Microsoft Excel

1. Generalităţi
Excel este o aplicaţie avansată de calcul tabelar. Practic aplicaţia afişează în fereastră o reţea de
celule care pot conţine diverse tipuri de informaţii: şiruri de caractere (texte), valori numerice, date
calendaristice etc.. Numărul de coloane şi de linii pe care sunt dispuse celulele este nedefinit.
Fiecare celulă are un nume (adresă) format prin alăturarea numelui coloanei (A, B, ...Z, AA, AB, ...) şi a
numărului liniei (1, 2, ...). Exemple: A3, AA998.
Dacă valorile numerice din unele celule pot fi calculate pe baza valorilor existente în alte celule,
aplicaţia permite introducerea relaţiilor de calcul corespunzătoare.
Un fişier realizat de Excel conţine un număr de foi de calcul. La deschiderea aplicaţiei interfaţa
acesteia prezintă o foaie de calcul purtând numele implicit Sheet1. În practică acestei foi de calcul i se
adaugă şi altele, conţinând diverse informaţii, trecerea de la o foaie la alta realizându-se cu ajutorul
taburilor de selecţie afişate în partea de jos a ecranului. La un moment dat numai una dintre foile de calcul
poate fi activă.
Numele foilor de calcul şi ordinea dispunerii acestora pot fi modificate.

2. Operarea într-o foaie de calcul

În EXCEL cursorul mouse-ului poate avea 3 forme:

a. Cursorul în formă de săgeată permite deplasarea conţinutului unui ansamblu de celule selectate
anterior într-o altă poziţie (drag & drop).

b. Cursorul   serveşte la selectarea unei celule sau a unui domeniu.

c. Cursorul   (cruce neagră plină) este afişat atunci când cursorul mausului este
plasat deasupra marcajului dispus în colţul din dreapta – jos al celulei selectate sau al unui
domeniu selectat. Modul de utilizare a acestui cursor va fi prezentat mai târziu.
 Introducerea unei valori într-o celulă se realizează prin selectarea celulei (clic) urmată de tastarea
conţinutului şi apăsarea tastei Enter.
Corectarea conţinutului unei celule se realizează în doi paşi:

 se selectează celula,
 se editează conţinutul acesteia afişat de aplicaţie în bara pentru formule (Formula Bar).

Notă: O altă metodă este selectarea celulei cu dublu-clic urmată de corectarea valorii direct în celulă
sau, după selectarea celulei, se apasă tasta F2 şi se poate apoi corecta valoarea direct în celulă.

3. Operaţii matematice elementare în Excel

3.1. Calcule cu valori constante

Pentru a insera în Excel o relaţie matematică se va tasta '=' urmat de expresia matematică de evaluat.
Dacă ulterior se va selecta celula care conţine formula de calcul, relaţia apare automat în bara de formule
şi poate fi eventual editată.

3.2. Calcule cu valori conţinute în celule

 Operanzii sunt introduşi în celulele B2 şi B3, după care în B4 s-a tastat relaţia:

=B2+B3

Pentru a introduce relaţia de calcul s-a tastat în ordine:

Din exemplul dat rezultă că, pentru a introduce o formulă, se vor tasta doar simbolurile operatorilor
matemetici folosiţi, operanzii fiind indicaţi prin selectare cu mausul.

3.3. Calcule în care intervin adrese de celule, valori numerice şi funcţii matematice

În exemplul dat, în relaţia conţinută în C4 adresele unor celule apar într-o expresie în care apere şi un
număr. Practic se poate scrie orice formulă, ca de exemplu:
 3.4. Însumarea
Însumarea unor şiruri de valori apare frecvent în practică. Faţă de soluţia precedentă (însumare celulă
cu celulă), mai există două soluţii:

Pentru folosirea acestui instrument se selectează o celulă goală din capătul unui şir de valori sau un şir

de celule împreună cu o celulă goală plasată în capătul şirului de valori şi se apasă   

(sau prescutarea Alt =) :

Şirul de celule care conţin valorile care trebuie însumate poate fi dispus orizontal, vertical sau poate
ocupa un domeniu:

Rezultat:

Butonul   afişează în dreapta un simbol care semnifică faptul că pot fi accesate şi

alte opţiuni. Astfel în celula din capătul domeniului indicat se poate afişa media (se selectează Average),
valoarea maximă (se selectează Max), etc..
 Exemplu:

În cazul în care aceeaşi prelucrare trebuie realizată pentru o succesiune de coloane sau linii adiacente,
după calulul unei valori se va proceda astfel:

 se selectează celula în care se inserează valoarea calculată,

 se deplasează folosind cursorul mausului patratul plin din colţul din dreapta-jos al celulei spre
următoarea celulă în care se doreşte includerea unei valori calculate pe baza aceleiaşi formule, cu
butonul mausului apăsat.

Exemplu:
 3.5. Funcţia SUM()
Dacă se selectează celula în care apare valoarea calculată după apăsarea

butonului   se va vedea în bara de formule o expresie de forma:

=SUM(D2:D6)

Apăsarea butonului realizează de fapt crearea automată a unei formule în care se foloseşte funcţia de
însumare SUM().
Funcţia SUM() calculează suma valorilor indicate ca argument. Acestea pot fi valori succesive, caz în
care se indică un domeniu (prima celulă ':' şi ultima celulă), pot fi celule izolate, caz în care se precizează
celulele, sau orice combinaţie între cele două. Între elementele indicate (domenii sau valori separate) se
pune virgulă. Exemplu:

=SUM(D2:D6,F2:F6,H4,H7)

3.6. Funcţiile de agregare SUMIF() şi COUNTIF()

Excel permite extragerea unor informaţii dintr-o foaie de calcul. Acest lucru se realizează prin funcţii
ca SUMIF() sau COUNTIF().

SUMIF() permite realizarea unor sume parţiale. Selectarea celulelor care vor fi însumate se defineşte
printr-o condiţie. Exemplu de utilizare:
 La scrierea funcţiei, primul interval, B3:B10, este folosit la evaluarea condiţiei. Al doilea agument este o
valoare constantă (şirul de caractere "Stilou") şi în acest caz aplicaţia va însuma din domeniul dat ca al
treilea argument (C3:C10) doar valorile pentru care în domeniul B3:B10 celulele conţin şirul de caractere
"Stilou".
În continuare se prezintă un exemplu în care condiţia este o relaţie matematică iar al doilea domeniu
lipseşte, funcţia având doar două argumente.

Ultimul exemplu prezentat este cel în care funcţia este folosită cu trei argumente şi condiţia este tot o
comparaţie, ca în exemplul precedent.
COUNTIF() permite numărarea celulelor care conţin valori care respectă o anumită condiţie.
Exemplu:

Alte exemple:
 Observaţii:

1. COUNTIF() nu permite ca prim argument un ansamblu format din mai multe serii de date. În astfel
de ocazii se vor însuma valorile obţinute din mai multe apeluri. Exemplu:

2. Pentru a referi o celulă în condiţie, aceasta va fi precedată de un caracter '&' (ampersand):

4. Calcule complexe
În Excel formulele pot avea orice complexitate. Ordinea operaţiilor este cea cunoscută din matematică.
Şi în Excel parantezele modifică ordinea operaţiilor. Exemplu:

=B2+(C2-C5)*C4/D4

O situaţie aparte este cea din exemplul următor.

 În exemplul prezentat se transformă un şir de valori din € (cod: Alt + 0128) în lei. Pentru calcul se
foloseşte coeficientul de transformare din celula F2. Se observă că în formulă adresa F2 se scrie $F$2.
Caracterele '$' realizează "fixarea" adresei unde sunt folosite, astfel încât deplasarea cursorului pe
verticală pentru umplerea coloanei C provoacă generarea de adrese consecutive doar pentru valorile din
coloana B (ex. B3*$F$2, B4*$F$2, etc.).
Observaţie: În cazul prezentat era suficient să scriem F$2, deoarece fixarea coloanei nu se justifică.

5. Crearea diagramelor
În Excel se pot face diverse reprezentări grafice, bazate pe datele dintr-o foaie de calcul.
Exemplu:
Se consideră datele din următoarea foaie de calcul:

Se doreşte realizarea reprezentării grafice a cantităţilor vândute.

Pentru generarea reprezentării grafice dorite se va selecta zona care conţine datele împreună cu capul
de tabel. Apoi se va selecta tabul INSERT şi se va alege reprezentarea dorită din zona Charts:
 După selectarea unui tip de reprezentare (Line Chart în exemplul dat) se selectează în noul panou
afişat varianta de diagramă dorită.
Rezultat:
 5.1. Tipuri de reprezentări
Diagrama realizată este relativ simplă deoarece conţine doar o serie de valori. În exemplul următor se
prezintă datele dintr-o foaie de calcul în care sunt înregistrate volumele vânzărilor din doi ani consecutivi şi
se doreşte o comparare a acestora.

Soluţia este selectarea datelor care trebuie reprezentate,

apoi tabul INSERT şi alegerea din zona Chart a unei variante
cât mai sugestive de reprezentare grafică.
Titlul diagramei realizate trebuie schimbat din "Chart Title" în "Comparaţia vânzărilor 2013-2014".
 Pentru cazul în care numărul de valori care trebuie plasate pe diagramă este redus se poate opta
pentru o diagramă sectorială, mult mai sugestivă. Exemplu:

După selectarea datelor de reprezentat se poate selecta ca şi tip de diagramă varianta "2-D Pie":
 5.2. Editarea reprezentărilor grafice

După crearea unei reprezentări grafice, se pot folosi diverse instrumente oferite de Excel pentru
ameliorarea soluţiei iniţiale. Principalele modificări sunt următoarele:

 Repoziţionarea diagramei, realizată prin deplasarea acesteia cu mouse-ul;

 Redimensionarea diagramei, realizată prin deplasarea frontierelor acesteia;
  Editarea titlului sau a legendei afişate;
 Adăugarea unor notaţii suplimentare. De exemplu în cazul diagramei vânzărilor pe luni se poate
adăuga în stânga şirului de valori afişat lângă axe un text explicativ.

 Adăugarea valorilor reprezentate direct pe diagramă:

Pentru diagrame sectoriale se poate opta pe adăugarea pe diagramă pe lângă valori şi a categoriilor
reprezentate, ceea ce permite suprimarea legendei. Pentru aceasta se selectează Data Labels / More
Options...
  Stilizarea diagramei folosind un model predefinit în Excel:

6. Crearea unui raport în Excel

În cele ce urmează se va realiza un raport simplu, parcurgând toate etapele necesare, de la culegerea
datelor până la imprimare.

a. Culegerea datelor. În această etapă se introduc datele, ca în imaginea următoare.

b. Se impune natura valorilor din celule. Pentru aceasta se selectează fiecare zonă cu date de
acelaşi fel şi în meniul contextual se selectează Format Cells şi apoi se impune tipul corespunzător.
În exemplul dat, pentru zona care conţine valori numerice s-a impus tipul "Number".
c. Se formatează zona care conţine date. Dacă se specifică faptul că zona selectată trebuie să fie
formatată tabelar (Format as Table, ca în imagine), se poate selecta unul dintre formatele
predefinite pentru tabele.
 Rezultat:

Observaţie: După definirea unei zone ca fiind tabel, revenirea la o reprezentare normală înseamnă
abandonarea formatării ca tabel urmată de formatarea separată a celulelor. Pentru a trece de la
reprezentarea tabelară la o reprezentare normală se selectează o celulă din tabel şi apoi se
selectează Design / Tools / Convert to Range.
d. Se impun cadraje şi se modifică mărimile (şi tipul) fonturilor:

e. Dacă tabelul are deasupra un titlu, acesta se scrie în celula obţinută prin unirea unui ansamblu de
celule folosind opţiunea HOME / Merge and Center:
f. Se formatează titlul de deasupra raportului. Se modifică fontul, apoi lăţimea liniei în care acesta
este plasat (prin deplasarea frontierei acesteia) şi se impune cadrajul textului spre frontiera de sus
a liniei, ca în imagine:
g. Se adaugă eventuale reprezentări grafice ale datelor;
h. Se selectează întreaga porţiune ocupată din foaia de calcul şi se impune ca zonă care trebuie
imprimată (PAGE LAYOUT / Print Area / Set Print Area):

i. Se adaugă eventual conţinuturile zonei de antet a paginii (Header) şi cel al zonei de subsol
(Footer). Pentru aceasta se selectează tabelul realizat şi apoi INSERT / Header and Footer:
 Aplicaţia va afişa imediat casetele de text care vor conţine informaţiile din antetul respectiv subsolul
paginii.

Pentru a trece la zona de subsol a paginii se selectează butonul DESIGN / Go to Footer.

În exemplul dat, în această zonă s-a inserat numărul paginii. Evident, în raportul creat nu are sens
paginarea dar în rapoarte lungi, pe mai multe pagini, trebuie procedat în acest fel.
 După încheierea editării zonelor de cap şi de subsol se selectează o celulă oarecare din tabel şi
apoi VIEW / Normal:

i. Se centrează informaţia în pagină folosind riglele afişate la selectarea opţiunii Print preview şi se

apasă Print:
 7. Microsoft Excel. Alte funcţii importante

7.1. Formatarea condiţionată

Excel permite modificarea aspectului celulelor unei foi de calcul în funcţie de valorile conţinute. Pentru
exemplificarea modului de folosire a acestei facilităţi se consideră reprezentarea din imagine:

Tabelul valorilor în Excel este următorul:

 Paşii realizării unei formatări condiţionate sunt următorii:

a. Se selectează domeniul care trebuie formatat:

b. Se selectează HOME / Conditional Formatting / Color Scales şi se alege schema de colorare

dorită:

Rezultat:

Pentru abandonarea formatării condiţionate se selectează zona din foaia de calcul şi apoi HOME /
Conditionnal Formatting / Clear Rules / Clear Rules from Selected Cells.
 7.2. Formatarea condiţionată bazată pe două culori
Pentru a evidenţia valorile care îndeplinesc un anumit criteriu se poate folosi o altă modalitate de
formatare, ca în exemplul următor. În acest exemplu se doreşte evidenţierea lunilor din an în care
temperatura maximă are o medie mai mare de 25 °C.
Rezolvare: Se selctează succesiv domeniul care trebuie formatat şi opţiunea HOME / Conditional
Formatting / Highlight Cells Rules / Greater Than ...

Aplicaţia va afişa o fereastră în care se va specifica valoarea limită şi modul de formatare a celulelor:
 Rezultat:

Excel oferă metode foarte variate de formatare condiţionată. Pentru şiruri de valori numerice ele pot fi
accesate selectând HOME / Conditional Formatting / New Rule...:

O prezentare extinsă a formatării condiţionate, cu luarea în considerarea a opţiunilor oferite pentru

toate tipurile de date, depăşeşte însă cadrul acestui curs. Opţiunile oferite de aplicaţie sunt însă sugestive
şi modul lor de utilizare poate fi dedus prin analogie cu cele prezentate.

7.3. Sortarea datelor

Ordonarea seriilor de date din foile de calcul permite adaptarea prezentării acestora la cerinţele
aplicaţiei. Pentru a sorta o serie de date după valorile dintr-o coloană se procedează astfel:
  Se selectează cu butonul drept al mausului o celulă din coloana folosită la sortare,
 În meniul contextual afişat se selectează Sort / Sort A to Z sau altă variantă.

Lista de opţiuni pentru sortare poate fi accesată şi folosind opţiunea HOME / Sort & Filter:

Exemplu:

Opţiunile de sortare diferă pentru diferitele tipuri de date. Astfel pentru şiruri de caractere se vor afişa
opţiunile Sort A to Z sau Sort Z to A iar pentru serii de valori numerice, Sort Smallest to Largest sau Sort
Largest to Smallest. Pentru date calendaristice opţiunile apar ca şi pentru şiruri de caractere.
Sortarea poate fi realizată însă şi după alte criterii. O variantă des folosită este sortarea după formatul
celulei (culoare de fundal sau culoarea fontului). În exemplul considerat, prin formatare condiţionată s-a
ajuns la colorarea în roşu a celulelor care conţin "Nu" pe coloana "C-da Confirmată".
 De cele mai multe ori după o astfel de sortare se adaugă încă un criteriu de sortare. Pentru aceasta în
fereastra Sort se selectează Add Level şi se configurează modul dorit.

7.4. Filtrarea datelor

 Pregătirea unei serii de valori dintr-o foaie de calcul pentru crearea unui raport poate presupune
ascunderea unor linii care conţin anumite informaţii şi păstrarea doar a unei părţi a seriei de valori. Aceasta
se poate face prin aplicarea unui filtru. Exemple de filtrare:
a. Se doreşte ca în seria de date din exemplul precedent să apară doar comenzile din
categoria Legume S:

Pentru filtrarea dorită, în meniul contextual s-a selectat Filter by Selected Cell’s Value.
b. Se doreşte realizarea unei filtrări care să realizeze păstrarea doar a liniilor corespunzând categoriilor
de produse Fructe şi Legume RO. Pentru aceasta se procedeasă astfel:
- Se selectează o celulă din cadrul seriei de valori şi apoi se selectează HOME / Sort and Filter / Filter.
Aplicaţia va afişa în fiecare celulă din capul de tabel câte un buton cu o săgeată care va permite afişarea
opţiunilor de filtrare specifice tipului respectiv de dată;
- Se selectează butonul afişat în celula din capul de tabel care conţine "Categorie" şi se selectează din
lista afişată opţiunile dorite:
c. Se doreşte afişarea doar a liniilor pentru care pe coloana "Cod produs" lipseşte valoarea:
d. Se doreşte afişarea în cadrul seriei de date doar a comenzilor transmise după data de 21/04/2014:
 Observaţie: Linii sau coloane de valori pot să nu apară într-un raport şi într-o altă situaţie, respectiv
dacă înaintea creării acestuia s-a realizat ascunderea lor. Spre deosebire de filtrare însă, calculele
conţinute în raportul final vor fi realizate fără a se ţine cont de ascunderea realizată. Astfel, dacă în
exemplul dat se ascunde o linie (se selectează cu butonul drept al mouse-ului numărul liniei şi în meniul
contextual se selecteazaă opţiunea Hide) totalurile afişate eventual sub coloanele tabelului vor conţine şi
valorile din linia ascunsă!
 7.5. Funcția IF

Există situaţii în care datele dintr-o celulă depind de valori din alte celule şi pot fi exprimate
folosind IF(). Exemplul 1:

Ultima coloană din exemplul considerat se determină prin compararea stocului actual cu cel normat.
Dacă stocul actual este suficient, în coloana "Stare" se va scrie Ok, altfel se va scrie "De aprovizionat".
Relaţia care exprimă valoarea din coloana Stare este următoarea:
 Exemplul 2: Dacă datele generate folosind IF() sunt valori numerice, se poate realiza şi suma lor, ca în
exemplul următor:

Observaţie: Dacă în expresia logică intervin şiruri de caractere, se recomandă folosirea funcţiei TRIM().
Aceasta înlătură spaţiile de la capetele unui şir de caractere. Astfel în locul testului:

=IF(C3="admis", ...

se va folosi:

=IF(TRIM(C3)="admis", ...

În acest fel, dacă în C3, după "Admis" există un spaţiu (invizibil!), testul va funcţiona perfect.

=IF(TRIM(E2)="bursier",1,"")

Compunerea funcţiilor IF() poate conduce la scrierea unor expresii complexe care permit generarea
unei valori pe baza unui ansamblu de teste.
Exemplu: Se consideră tabelul de rezultate la un test. Rezultatele sunt exprimate printr-un punctaj,
numărul maxim de puncte fiind 50. Conversia din puncte în note se realizează conform tabelului următor:
 Expresia care s-a scris pentru stabilirea notei este următoarea:

La scrierea funcţiilor compuse se poate folosi şi perechea de funcţii logice AND() şi OR(). Formatul

acestora este următorul:

AND(exp1, exp2, ..., expn)

OR(exp1, exp2, ..., expn)

AND() returnează adevărat dacă toate expresiile logice exp1, ..., expn pe care le conţine sunt

adevărate iar OR() returnează adevărat dacă cel puţin una dintre expresiile logice pe care le conţine este
adevărată. Exemplu:
Rezultatele le o materie compusă din trei module se calculează astfel:
- Dacă media celor trei module este mai mare sau egală cu 5, aceasta este nota cursantului;
- Dacă media este între 4 şi 5 dar la primul modul cursantul are cel puţin 5, nota va fi 5;
- Dacă nu se aplică niciuna dintre condiţiile scrise, nota este 4.

7.6. Liste de valori

 Afişarea unei liste de valori sub forma unui control Windows combinat (combo box sau drop down)
permite o ameliorare importantă a activităţii de introducere a datelor într-o foaie de calcul.

Pentru a realiza o astfel de celulă se procedează astfel:

1. Se selectează domeniul în care va fi folosită lista:

2. Se selectează DATA / Data Validation;

3. În fereastra de dialog se selectează Allow / List:

După ce se apasă butonul Ok, se poate folosi noua metodă de introducere a datelor.
 7.7. Controale cu listă bazate pe valori conţinute în şiruri de celule

În exemplul precedent, la crearea listei s-au impus două valori, "Da" şi "Nu". În alte situaţii numărul de
valori este mai mare iar lista valorilor trebuie să poată fi uşor gestionată. În aceste cazuri valorile din listă
vor fi conţinute într-un şir de celule.
Exemplu:

Pentru a folosi în coloana "Sursa" o listă de valori, se va selecta domeniul (C2:C6) şi apoi DATA / Data
Validation / Allow / List:
 Spre deosebire de exemplul precedent, în caseta Source se va introduce lista celulelor care conţin
valorile care trebuie să fie conţinute în listă. Rezultat: