VII ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DEL CONJUNTO RESIDENCIAL ALTOS DE PINARES.

Marzo 13 de 2004 Siendo las 4:40 PM del da sbado 13 de marzo de 2004, se inicia la VII Asamblea Ordinaria de Copropietarios, en el saln social del Conjunto Residencial Altos de Pinares con el siguiente orden del da: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Verificacin del qurum. Lectura y aprobacin del orden del da Eleccin del presidente (a) y secretario (a) de la asamblea. Lectura y aprobacin del acta anterior. Informe de la situacin jurdica actual del Conjunto Residencial Altos de Pinares Reforma del Reglamento de Propiedad Horizontal y adecuacin a la ley 675 de 2001. 7. Informes de gestin: a. Administracin b. Consejo

8. Presentacin de los estados financieros a cargo de la contadora. 9. Informe del Revisor Fiscal. 10. Presentacin y aprobacin del presupuesto de operacin y mantenimiento ao 2004. 11. Cobro de expensas comunes segn Ley 675 de 2001 a. Cuota de administracin b. Cuotas extraordinarias 12. Eleccin de la nueva junta de administracin ( presentacin de planchas. 13. Designacin del administrador y representante legal. 14. Revisora Fiscal 15. Proposiciones y varios. 1. Verificacin del Qurum . Se procedi a verificar el qurum segn participacin por coeficiente y se confirmo la existencia de mayora calificada 0.7779494 por parte de los copropietario como se aprecia en la siguiente relacin :

Asistentes presnciales - Coeficiente Apto. 204B Apto. 303B Apto.304B Apto.401B Apto.402B Apto.501B Apto.502B Apto.503B Apto 504B Apto 602B Apto.603B 0.0135885 0.0136815 0.0145424 0.0138735 0.0145605 0.0138409 0.0145303| 0.0138409 0.0147585 0.0146281 0.0136815

Asistentes con poder - coeficiente Apto. Apto. Apto. Apto. Apto. Apto. Apto. Apto. Apto. Apto. Apto. 202B 301B 302B 403B 404B 601B 801B 804B 901B 903B 904B 0.0145062 0.0136815 0.0145038 0.0136815 0.0145352 0.0137684 0.0137684 0.0146752 0.0137853 0.0136127 0.0146752

Apto.604B 0.0133108 Apto.701B 0.0138288 Apto. 702B 0.0145605 Apto. 703B 0.0137346 Apto. 704B 0.0159261 Apto. 802B 0.0145533 Apto. 803B 0.0136803 Apto. 902B 0.0145170 Apto. 201A 0.0138203 Apto. 202A 0.0134557 Apto. 302A 0.0145859 Apto, 303A 0.0147042 Apto. 304A 0.0138831 Apto. 403A 0.0144977 Apto. 502A 0.0145714 Apto. 503A 0.0147670 Apto. 504A 0.0139858 Apto. 602A 0.0145714 Apto. 702A 0.0146873 Apto. 801A 0.0138819 Apto. 802A 0.0161942 Apto. 804A 0.0138264 Apto. 901A 0.0139858 Apto. 902A 0.0144506 Apto. 1004A 0.0101449 .

Apto. 1003B 0.0092864 Apto. 1004B 0.0090425 Apto. 203A 0.0146040 Apto. 402A 0.0145714 Apto. 504A 0.0139858 Apto. 603A 0.0146100 Apto. 703A 0.0133325 Apto. 704A 0.0138022 Apto. 903A 0.0146909

TOTAL 0.7779494

2. Lectura y aprobacin del orden del da. Se ley el orden del da propuesto siendo aprobado por unanimidad. 3. Eleccin del presidente (a) y secretario (a) de la asamblea. Se solicit la participacin voluntaria para desempear estos cargos y se postul el doctor Ricardo Gallego del Apartamento 804 A, como presidente de la asamblea y la Seora Norma Bentez del apartamento 501 B como secretaria; postulacin que fue aprobada por unanimidad. 4. Lectura y aprobacin del acta anterior. Se hizo la lectura del acta anterior siendo aprobada por unanimidad. 5. Informe de la situacin jurdica actual del Conjunto Residencial Altos de Pinares. Este informe fue presentado por la Abogada Adriana Vidal de la Firma Consultores de Gestin y Asociados Ltda. En dicho informe se mostr como el proyecto de construccin concebido inicialmente como Altos de Pinares, fue elevado a Escritura Pblica mediante el documento N0 3103 del 2 de mayo de 1995, segn licencia No 38052 del 21 de abril de 1995 de control fsico en el que se registra la voluntad de edificar un solo proyecto de vivienda construido por etapas. Posteriormente, mediante escritura pblica No 375 del 13 de abril de 1998, se procede a la divisin material del lote en tres partes, convirtiendo cada etapa en una unidad jurdica independiente y con matriculas inmobiliarias respectivamente asignadas. No obstante esta escritura si bien establece los linderos y as esta consignado en el plano respectivo, no cumple en terrenos con las normas urbansticas toda vez que los espacios de maniobra y de circulacin disminuyen su rea con respecto al mnimo exigido para ello.

Respecto de los bienes comunes se asigna la propiedad exclusiva de las plantas elctricas, bombas y contadores, as como el total del rea de piscina a la primera etapa. As las cosas jurdicamente ya se encuentran divididos los lotes tanto en sus unidades privadas como en las reas y bienes comunes, con la aclaracin que el plano de divisin no se ajusta a la normativa sobre la materia. Segn el mismo documento se informa que la asamblea de propietarios en acta No 1 de julio 3 de 1999, autoriz a la sociedad Melian para hacer la reforma estatutaria. El procedimiento previsto en la Ley 16 de 1985 que rega para entonces, exiga la unanimidad de los propietarios para la divisin de reas comunes. Finalmente, plantea tres alternativas para la viabilidad de la separacin fsica y administrativa: Opcin A. Citar a reunin de propietarios que integren el 70% de los coeficientes de cada etapa para establecer de comn acuerdo los linderos y reubicacin de zonas de circulacin y maniobras. Opcin B. Radicar proyecto de divisin de la etapa 3 integradas por las torres E y F, aprovechando el hecho que an no esta construida y ello facilitara la reubicacin de las zonas de parqueo, circulacin y maniobras comprometidas, as mismo se debe estar atento al inicio de esta obra para informar a las autoridades sobre la adjudicacin de la planta y motobomba a la etapa I y verificar que la energa y acueducto sean independientes para la etapa III segn las actuales normas urbansticas. Opcin C. Solicitar que mediante sentencia judicial dentro del proceso de deslinde y amojonamiento se determinen claramente los linderos de los predios de las etapas I y II. El objetivo de este proceso es clarificar los linderos, resolver sobre las oposiciones a estos linderos, modificar la lnea inicial si fuere el caso, sealar la definitiva, ordenar disponer de mojones si fuere necesario, ordenar la entrega a los colindantes de los terrenos, el registro del acta y la protocolizacin del expediente. Esta opcin definira el tema pero puede resultar a mediano plazo pese de que se trata de un proceso considerado abreviado y tiene un costo procesal aproximado de quince millones. Presentadas y analizadas las tres opciones se concluy que la mas conveniente para nuestro caso es la Opcin B; siendo esta aprobada por unanimidad. 6. Reforma del Reglamento de Propiedad Horizontal y adecuacin a la ley 675 de 2001. Se revoca de parte de la Asamblea la facultad entregada a la Sociedad Melian en el articulo 93 del Reglamento anterior que se introdujo como Norma Transitoria en Asamblea Extraordinaria convocada el 3 de Julio de 1977. Dicho articulo dice: La Sociedad MELIAN LTDA, en su calidad de constructora se reserva la facultad mientras desarrolla las dos etapas restantes y dentro del ao subsiguiente a la entrega de la ultima Unidad Privada del Conjunto Residencial de hacer modificaciones a los bienes en cuanto a su rea, destino y afectacin, previo consentimiento de la Secretaria de ordenamiento Urbano y de La Asamblea General de Propietarios si se exigiere y sin necesidad de autorizacin por parte de los propietarios de la primera etapa, quedando expresamente facultado el gerente de la misma para que firme la escritura publica contentiva de la reforma al presente Reglamento introducindole las adiciones, modificaciones o aclaraciones correspondientes.

En el evento de que como resultado de las modificaciones aparecieren unas nuevas unidades privadas estas sern de propiedad de la sociedad MELIAN LTDA. Una vez sometida a votacin fue aprobada la reforma con un qurum de: 0.777994 7 Informes de Gestin: a) Administracin. Se present el informe de la gestin de la Administracin a cargo de la Sra. Elsa Ins Molina. El informe contuvo los siguientes aspectos: y Recuperacin de cartera. Mediante comunicacin verbal y escrita se logr la recuperacin de $20500.139. Por gestin de abogados se lograron recaudar $12026.000. y Gestiones ante el estado. Se hizo la solicitud ante el Dagma para la poda de lo rboles que se encuentran en los entornos de la Unidad. Accin que se logr sin ningn costo. Se hizo gestin con EMCALI para un reintegro del 20% segn Ley 675 que favorece a las Unidades Residenciales que posean su propio transformador. Estamos en espera de respuesta. Se respondi a carta recibida de la Superintendencia de vigilancia en donde se planteaba una queja por parte del Consejo a de la Administracin. Dicha Carta result ser un annimo. y Comunicacin con los residentes. La comunicacin que se hizo con los residentes fue a travs de circulares, por diferentes motivos entre ellos la asignacin de calcomanas para los carros de la Unidad como una medida de control. Se hicieron reuniones con el personal de vigilancia (porteros, ronderos) tambin hubo reuniones con el personal de mantenimiento. y Obras varias y arreglos. Se resanaron y pintaron los puntos fijos de las torres A y B y el Saln Social de la Unidad. Se repararon goteras y sifones de la terraza al lado de la portera. Se pintaron las paredes del parqueadero del stano. Se dio mantenimiento al parque infantil. Se hizo la impermeabilizacin, cambio de canales y de tejas en las terrazas de las torres A y B. Se reemplazaron las tapas de los tanques de agua de la torre A averiadas despus de fuertes vientos. y Servicios varios. Se instal un buzn de sugerencias al lado de la portera Se elaboraron nuevas escarapelas. Se hizo la recarga respectiva de los extintores de incendio en cada uno de los pisos de las torres A y B lo mismo que en la portera y parqueadero subterrneo. Se hizo el mantenimiento de fumigacin correspondiente a las reas comunes. Se cambiaron los patines desgastados en los 4 ascensores lo cual impeda la correcta nivelacin. y Celebraciones.

Se celebr el Da de los nios. Se organiz y celebr la novena de Aguinaldo .Se celebr el da de las velitas. Acontecimientos Imprevistos: Se presentaron robos en varios apartamentos y en varios vehculos. La administracin hizo presencia y orient a los afectados en los tramites a seguir. Se hicieron los respectivos denuncios ante la Empresa de vigilancia. Se tomaron mas medidas de seguridad. Reuniones del Consejo y de la Administracin La Administracin particip en 21 reuniones ordinarias programadas por el Consejo y 23 extraordinarias. Situaciones que atentaron contra los bienes comunes: Daos de domos en los parqueaderos causados por objetos arrojados por la ventanas. Se hizo el reclamo en forma verbal y escrita, estamos en espera de respuesta. Dao del vidrio de la puerta de entrada principal y de la puerta principal del Saln Social. Ambas reparaciones fueron hechas oportunamente. Se repar la mesa de ping pong en tres ocasiones debido al deterioro por mal uso. Asuntos a tener en cuenta para la prxima Administracin: Recuperacin de cartera. Impermeabilizacin del parqueadero superior. Sistema de cmaras en el stano. Pintura de la fachada de la Unidad.(Ver recuadro anexo de informe de Administracin).

b) Consejo de Administracin La Sra. Martha Luca Echeverri present el informe de gestin en los que se expusieron los puntos ms relevantes de este perodo y las observaciones que marcarn las pautas a seguir por futuras administraciones, basadas en la experiencia y en la correccin de varios asuntos. Entre los puntos sobresalientes se sealaron los siguientes :       Permanencia del Consejo de Administracin y fortalecimiento como equipo de trabajo. Conocimiento por parte del Consejo de la problemtica de la unidad en toda su complejidad. Clarificacin de la situacin jurdica de la unidad e identificacin de estrategia a seguir. El ajuste del presupuesto para aplicar sin perjuicio a los residentes el cobro de administracin por coeficiente . Fallo de Accin de Tutela y su impugnacin a favor de la unidad. Lograr la reforma del reglamento de propiedad horizontal y manual de convivencia. Creacin del Fondo de Reserva a travs de una cdula de capitalizacin Fortuna Empresarial La gran fiesta de integracin.




Adquisicin de criterio para escoger el personal idneo que preste servicios a la unidad. La gestin del Consejo de Administracin fue presentada en detalle a partir de mostrar los aspectos y situaciones tratadas en reuniones ordinarias y extraordinarias. Entre estos se sealaron: Recuperacin de cartera Situacin de Seguridad en la unidad Atencin de solicitudes y quejas de los Residentes Formulacin y seguimiento de proyectos Estudio de situaciones que ameritaron establecimiento de relacin con instancias estatales Procesos evaluativos relacionados con las funciones de los diferentes rganos de administracin , direccin , control y vigilancia. Criterios para el manejo del Fondo de Reserva Alternativas de facturacin cuotas de administracin Estudio de cotizaciones de proyectos Estudio de contratos ( laborales y prestacin de servicios ) Anlisis y ajuste de presupuesto. Estudio de perfil del cargo de administrador y estrategia para recibir propuestas ( clasificado , entrevistas ) Evaluacin de gestin periodo 2003 2004. Preparacin informe de Gestin del 2003 2004.  De igual manera este informe contempl una serie de aspectos a mejorar y tener en cuenta en las prximas administraciones de este conjunto residencial . Se sealaron los siguientes:  Mayor firmeza por parte de la administracin para hacer cumplir la normatividad interna contenidas en el Reglamento de Propiedad Horizontal, manual de convivencia, y pronunciamientos del consejo a travs de resoluciones.  Mayor ejecucin y seguimiento por parte de la administracin a los proyectos propuestos desde el consejo administrativo.  El establecimiento de la relacin consejo administracin residentes a travs de comunicaciones escritas y no de la oralidad ( circulares y otros medios ) .  Presentacin al consejo mensualmente por parte del administrador de informes escritos de gestin.  Mayor informacin del administrador al consejo sobre situaciones delicadas que afectan el inters general (fecha de vencimiento de contratos, autorizacin de re avalo de bienes comunes , problema de salubridad, no pago oportuno de gastos fijos de la unidad )  Mayor planificacin para la ejecucin del gasto por parte del administrador.  Mayor claridad y precisin del administrador en el establecimiento de la relacin con los trabajadores y residentes .

 Participacin del administrador en reuniones de consejo una vez por mes y en los casos en que sea convocado. 8. PRESENTACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS a cargo de la contadora Elsa Cristina Bernal. Se present y analiz el estado de cartera, el estado de prdidas y ganancias y la ejecucin presupuestal a diciembre 31 de 2003. Dado que estos balances haban sido presentados para su estudio a todos los copropietarios en la convocatoria a esta asamblea se pidi a los asistentes presentar sus dudas e inquietudes frente al mismo. Este balance general fue aprobado por unanimidad sin ningn reparo. 9. INFORME DEL REVISOR FISCAL Por cuestiones de fuerza mayor,el Sr. Jos Alfonso Ruz no pudo asistir a la Asamblea y su informe fue ledo por la Sra. Elsa Cristina Bernal actual contadora. En este informe se plantea que el Conjunto Residencial lleva la contabilidad y los estados financieros de conformidad con las normas y principios de contabilidad aceptados en Colombia contenidos en el decreto 2649 de diciembre 29 de 1993. 10. PRESENTACIN Y APROBACIN DEL PRESUPUESTO DE OPERACIN Y MANTENIMIENTO AO 2004. La Sra. Contadora presenta el proyecto de presupuesto para su anlisis y aprobacin. Se explica a los copropietarios los descuentos que se obtuvieron de los distintos proveedores lo cual fue significativo en la planeacin del presupuesto para el actual periodo. Despus del anlisis y discusin de cada rubro se aprueba por unanimidad el presupuesto para el ao 2004, con el respaldo de un coeficiente de 0.7827707. 11. COBRO DE EXPENSAS COMUNES Se aprob el cobre de expensas comunes ( administracin y cuotas extraordinarias ) por coeficiente . Para el cobro de la cuota de administracin ser aplicado el coeficiente de participacin de cada unidad privada; quedando la cuota mas alta en $187.000 y la mas baja en $103.000. Se aprueba una cuota extraordinaria de diez millones de pesos ( $10.000.000 ) que ser asumida proporcionalmente segn coeficiente por cada uno de los copropietarios para cubrir los gastos de honorarios de abogado en el proceso de clarificacin de la situacin jurdica del Conjunto Residencial Altos de Pinares; esta cuota ser diferir en tres pagos correspondientes a los meses de abril, mayo y junio del ao en curso. 12. ELECCIN DE LA NUEVA JUNTA DE ADMINISTRACIN Se solicit la presentacin de planchas para conformar el nuevo Consejo de Administracin de Altos de Pinares; en respuesta a este llamado se constituye una plancha nica que fue aprobada por unanimidad, quedando el Consejo de Administracin para el perodo 2004, constituido por los siguientes copropietarios:  Elizabeth Arturo - Apartamento 201 A  Gustavo Marmolejo - Apartamento 303 A  Hctor Jairo Correa - Apartamento 403 A -

     

Norma L. Bentez - Apartamento 501 B Viviana Camacho - Apartamento 502 B Fernando Mosquera - Apartamento 602 A Gloria de Segovia - Apartamento 701 B Maria Fernanda Baena - Apartamento 702 B Doris Lpez - Apartamento 901 B -

Tambin se nombr un comit que tendr su participacin junto con el consejo en el proceso de resolucin de la situacin jurdica actual de la unidad. Este comit qued integrado de la siguiente forma:  Martha Luca Echeverry - Apartamento 704 B  Norma Piedad Snchez - Apartamento 604 B  Andrs Forero Apartamento 504 A. 13. DESIGNACIN DEL ADMINISTRADOR Y REPRESENTANTE LEGAL. Se discuti sobre sobre la necesidad de un administrador que tenga un perfil que le permita responder a las necesidades y requerimientos de la Unidad. La Asamblea acord delegar al nuevo Consejo la facultad para elegir la persona idnea para este cargo. 14. REVISORA FISCAL Con el animo de disminuir costos y aprovechando que segn la Ley 675 de 2001 articulo 56, no se exige a las unidades o edificios de uso residencial tener revisor fiscal, se suspende por unanimidad este cargo y se acuerda tener una auditoria dos veces por ao. 15. PROPOSICIONES Y VARIOS La Sra. Esther Mara Orozco del apartamento 302A propuso establecer en la unidad un programa de reciclaje manejado por la Administracin lo cual permite el cumplimiento de la funcin ecolgica que le corresponde a la propiedad privada, como tambin gozar de incentivos de beneficio comunitario. El Sr. Andrs Forero del apartamento 504 A, recalc la necesidad de aplicar severamente, las normas establecidas para la regulacin de la convivencia en nuestra unidad. Se refiri a varios accidentes que han venido ocurriendo con objetos arrojados por las ventanas de algunos aptos hacia los parqueaderos. Se deben tomar medidas severas en el asunto pues este tipo de accidentes atentan contra nuestros hijos . El Sr. Forero sugiri un manual de convivencia respaldado por la constitucin nacional y la ley. Se acord incluir en el nuevo manual de convivencia todos estos reglamentos de una manera ms precisa. La Sra. Irma Patricia Ramrez del apartamento 204 A presento su queja por el ruido estruendoso de la msica cuando se lleva a cabo algn evento en el saln social. Se acord revisar las reglas establecidas para el uso y goce de este servicio y se le record que en la Asamblea pasada se haba fijado un horario limite hasta las 12 de la noche. La Sra. Doris Lpez del apartamento 901B y la Sra. Norma Piedad Snchez del apartamento 604B, expresaron su inquietud porque los nios de la Unidad no tienen

espacio para el deporte. Proponen destinar un rea para esta actividad .La Sra. Pesidente del Consejo saliente Martha Lucia Echeverri responde: en el momento no se puede disponer de ningn espacio pues estamos en proceso de definicin de los linderos de Altos de Pinares y hasta tanto no estn claramente establecidos los espacios que nos pertenecen no podemos hacer inversiones . Se propone y se acuerda por unanimidad remover la antena parablica para aprovechar el espacio para los juegos de los nios. La Administracin se encargar de hacer esta gestin despus de la debida consulta con los abogados que trabajan en el proceso de clarificacin de la situacin jurdica de Altos de Pinares. La Sra. Luz Stella Vega del apartamento 202 A, propone la exigencia por parte de la Administracin de un seguro de responsabilidad civil para los dueos de mascotas de ciertas razas que representan peligro para la comunidad . Se acuerda revisar lo que dice la Ley y el manual de convivencia sobre este tema. El Sr. Gustavo Marmolejo propone el corte de servicios de citofonia uso de piscina y recoleccin comn del correo para los residentes que tienen deudas con la unidad. El Dr. Ricardo Gallego 804A responde que se hizo consulta al respecto y hay cosas que la Ley no permite. La Sra. Martha Luca Echeverri agrega: impedir el acceso a la informacin y documentacin es violatorio de un derecho fundamental establecido en el articulo 15 de la Constitucin Nacional de 1991 . Se efectu la rifa anunciada de la cuota de administracin entre los asistentes. Siendo las 8:30 p.m. y habiendo cubierto el orden del da propuesto el Dr. Ricardo Gallego presidente de la Asamblea da por terminada la VII Asamblea Ordinaria de copropietarios de Altos de Pinares. Para constancia se firma a los 18 das del mes de Marzo de 2004.

RICARDO GALLEGO C.C. Presidente Asamblea

NORMA L. BENTEZ C.C. Secretaria Asamblea

COMIT PARA REVICIN DEL ACTA MARTHA L. ECHEVERRY C.C. FERNANDO MOSQUERA C.C.