MINISTRIO DA DEFESA EXRCITO BRASILEIRO CMS - 5 RM - 5 DE HOSPITAL DE GUARNIO DE FLORIANPOLIS

INSTRUES PARA A UTILIZAO DA NUMERAO NICA DE PROCESSOS/DOCUMENTOS NO MBITO DO HOSPITAL DE GUARNIO DE FLORIANPOLIS

1. FINALIDADE Regular a utilizao da numerao nica de processos (NUP) e de documentos (NUD) no mbito do Hospital de Guarnio de Florianpolis. 2. REFERNCIAS a. Portaria Nr 3-MPOG, de 16 de maio de 2003 Orienta os rgos da Presidncia da Repblica, Ministrios, Autarquias e Fundaes integrantes do Sistema de Servios Gerais (SISG) quanto aos procedimentos relativos s atividades de Comunicaes Administrativas, para utilizao do Nmero nico de Processos e Documentos. b. Portaria Nr 1.068-MD, de 08 de dezembro de 2005 Dispes sobre a utilizao do Nmero nico de Processos relativos s atividades de Comunicao, Administrativa no mbito do Ministrio da Defesa, dos Comandos da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica. c. Portaria Normativa Nr 1.243-MD, de 21 de setembro de 2006 Dispe sobre os procedimentos gerais referentes gesto de processos, no mbito do Ministrio da Defesa e dos Comandos das Foras Armadas. d. Instrues para a Utilizao do Nmero nico de Processos e de Documentos (NUP/NUD) no Exrcito Brasileiro, de 08 de abril de 2011 Regula a utilizao do NUP/NUD pelas OM do Exrcito Brasileiro. e. Ofcio n 162-Pes Mil/5.2, de 20 de junho de 2011, da 5 RM/5DE Versa sobre a implementao do NUP/NUD no EB. 3. OBJETIVOS a. Cumprir as Portarias do Governo Federal e do Ministrio da Defesa para a utilizao do NUP/NUD. b. Cumprir a ordem do Comando da 5 RM/5DE quanto a utilizao do NUP/NUD, no mbito da Regio Militar.

c. Utilizar o NUP / NUD na numerao de todos os processos e documentos com destinao externa OMS. Entende-se por documentos, todos os veculos de comunicao escrita, que formam uma unidade constituda pela informao e por seu suporte, como por exemplo: ofcios e seus anexos, radiogramas, mensagens FAX (capa e demais folhas), mensagens eletrnicas, requerimentos, etc. Entende-se por Unidade Protocolizadora o HGuFl, cujo cdigo 64589. 4. UTILIZAO a. Utilizar em todos os documentos, incluindo os seus anexos ou demais folhas, o NUP/NUD. b. A distino entre NUP e NUD dar-se-, apenas, pelo fato de ser um processo ou ser um documento de ordem geral, sendo a sequncia de numerao gerada, a mesma para NUP/NUD. c. Utilizar a numerao em sequncia, sem fazer distino entre processo ou documento. No se faz necessrio colocar as abreviaturas NUP ou NUD. d. O NUP dever ser colocado na capa do processo, no canto superior esquerdo, logo abaixo das palavras PROTOCOLO GERAL e em todas as folhas dos documentos que o compem, no canto superior direito, mesmo que a mo livre. O NUP de todos os documentos que compem o processo deve ser o mesmo do registrado na capa. e. O NUD dever ser colocado no canto superior direito dos documentos. Quando o documento possuir o cabealho, coloc-lo na linha imediatamente superior ao Braso da Repblica, com alinhamento direita, utilizando o caracter TIMES NEW ROMAN, tamanho 12pt em NEGRITO, conforme os exemplos abaixo: 1) Ofcios:

2) Radiogramas:

3) Mensagens FAX:

4) Mensagem Direta Eletrnica (MDE):

f. Caso no seja possvel a impresso do NUP/NUD no processo ou documento, o mesmo dever ser inserido de forma manual, com caneta de cor azul ou preta, de forma legvel. g. Todas as folhas de um documento devero conter o mesmo NUD, incluindo os seus anexos. h. Processos e documentos recebidos de outras Unidades Protocolizadoras devem sempre permanecer com o NUP/NUD de origem. Os documentos que acompanham um porcesso carregaro, na medida do possvel, o mesmo nmero do processo gerador. Caso uma Unidade receba sem NUP, esta dever proceder, em carter excepcional, a numerao como se originria do processo fosse. i. A Secretaria da OMS ser a responsvel por centralizar e encaminhar 5 RM/5 DE, at o dia 1 de cada um dos meses de JAN, ABR, JUL e OUT, a sequncia de nmeros NUP/NUD utilizados no trimestre anterior. Exemplificando, no dia 1 de outubro, dever encaminhar 5 RM/5 DE a utilizao do NUP/NUD dos meses de julho, agosto e setembro, conforme o modelo abaixo: OMS HGuFl Cdigo de Unidade Protocolizadora 64589 NUP/NUD (sem o DV) 000021 A 000197

5. COMO GERAR O NUP/NUD a. Existe um sistema que j estava sendo utilizado em processos, por algumas sees do HGuFl, para gerar o NUP. Esta soluo intermediria ser utilizada para gerar tambm o NUD. O sistema no faz distino entre NUP ou NUD. Todo nmero ser gerado sequenciamente, de forma cronologica a sua utilizao. b. As Sees que confeccionam documentos cuja destinao ser externa ao HGuFl devero solicitar Seo de Informtica que instale o Sistema Gerador de NUP/NUD, nas mquinas do militares que confeccionam tais documentos. c. Abaixo vemos algumas imagens do Sistema:

(Tela de insero da senha de acesso)

(Tela na qual se obtm o NUP/NUD)

d. Assim que a tela acima for aberta no sistema, o militar dever copiar o NUP/NUD para utilizao no documento que seguir destino, antes mesmo de preencher os campos. e. Com exceo dos processos, cujas informaes a serem preenchidas sero diferentes, todos devero inserir os dados da seguinte forma: 1) Responsvel: (Posto/Grad e Nome de Guerra) 2) Identificao: (Seo da qual pertence o militar) 3) Interessado: (rgo de destino, p.ex: 5 RM/5DE, Prefeitura de Florianpolis, etc) 4) Assunto: (Descrio completa do assunto pertinente ao documento) f. No caso dos processos, o campo Interessado passa a ser o beneficiado ou o requerente ou o HGuFl. Da mesma forma, o campo Assunto deve ser muito bem preenchido. g. Aps preenchimento de todos os campos, j com o NUP/NUD copiado, clicar em OK.

6. DVIDAS E SUGESTES Toda e qualquer dvida ou sugesto dever ser encaminhada, por escrito, Subdiviso de Pessoal. Para assessoria tcnica, quanto utilizao do Sistema Gerador de NUP/NUD, utilizar a intranet, clicando em: PROBLEMAS DE INFORMTICA e protocolar a solicitao de auxilio. Florianpolis, SC, 1 de julho de 2011.

_______________________________ LUIZ ANTONIO LOPES Ten Cel Dir HGuFl