Raluca Mureșan, Organizarea Evenimentelor de Relatii Publice - CURS1

Raluca Mureşan
Organizarea evenimentelor de relaŃii publice
Editura Academiei ForŃelor Terestre „Nicolae Bălcescu”

Sibiu, 2016
1
Cuprins
Partea a I-a Conceperea şi planificarea evenimentelor
Capitolul 1 Evenimentele: definiŃii, caracteristici şi tipologie

1.1. DefiniŃii şi caracteristici
1.2. Clasificarea evenimentelor
1.2.1. Clasificarea evenimentelor după prilej şi scop
1.2.2. Clasificarea evenimentelor după amploare şi conŃinut
1.2.2.1. Mega-evenimente
1.2.2.2. Evenimente „Hallmark”
1.2.2.3. Evenimente majore
1.2.2.4. Evenimente locale
1.2.3. Clasificarea evenimentelor în funcŃie de obiectivele strategice
1.3. Evenimentele de relaŃii publice
1.3.1.Clasificarea evenimentelor de relaŃii publice
1.4. Avantajele şi dezavantajele organizării evenimenelor
Capitolul 2 Crearea conceptului unui eveniment

2.1. Conceptul unui eveniment
2.2. Crearea conceptului evenimentului
2.2.1. Grupul-Ńintă
2.2.2. Prilejul
2.2.3. Momentul
2.2.4. LocaŃia
2.2.5. Obiectivele
2.2.6. Ideea
2.2.7. Bugetul
2.3. Forma exterioară a conceptului
2.4. Prezentarea conceptului
Capitolul 3 Creativitatea în design-ul de evenimente

3.1. Brainstormingul
3.2. Caseta morfologică
2
3.3. Mind maapping-ul
3.4. Metoda Osborn
3.5. Procesul creativ în organizarea evenimentelor
Capitolul 4 Planificarea evenimentului

4.1. ImportanŃa planificării evenimentului
4.2. Calendarul evenimentului
4.3. Lista de verificare
4.4. Contactarea presatatorilor de servicii
4.4.1. Închirierea locaŃiei
4.4.2. Furnizorii de echipamente tehnice
4.4.3. Firma de catering
4.4.4. Fotograful
4.4.5. AgenŃia de monitorizare a presei
4.4.6. Producătorul de materiale promoŃionale
4.4.7. Furnizorul de aranjamente florale
4.4.8. Entertaiment-ul
4.4.9. OrganizaŃii studenŃeşti
4.4.10. Cameramanul de evenimente
4.5. Redactarea şi transmiterea invitaŃiilor
4.5.1. InvitaŃia tipărită
4.5.2. InvitaŃia electronică
4.5.3. InvitaŃia oficială sau instituŃională
4.6. Confirmarea participării la un eveniment
Capitolul 5 Comunicarea evenimentului

5.1. Tehnici şi mijloace de comunicare
5.2. Alegerea mijloacelor de comunicare
5.2.1. Presa scrisă
5.2.2. Radioul
5.2.3. Televiziunea
5.2.4. Afişajul
5.2.5. Comunicarea online
Capitolul 6. Punerea în scenă a evenimentului

3
6.1. Componente ale punerii în scenă
6.2. Mijloacele scenice
6.2.1. Actorii
6.2.2. Scena şi spaŃiul de desfăşurare
6.2.3. Lumina
6.2.4. Sunetul
6.2.5. Imagini şi efecte speciale
6.2.6. Parfumul
6.2.7. Cateringul
6.2.8. Alte mijloace scenice
Capitolul 7 Principalele riscuri în organizarea evenimentelor

7.1. Riscul în organizarea evenimentelor
7.2. SiguranŃa participanŃilor
7.3. Măsuri de securitate
7.4. Măsuri de securitate la incendiu
7.5. Mediu înconjurător
7.6. SiguranŃa angajaŃilor
7.7. Alte aspecte legale
7.7.1. Contracte
7.7.1.1. Contracte de închiriere
7.7.1.2. Contracte cu prestatorii de servicii
7.7.1.3. Contracte cu co-organizatorii
7.7.1.4. Contracte de sponsorizare
7.7.2. Persoanele cu dizabilităŃi
7.7.3. Asigurări
Capitolul 8 Bugetul evenimentului

8.1. Configurarea bugetului
8.2. Bilete de intrare
8.3. Sponsorizarea
8.3.1. Conceperea şi implementarea unei strategii de sponsorizare
8.3.2. Abordarea sponsorilor
8.3.3. Pregătirea şi prezentarea propunerii de sponsorizare
8.3.4. Analiza celei mai bune alegeri
4
8.3.5. Negocierea contractului de sponsorizare a evenimentului
8.3.6. Implementarea şi derularea sponsorizării
8.3.7. Evaluarea sponsorizării
Capitolul 9 Evaluarea evenimentului

9.1. Măsurarea succesului unui eveniment
9.2. Cercetarea primară şi cercetarea secundară
9.3. Tehnici ale cercetării primare
9.3.1. Aplicarea şi analizarea chestionarelor
9.3.2. Metode complementare
9.3.3. Monitorizarea mass-media
9.3.4. Întocmirea rapoartelor pentru sponsori şi parteneri
9.4. Cercetarea secundară
9.4. Finalizarea evenimentului
Partea a II-a Evenimente de relaŃii publice
Capitolul 10 Evenimente de presă

10.1. ConferinŃa de presă
10.2. Briefing-ul de presă
10.3. Vizita şi voiajul de presă
10.4. RecepŃia de presă
Capitolul 11 Evenimente interne

11.1. Adunările generale ale acŃionarilor
11.2. ConferinŃa internă
11.3. Seminarii şi workshop-uri
11.4. Petreceri
Capitolul 12 Evenimente externe

12.1. Târguri şi expoziŃii
12.1.1. Caracteristici ale târgurilor şi expoziŃiilor
12.1.2. Sprijin din partea relaŃiilor publice la participarea la o expoziŃie
12.1.3. Participarea cu un stand la o expoziŃie
12.1.3.1. Pregătirea participării
5
12.1.3.2. Activitatea la stand
12.1.4. Organizarea unei expoziŃii
12.3. CompetiŃii sportive
12.4. Lansări de produse sau servicii
12.5. Evenimente de strângere de fonduri
Bibliografie
6
PrefaŃă
Lucrarea Organizarea evenimentelor de relaŃii publice a specialistei în

Relații Publice Raluca Mureșan apare într-un moment de deplină confirmare a
domeniului în țara noastră, mai mult, este prima carte a unui autor român, tipărită
în România, consacrată acestui mijloc atât de des întrebuințat în zilele noastre.
Sunt câteva atuuri ce situează lucrarea în rândul cărților de referință: cei mai
bine de 15 ani de catedră ai autoarei, ca profesor de Științe ale Comunicării,
experiența didactică, ce transpare din structurarea unităților expunerii, cazuistica și
contactul nemijlocit cu realitatea, evidente în multele exemple care ilustrează sau
demonstrează aserțiunile, bibliografia bogată și recentă, relevantă pentru subiectul
tratat.
Într-o lume dinamică, apelul Relațiilor Publice la tehnici și mijloace care
sunt consacrate de alte discipline: publicitatea și, în sens larg, marketingul, nu ar
trebui să mire cititorul avizat. Constituite de puțină vreme ca profesie, RP și-au
adăugat propriului instrumentar de strategii și tactici, mijloace de acțiune în
conformitate cu scopurile și obiectivele specifice, adaptându-le la necesitățile
domeniului.
Autoarea clasifică, construiește tipologii, apelând la clasici ai literaturii de
specialitate (Bowdin,Getz,Drummond, Zamfir,Schäfer-Mehdi), pentru a aminti
doar câteva nume sonore, descrie specificitatea acestui mijloc în raport cu altele și
trasează liniile definitorii ale conceperii unui eveniment, insistând asupra
raportului ce-l definește: tehnicitate/creativitate.
Acțiune procesuală, ca toate cele din domeniul relațiilor publice, organizarea
unui eveniment presupune cercetare, planificare, implementare și evaluare,
autoarea prezentând pe larg aspectele extraordinar de importante pentru succesul
acțiunii, comunicarea evenimentului (tehnici şi mijloace de comunicare, alegerea
mijloacelor de comunicare,presa scrisă, radioul, televiziunea, afişajul, comunicarea
online) și punerea în scenă a evenimentului(mijloacele scenice: actorii, scena
şispaŃiul de desfăşurare, lumina, sunetul, imagini şi efecte speciale, parfumul,
cateringul, alte mijloace scenice).
Autoarea insistă asupra unui domeniu neacoperit de traducerile apărute în
limba română sau de literatura de specialitate externă, principalele riscuri în
organizarea evenimentelor, apelând la legislația aferentă din România și Uniunea
Europeană arătând normele ce vizează siguranŃaparticipanŃilor, măsuri de
securitate și măsuri de securitate la incendiu,mediul
înconjurător,siguranŃaangajaŃilor, aspecte contractuale și asigurări.
7
Alte două capitole sunt rezervate bugetului și evaluării, de la configurarea
bugetului, conceperea şi implementarea unei strategii de sponsorizare, abordarea
sponsorilor, pregătirea şi prezentarea propunerii de sponsorizare, la cercetarea
primară şi cercetarea secundară, evidențiind tehnicile cercetării primare și
secundare.
Partea a doua a lucrării introduce cititorul în tipologia câtorva dintre
evenimentele de Relații Publice: evenimente de presă(conferinŃa de presă, briefing-
ul de presă, vizita şi voiajul de presă, recepŃia de presă), evenimente
interne(adunările generale ale acŃionarilor, conferinŃa internă, seminariişi
workshop-uri, petreceri) sau externe (organizarea unei expoziŃii, competiŃii
sportive, lansări de produse sau servicii, evenimente de strângere de fonduri)
Stilul nepretențios, argumentarea fără de cusur, de așteptat la un doctor în
filozofie, contribuțiile personale în sistematizarea informației și alegerea
exemplelor fac din lucrareaOrganizarea evenimentelor de relaŃii publice a
specialistei Raluca Mureșan, cadru didactic cu experiență al departamentului de
profil al Universității Lucian Blaga din Sibiu, o apariție necesară celor care
studiază domeniul, tinerilor studenți și absolvenți ai Academiei Forțelor Terestre
Nicolae Bălcescu din Sibiu.
Instituția militară, cu tradiții serioase în domeniul comunicării, are organizat
după 1989 un departament de Relații Publice dintre cele mai performante și
moderne. Zilnic, în unitățile militare, se organizează evenimente, adresate presei
sau categoriilor de public intern sau extern. Iată un motiv în plus pentru studenți,
viitori comunicatori și, unii dintre ei, viitori ofițeri de relații publice ai Armatei de
a aprofunda noțiunile referitoare la un mijloc atât de răspândit în practica
domeniului.
Gral. bg. dr. Răduț Bîlbîie
Membru al Juriului de Onoare al Asociației Române de Relații Publice
8
Partea a I-a Conceperea şi planificarea evenimentelor
Capitolul 1 Evenimentele: definiŃii, caracterisitici şi tipologie
Astăzi evenimentele ocupă un loc central în viaŃa noastră:

întreprinderile şi organizaŃiile le consideră elemente cheie pentru
promovarea imaginii lor, guvernele susŃin diferite evenimente ca parte a
strategiilor lor de dezvoltare economică, autorităŃile şi instituŃiile publice
le folosesc ca instrumente de comunicare, evenimentele costisitoare
organizate în timpul campaniilor electorale fac parte din instrumentarul
partidelor politice, chiar şi „oamenii obişnuiŃi” organizează evenimente.
Dar, aşa cum se observă în literatura de specialitate1, ele nu sunt o
invenŃie a ultimilor ani, deoarece încă din cele mai vechi timpuri,
oamenii obişnuiau să marcheze, în diferite moduri, evenimentele
importante din viaŃa lor: schimbarea anotimpurilor, fazele lunii, eternul
ciclu al naşterii şi al morŃii. De la Anul Nou chinezesc la ritualurile
Dionysiene din Grecia Antică şi la tradiŃional carnaval din Europa
Evului Mediu, miturile şi ritualurile au fost create pentru a marca
anumite evenimente din viaŃa oamenilor.
Atât în viaŃa publică, cât şi în cea privată, oamenii simt nevoia să-
şi marcheze întâmplările importante, să celebreze momentele cheie, cum
ar fi serbarea majoratului, naşterea unui copil, nunta etc.
1.1. DefiniŃii şi caracteristici

Deşi numeroşi autori au propus definiŃii ale evenimentelor şi
termeni prin care acestea sunt descrise, este greu de sesizat un consens
general în ceea ce priveşte termenii sau categoriile utilizate.
D. Getz propune două definiŃii ale evenimentelor, una din
perspectiva organizatorului de evenimente, cealaltă din perspectiva
publicului sau a consumatorului de evenimente2:
1
G.Bowdin, J. Allen, W. O’Toole, R. Harris, I.McDonnell, Events Management, 2nd edn,
Oxford: Butterworth-Heinemann, 2006, p. 4; D. Gerritsen, R. van Olderen, Events as a Strategic
Marketing Tool, Oxfordshire: CAB International, 2014, p. 138.
2
D. Getz, Theory, Research and Policy for Planned Events, Elsevier, 2007, p. 16.
9
1. Evenimentul special este organizat doar o singură dată sau
ocazional, în afara programului şi activităŃilor obişnuite ale unui sponsor
sau organizaŃie.
2. Pentru public sau consumator, evenimentul special este o
oportunitate pentru a petrece timpul liber sau de a trăi o experienŃă
socială sau culturală diferită de variantele pe care le are în mod normal
la dispoziŃie sau de experienŃele de fiecare zi.
Un alt autor, Keith Hearit, defineşte evenimentele speciale ca fiind
„acele circumstanŃe în care organizaŃiile trebuie să renunŃe la eforturile
de comunicare prin intermediul relaŃiilor publice, publicităŃii şi
marketingului şi să se întâlnească direct cu clienŃii”3. Un eveniment
poate contribui la îmbunătăŃirea imaginii organizaŃiei prin prezentarea
acesteia într-un mod profesionist şi competent, aducând un plus de
valoare reputaŃiei acesteia4.
Scopul evenimentelor poate fi acela de a culturaliza, de a celebra,
de a distra sau de a provoca un grup de oameni să experimenteze ceva
nou5.
Dincolo de toate aceste definiŃii ale evenimentelor, toŃi autorii sunt
de acord că un eveniment reprezintă un „mijloc de comunicare fascinant
şi eficient”6, fiind un „purtător de mesaj”7 şi că deŃine un puternic rol
social8.
Potrivit lui D. Gerritsen şi R. van Olderen, evenimentele se
caracterizează în principal prin următoarele:
• sunt evenimente sau serii de evenimente planificate, unice, fizice
sau virtuale, adresate unuia sau mai multor publicuri Ńintă;
• au loc la invitaŃia unei organizaŃii (invitaŃia poate fi şi publică);
• urmăresc susŃinerea obiectivelor comunicaŃionale ale
organizatorului prin adăugarea unei valori emoŃionale;
3
K.M. Hearit, Event Management. In Encyclopedia of Public Relations (R.L. Heath, editor) 2nd
edn, Volume 1, California: SAGE Publications, 2013, p. 320.
4
K.M. Hearit,op. cit., p. 320.
5
S.Cain, Key concepts in Public Relations, Hampshire: PalgraveMacmillan, 2009, p. 56.
6
S. Schäfer-Mehdi, Organizarea evenimentelor, Ed. All, Bucureşti, 2008, p. 69.
7
D. Gerritsen, R. van Olderen, op. cit., p. 4.
8
G.Bowdin, J. Allen, W. O’Toole, R. Harris, I.McDonnell, op. cit., p. 30.
10
• creează o valoare emoŃională adăugată prin intermediul unei
experienŃe9.
1.2. Clasificarea evenimentelor
Există numeroase modalităŃi de clasificare, de grupare a

evenimentelor, în literatura de specialitate fiind propuse diverse tipologii
ale evenimentelor.
1.2.1. Clasificarea evenimentelor după prilej şi scop

Cu toate că există nenumărate tipuri de evenimente, toate au în
comun două elemente: un prilej şi un scop10.
Evenimentele tipice, organizate cu un anumit prilej sunt: jubileul
şi aniversările, inaugurarea, reinaugurarea, recepŃia, adunarea generală
anuală, târgurile şi evenimentele expoziŃionale, demarări ale proiectelor,
campaniilor etc.11
S. Schäfer-Mehdi clasifică evenimentele în funcŃie de scopul
urmărit astfel12:
• Evenimente care servesc procesului de conştientizare, precum
manifestaŃiile în scopul informării şi cele prilejuite de începutul de
campanie.
• Evenimente ce au ca obiectiv sensibilizarea şi activarea: petreceri,
manifestaŃii în scopul motivării, evenimentele de motivare. Cu
toate că „în general, toate evenimentele emoŃionează, prin
caracterul lor de întâmplări deosebite”13, uneori organizatorul îşi
poate propune acest scop în mod explicit.
• Evenimente ce au drept scop informarea şi comunicarea, precum:
congrese, forumuri, întruniri politice, simpozioane, conferinŃe,
workshop-uri etc.
9
10
S.Schäfer-Mehdi, op. cit, p. 30.
11
Ibidem, p. 31.
12
Ibidem, pp.31-39.
13
Ibidem, p. 32.
11
• Evenimente în scopul transmiterii de informaŃii cu privire la un
produs, ca de exemplu: prezentări de produse, evenimente sau
tururi promoŃionale, evenimente la locul de vânzare, expoziŃii şi
târguri.
• Evenimente ce au ca obiectiv comunicarea cu privire la
întreprindere sunt: „Ziua porŃilor deschise”, prezentarea
întreprinderii, adunări generale anuale, târguri.
• Evenimentele care servesc formării imaginii organizaŃiei pot aduce
o contribuŃie importantă la întreŃinerea, îmbunătăŃirea sau
accentuarea acestei imagini.
• Evenimente ce au ca scop abordarea difuzorilor de mesaje sunt:
evenimentele dedicate presei, evenimentele PR,evenimentele VIP
şi întâlnirile cu comercianŃii.
Există şi evenimente ce urmăresc obiective indirecte, deoarece o
organizaŃie poate să participe şi în calitate de sponsor ori de partener la
evenimentul unui alt organizator. Avantajul unei astfel de participări la
un eveniment „străin” constă „într-o reducere a cheltuielilor, într-un
transfer de imagine din direcŃia evenimentului către întreprindere, iar –
în cazul manifestaŃiilor ample – într-o prezenŃă în mijloacele de
comunicare, care pentru un organizator izolat nu ar fi posibilă”14. Există
însă şi dezavantaje: atenŃia publicului este concentrată pe eveniment, iar
existenŃa mai multor sponsori face ca aceştia să se concureze reciproc15.
1.2.2. Clasificarea evenimentelor după amploare şi conŃinut

AlŃi autori propun clasificarea evenimentelor în funcŃie de
amploarea lor şi după conŃinut16.
Astfel, după amploare evenimentele se clasifică în: mega-
evenimente, evenimente „Hallmark”, evenimente majore şi evenimente
locale17.
Deşi, unii autori, precum Jago şi Shaw, propun ca mega-
evenimentele şi evenimentele „Hallmark” să fie tratate ca subcategorii
14
S.Schäfer-Mehdi, op. cit., p. 39.
15
Ibidem.
16
17
Ibidem.
12
ale evenimentelor majore18, considerăm mai adecvată clasificarea
evenimentelor în funcŃie de amploarea lor în următoarele patru mari
categorii:
1.2.2.1. Mega-evenimente
Sunt acele evenimente care sunt atât de ample încât afectează
întreaga economie şi care se bucură de reflectare în media internaŃională.
Este considerat un mega-eveniment acela care, datorită dimensiunilor
sale şi impactului său social, atinge un nivel extraordinar în ceea ce
priveşte turismul, acoperirea media, prestigiul sau impactul economic în
comunitatea care îl găzduieşte19.
Aceste evenimente sunt descrise în termeni de „mega” în ceea ce
priveşte participarea, nivelul finanŃării publice, efecte politice, acoperire
media, construirea de facilităŃi, impactul economic şi social asupra
comunităŃii20.
Exemple de mega-evenimente găsim, în special, în domeniul
competiŃiilor sportive internaŃionale, precum Jocurile Olimpice, Jocurile
Paralimpice sau FIFA World Cup.
1.2.2.2. Evenimente „Hallmark”
Termenul hallmark event se referă la acele evenimente care ajung
să se identifice cu un oraş sau regiune, astfel încât devin sinonime cu
numele locului în care se desfăşoară, conferindu-i recunoaştere şi
celebritate21. Exemple clasice de astfel de evenimente sunt: Carnavalul
de la Rio, Turul FranŃei sau Oktoberfest din Munchen. Aceste
evenimente se identifică cu locurile în care se desfăşoară, atrag numeroşi
turişti şi contribuie la întărirea sentimentelor de mândrie naŃională şi la
recunoaşterea internaŃională22. Termenul hallmark descrie un eveniment
care are o asemenea semnificaŃie, în termeni de tradiŃie, atractivitate,
18
L.K. Jago, R. N. Shaw, A conceptual and differential framework, Festival Management and
Event Tourism, 5(1/2), 1998, pp. 21-32, apud. G.Bowdin, J. Allen, W. O’Toole, R. Harris,
I.McDonnell, op. cit., p. 15.
19
D. Getz, op. cit., p. 18.
20
C.M. Hall, Hallmark Tourist Events: Impact, Management and Planning. Chichester, John
Wiley&Sons, 1997, p. 5, apud. G. Bowdin, J. Allen, W. O’Toole, R. Harris, I. McDonnell, op.
cit., p. 18.
21
22
Ibidem.
13
calitate sau notorietate, încât poate asigura comunităŃii în care se
desfăşoară un avantaj faŃă de competitori23.
1.2.2.3. Evenimente majore
Sunt considerate evenimente majore, cele care sunt capabile să
atragă un public semnificativ, se bucură de o acoperire media vastă şi
aduc importante beneficii economice24. Numeroase campionate sportive
internaŃionale pot fi incluse în această categorie, cum ar fi, de exemplu,
concursurile de Formula Unu.
1.2.2.4. Evenimente locale
Cele mai multe comunităŃi sunt gazde ale unor festivaluri sau
evenimente care urmăresc, în principal, atragerea audienŃei locale.
Aceste evenimente prezintă numeroase avantaje, precum creşterea
sentimentului de mândrie pentru membrii comunităŃii respective,
întărirea sentimentelor de apartenenŃă la comunitate şi alte beneficii,
legate în special de caracterul social al acestor manifestări. De
asemenea, prin intermediul acestor evenimente, oamenii pot fi încurajaŃi
să participe la diverse activităŃi sportive ori artistice, sunt promovate
toleranŃa şi diversitatea25.
După conŃinut, evenimentele se pot clasifica în evenimente
culturale, evenimente de afaceri şi evenimente sportive26:
• Evenimentele culturale pot fi considerate şi evenimente
majore (spre exemplu, musicalul Phantom of the Opera de la
Londra sau Festivalul de Teatru de la Sibiu).
• Evenimentele de afaceri (business events) includ conferinŃe,
expoziŃii, tururi promoŃionale etc.
• Capacitatea evenimentelor sportive de a atrage turişti, de a
genera acoperire media şi impactul acestora asupra
economiei au determinat numeroase guverne să le includă în
strategiile lor. Evenimentele sportive nu aduc beneficii doar
guvernelor şi organizaŃiilor sportive, ci şi participanŃilor:
sportivi, antrenori, oficiali şi spectatori. Testarea abilităŃilor
23
D. Getz,op. cit., pp. 16-17.
24
25
Ibidem.
26
G.Bowdin, J. Allen, W. O’Toole, R. Harris, I.McDonnell, op. cit., pp. 18-22.
14
sportive în cadrul competiŃiilor este una dintre cele mai vechi
şi durabile activităŃi umane, a cărei tradiŃie se regăseşte în
jocurile Olimpice din Grecia Antică27.
1.2.3. Clasificarea evenimentelor în funcŃie de obiectivele strategice

AlŃi autori consideră că evenimentele pot fi clasificate în două mari
categorii: evenimente corporative şi evenimente publice28. La rândul lor,
evenimentele corporative pot fi împărŃite în evenimente de afaceri
(business events) şi evenimente interne (business-to-employee).
• Evenimentele de afaceri sunt organizate pentru satisfacerea unor
interese care Ńin de domeniul afacerilor şi pentru obŃinerea unor
contacte de la potenŃiali parteneri. Astfel de evenimente sunt:
prezentarea unor produse, ceremoniile de inaugurare, adunările
acŃionarilor, recepŃii de afaceri, târguri, conferinŃe şi simpozioane
naŃionale etc.
• Evenimentele interne sunt organizate pentru publicul intern al unei
companii sau organizaŃii. Din această categorie fac parte
evenimente precum: aniversări ale organizaŃiei, evenimente
sportive, petreceri, evenimente pentru pensionarea unor angajaŃi,
întâlniri etc.29
Evenimentele publice sunt organizate pentru a distra publicul sau
pentru a satisface anumite aşteptări ale publicului. G. Kuiper identifică
patru categorii de obiective care sunt urmărite prin organizarea acestor
evenimente30:
• Obiective estetice: organizatorul vrea să arate publicului cât de
atractive sunt produsele sale.
• Obiective idealiste: în cazul evenimentelor care au un scop politic,
religios, cultural sau social.
27
Ibidem, p. 20.
28
29
Ibidem, pp. 8-9.
30
G. Kuiper, Basisboek Event management; van concept naarrealisatie, Coutinho, Bossum,
Netherlands, 2008, apud. D. Gerritsen, R. van Olderen, op. cit., p. 9.
15
• Obiective de divertisment: în general astfel de evenimente sunt
organizate pentru motive comerciale şi atrag un număr mare de
participanŃi.
• Obiective comerciale: cele organizate din motive pur comerciale şi
fără a-şi propune obiective specifice de divertisment.
Din categoria evenimentelor publice fac parte: festivalurile (de
muzică, film, teatru dans etc.), târgurile şi expoziŃiile, concertele şi alte
spectacole muzicale, evenimentele sportive, evenimentele
31
comemorative, celebrări, parade, evenimente culinare etc.
1.3. Evenimentele de relaŃii publice

Managementul evenimentelor sau planificarea evenimentelor
speciale, cum mai este denumită această activitate în literatura de
specialitate, reprezintă un instrument valoros pentru campaniile de relaŃii
publice desfăşurate de diverse organizaŃii32. Acesta este considerat un
mijloc important pentru promovarea şi consolidarea reputaŃiei
organizaŃiei, dar şi pentru stabilirea de contacte directe şi menŃinerea
relaŃiilor cu parteneri importanŃi33.
Aşa cum arata Sandra Cain, managementul evenimentelor este „un
instrument tipic de relaŃii publice şi îl regăsim în numeroase campanii de
relaŃii publice”34.
Chiar dacă, în principiu, imaginaŃia poate da naştere unui număr
infinit de tipuri de evenimente, principalele categorii de evenimente
speciale întâlnite în domeniul relaŃiilor publice sunt: evenimentele
pentru presă, strângeri de fonduri, lansarea sau finalizarea unor proiecte,
sărbători, inaugurări, promovări, comemorări şi aniversări35.
1.3.1.Clasificarea evenimentelor de relaŃii publice
31
D. Gerritsen, R. van Olderen, op. cit., pp. 9-10.
32
33
Ibidem.
34
S.Cain, op. cit., p. 56.
35
16
În funcŃie de categoriile de public cărora li se adresează,
evenimentele de relaŃii publice pot fi împărŃite, potrivit L. Toader în36:
• Evenimente de presă, adresate jurnaliştilor: conferinŃe de presă,
briefing-uri de presă, vizita şi voiajul de presă.
• Evenimente interne, adresate publicului intern: teambuilding,
conferinŃă internă, adunarea generală a acŃionarilor, petreceri
interne etc.
• Evenimente externe generale, adresate publicului extern al
organizaŃiei: lansări, târguri, petreceri, competiŃii sportive etc.
Indiferent de dimensiunile evenimentului pe care urmează să îl
organizeze, specialiştii în relaŃii publice trebuie să Ńină cont de aspecte
legate atât de comunicarea evenimentului şi de relaŃia cu mass-media,
cât şi de partea de logistica, cum ar fi alegerea locaŃiei37.
1.4. Avantajele şi dezavantajele organizării evenimenelor

Studiile au evidenŃiat importante avantaje ale organizării
evenimentelor, printre care contactul direct cu publicul, posibilitatea
interacŃiunii, experimentarea unor lucruri noi, trăirea unor emoŃii,
dezvoltarea unor relaŃii de apropiere cu publicul Ńintă38.
Datorită interacŃiunii imediate cu publicul Ńintă, organizatorul
poate observa impactul mesajului şi spontaneitatea reacŃiilor sau poate
lua măsuri foarte rapid atunci când ceva nu este în regulă, spre exemplu
dacă muzica este prea tare ori mâncarea prea rece. De asemenea,
interacŃiunea este conectată cu experimentarea unor lucruri noi. Datorită
experienŃei directe, impactul comunicării asupra participanŃilor va fi mai
intens, aceştia având posibilitatea să dialogheze, să schimbe opinii şi
idei, să înveŃe ceva din această experienŃă. Practic cel mai mare avantaj
al unui eveniment este comunicarea directă cu publicul, „faŃă în faŃă”39.
Un alt avantaj al evenimentelor constă în posibilitatea combinării
mai multor mijloace de comunicare. Dacă în trecut evenimentele se
36
L. Toader, Secretele relaŃiei cu presa. Sfaturi practice şi studii de caz, Ed. Universul Juridic,
Bucureşti, 2010, p. 118.
37
S.Cain, op. cit., p. 56.
38
39
Ibidem.
17
concentrau în special pe distrarea participanŃilor, acum accentul se pune
pe comunicarea integrată şi pe aplicaŃiile new media, recunoscut fiind
faptul că evenimentele oferă nenumărate oportunităŃi de comunicare.40
Datorită numeroaselor tipuri de evenimente, mesajul transmis
poate fi direcŃionat foarte precis către un anumit public Ńintă.
Organizatorul este cel care hotărăşte cărui tip de public se adresează
evenimentul. În plus, evenimentele pot atrage atenŃia jurnaliştilor într-un
mod creativ şi original41.
Principalul dezavantaj al evenimentelor constă în faptul că
desfăşurarea lor este strict limitată temporar şi orice decizie greşită, luată
pe parcursul planificării, va avea un impact uriaş asupra mesajului care
trebuie comunicat. Mai mult, factori exteriori pot influenŃa evenimentul
într-un mod neaşteptat. Organizarea oricărui eveniment presupune
anumite riscuri, de aceea organizatorii experimentaŃi vor încerca să le
reducă sau chiar să le elimine printr-o planificare foarte atentă a tuturor
detaliilor42. Costurile ridicate pe care le presupun unele evenimente pot
constitui, de asemenea, un dezavantaj, dar şi faptul că, uneori,
desfăşurarea evenimentelor nu este posibilă fără un ajutor de specialitate
din exterior, pentru domenii precum siguranŃa participanŃilor,
comunicare, sisteme de sonorizare şi lumini, catering etc.43
40
Ibidem, pp.45-46.
41
D. Gerritsen, R. van Olderen, op. cit., pp. 46-47.
42
Ibidem, p. 47.
43
Ibidem.
18
Capitolul 2 Crearea conceptului unui eveniment
2.1. Conceptul unui eveniment

Prima etapă a realizării unui eveniment o reprezintă schiŃa ideii sau
conceptul. Astfel, aşa cum arată S. Schäfer-Mehdi, „schiŃa ideii este un
concept în miniatură, iar un concept este schiŃa detaliată a ideii”44. Altfel
spus, conceptul este ideea de bază a evenimentului, care se regăseşte în
toate părŃile proiectului45.
Conceptul este prima formă exprimată în cuvinte, uneori, şi în
imagini, a unui eveniment şi stă la baza acestuia la fel cum scenariul stă
la baza unui film sau textul la baza unei piese de teatru46.
Conceptul este un principiu activ, ce conferă coerenŃă şi coeziune
proiectului şi susŃine îndeplinirea obiectivelor47.
Fiind o parte esenŃială a unui eveniment, conceptul trebuie să fie
plătit într-un mod adecvat, chiar dacă, din păcate, acest lucru nu este de
la sine înŃeles48.
Practicienii disting între onorariile pentru prezentare şi cele pentru
concept. Astfel, onorariul pentru prezentare este plătit pentru întocmirea
şi prezentarea conceptului, iar drepturile de folosinŃă rămân la autor,
dacă nu există o convenŃie contrară. Onorariul pentru concept este plătit
atunci când ideea este agreată de client, iar agenŃia este delegată să
lucreze în continuare49.
S. Schäfer-Mehdi oferă, spre exemplificare, tarifele practicate de
agenŃiile de organizare de evenimente din Germania: pentru schiŃa ideii
(fără prezentare, nedocumentată, cu costuri generale) preŃul mediu este
de 2.500 €; pentru concepŃia medie (cu prezentare, documentare şi
cadrul costurilor) preŃul mediu este de 5.000€. O concepŃie amplă, ce
include vizualizarea conceptului, opŃiuni şi calculaŃia obligatorie a
costurilor, are un preŃ mediu de 7.500€, iar pentru una complexă,
44
45
46
47
48
49
Ibidem, p. 52.
19
realizată pentru proiecte extrem de pretenŃioase, costisitoare şi ample,
tariful mediu variază în jurul sumei de 15.000€, dar poate ajunge până la
20.000€50.
Important de reŃinut este faptul că, atunci când plăteşte onorariul
pentru concept, clientul nu cumpără ideea, ci doar folosirea ei o singură
dată şi într-un anume scop51, deoarece ideea se bucură de protecŃia
dreptului de autor, care protejează, de altfel, şi toate textele, schiŃele,
notiŃele, graficele, animaŃiile etc. folosite la prezentarea conceptului în
faŃa clientului.
Întocmirea unui concept necesită un interval de timp de patru până
la şase săptămâni, însă pentru un proiect foarte complex poate fi alocată
chiar o perioadă mai îndelungată de timp. Din păcate, însă, în practică,
termenele sunt mult mai scurte52.
Autorul amintit, atrage atenŃia asupra faptului că „fără un briefing
adecvat este aproape imposibilă realizarea unui concept bun”53, de aceea
organizatorul trebuie să-şi rezerve timp pentru a găsi răspunsuri la
întrebări referitoare la grupul-Ńintă, prilejul pentru care se organizează
evenimentul, locul şi momentul planificat, durata evenimentul, mărimea
bugetului şi rezultatele aşteptate.
În cadrul briefing-ului putem să răspundem şi la întrebări mai puŃin
importante care privesc misiunea şi obiectivele evenimentului,
încadrarea acestuia în comunicarea globală, eventualele probleme sau
ajutoare54.
2.2. Crearea conceptului evenimentului

J. Goldblatt recomandă pentru crearea conceptului unui eveniment
găsirea răspunsurilor la următoarele întrebări (cei cinci W): why (de ce),
who (cine), when (când), where (unde) şi what (ce)55.
50
Ibidem.
51
Ibidem, p. 53.
52
Ibidem.
53
Ibidem.
54
Ibidem, p. 54.
55
J. Goldblatt, Special Events: Event Leadership for a New World, Hoboken, John Wiley &
Sons, 2005, apud. G.Bowdin, J. Allen, W. O’Toole, R. Harris, I.McDonnell, op. cit., pp. 107-
108.
20
• De ce este organizat evenimentul? Trebuie găsite argumente care
să susŃină importanŃa şi viabilitatea organizării evenimentului.
• Cine va participa la eveniment? Răspunsul la această întrebare
trebuie să includă atât participanŃii interni, precum conducerea
organizaŃiei, angajaŃi, audienŃa, invitaŃi, dar şi participanŃii externi:
mass-media, politicieni.
• Când va avea loc evenimentul? Este timp suficient pentru
planificarea evenimentului? Momentul este bine ales pentru ca
grupul-Ńintă să poată participa la eveniment? Dacă este un
eveniment în aer liber, condiŃiile meteorologice sunt favorabile?
• Unde va avea loc evenimentul? Alegerea locaŃiei trebuie să Ńină
cont de cerinŃele de desfăşurare ale evenimentului, confortul
participanŃilor, accesibilitate şi costuri.
• Ce conŃine evenimentul? Acesta trebuie să satisfacă nevoile,
dorinŃele şi aşteptările publicului şi trebuie să conŃină răspunsurile
la toate celelalte întrebări de mai sus.
S. Schäfer-Mehdi consideră că din conŃinutul conceptului fac parte
următoarele elemente: grupul Ńintă, prilejul, momentul şi intervalul de
timp, destinaŃia şi locaŃia, obiectivele, ideea, bugetul şi mediul
comunicaŃional exterior56.
2.2.1. Grupul-Ńintă
În planificarea unui eveniment trebuie, în primul rând, să
determinăm care este grupul-Ńintă sau, altfel spus, să găsim răspunsul la
întrebarea: „Cine trebuie invitat la eveniment pentru a atinge obiectivele
comunicării?”. Succesul unui eveniment depinde de capacitatea
organizatorului de a-şi delimita foarte exact grupul Ńintă, deoarece pentru
atingerea scopului propus „nu bugetul este hotărâtor, ci comunicarea cu
participanŃii. Această focalizare orientează atenŃia spre ceea ce este într-
adevăr un eveniment. Nu este vorba nici de mărimea bugetului, nici de
numărul participanŃilor, nici de proporŃiile întreprinderii organizatorului,
ci doar de ceea ce trebuie transmis, cui şi cărui grup-Ńintă”57.
56
S.Schäfer-Mehdi, op. cit., pp. 55-63.
57
Ibidem, p. 10.
21
Aşa cum corect s-a evidenŃiat în literatura de specialitate,
omogenitatea unui grup-Ńintă este totdeauna relativă, aşadar la întrebări
de genul: „Cine, când şi cum se comportă?” şi „Ce program este
interesant pentru cine?”, răspunsul nu este niciodată simplu sau clar58.
Pentru o delimitare foarte exactă a publicului-Ńintă, trebuie să
stabilim în prealabil obiectivele comunicării. Pentru S. Schäfer-Mehdi
există patru misiuni clasice ale comunicării în cadrul unui eveniment:
informarea, emoŃionarea, motivarea şi activarea59.
În practică, aceste obiective nu pot fi stabilite separat, deoarece
efectul maxim nu se poate obŃine decât prin combinarea lor. Altfel spus,
„informaŃia pură se adresează doar raŃiunii. (...) EmoŃia pură poate
fascina participanŃii, fără a avea un efect direct, transformând
evenimentul într-o petrecere fără importanŃă practică. Fără dinamizare
nu veŃi atinge niciodată obiectivul evenimentului, iar fără motivaŃie
participanŃii dumneavoastră nu vor rezista până la sfârşitul
evenimentului”60.
De aceea, întotdeauna publicul potenŃial trebuie analizat din
perspectiva tuturor celor patru criterii:
• Ce informaŃii trebuie transmise?
În evaluarea gradului de informare, publicul nu trebuie subestimat,
dar nici supraestimat, de aceea trebuie aflat ce cunoştinŃe posedă deja şi
ce date trebuie să-i mai fie comunicate. De asemenea, trebuie să Ńinem
cont de faptul că informaŃiile prea multe şi prea amănunŃite pot avea un
„efect letal” asupra evenimentului61.
• Ce emoŃii trebuie să fie provocate?
EmoŃiile au efect mai profund şi mai îndelungat decât informaŃia
nudă, factuală. De aceea mesajul trebuie ancorat prin trăirea unui
eveniment62. Grupul Ńintă trebuie analizat din perspectiva emoŃiilor
pozitive şi negative, apoi trebuie stabilit ce fel de sentimente dorim să
58
Ibidem, p. 12.
59
Ibidem, p. 13.
60
Ibidem, p. 14.
61
Ibidem, p. 15.
62
Ibidem.
22
declanşăm: entuziasm, curiozitate, solidaritate, optimism, dorinŃă,
veselie etc. şi dacă acestea sunt adecvate obiectivelor comunicării63.
• Ce fel de motivaŃie trebuie obŃinută?
Nivelul motivaŃiei grupului-Ńintă trebuie analizat realist. „Pentru a
crea un entuziasm superficial şi de scurtă durată, există diverse mijloace
verificate de punere în scenă a unui eveniment: un catering bun, un show
costisitor, câteva efecte speciale”64. Putem obŃine o motivaŃie durabilă,
doar dacă mesajul transmis grupului-Ńintă este onest, iar evenimentul
verosimil şi adecvat împrejurărilor65.
• Ce reacŃie este aşteptată?
Obiectivele trebuie definite foarte clar, pentru că doar aşa pot fi
atinse. Ce reacŃie doriŃi să obŃineŃi de la participanŃi: să treziŃi interesul,
să fixaŃi amintirea sau să declanşaŃi acŃiunea?66.
În concluzie, pentru a ne defini corect grupul-Ńintă trebuie să
cunoaştem cine sunt participanŃii, cât de numeroşi sunt, de unde vin,
care sunt aşteptările lor, ce limbi vorbesc, cărei culturi sau cărui
domeniu de activitate aparŃin. Altfel spus, trebuie să stabilim profilul
publicului nostru, respectiv să obŃinem informaŃii legate de vârstă, sex,
educaŃie, venit, reşedinŃă etc.
2.2.2. Prilejul
Există ocazii primare şi temporare, de exemplu, un jubileu sau un
târg, şi ocazii secundare, precum lansarea unui produs, comunicarea unei
anumite teme, o demarare de proiect etc.67 „Ocazia cu care are loc un
eveniment este importantă, dar la fel de importante sunt obiectivele, care
eventual, derivă din această ocazie sau sunt rezultatul ei”68.
2.2.3. Momentul
Un element important este stabilirea momentului când va avea loc
evenimentul. Există un moment prielnic, o dată sau oră?
63
Ibidem.
64
Ibidem, p. 16.
65
Ibidem.
66
Ibidem, pp. 17-18.
67
Ibidem, p. 56.
68
Ibidem, p. 58.
23
Sfatul specialiştilor este extrem de banal: evenimentul trebuie
astfel planificat încât grupul-Ńintă să poată participa la el. Altfel spus,
trebuie Ńinut cont de faptul că numeroase motive şi probleme pot
împiedica o mare parte a publicului Ńintă să participe la un anumit
eveniment, cum ar fi, spre exemplu, zile de sărbătoare, perioade de
concediu69. În plus, trebuie să vă asiguraŃi că nicio altă organizaŃie nu
are planificat în aceeaşi zi un eveniment similar70. Pe lângă stabilirea
datei exacte a evenimentului, va trebui determinată şi durata acestuia. Şi
în acest scop specialiştii ne recomandă respectarea unei reguli extrem de
simplă: „Atât de lung cât este necesar şi atât de scurt pe cât se poate”,
deoarece timpul şi atenŃia sunt resurse preŃioase, ce trebuie folosit cât
mai eficient71. În plus, un organizator sau o persoană care elaborează
conceptul unui eveniment nu poate dispune pur şi simplu de timpul altor
persoane72.
2.2.4. LocaŃia
Potrivit specialiştilor, locul de desfăşurare al evenimentului are un
rol central în comunicare, fiind „mai mult decât un simplu înveliş pentru
o mulŃime definită de persoane”73. LocaŃia influenŃează în mod
considerabil caracterul şi ambianŃa evenimentului74.
„O destinaŃie atractivă transpune participanŃii într-o dispoziŃie
pozitivă. O locaŃie specială creează surpriză şi nerăbdare”75. Elementele
care ar trebui să ne ghideze în găsirea unei locaŃii adecvate se referă în
special la imagine, arhitectură, poziŃie, capacitate, dotări, cheltuieli,
disponibilitate şi siguranŃa. De cele mai multe ori însă, bugetul este cel
care restrânge foarte repede opŃiunile în ceea ce priveşte locaŃia, prin
eliminarea celor mult prea costisitoare.
69
Ibidem.
70
S. Passingham, Organising Local Events, The Directory of Social Change, London, 1993, p.
11.
71
72
Ibidem.
73
Ibidem, p. 60.
74
75
24
Studiile au evidenŃiat că locaŃia trebuie în primul rând să
îndeplinească o serie de condiŃii fundamentale legate de curăŃenie şi
facilităŃi, să fie uşor accesibilă şi surprinzătoare76.
2.2.5. Obiectivele
Prin intermediul evenimentelor putem atinge atât obiective
calitative, cât şi obiective cantitative. Din categoria obiectivelor
calitative fac parte: formarea conştiinŃei de sine, sensibilizarea şi
activarea, informarea şi comunicarea, comunicare privind produsul sau
organizaŃia, contactul cu grupul-Ńintă, sponsorizarea şi parteneriatul.
Dintre obiectivele cantitative enumerăm: creşterea profitului, câştigarea
de noi clienŃi, lichidarea de stoc, evoluŃia (creşterea cifrei de afaceri, a
cotei de piaŃă etc.), scăderea numărului de reclamaŃii77.
Spre exemplu, principalul obiectiv al TIFF rămâne promovarea
artei cinematografice prin prezentarea celor mai inovatoare şi
spectaculoase filme ale momentului care pun accent pe originalitate şi
libertatea de exprimare şi care se diferenŃiază prin limbajul
cinematografic unic sau se concentrează pe curentele actuale din cultura
noii generaŃii78.
Potrivit lui A. Gregory există opt imperative de care trebuie să
Ńinem cont în stabilirea obiectivelor:
• Alinierea la obiectivele organizaŃiei – dacă obiectivele
evenimentului nu se sprijină pe obiectivele organizaŃiei, eforturile
se vor risipi în tactici interesante, dar lipsite de importanŃă.
• Stabilirea obiectivelor de relaŃii publice – profesioniştii din
domeniul relaŃiilor publice trebuie să stabilească obiective ce pot fi
atinse prin intermediul relaŃiilor publice.
• Precizie şi detaliere – obiectivele trebuie să fie clare, adică să
specifice nu doar ce anume trebuie făcut, ci şi cine este
responsabil, când şi cum trebuie atins obiectivul.
76
77
S.Schäfer-Mehdi, op. cit., pp. 60-61.
78
Transilvania International Film Festival, Despre festival, disponibil la: http://tiff.ro/despre-
festival/1 (accesat în 24 noiembrie 2016).
25
• Obiective realizabile – este de preferat să stabiliŃi nişte obiective
modeste, pe care să le îndepliniŃi, decât nişte obiective îndrăzneŃe,
pe care nu veŃi reuşi să le atingeŃi.
• Cuantificare maximă - deşi nu toate obiectivele pot fi cuantificate
cu precizie, pentru majoritatea lor acest lucru este posibil.
Cuantificarea obiectivelor facilitează realizarea evaluării.
• Planificare temporală – dacă ştiŃi când trebuie să ajungeŃi la un
anumit rezultat, puteŃi să vă reglaŃi ritmul sau să apelaŃi la ajutor.
• Încadrarea în limitele bugetului – un bun organizator ştie exact cât
costă fiecare activitate şi derulează programe de monitorizare a
bugetului.
• Întocmirea listei de priorităŃi – priorităŃile trebuie stabilite şi
respectate riguros. Eforturile majore trebuie să fie concentrate pe
rezolvarea obiectivelor prioritare79.
Pentru stabilirea obiectivelor, specialiştii în domeniu80
recomandă utilizarea următorului criteriu, rezumat prin acronimul
SMART. Astfel, obiectivele trebuie să fie:
• Specifice: centrate pe îndeplinirea scopului evenimentului
• Măsurabile: exprimate într-un mod cuantificabil
• Accesibile:specifice celor care le realizează
• Realiste: în termenii organizării de evenimente se traduce prin a
avea resursele umane, financiare şi fizice pentru a duce obiectivele
la îndeplinire
• Încadrate în Timp: realizabile într-o anumită perioadă de timp.
Important este ca obiectivele să fie clar formulate, deoarece doar
astfel putem şti mai târziu dacă le-am îndeplinit şi vom putea evalua
succesul evenimentului81. Despre importanŃa definirii obiectivelor, ca o
„necesitate absolută pentru o planificare eficientă” vorbeşte şi B.
Dagenais, atrăgând atenŃia asupra faptului că evaluarea este extrem de
79
A. Gregory, Planificarea şi managementul campaniilor de relaŃii publice, Ed. Polirom,Iaşi,
2009, pp. 119-121.
80
81
26
dificilă atunci când „obiectivele au fost prost stabilite, nu sunt realiste
sau sunt chiar irealizabile”82.
2.2.6. Ideea
S. Schäfer-Mehdi susŃine că „în ideea unui eveniment sunt
prezente toate structurile referitoare la desfăşurarea de mai târziu a
acestuia, fără ca aceste structuri să fie precizate (conturate)”83.
Practicienii au constatat că „o idee bună este întotdeauna simplă”84.
Pentru aprecierea unei idei, S. Schäfer-Mehdi recomandă să aflăm
prin ce se deosebeşte acest eveniment de toate celelalte evenimente, de
cele pe care deja le-am realizat, de cele pe care întreprinderea sau
clientul le-a realizat anterior şi de altele la care am participat sau despre
care am obŃinut informaŃii. Chiar dacă este foarte dificil să găseşti tot
mereu idei originale, răspunsurile la aceste întrebări ar trebui să fie
pozitive85.
A. Gregory crede că fără idei măreŃe şi fără îndrăzneala de a „ieşi
din tipare”, se pot pierde oportunităŃi importante şi dă exemplul unui
restaurant cu preparate din peşte din Edinburgh care, pentru a atrage mai
mulŃi clienŃi pe perioada lunilor de iarnă, a avut ideea organizării unei
serii de cine memorabile, experienŃe unice până în acel moment în
ScoŃia: în ultima zi de luni a fiecărei luni, începând din septembrie şi
până în februarie, Scottish Opera a susŃinut spectacole de operă în
restaurantul respectiv. Rezultatele au fost peste aşteptări: peste 1000 de
persoane participând la serile de operă şi aducând restaurantului un
profit de aproape 10.000 de lire. Cine ar fi crezut că idee de a pune
alături opera şi peştele cu cartofi prăjiŃi avea să fie una de succes?86
2.2.7. Bugetul
În situaŃia în care există deja un buget prestabilit, trebuie Ńinut cont
de el încă din etapa concepŃiei, fiind suficient să vă limitaŃi ideea „la o
măsură realizabilă”87.
82
B. Dagenais, Campania de relaŃii publice, Ed. Polirom, Iaşi, 2003, p. 196.
83
84
Ibidem, p. 60.
85
Ibidem, p. 60.
86
A. Gregory, op. cit., p. 160.
87
27
2.3. Forma exterioară a conceptului
ConŃinutul conceptului trebuie prezentat clientului într-o anumită
formă. Specialiştii recomandă ca în structurarea formei conceptului să
fie luate în considerare următoarele puncte: situaŃie iniŃială, grup-Ńintă,
misiune (obiective), idee (Motto), strategie, transpunerea în practică,
derulare, buget şi copyright88.
Grupul-Ńintă, strategia şi derularea sunt opŃionale ca fragmente de
sine stătătoare, ele putând fi dezvoltate în cadrul altor secŃiuni.
SituaŃia iniŃială trebuie să descrie pe scurt circumstanŃele esenŃiale
care rezultă din briefing, respectiv răspunsurile la întrebările cine, cum,
unde, când, ce şi de ce. Scopul acestei secŃiuni este „fundamentarea ideii
şi a principiilor punerii în practică, precum şi lămurirea organizatorului
şi a factorului decizional”89.
Grupului-Ńintă trebuie să i se consacre o secŃiune specială în
prezentare doar dacă acesta este abordat dintr-o perspectivă importantă,
în caz contrar, este suficient ca acesta să fie menŃionat în secŃiunea
dedicată situaŃiei iniŃiale90.
O secŃiune specială trebuie să cuprindă descrierea misiunii şi a
obiectivelor, succesul sau insuccesul evenimentului urmând să fie
măsurat relativ la aceste formulări91. În descrierea misiunii organizatorul
evenimentului enunŃă în termeni generali sarcinile pe care îşi propune să
le îndeplinească. Aici trebuie definit scopul evenimentului, care sunt
principalii beneficiar şi grupurile de clienŃi, trebuie arătat în linii
generale natura evenimentului şi poate fi precizată care este contribuŃia
financiară a organizatorului92.
SemiMaratonul Sibiu (2016), spre exemplu, se declară „un
eveniment sportiv de strângere de fonduri pentru cauze din comunitatea
locală, organizat de Fundația Comunitară Sibiu. În tradiția Maratonului
88
Ibidem, p. 64.
89
Ibidem.
90
Ibidem.
91
Ibidem, p. 65.
92
28
de la Londra, cel mai mare eveniment de strângere de fonduri din lume,
combinăm bucuria de a alerga cu bucuria de a dărui”93.
Festivalul Ambasadelor (2016) este „o poartă către alte culturi, un
eveniment care va contribui la sporirea prestigiului şi atractivităŃii
capitalei României. Acest eveniment cultural, social, interactiv, cu
participarea mediului diplomatic şi a instituŃiilor publice, va aduce
Bucureştiului şi locuitorilor săi o componentă de interacŃiune, cunoaştere
şi, de ce nu, un mod de petrecere a timpului liber într-o atmosfera
relaxată”94.
Un alt exemplu este misiunea Festivalului InternaŃional de Film
Transilvania (TIFF): „Principalul obiectiv al TIFF rămâne promovarea
artei cinematografice prin prezentarea celor mai inovatoare şi
spectaculoase filme ale momentului care pun accent pe originalitate şi
libertatea de exprimare şi care se diferenŃiază prin limbajul
cinematografic unic sau se concentrează pe curentele actuale din cultura
noii generaŃii”95.
Odată stabilită, misiunea evenimentului reprezintă punctul de
plecare pentru definirea obiectivelor şi pentru alegerea strategiilor96.
Ideea trebuie să fie simplă şi descrisă scurt şi cuprinzător. Ea
trebuie să precizeze cum va fi îndeplinită misiunea97.
În cazul în care se optează pentru prezentarea strategiei într-o
secŃiune de sine stătătoare, aceasta trebuie să conŃină descrierea
strategiilor de comunicare ce vor fi utilizate pentru îndeplinirea misiunii
propuse şi pentru transpunerea în practică a ideii98.
Pentru identificarea strategiilor adecvate, unii autori recomandă
realizarea unei analize SWAT a mediului extern (reglementări legale,
factori economici, socio-culturali, tehnologici, demografici şi de mediu,
93
SemiMaraton Sibiu, Ce este SemiMaraton Sibiu?, disponibil la http://maratonsibiu.ro/concept-
semimaraton-sibiu/ (accesat în 24 noiembrie 2016).
94
Festivalul Ambasadelor, Misiune, disponibil la: http://www.festivalulambasadelor.ro/
misiune.html (accesat în 24 noiembrie 2016).
95
Transilvania International Film Festival, Despre festival, disponibil la: http://tiff.ro/despre-
festival/1 (accesat în 24 noiembrie 2016).
96
97
98
Ibidem.
29
competitori) şi intern (resurse fizice, financiare, informaŃionale şi
umane)99. Potrivit Bowdin et al. „strategiile trebuie să folosească
punctele tari, să minimizeze punctele slabe, să evite ameninŃările şi să
folosească avantajul oportunităŃilor identificate”100.
Printre strategiile cel mai des utilizate de managerii de evenimente
se numără:
• Strategia creşterii
Numeroşi manageri de evenimente acordă o mare importanŃă
dimensiunii evenimentului şi urmăresc întotdeauna ca evenimentul pe
cere îl organizează să fie mai amplu decât cel din ediŃia anterioară sau
mai mare decât alte evenimente similare. Creşterea unui eveniment se
poate manifesta prin obŃinerea unui profit mai mare, un număr mai mare
de participanŃi sau consumatori ori prin obŃinerea unei cote mai mari de
piaŃă. Dar, aşa cum au aflat deja unii organizatori de evenimente, „mai
mare” nu înseamnă neapărat „mai bine”: nu este necesar ca un
eveniment să fie mai amplu decât ediŃia anterioară, pentru ca
participanŃii să se simtă mai bine. Un eveniment poate fi mai bun decât
precedentul, dacă se pune accent pe calitatea activităŃilor, pe o
poziŃionare atentă şi pe îmbunătăŃirea planificării101.
• Strategia consolidării
Uneori este adecvat să utilizăm strategia consolidării, adică a
menŃinerii participării la un anumit nivel102.
• Strategia reducerii
În cazul anumitor evenimente poate fi utilizată această strategie,
care presupune realizarea unui eveniment la o scală mai mică, dar cu un
plus de valoare pe anumite părŃile componente103. Deşi este o strategie
defensivă, poate fi adecvată utilizarea ei în cazul unor condiŃii
economice nefavorabile sau a unor schimbări majore ale mediului socio-
cultural104.
99
100
Ibidem.
101
Ibidem, pp. 131-132.
102
Ibidem, p. 132.
103
Ibidem.
104
Ibidem.
30
Managerii de evenimente pot alege să utilizeze una dintre
strategiile amintite sau o combinaŃie a lor. Spre exemplu, pot decide să
renunŃe la anumite părŃi ale evenimentului, care nu mai corespund
aşteptărilor publicului Ńintă şi să amplifice alte părŃi.
În secŃiunea consacrată transpunerii în practică (sau a
măsurilor) trebuie descrişi şi vizualizaŃi „toŃi paşii, de la alcătuirea listei
invitaŃilor şi până la descrierea manifestaŃiilor de după eveniment
(follow-up), de la gradaŃia dramaturgică a programului de pe scenă şi
până la interacŃiunea trăită live”105. În acest scop, pot fi utilizate diverse
imagini: caricaturi, imagini video, modele realiste, animaŃii 3D etc.
Măsurile ce pot fi adoptate pentru transpunerea planului în practică
sunt foarte diverse, însă, de obicei, acestea privesc următoarele aspecte:
buget, marketing, administrare, punere în scenă, cercetare şi evaluare,
managementul riscului, sponsorizare, protecŃia mediului, transport,
merchandising, personal (plătit şi voluntar)106. Pentru fiecare dintre
aceste aspecte vor trebui stabilite obiective, planuri de acŃiune şi grafice,
persoane responsabile cu aducerea la îndeplinire a fiecărei măsuri,
monitorizare şi control, precum şi alocarea corespunzătoare a resurselor
financiare, umane sau de altă natură.
Deoarece numeroase evenimente sunt organizate în mod regulat -
anual, bianual sau chiar o dată la patru ani, cum este cazul marilor
competiŃii sportive – pot fi foarte utile „planurile permanente” care
stabilesc politici, regulamente sau proceduri standard. Acestea au
avantajul că reduc timpul luării deciziilor şi asigură egalitate de
tratament pentru situaŃiile similare107.
Abordarea derulării evenimentului poate fi făcută, în cele mai
multe cazuri, în cadrul secŃiunii referitoare la transpunerea în practică,
însă, în cazul evenimentelor cu o durată de mai multe zile, se recomandă
întocmirea unui plan al derulării cronologice, care să conŃină părŃile
componente ale manifestaŃiei108.
105
106
107
Ibidem.
108
31
Bugetul alocat organizării unui eveniment este extrem de
constrângător: „nu vă este de folos nici cea mai bună idee, dacă
realizarea ei este de două ori mai costisitoare decât prevăd finanŃele”109.
Din fericire, însă, „transpunerea în practică a ideilor geniale nu este
legată în mod necesar de cheltuieli mari”110, dar acest lucru nu ne
scuteşte de un calcul al bugetului cât se poate de realist şi detaliat.
Ultima secŃiune în cadrul unui concept este dedicată menŃiunilor
referitoare la copyright (dreptul de autor), a precizării drepturilor şi
obligaŃiilor fiecăreia dintre părŃi.
Pentru a transforma ideea în concept, trebuie examinate cantitativ
şi calitativ separat toate aceste secŃiuni. În funcŃie de tipul de eveniment,
trebuie verificate: disponibilitatea locaŃiei, costuri, oferte pentru
serviciile externalizate, disponibilitatea voluntarilor, posibilitatea unor
sponsorizări, probleme legate de infrastructură, disponibilitatea
publicului etc.
2.4. Prezentarea conceptului

Prezentarea conceptului se realizează verbal, într-o manieră
concisă şi presupune rezumarea într-un interval de 30-60 de minute a
rezultatelor obŃinute pe parcursul mai multor săptămâni de lucru.
Prezentarea trebuie să fie riguroasă, consideră B. Dagenais,
deoarece nu este suficient să prezentăm rezultatele cercetării, ci trebuie
să explicăm motivele deciziilor luate111. Astfel, poate fi util să
menŃionăm inclusiv elementele respinse, pentru a arăta că singura
modalitatea de realizare a evenimentului este cea propusă. Spre
exemplu, se poate argumenta de ce locaŃia propusă pentru desfăşurarea
evenimentului este cea mai convenabilă variantă şi de ce alte posibile
locaŃii nu sunt o alegere potrivită.
Fiind vorba despre un contact interpersonal, unde impresia lăsată
interlocutorilor este deosebit de importantă, o atenŃie deosebită trebuie
acordată Ńinutei, dicŃiei şi controlului emoŃiilor112.
109
Ibidem.
110
Ibidem.
111
B. Dagenais, op. cit., p. 330.
112
Ibidem.
32
Uneori, poate fi utilă o repetiŃie a prezentării: cine va vorbi,
prezentarea va fi făcută stând în picioare sau şezând, se va realiza doar o
prezentare în scris sau va conŃine şi vizualizări: diapozitive, imagini
video, diagrame în Power Point etc.
După prezentarea şi acceptarea conceptului, va începe planificarea
şi desfăşurarea propriu-zisă a evenimentului. Partea cea mai dificilă, de
altfel, deoarece, aşa cum corect subliniază B. Dagenais, „atâta vreme cât
evenimentul ce trebuie organizat nu a avut loc (...) rămân o mulŃime de
posibilităŃi ca propunerile conŃinute de plan să fie prost transpuse în
practică”113.
113
Ibidem, p. 331.
33
Capitolul 3 Creativitatea în design-ul de evenimente
Potrivit autorilor Steve Brown şi J.A. James design-ul de

evenimente se referă la crearea şi dezvoltarea conceptului unui
eveniment în scopul maximizării impactul pozitiv asupra spectatorilor
sau participanŃilor şi este esenŃial pentru succesul unui eveniment114.
„Valorile centrale” ale evenimentului asigură punctul de pornire:
de ce este organizat şi pentru cine, ce conŃine şi care sunt rezultatele
urmărite, însă creativitatea şi unicitatea sunt indispensabile în design-ul
de evenimente.
Atunci când vorbim, însă, despre organizarea evenimentelor
trebuie să Ńinem cont de faptul că ambalăm şi administrăm „experienŃe”,
aşa că apare, justificat, întrebarea dacă putem construi sau proiecta
experienŃe ori trăiri. Putem atrage publicul, îl putem determina să
acŃioneze într-un anumit fel, îl putem stimula, însă nu putem garanta sau
prevedea ceea ce fiecare individ va experimenta cognitiv şi emoŃional.
Altfel spus, designerii de evenimente nu pot anticipa cu certitudine ce
semnificaŃii va ataşa publicul evenimentului trăit115.
Creativitatea este esenŃială în design-ul de evenimente. Dar ce este
creativitatea?
O definiŃie simplă, propusă de D. Getz spune că aceasta este
„procesul mental de generare de noi idei sau concepte”116. Un alt autor
defineşte creativitatea ca fiind „inspiraŃia de a privi ceva într-un mod
nou şi unic”117. AlŃi autori sunt mai sceptici şi pretind că „probabil nu
vom ști niciodată ce înseamnă creativitatea”, deşi aceasta „se defineşte
prin noutate sau prin puterea de a fantaza, de a imagina lucruri şi fiinŃe
care nu există niciunde”118. Acelaşi autor alege calea „negativă” de
definire a conceptului şi propune drept criteriu de „relevare” a
creativităŃii identificarea opusului ei: creativitatea este tot ceea ce nu este
114
S.J. Brown, J.A. James, Event design and management: ritual sacrifice? în Ian Yeoman,
Martin Robertson, Jane Ali-Knight, Siobhan, 2004, apud. D. Getz, op. cit., p. 208.
115
116
Ibidem.
117
T. R. Cory, Brainstorming. Techniques for New Ideeas. New York: iUniverse. Inc.,2003, p. 6.
118
S. Preda, Introducere în creativitatea publicitara, Ed. Polirom, Iaşi, 2011, p. 56.
34
banal, kitsch, tern, incapabil de a trezi „măcar o singură şi măruntă
reacŃie emoŃională”119.
Deoarece unele persoane par mai creative decât altele, capabile să
vină mereu cu idei proaspete sau concepte inovative, în mod justificat
unii autori se întreabă dacă poate fi învăŃată creativitatea120. Răspunsul
este pozitiv, creativitatea poate fi învăŃată, cel puŃin până la un anumit
nivel. Dacă mediul de învăŃare este orientat în această direcŃie, elevii de
toate nivelele pot învăŃa să devină mai creativi: pot face asocieri noi
între idei, să descopere noi probleme sau oportunităŃi în anumite cazuri
date şi să ducă cercetarea spre un nivel care să le asigure dobândirea de
noi cunoştinŃe121.
O idee asemănătoare reiese şi din cartea lui S. Schäfer-Mehdi, care
susŃine că aptitudinile de care dispun oamenii creativi pot fi antrenate şi
încurajate prin diferite metode, specifice creativităŃii122. S. Schäfer-
Mehdi enumeră printre aptitudinile oamenilor creativi: gândirea fluentă
sau capacitatea de a furniza cât mai multe soluŃii pentru o problemă,
flexibilitatea sau aptitudinea de a analiza un lucru din mai multe
perspective, originalitatea sau puterea de a genera idei neobişnuite,
surprinzătoare, elaborarea/perfecŃionarea sau capacitatea de a se
concentra asupra unui lucru, asupra unei probleme şi de a persevera,
sensibilitate în faŃa problemelor sau înzestrarea cu o conştiinŃă de sine
critică şi fantezie sau imaginaŃie. Însă, dincolo de aceste aptitudini, fără
cunoştinŃe ştiinŃifice, exerciŃiu şi experienŃă, nu există nicio performanŃă
creativă123.
Pentru antrenarea sau încurajarea acestor aptitudini, autorul citat
propune utilizarea mai multor metode. Astfel, pentru stimularea
„gândirii fluente”, adică pentru furnizarea mai multor soluŃii, se
recomandă metode precum brainstormingul, caseta morfologică sau
mind-mapping-ul (sau „harta minŃii”). Pentru încurajarea „originalităŃii”
119
Ibidem.
120
121
Ibidem, p. 211.
122
123
Ibidem.
35
şi generarea ideilor deosebite sau neobişnuite este potrivită metoda
Osborn124.
3.1. Brainstormingul
Această metodă este utilă pentru generarea în cel mai scurt timp a
cât mai multor idei posibile, pentru a creşte eficacitatea creativităŃii sau
pentru a găsi soluŃii la probleme125. Această metodă funcŃionează
eficient dacă sunt respectate câteva reguli centrale126. Desfăşurarea în
grup a procesului ajută nu numai cantitativ, ci şi calitativ, blocajele fiind
astfel mult mai uşor de depăşit.
C. Wilson consideră că cele mai importante reguli care trebuie
respectate atunci când aplică metoda brainstormingului sunt:
• Selectarea unui grup de trei până la zece persoane. Acestea trebuie
alese cu grijă şi, de preferat, ar fi să aibă o pregătire diferită.
Diversitatea participanŃilor este recomandată în cazul
brainstormingului, însă la fel de importantă este şi coeziunea
grupului.
• O formulare cât mai clară a sarcinii, problemei sau temei duce la
obŃinerea unor rezultate clare.
• ParticipanŃii trebuie să genereze cât mai multe idei sau soluŃii, fără
a fi criticaŃi şi fără a se încerca limitarea tipului sau numărului
ideilor. Această etapă, denumită şi faza „divergentă”, este cea în
care se încearcă obŃinerea a cât mai multor idei, fără niciun fel de
cenzură.
• Discutarea, criticarea şi ierarhizarea ideilor este ultima etapă,
denumită şi faza „convergentă” . Acum sunt sortate ideile obŃinute
şi este selectată cea cu cea mai bună aplicabilitate127.
Simplitatea aparentă a acestor reguli ne poate conduce în mod
greşit la presupunerea că este uşor să aplici această metodă şi că oricine
poate face cu succes acest lucru128. Specialiştii recomandă ca, pentru
124
Ibidem, p. 75.
125
C. Wilson, Brainstorming and Beyond: A User-Cenetred Design Method, Oxford: Elsevier,
2013, p. 2.
126
127
C. Wilson, op. cit., pp. 2-3.
128
Ibidem, p. 4.
36
rolul de moderator, să fie desemnată o persoană cu experienŃă în
conducerea sesiunilor de brainstorming sau a focus-grupurilor, care
poate intui dinamica grupului şi care nu se teme să sancŃioneze abaterile
de la reguli. Pentru ca sesiunea de brainstorming să se desfăşoare fără
întreruperi nedorite, se recomandă alegerea unei încăperi confortabile,
de preferat diferită de cea în care se desfăşoară în mod obişnuit
şedinŃele, unde să existe un flipchart sau un avizier pe care să poată fi
marcate ideile. Deoarece orice întrerupere blochează generarea de noi
idei şi perturbă concentrarea, participanŃilor nu trebuie să li se permită să
vorbească la telefon, să-şi verifice e-mailuri-le sau să şuşotească între
ei129.
Cantitatea şi nu calitatea este urmărită în primul rând prin această
metodă, iar orice limitare a fluxului ideilor este contrară intenŃiilor
brainstormingului.
Directorul de publicitate Alex Osborn este creditat cu dezvoltarea
procedurilor brainstormingului organizaŃional, el utilizând termenul de
„sesiune de brainstorming”, la mijlocul anilor '50, pentru a descrie
metoda sa de generare de soluŃii pentru probleme130.
3.2. Caseta morfologică
Caseta morfologică, o altă metodă de stimulare a creativităŃii, este
utilă pentru evaluarea, selectarea şi combinarea mai multor idei sau
opinii. Într-un tabel sunt formulate, în coloana din stânga, întrebările sau
sarcinile. În dreptul fiecărei întrebări, pe orizontală, sunt trecute
posibilele soluŃii, aşa cum sunt ele generate liber în fluxul creativ. La
final pot fi remarcate, dintr-o privire, tot felul de combinaŃii posibile şi
astfel pot fi urmărite una sau mai multe soluŃii131 .
IDEEA
OBIECTIVELE
LOCAłIA
MOMENTUL
PROGRAMUL
129
Ibidem, p. 10.
130
Ibidem, p. 3.
131
37
ARTISTIC
CATERING
DEPLASARE
Fig. 3.1. Caseta morfologică
3.3. Mind mapping-ul

Această metodă generatoare de idei are la bază „teoria conform
căreia combinarea a două deprinderi cerebrale (combinarea dintre
imagini şi cuvinte, de pildă) îŃi sporeşte capacitatea de gândire”132.
Acelaşi întrebări sau sarcini formulate în caseta morfologică pot fi
organizate şi sub forma unei „hărŃi a minŃii”.
GRUPUL
łINTĂ
PROMOVARE PRILEJUL
BUGET IDEEA MOMENTUL
CATERING LOCAłIA
OBIECTIVELE
Fig. 3.2. Mind-mapping
3.4. Metoda Osborn

132
S. Preda, op. cit., p. 52.
38
Directorul de publicitate Alex Osborn nu a elaborat doar metoda
brainstormingului, ci în 1963 a dezvoltat şi o altă tehnică pentru
stimularea creativităŃii, tehnică ce îi poartă numele133. El a propus o listă
de verificare care, mai târziu, în 1971, a fost preluată de Bob Eberle şi
rezumată prin acronimul SCAMPER. Fiecare literă reprezintă un cuvânt
cheie, ce stimulează producŃia de idei134.
• S – substituire
• C – combinare
• A – adaptare
• M – modificare, mărire, micşorare
• P – „put in otheruse” (utilizate altfel)
• E - eliminare
• R - rearanjare
• S – substituire
MulŃi creativi obişnuiesc să-şi asume, în joacă, o altă identitate
pentru a găsi un nou impuls de originalitate135. În cazul evenimentelor
putem înlocui discursurile lungi şi plictisitoare cu scene de teatru
captivante sau cu un colaj de imagini video136.
• C – combinare
În publicitate „provoci imaginaŃia combinând”137, dar
evenimentele, de fapt, întotdeauna combină informaŃii cu emoŃii,
conŃinuturi cu divertisment. Se pot face însă combinaŃii şi între diferite
mijloace de comunicare sau între teme mai puŃin atractive şi programe
entuziasmante138.
• A – adaptare
Când nu ai nicio idee, poŃi încerca să le adaptezi pe cele existente
deja: spre exemplu, bufetul poate fi organizat sub formă de natură
133
134
K.S. Meador, Creative Thinking and Problem Solving for Young Learners, Colorado:
Greenwood Publishing Group, 1997, p. 5.
135
136
137
138
39
moartă sau o reprezentaŃie a unei piese de teatru se poate desfăşura în
culise, iar o conferinŃă poate avea loc pe scena teatrului139.
• M – modificare, mărire, micşorare
PoŃi încerca să modifici dimensiunile sau proporŃiile, forma sau
funcŃia. În cazul evenimentelor se pot construi culise supradimensionate
ori folosind un decor adecvat se poate crea impresia că participanŃii sunt
nişte uriaşi140.
• P – „put in other use” (utilizate altfel)
Exemplul clasic pentru această tehnică sunt bileŃelele de tip Post-
It, inventate atunci când se căuta un nou material de lipit. Deşi rezultatul
cercetării a fost unul negativ, deoarece lipitura nu era durabilă, aplicarea
soluŃiei de lipit pe bileŃele galbene, a căror valoare de utilizare constă
tocmai în a nu se lipi foarte tare, a fost o idee bună141. Pentru a găsi o
altă utilizare trebuie să încercaŃi să schimbaŃi contextul ideii, astfel încât
aceasta să dobândească o nouă semnificaŃie. Apoi, contextul poate fi
schimbat succesiv. Această strategie creativă are în primul rând
avantajul că atrage atenŃia, lucru esenŃial în comunicare. Iar cel mai
simplu mod de a atrage cuiva atenŃia este să îl intrigi, să îl provoci, să îl
surprinzi cu ceva neaşteptat142.
În materie de evenimente, poŃi crea această stare de intrigare prin
utilizarea unei biserici ca locaŃie pentru o gală sau prin dotarea
participanŃilor cu trotinete pentru a se deplasa pe suprafaŃa de teren
destinată evenimentului143.
• E – eliminare
Aşa cum s-a observat în domeniul publicităŃii, „uneori, obiectele se
întâmplă să fie mai puternice prin absenŃă, să se impună prin opusul
lor”144. Până unde putem merge cu eliminarea unor elemente? Totul
depinde aici de „gestionarea celorlalte detalii, de regia întregului, de
miza mesajului şi de calitatea publicului-Ńintă”145.
139
Ibidem, p. 81.
140
Ibidem, p. 82.
141
Ibidem, p. 81.
142
143
144
145
Ibidem, p. 111.
40
• R - rearanjare
ÎncercaŃi să nu mai respectaŃi convenŃiile şi să rearanjaŃi
desfăşurarea obişnuită a programului evenimentului. Spre exemplu, la
un eveniment de lansare a unui nou model de automobil, participanŃii
pot fi invitaŃi mai întâi să experimenteze noile modele şi să povestească
experienŃa trăită la drive test, în loc să li se prezinte de la început
avantajele şi inovaŃiile, iar abia apoi să li se dea voie să le testeze146.
3.5. Procesul creativ în organizarea evenimentelor

Aşa cum arată S. Schäfer-Mehdi, domeniul de activitate al
organizatorilor de evenimente „cuprinde o arie foarte largă: teatru şi
muzică, film şi mijloace de comunicare, arhitectură şi design, turism şi
geografie, catering şi logistică... ştiinŃa organizării întreprinderii şi
marketingul făcând şi ele parte, alături de alte discipline, din acest vast
domeniu”147.
Elaborarea unui concept de eveniment este un proces creativ, care
se desfăşoară de parcursul mai multor etape: solicitarea, colectarea
informaŃiilor, meditaŃia, inspiraŃia sau ideea, prima evaluare a ideii,
elaborarea şi evaluarea curentă148.
• Solicitarea
Prima etapă constă în solicitarea sau comanda de a veni cu un
concept pentru un eveniment, spre exemplu: un concept pentru o
conferinŃă sau pentru o manifestaŃie în scopul creşterii motivării
angajaŃilor ori pentru realizarea unui stand în cadrul unui târg.
• Colectarea informaŃiilor
Organizatorul obŃine primele informaŃii importante în cadrul
briefing-ului, dar acestea trebuie ulterior trebuie completate cu date
privind profilul publicului-Ńintă, referinŃe despre artişti, locaŃii
disponibile etc. Trebuie să vă adânciŃi în cercetarea contextului şi să vă
„jucaŃi” cu informaŃiile149.
• MeditaŃia
146
147
Ibidem, p. 70.
148
Ibidem, p. 73.
149
B.L. Drewniany, A.J. Jewler, Strategia creativă în publicitate, Polirom, Iaşi, 2009, p. 149.
41
Ceea ce s-a putut face raŃional până acum s-a făcut. Aşa cum spune
S. Schäfer-Mehdi, nimeni şi nimic nu vă poate ajuta în această fază a
meditaŃiei „creative”, deoarece este o etapă a procesului care se
desfăşoară în subconştient150. DetaşaŃi-vă de acest proces. FaceŃi ceva ce
vă relaxează: o plimbare, o baie, mergeŃi la un film sau la un concert.
• InspiraŃia
Dacă i se permite creierului să se relaxeze, după ce a fost încărcat
cu informaŃii, va apărea o idee151. RevelaŃia, iluminarea, ideea apar cu
totul pe neaşteptate. Se poate întâmpla oriunde şi oricând, aşa că trebuie
să fiŃi pregătiŃi să notaŃi ideea atunci când apare. Adesea ideile sunt
generate mai uşor în cadrul echipelor, întrucât aici procesul creativ poate
fi împărŃit între mai multe persoane. Grupurile trebuie alcătuite în aşa fel
încât să întrunească oameni cu caractere şi calităŃi cât mai diferite152.
• Prima evaluare a ideii
Specialiştii recomandă ca, pe măsură ce se adună ideile, acestea să
fie puse într-un plic sau într-un dosar şi lăsate acolo o perioadă de timp,
deoarece, dacă le evaluăm prea devreme, s-ar putea să nu facem cea mai
bună alegere153. Pentru că ne putem ataşa foarte tare de ideile noastre şi
putem ignora potenŃialele probleme ale acestora, este indicat să le
prezentăm şi altora154. În domeniul organizării evenimentelor, colegii
sunt cei care testează ideea şi conceptul în prima etapă critică, apoi
acestora li se adaugă clientul, care acceptă sau respinge schiŃa ideii. La
final, se află publicul, a cărui reacŃie decide succesul evenimentului155.
• Elaborarea
În procesul creativ inspiraŃia şi generarea ideilor reprezintă doar
10%. Restul de 90% înseamnă „elaborare, formulare exactă, studiere,
vizualizare, calculare, cuprindere în forma unui concept şi, evident,
realizare”156, pentru că, aşa cum corect observă S. Preda, „nimic nu
150
151
B.L. Drewniany, A.J. Jewler, op. cit., p. 150.
152
153
B.L. Drewniany, A.J. Jewler, op. cit., p. 150.
154
Ibidem.
155
156
Ibidem, p. 84.
42
poate înlocui materializarea ideii, munca şi mulŃimea variantelor care
despart orice proiect de finalizarea lui”157.
• Evaluarea curentă
Aşa cum subliniază S. Schäfer-Mehdi, evaluarea permanentă face
parte din procesul creativ. În cadrul acesteia, autocritica este foarte
importantă pentru că nimeni nu-şi poate deranja prietenii sau colegii
pentru fiecare formulare sau idee158.
Pentru evaluare nu trebuie să aşteptaŃi până la prezentarea finală.
PurtaŃi discuŃii cu privire la idee şi la elaborarea acesteia şi poate fi de
ajutor planificarea unei probe generale, cu suficient de mult timp înainte
de prezentarea finală, pentru a face eventualele modificări sau rectificări.
Altfel spus, evaluarea nu trebuie văzută ca o formă de cenzură, care
intervine la finalul procesului creativ, ci trebuie înŃeleasă ca făcând parte
din acest proces159.
157
158
159
Ibidem, p. 85.
43
Capitolul 4 Planificarea evenimentului
4.1. ImportanŃa planificării evenimentului

Planificarea este esenŃială pentru a te asigura că detaliile
semnificative nu sunt trecute cu vederea, chiar dacă, uneori, pot părea
lipsite de importanŃă160 şi trebuie începută din timp, în funcŃie de
amploarea evenimentului.
Şi Anne Gregory evidenŃiază importanŃa planificării, identificând
mai multe „motive serioase” în favoarea acesteia:
• Concentrează eforturile: o planificare riguroasă exclude eforturile
inutile şi ajută organizatorul să se concentreze asupra priorităŃilor,
lucrând eficient şi ordonat.
• ÎmbunătăŃeşte eficienŃa: îndeplinirea obiectivelor planificate se
traduce într-o utilizare eficientă a resurselor financiare şi de timp,
efortul nefiind disipat în îndatoriri de importanŃă redusă. Altfel
spus, „lucrul la obiectivele planificate descoperă Ńintele care
trebuie atinse, conferă un sentiment de împlinire atunci când
acestea sunt atinse şi stabileşte criterii de evaluare concrete”161.
• Încurajează perspectivele pe termen lung: planificarea presupune o
perspectivă mai largă, respectiv evaluarea rezultatelor anterioare,
conceperea unui program structurat, întâmpinarea nevoilor
prezente, dar şi viitoare.
• Minimalizează eşecurile neprevăzute: o planificare atentă
presupune luarea în considerarea a mai multor scenarii şi alegerea
celui mai potrivit.
• Aplanează conflictele: planificarea ajută la confruntarea
dificultăŃilor şi găsirea soluŃiilor.
• Încurajează proactivitatea: planificarea presupune luarea unor
decizii legate de ceea ce urmează să se întâmple, adică ce acŃiuni
urmează să fie desfăşurate, ce mesaje vor fi transmise şi când162.
160
D. Newsom, J. Vanslyke Turk, D. Kruckeberg, Totul despre Relații Publice. Ed. Polirom,
Iași, 2003, p. 514.
161
162
Ibidem, pp. 54-56.
44
B. Dagenais crede că „rolul de bază al specialistului în relaŃii
publice Ńine de nivelul planificării. Este vorba de analizarea informaŃiilor
culese, în special, de serviciul de marketing, interpretarea acestora,
punerea în relaŃie a datelor matematice ale comerŃului cu cele socio-
economice, precum şi de prevederea evoluŃiei comportamentului
clienŃilor. Pentru specialistul în relaŃii publice, a planifica înseamnă a
integra activităŃile de comunicare într-un ansamblu mai mare, precum şi
a sincroniza priorităŃile activităŃii sale cu cele ale organizaŃiei”163.
Potrivit lui K.M. Hearit, în planificarea evenimentelor speciale,
trebuie urmărite mai multe aspecte importante164. În primul rând,
evenimentul nu trebuie gândit izolat, ci trebuie să facă parte dintr-un
plan mai amplu de relaŃii publice şi să respecte tehnicile tradiŃionale de
relaŃii publice: cercetare, planificare, stabilirea bugetului, implementare
şi evaluare. În plus, evenimentul trebuie promovat în mod adecvat, astfel
încât să stârnească interesul jurnaliştilor şi al publicului.
Chiar dacă este utilă cunoaşterea şi utilizarea practicilor standarde
de relaŃii publice, organizarea evenimentelor prezintă o serie de
particularităŃi, care solicită activităŃi specifice de planificare165,
Deşi este necesară în toate activităŃile de relaŃii publice, atenŃia
pentru detalii este critică în domeniul organizării evenimentelor,
succesul acestora depinzând în mare măsură de abilitatea de Ńine cont şi
de cele mai mici detalii.
Potrivit lui K.M. Hearit, în planificarea evenimentului trebuie să
Ńină cont de următoarele aspecte:
1. Data şi locul;
2. Semnalizarea locului, transport, recepŃie, bannere si alte materiale
promoŃionale care să reprezinte imaginea organizaŃiei;
3. Problema biletelor;
4. Scena, echipament audio-vizual, microfoane, lumini, alte echipamente
(garduri, corturi, cabine, mese, generatoare portabile);
5. Alegerea mâncării şi a băuturii, a programului de divertisment;
6. Managementul riscului;
163
164
165
45
7. Măsuri de securitate (atât pentru a nu permite accesul persoanelor
nedorite sau activiştilor care ar putea întrerupe evenimentul, cât şi pentru
securitatea participanŃilor).166
Aşa cum corect precizează S. Schäfer-Mehdi, toate evenimentele
sunt, de fapt, nişte proiecte, ce pot fi organizate cu succes cu ajutorul
managementului de proiect167. Indiferent cât de complexe sau ample
sunt, ele pot fi bine organizate dacă proiectul este împărŃit în paşi mici şi
expliciŃi. Aceeaşi opinie este împărtăşită şi de A. Gregory, care
consideră că secretul unei planificări reuşite constă în împărŃirea
activităŃilor în secvenŃe uşor de coordonat168.
Punctul de plecare în planificarea evenimentului trebuie să-l
constituie conceptul evenimentului. În concept sunt descrise şi
enumerate toate elementele, precum participanŃi, program, locaŃie,
punere în scenă, buget, promovare169.
4.2. Calendarul evenimentului

Fiecare pas trebuie aşezat într-o ordine cronologică. Cel mai
potrivit instrument este realizarea unui calendar al activităŃilor. Aşa cum
arată B. Dagenais, calendarul stabileşte etapele de acŃiune şi datele la
care acestea trebuie executate170. Trebuie alcătuit în aşa fel încât să ne
ofere o perspectivă generală asupra tuturor activităŃilor şi sarcinilor171.
În lipsa unei ordonări cronologice a activităŃilor, riscăm să facem
unele lucruri în grabă, să ne apucăm prea târziu de unele activităŃi, ceea ce
va necesita un surplus de efort şi, uneori, de costuri, pentru a le putea duce
la îndeplinire, ori putem omite anumite aspecte importante. Având însă un
calendar al activităŃilor vom respecta etapele şi vom avea la dispoziŃie
suficient timp pentru a gestiona şi eventualele situaŃii neprevăzute.
166
Ibidem.
167
168
169
170
171
Ibidem.
46
Potrivit lui B. Dagenais calendarul trebuie să stabilească o listă a
activităŃilor ce urmează să fie realizate şi, pentru fiecare dintre ele, va
propune termene stricte de îndeplinire172.
Calendarul poate avea diferite forme, dar cel mai des utilizate sunt
următoarele:
• Un tabel cu rubrici pentru sarcinile ce urmează să fie îndeplinite,
numele persoanelor responsabile, termenul şi data finalizării
activităŃii.
SARCINI RESPONSABILI TERMENE DATA

FINALIZĂRII
Fig. 4.1. calendarul evenimentului

• Diagrama Gantt are forma unei matrice cu două axe: una orizontală
care indică perioada de timp necesară executării fiecărei activităŃi,
cu datele de începere şi finalizare, şi una verticală pe care sunt
indicate sarcinile ce urmează să fie îndeplinite. Această diagramă
poate fi realizată pe o foaie de hârtie, cu un program de calculator
din pachetul Microsoft Office, cum sunt Word sau Excel, sau cu un
program specific managementului de proiect, cum este, de
exemplu, Microsoft Project.
iunie iulie august septembrie octombrie

săptămâna 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
activităţi
Contactarea
sponsorilor
Afiş: concepere
producţie
distribuţie
Rezervarea sălii
Contactarea
jurnaliştilor
Campania
publicitară
Pregătirea
172
Ibidem.
47
chestionarului
Aplicarea
chestionarului
Fig. 4.2. Diagrama Gantt
Legat de stabilirea termenelor se execuŃie pentru diferitele

activităŃi, specialiştii recomandă ca acestea să fie fixate „atât de
devreme, încât în intervalul de timp planificat să poată fi obŃinute
mulŃumitor rezultatele propuse şi întreprinse modificările care se
dovedesc necesare”173.
Un aspect important asupra căruia se atrage atenŃia în literatura de
specialitate este stabilirea priorităŃilor, deoarece nu toate sarcinile şi
termenele din cadrul unui proiect sunt la fel de importante şi de urgente.
Pentru a realiza o ierarhizare a punctelor din plan în funcŃie de
importanŃă este necesară puŃină experienŃă174.
Pentru cei mai puŃin experimentaŃi poate fi utilă clasificarea în
priorităŃi utilizând o scală (de la 1 la 5 sau probleme de importanŃă
redusă, mijlocie sau mare) ori recurgerea la „matricea lui Eisenhower”,
cunoscută şi ca „principiul de prioritizare al lui Eisenhower”. Potrivit
acestui principiu, termenele şi sarcinile se pot reduce la două categorii:
„importante” şi „urgente”, precum şi la negaŃiile acestora „neimportant”
şi „care mai poate fi amânat”. Pornind de la acest principiu, se
construieşte o matrice simplă, având pe o axă activităŃile „importante” şi
„neimportante”, iar pe cealaltă axă „urgenŃele” şi activităŃile „non-
urgente”.
173
174
Ibidem, p. 146.
48
important şi urgent, dar
urgent neimportant
important, nici
dar nu important,
urgent nici urgent
Fig. 4.3. Matricea lui Eisenhower
Important de reŃinut
inut este că această matrice nu trebuie privită static
pentru tot parcursul evenimentului, deoarece categoriile de sarcini şi
termene se modifică pe măsură ce acesta se desfăşoară,, iar o activitate
care nu era urgentă la început, devine urgentă o dată ce ne apropiem de
finalul planificării175.
4.3. Lista de verificare

Tot pentru eficientizarea planificării evenimentului se recomandă
înregistrarea termenelor şi sarcinilor într
într-oo listă de verificare (checklist).
(
În acest scop pot fi utilizate programe sspeciale peciale pentru
managementul proiectelor sau programe de calculator din pachetul
Microsoftt Office, cum sunt Excel sau funcŃia tabelară de a Word, care
dispun de posibilitatea sortării automate. Aceste programe au avantajul
că pot realiza o reordonare cronol
cronologica
ogica a listei de verificare atunci când
suntintroduse noi sarcini şi termene la finalul tabelului176.
De cele mai multe ori, organizatorii de evenimente folosesc un
model-cadru
cadru pentru lista de verificare ((checklist), ), aşa că se poate
175
Ibidem.
176
S.Schäfer-Mehdi, op. cit.,., p. 147.
49
întâmpla ca anumite rubrici din listă să fie irelevante pentru un anumit
tip de eveniment, caz în care este suficient ca în dreptul acelei rubrici să
se tragă linie177.
Potrivit S. Passingham, în realizarea unei liste de verificare pentru
un eveniment trebuie Ńinut cont de următoarele intervale de timp pentru
principalele sarcini ale proiectului:
• Luarea deciziei cu privire la tipul de eveniment şi a datei de
desfăşurare – cu 9-12 luni înainte
• Realizarea organigramei – cu cel puŃin 9 luni înainte
• Căutarea sponsorilor - cu 9-12 luni înainte sau chiar mai devreme
în cazul evenimentelor ample
• AnunŃarea autorităŃilor locale pentru obŃinerea unor informaŃii utile
sau obŃinerea unei finanŃări - cu 6-12 luni înainte
• Rezervarea locaŃiei - cu 6-12 luni înainte
• Rezervarea principalelor prestaŃii artistice (head-liners) - cu 9-12
luni înainte (pentru momentele mai puŃin importante rezervarea se
poate face cu 6 luni înainte)
• ÎnştiinŃarea Centrelor de InformaŃii Turistice, publicaŃiilor
referitoare la evenimente - cu 6-12 luni înainte
• Verificarea disponibilităŃii echipamentelor de sunet şi lumini sau a
infrastructurii dacă evenimentul este organizat outdoor cu 6-9 luni
înainte şi rezervarea acestora de îndată ce vei afla că astfel de
echipamente sunt necesare
• Trimiterea unui comunicat de presă imediat după ce au fost
stabilite data şi locul de desfăşurare
• Rezervări pentru furnizorii de alimente, directorii de hotel, arbitrii,
alŃi furnizori de servicii, în funcŃie de tipul de eveniment - cu 6-9
luni înainte
• Căutarea voluntarilor - cu 3-4 luni înainte
• Deschiderea unui cont - cu 2-3 luni înainte
• Comandarea materialelor publicitare cu 3 luni în avans,
distribuirea lor cu 6-8 săptămâni înainte (dacă vor fi postate mai
177
S. Passingham, op. cit., p. 54.
50
devreme, afişele vor fi acoperite de altele, iar oamenii uită că le-au
văzut)
• Pregătirea documentaŃiei necesară pentru obŃinerea de
avize/autorizaŃii - cu 3-4 luni înainte
• Declararea evenimentului la primăriile municipale, orăşeneşti sau
comunale, la unităŃile de jandarmi competente teritorial etc. mai
ales în situaŃia în care evenimentul va afecta traficul în zonă – 3-4
săptămâni înainte
• Stabilirea unei şedinŃe finale cu 1 săptămână înainte
• O întâlnire cu maestrul de ceremonii/plasatori etc. cu 3-5 zile
înainte178.
Checklist organizare eveniment

Eveniment
Tip de eveniment
Data de începere
Timp necesar pentru amenajare
RepetiŃie generală
Ora de acces/începere
Sponsori şi parteneri
Partenerii evenimentului
Sponsorii evenimentului
178
S. Passingham, op. cit., p. 54.
51
Aplicare grant
InvitaŃi
Modul de invitare
Realizarea invitaŃilor
Trimiterea invitaŃilor
Data-limită pentru confirmarea participării
Întocmirea listei/înregistrarea participanŃilor
ReferenŃi
InvitaŃi speciali
Prezentator
SpaŃiu
InspecŃia locaŃiei
Amenajare mobilier
Echipamente tehnice
Proiector
Ecran
Flipchart
Sistem de sonorizare
Microfoane
InstalaŃie traducere simultană
Cameră video
Materiale
Mape
Materiale de prezentare
Chestionar pentru evaluare
Instrumente de scris
Hârtie pentru flipchart
Ecusoane
Suporturi nume
Alte dotări
Pupitru pentru conferenŃiar
DecoraŃiuni florale
Cadouri
Catering
Pauze de cafea
Băuturi în timpul evenimentului
Dejun
Fig. 4.4. Checklist organizare evenimente
4.4. Contactarea prestatatorilor de servicii

Specialiştii în relaŃii publice trebuie să cunoască cei mai buni
furnizori specializaŃi într-un anumit domeniu de activitate179.
L. Toader identifică zece furnizori necesari oricărui specialist în
relaŃii publice:
4.4.1. Închirierea locaŃiei
179
L. Toader, op. cit., p. 135.
52
Indiferent dacă este vorba despre organizarea unui training, a unei
conferinŃe sau unei petreceri interne, alegerea locaŃiei este o etapă
importantă. Acumulând experienŃă în organizarea evenimentelor,
specialistul în relaŃii publice va ajunge să cunoască toate locaŃiile
existente în zona în care îşi desfăşoară activitatea, cu toate avantajele şi
dezavantajele lor. De obicei, clientul este cel care decide locaŃia
evenimentului, însă organizatorul este cel care propune variantele de
locaŃie şi trebuie să ştie cum să-şi argumenteze propunerile180.
O tendinŃă tot mai vizibilă în ultimii ani este preferarea unor locaŃii
mai neconvenŃionale, precum cafenele, terase sau săli de teatru, pentru
organizarea unor evenimente de tipul conferinŃelor, seminariilor etc., în
detrimentul sălilor obişnuite de conferinŃe.
4.4.2. Furnizorii de echipamente tehnice
L. Toader recomandă ca echipamentele tehnice să fie închiriate de
la firme specializate în furnizarea de echipamente profesioniste şi să nu
fie luate „la pachet” cu locaŃia, deoarece „un furnizor serios de
echipamente tehnice va fi prezent în locaŃie la ora menŃionată de tine, va
instala echipamentele, va sincroniza aparatele, va face repetiŃii şi, foarte
important, te va asista pe toată durata evenimentelor”181.
Chiar dacă, aparent, folosirea aparaturii tehnice pe care o pune la
dispoziŃie proprietarul locaŃiei, poate părea o soluŃie avantajoasă din
punct de vedere financiar, de cele mai multe ori calitatea acestor
echipamente nu este cea mai bună, iar asistenŃa tehnică poate lipsi182.
4.4.3. Firma de catering
Alegerea furnizorului de catering este foarte importantă, deoarece
invitaŃii reŃin, adesea, dacă mâncarea a fost sau nu la înălŃimea
aşteptărilor. Serviciul de catering poate fi asigurat de aceeaşi firmă care
închiriază şi sala în care va avea loc evenimentul sau se poate apela la un
alt furnizor de astfel de servicii183.
O firmă profesionistă de catering trebuie să ofere consultanŃă în
legătură cu meniul care poate fi transportat sau pregătit într-un alt loc, să
180
Ibidem.
181
Ibidem, p. 137.
182
Ibidem.
183
Ibidem, p. 138.
53
dispună de mijloace de transport adecvate şi să asigure ambalaje de
unică folosinŃă, atunci când este cazul184.
4.4.4. Fotograful
Indiferent că este vorba despre evenimente externe sau interne,
fotograful nu poate lipsi de la un eveniment de relaŃii publice. Rolul său
este de a surprinde cele mai importante momente, secvenŃe ce vor fi,
ulterior, trimise presei au celorlalŃi participanŃi185.
4.4.5. AgenŃia de monitorizare a presei
L. Toader observă că agenŃiile de monitorizare a presei ocupă un
rol din ce în ce mai important, numeroase agenŃii de relaŃii publice
alegând să beneficiind de serviciile acestora, atât pentru monitorizarea
zilnică a presei, cât şi pentru identificarea acoperirii media în cazul unor
activităŃi punctuale186. Prin urmare, contractele cu astfel de agenŃii sunt
realizate, de regulă, pentru perioade îndelungate de timp. O agenŃie de
monitorizare serioasă dispune de aparatura necesară pentru
monitorizarea tuturor mijloacelor de comunicare şi elaborează rapoarte
şi analize pentru clienŃii săi.
4.4.6. Producătorul de materiale promoŃionale
În majoritatea organizaŃiilor, specialistul în relaŃii publice se ocupă
de producŃia materialelor de promovare187. De aceea, el trebuie să
transmită furnizorului informaŃiile legate de cantitate, culori, format
sigle, dimensiuni etc. şi să obŃină din partea acestuia preŃuri şi termene
de realizare convenabile.
4.4.7. Furnizorul de aranjamente florale
Aranjamentele florale care decorează locaŃia trebuie să
impresioneze invitaŃii şi să se armonizeze cu tema evenimentului. De
aceea este recomandat să se încheie parteneriate cu florării profesioniste,
ai căror specialişti pot recomanda aranjamente florale ale căror
dimensiuni, aspect şi culori să se potrivească cel mai bine specificului
evenimentului188.
184
Ibidem.
185
Ibidem.
186
Ibidem, p. 139.
187
Ibidem, p. 140.
188
Ibidem.
54
4.4.8. Entertaiment-ul
În cadrul numeroaselor tipuri de evenimente se recurge la
momente de entertainment sau divertisment. Important este ca momentul
să fie bine ales şi adecvat temei evenimentului. Un furnizor de astfel de
servicii poate să pună la dispoziŃie materiale care descriu momentele
artistice ce urmează să fie susŃinute în cadrul evenimentului, astfel încât
să nu apară situaŃii neplăcute generate de necunoaşterea serviciilor
oferite189.
4.4.9. OrganizaŃii studenŃeşti
Un parteneriat cu o organizaŃie studenŃească activă este benefic
pentru ambele părŃi: organizaŃia beneficiază de entuziasmul şi dorinŃa de
implicare a studenŃilor în organizarea de evenimente şi are posibilitatea
de a selecta tineri pe care să îi angajeze ulterior, iar studenŃii au
oportunitatea de a învăŃa, de a dobândi experienŃă şi de a realiza stagii de
internship, plătit sau neplătit, în cadrul organizaŃiei190.
4.4.10. Cameramanul de evenimente
La orice eveniment se poate apela la serviciile unui cameraman
specializat, care poate filma şi monta imaginile în funcŃie de dorinŃele
clientului, pentru a putea fi folosite atât pentru presă, cât şi pentru a fi
postate pe internet191.
4.5. Redactarea şi transmiterea invitaŃiilor

L. Toader defineşte invitaŃia drept „un document oficial, folosit
pentru invitarea diferitelor categorii de public (inclusiv a jurnaliştilor) la
diferite evenimente”192. Rolul invitaŃiei, consideră Ş. Prutianu este acela
de „a face cunoscut evenimentul cu public, într-un cerc mai mult sau mai
puŃin restrâns, dar închis; a transmite atitudinea şi sentimentele gazdei
sau organizatorului faŃă de persoanele invitate; a transmite rugămintea
de a participa la eveniment; a conferi dreptul (nu obligaŃia, pentru că nu
este o convocare) de acces în perimetrul sau în incinta în care se
desfăşoară evenimentul; a se constitui într-o carte de vizită onorantă
189
Ibidem, p. 141.
190
Ibidem, p. 142.
191
Ibidem, p. 143.
192
Ibidem, p. 86.
55
pentru gazdă sau organizator şi de a fi material promoŃional şi «cârlig»
în favoarea gazdei şi a evenimentului respectiv”193.
L. Toader distinge între mai multe tipuri de invitaŃii, după
structură, rol, materialul din care sunt realizate şi modul de trimitere194.
Dar, consideră autoarea citată, indiferent de tipul acesteia, invitaŃia
trebuie să cuprindă informaŃii referitoare la: tema evenimentului, data,
locul de desfăşurare şi participanŃi. Şi alŃi autori consideră că, pe lângă
faptul că trebuie să stârnească interesul şi să suscite imaginaŃia, o
invitaŃie trebuie în primul rând să comunice obiectivele şi intenŃiile
evenimentului195. Altfel spus, orice invitaŃie trebuie să conŃină
răspunsurile la întrebările „cine”, „ce”, „când”, „unde” şi „cum”196:
• Cine? Răspunsul la această întrebare trebuie să ne aducă lămuriri
cu privire la identitatea şi calitatea organizatorului evenimentului,
dar şi cu privire la identitatea şi calitatea participanŃilor.
• Ce? Răspunsul la această întrebare oferă informaŃii despre tipul
evenimentului la care este aşteptat destinatarul invitaŃiei.
• Când? În invitaŃie trebuie specificat momentul desfăşurării
evenimentului: data şi ora. Dacă evenimentul este planificat pe
parcursul mai multor zile, invitaŃia trebuie însoŃită de un program
detaliat al manifestării, iar dacă evenimentul se desfăşoară
dimineaŃa sau peste zi, trebuie să se indice fie durata, fie ora la care
se va încheia.
• Unde? InvitaŃia trebuie să precizeze adresa exactă, dar şi alte
repere de orientare sau indicaŃii legate de locurile de parcare.
• Cum? În funcŃie de tipul de eveniment, în invitaŃie pot fi incluse
informaŃii legate de desfăşurarea acestuia (program, temă, indicaŃii
legate de Ńinută etc.)
L. Toader distinge invitaŃia clasică şi cea de reamintire197.
193
Ş. Prutianu, Manual de comunicare şi negociere în afaceri. Comunicare, Polirom, Iaşi, 2000,
p. 308.
194
195
196
E. Graur, Tehnici de comunicare, Ed. Mediamira, Cluj-Napoca, 2001, pp. 92-93.
197
56
a) InvitaŃia clasică – utilizată pentru anunŃarea şi invitarea participanŃilor
la un eveniment, care se realizează în următoarele variante: tipărită,
electronică şi oficială (instituŃională).
b) InvitaŃia de reamintire – folosită în cazul festivalurilor, târgurilor,
concursurilor. Pentru a atrage cât mai mulŃi participanŃi sunt folosite 2-3
astfel de invitaŃii, ceea ce îi conferă un caracter mai „agresiv”. Pentru a
economisi timp şi resurse materiale, acest tip de invitaŃie este realizată
doar în variantă electronică198.
4.5.1. InvitaŃia tipărită
Aceasta este varianta cea mai elegantă a unei invitaŃii, ce
presupune o grafică specială şi este tipărită la tipografie. Este utilizată la
evenimente mondene, evenimente aniversare deosebite, dar şi pentru
orice alt tip de eveniment ce se doreşte să se evidenŃieze prin rafinament.
Crearea unei invitaŃii este „o muncă ce necesită timp şi resurse”,
necesitând efortul a patru persoane: un copywriter, pentru textul
invitaŃiei, un Art Director, pentru layout, un specialist DTP, care
pregăteşte invitaŃia pentru tipar şi un Client Service, specialistul în relaŃii
publice sau organizatorul evenimentului199.
L. Toader explică traseul pe care îl parcurge invitaŃia de la
comanda fermă a clientului până în momentul când ultima variantă este
acceptată de către acesta, evidenŃiind mai multe etape.
La primirea comenzii de realizare a unei invitaŃii creative,
specialistul în relaŃii publice pregăteşte un brief de creaŃie, în care sunt
menŃionate toate solicitările clientului. Brief-ul este trimis Art
Directorului care, după un anumit interval de timp, propune 2-3 variante
de grafică pentru invitaŃie. Variantele de grafică sunt trimise clientului
pentru aprobare. Clientul va aproba, cu sau fără modificări, varianta care
i se pare cea mai potrivită. Specialistul în relaŃii publice trimite grafica
aprobată, alături de brief-ul pentru text Copywriter-ului, care, la rândul
său, elaborează mai multe variante de text. După ce se obŃine aprobarea
clientului şi pentru text, vine rândul specialistului DPT să pregătească
invitaŃia pentru tipar200.
198
Ibidem.
199
Ibidem, p. 87.
200
Ibidem, pp. 88-89.
57
4.5.2. InvitaŃia electronică
Este o variantă a invitaŃiei tipărite, care este trimisă prin
intermediul poştei electronice, iar în unele cazuri, pentru a elimina unele
costuri, chiar înlocuieşte invitaŃia tipărită. Când se optează pentru
ambele tipuri de invitaŃii, varianta electronică nu este altceva decât
transformarea celei tipărite în format jpg. Când se realizează doar
invitaŃie electronică, modul de lucru este acelaşi ca şi în cazul celei
tipărite201.
4.5.3. InvitaŃia oficială sau instituŃională
Este structurată clasic, neavând nimic creativ, redactată în termeni
oficiali şi, de regulă, realizată sub forma unui document Word, pentru a
putea fi trimisă, eventual, şi prin fax. Este varianta utilizată pentru
invitarea oficialităŃilor să participe la un eveniment202.
Dincolo de aceste abordări teoretice, practicienii observă că tot mai
rar invitaŃia la evenimente este o hârtie cu un text tipărit. Poate fi
înlocuită cu succes de o cărămidă în cazul unui eveniment din domeniul
construcŃiilor sau renovărilor, de un ghiveci de flori pentru un eveniment
de mediu, de o mascotă în cazul unui eveniment sportiv, de un coş de
fructe sau de un balon cu heliu203. Realizarea invitaŃiei pentru un
eveniment este un bun prilej pentru manifestarea creativităŃii şi
originalităŃii.
Trimiterea invitaŃiilor se poate realiza în una din următoarele
variante: prin poştă sau curierat, prin e-mail sau prin fax. În funcŃie de
tipul de eveniment, se poate opta pentru trimiterea invitaŃiei în toate cele
trei modalităŃi, pentru a se asigura că, cel puŃin una dintre variante, va
ajunge să fie citită de invitat, însă unii specialişti consideră această
practică excesivă204. De regulă, însă, invitaŃiile tipărite sunt trimise prin
poştă sau curierat, cele electronice via e-mail, iar cele instituŃionale prin
201
Ibidem, pp. 89-90.
202
Ibidem, p. 90.
203
AsociaŃia pentru RelaŃii Comunitare, Evenimente speciale. Ghidul organizatorului, Cluj-
Napoca, 2004.
204
L. Toader, op. cit., pp. 101-102.
58
fax. L. Toader consideră că, indiferent de modalitatea de trimitere
aleasă, un element important îl constituie personalizarea invitaŃiei205.
Un alt aspect important este legat de momentul optim pentru
trimiterea invitaŃiilor, deoarece dacă sunt trimise cu prea mult timp
înainte ca evenimentul să aibă loc, invitaŃii pot uita de el, iar dacă sunt
trimise prea târziu, invitaŃii se pot afla în situaŃia de a refuza
participarea, fiindcă şi-au asumat alte angajamente.
L. Toader recomandă trimiterea invitaŃiilor la evenimentele de
presă cu 5-7 zile înainte de eveniment, iar în cazul evenimentelor mai
ample cu 10-14 zile înainte206.
De asemenea, autoarea menŃionată recomandă ca, în cazul
trimiterii invitaŃiilor în plic, să se folosească plicuri inscripŃionate cu
sigla evenimentului, iar pentru scrierea adresei destinatarului să se
pregătească etichete tipărite la imprimantă207.
4.6. Confirmarea participării la un eveniment

Pentru a putea realiza listele cu participanŃi cu mare acurateŃe, este
necesară obŃinerea unei confirmări a participării la eveniment. De aceea,
se recomandă ca, în invitaŃie, să se indice un număr de telefon, o
persoană de contact şi o dată limită până la care să poată fi confirmată
participarea. Pot fi utilizate atât formula clasică „Vă rugăm să confirmaŃi
participarea dvs. până la data ... la...”, cât şi formula scurtă, considerată
mai diplomatică208, „RSVP nume, telefon”, formulă obŃinută prin
abrevierea expresiei franceze „Respondez sil vous plait”209. Confirmarea
poate fi obŃinută însă şi telefonic, prin e-mail sau prin intermediul social
media. În ultimul timp, notează L. Toader, chiar a devenit o practică
uzuală obŃinerea confirmării prin social media210. Spre deosebire de
solicitarea telefonică a confirmării, care este percepută, uneori, ca fiind
extrem de invazivă sau chiar neprofesionistă, confirmarea prin social
205
Ibidem, p. 102.
206
Ibidem, p. 102.
207
Ibidem, p. 102.
208
E. Graur, op. cit., p. 93.
209
Ş. Prutianu, op. cit., p. 309.
210
59
media „presupune existenŃa unei reŃele şi a unei relaŃii între invitat şi
PR-ist”211. Confirmarea prin intermediul social media are însă neajunsul
că este foarte nesigură, de aceea în practică este preferată confirmarea
telefonică. În urma contactării telefonice se obŃin răspunsuri referitoare
la primirea invitaŃiei şi la intenŃia de a participa la eveniment. În funcŃie
de confirmările obŃinute se vor realiza listele de participanŃi, ce vor fi
utilizate la întâmpinarea invitaŃiilor212.
211
Ibidem, p. 114.
212
Ibidem, p. 116.
60
Capitolul 5 Comunicarea evenimentului
5.1. Tehnici şi mijloace de comunicare

Bowdin et al. recomandă ca, atunci când propunem o strategie de
comunicare a evenimentului, să luăm în considerare:
1. mesajele planificate (comunicate de presă, publicitate, pagină web
etc.)
2. mesajele neplanificate (impresiile pozitive sau negative, acoperirea
media, reclamaŃii sau plângeri)
3. mesajele legate de produse (program, preŃuri)
4. mesaje legate de servicii (contactul cu echipa sau voluntarii
evenimentului)213.
Autori, precum B. Dagenais, consideră că pentru o bună
comunicare a evenimentului nu trebuie să căutăm să utilizăm un anumit
număr de tehnici sau mijloace de comunicare, ci trebuie să găsim acele
instrumente adecvate atingerii acestui obiectiv214.
Astfel, va trebui să alegem între cele trei tehnici fundamentale:
comunicarea de masă, comunicarea personalizată sau comunicarea
internă. Comunicarea de masă vizează un public numeros, nediferenŃiat,
comunicarea personalizată se adresează unui public-Ńintă bine definit, iar
comunicarea internă se adresează publicului intern al organizaŃiei215.
Principalele tipuri de comunicare utilizate în cazul evenimentelor
sunt: publicitatea, relaŃiile publice, promoŃiile şi comunicarea
personalizată.
Publicitatea se referă la orice formă de promovare a
evenimentului plătită de organizaŃie. Canalele utilizate pentru
publicitate sunt radioul, televiziunea, ziare, reviste, internet, publicitate
outdoor (panouri stradale, mijloace de transport, panouri special
amenajate în ascensoare sau toalete publice). Pentru multe evenimente
costurile publicităŃii prin mainstream media (televiziune, radio, ziare)
213
214
215
Ibidem.
61
sunt foarte ridicate, aşa că se preferă încheierea unor parteneriate
media216.
Pe lângă faptul că presupune o informaŃie plătită şi controlată,
publicitatea prezintă şi avantajul repetiŃiei. Astfel, susŃine B. Dagenais,
„putem vedea acelaşi mesaj difuzat de zeci de ori într-o perioadă de timp
dată, mai scurtă sau mai lungă, în funcŃie de care strategie – intensivă
sau extensivă – a fost preferată”217.
Prin utilizarea relaŃiilor publice se urmăreşte atragerea atenŃiei
mass-media şi a publicului organizaŃiei. Spre deosebire de publicitatea
comercială, relaŃiile publice încearcă să obŃină spaŃiu gratuit în presă şi
includ activităŃi necomerciale218. AcŃiunile realizate de specialiştii în
relaŃii publice pot îmbrăca diverse forme, însă cel mai des utilizate în
comunicarea evenimentelor sunt: comunicatele de presă şi conferinŃele
de presă.
În cazul evenimentelor pot fi utilizate atât comunicatul-invitaŃie
adresat presei, care este chemată să asiste la eveniment, cât şi
comunicatul-ştire, „trimis cu câteva săptămâni înainte de eveniment,
pentru a favoriza apariŃia de ştiri în presa scrisă şi la televiziune ori
radio, despre respectivul subiect219.
B. Dagenais subliniază următoarele avantajele pe care le oferă
comunicatul de presă:
• UşurinŃă şi rapiditate în ceea ce priveşte conceperea acestuia;
• Eficacitate în sensul atingerii unui număr de mare de instituŃii de
presă;
• Instrument ce nu implică costuri financiare;
• Transmiterea de informaŃii exacte;
• Un bun control al informaŃiei;
• O sursă de documentare pentru jurnalist220.
Un comunicat de presă bine scris, care oferă informaŃii interesante
va fi preluat de jurnalişti, însă publicarea acestuia în presă nu ne permite
216
217
218
219
Ibidem, p. 260.
220
Ibidem.
62
să cunoaştem exact numărul celor care l-au văzut sau ce cred cei care l-
au citit221.
ConferinŃa de presă reprezintă ea însăşi un eveniment222. Prin
participarea la o conferinŃă de presă, jurnaliştii au posibilitatea să
adreseze întrebări organizatorilor şi să se documenteze mai amănunŃit cu
privire la subiect. Dezavantajul constă în faptul că jurnaliştii trebuie să-şi
părăsească redacŃiile pentru a participa la conferinŃă, iar dacă subiectul
nu justifică deplasarea, jurnaliştii aleg să nu se prezinte223.
PromoŃiile reprezintă acele activităŃi prin care se oferă anumite
reduceri, în scopul creşterii numărului de bilete vândute sau a numărului
de participanŃi224. Se pot oferi reduceri de preŃ în cazul achiziŃionării de
bilete cu mai multe luni înaintea datei evenimentului (Early Bird Ticket)
sau se pot aplica reduceri pentru grupuri mai mari de persoane.
Comunicarea personalizată se referă la comunicarea directă cu
participanŃii prin e-mail, telefon sau social media şi poate fi asimilată
„comunicării de proximitate”, distanŃa dintre organizaŃie şi publicul-Ńintă
fiind redusă la minimum225.
Poate fi realizat în situaŃia în care organizatorul are o bază de date
cu participanŃii la ediŃiile anterioare ale evenimentului. În cazul utilizării
e-mail-ului, comunicarea ante-eveniment se poate referi la invitaŃii
importanŃi care participă, imagini cu locaŃia, noutăŃi, detalii despre
eveniment, vânzarea de bilete. În timpul evenimentul pot fi trimise
interviuri cu participanŃi, invitaŃi, parteneri, imagini, videoclipuri, iar
post-eveniment prin intermediul e-mail-ului se pot transmite mulŃumiri,
rezumate cu cele mai importante momente, imagini cu participanŃii sau
videoclipuri, chestionare pentru feedback ori invitaŃii de a urmări şi
social media pentru a afla informaŃii despre evenimentele viitoare.
5.2. Alegerea mijloacelor de comunicare
221
Ibidem, p. 261.
222
Ibidem.
223
Ibidem.
224
225
63
Această etapă presupune alegerea acelei combinaŃii de tehnici şi
mijloace prin care vom comunica cel mai eficient cu publicul–Ńintă al
evenimentului. Trăsăturile publicului Ńintă şi tipul de eveniment
influenŃează alegerea tehnicii. Tehnicile trebuie alese şi în funcŃie de
bugetul disponibil: televiziunea este scumpă, panourile de afişaj
presupun şi ele o investiŃie importantă, dar relaŃiile publice sunt la
îndemâna tuturor226.
Pentru a elabora strategia media şi a alege cele mai bune suporturi
publicitare pentru comunicarea evenimentului ar trebui, potrivit lui B.
Dagenais, să Ńinem cont de mai multe criterii, printre care:
• Mărimea publicului vizat – pentru a ajunge la publicul dorit,
trebuie să utilizăm canalele mediatice pe care acesta le preferă.
• Principalele pieŃe – ca să alegem instituŃia de presă care acoperă
cel mai bine piaŃa publicului nostru, trebuie să cunoaştem unde
locuieşte acesta: în centrul oraşului, la periferie, la Ńară, într-o
regiune cu un anumit specific etc.
• Constrângerile bugetare – alegerea canalelor media este influenŃată
de bugetul disponibil. Chiar dacă, spre exemplu, televiziunea este
mijlocul cel mai adecvat prin care putem ajunge la publicul-Ńintă,
dacă nu avem resursele financiare necesare, va trebui să alegem alt
canal mediatic.
• Acoperirea şi frecvenŃa – există produse mediatice care ating,
simultan, publicuri uriaşe, după cum sunt mijloace care ajung la un
număr mai redus de persoane. Persoanele care sunt fidele anumitor
emisiuni, pot recepta de mai multe ori acelaşi mesaj, Ńinta fiind
atinsă, astfel, în mod repetat. Prin urmare, acoperirea se referă la
numărul de persoane diferite care pot fi atinse de canalul mediatic
dat, iar frecvenŃa este dată de numărul de mesaje transmise către şi
receptate de fiecare individ.
• Concentrarea – este recomandabil să ne concentrăm efortul asupra
unui canal mediatic principal, indiferent că este vorba despre
226
Ibidem, p. 276.
64
televiziune sau panouri de afişaj, completând strategia media cu
încă unul sau două canale mediatice secundare227.
Atunci când căutăm canalul mediatic cel mai potrivit pentru
publicul nostru, trebuie să reŃinem că există patru mari familii de mass-
media tradiŃionale (presa scrisă, radioul, televiziunea, afişajul), la care se
adaugă o serie de mijloace de informare netradiŃionale.
Atunci când organizăm un eveniment dedicat publicului larg,
comunicarea trebuie să se realizeze atât înainte şi după, cât şi pe
parcursul evenimentului. Noile media permit organizatorilor să se afle în
permanenŃă în contact cu publicul-Ńintă, aşa că ar trebui profitat la
maximum de avantajele acestora, cum ar fi, spre exemplu postarea unor
fotografii de la eveniment pe pagina de Facebook sau realizarea unei
aplicaŃii pe mobil dedicată evenimentului.
5.2.1. Presa scrisă

Atunci când vorbim despre presa scrisă ne referim la publicaŃii
cotidiene, săptămânale, lunare, trimestriale etc., la ziare şi reviste, plătite
sau gratuite, adresate unui public larg sau, dimpotrivă, unui public
specializat, cu acoperire naŃională, regională sau locală. Indiferent de
tipul acestora, publicaŃiile oferă spaŃii publicitare, care trebuie plătite, şi
spaŃii editoriale, la care accesul gratuit poate fi obŃinut în urma
activităŃilor de relaŃii publice228.
Pentru identificarea avantajelor şi dezavantajelor utilizării acestui
canal mediatic, este benefică împărŃirea publicaŃiilor în ziare şi reviste.
Potrivit lui B. Dagenais, printre principalele avantaje ale ziarelor se
numără:
• Flexibilitatea temporară: cotidienele sunt disponibile zilnic, spre
deosebire de reviste, care au o frecvenŃă de apariŃie mult mai
redusă.
• Flexibilitate spaŃială: nu sunt limitate spaŃial, aşa cum se întâmplă
în cazul programelor radio sau TV, care au segmente orare fixe. În
227
228
Ibidem, p. 277.
65
plus, ziarele pot suplimenta numărul de pagini pentru a acoperi
toate informaŃiile relevante.
• Flexibilitate din perspectiva costurilor: costul realizării unui anunŃ
este relativ scăzut, ceea ce înseamnă că anunŃul ar putea fi înlocuit
cu altul nou în fiecare zi, lucru greu de realizat în cazul
televiziunii, spre exemplu, unde costul ridicat al producerii unui
spot publicitar este compensat prin difuzarea sa în mod repetat.
• Flexibilitate editorială: în paginile unui ziar întâlnim rubrici
diverse, care oferă posibilitatea înscrierii unui mesaj într-un
context editorial adecvat, astfel încât acesta să fie receptat de un
grup-Ńintă bine definit.
• Flexibilitate geografică: în principiu, ficare cotidian acoperă o
anumită zonă geografică, prin urmare mesajul poate fi adaptat în
funcŃie de zona în care dorim să ajungem.
• Public atent: spre deosebire de media audio-vizuală, care poate fi
urmărită în timp ce facem altceva, presa scrisă are nevoie de toată
atenŃia cititorilor. Mai mult, publicaŃiile tipărite rămân la dispoziŃia
cititorilor, aceşti având posibilitatea să le recitească sau să le
păstreze. Principalul inconvenient îl reprezintă faptul că publicul
presei scrise este din ce în ce mai restrâns.
• Efect vizual: publicaŃiile permit prezentarea imaginilor. Efectul
vizual este foarte puternic, iar imaginile sunt mai uşor
memorate229.
Revistele au, potrivit lui B. Dagenais, la rândul lor, o serie de
avantaje, precum:
• Un public-Ńintă mai bine determinat: revistele se adresează, de
regulă, unui public bine definit, care manifestă interes faŃă de
domeniul respectiv, ceea ce permite direcŃionarea mesajului către
acele segmente direct vizate de eveniment.
• Calitate sporită: revistele au o calitate grafică superioară ziarelor.
• InformaŃie de profunzime: spre deosebire de ziare, care tratează
evenimentele curente, revistele au articole mai complexe şi mai
profunde, pentru elaborarea cărora poate fi alocat un timp mai
229
Ibidem, p. 278-279.
66
lung, necesar pentru verificarea surselor şi o mai bună
contextualizare a informaŃiilor.
• Durată de viaŃă mai lungă: de cele mai multe ori, cititorul nu
epuizează publicaŃia la prima lectură şi poate reveni asupra
anumitor informaŃii. În plus, pe lângă faptul că o revistă poate fi
păstrată până la apariŃia numărului următor, trebuie menŃionat aici
şi că multe persoane obişnuiesc să le colecŃioneze pe o anumită
perioadă de timp. Prin urmare, revistele ajung şi la un public
secundar.
• Public cu educaŃie superioară: cititorii revistelor sunt, în general,
mai tineri şi posedă o educaŃie superioară, de aceea revistele
prezintă avantajul că ajung la liderii de opinie, adică la persoane
influente din diferite medii sociale, care pot lărgi aria de difuzare a
mesajelor230. Acest lucru este important, deoarece, aşa cum
subliniază autorul citat, în aceste cazuri „credibilitatea mesajului
este întărită de credibilitatea oferită de persoana care îl prezintă, îl
explică sau îl recomandă celorlalŃi membri din grupul său”231.
5.2.2. Radioul
Specific acestui mijloc de comunicare este omniprezenŃa şi faptul
că publicul dezvoltă o anumită fidelitate faŃă de un post de radio
preferat232.
Printre avantajele radioului, C. Coman enumeră:
• Public-Ńintă bine definit: în general, în localităŃile în care există
mai multe posturi de radio, fiecare se adresează unui segment de
public bine definit.
• Receptare rapidă: condiŃiile tehnice specifice permit transmiterea
mesajelor cu mare viteză. Radioul acoperă evenimentele
concomitent cu desfăşurarea lor.
• Ubicuitate: radioul poate fi ascultat în cele mai diverse momente
ale zilei, în cele mai diverse locuri şi în timp ce desfăşurăm cele
230
Ibidem, p. 279-280.
231
C. Coman, RelaŃiile publice şi mass-media, Ed. Polirom, Iaşi, 2004, p. 69.
232
67
mai diverse activităŃi. Sau altfel spus, „semnalul radio ajunge la
Ńintă şi pe vreme urâtă, şi pe timp frumos, în casă, dar şi în maşină,
în magazin sau la restaurant, aproape peste tot”233. În plus, radioul
transmite 24 de ore din 24, mesajele putând ajunge la diverse
categorii de public, ziua şi noaptea234.
5.2.3. Televiziunea
Televiziunea reprezintă un mijloc de comunicare cu largă
acoperire, complet şi puternic, care asociază imaginea, sunetul,
mişcarea, textul şi muzica235. C. Coman identifică următoarele avantaje
ale televiziunii:
• Impactul social de amploare: în fiecare zi, milioane de oameni stau
în faŃa micului ecran. De aceea, consideră B. Dagenais,
„televiziunea reprezintă canalul mediatic principal pentru orice
efort de atingere a unui anumit public-Ńintă”236.
• Credibilitate: imaginea televizată păstrează forŃa de convingere a
lucrului văzut
• Capacitatea de mobilizare afectivă: televiziunea reprezintă un
excelent mijloc de mobilizare şi atragere a popularităŃii, adresându-
se, în primul rând, dimensiunii afective, şi abia în secundar
disponibilităŃii reflexive237.
5.2.4. Afişajul
Comunicarea prin intermediul afişajului cuprinde panourile de
reclamă amplasate pe marginea drumului, pe stadioane sau pe clădiri,
posterele de pe şi din interiorul mijloacelor de transport în comun,
afişele din staŃii, din săli de aşteptare, din vitrinele magazinelor etc.238
B. Dagenais enumeră printre avantajele acestui mijloc de
comunicare:
233
234
C. Coman, op. cit., p. 71.
235
236
237
238
68
• InfluenŃarea permanentă a publicului: rămâne timp de mai multe
zile în acelaşi loc
• Acoperire masivă a publicului: datorită efectului vizual, atrage
atenŃia fără a o devia de la subiectul mesajului239.
Printre inconvenientele acestui mijloc de comunicare se numără
faptul că instalarea afişelor presupune un timp relativ îndelungat,
materialele trebuie să fie pregătite anterior, poate presupune cheltuieli
importante atât pentru partea de creaŃie şi producŃie, cât şi pentru
achiziŃionare ori închirierea spaŃiilor240.
Mesajul transmis prin afiş trebuie să fie simplu, concis, de impact,
uşor de asociat cu evenimentul şi organizaŃia. Altfel spus, afişul trebuie
să transmită prin imagine şi cuvânt esenŃa evenimentului241.
5.2.5. Comunicarea online
Tot mai multe organizaŃii aleg să folosească new media pentru

promovare. Chiar dacă sunt utilizate în continuare mijloacele de
comunicare tradiŃionale, adică presa scrisă, radioul şi televiziunea, new
media sunt de multe ori preferate pentru promovarea evenimentelor,
datorită costurilor scăzute. Social media, o sintagmă generică pentru
platforme de blogging, reŃele sociale, precum Facebook, sau socio-
profesionale, ca LinkedIn, platforme de videosharing, forumuri şi
grupuri de discuŃii242, generează o comunicare şi o interacŃiune extrem
de facilă. Mesaje personalizate şi interactive pot fi trimise publicului-
Ńintă în orice moment prin intermediul dispozitivelor mobile243.
Cel mai mare avantaj al new media este reprezentat de
nenumăratele posibilităŃi de a ajunge la public înainte, în timpul şi după
eveniment244.
239
Ibidem, p. 283.
240
241
Napoca, 2004.
242
M. Sălcudean, New media, social media şi jurnalismul actual, Ed. Tritonic, 2015, p. 135.
243
244
Ibidem, p. 91.
69
Internetul este utilizat pentru promovarea evenimentelor prin
intermediul site-urilor web, newsletter-uri sau e-mail-uri directe.
Deoarece nu e nevoie de mai mult de câteva secunde pentru ca
vizitatorul să-şi formeze o primă impresie, site-ul web al evenimentului
trebuie să fie permanent actualizat şi să conŃină informaŃii relevante,
precum data, locaŃia, planul sălii, programul evenimentului, formulare
de înregistrare a participanŃilor245. Dacă vizitatorii paginii pot ajunge cu
uşurinŃă la informaŃiile căutate, sunt şanse mari ca aceştia să revină pe
acel site246.
Newsletter-ul şi mail-ul direct sunt utilizate, în special, de
organizatorii târgurilor şi expoziŃiilor. Prin intermediul acestora,
potenŃialii vizitatori sunt informaŃi în legătură cu programul
evenimentului, tendinŃe, noutăŃi, opŃiuni de înregistrare etc.247 Mail-ul
direct este cel mai puŃin costisitor mijloc de publicitate, dar pentru a fi
eficient trebuie să aibă un titlu suficient de atrăgător, pentru ca
destinatarul să îl deschidă248.
Pot fi utilizate pentru promovarea evenimentelor şi alte
instrumente publicitare, precum bannere, interstiŃiale inline, pop-ups şi
pop-under.
Avantajele utilizării comunicării online sunt audienŃa globală, orice
persoană care beneficiază de conexiune la internet poate accesa pagina
web a evenimentului, poate comanda bilete online sau poate completa
formulare de înscriere, accesibilitatea mesajului, care poate fi trimis
publicului în orice moment şi pe orice dispozitiv mobil249.
Comunicarea prin new media prezină avantajul unei segmentări
destul de exacte a publicului-Ńintă şi a unor costuri scăzute pentru
producerea şi distribuirea materialelor de promovare a evenimentelor.
245
246
Ibidem.
247
Ibidem, p. 210.
248
Ibidem.
249
D.C. Balaban, Publicitatea. De la planificarea strategică la implementarea media, Ed.
Polirom, Iaşi, 2009, p. 179.
70
Capitolul 6. Punerea în scenă a evenimentului
Pentru un concept bun avem nevoie nu doar de conŃinut, ci şi de

formă, de aceea trebuie să acordăm aceeaşi atenŃie spaŃiului de
desfăşurare, adică atmosferei, decorului şi formelor de comunicare250.
6.1. Componente ale punerii în scenă
Punerea în scenă este un concept împrumutat din teatru, folosit şi
atunci când ne referim la planificarea unui eveniment şi atunci când ne
referim strict la ceea ce se întâmplă pe scenă ori în interiorul spaŃiului
alocat spectacolului251.
D. Getz consideră că principalele componente ale punerii în scenă
sunt:
• Decorurile şi alte elemente de design artistic, inclusiv cortina;
• Lumina şi celelalte efecte speciale (ex. lasere);
• Sistemul de sonorizare, muzicieni, orchestră;
• Costume şi machiaj;
• Regia şi alte sisteme de control (management)252.
S. J. Brown şi J.A. James vorbesc despre cinci aplicaŃii din teatru
specifice evenimentelor: dimensiunea, forma şi focalizarea (aplicabile
punerii în scenă) şi coordonarea în timp şi construirea tensiunii care se
folosesc în planificarea cronologică a evenimentului253.
• Dimensiunea: este important ca spaŃiului de desfăşurare să fie
adecvat evenimentul, pentru ca publicul să poată vedea şi înŃelege
ceea ce se petrece. În funcŃie de acest element se vor lua decizii cu
privire la punerea accentului pe elemente sonore sau vizuale, pe
perspectiva bidimensională sau tridimensională.
• Forma: se referă la cunoaşterea modului în care publicul se
raportează şi reacŃionează la mediul înconjurător. Eliminarea
zgomotului şi a elementelor care distrag atenŃia şi păstrarea
250
251
252
Ibidem.
253
S.J. Brown, J.A. James, Event design and management: ritual sacrifice? în Ian Yeoman,
Martin Robertson, Jane Ali-Knight, Siobhan, 2004, apud. D. Getz, op. cit., pp. 215-210.
71
lucrurilor clare şi simple sunt principii importante de design al
evenimentelor.
• Focalizarea: folosind tehnici specifice regiei de teatru şi film,
organizatorii evenimentului se pot asigura că publicul se
concentrează pe ceea ce îşi doresc ei. Pentru acest lucru se folosesc
diferite tehnici de stimulare senzorială precum lumini, culori,
mişcări sau forme.
• Coordonarea în timp trebuie să Ńină cont de faptul că orice
eveniment are două planuri temporale: timpul obiectiv sau durata
reală a manifestaŃiei şi timpul subiectiv, adică modul în care
publicul percepe trecerea timpului pe parcursul evenimentului.
• Construirea tensiunii: evenimentul trebuie să se desfăşoare într-un
anumit ritm, care să crească dinamic pe parcursul acestuia.
Dinamica este indispensabilă pentru producerea tensiunii, însă
„dacă o cursă într-un montagne-rousse nu încetează, se transformă
într-o experienŃă horror. La fel se întâmplă şi cu tensiunea. Aceasta
ia naştere tocmai din contrastul între tensiune şi relaxare, tare şi
încet, fragil şi impetuos, între puŃin şi mult”254.
6.2. Mijloacele scenice

Potrivit lui S. Schäfer-Mehdi, mijloacele scenice, care dau forma
concretă unui eveniment sunt: actorii, limbajul, dansul, muzica, scena,
locaŃia, echipamentul, imaginile şi mijloacele de comunicare, lumina,
tonul şi efectele sonore, mirosul, gustul, trăirile palpabile şi acŃiunea255.
6.2.1. Actorii
Cel care determină cursul evenimentului este de fapt omul, atât cel
din public, cât şi cel de pe scenă256.
Nimic nu are un efect mai autentic. De aceea, trebuie găsit acel tip
de actor care poate transmite cel mai convenabil şi cel mai bine tema
evenimentului: orator, referent, moderator, actor de teatru, cântăreŃ,
dansator etc.
254
255
Ibidem, p. 94.
256
Ibidem, p. 88.
72
Bowdin et al. arată că atunci când alegem artiştii unui eveniment,
trebuie să Ńinem cont de următorii factori257:
• Contact: persoana din organizare care se ocupă cu partea de
divertisment trebuie să stabilească contacte fie direct cu artiştii, fie
cu agenŃii sau managerii care îi reprezintă. În general, interesele
artiştilor sunt reprezentate de o agenŃie. S. Schäfer-Mehdi
recomandă organizatorilor să aleagă doar acele agenŃii care-l
reprezintă exclusiv pe moderator, artist sau referent ori colaborează
foarte îndeaproape cu acesta, în caz contrar, cheltuielile putând
creşte exagerat258.
• CerinŃe speciale: acestea sunt, de obicei, prevăzute în scris si
depind de tipul spectacolului şi de pretenŃiile artistului.
• Disponibilitatea pentru repetiŃii: trebuie alocat un interval de timp
suficient pentru ca toŃi artiştii să poată repeta pe scena
evenimentului.
• ÎnsoŃitori: mulŃi artişti obişnuiesc să călătorească însoŃiŃi de
tehnicieni, stilişti, bodyguard sau, chiar, bucătar. Trebuie cunoscut
exact numărul însoŃitorilor şi rolul fiecăruia.
• Contracte şi alte aspecte legale: în Ńări precum Germania, Austria
sau Belgia organizatorul evenimentului este cel care trebuie să se
ocupe de plata impozitelor pe venitul rezultat din prestaŃia artiştilor
străini259.
• Plata prestaŃiei acestora.
În cazul a numeroase tipuri de evenimente, rolul de moderator îl
poate avea orice persoană dintr-o organizaŃie. În acest caz, experienŃa de
scenă deficitară poate fi compensată prin autenticitate, prospeŃime şi un
pic de antrenament. Atunci când este vorba despre teme dificile ori
problematice şi este important ca aceste teme nu fie identificate cu
persoane din conducere, se recomandă recurgerea la specialişti externi,
precum consultanŃi din întreprinderi, oameni de ştiinŃă, jurnalişti
cunoscuŃi sau alŃi specialişti260.
257
G.Bowdin, J. Allen, W. O’Toole, R. Harris, I.McDonnell, op. cit., pp. 339-400.
258
259
Ibidem.
260
Ibidem, p. 95.
73
În aceste situaŃii, competenŃa şi nu numele ori reputaŃia unei
persoane ar trebui să fie hotărâtoare pentru ocuparea unui post. De multe
ori, jurnaliştii sunt preferaŃi pentru a modera evenimente, ei având
avantajul că se pot deprinde uşor cu noi contexte şi cu teme
necunoscute261.
6.2.2. Scena şi spaŃiul de desfăşurare
Folosirea mijloacelor scenice poate implica costuri ridicate, însă
fantezia şi ideile bune pot înlocui cu succes construcŃiile scumpe. Spre
exemplu, într-o hală industrială veche câteva reflectoare bine amplasate
pot crea cu uşurinŃă atmosfera dorită262.
În acest domeniu, singurele limite ce i se pot impune fanteziei sunt
celor prevăzute de reglementările legale referitoare la siguranŃa
participanŃilor, precum obligativitatea existenŃei ieşirilor în caz de
incendiu, a ieşirilor laterale şi a materialelor pentru stingerea
incendiilor263.
Atunci când se discută alegerea spaŃiul de desfăşurare a
evenimentului şi decorarea acestui spaŃiu, organizatorii se pot ghida
după următoarele întrebări propuse de S. Schäfer-Mehdi264:
• Arhitectura şi designul se potrivesc cu obiectivele comunicării?
• Cum trebuie să decurgă brandingul evenimentului?
• Este necesară decorarea scenei şi a sălii?
• Ce este adecvat scopului evenimentului?
• E nevoie de steaguri, bannere, afişe?
6.2.3. Lumina
Lumina în cadrul unui eveniment are două funcŃii majore: una
practică, permiŃând tuturor participanŃilor să vadă ce se întâmplă, şi una
artistică, centrală în designul evenimentului265.
Lumina este considerată un mijloc de comunicare fascinant,
deoarece putem modela culoarea, luminozitatea, cantitatea şi durata ei.
261
Ibidem.
262
Ibidem, p. 100.
263
Ibidem, p. 101.
264
Ibidem.
265
74
Pentru a avea efect însă, lumina are nevoie de contrastul cu elementul
opus, întunericul266.
Experimentele au demonstrat că lumina de intensitate redusă are ca
efect creşterea nivelului de apropiere fizică între persoane şi scade
nivelul zgomotului prin reducerea sau oprirea conversaŃiilor. Aşa că, se
obişnuieşte să se reducă intensitatea luminii pentru a face linişte în sală
chiar înainte de a se ridica cortina sau înainte ca vorbitorul să urce pe
scena. Pe de altă parte, la un banchet estomparea luminii va încuraja
conversaŃia. Dacă însă scopul evenimentului este discutarea unor
subiecte importante, lumina slabă va fi contra productivă267.
Bowdin et al. consideră că la realizarea unui plan de lumini trebuie
avute în vedere următoarele268:
• amplasarea luminilor;
• tipul de lumini (reflectoare PAR, reflectoare cu lentile, reflectoare
de urmărire, lumini mişcătoare, scanere etc.);
• unde trebuie îndreptate luminile;
• ce culori trebuie folosite (luminozitate, alternanŃe, supraluminare).
6.2.4. Sunetul
S. Schäfer-Mehdi susŃine că limbajul, dansul şi muzica sunt forme
de exprimare care pot susŃine în mod eficient mesajul transmis prin
intermediul evenimentului, deoarece un eveniment nu constă doar în
informaŃii şi contribuŃii verbale, ci oferă şi trăire269. În funcŃie de tipul
evenimentului, temele şi conŃinuturile pot fi ambalate în scene teatrale
sau cântece, în apariŃii de dans sau chiar spectacole întregi270. Pentru
aceste evenimente se recomandă scrierea unui scenariu, cu indicaŃii
regizorale, descrierea situaŃiei scenice, actorii participanŃi, imaginea
scenei şi dotarea.
Coregrafia, împrumutată din dans, este şi ea o abordare alternativă
pentru evenimente. Şi în acest caz, trebuie stabiliŃi artiştii participanŃi şi
266
267
268
269
270
Ibidem.
75
interacŃiunile dintre aceştia, cu toate că prestaŃia acestora poate fi,
uneori, creativă şi impredictibilă271.
Aşa cum argumentează S. Schäfer-Mehdi „muzica are efect
emoŃional şi profund asociativ. Muzica ambientală plăcută şi imnurile
incitante, utilizate ca finaluri, reprezintă mijloace eficiente pentru a crea
atmosferă şi a manipula”272.
Dansul, înŃeles ca „o comuniune miraculoasă între muzică şi
mişcare”273, poate fi folosit ca un mijloc scenic incitant în cazul
anumitor evenimente, fie pentru divertisment, fie pentru a face trecerea
între diferite momente ale programului. Pentru a obŃine efectul urmărit
însă, dansatorilor trebuie să li se pună la dispoziŃie un spaŃiu suficient de
mare pentru a-şi putea realiza coregrafia în cele mai bune condiŃii. Este
neplăcut ca dansatorii să fie nevoiŃi să-şi frâneze în permanenŃă avântul
pentru a nu cădea de pe scene sau podiumuri de dimensiuni mult prea
reduse274.
Atunci când ne ocupăm de sonorizarea unui eveniment claritatea
superioară, sonoritatea plăcută şi calitatea bună a sunetului trebuie să
reprezinte o prioritate. Sonorizarea nu este lucrul cel mai scump la un
eveniment, de aceea nu ar trebui făcute niciodată economii în
dezavantajul calităŃii275.
Echipamentul de sonorizare folosit trebuie să fie proiectat în
funcŃie de:
• tipul de sunet ce urmează să fie amplificat: muzică sau discursuri;
• dimensiunile şi tipul publicului (spre exemplu, un public mai în
vârstă va aprecia o sonorizare făcută la un alt volum decât cel pe
care îl agreează un public mai tânăr);
• proprietăŃile acustice ale sălii (unele săli pot avea o acustică
proastă, cum ar fi, spre exemplu, un nivel de reverberaŃie prea
ridicat sau, altfel spus, un efect de ecou. Astfel de probleme pot fi
271
272
273
Ibidem, p. 99.
274
Ibidem.
275
Ibidem, p. 109.
76
rezolvate prin folosirea unor draperii sau materiale textile, ce
absorb parŃial acest efect.);
• tema evenimentului276.
Pentru evenimentele de mici dimensiuni, de regulă, este suficient
un sistem PA simplu, alcătuit dintr-un microfon, un stativ pentru
microfon şi una-două boxe. Dar pentru evenimentele ce solicită o
sonorizare mai complexă, este necesar un sistem de amplificare mult mai
mare, alcătuit din microfoane, stative, cabluri, masă de mixaj,
amplificatoare, boxe, inginer de sunet, tehnicieni, echipament de rezervă
etc.277
Pentru a avea efect, sunetul are nevoie de elementul opus: liniştea.
Sunetul tare şi de lungă durată devine zgomot, dăunând grav sănătăŃii278.
În plus, împiedică desfăşurarea conversaŃiilor şi a altor modalităŃi de
interacŃiune între participanŃi279. Pe lângă toate acestea, trebuie luată în
considerare şi posibilitatea primirii unor sancŃiuni din partea autorităŃilor
locale, dacă nivelul prea ridicat al sunetului atrage reclamaŃii din partea
cetăŃenilor care locuiesc în apropierea locului de desfăşurare a
evenimentului.
6.2.5. Imagini şi efecte speciale

Şi în cazul evenimentelor poate fi valabilă zicala „o imagine
valorează cât o mie de cuvinte”. Prin urmare, ar trebui să încercăm,
atunci când acest lucru este posibil, să combinăm, înlocuim sau să
completăm explicaŃiile sau discursurile foarte lungi cu imagini video280.
Avem la dispoziŃie mai multe modalităŃi tehnice prin care putem
evidenŃia imaginea video. Astfel, aşa cum arată S. Schäfer-Mehdi,
avantajul proiecŃiei video pe ecrane constă în „disponibilitatea,
flexibilitatea şi costurile mici ale proiectorului şi ecranului”281. În plus,
putem realiza proiecŃii de mari dimensiuni, cu o lăŃime a imaginii de
276
277
278
279
280
281
77
peste 15 m, şi de o calitate ce se poate apropia de cea de la cinematograf.
Pentru a beneficia de această tehnică în cele mai bune condiŃii, trebuie
asigurate condiŃii de luminozitate corespunzătoare, respectiv spaŃiul în
care se desfăşoară evenimentul trebuie să poată fi ferit de lumină, iar în
preajma ecranului să nu fie prea multă lumină difuză care să
deranjeze282. În cazul evenimentelor ce au loc în aer liber, dar şi pentru
orice altă situaŃie în care lumina zilei nu poate fi evitată, există alte
variante tehnice, precum unităŃile de retroproiecŃie şi ecranele LED cu
diagonală mare283.
În cazul tuturor evenimentelor care depind de proiecŃia video
trebuie luate măsuri din timp pentru ca, în situaŃia neplăcută în care s-ar
defecta un aparat, să fie asigurat un altul de rezervă284.
Această tehnică a proiecŃiei poate fi utilizată atât la prezentarea
imaginilor video, cât şi la transmiterea de imagini filmate „în direct” cu
camera. Perspectivele diverse ale camerei de filmat contribuie la
spargerea monotoniei, dar pentru a realiza acest lucru într-un mod
profesionist avem nevoie de o regie de imagine, care poate fi suficient de
costisitoare, atât din punct de vedere tehnic, cât şi al personalului
calificat285.
Folosirea laserelor, artificilor şi a altor efecte pirotehnice sau a
efectelor disco au un impact puternic asupra atmosferei286. Jocurile de
lumini, însoŃite de lasere, stimulează mental şi emoŃional, dar prea multă
stimulare cu ajutorul luminilor poate avea efecte nedorite287.
6.2.6. Parfumul
PercepŃiile senzoriale determină emoŃii, iar emoŃiile sunt un factor
crucial pentru o experienŃă288. Oamenii reacŃionează cel mai direct la
stimulul receptat prin simŃul mirosului, iar aceasta se petrece în primul
rând în mod subconştient289.
282
Ibidem, p. 103.
283
Ibidem.
284
Ibidem.
285
Ibidem.
286
287
288
289
78
Mirosurile plăcute, cunoscute deja, trezesc amintiri şi asociaŃii, de
aceea „dacă puteŃi crea o relaŃie între o mireasmă şi mesajul sau tema
dumneavoastră, atunci încercaŃi măcar o dată acest mijloc scenic”290.
Cum poate fi folosit mirosul la evenimente? Trebuie să reŃinem că,
pentru a acŃiona, mirosul are nevoie întotdeauna de o deplasare a
maselor de aer, de aceea instalaŃiile de aer condiŃionat şi cele de aerisire
pot fi folosite în acest scop. Există însă şi alte modalităŃi tehnice, cum ar
fi aparate speciale care răspândesc materiale olfactive.
Cea mai mare problemă constă în faptul că niciun miros nu poate fi
dirijat foarte precis, de aceea materialele olfactive trebuie să fie alese cu
mare grijă. În plus, trebuie avute în vedere şi eventualele efecte asupra
celor alergici. Sfatul specialiştilor pentru acest mijloc este: subtil, nu
masiv291. Dacă gustul şi mirosul se află într-o opoziŃie puternică,
experienŃa poate cauza confuzie şi poate fi deranjantă, cum ar fi, spre
exemplu, mirosul de scorŃişoară combinat cu gustul de bere292.
6.2.7. Cateringul
Mâncarea şi băutura se adresează de cele mai multe ori tuturor
simŃurilor. Evenimentul ne dă ocazia nu numai să vedem, să auzim şi să
mirosim, ci şi să gustăm293.
În cazul unor evenimente precum festivalurile gastronomice, gustul
poate fi elementul principal. Pentru toate celelalte tipuri de evenimente,
gustul poate fi manipulat pentru a stimula răspunsuri emoŃionale şi de
comportament294.
La un eveniment, susŃine S. Schäfer-Mehdi, cateringul face parte
din comunicare, de aceea trebuie să fim atenŃi ce mesaj comunică
acesta295. Varietatea şi calitatea cateringului trebuie să fie compatibilă cu
publicul-Ńintă şi cu obiectivele evenimentului296.
Pentru a fi potrivit evenimentului, cateringul trebuie gândit în
funcŃie de următoarele întrebări:
290
Ibidem.
291
Ibidem.
292
293
294
295
296
79
Care este ocazia?
•
Ce anume se potriveşte ideii?
•
Ce anume se potriveşte imaginii?
•
Care este timpul disponibil?
•
„Ce şi cum este servit ar trebui să derive din ideea
evenimentului”297, dar nu trebuie neglijate obişnuinŃele culturale ale
grupului-Ńintă şi, de asemenea, trebuie respectate şi rânduielile
religioase. Ca atare, în prealabil, organizatorul trebuie să se informeze cu
privire la participanŃii la un eveniment.
Autorul citat recomandă organizarea unei mese test, pentru a proba
servirea şi calitatea şi pentru a putea face îmbunătăŃiri. Mai mult,
managerul responsabil cu evenimentul trebuie să guste felurile de
mâncare servite la eveniment, deoarece doar aşa va putea şti dacă
acestea sunt de o calitate corespunzătoare sau dacă eventualele
reclamaŃii ale oaspeŃilor sunt îndreptăŃite298.
În funcŃie de eveniment se poate opta pentru organizarea felurilor
de mâncare pe farfurii sau de tip bufet. Astfel, avantajele bufetului sunt:
puŃin personal pentru servire, costuri mai reduse şi rapiditate, iar
dezavantajul este că totul trebuie pregătit anterior.
Felurile de mâncare servite pe farfurii şi meniurile cu mai multe
feluri servite la masă sunt preferate în special în cazul galelor festive, dar
şi participanŃii la sesiuni de lucru, care muncesc intens ore întregi în
workshop-uri, ar trebui răsplătiŃi la masă printr-o servire mai deosebită.
În cazul în care se optează pentru această variantă de servire a dejunului
trebuie luat în calcul atât pentru aperitiv, cât şi pentru desert cel puŃin 30
de minute, pentru felul principal cel puŃin 45 de minute, iar în cazul cinei
timpul necesar ar putea fi chiar mai lung299.
În cazul evenimentelor care durează mai mult, trebuie prevăzute
pauze în timpul cărora să fie puse la dispoziŃia participanŃilor mici
gustări, precum fructe, sucuri proaspete sau prăjiturele, care să le asigure
acestora aportul necesar de glucide şi energie.
297
298
Ibidem, p. 113.
299
80
În spaŃiile climatizate trebuie oferită suficientă apă, deoarece aerul
uscat şi deshidratarea datorată consumului de cafea sunt factori care duc
la scăderea atenŃiei300.
6.2.8. Alte mijloace scenice
Abordarea simŃului tactil în cadrul unui eveniment presupune
folosirea unei doze mari de fantezie în etapa de creaŃie301. Practicienii au
descoperit că interactivitatea şi aplicaŃiile multi-senzoriale pot dubla
timpul petrecut de vizitatori în cazul unor evenimente, precum
expoziŃiile302.
Spre exemplu, realizarea unui „bar tactil”, cufundat complet în
întuneric, la care să poată fi atinse suprafeŃele unui nou produs,
indiferent că este vorba de un model de telefon mobil sau despre
variante ale echipamentului din interiorul unui automobil, poate fi o
sugestie interesantă303.
Mesajul evenimentului îşi va atinge mai bine scopul şi va persista
mai mult în memoria publicului dacă este asociat cu acŃiuni la care
acesta participă304.
De exemplu, la un târg auto din Detroit, spoturile publicitare ale
firmei Volkswagen puteau fi „trăite” de vizitatorii târgului. Deoarece în
reclama de promovare a VW Golf apăreau doi tineri care interpretau
cântecul „Mr. Roboto”, la standul târgului şi vizitatorii erau invitaŃi ca,
în timp ce probau locurile din maşină, să fredoneze ei înşişi partitura cu
ajutorul unui monitor pentru karaoke. La plecare aceştia primeau ca
suvenir un CD pe care fusese înregistrată prestaŃia lor305.
300
Ibidem., p. 115.
301
Ibidem, p. 119.
302
303
304
Ibidem, p. 120.
305
81
Capitolul 7 Principalele riscuri în organizarea evenimentelor
7.1. Riscul în organizarea evenimentelor

Riscul în organizarea evenimentelor este definit în literatura de
specialitate drept orice incident viitor care poate influenŃa negativ
evenimentul306.
În contextul evenimentelor, riscul poate fi înŃeles şi ca posibilitatea
ca un eveniment să nu-şi îndeplinească obiectivele fixate. O locaŃie
atipică, un public numeros, personal nou, voluntari, mutarea unor
echipamente sunt tot atâtea surse de risc potenŃial307 .
A. Berlonghi indica drept principale domenii de risc potenŃial în
organizarea evenimentelor:
• AdministraŃia: structura organizaŃională trebuie să minimizeze
riscurile la care sunt expuşi angajaŃii.
• Marketing şi relaŃii publice: în general cei care lucrează în
domeniul marketingului sunt optimişti cu privire la consecinŃele
acŃiunilor lor şi tind să ignore riscurile potenŃiale.
• Sănătate şi siguranŃă: cele mai multe situaŃii de risc pot apărea în
acest domeniu, de aceea un rol important îl deŃin planurile de
prevenire şi siguranŃă.
• Managementul mulŃimii (crowd management): evenimentele la
care participă un public numeros prezintă numeroase riscuri în
ceea ce priveşte siguranŃa participanŃilor, vânzarea de băuturi
alcoolice şi nivelul zgomotului.
• Securitate: întocmirea unui plan de securitate a evenimentului se
face după o atentă evaluare a riscurilor.
• Transport: livrările, parcarea şi transportul public prezintă riscuri
potenŃiale308.
În domeniul organizării evenimentelor, riscul trebuie analizat în
funcŃie de context. Spre exemplu, în urmă cu mai mulŃi ani, aruncarea
unui praf alb peste participanŃii la un eveniment era considerat un pericol
306
307
Ibidem, p. 319.
308
A. Berlonghi, Special Event Risk Management Manual, Mansfield, Ohio, Bookmasters, 1990,
apud. G.Bowdin, J. Allen, W. O’Toole, R. Harris, I.McDonnell, op. cit., p. 320.
82
major, în contextul fricii existente în acea perioadă legată de infectarea
cu antrax. Astăzi, dacă cineva ar face acest lucru, probabil, nimeni nu i-
ar acorda prea mare atenŃie. În schimb, în zilele noastre, pericolul
terorismului reprezintă o preocupare majoră în special în cazul
evenimentelor de mare amploare, care se bucură de o largă acoperire
mediatică309.
Identificarea potenŃialelor riscuri reprezintă un aspect important în
organizarea evenimentelor. Orice aspect care aparent este lipsit de risc,
poate reprezenta un potenŃial pericol. Aşadar, pentru identificarea
potenŃialelor riscuri în cazul unui eveniment, în literatura de
specialitate310 sunt recomandate următoarele tehnici:
• Defalcarea evenimentului pe părŃi distincte: gândirea
evenimentului pe părŃi de sine stătătoare poate fi de mare ajutor în
identificarea potenŃialelor riscuri. Cu toate acestea nu trebuie
neglijată nici posibilitatea apariŃiei unor problemele în urma
combinării riscurilor din sectoare diferite ale evenimentului. Spre
exemplu, o problemă cu biletele pentru un eveniment, poate să nu
fie foarte gravă, însă dacă este combinată cu retragerea unui
sponsor important, poate duce la anularea evenimentului.
• Testarea evenimentului: înaintea unor evenimente sportive mari se
obişnuieşte organizarea unor evenimente de mai mici dimensiuni
prin care sunt testate facilităŃile, echipamentele şi alte resurse.
Aceste evenimente-test sunt, de fapt, nişte repetiŃii care se
autofinanŃează. Spre exemplu, multe festivaluri de muzică
programează un concert de deschidere, în seara de dinainte de
prima zi a festivalului, pentru a testa echipamentul.
• Intern/extern: poate fi util un sistem de clasificare în funcŃie de
originea riscului – cele interne pot rezulta din planificarea şi
implementarea evenimentului sau din lipsa de experienŃă a
organizatorului, iar cele externe Ńin de factori din afara
organizaŃiei. De aceea, analiza SWAT este o tehnică de identificare
309
310
83
a riscurilor: punctele tari şi slabe corespund riscurilor interne, iar
oportunităŃile şi ameninŃările celor externe.
• Diagrama erorilor: riscurile pot fi identificate dacă se merge în
sens invers: de la rezultatul lor spre posibilele cauze. Spre
exemplu, slaba vânzare a biletelor la un eveniment este un rezultat
nedorit. Folosind metoda diagramei erorilor se merge de la acest
risc la diferite aspecte ale evenimentului pentru a afla cauza acestui
rezultat nedorit.
• Raportul incidentelor: aproape toate evenimentele care se
adresează unui public larg au un astfel de raport al incidentelor.
Aceste rapoarte sunt realizate de organizatori atunci când se
confruntă cu diverse incidente. Şi serviciile de ambulanŃă pot
deŃine informaŃii legate de incidentele de natură medicală, ce au
avut loc cu ocazia diferitor evenimente. Dacă serviciului de
ambulanŃă i se oferă caracteristicile „cheie” ale evenimentului,
precum dimensiunea publicului, disponibilitatea băuturilor
alcoolice, vârsta medie a publicului-Ńintă şi tipul de eveniment,
acesta poate prezice tipul incidentelor de natură medicală care au
cele mai mari şanse să aibă loc.
• Plan de intervenŃie: acesta conŃine răspunsul la diferite situaŃii de
risc, respectiv procedura, acŃiunile şi persoanele responsabile.
• Dezvoltarea unor scenarii: realizarea unei sesiuni în care să se
găsească răspunsuri la întrebări de tipul „ce s-ar întâmpla dacă...”
poate să acopere un număr semnificativ de situaŃii de risc.
Scenariul unei potenŃiale probleme este dat unei echipe din
organizare, iar aceasta trebuie să prezinte diferite variante de
soluŃionare, ce vor fi, ulterior, discutate şi evaluate. Spre exemplu,
ce se întâmplă dacă un foc de artificii anunŃat pentru noaptea de
Revelion nu are loc. Posibilele probleme sunt legate de
dezamăgirea publicului, înghesuială la mijloacele de transport în
comun, cum explică organizatorii ce s-a întâmplat etc.
• Consultarea: organizatorii trebuie să se consulte cu diferiŃii
furnizori în legătură cu planurile lor legate de situaŃiile de risc.
Furnizorii pot avea numeroase informaŃii legate de aspectele care
84
pot prezenta probleme. Organizatorii trebuie să asigure informaŃiile
relevante, astfel încât furnizorii să poată formula o opinie
consistentă. De opiniile formulate de aceştia trebuie să se Ńină cont
la planificarea evenimentului şi la elaborarea planului de
management al riscului.
7.2. SiguranŃa participanŃilor

La evenimente se reunesc oameni. Acest fapt presupune riscuri cu
privire la sosire, plecare sau locaŃie311.
Un aspect important este legat de estimarea corectă a numărului de
participanŃi la un eveniment. Indiferent de locul ales pentru desfăşurarea
evenimentului, un număr foarte mare de participanŃi va presupune şi un
efort mare din partea organizatorilor, la fel cum, un număr prea scăzut
de participanŃi va împiedica îndeplinirea obiectivelor evenimentului312.
BineînŃeles că problemele legate de siguranŃa participanŃilor pot
varia în funcŃie de tipul de eveniment şi de tipul de comportament
aşteptat. Spre exemplu, în cazul evenimentelor muzicale au fost
identificate mai multe tipuri de comportamente periculoase, precum
slam dancing (oamenii se lovesc unii de alŃii în timp ce dansează),
crowd surfing (o persoană este ridicată peste capetele celorlalŃi
participanŃi şi este rostogolită spre scenă) sau stagediving (o persoană,
fie un membru al formaŃiei, fie cineva din public, sare de pe scenă în
mulŃime şi este prinsă de public)313.
7.3. Măsuri de securitate

Un alt aspect important se referă la controlul participanŃilor. În
literatura de specialitate se face distincŃie între doi termeni apropiaŃi şi
care adeseori se confundă: controlul participanŃilor şi managementul
participanŃilor314. Managementul participanŃilor se referă la coordonarea
acestora, activitate ce se desfăşoară încă din etapa pregătirii
evenimentului. Managementul participanŃilor include activităŃile legate
311
312
313
Ibidem.
314
Ibidem.
85
de procesul de invitare, respectiv anunŃarea participării, schimbarea
opŃiunii sau neparticiparea la eveniment, dar şi de sosirea şi plecarea de
la eveniment, cazarea la hotel, participarea la catering, programe pentru
parteneri.
În cazul multor evenimente, responsabilitatea controlului
participanŃilor este împărŃită între stewarzi şi personalul de securitate.
Respectiv, supravegherea publicului este în sarcina stewarzilor, în timp
ce personalul de securitate se ocupă cu protecŃia artiştilor, de paza
sediului sau a echipamentelor. Pentru buna desfăşurare a evenimentului
este necesară o planificare atentă a aspectelor legate de securitate, pentru
a avea la dispoziŃie suficient personal calificat pentru această misiune315.
Pentru siguranŃa participanŃilor, în cazul unor evenimente este
necesară solicitarea de sprijin de specialitate din partea organelor locale
de poliŃie şi a unităŃilor de jandarmi.
Aceste situaŃii sunt expres prevăzute în legea care reglementează
organizarea şi desfăşurarea adunărilor publice, Legea nr. 60/1991,
republicată în 2014316.
Potrivit prevederilor acestei legi, pentru protejarea participanŃilor la
evenimente precum mitinguri, demonstraŃii, manifestaŃii, procesiuni şi
altele asemenea, desfăşurate în pieŃe, pe căile publice ori în alte locuri în
aer liber, organizatorul trebuie să depună o declaraŃie la primăria pe
teritoriul căruia urmează a avea loc evenimentul, cu cel puŃin 3 zile
înainte.
Nu trebuie declarate în prealabil adunările publice al căror scop îl
constituie manifestările cultural-artistice, sportive, religioase,
comemorative, cele ocazionate de vizite oficiale ori care se desfăşoară în
exteriorul sau în incinta sediilor ori imobilelor persoanelor juridice de
interes public sau privat. Însă, în cazul în care organizatorii se tem că în
cadrul evenimentelor pot apărea manifestări violente, sunt obligaŃi să
solicite, din timp, sprijin de specialitate primărilor, unităŃilor de jandarmi
şi a poliŃiei locale.
315
Ibidem, p. 328.
316
Legea nr. 60/1991 privind organizarea și desfășurarea adunărilor publice, publicată în M. Of.
nr. 192 din 25/09/1991 și republicată în M. Of. nr. 186 din 14 martie 2014.
86
Aceeaşi lege stipulează că aceste adunări publice „trebuie să se
desfăşoare în mod paşnic şi civilizat, cu protecŃia participanŃilor şi a
mediului ambiant, fără să stânjenească folosirea normală a drumurilor
publice, a transportului în comun, cu excepŃia celor autorizate,
funcŃionarea instituŃiilor publice sau private, a celor de învăŃământ,
cultură şi sănătate, a unităŃilor economice ori să degenereze în acŃiuni
turbulente de natură a pune în primejdie ordinea şi liniştea publică,
siguranŃa persoanelor, integritatea corporală, viaŃa sau bunurile acestora
ori ale domeniului public”. Toate evenimentele desfăşurate în locuri
publice trebuie să se încheie la ora 23,00.
Potrivit art. 12, organizatorilor le revin următoarele obligaŃii:
a) să înregistreze declaraŃiile de desfăşurare a adunărilor publice la
unităŃile de jandarmi competente teritorial, cu cel puŃin 48 de ore înainte;
b) să stabilească persoanele responsabile pentru conducerea
adunărilor publice;
c) să asigure un dispozitiv propriu de ordine format din personal
purtând însemne distinctive, stabilite împreună cu comandantul unităŃii
de jandarmi care asigură măsurile de ordine publică;
d) să delimiteze spaŃiul de desfăşurare al adunărilor publice prin
semne distinctive şi vizibile, iar când acestea se desfăşoară în deplasare,
să ia măsuri pentru limitarea spaŃiului de circulaŃie ocupat;
e) să achite anticipat, pe bază de deviz şi factură, contravaloarea
serviciilor şi a amenajărilor solicitate consiliilor locale pentru
desfăşurarea normală a adunărilor publice;
f) să stabilească traseele de afluire şi defluire a participanŃilor şi să ia
măsuri ca ocuparea spaŃiilor destinate desfăşurării adunărilor publice să
aibă loc cu puŃin timp înainte de ora începerii activităŃilor, iar părăsirea
lor să se facă imediat după ora limită stabilită;
g) să ia măsuri pentru interzicerea participării la adunările publice a
persoanelor care au asupra lor băuturi alcoolice sau care se află sub
influenŃa acestora;
h) să ia măsuri pentru îndepărtarea participanŃilor care, prin modul de
manifestare, tulbură ordinea şi liniştea publică, iar când aceştia nu se
supun, să îi semnaleze organelor de poliŃie;
87
i) să întrerupă imediat adunarea publică atunci când constată că au
intervenit fapte de natură periculoasă, după restabilirea ordinii adunarea
publică poate continua în limita timpului iniŃial aprobat;
j) să interzică participarea la adunările publice a persoanelor care au
asupra lor arme de orice fel, materiale explozive sau incendiare,
substanŃe iritant-lacrimogene sau cu efect paralizant, dispozitive pentru
şocuri electrice ori alte obiecte ce pot fi folosite pentru acŃiuni violente
sau de tulburare a desfăşurării normale a acestora.
ComandanŃii organelor locale de politie şi jandarmerie sau
persoanele desemnate de aceştia au obligaŃia de a asigura protecŃia
participanŃilor şi de a stabili împreună cu organizatorii măsurile ce
trebuie luate pentru desfăşurarea adunărilor publice declarate, în condiŃii
de deplină ordine. În cazul în care adunările publice îşi pierd caracterul
paşnic, poliŃia şi trupele de jandarmi vor interveni pentru protecŃia
participanŃilor, a clădirilor sau a altor bunuri.
7.4. Măsuri de securitate la incendiu

Indiferent că este vorba despre evenimente în aer liber sau în spaŃii
închise, organizatorii sunt obligaŃi să cunoască o serie de prevederi
legale referitoare la măsurile de securitate la incendiu.
Astfel, în cazul evenimentelor desfăşurate în aer liber, cu o
capacitate mai mare de 200 de locuri pe scaune sau cu o suprafaŃă mai
mare sau egală cu 2500 mp este obligatorie obŃinerea în prealabil a
autorizaŃiei de securitate la incendii.
Pentru spectacole desfăşurate în interiorul construcŃiilor, în săli de
spectacole sau alte spaŃii închise, este obligatorie solicitarea şi obŃinerea
autorizaŃiei de securitate la incendiu a construcŃiei, doar în cazul în care
spaŃiile sunt încadrate în categoria sălilor aglomerate. Din perspectiva
normelor de securitate la incendiu, este considerată sală aglomerată o
încăpere sau un grup de încăperi care comunică direct între ele prin
goluri, protejate sau neprotejate, în care suprafaŃa ce-i revine unei
persoane este mai mică de 4 mp şi în care se pot întruni simultan cel
puŃin 150 de persoane. În această categorie intră: săli de spectacole, săli
de întruniri, încăperi pentru expoziŃii, muzee, cluburi, cinematografe,
88
cazinouri, discoteci, etc. Când sunt situate la parter, se consideră săli
aglomerate cele în care se pot întruni mai mult de 200 persoane.
Organizatorii sunt obligaŃi să depună documentaŃia tehnică în
vederea emiterii autorizaŃiei de securitate la incendiu cu cel puŃin 30 de
zile înainte de realizarea evenimentului, la sediul Inspectoratului pentru
SituaŃii de UrgenŃă.
Planificarea, organizarea şi desfăşurarea evenimentelor fără
obŃinerea în prealabil a autorizaŃiei de securitate la incendiu atrage, după
caz, răspunderea contravenŃională sau penală a tuturor factorilor
implicaŃi.
Prevederile legale care reglementează acest domeniu sunt: Legea
nr. 307/2006 privind apărarea împotriva incendiilor, cu modificările şi
completările ulterioare317, Hotărârea de Guvern nr. 571/2016 privind
aprobarea categoriilor de construcŃii şi amenajări care se supun avizării
şi/sau autorizării privind securitatea la incendii318 şi Normele
metodologice privind avizarea şi autorizarea de securitate la incendiu şi
protecŃia civilă, aprobate prin Ordinul Ministerului Afacerilor Interne nr.
129/2016319.
În timpul spectacolelor de teatru, operă, operetă sau a festivităŃilor
desfăşurate în restaurante este interzisă folosirea de lumânări, făclii, torŃe
şi altele asemenea. Astfel de flăcări nu pot fi utilizate nici pentru
ambianŃă ori divertisment în restaurante, baruri, cluburi, discoteci etc.
Tot în contextul siguranŃei participanŃilor la evenimente trebuie
amintite şi prevederile legale referitoare la regimul materiilor explozive
şi la cerinŃele de securitate pentru articole pirotehnice.
317
Legea 307/2006 privind apărarea împotriva incendiilor, publicată în M. Of. nr. 633 din
12/07/2006.
318
Hotărârea de Guvern nr. 571/2016 privind aprobarea categoriilor de construcŃii şi amenajări
care se supun avizării şi/sau autorizării privind securitatea la incendii, publicată în M. Of. nr. 628
din 16 august 2016.
319
Ordinul Ministerului Afacerilor Interne nr. 129/2016 pentru aprobarea normelor metodologice
privind avizarea şi autorizarea de securitate la incendiu şi protecŃia civilă, publicat în M. Of. nr.
675 din 1 sptembrie 2016.
89
Astfel, potrivit Legii nr. 126/1995 privind regimul materiilor
explozive320, doar persoanele fizice care fac dovada calităŃii de artificier
sau de pirotehnician autorizat şi persoanele juridice autorizate şi
înregistrate conform prevederilor legale au dreptul să deŃină, să utilizeze,
să transporte, să depoziteze, să experimenteze ori să mânuiască explozivi
de uz civil sau articole pirotehnice. Articolele pirotehnice de
divertisment pot fi utilizate doar dacă au fost luate măsuri de protejare a
persoanelor, bunurilor materiale, animalelor şi a mediului.
Folosirea articolelor pirotehnice este interzisă între orele 24,00 şi
6,00, cu excepŃia perioadelor autorizate, precum şi a evenimentelor de
interes local, naŃional sau internaŃional, în baza aprobării autorităŃilor
locale; la o distanță mai mică de 50 m de construcțiile de locuințe cu
până la 4 niveluri și la mai puțin de 100 m față de cele cu peste 4
niveluri; la o distanță mai mică de 500 m de instalațiile electrice de
înaltă tensiune, de locurile de depozitare și livrare a combustibililor
lichizi sau solizi, de instalațiile de gaze; la o distanță mai mică decât cea
prevăzută de reglementările în vigoare pentru obiectivele chimice și
petrochimice ori pentru alte obiective care prezintă pericol de incendiu
sau explozie; în locurile în care există riscul producerii de alunecări de
teren, avalanșe sau căderi de pietre; pe drumurile publice deschise
circulației rutiere, pe aleile pietonale și în spații deschise cu aglomerări
de persoane; la o distanță mai mică de 500 m de păduri.
Potrivit legii menŃionate, organizarea de jocuri cu articole
pirotehnice de divertisment din categoriile 3 și 4 este permisă numai în
condițiile în care există acordul primăriei, al inspectoratului pentru
situații de urgență și avizul inspectoratului județean de poliție.
În Hotărârea de Guvern nr 612/2010 privind stabilirea cerințelor
esențiale de securitate ale articolelor pirotehnice și a condițiilor pentru
introducerea lor pe piață321, articolele pirotehnice sunt clasifică în mai
multe categorii.
320
Legea 126/1995 privind regimul materiilor explozive,publicată în M. Of. nr. 298 din
28/12/1995, republicată în 2011în M. Of. nr. 97 din 7/02/2011.
321
Hotărârea de Guvern nr 612/2010 privind stabilirea cerințelor esențiale de securitate ale
articolelor pirotehnice și a condițiilor pentru introducerea lor pe piață, publicată în M. Of. nr. 448
din 1 iulie 2010.
90
Astfel, avem articole pirotehnice de divertisment, care pot fi din
categoria 1 (cu un risc scăzut și un nivel de zgomot neglijabil destinate
utilizării în spații restrânse, chiar și în interiorul clădirilor), categoria 2
(cu un risc și un nivel de zgomot scăzut destinate utilizării în exterior și
exclusiv de către pirotehnicieni), categoria 3 (cele care prezintă un risc
mediu destinate utilizării unor spații deschise și vaste al căror nivel de
zgomot nu este dăunător sănătății umane și care pot fi utilizate exclusiv
de către pirotehnicieni) și categoria 4 (cele de mare risc cunoscute sub
numele de „articole pirotehnice de divertisment de uz profesional” al
căror nivel de zgomot nu este dăunător sănătății umane și care pot fi
utilizate exclusiv de către pirotehnicieni).
Articole pirotehnice de scenă care, la rândul lor, se clasifică în
categoria T1 (care prezintă un risc scăzut și care pot fi utilizate exclusiv
de către pirotehnicieni) şi categoria T2 (articole pirotehnice pentru
utilizarea pe scenă și care sunt destinate utilizării exclusive de către
pirotehnicieni).
Alte articole pirotehnice, clasificate în categoria P1 (articole
pirotehnice, altele decât cele de divertisment sau de scenă, care prezintă
un risc scăzut) şi categoria P2 (articole pirotehnice, altele decât cele de
divertisment sau de scenă, care sunt destinate manipulării și utilizării
exclusive de către pirotehnicieni).
7.5. Mediu înconjurător

Protejarea mediului înconjurător reprezintă o preocupare actuală a
tot mai multor comunităŃi. Problemele legate de mediu, ce pot fi
generate de organizarea evenimentelor, se referă la aspecte precum
poluarea sau aruncarea deşeurilor. Este cunoscut faptul că, în urma
desfășurării unor evenimente, pot rezulta diverse deșeuri: resturi de
mâncare, cartoane, hârtii sau recipiente de plastic. Unele dintre acestea
nefiind biodegradabile, pot polua mediul înconjurător.
Aşadar, orice eveniment ar trebui să îşi propună o atitudine etică
faŃă de mediu prin încurajarea reciclării, reducerea cantităŃii de deşeuri şi
conservarea resurselor naturale.
7.6. SiguranŃa angajaŃilor

91
Anumite obligaŃii referitoare la siguranŃa angajaŃilor la locul de
muncă sunt prevăzute de legile în vigoare. Astfel, Legea nr. 319/2006
privind sănătatea şi securitatea în muncă322 stabileşte principii generale
referitoare la prevenirea riscurilor profesionale, protecŃia sănătăŃii şi
securitatea lucrătorilor, eliminarea factorilor de risc şi accidentare,
informarea, consultarea, participarea echilibrată potrivit legii, instruirea
lucrătorilor şi a reprezentanŃilor lor, precum şi direcŃiile generale pentru
implementarea acestor principii.
Angajatorul are obligaŃia să ia măsurile necesare privind:
asigurarea securităŃii şi protecŃia sănătăŃii lucrătorilor; prevenirea
riscurilor profesionale; informarea şi instruirea lucrătorilor; asigurarea
cadrului organizatoric şi a mijloacelor necesare securităŃii şi sănătăŃii în
muncă.
De asemenea, angajatorul îi revine obligaŃia de a implementa
măsurile de prevenire pe baza următoarelor principii generale: evitarea
riscurilor; evaluarea riscurilor care nu pot fi evitate; combaterea
riscurilor la sursă şi furnizarea de instrucŃiuni corespunzătoare
lucrătorilor.
Legea stabileşte în sarcina angajatorului următoarele obligaŃii:
a) să ia măsurile necesare pentru acordarea primului ajutor,
stingerea incendiilor şi evacuarea lucrătorilor, adaptate naturii
activităŃilor şi mărimii întreprinderii şi/sau unităŃii, Ńinând seama de alte
persoane prezente;
b) să stabilească legăturile necesare cu serviciile specializate,
îndeosebi în ceea ce priveşte primul ajutor, serviciul medical de urgenŃă,
salvare şi pompieri (art. 10);
c) să informeze, cât mai curând posibil, toŃi lucrătorii care sunt sau
pot fi expuşi unui pericol grav şi iminent despre riscurile implicate de
acest pericol, precum şi despre măsurile luate ori care trebuie să fie luate
pentru protecŃia lor;
d) să ia măsuri şi să furnizeze instrucŃiuni pentru a da lucrătorilor
posibilitatea să oprească lucrul şi/sau să părăsească imediat locul de
322
Legea 319 privind sănătatea și securitatea în muncă, publicată în M. Of. nr. 646 din
26/07/2006.
92
muncă şi să se îndrepte spre o zonă sigură, în caz de pericol grav şi
iminent (art. 11);
e) să realizeze şi să fie în posesia unei evaluări a riscurilor pentru
securitatea şi sănătatea în muncă, inclusiv pentru acele grupuri sensibile
la riscuri specifice;
f) să decidă asupra măsurilor de protecŃie care trebuie luate şi, după
caz, asupra echipamentului de protecŃie care trebuie utilizat (art. 12).
7.7. Alte aspecte legale

În cadrul activităŃilor de planificare, organizare şi desfăşurare a
unui eveniment, un rol important îl au relaŃiile contractuale dintre
organizatori, prestatori de servicii, sponsori şi alte părŃi implicate. În
aproape toate situaŃiile, dreptul aplicabil relaŃiilor contractuale este
dreptul Ńării în care se desfăşoară evenimentul.
7.7.1. Contracte
Contractul este o înŃelegere sau un acord de voinŃă dintre două sau
mai părŃi, din care decurg anumite drepturi şi obligaŃii.
Potrivit lui M. Zamfir, de regulă, clauzele contractuale se referă la:
- obiectul contractului, natura prestaŃiei ori serviciului;
- drepturile şi obligaŃiile părŃilor contractante;
- condiŃiile şi termenele de realizare;
- preŃuri, tarife, condiŃii şi modalităŃi de plată;
- dreptul aplicabil şi modul de reglementare a litigiilor;
- clauza de forŃă majoră, condiŃiile de exonerare şi răspundere;
- intrarea în vigoare, perioada de valabilitate şi condiŃiile de încetare
a contractului323.
În plus, în cazul unor evenimente pot fi elaborate regulamente
specifice, ce conŃin reguli de natură juridică, economică, tehnică, de
securitate etc., obligatorii pentru toŃi participanŃii la respectivul
eveniment.
323
M. Zamfir, Marketing prin intermediul târgurilor și expozițiilor, Ed. All, București, 1997, p.
129.
93
Pentru organizarea evenimentelor pot fi încheiate următoarele
tipuri de contracte:
- contract de închiriere
- contracte cu prestatorii de servicii
- contracte de co-organizare
- contracte de sponsorizare
7.7.1.1. Contracte de închiriere

În cazul în care organizatorul evenimentului nu este şi proprietarul
spaŃiului în care urmează să se desfăşoare evenimentul, acesta va trebui
să încheie un contract de închiriere a locaŃiei.
Alte contracte de închiriere mai pot fi încheiate, în funcŃie de tipul
evenimentului, pentru mobilier, instalaŃia de sunet şi/sau de lumini etc.
7.7.1.2. Contracte cu prestatorii de servicii
Pentru organizarea unui eveniment poate fi necesară încheierea
mai multor contracte cu prestatorii de servicii. Potrivit lui Z. Moise, în
cazul contractelor pentru servicii, în cele mai multe cazuri, se aplică
dreptul Ńării gazdă a evenimentului, existând însă şi situaŃii în care se
aplică dreptul Ńării în care au fost încheiate contractele, indiferent de Ńara
de origine a organizatorului sau a prestatorului de servicii324.
Astfel de contracte pot fi încheiate, în funcŃie de eveniment, cu
servicii de salubrizare, pirotehnişti, artişti, moderatori, referenŃi,
catering, transport, cazare, servicii de securitate etc.
În cazul contractelor încheiate cu artiştii, acestea sunt furnizate fie
de artist, fie de agenŃia care îl reprezintă. Aceste contracte reglementează
drepturile şi obligaŃiile fiecărei părŃi şi sunt extrem de utile în cazurile în
care, „în ciuda celor mai bune intenŃii, apar disensiuni”325. Clauzele
contractuale se referă la părŃi (artistul şi organizatorul), obiectul
contractului (natura prestaŃiei artistului), locul prestaŃiei, durata,
perioadele de probă, recompensa financiară a artistului şi alte cheltuieli
suplimentare, sancŃiunile în caz de neîndeplinire a contractului de către
una din părŃi, rezilierea contractului şi dreptul de renunŃare, alte clauze
324
M. Zamfir, op. cit., p. 133.
325
94
legate de cerinŃe tehnice, catering, garderoba artistului, călătorie, planuri
regizorale etc.326
7.7.1.3. Contracte cu co-organizatorii
În practică există situaŃii când la realizarea unui eveniment
colaborează doi sau mai mulŃi organizatori. În astfel de cazuri, contractul
precizează care sunt drepturile, obligaŃiile şi responsabilităŃile ce revin
fiecărui co-organizator. De multe ori, aceste contracte au forma unui
parteneriat, în cadrul căruia fiecare co-organizator participă, în cadrul
unui buget comun, atât la cheltuieli, cât şi la încasări, în anumite
proporŃii, procentele ce revin fiecăreia dintre părŃile contractante fiind
convenite de acestea în baza evaluării volumului şi valorii estimate a
activităŃilor pe care acestea le prestează327.
7.7.1.4. Contracte de sponsorizare
Prin sponsorizare, proprietarii diferitelor mărci cumpără dreptul de
a se asocia cu evenimente în scopul atingerii unor obiective strategice,
precum „o reputaŃie mai bună, o mai bună cunoaştere a mărcii şi
ocuparea unui sector de piaŃă mai mare în detrimentul unui concurent
care nu este interesat să facă sponsorizări”328.
Potrivit legii nr. 32/1994329, contractul de sponsorizare trebuie să
se încheie în formă scrisă, cu specificarea obiectului, valorii şi duratei
sponsorizării, precum şi a drepturilor şi obligaŃiilor părŃilor. Contractul
de sponsorizare este un act încheiat prin voinŃa părŃilor, deci nu este
necesară autentificarea în faŃa notarului. Pe baza acestui contract
sponsorul poate beneficia de prevederile fiscale ce permit deducerea
cheltuielilor de sponsorizare din calculul impozitului pe profit, în
anumite limite, iar pentru beneficiarul sponsorizării acesta reprezintă
dovada că venitul sau bunul provine din sponsorizare şi, în consecinŃă,
nu poate fi impozitat, nefiind considerat venit brut.
326
Ibidem.
327
328
R. Moore, Sponsorizarea. În: RelaŃiile publice în practică (coord. Anne Gregory), Ed. All,
Bucureşti, 2005, pp. 185-186.
329
Legea nr. 32/1994 privind sponsorizarea, publicată în M. Of. nr. 129 din 25/05/1994 cu
modificările şi completările ulterioare.
95
7.7.2. Persoanele cu dizabilităŃi
Un alt aspect pe care ar trebui să îl aibă în vedere organizatorii se
referă la obligaŃia de a se asigura că toate persoanele pot avea acces la
eveniment330. Din păcate însă, necesităŃile speciale sunt adesea uitate331.
Accesul persoanelor cu dizabilităŃi este o temă ce trebuie abordată
din timp în cazul oricăror evenimente. Organizatorii trebuie să se asigure
că locaŃia dispune de rampe de acces, lifturi speciale şi grupuri sanitare
adaptate, care să poată fi utilizate de către persoanele care folosesc
scaune rulante332.
Mai mult, Legea nr. 448/2006 privind protecŃia şi promovarea
drepturilor persoanelor cu handicap333, stabileşte că trebuie să
beneficieze de gratuitate la bilete de intrare la spectacole, muzee,
manifestări artistice şi sportive copilul cu handicap, precum şi persoana
care îl însoŃeşte. AdulŃii cu handicap beneficiază de bilete de intrare la
spectacole, muzee, manifestări artistice şi sportive, astfel:
a) adultul cu handicap grav sau accentuat, precum şi persoana care îl
însoŃeşte beneficiază de gratuitate;
b) adultul cu handicap mediu şi uşor beneficiază de bilete de intrare în
aceleaşi condiŃii ca pentru elevi şi studenŃi.
Sumele necesare pentru asigurarea acestor drepturi sunt suportate
din bugetul de stat, prin bugetul Ministerului Culturii şi Cultelor, al
AgenŃiei NaŃionale pentru Sport, din bugetele locale sau, după caz, din
bugetul organizatorilor publici ori privaŃi.
7.7.3. Asigurări
În scopul reducerii responsabilităŃii organizatorului se recomandă
încheierea unor poliŃe de asigurare. În funcŃie de tipul de eveniment, pot
fi încheiate asigurări generale, precum cele care acoperă eventualele
vătămări corporale, pagube materiale, pagube provocate de incendii sau
explozii la clădirile închiriate, asigurări pe termen scurt pentru aparatura
330
331
332
Ibidem.
333
Legea nr. 448/2006 privind protecŃia şi promovarea drepturilor persoanelor cu handicap,
republicată în M. Of. nr. 1 din 3 ianuarie 2008.
96
electronică, precum echipamentele de sunet, lumini, video, AV etc. sau
asigurări speciale, precum cele pe termen scurt în caz de accident pentru
participanŃi (caz de deces, invaliditate, indemnizaŃie pentru spitalizare)
sau în caz de deficit (imposibilitatea realizării evenimentului în aer liber
din cauza condiŃiilor meteo, neprezentarea artiştilor etc.)334.
334
97
Capitolul 8
Bugetul evenimentului
8.1. Configurarea bugetului

Aşa cum observă S. Schäfer-Mehdi, „nici cea mai bună idee, nici
cea mai debordantă fantezie sau cele mai captivante teme nu se pot
transforma într-un eveniment de succes”, dacă nu există un buget corect
configurat335.
Potrivit autorului menŃionat, pentru calculaŃia costurilor trebuie să
Ńinem cont de trei paşi: pre-calculaŃia, calculaŃia intermediară şi
calculaŃia ulterioară.
Pre-calculaŃia ajută la „stabilirea cu precauŃie a costurilor unui
proiect şi la definirea bugetului în faza concepŃiei”336. Se realizează
atunci când este întocmită oferta, stabilirea costurilor făcându-se la
modul general, din valori empirice. Deoarece se bazează doar pe o
estimare a costurilor, nu are caracter obligatoriu. Ulterior, va trebuie
perfecŃionată printr-un calcul detaliat al costurilor chiar înainte de
demararea proiectului337.
CalculaŃia intermediară poate avea loc pe tot parcursul
proiectului sau doar la anumite termene stabilite înaintea evenimentului.
Practicienii au constatat că, nici măcar în cazul unor organizatori
experimentaŃi şi extrem de riguroşi, bugetul nu rămâne în detaliu aşa
cum a fost calculat iniŃial. Întotdeauna se adaugă servicii suplimentare
sau există incidente neobişnuite şi neprevăzute, care cresc costurile
prevăzute iniŃial338. Deoarece chiar şi în cazul celei mai atente
planificări, se poate întâmpla ca un buget să nu fie respectat, se
recomandă ca organizatorul să comunice din timp clientului creşterile
costurilor şi să obŃină de la acesta acordul în privinŃa lor şi validarea339.
335
Ibidem, p. 121.
336
Ibidem.
337
Ibidem, p. 122.
338
Ibidem.
339
Ibidem.
98
CalculaŃia ulterioară se face după încheierea evenimentul şi
evidenŃiază succesul sau insuccesul economic al acestuia340.
Fiecare eveniment are costurile sale specifice, însă anumite tipuri
de costuri se regăsesc în cazul tuturor evenimentelor. Potrivit lui S.
Schäfer-Mehdi, aceste costuri sunt341:
Taxa de consiliere sau onorariul perceput de organizatori pentru
prestaŃiile lor nemijlocite, precum concepŃie şi transpunere în practică.
Costurile de producŃie care apar la eveniment pentru serviciile
proprii. Dintre ele fac parte costurile directe, cele de personal şi costurile
indirecte. Costurile unitare directe sunt costuri pentru prestaŃii directe,
care apar exclusiv cu ocazia evenimentului. Ele sunt costuri pentru
transport sau pentru achiziŃionarea de aparate speciale sau obiecte,
necesare doar pentru acest eveniment. Cheltuielile cu personalul au
dimensiuni diferite, întrucât fiecare angajat participant costă diferit.
Costurile indirecte sunt reprezentate de chirii pentru sedii, asigurări
generale, costuri cu telefonul şi comunicaŃiile342.
Costurile unitare pentru serviciile externe nu sunt realizate şi
nici calculate de către organizator. Din acestea fac parte costurile cu
locaŃia, scena, sonorizarea, lumini, efecte (laser, artificii), tehnica
proiecŃiei, cheltuielile cu artiştii, catering, securitate, asigurări,
documentaŃie etc. Prestatorul de serviciu trebuie informat cu privire la
toate detaliile de care are nevoie pentru calculaŃia sa (informaŃii cu
privire la timp, la cantităŃi).
La aceste costuri se adaugă şi adaosul datorat profitului.
Aşadar, pentru client, preŃul de ofertă se compune din: costuri de
producŃie (costuri unitare cu privire la personal şi cu privire la achiziŃiile
directe), costuri indirecte, adaos datorat profitului, costuri pentru
serviciile externalizate şi taxa de „consiliere”.
Din ofertă fac parte şi condiŃiile de plată. În general, pentru agenŃii,
deconturile nemijlocite se fac imediat după proiect, termenele de plată
îndelungate neconstituind o obişnuinŃă în acest domeniu343.
340
Ibidem, p. 122-123.
341
342
Ibidem, p. 131.
343
Ibidem, p. 138.
99
Potrivit lui S. Schäfer-Mehdi, un buget ar trebui să fie constituit
din următoarele poziŃii:
• Serviciile agenŃiei sau serviciile proprii;
• Serviciile externalizate, eventual taxa de „consiliere”;
• Alte costuri, precum costurile cu finanŃarea;
• Eventual impozitul pe cifra de afaceri a serviciilor agenŃiei sau a
serviciilor proprii;
• CondiŃii de plată344.
Tot mai multe firme sunt interesate să-şi cofinanŃeze parŃial sau
total evenimentele prin câştiguri obŃinute din biletele de intrare şi din
sponsorizări.
8.2. Bilete de intrare

Biletele de intrare reprezintă, în cazul anumitor evenimente,
principala sursă de finanŃare. Numeroase evenimente publice, dar şi
evenimente corporate sau lansările de produse, nu presupun achitarea
unei taxe de intrare. Pentru evenimente precum competiŃiile sportive sau
concertele, însă, numărul de bilete vândute reprezintă un indicator
important în măsurarea succesului345. FinanŃarea unui eveniment prin
vânzarea de bilete ridică anumite probleme legate de distribuŃie şi
control. Vânzarea biletelor se poate realiza prin intermediul unor
parteneri (spre exemplu, librării sau furnizori de servicii de telefonie
mobilă), prin internet sau direct la locul evenimentului. Pentru sigurarea
accesului participanŃilor care au achiziŃionat bilete de intrare va fi nevoie
de personal, care să permită accesul posesorilor de bilete, şi de măsuri de
securitate pentru a îngrădi accesul neplătitorilor de bilete.
8.3. Sponsorizarea
Indiferent dacă este vorba despre susŃinerea cu sume de bani, cu
produse sau servicii, sponsorizarea ocupă un rol central în obŃinerea
veniturilor pentru evenimente, de aceea identificarea potenŃialilor
sponsori, pregătirea propunerilor de sponsorizare şi păstrarea unei relaŃii
344
345
100
bune cu sponsorii este o preocupare importantă a tuturor managerilor de
evenimente346.
Potrivit lui R. Moore prin sponsorizare, proprietarii diferitelor
mărci „cumpără dreptul de a se asocia cu evenimente, organizaŃii şi
oameni, pentru a atinge o serie de obiective strategice, de exemplu, o
reputaŃie mai bună, o mai bună cunoaştere a mărcii şi ocuparea unui
sector de piaŃă mai mare în detrimentul unui concurent care nu este
interesat să facă sponsorizări”347.
O definiŃie legală a sponsorizării în legislaŃia românească găsim în
Legea 32/1994348 unde prin sponsorizarea se înŃelege „actul juridic prin
care două persoane convin cu privire la transferul dreptului de
proprietate asupra unor bunuri materiale sau mijloace financiare pentru
susŃinerea unor activităŃi fără scop lucrativ desfăşurate de către una din
părŃi, denumită beneficiarul sponsorizării”. Sponsorizarea se deosebeşte
de activitatea de mecenat, definită în cuprinsul aceleiaşi legi, drept un
act de liberalitate prin care o persoană fizică sau juridică, numită
mecena, transferă fără obligaŃie de contrapartidă directă sau indirectă,
dreptul său de proprietate asupra unor bunuri materiale sau mijloace
financiare către o persoană fizică, ca activitate filantropică cu caracter
umanitar, pentru desfăşurarea unor activităŃi în domeniile: cultural,
artistic, medico-sanitar, sau ştiinŃific – cercetare fundamentală sau
aplicată.
Tot în acest context trebuie menŃionat că sponsorizarea reprezintă
o investiŃie strategică, parte a programului de marketing, deosebindu-se
astfel de donaŃii sau granturi, ceea ce însemnă că organizatorii de
evenimente trebuie să privească sponsorizarea ca un parteneriat de
afaceri349.
R. Moore oferă numeroase exemple de acŃiuni de sponsorizare a
unor evenimente, care au avut rezultate extraordinare, cum ar fi
sponsorizarea Rugby World Cup de către Guinness, care a dus la
346
Ibidem, p. 227.
347
R. Moore, op. cit., pp. 185-186.
348
Legea nr. 32/1994 privind sponsorizarea, publicată în M. Of. nr. 129 din 25/05/1994 cu
modificările şi completările ulterioare.
349
101
creşterea vânzărilor de bere cu 17 procente, sau sponsorizarea unor
evenimente muzicale de mărci precum Levis sau Bacardi, care le-a adus
notorietate printre tineri, a contribuit la crearea unei legături emoŃionale
cu publicul-Ńintă şi a avut drept consecinŃă o creştere semnificativă a
vânzărilor350.
În literatura de specialitate351 sunt identificate cele mai importante
tendinŃe care influenŃează creşterea interesului pentru sponsorizare, ca
parte integrată a comunicării de marketing. În primul rând, creşterea
popularităŃii evenimentelor a însemnat şi o creştere a recunoaşterii
rolului acestora de a crea medii sociale unice şi de a comunica cu pieŃe
de nişă. Atunci când te adresezi unui public care se simte bine, este mult
mai uşor să îŃi faci acceptat mesajul comercial. O altă tendinŃă poate fi
atribuită schimbărilor din marketingul actual care se bazează mai mult
pe crearea unor relaŃii între brand şi consumatori. Sponsorizarea
evenimentelor oferă brandurilor o expunere extinsă, ca urmare a
transmisiunilor live şi a diseminării pe internet a imaginilor şi filmărilor
de la locul evenimentului. Mai mult, deoarece consumatorii tind să
devină tot mai critici faŃă de publicitatea tradiŃională, implicarea firmelor
în acŃiuni de sponsorizare este percepută ca o activitate comercială care
aduce şi anumite beneficii societăŃii. Altfel spus, faŃă de publicitatea
clasică, sponsorizarea are ataşată o valoare socială352.
Deşi toată lumea este de acord că atragerea sponsorizărilor este
benefică pentru organizarea unui eveniment, nu toŃi organizatorii sunt
conştienŃi de implicaŃiile manageriale pe care le presupune încheierea
acestor parteneriate. De aceea, specialiştii în domeniu353recomandă
organizatorilor să răspundă la următoarele întrebări înainte de a încerca
să atragă sponsorizări pentru un eveniment:
• Aduce evenimentul suficiente beneficii sponsorului? Organizatorii
trebuie să fie capabili să recunoască potenŃialul evenimentului de a
îndeplini anumite obiective de marketing ale sponsorului, precum
îmbunătăŃirea imaginii, consolidarea relaŃiei cu consumatorii etc.
350
R. Moore, op. cit., p. 192.
351
352
Ibidem, p. 231.
353
102
În cazul în care nu pot fi identificate astfel de beneficii, este
recomandat să se urmărească obŃinerea unor donaŃii sau accesarea
unor fonduri.
• ParticipanŃii la eveniment vor agrea asocierea cu sponsorul? Nu
este un lucru rar întâlnit ca o anumită parte a publicului unui
eveniment să nu agreeze un anumit brand, de aceea alegerea
sponsorilor trebuie să fie în asentimentul publicului.
• Sunt anumit companii nepotrivite pentru rolul de sponsor?
Organizatorii trebuie să identifice acele companii care nu sunt
potrivite pentru a susŃine un anumit eveniment. Spre exemplu, un
eveniment de strângere de fonduri pentru un spital de pediatrie nu
poate avea ca sponsor un fabricant de bere.
• Are evenimentul suficiente resurse pentru a gestiona relaŃia cu
sponsorul? Pentru identificare sponsorilor, realizarea propunerilor
de sponsorizare şi menŃinerea unei relaŃii cu aceştia pe termen lung
este nevoie de timp şi efort. În plus, la finalul evenimentului
sponsorii trebuie să primească un raport care să releve îndeplinirea
obiectivelor propuse. Toate aceste necesită anumite resurse, pe
care organizatorul trebuie să fie dispus să le aloce.
Sponsorizarea evenimentelor este benefică pentru ambele părŃi însă,
pentru sponsori cele mai importante beneficii sunt următoarele:
• Acces la un public specific nişat;
• Crearea sau îmbunătățirea imaginii de marcă;
• ObŃinerea recunoaşterii mărcii;
• InfluenŃarea atitudinii consumatorilor faŃă de un produs sau
serviciu;
• Asocierea unui produs sau serviciu cu un anumit stil de viaŃă;
• ÎmbunătăŃirea relaŃiei cu distribuitorii;
• ObŃinerea de oportunităŃi de vânzare şi merchandising;
• Demonstrarea calităŃilor produsului;
• Oferirea de recompense angajaŃilor;
• ObŃinerea unei atitudini binevoitoare faŃă de companie;
103
• Tratarea cu ospitalitate a clienŃilor-cheie354.
8.3.1. Conceperea şi implementarea unei strategii de sponsorizare

Orice organizator trebuie să dezvolte o strategie de sponsorizare a
evenimentului, care presupune identificarea atributelor şi valorilor
evenimentului, verificarea dacă acestea sunt împărtăşite sau nu de
potenŃialii sponsori, compatibilitatea dintre mai mulŃi sponsori şi
descoperirea acelor parteneriate care pot contribui la creşterea
vizibilităŃii evenimentului. R. Moore atrage atenŃia asupra faptului că
înainte de a aborda o firmă cu o propunere de sponsorizare este
important să fie înŃeles motivul pentru care firma ar face acest lucru, dar
şi obiectivele urmărite de aceasta, precum o mai bună popularizare a
mărcii, crearea unui sentiment pozitiv pe piaŃa-Ńintă, creşterea vânzărilor
sau bunăstarea angajaŃilor355.
Pentru a avea succes, strategia de sponsorizare trebuie să urmeze
anumiŃi paşi sau etape.
8.3.2. Abordarea sponsorilor

Înainte de abordarea potenŃialilor sponsori, organizatorii trebuie să
cunoască profilul publicului evenimentului, pentru a se adresa acelor
companii care sunt interesate de consumatorii care participă la
eveniment. Odată ce au fost identificaŃi potenŃialii sponsori, urmează
convingerea persoanelor cu putere de decizie din cadrul acelor companii
să accepte să devină sponsori. În cazul firmelor mari va trebui să vă
adresaŃi în scris specialistului în relaŃii publice, iar în cazul firmelor mai
mici directorului general. Înainte de a te adresa acestora cu propunerea
sau cerea de sponsorizare, este recomandată redactarea unei scrisori ce
conŃine o scurtă prezentare a evenimentului şi evidenŃierea
oportunităŃilor de care pot beneficia sponsorii356. O bună cunoaştere a
activităŃii şi produselor companiei, a obiectivelor acesteia, a principalilor
competitori şi a modului în care anterior compania s-a implicat prin
sponsorizări în susŃinerea unor proiecte pot constitui informaŃii
354
355
356
104
importante pentru realizarea propunerii de sponsorizare şi pentru a afla
cu ce vă pot sprijini mai uşor: cu bani, produse sau servicii.
8.3.3. Pregătirea şi prezentarea propunerii de sponsorizare

O propunere fermă, redactată sub forma unui document, este forma
cea mai comună prin care se iniŃiază negocierile în scopul obŃinerii unei
sponsorizări şi stă la baza încheierii viitorului parteneriat357.
Pentru a veni în sprijinul celor care solicită sponsorizări, marile
firme le pun la dispoziŃie formulare, ce au rolul de a-i orienta în legătură
cu informaŃiile necesare atunci când înaintează o propunere de
sponsorizare.
În funcŃie de valoarea sponsorizării, această propunere poate fi mai
mult sau mai puŃin detaliată, însă ar trebui să conŃină referiri la:
• O prezentare generală a evenimentului, ce include obiectivele,
ediŃii anterioare, locaŃie, foşti şi actuali sponsori, program, durată
de desfăşurare, acoperirea mediatică a ediŃiilor anterioare, profilul
participanŃilor (vârstă, sex, ocupaŃie, nivel al veniturilor etc.);
• Pachetul de sponsorizare cu costurile aferente;
• Durata parteneriatului;
• CorespondenŃa strategică între propunerea de sponsorizare şi
obiectivele de marketing ale companiei;
• Datele de contact ale organizatorului pentru răspunsul la propunere
şi eventualele negocieri viitoare358.
Propunerea de sponsorizare poate fi acceptată sau refuzată.
Deoarece rata de refuz a propunerilor de sponsorizare este foarte
ridicată, unii autori se întreabă dacă organizatorii de evenimente chiar
acordă atenŃia cuvenită pregătirii acestor propuneri359. Pentru ca
propunerea de sponsorizare să fie acceptată, L. Ukman recomandă să fie
luate în considerare următoarele aspecte:
• Propunerea trebuie să vândă beneficii, nu caracteristici ale
evenimentului. Majoritatea propunerilor descriu caracteristicile
357
Ibidem.
358
Ibidem, p. 245.
359
Ibidem.
105
evenimentului, precum valoarea artistică, în loc să accentueze
beneficiile pe care le poate obŃine sponsorul prin atingerea
grupului-Ńintă.
• Propunerea trebuie să corespundă nevoilor sponsorului, nu
nevoilor evenimentului. Cele mai multe propuneri sunt
argumentate de nevoia de venituri pentru susŃinerea evenimentului,
în loc să accentueze nevoia sponsorului de a îndeplini anumite
obiective de marketing, precum crearea de noi pieŃe, stabilirea unor
relaŃii cu comunitatea, popularizarea unor produse, motivarea
personalului etc.
• Propunerea trebuie ajustată în funcŃie de tipul de afacere. Fiecare
propunere de sponsorizare este evaluată în funcŃie de cât este de
compatibilă cu un anumit set de obiective, spre exemplu o firmă de
băuturi răcoritoare va fi interesată de oportunitatea de a-şi vinde
produsele în cadrul evenimentului, pe când o firmă de asigurări va
fi interesată de baza de date a evenimentului.
• ÎncheiaŃi mai întâi parteneriate media. Aceste parteneriate
demonstrează potenŃialilor sponsori că evenimentul se va bucura
de vizibilitate şi, astfel, vor semna cu mai mare încredere
contractele de sponsorizare.
• Propunerea trebuie să accentueze valoarea adăugată. Suma
solicitată trebuie să fie proporŃională cu beneficiile obŃinute. În
general, potenŃialii sponsori urmăresc beneficiile ce rezultă din
expunere media, asocierea cu alŃi parteneri de afaceri, construirea
unor relaŃii interne etc.360
8.3.4. Analiza celei mai bune alegeri

În urma primirii mai multor propuneri de sponsorizare, fiecare
firmă va efectua „o analiză a maximei oportunităŃi, pentru a identifica în
detaliu elementele pozitive şi negative fiecăreia dintre acestea”361.
360
Ukman, Lesa. (2012). 11 basics Of Successful Sponsorship Sales. disponibil la:
http://www.sponsorship.com/About-IEG/Sponsorship-Blogs/Lesa-Ukman/June-2012/11-Basics-
Of-Successful-Sponsorship-Sales.aspx. (accesat 20 nov. 2016).
361
106
Deoarece atât natura sponsorizării, cât şi procesul de asociere a
unei organizaŃii cu ocazia de sponsorizare cea mai potrivită sunt
subiective, în analiza celei mai bune propuneri J. Crompton recomandă
să fie luate în calcul aspecte precum:
• Profilul publicului;
• Expunerea potenŃială;
• AudienŃa canalelor de distribuŃie;
• Avantajele în faŃa competiŃiei;
• Resursele necesare pentru investiŃie;
• Caracteristicile evenimentului;
• ReputaŃia organizatorului evenimentului362.
8.3.5. Negocierea contractului de sponsorizare a evenimentului

După acceptarea propunerii de sponsorizare, sponsorul şi
beneficiarul sponsorizării urmează să încheie în scris un contract, în care
se vor menŃiona obligatoriu obiectul, valoarea şi durata contractului,
precum şi drepturile şi obligaŃiile părŃilor.
La negocierea contractului de sponsorizare trebuie să aibă în
vedere aspecte precum: durata de valabilitate a contractului; măsuri în
cazul neacordării drepturilor; scutiri şi garanŃii; exclusivitatea
produsului: posibilităŃi suplimentare de valorificare a sponsorizării în
condiŃiile aceloraşi costuri; dreptul de a rezilia contractul363.
8.3.6. Implementarea şi derularea sponsorizării

Odată ce contractul de sponsorizare a fost semnat, urmează
implementarea şi derularea acestuia, iar ambele părŃi trebuie să culeagă
roadele acestui parteneriat. Acesta este momentul în care se
consolidează relaŃia dintre sponsor şi beneficiarul sponsorizării însă, aşa
cum se menŃionează în literatura de specialitate, pentru a funcŃiona,
această relaŃie trebuie să fie bazată pe comunicare, onorarea obligaŃiilor
şi încredere364.
362
J. Crompton, Understanding a business organisation’s approach to entering a sponsorship
partnership, Festival Management and Event Tourism, 1(3), 1993, pp. 106-108.
363
364
107
8.3.7. Evaluarea sponsorizării
Atât organizatorul evenimentului cât şi sponsorul trebuie să
evalueze efectele sponsorizării şi impactul acestui parteneriat. De aceea,
în evaluare se urmăresc două componente: în primul rând, modul în care
a funcŃionat parteneriatul dintre organizator şi sponsor şi, în al doilea
rând, stabilirea măsurii în care au fost îndeplinite obiectivele de
sponsorizare ale firmei365. Acest lucru este destul de dificil, deoarece,
aşa cum evidenŃiază R. Moore, procesul de evaluare este controversat şi
lipseşte un consens general cu privire la tehnicile de evaluare. Pentru
măsurarea rentabilităŃii investiŃiei, sponsorii folosesc metode tangibile,
precum expunerea media, dar şi elemente greu cuantificabile, precum
emoŃia publică366.
Sponsorizarea este apreciată în primul rând pentru capacitatea ei de
„a crea legături emoŃionale cu publicul”367, însă pentru aprecierea
impactului acesteia trebuie utilizate tehnici de cercetare cantitative şi
calitative. Potrivit lui R. Moore, pentru estimarea eficienŃei sponsorizării
trebuie cercetate:
• Gradul de recunoaştere a mărcii în rândul publicului;
• Tipurile de produse sau servicii asociate cu marca respectivă;
• RelevanŃa sponsorului pentru respectivul eveniment;
• Dacă sponsorizarea a accentuat înclinaŃia clienŃilor de a
achiziŃiona bunurile sau serviciile sponsorului368.
După ce evenimentul s-a încheiat, organizatorul poate redacta un
raport în care va descrie modul în care au fost utilizate sponsorizările,
indiferent că este vorba despre sume de bani sau de bunuri. Acest raport,
care oferă o detaliere a modului în care au fost utilizate sponsorizările, ar
trebui redactat chiar dacă nu există o solicitare expresă în acest sens din
partea sponsorilor. În plus, în cazul în care evenimentul a fost un succes,
iar sponsorul este mulŃumit de modul în care a decurs acest parteneriat,
365
366
367
Ibidem, p. 200.
368
Ibidem.
108
beneficiarul sponsorizării poate încerca să obŃină susŃinerea respectivei
firme şi pentru evenimentele viitoare.
109
Capitolul 9 Evaluarea evenimentului
9.1. Măsurarea succesului unui eveniment

Potrivit lui K. M. Hearit pentru succesul unui eveniment special
trebuie avuŃi în vedere mai mulŃi factori.
În primul rând, pentru a atrage atenŃia mass-media, evenimentul
trebuie să aibă valoare de ştire. În al doilea rând, evenimentele au
succesul scontat atunci când există o legătură semnificativă între
organizaŃie şi eveniment, cum ar fi, spre exemplu, eforturile depuse de o
companie producătoare de haine sport pentru femei în combaterea
cancerului de sân. În al treilea rând, dacă prin intermediul evenimentului
sunt promovate anumite produse, legătura cu produsul trebuie făcută
într-un mod evident, dar nu într-o manieră nepotrivită, ştiut fiind faptul
că de multe ori, o abordare prea directă poate să îndepărteze
consumatorul. În ultimul rând, evenimentul trebuie să fie bine planificat
şi organizat, astfel încât să reprezinte o experienŃă distinctă şi
memorabilă pentru publicul participant369.
Evaluarea evenimentului reprezintă procesul de măsurare şi
monitorizare a acestuia în scopul aprecierii rezultatelor sale370. Unii
autori accentuează faptul că evaluarea nu reprezintă o ultimă etapă în
planificarea evenimentului, ci este doar o componentă a unei spirale fără
sfârşit, deoarece prin activitatea de evaluare se obŃin instrumentele
necesare pentru viitoarea analiză a situaŃiei371. Pentru A. Gregory
evaluarea este un proces de monitorizare şi de adaptare, dar şi o analiză
a rezultatelor finale372.
Chiar dacă numeroşi teoreticieni sunt de acord că evaluarea este
benefică, pentru practicieni aceasta reprezintă, de cele mai multe ori, o
corvoadă. De aceea, A. Gregory consideră utilă prezentarea câtorva
motive pentru care evaluarea ar trebui să îşi găsească loc în programe,
campanii şi evenimente:
369
370
371
372
110
• Concentrează eforturile: ştiind că urmează să fiŃi evaluaŃi în funcŃie
de anumite obiective, vă veŃi concentra pe ceea ce este important,
lăsând aspectele mai puŃin importante în plan secundar.
• Demonstrează eficacitatea: „Nu este succes mai mare decât
succesul”, spune A. Gregory373. Dacă reuşiŃi să obŃineŃi ceea ce aŃi
planificat, evaluarea va demonstra acest lucru şi nimeni nu vă va
putea contesta valoarea.
• Asigură eficienŃa costurilor: concentrarea asupra lucrurilor
importante presupune şi o gestionare în consecinŃă a resurselor
importante, cum sunt timpul şi banii, şi, la final, obŃinerea unor
rezultate optime.
• Încurajează un bun management: coordonarea în scopul atingerii
unor obiective clar stabilite aduce concizie întregii activităŃi a
departamentului de relaŃii publice.
• Facilitează responsabilizarea: nu doar responsabilizarea în legătură
cu obiectivele fixate, ci şi a celorlalte persoane implicate în
proiect374.
Din păcate, aşa cum observă S. Schäfer-Mehdi, „există încă puŃine
metode convingătoare pentru măsurarea sau controlul succesului”375. Iar
problema identificată de autorul menŃionat constă în alegea metodei de
evaluare: „Parametrii pur operativi din domeniul organizării
evenimentelor, precum chestionarea participanŃilor prin întrebări de tipul
AŃi fost mulŃumit de organizarea evenimentului?, sunt insuficienŃi”,
crede S. Schäfer-Mehdi376.
A. Gregory propune mai multe principii de care ar trebui să Ńinem
cont atunci când realizăm evaluarea377.
Astfel, indiferent de modul în care este măsurat şi apreciat succesul
evenimentului, evaluarea nu poate fi realizată dacă în prealabil nu au
fost stabilite nişte obiective realizabile şi măsurabile. Obiectivele
cantitative, precum atingerea unui anumit număr de participanŃi,
373
374
375
376
Ibidem.
377
A. Gregory, op. cit., pp. 209-210.
111
generarea de adrese sau lichidarea de stocuri se pot controla relativ uşor,
dacă anterior au fost stabilite într-o măsură realistă. Multe evenimente îşi
propun însă nişte obiective mai „abstracte”, făcând astfel dificilă
măsurarea îndeplinirii lor378. Cu toate acestea, realizarea obiectivelor
este modul cel mai clar prin care putem aprecia succesul unui
eveniment.
Evaluarea trebuie avută în vedere încă de la începutul proiectului,
crede A. Gregory379. Adică încă din faza conceptului trebuie stabilite
mecanismele de evaluare. Şi alŃi autori380 consideră că evaluarea
evenimentului este mai eficientă dacă este gândită încă din faza de
planificare. Astfel, încă din etapa planificării trebuie să se aibă în vedere
ce date sunt necesare pentru evaluare, când, cum şi cine va colecta
aceste date şi cum vor fi acestea analizate. Date referitoare la participanŃi
pot fi colectate din formularele de înregistrare a participanŃilor. Numărul
biletelor vândute la un eveniment oferă, de asemenea, informaŃii despre
numărul participanŃilor. Alte date pot fi obŃinute folosind metoda
observaŃiei. Membrii echipei de organizare pot oferi informaŃii relevante
legate de calitatea prestaŃiei artistice, reacŃia publicului, fluxul
participanŃilor, calitatea cateringului etc. InformaŃii legate de
comportamentul publicului, de eventualele incidente, violenŃe sau
accidente pot fi oferite de angajaŃii firmei de securitate381.
Evaluarea trebuie să fie continuă, pe tot parcursul „lanŃului de
comunicare”382. Dacă va fi realizată doar la finalul proiectului, evaluarea
poate fi înşelătoare.
Evaluarea trebuie să fie obiectivă şi ştiinŃifică, adică în situaŃia în
care specialiştii în relaŃii publice nu sunt ei înşişi profesionişti, trebuie
apelat la serviciile altor specialişti în domeniul metodelor de evaluare383.
9.2. Cercetarea primară şi cercetarea secundară
378
379
380
381
Ibidem.
382
383
Ibidem, p. 210.
112
În literatura de specialitate se face distincŃie între cercetarea
primară, realizată în relaŃie directă cu evenimentul şi care implică
numeroase tehnici de evaluare, precum observaŃia, aplicarea
chestionarelor sau studii, şi cercetarea secundară, realizată de organizaŃii
sau agenŃii externe, care, deşi nu este efectuată în sprijinul direct al
evenimentului, furnizează informaŃii valoroase organizatorilor384.
9.3. Tehnici ale cercetării primare

Cele mai adecvate tehnici pentru evaluarea evenimentelor sunt:
aplicarea şi analizarea chestionarelor, metode complementare, precum
observaŃia directă sau interviul, monitorizarea mass-media, analiza de
conŃinut385.
9.3.1. Aplicarea şi analizarea chestionarelor

Aplicarea chestionarelor este tehnica de evaluare cel mai des
utilizată în cadrul evenimentelor. Pentru a folosi în mod eficient această
tehnică poate fi util ca, înaintea evenimentului să se stabilească, cu
ajutorul interviurilor şi al grupurilor-Ńintă alcătuite din potenŃialii
participanŃi, nişte parametrii care să furnizeze în mod real posibilităŃile
de comparaŃie pentru chestionarea de mai târziu386.
Pentru a obŃine un procent ridicat de răspunsuri se recomandă
chestionarea cu ajutorul interviurilor live sau al celor telefonice.
Chestionarele trimise prin poştă sau prin email, în special cele a
căror completare necesită mai mult de 15 minute sunt, dimpotrivă, mai
puŃin acceptate. Chestionarele trebuie să fie formulate clar şi sistematic.
Pentru motivarea participanŃilor să răspundă la întrebări pot fi utilizate
diverse stimulente, precum oferirea unui premiu, care să fie tras ulterior
la sorŃi387.
După evaluarea pur statistică, rezultatele trebuie prelucrate şi
interpretate corect. Pentru analiza rezultatelor se recomandă utilizarea
unor programe speciale cum este, spre exemplu, SPSS.
384
385
Ibidem, p. 418.
386
387
Ibidem, p. 181.
113
9.3.2. Metode complementare
Pe lângă analiza chestionarelor mai pot fi utilizate şi alte metode
complementare, care contribuie la înŃelegerea rezultatelor obŃinute.
Acestea sunt metoda observaŃiei directe sau interviuri cu organizatorii
ori alŃi parteneri388.
9.3.3. Monitorizarea mass-media
Acoperirea media a evenimentului reprezintă un aspect important
în organizarea evenimentelor. În funcŃie de rezultatele evenimentului,
impactul acestuia asupra comunităŃii şi de relaŃia organizaŃiei cu mass-
media, reflectarea în presă poate fi pozitivă sau negativă389.
Organizatorii trebuie să realizeze monitorizarea presei şi
înregistrarea materialelor de presă ca parte a documentaŃiei
evenimentului. În cazul evenimentelor locale acest lucru este, în cele
mai multe cazuri, uşor de realizat, însă în cazul evenimentelor cu
acoperire naŃională trebuie apelat la servicii profesioniste de
monitorizare media. Aceste organizaŃii pot furniza copii după
materialele de presă tipărite şi transcrierea interviurilor şi ştirilor radio.
În schimbul unei taxe pot fi obŃinute şi înregistrările audio sau
video. Monitorizarea media oferă informaŃii importante, ce pot fi
utilizate pentru promovarea următoarei ediŃii a evenimentului
potenŃialilor sponsori sau parteneri.
După realizarea monitorizării presei, următoarea etapă o reprezintă
analiza de conŃinut. Rezultatul acestei analize nu este obligatoriu unul
pozitiv. O reflectare negativă a evenimentului în presă poate să afecteze
reputaŃia acestuia şi, implicit, şi pe cea a organizatorului, a partenerilor
sau a sponsorilor.
Potrivit L. Toader un raport de monitorizare post-eveniment ar
trebui să cuprindă trei părŃi:
a) analiza cantitativă - adică numărul de materiale apărute în presă,
clasificate în funcŃie de diverse criterii cantitative precum:
388
389
Ibidem, p. 427.
114
• Numărul total al materialelor de presă apărute în presa scrisă,
online, agenŃii de presă, radio şi televiziune;
• ÎmpărŃirea articolelor din presa scrisă în funcŃie de dimensiune în
mici, medii şi mari;
• Totalul menŃionărilor de cuvinte cheie în titlul şi în corpul
articolului (numele organizaŃiei, numele reprezentanŃilor
organizaŃiei, numele produsului etc.);
• Numărul fotografiilor publicate;
• SuprafaŃa totală acoperită de articolele din presa scrisă (în cm²);
• Timpul alocat materialelor audio-vizuale (în minute);
• Calcularea „Return On Investment” în funcŃie de valoarea
materialelor apărute în presă
b) Analiza calitativă, se referă la:
• Tipul materialelor, în funcŃie de informaŃia conŃinută
(pozitive/negative)
• Tonalitatea materialelor, în funcŃie de modul de abordare (pozitivă,
neutră, negativă)
c) Articolele propriu-zise - articolele din presa scrisă sunt scanate, se
realizează print screen pentru materialele online, ştirile audio-vizuale
sunt redate sub formă de script, iar toate materialele sunt aranjate pe
categorii de publicaŃii şi ordonate după data apariŃiei390.
9.3.4. Întocmirea rapoartelor pentru sponsori şi parteneri

Unul dintre principalele motive pentru care se realizează evaluarea
evenimentului este realizarea rapoartelor ce urmează să fie prezentate
anumitor publicuri391.
• Pentru organizatori raportul va furniza informaŃii importante legate
de respectarea bugetului şi a termenelor, atingerea obiectivelor
propuse, numărul de participanŃi, profilul acestora, de unde au aflat
despre eveniment etc.
• Raportul pentru sponsori va conŃine date legate de creşterea
gradului de conştientizare a publicului cu privire la produsele sau
390
L. Toader, op. cit., pp. 158-159.
391
115
serviciile sponsorului, promovarea în mass-media, acoperire
media, profilul participanŃilor etc.
• Raportul pentru organismele financiare va include un audit
financiar pentru venituri şi cheltuieli şi informaŃii legate de
rezultatele sociale, culturale sau sportive ale evenimentului.
• Raportul pentru autorităŃile publice trebuie să conŃină informaŃii
referitoare la impactul evenimentului asupra economiei locale,
regionale sau naŃionale.
• Rapoartele pentru partenerii media vor furniza informaŃii legate de
distribuirea materialelor evenimentului, menŃionarea în
comunicate, susŃinerea social media etc.392
9.4. Cercetarea secundară
Cercetarea secundară este utilă pentru realizarea studiilor de
fezabilitate ale evenimentului, ajutând organizatorii să încadreze
evenimentul într-o strategie şi să stabilească pentru acesta obiective
realiste. Printre sursele cercetării secundare se numără: cercetarea
rapoartelor evenimentelor anterioare, date oferite de organizaŃii de
cercetare, precum Institutul NaŃional de Statistică, cercetarea internetului
şi studierea articolelor din revistele de specialitate393.
9.4. Finalizarea evenimentului

După încheierea evenimentul, înainte de a începe pregătirile pentru
următorul eveniment, trebuie trase concluziile finale394. Printre sarcinile
pe care trebuie să le îndeplinească organizatorul la finalul evenimentului
se numără:
• O şedinŃă cu toate părŃile implicate, în care să li se dea acestora
ocazia să ofere un feedback asupra evenimentului încheiat;
• Verificarea îndeplinirii tuturor obligaŃiilor contractuale şi legale;
• Redactarea şi distribuirea de rapoarte sponsorilor şi partenerilor;
• Adresarea de mulŃumiri tuturor celor implicaŃi în organizarea
evenimentului395.
392
Ibidem.
393
Ibidem, p. 416.
394
Ibidem, p. 429.
395
Ibidem.
116
Partea a II-a Evenimente de relaŃii publice
Capitolul 10 Evenimente de presă

Evenimentele pentru jurnalişti reprezintă un bun prilej pentru
organizaŃie de a se bucura de atenŃie din partea mass-media. De cele mai
multe ori specialiştii în relaŃii publice depun eforturi pentru a atrage
jurnaliştii, deoarece aceştia au un program încărcat şi participă la astfel
de evenimente doar dacă subiectul propus este foarte important.
Chiar dacă pe parcursul evenimentului jurnaliştii se comportă
prietenos, acest lucru nu reprezintă o garanŃie că reflectarea în presă a
evenimentului va fi una pozitivă. AcŃiunile prin care se încearcă să se
atragă atenŃia presei sunt conferinŃele de presă, briefing-urile, vizitele şi
voiajele de presă, recepŃia, întâlnirile mai mult sau mai puŃin formale,
dejunuri sau mese rotunde cu editorialişti, avanpremiera sau premiera
unui spectacol de teatru ori film, teste asupra unor echipamente sau
instrumente etc.
10.1. ConferinŃa de presă

Numeroase lucrări de specialitate tratează pe larg organizarea unei
conferinŃe de presă396, considerată a fi „un eveniment în sine”397 şi,
totodată „formula cea mai oficială”398 de comunicare cu presa. Pentru
pregătirea acesteia trebuie alocată o perioadă de aproximativ o lună,
timp în care se vor parcurge următorii paşi: stabilirea momentul şi a
locului desfăşurării, a listei jurnaliştilor invitaŃi, redactarea şi trimiterea
invitaŃilor, redactarea documentaŃiei şi a materialelor ajutătoare,
pregătirea discursurilor şi a reprezentaŃilor organizaŃiei399.
În privinŃa stabilirii zilei conferinŃei, specialiştii recomandă
intervalul din mijlocul săptămânii400 şi evitarea suprapunerii cu alte
evenimente de interes major pentru jurnalişti401. Intervalul de timp cel
396
C. Coman, op. cit., pp. 151-190; G. David, Tehnici de relaŃii publice. Comunicarea cu mass-
media, Polirom, Iaşi, 2008, pp. 122-131.
397
398
C. Coman, op. cit., pp. 151.
399
Ibidem.
400
Ibidem, p. 155.
401
G. David, op. cit., p. 125.
117
mai potrivit este prima parte a zilei, respectiv între orele 10 şi 14402.
Locul de desfăşurare trebuie să fie agreabil şi în concordanŃă cu
imaginea organizaŃiei, uşor de identificat, accesibil, să aibă o acustică
bună şi să fie suficient de mare pentru ca toŃi participanŃii să se simtă
confortabil403. De alegerea jurnaliştilor invitaŃi, depinde reuşita
conferinŃei. De aceea, aceştia trebuie să fie specializaŃi, interesaŃi de
subiectul conferinŃei şi să reprezinte publicurile pe care organizaŃia
doreşte să le informeze404. Invitarea jurnaliştilor se poate face fie prin
trimiterea unei invitaŃii, care poate fi sau nu însoŃită de o
predocumentare405, fie printr-un comunicat de presă406, fie telefonic.
Dosarul de presă este un element de completare a conferinŃei407. El
va fi înmânat jurnaliştilor prezenŃi sau trimis la redacŃie, în ziua
următoare, celor care au absentat.
Succesul conferinŃei depinde în primul rând de prestaŃia
reprezentanŃilor organizaŃiei, adică de alegerea şi pregătirea celor care
vor Ńine discursuri şi vor răspunde întrebărilor jurnaliştilor408.
ConferinŃa trebuie să înceapă la ora anunŃată şi să nu dureze prea
mult. Timpul alocat este, de obicei, între 30 şi 60 de minute409. După
încheierea conferinŃei poate avea loc şi un dialog informal cu jurnaliştii,
pot fi acordate interviuri în exclusivitate sau pot fi stabilite întâlniri
pentru interviuri viitoare410. Activitatea de comunicare nu se încheie însă
aici, deoarece urmează etapa evaluării impactului pe care l-a avut
conferinŃa.
10.2. Briefing-ul de presă

Briefing-ul şi conferinŃa de presă se aseamănă în multe privinŃe.
Deosebirile principale constau în faptul că în cazul briefing-ului este
402
Ibidem.
403
404
405
Ibidem.
406
407
408
409
410
118
supus discuŃiei un singur subiect, iar durata acestuia este mai scurtă, de
maximum 20 de minute411.
Briefing-ul este structurat în două părŃi: declaraŃia iniŃială şi
răspunsurile la întrebărilor jurnaliştilor412. Un moderator poate prezenta
invitatul şi tema discuŃiei. Specialistul în domeniu va prezenta subiectul
briefing-ului, după care se solicită întrebări jurnaliştilor. Respectarea
limitelor subiectului abordat este o regulă de bază, ca urmare întrebările
care nu au legătură cu tema comunicată în declaraŃia iniŃială, trebuie să
fie refuzate politicos413.
DeclaraŃia iniŃială nu trebuie să depăşească cinci minute, iar partea
rezervată întrebărilor şi răspunsurilor este limitată, de regulă, la
maximum 15 minute414.
10.3. Vizita şi voiajul de presă

Vizita şi voiajul de presă sunt, potrivit C. Coman, extensii ale
conferinŃei de presă415 şi reprezintă o „modalitate foarte eficientă de
prezentare a scopului, obiectivelor, rolului, misiunilor şi specificului
respectivei organizaŃii”416.
Deosebirea dintre cele două tipuri de evenimente este dată de
faptul că în cazul vizitei deplasarea se face în aceeaşi localitate şi
durează câteva ore, în timp de voiajul de presă se desfăşoară pe
parcursul mai multor zile şi presupune deplasare într-o ală localitate sau
Ńară417.
Potrivit C. Coman, organizarea unei vizite sau a unui voiaj de
presă este justificată numai în cazul în care informaŃia care se doreşte să
fie transmisă jurnaliştilor este legată fie de un anumit loc, fie de un
produs sau eveniment şi nu poate fi prezentată complet altundeva decât
în acel loc418.
411
412
413
Ibidem, p. 131.
414
415
416
417
418
119
AcŃiune de presă extrem de complexă, voiajul de presă presupune
parcurgerea mai multor etape importante: stabilirea subiectului,
obŃinerea acordului de principiu al conducerii organizaŃiei, calcularea
bugetului estimativ, stabilirea programului, invitarea jurnaliştilor,
desfăşurarea şi evaluarea evenimentului419.
Subiectul unui voiaj de presă poate fi legat de unele facilităŃi ale
organizaŃiei, începerea sau finalizarea unor investiŃii ori participarea la
acŃiuni importante ale organizaŃiei, toate aflate la distanŃă faŃă de sediu,
dar şi de testarea unor facilităŃi turistice, dacă oganizaŃie furnizează
astfel de servicii420.
La calcularea bugetului trebuie să se Ńină cont de numărul
jurnaliştilor invitaŃi, de durata evenimentului, de mijloacele de transport
alese, de cheltuielile de cazare şi masă, de costurile materialelor
destinate presei, dar şi de unele cheltuieli neprevăzute421.
InvitaŃiile trimise jurnaliştilor trebuie să precizeze obiectivul,
programul şi durata voiajului. De regulă, jurnaliştilor li se solicită să
confirme participarea la voiaj, indicându-se o dată-limită până la care
pot face acest lucru422.
După vizitarea obiectivului stabilit, jurnaliştii se pot întâlni cu
liderul organizaŃiei şi cu alŃi specialişti în cadrul unei conferinŃe de
presă.
După întoarcerea acasă a jurnaliştilor, urmează etapa evaluării.
După monitorizarea presei, se va redacta un raport de evaluare, care va
cuprinde atât o analiza cantitativă, cât şi calitativă a materialelor apărute
în presă. Indiferent de rezultatele acestei monitorizări, „în niciun caz nu
trebuie să li se ceară jurnaliştilor să explice de ce nu au mediatizat
evenimentul respectiv, de ce l-au prezentat într-un anumit fel sau de ce i-
au consacrat puŃine pagini sau puŃine minute”423.
10.4. RecepŃia de presă
419
420
421
C. Coman, op. cit., pp. 212-213.
422
Ibidem, p. 221
423
Ibidem, p. 228.
120
RecepŃia de presă aduce în prim-plan socializarea cu reprezentanŃii
media şi lasă transmiterea informaŃiilor în planul secund. Aici accentul
este pus mai degrabă pe construirea unor bune relaŃii pe termen lung şi
pe o bază mai personală cu jurnaliştii424.
Formulă mai puŃin oficială de comunicare cu presa şi mai
generoasă în privinŃa timpului alocat, recepŃia oferă ocazia de a întâlni
jurnaliştii într-un registru informal şi poate avea loc în orice moment al
zilei, atâta timp cât este convenabil pentru majoritatea invitaŃilor.
Fie că este vorba despre un mic-dejun sau un prânz cu jurnaliştii,
ori de un dineu în cursul serii, aceste evenimente conŃin o parte
„formală” în care organizatorul prezintă ceea ce şi-a propus şi o parte
„informală” destinată socializării participanŃilor425.
RecepŃii pot fi organizate pentru lansarea unei campanii sau a unui
produs, pentru inaugurarea unui sediu, a unei secŃii ori a unei noi unităŃi
de producŃie, pentru celebrări sau alte momente festive din viaŃa
organizaŃiei426, dar sunt o alegere bună şi atunci „când situaŃia curentă
nu reclamă convocarea unei conferinŃă de presă propriu-zise”427.
Imediat după încheierea acestor întâlniri este bine ca specialistul în
relaŃii publice să-şi noteze informaŃiile aflate despre fiecare jurnalist pe
care l-a cunoscut, despre principalele puncte ale discuŃiei şi, în special,
ideile jurnalistului în materie de subiecte de presă, ceea ce consideră
acesta că este relevant şi important pentru instituŃia media la care
lucrează428.
424
425
Ibidem.
426
Ibidem, p. 134.
427
M. Blant, A. Theaker, D. Wragg, RelaŃiile eficiente cu mass media, comunicare.ro, Bucureşti,
2003, p. 132
428
121
Capitolul 11 Evenimente interne
Evenimentele adresate publicului intern îmbracă un spectru larg,

de la adunări generale ale acŃionarilor şi conferinŃe interne, până la
petreceri. Instrument eficient de relaŃii publice, aceste evenimente sunt
din ce în ce mai des întâlnite în organizaŃii, iar tendinŃa în acest domeniu
este ca acest tip de manifestări să devină din ce în ce mai sofisticate şi să
fie abordate într-o manieră tot mai profesionistă.
11.1. Adunările generale ale acŃionarilor

LocaŃiile utilizate pentru astfel de evenimente sunt extrem de
variate şi, deoarece numărul de participanŃi este greu de estimat în
prealabil, adesea trebuie avute în vedere şi rezervate mai multe locaŃii de
capacităŃi diferite429. Se poate opta pentru săli de conferinŃe din incinta
unor hoteluri, săli de spectacole, spaŃii expoziŃionale sau alte locaŃii.
CondiŃia cea mai importantă este ca sala să fie uşor accesibilă
tuturor acŃionarilor430. Se cuvine să facem, în acest context, o menŃionare
specială pentru situaŃiile în care astfel de evenimente sunt organizate
pentru companii din domeniile văzute extrem de critic de unele
segmente de public, cum sunt, spre exemplu cele din sectorul
petrochimic, energetic sau farmaceutic. Din motive de siguranŃă şi
pentru a evita temporar demonstraŃiile, protestele sau diverse acŃiuni
ostile din partea consumatorilor sau grupurilor de presiune, se
obişnuieşte pregătirea şi unei locaŃii secundare, care este Ńinută
secretă431.
Adunările acŃionarilor se desfăşoară într-un cadru formal, în
conformitate cu programul stabilit pe ordinea de zi şi în baza unei
proceduri clare. Procedura de convocare a acŃionarilor este stabilită în
actul constitutiv al societăŃii pe acŃiuni şi respectă legislaŃia în vigoare.
Convocatorul trebuie să conŃină informaŃii privitoare la:
• Data şi ora de începere;
429
430
P. Henslowe, Public Relations: Practical Guide to the Basics, London: Kogan Page, 1999, p.
52.
431
122
• Locul de desfăşurare;
• Ordinea de zi propusă;
• O descriere clară şi precisă a procedurilor care trebuie respectate
de acŃionari pentru a putea participa şi vota în cadrul adunării.
11.2. ConferinŃa internă

În mod normal, conferinŃele acoperă o varietate de subiecte, ce au
o temă comună432. La acest gen de manifestaŃii, unde abundă
informaŃiile, luările de cuvânt trebuie însoŃite de prezentări vizuale,
trecerile de la un discurs la altul trebuie să fie captivante, iar publicul
trebuie încurajat să participe activ la discuŃii.
Perioada anului preferată pentru organizarea conferinŃelor este
toamna, însă conferinŃele academice şi, în general, cele ce au loc în
universităŃi, sunt programate, de regulă, în timpul vacanŃelor de vară433.
Durata media a conferinŃelor este între 2 şi 4 zile, dar se întâlnesc
şi în varianta de o zi. Plasarea acestora la sfârşit de săptămână se
întâlneşte, în special, în mediul universitar şi la organizaŃiile de
voluntari, în timp ce partidele politice şi mediul de afaceri preferă să
planifice conferinŃele în timpul săptămânii434.
InvitaŃii speciali care iau cuvântul în plenul conferinŃei trebuie să
fie aleşi cu grijă, atât datorită notorietăŃii lor, cât mai ales pentru
cunoaşterea în profunzime a temei abordate.
O atenŃie specială trebuie acordată echipamentelor sonore şi
vizuale puse la dispoziŃia participanŃilor, calitatea acestora putând face,
uneori, diferenŃa între o conferinŃa bună şi una mediocră. Ca în cazul
tuturor manifestaŃiilor care depind de proiecŃii, trebuie luate măsuri ca,
în cazul în care s-ar defecta un aparat, să existe unul similar de rezervă.
Cele mai multe conferinŃe au şi un program social, ce poate fi
foarte variat: o recepŃie în prima seară, o serie de petreceri, o gală de
premiere sau un program special pentru parteneri435.
432
P. Henslowe, op. cit., p. 52.
433
Ibidem, p. 53.
434
Ibidem.
435
Ibidem, p. 55.
123
11.3. Seminarii şi workshop-uri
Deşi pentru acest tip de evenimente planificarea este asemănătoare
conferinŃelor, se deosebesc de acestea prin faptul că, de obicei,
abordează un singur subiect, se desfăşoară în decurs de o zi şi sunt de
dimensiuni mai reduse.
Despre programul acestor manifestări P. Henslowe notează că este
mai simplu în conŃinut, iar sesiunile sunt concepute astfel încât să
încurajeze discuŃiile436. În cazul workshop-urilor participanŃii sunt
împărŃiŃi în grupe mai mici pentru a încuraja participarea activă.
De obicei, aceste evenimente se desfăşoară în săli de mai mici
dimensiuni, precum săli de cursuri sau alte încăperi de dimensiuni
similare437.
11.4. Petreceri
Petreceri pentru publicul intern pot fi organizate cu ocazia unor
sărbători religioase (de exemplu, de Crăciun), pentru diverse aniversări
ale organizaŃiei (sărbătorirea a zece ani de activitate), pensionarea unor
angajaŃi etc.
Aceste evenimente la care participă toŃi angajaŃii au rolul de a
asigura un climat pozitiv în organizaŃie. O petrecere trebuie să faciliteze
comunicarea între participanŃi, să creeze o atmosferă familială şi
relaxată.
InvitaŃiile vor fi trimise tuturor angajaŃilor, după ce, în prealabil, au
fost consultaŃi asupra datei şi posibilităŃii de participare. Pe invitaŃie
trebuie menŃionată ocazia cu care se organizează petrecerea şi eventuale
indicaŃii legate de Ńinuta recomandată participanŃilor.
Petrecerile sunt un bun prilej de cunoaştere reciprocă pentru
angajaŃi şi de crearea unor legături mai strânse între aceştia, dar şi între
angajaŃi şi conducerea organizaŃiei. Liderul organizaŃiei poate susŃine un
scurt discurs, în care să le mulŃumească angajaŃilor pentru participare şi
pentru activitatea lor în cadrul organizaŃiei.
436
Ibidem, p. 56.
437
Ibidem, p. 55.
124
La calcularea bugetului pentru eveniment trebuie să aibă în vedere
închirierea spaŃiului, cheltuielile cu mâncarea şi băutura în funcŃie de
numărul persoanelor invitate, închirierea unor echipamente de
sonorizare sau lumini, flori, baloane, cadouri simbolice pentru
participanŃi etc.
125
Capitolul 12 Evenimente externe
Evenimente externe generale sunt adresate publicului extern al

organizaŃiei, format din clienŃi, colaboratori, furnizori, finanŃatori,
susŃinători, membrii ai comunităŃii etc. Din această categorie de
evenimente fac parte târgurile şi expoziŃiile, competiŃiile sportive,
lansări de produse sau sevicii, evenimente de strângere de fonduri etc.
12.1. Târguri şi expoziŃii

Târgurile reprezintă, în viziunea lui S. Schäfer-Mehdi, „prilejul
clasic pentru prezentarea de produse” , dar şi „cel mai bun model de
comunicare integrată”, în cadrul acestora putând fi întâlnite şi
numeroase activităŃi conexe „de la live-entertainment până la punerea în
scenă folosind mijloacele de comunicare”438. Organizarea unei expoziŃii
este indicată atunci când se doreşte înlesnirea unui contact mai detaliat al
publicului cu produsul sau dacă este nevoie de o perioadă mai
îndelungată de timp pentru ca produsul să acŃioneze durabil439.
RelaŃioniştii pot obŃine importante beneficii în urma participării la
târguri şi expoziŃii, indiferent de mărimea lor, dacă sunt locale, naŃionale
sau internaŃionale, publice sau private440.
12.1.1. Caracteristici ale târgurilor şi expoziŃiilor
Potrivit lui P. Henslowe, atât târgurile, cât şi expoziŃiile au în
comun următoarele caracteristici:
• Sunt organizate în locuri bine cunoscute publicului;
• Presupun aranjarea unor standuri de prezentare, care uneori pot
avea dimensiuni impresionante şi un design sofisticat;
• Durata este cuprinsă, în general între 3 şi 5 zile, dar pot dura şi mai
mult;
• Permit contactul direct cu publicul441.
Specialistul în relaŃii publice poate fi implicat în organizarea unei
expoziŃii în una din următoarele modalităŃi:
438
439
Ibidem.
440
P. Henslowe, op. cit., p. 41.
441
Ibidem.
126
• Sprijin din partea relaŃiilor publice la participare la o expoziŃie
• Participarea cu un stand la o expoziŃie
• Organizarea unei expoziŃii
12.1.2. Sprijin din partea relaŃiilor publice la participarea la o

expoziŃie
Participarea la o expoziŃie creează importante oportunităŃi pentru
relaŃiile publice, oportunităŃi care trebuie exploatate într-un mod eficient.
Indiferent dacă o organizaŃie participă la o expoziŃie ori dacă un
client solicită consiliere pentru partea de relaŃii publice, P. Henslowe
consideră că specialistul în relaŃii publice trebuie să cunoască
următoarele detalii:
• Organizatorul expoziŃiei face parte dintr-un grup de organizatori
sau este un organizator independent?
• Ce fel de exponate vor fi?
• Există anumite caracteristici speciale cu privire la stand sau la
exponate de care ar trebui să se Ńină cont?
• Ce activităŃi promoŃionale urmează să aibă loc?442
Odată obŃinute aceste informaŃii, specialistul în relaŃii publice va
putea planifica activităŃile ce urmează să aibă loc înainte, în timpul şi
după încheierea expoziŃiei443.
Înaintea evenimentului:
• Contactarea biroului de presă al expoziŃiei şi obŃinerea tuturor
detaliilor: cine deschide expoziŃia, când şi unde?
• Informarea în avans a biroului de presă al expoziŃiei asupra
propriului program al acŃiunilor promoŃionale la stand;
• AsiguraŃi-vă că aveŃi suficiente cadouri şi materiale promoŃionale
pentru vizitatorii standului şi că acestea sunt adecvate
evenimentului.
În timpul evenimentului:
• AduceŃi personalităŃile organizaŃiei pe care o reprezentaŃi la stand
în ziua deschiderii expoziŃiei;
442
Ibidem.
443
Ibidem, p. 127.
127
• OrganizaŃi la stand o recepŃie privată pentru reprezentanŃii media;
• VerificaŃi oportunităŃile oferite de mass-media: aflaŃi care este
acoperirea media, ce posturi de radio şi televiziune transmit
informaŃii despre expoziŃie;
• ÎnregistraŃi toŃi vizitatorii standului;
• ObŃineŃi informaŃii legate de organizarea unor recepŃii pentru
reprezentanŃii presei: unde vor avea loc şi cine este aşteptat să
participe;
• ÎntreŃineŃi relaŃia cu jurnaliştii.
Post-eveniment:
• Evaluarea: trebuie evaluate toate rezultatele tangibile şi învăŃat cât
mai mult din această experienŃă. Ce am obŃinut în urma participării
la acest eveniment? Care a fost costul efectiv?
• AcŃiuni post-eveniment (follow-up): redactaŃi scrisori către toŃi
vizitatorii pe care i-aŃi înregistrat la stand şi către reprezentanŃii
mass-media.
12.1.3. Participarea cu un stand la o expoziŃie

Atunci când organizaŃia participă cu un stand propriu în cadrul
unui târg sau expoziŃie, prezenŃa şi activitatea la stand trebuie planificată
cu grijă. Deoarece standul reprezintă „principalul fundament pe care se
sprijină expozantul în intenŃia sa de realizare a obiectivelor propuse prin
participarea la târg”444, activitatea de concepŃie, proiectare şi realizare a
acestuia trebuie realizată într-un mod profesionist.
Potrivit lui Z. Moise, în practică pot fi întâlnite două modalităŃi
importante de participare: participare colectivă (o companie specializată
organizează participarea mai multor expozanŃi în cadrul unui stand sau
pavilion) şi participare individuală (un singur expozant într-un singur
stand)445. În ambele variante, procedura de participare la târg sau
expoziŃie urmează aceleaşi etape:
• Pregătirea participării
• Activitatea la stand
444
445
Ibidem, p. 317.
128
• ActivităŃi post-eveniment
12.1.3.1. Pregătirea participării

Organizatorul târgului sau expoziŃiei trebuie să pună la dispoziŃia
participanŃilor informaŃii legate de condiŃiile de participare. Aceste
condiŃii se referă la: acceptarea ca expozant şi accesul în complexul
expoziŃional, tarife şi condiŃii de închiriere a spaŃiului de expunere,
modalităŃi şi termene de plată, anularea contractului, înregistrarea
subexpozanŃilor şi companiilor reprezentate etc.446
În funcŃie de valoarea, dimensiunea şi prestigiul târgului sau
expoziŃiei, termenul de înscriere poate varia între 2 şi 8 luni,
organizatorul putând stabili termene chiar şi mai îndelungate pentru
târgurile de dimensiuni foarte mari447.
În ceea ce priveşte concepŃia, proiectarea şi execuŃia standului, aşa
cum arată Z. Moise, se poate opta pentru una din următoarele variante:
• Stand-modul gata construit: organizatorii de târguri şi expoziŃii
oferă standuri-modul prevăzute uniform cu un minimum de
mobilier şi dotări standard, care sunt avantajoase sub aspectul
costurilor, al timpului necesar proiectării şi amenajării standului şi
al procesului de contractare între expozant şi organizator.
• Standul proiectat şi executat la comandă, care prezintă avantajele
unui aspect mai atrăgător, grad mai înalt de funcŃionalitate şi
adaptabilitate la cerinŃele expozantului, dar şi dezavantajele unui
cost mai ridicat şi a unei perioade mai îndelungate de timp
necesară proiectării, construirii şi demontării sale448.
Fiecare organizator al unui târg sau expoziŃii elaborează propriile
sale reglementări, ce trebuie respectate de către toŃi expozanŃii. Astfel, în
sarcina expozanŃilor se află adoptarea unor măsuri de protecŃie a
exponatelor, prin încheierea unor poliŃe de asigurare. SocietăŃile de
asigurare utilizează poliŃe speciale, destinate participanŃilor la târguri şi
expoziŃii, care asigură exponatele împotriva tuturor riscurilor şi acoperă
446
Ibidem, p. 331.
447
Ibidem, p. 330.
448
Ibidem, p. 359.
129
prejudiciile cauzate de public şi vizitatori449. O atenŃie specială trebuie
acordată transportului exponatelor, întocmirii documentaŃiei pentru
vămuire şi prezentării exponatelor pentru vămuire, acolo unde este
cazul, şi cunoaşterii prevederilor legale şi reglementărilor în Ńara-gazdă
referitoare la expediŃii, transport, asigurarea mărfurilor şi persoanelor,
tarife vamale de import, importul temporal, eventuale garanŃii450.
12.1.3.2. Activitatea la stand

Dintre numeroasele activităŃi ce se desfăşoară la standul unei
expoziŃii, le menŃionăm aici doar cele care intră în atribuŃiile
specialiştilor în relaŃii publice. Acestea sunt, potrivit lui P. Henslowe:
realizarea dosarului de presă, a newsletter-ul şi a buletinul expoziŃiei451.
La realizarea dosarului de presă trebuie să se Ńină cont de faptul că
jurnaliştii vor fi asaltaŃi cu astfel de materiale de către toŃi expozanŃii.
Aşadar, selectaŃi doar informaŃiile relevante şi de actualitate, însoŃite de
fotografii ale standului.
În cadrul marilor expoziŃii se obişnuieşte publicarea unui
newsletter. În funcŃie de durata expoziŃiei, pot fi publicate mai multe
ediŃii. Organizatorii vor dori, în acest caz, ca fiecare expozant să
contribuie cu informaŃii452.
Biroul de presă al expoziŃiei realizează zilnic un buletin pentru
expozanŃi. De obicei, informaŃiile conŃinute de acesta se referă la
evenimentele conexe, vizite şi alte ştiri legate de expoziŃie şi nu este mai
lung de două pagini format A4453.
Buletinele sunt distribuite la standuri fie dimineaŃa, înainte de
deschiderea expoziŃiei, fie cu o seară înainte.
După ce s-a încheiat evenimentul este util să se poarte o discuŃie cu
tot personalul care a asigurat prezenŃa la stand, trecându-se în revistă atât
aspectele pozitive, cât şi cele negative, şi evaluând rezultatele obŃinute.
449
450
451
P. Henslowe, op. cit., pp. 46-47.
452
Ibidem, p. 47.
453
Ibidem.
130
12.1.4. Organizarea unei expoziŃii
Aşa cum arată P. Henslowe, atunci când departamentul de relaŃii
publice este organizatorul unei expoziŃii sau al unui târg, multe dintre
acŃiunile pe care trebuie să le desfăşoare sunt similare celor prezentate în
secŃiunea anterioară, însă, în plus, în sarcina acestuia cad şi următoarele
activităŃi:
• Închirierea locului de desfăşurare;
• Publicitatea şi promovarea evenimentului;
• Invitarea potenŃialilor expozanŃi să participe;
• Redactarea regulamentului de participare;
• Aranjarea spaŃiului expoziŃional, asigurarea standurilor-modul
pentru expozanŃi, oferirea de diverse servicii expozanŃilor (de
exemplu, servicii de curăŃenie şi pază);
• Amenajarea unui birou de presă şi furnizarea de informaŃii pentru
participanŃi454.
Târgurile şi expoziŃiile reprezintă mijloace eficiente şi rentabile,
sub aspectul costurilor, pentru promovarea imaginii unei organizaŃii. Pe
lângă faptul că facilitează comunicarea directă cu publicul-Ńintă şi cu
reprezentanŃii mass-media, reprezintă o bună oportunitate pentru a
evidenŃia produsele şi serviciile organizaŃiei455. În cadrul târgurilor şi
expoziŃiilor pot fi realizate o serie de activităŃi conexe (conferinŃe,
seminarii, simpozioane etc.), care presupun, fireşte, costuri suplimentare.
12.3. CompetiŃii sportive

Testarea abilităŃilor sportive în cadrul competiŃiilor este una dintre
cele mai vechi activităŃi umane, a cărei tradiŃie o găsim în antichitate456.
CompetiŃiile sportive reprezintă, într-o explicaŃie simplă, un joc în
care participanŃii, persoane sau echipe, luptă pentru victorie, dar
experienŃa şi semnificaŃia ataşată acestor evenimente mult mai complexă
decât atât457. MulŃi oameni participă la competiŃii din motive personale,
pentru a dobândi o bună condiŃie fizică sau pentru perfecŃionarea într-un
454
Ibidem, p. 48.
455
Ibidem.
456
457
131
anumit sport, alŃii însă o fac din motive sociale, pentru a face parte dintr-
o echipă şi pentru a se bucura de un eveniment social458.
CompetiŃiile sportive se diferenŃiază de celelalte evenimente prin
următoarele elemente: locul de desfăşurare (arene, stadioane, pârtii,
bazine etc.), regulament de desfăşurare (care este diferit pentru fiecare
sport), participare individuală sau în echipe459.
PosibilităŃile de organizare a unor competiŃii sportive sunt
nenumărate, dată fiind varietatea sporturilor: unele pun accentul pe
combativitate, altele pe forŃă fizică, altele pe viteză şi îndemânare460.
12.4. Lansări de produse sau servicii

Prin intermediul acestor evenimente organizaŃia transmite
publicului informaŃii cu privire la noi produse sau servicii. Regizarea
prezentării noilor produse este uşor de realizat atunci când acestea sunt
vizibile şi au nişte dimensiuni obişnuite. Provocarea apare, însă, în cazul
prezentării serviciilor şi atunci când produsele sunt minuscule ori uriaşe,
şi, prin urmare, dificil de arătat potenŃialilor clienŃi461.
12.5. Evenimente de strângere de fonduri

Astfel de evenimente sunt organizate ocazional având drept scop
strângerea de fonduri, îmbunătăŃirea imaginii şi creşterea vizibilităŃii
organizaŃiei în comunitate sau recrutarea de voluntari462.
Aceste evenimente pot îmbrăca forme diverse: gale sau cine
elegante, competiŃii sportive, concerte, festivaluri, expoziŃii cu vânzare,
petreceri în aer liber, tele-don, concursuri de dans etc463.
Obiectivele urmărite de aceste evenimente sunt strângerea de
fonduri pentru susŃinerea unor cauze sociale, întărirea imaginii
organizaŃiei, recrutarea voluntarilor, atragerea atenŃiei asupra cauzei
458
Ibidem.
459
Ibidem.
460
Ibidem.
461
462
Napoca, 2004.
463
Ibidem.
132
sociale susŃinute, motivarea donatorilor de a susŃine cauza în
continuare464.
464
Ibidem.
133
Bibliografie
AsociaŃia pentru RelaŃii Comunitare, Evenimente speciale. Ghidul

organizatorului, Cluj-Napoca, 2004.
Balaban, D.C. (2009). Publicitatea. De la planificarea strategică la
implementarea media. Iaşi: Polirom.
Blant, M., Theaker, A., Wragg, D. (2003). RelaŃiile eficiente cu mass
media, Bucureşti: comunicare.ro.
Bowdin, G.A.J., Allen, J., O’Toole, W., Harris R. &McDonnell, I.
(2006). Events Management. 2nd edn. Oxford: Butterworth-
Heinemann.
Cain, S. (2009). Keyconcepts in Public Relations. Hampshire:
PalgraveMacmillan.
Coman, Cristina. (2004). RelaŃiile publice şi mass-media, Iaşi: Polirom.
Cory T. R. (2003). Brainstorming. Techniques for New Ideeas. New
York: iUniverse. Inc.
Crompton, John. (1993). Understanding a business organisation’s
approach to entering a sponsorship partnership. Festival
Management and Event Tourism, 1(3), 98-109.
Dagenais, B. (2003). Campania de relaŃii publice. Iaşi: Polirom, Iaşi.
David, George. (2008). Tehnici de relaŃii publice. Comunicarea cu
mass-media, Iaşi: Polirom.
Drewniany, B.L. &Jewler, A.J. (2009). Strategia creativă în publicitate.
Iaşi: Polirom.
Drummond, & Una McMahon-Beattie (ed.). Festival and Events
Management – An International Arts and Cultural Perspective,
Oxford, UK: Elsevier.
Festivalul Ambasadelor, Misiune, disponibil la:
http://www.festivalulambasadelor.ro/misiune.html (accesat în 24
noiembrie 2016).
Gerritsen, Dorothé, van Olderen, Ronald,Events as a Strategic
Marketing Tool, Oxfordshire: CAB International, 2014.
Getz, D. (2007). Theory, ResearchandPolicy for PlannedEvents,
Elsevier.
134
Graur, Evelina. (2001). Tehnici de comunicare, Cluj-Napoca:
Mediamira.
Gregory, Anne. (2009). Planificarea şi managementul campaniilor de
relaŃii publice, Iaşi: Polirom.
Hall, C.M. (1997). Hallmark TouristEvents: Impact, Management
andPlanning. Chichester, John Wiley&Sons.
Hearit, K.M. (2013). Event Management. In Encyclopedia of Public
Relations (R.L. Heath, editor) 2nd edn. Volume 1. California:
SAGE Publications.
Henslowe, Philip. (1999). Public Relations: PracticalGuidetotheBasics,
London: Kogan Page.
Legea 126/1995 privind regimul materiilor explozive,publicată în M. Of.
nr. 298 din 28/12/1995,republicată în 2011în M. Of. nr. 97 din
7/02/2011.
Legea 307/2006 privind apărarea împotriva incendiilor, publicată în M.
Of. nr. 633 din 12/07/2006.
Legea 319 privind sănătatea și securitatea în muncă, publicată în M. Of.
nr. 646 din 26/07/2006.
Legea nr. 32/1994 privind sponsorizarea, publicată în M. Of. nr. 129 din
25/05/1994 cu modificările şi completările ulterioare.
Legea nr. 448/2006 privind protecŃia şi promovarea drepturilor
persoanelor cu handicap, republicată în M. Of. nr. 1 din 3 ianuarie
2008.
Legea nr. 60/1991 privind organizarea și desfășurarea adunărilor
publice, publicată în M. Of. nr. 192 din 25 septembrie 1991 și
republicată în M. Of. nr. 186 din 14 martie 2014.
Meador K.S. (1997). Creative Thinking and Problem Solving for Young
Learners. Colorado: GreenwoodPublishing Group.
Moore, Richard. (2005). Sponsorizarea. În: RelaŃiile publice în practică
(coord. Anne Gregory), Bucureşti: All.
Newsom, D., VanslykeTurk, J. &Kruckeberg, D. (2003) Totul despre
Relații Publice. Iaşi: Polirom, Iași.
Passingham, Sarah. (1993). Organising Local Events, The Directory of
Social Change, London.
Preda, S. (2011). Introducere în creativitatea publicitara, Iaşi: Polirom.
135
Prutianu, Ştefan. (2000). Manual de comunicare şi negociere în afaceri.
Comunicare, Iaşi: Polirom.
Schäfer-Mehdi, S. (2008). Organizarea evenimentelor. Bucureşti: All.
SemiMaraton Sibiu, Ce este SemiMaraton Sibiu?, disponibil la
http://maratonsibiu.ro/concept-semimaraton-sibiu/ (accesat în 24
noiembrie 2016).
Sălcudean, M. (2015). New media, social media şi jurnalismul actual,
Bucureşti: Tritonic.
Toader, Larisa. (2010). Secretele relaŃiei cu presa. Sfaturi practice şi
studii de caz, Bucureşti: Universul Juridic.
Transilvania International Film Festival, Despre festival, disponibil la:
http://tiff.ro/despre-festival/1 (accesat în 24 noiembrie 2016).
Ukman, Lesa. (2012). 11 basics Of Successful Sponsorship Sales.
disponibil la: http://www.sponsorship.com/About-IEG/Sponsorship-
Blogs/Lesa-Ukman/June-2012/11-Basics-Of-Successful-Sponsorship-
Sales.aspx. (accesat 20 nov. 2016).
Wilson, C. (2013). Brainstorming andBeyond: A User-Cenetred Design
Method. Oxford: Elsevier.
Zamfir, Moise C. (1997). Marketing prin intermediul târgurilor și
expozițiilor, București: All.
136

Raluca Mureșan, Organizarea Evenimentelor de Relatii Publice - CURS1

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Raluca Mureșan, Organizarea Evenimentelor de Relatii Publice - CURS1

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Raluca Mureşan

Organizarea evenimentelor de relaŃii publice

Editura Academiei ForŃelor Terestre „Nicolae Bălcescu”

Partea a I-a Conceperea şi planificarea evenimentelor

Capitolul 1 Evenimentele: definiŃii, caracteristici şi tipologie

Capitolul 2 Crearea conceptului unui eveniment

Capitolul 3 Creativitatea în design-ul de evenimente

Capitolul 4 Planificarea evenimentului

Capitolul 5 Comunicarea evenimentului

Capitolul 6. Punerea în scenă a evenimentului

Capitolul 7 Principalele riscuri în organizarea evenimentelor

Capitolul 8 Bugetul evenimentului

Capitolul 9 Evaluarea evenimentului

Partea a II-a Evenimente de relaŃii publice

Capitolul 10 Evenimente de presă

Capitolul 11 Evenimente interne

Capitolul 12 Evenimente externe

Lucrarea Organizarea evenimentelor de relaŃii publice a specialistei în

Capitolul 1 Evenimentele: definiŃii, caracterisitici şi tipologie

Astăzi evenimentele ocupă un loc central în viaŃa noastră:

1.1. DefiniŃii şi caracteristici

1.2. Clasificarea evenimentelor

Există numeroase modalităŃi de clasificare, de grupare a

1.2.1. Clasificarea evenimentelor după prilej şi scop

1.2.2. Clasificarea evenimentelor după amploare şi conŃinut

1.2.3. Clasificarea evenimentelor în funcŃie de obiectivele strategice

1.3. Evenimentele de relaŃii publice

1.3.1.Clasificarea evenimentelor de relaŃii publice

1.4. Avantajele şi dezavantajele organizării evenimenelor

2.1. Conceptul unui eveniment

2.2. Crearea conceptului evenimentului

2.4. Prezentarea conceptului

Potrivit autorilor Steve Brown şi J.A. James design-ul de

3.3. Mind mapping-ul

BUGET IDEEA MOMENTUL

Fig. 3.2. Mind-mapping

3.4. Metoda Osborn

3.5. Procesul creativ în organizarea evenimentelor

4.1. ImportanŃa planificării evenimentului

4.2. Calendarul evenimentului

SARCINI RESPONSABILI TERMENE DATA

Fig. 4.1. calendarul evenimentului

iunie iulie august septembrie octombrie

Legat de stabilirea termenelor se execuŃie pentru diferitele

Fig. 4.3. Matricea lui Eisenhower

4.3. Lista de verificare

Checklist organizare eveniment

4.4. Contactarea prestatatorilor de servicii

4.5. Redactarea şi transmiterea invitaŃiilor

4.6. Confirmarea participării la un eveniment

5.1. Tehnici şi mijloace de comunicare

5.2. Alegerea mijloacelor de comunicare

5.2.1. Presa scrisă

5.2.5. Comunicarea online

Tot mai multe organizaŃii aleg să folosească new media pentru

Pentru un concept bun avem nevoie nu doar de conŃinut, ci şi de

6.2. Mijloacele scenice

6.2.5. Imagini şi efecte speciale

7.1. Riscul în organizarea evenimentelor

7.2. SiguranŃa participanŃilor

7.3. Măsuri de securitate

7.4. Măsuri de securitate la incendiu

7.5. Mediu înconjurător