Grer les bases de contenu SharePoint

Grer la croissance du volume des donnes Dans le cadre de la gestion quotidienne de ferme SharePoint, il existe une partie qu'il faut surveiller avec attention. En effet, l'utilisation des Team Sites se fait bien souvent de manire plutt virale et vous pouvez rapidement vous retrouver avec des centaines (voir des milliers) de collections de sites. La question de la rpartition de ces collections dans les bases de contenu est trs importante.

Introduction La gestion des fermes SharePoint implique une surveillance de la croissance. En effet, toutes les donnes de SharePoint sont stockes dans des bases de donnes SQL Server (appeles Bases de Contenu). Ces bases doivent tre sauvegardes suivant un plan dfini avec le DataBase Administrator (DBA), nous avons vu cela dans un prcdent article :

Les stratgies de Backup dans WSS V3

Un second point important est la rpartition de ces donnes dans les bases de contenu. Ainsi cette rpartition n'est pas du tout alatoire, mais se fait par les collections de sites. Donc, il convient de prvoir correctement la configuration de sa ferme dans son architecture logique. Vous pouvez trouver un article sur ce sujet :

Architecture logique SharePoint 2007

Si cette configuration a prvu une rpartition par collection de sites, nous pouvons voir comment optimiser la rpartition de ces collections au fil du temps.

Prsentation La gestion des bases de contenu implique des temps de sauvegarde de ces bases. Durant ce temps les bases ne doivent pas tre sollicits. Cela peut tre trs rapide si cette base est petite, mais peut devenir rapidement compliqu lorsque celles-ci grossissent. En effet, si une base de contenu dmarre avec quelques collections et peu de documents dans ces collections, cela peut voluer rapidement vers plusieurs centaines de collections et un gros volume de donnes. A ce moment, le temps ncessaire pour la sauvegarde des bases n'est plus le mme, ce qui peut bloquer cette tape. Cet article va nous montrer une mthode possible pour apprhender cette volution et la raction adopter pour y remdier.

Extraction de la configuration Il faut, avant de commencer modifier quoi que ce soit, connatre la situation de notre environnement. Nous ne parlons pas de la configuration matrielle (mme si elle est bien sur prendre en compte), mais plutt de la configuration logique. Il faut donc connatre les Web Application de sa ferme (uniquement celles pour les utilisateurs et non les sites d'administration). Il faut ensuite obtenir la liste des collections de sites de chacune de ces Web Applications, au travers d'une commande STSADM :

STSADM.exe -o enumsites -url http://myWebApplication > enumsites.xml

Cette commande va nous gnrer un fichier XML tel que celui-ci :

<Sites Count="xxx"> ... <Site Url="http://myWebApplication/sites/mySiteCollection1" Owner="DOMAIN\UserLogin1" SecondaryOwner="DOMAIN\UserLogin2" ContentDatabase="myDataBase01" StorageUsedMB="156.1" StorageWarningMB="0" StorageMaxMB="0" /> <Site Url="http://myWebApplication/sites/mySiteCollection2" Owner="DOMAIN\UserLogin1" ContentDatabase="myDataBase02" StorageUsedMB="256.1" StorageWarningMB="900" StorageMaxMB="1000" /> ... </Sites>

Une fois ce fichier gnr, il suffit de l'ouvrir avec Excel 2007 afin de visionner ces donnes sous forme de tableau crois dynamique.

On peut donc voir la rpartition par base de donnes (si on en possde plusieurs) des collections de sites de notre Web Application. Ceci nous permet (avec un classement par taille) de dfinir les plus grosses collections de sites. Ainsi notre exemple, nous fournit les trois premires collections de site avec des volumes allant de 3.5 GB 1.5 GB. Ces collections peuvent donc tre externalises vers une base de contenu ddie (qui aurait ces trois collections pour un total de 7 GB). Le total de la base en question est de 12 GB sur cette base de donnes. Nous auront en fin de transfert deux bases de donnes avec une rpartition de volume peu prs homogne de moins de 10 GB. Il s'agit bien sur d'un cas d'exemple, SQL Server permet de grer des bases bien plus importantes, mais cela montre le principe de cette action de transfert.

Cration de la nouvelle base de contenu

Il existe plusieurs solutions pour crer une nouvelle base de contenu pour une Web Application SharePoint.

Via STSADM La commande ncessaire pour cette cration est :

Addcontentdb: Stsadm operation (Office SharePoint Server)

Il nous faut donc excuter la commande avec les diffrentes options obligatoires suivant l'exemple :

stsadm.exe -o addcontentdb -url http://myWebApplication -databasename myDBName

On voit alors aprs quelques secondes le rsultat de cette excution

Et on trouve la base de donnes dans la liste des bases de donnes du serveur SQL par dfaut de notre ferme SharePoint.

Cette base apparatra aussi dans le site d'administration sous l'ensemble des bases de donnes de la Web Application.

Mais nous pouvons aussi tout faire depuis cette mme interface web d'administration.

Via L'interface d'administration WEB Il suffit pour cela de cliquer sur "Add a Content DataBase"

On renseigne ensuite les diffrents champs du formulaire et clique sur OK pour valider cette cration.

On obtiendra alors cette nouvelle base de contenu dans la liste des bases de la Web Application.

Attention Si vous crez la base de contenu via la commande STSADM, il faut aller dans la page d'administration pour dfinir le serveur d'indexation sur cette nouvelle base. En utilisant l'interface Web lors de la cration, cette spcification est possible avant la cration.

Dplacement d'une collection de sites Cette tape est certainement la plus dlicate de toutes, car elle implique que les utilisateurs ne modifient plus le contenu de cette collection (par contre ils peuvent travailler sur les autres). Cette tape se dcompose en cinq parties distinctes :

Sauvegarde de la collection de sites Suppression de la collection de sites Modification des paramtres de la base de contenu Restauration de la collection de sites Reconfiguration des paramtres de la base de contenu

Les deux tapes de Backup-Restore seront intgralement bases sur l'article prcdent sur les sauvegardes dans SharePoint via STSADM :

Les stratgies de Backup dans WSS V3

Nous devons dans un premier temps identifier les collections de sites qui devront tre dplaces d'une base vers une autre. Dans notre exemple, nous prendrons une des plus grosses afin que celles-ci ne pnalisent pas l'ensemble cause d'une taille importante.

Sauvegarde de la collection de sites Pour effectuer cette sauvegarde, il faut donc utiliser la commande STSADM avec l'option Backup comme suit :

stsadm.exe o backup url http://myWebApplication/sites/MySiteCollection C:\BackUpFolder\MyCollection.dat -overwrite

filename

On obtient alors le fichier de sauvegarde aprs quelques minutes (suivant la taille de votre collection). Il faut ensuite supprimer cette collection de la liste.

Suppression de la collection de sites Cette tape est bien sur obligatoire et reste la plus dangereuse, car nous ne pourrons restaurer que le contenu du fichier prcdemment sauvegard. Ainsi, si des modifications ont t apportes entre la sauvegarde et la suppression de la collection, elles ne pourront pas tre appliques. Il est donc primordial d'enchainer ces diffrentes tapes sans perdre de temps afin que les utilisateurs soient impacts le moins possible. La suppression se fait par la commande STSADM ou via l'application Web d'administration. Il est prfrable de faire cette tape en mode commande (qui est plus rapide).

stsadm.exe o deletesiteurl http://myWebApplication/sites/MySiteCollection force

Aprs quelques secondes ou minutes suivant la taille de votre collection de sites, nous pourrons modifier les paramtres des bases de donnes.

Modification des paramtres de la base de contenu Cette tape ncessite l'utilisation du site d'administration. On peut aussi utiliser une des commandes STSADM additionnelles disponible :

STSADM COMMANDS - Manage Content Database Settings

Nous ne traterons dans ce sujet que de la solution standard par la centrale admin. Il faut donc aller dans l'onglet "Application Management" puis, dans le groupe "SharePoint Web Application Management", on trouve le lien "Content databases".

On slectionne ensuite la Web Application laquelle se trouve rattache la base de donnes et on clique sur le nom de la base de donnes.

On peut ds lors modifier les valeurs affiches :

Number of sites before a warning event is generated [WarningSiteCount] Maximum number of sites that can be created in this database [MaximumSiteCount] Select Windows SharePoint Services search server [SearchServiceInstance]

Il faut donc connatre la rgle utilise par le moteur SharePoint pour la dfinition de la base de donnes utiliser lors de la cration d'une collection de site. Ainsi, le moteur fait le calcul suivant sur l'ensemble des bases de donnes :

Diffrentiel = [Maximum Number of Sites] - [Current Number of Sites]

Le moteur va donc ajouter la nouvelle collection de site crer dans la base de donnes qui possde la plus grande valeur pour ce "Diffrentiel". Il nous faut donc modifier cette valeur de maximum afin que cette base de donnes vierge soit celle avec ce nombre le plus lev pour le diffrentiel. Pour ma part, je rajoute gnralement un facteur 10 aux valeurs de base. On valide par OK. Il nous faut maintenant restaurer la collection prcdemment sauvegarde.

Restauration de la collection de sites Tout comme la commande de sauvegarde, la commande de restauration est la suivante :

stsadm.exe o restore url http://myWebApplication/sites/RestoreCollection C:\BackUpFolder\MyCollection.dat -overwrite

filename

A ce stade, notre collection prcdemment sauvegarde est charge dans notre nouvelle base de donnes.

Attention :
Il est aussi possible de faire la phase de restauration directement dans une nouvelle base de donnes, nous verrons cette commande dans le paragraphe suivant.

Nous pouvons modifier les paramtres de cette base afin que celle-ci ne reoive plus du tout de nouvelle collection de site dans le futur.

Reconfiguration des paramtres de la base de contenu Il faut aller dans la mme page que l'tape prcdente, et dfinir les deux valeurs de nombre de collections. Il faut dfinir des valeurs basses afin que la valeur diffrentielle soit la plus faible possible. Gnralement, je dfinis les valeurs suivantes (90 pour les alertes et 100 pour le maximum).

Voyons la commande spcifique de restauration qui cre la nouvelle base de donnes directement.

Solution alternative possible Une commande STSADM permet de crer une collection de site en crant une nouvelle base de donnes.

STSADM -O createsiteinnewdb

L'ordre des tapes devient un peu diffrent de ce fait. Pour commencer, il ne faut pas crer la base de donnes dans ce cas prcis, car cela sera fait via STSADM. Les taches doivent s'enchainer comme suit :

Sauvegarde de la collection de sites Suppression de la collection de sites Restauration de la collection de sites avec STSADM [createsiteinnewdb] Reconfiguration des paramtres de la base de contenu cre par la commande prcdente

Cette mthode peut sembler plus lgante, car elle vite la phase de cration et premier paramtrage de la base, mais il est prfrable de connatre les deux, car dans le cas de regroupement de base de donnes, la premire sera la seule solution.

Conclusion L'intgralit du contenu des sites SharePoint est stocke dans les bases de donnes. Il est donc indispensable de connatre les bases du fonctionnement mais surtout de bien comprendre comment grer la croissance de ces bases. A partir de cet article, vous avez la possibilit :

D'effectuer des transferts de contenu d'une base existante vers une nouvelle cre pour l'occasion (dans le cas de l'extraction d'une collection lourde) De faire des regroupements de collections spcifiques (dans le cas de la prparation des fermes pour une migration, on isoles celles qui peuvent tre problmatiques)

C'est donc une surveillance qu'il faut effectuer, afin de ragir avant les problmes de saturation. Voici quelques liens utiles si cet article vous a intress :

SharePoint : Comment migrer une seule collection par la mthode DB Upgrade ? STSADM -O createsiteinnewdb Installation de WSS V3 (FR) Office Online Club SPS MOSS FRANCE(FR)

En vous souhaitant de bons projets de dveloppement. Romelard Fabrice (alias F___) Intranet/Extranet CTO - SGS