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Arquivo Organizao e Manuteno

Formador: Andr Vicente

ESCOLA PROFISSIONAL DA APRODAZ Rua dos Mercadores n 76, 9500-092 Ponta Delgada Telefone 296 285 461 Fax 296 285 463 E-mail: geral@aprodaz.com

ndice
Arquivo Organizao e Manuteno .................................................................... 3 Documentos de Arquivo: ........................................................................................ 3 Arquivos .................................................................................................................. 3 Arquivo Aberto: ...................................................................................................... 3 Arquivo Fechado: .................................................................................................... 3 Normas de Produo: .............................................................................................. 3 Tipologias dos Documentos .................................................................................... 4 Informao: ............................................................................................................. 4 Oficio: ..................................................................................................................... 4 Comunicao interna:.............................................................................................. 4 Despacho: ................................................................................................................ 4 Tipos de Arquivos: .................................................................................................. 4 Vantagens dos Arquivos Centralizados: ................................................................. 4 Inconvenientes de arquivo Centralizado: ................................................................ 5 Vantagens dos arquivos parciais: ............................................................................ 5 Inconvenientes dos arquivos parciais: ..................................................................... 5 Vantagens dos arquivos dirigidos: .......................................................................... 5 Inconvenientes dos arquivos dirigidos: ................................................................... 5 Instalao do arquivo: ............................................................................................. 5 A localizao do arquivo (regras): .......................................................................... 5 Segurana do arquivo: ............................................................................................. 6 Sistemas de arquivo: ............................................................................................... 6 O sistema Vertical: .................................................................................................. 6 Sistema Horizontal: ................................................................................................. 6 Sistema rotativo: ..................................................................................................... 6 Unidade Arquivstica: ............................................................................................. 7 Documentos electrnicos: ....................................................................................... 7 Tipos de classificao de arquivos: ......................................................................... 7 Classificao por ordem alfabtica: ........................................................................ 7
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Classificao por ordem numrica: ......................................................................... 7 Classificao Cronolgica:...................................................................................... 7 Classificao Geogrfica:........................................................................................ 8 Classificao ideolgica: ......................................................................................... 8 Classificao Decimal: ............................................................................................ 8 Classificao Decimal Universal ............................................................................ 8 Classificao Automtica. ....................................................................................... 8 Reflexo final .......................................................................................................... 9

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Arquivo Organizao e Manuteno

Documentos de Arquivo: Conjunto ou conjuntos orgnicos de documentos, qualquer que seja a sua data e suporte material, produzidos por uma pessoa ou instituio do decorrer da sua actividade. Estes documentos so conservados para servir como testemunho e informao para a pessoa ou instituio que os produziu ou como fonte para a histria.

Suporte

Informao

Papel Electrnico Microfilme

Contedo Estrutura Contexto

Estes Documentos conservam e transmitem informao e so produzidos e/ou recebidos por actos de gesto.

Arquivos
Arquivo Aberto: Est permanentemente a receber informao/documentao. Arquivo Fechado: Cessa as suas actividades, no recebe mais documentao.

Normas de Produo: Conjunto de elementos formais, nomeadamente diplomticos e jurdicos, que caracterizam um documento, de acordo com as suas funes a que se destina.

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Tipologias dos Documentos

Informao: um documento que consiste numa emisso de opinio ou transmisso de conhecimentos sobre a matria da respectiva competncia, implicando, ou no, investigao.

Oficio: o documento dirigido a entidades exteriores pblicas ou privadas, destinado a transmitir ou a solicitar a informao.

Comunicao interna: o documento destinado a transmitir ou a solicitar informao entre subunidades orgnicas pertencentes mesma rea funcional ou reas funcionais diferentes, do mesmo organismo.

Despacho: o documento destinado a estabelecer disposies para serem obrigatoriamente observadas por todas as subunidades orgnicas hierarquicamente dependentes da unidade que o subscreve.

Tipos de Arquivos:
Activos; Semi-activos; Inactivos. Centralizados; Parciais; Dirigidos.

Vantagens dos Arquivos Centralizados: Reduo de efectivos de pessoal dedicado s actividades de classificao de arquivo;
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Possibilidade de dispor de pessoal dotado de um elevado grau de

especializao;

Inconvenientes de arquivo Centralizado: A consulta de documentao no pode ser imediata o que implica uma certa lentido provocada pela parte burocrtica. Acresce trabalho adicional consequente da relao entre vrias

dependncias e o arquivo (pedidos, recibos, confirmaes, reclamaes.

Vantagens dos arquivos parciais: Proximidade de documentos aos funcionrios e servios que os utilizam; Aumento da produtividade com a eliminao de demoras e interrupes

na execuo do trabalho;

Inconvenientes dos arquivos parciais: Multiplicidade de sistemas de classificao e controlo da documentao; Grande variedade de material de equipamento;

Vantagens dos arquivos dirigidos: Unificao do sistema de classificao de equipamento; Proximidade dos documentos aos funcionrios e utentes;

Inconvenientes dos arquivos dirigidos: Ocupao de maior rea; Dificuldade na formao do pessoal;

Instalao do arquivo:
A localizao do arquivo (regras): Situar-se prximo aos servios a qual est associado (no caso dos
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arquivos correntes);

No ficar instalado junto dos acessos do edifcio (por no haver

necessidade de contacto com o publico);

Segurana do arquivo: Outro requisito que no deve ser descurado o da segurana do arquivo. Em primeiro lugar, toda a documentao que se encontra em arquivo deve estar suficientemente protegida contra roubos.

Sistemas de arquivo: O arranjo de documentao, considerando a posio da mesma em arquivo, pode ser feito de acordo com um dos seguintes sistemas:

O sistema Vertical: aquele que coloca os documentos (pastas e fichas, livros), dispostos verticalmente, uns ao lado dos outros, ou ao lado uns dos outros. No sistema vertical suspenso, as pastas no se encontram apoiadas no fundo do classificador, mas suspensas por varetas que correm sobre trilhos metlicos e dentro de bolsas em cartolina ou fibra.

Sistema Horizontal: constitudo, geralmente, por armrios ou estantes com divises, onde se colocam os documentos uns sobre os outros. A sua utilizao est especialmente indicada para a conservao de mapas e material cartogrfico de grandes dimenses.

Sistema rotativo: aquele em que os processos, dossiers, fichas e outros documentos se encontram apoiados e presos a um eixo vertical rotativo que permite o acesso dos utentes aos documentos que tenham necessidade de consultar.
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Unidade Arquivstica: Conjunto documental de uma mesma provenincia: documento simples ou composto. Estes conjuntos resultam da organizao dada pela entidade produtora.

Principais unidades arquivsticas: Processo Dossier Coleco Srie Sub-Srie Fundo Sub-fundo/Seco Documentos electrnicos: Define-se como documentos electrnico todo o documento produzido em computador integrado em sistemas e redes, no tendo existncia prpria se for deslocado do sistema de informao e de arquivo que lhes deu origem. O documento electrnico produzido, transmitido e conservado em formato digital, permanecendo ao longo do seu ciclo de vida na dependncia do sistema informtico que o elaborou.

Tipos de classificao de arquivos:

Classificao por ordem alfabtica: o sistema mais conhecido, o mais utilizado e o mais antigo de todos.

Classificao por ordem numrica: Esta utiliza a sequncia natural dos nmeros inteiros para ordenar os elementos de um conjunto de documentos.

Classificao Cronolgica: Tem por base a possibilidade em agrupar determinado nmero de documentos de acordo com as divises naturais do tempo: anos, meses, semanas, dias horas.
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Classificao Geogrfica: Utiliza um sistema idntico ao cronolgico com a diferena de que os documentos so classificados e agrupados com base nas divises geogrficas/administrativas do globo: pases, regies, provncias, distritos, concelhos, cidades, vilas, bairros, freguesias, ruas e outros critrios geogrficos e de localizao.

Classificao ideolgica: Baseia-se fundamentalmente na diviso de assuntos, ideias, conceitos e outras divises, sendo os documentos referentes a um mesmo assunto ou objecto de conhecimento, ordenados segundo um conceito chave ou ideia de agrupamento, colocando-se a seguir, de forma alfabtica.

Classificao Decimal: Pode ser considerado um critrio classificativo resultante da combinao da classificao numrica com a ideolgica.

Classificao Decimal Universal um esquema de classificao uniformizado e normalizado, amplamente usado nacional e internacionalmente, que visa cobrir e organizar a totalidade do conhecimento humano. Classificao Automtica. Pode ser objecto de uma automatizao em moldes parciais, j que a inteligncia humana continua a ser indispensvel para seleccionar o assunto principal e determinar as informaes secundrias.

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Reflexo final

Arquivo, Organizao e Manuteno

No mdulo de Arquivo Organizao e Manuteno com a durao de 50 horas e leccionado pelo formador Andr Vicente tinha como principal objectivo identificar e aplicar as regras de funcionalidade do arquivo de acordo com as tcnicas de tratamento de informao documental. Comeamos primeiro por identificar o conceito de arquivo as suas finalidades e funes. Tivemos tambm que aprender a classificar os diferentes tipos de arquivo e saber distingui-los quanto sua abrangncia e natureza. Foi preciso tambm tomar conhecimento das vantagens e inconvenientes entre os vrios tipos de arquivo. Identificar os vrios tipos de documentos como por exemplo o processo, dossier, despacho, coleco entre outros de grande importncia para que o arquivo se encontre bem organizado. Abordamos ainda os vrios sistemas de classificao e as suas respectivas regras como a classificao por ordem alfabtica, classificao por ordem numrica, classificao por assunto e a classificao por ordem cronolgica. O arquivo em suporto electrnico tambm constitui uma pea chave neste mdulo, assim como dever ser feita a sua organizao, qual a durao dos documentos no arquivo. Os documentos servem como prova ou referncia para determinados assuntos logo, quando estes no so necessrios deve-se proceder a sua eliminao para que outras pessoas ou entidades no tenham acesso a esses documentos. O perfil do arquivista algo que se deve em conta, pois este ter de ter muitas qualidades entre elas, descrio, tica, delicadeza e diplomacia. Este mdulo veio trazer uma nova viso do arquivo e a sua respectiva importncia, pois neste local que guardadas todas as informaes referentes actividade de uma empresa. 24 De Setembro de 2010
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