- atribuţiilor privind casarea activelor fixe
administrativ/Şeful - dispune măsuri de punere la dispoziţia comisiei, după caz, a echipamentelor
serviciului economico- de protecţie individuală, a mijloacelor tehnice necesare operaţiunilor de
administrativ dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc., precum şi
a personalului destinat manipulării activelor fixe ce fac obiectul casării
Responsabilul cu - instruieşte comisia de casare şi personalul destinat manipulării activelor
securitatea şi fixe, asupra regulilor specifice prevăzute de legislaţia privind securitatea şi
sănătatea în muncă sănătatea în muncă, pentru operaţiuni de manipulare, dezmembrare,
demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc. şi consemnează
instructajul efectuat într-un proces verbal
Comisia de casare - verifică legalitatea documentelor prezentate
- verifică dacă activele fixe sunt complete, conform inventarelor de complet (*
în situaţia în care comisia constată că activele fixe sunt incomplete, datorită
unor cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaţiunii de
casare, propunându-se efectuarea cercetării administrative)
- stabileşte destinaţia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale în
vigoare
- execută operaţiunea de casare a activelor fixe, prin dezasamblare sau
distrugere
- întocmeşte şi semnează, pe fiecare filă, procesul verbal de casare a activelor
fixe şi anexele aferente
- înaintează procesul verbal, spre avizare, directorului unităţii
Directorul unităţii - avizează procesul verbal de casare a activelor fixe
Contabilul şef - dispune măsuri de operare în evidenţa contabilă a modificărilor survenite în
urma casării şi de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor
justificative

73
Manual de proceduri

PROCEDURA: A00203011 DECLASAREA ŞI CASAREA VALORILOR MATERIALE, ALTELE DECÂT


ACTIVELE FIXE

Scop: stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea declasării şi casării valorilor materiale, altele
decât activele fixe
Premise:
- existenţa unui patrimoniu aflat în administrarea şi folosinţa fiecărei unităţi de penitenciare
- existenţa personalului specializat în evaluarea stării fizice a valorilor materiale, altele decât activele
fixe, aflate în dotarea unităţilor de penitenciare
Aplicabilitate: Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţilor din subordinea acesteia
Procedura:

Responsabil Activitatea desfăşurată


A – la nivelul unităţilor subordonate
Comisia de - face propuneri privind declasarea şi casarea valorilor materiale, pe care le
inventariere consemnează în procesul verbal de inventariere
Contabilul şef - verifică procesul verbal de inventariere şi propune directorului adj. economico-
administrativ (similar), demararea procedurii de declasare şi casare a valorilor
materiale
Directorul adj. eco- - analizează constatările comisiei de inventariere, precum şi propunerea
nomico-administrativ/ contabilului şef de iniţiere a procedurii de declasare şi casare
Şeful Serviciului - propune directorului unităţii numirea comisiei de analiză şi avizare a
economico- propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale
administrativ
Directorul unităţii - numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de analiză şi avizare a
propunerilor privind declasarea şi casarea valorilor materiale
*Notă: care va fi compusă din 3-5 membri, după cum urmează:
a) şeful serviciului logistic sau similar, în calitate de preşedinte;
b) responsabilul compartimentului de activitate
c) alţi specialişti
*Gestionarii nu pot face parte din comisiile pentru analizarea şi avizarea propunerilor
de declasare şi casare, inclusiv când cumulează şi funcţia de responsabil de sector.
Directorul adj. - instruieşte comisia de analiză şi avizare a propunerilor privind declasarea şi
economico- casarea valorilor materiale, asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea
administrativ atribuţiilor privind:
- modul de verificare a stării fizice a valorilor materiale
- modul de întocmire a listei cu propuneri de declasare şi casare a valorilor
materiale
Comisia de analiză şi - verifică existenţa valorilor materiale în evidenţa contabilă a unităţii
avizare a - verifică dacă bunurile materiale figurează în listele de inventariere la starea de
propunerilor privind casare;
declasarea şi - verifică, pe teren, obiect cu obiect, starea fizică şi morală a bunurilor respective
casarea valorilor - verifică existenţa documentelor cerute prin dispoziţii legale – avize tehnice,
materiale, altele negaţii, devize pentru reparaţii, procese verbale de avizare ş.a.m.d.;
decât activele fixe - respinge de la declasare şi casare bunurile materiale care mai pot fi distribuite
şi folosite în alte compartimente de activitate sau în alte unităţi;
- întocmeşte lista cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale şi o
certifică, prin semnătură
Directorul unităţii - avizează lista cu propuneri de declasare şi casare a valorilor materiale, prin
semnătură, la rubrica “propun spre aprobare” şi dispune înaintarea acesteia la
Administraţia Naţională a Penitenciarelor, în vederea aprobării

74
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

B – la nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor


Direcţia Economico – - verifică legalitatea modului de întocmire a listei cu propuneri de declasare şi
Administrativă / casare a valorilor materiale
Serviciul Logistic - avizează, din punct de vedere tehnic, propunerea de declasare şi casare a
valorilor materiale
- întocmeşte şi înaintează directorului general al ANP, o notă privind
susţinerea sau respingerea propunerilor de declasare şi casare a valorilor
materiale
Directorul General al - aprobă sau respinge (după caz), nota şi lista cu propuneri de declasare şi
Administraţiei casare a valorilor materiale
Naţionale a
Penitenciarelor
C – la nivelul unităţilor teritoriale de penitenciare
Directorul unităţii - dispune demararea procedurii de valorificare a valorilor materiale, altele decât
activele fixe, potrivit prevederilor legislaţiei în vigoare

Directorul adj. - întocmeşte şi înaintează, spre aprobare, o notă prin care solicită casarea
economico- bunurilor materiale care nu au fost valorificate în condiţiile legislaţiei în vigoare şi
administrativ/ Şeful propune directorului unităţii constituirea comisiei de casare
serviciului
economico-
administrativ
Directorul unităţii - aprobă nota şi numeşte, prin decizie zilnică pe unitate, comisia de casare a
valorilor materiale
Directorul adj. - instruieşte comisia de casare asupra obligaţiilor ce-i revin în îndeplinirea
economico- atribuţiilor privind casarea valorilor materiale
administrativ /Şeful - dispune măsuri de punere la dispoziţia comisiei, după caz, a echipamentelor
serviciului de protecţie individuală, a mijloacelor tehnice necesare operaţiunilor de
economico- dezmembrare, demontare, desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc., precum şi a
administrativ personalului destinat manipulării valorilor materiale ce fac obiectul casării
Responsabilul cu - instruieşte comisia de casare şi personalul destinat manipulării valorilor
securitatea şi materiale, asupra regulilor specifice prevăzute de legislaţia privind securitatea şi
sănătatea în muncă sănătatea în muncă, pentru operaţiuni de manipulare, dezmembrare, demontare,
desfacere, tăiere, spargere, ardere, etc. şi consemnează instructajul efectuat
într-un proces verbal
Comisia de casare - verifică legalitatea documentelor prezentate
- verifică dacă valorile materiale sunt complete, conform inventarelor de complet
(* în situaţia în care comisia constată că acestea sunt incomplete, datorită unor
cauze imputabile, acestea vor fi respinse de la executarea operaţiunii de casare,
propunându-se efectuarea cercetării administrative)
- stabileşte destinaţia materialelor refolosibile, potrivit prevederilor legale în
vigoare
- execută operaţiunea de casare a valorilor materiale, prin dezasamblare sau
distrugere
- întocmeşte şi semnează, pe fiecare filă, procesul verbal de casare şi anexele
aferente
- înaintează procesul verbal, spre avizare, directorului unităţii
Directorul unităţii - avizează procesul verbal de casare a valorilor materiale
Contabilul şef - dispune măsuri de operare în evidenţa contabilă a modificărilor survenite în
urma casării şi de arhivare a procesului verbal la dosarul documentelor
justificative

75
Manual de proceduri

Cadrul general al procedurii de achiziţie publică


Responsabil Activitate
ANP - DEA Emite instrucţiuni plan aprovizionare
Responsabili structuri logistice Întocmesc planul de aprovizionare tehnico-materială
unităţi teritoriale
ANP - DEA Centralizează planurile de aprovizionare tehnico – materiala
teritoriale
ANP - DEA Centralizează necesarul de materiale
ANP - DEA Centralizează necesarul de subvenţii
ANP – DEA Fundamentează bugetul de venituri şi cheltuieli
ANP – DEA Repartizează bugetul pe unităţi
Sef serviciul logistica unitate Corelează planul de aprovizionare tehnico-materiala cu bugetul
teritorială aprobat
Responsabilul achiziţii din Întocmeşte programul anual al achiziţiilor publice
unitatea teritoriale
Dir. Adj economico – Avizează programul anual al achiziţiilor publice
administrativ , contabil şef
unitate teritorială
Director unitate teritorială Aprobă programul anual al achiziţiilor publice
Dir. Adj economico– Propune persoanele responsabile de atribuirea contractelor de
administrativ unitate teritorială achiziţii publice
Director unitate teritorială Desemnează prin decizie zilnică persoanele responsabile de
atribuirea contractelor de achiziţii publice

PROCEDURA: A00203012 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – CEREREA DE OFERTE

1. Scop:
- stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de
produse, servicii sau lucrări prin procedura „Cerere de oferte” în Administraţia Naţională a
Penitenciarelor şi unităţile penitenciare;
- stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei
şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării
eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.
2. Premise:
În conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi
completată, autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de cerere de oferte numai în cazul în
care valoarea estimată, fără TVA, a contractului de achiziţie publică este mai mică decât sau egală cu
echivalentul în lei al următoarelor praguri:
a) pentru contractul de furnizare: 75.000 euro;
b) pentru contractul de servicii: 75.000 euro;
c) pentru contractul de lucrări: 500.000 euro.
3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea procedurii de „cerere de oferte”
conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor şi unităţilor subordonate, prin intermediul compartimentelor de achiziţii.
Definiţie:
Cererea de oferte: procedura simplificata de achiziţie de produse servicii lucrări, prin care autoritatea
contractanta solicita oferte de la mai mulţi operatori economici.

76
4. Descrierea procedurii
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1. Estimarea valorii contractului Se identifică toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziţie publică. obţinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor demarării logistic Cont. sef achiziţii
necesare: se însumează toate costurile plătibile procedurii
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorările preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor ce se
intenţionează a se acorda.
1.1. Alegerea procedurii care Se specificarea datei estimative de începere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmează să fie aplicată şi finalizare a procedurii. întocmirii achiziţii achiziţii
întocmirea calendarului planului
procedurii
1.2. Verificarea existenţei Se verifică de către compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare din Fila contabil încadrarea achiziţiei ce urmează a fi demarării achiziţii Cont. Sef achiziţii
de buget efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii procedurii Compart.
financiar

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


2. Elaborarea notei justificative Se anexează baze de calcul justificative, prin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de estimare a valorii care se evidenţiază valoarea contractului demarării achiziţii achiziţii
contractului de achiziţie exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în procedurii
publică. pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
3. Elaborarea notei justificative Alegerea unei alte proceduri decât cele prevăzute La data Compart. D.E.A. Director Compart.
privind alegerea procedurii de regulă se face pe baza unei note justificative. demarării achiziţii achiziţii
de atribuire Notă justificativă se aprobă de către conducătorul procedurii
autorităţii contractante, cu avizul
compartimentului juridic, şi constituie un înscris
esenţial al dosarului achiziţiei publice şi trebuie
să conţină motivele pentru care s-a optat pentru
această procedură.
77
Manual de proceduri
78

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, La data Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici demarării specialitate Cont. şef achiziţii
tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise procedurii Şef
produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de compart.
specificul şi necesarul fiecărui compartiment de Speciali-
activitate. Este interzis a se defini in caietul de tate
sarcini specificaţii tehnice care indică o anumită
origine, sursă, producţie, un procedeu special, o
marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de
invenţie, o licenţa de fabricaţie, care au ca efect
favorizarea sau eliminarea anumitor operatori
economici sau anumitor produse
Sarcina elaborării caietului de sarcini revine
persoanei desemnate (contabilul de sector), în
colaborare cu specialiştii din fiecare sector de
activitate. Acesta se aprobă de către directorul
instituţiei.
2 Elaborarea clauzelor Se ataşează un model de contract, redactat în alb La data Compart. D.E.A. Director Compart.
contractuale cu principalele clauze. Contractul de achiziţie întocmiri achiziţii Cont. şef achiziţii
publică se redactează de către juristul instituţiei, planului Serv. fin. Jurist
se avizează de către directorul general al Jurist (după
instituţiei, directorul economic şi contabilul şef. caz)
3 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai La data Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecţie la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea demarării achiziţii Cont. şef achiziţii
referitoare la situaţia de exercitare a activităţii profesionale; situaţia procedurii Compart.
economică şi financiară sau economică şi financiară; capacitatea tehnică specialitate
la capacitatea tehnică şi/sau şi/sau profesională; standarde de asigurare a
profesională. calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă
este cazul. Dacă se solicită îndeplinirea unor
cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi
financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau
profesională, atunci autoritatea contractantă
elaborează o notă justificativă prin care să
motiveze cerinţele respective, notă care trebuie
vizată şi de către juristul unităţii.
4 Completarea fişei de date a Completarea Fişei de date a achiziţiei se face Până la data Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţiei; conform prevederilor legale în vigoare şi a demarării achiziţii achiziţii
modelului prezentat în Ghidul pt. atribuirea procedurii
contractelor de achiziţie publică
5 Stabilirea formularelor şi Documentaţia de atribuire trebuie să conţină Până la data Compart. D.E.A. Director Compart.
modelelor care se vor ataşa următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, demarării achiziţii achiziţii
documentaţiei de atribuire. Formularul de ofertă, Formularul de contract, procedurii
Formularul de scrisoare de garanţie, daca se
solicită.
6 Constituirea garanţiei de Se recomandă solicitarea garanţiei de participare Până la data Compart. D.E.A. Director Compart.
participare, daca este cazul . in procedurile de atribuire a contractelor care sunt deschiderii achiziţii achiziţii
relativ complexe sau ori de cate ori aveţi semnale ofertelor
că respectiva piaţă de produse, servicii sau
lucrări nu este încă stabilă. Aceasta se constituie
numai dacă autoritatea contractantă solicită acest
lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de
participare se stabileşte in suma fixă şi într-un
cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a
contractului de achiziţie publică. Perioada de
valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel
puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.
7 Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui Până la data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii pas al procedurii, pentru fiece obiect în parte. demarării achiziţii achiziţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


Este necesar pentru: planificarea procesului de procedurii
achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi
întârzierilor; monitorizarea internă a procesului de
achiziţie.
La elaborarea calendarului se va ţine seama de:
termenele prevăzute în ordonanţa pentru
publicare anunţuri; termenele prevăzute în
ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata
previzionată pentru examinarea şi evaluarea
ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte
termene ce pot influenţa procedura
79
Manual de proceduri
80

4.3. Transmiterea spre publicare a invitaţiei de participare:

Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Redactarea şi aprobarea Invitaţia de participare cuprinde cel puţin La data demarării Compart. D.E.A. Director Compart.
invitaţiei de participare. următoarele informaţii: procedurii achiziţii achiziţii
a) data limită stabilită pentru primirea
ofertelor;
b) adresa la care se transmit ofertele;
c) limba sau limbile în care trebuie elaborată
oferta;
d) dacă se solicită îndeplinirea unor criterii
minime de calificare, menţionarea acestora;
e) o scurtă descriere a obiectului contractului
de achiziţie publică ce urmează să fie atribuit;
f) modul de obţinere a documentaţiei de
atribuire.
(3) În cazul în care documentaţia de atribuire
este accesibilă direct prin mijloace
electronice, autoritatea contractantă are
obligaţia de a include în invitaţia de
participare informaţii privind modul de
accesare a documentaţiei respective.
2 Transmiterea invitaţiei de Se realizează numai prin mijloace 10 zile inainte de Compart. D.E.A. Director Compart.
participare către operatorul electronice, folosind aplicaţia dedicată, data dep. ofertei achiziţii achiziţii
SEAP. disponibilă la adresa de Internet www.e- care se pot reduce
licitaţie.ro cu 4 zile in cazul
public. docm de
atrib in SEAP 6
zile conf. cadr.
legal
4.4. Numirea comisiei de evaluare:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Emiterea deciziei de numire Comisia de evaluare va fi formată din minim Până la data Compart. D.E.A. Director Compart.
a Comisiei de evaluare 3 membrii titulari şi 1 membru de rezervă. demarării achiziţii achiziţii
Membrii comisiei de evaluare sunt procedurii
nominalizaţi, de regulă, din cadrul
compartimentului intern de achiziţii
1.1 Modul de lucru al comisiei de Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor Până la data Compart. D.E.A. Director Compart.
evaluare. stabileşte modul de lucru, de comun acord cu deschiderii achiziţii achiziţii
membrii acesteia ofertelor
2 Întocmirea Notei justificative Autoritatea contractantă poate solicita opinia Până la data Compart. D.E.A. Director Compart.
privind cooptarea de experţi experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deschiderii achiziţii achiziţii
externi, dacă este cazul. deţine personal calificat pentru verificarea ofertelor
respectării cerinţelor tehnice specificate în
caietul de sarcini.

4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Autoritatea contractantă are Punerea la dispoziţie a documentaţiei de max. 4 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
obligaţia de a pune la atribuire trebuie făcută într-o perioadă care data solicitării, dar achiziţii achiziţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


dispoziţia operatorului nu trebuie să depăşească 4 zile de la max. 2 zile pana la
economic documentaţia de primirea solicitării. Dacă, documentaţia de data limita de
atribuire cât mai repede atribuire este pusă la dispoziţie pe suport depunere a of.
posibil. hârtie şi/sau pe suport magnetic, atunci
autoritatea contractantă are dreptul de a
stabili un preţ, cu condiţia ca acesta să nu
depăşească costul multiplicării documentaţiei,
la care se poate adăuga, dacă este cazul,
costul transmiterii prin poştă.
2 Punerea la dispoziţie a Orice operator economic are dreptul de a Compart. D.E.A. Director Compart.
documentaţiei de atribuire, la solicita si a obţine documentaţia de atribuire. achiziţii achiziţii
cererea operatorului
economic.
81
Manual de proceduri
82

4.6. Perioada de aşteptare


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Înreg. adreselor privind div. Înregistrarea acestora se face la secretariatul În mom. primirii Secretariat Compart. DEA Compart.
instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul
solicitările de clarificări, de la solicitării achiziţii achiziţii
oper. ec.; achiziţiei.
2 Transmiterea Autoritatea contractantă are obligaţia de a
adreselor În cel mult 3 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
privind răspunsurile răspunde în mod clar, complet şi fără
la lucr. de la primirea achiziţii achiziţii
ambiguităţi. Răspunsul la clarificări se
solicitările de clarificări, către unei solicitări de
transmite cu cel puţin 6 zile înainte de data
toţi operatorii economici care limită de depunere a ofertelor, către toţi clarificări, nu mai
au obţinut documentaţia de operatorii economici care au obţinut tarziu de 6 zile
atribuire documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia înainte de data
este disponibilă în SEAP , clarificările sau limită de dep. a of.
modificările acesteia se fac cunoscute prin
crearea unui nou fişier electronic la care se
va asigura accesul direct şi nerestricţionat
-Se răspunde şi la solicitările de clarificări
care nu au fost transmise în timp util,
numai dacă perioada necesară pentru
elaborarea şi transmiterea răspunsului face
posibilă primirea acestuia de către operatorii
economici înainte de data limită de depunere
a ofertelor.
3 Orice comunicare, solicitare, Orice document scris trebuie înregistrat în În mom. Secretariat Compart. Director Compart.
informare, notificare şi altele momentul transmiterii şi în momentul primirii. transmiterii şi în achiziţii achiziţii
asemenea trebuie să se Documentele scrise pot fi transmise prin mom. primirii.
transmită în scris. oricare din următoarele modalităţi : prin poştă,
prin fax, prin mijloace electronice, prin orice
combinaţie a celor precizate.
4 Primirea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituţiei. În mom. Secretariat Compart. Director Compart.
Acestea sunt înregistrate la secretariat sosirii Resp. sector achiziţii achiziţii
consemnându-se ora şi data sosirii.
Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a
orei când a fost depusă oferta
4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Completarea de către fiecare Se completează declaraţia de confidenţialitate Înainte de Membrii Reprez. din Preşed. Compart.
membru al comisiei de şi imparţialitate deschiderea ofertelor. comisiei partea Min. Comisiei achiziţii
evaluare şi de către experţii de Finanţelor de
externi cooptaţi, a declaraţiilor evaluare (daca e evaluare
privind confidenţialitatea şi prezent)
conflictul de interese, înainte
de deschiderea ofertelor.
1.1 În cazul apariţiei conflictului Directorul unităţii, care a numit comisia de În mom. apariţiei D.E.A. Reprez. din Director Compart.
de interese, se ia decizia evaluare a ofertelor, va dispune modificarea conflictului de partea Min. achiziţii
modificării comisiei de componenţei comisiei. interese Finanţelor
evaluare şi se modifică (daca e
decizia de numire a comisiei prezent)
de evaluare
2 Ofertele se deschid la Ofertele se deschid de către comisia de Şedinţa de Membrii Reprez. din Preşed. Compart.
data,ora şi locul indicate în evaluare deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziţii
anunţul de participare şi în ofertelor de Finanţelor de
documentaţia de atribuire. evaluare (daca e evaluare
prezent)
Orice ofertant are dreptul de Prezenţa acestuia se consemnează in Şedinţa de Membrii Reprez. din Preşed. Compart.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


2.1
a fi prezent la şedinţa de procesul verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziţii
deschidere a ofertelor. ofertelor de Finanţelor de
evaluare (daca e evaluare
prezent)
2.2 În cadrul şedinţei de Se verifică dacă acestea sunt conform Şedinţa de Membrii Reprez. din Preşed. Compart.
deschidere a ofertelor, specificaţilor prevăzute în documentaţia de deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziţii
comisia de evaluare verifică atribuire ofertelor de Finanţelor de
modul de respectare a evaluare (daca e evaluare
regulilor formale de depunere prezent)
şi prezentare a ofertelor şi a
documentelor care le
însoţesc.
83
Manual de proceduri
84

3. Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele Şedinţa de Preşed. Reprez. din Compart.
către preşedintele comisiei de informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; deschidere a Comisiei partea Min. achiziţii
evaluare modificările şi retragerile de oferte; existenţa ofertelor de Finanţelor
garanţiilor de participare; elementele principale evaluare (daca e
ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; prezent)
cursul de referinţă care va sta la baza
comparării preţurilor la evaluarea ofertelor
prezentate într-o altă monedă; propuneri de
oferte alternative (dacă este cazul); orice alte
detalii şi precizări pe care comisia de evaluare
le consideră necesare.
3.1 Nici o ofertă nu poate fi Excepţia de la această regulă o fac ofertele Şedinţa de Membrii Reprez. din Preşed. Compart.
respinsă în cadrul şedinţei de întârziate şi a celor care nu fac dovada deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziţii
deschidere constituirii garanţiei pentru participare ofertelor de Finanţelor de
evaluare (daca e evaluare
prezent)
4 Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor Şedinţa de Membrii Reprez. din Preşed. Compart.
întocmi un proces - verbal de trebuie să includă informaţiile anunţate de deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziţii
deschidere către preşedintele comisiei. ofertelor de Finanţelor de
evaluare (daca e evaluare
prezent)
4.1 Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind şedinţa de deschidere Şedinţa de Membrii Reprez. din Preşed. Compart.
de deschidere a ofertelor a ofertelor va fi semnat de către membrii deschidere a comisiei partea Min. Comisiei achiziţii
comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor ofertelor de Finanţelor de
care sunt prezenţi la deschiderea ofertelor evaluare (daca e evaluare
prezent)
4.2 Autoritatea contractantă are Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat după Membrii Preşed. Compart.
obligaţia de a transmite trimite fiecărui participant la procedură, fie că a încheierea şedinţei comisiei Comisiei achiziţii
procesul verbal de fost prezent la deschidere sau nu, în copie de deschidere a de de
deschidere şi celorlalţi xerox, atât prin poştă cât şi prin fax. ofertelor evaluare evaluare
ofertanţi participanţi la
procedură, dar ai căror
reprezentanţi nu au fost
prezenţi la deschidere.
5 Orice decizie a comisiei de Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de Imediat după Membrii Presed. Compart.
evaluare trebuie să acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi încheierea şedinţei comisiei Comisiei achiziţii
întrunească votul a cel puţin prezenta punctul de vedere în scris, elaborând de deschidere a de de
2/3 dintre membrii săi. în acest sens o Notă individuală care se ofertelor evaluare evaluare
ataşează la Raportul procedurii de atribuire.

4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt
1 Examinare şi evaluarea Comisia de evaluare are obligaţia de a Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
ofertelor desfăşura activităţile de examinare şi evaluare posibili comisiei de Comisiei achiziţii
numai la sediul autorităţii contractante evaluare de
evaluare
1.1 Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
condiţiilor de: eligibilitate, calificare, posibil comisiei de Comisiei achiziţii
corespondenţa tehnică şi financiară dintre evaluare de
documentaţia de atribuire şi ofertele depuse evaluare
2.1 Termenul de completare a Se acordă un termen rezonabil de timp, de 72 ore de la Membrii Preşed. Compart.
documentelor lipsă de către regulă în limita a 72 de ore de la momentul solicitare comisiei de Comisiei achiziţii
participanţii la procedură. solicitării pentru completarea documentelor evaluare de
lipsă. evaluare
2.2 Interdicţii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a Membrii Presed. Compart.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


completări a documentelor permite şi de a solicita completarea unui comisiei de Comisiei achiziţii
lipsă. document care lipseşte dacă:în documentaţia evaluare de
de atribuire a fost menţionat expres faptul că,
în caz de neprezentare a respectivului evaluare
document, nu este permisă completarea
ulterioară, neprezentarea având ca efect
descalificarea ofertantului; ofertantul respectiv,
deşi cunoştea cerinţele, a omis să prezinte mai
mult de 3 dintre documentele solicitate în
cadrul documentaţiei de atribuire; prin
acceptarea completării documentului respectiv
se creează un avantaj evident în raport cu
ceilalţi ofertanţi aducându-se atingere
principiului tratamentului egal.
85
Manual de proceduri
86

2.3 Cazuri în care oferta este Dacă ofertantul nu transmite, în perioada Maxim 72 ore de la Membrii Preşed. Compart.
considerată neconformă stabilită clarificările solicitate sau în cazul în solicitarea comisiei de Comisiei achiziţii
care explicaţiile prezentate de ofertant nu sunt clarificărilor evaluare de
concludente, oferta sa va fi considerată
neconformă. evaluare
Dacă ofertantul modifică, prin răspunsurile pe
care le prezintă, conţinutul propunerii tehnice,
iar aceasta nu mai răspunde în mod
substanţial cerinţelor caietului de sarcini, oferta
sa va fi considerată neconformă,
3 Se resping ofertele Prin ofertă inacceptabilă se înţelege oferta După expirarea Membrii Preşed. Compart.
necorespunzătoare, respectiv care:a fost depusă după data şi ora limită de termenului limită comisiei de Comisiei achiziţii
cele care sunt: inacceptabile depunere a ofertelor;a fost depusă la o altă evaluare de
adresă decât cea stabilită în anunţul de
şi/sau neconforme. participare;nu au fost însoţite de garanţia de evaluare
participare aşa cum a fost solicitată în
documentaţia de atribuire;a fost depusă de un
ofertant care nu îndeplineşte cerinţele minime
de calificare;constituie o alternativă la
prevederile caietului de sarcini, alternativă
care nu poate fi luată în considerare din
următoarele motive:în anunţul de participare
nu este precizată în mod explicit posibilitatea
depunerii unor oferte alternative, respectiva
ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime
prevăzute în caietul de sarcini; conţine în
propunerea financiară un preţ care depăşeşte
valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate
pentru îndeplinirea contractului de achiziţie
publică respectiv;prezintă un preţ neobişnuit
de scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi
furnizat, executat sau prestat, iar justificările
primite nu au fost concludente.
Prin ofertă neconformă se înţelege oferta care:
nu satisface cerinţele caietului de sarcini;
conţine propuneri referitoare clauzele
contractuale care sunt în mod evident
dezavantajoase pentru autoritatea
contractantă; conţine în cadrul propunerii
financiare preţuri care nu sunt rezultatul liberei
concurenţe şi care nu pot fi justificate.
4. Oferte admisibile Prin oferta admisibilă se înţelege oferta După expirarea Membrii Preşed. Compart.
corespunzătoare din punct de vedere al termenului limită comisiei de Comisiei achiziţii
documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare de
se va desemna din ofertele admisibile. evaluare
evaluare
5. Stabilirea ofertei câştigătoare Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili După expirarea Membrii Preşed. Compart.
oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, termenului limită comisiei de Comisiei achiziţii
pe baza aplicării criteriului stabilit pentru evaluare de
atribuirea contractului de achiziţie publică. evaluare
5.1 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
stabilirea ofertei câştigătoare avantajoasă din punct de vedere economic", posibil comisiei de Comisiei achiziţii
atunci evaluarea ofertelor se realizează prin
în cazul în care se aplică acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a evaluare de
criteriul de atribuire „oferta unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării evaluare
cea mai avantajoasă din algoritmului de calcul stabilit în documentaţia
punct de vedere economic” de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în
ordinea descrescătoare a punctajului acordat.
Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă
media aritmetică a punctajelor acordate de
fiecare membru al comisiei de evaluare în

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


parte.

5.2 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
stabilirea ofertei câştigătoarescăzut", atunci evaluarea ofertelor se posibil comisiei de Comisiei achiziţii
realizează prin compararea preţurilor, fără
în cazul în care se aplică TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin evaluare de
criteriul de atribuire „preţul cel
întocmirea, în ordine descrescătoare a evaluare
mai scăzut” preţurilor respective, a clasamentului pe baza
căruia se stabileşte oferta câştigătoare.
5.3 Odată stabilită oferta Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
câştigătoare, aceasta rămâne poate fi modificată şi constituie parte posibil comisiei de Comisiei achiziţii
integrantă a contractului de achiziţie publică de
fermă. care urmează să fie încheiat evaluare
evaluare
87
Manual de proceduri
88

6. Anularea procedurii, dacă Procedura de atribuire a contractului se Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
este cazul. anulează atunci când:au fost depuse numai posibil comisiei de Comisiei achiziţii
oferte inacceptabile, neconforme sau evaluare de
necorespunzătoare ; au fost depuse oferte
care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi evaluare
comparate datorită modului neuniform de
abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare;
abateri grave de la prevederile legislative
afectează procedura de atribuire sau este
imposibilă încheierea contractului.
7 Elaborarea raportului de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de Cât mai curând Membrii Preşed. Compart.
evaluare al procedurii evaluare a ofertelor elaborează raportul de posibil comisiei de Comisiei achiziţii
evaluare a procedurii evaluare de
evaluare
7.1 Cuprinsul Raportului de Raportul procedurii se aproba de către Membrii Preşed. Director Compart.
evaluare a procedurii. ordonatorul terţiar de credite şi trebuie să comisiei de Comisiei achiziţii
cuprindă:denumirea şi sediul autorităţii
contractante; obiectul contractului de achiziţie evaluare de
publică ; denumirea/ numele ofertanţilor evaluare
participanţi la procedură; denumirea/ numele
ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la
baza acestei decizii; dacă este cazul, motivele
concrete pentru care una sau mai multe dintre
oferte au fost respinse ca urmare a
considerării preţurilor prezentate ca fiind
neobişnuit de scăzute (situaţie in care se cer
clarificări de la ofertanţi) ; denumirea/ numele
ofertantului/ ofertanţilor a cărui/căror ofertă a
fost declarată câştigătoare şi motivele care au
stat la baza acestei decizii; în cazul
ofertantului/ofertanţilor câştigători, partea din
contract pe care acesta/aceştia au declarat că
o sub contractează împreuna cu
denumirea/numele sub contractanţilor;
dacă este cazul, justificarea hotărârii de
anulare a procedurii de atribuire.
4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Informarea ofertanţiilor Autoritatea contractantă are obligaţia de a Cât mai curând Resp. Preşed. Director Compart.
despre deciziile referitoare la informa ofertanţii despre deciziile referitoare la posibil achiziţii Comisiei achiziţii
atribuirea contractului de atribuirea contractului de achiziţie publică sau de eval.
achiziţie publică dacă este cazul, anularea procedurii de
atribuire şi eventuala iniţiere ulterioară a unei
noi proceduri.
1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile de Resp. Preşed. Director Compart.
hotărârii comisiei de evaluare lucrătoare de la emiterea deciziilor respective la emiterea deciziei achiziţii Comisiei achiziţii
a ofertelor de eval.
1.2 Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile / 5 Resp. Preşed. Director Compart.
rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se zile de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei de eval.
atunci perioada de aşteptare înaintea semnării
contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigător/câştigători se Maxim 3 zile de Resp. Preşed. Director Compart.
câştigătoare informează cu privire la acceptarea la emiterea deciziei achiziţii Comisiei achiziţii
ofertei/ofertelor prezentate. de eval.
2.1. Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror Maxim 3 zile Resp. Preşed. Director Compart.
respinşi despre rezultatul ofertă nu a fost declarată câştigătoare se de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


hotărârii comisiei şi informează asupra motivelor care au stat la deciziei de eval.
baza deciziei respective, după cum urmează:
motivarea acesteia. fiecărui ofertant respins, motivele concrete
care au stat la baza deciziei de respingere a
ofertei sale; pentru fiecare oferta respinsă,
motivele concrete care au stat la baza deciziei
de respingere; fiecărui ofertant care a
prezentat o ofertă acceptabilă, conformă si
corespunzătoare, dar care nu a fost declarată
câştigătoare, caracteristicile şi avantajele
relative ale ofertei/ofertelor câştigătoare în
raport cu oferta sa, numele ofertantului căruia
urmează să i se atribuie contractul de
achiziţie publică.
89
Manual de proceduri
90

3 Invitaţia ofertanţilor declaraţi Comunicarea către ofertantul/ofertanţii Maxim 3 zile Resp. Preşed. Director Compart.
câştigători pentru semnarea declaraţi câştigători trebuie să conţină şi de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
contractului. invitaţia pentru semnarea contractului. deciziei de eval.
4.10. Perioada de aşteptare:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhivează
crt.
1 Necesitatea respectării Contractul de achiziţie publică se semnează Compart. D.E.A. Director Compart.
perioadei de aşteptare după o perioadă de aşteptare. Perioada de achiziţii Jurist achiziţii
aşteptare poate fi utilizată de persoanele care Contabil
se simt lezate de un act al autorităţii sef
contractante în legătură cu procedura de
achiziţie publică, pentru a-l contesta.
1.1 Termenul de aşteptare până Perioada de aşteptare până la semnarea 5 zile
la semnarea contractului contractului este de 5 zile de la notificarea
rezultatului
2. Primirea contestaţiilor, dacă Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările În termenul fixat Secretariat DEA Compart.
este cazul, cu număr de primite, se înregistrează la secretariatul achiziţii
înregistrare şi rezoluţia autorităţii contractante şi fac parte din dosarul
motivată a autorităţii achiziţiei.
contractante la contestaţia
depusă.
2.1 Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia
concretă dedusă judecăţii şi poate fi, după
caz:anularea actului; obligarea autorităţii
contractante de a emite un act;
obligarea autorităţii contractante de a lua orice
alte măsuri necesare pentru remedierea
actelor ce afectează procedura de atribuire.
2.1.1 Competenţa în soluţionarea Competenţa de soluţionare contestaţii este În termenul fixat Consiliul Compart.
contestaţiilor dată de opţiunea părţii vătămate: sau Instanţa Achiziţii
fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată. de judecată.
Participanţii la procedura de atribuire trebuie
sa fie instiintati de autoritatea contractanta
2.1.2 Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaţiei instiinteze despre aceasta si pe ceilalti achiziţii Jurist Achiziţii
participanti la procedura de atribuire.
2.1.3 Termenele de depunere a Contestaţia poate fi depusă în toate fazele 5 zile Contestatar D.E.A. Compart.
contestaţiilor şi momentul procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act Jurist Achiziţii
depunerii acestora al autorităţii contractante in 5 zile.
2.1.4 Soluţionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
comunica, in scris partilor in 5 zile; Achiziţii
Decizia motivată se publică pe pagina de
Internet a Consiliului, în cadrul buletinului
oficial, fără referire la datele de identificare a
deciziei şi ale părţilor, precum şi la datele
personale, în termen de 10 de zile de la data la
care aceasta rămâne definitivă şi irevocabilă.”
4.11. Semnarea contractului:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data semnare Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie finalizează prin semnarea contractului de contractului achiziţii Jurist achiziţii
publică. achiziţie publică . Contabil
sef
2. Incheierea contractului de Contractul de achiziţie publică se încheie în 5 zile (fct. de Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţie publică. formă scrisă, in trei exemplare in urma valoare contract) de achiziţii Jurist Achiziţii
procedurii de atribuire. la comunicarea Juridic Contabil Serv.
Un contract se semnează de ambii directori: hotararii de sef Financiar
directorul autorităţii contractante si ofertantul atribuire –contabil

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă
semnăturile directorilor, sunt avizate de
directorul economic, contabilul şef şi consilierul
juridic, iar un exemplar se anexează la dosar şi
altul rămâne la contabilul şef
3 Cuprinsul contractului de Contractul de achiziţie publică va cuprinde cel Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţie publică. puţin următoarele: achiziţii Jurist achiziţii
a)propunerea tehnică şi propunerea financiară; Contabil
b) graficul de îndeplinire a contractului; sef
c) graficul de plăţi;
d) garanţia bancară de bună execuţie, dacă
este cazul.
91
Manual de proceduri
92

4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Termenul maxim de publicare Anunţul de atribuire se publică in cel mult 48 Max. 48 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
a anunţului de atribuire. de zile după ce s-a finalizat procedura de achiziţii achiziţii
licitaţie deschisă.
1.1 Cuprinsul anunţului de Anunţul de atribuire trebuie să conţină Compart. D.E.A. Director Compart.
atribuire informaţiile legal prevăzute, dar de regulă, nu achiziţii achiziţii
mai mult de 650 de cuvinte.
2 Transmiterea anunţului de Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin Compart. D.E.A. Director Compart.
atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaţia Achiziţii Jurist Achiziţii
dedicată, disponibilă la adresa de Internet Cont. Sef
www.e-licitaţie.ro ; M.O al României, Partea a
VI-a, Achiziţii publice se face în cel mult o zi de
la publicarea în SEAP. Se realizează prin
transm. unei solicitări scrise.
Publicarea în MO se realiz. contra cost şi va fi
facultativă, începând cu 01.01.2008, cf.OUG
94-2007;
“Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă
este cazul
Dacă valoarea estimată a contractului de
achiziţie publică ce urmează a fi atribuit
depăseste pragurile pentru care este
obligatorie publicarea anunţul de atribuire în
Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, atunci
acesta trebuie să conţină cel puţin informaţiile
cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă, prin
utilizarea formularelor standard adoptate de
Comisia Europeană.
4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Definitivarea dosarului de Dosarul achizitiei publice cuprinde toate După finalizarea Compart. D.E.A Director Compart.
achiziţie publică. activitatile desfasurate in cadrul unei procedurii achiziţii achiziţii
proceduri de atribuire, respectiv toate
documentele necesare pentru derularea
procedurii.
2. Intocmirea şi păstrarea Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi Cel puţin 5 ani Compart. D.E.A Director Compart.
dosarului de achiziţie publică se păstrează de către autoritatea contractanta achiziţii Cont. sef achiziţii
prin compartimentul intern specializat de
achiziţii publice. Acesta se întocmeşte pentru
fiecare contract de achiziţie publica atribuit. Se
păstrează atâta timp cat contractul de achiziţie
publica produce efecte juridice de la data
finalizării acestuia.

4.14. Derularea contractului:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Constituirea garanţiei de buna Se solicita constituirea de garanţiei de buna Odata cu Compart. D.E.A. Director Compart.
executie, daca este cazul . executie, care poate fi sub mai multe forme: incheierea achiziţii Cont.sef achiziţii
-prin scrisoare de garantie bancara; contractului
-depuneri la casierie;
-prin reţineri succesive din sumele datorate
pentru facturi partiale.
Aceasta se constituie numai dacă autoritatea
contractantă solicită acest lucru prin

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


documentaţia de atribuire. Garanţia de
participare se stabileşte in suma fixă şi într-un
cuantum de maxim 10 % din valoarea
contractului de achiziţie publică, exclusiv TVA.
Perioada de valabilitate a garanţiei de buna
executie va fi cel puţin egală cu durata
contractului.
2 Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa Dupa constituirea Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului constituirea garantiei de buna executie , daca garantiei de buna achiziţii Cont.sef achiziţii
a fost solicitata, fie la termenul convenit de executie, daca a
parti. fost solicitata, fie la
Daca pe parcursul indeplinirii contractului se termenul convenit
constata faptul ca anumite elemente ale de parti
93
Manual de proceduri
94

propunerii tehnice sunt inferioare sau nu


corespund cerintelor prevazute in caietul de
sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea
raspunderii contractuale
3 Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada de Compart. D.E.A. Director Compart.
asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate a achiziţii Cont.sef achiziţii
vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul contractului
stabilit prin contact. Compartimentul achizitii,
prin managerul de contract urmareste
respectarea acestui aspect.
4.15. Finalizarea contractului:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Efectuarea receptiei finale Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea
cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la
obiectul contractului (produse, servicii, lucrări)
si pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de buna Se elibereaza de garanţiei de buna executie, Max 14 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
executie, daca este cazul dupa indeplinerea totala a contractului şi plata finaliz.rec.finale achiziţii achiziţii
ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale.
Se elibereaza documentele constatatoare care
contin informatii referitoare la indeplinirea
contractului de catre furnizor/prestator/
executant si la eventualele prejudicii create de
acesta.
3 Comunicarea catre ANRMAP Se trimit documentele constatatoare care Max.3 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
si catre furnizor/prestator/ contin informatii referitoare la indeplinirea data elib.scrisorii de achiziţii achiziţii
executant a confirmarii contractului de catre furnizor/prestator/ buna executie
indeplinirii a contractului executant si la eventualele prejudicii create de
acesta. Un exemplar din aceste documente se
ataseaza dosarului procedurii.
4.16. Analiza procesului:

Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Efectuarea analizei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea După finalizarea Compart. D.E.A. Director Compart.
desfăşurării procedurii si a contractantă analizează modul de îndeplinire a contractului achiziţii Jurist achiziţii
îndeplinirii contractului contractului respectiv, măsura in care au fost Cont.sef
satisfăcute toate necesităţile autorităţi,
punctele tari si punctele slabe ale procedurii si
propunerile de îmbunătăţire pe viitor a
procesului de achizitie publica

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


95
Manual de proceduri

PROCEDURA: A00203013 PROCEDURA OPERAŢIONALĂ PRIVIND ACHIZIŢIONAREA DIRECTĂ


CONFORM ORDONANŢEI DE URGENŢĂ A GUVERNULUI NR. 34
MODIFICATĂ ŞI COMPLETATĂ

1. Scop:
- stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea procesului de achiziţionare directă de
produse, servicii sau lucrări în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare;
- stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a
circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea
utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.

2.Premise:
În conformitate cu prevederile art. 19 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi
completată, autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse, servicii sau lucrări, în
măsura în care valoarea achiziţiei, estimată conform prevederilor secţiunii a 2-a a capitolului 2 din
acelaşi act normativ, nu depăşeşte echivalentul în lei a 10.000 euro pentru fiecare achiziţie de produse,
servicii sau lucrări. Fiecare achiziţie directă se realizează pe bază de document justificativ, autoritatea
contractantă având obligaţia de a obţine şi păstra aceste documente.

3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor directe de produse, servicii sau lucrări conform OUG nr. 34
/2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor
sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin
intermediul compartimentelor de specialitate.

Definiţie:
Achizitionarea directa: autoritatea contractanta are dreptul de a achizitiona direct produse servicii
lucrari, in masura in care valoarea achizitiei estimata conf. preved. sect. a-II-a cap. II din Oug 34/2006
nu depaseste echivalentul in lei a 10.000 euro pt. fiecare achizitie de produse servicii sau lucrari.

4. Descrierea procedurii
Persoana desemnată din Persoana desemnată (responsabilul de sector) identifică nevoile şi
cadrul sectorului beneficiar întocmeşte NOTA INTERNĂ (Anexa 3)
(responsabilul de sector) După caz, persoana desemnată din cadrul sectorului beneficiar va
întocmi şi semna fişa tehnică a produsului, serviciului sau lucrării
necesare. Fişa tehnică va fi avizată de şeful compartimentului beneficiar, si
aprobata de ordonatorul terţiar/secundar de credite.
Fişa tehnică se anexează notei interne.
şi după caz are anexate bazele de calcul justificative.
Nota internă este vizată de şeful compartimentului beneficiar şi aprobată
de ordonatorul terţiar/secundar de credite.
Achizitorul/ responsabilul cu În baza notei interne responsabilul cu achiziţia va întocmi REFERATUL DE
achiziţia NECESITATE (anexa nr. 1).
Referatul de necesitate este vizat de compartimentul financiar – viza
CFPP (controlul financiar preventiv propriu), avizat de directorul adjunct
aconomico-administrativ şi aprobat de ordonatorul terţiar/secundar de
credite. După aprobarea referatului de necesitate, va efectua o
prospectare a pieţei, în scopul adoptării solutiei cea mai eficienta şi
avantajoasa pentru unitate.
Prospectarea se va efectua utilizând urmatoarele metode:
-consultarea catalogului electronic SEAP
-consultarea ofertei Bursei Romane de Marfuri
-consultareacatalogurilor de prezentare ale diversilor agenti economici

96
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

- contactarea potentialilor furnizori


În cazul în care un ofertant va refuza să emită o ofertă scrisă achizitorul
va înscrie preţul ofertei pe proprie răspundere. Numărul minim de oferte
solicitate se stabileşte în funcţie de valoarea achiziţiei şi de situaţia
furnizorilor / prestatorilor / executanţilor disponibili pe piaţa zonală (minim 3
pentru achiziţii în valoare de peste 1000 EURO, fără TVA.) În urma
prospectării pieţei se propune operatorul economic de la care se va face
achiziţia.
Achizitorul/ responsabilul cu După efectuarea prospectării pieţei va întocmi
achiziţia *NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR PENTRU
ACHIZIŢIONAREA DIRECTĂ a produsului, serviciului sau lucrării
La Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziţionarea directă
(anexa nr. 2 ) se vor anexa: nota internă, referatul de necesitate aprobat
, fisa tehnica (daca este cazul), ofertele :
* În Nota privind evaluarea ofertelor pentru achiziţionarea directă a
produsului, serviciului sau lucrării se va propune aprobarea efectuării
achizitiei directe de la operatorul economic a cărei ofertă este mai
avantajoasă d.p.v. al preţului si corespunde cerintelor tehnice ;
*va fi semnată de achizitorul/ responsabilul cu achiziţia, şeful serviciului
logistic, avizata de catre directorului adjunct economico-administrativ şi
aprobată de ordonatorul terţiar/secundar de credite.
Achizitorul/ responsabilul cu După aprobarea Notei privind evaluarea ofertelor pentru achizitionarea
achiziţia directa a produsului, serviciului sau lucrării, după caz:
* se va efectua achiziţia propriu-zisă pe baza facturii (fiscale) ce va fi
înregistrată în cadrul unităţii penitenciare sau
* se va transmite comanda scrisă, însoţită de fişa tehnică (dacă este cazul)
către operatorul economic selecţionat.
Achizitia se poate efectua in functie de natura acesteia si pe baza unui
contract încheiat cu operatorul economic selecţionat. (în special pentru
servicii şi lucrări)
Achizitorul/ responsabilul cu Nota internă, referatul de necesitate, nota privind evaluarea ofertelor
achiziţia/Comp Financiar - pentru achizitionarea directa, anexele , factura în original/ contractul de
Contabil achiziţie publică în fotocopie, înregistrate în ordinea cronologică a
întocmirii lor, vor fi predate compartimentului Finaciar-Contabil.
Fotocopii după nota internă, referatul de necesitate, nota de evaluare şi
după caz a facturii /contractului se vor păstra la Compartimentul Achiziţii.

97
Manual de proceduri

ANEXA 1

Aprobat,
Avizat, Ordonator de credite
Director Adjunct
economico-administriv
Propun spre avizare
Şef birou/serviciu logistic

REFERAT DE NECESITATE
Privind achiziţionarea următoarelor produse/servicii/lucrări……

Temei legal : ● Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea,
funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
● Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de
achiziţie publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune
de servicii, modificată şi completată;
● Hotărârea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoarea la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr.
34/2006, modificată şi completată;

Justificare :
Pentru buna desfăşurare a activităţii în cadrul sectorului.....................…………………………………..vă
rugăm să aprobaţi achiziţionarea directă, conform prevederilor legale, a următoarelor
produse/servicii/lucrări:

Valoare Valoare
achiziţii până la prevăzută in
Valoare
Nr Articol Cod Denumire Cantitate data de: PAAP 2008
U/M estimată
crt. bugetar C.P.V. produs necesară …………….. la la acest
lei fără TVA
acest C.P.V. C.P.V.
(fără TVA) ( fără TVA)
1
2
3

1. Necesitatea :
2. Data la care sunt necesare produsele:
3. Procedură de achiziţii propusă. Temei legal
4. Persoana responsabila de achiziţie:
5. Date sau anexe care sa susţină referatul.

Prenume NUME, Funcţia, Compartimentul, Data, Semnătura,


Responsabil Viza CFPP Financiar – Contabil

Responsabi achiziţii Achiziţii

Responsabil logistică Logistic

98
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

ANEXA 2

Aprobat,
Avizat, Ordonator de credite
Director Adjunct
economico-administriv
Propun spre avizare
Şef birou/serviciu logistic

NOTA PRIVIND EVALUAREA OFERTELOR


PENTRU ACHIZITIONARE DIRECTA

Temei legal:
● Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea,
funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor;
● Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziţie
publică, a contractelor de concesiune de lucrări publice şi a contractelor de concesiune de servicii,
modificată şi completată;
● Hotărârea Guvernului NR. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor
referitoarea la atribuirea contractelor de achiziţie publică din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr.
34/2006, modificată şi completată;
● Alte prevederi legale ce vizează achiziţia
În urma evaluarii preţurilor pieţei şi a primirii ofertelor au reiesit următoarele :

Nr. Cod Denumire Preţ oferit de :


Pretul cel
Crt CPV produs Caracteristici U.M. Cant. (lei fără TVA) Val
mai
tehnice Totală.*
avantajos
Oferta Oferta (+TVA)
LEI/
LEI
Nr.1 Nr.n BUC
1
2
3
*) Totalurile se vor efectua pe fiecare cod CPV în parte

Din analiza preţurilor de mai sus a reieşit ca pretul cel mai avantajos este oferit de firma
/firmele…………………………………………..., pentru …………...……………. , drept pentru care propun
achizitia directa de la aceasta/acestea.

Prenume/NUME Funcţia Direcţia/Serviciul Semnătura

Şef compartiment Sector beneficiar


Întocmit Ofiţer specialist/agent Compartimentul Achiziţii

99
Manual de proceduri

ANEXA 3

Nr.…………/…………….

Domnului subcomisar Bogdan COSTAŞ,


Director D.E.A.

NOTĂ INTERNĂ

Ref.: achiziţia de produse/servicii/lucrări

Temei legal:
- Hotărârea de Guvern nr. 1849/2004 modificată şi completată, privind organizarea,
funcţionarea şi atribuţiile Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor

Justificare:
(privind achiziţionarea de produse/servicii/lucrări)
…………………………………………………………………………………………………….
• Denumire produse/ servicii/ lucrări
• Unitate de măsură / U.M.
• Cantitate
• Valoare estimată (cu TVA inclus)
• Termen de furnizare/ prestare/execuţie a produselor/serviciilor/lucrărilor solicitate
• Anexe:
- caiet de sarcini /fişa tehnică (după caz) a produsului/serviciului/lucrării - avizat(ă) de şeful /
directorul compartimentului beneficiar şi aprobată de ordonatorul secundar de credite.

Prenume NUME, Funcţia, Direcţia/Serviciul Data, Semnătura,

Director

Şef Serviciu

Întocmit

100
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: A00203014 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – LICITAŢIE DESCHISĂ

1. Scop:
-stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de
produse, servicii sau lucrări prin procedura „Licitaţie deschisă” în Administraţia Naţională a
Penitenciarelor şi unităţile penitenciare;
- stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a
circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui proces, avându-se în vedere asigurarea
utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.

2.Premise:
Licitaţia deschisă reprezintă procedura de atribuire a contractului de achiziţie publică la care orice
operator economic interesat are dreptul de a depune ofertă, în conformitate cu art. 73din Ordonanţa de
Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, procedura de licitaţie deschisă se
desfăşoară, de regulă, într-o singură etapă, autoritatea contractantă are dreptul de a decide organizarea
unei etape suplimentare de licitaţie electronică, caz în care are obligaţia de a anunţa această decizie în
anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea procedurii de „licitaţie deschisă”
conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a
Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre
de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate.

Definiţie:
Licitatie deschisa: procedura de atribuire a contractului de achizitie publica la care orice oper. Econ.
Interesat are dreptul de a depune oferta

101
Manual de proceduri
102

4. Descrierea procedurii
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1.1. Estimarea valorii contractului Se identifică toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziţie publică. obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor demarării logistic Cont. sef achizitii
necesare: se însumează toate costurile platibile procedurii
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorarile preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor]] ce se
intenţionează a se acorda.
1.2. Alegerea procedurii care Se specifică data estimativă de începere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmează să fie aplicată şi finalizare a procedurii. întocmiri achizitii achizitii
întocmirea calendarului planului
procedurii
1.3. Verificarea existenţei surselor Se verifică de catre compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de finanţare din Fila de buget contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi demarării achizitii Cont. Sef achizitii
efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii procedurii Compart.
financiar
2. Elaborarea Notei de estimare Se anexează baze de calcul justificative, prin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
a valorii contractului de care se evidenţiază valoarea contractului demarării Achizitii achizitii
achiziţie publică. exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în procedurii
pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
3. Elaborarea anunţului de Anunţul de intenţie se transmite spre publicare Cât mai curând Compart. D.E.A. Director Compart.
intenţie şi transmiterea obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea după Achizitii achizitii
acestuia în SEAP şi MO - de reducere a termenelor şi dacă : începerea
dacă este cazul. valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte anului bugetar
pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare
Anunţul de intenţie se publică:
- în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în
SEAP
- în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a,
Achiziţii publice, opţional de la 01.01.2008;
- numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de
publicare, să fi fost transmis un anună simplificat
de informare prealabilă către Comisia Europeană
4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, La data Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici demarării specialitate Cont.sef achizitii
tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise procedurii Şef
produsele, serviciile sau lucrările în funcţie de compart.
specificul şi necesarul fiecărui compartiment de specialitate
activitate. Este interzis a se defini in caietul de
sarcini specificaţii tehnice care indică o anumită
origine, sursă, producţie, un procedeu special, o
marcă de fabrică sau de comerţ, un brevet de
invenţie, o licenţa de fabricaţie, care au ca efect
favorizarea sau eliminarea anumitor operatori
economici sau anumitor produse
Sarcina elaborării caietului de sarcini revine
persoanei desemnate (responsabilul de sector),
în colaborare cu specialiştii din fiecare sector de
activitate. Acesta se aprobă de către directorul
instituţiei.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


2 Elaborarea clauzelor Se ataşează un model de contract, redactat în alb La data Compart. D.E.A. Director Compart.
contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziţie întocmiri achizitii Cont.sef achizitii
publică se redactează de către juristul instituţiei, planului Serv.fin. Jurist
se avizează de către directorul general al Jurist (dupa
instituţiei, directorul economic şi contabilul şef. caz)
3 Stabilirea criteriilor de La data Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecţie demarării achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaţia procedurii Compart.
economică şi financiară sau specialitate
la capacitatea tehnică şi/sau
profesională.
103
Manual de proceduri
104

4 Completarea fişei de date a Completarea Fişei de date a achiziţiei se face Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţiei; conform prevederilor legale în vigoare şi a demarării Achizitii achizitii
modelului prezentat în Ghidul pentru atribuirea proced.
contractelor de achiziţie publică
5 Stabilirea formularelor şi Documentaţia de atribuire trebuie să conţină Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
modelelor care se vor ataşa următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, demarării Achizitii achizitii
documentaţiei de atribuire. Formularul de ofertă, Formularul de contract, proced.
Formularul de scrisoare de garanţie, daca se
solicită.
6 Constituirea garanţiei de Se recomandă solicitarea garanţiei de participare Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
participare, daca este cazul . in procedurile de atribuire a contractelor care sunt deschiderii Achizitii achizitii
relativ complexe sau ori de cate ori aveţi semnale ofertelor
că respectiva piaţă de produse, servicii sau
lucrări nu este încă stabilă. Aceasta se constituie
numai dacă autoritatea contractantă solicită acest
lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de
participare se stabileşte in suma fixă şi într-un
cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a
contractului de achiziţie publică. Perioada de
valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel
puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.
7 Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. demarării Achizitii achizitii
Este necesar pentru: planif. procesului de proced.
achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi
întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de
achiziţie.
La elaborarea calendarului se va ţine seama de:
termenele prevăzute în ordonanţa pentru
publicare anunţuri; termenele prevăzute în
ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata
previzionată pentru examinarea şi evaluarea
ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte
termene ce pot influenţa procedura
4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Redactarea şi aprobarea Anunţul de participare cuprinde cel puţin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
anunţului de participare. următoarele informaţii: demararii Achizitii achizitii
a) data limită stabilită pentru primirea ofertelor; proced.
b) adresa la care se transmit ofertele;
c) limba sau limbile în care trebuie elaborată
oferta;
d) dacă se solicită îndeplinirea unor criterii
minime de calificare, menţionarea acestora;
e) o scurtă descriere a obiectului contractului de
achiziţie publică ce urmează să fie atribuit;
f) modul de obţinere a documentaţiei de atribuire.
3) În cazul în care documentaţia de atribuire este
accesibilă direct prin mijloace electronice,
autoritatea contractantă are obligaţia de a include
în invitaţia de participare informaţii privind modul
de accesare a documentaţiei respective.
2 Transmiterea anunţului de Se realizează numai prin mijloace electronice, 52 zile inainte Compart. D.E.A. Director Compart.
participare către operatorul folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de data dep. Achizitii achizitii
SEAP. de Internet www.e-licitaţie.ro ofertei care se
pot reduce

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


conf.cadr. legal
3 Transmiterea anunţului la Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi Compart. D.E.A. Director Compart.
Unitatea pentru Coordonarea transmiterea la MO. de la publicare Achizitii achizitii
şi Verificarea Achiziţiilor Începând cu data de 1 ianuarie 2008, publicarea în SEAP
Publice din cadrul Ministe-
rului Finanţelor Publice însoţit anunţurilor prevăzute de prezenta ordonanţă în
de fişa de prezentare Monitorul Oficial al României este
conform formularului stan- facultativă.“cf.OUG 94/2007
dard, in cazul in care valoa-
rea estimata este > 75.000
euro pentru contractele de
furnizare şi servicii sau >
500.000 euro pentru
contractele de lucrări
105
Manual de proceduri
106

4.4. Numirea comisiei de evaluare:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaborează Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Emiterea deciziei de numire a Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
Comisiei de evaluare membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii demarării achizitii Achizitii
comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, proced.
din cadrul compartimentului intern de achiziţii
1.1. Modul de lucru al comisiei de Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor Pana la data Presed.com. D.E.A. Director Compart.
evaluare. stabileşte modul de lucru, de comun acord cu deschiderii de evaluare Achizitii
membrii acesteia ofert.
2 Întocmirea Notei justificative Autoritatea contractantă poate solicita opinia Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
privind cooptarea de experţi experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deschiderii achizitii Achizitii
externi, dacă este cazul. deţine personal calificat pentru verificarea ofert.
respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul
de sarcini.

4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Autoritatea contractantă are Punerea la dispoziţie a documentaţiei de atribuire Max. 4 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
obligaţia de a pune la trebuie făcută într-o perioadă care nu trebuie să la data achiziţii achiziţii
dispoziţia operatorului depăşească 4 zile de la primirea solicitării. Dacă, solicitării, dar
economic documentaţia de documentaţia de atribuire este pusă la dispoziţie max. 2 zile
atribuire cât mai repede pe suport hârtie şi/sau pe suport magnetic, atunci pana la data
posibil. autoritatea contractantă are dreptul de a stabili un limita de dep. a
preţ, cu condiţia ca acesta să nu depăşească of.
costul multiplicării documentaţiei, la care se poate
adăuga, dacă este cazul, costul transmiterii prin
poştă.
2 Punerea la dispoziţie a Orice operator economic are dreptul de a solicita Compart. D.E.A. Director Compart.
documentaţiei de atribuire, la si a obţine documentaţia de atribuire. achiziţii achiziţii
cererea operatorului
economic.
4.6. Perioada de aşteptare
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt
1 Înreg. adreselor privind div. Înregistrarea acestora se face la secretariatul În mom. Secretariat Compart. DEA Compart.
instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei. primirii
solicitările de clarificări, de la Achizitii Achizitii
oper. ec.; solicitării
2 Transmiterea Autoritatea contractantă are obligaţia de a În cel mult 3
adreselor Compart. D.E.A. Director Compart.
privind răspunsurile răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. zile lucr. de la
la achiziţii achiziţii
Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 primirea unei
solicitările de clarificări, către
toţi operatorii economici care zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, solicitări de
au obţinut documentaţia de către toţi operatorii economici care au obţinut clarificări, nu
atribuire documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia mai tarziu de 6
este disponibilă în SEAP, clarificările sau zile inainte de
modificările acesteia se fac cunoscute prin data limita
crearea unui nou fişier electronic la care se va stabilita pentru
asigura accesul direct şi nerestricţionat depunerea
-Se răspunde şi la solicitările de clarificări ofertelor.
care nu au fost transmise în timp util, numai
dacă perioada necesară pentru elaborarea şi
transmiterea răspunsului face posibilă primirea

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


acestuia de către operatorii economici înainte de
data limită de depunere a ofertelor.
3 Orice comunicare, solicitare, Orice document scris trebuie înregistrat în în mom. Secretariat Compart. Director Compart.
informare, notificare şi altele momentul transmiterii şi în momentul primirii. transmiterii şi Achizitii achiziţii
asemenea trebuie să se Documentele scrise pot fi transmise prin oricare în mom.
din următoarele modalitati : prin poştă, prin fax,
transmită în scris. prin mijloace electronice, prin orice combinaţie a primirii.
celor precizate.
4 Primirea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi sosirii Responsabil Achizitii achiziţii
data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. de sector
datei şi a orei când a fost depusă oferta.
107
Manual de proceduri
108

4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere

Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Completarea de către fiecare Se completează declaraţia de confidenţialitate şi Înainte de Membrii Reprez. Presed. Compart.
membru al comisiei de imparţialitate deschiderea comisiei de din partea Comisiei achiziţii
evaluare şi de către experţii ofertelor. evaluare Min.Finan- de
externi cooptaţi, a declaraţiilor telor (daca evaluare
privind confidenţialitatea şi e prezent)
conflictul de interese, înainte
de deschiderea ofertelor.
1.1 În cazul apariţiei conflictului Directorul unitatii, care a numit comisia de În mom. D.E.A. Reprez. Director Compart.
de interese, se ia decizia evaluare a ofertelor, va dispune modificarea apariţiei din partea achiziţii
modificării comisiei de componenţei comisiei. conflictului de Min.Finan-
evaluare şi se modifică interese telor (daca
decizia de numire a comisiei e prezent)
de evaluare
2 Ofertele se deschid la data, Ofertele se deschid de către comisia de evaluare Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
ora şi locul indicate în anunţul deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
de participare şi în ofertelor evaluare Min.Finan- de
documentaţia de atribuire. telor (daca evaluare
e prezent)
2.1 Orice ofertant are dreptul de a Prezenţa acestuia se consemnează in procesul Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
fi prezent la şedinţa de verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
deschidere a ofertelor. ofertelor evaluare Min.Finan- de
telor (daca evaluare
e prezent)
2.2 În cadrul şedinţei de Se verifică dacă acestea sunt conform Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
deschidere a ofertelor, specificaţilor prevăzute în documentaţia de deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
comisia de evaluare verifică atribuire ofertelor evaluare Min.Finant de
modul de respectare a elor (daca evaluare
regulilor formale de depunere e prezent)
şi prezentare a ofertelor şi a
documentelor care le
însoţesc.
3. Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele Şedinţa de Presedintele Reprez. Compart.
către preşedintele comisiei de informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; deschidere a Comisiei de din partea achiziţii
evaluare modificările şi retragerile de oferte; existenţa ofertelor evaluare Min.Finan-
garanţiilor de participare; elementele principale telor (daca
ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul e prezent)
de referinţă care va sta la baza comparării
preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o
altă monedă; propuneri de oferte alternative
(dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe
care comisia de evaluare le consideră necesare.
3.1 Nici o ofertă nu poate fi Excepţia de la această regulă o fac ofertele Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
respinsă în cadrul şedinţei de întârziate şi a celor care nu fac dovada constituirii deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
deschidere garanţiei pentru participare ofertelor evaluare Min.Finan- de
telor (daca evaluare
e prezent)
4 Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
întocmi un proces - verbal de să includă informaţiile anunţate de către deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
deschidere preşedintele comisiei. ofertelor evaluare Min.Finan- de
telor (daca evaluare
e prezent)
4.1 Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt ofertelor evaluare Min.Finant de
prezenţi la deschiderea ofertelor elor (daca evaluare
e prezent)

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


4.2 Autoritatea contractantă are Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat după Membrii Presed. Compart.
obligaţia de a transmite trimite fiecărui participant la procedură, fie că a încheierea comisiei de Comisiei achiziţii
procesul verbal de fost prezent la deschidere sau nu, în copie xerox, şedinţei de evaluare de
deschidere şi celorlalţi atât prin poştă cât şi prin fax. deschidere a evaluare
ofertanţi participanţi la ofertelor
procedură, dar ai căror
reprezentanţi nu au fost
prezenţi la deschidere.
5 Orice decizie a comisiei de Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de Imediat după Membrii Presed. Compart.
evaluare trebuie să acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi încheierea comisiei de Comisiei achiziţii
întrunească votul a cel puţin prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în şedinţei de evaluare de
acest sens o Notă individuală care se ataşează la deschidere a evaluare
2/3 dintre membrii săi. Raportul procedurii de atribuire. ofertelor
109
Manual de proceduri
110

4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor


Nr.
crt. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
1 Examinare şi evaluarea Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
ofertelor activităţile de examinare şi evaluare numai la posibil comisiei de Comisiei achiziţii
sediul autorităţii contractante evaluare de
evaluare
1.1. Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
condiţiilor de : eligibilitate, calificare, posibil comisiei de Comisiei achiziţii
corespondenţa tehnică şi financiară dintre evaluare de
documentaţia de atribuire şi ofertele depuse evaluare
2.1. Termenul de completare a Se acordă un termen rezonabil de timp, de regulă 72 ore de la Membrii Presed. Compart.
documentelor lipsă de către în limita a 72 de ore de la momentul solicitării solicitare comisiei de Comisiei achiziţii
participanţii la procedură. pentru completarea documentelor lipsă. evaluare de
evaluare
2.2. Interdicţii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite Membrii Presed. Compart.
completări a documentelor şi de a solicita completarea unui document care comisiei de Comisiei achiziţii
lipsă. lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost evaluare de
menţionat expres faptul că, în caz de evaluare
neprezentare a respectivului document, nu este
permisă completarea ulterioară, neprezentarea
având ca efect descalificarea ofertantului;
ofertantul respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a
omis să prezinte mai mult de 3 dintre
documentele solicitate în cadrul documentaţiei de
atribuire; prin acceptarea completării
documentului respectiv se creează un avantaj
evident în raport cu ceilalţi ofertanţi aducându-se
atingere principiului tratamentului egal.
2.3. Cazuri în care oferta este Dacă ofertantul nu transmite, în perioada stabilită Maxim 72 ore Membrii Presed. Compart.
considertată neconformă clarificările solicitate sau în cazul în care de la comisiei de Comisiei achiziţii
explicaţiile prezentate de ofertant nu sunt
concludente, oferta sa va fi considerată solicitarea evaluare de
neconformă. Dacă ofertantul modifică, prin clarificarilor evaluare
răspunsurile pe care le prezintă, conţinutul
propunerii tehnice, iar aceasta nu mai răspunde
în mod substanţial cerinţelor caietului de sarcini,
oferta sa va fi considerată neconformă,
3 Se resping ofertele Prin ofertă inacceptabilă se înţelege oferta care:a După Membrii Presed. Compart.
necorespunzătoare, fost depusă după data şi ora limită de depunere a expirarea comisiei de Comisiei achiziţii
respectiv cele care sunt:: ofertelor;a fost depusă la o altă adresă decât cea termenului evaluare de
stabilită în anunţul de participare;nu au fost
inacceptabile si/sau însoţite de garanţia de participare aşa cum a fost limita evaluare
neconforme. solicitată în documentaţia de atribuire;a fost
depusă de un ofertant care nu îndeplineşte
cerinţele minime de calificare;constituie o
alternativă la prevederile caietului de sarcini,
alternativă care nu poate fi luată în considerare
din următoarele motive:în anunţul de participare
nu este precizată în mod explicit posibilitatea
depunerii unor oferte alternative, respectiva
ofertă alternativă nu respectă cerinţele minime
prevăzute în caietul de sarcini; conţine în
propunerea financiară un preţ care depăşeşte
valoarea fondurilor care pot fi disponibilizate
pentru îndeplinirea contractului de achiziţie
publică respectiv;prezintă un preţ neobişnuit de
scăzut în raport cu ceea ce urmează a fi furnizat,
executat sau prestat, iar justificările primite nu au
fost concludente.
Prin ofertă neconformă se înţelege oferta care:

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


nu satisface cerinţele caietului de sarcini; conţine
propuneri referitoare clauzele contractuale care
sunt în mod evident dezavantajoase pentru
autoritatea contractantă; conţine în cadrul
propunerii financiare preţuri care nu sunt
rezultatul liberei concurenţe şi care nu pot fi
justificate.
4. Oferte admisibile Prin oferta admisibilă se înţelege oferta După Membrii Presed. Compart.
corespunzătoare din punct de vedere al expirarea comisiei de Comisiei achiziţii
documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare se termenului evaluare de
va desemna din ofertele admisibile. limita evaluare
111
Manual de proceduri
112

5. Stabilirea ofertei Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili După Membrii Presed. Compart.
câştigătoare oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe expirarea comisiei de Comisiei achiziţii
baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea termenului evaluare de
contractului de achiziţie publică. limita evaluare
5.1. Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea ofertei câştigătoare avantajoasă din punct de vedere economic", posibil comisiei de Comisiei achiziţii
în cazul în care se aplică atunci evaluarea ofertelor se realizează prin evaluare de
acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a unui
criteriul de atribuire „oferta punctaj rezultat ca urmare a aplicării algoritmului evaluare
cea mai avantajoasă din de calcul stabilit în documentaţia de atribuire.
punct de vedere economic” Clasamentul se întocmeşte în ordinea
descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul
obţinut de fiecare ofertă reprezintă media
aritmetică a punctajelor acordate de fiecare
membru al comisiei de evaluare în parte.
5.2. Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea ofertei câştigătoare atunci evaluarea ofertelor se realizează prin posibil comisiei de Comisiei achiziţii
compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte
în cazul în care se aplică în parte şi prin întocmirea, în ordine evaluare de
criteriul de atribuire „preţul descrescătoare a preţurilor respective, a evaluare
cel mai scăzut” clasamentului pe baza căruia se stabileşte oferta
câştigătoare.
5.3 Odată stabilită oferta Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu poate Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
câştigătoare, aceasta fi modificată şi constituie parte integrantă a posibil comisiei de Comisiei achiziţii
contractului de achiziţie publică care urmează să
rămâne fermă. fie încheiat evaluare de
evaluare
6. Anularea procedurii, dacă Procedura de atribuire a contractului se anulează Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
este cazul. atunci când:au fost depuse numai oferte posibil comisiei de Comisiei achiziţii
inacceptabile, neconforme sau
necorespunzătoare ; au fost depuse oferte care, evaluare de
deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi evaluare
comparate datorită modului neuniform de
abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare;
abateri grave de la prevederile legislative
afectează procedura de atribuire sau este
imposibilă încheierea contractului.
7 Elaborarea raportului de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
evaluare al procedurii evaluare a ofertelor elaborează raportul de posibil comisiei de Comisiei achiziţii
evaluare a procedurii evaluare de
evaluare
7.1. Cuprinsul Raportului de Raportul procedurii se aproba de către Membrii Presed. Director Compart.
evaluare a procedurii. ordonatorul terţiar de credite şi trebuie să comisiei de Comisiei de achiziţii
cuprindă:denumirea şi sediul autorităţii evaluare evaluare
contractante; obiectul contractului de achiziţie
publică ; denumirea/ numele ofertanţilor
participanţi la procedură; denumirea/ numele
ofertanţilor respinşi şi motivele care au stat la
baza acestei decizii; dacă este cazul, motivele
concrete pentru care una sau mai multe dintre
oferte au fost respinse ca urmare a considerării
preţurilor prezentate ca fiind neobişnuit de
scăzute (situaţie in care se cer clarificări de la
ofertanţi) ; denumirea/ numele ofertantului/
ofertanţilor a cărui/căror ofertă a fost declarată
câştigătoare şi motivele care au stat la baza
acestei decizii; în cazul ofertantului/ofertanţilor
câştigători, partea din contract pe care
acesta/aceştia au declarat că o subcontractează
împreuna cu denumirea/numele

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


subcontractanţilor;
dacă este cazul, justificarea hotârârii de anulare a
procedurii de atribuire.
4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Informarea ofertanţiilor Cat mai Resp. Presed. Director Compart.
despre deciziile referitoare la curand posibil achiziţii Comisiei achiziţii
atribuirea contractului de de eval.
achiziţie publică
1.1. Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
hotărârii comisiei de evaluare lucrătoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
a ofertelor deciziei de eval.
113
Manual de proceduri
114

1.2. Modalitatea de comunicare a Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei de eval.
atunci perioada de aşteptare inaintea semnării
contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
ofertei/ofertelor prezentate. deciziei de eval.
2.1. Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 Resp. Presed. Director Compart.
respinşi despre rezultatul nu a fost declarată câştigătoare se informează zile de la achiziţii Comisiei achiziţii
hotărârii comisiei şi asupra motivelor care au stat la baza deciziei emiterea de eval.
motivarea acesteia. respective, după cum urmează: fiecărui ofertant deciziei
respins, motivele concrete care au stat la baza
deciziei de respingere a ofertei sale; pentru
fiecare oferta respinsă, motivele concrete care
au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui
ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă,
conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost
declarată castigătoare, caracteristicile şi
avantajele relative ale ofertei/ofertelor
câstigătoare în raport cu oferta sa, numele
ofertantului căruia urmează să i se atribuie
contractul de achiziţie publică.
3 Invitaţia ofertanţilor declaraţi Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi Maxim 3 Resp. Presed. Director Compart.
câştigători pentru semnarea caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru zile de la achiziţii Comisiei achiziţii
contractului. semnarea contractului. emiterea de eval.
deciziei
4.10. Perioada de aşteptare:

Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Necesitatea respectării Contractul de achiziţie publică se semnează după Compart. D.E.A. Director Compart.
perioadei de aşteptare o perioadă de aşteptare. Perioada de aşteptare achiziţii Jurist achiziţii
poate fi utilizată de persoanele care se simt Contabil
lezate de un act al autorităţii contractante în
legatură cu procedura de achiziţie publică, pentru sef
a-l contesta.
1.1. Termenul de aşteptare până Perioada de asteptare până la semnarea 10 zile sau
la semnarea contractului contractului este de 10 zile de la notificarea 5 zile cu
rezultatului, în cazul în care valoarea estimată a majorările de
contractului de achiziţie publică/acordului-cadru,
este mai mare decât pragurile valorice prevăzute punctul 4.9.1.2
la art. 55 alin. (2);
b) 5 zile de la data transmiterii comunicării privind
rezultatul aplicării procedurii, conform
prevederilor art. 206-207, în cazul în care
valoarea estimată a contractului de achiziţie
publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală
cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin.
(2);A se vedea şi punctual 4.9.1.2

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


2. Primirea contestaţiilor, dacă Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările In termenul Secretariat DEA Compart.
este cazul, cu număr de primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii fixat achiziţii
înregistrare şi rezoluţia contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
motivată a autorităţii
contractante la contestaţia
depusă.
2.1. Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă
dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea
actului; obligarea autorităţii contractante de a
emite un act;
obligarea autorităţii contractante de a lua orice
alte măsuri necesare pentru remedierea actelor
ce afectează procedura de atribuire.
115
Manual de proceduri
116

2.1.1 Competenţa în soluţionarea Competenţa de soluţionare contestaţii este dată In termenul Consiliul sau Compart.
contestaţiilor de opţiunea părţii vătămate: fie, Consiliului; fie, fixat Instanţa de Achiziţii
instanţei de judecată.Participanţii la procedura de judecată.
atribuire trebuie sa fie instiintati de autoritatea
contractanta,
2.1.2 Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaţiei şi instiinteze despre aceasta si pe ceilalti achiziţii Jurist Achiziţii
transmiterea către Consiliu a participanti la procedura de atribuire. De
punctului de vedere asemenea, în termen de 5 zile de la primirea
copiei contestaţiei, autoritatea contractantă are
obligaţia transmiterii la Consiliu a punctului său
de vedere asupra acesteia, însoţit de orice
documente considerate edificatoare, precum şi,
sub sancţiunea amenzii prevăzute la art. 275 alin.
(3), o copie a dosarului achiziţiei publice. Lipsa
punctului de vedere al autorităţii contractante nu
împiedică soluţionarea contestaţiei, în măsura în
care s-a făcut dovada comunicării acesteia.
2.1.3 Termenele de depunere a Contestaţia poate fi depusă în toate fazele 10 zile sau Contestatar D.E.A. Compart.
contestaţiilor şi momentul procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al 5 zile Jurist Achiziţii
depunerii acestora autorităţii contractante in 10 zile de la luarea la
cunostinta de contestator a unui act al autoritatii
contractante, în cazul în care valoarea estimată
a contractului de achiziţie publică/acordului-
cadru, este mai mare decât pragurile valorice
prevăzute la art. 55 alin. (2);
si 5 zile de la data transmiterii comunicării privind
rezultatul aplicării procedurii, conform
prevederilor art. 206 - 207, în cazul în care
valoarea estimată a contractului de achiziţie
publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală
cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2);
Prin excepţie, contestaţia care se referă la
prevederile documentaţiei de atribuire poate fi
depusă numai până la data stabilită pentru
depunerea ofertelor
2.1.4 Solutionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
comunica , in scris partilor in 5 zile; Achiziţii
Decizia motivată se publică pe pagina de
Internet a Consiliului, în cadrul buletinului oficial,
fără referire la datele de identificare a deciziei şi
ale părţilor, precum şi la datele personale, în
termen de 10 de zile de la data la care aceasta
rămâne definitivă şi irevocabilă.”

4.11. Semnarea contractului:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data Resp achiziţii D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie finalizează prin semnarea contractului de achiziţie semnarii Jurist achiziţii
publică. publică . contractului Contabil
sef
2. Incheierea contractului de Contractul de achiziţie publică se încheie în formă 10 zile sau Resp. D.E.A. Director Compart.
achiziţie publică. scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de 5 zile (fct. achiziţii Jurist Achiziţii
atribuire. de valoare Juridic Contabil Serv.finan
Un contract se semnează de ambii directori: contract) de la sef -ciar –
directorul autorităţii contractante si ofertantul comunicarea contabil

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă hotararii de
semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul atribuire, cu
economic, contabilul şef şi consilierul juridic, majorările de 5
responsabilul cu derularea contractului iar un zile, după caz
exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la (punctul
contabilul şef 4.9.1.2.)
3 Cuprinsul contractului de Contractul de achiziţie publică va cuprinde cel Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţie publică. puţin următoarele: achiziţii Jurist achiziţii
a) propunerea tehnică şi propunerea financiară; Contabil
b) graficul de îndeplinire a contractului; sef
c) graficul de plăţi;
d) garanţia bancară de bună execuţie, dacă este
cazul.
117
Manual de proceduri
118

4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:

Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Termenul maxim de Anunţul de atribuire se publică in cel mult 48 de Max. 48 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
publicare a anunţului de zile după ce s-a finalizat procedura de licitaţie achiziţii achiziţii
atribuire. deschisă.
1.1 Cuprinsul anunţului de Anunţul de atribuire trebuie să conţină informaţiile Compart. D.E.A. Director Compart.
atribuire legal prevăzute, dar de regulă, nu mai mult de achiziţii achiziţii
650 de cuvinte.
2 Transmiterea anunţului de Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin Compart. D.E.A., Director Compart.
atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, Achiziţii Jurist, Achiziţii
disponibilă la adresa de Internet www.e- Cont. Şef
licitaţie.ro; M.O al României, Partea a VI-a,
Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la
publicarea în SEAP. Se realizează prin transm.
unei solicitări scrise. Publicarea în MO se
realiz. contra cost şi va fi facultativă,
începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007;
“Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este
cazul
Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie
publică ce urmează a fi atribuit depăseste
pragurile pentru care este obligatorie publicarea
anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii
Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel
puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din
ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard
adoptate de Comisia Europeană.
4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Definitivarea dosarului de Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţie publică. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri Procedurii Achiziţii Achiziţii
de atribuire, respectiv toate documentele
necesare pentru derularea procedurii.
2. Intocmirea şi păstrarea Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se Cel puţin 5 ani Compart. D.E.A. Director Compart.
dosarului de achiziţie păstrează de către autoritatea contractanta prin Achiziţii Cont. Şef Achiziţii
publică compartimentul intern specializat de achiziţii
publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare
contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează
atâta timp cat contractul de achiziţie publica
produce efecte juridice de la data finalizării
acestuia.

4.14. Derularea contractului:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Constituirea garanţiei de Se solicita constituirea de garanţiei de buna Odata cu Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme: incheierea achiziţii Cont.şef achiziţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


cazul . -prin scrisoare de garantie bancara; contractului
-depuneri la casierie;
-prin reţineri succesive din sumele datorate
pentru facturi partiale.
Aceasta se constituie numai dacă autoritatea
contractantă solicită acest lucru prin
documentaţia de atribuire. Garanţia de participare
se stabileşte in suma fixă şi într-un cuantum de
maxim 10 % din valoarea contractului de achiziţie
publică, exclusiv TVA. Perioada de valabilitate a
garanţiei de buna executie va fi cel puţin egală cu
durata contractului.
119
Manual de proceduri
120

2 Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa Dupa Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului constituirea garantiei de buna executie , daca a constituirea achiziţii Cont.şef achiziţii
fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. garantiei de
Daca pe parcursul indeplinirii contractului se buna executie
constata faptul ca anumite elemente ale daca a fost
propunerii tehnice sunt inferioare sau nu solicitata, fie la
corespund cerintelor prevazute in caietul de term. convenit
sarcini si sa rezilierea contractului si angajarea de parti
raspunderii contractuale
3 Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada de Compart. D.E.A. Director Compart.
asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate a achiziţii Cont.şef achiziţii
vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului
prin contact. Compartimentul achizitii, prin
managerul de contract urmareste respectarea
acestui aspect.

4.15. Finalizarea contractului:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Efectuarea receptiei finale Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea
cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la
obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si
pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de buna Se eliberează garanţia de buna executie, după Max 14 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
executie, daca este cazul indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei la finaliz. rec. achiziţii achiziţii
facturi sau efectuarea receptiei finale. Se finale, cu
elibereaza documentele constatatoare care detalierea din
contin informatii referitoare la indeplinirea art. 92, alin(4)
contractului de catre furnizor/prestator/executant din OUG 34,
si la eventualele prejudicii create de acesta. pentru
contratele de
lucrări
3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin Max.3 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului la elib.scris. de achiziţii achiziţii
furnizor/prestator/executant de catre furnizor/prestator/executant si la buna executie
a confirmarii indeplinirii a eventualele prejudicii create de acesta. Un
contractului exemplar din aceste documente se ataşează
dosarului procedurii.

4.16. Analiza procesului:


Nr. Interval de
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt. timp
1 Efectuarea analizei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea Dupa Compart. D.E.A. Director Compart.
desfasurarii procedurii si a cotractanta analizează modul de îndeplinire a finalizarea achiziţii Jurist Achiziţii
indeplinirii contractului contractului respectiv, măsura in care au fost contractului Cont.şef
satisfăcute toate necesitatiile autoritatii, punctele
tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile
de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziţie
publica

PROCEDURA: A00203015 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - DIALOGUL COMPETITIV

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


1. Scop:
-stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări, prin procedura
„Dialog competitiv”, în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare;
- stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul
acestui proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.

2.Premise:
În conformitate cu prevederile art. 94 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are dreptul de a
aplica procedura de dialog competitiv pentru atribuirea unui contract de achiziţie publică de furnizare, servicii sau lucrări, dacă se îndeplinesc, în mod cumulativ,
următoarele condiţii:
121
Manual de proceduri
122

a) contractul în cauză este considerat a fi de complexitate deosebită;


b) aplicarea procedurii de licitaţie deschisă sau restrânsă nu ar permite atribuirea contractului de achiziţie publică în cauză.

3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la atribuirea contractelor de achiziţii publice de furnizare, servicii sau lucrări prin procedura de dialog competitiv, conform OUG nr. 34 /2006,
modificată şi completată, fiind aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital
penitenciar, centre de reeducare, etc.), prin intermediul compartimentelor de specialitate.

Definiţie:
DIALOG COMPETITIV - procedura la care orice operator economic are dreptul de a-şi depune candidatura şi prin care autoritatea contractantă conduce un
dialog cu candidaţi admişi, în scopul identificării uneia sau mai multor soluţii apte să răspundă necesităţilor sale, urmând ca, pe baza soluţiei/soluţiilor
identificate, candidaţii selectaţi să elaboreze oferta finală.
Conform art. 96 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată procedura de dialog competitiv se desfăşoară în trei etape:
a) etapa de preselecţie a candidaţilor;
b) etapa de dialog cu candidaţii admişi în urma preselecţiei, pentru identificarea soluţiei/soluţiilor apte să răspundă necesităţilor autorităţii contractante şi în
baza căreia/cărora candidaţii vor elabora şi vor depune oferta finală;
c) etapa de evaluare a ofertelor finale depuse.

4. Descrierea procedurii
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare

Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1.1. Estimarea valorii Se identifică toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor demarării logistic Cont. sef achizitii
publică. necesare: se însumează toate costurile platibile procedurii
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorarile preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor ce se
intenţionează a se acorda.
1.2. Alegerea procedurii care Se verifică întrunirea condiţiilor prevăzute la art. La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmează să fie aplicată. 94 din ordonanţa de urgenţă: întocmiri achizitii achizitii
- contractul în cauză este considerat a fi de planului
complexitate deosebită;
- aplicarea procedurii de licitaţie deschisă sau
restrânsă nu ar permite atribuirea contractului de
achiziţie publică în cauză.
1.3. Elaborarea notei justificative Compartimentul intern specializat elaborează La data Compart. Jurist Director Compart.
privind alegerea procedurii nota justificativă conf art. 5 din Hot 925/2006. demarării achizitii achizitii
Aceasta face parte din dosarul achiziţiei. procedurii
1.4. Întocmirea calendarului Se specifică data estimativă de începere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
procedurii finalizare a procedurii. demarării achizitii achizitii
procedurii
1.5. Verificarea existenţei Se verifică de catre compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare din Fila contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi demarării Achizitii Cont. Sef achizitii
de buget efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii procedurii Compart.
financiar
2. Elaborarea Notei justificative Se anexează baze de calcul justificative, prin Compart. D.E.A. Director Compart.
de estimare a valorii care se evidenţiază valoarea contractului Achizitii achizitii
contractului de achiziţie exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în
pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
publică.
3. Elaborarea anunţului de Anunţul de intenţie se transmite spre publicare Cât mai curând Compart. D.E.A. Director Compart.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


intenţie şi transmiterea obligatoriu atunci când se urmăreşte după Achizitii achizitii
acestuia în SEAP şi MO- beneficierea de reducere a termenelor şi dacă : începerea
valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte anului bugetar
dacă este cazul. pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare
Anunţul de intenţie se publică:
- în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în
SEAP
- în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a,
Achiziţii publice, facultativ, incepand cu data de
01.01.2008;
- numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de
publicare, să fi fost transmis un anunţ simplificat
de informare prealabilă către Comisia Europeană
123
Manual de proceduri
124

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Elaborarea documentaţiei Acesta va cuprinde: Pana la data Compart. de D.E.A. Director Compart.
descriptive - o descriere a necesităţilor, obiectivelor şi demararii specialitate Cont.sef achizitii
constrângerilor autorităţii contractante; proced. Şef
- orice alte informaţii pe baza cărora se va derula compart.
dialogul pentru identificarea soluţiilor viabile; de
- primele care vor fi acordate participanţilor la specialitate
dialog;
- posibilitatea de a realiza dialogul sau
negocierea în runde succesive, cu scopul de a
reduce numărul de soluţii discutate sau propuneri
de oferte.
Sarcina elaborării documentaţiei descriptive
revine persoanei desemnate (responsabilul de
sector), în colaborare cu specialiştii din fiecare
sector de activitate. Acesta se aprobă de către
directorul instituţiei.
2 Elaborarea clauzelor Se ataşează un model de contract, redactat în alb La data Compart. D.E.A. Director Compart.
contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziţie întocmiri achizitii Cont.sef achizitii
publică se redactează de către juristul instituţiei, planului Jurist (dupa Jurist
se avizează de către directorul general al caz)
instituţiei, directorul economic şi contabilul şef. Serv.fin.
3 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai La data Compart. D.E.A. Director Compart.
preselecţie referitoare la la: situaţia personală a ofertantului; capacitatea demarării achizitii Cont.sef achizitii
de exercitare a activităţii profesionale; situaţia procedurii Compart.
situaţia economică şi economică şi financiară; capacitatea tehnică specialitate
financiară sau la capacitatea şi/sau profesională; standarde de asigurare a
tehnică şi/sau profesională. calităţii; standarde de protecţie a mediului, dacă
este cazul. Dacă se solicită îndeplinirea unor
cerinţe minime referitoare la situaţia economică şi
financiară sau la capacitatea tehnică şi/sau
profesională, atunci autoritatea contractantă
elaborează o notă justificativă prin care să
motiveze cerinţele respective, notă care trebuie
vizată şi de către juristul unităţii.
4 Stabilirea numărului minim Numărul minim al candidaţilor nu trebuie să fie Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
al candidaţilor şi dacă este mai mic de 3. demarării achizitii achizitii
cazul numărul maxim al procedurii
acestora
5 Completarea fişei de date a Completarea Fişei de date a achiziţiei se face Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţiei conform anexei prezentate. demarării achizitii achizitii
proced.
6 Stabilirea formularelor şi Documentaţia de atribuire trebuie să conţină Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
modelelor care se vor ataşa următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, demarării achizitii achizitii
documentaţiei de atribuire. Formularul de ofertă, Formularul de contract, proced.
Formularul de scrisoare de garanţie, daca se
solicită.
7 Constituirea garanţiei de Se recomandă solicitarea garanţiei de participare Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
participare, daca este cazul. in procedurile de atribuire a contractelor care sunt deschiderii achizitii achizitii
relativ complexe sau ori de cate ori aveţi semnale ofertelor
că respectiva piaţă de produse, servicii sau
lucrări nu este încă stabilă. Aceasta se constituie
numai dacă autoritatea contractantă solicită acest
lucru prin documentaţia de atribuire. Garanţia de
participare se stabileşte in suma fixă şi într-un
cuantum de maxim 2 % din valoarea estimata a
contractului de achiziţie publică. Perioada de
valabilitate a garanţiei pentru participare va fi cel
puţin egală cu per. de valabilitate a ofertei.
8 Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


estimativ al procedurii pas al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. demarării achizitii achizitii
Este necesar pentru: planif. procesului de proced.
achiziţie publică; evitarea suprapunerilor şi
întârzierilor; monitoriz.internă a procesului de
achiziţie.
La elaborarea calendarului se va ţine seama de:
termenele prevăzute în ordonanţa pentru
publicare anunţuri; termenele prevăzute în
ordonanţa pentru depunerea ofertelor; durata
previzionată pentru examinarea şi evaluarea
ofertelor; perioada de aşteptare; orice alte
termene ce pot influenţa procedura
125
Manual de proceduri
126

4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Redactarea şi aprobarea Anunţul de participare trebuie să conţină La data Compart. D.E.A. Director Compart.
anunţului de participare. informaţiile legal prevăzute inclusiv criteriile de demararii achizitii achizitii
preselecţie şi regulile aplicabile, numărul minim al proced.
candidaţilor pe care intenţionează să îi
preselecteze şi dacă este cazul numărul maxim al
acestora, dar de regulă, nu mai mult de 650 de
cuvinte. Dacă valoarea estimată a contractului de
achiziţie publică ce urmează a fi atribuit
depăşeşte pragurile pentru care este obligatorie
publicarea anunţului de participare în JOUE,
atunci acesta trebuie să conţină cel puţin
informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din
ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard
adopt. de Comisia Europeană
2 30 zile inainte
Transmiterea anunţului de Se realizează numai prin mijloace electronice, Compart. D.E.A. Director Compart.
de data dep.
participare către operatorul folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa achizitii achizitii
SEAP. de Internet www.e-licitaţie.ro candidaturilor
care se pot
reduce
conf.cadr legal
3 Transmiterea anunţului la Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi Compart. D.E.A. Director Compart.
Unitatea pentru Coor- transmiterea la MO. de la publicare achizitii achizitii
donarea şi Verificarea în SEAP
Achiziţiilor Publice din cadrul
Ministerului Finanţelor
Publice însoţit de fişa de
prezentare conform
formularului standard, in
cazul in care valoarea
estimata, fără TVA este >
75.000 euro pentru
contractele de furnizare şi
servicii sau > 500.000 euro
pentru contractele de lucrări
4.4. Numirea comisiei de evaluare:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Emiterea deciziei de numire Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
a Comisiei de evaluare membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii demarării achizitii Achizitii
comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, proced.
din cadrul compartimentului intern de achiziţii
1.1 Modul de lucru al comisiei Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
de evaluare. stabileşte modul de lucru, de comun acord cu deschiderii achizitii achizitii
membrii acesteia ofert.
2 Întocmirea Notei justificative Autoritatea contractantă poate solicita opinia Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
privind cooptarea de experţi experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deschiderii achizitii achizitii
externi, dacă este cazul. deţine personal calificat pentru verificarea ofert.
respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul
de sarcini.

4.5.Etapa de preselectare a candidaţilor


4.5.1. Depunerea candidaturilor
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


1 Autoritatea contractantă are Punerea la dispoziţie a informaţiilor solicitate Perioada Compart. D.E.A. Director Compart.
obligaţia de a asigura privind condiţiile de participare la procedura de cuprinsă între achizitii Achizitii
oricărui operator economic atribuire data publicării
informaţii complete cu privire anunţului de
la condiţiile de participare participare şi
data limită de
depunere a
candidaturilor
2 Depunerea candidaturilor Candidaturile se depun la sediul instituţiei. In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
Acestea sunt înreg. la secretariat consemnându- sosirii Achizitii achiziţii
se ora şi data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii,
înreg. datei şi a orei când a fost depusă oferta.
127
Manual de proceduri
128

4.5.2. Desfăşurarea şedinţei de evaluare a candidaturilor


Nr
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt
1 Completarea de către Se completează declaraţia de confidenţialitate şi Înainte de Membrii Reprez. Presed.
fiecare membru al comisiei imparţialitate deschiderea comisiei de din partea Comisiei
de evaluare şi de către plicurilor evaluare Min. de
experţii externi cooptaţi, a candidaţilor . Finanţelor evaluare
declaraţiilor privind (dacă e
confidenţialitatea şi conflictul prezent)
de interese, înainte de
deschiderea ofertelor.
2 În cazul apariţiei conflictului Directorul unitatii, care a numit comisia de În mom. D.E.A. Reprez. Director
de interese, se ia decizia evaluare a candidaturilor, va dispune modificarea apariţiei din partea
modificării comisiei de componenţei comisiei. conflictului de Min.
evaluare şi se modifică interese Finanţelor
decizia de numire a comisiei (dacă e
de evaluare prezent)
3 Plicurile se deschid la data Plicurile ce conţin candidaturile se deschid de Şedinţa de Membrii Reprez. Presed.
şi locul indicate în anunţul către comisia de evaluare evaluare a comisiei de din partea Comisiei
de participare şi în candidaturilor evaluare Min. de
documentaţia de atribuire. Finanţelor evaluare
(dacă e
prezent)
4 Evaluarea candidaturilor Comisia de evaluare verifică îndeplinirea Şedinţa de Membrii Reprez. Presed.
cerinţelor minime de calificare privind capacitatea evaluare a comisiei de din partea Comisiei
tehnică şi cea economico-financiară a candidaturilor evaluare Min. de
candidaţilor, criterii de preselectie prevazute in Finanţelor evaluare
anuntul de participare. (dacă e
prezent)
5 Anularea procedurii, dacă Procedura de atribuire a contractului se anulează Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
este cazul. atunci când numărul minim al candidaţilor care evaluare a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic candidaturilor evaluare Min. de
decât numărul minim indicat în anunţul de Finanţelor evaluare
participare. (Art.102, alin.2, lit a, din OUG 34/206, (dacă e
cu modificarile şi completările ulterioare) prezent)
6 Elaborarea raportului După stabilirea candidaţilor care îndeplinesc Membrii Reprez. Presed. Compart.
intermediar de evaluare al criteriile de selecţie, comisia de evaluare a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
procedurii de atribuire ofertelor elaborează raportul de evaluare a evaluare Min. de
procedurii Finanţelor evaluare
(dacă e
prezent)

4.5.3 Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt
1 Informarea tuturor Compart. Presed. Director Compart.
candidaţilor privind rezultatul achizitii Comisiei achiziţii
primei etape a procedurii de eval.
2 Modalitatea de comunicare Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Imediat după Membrii Presed. Director Compart.
a rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se aprobarea comisiei de Comisiei achiziţii
realizează şi prin fax sau mijloace electronice raportului evaluare de eval.
atunci perioada de aşteptare inaintea semnării intermediar al
contractului se majorează cu 3 zile lucrătoare primei etape

4.6. Etapa de dialog cu candidaţii admişi în urma preselecţiei


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


1 Elaborarea invitaţiei de Invitaţia de participare trebuie să cuprindă cel Membrii Presed. Director Compart.
participare puţin următoarele informaţii : comisiei de Comisiei achiziţii
- referinţe privind anunţul de participare; evaluare de eval.
- adresa la care va avea loc dialogul şi data si
ora lansării acestuia;
- limba/limbile în care se va derula dialogul;
- dacă este cazul, precizări referitoare la
documentele suplimentare pe care operatorii
ec. trebuie să le prezinte în scopul verificării
declaraţiilor sau completării documentelor,
prezentate în prima etapă.
129
Manual de proceduri
130

2 Invitaţia la etapa a doua a Membrii Presed. Director Compart.


ofertanţilor declaraţi admişi. comisiei de Comisiei achiziţii
evaluare de eval.
3 Derularea dialogului Dialogul se derulează cu fiecare candidat admis, Membrii Presed.
în parte, cu scopul identificării soluţiilor/opţiunilor comisiei de Comisiei
referitoare la aspecte tehnice, montajele evaluare de eval.
financiare, probleme legate de cadrul juridic
precum şi alte elemente ale viitorului contract.
4 Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind şedinţa de dialog se Şedinţa de Membrii Presed. Director Compart.
de şedinţă şi informarea întocmeşte la sfârşitul fiecărei întâlniri şi cuprinde dialog comisiei de Comisiei achiziţii
participanţilor la dialog problemele discutate şi aspectele convenite. Se evaluare de
despre rezultatul fazei semnează de către membrii comisiei şi de către evaluare
intermediare candidaţii admisi. Imediat după aprobare
procesului verbal de către directorul unităţii,
Compartimentul achiziţii are obligaţia de a
informa toţi participanţii la dialog în legătură cu
rezultatul fazei intermediare.
Următoarea rundă de dialog se derulează numai
cu participanţii selectaţi în cadrul fazei
intermediare organizate anterior.
5 Închiderea etapei de dialog Autoritatea contractantă derulează dialogul până Şedinţa de Membrii Presed. Director Compart.
când identifică soluţia/soluţiile corespunzătoare dialog comisiei de Comisiei achiziţii
necesităţilor sale obiective evaluare de
evaluare
4.7. Etapa de evaluare a ofertelor depuse
4.7.1. Invitaţia de depunere a ofertelor
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt
1 Elaborarea invitaţiei de Invitaţia de depunere a ofertei finale trebuie să După Membrii Presed. Director Compart.
depunere a ofertelor finale cuprindă cel puţin următoarele informaţii : închiderea comisiei de Comisiei achiziţii
- referinţe privind anunţul de participare; etapei a doua evaluare de
- data si ora limită stabilite pentru depunerea evaluare
ofertelor;
- adresa la care se tranzit ofertele;
- limba/limbile în care trebuie elaborată oferta;
- data deschiderii ofertelor;
- dacă este cazul, precizări referitoare la
documentele suplimentare pe care operatorii
ec. trebuie să le prezinte în scopul verificării
declaraţiilor sau completării documentelor,
prezentate în prima etapă.
2 Transmiterea invitaţiilor Invitaţiile se transmit participanţilor selectaţi să Un număr Membrii Presed. Director Compart.
pentru depunerea ofertelor depună oferta finală suficient de zile comisiei de Comisiei achiziţii
pentru evaluare de
elaborarea evaluare
ofertelor
3 Primirea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi sosirii Achizitii achiziţii
data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg.
datei şi a orei când a fost depusă oferta.

4.7.2. Desfăşurarea şedinţei de deschidere


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Completarea de către Se completează declaraţia de confidenţialitate şi Înainte de Membrii Reprez. Presed. Compart.
fiecare membru al comisiei imparţialitate deschiderea comisiei de din partea Comisiei achiziţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


de evaluare şi de către ofertelor. evaluare Min. de
Finanţelor evaluare
experţii externi cooptaţi, a (dacă e
declaraţiilor privind prezent)
confidenţialitatea şi conflictul
de interese, înainte de
deschiderea ofertelor.
1.1 În cazul apariţiei conflictului Directorul unitatii, care a numit comisia de În mom. D.E.A. Reprez. Director Compart.
de interese, se ia decizia evaluare a ofertelor, va dispune modificarea apariţiei din partea achiziţii
modificării comisiei de componenţei comisiei. conflictului de Min.
interese Finanţelor
evaluare şi se modifică (dacă e
decizia de numire a comisiei prezent)
de evaluare
131
Manual de proceduri
132

2 Ofertele se deschid la data, Ofertele se deschid de către comisia de evaluareŞedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
ora şi locul indicate în deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
anunţul de participare şi în ofertelor evaluare Min. de
documentaţia de atribuire. Finanţelor evaluare
(dacă e
prezent)
2.1 Orice ofertant are dreptul de Prezenţa acestuia se consemnează in procesul Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
a fi prezent la şedinţa de verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
deschidere a ofertelor. ofertelor evaluare Min. de
Finanţelor evaluare
(dacă e
prezent)
2.2 În cadrul şedinţei de Se verifică dacă acestea sunt conform Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
deschidere a ofertelor, specificaţilor prevăzute în documentaţia de deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
comisia de evaluare verifică atribuire ofertelor evaluare Min. de
modul de respectare a Finanţelor evaluare
regulilor formale de (dacă e
depunere şi prezentare a prezent)
ofertelor şi a documentelor
care le însoţesc.
3 Plicurile vor fi deschise de Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele Şedinţa de Presed. Reprez. Compart.
către preşedintele comisiei informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; deschidere a Comisiei de din partea achiziţii
de evaluare . modificările şi retragerile de oferte; existenţa ofertelor evaluare Min.
garanţiilor de participare; elementele principale Finanţelor
ale propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul (dacă e
de referinţă care va sta la baza comparării prezent)
preţurilor la evaluarea ofertelor prezentate într-o
altă monedă; propuneri de oferte alternative
(dacă este cazul); orice alte detalii şi precizări pe
care comisia de evaluare le consideră necesare.
4 Comisia de evaluare va Procesul verbal de deschidere a ofertelor trebuie Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
întocmi un proces - verbal să includă informaţiile anunţate de către deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
de deschidere preşedintele comisiei. ofertelor evaluare Min. de
Finanţelor evaluare
(dacă e
prezent)
4.1 Semnarea procesului verbal Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a Şedinţa de Membrii Reprez. Presed. Compart.
de deschidere a ofertelor ofertelor va fi semnat de către membrii comisiei şi deschidere a comisiei de din partea Comisiei achiziţii
de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt ofertelor evaluare Min. de
Finanţelor
prezenţi la deschiderea ofertelor (dacă e evaluare
prezent)
4.2 Autoritatea contractantă are Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat după Membrii Presed. Compart.
obligaţia de a transmite trimite fiecărui participant la procedură, fie că a încheierea comisiei de Comisiei achiziţii
procesul verbal de fost prezent la deschidere sau nu, în copie xerox, şedinţei de evaluare de
deschidere şi celorlalţi
ofertanţi participanţi la atât prin poştă cât şi prin fax. deschidere a evaluare
procedură, dar ai căror ofertelor
reprezentanţi nu au fost
prezenţi la deschidere.
5 Orice decizie a comisiei de Membrii comisiei de evaluare care nu sunt de Imediat după Membrii Presed. Compart.
evaluare trebuie să acord cu decizia adoptată au obligaţia de a-şi încheierea comisiei de Comisiei achiziţii
întrunească votul a cel puţin prezenta punctul de vedere în scris, elaborând în şedinţei de evaluare de
2/3 dintre membrii săi. acest sens o Notă individuală care se ataşează la deschidere a evaluare
Raportul procedurii de atribuire. ofertelor

4.8. Examinarea şi evaluarea ofertelor


Nr.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt
1 Examinare şi evaluarea Comisia de evaluare are obligaţia de a desfăşura Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
ofertelor activităţile de examinare şi evaluare numai la posibil comisiei de Comisiei achiziţii
sediul autorităţii contractante evaluare de
evaluare
2 Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
condiţiilor de : eligibilitate, calificare, posibil comisiei de Comisiei achiziţii
corespondenţa tehnică şi financiară dintre evaluare de
documentaţia de atribuire şi ofertele depuse evaluare
3 Se resping ofertele După expirarea Membrii Presed. Compart.
necorespunzătoare, termenului comisiei de Comisiei achiziţii
respectiv cele care sunt: limita evaluare de
inacceptabile şi/sau evaluare
neconforme.
133
Manual de proceduri
134

4 Stabilirea ofertei Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili După Membrii Presed. Compart.
câştigătoare oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, pe expirarea comisiei de Comisiei achiziţii
baza aplicării criteriului stabilit pentru atribuirea termenului evaluare de
contractului de achiziţie publică. limita evaluare
5 Calcularea punctajului Dacă criteriul utilizat fiind "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
pentru stabilirea ofertei avantajoasă din punct de vedere economic", posibil comisiei de Comisiei achiziţii
câştigătoare în urma evaluarea ofertelor se realizează prin acordarea, evaluare de
aplicării criteriului de pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj evaluare
atribuire „oferta cea mai rezultat ca urmare a aplicării algoritmului de
avantajoasă din punct de calcul stabilit în documentaţia de atribuire.
vedere economic” Clasamentul se întocmeşte în ordinea
descrescătoare a punctajului acordat. Punctajul
obţinut de fiecare ofertă reprezintă media
aritmetică a punctajelor acordate de fiecare
membru al comisiei de evaluare în parte.
6. Anularea procedurii, dacă Procedura de atribuire a contractului se anulează Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
este cazul. atunci când: au fost depuse numai oferte posibil comisiei de Comisiei achiziţii
inacceptabile, si/sau neconforme; nu a fost evaluare de
depusa nici o oferta sau au fost depuse oferte evaluare
care , deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi
comparate datorită modului neuniform de
abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare;
abateri grave de la prevederile legislative
afectează procedura de atribuire sau este
imposibilă încheierea contractului.
7 Elaborarea raportului de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
evaluare al procedurii evaluare a ofertelor elaborează raportul de posibil comisiei de Comisiei achiziţii
evaluare a procedurii evaluare de
evaluare
4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt
1 Informarea Autoritatea contractantă are obligaţia de a Cat mai curand
ofertanţiilor Resp. Presed. Director Compart.
despre deciziile referitoare informa ofertanţii despre deciziile referitoare la posibil achiziţii Comisiei achiziţii
la atribuirea contractului de atribuirea contractului de achiziţie publică sau de eval.
achiziţie publică dacă este cazul, anularea procedurii de atribuire
şi eventuala iniţiere ulterioară a unei noi
proceduri.
1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
hotărârii comisiei de lucrătoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
evaluare a ofertelor deciziei de eval.
1.2 Modalitatea de comunicare Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
a rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei de eval.
atunci perioada de aşteptare inaintea semnării
contractului se majorează cu 5 zile.
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
ofertei/ofertelor prezentate. deciziei de eval.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


2.1. Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 Resp. Presed. Director Compart.
respinşi despre rezultatul nu a fost declarată câştigătoare se informează zile de la achiziţii Comisiei achiziţii
hotărârii comisiei şi asupra motivelor care au stat la baza deciziei emiterea de eval.
motivarea acesteia. respective, după cum urmează: fiecărui ofertant deciziei
respins, motivele concrete care au stat la baza
deciziei de respingere a ofertei sale; pentru
fiecare oferta respinsă, motivele concrete care
au stat la baza deciziei de respingere; fiecărui
ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă,
conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost
declarată castigătoare, caracteristicile şi
avantajele relative ale ofertei/ofertelor
135
Manual de proceduri
136

câstigătoare în raport cu oferta sa, numele


ofertantului căruia urmează să i se atribuie
contractul de achiziţie publică. Fiecare dintre
aceşti operatori economici se informează şi
despre data limită până la care au dreptul de a
depune contestaţie, avându-se în vedere
prevederile art. 272..din OUG 34/2006 modficată
şi completată
3 Invitaţia ofertanţilor Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi Maxim 3 Resp. Presed. Director Compart.
declaraţi câştigători pentru caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru zile de la achiziţii Comisiei achiziţii
semnarea contractului. semnarea contractului. emiterea de eval.
deciziei

4.10. Perioada de aşteptare:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Termenul de aşteptare până Perioada de asteptare până la semnarea 10 zile sau
la semnarea contractului contractului este de 10 zile de la notificarea 5 zile, după
rezultatului, în cazul în care valoarea estimată a caz cu
contractului de achiziţie publică/acordului-cadru, majorările
este mai mare decât pragurile valorice prevăzute prevăzute la
la art. 55 alin. (2); punctul 4.9.1.2.
b) 5 zile de la data transmiterii comunicării privind
rezultatul aplicării procedurii, conform
prevederilor art. 206 - 207, în cazul în care
valoarea estimată a contractului de achiziţie
publică/acordului-cadru, este mai mică sau egală
cu pragurile valorice prevăzute la art. 55 alin. (2);
A se vedea si punctul 7.9.1.2
2. Primirea contestaţiilor, dacă Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările In termenul Secretariat DEA Compart.
este cazul, cu număr de primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii fixat achiziţii
înregistrare şi rezoluţia contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
motivată a autorităţii
contractante la contestaţia
depusă.
3 Competenţa în soluţionarea Competenţa de soluţionare contestaţii este dată In termenul Consiliul sau Compart.
contestaţiilor de opţiunea părţii vătămate: fixat Instanţa de achiziţii
fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.
judecată.Participanţii la procedura de atribuire
trebuie sa fie instiintati de autoritatea
contractanta,
4 Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaţiei şi instiinteze despre aceasta si pe ceilalti achiziţii Jurist achiziţii
participanti la procedura de atribuire.
transmiterea catre Consiliu a De asemenea, în termen de 5 zile de la primirea
punctului de vedere copiei contestaţiei, autoritatea contractantă are
obligaţia transmiterii la Consiliu a punctului său
de vedere asupra acesteia, însoţit de orice
documente considerate edificatoare, precum şi,
sub sancţiunea amenzii prevăzute la art. 275 alin.
(3), o copie a dosarului achiziţiei publice. Lipsa
punctului de vedere al autorităţii contractante nu
împiedică soluţionarea contestaţiei, în măsura în
care s-a făcut dovada comunicării acesteia.

4.11. Semnarea contractului:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se La data Compart. D.E.A. Director Compart.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


contractului de achiziţie finalizează prin semnarea contractului de achiziţie semnarii achiziţii Jurist achiziţii
publică. publică. contractului Contabil
sef
2. Incheierea contractului de Contractul de achiziţie publică se încheie în formă 10 zile sau Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţie publică. scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de 5 zile (fct. achiziţii Jurist Achiziţii
atribuire. de valoare Juridic Contabil Serv.finan-
Un contract se semnează de ambii directori: contract) de la sef ciar –
directorul autorităţii contractante si ofertantul comunicarea contabil
câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă hotararii de
semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul atribuire, cu
economic, contabilul şef , consilierul juridic şi majorările de 5
responsabilul cu derularea contractului iar un zile, după caz
exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la (pct. 4.9.1.2)
contabilul şef
137
Manual de proceduri
138

4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Transmiterea anunţului de Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin Compart. D.E.A. Director Compart.
atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, achiziţii Jurist achiziţii
disponibilă la adresa de Internet www.e- Cont. sef
licitaţie.ro; M.O al României, Partea a VI-a,
Achiziţii publice se face în cel mult o zi de la
publicarea în SEAP. Se realizează prin transm.
unei solicitări scrise. Publicarea în MO se
realiz. contra cost si va fi facultativă.“ ,
începând cu 01.01.2008, cf.OUG 94-2007;
“Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este
cazul
Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie
publică ce urmează a fi atribuit depăseste
pragurile pentru care este obligatorie publicarea
anunţul de atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii
Europene, atunci acesta trebuie să conţină cel
puţin informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din
ordonanţă, prin utilizarea formularelor standard
adoptate de Comisia Europeană.

4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt
1. Intocmirea şi păstrarea Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se Cel puţin 5 ani Compart. D.E.A. Director Compart.
dosarului de achiziţie păstrează de către autoritatea contractanta prin de la data achiziţii Cont. sef achiziţii
compartimentul intern specializat de achiziţii
publică publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare finalizării
contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează contractului
atâta timp cat contractul de achiziţie publica respectiv.
produce efecte juridice de la data finalizării
acestuia.
În cazul anulării procedurii de atribuire, dosarul se
păstrează cel puţin 5 ani de la data anulării
respectivei proceduri.
4.14. Derularea contractului:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Constituirea garanţiei de Se solicita constituirea garanţiei de buna Odata cu Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme:
-prin scrisoare de garantie bancara;
incheierea achiziţii Cont.sef achiziţii
contractului
cazul . -depuneri la casierie;
-prin reţineri succesive din sumele datorate
pentru facturi partiale.
Aceasta se constituie numai dacă autoritatea
contractantă solicită acest lucru prin
documentaţia de atribuire. Garanţia de buna
executie se stabileşte in suma fixă şi într-un
cuantum de maxim 10 % din valoarea
contractului de achiziţie publică, exclusiv TVA.
Perioada de valabilitate a garanţiei de buna
executie va fi cel puţin egală cu durata
contractului. Daca pe parcursul indeplinirii
contractului se constata faptul ca anumite
elemente ale propunerii tehnice sunt inferioare
sau nu corespund cerintelor prevazute in caietul
de sarcini autoritatea contractantă are dreptul de
a emite pretenţii asupra garanţiei de bună
execuţie, în limita prejudiciului creat .
Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa Dupa Compart. D.E.A. Director Compart.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


2
contractului constituirea garantiei de buna executie, daca a constituirea achiziţii Cont.sef achiziţii
fost solicitata, fie la termenul convenit de parti. garantiei de
buna executie
daca a fost
solicitata, fie la
term.convenit
de parti
3 Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada de Compart. D.E.A. Director Compart.
asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate a achiziţii Cont.sef achiziţii
vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului
prin contact. Compartimentul achizitii, prin
managerul de contract urmareste respectarea
acestui aspect.
139
Manual de proceduri
140

4.15. Finalizarea contractului:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Efectuarea receptiei finale Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea
contractanta isi exprima acceptarea cu privire la
obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si
pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de buna Eliberarea garanţiei de buna executie, se face Max 14 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
executie, daca este cazul dupa indeplinerea totala a contractului şi plata la finaliz. rec. achiziţii achiziţii
ultimei facturi sau efectuarea receptiei finale. Se finale, cu
elibereaza documentele constatatoare care detalierea din
contin informatii referitoare la indeplinirea art.92, alin (4)
contractului de catre furnizor/prestator/executant din OUG 34,
si la eventualele prejudicii create de acesta. pentru
contractele de
lucrări
3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin Max. 3 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului la data elib. achiziţii achiziţii
furnizor/prestator/executant de catre furnizor/prestator/executant si la scrisorii de
eventualele prejudicii create de acesta. Un buna executie
a confirmarii indeplinirii a exemplar din aceste documente se ataseaza
contractului dosarului procedurii.

4.16. Analiza procesului:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Efectuarea analizei Reprezinta operatiunea prin care autoritatea Dupa finaliz. Compart. D.E.A. Director Compart.
desfasurarii procedurii si a cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contr. achiziţii Jurist achiziţii
indeplinirii contractului contractului respectiv, masura in care au fost Cont.sef
satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele
tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile
de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie
publica
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURA: A00203016 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - NEGOCIEREA FĂRĂ


PUBLICAREA PREALABILĂ A UNUI ANUNŢ DE PARTICIPARE

1. SCOP
a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea
procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura negocierea fără
publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, din cadrul sistemului penitenciar;
b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de
atribuire „ negocierea fără publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”,
c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „negocierea fără publicarea
prealabilă a unui anunţ de participare”.”

2. PREMISE
În conformitate cu prevederile art. 122 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006 modificată şi
completată autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negocierea fără publicarea
prealabilă a unui anunţ în următoarele cazuri:
a) atunci când, din motive tehnice, artistice sau pentru motive legate de protecţia unor drepturi de
exclusivitate, contractul de achiziţie publică poate fi atribuit numai unui anumit operator economic;
b) ca o măsură strict necesară, atunci când perioadele de aplicare a licitaţiei deschise, a licitaţiei
restrânse, a negocierii cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare sau a cererii de oferte nu pot
fi respectate din motive de extremă urgenţă, determinate de evenimente imprevizibile şi care nu se
datorează sub nicio formă unei acţiuni sau inacţiuni a autorităţii contractante. Autoritatea contractantă
nu are dreptul de a stabili durata contractului pe o perioadă mai mare decât cea necesară, pentru a face
faţă situaţiei de urgenţă care a determinat aplicarea procedurii de negociere fără publicarea prealabilă a
unui anunţ de participare;
c) atunci când produsele ce urmează a fi livrate sunt fabricate exclusiv în scopul cercetării ştiinţifice,
experimentării, studiilor sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru
obţinerea unui profit şi nici nu urmăresc acoperirea costurilor aferente;
d) atunci când este necesară achiziţionarea, de la furnizorul iniţial, a unor cantităţi suplimentare de
produse destinate înlocuirii parţiale sau extinderii echipamentelor/instalaţiilor livrate anterior, şi numai
dacă schimbarea furnizorului iniţial ar pune autoritatea contractantă în situaţia de a achiziţiona produse
care, datorită caracteristicilor tehnice diferite de cele deja existente, determină incompatibilităţi sau
dificultăţi tehnice sporite de operare şi întreţinere. Perioada în care astfel de contracte pot fi atribuite nu
trebuie să depăşească, de regulă, 3 ani de la atribuirea contractului de furnizare iniţial;
e) pentru achiziţionarea de materii prime cotate la bursele de mărfuri, achiziţia acestora realizându-
se ca urmare a tranzacţiilor de pe piaţa la disponibil;
f) atunci când produsele pot fi achiziţionate în condiţii deosebit de avantajoase, de la un operator
economic care îşi lichidează definitiv afacerile, de la un judecător-sindic care administrează afacerile
unui operator economic în stare de faliment sau lichidare, printr-un aranjament cu creditorii unui
operator economic în stare de faliment sau lichidare ori printr-o altă procedură similară cu cele
anterioare, reglementată prin lege;
g) atunci când, ca urmare a unui concurs de soluţii, contractul de servicii trebuie să fie atribuit,
conform regulilor stabilite iniţial, concurentului câştigător sau unuia dintre concurenţii câştigători ai
concursului respectiv, în acest din urmă caz, autoritatea contractantă având obligaţia de a transmite
invitaţie la negocieri tuturor concurenţilor câştigători;
h) atunci când este necesară achiziţionarea unor lucrări sau servicii suplimentare/adiţionale, care nu
au fost incluse în contractul iniţial, dar care datorită unor circumstanţe neprevăzute au devenit necesare
pentru îndeplinirea contractului în cauză, şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele
condiţii:

141
Manual de proceduri

- atribuirea să fie făcută contractantului iniţial;


- lucrările sau serviciile suplimentare/adiţionale nu pot fi, din punct de vedere tehnic şi economic,
separate de contractul iniţial fără apariţia unor inconveniente majore pentru autoritatea contractantă
sau, deşi separabile de contractul iniţial, sunt strict necesare în vederea îndeplinirii acestuia;
- valoarea cumulată a contractelor care vor fi atribuite sau a actelor adiţionale care vor fi încheiate
pentru lucrări şi/sau servicii suplimentare ori adiţionale nu depăşeşte 50% din valoarea contractului
iniţial;
i) atunci când, ulterior atribuirii unui contract de lucrări sau de servicii, autoritatea contractantă îşi
propune să achiziţioneze noi lucrări, respectiv noi servicii, care sunt similare lucrărilor sau serviciilor
achiziţionate prin atribuirea contractului iniţial şi numai dacă se respectă, în mod cumulativ, următoarele
condiţii:
- atribuirea se face contractantului iniţial, iar noile lucrări, respectiv noile servicii, constau în repetarea
unor lucrări sau servicii similare celor prevăzute în contractul atribuit iniţial şi sunt conforme cu cerinţele
prevăzute în caietul de sarcini elaborat cu ocazia atribuirii respectivului contract;
- contractul de lucrări/servicii iniţial a fost atribuit prin procedura de licitaţie deschisă sau restrânsă;
- valoarea estimată a contractului iniţial de lucrări/servicii s-a determinat prin luarea în considerare
inclusiv a lucrărilor/serviciilor similare care pot fi achiziţionate ulterior;
- în anunţul de participare la procedura aplicată pentru atribuirea contractului iniţial s-a precizat faptul
că autoritatea contractantă are dreptul de a opta pentru achiziţionarea ulterioară de noi lucrări similare,
respectiv noi servicii similare, de la operatorul economic a cărui ofertă va fi declarată câştigătoare în
cadrul procedurii respective;
- autoritatea contractantă are dreptul de a aplica această procedură într-un interval care nu poate
depăşi 3 ani de la atribuirea contractului iniţial.

3.APLICABILITATE
Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat
propriu prin intermediul Direcţiei Economico–Administrative şi a ordonatorilor terţiari de credite din
sistemul administraţiei penitenciare ( penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit
competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice.

Definiţie:
NEGOCIEREA - reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă derulează consultări cu
candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai muţti dintre
aceştia.

142
4.DESCRIEREA PROCEDURII
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1. Estimarea valorii Se identifică toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor demarării logistic Cont. sef achizitii
publică. necesare: se însumează toate costurile platibile procedurii
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorarile preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor ce se
intenţionează a se acorda.
2. Alegerea procedurii care Se specifica data estimative de începere- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmează să fie aplicată şi finalizare a procedurii. întocmiri achizitii achizitii
întocmirea calendarului planului
procedurii
3. Verificarea La
existenţei Se verifică de catre compartimentul financiar- data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare din Fila contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fidemarării Achizitii Cont. Sef achizitii
de buget procedurii
efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii Compart.
Financiar
4. Elaborarea Notei justificative Se anexează baze de calcul justificative, prin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
de estimare a valorii care se evidenţiază valoarea contractului demarării Achizitii achizitii
contractului de achiziţie exprimata în lei fără TVA, în euro şi încadrarea în proced.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


publică. pragurile specifice legislaţiei in vigoare.
4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, La data Compart. D.E.A. Director Compart.
sarcini. care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici demarării de Cont. şef achizitii
tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, procedurii specialtate Şef
serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi compart.
necesarul fiecărui compartiment de activitate. de
Acesta se aprobă de către directorul instituţiei. specialtate
143
Manual de proceduri
144

2 Elaborarea clauzelor Se ataşează un model de contract, redactat în alb La data întocmiri Compart. D.E.A. Director Compart.
contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziţie planului achizitii Cont.sef achizitii
publică se redactează de către juristul instituţiei, se Serv.fin. Jurist
avizează de către directorul general al instituţiei,
directorul economic şi contabilul şef.
3 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai La data Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecţie la:situaţia personală a ofertantului; capacitatea de demarării achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaţia exercitare a activităţii profesionale; situaţia procedurii Compart. de
economică şi financiară economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau specialit.
sau la capacitatea tehnică profesională; standarde de asigurare a calităţii;
şi/sau profesională. standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.

4 Completarea fişei de date Completarea Fişei de date a achiziţiei se face Pana la data de- Compart. D.E.A. Director Compart.
a achiziţiei conform anexei prezentate. marării proced. achizitii achizitii

5 Documentaţia de atribuire trebuie să conţină


Stabilirea formularelor şi Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
modelelor care se vor următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, demarării achizitii achizitii
ataşa documentaţiei de Formularul de ofertă, Formularul de contract, proced.
atribuire. Formularul de scrisoare de garanţie, daca se
solicită.
6 Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. des-chiderii achizitii achizitii
Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie ofertelor
publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor;
monitoriz.internă a procesului de achiziţie.

4.3. Transmiterea invitaţiei de participare la negocieri:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt
1 Redactarea şi În cazul în care acest lucru este posibil şi în La data Compart. D.E.A. Director Compart.
transmiterea invitaţiei de măsura în care nu se încalcă condiţiile prevăzute demararii achizitii achizitii
participare la negocieri la art. 122 lit. h), i) şi j), autoritatea contractantă proced.
odată cu documentaţia de are obligaţia de a invita la negocieri un număr de
atribuire operatori economici care să asigure o concurenţă
reală
4.4. Numirea comisiei de evaluare:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
numire a Comisiei de membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii demarării achizitii achizitii
evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă, proced.
din cadrul compartimentului intern de achiziţii
2 Întocmirea Notei Autoritatea contractantă poate solicita opinia Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative privind experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deschiderii ofert. Achizitii achizitii
cooptarea de experţi deţine personal calificat pentru verificarea
externi, dacă este cazul. respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul
de sarcini.

4.5. Perioada de aşteptare


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Primirea ofertelor Fiecare participant la negocieri are obligaţia de a In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
preliminare prezenta, o ofertă preliminară care va constitui sosirii Achizitii achiziţii
punctul de pornire al negocierilor.
Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea
sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


data sosirii.

4.6. Derularea negocierilor


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Completarea de către Se completează declaraţia de confidenţialitate şi Înainte de Membrii Reprez. Presed. Compart.
fiecare membru al imparţialitate verificarea comisiei de din partea Comisiei achiziţii
comisiei de evaluare şi de candidaturilor. evaluare Min. de
către experţii externi Finanţelor evaluare
cooptaţi, a declaraţiilor (dacă e
privind confidenţialitatea prezent)
şi conflictul de interese,
înainte de deschiderea
ofertelor.
145
Manual de proceduri
146

2 Derularea negocierilor cuLa sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare Membrii Presed. Compart.
fiecare candidat în parteare obligaţia consemnării problemelor discutate şi comisiei de Comisiei achiziţii
aspectelor convenite într-un proces-verbal de evaluare de
şedinţă. evaluare
3 Depunerea ofertei finale Negocierile se derulează până în momentul în Membrii Presed. Compart.
care fiecare participant la negocieri declară că comisiei de Comisiei achiziţii
oferta preliminară pe care a prezentat-o nu mai evaluare de
poate fi îmbunătăţită. evaluare
Autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita
candidatului de la care, în urma negocierilor, a
obţinut cea mai avantajoasă propunere de ofertă
din punct de vedere economic, să reconfirme
rezultatul negocierilor, prin depunerea unei oferte
finale.
Ofertantul nu are dreptul ca, prin oferta finală, să
aducă modificări elementelor stabilite în procesul
de negociere.
4 Elaborarea raportului de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de Imediat dupa Membrii Presed. Compart.
evaluare al procedurii evaluare a ofertelor elaborează raportul de deliberare comisiei de Comisiei achiziţii
evaluare a procedurii evaluare de
evaluare
4.7. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Informarea ofertanţiilor Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa Cat mai curand Resp. Presed. Director Compart.
despre deciziile ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea posibil achiziţii Comisiei achiziţii
referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este de eval.
contractului de achiziţie cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala
publică iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
hotărârii comisiei de lucrătoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
evaluare a ofertelor deciziei de eval.
1.2 Modalitatea de Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
comunicare a rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei de eval.
atunci perioada de aşteptare inaintea semnării
contractului se majorează cu 5 zile lucrătoare
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
prezentate. deciziei de eval.
2.1 Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
respinşi despre rezultatul nu a fost declarată câştigătoare se informează de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii
hotărârii comisiei şi asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei de eval.
motivarea acesteia. respective, după cum urmează: fiecărui ofertant
respins, motivele concrete care au stat la baza
deciziei de respingere a ofertei sale; pentru
fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au
stat la baza deciziei de respingere; fiecărui
ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă,
conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost
declarată castigătoare, caracteristicile şi
avantajele relative ale ofertei/ofertelor
câstigătoare în raport cu oferta sa, numele
ofertantului căruia urmează să i se atribuie
contractul de achiziţie publică.
3 Invitaţia ofertanţilor Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi Maxim 3 zile Resp. Presed. Director Compart.
declaraţi câştigători caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru de la emiterea achiziţii Comisiei achiziţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


pentru semnarea semnarea contractului. deciziei de eval.
contractului.

4.8. Perioada de aşteptare:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt
1. Primirea contestaţiilor, Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările In termenul fixat Secretariat DEA Compart.
dacă este cazul, cu număr primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii achiziţii
de înregistrare şi rezoluţia contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
motivată a autorităţii
contractante la contestaţia
depusă.
147
Manual de proceduri
148

2 Competenţa soluţionării Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de In termenul fixat Consiliul sau Compart.
contestaţiilor opţiunea părţii vătămate: Instanţa de Achiziţii
fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.
judecată.Participanţii la procedura de atribuire
trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta.
3 Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaţiei instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti achiziţii Jurist Achiziţii
la procedura de atribuire.
4 Soluţionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
comunica , in scris partilor in 5 zile; Achiziţii
Decizia motivată se publică pe pagina de Internet
a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără
referire la datele de identificare a deciziei şi ale
părţilor, precum şi la datele personale, în termen
de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne
definitivă şi irevocabilă.”

4.9. Semnarea contractului:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizează La data semnarii Resp. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie prin semnarea contractului de achiziţie publică . contractului achiziţii Jurist achiziţii
publică. Contabil
sef
2. Incheierea contractului de Contractul de achiziţie publică se încheie în formă 10 zile sau Resp. D.E.A. Director Compart.
achiziţie publică. scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de 5 zile (fct. de achiziţii Jurist Achiziţii
atribuire. valoare Juridic Contabil Serv.finan
Un contract se semnează de ambii directori: contract) de la sef -ciar–
directorul autorităţii contractante si ofertantul comunicarea contabil
câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă hotararii de
semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul atribuire
economic, contabilul şef şi consilierul juridic, iar un
exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la
contabilul şef
4.10. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Transmiterea anunţului Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin Compart. D.E.A. Director Compart.
de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, achiziţii Jurist achiziţii
disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; Cont. sef
M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se
face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se
realizează prin transm. unei solicitări scrise.
Publicarea în MO se realiz. contra cost si este
facultativa, incepand cu data de 01.01.2008;
“Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, dacă este
cazul .

4.11. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Definitivarea dosarului Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. Compart D.E.A. Director Compart.
de achiziţie publică. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de procedurii achiziţii achiziţii
atribuire, respectiv toate documentele necesare

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


pentru derularea procedurii.
2. Păstrarea dosarului de Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se Cel puţin 5 ani Compart D.E.A. Director Compart.
achiziţie publică păstrează de către autoritatea contractanta prin achiziţii Cont. sef achiziţii
compartimentul intern specializat de achiziţii
publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare
contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează
atâta timp cat contractul de achiziţie publica
produce efecte juridice de la data finalizării
acestuia.
149
Manual de proceduri
150

4.12. Derularea contractului:


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt
1 Constituirea garanţiei de Se solicita constituirea de garanţiei de buna Odata cu Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca este executie, care poate fi sub mai multe forme: incheierea achiziţii Cont.sef achiziţii
cazul . -prin scrisoare de garantie bancara; contractului
-depuneri la casierie;
-prin reţineri succesive din sumele datorate
pentru facturi partiale.
2 Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea Dupa cons- Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, tituirea garantiei achiziţii Cont.sef achiziţii
fie la termenul convenit de parti. de buna
executie de parti
4.13. Finalizarea contractului:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Efectuarea receptiei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea
finale cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la
obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si
pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de Se elibereaza garanţia de buna executie, dupa Max 14 zile de Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca este indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei la achiziţii achiziţii
cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se finaliz.rec.finale
elibereaza documentele constatatoare care contin
informatii referitoare la indeplinirea contractului de
catre furnizor/prestator/executant si la eventualele
prejudicii create de acesta.
3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin Max.3 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de data elib. achiziţii achiziţii
furnizor/prestator/execut catre furnizor/prestator/executant si la eventualele scrisorii de buna
prejudicii create de acesta. Un exemplar din
ant a confirmarii aceste documente se ataseaza dosarului executie
indeplinirii a contractului procedurii.
4.14. Analiza procesului:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Efectuarea analizei Reprezinta operatiunea prin care autoritatea Dupa finalizarea Compart. D.E.A. Director Compart.
desfasurarii procedurii si cotractanta analizeaza modul de indeplinire a contr. achiziţii Jurist achiziţii
a indeplinirii contractului contractului respectiv, masura in care au fost Cont.sef
satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele
tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile
de imbunatatire pe viitor a procesului de achizitie
publica

PROCEDURA: A00203017 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE – CONCURSUL DE SOLUŢII

1. Scop:
Stabilirea unui cadru unitar pentru organizarea şi desfăşurarea etapelor procesului de achiziţionare de produse, servicii sau lucrări prin procedura „Concurs de
soluţii” în Administraţia Naţională a Penitenciarelor şi unităţile penitenciare;
stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate precum şi a modului de întocmire, a circulaţiei şi arhivării documentelor întocmite în cadrul acestui
proces, avându-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


2.Premise:
În conformitate cu prevederile art. 131 şi art. 132 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată, autoritatea contractantă are
dreptul de a organiza un concurs de soluţii, astfel ca o procedură independentă, în care concurenţii pot obţine premii şi/sau prime de participare, sau ca parte a
unei alte proceduri care conduce la atribuirea unui contract de servicii, având obligaţia de a preciza în cadrul documentaţiei de concurs orice informaţie, cerinţă,
regulă, criteriu sau altele asemenea, necesare pentru a asigura potenţialilor concurenţi o informare completă şi corectă cu privire la modul de aplicare al
concursului de soluţii.

3. Aplicabilitate:
Procedura se refera la efectuarea achiziţiilor efectuate prin organizarea unui concurs de soluţii conform OUG nr. 34 /2006, modificată şi completată, fiind
aplicabilă Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor şi unităţilor sistemului administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.),
prin intermediul compartimentelor de specialitate.
151
Manual de proceduri
152

Definiţie:
Concurs de soluţii - o procedură specială prin care se achiziţionează, îndeosebi în domeniul amenajării teritoriului, al proiectării urbanistice şi peisagistice, al
arhitecturii sau în cel al prelucrării datelor, un plan sau un proiect, prin selectarea acestuia pe baze concurenţiale de către un juriu, cu sau fără acordarea de
premii. Se iniţiază prin publicarea unui anunţ de participare prin care solicită operatorilor economici interesaţi depunerea de proiecte.

4. Descrierea procedurii
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1.1. Estimarea valorii Se identifică toate costurile aferente pentru La data Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor demarării logistic Cont. sef achizitii
publică. necesare: se însumează toate costurile platibile procedurii
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorarile preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează
a se acorda.
1.2. Alegerea procedurii care Se specifica data estimativa de începere-finalizare La data Compart. D.E.A. Director Compart.
urmează să fie aplicată a procedurii. întocmiri achizitii achizitii
şi întocmirea planului
calendarului procedurii
1.3. Verificarea existenţei Se verifică de catre compartimentul financiar- La data Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare din contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi demarării achizitii Cont. Sef achizitii
Fila de buget efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii procedurii Compart.
financiar
2. Elaborarea Notei Se anexează baze de calcul justificative, prin care Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative de estimare a se evidenţiază valoarea contractului exprimata în achizitii achizitii
valorii contractului de lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile
achiziţie publică. specifice legislaţiei in vigoare.
3. Elaborarea anunţului de Anunţul de intenţie se transmite spre publicare Compart. D.E.A. Director Compart.
intenţie şi transmiterea obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea achizitii achizitii
acestuia în SEAP şi MO- de reducere a termenelor şi dacă :
dacă este cazul. valoarea totală estimată a contractelor depăşeşte
pragurile stabilite prin legislaţia în vigoare
Anunţul de intenţie se publică:
- în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”, - în
SEAP
- în Monitorul Oficial al României, Partea a VI-a,
Achiziţii publice; facultativ de la 01.01.2008
- numai în SEAP cu condiţia ca, înainte de
publicare, să fi fost transmis un anunţ simplificat de
informare prealabilă către Comisia Europeană

4.2. Elaborarea documentaţiei de concurs:

Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
crt.
1 Elaborarea caietului de Sarcina elaborării caietului de sarcini revine La data Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. persoanei desemnate (responsabilul de sector), în demarării specialitate Cont.sef achizitii
colaborare cu specialiştii din fiecare sector de procedurii Şef
activitate.(sau specialisti din exterior cu o anumita compart.
calificare,daca e cazul) Acesta se aprobă de către specialitate
directorul instituţiei.
2 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: La data Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecţie situaţia personală a ofertantului; capacitatea de demarării achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaţia exercitare a activităţii profesionale; situaţia procedurii Compart. de
economică şi financiară economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau specialit.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


sau la capacitatea profesională; standarde de asigurare a calităţii;
tehnică şi/sau standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.
profesională.
3 Completarea fişei de Completarea Fişei de date a achiziţiei se face Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
date a achiziţiei; conform anexei prezentate. demarării achizitii achizitii
proced.
4 Stabilirea formularelor şi Documentaţia de concurs trebuie să conţină Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
modelelor care se vor următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, demarării achizitii achizitii
ataşa documentaţiei de Formularul de ofertă, Formularul de contract, proced.
concurs. Formularul de scrisoare de garanţie, daca se
solicită.
153
Manual de proceduri
154

5 Constituirea garanţiei de Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.


participare, daca este deschiderii achizitii achizitii
cazul . ofertelor
6 Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. demarării Achizitii achizitii
Este necesar pentru: planif. procesului de achiziţie proced.
publică; evitarea suprapunerilor şi întârzierilor;
monitoriz. internă a procesului de achiziţie.
La elaborarea calendarului se va ţine seama de:
termenele prevăzute în ordonanţa pentru publicare
anunţuri; termenele prevăzute în ordonanţa pentru
depunerea ofertelor; durata previzionată pentru
examinarea şi evaluarea ofertelor; perioada de
aşteptare; orice alte termene ce pot influenţa
procedura
4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Redactarea şi aprobarea Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin La data Compart. D.E.A. Director Compart.
anunţului de participare. informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu demarării achizitii achizitii
mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea procedurii
estimată a contractului de achiziţie publică ce
urmează a fi atribuit depăşeşte pragurile pentru
care este obligatorie publicarea anunţului de
participare în JOUE, atunci acesta trebuie să
conţină cel puţin informaţiile cuprinse în anexa nr.
3A din ordonanţă, prin utilizarea formularelor
standard adopt. de Comisia Europeană
2 Transmiterea anunţului Se realizează numai prin mijloace electronice, 52 zile inainte Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare către folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de de data dep. achizitii achizitii
operatorul SEAP. Internet www.e-licitaţie.ro proiectelor care
Numarul de zile dintre data publicarii anuntului de se pot reduce
participare si data depunerii proiectelor trebuie sa conf.cadr legal
fie stabilit astfel incat operatorii economici sa
beneficieze de o perioada rezonabila pentru
elaborarea lor
3 Transmiterea anunţului Acest lucru se va realiza concomitent cu Cel mult o zi de Compart. D.E.A. Director Compart.
la Unitatea pentru transmiterea la MO. la publicare în achizitii achizitii
Coordonarea şi SEAP
Verificarea Achiziţiilor
Publice din cadrul
Ministerului Finanţelor
Publice însoţit de fişa de
prezentare conform
formularului standard, in
cazul in care valoarea
estimata este este >
75.000 euro pentru
contractele de furnizare
şi servicii sau > 500.000
euro pentru contractele
de lucrări
4.4. Numirea juriului:
Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Emiterea deciziei de Juriul trebuie sa fie autonom in deciziile si opiniile Pana la Compart. D.E.A. Director Compart.
numire a juriului pe care le emite, sa fie format din cel putin 3 demararea Achizitii achizitii
membrii, persoane fizice independente fata de proced.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


concurenti, cu pregatire profesionala in domeniu,
cu experienta relevanta in domeniu, probitate
morala recunoscuta; daca concurentilor li s-a cerut
o anumita calificare cel putin 1/3 din membrii
juriului trebuie sa aiba calificarea respectiva sau
una echivalenta
2 Întocmirea Notei Autoritatea contractantă poate solicita opinia Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative privind experţilor externi, în cazul în care instituţia nu Achizitii achizitii
cooptarea de experţi deţine personal calificat pentru verificarea
externi, dacă este cazul. respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul
de sarcini.
155
Manual de proceduri
156

4.5. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de concurs


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
Punerea la dispoziţie a Compart. D.E.A. Director Compart.
documentaţiei de Achizitii achizitii
concurs, la cererea
operatorului economic.

4.6. Perioada de aşteptare


Nr.
Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt
1 Înreg. adreselor privind Înregistrarea acestora se face la secretariatul În mom. primirii Secretariat Compart. DEA Compart.
div. solicitările de instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei. solicitării Achizitii Achizitii
clarificări, de la oper. ec.; Autoritatea contractanta are obligatia de a lua
toate masurile necesare pentru ca schimbul de
mesaje, comunicarile si arhivarea informatiilor sa
se realizeze intr-o astfel de maniera incat sa se
asigure integritatea si confidentialitatea deplina a
tuturor informatiilor comunicate de concurenti.
Continutul planurilor sau proiectelor prezentate
trebuie sa ramana confidential cel putin pana la
data stabilita pentru deschiderea acestora, juriul
urmand a lua cunostiinta de continutul
respectivelor proiecte numai dupa aceasta data
2 Transmiterea adreselor Autoritatea contractantă are obligaţia de a În cel mult 3 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
privind răspunsurile la răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. lucr. de la achiziţii achiziţii
solicitările de clarificări, Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 primirea unei
zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, solicitări de
către toţi operatorii către toţi operatorii economici care au obţinut clarificări, cu cel
economici care au documentaţia de concurs; Dacă documentaţia este puţin 6 zile
obţinut documentaţia de disponibilă în SEAP , clarificările sau modificările înainte de data
concurs acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou limită de dep. a
fişier electronic la care se va asigura accesul pr.
direct şi nerestricţionat
-Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu
au fost transmise în timp util, numai dacă perioada
necesară pentru elaborarea şi transmiterea
răspunsului face posibilă primirea acestuia de
către operatorii economici înainte de data limită de
depunere a proiectelor.
3 Primirea proiectelor Proiectele se depun la sediul instituţiei. Acestea In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
sunt înreg. la secretariat consemnându-se ora şi sosirii Achizitii Achiziţii
data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg.
datei şi a orei când a fost depusă oferta. Pentru
dep. ofertelor se acordă o per. de cel puţin 52 de
zile de la data transmiterii spre publ. a anunţului de
participare.Acest termen poate fi modificat, fara a
aduce atingere prevederilor alin 2 art.134
4 Selectia preliminara Autoritatea contractanta are dreptul de a realiza o Compart. Comisia de Director Compart.
selectie preliminara a concurentilor, utilizand in achiziti preselectie achizitii
acest ses criterii clare, obiective, nediscriminatorii
care trebuie precizate in documentatia de concurs.
Numarul de concurenti selectati trebuie sa fie
suficient astfel incat sa asigure o concurenta reala

4.7. Desfăşurarea şedinţei de deschidere


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza
crt.
Completarea de către fiecare membru Se completează declaraţia de confidenţialitate şi înainte de Membrii Presed. Compart.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


1
juriului şi de către experţii externi imparţialitate deschiderea juriului Comisiei achiziţii
cooptaţi, a declaraţiilor privind soluţiilor/proiect de
confidenţialitatea şi conflictul de elor. evaluare
interese, înainte de deschiderea
ofertelor.
1.1 În cazul apariţiei conflictului de Directorul unitatii, care a numit juriul, va dispune În mom. D.E.A. Director Compart.
interese, se ia decizia modificării modificarea componenţei comisiei. apariţiei achiziţii
juriului şi se modifică decizia de conflictului de
numire a juriului interese
2 Solutiile/proiectele se deschid la data Solutiile/proiectele se deschid de către juriu şedinţa de Membrii Presed. Compart.
şi locul indicate în anunţul de deschidere a juriului Comisiei achiziţii
participare şi în documentaţia de soluţiilor/ de
atribuire. proiectelor evaluare
157
Manual de proceduri
158

3 Verificarea modului de respectare a Se verifică dacă acestea sunt conform specificaţilor şedinţa de Membrii Presed. Compart.
regulilor formale de depunere şi prevăzute în documentaţia de concurs deschidere a juriului Comisiei achiziţii
prezentare a soluţiilor/proiectelor şi a soluţiilor/ de
documentelor care le însoţesc. proiectelor evaluare
4 Plicurile vor fi deschise de către Acesta are obligaţia de a anunţa următoarele şedinţa de Presedintel Compart.
preşedintele juriului. informaţii: denumirea (numele) ofertanţilor; deschidere a e juriului achiziţii
modificările şi retragerile de oferte; existenţa soluţiilor/
garanţiilor de participare; elementele principale ale proiectelor
propunerilor financiare, inclusiv preţul; cursul de
referinţă care va sta la baza comparării preţurilor la
evaluarea soluţiilor/proiectelor prezentate într-o altă
monedă; propuneri de oferte alternative (dacă este
cazul); orice alte detalii şi precizări pe care juriul le
consideră necesare.
5 Comisia de evaluare va întocmi un Procesul verbal de deschidere a solutiilor/proiectelor şedinţa de Membrii Presed. Compart.
proces - verbal de deschidere trebuie să includă informaţiile anunţate de către deschidere a juriului Comisiei achiziţii
preşedintele juriului. solutiilor/ de
proiectelor evaluare
6 Semnarea procesului verbal de Procesul verbal privind şedinţa de deschidere a şedinţa de Membrii Presed. Compart.
deschidere a solutiilor/proiectelor solutiilor/proietelor va fi semnat de către membrii deschidere a juriului Comisiei achiziţii
juriului şi de către reprezentanţii ofertanţilor care sunt solutiilor de
prezenţi la deschiderea solutiilor/proiectelor evaluare
4.8. Examinarea şi evaluarea proiectelor
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza
crt.
1 Examinare şi evaluarea Juriul are obligaţia de a desfăşura activităţile de In cadrul sed. Membrii Presed. Compart.
soluţiilor/proiectelor examinare şi evaluare numai la sediul autorităţii De deschidere juriului Comisiei achiziţii
contractante de
evaluare
2 Verificarea soluţiilor/proiectelor Verificarea de către juriu a condiţiilor de : eligibilitate, In cadrul sed. Membrii Presed. Compart.
calificare, corespondenţa tehnică şi financiară dintre de deschidere juriului Comisiei achiziţii
documentaţia de atribuire şi ofertele depuse de
evaluare
3 Se resping proiectele După expirarea Membrii Presed. Compart.
necorespunzătoare, respectiv cele termenului juriului Comisiei achiziţii
care sunt:: inacceptabile sau limita de
neconforme. evaluare
5. Stabilirea solutiei/proiectului Juriul are obligaţia de a evalua proiectele exclusiv pe După Membrii Presed. Compart.
câştigător baza criteriilor de evaluare indicate in anunt. expirarea juriului Comisiei achiziţii
Juriul are dreptul de a invita concurenţii sa răspundă termenului de
la problemele consemnate in vederea clarificării limita evaluare
oricăror aspecte referitoare la soluţia /proiectul
propus
5.1 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea solutiei/proiectului câştigător avantajoasă din punct de vedere economic", atunci posibil juriului Comisiei achiziţii
în cazul în care se aplică criteriul de evaluarea proiectelor se realizează prin acordarea, de
pentru fiecare ofertă în parte, a unui punctaj rezultat
atribuire „oferta cea mai avantajoasă ca urmare a aplicării algoritmului de calcul stabilit în evaluare
din punct de vedere economic” documentaţia de atribuire. Clasamentul se
întocmeşte în ordinea descrescătoare a punctajului
acordat. Punctajul obţinut de fiecare ofertă reprezintă
media aritmetică a punctajelor acordate de fiecare
membru al juriului de evaluare în parte.
5.2 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai scăzut", Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
stabilirea solutiei/proiectului câştigător atunci evaluarea proiectelor se realizează prin posibil juriului Comisiei Compart.
în cazul în care se aplică criteriul de compararea preţurilor, fără TVA, a fiecărei oferte în de Achiziţii
parte şi prin întocmirea, în ordine descrescătoare a
atribuire „preţul cel mai scăzut” preţurilor respective, a clasamentului pe baza căruia evaluare
se stabileşte oferta câştigătoare.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


6. Anularea procedurii, dacă este cazul.Procedura de atribuire a contractului se anulează Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
atunci când:au fost depuse numai oferte posibil juriului Comisiei achiziţii
inacceptabile, neconforme sau necorespunzătoare ; de
au fost depuse oferte care, deşi pot fi luate în
considerare, nu pot fi comparate datorită modului evaluare
neuniform de abordare a soluţiilor tehnice şi/sau
financiare; abateri grave de la prevederile legislative
afectează procedura de atribuire sau este imposibilă
încheierea contractului.
7 Elaborarea raportului de evaluare al Juriul are obligatia de a intocmi un raport, semnat de Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
procedurii toti membrii sai, care trebuie sa cuprinda evaluarea posibil juriului Comisiei achiziţii
calittiva a fiecarui proiect, observatii specifice, de
precum si daca este cazul lista de probleme care evaluare
urmeaza afi clarificate.
159
Manual de proceduri
160

7.1 Solicitare de clarificari Juriul are dreptul de a invita concurentii sa raspunda Imediat dupa Membrii Presed. Director
la problemele care au fost consemnate in raport in intocmirea juriului Comisiei
vederea clarificarii oricaror aspecte referitoare la rap.juriului de
solutia propusa evaluare

4.9.Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt
1 Informarea ofertanţiilor Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa Cat mai curand Membrii Presed. Director Compart.
despre deciziile ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea posibil juriului Comisiei achiziţii
referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este de eval.
contractului de achiziţie cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala
publică iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
1.1 Comunicarea rezultatului Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
hotărârii juriului lucrătoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea juriului Comisiei achiziţii
deciziei de eval.
1.2 Modalitatea de Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
comunicare a rezultatului mijloace electronice. Dacă aceasta nu se de la emiterea juriului Comisiei achiziţii
realizează şi prin fax sau mijloace electronice deciziei de eval.
atunci perioada de aşteptare inaintea semnării
contractului se majorează cu 5 zile
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea juriului Comisiei achiziţii
prezentate. deciziei de eval.
2.1 Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
respinşi despre nu a fost declarată câştigătoare se informează de la emiterea juriului Comisiei achiziţii
rezultatul hotărârii asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei de eval.
comisiei şi motivarea respective, după cum urmează: fiecărui ofertant
acesteia. respins, motivele concrete care au stat la baza
deciziei de respingere a ofertei sale; pentru
fiecare oferta respinsă, motivele concrete care au
stat la baza deciziei de respingere; fiecărui
ofertant care a prezentat o ofertă acceptabilă,
conformă si corespunzătoare, dar care nu a fost
declarată castigătoare, caracteristicile şi
avantajele relative ale ofertei/ofertelor
câstigătoare în raport cu oferta sa, numele
ofertantului căruia urmează să i se atribuie
contractul de achiziţie publică. Fiecare dintre
aceşti operatori economici se informează şi
despre data limită până la care au dreptul de a
depune contestaţie, avându-se în vedere
prevederile art. 272.
3 Invitaţia ofertanţilor Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
declaraţi câştigători caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru de la emiterea juriului Comisiei achiziţii
pentru semnarea semnarea contractului. deciziei de eval.
contractului.

4.10. Perioada de aşteptare:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt
1 Primirea contestaţiilor, Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările In termenul fixat Secretariat DEA Compart.
dacă este cazul, cu primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii achiziţii
număr de înregistrare şi contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
rezoluţia motivată a
autorităţii contractante la
contestaţia depusă.
2 Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea
actului; obligarea autorităţii contractante de a emite
un act;
obligarea autorităţii contractante de a lua orice alte
măsuri necesare pentru remedierea actelor ce
afectează procedura de atribuire.
3 Soluţionarea Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de In termenul fixat Consiliul sau Compart.
contestaţiilor opţiunea părţii vătămate: Instanţa de Achiziţii
fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată. judecată.
Participanţii la procedura de atribuire trebuie sa fie
înstiintati de autoritatea contractanta,
161
Manual de proceduri
162

4 Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligaţia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaţiei şi instiinteze despre aceasta si pe ceilalţi participanţi achiziţii Jurist Achiziţii
transmiterea către la procedura de atribuire.
Consiliu a punctului de
vedere
5 Solutionarea contestaţiei Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul Compart.
comunica , in scris partilor in 5 zile; Achiziţii
Decizia motivată se publică pe pagina de Internet
a Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără
referire la datele de identificare a deciziei şi ale
părţilor, precum şi la datele personale, în termen
de 10 de zile de la data la care aceasta rămâne
definitivă şi irevocabilă.”
4.11. Semnarea contractului:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizează La data semnarii Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie prin semnarea contractului de achiziţie publică . contractului achiziţii Jurist achiziţii
publică. Contabil
sef
2. Incheierea contractului Contractul de achiziţie publică se încheie în formă 10 zile sau 5 Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziţie publică. scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de zile (fct. de achiziţii Contabil Achiziţii
atribuire. valoare contract) Jurist sef Serv.finan-
Un contract se semnează de ambii directori: de la Jurist ciar –
directorul autorităţii contractante si ofertantul comunicarea contabil
câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă hotararii de
semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul atribuire,
economic, contabilul şef şi consilierul juridic,
responsabilul cu derularea contractului iar un
exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la
contabilul şef
4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Transmiterea anunţului Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin Compart. D.E.A. Director Compart.
de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, achiziţii Jurist achiziţii
disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ;
M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se Cont. sef
face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se
realizează prin transm. unei solicitări
scrise.Publicarea în MO se realiz. contra cost şi
este facultativă începând cu 01.01.2008, cf OUG
94/2007; “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”,
dacă e cazul
Dacă valoarea estimată a contractului de achiziţie
publică ce urmează a fi atribuit depăseste pragurile
pentru care este obligatorie publicarea anunţul de
atribuire în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene,
atunci acesta trebuie să conţină cel puţin
informaţiile cuprinse în ordonanţă, prin utilizarea
formularelor standard adoptate de Comisia
Europeană.

4.13. Definitivarea dosarului achiziţiei publice şi arhivarea documentelor:

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt
1 Definitivarea dosarului Dosarul achizitiei publice cuprinde toate Dupa finaliz. Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziţie publică. activitatile desfasurate in cadrul unei proceduri de procedurii achiziţii achiziţii
atribuire, respectiv toate documentele necesare
pentru derularea procedurii.
2. Intocmirea şi păstrarea Dosarul de achiziţie publica se întocmeşte şi se cel puţin 5 ani Compart. D.E.A. Director Compart.
dosarului de achiziţie păstrează de către autoritatea contractanta prin achiziţii Cont. sef achiziţii
compartimentul intern specializat de achiziţii
publică publice. Acesta se întocmeşte pentru fiecare
contract de achiziţie publica atribuit. Se păstrează
atâta timp cat contractul de achiziţie publica
produce efecte juridice de la data finalizării
acestuia.
163
Manual de proceduri
164

4.14. Derularea contractului:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt
1 Constituirea garanţiei de Se solicita constituirea de garanţiei de buna Odata cu Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca executie, care poate fi sub mai multe forme: incheierea achiziţii Cont.sef achiziţii
este cazul. - prin scrisoare de garantie bancara; contractului Jurist
-depuneri la casierie;
-prin reţineri succesive din sumele datorate
pentru facturi partiale.
2 Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea Dupa constituirea Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, garantiei de buna achiziţii Cont.sef achiziţii
fie la termenul convenit de parti. executie daca a Jurist
Daca pe parcursul indeplinirii contractului se fost solicitata, fie
constata faptul ca anumite elemente ale propunerii la term. convenit
tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor de parti
prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea
contractului si angajarea raspunderii contractuale
3 Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada de Compart. D.E.A. Director Compart.
asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate a achiziţii Cont.sef achiziţii
vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului Jurist
prin contact. Compartimentul achizitii, prin
managerul de contract urmareste respectarea
acestui aspect.

4.15. Finalizarea contractului:

Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt
1 Efectuarea receptiei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea
finale cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la
obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si
pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de Se elibereaza de garanţia de buna executie, dupa Max 14 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei finaliz.re finale, cu achiziţii Jurist achiziţii
este cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se detalierea din art.
elibereaza documentele constatatoare care contin 92, alin. (4) din
informatii referitoare la indeplinirea contractului de OUG 34 , pentru
catre furnizor/prestator/executant si la eventualele contractele de
prejudicii create de acesta. lucrări
3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care conţin Max.3 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
ANRMAP si catre informaţii referitoare la îndeplinirea contractului de data elib.scrisorii achiziţii achiziţii
furnizor/prestator/execut către furnizor/prestator/executant si la eventualele de buna executie
ant a confirmarii prejudicii create de acesta. Un exemplar din
indeplinirii a contractului aceste documente se ataşează dosarului
procedurii.

4.16. Analiza procesului:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Efectuarea analizei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea Dupa finalizarea Compart. D.E.A. Director Compart.
desfasurarii procedurii cotractanta analizează modul de îndeplinire a contractului achiziţii Jurist achiziţii
si a indeplinirii contractului respectiv, măsura in care au fost Cont.sef

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


contractului satisfacute toate necesitatiile autoritatii, punctele
tari si punctele slabe ale procedurii si propunerile
de imbunatatire pe viitor a procesului de achiziţie
publica

PROCEDURĂ: A00203018 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIIE PUBLICE - LICITAŢIA RESTRÂNSĂ


1. SCOP
a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin
procedura licitaţie restrânsă, din cadrul sistemului penitenciar ;
b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de atribuire „licitaţie restrânsă”,
c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „ licitaţie restrânsă”,
165
Manual de proceduri
166

2. PREMISE
În conformitate cu prevederile art. 81 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006, modificată şi completată procedura de licitaţie restrânsă se
desfăşoară, de regulă, în două etape: etapa de selectare a candidaţilor, prin aplicarea criteriilor de selecţie şi respectiv etapa de evaluare a ofertelor depuse de
candidaţii selectaţi, prin aplicarea criteriului de atribuire.
Autoritatea contractantă are dreptul de a decide organizarea unei etape suplimentare de licitaţie electronică, caz în care are obligaţia de a anunţa această
decizie în anunţul de participare şi în documentaţia de atribuire.

3.APLICABILITATE
Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat propriu prin intermediul Direcţiei Economico –
Administrative şi ordonatorilor terţiari de credite din sistemul administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit
competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice.
Definiţie:
Licitaţie restrânsă: procedura la care orice oper. econ. are dreptul de a-si depune candidatura urmand ca numai candidatii selectati sa aiba dreptul de a
depune oferte

4. Descrierea procedurii
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1.1. Alegerea procedurii Se specifica data estimativă de începere-finalizare La data întocmiri Compart. D.E.A. Director Compart.
care urmează să fie a procedurii. planului achizitii achizitii
aplicată şi întocmirea
calendarului procedurii
1.2. Analiza necesarului de Compartimentul financiar-contabil analizeaza La data demarării Compart. D.E.A. Director Compart.
achiziţii functie de impreuna cu compartimentele de resort si procedurii Achizitii Cont. Sef achizitii
fondurile alocate compartimentul de achizitii Compart. Sef comp
financiar logistic
1.3. Verificarea existenţei Se verifică de catre compartimentul financiar- La data demarării Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare din contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi procedurii Achizitii Cont. Sef achizitii
Fila de buget efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii Compart.
financiar
1.4. Definitivarea şi Programul anual al Achiziţiilor publice se aprobă Până la 15.12 Compart. D.E.A. Director Compart.
aprobarea Programului de către directorul instituţiei. Dacă nu au fost Achizitii achizitii
anual al Achiziţiilor cuprinse unele produse, lucrări sau servicii, se pot
publice face modificari sau completări dacă sunt asigurate
sursele de finanţare.
2. Elaborarea Notei Se anexează baze de calcul justificative, prin care La data demarării Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative de estimare se evidenţiază valoarea contractului exprimata în procedurii Achizitii achizitii
a valorii contractului de lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile
achiziţie publică. specifice legislaţiei in vigoare.

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, La data demarării Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. care sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici procedurii specialit. achizitii
tehnice cu ajutorul cărora sunt descrise produsele,
serviciile sau lucrările în funcţie de specificul şi
necesarul fiecărui compartiment de activitate
Sarcina elaborării caietului de sarcini revine
persoanei desemnate (responsabilul de sector), în
colaborare cu specialiştii din fiecare sector de
activitate. Acesta se aprobă de către directorul
instituţiei.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


2 Elaborarea clauzelor Se ataşează un model de contract, redactat în alb La data întocmiri Compart. D.E.A. Director Compart.
contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziţie planului Achizitii Cont.sef achizitii
publică se redactează de către juristul instituţiei, se Jurist
avizează de către directorul general al instituţiei,
directorul economic şi contabilul şef. Serv.fin.

3 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai La data demarării Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecţie la:situaţia personală a ofertantului; capacitatea de procedurii Achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaţia exercitare a activităţii profesionale; situaţia
economică şi financiară
sau la capacitatea economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau Comp.de
tehnică şi/sau profesională; standarde de asigurare a calităţii; specialit.
profesională. standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.
167
Manual de proceduri
168

4 Completarea fişei de Completarea Fişei de date a achiziţiei se face Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
date a achiziţiei; conform anexei prezentate. demarării proced. Achizitii achizitii
5 Stabilirea formularelor Documentaţia de atribuire trebuie să conţină Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
şi modelelor care se următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, demarării proced. Achizitii achizitii
vor ataşa Formularul de ofertă, Formularul de contract,
documentaţiei de Formularul de scrisoare de garanţie, daca se
atribuire. solicită.
6 Constituirea garanţiei Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare, daca şi într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea deschiderii Achizitii achizitii
este cazul . estimata a contractului de achiziţie publică. ofertelor
Perioada de valabilitate a garanţiei pentru
participare va fi cel puţin egală cu per. de
valabilitate a ofertei.
7 Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. demarării proced. Achizitii achizitii

ETAPA I - SELECTARE A CANDIDAŢILOR

4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Redactarea şi Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin - 37 zile înainte de Compart. D.E.A. Director Compart.
aprobarea anunţului de informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu depunere a Achizitii achizitii
participare. mai mult de 650 de cuvinte candid.

2. Solicitării obligatorii în Solicitarea operatorilor economici interesaţi pentru Compart. D.E.A. Director Compart.
anunţul de participare depunerea de candidaturi, indicarea criteriilor de Achizitii achizitii
selecţie şi regulile aplicabile, numărul minim de
candidaţi care se intenţionează a fi selectaţi şi,
dacă este cazul, numărul maxim al acestora.
Numărul minim de candidaţi indicat nu poate fi mai
mic de 5.
3. Transmiterea anunţului Se realizează numai prin mijloace electronice, - 16 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare către folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de Achizitii achizitii
operatorul SEAP. Internet www.e-licitaţie.ro.
4 Transmiterea anunţului Acest lucru se va realiza concomitent cu cel mult o zi de la Compart. D.E.A. Director Compart.
la Unitatea pentru transmiterea la MO.-facultativ publicare în SEAP Achizitii achizitii
Coordonarea şi
Verificarea Achiziţiilor
Publice din cadrul
Ministerului Finanţelor
Publice însoţit de fişa
de prezentare conform
formularului standard,
valoarea estimata este
> 75000 euro

4.4. Punerea la dispoziţia operatorilor economici a documentaţiei de atribuire


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Autoritatea contractantă Punere la dispoziţie a documentaţiei de atribuire max.4zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
are obligaţia de a pune punerea la dispoziţie oricărui operator economic data solicitării, dar Achizitii achizitii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


la dispoziţia care a înaintat o solicitare în acest sens sau, după max.2zile pana la
operatorului economic caz, căruia i s-a transmis o invitaţie de participare data limita de dep.
documentaţia de a unui exemplar din documentaţia de atribuire, pe a of.
atribuire. suport hârtie şi/sau pe suport magnetic.
Dacă, documentaţia de atribuire este pusă la
dispoziţie pe suport hârtie şi/sau pe suport
magnetic, atunci autoritatea contractantă are
dreptul de a stabili un preţ, cu condiţia ca acesta
să nu depăşească costul multiplicării
documentaţiei, la care se poate adăuga, dacă este
cazul, costul transmiterii prin poştă.
169
Manual de proceduri
170

4.5. Primirea de clarificări privind documentaţia de atribuire şi răspunsul la acestea:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Înreg. adreselor privind Înregistrarea acestora se face la secretariatul În mom. primirii Secretariat Compart. DEA Compart.
div. solicitările de instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei. solicitării Achizitii Achizitii
clarificări, de la
candidaţii selectaţi.;
2 Transmiterea adreselor Autoritatea contractantă are obligaţia de a În cel mult 3 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
privind răspunsurile la răspunde în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. lucr. de la primirea achiziţii achiziţii
solicitările de clarificări, Răspunsul la clarificări se transmite cu cel puţin 6 unei solicitări
către toţi operatorii zile înainte de data limită de depunere a ofertelor, /clarificări, nu mai
economici care au către toţi operatorii economici care au obţinut tarziu de 6 zile
obţinut documentaţia documentaţia de atribuire; Dacă documentaţia este înainte de data
de atribuire disponibilă în SEAP, clarificările sau modificările limită de dep. a of.
acesteia se fac cunoscute prin crearea unui nou
fişier electronic la care se va asigura accesul
direct şi nerestricţionat
- Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu
au fost transmise în timp util, numai dacă perioada
necesară pentru elaborarea şi transmiterea
răspunsului face posibilă primirea acestuia de
către operatorii economici înainte de data limită de
depunere a ofertelor.

4.6. Numirea comisiei de evaluare:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 Pana La data Compart. D.E.A. Director Compart.
numire a Comisiei de membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii demarării proced. Achizitii achizitii
evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă,
din cadrul compartimentului intern de achiziţii
1.1. Modul de lucru al Preşedintele comisiei de evaluare a ofertelor Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
comisiei de evaluare. stabileşte modul de lucru, de comun acord cu deschiderii ofert. Achizitii achizitii
membrii acesteia
2 Întocmirea Notei Autoritatea contractantă poate solicita opinia Pana la data Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative privind experţilor externi, în cazul în care instituţia nu deschiderii ofertei Achizitii achizitii
cooptarea de experţi deţine personal calificat pentru verificarea
externi, dacă este respectării cerinţelor tehnice specificate în caietul
cazul. de sarcini.

4.7.Primirea candidaturilor:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Primirea candidaturilor Orice operator economic are dreptul de a-şi In moment. sosirii Secretariat Compart. Director Compart.
depune candidatura pentru prima etapă. Achizitii achiziţii
Candidaturile se depun la sediul instituţiei.
Acestea sunt înregistrate la secretariat
consemnându-se ora şi data sosirii.

4.8.Examinarea candidaturilor:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Verificarea îndeplinirii Se verifică de către membri comisiei dacă La sedinta de Membrii Reprez. Presed. Compart.
cerinţelor minime de candidaţii îndeplinesc criteriile de selecţie privind selectare a cand. comisiei de din partea Comisiei achiziţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


calificare capacitatea tehnică şi economică, care au fost evaluare Min.Finan- de
stabilite şi anunţate prin anunţul de participare. telor (daca evaluare
e prezent)
4.9. Stabilirea clarificărilor la documentele prezentate de ofertanţi şi primirea răspunsurilor la acestea, precum şi a documentelor solicitate a fi
completate:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Termenul de Se acordă un termen rezonabil de timp, de regulă 72 ore de la Membrii Reprez. Presed. Compart.
completare a în limita a 72 de ore de la momentul solicitării solicitare comisiei de din partea Comisiei achiziţii
documentelor lipsă de pentru completarea documentelor lipsă. evaluare Min.Finan- de
către participanţii la telor (daca evaluare
procedură. e prezent)
171
Manual de proceduri
172

2 Interdicţii de solicitare Comisia de evaluare nu are dreptul de a permite şi Membrii Reprez. Presed. Compart.
completări a de a solicita completarea unui document care comisiei de din partea Comisiei achiziţii
documentelor lipsă. lipseşte dacă:în documentaţia de atribuire a fost evaluare Min.Finan- de
menţionat expres faptul că, în caz de neprezentare
a respectivului document, nu este permisă telor (daca evaluare
completarea ulterioară, neprezentarea având ca e prezent)
efect descalificarea ofertantului; ofertantul
respectiv, deşi cunoştea cerinţele, a omis să
prezinte mai mult de 3 dintre documentele
solicitate în cadrul documentaţiei de atribuire.

4.10. Stabilirea operatorilor economici selectaţi:

Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Stabilirea operatorilor Candidaţii selectaţi trebuie să îndeplinescă Imediat dupa Membrii Reprez. Presed. Compart.
economici selectaţi criteriile de selecţie privind capacitatea tehnică şi etapa de selectare comisiei de din partea Comisiei achiziţii
economică, care au fost stabilite. Numărul de
candidaţi selectaţi după prima etapă a procedurii evaluare Min.Finan- de
trebuie să fie cel puţin egal cu numărul minim telor (daca evaluare
indicat în anunţul de participare. e prezent)
2 Elaborarea raportului Comisia de evaluare are obligaţia de a elabora un Imediat dupa Membrii Reprez. Presed. Compart.
intermediar al raport intermediar, privind selectarea candidaţilor, etapa de selectare comisiei de din partea Comisiei achiziţii
procedurii, sau dacă care se înaintează directorului unităţii, spre
este cazul, a unui aprobare. evaluare Min.Finan- de
proces verbal telor (daca evaluare
intermediar de e prezent)
evaluare.
3. Anularea sau În cazul în care numărul candidaţilor care Imediat dupa Membrii Reprez. Presed. Compart.
continuarea procedurii îndeplinesc criteriile de selecţie este mai mic decât etapa de selectare comisiei de din partea Comisiei achiziţii
numărul minim indicat în anunţul de participare: evaluare Min.Finan- de
a) fie se anulează procedura; telor (daca evaluare
b) fie se continua procedura, numai cu acei e prezent)
candidaţi care îndeplinesc criteriile solicitate, în
măsura în care numărul acestora este, cel puţin 3.
4.11. Informarea candidaţilor cu privire la rezultatul primei etape
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Informarea candidaţilor Informarea candidaţilor în legătură cu rezultatul Imediat dupa Compart. D.E.A. Director Compart.
aplicării primei etape a procedurii de atribuire, elab.rap. intermed. Achizitii achizitii
respectiv a celor, respinşi sau neselectaţi.
Comunicarea trebuie să conţină motivele concrete
care stau la baza deciziei de respingere a
candidaturilor .

ETAPA I - EVALUAREA OFERTELOR

4.12. Transmiterea invitaţiei de participare candidaţilor selectaţi


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1. Redactarea şi Invitaţia de participare trebuie să cuprindă: Compart. D.E.A. Director Compart.
aprobarea invitaţiei de a) referinţe privind anunţul de participare publicat; Achizitii achizitii
participare b) data limită stabilită pentru depunerea ofertelor
c) adresa la care se transmit ofertele;
d) limba sau limbile în care trebuie elaborată
oferta;
e) data deschiderii ofertelor;

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


f) dacă este cazul, precizări referitoare la
documentele suplimentare pe care operatorii
economici trebuie să le prezinte în scopul verificării
declaraţiilor sau completării documentelor,
prezentate în prima etapă pentru demonstrarea
capacităţii tehnice şi economico-financiare.
2. Transmiterea invitatiei În cazul în care documentaţia de atribuire este min. 40 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare şi a accesibilă direct prin mijloace electronice în SEAP, înainte de data Achizitii achizitii
documentaţiei de atunci invitaţia de participare va include informaţii limită de depunere
atribuire candidaţiilor privind modul de accesare a documentaţiei a ofertelor
selectaţi respective.
173
Manual de proceduri
174

4.13. Primirea ofertelor


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Primirea ofertelor Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea In momen. sosirii Secretariat Compart. Director Compart.
sunt înreg. la secretariat, consemnându-se ora şi Achizitii achiziţii
data sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg.
datei şi a orei, când a fost depusă oferta.
4.14. Deschiderea ofertelor şi întocmirea procesului verbal de deschidere
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Completarea de către fiecare Se completează declaraţia de confidenţialitate înainte de Membrii Presed. Compart.
membru al comisiei de evaluare şi şi imparţialitate deschiderea comisiei de Comisiei de achiziţii
de către experţii externi cooptaţi, a ofertelor. evaluare evaluare
declaraţiilor privind confidenţialitatea
şi conflictul de interese, înainte de
deschiderea ofertelor.
2 În cazul apariţiei conflictului de Directorul unităţii, care a numit comisia de În mom. apariţiei D.E.A. Director Compart.
interese, se ia decizia modificării evaluare a ofertelor, va dispune modificarea conflictului de achiziţii
comisiei de evaluare şi se modifică componenţei comisiei. interese
decizia de numire a comisiei de
evaluare
3 Ofertele se deschid la data şi locul Ofertele se deschid de către comisia de şedinţa de Membrii Presed. Compart.
indicate în anunţul de participare şi evaluare deschidere a comisiei de Comisiei de achiziţii
în documentaţia de atribuire. ofertelor evaluare evaluare
4 Orice ofertant are dreptul de a fi Prezenţa acestuia se consemnează in şedinţa de Membrii Presed. Compart.
prezent la şedinţa de deschidere a procesul verbal de deschidere a ofertelor. deschidere a comisiei de Comisiei de achiziţii
ofertelor ofertelor evaluare evaluare
5 Comisia de evaluare verifică modul Se verifică dacă acestea sunt conform şedinţa de Membrii Presed. Compart.
de respectare a regulilor formale de specificaţilor prevăzute în documentaţia de deschidere a comisiei de Comisiei de achiziţii
depunere şi prezentare a ofertelor şi atribuire. ofertelor evaluare evaluare
a documentelor anexate.
6 Comisia de evaluare va întocmi un Procesul verbal de deschidere a ofertelor şedinţa de Membrii Presed. Compart.
proces - verbal de deschidere trebuie să includă informaţiile anunţate de deschidere a comisiei de Comisiei de achiziţii
către preşedintele comisiei. ofertelor evaluare eval.
7 Semnarea procesului verbal de Procesul verbal privind şedinţa de deschidere şedinţa de Membrii Presed. Compart.
deschidere a ofertelor a ofertelor va fi semnat de către membrii deschidere a comisiei de Comisiei de achiziţii
comisiei şi de către reprezentanţii ofertanţilor ofertelor evaluare evaluare
care sunt prezenţi la deschiderea ofertelor
8 transmiterea procesului verbal de Procesul verbal de deschidere a ofertelor se Imediat după Membrii Presed. Compart.
deschidere şi celorlalţi ofertanţi trimite fiecărui participant la procedură, fie că încheierea comisiei de Comisiei de achiziţii
participanţi la procedură, dar ai căror a fost prezent la deschidere sau nu, în copie şedinţei de evaluare evaluare
reprezentanţi nu au fost prezenţi la xerox, atât prin poştă cât şi prin fax. deschidere a
deschidere. ofertelor

4.15. Examinarea şi evaluarea ofertelor


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Examinare şi evaluarea ofertelor Comisia de evaluare are obligaţia de a Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
desfăşura activităţile de examinare şi evaluare posibil comisiei de Comisiei de achiziţii
numai la sediul autorităţii contractante evaluare evaluare
2. Verificarea ofertelor Verificarea de către comisia de evaluare a Cat mai curand Membrii Presed. Compart.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


condiţiilor de : eligibilitate ,calificare, posibil comisiei de Comisiei de achiziţii
corespondenţa tehnică şi financiară dintre evaluare evaluare
documentaţia de atribuire şi ofertele depuse
3 Oferte admisibile Prin oferta admisibilă se înţelege oferta După expirarea Membrii Presed. Compart.
corespunzătoare din punct de vedere al termenului limita comisiei de Comisiei de achiziţii
documentaţiei de atribuire. Oferta câştigătoare evaluare evaluare
se va desemna din ofertele admisibile.
4 Stabilirea ofertei câştigătoare Comisia de evaluare are obligaţia de a stabili După expirarea Membrii Presed. Compart.
oferta câştigătoare, dintre ofertele admisibile, termenului limita comisiei de Comisiei de achiziţii
pe baza aplicării criteriului stabilit pentru evaluare evaluare
atribuirea contractului de achiziţie publică.
175
Manual de proceduri
176

5 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "oferta cea mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
avantajoasă din punct de vedere economic",
stabilirea ofertei câştigătoare în atunci evaluarea ofertelor se realizează prin posibil comisiei de Comisiei de achiziţii
cazul în care se aplică criteriul de acordarea, pentru fiecare ofertă în parte, a evaluare evaluare
atribuire „oferta cea mai avantajoasă unui punctaj rezultat ca urmare a aplicării
din punct de vedere economic” algoritmului de calcul stabilit în documentaţia
de atribuire. Clasamentul se întocmeşte în
ordinea descrescătoare .
6 Calcularea punctajului pentru Dacă criteriul utilizat a fost "preţul cel mai Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
scăzut", atunci evaluarea ofertelor se
stabilirea ofertei câştigătoare în realizează posibil comisiei de Comisiei de achiziţii
prin compararea preţurilor, fără evaluare evaluare
cazul în care se aplică criteriul de TVA, a fiecărei oferte în parte şi prin
atribuire „preţul cel mai scăzut” întocmirea, în ordine descrescătoare a
preţurilor respective, a clasamentului pe baza
căruia se stabileşte oferta câştigătoare.
7 Anularea procedurii, dacă este Procedura de atribuire a contractului se Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
cazul. anulează atunci când:au fost depuse numai posibil comisiei de Comisiei de achiziţii
oferte inacceptabile, neconforme sau evaluare evaluare
necorespunzătoare ; au fost depuse oferte
care, deşi pot fi luate în considerare, nu pot fi
comparate datorită modului neuniform de
abordare a soluţiilor tehnice şi/sau financiare;
abateri grave de la prevederile legislative
afectează procedura de atribuire sau este
imposibilă încheierea contractului.
8 Elaborarea raportului de evaluare al După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia Cat mai curand Membrii Presed. Compart.
procedurii de evaluare a ofertelor elaborează raportul de posibil comisiei de Comisiei de achiziţii
evaluare a procedurii evaluare evaluare
4.16. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Informarea ofertanţiilor Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa Membrii Presed. Director Compart.
despre deciziile ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea comisiei de Comisiei achiziţii
referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este evaluare de eval.
contractului de achiziţie cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala
publică iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
2 Comunicarea Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
rezultatului hotărârii lucrătoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
comisiei de evaluare a deciziei evaluare de eval.
ofertelor
3 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
prezentate. deciziei evaluare de eval.

4 Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
respinşi despre nu a fost declarată câştigătoare se informează de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
rezultatul hotărârii asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei evaluare de eval.
comisiei şi motivarea respective.
acesteia.
5 Invitaţia ofertanţilor Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
declaraţi câştigători caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
pentru semnarea semnarea contractului. deciziei evaluare de eval.
contractului.

4.17. Perioada de aşteptare:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Primirea contestaţiilor, Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările In termenul fixat Secretariat DEA Compart.
dacă este cazul, cu primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii achiziţii
număr de înregistrare şi contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
rezoluţia motivată a
autorităţii contractante

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


la contestaţia depusă.
2 Soluţionarea Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de In termenul fixat Consiliul sau Compart.
contestaţiilor opţiunea părţii vătămate: Instanţa de Achiziţii
fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.
judecată.Participanţii la procedura de atribuire
trebuie sa fie instiintati de autoritatea contractanta,
3 Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligatia sa ii Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaţiei instiinteze despre aceasta si pe ceilalti participanti achiziţii Jurist Achiziţii
la procedura de atribuire.
4 Soluţionarea Soluţionarea se face de către Consiliu si se 5 zile / 10 zile Consiliul Compart.
contestaţiei comunica , in scris partilor in 5 zile; Achiziţii
177
Manual de proceduri
178

4.18. Semnarea contractului:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizează La data semnarii Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie prin semnarea contractului de achiziţie publică . contractului achiziţii Jurist achiziţii
publică. Contabil
sef
2. Incheierea contractului Contractul de achiziţie publică se încheie în formă 10 zile sau 5 Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziţie publică. scrisă, in trei exemplare in urma procedurii de zile (fct. de achiziţii Jurist Achiziţii
atribuire. valoare contract) Contabil Serv.finan
Un contract se semnează de ambii directori: de la comunicarea sef -ciar –
directorul autorităţii contractante si ofertantul hotararii de contabil
câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă atribuire
semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul
economic, contabilul şef şi consilierul juridic, iar un
exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la
contabilul şef

4.19. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Transmiterea anunţului Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin Compart. D.E.A. Director Compart.
de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, achiziţii achiziţii
disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ; Cont. sef
M.O al României, Partea a VI-a, Achiziţii publice se
face în cel mult o zi de la publicarea în SEAP. Se
realizează prin transm. unei solicitări
scrise.Publicarea în MO se realiz. contra cost ; “

4.21. Derularea contractului:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1. Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea Dupa constituirea Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului garantiei de buna executie , daca a fost solicitata, garantiei de buna achiziţii Cont.sef achiziţii
fie la termenul convenit de parti. executie daca a Jurist
Daca pe parcursul indeplinirii contractului se fost solicitata, fie
constata faptul ca anumite elemente ale propunerii la term.onvenit de
tehnice sunt inferioare sau nu corespund cerintelor parti
prevazute in caietul de sarcini si sa rezilierea
contractului si angajarea raspunderii contractuale
2. Indeplinirea obligatiilor Partile trebuie sa-si indeplineasca, cu buna Pe perioada de Compart. D.E.A. Director Compart.
asumate prin contract credinta, obligatiile asumate atat din punct de valabilitate a achiziţii Cont.sef achiziţii
vedere calitativ, cat si calitativ, la termenul stabilit contractului Jurist
prin contact. Compartimentul achizitii, prin
managerul de contract urmareste respectarea
acestui aspect.
4.22. Finalizarea contractului:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Efectuarea recepţiei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea
finale cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la
obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si
pe baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de Se elibereaza de garanţiei de buna executie, dupa Max 14 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
buna execuţie, daca indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei finaliz.rec.finale achiziţii Jurist achiziţii
este cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se
elibereaza documentele constatatoare care contin

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


informatii referitoare la indeplinirea contractului de
catre furnizor/prestator/executant si la eventualele
prejudicii create de acesta.
3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin Max.3 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de data elib.scrisorii achiziţii Jurist achiziţii
furnizor/prestator/execu catre furnizor/prestator/executant si la eventualele de buna executie
tant a confirmarii prejudicii create de acesta. Un exemplar din
indeplinirii a aceste documente se ataseaza dosarului
contractului procedurii.
179
Manual de proceduri

PROCEDURA: A00203019 PROCEDURA PRIVIND ACHIZIŢIILE PUBLICE - NEGOCIEREA CU


PUBLICAREA PREALABILĂ A UNUI ANUNŢ DE PARTICIPARE

1. SCOP
a) stabilirea unui cadru unitar intern - set de reguli - pentru organizarea şi desfăşurarea
procedurilor de atribuire a contractelor de achiziţii publice, prin procedura negocierea cu
publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”, din cadrul sistemului penitenciar ;
b) stabilirea responsabilităţilor privind activităţile desfăşurate în cazul aplicării procedurii de
atribuire „ negocierea cu publicarea prealabilă a unui anunţ de participare”,
c) asigură existenţa unei documentaţii adecvate derulării procedurii „negocierea cu publicarea
prealabilă a unui anunţ de participare”.”

2. PREMISE
În conformitate cu prevederile art. 110 din Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului nr. 34/2006.modificată şi
completată autoritatea contractantă are dreptul de a aplica procedura de negociere, cu publicarea
prealabilă a unui anunţ de participare, în următoarele cazuri:
a) atunci când, în urma aplicării licitaţiei deschise, licitaţiei restrânse, dialogului competitiv sau a
cererii de oferte, nu a fost depusă nicio ofertă sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori
neconforme. Aplicarea procedurii de negociere în acest caz este posibilă numai după anularea
procedurii iniţiale de licitaţie deschisă, licitaţie restrânsă, dialog competitiv sau cerere de oferte şi numai
dacă cerinţele iniţiale prevăzute în documentaţia de atribuire nu sunt modificate substanţial. În acest caz
autoritatea contractantă are dreptul de a nu transmite spre publicare anunţul de participare dacă invită
la negocieri numai şi pe toţi acei ofertanţi care au îndeplinit criteriile de calificare şi selecţie în cadrul
procedurii anterioare şi care au depus oferte conform regulilor formale prevăzute în documentaţia de
atribuire.
b) în situaţii excepţionale, temeinic motivate, atunci când natura lucrărilor/produselor/serviciilor sau
riscurile implicate de executarea/livrarea/prestarea acestora nu permit o estimare iniţială globală a
preţului viitorului contract de achiziţie publică;
c) atunci când serviciile care urmează să fie achiziţionate, îndeosebi serviciile financiare, astfel cum
sunt acestea prevăzute în categoria 6 din anexa nr. 2A, a Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului
menţionate, sau serviciile intelectuale, cum ar fi cele care implică proiectarea lucrărilor, sunt de aşa
natură încât caietul de sarcini nu poate fi elaborat cu precizia pe care o impune atribuirea unui contract
de achiziţie publică prin aplicarea licitaţiei deschise sau licitaţiei restrânse;
d) atunci când lucrările ce urmează a fi executate sunt necesare exclusiv în scopul cercetării
ştiinţifice, experimentării sau dezvoltării tehnologice, şi numai dacă acestea nu se realizează pentru
obţinerea unui profit şi nici nu urmăresc acoperirea costurilor aferente.

3.APLICABILITATE
Procedura se aplică de către personalul din cadrul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor – aparat
propriu prin intermediul Direcţiei Economico – Administrative şi a ordonatorilor terţiari de credite din
sistemul administraţiei penitenciare (penitenciare, spital penitenciar, centre de reeducare, etc.), potrivit
competenţelor stabilite prin fişa postului, pe linia achizitiilor publice.

Definiţie:
NEGOCIEREA - reprezintă procedura prin care autoritatea contractantă derulează consultări cu
candidaţii selectaţi şi negociază clauzele contractuale, inclusiv preţul, cu unul sau mai muţti dintre
aceştia.

180
4.DESCRIEREA PROCEDURII
4.1.Identificarea necesităţilor şi a fondurilor necesare
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1.1. Estimarea valorii Se identifică toate costurile aferente pentru Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie obtinerea produselor, lucrărilor sau serviciilor logistic achizitii
publică. necesare: se însumează toate costurile platibile
pentru îndeplinirea contractului; se iau în
considerare toate majorarile preţului contractului,
eventualele suplimentări faţa de obiectul iniţial;
valoarea premiilor sau primelor ce se intenţionează
a se acorda.
1.2. Alegerea procedurii Se specificarea datei estimative de începere- Compart. D.E.A. Director Compart.
care urmează să fie finalizare a procedurii. achizitii achizitii
aplicată şi întocmirea
calendarului procedurii
1.3. Verificarea existenţei Se verifică de catre compartimentul financiar- Compart. D.E.A. Director Compart.
surselor de finanţare contabil încadrarea achiziţei ce urmează a fi Achizitii Contabil achizitii
din Fila de buget efectuată în bugetul aprobat şi repartizat unităţii Compart. şef

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


financiar
2. Elaborarea Notei Se anexează baze de calcul justificative, prin care Compart. D.E.A. Director Compart.
justificative de estimare se evidenţiază valoarea contractului exprimata în Achizitii achizitii
a valorii contractului de lei fără TVA, în euro şi încadrarea în pragurile
achiziţie publică. specifice legislaţiei in vigoare.
3. Elaborarea anunţului de Anunţul de intenţie se transmite spre publicare Cât mai curând Compart. D.E.A. Director Compart.
intenţie şi transmiterea obligatoriu atunci când se urmăreşte beneficierea după începerea Achizitii achizitii
acestuia în SEAP şi de reducere a termenelor şi dacă : valoarea totală anului bugetar
estimată a contractelor depăşeşte pragurile
MO-dacă este cazul. stabilite prin legislaţia în vigoare
Anunţul de intenţie se publică:
- în “Jurnalul Oficial al Uniunii Europene”;
- în SEAP
181
Manual de proceduri
182

4.2. Elaborarea documentaţiei de atribuire:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Elaborarea caietului de Acesta va cuprinde toate specificaţiile tehnice, care Compart. de D.E.A. Director Compart.
sarcini. sunt acele cerinţe, prescripţii şi caracteristici tehnice specialit. achizitii
cu ajutorul cărora sunt descrise produsele, serviciile
sau lucrările în funcţie de specificul şi necesarul
fiecărui compartiment de activitate Sarcina
elaborării caietului de sarcini revine persoanei
desemnate (responsabilul de sector), în colaborare
cu specialiştii din fiecare sector de activitate. Acesta
se aprobă de către directorul instituţiei.
2 Elaborarea clauzelor Se ataşează un model de contract, redactat în alb Compart. D.E.A. Director Compart.
contractuale. cu principalele clauze. Contractul de achiziţie Achizitii Cont.sef achizitii
publică se redactează de către juristul instituţiei, se Jurist
avizează de către directorul general al instituţiei,
directorul economic şi contabilul şef. Serv.fin.
3 Stabilirea criteriilor de Criteriile de calificare si selecţie se referă numai la: Compart. D.E.A. Director Compart.
calificare si selecţie situaţia personală a ofertantului; capacitatea de Achizitii Cont.sef achizitii
referitoare la situaţia exercitare a activităţii profesionale; situaţia
economică şi financiară economică şi financiară; capacitatea tehnică şi/sau Comp.de
sau la capacitatea profesională; standarde de asigurare a calităţii; specialit.
tehnică şi/sau standarde de protecţie a mediului, dacă este cazul.
profesională.
5 Completarea fişei de Completarea Fişei de date a achiziţiei se face Compart. D.E.A. Director Compart.
date a achiziţiei; conform anexei prezentate. Achizitii achizitii
6 Stabilirea formularelor Documentaţia de atribuire trebuie să conţină Compart. D.E.A. Director Compart.
şi modelelor care se următoarele formulare: Fişa de date a achiziţiei, Achizitii achizitii
vor ataşa Formularul de ofertă, Formularul de contract,
documentaţiei de Formularul de scrisoare de garanţie, daca se
atribuire. solicită.
7 Constituirea garanţiei Garanţia de participare se stabileşte in suma fixă şi Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare, daca într-un cuantum de maxim 2 % din valoarea Achizitii achizitii
este cazul . estimata a contractului de achiziţie publică.
Perioada de valabilitate a garanţiei pentru
participare va fi cel puţin egală cu per. de
valabilitate a ofertei.
8 Elaborarea calendarului Se estimează datele de desfăşurare a fiecărui pas Compart. D.E.A. Director Compart.
estimativ al procedurii al procedurii, pentru fiecare obiect în parte. Achizitii achizitii

4.3. Transmiterea spre publicare a anunţului de participare:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Redactarea şi Anunţul de participare trebuie să conţină cel puţin Compart. D.E.A. Director Compart.
aprobarea anunţului de informaţiile prevăzute de anexă , dar de regulă, nu Achizitii achizitii
participare. mai mult de 650 de cuvinte. Dacă valoarea estimată
a contractului de achiziţie publică ce urmează a fi
atribuit depăşeşte pragurile pentru care este
obligatorie publicarea anunţului de participare în
JOUE, atunci acesta trebuie să conţină cel puţin
informaţiile cuprinse în anexa nr. 3A din ordonanţă,
prin utilizarea formularelor standard adopt. de
Comisia Europeană
2 Transmiterea anunţului Se realizează numai prin mijloace electronice, 52 zile inainte de Compart. D.E.A. Director Compart.
de participare către folosind aplicaţia dedicată, disponibilă la adresa de data dep. ofertei Achizitii achizitii
operatorul SEAP. Internet www.e-licitaţie.ro care se pot
reduce conf.cadr.
legal
4 Transmiterea anunţului cel mult o zi de la Compart. D.E.A. Director Compart.
la Unitatea pentru publicare în Achizitii achizitii
Coordonarea şi SEAP

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


Verificarea Achiziţiilor
Publice din cadrul
Ministerului Finanţelor
Publice însoţit de fişa
de prezentare conform
formularului standard,
in cazul in care
valoarea estimata fără
TVA este este > 75000
euro pentru contractele
de furnizare şi servicii
sau > 500000 euro
pentru contractele de
lucrări
183
Manual de proceduri
184

4.4. Numirea comisiei de evaluare:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Emiterea deciziei de Comisia de evaluare va fi formată din minim 3 Compart. D.E.A. Director Compart.
numire a Comisiei de membrii titulari şi 1 membru de rezervă. Membrii Achizitii achizitii
evaluare comisiei de evaluare sunt nominalizaţi, de regulă,
din cadrul compartimentului intern de achiziţii

4.5. Perioada de aşteptare


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Înreg. adreselor privind Înregistrarea acestora se face la secretariatul În mom. primirii Secretariat Compart. DEA Compart.
div. solicitările de instituţiei şi vor fi parte anexă la dosarul achiziţiei. solicitării Achizitii Achizitii
clarificări, de la oper.
ec.;
2 Transmiterea adreselor Autoritatea contractantă are obligaţia de a răspunde În cel mult 3 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
privind răspunsurile la în mod clar, complet şi fără ambiguităţi. Răspunsul lucr. de la achiziţii achiziţii
la clarificări se transmite cu cel puţin 6 zile înainte
solicitările de clarificări, primirea unei
de data limită de depunere a ofertelor, către toţi
către toţi operatorii operatorii economici care au obţinut documentaţia solicitări de
economici care au de atribuire; Dacă documentaţia este disponibilă în clarificări, cu cel
obţinut documentaţia SEAP , clarificările sau modificările acesteia se fac puţin 6 zile
de atribuire cunoscute prin crearea unui nou fişier electronic la înainte de data
care se va asigura accesul direct şi nerestricţionat limită de dep. a
-Se răspunde şi la solicitările de clarificări care nu of.
au fost transmise în timp util, numai dacă perioada
necesară pentru elaborarea şi transmiterea
răspunsului face posibilă primirea acestuia de către
operatorii economici înainte de data limită de
depunere a ofertelor.
3 Primirea candidaturilor / Ofertele se depun la sediul instituţiei. Acestea sunt In momentul Secretariat Compart. Director Compart.
ofertelor înreg. la secretariat consemnându-se ora şi data sosirii Achizitii achiziţii
sosirii. Întocmirea listei cu ofertanţii, înreg. datei şi a
orei când a fost depusă oferta.
Desfăşurarea şedinţei de preselecţie a candidaţilor
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt
1 Completarea de către Se completează declaraţia de confidenţialitate şi înainte de Membrii Reprez. Presed. Compart.
fiecare membru al co- imparţialitate verificarea comisiei de din partea Comisiei achiziţii
misiei de evaluare şi de candidaturilor. evaluare Min.Finan- de
către experţii externi telor (daca evaluare
cooptaţi, a declaraţiilor e prezent)
privind confidenţia-
litatea
2 Înainte de începerea Candidaturile se verifică de către comisia de Înainte de Membrii Reprez. Presed. Compart.
negocierilor, autoritatea evaluare. începerea comisiei de din partea Comisiei achiziţii
contractantă are dreptul Numărul de candidaţi preselectaţi trebuie să fie cel negocierilor evaluare Min.Finan- de
de a realiza o pre- puţin egal cu numărul minim indicat în anunţul de telor (daca evaluare
selecţie a candidaţilor participare. e prezent)
care vor participa la ne-
gocieri, utilizând în
acest sens numai crite-
rii referitoare la capa-
citatea tehnică şi cea
economico-financiară.
2.1 Autoritatea Este interzisă invitarea la etapa a doua a procedurii Membrii Reprez. Presed. Compart.
. contractantă are de negociere a unui operator economic care nu a comisiei de din partea Comisiei achiziţii

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


obligaţia de a depus candidatura în prima etapă sau care nu a evaluare Min.Finan- de
transmite, concomitent, îndeplinit criteriile de preselecţie. telor (daca evaluare
o invitaţie de participare Invitaţia de participare trebuie să cuprindă cel puţin e prezent)
la etapa a doua a următoarele informaţii:
procedurii de negociere a) referinţe privind anunţul de participare publicat;
cu publicarea prealabilă b) adresa la care vor avea loc negocierile şi data
a unui anunţ de lansării acestora;
participare tuturor c) limba/limbile în care se vor derula negocierile;
candidaţilor d) dacă este cazul, precizări referitoare la
preselectaţi. documentele suplimentare pe care operatorii
economici trebuie să le prezinte în scopul verificării
declaraţiilor sau completării documentelor,
prezentate în prima etapă pentru demonstrarea
capacităţii tehnice şi economico-financiare;
185
Manual de proceduri
186

e) informaţii detaliate şi complete privind criteriul


de atribuire aplicat pentru stabilirea ofertei
câştigătoare, corespunzător prevederilor cap. V
secţiunea a 3-a.
4.8. Derularea negocierilor
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de Elaboreaza Aproba Arhiveaza
Crt. timp
1 Derularea negocierilor cu Autoritatea contractantă are obligaţia de a derula Membrii Presed. Compart.
fiecare candidat în parte negocieri cu fiecare candidat preselectat în parte. La comisiei de Comisiei achiziţii
sfârşitul fiecărei întâlniri comisia de evaluare are obligaţia evaluare de
consemnării problemelor discutate şi aspectelor evaluare
convenite într-un proces-verbal de şedinţă.
Fiecare participant la negocieri are obligaţia de a
prezenta, o ofertă preliminară care va constitui punctul
de pornire al negocierilor.
2 Depunerea ofertei finale Negocierile se derulează până în momentul în care Membrii Presed. Compart.
fiecare participant la negocieri declară că oferta comisiei de Comisiei achiziţii
preliminară pe care a prezentat-o nu mai poate fi evaluare de
îmbunătăţită. evaluare
comisia de negociere a autorităţii contractante are
dreptul de a stabili o întâlnire finală cu fiecare participant
în parte. Fiecare participant are obligaţia de a prezenta
elementele finale ale propunerii sale tehnice şi financiare,
pentru care urmează să se aplice factorii de evaluare.
Autoritatea contractantă are obligaţia de a solicita
candidatului de la care, în urma negocierilor, a obţinut
cea mai avantajoasă propunere de ofertă din punct de
vedere economic, să reconfirme rezultatul negocierilor,
prin depunerea unei oferte finale.
3 Odată stabilită oferta Oferta care a fost stabilită câştigătoare nu poate fi Membrii Presed. Compart.
câştigătoare, aceasta modificată şi constituie parte integrantă a contractului de comisiei de Comisiei achiziţii
rămâne fermă. achiziţie publică care urmează să fie încheiat evaluare de
evaluare
4 Elaborarea raportului de După stabilirea ofertei căştigătoare, comisia de evaluare Membrii Presed. Compart.
evaluare al procedurii a ofertelor elaborează raportul de evaluare a procedurii comisiei de Comisiei achiziţii
evaluare de
evaluare
4.9. Transmiterea comunicării privind rezultatul procedurii de atribuire:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Informarea ofertanţiilor Autoritatea contractantă are obligaţia de a informa Membrii Presed. Director Compart.
despre deciziile ofertanţii despre deciziile referitoare la atribuirea comisiei de Comisiei achiziţii
referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică sau dacă este evaluare de eval.
contractului de achiziţie cazul, anularea procedurii de atribuire şi eventuala
publică iniţiere ulterioară a unei noi proceduri.
1.1. Comunicarea Comunicarea se realizează în scris 3 zile Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
rezultatului hotărârii lucrătoare de la emiterea deciziilor respective de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
comisiei de evaluare a deciziei evaluare de eval.
ofertelor
1.2. Modalitatea de Comunicarea se transmite şi prin fax sau prin Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
comunicare a mijloace electronice. Dacă aceasta nu se realizează de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
rezultatului şi prin fax sau mijloace electronice atunci perioada deciziei evaluare de eval.
de aşteptare inaintea semnării contractului se
majorează cu 5 zile lucrătoare
2 Acceptarea ofertelor Ofertantul/ofertanţii câştigator/câştigători se Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
câştigătoare informeaza cu privire la acceptarea ofertei/ofertelor de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
prezentate. deciziei evaluare de eval.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


2.1. Informarea ofertanţilor Ofertanţii care au fost respinşi sau a căror ofertă Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
respinşi despre nu a fost declarată câştigătoare se informează de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
rezultatul hotărârii asupra motivelor care au stat la baza deciziei deciziei evaluare de eval.
comisiei şi motivarea respective.
acesteia.
3 Invitaţia ofertanţilor Comunicarea către ofertantul/ofertanţii declaraţi Maxim 3 zile Membrii Presed. Director Compart.
declaraţi câştigători caştigători trebuie să conţină şi invitaţia pentru de la emiterea comisiei de Comisiei achiziţii
pentru semnarea semnarea contractului. deciziei evaluare de eval.
contractului.
187
Manual de proceduri
188

4.10. Perioada de aşteptare:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Primirea contestaţiilor, Contestaţiile primite şi răspunsul la solicitările Secretariat DEA Compart.
dacă este cazul, cu primite, se înregistrează la secretariatul autorităţii achiziţii
număr de înregistrare şi contractante şi fac parte din dosarul achiziţiei.
rezoluţia motivată a
autorităţii contractante
la contestaţia depusă.
2 Obiectul contestaţiei Obiectul contestaţiei constă în pretenţia concretă
dedusă judecăţii şi poate fi, după caz:anularea
actului; obligarea autorităţii contractante de a emite
un act;
3. Competenţa de Competenţa de soluţionare contestaţii este dată de Consiliul sau Compart.
soluţionare a opţiunea părţii vătămate: Instanţa de Achiziţii
contestaţiilor fie, Consiliului; fie, instanţei de judecată.Participanţii judecată.
la procedura de atribuire trebuie sa fie instiintati de
autoritatea contractanta,
4 Înştiinţarea privind Autoritatea contractanta are obligaţia sa ii instiinteze Maxim 5 zile Compart. D.E.A. Director Compart.
depunerea contestaţiei despre aceasta si pe ceilalţi participanţi la achiziţii Jurist Achiziţii
procedura de atribuire.
5 Termenele de Contestaţia poate fi depusă în toate fazele 10 zile sau 5 Contestatar DEA Compart.
depunere a procedurii de atribuire şi împotriva oricărui act al zile Jurist Achiziţii
contestaţiilor şi autorităşii contractante in 5 sau 10 zile de la luarea
momentul depunerii la cunostinta de contestator a unui act al autoritatii
acestora contractante, în funcţie de valoarea contractului
care urmează a fi atribuit. Prin excepţie, contestaţia
care se referă la prevederile documentaţiei de
atribuire poate fi depusă numai până la data
stabilită pentru depunerea ofertelor.
5.1. Solutionarea Solutionarea se face de catre Consiliu si se 5 zile/10 zile Consiliul DEA Compart.
contestaţiei comunica , in scris partilor in 5 zile; Jurist Achiziţii
Decizia motivată se publică pe pagina de Internet a
Consiliului, în cadrul buletinului oficial, fără referire
la datele de identificare a deciziei şi ale părţilor,
precum şi la datele personale, în termen de 10 de
zile de la data la care aceasta rămâne definitivă şi
irevocabilă
4.11. Semnarea contractului:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Finalizarea atribuirii Procedura de atribuire a contractului se finalizează Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului de achiziţie prin semnarea contractului de achiziţie publică . achiziţii Jurist achiziţii
publică. Contabil
sef
2. Incheierea contractului Contractul de achiziţie publică se încheie în formă 10 zile sau 5 Compart. D.E.A. Director Compart.
de achiziţie publică. scrisă, in 2 exemplare in urma procedurii de zile (fct. de achiziţii Jurist Achiziţii
atribuire. valoare contract) Contabil Serv.finan
Un contract se semnează de ambii directori: de la sef -ciar –
directorul autorităţii contractante si ofertantul comunicarea contabil
câştigător. Celelalte 2 contracte, pe lângă hotararii de
semnăturile directorilor, sunt avizate de directorul
economic, contabilul şef şi consilierul juridic, atribuire
responsabilul cu derularea contractului iar un
exemplar se anexează la dosar şi altul rămâne la
contabilul şef

4.12. Transmiterea spre publicare a anunţului de atribuire:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Transmiterea anunţului Anunţul de atribuire se publică in SEAP prin Compart. D.E.A. Director Compart.

Administraţia Naţională a Penitenciarelor


de atribuire. mijloace electronice, folosind aplicaţia dedicată, achiziţii achiziţii
disponibilă la adresa de Internet www.e-licitaţie.ro ;
4.14. Derularea contractului:
Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Constituirea garanţiei Se solicita constituirea de garanţiei de buna Odata cu Compart. D.E.A. Director Compart.
de buna executie, daca executie, care poate fi sub mai multe forme: incheierea achiziţii Cont.sef achiziţii
este cazul . -prin scrisoare de garantie bancara; contractului
-depuneri la casierie;
-prin reţineri succesive din sumele datorate
pentru facturi partiale.
2 Intrarea in efectivitate a Contractul intra in efectivitate fie dupa constituirea Compart. D.E.A. Director Compart.
contractului garantiei de buna executie, daca a fost solicitata, fie achiziţii Cont.sef achiziţii
la termenul convenit de parti.
189
Manual de proceduri
190

4.15. Finalizarea contractului:


Nr. Descrierea Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt. activităţilor
1 Efectuarea recepţiei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea
finale cotractanta isi exprima acceptarea cu privire la
obiectul contractului (produse, servicii, lucrări) si pe
baza căreia se efectuează plata finala.
2 Eliberarea garanţiei de Se elibereaza de garanţiei de buna executie, dupa Max 14 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
buna executie, daca indeplinerea totala a contractului şi plata ultimei finaliz.re finale, achiziţii Jurist achiziţii
este cazul facturi sau efectuarea receptiei finale. Se elibereaza cu detalierea din
art. 92, alin. (4)
documentele constatatoare care contin informatii din OUG 34,
referitoare la indeplinirea contractului de catre pentru
furnizor/prestator/executant si la eventualele contractele de
prejudicii create de acesta. lucrări
3 Comunicarea catre Se trimit documentele constatatoare care contin Max.3 zile de la Compart. D.E.A. Director Compart.
ANRMAP si catre informatii referitoare la indeplinirea contractului de data elib.scris de achiziţii achiziţii
furnizor/prestator/execu catre furnizor/prestator/executant si la eventualele buna executie
tant a confirmarii
indeplinirii a prejudicii create de acesta. Un exemplar din aceste
contractului documente se ataseaza dosarului procedurii.

4.16. Analiza procesului:


Nr. Descrierea activităţilor Acţiuni desfăşurate Interval de timp Elaboreaza Verifica Aproba Arhiveaza
Crt.
1 Efectuarea analizei Reprezintă operaţiunea prin care autoritatea Compart. D.E.A. Director Compart.
desfăşurării procedurii contractantă analizează modul de îndeplinire a achiziţii Jurist achiziţii
si a îndeplinirii contractului respectiv, măsura in care au fost Cont. şef
contractului satisfăcute toate necesităţile autorităţii, punctele tari
si punctele slabe ale procedurii si propunerile de
îmbunătăţire pe viitor a procesului de achiziţie
publica
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

PROCEDURĂ : A00203020 Privind activitatea de elaborare şi fundamentare a documentaţiilor


de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi.

Scop : Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de elaborare a documentaţiilor
de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi provocate de acţiunea negativă a factorilor naturali
asupra culturilor agricole.
Premise: Elaborarea şi fundamentarea documentaţiilor de constatare şi stabilire a pierderilor din
calamităţi reprezină activitatea prin care se determină cadrul legal şi condiţiile concrete pentru a
asigura darea la scădere din evidenţa contabilă a părţii din pagubă, pentru care nu se stabileşte
răspunderea materială.
Aplicabilitate : Structurile din sistemul administraţiei penitenciare.
Procedura :
Cine execută activitatea Activitatea desfăşurată

La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor


Responsabilul Informează ierarhic, în termen de 24 ore, despre apariţia calamităţilor
sectorului vegetal naturale care au produs distrugerea unor culturi agricole
din unitate
Directorul Constituie, în termen de 24 ore, prin decizie de zi pe unitate, o comisie
unităţii subordonate a unităţii de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi. Se
cooptează în comisie organul tehnic de specialitate de la Direcţia
Agricolă sau Centrul Agricol din zonă
Directorul În termen de 24 ore de când a fost informat despre calamitate, solicită
unităţii subordonate o adresă de la Administraţia Naţională de Meteorologie, în vederea
certificării factorului natural care a determinat calamitatea
În termen de 5 zile, efectuează, în prezenţa şefului de sector vegetal
Comisia de constatare a măsurători
pierderilor din calamităţi în vederea determinării procentului de distrugere a culturilor

Comisia de constatare a Întocmeşte


care, se
actul de constatare iniţială a pierderilor din calamităţi, în
specifică procentul de calamitare, factorul care a produs
pierderilor din calamităţi
calamitatea şi măsurile propuse
Directorul Avizează actul de constatare iniţială a calamităţii şi îl înaintează la ANP,
unităţii subordonate în termen de 48 ore.
Comisia de constatare a Întocmeşte baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare
pierderilor din calamităţi
După evaluare, întocmeşte procesele verbale de constatare şi stabilire a
pierderilor din calamităţi, pentru culturile afectate, astfel:
- pentru culturile la care daunele nu depăşesc 30% din producţie,
Comisia de constatare a comisia propune recuperarea cheltuielilor prin recorelarea preţului
pierderilor din calamităţi de cost
- pentru culturile la care daunele depăşesc 30% din producţie,
comisia propune scăderea pierderilor din evidenţa contabilă a
unităţii.
Întocmeşte documentaţia de constatare a calamităţii, care trebuie să
conţină următoarele :
- Act de constatare iniţială a calamităţii
- Proces verbal de constatare şi stabilire a pierderilor din calamităţi,
Comisia de constatare a întocmit pentru fiecare cultură calamitată, după încheierea ciclului de
pierderilor din calamităţi producţie
- Baza de calcul pentru determinarea pierderilor financiare
- Adresă de la Administraţia Naţională de Meteorologie – Centrul
Meteorologic Regional

191
Manual de proceduri

Avizează documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor din


calamităţi (actul de constatare, procesul verbal, baza de calcul şi adresa
Directorul de la A.N.M.) şi le înaintează spre aprobare ANP , în termen de 30 de
unităţii subordonate zile de la întocmirea documentaţiilor.
Aprobă documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor din
calamităţi, care sunt de competenţa ordonatorului terţiar de credite şi le
înaintează serviciului financiar-contabilitate din unitate
La nivelul Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Analizează şi verifică documentaţiile de constatare şi stabilire a
Responsabilul pierderilor din calamităţi
compartimentului producţie Înaintează adresele
Întocmeşte sau notele pentru aprobarea documentaţiilor
documentaţiile pentru aprobarea scăderii din evidenţa
vegetală contabilă a pagubelor produse prin calamitare în funcţie de valoarea
acestora şi, implicit, de competenţele de aprobare
Analizează şi avizează documentaţiile de constatare şi stabilire a
Directorul Direcţiei pierderilor din calamităţi
Economico - Administrative contabilă a documentaţiile
Înaintează pentru aprobarea scăderii din evidenţa
pagubelor produse prin calamitare în funcţie de valoarea
acestora şi, implicit, de competenţele de aprobare
Analizează şi avizează documentaţiile de constatare şi stabilire a
pierderilor din calamităţi
Directorul General Adjunct Propune spre aprobare directorului general al ANP documentaţiile
pentru aprobarea scăderii din evidenţa contabilă a pagubelor produse
prin calamitare, care, în funcţie de valoarea acestora, sunt de
competenţa ordonatorului secundar de credite
Aprobă documentaţiile de constatare şi stabilire a pierderilor din
calamităţi, care sunt de competenţa ordonatorului secundar de credite
Directorul General Înaintează ministrului justiţiei sau secretarului de stat, în funcţie de
competenţele de aprobare, documentaţiile pentru aprobarea scăderii
din evidenţa contabilă a pagubelor produse prin calamitare
Responsabilul Întocmeşte adresele de restituire a documentaţiilor aprobate, în funcţie
Compartimentului de competenţe
producţie vegetală Înaintează la unităţi documentaţiile aprobate
La nivelul unităţilor subordonate Administraţiei Naţionale a Penitenciarelor
Serviciul Financiar Efectuează scăderea efectivă din evidenţa contabilă a unităţii a
Contabilitate pagubelor produse prin calamitare, din toate documentaţiile aprobate.

PROCEDURA : A00203021 PROCEDURA PRIVIND STABILIREA RĂSPUNDERII PATRIMONIALE

Scop: Stabilirea setului de reguli şi operaţiuni privind stabilirea răspunderii patrimoniale


Premise: Existenţa unui prejudiciu
Aplicabilitate: în unităţile subordonate ANP
Procedura:
Responsabil Activitatea desfăşurată
Directorul unităţii - Dispune efectuarea cercetării administrative de îndată ce a luat la
cunoştinţă de eventualitatea existenţei unei pagube materiale
- Numeşte, prin decizie zilnică, componenţa comisiei de cercetare
administrativă, perioada efectuării cercetării şi locul / domeniul unde
se va efectua cercetarea
- Decide asupra propunerilor prezentate de comisia de cercetare
administrativă în procesul verbal
- Emite dispoziţia de imputare

192
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

Comisia de cercetare Comisia de cercetare administrativă efectuează următoarele activităţi:


administrativă - stabilirea împrejurărilor în care a fost produs prejudiciul , prin luarea
de note explicative de la persoanele implicate , personalul care
asigură supravegherea persoanelor private de libertate, precum şi
oricărei alte persoane ce poate da informaţii concrete în acest sens ;
- întocmirea procesului verbal de cercetare administrativă , cu
menţionarea bazei legale de înregistrare a debitului şi reţinerii
sumelor necesare acoperirii acestuia , numelui persoanelor care au
întocmit note explicative şi calitatea acestora,a împrejurărilor în care
s-a produs prejudiciul , a persoanei vinovate de săvârşirea lui ,
precum şi a valorii pagubei ce urmează să fie recuperată ;
- prezentarea concluziilor şi propunerilor de recuperare a pagubei , în
cadrul procesului verbal de cercetare administrativă.
- solicitarea copiilor pentru documentele financiar-contabile din care
rezultă valoarea unei eventuale reparaţii efectuate pentru ca bunul
material să redevină funcţional sau a negaţiei tehnice din partea unui
prestator specializat din care să rezulte că bunul material nu mai
poate fi reparat datorită stării în care se găseşte ;
- stabilirea valorii de înlocuire a bunului material distrus sau degradat ,
ce nu mai poate fi utilizat la parametrii normali ;
- ia angajamentul de plată persoanei vinovate de producerea pagubei
,în cazul în care aceasta consimte să acopere prejudiciul cauzat ;
- întocmeşte proiectul dispoziţiei de imputare , în cazul în care
directorul unităţii stabileşte acest lucru ;
- predarea unui exemplar din dispoziţia de imputare , precum şi a
procesului verbal de cercetare administrativă şi a angajamentului de
plată ( dacă persoana vinovată de producerea pagubei consimte să-l
semneze) , contabilului-şef , în vederea înregistrării pagubei în
evidenţa contabilă şi urmăririi acesteia pentru recuperare.
Consilierul juridic - avizează procesul verbal de cercetare administrativă
Persoana care consideră - se poate adresa instanţei de contencios administrativ competente în
că imputarea sau reţine- condiţiile legii.
rea a fost făcută fără
temei legal

PROCEDURA : A00203022 PROCEDURA PRIVIND EXECUTAREA CONTROLULUI IERARHIC

Scop: Stabilirea setului de reguli şi operaţiuni privind executarea controlului ierarhic


Premise: Existenţa structurilor organizatorice şi a ROF
Aplicabilitate: în unităţile subordonate ANP
Procedura
Responsabil Activitatea desfăşurată
Directorul unităţii - Emite, la începutul anului calendaristic, decizia anuală privind
persoanele şi compartimentele cu atribuţii de control ierarhic
- Aprobă planurile de control ierarhic întocmite de şefii structurilor din
subordine
- Aprobă concluziile si măsurile care sunt de competenţa sa propuse
de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului
de control
- Verifică respectarea planului de control
Directori adjuncţi / şefi de 1. Întocmesc planurile de control anuale, trimestriale şi lunare, care vor
serviciu cuprinde:
- Perioadele în care se execută aceste controale

193
Manual de proceduri

- Persoanele care vor executa controalele


- Structurile şi documentele care vor fi supuse controlului
2. Aprobă concluziile si măsurile care sunt de competenţa sa propuse
de echipele/persoanele care au efectuat controale potrivit planului de
control
3. Verifică respectarea planului de control
Echipa/Persoana - Execută controlul la data şi locul stabilite asupra obiectivelor,
desemnată să execute documentelor sau persoanelor supuse controlului
controlul ierarhic - Completează registrul de controale ierarhice
- Prezintă concluziile şi măsurile propuse persoanelor controlate
şi şefului structurii din care acesta face parte
- Prezintă concluziile şi măsurile propuse persoanei care dispus
controlul

PROCEDURA : A00203023 PROCEDURA OPERAŢIONALĂ – INVENTARIEREA PATRIMONIULUI

Scop: Stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de activ şi de pasiv ale fiecărei unităţi
Premise: Existenţa structurilor organizatorice şi a elementelor de patrimoniu
Aplicabilitate: în unităţile ANP
Procedura
Responsabil Activitatea desfăşurată
Directorul unităţii 1. Emite decizia scrisă de numire a comisiei de inventariere
În decizia de numire se menţionează obligatoriu următoarele elemente:
• componenţa comisiei
- în componenţa comisiei vor fi numite persoane cu pregătire
corespunzătoare economică şi tehnică
- în comisia de inventariere nu pot fi numiţi gestionarii depozitelor
supuse inventarierii şi nici contabilii care ţin evidenţa gestiunii
respective
• numele responsabilului comisiei
• modul de efectuare a inventarierii
• gestiunea supusă inventarierii
• data de începere a operaţiunilor
• data de terminare a operaţiunilor
2. În cazul constatării unor lipsuri în gestiune, imputabile, va lua măsura
emiterii dispoziţiei de imputare.
În cazul unor lipsuri neimputabile poate aproba compensări (dacă sunt
întrunite toate condiţiile legale) sau poate propune ordonatorului de
credite competent scăderea din contabilitate.
În cazul constatării unor plusuri în gestiune va dispune conform
legislaţiei în vigoare
3. Cu avizul conducătorului compartimentului financiar-contabil şi al
conducătorului compartimentului juridic, decide, în termen de cel mult 5
zile de la primirea procesului-verbal de inventariere, asupra soluţionării
propunerilor făcute, cu respectarea dispoziţiilor legale.
Directorul adjunct 1. În vederea bunei desfăşurări ale activităţii de inventariere ia măsuri
economico - administrativ pentru crearea condiţiilor corespunzătoare de lucru comisiei de
inventariere, prin:
• organizarea depozitării bunurilor grupate pe
sortotipodimensiuni, codificarea acestora şi întocmirea
etichetelor de raft;
• ţinerea la zi a evidenţei tehnico-operative la gestiuni şi a celei
contabile şi efectuarea confruntării datelor din aceste evidenţe;

194
Administraţia Naţională a Penitenciarelor

• participarea întregii comisii de inventariere la lucrările de


inventariere;
• asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor
care se inventariază, respectiv pentru sortare, aşezare,
cântărire, măsurare, numărare etc.;
• asigurarea participării la identificarea bunurilor inventariate
(calitate, sort, preţ etc.) a unor specialişti din unitate sau din
afara acesteia, la solicitarea responsabilului comisiei de
inventariere, care au obligaţia de a semna listele de inventariere
pentru atestarea datelor înscrise;
• dotarea gestiunii cu aparate şi instrumente adecvate şi în număr
suficient pentru măsurare, cântărire etc., cu mijloace de
identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum şi cu
formulare şi rechizite necesare;
• dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul şi
de sigilare a spaţiilor inventariate;
• asigurarea protecţiei membrilor comisiei de inventariere în
conformitate cu normele de protecţie a muncii;
• asigurarea securităţii uşilor, ferestrelor, porţilor etc. de la
magazine, depozite, gestiuni etc.
Comisia de inventariere 1. Ia următoarele măsuri organizatorice:
a) înainte de începerea operaţiunii de inventariere să ia de la
gestionarul răspunzător de gestiunea bunurilor o declaraţie scrisă din
care să rezulte dacă:
• gestionează bunuri şi în alte locuri de depozitare;
• în afara bunurilor unităţii respec