Evaluacin integral de la emp Para entender qu es la evaluacin integral, es necesario entender la diferencia que existe entre las tres

auditorias tradicionales: la financiera, la operacional y la administrativa. La auditoria financiera: La evaluacin de las operaciones, transacciones y registros financieros, con objeto de determinar la situacin financiera de un organismo y verificar si la informacin que se produce es confiable, oportuna y til. La auditoria operacional: Se adopta un enfoque horizontal en el seguimiento de la operacin evaluada de origen y en su flujo a travs de los diversos rganos de la empresa. La auditoria administrativa: Se adopta un enfoque vertical que puede ser de tipo inductivo o del tipo deductivo, comprende el estudio general de la empresa, el entorno en que opera, sus objetivos econmicos y sociales, la administracin del personal y los recursos, sus mtodos de operacin y control, y la calidad y cantidad de informacin para la toma de decisiones. Nota: La evaluacin integral no es ninguna de estas auditorias ni el conjunto de ellas. La evaluacin integral es una metodologa por medio de la cual se estudian, analizan y evalan las: 1. fuerzas, 2. debilidades, 3. amenazas y 4. oportunidades de las empresas, Es un instrumento por medio del cual se analiza y evala el ambiente de un organismo, su base legal, organizacin, estructura, polticas, planes, programas, sistemas y controles. Evala el grado y forma en que una empresa, pblica o privada, cumple con sus objetivos. Permite conocer si los recursos son administrados con eficiencia, eficacia y economa. Verifica si se obedecen las disposiciones legales y reglamentarias aplicables. Verifica si la compromiso de rendir cuentas es prudentemente efectuada. Evala la suficiencia y efectividad de los sistemas de control interno administrativo, financiero y operacional. Revisa el sistema de informacin gerencial (SIG) para la toma de decisiones.

La evaluacin integral es un sistema de evaluacin y control que tiene un enfoque constructivo, que permite no slo ser un instrumento de vigilancia, sino tambin de promocin y apoyo para coadyuvar a elevar los niveles de efectividad y productividad de las empresas. Permite una revisin general de todas las reas y sus interrelaciones, la cual permite tener un enfoque claro, simple y preciso del organismo, con el propsito de detectar las reas crticas o reas problema. Se enfoca a la deteccin de hallazgos y situaciones relevantes que limiten el desarrollo de la empresa en su conjunto o el de alguna rea especfica. Adems permite la elaboracin de diagnsticos y recomendaciones sustentadas en evaluaciones sistematizadas y con una metodologa La evaluacin integral se puede aplicar por consultores externos, por los directivos y por las reas de auditoria o evaluacin interna de cualquier empresa. La colaboracin de los directivos de la empresa durante el proceso es indispensable, ya que son los que conocen la empresa. La aplicacin habitual de la evaluacin integral y el seguimiento para verificar el cumplimiento de las recomendaciones formuladas forman ciclos de revisin permanente que tienen, como consecuencia, que las evaluaciones subsecuentes sean cada vez ms especficas y se realicen en menor tiempo. Los alcances Al trmino de la evaluacin, se debern obtener recomendaciones y consejos congruentes con las necesidades y posibilidades del organismo, de tal forma que se implanten mtodos y sistemas que mejoren su administracin y operacin en general. Es trascendental establecer el alcance con objetividad, para poder elaborar un trabajo significativo, que pueda terminarse en un periodo razonable. Cuando se determina el alcance del estudio de una evaluacin integral, se deber tomar en cuenta los siguientes factores de la empresa que se evala. 1. Los fundamentos legales, objetivos, metas, programas, sistemas y controles. 2. El estado del entorno. 3. El rea geogrfica que abarca. 4. La complejidad estructural y funcional. 5. El grado de desarrollo organizacional. 6. La dimensin y alcance de las interrelaciones y operaciones internas y externas. 7. La disposicin de los recursos necesarios para la realizacin. 8. El tiempo necesario. 9. Las facilidades que se tengan para obtener la informacin. 10. Lo que espera obtener el cliente que contrata la evaluacin.

La evaluacin integral debe ser flexible en su alcance, ya que ste depender de la cantidad de elementos y factores a evaluar, y estar condicionado a situaciones e intereses que determinarn el grado de profundidad y la dimensin en cada empresa, as como el tiempo y las actividades que se realizarn. Resultados esperados Hay diferentes formas de conseguir ventajas y beneficios de la aplicacin de la evaluacin integral; en gran parte dependen de la problemtica y caractersticas particulares de cada empresa. Algunas de las ventajas y beneficios de la evaluacin integral son: Establece si la empresa est operando con las utilidades que debiera o, en su caso, si est cumpliendo con los objetivos sociales que se plante. Reconoce reas especficas que pueden mejorarse y en donde la aplicacin de la evaluacin integral pueda rendir los resultados ms tiles. Acredita la eficacia en el cumplimiento de los objetivos y metas planteados, y detecta la existencia de oportunidades para mejorar. Examina la eficiencia y eficacia del personal. Comprueba como se manejan los recursos y el uso que se les da. Determina la oportunidad, congruencia y calidad con que se toman las decisiones. Comprueba la calidad, confiabilidad y utilizacin de la informacin gerencial. Compara el logro de las metas en relacin con los planes, pronsticos y presupuestos asignados. Comprueba la validez y congruencia de la estructura organizativa. Examina la planeacin, organizacin, programacin, presupuestacin, integracin y direccin de la empresa. Comprueba el cumplimiento de polticas y procedimientos establecidos. Crea la necesidad de mejoras a los sistemas y procedimientos existentes. Examina la utilizacin de las capacidades del organismo. Confirma si existen parmetros razonables para juzgar la congruencia de los recursos asignados al logro de las metas y objetivos. Confirma la existencia e idoneidad de criterios para identificar, clasificar y medir los datos relevantes a la operacin, verificando igualmente que se hayan adoptado parmetros adecuados para evaluar la economa, eficiencia y eficacia de la empresa. Seala fallas en procedimientos y desempeos operacionales. Identifica cargas de trabajo, definiendo con claridad funciones, responsabilidad y relaciones entre los rganos para evitar duplicidad o trabajo innecesario. Facilita mtodos de trabajo y operaciones administrativas para reducir el tiempo ocioso y lograr el aprovechamiento pleno de la realizacin de esfuerzos. Puntualiza criterios para la medicin de reas problema y las causas que las originan. Comprueba si los sistemas de registro incluyen la totalidad de las operaciones realizadas; los mtodos y procedimientos permiten confiar en la

informacin financiera y operacional y si reflejan adecuadamente tanto lo referente a la obtencin y empleo de recursos como el cumplimiento de los objetivos y metas definidas por la direccin de la empresa. Identifica el clima laboral en el que se despliega la empresa. Identifica los orgenes y gravedad de los problemas. Genera dictmenes y recomendaciones que permiten reducir costos y aumentar el rendimiento del capital. Los beneficios de la evaluacin integral se dan en varias etapas, unos son inmediatos y otros necesitan tiempo para fructificar y alcanzar su potencial. Escrito por Jack Fleitman, autor del libro "Evaluacin integral para implantar modelos de calidad", actual Director de CIEMSA Consultores

OBJETIVOS DE LA EVALUACION INTEGRAL Aportar suficientemente argumentos amplios para el administrador pueda tomar decisiones correctas apegadas a la realidad que esta viviendo la organizacin que ha sido sometida a un anlisis minucioso. 1. Identificar todos aquellos factores internos y externos que influyen en el proceso de crecimiento de las empresas. 2. Detectar las reas crticas de xito, con base a la observacin, entrevista y otros elementos de investigacin. 3. Establecer estrategias que permitan a la alta gerencia elegir aquella que minimice o elimine los efectos negativos de los diferentes problemas detectados.

Evaluacin integral. Por Jack Fleitman La definicin de evaluacin integral la podemos enmarcar de la siguiente manera: Es una herramienta que permite evaluar de una manera integral, las reas y los procesos de las empresas, con un criterio sistemtico y cientfico y un enfoque constructivo, que permite ser un instrumento de vigilancia y de promocin y apoyo, para coadyuvar a elevar los niveles de efectividad y productividad de las empresas. Los beneficios se pueden identificar en forma especfica en aquellas reas del organismo que presentan niveles crticos y que afectan directamente la consecucin de los objetivos generales de la empresa. Su adecuada aplicacin permite evaluar de una manera integral: El grado y forma en que se cumplen los objetivos sociales y/o econmicos. Si son administrados con eficiencia, eficacia y economa los programas y los recursos tcnicos, materiales y financieros. La efectividad de las reas y los procesos. La eficiencia del personal Las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades que tiene la empresa. La forma de ejecutar una evaluacin integral varia dependiendo de donde y a quien se vaya a aplicar, ya que la gama tan grande de empresas, proyectos, temas o reas, requiere de una adaptacin especial del mtodo de investigacin. El alcance de la evaluacin. La revisin se puede hacer a un rea o a un grupos de reas, a una direccin o a un conjunto de ellas, o al organismo en su totalidad, dependiendo de la problemtica de cada empresa. El tiempo de realizacin de una evaluacin integral varia segn la extensin y profundidad del trabajo a realizar. El alcance estar en funcin de:

La naturaleza, magnitud y complejidad de cada empresa. Sus fundamentos legales, objetivos, metas, programas, sistemas y controles. Su complejidad estructural y funcional. El grado de desarrollo organizacional en la que se encuentre. La dimensin y alcance de sus interrelaciones y operaciones internas y externas. El estado que guarde su entorno. Su cobertura geogrfica La disposicin de los recursos necesarios para su realizacin. El tiempo necesario para su realizacin. Las facilidades que se tengan para la obtencin de la informacin. Lo que espera obtener quien contrata la evaluacin integral. La evaluacin integral debe ser flexible en su alcance, ya que depende de la cantidad de elementos y factores a estudiar, est condicionado a una serie de situaciones e intereses que determinaran su grado de profundidad y dimensin, el tiempo a utilizar y las actividades a realizar. Estructura del grupo de evaluacin Dependiendo de la magnitud de la evaluacin, se forman equipos de trabajo con los siguientes puestos: Coordinador de proyecto. Lder de proyecto. Evaluadores A. Evaluadores B. La cantidad de participantes en cada grupo de evaluacin y sus actividades, se determina con base a las necesidades de cada proyecto. Participacin del grupo multidisciplinario de expertos. Por su carcter de integral, requiere del concurso de diferentes especialistas que emitan su opinin sobre la empresa, con respecto a la problemtica general y especifica, as como de las alternativas de accin y sus posibles soluciones. La calidad de la evaluacin depende en gran medida del profesionalismo, experiencia, capacidad y la idoneidad del personal experto que se contrate para diagnosticar reas tcnicas especializadas. La coordinacin y participacin de los expertos con los directivos de la organizacin es indispensable, ya que son estos los que conocen las fortalezas y debilidades de la empresa.

Planeacin de la evaluacin. Se debe realizar, previamente a la ejecucin de cada evaluacin, una adecuada planeacin de: Los objetivos de la revisin. El alcance general y particular. Los estudios a realizar. Los procedimientos y oportunidad de los trabajos a desarrollar. Las tcnicas y mtodos de apoyo que se utilizaran. El sistema de medicin que se empleara. El programa general de trabajo. Estudios que se pueden realizar. Dependiendo de las caractersticas de cada empresa, se debern efectuar los estudios que el grupo de evaluacin considere necesarios para profundizar en las diferentes reas y procesos. Los estudios ms importantes son: Del entorno de la base legal. Del marco geogrfico, econmico y sociolgico. De los objetivos, planeacin, organizacin, direccin y control. De sistemas y procedimientos. Del personal. Del desarrollo organizacional. De los recursos fsicos. De las compras y abastecimiento. De la produccin. De conservacin y mantenimiento. De la comercializacin. De la informacin. De la comunicacin. De los recursos financieros. De la presencia de innovaciones tecnolgicas y su impacto en el mercado.

Estudios especiales como son la funcin social de la empresa, su crecimiento histrico, la experiencia y prestigio, la efectividad directiva, el alcance de sus beneficios y las polticas gubernamentales con relacin a otros pases con respecto de las empresas del mismo ramo y su repercusin. Tcnicas de apoyo. Para obtener la informacin y comprobacin necesarias y emitir una opinin de la empresa, se deben de usar algunos mtodos de investigacin, que permitan tener pruebas y evidencias de los hechos. La eleccin de las tcnicas o instrumentos de anlisis obedecer a la factibilidad de su aplicacin, dependiendo de la actividad o giro de cada empresa en lo particular. Entre las tcnicas ms utilizadas estn las siguientes: Anlisis de informacin documental. Entrevistas con directivos y responsables de reas y procesos especficos. Observacin directa de reas de trabajo. Aplicacin y anlisis de cuestionarios. Aplicacin del enfoque sistemtico. Anlisis organizacional. Anlisis de estadsticas. Diagrama de parto y causa y efecto. Analogas Tcnicas cuantitativas de anlisis administrativo. Anlisis de series de tiempo, correlacin, nmeros ndices y simulacin. Diagramas de programacin. y de distribucin de espacio. Matrices de especificaciones. Frmulas para la evaluacin cuantitativa de la informacin. Arbol de decisiones y redes para el anlisis lgico de problemas. Tablas de decisiones, modelos, muestreo y ruta critica. Programacin lineal. Teora de colas o lneas de espera, de las decisiones y de juegos. Grficas de control. Criterios de medicin.

Es importante establecer criterios de medicin que permitan hacer objetivas las bases de la evaluacin, eliminando as cualquier criterio subjetivo. Cuando sea posible, debe establecerse la evaluacin en trminos cuantificables, para facilitar su interpretacin. Un correcto sistema de medicin de rendimiento se basa en la planeacin y el diseo adecuado de los diferentes indicadores que se vayan a utilizar. Se debe determinar para cada indicador su periodicidad de medicin, la base comparativa y la unidad de medida. La base comparativa puede ser de un periodo, de un ejercicio o de una empresa con respecto a otra. Los indicadores se dividen en cualitativos y cuantitativos y se pueden establecer por reas o por procesos. Es conveniente tener algunos de los indicadores con cinco aos de antigedad, para tener proyecciones realistas y poder compararlos con los de la competencia. Informacin necesaria para iniciar una evaluacin integral. Organigrama de la empresa. Plantilla del personal (puesto, sueldo antigedad, sindicalizados y confianza). Currcula de mandos medios y superiores. Informes al Consejo de administracin. Planes, programas y presupuestos generales y especficos. Manuales de organizacin y operacin. Sistema integral de control y evaluacin. Programa anual de auditora. Guas de auditoria. Informes de auditoria. Resultados de la revisin de procedimientos y programas. Observaciones y recomendaciones del rea de auditoria. Seguimiento de medidas correctivas. Quejas y denuncias. Informe de hechos relevantes formulados por las reas de control. Cuentas por cobrar y pagar. Sistemas y equipos de computo y comunicacin.

Contratos con los proveedores. Pagos efectuados a los proveedores. Descripcin del parque vehicular. (Modelo, marca, capacidad y precio). Inventarios de muebles, equipos, maquinaria, refacciones y herramientas. Programa de mantenimiento preventivo. Controles institucionales. Plizas de seguros. Contratos de arrendamiento, con instituciones financieras, de compra - venta, etc. Informes y reportes financieros, contables y administrativos. Minutas de juntas de mandos medios y superiores. Etapas de la evaluacin integral. 1. Anlisis preliminar de la empresa. 2. Diagnstico integral de la empresa. 3. Diagnostico especfico de las reas crticas. 4. Conclusiones y recomendaciones. 5. Implantacin de recomendaciones. 6. Deteccin de mejoras obtenidas. Resultados esperados. Tener resultados exitosos en la aplicacin de la metodologa, depende en gran medida de la capacidad del coordinador y lder del proyecto para ejecutar sus funciones, ya que son quienes conducen el desarrollo de la evaluacin. Hay diferentes formas de obtener beneficios de la aplicacin de la evaluacin integral, dependiendo de la problemtica particular de cada empresa; Las ventajas y beneficios que se pueden obtener son: Aumentar el rendimiento del capital y reducir costos. Encontrar alternativas y recomendaciones para el mejoramiento y expansin. Comprobar la existencia e idoneidad de criterios para identificar, clasificar y medir los datos relevantes de la administracin y operacin. Comprobar la calidad, confiabilidad y utilizacin de la informacin gerencial. Conocer el clima laboral en el que se desenvuelve la empresa. Conocer la oportunidad, congruencia y calidad en la toma de decisiones.

Conocer las causas y extensin de los problemas. Definir con claridad funciones, responsabilidades y relaciones entre las reas. Desarrollar parcialmente un sistema formal de medicin del rendimiento. Detectar fallas en mtodos y desempeos operacionales. Detectar las debilidades que se deben corregir. Determinar la necesidad de mejoras a los sistemas y procedimientos existentes. Determinar si la empresa esta operando con las utilidades que debiera. Disear una estrategia para facilitar la transicin de una cultura de trabajo tradicional a una de mejoramiento continuo. Efectuar con detenimiento un anlisis estructurado de la empresa y verla tal como se encuentra en el presente. Encontrar respuestas a los problemas especficos de la empresa. Equilibrar cargas de trabajo. Evaluar el aprovechamiento pleno de la realizacin de esfuerzos, evitando duplicidades o trabajos innecesarios. Evaluar el logro de las metas en relacin con los planes, pronsticos y presupuestos asignados. Evaluar la necesidad de ajustar las estructuras organizacionales. Evaluar la necesidad de cambiar tecnologas por unas ms modernas. Evaluar la suficiencia y efectividad de los sistemas de control interno, administrativo, financiero y operacional establecido. Identificar reas especficas donde las mejoras podran lograrse. Plantear nuevas estrategias de desarrollo. Preparar un plan estratgico para el fortalecimiento y crecimiento de la empresa. Revisar la planeacin, organizacin, programacin, presupuestacin, integracin y direccin de la empresa. Simplificar mtodos de trabajo y operaciones administrativas. Validar criterios para la medicin de reas problema. Verificar el cumplimiento de polticas y procedimientos establecidos. Verificar la existencia, propiedad y funcionamiento de los procedimientos y mecanismos de salvaguarda de los recursos en general

Verificar la utilizacin de las diferentes capacidades de la empresa. Verificar que se hayan adoptado parmetros adecuados para evaluar la economa, eficiencia y eficacia de la empresa. Verificar si existen parmetros razonables para juzgar la congruencia de los recursos asignados al logro de las metas y objetivos. Verificar si los sistemas de registro incluyen la totalidad de las operaciones realizadas y si los mtodos y procedimientos utilizados permiten confiar en la informacin financiera y operacional que de ellos emana. Los resultados de una evaluacin integral se dan en varias etapas, ya que algunos beneficios son inmediatos y otros necesitan el tiempo necesario para que maduren y alcancen su potencial. La aplicacin peridica de la evaluacin integral y el seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones formuladas, forman ciclos de revisin permanente que tienen como consecuencia una mejor funcionamiento de las empresas. Con este panorama general de algunos principios y conceptos en la aplicacin de la evaluacin integral, quiero hacer nfasis de la necesidad de que los empresarios, directivos, funcionarios y administradores en general, conozcan y utilicen esta metodologa que permite mejorar la productividad, calidad y competitividad de las empresas. Para mayor informacin sobre est metodologa se puede consultar el libro de Evaluacin Integral escrito por este mismo autor y editado por MaGraw - Hill en el ao de 1993. Libro Evaluacin Integral 2002 McGraw-Hill