Administrao do Tempo Mtodo PowerSelf 1) Separe aes de compromissos para planejar o futuro.

. Em relao ao planejamento, podemos classificar os compromissos em dois tipos.

O primeiro so os compromissos propriamente ditos, aqueles para os quais marcamos hora para fazer: reunies, cursos, visitas, etc. Compromissos seguem o relgio, tm hora marcada, sincronizam nosso tempo com o de outros e nos bloqueiam. O segundo tipo vamos chamar de aes. Aes tm prazo final definido ou no, mas no tm hora marcada para iniciar. As aes so disparadas de maneira individual e assncrona. Exemplos de aes so fazer telefonemas, redigir, ler e analisar correspondncias ou relatrios. Aes no seguem o relgio, no so feitas porque est na hora. As aes seguem a bssola que d direo e sentido 'a nossa vida e devem ser realizadas na ordem da sua prioridade. Compromissos so marcados numa agenda de horrios. Aes so marcadas numa lista cuja execuo segue as prioridades. Separ-los fisicamente a melhor forma de no confundi-los. importante distinguir os compromissos das aes porque a maneira de nos comportarmos diante de uns e de outros bastante distinta.

2 ) Priorize diariamente suas aes em A, B e C. No existe falta de tempo, o que existe falta de prioridade. A boa administrao do tempo a arte de definir prioridades. A distoro mais freqente na definio de prioridades confundir urgncia e importncia. A noo de urgncia est ligada a prazo. A importncia est ligada a valor. Mas ao invs de agir sobre o importante, reagimos urgncia.

Pode-se classificar os eventos quanto ao prazo e ao valor, isto , em relao sua urgncia e importncia, em quatro categorias: A) aquilo que importante e urgente. Isto , aquilo que vital, tem valor e cujo prazo est expirando. Este o quadrante da necessidade e da crise. B) aquilo que tem valor, mas no urgncia. Este o quadrante da qualidade. C) a urgncia pura. So aquelas coisas cujo prazo est se esgotando, mas cuja perda no tem efeito significativo. O grande problema que no sabemos lidar com perdas, no queremos abrir mo de nada e passamos a agir no sentido de evitar perdas e no de criar valor. A urgncia pura o grande ladro de nosso tempo. D) o que no nem urgente nem importante. o desperdcio e a deteriorao da vida. Resumindo: A) Vitais/Necessrios: precisam ser feitos. B) Importantes: devem ser feitos. C) Triviais: podem ser feitos ou no. D) Desperdcio: evitar. Sem priorizar as aes no dia a dia, somos levados pelas urgncias, ocupando-nos com trivialidades que no agregam valor nossa vida. Faa a sua priorizao em trs passos: 1. Liste o que Voc quer conseguir. 2. Classifique as aes em A, B e C; 3. Numere os itens de cada categoria de acordo com sua prioridade (A1, A2, ..., B1, B2, ..., C1, C2, ... ).

3 ) Anote com mtodo para concentrar a ateno e facilitar a recuperao. Aprenda a construir o futuro a partir do presente e recuperar o passado. Anotar um movimento de ateno ao presente. Anotar durante e aps um contato mostrar ateno e cuidado pelo outro. Dedique esta mesma ateno a voc e anote suas idias e percepes.
Um esquema simples de referncia cruzada, facilita em muito a interao dinmica da anotao com o planejamento. Fazer um ndice mensal das notas importantes, facilita a recuperao de anotaes passadas. Tendo todas as suas anotaes no Sistema PowerSelf voc se livra dos lembretes que costumam sumir ou se esconder. Quando tudo est num s lugar, voc no perde nada, nem perde tempo procurando. Dicas para uma anotao eficaz:

 Numere cada Nota do dia em seqncia. Comece de 1 a cada dia numa nova pgina. Alm do nmero identifique a Nota pelo nome da pessoa de contato e/ou pelo assunto (palavras-chave). Faa um ndice das notas importantes para facilitar a recuperao. No sistema PowerSelf, o ndice das Notas Dirias um formulrio padro do mdulo de formulrios mensais. Dicas para o preenchimento do ndice: Identifique cada referncia do ndice por dois nmeros: dia e nmero da Nota. O ttulo que voc deu anotao (nome do contato e assunto) colocado a seguir. Use palavras-chave que lhe ajudem a recuperar a informao depois. Use parnteses na mesma linha para referenciar outras notas para um mesmo assunto tratado repetidamente em dias distintos.

4 ) Avalie e planeje semanalmente para ganhar profundidade e ampliar horizontes. A seo de desenvolvimento pessoal leva voc a refletir sobre seus valores, crenas, papis sociais, carncias e metas de longo prazo, o Norte da sua bssola pessoal.
Acreditamos que o horizonte semanal o ideal para voc entrar em contato consigo mesmo, refletir e avaliar as mudanas, dificuldades e oportunidades surgidas neste plano mais profundo. Com a avaliao semanal, voc entra em contato com seus sentimentos e valores. Com o planejamento semanal, voc ganha em perspectiva e distingue melhor o que realmente importante do que apenas urgente.

5 ) Planeje e acompanhe suas metas como projetos. A administrao de projetos a melhor forma de realizar metas de longo prazo. O sistema PowerSelf possui formulrios especiais para o planejamento e acompanhamento de projetos e trs sees genricas onde voc pode guardar todas as informaes relativas a cada projeto. 6 ) Onde marcar um compromisso futuro? No Calendrio Mensal, no Plano Semanal ou na folha do dia? Um compromisso futuro com hora marcada deve ser anotado apenas no Calendrio Mensal. Nele, voc tem uma perspectiva maior da sua disponibilidade ou ocupao, o que deixa mais fcil negociar compromissos sem ocupar totalmente o seu tempo. No necessrio, nem conveniente, anot-lo tambm na folha diria ou no Plano Semanal. Primeiro, porque o trabalho fica dobrado. Segundo, porque voc deve marcar seus compromissos num s lugar, sob pena de acabar marcando dois compromissos para a mesma hora. Apenas quando for fazer o seu plano daquele dia (logo pela manh ou no fim do dia anterior) que voc transcrever para a respectiva folha diria todos os seus compromissos do dia. A folha diria lhe d o foco para ser eficiente no dia em curso, no aqui e agora. Se durante um dia voc agendar um compromisso urgente para o mesmo

dia, somente neste caso, ele ser anotado na folha diria. O que torna desnecessrio anot-lo tambm no Calendrio Mensal, pois na urgncia voc no precisa de perspectiva, mas sim de foco.
Em princpio, a folha de Plano Semanal, foi projetada para ser usada apenas no domingo, para o planejamento da semana que entra. A transcrio de compromissos para esta folha proposta como um exerccio de avaliao da real disponibilidade. Assim, voc distribui os objetivos da semana de forma equilibrada e evita um supercomprometimento. Feito isto, o Plano Semanal j cumpriu sua funo e no h necessidade de manter o calendrio de compromissos do Plano Semanal atualizado. Algumas pessoas, porm, preferem trabalhar com uma perspectiva semanal ao invs de mensal. Estas pessoas usam os calendrios dos Planos Semanais para marcar compromissos futuros. Para evitar a dupla marcao, entretanto, estas pessoas no devem usar o Calendrio Mensal, deixando-o em branco.

7 ) Abreviaturas teis Nas Aes do Plano do Dia

R: Reunio T: Telefonar F: Follow-up (ou C de Cobrar)

8 ) Tempo Calmo A maior queixa das pessoas que elas no tm tempo para planejar o seu dia devido s mltiplas e incessantes demandas tanto no trabalho quanto em casa. As pessoas que j fizeram nosso Seminrio conhecem o conceito de Tempo Calmo. Ele um perodo de meia hora a duas horas durante o qual as interrupes so evitadas, exceto as emergenciais. um bloqueio de horas na sua agenda para encontros com voc mesmo. Uso do Tempo Calmo: tarefas que requerem concentrao, como Planejamento. Requer treinamento de secretria, telefonistas ou recepcionistas e divulgao. Recados telefnicos so anotados para retorno posterior. Visitantes inesperados so convidados a marcar uma reunio.
O conceito de Tempo Calmo pode ser implementado em nvel individual, departamental ou corporativo. Muitas empresas j o utilizam com sucesso. Obviamente, difcil implementar o bloqueio de horas em nvel individual em funes operacionais. J funes gerenciais praticamente exigem o Tempo Calmo para serem desempenhadas com eficcia. Sugestes para implementar o seu Tempo Calmo: se o seu ambiente de trabalho conturbado procure uma outra sala.

9 ) Plano Dirio Corporativo Em empresas onde o planejamento individual j se tornou um hbito, o conceito de Tempo Calmo pode ser estendido. Alm de um primeiro perodo de 15 a 30 minutos para o planejamento do dia a nvel individual, no perodo subsequente so promovidas

reunies rpidas para que os diversos nveis cheguem a um consenso quanto s prioridades do dia. 10 ) Dividindo e Agrupando as Aes do Dia Muitos usurios subdividem a lista diria (com um trao, por exemplo) para agrupar aes de uma mesma categoria. As pessoas variam em relao forma como agrupam as aes do dia. Alguns preferem dividir por papis.
A forma mais simples desta diviso dividir a lista de aes dirias em duas, uma para o campo profissional , outra para o campo pessoal. Outros subdividem as aes do dia em duas listas tambm: uma para o que foi decidido durante o plano do dia, outra para as coisas que surgem durante o dia. Outros preferem agrupar as aes pela sua natureza: telefonemas, tarefas, pagamentos. Esta a forma que sugerimos. Entretanto, voc pode adotar seu prprio critrio para as subdivises. Lembre-se, o sistema PowerSelf no pretende ser um conjunto de regras rgidas, mas uma ferramenta flexvel que pode ser adaptado por voc.

11 ) Aes que precisam de seguimento futuro Digamos que voc tem planejado no seu plano dirio de hoje a seguinte ao: Fax proposta Francisco. Voc prepara e envia o fax com a proposta para o Francisco. Normalmente, voc marcaria esta ao com um marcando-a como completada. Porm este o tipo de ao que requer follow up, isto , tem um seguimento futuro, que seria ligar para Francisco amanh ou depois e verificar se ele recebeu e o que achou da proposta.
Se voc no marcar imediatamente como uma ao no dia de amanh (ou depois de amanh), h uma grande possibilidade de que voc se esquea de faz-lo. Uma sugesto usar um outro smbolo, um *, por exemplo, para marcar aes cumpridas mas que precisam de follow up futuro. Ao examinar as aes do dia voc automaticamente v quais as que necessitam de seguimento.