Modelo de Soluo Controle de Estoque

Controle de Estoque
ndice

APRESENTAO DA MONDIAL INFORMTICA............................3 COMO UTILIZAR O CONTROLE DE ESTOQUE..............................6 O QUE ASSINATURA DIGITAL?...................................................7 PERSONALIZANDO OS DADOS DA EMPRESA...........................13 CADASTROS GERAIS.....................................................................14 CADASTRO DE PRODUTOS..........................................................15 MOVIMENTAO............................................................................18 TABELAS DINMICAS....................................................................22 FINALIZANDO A SOLUO...........................................................24

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Modelo de Soluo Controle de Estoque Microsoft, Excel, Windows e Windows NT so marcas ou marcas registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos da Amrica e/ou em outros pases. Mondial uma marca registrada da Mondial Informtica S/C Ltda no Brasil. Todos os demais nomes, produtos e servios identificados nesta documentao tcnica so marcas registradas ou propriedades de suas respectivas empresas. So utilizados nesta documentao tcnica exclusivamente de forma didtica e para o benefcio dessas mesmas empresas. Esses usos, ou o uso de qualquer outra marca, no indica concordncia e nenhum tipo de associao com esta documentao tcnica. Os nomes de empresas, produtos, pessoas, personagens e/ou as informaes aqui mencionadas so fictcios e de nenhuma forma visam representar qualquer pessoa, empresa, produto ou evento reais, a menos que de outra forma aqui indicado. Nenhuma parte desta documentao tcnica pode ser reproduzida por nenhum meio, ou armazenada em sistema de banco de dados onde consulta, ou transmitida ou distribuda em qualquer forma e por qualquer meio, seja eletrnico, fotocpia, mecnico, gravao ou de outro modo, sem o consentimento antecipado e por escrito da Mondial Informtica S/C Ltda., exceto as listagens de programas que podem ser digitadas, armazenadas e executadas em um microcomputador. Copyright 1999 Mondial Informtica S/C Ltda. Esta documentao tcnica foi produzida com o MS-Word for Windows. As imagens foram retiradas dos produtos originais com recursos do MS-Windows e tratados em MS-Paint. Os arquivos de ajuda dos modelos de solues foram desenvolvidos utilizando-se as ferramentas disponveis no MS-Office Developer Edition. Os textos da ajuda foram digitados em MS-Word. Foi utilizado o MS-Help Workshop para a gerao dos arquivos .hlp.

Este modelo de soluo foi desenvolvido por: Mondial Informtica S/C Ltda.
Av. Bernardino de Campos, 98 2 Andar 04004-040 So Paulo SP Fone/Fax: (011) 3887-4660 Info@mondial.com.br http://www.mondial.com.br

Para a: Microsoft Informtica Ltda.

Av. Naes Unidas, 12.901 27 Andar Torre Norte 04578-00 So Paulo SP http://www.microsoft.com/brasil Atendimento ao Cliente: Fone: (011) 3842-5764 Fax: (011) 3842-6227 http://www.microsoft.com/brasil/atendimento atendimento@microsoft.com.br

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Apresentao da Mondial Informtica

A Mondial Informtica uma empresa Solution Provider Partner da Microsoft, prestadora de servios em microinformtica, que oferece Treinamentos em Microinformtica, Desenvolvimento de Sistemas, Consultoria e Suporte Tcnico. Nossos servios so realizados exclusivamente na plataforma MS-Windows.

Treinamento
Nossa empresa presta treinamentos em duas modalidades: Treinamentos abertos, nas instalaes da Mondial, Treinamentos corporativos, podendo estes serem efetuados na casa do cliente ou ento nas dependncias da Mondial, com instrutores altamente qualificados. Dispomos de microcomputadores de ltima gerao, conectados em rede local para atender nossos clientes no caso deste no dispor dos mesmos. Diante disso apresentamos trs alternativas para realizar nossos treinamentos: Nas instalaes do Cliente com microcomputadores da Mondial. Nas instalaes da Mondial com microcomputadores da Mondial. Nas instalaes do Cliente com microcomputadores do Cliente. Relacionamos abaixo os principais treinamentos que realizamos: MS-Windows Migrao MS-Windows Bsico MS-Windows para Especialistas MS-Word Bsico MS-Word Avanado MS-Word VBA MS-Excel Bsico MS-Excel Avanado MS-Excel VBA MS-Access Bsico MS-Access Avanado MS-Access VBA MS-PowerPoint MS-Outlook MS-Project MS-FrontPage MS-Money MS-Explorer (Internet) MS-Visual Basic Bsico MS-Visual Basic Avanado MS-Visual Basic com SQL MS-Windows NT Server MS-SQL Server MS-Exchange Server

Para maiores informaes sobre treinamentos ministrados pela Mondial Informtica, favor acessar o nosso site no endereo: http://www.mondial.com.br/treinamento

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Desenvolvimento
Temos grande experincia em desenvolvimento, utilizando as ferramentas Microsoft, a saber: Microsoft Visual Basic e Microsoft Visual Basic for Applications (linguagem esta que est disponvel no MS-Office), utilizando um dos bancos de dados mais populares do mercado, o MS-SQL Server. Possumos grande experincia nas reas de Planejamento Financeiro, Marketing, Produo, Engenharia, Recursos Humanos e demais reas das empresas, procurando sempre tornar rpido e de fcil acesso o processo de tomada de decises. Para maiores informaes sobre desenvolvimento de aplicativos da Mondial Informtica, favor acessar o nosso site no endereo: http://www.mondial.com.br/desenvolvimento

Consultoria
Dispomos de uma equipe altamente qualificada, para realizar um trabalho de qualidade, no que se refere a orientao e implementao das ferramentas de produtividade da linha Microsoft Office, envolvendo ainda os recursos de correio eletrnico (MS-Exchange), e rede local (MS-Windows NT). Ainda dispomos de experincia em atividades relacionadas com o planejamento estratgico da Informao, onde podemos atuar em questes relacionadas a racionalizao dos custos de microinformtica. Dispomos de uma equipe altamente qualificada, para realizar um trabalho de qualidade, no que se refere a orientao e estratgia quanto ao melhor uso das ferramentas de produtividade da linha do Microsoft Office, envolvendo ainda os recursos de correio eletrnico (MS-Exchange), e rede local (MS-Windows for Workgroups e MS-Windows NT). Podemos tambm colaborar no processo de planejamento estratgico de sistemas de sua empresa. Para maiores informaes sobre atividades de Consultoria da Mondial Informtica, favor acessar o nosso site no endereo: http://www.mondial.com.br/consultoria

Suporte
Nossos funcionrios recebem treinamento continuo, no Brasil e no exterior para prestar o melhor atendimento de suporte, telefnico ou local, nos produtos que compem a famlia Microsoft Office e BackOffice. Para maiores informaes sobre tipos de Suporte oferecidos pela Mondial Informtica, favor acessar o nosso site no endereo: http://www.mondial.com.br/suporte

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Controle de Estoque
Introduo
O Controle de Estoque uma soluo para ser utilizada juntamente com MS Excel 97 ou 2000 do MSOffice Small Business Edition. Este produto foi desenvolvido utilizando-se o MS-Visual Basic for Applicatons (VBA), a linguagem de programao do MS-Excel. Sua funo auxiliar no controle do estoque dos produtos de consumo interno de pequenas empresas. O Controle de Estoque instalado quando executamos o programa de instalao no CD-Rom do MS-Office Small Bussiness Edition. Esta soluo possui os seguintes arquivos, a saber: Modelo de Solucao Controle de Estoque.xls Guia do usuario.doc Modelo de Solucao Controle de Estoque.hlp Modelo de Solucao Controle de Estoque.cnt Arquivo que contm o Modelo de Soluo Controle de Estoque, seu cdigo e as suas telas. Arquivo que contm o manual do Modelo de Soluo Controle de Estoque Arquivo que contm a ajuda on-line do Modelo de Soluo Controle de Estoque Contem o sistema de arquivo do HLP

Como padro, os arquivos acima esto instalados na pasta Meus Documentos\Modelos de Solucoes Microsoft\Controle de Estoque. O usurio pode mov-los para outras pastas desde que tenha o cuidado de mant-los reunidos. Importante: Se a aplicao estiver sendo executada em rede, antes de execut-la, o usurio deve conectar o diretrio que contm a aplicao a uma unidade de disco lgica de seu computador. Para tal use a tela de Mapear Unidade de Disco da Rede no MS-Explorer (Figura 1).

Figura 1 Caixa de dilogo Mapear Unidade de Disco da Rede

Esta uma soluo que possibilita demonstrar recursos de desenvolvimento para automatizao de procedimentos, uma necessidade inerente ao processo de modernizao. Neste contexto, a Mondial Informtica S/C Ltda., dispe de servio especializado de consultoria, com qualidade certificada pela Microsoft, como uma empresa Solution Provider.

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Como utilizar o Controle de Estoque

Inicie o MS Excel 97 ou 2000 e, no menu Arquivo, selecione a opo Abrir. Ser exibida uma caixa de dilogo (Figura 2).

Figura 2 Caixa de dilogo Abrir

Caso esteja sendo utilizada a configurao padro de instalao, selecione o arquivo Modelo de Solucao Controle de Estoque.xls, localizado na pasta Meus Documentos\Modelos de Solucoes Microsoft\ Controle de Estoque. Clicar no boto Abrir (Figura 3).

Figura 3 Seleo do arquivo Modelo de Soluo Controle de Estoque

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O que Assinatura Digital?

um carimbo digital de identificao em um cdigo que confirma que a fonte do cdigo o desenvolvedor que o assinou e que o cdigo no foi alterado. Dependendo de como o nvel de segurana foi configurado em sua mquina, possvel aceitar que todos os arquivos que contenham macros sejam executados sem restries e sem que a tela informando que a pasta a ser aberta contm macros seja aberta. Ao aceitar a assinatura digital da Mondial Informtica clicando em Sempre confiar em macros dessa fonte. O usurio garante a confiabilidade do cdigo

Figura 3a Caixa de dilogo Aviso de Segurana.

Se houver a necessidade de cancelamento desta opo, exiba a Barra de Ferramentas Visual Basic em Exibir / Barra de Ferramentas / Visual Basic (Figura 3b).

Figura 3b Barra de Ferramenta Visual Basic.

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Modelo de Soluo Controle de Estoque Escolha a opo Segurana para abrir a Caixa de Dilogo Segurana e selecione a guia Fontes Confiveis e clique no boto Remover.

Caso o cdigo seja alterado a assinatura digital perde sua validade e o arquivo que contm cdigo volta a exibir a tela da figura 4 alertando o usurio sobre os vrus de macros. Se for usado o padro, o MS-Excel exibir uma tela informando que a pasta a ser aberta contm macros, e que algumas macros podem conter vrus, se o usurio deseja ou no ativ-las (Figura 4). Clicar no boto Ativar Macros.Se for usado o padro, o MS-Excel exibir uma tela informando que a pasta a ser aberta contm macros, e que algumas macros podem conter vrus, se o usurio deseja ou no ativ-las (Figura 4). Clicar no boto Ativar Macros.

Figura 4 Aviso para ativar macros

Se o MS-Excel inicializar a soluo e existirem arquivos abertos, ser exibida uma caixa de mensagem avisando que existe um arquivo aberto, e se o usurio deseja fech-lo ou no (Figura 5). Caso este arquivo no esteja salvo, ser exibida uma mensagem avisando que encontra-se aberto e no foi salvo, e se o usurio deseja fech-lo sem salvar (Figura 6). Aparecer uma caixa para cada arquivo aberto.

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Figura 5 Caixa de mensagem com opo de fechar arquivo para inicializar a soluo

Onde: Sim: Fecha o arquivo aberto No: Interrompe o processo de inicializao da soluo

Figura 6 Caixa de mensagem alertando que h um arquivo aberto que no foi salvo, com opo de fech-lo

Onde: Sim: Fecha arquivo aberto sem salvar No: Interrompe o processo de inicializao da soluo Aps este processo, quando o usurio confirmar a inicializao da soluo, ser exibida a tela de apresentao do Controle de Estoque (Figura 7), que traz informaes sobre o aplicativo que executa a soluo, a verso desta soluo e dados sobre a empresa responsvel pelo seu desenvolvimento.

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Figura 7 Tela de apresentao da soluo Controle de Estoque

O usurio pode optar por excluir esta tela, caso deseje que ela no aparea todas as vezes que entrar na soluo, para isto deve selecionar o item: No mostrar esta tela novamente; de outra forma, basta clicar no boto OK.

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Modelo de Soluo Controle de Estoque A tela de entrada, com menu principal do Controle de Estoque, a prxima tela a ser exibida (Figura 8).

Figura 8 Tela de entrada Controle de Estoque Menu Principal

O acesso aos itens do menu pode ser feito a partir do comando Sistema, ou clicando diretamente sobre o ttulo. Neste comando a opo Salvar Como, no aparece no menu principal, poder ser acessada somente pela barra de comando, e serve para salvar alteraes realizadas durante o cadastro.

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Modelo de Soluo Controle de Estoque No comando Ajuda o usurio pode acessar: Contedo e Sobre o Sistema, o primeiro contm informao sobre os procedimentos para utilizao da soluo, e o segundo exibe uma tela com informaes sobre o desenvolvimento do produto (Figura 9).

Figura 9 - Tela do Comando Ajuda/Sobre o Sistema

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Personalizando os dados da empresa

Nesta caixa so cadastrados os dados da empresa para personalizao das telas e dos relatrios (Figura 10).

Figura 10 Caixa de dilogo Dados da Empresa

Onde: Nome da Empresa: Endereo: Cidade: Estado: CEP: Telefone: Fax: E-mail: Endereo da Home Page: Onde os botes: Selecionar Logotipo: Excluir Logotipo:: OK: CANCELAR:

Nome da empresa a ser cadastrada Endereo desta empresa Cidade onde localiza-se Estado de localizao da cidade CEP do endereo Nmero do telefone Nmero do fax Endereo da empresa para envio de mensagens via correio eletrnico da Internet Endereo da empresa na WEB

Exibe caixa de dilogo Inserir figura Exclui logotipo existente Confirma dados cadastrados Fecha a caixa sem alteraes

Existe ainda a opo de Exibir tela de Entrada, caso ela tenha sido excluda, para tanto deve-se clicar no quadrado em branco no lado esquerdo desta opo na caixa. Se a empresa possuir um arquivo com sua logomarca, pode us-lo para padronizar telas e relatrios da soluo, para proceder desta forma deve optar por Selecionar Logotipo, o Windows vai exibir uma caixa de dilogo para Inserir Figura (Figura 11). Se desejar exclu-la clicar no boto Excluir Logotipo.

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Figura 11 Caixa de dilogo Inserir Figura

Cadastros Gerais
Cadastro Gerais uma caixa de dilogo com opes de guias para cadastro de: Agrupamentos de Produtos, Departamentos e Fornecedores (Figura 12). Para incluir itens basta digit-los no campo em branco esquerda da caixa e confirmar com ENTER ou TAB, para apagar, dar duplo clique sobre o item na lista. Para sair usar boto Fechar.

Figura 12 Caixa de dilogo para Cadastros Gerais

Onde: Agrupamento de Produtos: Departamentos: Fornecedores:

Separao dos produtos por categorias Departamento a que se destina determinado produto Fornecedores dos materiais consumidos usualmente

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Cadastro de Produtos
O Cadastro de Produtos uma planilha que armazena dados sobre o estoque dos produtos de consumo da empresa. O usurio inclui, exclui ou altera dados somente atravs da caixa Cadastro de Produtos, que pode ser acessada pela barra de comando, ou duplo clique sobre item j cadastrado. Na barra de comando, atravs do item Opes, pode-se inserir: Novo Produto, Visualizar Impresso da planilha ou Retornar ao Menu Principal. Atravs da opo Novo Produto exibida caixa de dilogo para Cadastro de Produtos (Figura 13), que contm os mesmos dados descritos na planilha.

Figura 13 - Caixa de dilogo para cadastro de Novo Produto

Onde: Cdigo: Agrupamento: Produto: Descrio: Valor Custo Unitrio: Unidade: Quantidade Mnima: Quantidade Atual: Onde os botes: Novo Produto: Excluir: Confirmar Incluso: Cancelar:

Cdigo para o produto comandado pelo usurio Escolha de agrupamento pela listagem Determinao do produto Descrio detalhada sobre o produto Preo do produto por unidade Unidade de medida do produto Quantidade mnima para o produto em estoque Quantidade atual do produto em estoque

Limpa caixa para cadastro de novo produto Exclui cadastros Confirma incluso de cadastros Cancela o procedimento e fecha a caixa

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Modelo de Soluo Controle de Estoque Onde os botes de navegao:

Posiciona no primeiro registro da planilha Posiciona no registro anterior Posiciona no prximo registro Posiciona no ltimo registro da planilha Na caixa para Cadastro de Produtos importante saber: No campo Agrupamento, no permitido deix-lo em branco, quando isto acontecer o MS Excel vai exibir imediatamente uma caixa de mensagem avisando que o procedimento invlido (Figura 14);

Figura 14 Caixa de mensagem exibida quando o usurio no preencher o campo Agrupamento

A soluo no permite que seja cadastrado mais de um produto com o mesmo nome, caso isto ocorra ser exibida uma caixa de mensagem avisando que j existe um item no estoque com o mesmo nome (Figura 15).

Figura 15 Caixa de mensagem exibida caso o usurio tente cadastrar produtos com mesmo nome

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Impresso
Atravs da opo Visualizar Impresso pode-se imprimir a planilha pelo padro de impresso do MS Excel (Figuras 16 e 17).

Figura 16 Visualizao da Impresso da planilha Cadastro de Produtos

Figura 17 Exemplo de planilha preenchida no item Visualizar quebra de pgina

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Movimentao
A Movimentao uma planilha para controlar as entradas e sadas dos produtos do estoque. Pela barra de comando pode-se cadastrar Novo Movimento, Guardar Movimentos, Visualizar Impresso e Retornar ao Menu Principal. A opo Novo Movimento uma caixa de dilogo para entrada de dados sobre a movimentao dos produtos do estoque. No o campo Data pode-se ativar um calendrio atravs de duplo clique sobre o campo. Esta caixa oferece opo de entrada e sada de produto, mostrando um padro diferenciado de caixa para cada opo. A soluo no disponibiliza os botes para entrada de novos movimentos, a menos que estejam preenchidos todos os campos da caixa com os devidos dados (Figuras 18 e 19).

Figura 18 Caixa de dilogo Movimentao de Produtos para opo entrada

Onde: Data: Produto: Descrio do Produto: Entrada: Sada: Quantidade: VI Total da Compra Fornecedor: Nr. Nota Fiscal:

Data da movimentao do produto Produto movimentado Descrio automtica a partir da seleo do produto A seleo deste item cria a padro da caixa para este tipo de movimentao Este campo no ser preenchido nesta opo Quantidade movimentada do produto Valor total da compra do produto em Reais Fornecedor onde efetuou-se a compra do produto Nmero da nota fiscal de compra do produto

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Figura 19 Caixa de dilogo Movimentao de Produtos para opo sada

Onde: Data: Produto: Descrio do Produto: Entrada: Sada: Quantidade: Departamento: Documento:

Data da movimentao do produto Produto movimentado Descrio automtica a partir da seleo do produto Este campo no ser preenchido nesta opo A seleo deste item cria o padro da caixa para este tipo de movimentao Quantidade movimentada do produto Departamento que utiliza o produto Especificao de documento que executou a movimentao interna do produto, se houver

Padres de comandos para as duas opes de caixa, entrada e sada: Onde os botes: Nova Movimentao Limpa os dados da caixa para cadastro de nova movimentao Confirmar Confirma dados cadastrados Cancelar Cancela operao e fecha a caixa Onde os botes de navegao: Posiciona no primeiro registro da planilha Posiciona no registro anterior Posiciona no prximo registro Posiciona no ltimo registro da planilha A movimentao de um produto atualiza sua quantidade no estoque, alm de atualizar todos os dados relacionadas a ele. Mondial Informtica S/C Ltda. - 1999 19

Modelo de Soluo Controle de Estoque O item Guardar Movimentos exibe uma caixa de dilogo, com opo de data para armazenar os movimentos (Figura 20).

Este campo ser exibido preenchido com a data atualizada.

Figura 20 - Caixa de dilogo Guardar Movimentos

Ao entrar com uma data, ser exibida a caixa do Windows Salvar Como (Figura 21), onde o usurio deve fazer opes para a soluo guardar os movimentos at aquela data, armazenando-os em um arquivo criado automaticamente.

Figura 21 Caixa de dilogo Salvar Como

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Impresso
Atravs da opo Visualizar Impresso pode-se imprimir a planilha pelo padro de impresso do MS Excel (Figuras 22 e 23).

Figura 22 Visualizao da planilha Movimentao de Produtos

Figura 23 Exemplo de planilha preenchida no item Visualizar quebra de pgina

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Tabelas Dinmicas
A dinamizao de tabelas um recurso do Excel, onde o usurio pode criar diversas tabelas manipulando itens das planilhas conforme sua necessidade. A observao destas tabelas deve auxiliar a entender o comportamento do assunto em questo. Para isto o Controle de Estoque no item Tabelas Dinmicas, oferece uma caixa de dilogo com duas opes de tabela (Figura 24).

Figura 24 Caixa de dilogo Telas Dinmicas Disponveis

A soluo oferece um modelo de tabela dinmica previamente montado, para cada opo de tabela disponvel: Posio do Estoque: Esta tabela manipula os itens da planilha Cadastro de Produtos. Entretanto oferece um item novo denominado Situao, que apresenta a situao do produto em estoque (Figura 25).

Figura 25 Exemplo da tabela oferecida pela soluo na opo Posio do Estoque

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Movimentao dos Produtos: Esta tabela manipula os itens da planilha Movimentao (Figura 26).

Figura 26 Exemplo da tabela oferecida pela soluo na opo Movimentao dos Produtos

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Impresso
Todas as tabelas que forem montadas pelo usurio podero ser impressas pela barra de comando Opes item Visualizar Impresso, este comando tambm oferece a possibilidade de Retornar ao Menu Principal, sendo que a soluo armazenar sempre a ltima tabela montada (Figura 27).

Figura 27 Exemplo de visualizao de impresso para tabelas dinmicas

Finalizando a Soluo
Sempre que o usurio finalizar a soluo sem salv-la, ser exibida a caixa de mensagem avisando que o arquivo no foi salvo, e se o usurio deseja salvar antes de finalizar (Figura 28).

Figura 28 Caixa de mensagem Salvar Arquivo

Se o usurio optar por salvar o arquivo, ser exibida a caixa de dilogo Salvar Como (Figura 20), caso contrrio a soluo ser finalizada sem salvar as alteraes realizadas. A opo Salvar Como, como j foi mencionado, encontra-se no menu Sistema e permite que o arquivo seja salvo num diretrio diferente daquele onde est instalada a soluo, possibilitando assim, preservar o arquivo original. Porm para est operao ser realizada com sucesso necessrio copiar os outros arquivos do diretrio da instalao para o novo diretrio tambm. Mondial Informtica S/C Ltda. - 1999 24