Projet de Charte - version au 01/03/2010

CharteCharte de lAudit Interne de lAudit Interne

Charte de lAudit Interne organisant au sein de lUniversit de Strasbourg la fonction Audit Interne

1. Pourquoi tablir une charte de laudit interne de luniversit de Strasbourg ?

La prsente charte de laudit interne a pour objectif de prciser les missions et les responsabilits confres la fonction daudit interne. Elle dfinit lorganisation et la position de laudit interne dans ltablissement (Comit dAudit et Service dAudit Interne), le champ de ses activits, le cadre dans lequel les audits internes seront raliss. Elle nonce les principes qui seront garants de lindpendance de la fonction et dfinit les exigences attendues en termes de comportement des auditeurs internes. La charte contribue ainsi laffirmation et la reconnaissance de la fonction daudit interne au sein de luniversit de Strasbourg. Elle garantit la transparence de lexercice de ses missions afin dassurer ladhsion de tous les acteurs cette dmarche dans lintrt de ltablissement dans son ensemble.

2. Quest-ce que laudit interne ? quelle est sa mission ?

Laudit interne est dfini ainsi selon lInstitut de lAudit Interne-IFACI : Laudit interne est une activit indpendante et objective qui donne une organisation une assurance sur le degr de matrise de ses oprations, lui apporte ses conseils pour les amliorer, et contribue crer de la valeur ajoute. Il aide cette organisation atteindre ses objectifs en valuant, par une approche systmatique et mthodique, ses processus de management des risques, de contrle et de gouvernance et en faisant des propositions pour renforcer son efficacit. Laudit interne a ainsi pour mission de permettre lorganisation de mieux matriser ses activits et leurs risques inhrents par un diagnostic des dispositifs de contrle interne existants et par des recommandations damlioration de ceux-ci.

3. Quest-ce que le contrle interne ?

Selon le cadre de rfrence du contrle interne (tabli par lAMF/IFACI 2007) : Le contrle interne est un dispositif de lorganisation, dfini et mis en uvre sous sa responsabilit, qui comprend un ensemble de moyens, de comportements, de procdures et dactions adapts aux caractristiques de chaque organisation et qui contribue la matrise des activits, l'efficacit des oprations et l'utilisation efficiente des ressources de l'organisation. Il doit permettre de prendre en compte de manire approprie les risques significatifs, quils soient oprationnels, financiers ou de conformit. Le contrle interne vise plus particulirement assurer : - la conformit aux lois et rglements ; - l'application des instructions et des orientations fixes par la direction ; - le bon fonctionnement des processus internes ; - la fiabilit et lintgrit des informations financires et oprationnelles. En contribuant prvenir et matriser les risques de ne pas atteindre les objectifs que sest fixs luniversit, le dispositif de contrle interne joue un rle cl dans la conduite et le pilotage de chacune de ses activits. Le contrle interne ne peut cependant lui seul fournir une garantie absolue que les objectifs seront atteints.
Page 1 / 6

Charte de lAudit Interne

4. Quelles sont les composantes du contrle interne ?

Selon lAMF/IFACI, le contrle interne sarticule autour de cinq composantes troitement lies, mais il convient de souligner le rle dterminant des rgles gnrales d'thique et d'intgrit comme substrat de tout dispositif de contrle interne efficace. o Une organisation approprie Comportant notamment une dfinition claire des responsabilits et des dlgations, des procdures et des systmes d'information appropris, des ressources et comptences adquates. o La diffusion en interne d'informations pertinentes et fiables Pour permettre chacun des acteurs, partie prenante du contrle interne, d'exercer ses responsabilits. o Un systme de recensement, d'analyse et de gestion des risques L'universit doit, de faon continue, recenser, analyser et grer les principaux risques pouvant affecter la ralisation des objectifs qu'elle s'est fixs. o Des activits de contrle Celles-ci doivent tre proportionnes aux enjeux propres chaque processus et conues pour matriser les risques susceptibles d'affecter la ralisation des objectifs. o Une surveillance permanente du dispositif de contrle interne Le fonctionnement du dispositif doit tre rgulirement revu pour le faire voluer en relation avec les incidents, les dfaillances et les changements observs; Cette surveillance sappuie notamment sur la fonction daudit interne qui value priodiquement les dispositifs mis en place. La conception et la mise en uvre du dispositif de contrle interne font partie des attributions de la direction de ltablissement et des responsables oprationnels. Chaque agent de lUdS est charg dappliquer, en ce qui le concerne, le dispositif de contrle interne mis en place.

5. Quel est le champ dintervention de laudit interne ?

Le champ dintervention de laudit interne est a priori universel, puisque toute activit comportant des objectifs et des risques de ne pas les atteindre ncessite un dispositif de contrle interne et est susceptible dtre audite. Les activits et processus auditer prioritairement seront dtermins par le comit daudit de luniversit sur la base dune analyse des risques encourus. Laudit interne na aucune responsabilit oprationnelle au sein de ltablissement. Lauditeur interne na, sur les activits quil audite, ni responsabilit directe ni autorit. Il ne se substitue pas aux responsables oprationnels. Les recommandations quil est amen formuler ne doivent en aucune faon dcharger les personnels de lorganisation audite des responsabilits qui leur sont confies. La conception et la mise en uvre dun systme de contrle interne ne sont pas du ressort du service dAudit Interne, mais des diffrents responsables oprationnels. Laudit interne apporte de manire discontinue une analyse approfondie et une valuation des dispositifs mis en place. Il participe la sensibilisation des responsables oprationnels sur la ncessit du contrle interne, ses principes et son amlioration.

6. Spcificit et complmentarits de laudit interne avec dautres fonctions

Le contrle de gestion, laudit externe (dont notamment les commissaires aux comptes ou les corps de contrle), la dmarche qualit, laudit qualit, le contrle interne sont des fonctions ou activits distinctes de laudit interne tant sur leurs objectifs que sur leur positionnement ou leur primtre, chacune ayant ses spcificits. Laudit interne se caractrise par son indpendance, son rle dvaluation de second niveau , son approche en termes de risques et ltendue de son champ dintervention. Au-del de ces diffrences, il faut souligner la complmentarit et les synergies qui existent entre toutes ces fonctions dont les travaux doivent tre coordonns pour servir au mieux luniversit.

Page 2 / 6

Charte de lAudit Interne

7. Comment est organis laudit interne luniversit de Strasbourg ?

Lorganisation repose la fois sur une structure de pilotage de laudit interne (le comit daudit interne) et un service charg de sa mise en uvre (le service daudit interne).

8. Quest-ce que le service daudit interne ?

Le service daudit interne est le service de luniversit charg de la ralisation des audits internes. Ce service est directement rattach la Prsidence de lUniversit de Strasbourg et plac sous lautorit fonctionnelle du comit daudit interne qui garantit son indpendance.

9. Quels sont les droits et obligations des auditeurs du service daudit interne ?
Droits o Pour raliser leur mission, les auditeurs ont un accs libre et sans restriction tous documents, informations, ou personnes ncessaires la bonne excution de laudit. Tout personnel de luniversit de Strasbourg se doit dapporter sa collaboration pleine et entire laudit dans son domaine de comptence. o Lindpendance des auditeurs devra tre respecte par toutes les parties concernes. o Le service daudit interne sera destinataire de toute tude ou analyse ralise par un oprateur ou organisme externe sur le fonctionnement de ltablissement (Chambre Rgionale des Comptes, AERES, Commissaire aux comptes, consultant externe, IGAENR, Urssaf, TPG). o Le service daudit interne peut solliciter lavis et lassistance de personnes qualifies (membres de luniversit ou professionnels externes) pour sacquitter de tout ou partie de sa mission. Obligations : fondement de la confiance et de la crdibilit de lavis qui sera donn o Les auditeurs respecteront strictement le code de dontologie labor par lIFACI (association professionnelle franaise des auditeurs internes, auprs de laquelle les auditeurs de lUDS sont inscrits). Celui-ci impose notamment que les missions daudit seront conduites : - avec intgrit : respect de lthique de la profession et de lorganisation ; - avec un souci permanent dobjectivit ; - en toute indpendance : les auditeurs valuent de manire quitable tous les lments pertinents et ne se laissent pas influencer par leurs propres intrts ou par autrui ; - en respectant et protgeant la confidentialit des informations recueillies ; les auditeurs internes sont tenus au secret professionnel et ne divulguent des informations quavec les autorisations requises ; - avec toute la comptence requise : les auditeurs appliquent et dveloppent leurs connaissances, savoir faire et exprience pour raliser leurs travaux. o Les auditeurs se conformeront galement aux normes en vigueur dans la profession dans la mesure o elles sont pertinentes dans le contexte de luniversit. Les normes internationales pour la pratique professionnelle de laudit interne sont formalises par lIFACI. o Les auditeurs sinterdisent de critiquer les personnes : seuls les systmes font lobjet dun examen. o Si les travaux mens devaient rvler une irrgularit clairement tablie, celle-ci sera porte sans dlai la connaissance du prsident du comit daudit.

10. Comment sont dtermines les missions daudit interne ?

Les interventions du service daudit interne font lobjet dune programmation pluriannuelle et annuelle arrte par le comit daudit. Le programme daudit annuel est soumis au conseil dadministration de luniversit et diffus en interne ds son approbation. Des missions ponctuelles, en dehors de la programmation annuelle, peuvent tre dcides par le comit daudit sil lestime ncessaire. Les propositions dinterventions peuvent maner de la direction de ltablissement, des administrateurs, du service daudit interne, des responsables de composantes ou de services de luniversit de Strasbourg. Elles sont arbitres et priorises par le comit dAudit en fonction de lanalyse des risques encourus. Luniversit alloue au service daudit interne les moyens lui permettant de raliser les missions qui lui sont confies.

Page 3 / 6

Charte de lAudit Interne

11. Comment se droule une mission daudit interne ?

Afin de garantir lobjectivit, la transparence et la neutralit de ses missions, le service de laudit interne sengage sur le respect des principes suivants : - Les entits concernes par les audits sont informes pralablement au dbut de la mission, - les objectifs et les mthodes sont rappels au moment de la prsentation de la mission, - un planning de ralisation est dfini avec les responsables de lentit audite, - une runion de clture est organise pour prsenter au responsable de lentit le projet de rapport et les recommandations avant sa diffusion. Chaque mission est ainsi ralise en collaboration avec lentit audite, dans une dmarche participative et transparente, respectant le droit de rponse de laudit (approche contradictoire). Schmatiquement, le droulement dune mission daudit est le suivant : Programme daudit annuel ou mission ponctuelle Ordre de mission [SAI = Service dAudit Interne]

Arrt par le comit daudit interne et le conseil dadministration Mandate le SAI pour la ralisation de la mission et informe les responsables des entits audites du lancement de la mission ; formalise le champ de laudit et dfinit les objectifs ; sign par le Prsident de lUdS Le SAI se documente et analyse lorganisation et les procdures pour dgager un tableau des forces et faiblesses de lentit ; Les responsables de lentit audite sont sollicits pour apporter les lments dinformation ncessaires cette tude Le SAI fixe les grandes lignes de la mission daudit partir de ltude prliminaire ; liste des tches et le fil conducteur de la mission (planification des travaux et vrifications) Prsentation/discussion des grandes lignes et objectifs de la mission avec les responsables de lentit audite consiste, par des entretiens, des analyses et des tests, sassurer des processus et contrles effectivement mis en uvre et de leur efficacit Restitution au responsable audit de la synthse provisoire des travaux, discussion et explication des constats et recommandations prsentation du projet aux seuls audits, lors dune runion de validation des constats et des dductions Sign par le responsable de laudit interne et soumis validation du comit daudit puis diffus la direction de lUdS et aux audits labor par les audits et soumis pour acceptation la direction de lUdS en rponse aux recommandations formules dans le rapport Mise en uvre du plan daction par les audits. Suivi par le SAI 3 et 6 mois. Bilan final.

Etude prliminaire Note dorientation Programme de travail Runion douverture Etude de terrain Prsentation des conclusions Projet de rapport runion de clture Rapport dfinitif avec recommandations programme dactions de progrs Suivi des recommandations et des actions de progrs

Prcisions : o Le rapport dfinitif, valid par le comit daudit, est transmis la direction de lentit audite et au Prsident de luniversit. Les rapports pourront galement tre communiqus, sur dcision du Prsident de luniversit, aux instances externes ltablissement (CRC, AERES, commissaire aux comptes, IGAENR ou autres ). o Suivi des recommandations : le service daudit interne sassurera aprs 3 mois et 6 mois que les recommandations et les actions de progrs proposes ont t engages et quelles ont atteint les rsultats attendus. Les responsables des entits audites transmettront spontanment au service de laudit interne les informations relatives au suivi des recommandations afin de prparer les deux bilans priodiques voqus ci-dessus. Le SAI rend compte semestriellement au comit daudit du suivi des recommandations.

Page 4 / 6

Charte de lAudit Interne

12. Qui contrle le service de laudit interne ?

Le responsable de laudit interne labore un rapport annuel sur lactivit du service. Ce rapport est soumis au comit daudit puis, aprs approbation, communiqu la direction de lUdS et au conseil dadministration. Le rapport comporte notamment des indicateurs sur la qualit des missions ralises par le SAI. A cette fin, un programme dassurance et damlioration de la qualit de son activit est propos par le responsable du Service dAudit Interne au Comit dAudit. Ce programme doit permettre un contrle de son efficacit et de son efficience (respect du code de dontologie, des normes professionnelles, indicateurs dactivit et de performance). Une valuation externe de lactivit du service daudit interne pourra tre envisage terme.

13. Quest-ce que le comit daudit interne ?

o Rle Le comit daudit interne a pour rle dclairer la Direction de lUniversit et le conseil dadministration sur le degr de matrise de ses oprations et dapporter si ncessaire des conseils pour lamliorer. Il sappuie pour cela sur les travaux du Service dAudit Interne dont il garantit lindpendance. Missions Les missions du comit daudit sont les suivantes : - Garantir lindpendance de la fonction daudit interne ; - Arrter la programmation des travaux daudit (plan pluriannuel et annuel daudit) et suivre sa ralisation ; - Statuer sur les propositions/demandes daudit et les prioriser (missions ponctuelles) ; - Examiner et valider les rapports daudit avant leur diffusion ; - Examiner le suivi des principales recommandations dgages par les missions daudit interne ; - Superviser lactivit du service daudit interne sur la base du rapport annuel quil produit et dun bilan semestriel intermdiaire, tenant compte du programme dassurance qualit mis en place ; - Examiner des travaux des commissaires aux comptes et autres consultants pour veiller la cohrence avec les audits internes ; - Examiner des dispositifs de contrle interne mis en place par luniversit ; - Proposer les suites ventuelles donner en cas dirrgularit constate lors des missions daudit ; - Conseiller la direction de luniversit et le conseil dadministration sur le contrle interne mis en place. Composition La composition du comit daudit est la suivante : - Le comit daudit est compos de 3 membres extrieurs lUdS. - Les personnalits qui le composent sont proposes par le Prsident et valides par un vote du CA. - Elles sont proposes sur la base de leur exprience et de leurs comptences. - La dure de leur mandat est lie celle du Prsident qui les a proposes. - Les membres du comit ne pourront pas tre reprsents et ils sont tenus aux mmes rgles (notamment de confidentialit) que les auditeurs internes (cf. supra point 9). Fonctionnement Le comit dsigne un prsident en son sein. Le comit se runit au moins deux fois par an, sur convocation de son prsident. Des runions supplmentaires peuvent tre organises linitiative du prsident du comit ou la demande dun membre du comit ou de la direction de ltablissement (demandes adresses au prsident du comit). Les outils de collaboration distance (messagerie, visioconfrence) seront mis en uvre en tant que de besoin pour fluidifier les relations entre le comit daudit, le service daudit interne et la direction de lUdS. Chaque runion fait lobjet dun compte rendu crit prpar par le responsable de laudit interne et sign par le prsident du comit. Le prsident du comit rend compte de son activit au Prsident de lUniversit et au conseil dadministration (rapport annuel au minimum). Le comit peut inviter ses sances toute personne quil jugera utile pour la bonne excution de sa mission. Le Prsident ou son reprsentant, Le Secrtaire Gnral, lagent comptable et le responsable de laudit interne de luniversit assistent aux runions du comit avec voix consultative.

Page 5 / 6

Charte de lAudit Interne Les dcisions du comit sont prises la majorit simple des membres prsents. En cas de partage des voix, celle du prsident est prpondrante.

Page 6 / 6