DOCUMENTAREA OPERAŢIUNILOR ECONOMICE ŞI FINANCIARE

1. DEFINIREA DOCUMENTELOR CONTABILE

Datele şi informaţiile proprii circuitului economic al patrimoniului sunt consemnate în cadrul

documentelor contabile. Prin şi pe baza acestor documente se formalizează în scris şi se organizează
material procesele de culegere, prelucrare, stocare şi transmitere a datelor.
Formularele folosite ca documente contabile pot fi tipizate şi netipizate.

1.1. Formularele tipizate

Sunt suporturi de informaţii în care conţinutul, forma şi formatul sunt prestabilite şi imprimate.
Conţinutul formularelor este definit de informaţiile consemnate.
Aceste informaţii sunt grupate în două categorii, fixe şi variabile. Informaţiile fixe au un caracter
repetitiv şi general, fiind, de regulă, tipărite. Informaţiile variabile sunt specifice condiţiilor concrete în care
se produc operaţiile economice şi financiare.
Forma formularului se concretizează prin gruparea şi aşezarea informaţiilor fixe, precum şi a spaţiilor
pentru informaţiile variabile care urmează să se completeze de utilizatori. În acest sens, informaţiile pot fi
repartizate sub formă de chestionar (exemplu: procesele verbale), tabelar (exemplu: statele de salarii) şi prin
grupare pe zone (exemplu: factura).
Formatul formularului exprimă mărimea suportului de hârtie sau carton, folosindu-se în acest scop
dimensiunile standardizate şi simbolurile acestora.

1.2. Formularele netipizate

Sunt suporturi de informaţii în care conţinutul, forma şi formatul nu sunt prestabilite şi imprimate, iar
folosirea lor este la latitudinea unităţilor patrimoniale.

În raport de modul de întocmire şi de rolul lor în cadrul sistemului informaţional-decizional,

documentele contabile pot fi justificative, registre de contabilitate şi documente de sinteză şi rapoarte.
Documentele justificative asigură datele de intrare în sistemul informaţional contabil, registrele de
contabilitate realizează înregistrarea şi stocarea datelor în structura proprie contului şi sistemului de conturi,
iar prin documentele de sinteză şi raportare se centralizează şi se transmit informaţiile.

2. DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE

Operațiile economice şi financiare se consemnează în momentul efectuării lor în documentele

justificative. Aşa cum prevede Legea Contabilităţii, „orice operaţie patrimonială se consemnează în
momentul efectuării ei într-un act înscris care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel
calitatea de document justificativ. Pe această cale se asigură datele de intrare în sistemul informațional
contabil și se fundamentează înregistrarea proprie contului.

2.1. Conținutul documentelor justificative

Este format din următoarele elemente principale: denumirea, numărul şi data documentului,
denumirea şi sediul unității patrimoniale, serviciului şi sectorului, după caz, care a întocmit documentul,
menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiei, dacă este cazul, conținutul operaţiei economice
şi financiare, iar atunci când este cazul şi temeiul legal al efectuării ei, datele cantitative şi/sau valorile
aferente operaţiei economice şi financiare efectuate, semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea
operaţiilor, ale celor care avizează şi ale celor în drept să aprobe operaţiile respective, alte elemente menite
să asigure consemnarea completă a operaţiilor în documentele justificative.

2.2. Întocmirea şi prelucrarea documentelor justificative

În principiu, documentele justificative sunt întocmite la locul de muncă în cadrul căruia se produce
operaţia sau participă la înfăptuirea ei. Întocmirea se face pe formulare tipizate sau netipizate, după caz, iar
completarea se face manual sau cu tehnică de calcul. După completare, documentele justificative sunt
supuse operaţiei de prelucrare. Ea constă în sortarea documentelor pe operaţii, exprimarea în etalon
monetar a mărimii operaţiilor economice şi financiare, dacă este cazul, precontabilizarea prin cumularea
mai multor documente justificative şi obţinerea pe această cale a documentelor centralizatoare, verificarea
de formă, aritmetică şi de fond (legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea şi economicitatea operaţiilor
consemnate în document), iar în final, înregistrarea în contabilitate.
Verificarea documentelor justificative constă în:
- verificarea formei documentului justificativ, care are ca scop să constate dacă s-a folosit formularul
corespunzător operaţiei consemnate în document, dacă au fost întocmite toate exemplarele, dacă s-au
respectat normele de întocmire, dacă este întocmit clar, citeţ, dacă conţine semnăturile celor în drept;
- verificarea aritmetică a documentului justificativ, care constă în verificarea calculelor cu scopul de a
constata dacă sunt erori de scriere a sumelor şi de efectuare a calculelor;
- verificarea de fond care constă în verificarea respectării dispoziţiilor legale privind realitatea,
necesitatea, oportunitatea şi legalitatea operaţiilor consemnate în documentele justificative;
- verificarea realităţii, care urmăreşte dacă operaţiile consemnate sunt reale şi dacă au avut loc în
condiţiile consemnate în document;
- verificarea necesităţii, care urmăreşte dacă operaţia efectuată este utilă, necesară unităţii;
- verificarea oportunităţii, care apreciază dacă operaţia consemnată în document s-a efectuat în
momentul potrivit, adică în momentul optim unităţii economice;
- verificarea legalităţii operaţiei, care are în vedere dacă operaţia economică s-a efectuat cu respectarea
dispoziţiilor şi actelor normative în vigoare.
În vederea înregistrării în contabilitate, se face analiza şi contarea documentelor justificative,
indicându-se simbolurile conturilor în care urmează să se reflecte operaţia consemnată în acestea.
Înregistrările se fac fie document cu document, fie din documentele centralizatoare în care sunt înscrise mai
multe documente justificative al căror conţinut se referă la operaţii de aceeaşi natură şi din aceeaşi perioadă.
Din punct de vedere metodologic, înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea
succesiunii documentelor, după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate, şi sistematic, în
registrele deschise pe feluri de conturi.
După ce documentele justificative au fost înregistrate în registrele contabile, sunt supuse operaţiei de
clasare, iar în final, celei de arhivare.

2.3. Corectarea erorilor din documentele justificative

Erorile constatate cu ocazia întocmirii, verificării și înregistrării documentelor justificative se

corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite în toate exemplarele, și prin scrierea, deasupra
lor, a textului sau a cifrei corecte; iar cel care a efectuat corectura se va semna și va menționa data.
Nu sunt admise corecturi în documentele justificative privind mijloacele băneşti şi nici în
documentele pe baza cărora s-au efectuat înregistrări în contabilitate. În acest caz, documentul greşit se
anulează fără a se detaşa din carnetul respectiv şi se întocmeşte un nou document corect.
Documentele cu regim special anulate nu se distrug, ci se păstrează în carnetele respective pentru
justificare.
Pentru documentele care consemnează operaţii de predare-primire a valorilor materiale, corectura
trebuie confirmată prin semnătură, atât a predătorului cât şi a primitorului.
În cazul completării documentelor în sistem informatic, corecturile sunt admise numai înainte de
prelucrarea acestora, menţionându-se data rectificării şi semnătura celui care a făcut modificarea.
Documentele înscrise în listele de erori, anulări sau corecturi, pe baza cărora se fac modificările în bazele de
date, trebuie să fie semnate de persoanele împuternicite de unitatea beneficiară.

3. REGISTRELE DE CONTABILITATE

Datele consemnate în documentele justificative sunt înregistrate şi grupate în ordine cronologică în

registre contabile. Registrele de contabilitate se prezintă sub forma unor caiete (registre legate), fișe sau
situații și listări informatice ale căror conținut și formă corespund scopului pentru care se țin.
Definite prin prisma sistemului informaţional contabil, registrele de contabilitate reprezintă documente
cu ajutorul cărora se realizează înregistrarea cronologică şi sistematică a operaţiilor economice şi financiare
în contabilitate, furnizând informaţii privind situaţia şi mişcarea patrimoniului.
 Legea Contabilităţii şi Regulamentul privind aplicarea acestei legi prevăd: „principalele registre ce se
folosesc sunt: registrul-jurnal, registrul-inventar şi registrul cartea-mare”.
Registrul-jurnal şi registrul-inventar au regim de înregistrare la organele fiscale, unde se depun
numerotate, şnuruite şi parafate. În consecinţă, cele două registre pot fi admise ca probă în cazul litigiilor
dintre întreprinderi, în caz de faliment, precum şi în orice situaţii.

3.1. Registrul-jurnal

Registrul-jurnal este un document contabil obligatoriu, folosit pentru înregistrarea operaţiilor

economico-financiare în ordinea efectuării lor în timp. Importanţa lor constă în cunoaşterea rulajului
(mişcării) valoric al operaţiilor pe anumită perioadă de timp şi justificarea înregistrării lor în contabilitatea
sistematică.
Forma registrului-jurnal se prezintă astfel:

REGISTRUL JURNAL nr. 1

Unitatea…….. luna septembrie 2020 pag…
Nr. Data Documentul Explicaţia Simbol cont Sumele
înreg. înreg. Felul Nr. Data D C D C
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1 2.09 Factură 405 30.08 Furnizorul 301* 401* 100.000 100.000
MARTIN S.A.

2 3.09 Factură 30 31.08 Furnizorul 401* 119.000

OMEGA 301* 100.000
S.R.L. 4426* 19.000
*301 „Materii prime”
401 „Furnizori”
4426 „T.V.A. deductibilă”

Registrul-jurnal prezentat are un caracter unic pentru toţi agenţii economice; în el se consemnează
toate operaţiile patrimoniale efectuate într-o anumită perioadă de timp. Odată cu sporirea volumului
operaţiilor contabile, s-au diferenţiat două categorii de registre-jurnal, auxilare (analitice) şi generale.
Registrele auxiliare capătă forma: jurnalul aprovizionărilor, jurnalul de încasări şi plăţi şi jurnalul pentru
operaţii diverse. Registrul general este un centralizator, fiind destinat redării înregistrării sintetice pe baza
registrelor auxiliare.
Structura registrelor auxiliare se diferenţiază în raport de genul de operaţii înregistrate; de exemplu,
registrul-jurnal privind vânzările.

JURNALUL VÂNZĂRILOR
luna noiembrie 2020
Data Contul Număr Nr. Înreg. Valoarea Valoarea Diferenţa
debitor factură facturată decontată
1 2 3 4 5 6 7
5.11 4111 758 1 70.000 64.000 6.000
“Clienţi”

3.2. Registrul cartea-mare

Registrul cartea-mare este folosit pentru înregistrarea şi gruparea operaţiilor economice şi financiare
în raport de natura lor, iar în cadrul fiecărei grupări în ordinea efectuării lor în timp (cronologic). Ele capătă
forme foarte variate, mai des folosite fiind:

a) Fişele de cont pentru operaţii diverse utilizate pentru evidenţa analitică a furnizorilor, a clienţilor, a
creditorilor, etc.
 FIŞA DE CONT PENTRU OPERAŢII DIVERSE
Fişa de cont Simbol Pag.
Contul... cont
Număr Data Documentul Explicaţii Simbol cont Rulaje Sold D/C
din înregistrării corespondent
jurnal
Fel Nr. Debit Credit
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

b) Fişele de cont pentru valori materiale folosite pentru evidenţa analitică a valorii materiale (materiale,
produse, mărfuri etc.)

Fişa de cont pentru valori materiale Unitatea Cod Magazia

de măs.
Kg.
Preţ Simbol
unitar cont
Data Document Cantitate Valoare
Felul Nr. Intrată Ieşită Stoc Debit Credit Sold
1 2 3 4 5 6 7 8 9

3.3. Registrul-inventar

Aşa cum s-a arătat mai sus, în categoria registrelor se include şi registrul-inventar. Acesta cuprinde
două părţi: listele de inventariere şi recapitulaţia inventarului. În cadrul recapitulaţiei, datele prelucrate din
listele de inventariere sunt grupate pe structurile patrimoniale de activ şi cele de datorii.
Modelul registrului-inventar se prezintă astfel:

Nr. Recapitulaţia Valoarea Diferenţe de evaluare

crt. elementelor (de înregistrat)
inventariate Contabilă (cost Inventar Valoare Cauze
istoric) (actuală) diferenţe
1 2 3 4 5 6

4. DOCUMENTELE CONTABILE DE SINTEZĂ

Folosirea datelor contabile în procesul de conducere impune centralizarea şi sintetizarea lor

periodică. La această cerinţă răspund documentele contabile de sinteză sau situaţiile financiare. Prin
intermediul lor, datele înregistrate cu ajutorul sistemului de conturi sunt centralizate şi prezentate ca un tot
unitar sub forma indicatorilor economico-financiari. Analizate din acest punct de vedere, documentele
contabile de sinteză sau situaţiile financiare reprezintă un sistem de indicatori economico-financiari ce
caracterizează situaţia patrimoniului şi rezultatele obţinute.
Documentele de sinteză şi raportare se compun din: bilanţul contabil (contul situaţiei patrimoniale),
contul de profit şi pierdere (contul de rezultate), anexele la bilanţ şi raportul de gestiune.
Modelele situaţiilor financiare vor fi prezentate cu ocazia lucrărilor anuale de închidere a execiţiului
financiar.

5. GESTIUNEA DOCUMENTELOR

În cadrul unităţilor patrimoniale, documentele contabile utilizate trebuie să constituie un sistem unitar
şi raţional, care să aibă la bază reguli precise cu privire la întocmirea, folosirea, circulaţia şi evidenţa fiecărui
document. Problemele ce formează obiectul gestiunii documentelor sunt: organizarea circulaţiei
documentelor, utilizarea şi evidenţa documentelor, reconstituirea documentelor şi păstrarea documentelor.
 5.1. Organizarea circulaţiei documentelor
Are ca scop dimensionarea şi raţionalizarea traseului de mişcare a documentelor. Din acest punct de
vedere, fiecare document trebuie să circule într-o anumită ordine, fără reţineri inutile în cadrul
compartimentelor, iar pe această bază, organizarea circulaţiei are ca scop asigurarea unei rezolvări complete
şi la timp a documentului.

5.2. Utilizarea şi evidenţa documentelor contabile

Utilizarea şi evidenţa documentelor contabile ridică probleme cu privire la gestionarea lor. Astfel,
pentru toate formularele folosite ca documente se organizează o evidenţă operativă şi contabilă, potrivit
aceleiaşi metodologii ce stă la baza organizării evidenţei bunurilor materiale.
O parte din documentele contabile intră sub incidenţa formularelor cu regim special. În această
categorie se includ documentele utilizate în activitatea unităţilor patrimoniale pentru efectuarea unor
operaţiuni economico-financiare care afectează patrimoniul acestora. Pentru formularele folosite în acest
scop se organizează o evidenţă operativă distinctă. De asemenea, toate formularele cu regim special, înainte
de a fi date în folosinţă sunt înseriate şi numerotate, iar eliberarea lor în folosinţă se face numai pe bază de
acte distincte întocmite în acest scop.
În plus, foile volante sunt parafate sau prevăzute cu sigiliu sec, registrele sunt şnuruite, sigilate şi
certificate cu semnăturile autorizate, iar carnetele sunt ştampilate, datate şi certificate cu semnăturile
autorizate.

5.3. Reconstituirea documentelor contabile

Are loc în cazul în care documentelele sunt pierdute, sustrase sau distruse. Operaţia de reconstituire
are loc în termen de 30 de zile cu respectarea normelor stabilite prin legislaţia contabilă. Pentru reconstituire
se întocmeşte, pentru fiecare caz în parte câte un dosar distinct.
În cazul în care documentul contabil emană de la altă unitate, reconstituirea se face de către aceasta la
cererea scrisă a conducătorului unităţii solicitante. Unitatea emitentă va trimite, în termen de cel mult 10 zile
de la primirea cererii, actul reconstituit, unităţii solicitatoare.
În cazul găsirii ulterioare a originalului documentelor pierdute sau sustrase, actul reconstituit se
anulează pe baza unui proces verbal împreună cu care se ataşează la dosarul de reconstituire.

5.4. Păstrarea (arhivarea) documentelor contabile

În cursul anului curent de gestiune, documentele şi registrele de evidenţă contabilă se păstrează în
cadrul compartimentului financiar-contabil. După expirarea anului, documentele şi registrele sunt predate la
arhiva generală a unităţii. Termenul de păstrare a documentelor contabile este reglementat prin legislaţia
contabilă specifică fiecărei ţări. Totuşi, este recomandabil ca în cazul registrelor contabile şi al documentelor
justificative, originalul sau copia, care au calitatea de forţă probantă în raporturile cu terţii, termenul de
păstrare să fie de 10 ani, iar celelalte documente justificative se păstrează 3 ani. Fac excepţie statele de
salarii care se păstrează timp de 50 de ani.
Clasarea documentelor justificative în cadrul compartimentului financiar-contabil şi în arhiva generală
se face folosind unul dintre criteriile: nominalităţii (denumirea documentului); natura sau felul operaţiei
economice și financiare; cronologic în raport de data documentului; corespondenţei în raport de denumirea
persoanelor juridice şi fizice cu care unitatea intră în relaţii economico-financiare.
Registrele de contabilitate se păstrează în cadrul compartimentului financiar-contabil în cursul anului
grupate în cartoteci în raport de felul operaţiilor economice şi financiare sau felul elementelor de patrimoniu.
De exemplu, toate registrele privind materialele, ambalajele, produsele şi mărfurile se păstrează în cartoteca
valorilor materiale.