PO Procedura Circulatie-Documente

Ediţia: I
SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” PROCEDURĂ DE SISTEM Nr. de exemplare: 1

BAIA MARE Revizia:
Str. M.Eminescu , nr. 80/A PRIVIND COTROLUL, CIRCULAȚIA, Nr. de exemplare: 1
Tel. 0262214102, fax. 026224102 ARHIVAREA ȘI RETRAGEREA Pagina: 1 din 22
e-mail:scoala _10_bm@yahoo.com Exemplar nr.: 1
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
PROCEDURĂ DE SISTEM
PRIVIND CONTROLUL, CIRCULATIA,

ARHIVAREA SI RETRAGEREA DOCUMENTELOR
COD PROCEDURA: PS.02
Page 1 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
1. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale
Semnătură
Nr. Data Data
Ediţia Revizia Pagina Descriere modificare conducător
crt. ediţiei reviziei
compartiment
I. SCOPUL PROCEDURII:
Prezenta procedură descrie politica de control a tuturor documentelor utilizate în Şcoala cu clasele I-
VIII „Simion Bărnuțiu” Baia Mare, privite ca documente ale Sistemului de Management al Calităţii.
II. DOMENIUL DE APLICARE:

Procedura se aplică cu privire la documentele cu circuit intern, folosite de Şcoala cu clasele I-VIII
„Simion Bărnuțiu” Baia Mare, şi la documentelor cu circuit extern, de provenienţă externă sau de
provenienţă internă trimise în exterior.
Procedura nu se referă la:

- documente de tip înregistrări (care fac obiectul unei proceduri aparte);
- documentele utilizate de serviciul financiar-contabil al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” Baia
Mare
Principalele documentele cu circuit intern sunt cele destinate gestionării proceselor instructive-
educative, de cercetare, administrative/ sociale şi de cooperare instituţională, inclusiv documentele
destinate exclusiv sistemului de management al calităţii.
Documentele de provenienţă externă care interesează sunt cele care se referă la procesul
instructiv-educativ şi vizează într-o formă sau alta şcoala. Fac parte din această categorie:
 documente legislative
 hotărâri guvernamentale
 ordine ministeriale
 standarde şi reglementări ale unor organizaţii
 oferte
 mesaje adresate şcolii de persoane publice şi private etc.
Page 2 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
Documentele de provenienţă internă trimise de şcoală în exterior se referă la diverse tipuri de

răspunsuri şi scrisori, în contextul documentelor cu circuit intern, al documentelor de provenienţă
externă, al acţiunilor de reprezentare şi asigurare a vizibilităţii şcolii, etc.
III. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

 SR EN ISO 9001:2008 - Sisteme de management al calităţii. Cerinţe.
 EN ISO 9000:2000 - Sisteme de management al calităţii. Elemente fundamentale şi vocabular.
 EN ISO 9004:2000 - Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru îmbunătăţirea
performanţelor.
 SR ISO 19011: 2003 - Ghid pentru auditarea sistemelor de management al calităţii şi/sau mediu.
 SR ISO 10013: 2003 - Linii directoare pentru documentaţia sistemului de management al calităţii
 LEGEA 87/2006 - Pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 75/2005 privind
asigurarea calităţii educaţiei, modificată prin OUG 102/2006
 H.G.21:10.01.2007- Standarde de acreditare şi evaluare periodică a unităţilor de învăţământ
preuniversitar
 H.G. 1534:25.11.2008 - Privind aprobarea standardelor de referinţă şi a indicatorilor de
performanţă pentru evaluarea şi asigurarea calităţii în învăţământul preuniversitar
 Asigurarea calităţii - Ghid pentru unităţile şcolare
 Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, ordin de zi nr.
217/1996 al Arhivelor Naţionale.
 Legea nr. 135/2007 privind Arhivarea documentelor în formă electronică.
IV. ABREVIERI AI TERMENILOR
Nr. Abrevierea Termenul abreviat

crt.
Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a Unităţilor din Învăţământul

1 ROFUIP
Preuniversitar
2 ROI Regulamentul de Organizare Internă
3 O.U.G. Ordonanţa de Urgenţă a Guvernului
4 H.G. Hotărâre de Guvern
5 OMECTS Ordinul Ministrului Educaţiei, Cercetării Tineretului și Sportului
6 CA Consiliu de administraţie
7 CP Consiliu profesoral
Page 3 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
V. RESPONSABILITĂŢI:
Lista cuprizând persoanele la care se difuzeaza ediţia sau, după caz, revizia din cadrul
ediţiei procedurii operaţionale:
Scopul Exemplar Nume și Data

Nr. Compartiment Funcția Semnătura
difuzării nr._____ prenume primirii
crt.
1 2 3 4 5 6 7
Mocian
1 Aplicare 2 Secretariat Secretar 12.09.2011
Lucia
Sasaran
2 Aplicare 3 Contabilitate Contabil 12.09.2011
Sonia
Loghin
3 Aplicare 4 Administrativ Administrator 12.09.2011
Liviu
Nemeti
4 Informare 1 Direcţiune Director 12.09.2011
Adriana
RESPONSABILITĂŢI ŞI AUTORITATE
V.1. Managerul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”
 Coordonează elaborarea şi actualizarea instrucţiunilor de lucru

 Aprobă nomenclatoarele şi instrucţiunile de lucru la care face referire prezenta
procedură;
 Aprobă comisii de lucru, prevăzute de lege sau constituite ad-hoc, în contextual
activităţilor la care se referă prezenta procedură.
V.2. Comisia de evaluare şi asigurarea calităţii în educaţie
 Avizează instrucţiunile de lucru la care face referire procedură şi le propune spre

aprobare managerului şcolii;
 Verifică, prin audituri interne, implementarea prezentei proceduri şi prezintă
managerului şcolii raportul de evaluare;
Page 4 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
 Actualizează prezenta procedură şi instrucţiunile aferente.
V.3. Persoana desemnată din cadrul CEAC pentru controlul documentelor:
 Elaborează şi actualizează procedura “controlul documentelor”;

 Coordonează elaborarea procedurilor operaţionale şi instrucţiunilor de lucru necesare
aplicării prezentei prceduri;
 Coordonează întocmirea Registrului documentelor în vigoare;
 Întocmeşte nomenclatorul de arhivă;
 Stabileşte atribuţiile secretarei şcolii pe linia administrării şi gestionării circulaţiei
documentelor, a difuzării, păstrării, arhivării şi scoaterii din circuaţie a documentelor;
 Stabileşte atribuţiile secretarilor de consilii şi comisii pe linia administrării şi gestionării
circulaţiei documentelor, a difuzării, păstrării, arhivării şi scoaterii din circuaţie a
documentelor;
 Stabileşte resursele necesare instruirii/perfecţionării personalului care se ocupă cu
probleme de arhivă.
V.4. Preşedinţii de consilii, responsabilii de comisii, şefii de compartimente:
 Răspund de implementarea prezentei proceduri în entităţile pe care le conduc, inclusiv

de instruirea personalului din subordine cu privire la prevederile procedurii;
 Numesc personalul din subordine care se ocupă cu probleme de arhivă;
 Propun comisii de lucru în contextul activităţilor la care se referă prezenta procedură.
V.5. Secretara şcolii :
 Împlementează şi respectă prezenta procedură;

 Desfăşoară activităţile pe linia gestionării circulaţiei documentelor, a difuzării, păstrării,
arhivării şi scoaterii din circuaţie a documentelor;
 Foloseşte în mod raţional resursele puse la dispoziţie.
V.6. Secretarele de consilii şi comisii :
 Implementează şi respectă prezenta procedură;

 Desfăşoară activităţile pe linia gestionării circulaţiei documentelor, a difuzării, păstrării,
arhivării şi scoaterii din circuaţie a documentelor;
 Foloseşte în mod raţional resursele puse la dispoziţie.
Page 5 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
VI. CONŢINUTUL PROCEDURII:
GENERALITĂȚI
Controlul documentelor :
(1) Aprobarea documentelor înainte de emitere, în ceea ce priveşte adecvarea acestora din punctul de
vedere al conţinutului şi formei;
(2) Analizarea, actualizarea, reaprobarea documentelor;
(3) Asigurarea identificării modificărilor şi a stadiului revizuirii curente;
(4) Asigurarea disponibilităţii versiunilor aplicabile ale documentelor la toate punctele de utilizare
pentru funcţiile şi persoanele implicate;
(5) Asigurarea lizibilităţii şi a identificării cu uşurinţă a documentelor;
(6) Asigurarea identificării şi distribuţiei controlate a documentelor de provenienţă externă;
(7) Prevenirea utilizării neintenţionate a documentelor perimate prin scoaterea lor din circuit şi
identificarea adecvată în cazul când sunt păstrate;
(8) Suportul documentelor poate fi hârtia sau un suport informatic.
Circulaţia documentelor este ţinută sub control atunci când documentele permit:
(1) Identificarea persoanelor care le-au elaborat, avizat, aprobat, difuzat, modificat, retras;
(2) Identificarea persoanelor care le-au primit pentru exercitarea anumitor responsabilităţi,
(3) Asocierea unică a documentelor cu datele de emitere şi transfer astfel încât să se cunoască cu
exactitate traseul în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” atât pentru documentele de
provenienţă internă cât şi pentru cele de provenienţă externă.
VI.1. COMUNICARE EXTERNĂ ŞI COMUNICARE INTERNĂ
VI.1.1. Prin prezenta procedură, managementul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” se asigură că la nivelul
proceselor şi documentelor, unitatea de învăţământ are stabilite procese adecvate de comunicare, un
accent deosebit avându-l comunicarea în interiorul şcolii cu întregul personal, definită comunicare
internă.
Notă: În cazul documentelor prin care se comunică anumite responsabilităţi în mod implicit se consideră
că persoanele care au responsabilitatea aplicării dispoziţiilor unui document, răspund în faţa şefului
ierarhic de aplicarea lor, iar atunci când disponibilitatea aplicării cade în seama unei entităţi, de aplicare
răspund în faţa şefului ierarhic superior, conducătorii entităţii respective.
De exemplu: dacă responsabilitatea revine unui membru al C.E.A.C., de aplicare răspunde în faţa
managerului responsabilul C.E.A.C.
Page 6 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
VI.1.2. Documentele elaborate în Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” facilitează comunicarea intenţiei şi
consecvenţa acţiunii atât în interiorul unităţii de învăţământ cât şi în relaţia şcolii cu exteriorul.
Notă: Elaborarea conţinutului documentelor nu constituie obiectul prezentei proceduri.
VI.1.3. Utilizarea procedurii contribuie la:

(1) Furnizarea de dovezi obiective cu privire la controlul documentelor în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion
Bărnuțiu”
(2) Evaluarea eficacităţii şi a adecvării continue a sistemului de management al calităţii din Şcoala cu clasele
I-VIII „Simion Bărnuțiu” la cerinţele interne şi externe;
(3) Derularea proceselor din unitatea de învăţământ în conformitate cu cerinţele interne şi externe şi
îmbunătăţirea calităţii proceselor;
(4) Asigurarea cerinţelor de repetabilitate şi trasabilitate;
(5) Asigurarea unei instruiri adecvate a personalului şcolii cu privire la controlul documentelor.
VI.1.4. Personalul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” are responsabilitatea de a opera în cadrul
proceselor pe care le derulează cu documente valabile şi de a elabora documente proprii pentru
îmbunătăţirea şi controlul diferitelor procese.
Se recomandă ca documentele proprii să fie elaborate de către persoanele implicate în
procesele şi activităţile respective, prin aceasta asigurându-se o înţelegere mai bună a cerinţelor
necesare, o sporire a implicării personalului şi dezvoltarea simţului apartenenţei la Şcoala cu clasele I-
VIII „Simion Bărnuțiu”.
Notă: La elaborarea unor documente proprii de îmbunătăţire şi control a proceselor trebuie să se ţină
seama de următoarele aspecte:
 Identificarea proceselor necesare pentru a îmbunătăţi sistemul actual;
 Înţelegerea interacţiunilor dintre aceste procese;
 Documentarea proceselor de îmbunătăţire, atât cât este necesar, pentru a asigura funcţionarea
şi controlul eficace al acestora.
În scopul documentării proceselor de îmbunătăţire se va avea în vedere, după caz, utilizarea/
adaptarea tipizatelor şi/ sau a documentelor existente. Prin aceasta se va scurta semnificativ timpul de
elaborare a documentelor proprii şi se va uşura identificarea proceselor necesare pentru a îmbunătăţi
sistemul actual.
VI.2. ADMINISTRAREA ŞI GESTIONAREA CIRCULAŢIEI DOCUMENTELOR
VI.2.1. În cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” administrarea documentelor şi gestionarea circulaţiei
acestora se realizează în conformitate cu organigrama din Anexa nr. 4 şi cu următoarele instrucţiuni de
lucru:
 Administrarea şi gestionarea circulaţiei documentelor cu circuit intern în cadrul Şcolii cu clasele
I-VIII „Simion Bărnuțiu”;
 Administrarea şi gestionarea circulaţiei documentelor cu circuit extern de provenienţă externă;
 Administrarea şi gestionarea circulaţiei documentelor cu circuit extern de provenienţă internă
trimise de unitatea de învăţământ în exterior.
Page 7 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
VI.2.2. Cu privire la documentele cu circuit intern administrarea şi gestionarea circulaţiei lor are
următoarele scopuri:
(1) Punerea în circulaţie a unor documente care permit identificarea persoanelor care le-au elaborat şi a
entităţilor Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” de la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau
aprobat potrivit funcţiilor pe care le ocupă în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” , a entităţii
care le-a pus în circulaţie, a persoanelor sau entităţilor cărora le sunt destinate, precum şi asocierea
unică a documentelor cu datele de emitere;
(2) Transferul controlat al documentelor atât între entităţi, cât şi între persoane şi entităţi al documentelor
cu circuit intern prin înregistrarea documentelor la punerea în circulaţie şi la primirea lor prin registrul
intrări/ieşiri.
VI.2.3. Cu privire la documentele cu circuit extern administrarea şi gestionarea circulaţiei lor are
următoarele scopuri:
(1) punerea în circulaţie în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” a unor documente de provenienţă
externă care permit identificarea sursei care le-au elaborat şi de la care provin, a persoanelor din
unitatea de învăţământ care, potrivit funcţiilor pe care le ocupă în cadrul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion
Bărnuțiu”, le-a pus în circulaţie, a persoanelor sau entităţilor cărora le sunt destinate, precum şi
asocierea unică a documentelor cu datele de intrare în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”;
(2) Punerea în circulaţie a unor documente de provenienţă internă trimise în exterior care permit
identificarea persoanelor care le-au elaborat şi a entităţilor Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” de
la care provin, a persoanelor care le-au avizat sau aprobat potrivit funcţiilor pe care le ocupă în cadrul
unităţii de învăţământ, a entităţii care le-a pus în circulaţie, a persoanelor sau entităţilor cărora le sunt
destinate, precum şi asocierea unică a documentelor cu datele de emitere;
(3) Transferul controlat în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”, atât între entităţi cât şi între persoane
şi entităţi, al documentelor care aparţin de circuitul extern prin înregistrarea documentelor la punerea
în circulaţie şi la primirea lor prin registrul intrări/ieşiri.
VI.3. ELABORAREA, DIFUZAREA, ARHIVAREA, MODIFICAREA ŞI RETRAGEREA UNUI DOCUMENT
VI.3.1. Utilizarea elementelor de identificare a documentelor

(1) Pentru identificarea documentelor, se folosesc ca principale elemente de identificare: antetul,
semnătura, numărul şi data de înregistrare la primire conform registrului de intrări/ieşiri.
(2) Pentru documentele redactate în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” antetul va conţine numele
şcolii, numele entităţii emitente sau compartimentului emitent, adresa şcolii, numerele de telefon şi fax
ale şcolii, adresă de e-mail, data punerii în circulaţie, numărul şi data de înregistrare conform registrului
de intrări/ ieşiri, şi, după caz, numărul de exemplare în care a fost emis.
(3) Numele persoanelor care au aprobat documentul ca urmare a competenţelor asociate funcţiei
îndeplinite în unitatea de învăţământ şi ca reprezentanţi ai unei structuri de conducere a Şcolii cu
clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”, precum şi semnătura acestora se trec, după caz la sfârşitul
documentului sau la începutul documentului.
Page 8 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
(4) Atunci când este necesar, documentul conţine numele şi funcţia persoanei care l-a întocmit.
VI.3.2. Analiză, aprobare şi emitere

(1) Înainte de aprobare documentele trebuie analizate pentru a se asigura:
 Adecvarea la scopul urmărit;
 Bună structurare şi exactitate, inclusiv din punctul de vedere al precizării datei de intrare în
vigoare;
 Claritate prin formulări simple, inteligibile şi fără ambiguităţi;
 Lizibilitate pentru înscrisurile de orice formă.
(2) Aprobarea unui document se face de către managerul sau directorul şcolii, după caz, sau de către
persoane delegate de aceştia în conformitate cu reglementările Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”
(3) Emiterea documentelor (punerea în circulaţie) se face numai după aprobarea lor.
VI.3.3. Difuzarea şi implementarea documentelor

Difuzarea:
(1) Scopul difuzării îl reprezintă punerea la dispoziţia personalului şcolii a documentelor de interes pentru
activitatea pe care o desfăşoară în unitatea de învăţământ cu scopul utilizării informaţiilor pe care le
conţin sau cu scopul informării generale.
(2) Difuzarea este gestionată de emitentul documentului şi se realizează prin secretara şcolii sau prin
secretarii entităţilor emitente.
(3) Exemplarele difuzate vor fi disponibile în toate locurile unde se execută activităţi esenţiale pentru
funcţionarea eficientă a procesului descris.
(4) Se disting două tipuri de difuzări: difuzarea controlată, caz în care fiecare document este difuzat cu
confirmarea primirii şi difuzarea necontrolată – care se utilizează pentru documentele destinate doar
pentru informare, fără a viza în mod expres o utilizare ulterioară.
Implementarea:
(1) Prezenta procedură distribuită conform Listei de difuzare anexate se aduce la cunoştinţa întregului
personal al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.
(2) Implementarea prezentei proceduri şi a instrucţiunilor de lucru aferente este în responsabilitatea
persoanei desemnate din cadrul comisiei de evaluare şi asigurarea calităţii în educaţie care coordonează
activitatea pe linia controlului documentelor.
(3) Monitorizarea implementării procedurii se va face periodic de către CEAC prin audituri interne
organizate şi desfăşurate conform programului anual de audit intern privind calitatea din Şcoala cu
clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.
Auditurile interne vor avea drept scop verificarea aplicării procedurii şi identificarea de
oportunităţi de îmbunătăţire a controlului documentelor în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.
Rezultatele vor fi analizate de către CEAC care întocmeşte un raport de evaluare pe care îl
supune spre aprobare Consiliului de administraţie al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”.
Page 9 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
VI.3.4. Păstrarea documentelor

(1) Persoanele care au primit documente cu difuzare controlată, păstrează aceste documente în zona de
lucru pentru exercitarea pe baza lor a responsabilităţilor care le revin conform postului, sau pentru
informare.
Identificarea persoanelor se face prin semnătura de primire, în registrul de intrări/ieşiri.
(2) Păstrarea documentelor cu difuzare controlată se face în condiţii de siguranţă iar ediţiile valabile sunt
înregistrate în Registrul documentelor în vigoare conceput ca în Anexa 1.
(3) Fiecare entitate va păstra propriile documente emise şi elaborate pe suport electronic, într-un fişier
propriu, pe calculatorul din biroul managerului. Documentele emise vor fi distribuite în ordinea datei de
emitere.
Informaţiile se vor transcrie pe DVD-uri sau pe un alt mediu de stocare, pe intervale de un an: 1
septembrie – 31 august, şi vor fi păstrate într-un loc special destinat în biroul managerului cu titlul de:
Documente elaborate de ..... în intervalul .... Informaţia astfel păstrată va putea servi pentru arhivare şi,
în măsura în care îşi păstrează valabilitatea, pentru uz curent.
VI.3.5. Arhivarea documentelor

(1) Arhiva Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” este alcătuită din documente arhivate care se găsesc în
dosare de arhivă şi din documente care se găsesc la personalul şcolii şi care urmează să fie arhivate
(Arhiva curentă).
(2) Organizarea Arhivei Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”, inclusiv la nivelul arhivei curente se face,
atât sub aspectul conţinutului cât şi al formei, prin Nomenclatorul de Arhivă al Şcolii cu clasele I-VIII
„Simion Bărnuțiu” structurat, în conformitate cu Anexa 2, de către secretarul unităţii de învăţământ.
Notă: Gruparea documentelor pe baza nomenclatorului este importantă atât pentru activitatea curentă
cât şi pentru activităţi ulterioare .
(3) Nomenclatorul de Arhivă al Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” conţine documente care sunt
precizate şi se gestionează, inclusiv sub aspectul termenului de păstrare, conform instrucţiunii de lucru
Arhivarea documentelor Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” destinate arhivei interne.
(4) Documentele arhivate se grupează, pe tematici (probleme), în dosare în cazul documentelor având ca
mediu suport hârtia, sau în colecţii de documente, alcătuite tot pe principiul dosarelor, în cazul folosirii
de diverse medii de stocare.
Resurse pentru ţinerea documentelor sub control, trasabilitate

(1) Pentru buna desfăşurare a activităţilor referitoare la controlul documentelor sunt necesare, în principal,
resurse informaţionale, materiale şi resurse pentru instruire.
(2) Resursele informaţionale se referă la cunoaşterea şi utilizarea de către personalul Şcolii cu clasele I-VIII
„Simion Bărnuțiu” a elementelor de identificare a documentelor şi la respectarea de către documente a
traseului stabilit. Utilizarea corectă a resurselor informaţionale va facilita, atunci când este cazul,
identificarea persoanelor responsabile de elaborarea, emiterea, difuzarea, actualizarea şi arhivarea de
documente.
(3) Resursele materiale necesare controlului documentelor se vor asigura de către conducerea Şcolii cu
clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”. Ele includ materiale şi echipamente de birotică, spaţii adecvate pentru
păstrarea şi arhivarea documentelor.
Page 10 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
(4) Resursele pentru instruire sunt necesare pentru secretara şcolii care se ocupă cu probleme de arhivă sau
pentru personalul nou angajat care urmează să fie implicat şi în activităţi legate de controlul
documentelor.
VI.3.6. Modificarea documentelor

(1) Prin modificarea unui document se înţelege aducerea de schimbări cu privire la acesta sub forma unor
noi revizii sau a unor noi ediţii, fără a afecta fondul de bază şi destinaţia documentului iniţial.
Reviziile constau în reformulări sau abrogări ale unor articole şi/sau aliniate din documentul iniţial sau
rezultat după o revizie anterioară, iar ediţiile se elaborează atunci când se aduc completări prin noi
articole, când apar schimbări de responsabilităţi sau atunci când forma rezultată în urma uneia sau mai
multor revizii diferă substanţial faţă de revizia 0.
(2) Personalul implicat în elaborarea, analiza şi aprobarea modificărilor trebuie să aibă acces la informaţii
adecvate, pe baza cărora să argumenteze modificarea.
Documentele modificate vor fi analizate şi aprobate de structurile şi funcţiile de conducere care au
analizat şi aprobat în forma iniţială, dacă prin lege şi alte reglementări nu se specifică altfel.
(3) De regulă, documentele modificate în Şcoala cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu” se pun în circulaţie în
versiune completă cu indicarea documentelor înlocuite şi abrogate, a datei intrării în vigoare a formei
modificate şi, după caz, cu indicarea modificărilor făcute. În cazuri speciale, când modificările sunt
parţiale şi uşor de identificat, iar documentul are adresabilitate restrânsă, se poate păstra documentul
sub forma iniţială şi transmite numai modificarea însoţită de toate informaţiile necesare unei corecte
asocieri la documentul iniţial.
(4) Punerea la zi a acestei proceduri este decisă de responsabilul emitent, având în vedere:
 evoluţia standardelor;
 un audit de sistem calitate ;
 cerere de modificare a procedurii;
 în urma modificării normelor legale sau a altor cerinţe.
VI.3.7. Scoaterea din circulaţie a documentelor şi arhiva curentă.

(1) Scoaterea din circulaţie a documentelor se realizează prin trecerea lor în arhiva curentă sau prin
distrugere. Arhiva curentă se constituie în acord cu Nomenclatorul de Arhivă al Şcolii cu clasele I-VIII
„Simion Bărnuțiu”
(2) Documentele din arhiva curentă sunt păstrate la compartimente un timp limitat (un an sau doi ani, după
caz), după care sunt transferate în arhiva Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”. Ori de câte ori este
cazul, se va evita arhivarea multiplă a unor documente de uz intern.
(3) Scoaterea din circulaţie prin distrugere se aplică documentelor care nu sunt precizate în instrucţiunile de
lucru menţionate la punctul 1.4.6. şi se realizează de secretarul şcolii sub controlul conducerii entităţii
care a gestionat documentul.
(4) Organigrama procesului de scoaterea din circulaţie a documentelor este redată în Anexa 4.
(5) Orice transmitere de documente în contextul Anexei 4 se consemnează prin procese verbale de predare -
primire.
Page 11 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
VII. REZULTATE:
Reducerea viciilor de procedură privind controlul, gestionarea, aplicarea, arhivarea documentelor
instituției.
VIII. MODIFICAREA PROCEDURII:

În cazul unui regres se va iniţia o altă procedură ce va fi menționată în pagina de prezentare a prezentei
proceduri.
Page 12 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
ANEXA 1
REGISTRUL DOCUMENTELOR ÎN VIGOARE
NUMĂRUL
NR.
DENUMIREA DOCUMENTULUI DOCUMENTULUI/ CINE L-A EMIS OBSERVAŢII
CRT
DATA EMITERII
Comisia de lucru
Regulamentul de ordine internă
elaborare
1. (R.O.I.) al Şcolii cu clasele I-VIII
regulament
„Simion Bărnuțiu”
intern
Comisia de lucru
Regulament de organizare şi
elaborare
funcţionare al Consiliului de
2. regulamente de
administaţie al Şcolii cu clasele
organizare şi
I-VIII „Simion Bărnuțiu”
funcţionare
Proiectul de dezvoltare
Comisia de lucru
3. instituţională (P.D.I.) al Şcolii cu
elaborare P.D.I.
clasele I-VIII „„Simion Bărnuțiu”
Page 13 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
ANEXA 2
NOMENCLATORUL DE ARHIVĂ
AL ŞCOLII CU CLASELE I-VIII „SIMION BĂRNUȚIU”
Termen
Serviciile Denumirea dosarului (conţinutul pe scurt al problemelor
de OBS.
(Compartimentele) la care se referă)
păstrare
A. CONDUCERE 1. Cartea de onoare P
- Director 2. Jurnalul şcolii P
- Consiliul de
Administraţie 3. Proiectul şcolii (de dezvoltare instituţională) P
- Consilier Educativ 4. Regulamente de ordine interioară P
- Consiliul Profesoral 5. Registru inspecţii speciale P
- Comisii şi Catedre
6. Registru procese-verbale - Consiliul de Administraţie P
Metodice
- Comisia Consultativă 7. Registru procese verbale - Consiliul Profesoral P
8. Registru procese-verbale – Comisii Metodice P
9. Plan managerial anual p
10. Plan managerial semestrial 2 ani
11. Raport asupra stării învăţământului - anual P
12. Raport asupra stării învăţământului - semestrial 2 ani
13. Planuri şi programe de învăţământ 30 ani
14. Organigrama P
15. Regulament de funcţionare P
16. Scheme orare 5 ani C.S.
17 Documente privind evenimente dosebite din viaţa P
şcolii (înfiinţare, schimbarea denumirii, aniversări,
decorări, distincţii, etc.)
18. Documente privind colaborarea cu comunitatea locală P
19. Decizii ale conducerii P
20. Inventarele arhivistice şi procesele –verbale de P
Page 14 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
Termen
de OBS.
păstrare
predare primire
21. Nomenclatorul arhivistic P
B. SECRETARIAT 1. Ordine, dispoziţii, instrucţiuni, regulamente, circulare P
ce reglementează activitatea din învăţământ şi
corespondenţa aferentă acestora
2. Fişa de evidenţă a personalului didactic (FIŞA ŞCOLII), P
Proiectul de încadrare a personalului didactic
3. Evidenţa normelor didactice şi repartizarea orelor 2 ani C.S. Se păstrează şi

personalului didactic (foi de normă, situaţii în dosarul
privind realizarea normelor didactice, etc.) personal
4. State de funcţii P
5. Fişa postului 5 ani C.S.
6. Dosare personale ale personalului 70 ani
didactic şi nedidactic (copii certificate de naştere,
aprecieri, fişe de înscriere grad, diplome,
perfecţionare, contracte de muncă, etc. )
7. Cărţile de muncă neridicate 70 ani
8. Registru de evidenţă a cărţilor de muncă - electronic P
9. Dosarele celor pensionaţi 50 ani

10. Situaţii privind perfecţionări continue, formarea 2 ani
formatorilor
11. Corespondenţa privitoare la eliberări de adeverinţe
sau alte acte ale personalului didactic 5 ani C.S.
şi administrativ, elevi (inclusiv cererile, foile matricole)
12. Condici pentru prezenţa cadrelor didactice 5 ani C.S.

13. Condici pentru prezenţa personalului nedidactic 2 ani
14. Planuri de şcolarizare, situaţii statistice, informări P
privind şcolarizarea elevilor
Page 15 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
Termen
de OBS.
păstrare
15. Situaţii, procese-verbale,referate privind organizarea P
şi desfăşurarea concursurilor cultural-ştiinţifice şi
sportive, olimpiade şcolare, lucrări premiate, schimburi
de experienţă, excursii, tabere, festivaluri, cantonamente,
etc.
- de nivel naţional, internaţional
- de nivel local
16. Cataloage de la examene (BAC, teze unice, capacitate, P
test naţional)
17. Cotoare certificate absolvire P
18. Cotoare acte de studiu eliberate şi formulare P
completate şi neeliberate
19. Procese-verbale privind evidenţa actelor de studiu P
necompletate, neridicate şi a celor anulate
20. Registru de evidenţă a formularelor, a actelor de P
studiu primite de unităţile de învăţământ şi a celor
eliberate absolvenţilor
21. Registre matricole P
22. Cataloage de clasă P
23. Cataloage examene de diferenţă 5 ani C.S.
24. Cataloage corigenţă 5 ani C.S.
25. Registru pentru înscrierea şi evidenţa elevilor P
26. Lucrări scrise elaborate de elevi la diferite examene 2 ani
susţinute
27. Procese-verbale, rapoarte statistice ale preşedinţilor P
şi comisiilor de examene (admitere, absolvire,
bacalaureat)
28. Dosare personale ale elevilor pentru înscrierea la 5 ani - cu excepţia
examene (copii certificate de naştere, fişe de înscriere, actelor de
copii foi matricole, documentaţia privind abaterile studiu în
disciplinare, cereri, adeverinţe original care se
etc.) vor păstra
permanent
29. Statistici şi rapoarte anuale privind rezultatele la P
învăţătură ale elevilor
30. Registru de intrare-ieşire 20 ani
Page 16 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
Termen
de OBS.
păstrare
31. Confirmări privind mişcarea elevilor 5 ani
32. Documente privind abaterile disciplinare ale elevilor 5 ani
33. Procese verbale de control 10 ani

34. Dosar - registru bilete de transport personal didactic 2 ani
35. Borderouri aplicare timbru sec P

36. Situaţii privind controlul medical periodic al 5 ani C.S.
personalului
37. Documentaţia privind salariile de merit 5 ani
38. Documentaţia privind acordarea EURO 100 pentru 10 ani
achiziţionarea de material didactic – pt. Cadrele didactice
39. Documentaţia privind acordarea ajutorului pentru 10 ani

elevi - Euro 200
40. Cereri concediu personal didactic şi nedidactic 2 ani
41.Organizarea şi desfăşurarea concursurilor pentru 5 ani

personalul nedidactic, auxiliar
42. Dosare acordare burse elevi 2 ani
43. Recensământ preşcolari 5 ani
44. Inventare arhivistice, procese verbale de predare P
primire
45. Registru de evidenţă curentă (al inventarelor) P
46. Registru de depozit P
47. Registru de evidenţă a ştampilelor şi sigiliilor P
48. Corespondenţa cu DJ MM AN (lucrări de selecţionare, P
procese - verbale de control, etc.)
49. State de plată, documente privind salarizarea, pontaje 50 ani
etc.
50. State de plată a burselor, a abonamentelor pentru 10 ani C.S
elevi
51. Proiectul bugetului anual privind cheltuieli de 5 ani
personal
52. Declaraţii fişe fiscale 10 ani
53. Fişe fiscale 50 ani
54. Declaraţii C.A.S 50 ani
Page 17 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
Termen
de OBS.
păstrare
55. Liste şomaj 5 ani
56. Asigurări de sănătate 5 ani
57. Situaţii privind acordarea tichetelor cadou 5 ani
58. Dosare privind acordarea rechizitelor şcolare 10 ani
59. Documentaţie privind acordarea alocaţiilor pentru 10 ani
copii
60. Procese – verbale, corespondenţă şi alte acte remise P
de organele de control
C. CONTABILITATE 1. Darea de seamă contabilă anuală 10 ani C.S
2. Darea de seamă contabilă lunară 3 ani
3. Darea de seamă contabilă trimestrială 5 ani
4. Balanţa de verificare 5 ani
5. Note contabile, acte justificative (acte de casă, acte de 10 ani
bancă, facturi, ordine de plată, etc.)
6. State de plată şi fişe personale de salarizare, pontaje 50 ani
7. State de plată a burselor, a abonamentelor 10 ani C.S
8. Fişe de conturi sintetice 10 ani C.S
9. Fişe de conturi analitice 10 ani
10. Fişe de cheltuieli bugetare 10 ani
11. Documente privind garanţiile de gestiune 10 ani
12. Propuneri plan venituri şi cheltuieli, bugetare 10 ani
13. Propuneri plan venituri şi cheltuieli extrabugetare 10 ani
14. Bugetul de venituri şi cheltuieli activ. bugetară şi 50 ani C.S
extrabugetar
15. Virări credite, activităţi bugetare şi autofinanţate 5 ani
16. Registre de casă 10 ani
17. Chitanţiere 10 ani
18. Registru unic de control 10 ani C.S
19. Procese-verbale, corespondenţă şi alte acte remise de 10 ani
organele de control
20. Documente referitoare la licitaţii 10 ani
21. Monitorizare cheltuieli personal 5 ani
22. Cont de execuţie activitate bugetară 10 ani
23. Cont de execuţie activitate autofinanţare 10 ani
Page 18 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
Termen
de OBS.
păstrare
24. Ordine de plată 10 ani
25. Acte justificative privind decontarea sumelor încasate 10 ani
prin comitetele de părinţi
26. Referate de necesitate 2 ani
27. Declaraţii fişe fiscale 10 ani
28. Fişe fiscale 50 ani
29. Declaraţii C.A.S. 50 ani
30. Liste şomaj 5 ani
31. Asigurări de sănătate 5 ani
32. Situaţii privind acordarea tichetelor cadou 10 ani
33. Certificat fiscal P
34. Inventarele arhivistice şi procesele-verbale de predare P
- primire
D. Administraţie 1. Acte privind situaţia imobilului, schiţe, planuri P
2. Procese-verbale de recepţie lucrări reparaţii capitale şi 15 ani C.S
curente, contracte încheiate
3. Procese-verbale, referate în legătură cu paza contra 5 ani
incendiilor
4. Planul de pază a instituţiei 5 ani
5. Bonuri de materiale şi note de recepţie 10 ani
6. Fişe de magazie 10 ani
7. Registrul mijloacelor fixe P
8. Inventare mijloace fixe şi obiecte de inventar, procese- 10 ani C.S
verbale de casare
9. Situaţii privind comanda de manuale, evidenţa 5 ani
manualelor
10. Documente referitoare la ajutoare sociale ( 5 ani
rechizitele, lapte, corn)
11. Note de comandă 5 ani
12. Contracte de sponsorizare 5 ani
13. Evidenţa spaţiilor închiriate 5 ani
14. Referate de necesitate 2 ani
15. Acte privind mijloacele de transport 5 ani
16. Corespondenţă privind prestările de servicii (apă, 2 ani C.S.
canal, electricitate)
Page 19 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
Termen
de OBS.
păstrare
17. Lista legitimaţiilor de masă eliberate 10 ani
18. Dosar cuprinzând documente cu privire la autorizaţia 2 ani C.S.
sanitară
19. Procese-verbale, referate, corespondenţă în legătură 5 ani
cu măsurile pentru paza contra incendiilor, igiena şi
protecţia muncii
20. Inventarele arhivistice şi procesele verbale de predare P
- primire
E. Bibliotecă 1. Organizarea şi desfăşurarea activităţii bibliotecii 15 ani C.S
şcolare: referate, procese-verbale
2. Catalogul sistematic, alfabetic, tematic pe subiecte P
3. Procese-verbale privind verificarea fondului bibliotecii P
4. Fişa de catalog 50 ani
5. Procese-verbale de casare a cărţilor potrivit 10 ani C.S
instrucţiunilor în vigoare
6. Caiet evidenţă activitatea bibliotecii 15 ani
7. Fişa de înscriere în bibliotecă 15 ani
8. Act de primire 10 ani
9. Registru de cote P
10. Registru de organizarea şi mişcarea fondului P
bibliotecii
11. Registru de inventar publicaţii P
12. Registru de evidenţă a cititorilor P
F. Consiliul 1. Dare de seamă asupra mişcării fondurilor 10 ani
reprezentativ al 2. Acte de evidenţă primară 10 ani
părinților
3. Referate, informări privind activitatea comitatelor de 10 ani
părinţilor
4. Registru procese-verbale ale şedinţelor Comitetelor de P
părinţi
5. Inventarele arhivistice şi procesele-verbale de predare P
- primire
Page 20 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
ANEXA 3
ORGANIGRAMA
PROCESULUI DE SCOATERE DIN CIRCULAŢIE
A DOCUMENTELO
ARHIVA
DIRECTOR ŞCOLII CU
CLASELE I-VIII „SIMION
BĂRNUȚIU”
CONSILIUL DE ADMINISTRAŢIE BAIA MARE
CONSILIUL PROFESORAL
SECRETARIAT
SECTOR ADMINISTRATIV
SECRETARIAT
ARHIVE CURENTE
C.E.A.C.
COMISIA METODICĂ
COMPARTIMENT RESURSE
UMANE
COMPARTIMENT FINANCIAR-
CONTABIL
CABINET DE ASISTENȚĂ DISTRUGERE

PSIHOPEDAGOGICĂ DOCUMENTE
CABINET MEDICAL
Page 21 of 21
Ediţia: I
BAIA MARE Revizia:
DOCUMENTELOR
Data elaborarii:
12.09.2011
Page 22 of 21

PO Procedura Circulatie-Documente

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

PO Procedura Circulatie-Documente

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Ediţia: I

SCOALA CU CLASELE I-VIII „SIMION BARNUTIU” PROCEDURĂ DE SISTEM Nr. de exemplare: 1

PRIVIND CONTROLUL, CIRCULATIA,

COD PROCEDURA: PS.02

1. Situaţia ediţiilor şi a reviziilor în cadrul ediţiilor procedurii operaţionale

II. DOMENIUL DE APLICARE:

Procedura nu se referă la:

Documentele de provenienţă internă trimise de şcoală în exterior se referă la diverse tipuri de

III. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

IV. ABREVIERI AI TERMENILOR

Nr. Abrevierea Termenul abreviat

Regulamentul de Organizare şi Funcţionare a Unităţilor din Învăţământul

Scopul Exemplar Nume și Data

V.1. Managerul Şcolii cu clasele I-VIII „Simion Bărnuțiu”

 Coordonează elaborarea şi actualizarea instrucţiunilor de lucru

V.2. Comisia de evaluare şi asigurarea calităţii în educaţie

 Avizează instrucţiunile de lucru la care face referire procedură şi le propune spre

 Actualizează prezenta procedură şi instrucţiunile aferente.

V.3. Persoana desemnată din cadrul CEAC pentru controlul documentelor:

 Elaborează şi actualizează procedura “controlul documentelor”;

V.4. Preşedinţii de consilii, responsabilii de comisii, şefii de compartimente:

 Răspund de implementarea prezentei proceduri în entităţile pe care le conduc, inclusiv

V.5. Secretara şcolii :

 Împlementează şi respectă prezenta procedură;

V.6. Secretarele de consilii şi comisii :

 Implementează şi respectă prezenta procedură;

VI. CONŢINUTUL PROCEDURII:

VI.1. COMUNICARE EXTERNĂ ŞI COMUNICARE INTERNĂ

VI.1.3. Utilizarea procedurii contribuie la:

VI.2. ADMINISTRAREA ŞI GESTIONAREA CIRCULAŢIEI DOCUMENTELOR

VI.3. ELABORAREA, DIFUZAREA, ARHIVAREA, MODIFICAREA ŞI RETRAGEREA UNUI DOCUMENT

VI.3.1. Utilizarea elementelor de identificare a documentelor

VI.3.2. Analiză, aprobare şi emitere

VI.3.3. Difuzarea şi implementarea documentelor

VI.3.4. Păstrarea documentelor

VI.3.5. Arhivarea documentelor

Resurse pentru ţinerea documentelor sub control, trasabilitate

VI.3.6. Modificarea documentelor

VI.3.7. Scoaterea din circulaţie a documentelor şi arhiva curentă.

VIII. MODIFICAREA PROCEDURII:

REGISTRUL DOCUMENTELOR ÎN VIGOARE

AL ŞCOLII CU CLASELE I-VIII „SIMION BĂRNUȚIU”

3. Evidenţa normelor didactice şi repartizarea orelor 2 ani C.S. Se păstrează şi

9. Dosarele celor pensionaţi 50 ani

12. Condici pentru prezenţa cadrelor didactice 5 ani C.S.

33. Procese verbale de control 10 ani

35. Borderouri aplicare timbru sec P

39. Documentaţia privind acordarea ajutorului pentru 10 ani

41.Organizarea şi desfăşurarea concursurilor pentru 5 ani

CABINET DE ASISTENȚĂ DISTRUGERE

S-ar putea să vă placă și