PLAN ESTRATEGICO DE DESARROLLO 2003 -2007

1. ANTECEDENTES En 1999 FODESEP formul su Plan de Desarrollo Estratgico Hacia la consolidacin, a travs de un proceso participativo de los estamentos directivos de las instituciones tanto afiliadas como no afiliadas al Fondo, orientado por una asesora tcnica externa. Con esta carta de navegacin se proyect la accin institucional del Fondo para el cuatrenio 19992004, orientada por las necesidades propias de la entidad, la demanda de servicios y las condiciones del entorno. Durante este perodo el Plan surti algunos procesos de revisin para adaptarlo a las condiciones vigentes en su momento. En septiembre de 2002 el Consejo de Administracin, la Junta de Vigilancia y esta administracin inician un proceso encaminado a recuperar la confianza de las instituciones afiliadas y a retomar el norte misional del Fondo, para lo cual se generan tres frentes principales de trabajo: el orden interno, la estructura legal y el servicio al cliente, priorizando nuestra capacidad de atencin hacia los afiliados. Llevar a cabo estos propsitos hace necesario que el Consejo de Administracin asuma directamente la evaluacin de la coherencia y actualidad de los programas y proyectos asociados al Plan de Desarrollo. El Plan de Desarrollo Estratgico 2003-2007 Producto del proceso de anlisis, evaluacin y discusin del Plan de Desarrollo a partir del quehacer institucional, de la coherencia de los planes y proyectos con el entorno econmico del pas y las necesidades actuales de las instituciones afiliadas, surge la reformulacin del Plan de Desarrollo, con el propsito de concretar programas que sirvan de acompaamiento al Plan Nacional de Desarrollo Educativo y proyectos que beneficien a la comunidad educativa. De esta manera surge el Plan de Desarrollo Estratgico 2003-2007, con dos propsitos fundamentales: Teniendo en cuenta el origen, espritu de la creacin de FODESEP era necesario comprometer sus acciones con las polticas del gobierno en materia de educacin superior a fin de, en lo posible caminar en la misma lnea. Basado en la experiencia de FODESEP era necesario replantear su norte misional, desde el propsito de la Ley 30, en procura de la consolidacin institucional y la prestacin eficiente de los servicios del Fondo.

2. METODOLOGIA La revisin del Plan de Desarrollo se llev a cabo mediante reunin ampliada del Consejo de Administracin del Fondo y la Junta de Vigilancia, reunido en Girardot, durante los das 23 y 24 de enero de 2003. El Consejo de Administracin en forma participativa, crtica y con alto sentido de la prospeccin, hizo un anlisis de la situacin actual del Fondo, la pertinencia de sus proyectos y su nivel de competitividad, con el propsito de tomar decisiones sobre el direccionamiento del Fondo hacia futuro. En este contexto se articula el Plan de Desarrollo Estratgico. No se trata de un documento cerrado, sino del marco flexible que permite la concrecin y definicin de estrategias y proyectos mediante la adopcin de un plan de accin a mediano plazo, como instrumento efectivo en la gestin del Fondo. El modelo, desde luego adaptado a las caractersticas y particularidades de la entidad, parte del texto de Planeacin Estratgica del autor Humberto Serna Gmez, ex-Director del ICFES y Decano de la Facultad de Administracin de la Universidad de los Andes. Para alcanzar la proyeccin deseada el Plan se convierte en un instrumento de construccin para cuatro componentes que generaron las estrategias de desarrollo de la institucin: 1. Direccionamiento Estratgico: define hacia dnde debe orientarse FODESEP, a partir de sus Principios, Valores, Misin y Visin. 2. Diagnstico Estratgico: analiza cmo est FODESEP respecto de su Visin, es decir, de aquello que quiere ser en el futuro. 3. Estrategia Corporativa: define las rutas que deben seguirse para lograr la Visin. 4. Plan de Accin: detalla la forma, tiempo y valor cmo se llevarn a cabo los proyectos mediante los cuales se desarrollarn las estrategias. El proceso se inici mediante la consulta a las Instituciones de Educacin Superior que integran el Consejo de Administracin (quienes son la representacin legtimamente elegidos por las IES en las regiones). Las instituciones participantes definieron los Principios, Misin y Visin de FODESEP, al igual que determinaron las fortalezas y debilidades. Durante este proceso tambin se lleg en algunos casos a la formulacin preliminar de estrategias. Perfil de Capacidad Institucional PCI Los resultados del proceso de anlisis y consulta sobre las debilidades y fortalezas de FODESEP, permitieron estudiar la capacidad institucional del mismo. Las variables se agruparon dentro de cinco categoras: Capacidad Directiva, Capacidad Competitiva, Capacidad Tecnolgica, Capacidad de Talento Humano, Capacidad Financiera. Posteriormente se valoraron entre 5 y 5, de acuerdo a su incidencia, y aquellas que fueron ubicadas en los rangos de 3 a 5 y de 3 a 5 se consideraron significativas para conformar la Matriz DOFA.

Perfil de Amenazas y Oportunidades del Medio - POAM Su objetivo es analizar y valorar las amenazas y oportunidades. Estas variables fueron agrupadas dentro de las categoras de Factores Econmicos, Factores Polticos, Factores Sociales y Factores Legales y Normativos. Posteriormente se aplic un sistema de valoracin igual al utilizado en el PCI Matriz DOFA para Formulacin de Estrategias Pretende la identificacin de estrategias, mediante el cruce de variables que se perfilaron como de mayor relevancia en el PCI y en el POAM. Para tal fin se cruzaron las fortalezas con las oportunidades (FO), las debilidades con las oportunidades (DO), las fortalezas con las amenazas (FA) y las debilidades con las amenazas (DA). De all surgi un grupo de estrategias iniciales con lluvia de proyectos, las cuales luego se consolidaron en cuatro definitivas. A partir de estas se configur el Plan de Accin, mediante la formulacin de proyectos y un sistema de seguimiento del mismo.

3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO De la aplicacin de la metodologa antes descrita, se definieron la Misin y Visin que se presentan a continuacin. MISION En el marco de la economa solidaria, participar con productos y servicios de alta calidad en el diseo, desarrollo, promocin, control, financiacin y cofinanciacin de programas y proyectos encaminados a fortalecer la gestin administrativa, acadmica y cientfica de las Instituciones de Educacin Superior afiliadas, en su beneficio y en el de la comunidad educativa del pas. VISION FODESEP asociar la mayora de las Instituciones de Educacin Superior de Colombia y ser reconocida en el mbito nacional e internacional como el principal organismo asociativo de carcter democrtico y participativo de la Educacin Superior Colombiana, representando los intereses de sus afiliados, con el apoyo de la comunidad educativa, y del Gobierno Nacional. 4. DIAGNSTICO ESTRATGICO El anlisis de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas efectuado con las Instituciones de Educacin Superior que participaron en el proceso, arroj las siguientes conclusiones:

4.1 Debilidades o Factores Internos Negativos v Control interno v Comunicacin interna v Evaluacin Continua v Comunicacin externa v Estrategia de mercadeo v Compromiso de afiliados v Presencia regional v Demanda real del servicio que ofrece FODESEP v Portafolio de servicios v Eficiencia en mtodos y procedimientos de trabajo v Incentivos a los afiliados v Otros Clientes v Capacitacin y formacin de los funcionarios v Clima Organizacional v Continuidad en aportes 4.2 Oportunidades o Factores Externos Positivos v Presencia de instituciones financieras nacionales e internacionales v Comportamiento del Sector Financiero v Atencin del Sector Financiero a las Instituciones de Educacin Superior v Demanda del servicio de Educacin Superior v Situacin financiera de las Instituciones de Educacin Superior v Apertura Econmica v Nuevos lineamientos en el Plan de Desarrollo Nacional v Poltica de Ciencia y Tecnologa v Polticas de Calidad y Acreditacin de las IES. v Eficiencia en las IES v Ampliacin de Cobertura

4.3 Fortalezas o Aspectos Internos Positivos v Capacidad de reordenacin y adaptacin v Representatividad v Nueva Imagen corporativa v Demanda potencial del servicio que ofrece FODESEP v Capacidad de convocar e integrar a las IES v Entidad Unica v Capacidad de apalancamiento v Costo del Capital Social v Nivel de Solvencia v Sostenibilidad del Fondo 4.4. Amenazas o Factores Externos Negativos v Reestructuracin del Estado v Marco Normativo para las IES

5. ESTRATEGIAS CORPORATIVAS Las estrategias resultantes del anlisis DOFA, se agruparon en cuatro definitivas as: 1. APOYO AL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO EDUCATIVO (FO2, FO3, FO4, FO5, FO6, FO8, DO1) Misin: De mano con el Gobierno Nacional, apoyar a las IES afiliadas, con programas y proyectos, que nos permita mejorar la calidad de la educacin superior, la cobertura y la eficiencia, haciendo especial nfasis en el saneamiento contable para contribuir con las IES publicas que presentan deficiencias de gestin y manejo administrativo. Visin: Fodesep ampliar sus servicios; liderando planes y programas tendientes a mejorar la calidad de la educacin superior y la cobertura de stos servicios disminuyendo barreras de acceso

educativo. Y en eficiencia se har especial nfasis a las IES oficiales que presenten deficiencias de gestin, manejo administrativo y cumplimiento de la norma de saneamiento contable. OBJETIVOS 1. Apoyar las iniciativas del Gobierno Nacional con relacin al logro de las metas establecidas para la ampliacin de cobertura en la Educacin Superior. 2. Apoyar a las instituciones oficiales afiliadas en la evaluacin, diagnstico y recomendaciones de los procesos de su depuracin contable, mediante diagnsticos, evaluaciones y recomendaciones sobre sus procesos y procedimientos de gestin, en la elaboracin de los planes de mejoramiento institucional con miras a fortalecer la estratgia de eficiencia del Gobierno Nacional. En contraprestacin el Fondo busca recuperar aportes de la Instituciones de Educacin Superior Oficiales, a travs de la suscripcin de los respectivos convenios de reestructuracin. 2. SERVICIO A LAS IES (FO1, FO7, DO2, DO3, DO4, DO12, DO14) Misin: Generar confianza para nuestras Instituciones de Educacin Superior, dando un mayor beneficio que el de competidores, en servicios financieros y no financieros integrales e innovadores, soportados en tecnologa, eficiencia y en la calidad del talento humano. Visin: FODESEP trabajar en equipo, comprometido con brindar servicios financieros a las Instituciones afiliadas que no cuentan con recursos econmicos para el logro de sus metas. Adems la necesidad de ampliar los servicios de FODESEP ofreciendo un servicio no financiero, a travs del cual se generen otras fuentes de ingreso que se reviertan en servicios para las instituciones. OBJETIVOS 1. Financiar proyectos de las instituciones afiliadas que se orienten a fortalecer aspectos de planta fsica, bibliotecas, laboratorios, sistemas de informacin, etc., tendientes al cumplir con los estndares mnimos de calidad exigidos por el gobierno y procesos de autoevaluacin institucional. 2. Contribuir a que sus instituciones afiliadas obtengan el reconocimiento sobre la calidad del servicio educativo que prestan a la sociedad. 3. Apoyar los procesos de fortalecimiento institucional integral para el logro de las metas trazadas por las instituciones para sus Polticas de Calidad y Acreditacin 4. Gestionar y localizar fuentes alternativas de recursos para atender las necesidades de las IES.

5. Ofrecer a sus instituciones afiliadas una alternativa crediticia exclusiva, altamente competitiva, para obtener los servicios ofrecidos por el Fondo. 6. Facilitar un espacio de difusin cultural en el que se promueve la produccin bibliogrfica y los programas acadmicos de las Instituciones participantes. 7. Incentivar la presencia de las Instituciones de fuera de Bogot en eventos de gran reconocimiento Nacional e Internacional. 8. Disear un servicio de asesora jurdica en conceptualizacin y elaboracin de fundamentos en aspectos de Educacin Superior. 9. Coadyuvar la gestin para la creacin y funcionamiento de Empresas de Economa Solidaria, que generen alternativas de recursos econmicos y consciencia empresarial para los estudiantes de las IES. 10. Incentivar el Programa de Bienestar Social dentro de las IES afiliadas ya que beneficia al personal administrativo, docente y estudiantil. 11. Generar recursos con destino al fondo de bienestar universitario para apoyar proyectos de las IES afiliadas. 3. GESTIN FINANCIERA (FO1, FO9, FO10, FO11, DO5, FA1) Misin: FODESEP tiene como una de sus principales funciones plantear, promover y asesorar programas y proyectos especficos que contribuyan al desarrollo cientfico, acadmico y administrativo de nuestras Instituciones, as mismo apoyar el fortalecimiento de sus polticas educativas y coadyuvar en la construccin de programas educativos con calidad. Visin: Se ampliar el patrimonio del Fondo, suscribiendo contratos, convenios y acuerdos con las IES interesadas y se pondr a su disposicin infraestructura administrativa, plataforma tecnolgica, experiencia y conocimiento en el desarrollo y ejecucin de todo tipo de proyectos disminuyendo as la carga administrativa y operativa de sus IES afiliadas. OBJETIVOS 1. Generar recursos frescos para el Fondo diferentes a los aportes ordinarios y voluntarios, que le permitan cubrir sus costos operativos y generar excedentes para el retorno a sus afiliados. 2. Apoyar a las Instituciones de Educacin Superior en la ejecucin de sus proyectos de inversin. 3. Colaborar con la institucin en la reduccin de costos y sobrecarga administrativa. 4. Ampliar el patrimonio y la base social del Fondo, dando a conocer la nueva imagen del Fondo, promocionando los nuevos servicios y Alianzas Estratgicas.

5. Conocer las necesidades de las Instituciones no afiliadas, para crear estrategias que generen un incremento en las afiliaciones. 6. Consolidar el carcter gremial de FODESEP. 7. Acompaar a las instituciones en el diseo de estrategias para la optimizacin de su capital de trabajo, excedentes de liquidez y activos de inversin. 8. Hacer intercambio de servicios con otras entidades del sector publico, educativo y solidaria, en temas alusivos a la educacin. 9. Fortalecer la capacidad administrativa y de gestin de las IES con nuestra experiencia.

4. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL (FO12, DO6, DO7, DO8, DO9, DO10, DO11, DO12, DO13, FA2) Misin: Implantar un sistema que unifique los proyectos en plataforma tecnolgica, integrando las soluciones y optimizando y minimizando los gastos administrativos que anteriormente generaban desgastes y altos costos. As mismo poner en marcha un nuevo proyecto para el manejo eficiente de la correspondencia. Establecer alianzas estratgicas con organismos y entidades extranjeras como argumento de desarrollo y crecimiento integral para las IES afiliadas a partir de los beneficios de dichas alianzas. Visin: FODESEP ser un lder en la prestacin de servicios a las IES, mediante el fortalecimiento interno y externo que incrementar la solidez del Fondo y el de las Instituciones afiliadas. OBJETIVOS 1. Disponer de una plataforma tecnolgica adecuada, a travs de la cual la pgina web y las herramientas de comunicaciones, estn al servicio de las instituciones afiliadas. En este sentido, disponer de un servidor de datos para brindar mejor servicio a los clientes internos y externos del Fondo, actualizando de manera permanente de la pgina Web y establecer un protocolo de seguridad en Internet para dar proteccin al servidor de datos. 2. Elaborar un diagnstico en el cual se identifiquen las necesidades de capacitacin y formacin de los empleados y contratistas del Fondo, que permita elaborar un plan de accin sostenible y continuado, donde, a partir de la evaluacin de resultados y la retroalimentacin del mismo, se de lugar a acciones concretas en beneficio de los clientes interno y externo de FODESEP.

3. Disear programas y proyectos que fortalezcan el clima organizacional del Fondo, de forma que por la va de actividades relacionadas y extralaborales se identifique al Fondo como una entidad con un sano ambiente de trabajo. 4. Establecer mecanismos de coordinacin para desarrollar las capacidades y competencias de los funcionarios Fondo. 5. Implementar un sistema tcnico, gil y confiable para el manejo de los documentos que envan las Instituciones de Educacin Superior, y el generado directamente por FODESEP, as como la correspondencia en general; su posterior clasificacin y archivo interno. De esta forma, implementar las tablas de retencin documental aprobadas por el Archivo General de la Nacin, con sus respectivos manuales. 6. Preparar, verificar e implementar un Sistema de Control Interno apoyado en herramientas y procesos modernos que coadyuven en la evaluacin de las diversas gestiones del Fondo. As mismo, establecer el Manual de Etica y Valores, que tanto los funcionarios y contratistas identifiquen como propios, a la vez que el cliente externo y las entidades de control y vigilancia asimilen como naturales al ambiente misional y el desempeo operacional de la entidad. 7. Conjuntamente con la administracin, buscar que se solidifique una cultura de autocontrol, estableciendo unos principios de conducta, un entrenamiento y actualizacin permanentes del elemento humano para que interacte frente al desarrollo de los Procesos y Procedimientos. Evaluar continuamente el seguimiento a los Procesos de Gestin, para que la Administracin determine la eficacia de los principios de conducta establecidos. 8. Identificar y medir los Riesgos inherentes de control interno, mediante la elaboracin de Mapas basados en Procedimientos que fijen las debilidades y puntos de control, que posteriormente, permitan la construccin de los programas y procedimientos de Auditoria. 9. Apoyar y facilitar las tareas en visitas e informes de los organismos de Control externo. 10. Coordinar conjuntamente con las tareas de evaluacin y verificacin, la realizacin y cumplimiento de los planes de mejoramiento.

6.

PLAN DE ACCION

Se compone del conjunto de programas y proyectos mediante los cuales se llevaran a cabo las estrategias: ESTRATEGIA No. 1 1.1. APOYO AL PLAN NACIONAL DE DESARROLLO EDUCATIVO

Ampliacin de Cobertura

1.1.1. Apalancamiento de Garantas. (Cobertura con Calidad) 1.1.2. Promocin de la Formacin Tcnica Profesional y Tecnolgica. 1.1.3. Innovacin Tecnolgica. 1.2. Aseguramiento de la Calidad 1.2.1. Premio Nacional Fodesep a la Excelencia Acadmica. 1.3. Eficiencia 1.3.1. Reestructuracin IES ESTRATEGIA No. 2. 2.1. SERVICIOS A LAS IES

Productos Financieros 2.1.1. Lneas de Crdito Especficas de Apoyo a la Excelencia Acadmica.

2.2.

Productos No Financieros 2.2.1. Intermediacin. 2.2.2. Sistemas de Informacin. a. Sistema General de Informacin. b. Recursos Bibliogrficos. c. Sistemas de Admisiones y Registro. 2.2.3. Programas de Bienestar Universitario. a. Entidades de Economa Solidaria. b. Acceso a Nuevas Tecnologas.

2.3.

Formacin y Capacitacin

2.3.1. Centro Para la Excelencia de la Gestin IES - (CEGIES)

ESTRATEGIA No. 3. 3.1.

GESTIN FINANCIERA

Afiliaciones 3.1.1. Visitas de Promocin.

3.2. 3.3. 3.4.

Cooperacin (Nacional e Internacional) Gestin Recursos Presupuesto Nacional Administracin de Proyectos Especiales

3.5. 3.6.

Recursos de Crdito Portafolio de Inversiones FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

ESTRATEGIA No.4 14.3. Interno 4.1.1. 4.1.2. 4.1.3. 4.1.4. 4.1.5. 4.1.6 4.1.7 Externo 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 7.

Participacin Democrtica IES Afiliadas. Plataforma Tecnolgica y de Comunicaciones. Capacitacin y Formacin. Mejoramiento del clima organizacional . Implementacin Tablas Documentales. Plan de Desarrollo del Fondo. Sistema de Control Interno. Orden al Mrito en la Educacin Superior. Eventos. Alianzas Estratgicas Consolidacin y promocin del Fondo

14.4.

SEGUIMIENTO AL PLAN

El Consejo de Administracin, la Junta de Vigilancia y Comit Financiero, son las instancias de control y seguimiento al desarrollo del Plan Estratgico. Para facilitar esta actividad, se ha diseado una ficha tipo para cada proyecto, que es diligenciada por el responsable del mismo con miras a generar un proceso de autocontrol y autoevaluacin de cada proyecto. La actualizacin se lleva a cabo en forma semestral y los indicadores de gestin se aplican de acuerdo con las metas previstas para el ao. El Estado de avance y desarrollo del Plan se presenta semestralmente a las instancias responsables para su consideracin y evaluacin.