Primiri și expedieri

A. Reguli privind corespondența primită:

• când semnați pentru pachete și scrisori recomandate, verificați dacă acestea
sunt în stare bună și dacă datele destinatarului sunt corecte.
• deschideți scrisorile instituției (după ce v-ați asigurat că aveți acordul superiorului),
dar nu deschideți scrisorile personale, confidențiale sau cele rătăcite.
• verificați dacă scrisorile sunt însoțite de toate anexele și prindeți-le cu agrafă.
• verificați ca sumele de bani expediate alături de o scrisoare să fie
corecte și înregistrați-le.
• ștampilați toată corespondența cu ștampila de înregistrare-intrare,
• sortați și distribuiți corespondența imediat după primire.
• verificați interiorul plicurilor înainte de a le arunca (se poate întâmpla ca o pagina să
fi rămas neextrasă).
• luați precauții speciale cu pachetele suspecte.
B.Reguli privind corespondență expediată:
• verificați ca scrisorile să fie semnate și, acolo unde e necesar, adaugăți în mod
corect anexele.
• verificați ca adresele de pe plic să corespundă cu cele din scrisori.
• evitați să împăturiți scrisorile mai mult decât e nevoie ca să le introduceți în plic.
• lipiți personal plicurile.
• verificați ca pentru fiecare plic să fie folosite timbrele corecte conform
cerințelor poștei.
• aranjați plicurile pregătite pentru trimitere cu toate adresele în aceeași direcție.
• completați formulare postale dacă este necesar și, când predați poșta, luați și păstrați
recipisele care vi se dau.

Scrierea adresei pe plic

Distribuirea rapidă a corespondenței depinde de scrierea corectă a adresei și, conform practicii
curente, adresa scrisă pe plic trebuie în mod normal să cuprindă:
1) numele destinatarului
2) numele străzii și numărul
3) numele localității
4) orașul cu oficiul poștal
5) numele districtului/județului
6) codul poștal
7) țara.

Instrucțiunile de bază privind informațiile de pe plic includ:

• notați fiecare element al adresei pe un rând separat.
• lăsați în partea superioară a plicului loc suficient pentru timbre, marca de
scutire de taxe sau ștampila poștei.
• folosiți litere de tipar pentru denumirea localității și a oficiului poștal.
• includeți și numele județului.
• scrieți codul poștal în partea de jos a adresei .
• scrieți orice mențiune specială, ca de ex. “Personal”, “Secret”,
“Urgent”, “În atenția lu i” , separat de adresă - de obicei la două spații albe de numele
destinatarului.

Factorii-cheie în compunerea scrisorilor sunt:

1. Data și locul. Este esențială datarea corespondenței. Se menționează localitatea, ziua, luna
și anul.
2. Referință. Pentru a înlesni identificarea unei scrisori, se menționează numărul ei de
înregistrare și, dacă e cazul, la ce scrisoare a destinatarului constituie aceasta un răspuns.
3. Telefonul. Când scrisorile sunt trimise din partea unei instituții sau firme mari, este bine să
fie inserat în antet interiorul numărului de telefon la care poate fi găsit expeditorul.
4. Numele și adresa destinatarului trebuie scrise pe 3 sau 4 rânduri, dacă e posibil. Când
scrisoarea este trimisă într-un plic cu fereastră, orașul și oficiul poștal, precum și țara de
destinație trebuie scrise cu litere de tipar.
5. Mențiuni. Dacă sunt necesare, ele apar deasupra numelui și adresei destinatarului:
• Personal/ Confidențial - indicând că scrisoarea trebuie deschisă și citită doar de
destinatar;
• Secret - indicând că scrisoarea trebuie deschisă și citită doar de destinatar sau de
persoane autorizate de acesta să o facă;
• Urgent - se va scrie pe plic în dreapta și dedesubtul adresei.
6. În atenția Dacă scrisoarea trebuie adresată unei instituții/ firme, dar o anumită persoană se
va ocupa de ea, este util să se menționeze, deasupra numelui și adresei destinatarului “in
atenția domnului/ doamnei”.
7. Se poate menționa pe un rând în câteva cuvinte, conținutul scrisorii. Scrisoarea de
răspuns va purta aceeași mențiune (Exemplu: Ref. la o colaborare cu firma MediaConsum).
8. Formule de introducere și încheiere:
• Stimate Domnule (urmează numele de familie al destinatarului, iar dacă acesta
are un titlu academic, va fi neapărat inserat. De exemplu: “Stimate Domnule Dr./Prof./”; De
asemenea, dacă este vorba despre un grad militar, acesta va fi inclus - exemplu:
„Stimate Domnule General-Maior”. Dacă este vorba despre o funcție ierarhică,
numele persoanei se poate omite - exemplu: „Stimate Domnule Director”)
• Cu stimă (Al dumneavoastră)
• Pentru persoane care îndeplinesc anumite funcții, formula de adresare
poate fi diferită. Astfel, pentru un ambasador, formula de adresare este “Excelență”, pentru
un arhiepiscop „înalt Preasfinția Voastră” etc.);
9. Scrisoarea se imparte în paragrafe, fiecare tratând o singură idee și aranjate astfel:
a) paragraf introductiv;
b) conținutul propriu-zis al scrisorii (împărțit la rândul lui în paragrafe);
c) paragraful de încheiere.
Într-o scrisoare lungă, mesajul este ușor de urmărit și de înțeles când diferitele idei sunt
enunțate în paragrafe scurte, aranjate înt r - o ordine logică, fiecare idee urmând-o în mod
logic, pe cea precedentă.
10. Paragraful introductiv. Acesta trebuie să urmeze referinței la subiectul scrisorii și să
introducă subiectul cu referire la scrisoarea sau conversația telefonică anterioară sau dacă nu
a existat o corespondență anterioară, să introducă direct subiectul scrisorii.
11. Paragraful de încheiere. Acesta va indica de obicei destinatarului etapa următoare a
comunicării, asa cum o preconizează expeditorul.
12. Semnătura. Aceasta trebuie să conțină numele și funcția expeditorului.
13. Dacă scrisoarea este însoțită de anexe (alte documente), acestea se menționează în
partea de jos a scrisorii.
14. Compunerea scrisorii. Cuvintele se aleg cu grijă, evitând jargonul de specialitate,
argotismele și frazele inutil de lungi. Cuvintele alese trebuie să exprime în mod adecvat
ideile, fără sublinieri inutile. Dacă un cuvânt este folosit prea des, își pierde forța de
expresivitate.
15. Tonul. Tonul sau limbajul folosite într-o scrisoare variază în funcție de natura mesajului și
de relația dintre corespondenți. Dacă se scrie în numele superiorului ierarhic, în cazul de față
în numele directorului școlii, trebuie să fie adoptat tonul pe care l-ar folosi acesta. În primul
rând, tonul trebuie să fie politicos, dar să exprime clar mesajul. O scrisoare reflectă
personalitatea celui care o scrie, deci cititorului trebuie să îi fie lăsată o impresie pozitivă.
16. Aranjarea în pagină a scrisorii. Se folosește practica obișnuită a instituției pentru scrierea
corespondenței. Sunt folosite în mod curent paragrafele care incep chiar di n marginea din
stânga a textului, cu un spațiu alb între ele. Sunt acceptate și alte dispuneri în pagină, cu
condiția să fie menținute în întreaga corespondență.
17. Punctuația este la fel de importantă ca și datele corecte. Omisiunea semnelor de
punctuație sau folosirea lor incorectă poate schimba sensul mesajului sau oferi o impresie
generală defavorabilă.
18. Comunicările interne. De obicei sunt folosite note pentru comunicări interne sau pentru
comunicări adresate altor școli. Formulele de introducere și încheiere nu se folosesc, iar
numele si adresa destinatarului sunt de obicei condensate în numele sau funcția persoanei.
În cele ce urmează vă prezentăm puterea unei virgule.
Serviciile poștale
Poșta Română asigură manevrarea, prelucrarea, transportul și distribuirea unei largi game de
tipuri de corespondență (scrisori, cărți postale, imprimate, pachete mici etc), ale căror
punct de origine și de distribuție poate fi oricare localitate din țară și din străinătate.
Serviciile suplimentare oferite clienților sunt: recomandat, confirmare poștală de
primire (AR), confirmare telegrafică de predare (PC), expres, prin avion.
La unitățile școlare, distribuirea trimiterilor de corespondență se face:
• la oficiul poștal, prin post-restant;
• la ghișeu;
• la cutia poștală a destinatarului sau înmânată direct acestuia.

Serviciile de poștă rapidă folosite de unitațile școlare pentru activitățile de expedieri

includ:
1. Serviciul Prioripost - asigură preluarea, transportul și distribuirea trimiterilor în regim de
urgență pe teritoriul României.Trimiterile prin acest serviciu pot fi de tipul: scrisoare, colet,
valori. Timpii de circulație asigurați sunt de maximum 24h între două localități și 6 h în
București. Serviciile suplimentare oferite sunt preluarea trimiterilor de la sediul
expeditorului, pe bază de abonament sau la solicitarea acestuia.
2. Serviciul EMS - asigură expedierea/ distribuirea trimiterilor cu caracter de urgență, in afara
granițelor țării. Tarifele sunt cele mai scăzute de pe piața curieratului rapid internațional.
Obiectele de mesagerie sunt trimiteri poștale care conțin documente, valori, acte,
bunuri materiale sau numerar încredințate unităților poștale pentru a fi transportate și remise
la destinație. Acestea pot fi: colete cu greutate max. 12 kg , scrisori și cutii cu valoare
declarată etc.

Scrierea după dictare

Secretara trebuie să stăpânească un mijloc de scriere prescurtată de mare viteză pentru a fi
capabilă să scrie dupa dictare rapidă. Dacă autorul unui document șterge un pasaj, ea
trebuie să fie sigură că l-a îndepărtat complet din însemnările pe care le face. Dacă un alt pasaj
corectat trebuie să fie inserat, este bine să se pună un semn sau un număr în locul în care se
va face inserția, și apoi la marginea pasajului să se repete numărul sau semnul.
Cel care dictează poate fi întrerupt dacă secretara nu a înțeles pe deplin sau nu a auzit bine,
deoarece niciodată nu trebuie lăsat nerezolvat un aspect despre care există dubii. Totuși, este
de preferat să se evite întreruperile, deoarece acestea pot rupe firul gândurilor, motiv pentru
care este bine să fie așteptat un moment favorabil pentru a se rezolva nelămuririle.

În cele ce urmează vă prezentăm un ghid pentru înregistrarea textului dictat :

La inceputul dictării:
1. Anunțați numele și functia dvs.
2. Indicați orice referințe speciale necesare
3. Stabiliți dacă doriți ca un anumit subiect abordat în scrisoare să aibă prioritate.
La începutul fiecărei scrisori:
4. Clarificați-vă ideile înainte de a începe dictarea
5. Indicați documentele necesare și dacă acestea sunt de uz intern sau extern
6. Stabiliți un cod pentru a arăta punctul din care începe fiecare pasaj
7. Stabiliți numărul de copii dorit cu instrucțiuni privitoare la distribuirea lor
8. Puneți număr de înregistrare (de referință)
9. Dictați numele și adresele destinatarilor sau referiți-vă la numele lor în corespondența
care va însoți înregistrarea
10. Spuneți dacă doriți o schimbare față de planul general de întocmire a unei scrisori
11. Dictați formulele de salut în timpul dictării
12. Indicați începutul unui nou paragraf sau scrierea cu majuscule înainte de dictarea textului
13. Este bine să precizați semnele de punctuație (punct, semnul întrebării, ghilimele, linie de
dialog, paranteze), dacă există coloane, semicoloane, inflexiunea vocii. De asemenea, este
bine dacă puteți da instrucțiuni cum ar fi “deschizi paranteza”, „închizi paranteza”, cu un ton
diferit al vocii, astfel încât să nu fie dactilografiate din greșeală
14. Silabisiți numele străine sau neobișnuite și pronunțați cuvintele dificile rar și clar
15. Păstrați volumul vocii cât se poate de scăzut
16. Tineți microfonul apropiat de gură și vorbiți direct spre el
17. Nu vorbiți prea repede sau inconstant, ci vorbiți în microfon, cu rapiditatea unei conversații
normale
18. Evitați întreruperea cuvintelor prin folosirea butonului pornit-oprit
La terminarea fiecărei scrisori:
19. Dictați formula de salut
20. Atașați anexele și stabiliți mărimea corespunzătoare a plicului
21. Dacă a trebuit făcută o corectura, referiți-vă la ea în foaia de index
22. Marcați sfârșitul scrisorii
La terminarea dictarii întregii corespondențe
23. Indicțti că ați terminat.
Figura nr. 2 – Ghid pentru înregistrarea textului dictat
Vă punem la dispozitie, de asemenea, o serie de reguli referitoare la transcrierea dictării
înregistrate:
Când transcrieți o dictare trebuie avute în vedere următoarele:
1. Fiți atent la orice instrucțiune specială sau corecție ce însoțește înregistrarea.
2. Scrisorile urgente trebuie dactilografiate primele, verificate și returnate autorului.
3. Mărimea formatului fiecărei scrisori trebuie stabilit înaintea dactilografierii
pentru a permite alegerea corectă a colii de hârtie.
4. Orice punct in legatură cu care aveți îndoieli trebuie verificat împreună cu autorul
sau alt membru responsabil al personalului.
5. Consultați un dicționar ori de cate ori aveți dubii în legătură cu scrierea unui
cuvânt.
6. Puneți semnele de punctuație necesare și stabiliți paragrafele.
7. Orice transcriere trebuie dactilografiată cu acuratețe și cuvintele
trebuie verificate după ieșirea documentului din procesorul de texte.
Figura nr. 3 - Transcrierea dictării înregistrate