„Organizarea unei nunti”

Etape in desfasurarea proiectului:

1.Proiect-natura si scop

2.Alegerea proiectului

3.Organizarea proiectului

4.Planificarea proiectului

5.Conducerea proietului

6.Echipa de proiect

7.Estimarea costurilor si bugetul

8.Rezolvarea problemelor legate de proiect.Solutionarea conflictelor

9.Monitorizarea si costul proiectului.Finalizarea proiectului

1.Proiect-natura si scop

Primul aspect pe care ar trebui sa-l avem in vedere in realizarea unui proiet este complexitatea si
importanta lui. Proiecul care il va organiza cu succes, acesta este obiectivul firma noastra
SC.Evenimente.SRL , este „Organizarea unei nunti”care dupa parearea noastra este un proiect foarte
complex, durata lui de realizare este mult mai mare in comparatie cu alte proiecte(ex:inchirierea salii
unde va avea loc evenimentul se face cu aproximativ un an inainte), este totodata costisitor si care
necesita multa munca si seriozitate din din partea echipei organizatoare, pentru a fi la asteptarilor
clientului, fiind un eveniment foarte special. Un asemenea proiect implica foarte multi invitati,
participanti la eveniment de aceea trebuie sa ne planificam foarte atent toate activitatile precum:

-data de finalizare a proiectului care este fixa, data nuntii(10 septembrie)

-conlucrarea organizatorului cu specialistii care ne pot ajuta in anumite cu sfaturi.

-daca pe parcursul perioadei in care s-a desfasurat organizarea evenimentului(2 luni)au aparut schimbari
majore.

BUCUREȘTI 2022
-cel mai important aspect pe care trebuie sa-l avem in vedere intr-o negociere este legat de timp,
performanta, calitate si cost.

Dupa cum ati observat, obiectul proiectului nostru este organizarea unei nunti care necesita o perioada
mai lunga de timp pentru pregatiri si totodata un buget ridicat.Avem la dispozitie un buget cuprins intre
10000-15000 euro, cu care credem noi ca vom atinge toate obiectivele propuse.

2.Alegerea proiectului

In alegerea proiectului trebuie sa avem in vedere si riscul la care ne expunem,iar pentru ca acesta sa
fie minim trebuie sa colaboram cu specialisti,persoane serioase,care stiu sa-si indeplineasca atributiile
prevazute intr-un contract,la fel si costurile produselor si serviciilor prestate trebuie sa fie fixe sa nu se
modifice,si cel mai important sa existe raportul pret-calitate.

Principalele obiective pe care trebuie sa le avem in vedere sunt:

-alegerea localului unde va avea loc evenimentul(care sa dispuna de 300 locuri necesare invitatilor)

-sonorizare(dj sau o formatie muzicala)

-poze,filmarea evenimentului,album foto

-aranjamente florale.

Acestea sunt activitati de care trebuie sa tinem cont cu o perioada mai mare de timp(mai ales pentru ca
sala trebuie gasita cu aproximativ 1 an inainte,si achitarea unui acont).

De asemenea un aspect destul de important,consideram ca il reprezinta cununia civila care trebuie

oficializata cu o perioada de timp inaintea evenimentului propriu-zis, deoarece nu se poate face in
aceeasi zi cu nunta(nu se mai fac cununii in weekend,doar in timpul saptamanii).

3.Organizarea proiectului

In organizarea proiectului cel mai important aspect este parerea si dorinta clientului de care trebuie sa
tinem seama cu strictete.Trebuie sa-i oferim libertatea de a se implica si a influenta deciziile ce privesc
proiectul,libertatea de a schimba sau modifica obiectivele proiectului,si tot odata echipa sa fie formata
din persoane care sunt dispuse sa asculte si sa includa in planul proiectului dorintele clientului.

Trasaturi cheie:

*durata proiectului(2 luni)

*marimea costurilor(7440 euro)

*complexitate mare

*unul dintre cele mai importante evenimente din viata clientului nostru

In cazul de fata modelul de organizare care ni se potriveste este „organizarea orientata spre
client”(deoarece clientul isi exprima toate dorintele cu privire la organizarea acestui eveniment
important,noi ca si organizatori incercam sa-i oferim cat mai multe alternative care sa corespunda cu
dorintele si asteptarile lui).

BUCUREȘTI 2022
Pentru pregatirea evenimentului,societatea SC.Evenimente.SRL are nevoie de urmatorul personal in
organizarea evenimentului:

*un manager

*un director de imagine si creatie

*un administrator

Personalul nu trebuie sa respecte un program fix,acesta fiind solicitat doar cand apar anumite
schimbari si cand acestia decid sa se consulte cu clientul in privinta unor detalii sau cand apar anumite
probleme.

(a)Managerul - va participa activ la toate procesele decizionale din cadrul societatii,va verifica cu
atentie cheltuielile ce vor fi facute si nu in ultimul rand se va ocupa de sustinerea si coordonarea
activitatii firmei.

(b)Administratorul - reprezita societatea fata de autoritatile de stat,efectueaza toate actele de

administrator si gestionare a societatii avand toate competentele necesare pentru a actiona in numele
societatii,pentru a autoriza actele si operatiunile de gestiune.

(c)Directorul de imagine si creatie - este o persoana cu multa imaginatie,spirit de observatie si viziune

de ansamblu,calitati esentiale in munca pe care o desfasoara.Atributiile lui se refera la coceperea
scenariului de desfasurare a evenimentelor si supravegherea respectarii acestuia.Este un fel de
„maestru de ceremonii”care transforma viziunea asupra evenimentului in realitate,urmarind si
gestionand atent fiecare moment.

4.Planificarea proiectului

Conceptul de planificare defineste procesul in urma caruia ia nastere un plan.Planificarea se refera la

actiunile noastre si pentru ca ele sa contribuie la succesul acestor actiuni trebuie sa ne indice:

-cand urmeaza a fi realizate aceste actiuni

-ce trebuie facut,urmarit

-de ce echipamente vom avea nevoie

SCOPUL PROIECTULUI:organizarea unei nunti

ACTIUNI DE INTREPRINS:

A.gasirea salii unde va avea loc evenimentul

B.dj sau formatie muzicala

C.firma foto-video

D.alegerea meniului

E.decorarea salii

F.tortul miresii

BUCUREȘTI 2022
TERMEN LIMITA:10 Septembrie

Durata:2 luni

Cine se ocupa:SC Evenimente.SRL

Pentru a duce la bun sfarsit planul trebuie sa tinem cont de dorintele clientului,acesta va fi consultat cu
privire la toate detaliile,totodata se va putea informa si singur si eventual sa vina cu propunei,sugestii
echipei de realizare a proiectului(ex:culoarea decorarii salii,modele de aranjamente florale,buchete
mireas,nasa)sau noi ii putem oferi cataloage,care sunt un ghid foarte bun pe miresele aflate in dileme si
orice schimbare va avea loc pe parcursul organizarii,acestea vor fi comunicate echipei care va tine cont si
se va ghida dupa ele.

Actiunile intreprinse nu trebuie ordonate cu strictete,doar ca unele se succed altora

Timp SAPTAMANI
activitate
1 2 3 4 5 6

Gasirea salii

Formatie
muzicala

Alegerea
meniului

Tortul
miresii

Firma foto-
video

Decorarea
salii

RETEAUA AON

BUCUREȘTI 2022
 GASIREA
SALII

DECORAREA
I
ACTIVITATI SALII NODURI
5.Conducerea proiectului

„Un bun manager de proiect este cel care realizeaza obiectivele proiectului in timpul si conform
bugetului specificat.”

(Jean Harris)

Dupa cum am amintit si in faza de organizare a proiectului vom avea nevoie de 3 persoane care sa
organizeze proiectul(managerul,directorul de imagine si creatie,administratorul).

Managerul de proiect conduce echipa formata din personal specializat,acesta trebuie sa fie capabil:

*sa castige increderea specialistilor din echipa

*un alt element de baza in cadrul unei echipe este comunicarea

*sa inteleaga ceea ce membrii echipei doresc sa ii transmita,sa le asculte punctul de vedere

*sa reuseasca sa transforme grupul de specialisti intr-o echipa.

TEORIA LUI HENZBERG

Insatisfactie Satisfactie

*conditii de munca *realizare personala

*salarii *recunoastere

*politici de companie *responsabilitate/avansare

Dupa Maslow necesitatile formeaza o ierarhie deoarece cele de nivel inferior trebuie satisfacute
primele.Numai dupa ce acestea au fost satisfacute individual cauta sa-si satisfaca necesitatile
superioare.Necesitatile legate de auto-actualizare sunt cele care imping un om sa fie ceea ce poate sa
fie.Ele se refera la dorinta individului de a se dezvolta conform potentialului.

BUCUREȘTI 2022
 6.Echipa de proiect
Odată ce ideea fundamentală este formulată este important să se identifice caracteristicile financiare,
tehnice şi economice ale proiectului. Trebuie ca orice persoană inteligentă să aibă posibilitatea şi dreptul
să critice şi să îmbunătăţească noua idee. În general ideile noi trebuie susţinute, argumentate şi
promovate cu motivaţii tehnice şi financiare care pot forma o imagine despre proiectul pe care îl
dezvoltă. Toate aceste deziderate se pot realiza în condiţiile în care există o echipă de lucru în care să fie
incluşi specialişti din diferite departamente funcţionale şi care să asigure îndeplinirea obiectivului propus
în termenii specificaţi (calitate, timp, cost), echipă condusă de un şef de proiect care are un statut clar
definit, competenţe şi responsabilităţi bine stabilite.
Există mai multe posibilităţi de organizare a echipei de lucru în managementul proiectelor:
- constituirea unui grup pluridisciplinar de analiză a valorii reunind mai multe cadre din întreprindere cu
diferite competenţe;
- colaborarea activă în cadrul unui studiu cu un cadru de cercetare;
- intervenţia unui prestator de serviciu instituţional, care să ajute la inovare;
- consultarea în mod sistematic şi permanent a clienţilor întreprinderii;
- constituirea unui panou de observaţii a utilizatorilor cu privire la prototip.
Proiectul este realizat de o structură temporară implementată în structura permanentă a întreprinderii.
Şeful de proiect trebuie să ia iniţiativa consultării şi coordonării proiectului cu cei patru poli de
competenţă:
1. Polul cererii – regrupează clienţii şi utilizatorii potenţiali ce pot fi consultaţi într-o manieră
informaţională de exemplu cu ocazia unui târg de prezentare sau într-o metodă formală, într-un cadru
oferit de panoul de utilizatori. Trebuie specificat că în general clientul se exprimă strict în termen de
nevoi, în timp ce utilizatorul se exprimă strict în termeni de funcţiuni.
2. Polul de mediere – are contribuţii în sprijinirea inovaţiei : consilii regionale, organisme interesate în
dezvoltarea tehnologiei, etc. În general aceste organisme reuşesc să promoveze diferite inovaţii
materiale şi competenţe ştiinţifice, punând la dispoziţie suporturi de proiecte care pot transforma o idee
în produs comerciabil.
3.Polul de concepţie – format din diferite centre de competenţă susceptibile a furniza sfaturi specializate
asupra fezabilităţii tehnice a ideii.
4.Polul de parteneriat – sunt cuprinşi ansamble de furnizori sau subantreprenori care participă la
realizarea unor subansambluri ale proiectului.

7.Estimarea costurilor si bugetarea proiectului

Estimarea costurilor

Proiectele reusite se bazeaza pe estimari care iau in considerare:

- obiectivele si rezultatele estimate ale proiectului;

-activitatile ce trebuie indeplinite;

- costurile activitatilor similare derulate anterior.

Informatiile detinute in legatura cu activitatile proiectului variaza considerabil de-a lungul ciclului de
viata al acestuia: in faza de conceptie informatiile disponibile sunt foarte putine, volumul lor urmand a

BUCUREȘTI 2022
creste abia dupa ce se inainteaza spre faza matura, adulta a proiectului. Ca o consecinta, acuratetea
estimarilor difera de la o faza la alta (conform estimarilor specialistilor cca. 30% din aprecierile fazei
initiale sunt eronate). Rezultatul unei estimari aproximative initiale se concretizeaza intr-una din
variantele urmatoare: (1) abandonarea proiectului sau (2) continuarea pregatirilor pentru inceperea sa.
Ultima dintre acestea, decizia de continuare a proiectului, va conduce la derularea activitatilor
urmatoare, care vor necesita mai multe informatii decat cele detinute pana atunci. Aceasta crestere a
cantitatii de informatie necesara ne va permite sa realizam estimari de o acuratete mai mare, numite in
general estimari preliminare sau studii de fezabilitate. Acestea sunt cele care ne ajuta in luarea deciziei
de demarare a proiectului, acuratetea lor depinzand de cantitatea de informatii pe care am avut-o la
dispozitie. In cazul proiectelor ce presupun costuri sau riscuri ridicate, activitatile pregatitoare vor fi
realizate cu o marja de acuratete a estimarilor de 15-20%. In ceea ce priveste proiectele de dimensiuni
mai mici, estimarile se vor baza pe comparari cu alte proiecte similare sau pe o cantitate de date mai
redusa. Aceasta inseamna ca marja de acuratete a estimarilor in acest caz poate ajunge pana la 25%.

Odata luata decizia demararii proiectului, vom proceda la definirea scopurilor si a formei pe care trebuie
sa o imbrace rezultatele proiectului, detalii care apar si in specificatia acestuia. Atunci cand folosim toate
informatiile care ne stau la dispozitie, rezultatul va consta in ceea ce numim estimarile definitive sau
estimarile de control ale proiectului. Marja de eroare a acestora este foarte mica, de 5-10%, ele fiind
folosite din acest motiv pentru realizarea bugetului proiectului.

Informatiile legate de rezultatele proiectului sunt tot mai consistente si mai detaliate pe masura ce
proiectul avanseaza din faza de conceptie spre cea in care atinge amploarea maxima. Specificatia
proiectuluieste versiunea care contine informatiile despre proiect cele mai realiste; ea ofera o linie de
baza a proiectului clara, pe baza careia se poate construi bugetul proiectului si se pot face planificarile
timpilor de realizare a diverselor activitati.

Procesul de creare a informatiilor legate de costuri se poate baza pe o varietate de surse, printre care:
experienta acumulata in proiectele anterioare; cataloagele furnizorilor; cotatii primite de la furnizori si
contractanti; costurile standard din cadrul firmei proprii; indicii de cost comerciali si cei guvernamentali;
magazinele de desfacere; publicatiile profesionale; referintele sau materialele bibliografice; standardele
industriale; experienta proprie sau a colegilor.

Estimarea costurilor:

=rezervare sala unde va avea loc evenimentul:2500 euro

=decoratiuni de culoare rosu:1000 euro

=invitatii:150buc/pentru 300 persoane:100 euro

=meniu+bauturi:30 euro/pers*300:9000 euro

=prajituri:500 euro

=tort:200 euro

=poze,filmare eveniment,album:1500 euro

BUCUREȘTI 2022
=sonorizare:200 euro

TOTAL=15000 EURO

8.Rezolvarea problemelor legate de proiect.Solutionarea conflictelor

In cazul nostru putem spune ca nu au existat probleme majore,schimbari care sa genereze

conflicte,deoarece firma noastra de organizari evenimente,este una profesionista,si orice schimbare
venita din partea clientului nostru poate fi consultata si analizata de specialistii nostri,si oferirea unei
alternative clientului nostru intr-o perioada de timp scurta.

Au intervenit schimbari nu foarte mari, care nu au modificat structura de organizare a proiectului si

nu au implicat costuri suplimentare, acestea fiind legate de modul cum va fi decorata sala:

1.am optat pentru o alta culoare a huselor si a fetelor de masa(schimbarea culorii din crem in rosu)

2.masa mirilor a fost aranjata cu alt sortiment de flori decat cel stabilit initial(trandafiri)

Aceste schimbari venite din partea clientului nostru,au fost discutate de comisia de lucru si analizate
astfel incat rezultatul sa fie pe masura asteptarilor,aceste schimbari au fost rezolvate fara aparitia unui
conflict.

9.Monitorizarea si controlul proiectului.Finalizarea proiectului

Managerul de proiect este cel care se ocupa de monitorizarea proiectului,si care urmareste daca
urmatoarele actiuni au fost indeplinite:

*masurarea sau testarea performantelor

*transformarea datelor culese in forme semnificative si usor de inteles.

Monitorizarea planului proiectului a avut in vedere urmatoarele actiuni care trebuie bine stabilite:cand
trebuie facute acele actiuni,cine trebuie sa le faca,ce echipamente sunt necesare pentru realizarea lor.

In cazul de fata monitorizarea si inregistrarea progreselor inregistrate de proiect,se face prin

compararea a ceea ce s-a realizat cu ceea ce a fost planificat,acest lucru se poate face grafic sau cu
ajutorul retelelor AON evidentiate mai sus.

BUCUREȘTI 2022
 Evaluarea post proiect este initiata de catre client,si care contine strict parerea lui personala,modul in
care firma noastra de organizari evenimente SC.Evenimente.SRL a reusit sa-i satisfaca nevoile,dorintele
si desigur ideal ar fi ca noi sa fim mai presus decat asteptarile clientului nostru.

Organizarea evenimentului nostru putem spune ca a fost un succes,aceasta concluzie se datoreaza

reactiei clientului nostru in momentul in care a vazut produsul finit(cum a fost decorata sala,buchete de
flori,tortul miresii) si le-am oferit un cadou mirilor „porumbei albi”la iesirea din biserica,si un tur al
orasului cu caleasca.

Pe viitor ne dorim sa mai avem ocazia sa colaboram...............

BUCUREȘTI 2022