3.

FUNC􀄟IILE COMUNIC􀄂RII MANAGERIALE

Comunicarea managerial􀄃 trebuie s􀄃 aib􀄃 în vedere

realizarea unor obiective manageriale cu caracter permanent, altele

decât cele impuse de politica fiec􀄃rei organiza􀄠ii.

Aceste obiective trebuie s􀄃 fie corelate cu func􀄠iile managementului,

func􀄠ii ce se desf􀄃şoar􀄃 într-o form􀄃 specific􀄃 la nivelul

fiec􀄃rei organiza􀄠ii. Este vorba despre func􀄠iile de planificare sau

previziune, organizare, coordonare, antrenare şi evaluare-control.

Pentru în􀄠elegerea locului şi rolului comunic􀄃rii la nivelul

exercit􀄃rii fiec􀄃reia din aceste func􀄠ii, este important s􀄃 cunoaştem

semnifica􀄠ia acestor func􀄠ii la nivelul managementului general.

În􀄠elegerea şi cunoaşterea func􀄠iilor managementului prin

comunicare constituie o premis􀄃 major􀄃 pentru descifrarea

mecanismelor structurilor oric􀄃rei organiza􀄠ii.

a). La nivelul managementului general, func􀄠ia de

planificare sau previziune const􀄃 în ansamblul proceselor de

munc􀄃 prin intermediul c􀄃rora se determin􀄃 principalele obiective

ale firmei şi componentelor sale, precum şi resursele şi principalele

mijloace necesare realiz􀄃rii lor. Rolul acestei func􀄠ii este acela de a

stabili ce anume trebuie realizat, cu ce mijloace, în ce condi􀄠ii şi în

ce orizont de timp. Aceste obiective se realizeaz􀄃 prin concretizarea

rezultatelor func􀄠iei de planificare dup􀄃 criteriile: grad de detaliere,

obligativitate şi orizont, în prognoze, planuri şi programe. Este

evident c􀄃 la baza întocmirii acestor prognoze, planuri şi programe

se afl􀄃 un amplu proces de culegere de informa􀄠ii, documentare,

prelucrare şi procesare a informa􀄠iilor, proces comunica􀄠ional, de

fapt. Altfel spus, comunicarea constituie o component􀄃 esen􀄠ial􀄃 a

func􀄠iei de planificare sau previziune, f􀄃r􀄃 de care aceasta nu s-ar

putea realiza.
La nivelul unei organiza􀄠ii, func􀄠ia de planificare are rolul

de a stabili obiectivele pe care aceasta, în baza politicilor specifice

profilului şi caracteristicilor organiza􀄠iei, trebuie s􀄃 le realizeze, s􀄃

stabileasc􀄃 resursele pe care le aloc􀄃, prin bugete, realiz􀄃rii acestor

obiective, deciziile ce trebuie luate pentru realizarea lor. Astfel, atât

la nivelul intern, cât şi la nivel extern este de neconceput

exercitarea de c􀄃tre o organiza􀄠ie a func􀄠iei de planificare f􀄃r􀄃 un

real suport comunica􀄠ional. Şi asta pentru c􀄃, doar prin comunicare

pot fi întocmite eficient planurile şi politicile de ac􀄠iune, pot fi

transmise informa􀄠ii la diferite nivele ierarhice, pot fi antrena􀄠i

subordona􀄠ii în procesul de decizie, prin cooptarea la acest proces,

prin luarea deciziilor în cadrul unor şedin􀄠e sau ca urmare a unor

discu􀄠ii.

b) Cea de-a doua func􀄠ie, organizarea, desemneaz􀄃 la

nivelul managementului general, ansamblul proceselor de

management prin intermediul c􀄃rora se stabilesc şi se delimiteaz􀄃

procesele de munc􀄃 fizic􀄃 şi intelectual􀄃 şi componentele lor

(mişc􀄃ri, timpi, opera􀄠ii, lucr􀄃ri, sesiuni etc.), precum şi gruparea

acestora pe posturi, forma􀄠ii de munc􀄃, compartimente şi atribuirea

lor personalului, corespunz􀄃tor anumitor criterii manageriale,

economice, tehnice şi sociale, în vederea realiz􀄃rii în cât mai bune

condi􀄠ii a obiectivelor previzionate.

Rolul func􀄠iei de organizare este acela de a realiza

obiectivele propuse în etapa anterioar􀄃, prin exercitarea func􀄠iei de

planificare sau previziune, prin combinarea optim􀄃 şi eficient􀄃 a

resurselor umane, materiale, informa􀄠ionale şi financiare, printr-o

corect􀄃 ocupare a locurilor de munc􀄃, atât la nivelul

compartimentelor, cât şi la nivelul întregii organiza􀄠ii. Observ􀄃m

deci, c􀄃 func􀄠ia de organizare are o dubl􀄃 valen􀄠􀄃: vorbim atât de o

organizare a întregii organiza􀄠ii, cât şi de o organizare a fiec􀄃rui

departament, direc􀄠ie, birou, serviciu.

La nivelul organiza􀄠iilor, aceast􀄃 func􀄠ie se refer􀄃 la acele

modalit􀄃􀄠i specifice prin care institu􀄠ia va realiza planurile şi

programele întocmite în etapa anterioar􀄃. Ea presupune stabilirea şi

atribuirea sarcinilor, gruparea acestora pe compartimente, alocarea

resurselor şi determinarea structurii organiza􀄠ionale; în acelaşi

timp, func􀄠ia de organizare presupune realizarea unui num􀄃r

important de sarcini caracteristice procesului de comunicare,

presupune construirea unui cadru rela􀄠ional cu caracter formal, a

sistemului informa􀄠ional intern şi extern, presupune primirea,

solicitarea şi utilizarea feed-back-ului.

c) Func􀄠ia de coordonare la nivelul managementului

general const􀄃 în „ansamblul proceselor de munc􀄃 prin care se

armonizeaz􀄃 deciziile şi ac􀄠iunile personalului firmei şi ale

subsistemelor sale, în cadrul previziunilor şi sistemului

organizatoric stabilite anterior”.

În literatura de specialitate, coordonarea este apreciat􀄃 ca

fiind „o organizare dinamic􀄃” şi aceasta datorit􀄃 faptului c􀄃:

• agentul economic şi mediul ambiant se afl􀄃 într-o

continu􀄃 schimbare care este imposibil de reflectat în totalitate în

previziuni şi în sistemul organizatoric;

• reac􀄠iile personalului, ca şi complexitatea şi diversitatea

subsistemelor reclam􀄃 un feed-back operativ, permanent.

În organiza􀄠ii, func􀄠ia de coordonare are în vedere

conlucrarea activit􀄃􀄠ilor şi a resurselor alocate în mod optim, pentru

realizarea obiectivelor propuse prin politicile organiza􀄠ionale.

Pentru asigurarea unei coordon􀄃ri eficace este esen􀄠ial􀄃

existen􀄠a unei comunic􀄃ri adecvate la toate nivelurile realiz􀄃rii

managementului într-o organiza􀄠ie. Aceast􀄃 comunicare trebuie s􀄃

vizeze în principal transmiterea de informa􀄠ii, perceperea integral􀄃

a mesajului. La rândul ei, pentru a fi eficace, comunicarea depinde

de un complex de factori, între care se num􀄃r􀄃:

• calitatea managementului realizat de persoanele aflate în

posturile de conducere (modalitatea de conducere, realismul

obiectivelor propuse prin politici specifice, nivelul de preg􀄃tire al

managerilor, concordan􀄠a dintre preg􀄃tirea managerilor şi cerin􀄠ele

postului pe care îl ocup􀄃);

• calitatea celor afla􀄠i în aparatul executiv (nivelul de

preg􀄃tire al acestora, aptitudinile, interesul pentru rezolvarea

problemelor, gradul de receptivitate).

Atât la nivelul managementului general, cât şi la nivelul

managementului dintr-o organiza􀄠ie, func􀄠ia de coordonare îmbrac􀄃

dou􀄃 forme dup􀄃 criteriul modalit􀄃􀄠ii de realizare a comunic􀄃rii:

• coordonarea bilateral􀄃 – are la baz􀄃 o comunicare de

tip linear, realizat între manager şi subordonat, în vederea ob􀄠inerii

unui feed-back operativ; aceasta are ca principal dezavantaj

consumul mare de timp;

• coordonarea multilateral􀄃 – are la baz􀄃 o comunicare

de tip re􀄠ea, implicând un num􀄃r mare de subordona􀄠i care intr􀄃 în

contact, în schimb de informa􀄠ii cu managerul; se realizeaz􀄃 de

regul􀄃 în cadrul şedin􀄠elor.

d) Antrenarea „încorporeaz􀄃 ansamblul proceselor de

munc􀄃 prin care se determin􀄃 personalul firmei s􀄃 contribuie la

stabilirea şi realizarea obiectivelor previzionate, pe baza lu􀄃rii în

considerare a factorilor care îl motiveaz􀄃. Cu alte cuvinte, func􀄠ia

de antrenare într-o organiza􀄠ie îşi propune s􀄃 realizeze prin

colaborare şi motivare implicarea cât mai profund􀄃 a angaja􀄠ilor în

vederea realiz􀄃rii obiectivelor ce le revin, obiective ce sunt deduse

din elemente stabilite prin programe şi politici organiza􀄠ionale la

nivel general. Deci, realizarea acestei func􀄠ii presupune, pe de o

parte, crearea unui climat de colaborare, iar pe de alt􀄃 parte, o

motivare adecvat􀄃 personalului. Aceste deziderate nu pot fi

realizate decât prin comunicare.

e) Func􀄠ia de evaluare – control poate fi definit􀄃 ca

„ansamblu al proceselor prin care performan􀄠ele firmei,

subsistemelor şi componentelor acesteia sunt m􀄃surate şi

comparate cu obiectivele şi standardele stabilite ini􀄠ial, în vederea

elimin􀄃rii deficien􀄠elor constatate şi integr􀄃rii abaterilor pozitive”.

Aceasta amplific􀄃 faptul c􀄃 func􀄠ia de control-evaluare, ca

etap􀄃 ce încheie ciclul procesului de management, implic􀄃 existen􀄠a

a patru faze:

• m􀄃surarea realiz􀄃rilor;

• compararea realiz􀄃rilor cu obiectivele şi standardele

stabilite ini􀄠ial, eviden􀄠iind abaterile produse;

• determinarea cauzelor care au generat abaterile

constatate;

• efectuarea corecturilor care se impun, inclusiv

ac􀄠ionarea pe m􀄃sura posibilit􀄃􀄠ilor, asupra cauzelor ce au generat

abaterile negative.

În organiza􀄠ii, activitatea de control permite deciden􀄠ilor,

autorit􀄃􀄠ilor superioare s􀄃 constate dac􀄃 institu􀄠ia în ansamblul ei

şi-a îndeplinit sau nu obiectivele prin activitatea desf􀄃şurat􀄃.

Aceasta se face dup􀄃 realizarea unei evalu􀄃ri pertinente, bazat􀄃 pe

criterii bine formulate şi concret specificate. Sesizarea unor

deficien􀄠e, a unor nerespect􀄃ri a etapelor din realizarea programelor

şi politicilor organiza􀄠ionale specifice, determin􀄃 luarea unor

decizii de natur􀄃 s􀄃 corecteze în mod corespunz􀄃tor starea de fapt.

Acest control bazat pe evaluare şi exercitat prin corec􀄠ie se poate

realiza numai în m􀄃sura în care exist􀄃 comunicare, deoarece el se

obiectiveaz􀄃 în activit􀄃􀄠i ce au la baz􀄃 procese de comunicare:

evaluarea performan􀄠elor angaja􀄠ilor pe baza unor sisteme formale

de teste şi/sau interviuri, redactarea de rapoarte de activitate,

formularea de m􀄃suri ce se impun a fi adoptate.

Datorit􀄃 caracterului de complementaritate ce se stabileşte

între func􀄠iile managementului, a existen􀄠ei unor rela􀄠ii de

interdependen􀄠􀄃 atât între ele, cât şi între ele şi comunicare,

aceasta din urm􀄃 ocup􀄃 un loc central în sistemul managerial al

oric􀄃rei organiza􀄠ii. Orice manager dintr-o organiza􀄠ie comunic􀄃

urm􀄃rind realizarea unor scopuri concrete. Aceste scopuri rezult􀄃

din rolurile pe care managerul le are în structura organiza􀄠ional􀄃

din care face parte.

Pentru îndeplinirea rolului atribuit, managerul va folosi

într-un mod mai mult sau mai pu􀄠in conştient, mai mult sau mai

pu􀄠in deliberat urm􀄃toarele func􀄠ii ale comunic􀄃rii:

• func􀄠ia de informare;

• func􀄠ia de comand􀄃 şi instruire;

• func􀄠ia de influen􀄠are, convingere, îndrumare şi sf􀄃tuire;

• func􀄠ia de integrare şi men􀄠inere.

f) Func􀄠ia de informare se refer􀄃 la faptul ca managerul

este pus în situa􀄠ia de a primi dou􀄃 tipuri de informa􀄠ii: informa􀄠ii

externe – trimise şi primite prin structuri special create – şi

informa􀄠ii interne – care circul􀄃 prin canale formale şi neformale

în cadrul respectivei organiza􀄠ii. Existen􀄠a acestor dou􀄃 tipuri de

fluxuri informa􀄠ionale se datoreaz􀄃 faptului c􀄃 orice organiza􀄠ie

este rezultatul unui cumul de interac􀄠iuni externe – cu mediul

extern şi intern – între subdiviziunile organiza􀄠iei şi între membri.

Prin func􀄠ia de comand􀄃 şi instruire, managerul asigur􀄃

convergen􀄠a ac􀄠iunii celorlal􀄠i angaja􀄠i şi a compartimentelor din

structur􀄃, în realizarea politicilor organiza􀄠iei. Deciziile şi

instruc􀄠iunile asigur􀄃 alinierea la politicile organiza􀄠ionale,

uniformitatea în practici şi proceduri, corectitudinea şi

completitudinea realiz􀄃rii sarcinilor.

Func􀄠ia de influen􀄠are, convingere, îndrumare şi sf􀄃tuire îi

permite oric􀄃rui manager s􀄃 realizeze controlul atât asupra

informa􀄠iei vehiculate, cât şi asupra comportamentului celorlal􀄠i

angaja􀄠i cu care se afl􀄃 în rela􀄠ii de diverse tipuri (ierarhice

ascendente sau descendente, orizontale) în cadrul respectivei

structuri.

Func􀄠ia de integrare şi men􀄠inere îi ofer􀄃 angajatului din

structurile ierarhice superioare posibilitatea de a asigura

operabilitatea func􀄠ional􀄃 a departamentului/direc􀄠iei/biroului pe

care îl conduce prin:

• cursivitatea fluxului informa􀄠ional;

• folosirea optim􀄃 a canalelor informa􀄠ionale astfel încât

s􀄃 se evite suprapunerea de informa􀄠ii sau informa􀄠ia inutil􀄃;

• sortarea, verificarea şi transmiterea datelor în func􀄠ie de

specificul lor.

Aceast􀄃 orientare a comunic􀄃rii, prin exercitarea func􀄠iilor

de comunicare prezentate, în vederea atingerii unor scopuri, pe care

o realizeaz􀄃 managerii determin􀄃 existen􀄠a unor caracteristici ale

comunic􀄃rii manageriale, general valabile pentru toate

organiza􀄠iile. Acestea sunt:

• orice organiza􀄠ie este în procesul de comunicare atât

emi􀄠􀄃tor, cât şi receptor (destinatar);

• orice organiza􀄠ie foloseşte în realizarea activit􀄃􀄠ilor sale

informa􀄠ii de natur􀄃 intern􀄃 şi informa􀄠ii de natur􀄃 extern􀄃.

Informa􀄠iile de natur􀄃 intern􀄃 sunt informa􀄠ii care circul􀄃

prin canalele formale şi neformale în şi între fiecare component􀄃

organizatoric􀄃.

Aceste caracteristici ale comunic􀄃rii manageriale

desf􀄃şurate la nivelul unei organiza􀄠ii sunt influen􀄠ate, dincolo de

func􀄠iile de comunicare îndeplinite de fiecare din angaja􀄠i, de

existen􀄠a unor func􀄠ii specifice ale comunic􀄃rii manageriale.

Comunicarea managerial􀄃 îndeplineşte func􀄠ii specifice,

acestea fiind:

a) func􀄠ia de informare;

b) func􀄠ia de transmitere a deciziilor;

c) func􀄠ia de influen􀄠are a receptorului;

d) func􀄠ia de instruire;

e) func􀄠ia de creare de imagine;

f) func􀄠ia de motivare;

g) func􀄠ia de promovare a culturii organiza􀄠ionale.

Aceste func􀄠ii ale comunic􀄃rii manageriale trebuie privite şi

în􀄠elese în mod unitar şi intercondi􀄠ionat.