 CAPITOLUL IV 

DOCUMENTE CONTABILE - SURSĂ DE INFORMAŢII CONTABILE LA

NIVELUL INSTITUŢIILOR PUBLICE
4.1. Documente contabile: definire, rol, clasificare

Pentru a fi utilizate în procesul de conducere, informaţiile generate de obiectul

contabilităţii publice trebuie consemnate în documente. Documentele sunt
reprezentate de înscrisuri ce cuprind informaţii descriptive şi numerice, exprimate în
etalon valoric şi natural, care se întocmesc la locul şi momentul înfăptuirii operaţiilor
economico-financiare.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea instituţiilor
publice pot dobândi calitatea de document justificativ, numai dacă furnizează toate
informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare25:
 denumirea documentului;
 emitentul documentului (nume, sediu etc.);
 numărul şi data întocmirii documentului;
 menţionarea părţilor ce participă la efectuarea operaţiunilor economico-
financiare, când este cazul;
 conţinutul operaţiunii economico-financiare, inclusiv temeiul legal dacă
acest lucru se impune;
 numele, prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care poartă
răspunderea pentru efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale
persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv, respectiv ale
persoanelor în drept să aprobe realizarea operaţiunilor respective;
 alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor
efectuate.
În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături,
modificări sau alte asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii libere între
operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă. Erorile se corectează prin tăierea cu o
linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor
se scrie textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele documentului
şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit /corectat documentul
justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii.
În cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele
pe baza cărora se primeşte, se eliberează sau se justifică numerarul, ori al altor
documente pentru care normele de utilizare prevăd asemenea restricţii, documentul
întocmit greşit se anulează şi rămâne în carnetul respectiv. La corectarea
documentului justificativ în care se consemnează operaţii de predare-primire a
valorilor materiale şi a mijloacelor fixe este necesară confirmarea, prin semnătură,
atât a predătorului, cât şi a primitorului.
Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii
documentelor, după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi
sistematic, în conturi sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru

25
Ordin nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, M.Of. nr. 870 din 23 decembrie 2008

60
fiecare formă de înregistrare în contabilitate. Înregistrările în contabilitate se pot face
manual sau utilizându-se sistemele informatice de prelucrare automată a datelor.
Documentele contabile pot fi clasificate după mai multe criterii, astfel26:
1. După rolul pe care îl îndeplinesc în cadrul sistemului informaţional
contabil:
 documente justificative – sunt documente care probează legal o operaţiune
sau o estimare după caz;
 documente de evidenţă contabilă cunoscute sub denumirea de registre
contabile – sunt documente care permit gruparea documentelor justificative
în ordine cronologică şi sistematică;
 documente de sinteză şi raportare cu ajutorul cărora se centralizează şi se
transmit informaţiile în legătură cu poziţia financiară, performanţa
financiară şi fluxurile de trezorerie, atât pentru cerinţele interne ale
instituţiei, cât şi pentru utilizatorii externi (Guvern, Parlament, creditori,
clienţi, organisme financiare internaţionale).
2. În funcţie de forma şi conţinutul acestora, documentele contabile pot fi:
 documente tipizate – sunt cele a căror formă şi conţinut sunt unitare, fiind
stabilite de direcţia de resort din cadrul Ministerului Finanţelor Publice şi
sunt obligatorii pentru toate instituţiile publice;
 documente netipizate – nu au o formă şi un conţinut unitar, acestea fiind
stabilite la nivelul fiecărei instituţii publice în parte în raport de necesităţile
de informare.
3. După modul de întocmire:
 documente primare – în aceste înscrisuri se consemnează pentru prima dată
o operaţie economico-financiară;
 documente centralizatoare – sunt documente cu ajutorul cărora se
cumulează şi se centralizează datele din documentele primare.
4. După locul de întocmire:
 documente interne – se întocmesc de către instituţia publică pentru operaţii
economico-financiare referitoare la activitatea ei;
 documente externe – sunt documente întocmite de alte entităţi şi care sunt
transmise instituţiei publice pe baza relaţiilor economice ce se stabilesc
între acestea.
5. După regimul de utilizare şi tipărire:
 documente cu regim special – sunt documente cu prevederi speciale de
tipărire, numerotare, utilizare, circulaţie şi arhivare;
 documente fără regim special – au la bază condiţiile generale de întocmire,
circulaţie şi păstrare.
6. După funcţia pe care o îndeplinesc:
 documente de dispoziţie – documente în baza cărora se dispune executarea
unei operaţii economice, inclusiv indicaţiile necesare efectuării ei;
 documente de execuţie – sunt cele care constituie dovada executării
operaţiei consemnate;

26
Cristina Ţenovici – „Contabilitatea instituţiilor publice”, Editura Independenţa Economică, Piteşti, 2008, pag. 39-41

61
  documente mixte – reunesc caracteristicile documentelor de dispoziţie şi
execuţie.
7. După natura operaţiilor ce se reflectă în aceste documente:
 documentele privind activele fixe: proces verbal de recepţie, registrul
numerelor de inventar, fişa mijlocului fix etc.;
 documente privind stocurile instituţiei publice: notă de recepţie şi
constatare diferenţe, bon de consum, bon de transfer – predare - restituire,
listă de inventariere, registrul stocurilor etc.;
 documente privind mijloacele băneşti şi decontările la nivelul instituţiei
publice: chitanţa, dispoziţie de plată / încasare, registrul de casă, ordinul de
plată etc.;
 documente privind salariile şi alte drepturi de personal: liste de avans
chenzinal, ştat de salarii, ordinul de deplasare;
 documente de contabilitate generală: note de contabilitate, jurnal vânzări /
cumpărări, documente cumulative, balanţa de verificare etc.;
 documente privind operaţiunile bugetare: cererea de deschidere a
creditelor bugetare, dispoziţie bugetară de repartizare / retragere a creditelor
bugetare, fişe pentru operaţiuni bugetare etc.
8. În raport de modul de completare:
 documente manuale – documente a căror completare se realizează manual;
 documente în format electronic – sunt documente ce sunt completate cu
ajutorul tehnicii de calcul.
Circulaţia documentelor în cadrul instituţiei publice trebuie să răspundă
cerinţelor de documentare şi înregistrare operativă, ceea ce a impus organizarea la
nivelul fiecărei instituţii publice a unui circuit al documentelor pe baza unui grafic, ce
poate varia de la o instituţie la alta în raport de structura organizatorică şi natura
operaţiei consemnate.

4.2. Registrele de contabilitate

Operaţiile consemnate cu ajutorul documentelor justificative se înregistrează

cronologic şi sistematic în registrele de contabilitate. Legea contabilităţii nr.82/1991
republicată, cu modificările şi completările ulterioare, impune ca obligatorii pentru
instituţiile publice următoarele registre contabile: registrul jurnal, registrul Cartea
Mare, registrul inventar.
1. Registrul jurnal – este documentul contabil obligatoriu ce serveşte la
consemnarea operaţiilor economice şi financiare în ordinea efectuării lor în timp. Se
întocmeşte la nivelul compartimentului financiar contabil al instituţiei publice, fiind
un document de înregistrare, acesta nu circulă, arhivându-se la locul de întocmire.
Cum volumul de operaţii la nivelul unei instituţii publice este destul de mare, există
posibilitatea ca operaţiile economice şi financiare să fie mai întâi consemnate în
registre jurnale auxiliare (jurnal pentru încasări şi plăţi, jurnal de cumpărări, jurnal
de vânzări, registrul de casă, jurnalul pentru operaţiuni diverse etc.), iar lunar totalul
acestora se va consemna în registrul jurnal general.

62
 Fig. nr.4.1. „Formularul de registru jurnal”
REGISTRUL JURNAL
pe luna_____________anul_____________
pag___________
nr.crt. data fel document explicaţii conturi sume
înreg. D C D C
report

de reportat
2. Registrul Cartea Mare – este registrul contabil obligatoriu cu ajutorul căruia
sunt înregistrate şi grupate operaţiile economico-financiare în raport de natura lor, iar
pentru fiecare astfel de grupare se respectă ordinea cronologică şi în sensul
modificării conturilor. Se prezintă sub formă de foi volante, câte o filă pentru fiecare
cont utilizat la nivelul instituţiei publice. Informaţiile se transferă din registrul jurnal
în registrul Cartea Mare, astfel: fiecare sumă din coloana Debit a Registrului Jurnal
este transferată în coloana de Debit a contului corespunzător din Registrul Cartea
Mare, iar fiecare sumă de Credit a Registrului Jurnal este transferată în coloana de
Credit a contului corespunzător din Registrul Cartea Mare. Se pot folosi ca formulare
pentru Registrul Cartea Mare: fişele de cont şah (vezi figura nr.4.2.), fişele de cont
pentru operaţiuni diverse sau forma Carte Mare centralizată.
Fig. nr.4.2. „Formularul Cartea mare şah”
CARTEA MARE (şah) simbol cont debit pagina
denumire cont......................................... credit
nr. data suma conturi corespondente
Reg.jurnal

3. Registrul inventar – este documentul obligatoriu ce permite înregistrarea

anuală şi gruparea rezultatelor inventarierii patrimoniului entităţii.
Fig. nr.4.3. „Formularul de registru inventar”
REGISTRUL INVENTAR
pag___________
nr.crt. recapitulaţia elementelor inventariate valoarea diferenţe de reevaluare
contabilă inventar valoare cauze diferenţe

Se întocmeşte la sfârşitul exerciţiului financiar pe baza datelor consemnate în

listele de inventariere şi a procesului verbal de inventariere, prin gruparea acestora pe
conturi sau grupe de conturi. Se întocmeşte la nivelul compartimentului financiar
contabil al instituţiei publice şi fiind un document de înregistrare, acesta nu circulă,
arhivându-se la locul de întocmire, alături de documentele ce au stat la baza
întocmirii lui.

63
 4.3. Documente contabile de bază utilizate în instituţiile publice

Documente folosite în realizarea operaţiunilor ce privesc creditele bugetare:

cerere de deschidere a creditelor bugetare, dispoziţie bugetară de repartizare /
retragere a creditelor bugetare.
Din punct de vedere conceptual creditul bugetar reprezintă limita maximă
până la care se poate efectua o plată de casă. Dicţionarul enciclopedic român
defineşte creditul bugetar ca fiind “suma limită, aprobată prin bugetul de stat, până la
care se poate efectua o anumită categorie de cheltuieli din buget”. Legea Finanţelor
Publice nu defineşte, într-un fel anume, noţiunea de credit bugetar, dar Legea
Finanţelor Publice Locale, art.1, pct.5, îi dă acestuia o definiţie, în înţelegerea
bugetelor locale, ca fiind “suma aprobată în bugetele locale, în bugetele instituţiilor şi
serviciilor publice de interes local şi în bugetele activităţilor finanţate integral din
venituri extrabugetare, reprezentând limita maximă până la care se pot angaja şi
efectua cheltuieli”.
Deşi, noţiunea de “credit bugetar” ar trebui să aibă aceeaşi semnificaţie,
importanţa şi valoarea practică, atât pentru ordonatorii de credite finanţaţi din bugetul
de stat, bugetul asigurărilor sociale de stat, cât şi pentru cei finanţaţi din bugetele
locale, acest lucru în fapt nu este aşa. Aceasta deoarece, pentru instituţiile publice
finanţate prin bugetul de stat şi bugetul asigurărilor sociale de stat pentru ca o
cheltuială să poată fi finanţată sunt suficiente creditele bugetare aprobate şi deschise,
pe câtă vreme pentru instituţiile publice finanţate prin bugetele locale, pe lângă
creditele bugetare aprobate sunt necesare şi lichidităţi efective în cont. Altfel spus, în
cazul serviciilor publice finanţate prin bugetele locale, în practică, se pot efectua
cheltuieli chiar dacă nu există credite bugetare, în condiţiile în care există lichidităţi
băneşti.
De altfel, finanţarea instituţiilor publice finanţate din bugetele locale
funcţionează după aceeaşi regulă ce se aplică instituţiilor finanţate din fondurile
speciale sau a mijloacelor extrabugetare, care pot efectua plăţi numai dacă au
asigurate resurse financiare colectate în cont. În consecinţă, pentru a efectua plăţi,
ridicări de numerar din cont, ordonatorii de credite finanţaţi din bugetul de stat şi
bugetul asigurărilor sociale de stat le este suficient să aibă credite bugetare aprobate
şi deschise pe subdiviziunile clasificaţiei bugetare, pe câtă vreme, în cazul bugetelor
locale şi fondurilor din mijloace extrabugetare şi speciale trebuie să aibă asigurate şi
lichidităţi, respectiv disponibilităţi băneşti în cont.
Creditele bugetare aprobate prin bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale şi
bugetul fondurilor speciale pot fi folosite, la solicitarea ordonatorilor principali de
credite, numai după deschiderea de credite, repartizarea sau alimentarea cu fonduri a
conturilor deschise pe seama acestora. Ordonatorii principali de credite solicită
Ministerului Finanţelor Publice deschiderea creditelor bugetare pentru activitatea
proprie, respectiv a unităţilor subordonate pentru cheltuielile curente şi de capital, pe
baza cererii de deschidere a creditelor bugetare. Pe verso-ul cererii, ordonatorul
principal trebuie să menţioneze distinct sursa creditelor pentru activitatea proprie şi
pentru unităţile subordonate, evidenţiind distinct cheltuielile curente şi cheltuielile de
capital. Pentru cheltuielile curente se va realiza o detaliere pe feluri de cheltuieli:
64
cheltuieli de personal, cheltuieli materiale şi subvenţii în conformitate cu structura
aprobată prin buget.
Creditele bugetare aprobate unui ordonator de credite prin legea bugetară
anuală nu pot fi folosite de un alt ordonator de credite pentru finanţarea cheltuielilor
sale. De asemenea cheltuielile aprobate la un capitol nu pot fi utilizate pentru
finanţarea cheltuielilor altui capitol. Există totuşi o excepţie, atunci când, în cursul
exerciţiului bugetar intervin acţiuni noi, sarcini suplimentare, iar creditele la anumite
subdiviziuni ale clasificaţiei bugetare nu sunt suficiente, iar la altele există
disponibilităţi, începând cu trimestrul III al anului se pot efectua virări de credite
bugetare. Virarea presupune o diminuare a creditelor bugetare la o anume categorie
de cheltuieli, unde s-au constatat disponibilităţi şi majorarea acestora la o altă
subdiviziune a clasificaţiei bugetare, unde acestea nu sunt suficiente. Virările de
credite sunt admise numai în anumite condiţii şi numai pentru anumite categorii de
cheltuieli, iar această metoda de a corecta bugetul odată aprobat trebuie să reprezinte
o excepţie şi nu o regulă, întrucât dacă solicitările de virări nu sunt generate de
motive obiective, denotă o programare defectuoasă a creditelor bugetare, urmare a
unei fundamentări necorespunzătoare a întregului buget. Aceste virări se pot realiza
numai cu acordul scris al Ministerului Finanţelor Publice, înainte de angajarea
cheltuielilor.
Cererea de deschidere a creditelor bugetare se întocmeşte în 4 exemplare,
precizându-se valoarea creditului, destinaţia creditului cu defalcare pe structura
clasificaţiei bugetare. Cererea de deschidere a creditelor bugetare se poate întocmi
trimestrial în două etape, prima vizând primele două luni ale trimestrului, a doua
etapă în ultima lună din trimestru, sau se pot întocmi lunar. La întocmirea cererii de
deschidere a creditelor bugetare trebuie avute în vedere şi respectate următoarele
elemente:
 sumele solicitate să se încadreze în nivelul creditelor bugetare aprobate şi
neconsumate pe prima perioadă pentru care se solicită creditele respective;
 completarea corectă a formularelor (ştampilă, semnăturile persoanelor
autorizate);
 conturile trebuie codificate corespunzător clasificaţiei bugetare aprobate;
 verificarea notelor justificative pentru cheltuielile proprii, pentru cheltuielile
ordonatorilor secundari din subordine, respectiv cheltuielile instituţiilor
publice direct subordonate ai căror conducători îndeplinesc calitatea de
ordonatori terţiari de credite27.
După ce Ministerul Finanţelor Publice aprobă cererea de deschidere a
creditelor bugetare (un exemplar al cererii rămâne la minister), transmite un exemplar
la Trezoreria Centrală, un exemplar îl transmite Direcţiei Judeţene de Trezorerie unde
ordonatorul principal îşi are conturile de disponibilităţi, un exemplar se transmite
ordonatorului principal ca document de înştiinţare a creditelor deschise.
Deschiderea, respectiv repartizarea creditelor bugetare nu reprezintă o atribuire
efectivă a mijloacelor băneşti, ci este o operaţie preliminară care are ca scop
încadrarea cheltuielilor bugetare în limita veniturilor ce se realizează în acel buget şi
de a nu permite efectuarea de plăţi dacă veniturile nu s-au realizat, pentru a se evita
27
Cristina Ţenovici – „Contabilitatea instituţiilor publice”, Editura Independenţa Economică, Piteşti, 2008, pag. 46

65
plăţile fără acoperire de surse. De altfel, deschiderea creditelor bugetare nu este
altceva decât instrumentul de control pe care Ministerul Finanţelor Publice îl are la
dispoziţie pentru realizarea unui control financiar preventiv în efectuarea cheltuielilor
şi condiţionarea acestora de realizarea veniturilor pentru a se păstra echilibrul bugetar
în execuţie.
Din creditele bugetare deschise, ordonatorii principali de credite îşi reţin
sumele necesare pentru cheltuielile proprii şi în termen de trei zile repartizează
unităţilor din subordine creditele bugetare aprobate în acest sens, în baza
documentului dispoziţie bugetară de repartizare (vezi fig.4.4.), document ce se
întocmeşte în trei exemplare (un exemplar rămâne la Direcţia Judeţeană de
Trezorerie, al doilea se transmite ordonatorilor secundari sau terţiari în cauză,
respectiv la ordonatorul principal care a întocmit dispoziţia bugetară de repartizare),
ce se vor depune la Trezorerie. În baza acestor documente Trezoreria va înregistra în
contabilitatea proprie (în conturi în afara bilanţului) repartizarea creditelor către
ordonatorii principali pentru nevoi proprii şi către instituţiile din subordine.
Deschiderea şi repartizarea creditelor bugetare declanşează procesul de
utilizare a acestora în conformitate cu obiectivele bugetare aprobate. Orice cheltuială
din sume alocate de la buget se poate efectua de ordonatorul de credite numai după ce
documentele au fost în prealabil vizate de compartimentul financiar contabil sau de
alte persoane împuternicite cu exercitarea controlului financiar preventiv.
Figura nr.4.4. “Dispoziţie bugetară”
----------------------------------
(denumire ordonator emitent)
NR.................................................
DISPOZIŢIE BUGETARĂ DIN..................................
privind”*”...........................................................................CREDITELOR

banca plătitorului: cod nr.................................

plătitor: cont nr.................................
banca beneficiar: cont nr.................................
beneficiar: cont nr.................................
suma
(în litere)............................................................................................................................
lei ......................................................................................................................................
cu drept de utilizare de la data..........................................................................................
ŞTAMPILA ŞI SEMNĂTURA BANCA EMITENTULUI BANCA BENEFICIARULUI
PLĂTITORULUI (data înreg, ştampila, semnătura) (data înreg, ştampila, semnătura)
*) se completează după caz, cu cuvintele: repartizare, retragere
Ordonatorii de credite, în baza creditelor bugetare deschise (principali) sau
repartizate (secundari şi terţiari), pentru a-şi achita drepturile de salarii, serviciile
prestate, procurările de materiale etc., sunt în drept se efectueze plaţi din cont sau să
ridice numerar din cont pentru achitarea acestora. Aceste operaţiuni de plăţi efectuate
de instituţiile publice finanţate din fonduri bugetare sau extrabugetare prin conturile
lor deschise la Trezoreriile operative, poarta denumirea de plăţi de casă.
Considerăm că noţiunea “plaţi de casă” nu este suficient explicată în literatura
de specialitate în domeniu, deoarece nu se face o demarcare clară între noţiunea
“plăţilor de casă” în accepţiunea Trezoreriei Statului şi în cea a instituţiilor publice.
Astfel, o eliberare de numerar de către Trezoreria Statului pentru o instituţie publică,
din punct de vedere al Trezoreriei reprezintă o „plată de casă”, în timp ce la instituţia
66
publică în cauză nu se poate vorbi încă de aşa ceva, deoarece numerarul ridicat este,
deocamdată, în gestiunea instituţiei. Despre o „plată de casă”, în accepţiunea
instituţiei publice se va putea vorbi numai după ce acest numerar a fost consumat prin
plăţi de salarii sau plăţi pentru servicii, materiale etc., existând astfel o diferenţă în
timp pentru cele două instituţii în ceea ce priveşte momentul în care instituţia publică
în cauză a înregistrat o „plată de casa”. Astfel, toate ieşirile de disponibilităţi băneşti
din cont, prin plăţi cu sau fără numerar reprezintă „plăţi de casă”, care determină un
consum efectiv de resurse publice din bugetul de stat şi bugetul asigurărilor sociale de
stat, chiar dacă partea de cheltuieli a bugetului instituţiei în cauză nu are o legătură
directă cu partea de venituri, cu modul în care s-au constituit, adunat aceste resurse,
ca în cazul bugetelor locale, în cazul instituţiilor finanţate din bugetul de stat şi
bugetul asigurărilor sociale de stat în realitate are loc un consum efectiv de resurse.
Sunt frecvente situaţiile când, după ce s-a efectuat o “plată de casă”, se
efectuează o încasare din lichidarea unor debitori sau din vânzarea unor materiale,
ipostază în care instituţia în cauză, fie că îşi diminuează plăţile de casă efectuate, fie
că le varsă ca venit la bugetul de unde se efectuase iniţial finanţarea achitării
materialelor valorificate. În cazul instituţiilor publice finanţate din fonduri speciale
sau extrabugetare asemenea operaţiuni diminuează, pe de o parte, plăţile de casă, iar
pe de altă parte determină şi o reîntregire a disponibilităţilor în cont. Plăţile de casă
rezultate după asemenea operaţiuni sunt denumite plăţi nete de casă, adică ceea ce a
rămas definitiv decontat ca şi cheltuială sau posibilă cheltuială din buget în cadrul
exerciţiului financiar respectiv.
Factura – este documentul cu regim intern de tipărire şi numerotare care
serveşte ca:
 document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a
bunurilor livrate şi a serviciilor prestate;
 document de însoţire a mărfii pe timpul transportului, după caz;
 document de încărcare în gestiunea cumpărătorului;
 document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi a
cumpărătorului;
Se întocmeşte, în două sau mai multe exemplare, pentru livrări de bunuri şi
/sau prestări de servicii. În situaţia în care factura nu se întocmeşte în momentul
livrării, bunurile livrate sunt însoţite pe timpul transportului de avizul de însoţire a
mărfii. În vederea corelării documentelor de livrare, numărul şi data avizului de
însoţire a mărfii se înscriu în formularul de factură. Se arhivează astfel: la furnizor, la
compartimentul desfacere, respectiv la compartimentul financiar-contabil, iar la
cumpărător la compartimentul financiar-contabil.
Persoanele care răspund de organizarea şi conducerea contabilităţii vor
desemna, prin decizie internă scrisă, o persoană sau mai multe, după caz, care să aibă
atribuţii privind alocarea şi gestionarea numerelor aferente facturilor emise de
entitate. Factura va avea un număr de ordine, în baza uneia sau mai multor serii,
număr ce trebuie să fie secvenţial, stabilit de entitate, astfel încât să se asigure
necesarul în funcţie de numărul de facturi emis. Anual, se stabileşte numărul de la
care se va emite prima factură. În alocarea numerelor se va ţine cont de structura
organizatorică, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.
67
 Avizul de însoţire a mărfii – este formular cu regim special intern de tipărire şi
numerotare. Serveşte ca:
 document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
 document ce stă la baza întocmirii facturii;
 dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta,
dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi.
Se întocmeşte, în două sau mai multe exemplare, de către entităţile care nu au
posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor
valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale
entităţii. În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi entităţi, dispersate
teritorial, precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri
date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale
promoţionale etc.) avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea "Fără factură", după
caz. Pe avizul de însoţire a mărfii, emis pentru valori materiale trimise pentru
prelucrare la terţi, se face menţiunea "Pentru prelucrare la terţi". În celelalte situaţii
decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul
de însoţire a mărfii şi nu factura.
Chitanţa – serveşte ca document justificativ pentru depunerea unei sume în
numerar la casieria entităţii, respectiv ca document justificativ de înregistrare în
registrul de casă şi în contabilitate. Se întocmeşte în două exemplare, pentru fiecare
sumă încasată, de către casierul unităţii şi se semnează de acesta pentru primirea
sumei. Circulă la depunător (exemplarul 1), iar exemplarul 2 rămâne în carnet, fiind
folosit ca document de verificare a operaţiunilor efectuate în registrul de casă. Se
arhivează la compartimentul financiar-contabil, după utilizarea completă a carnetului
(exemplarul 2).
Nota de recepţie şi constatare diferenţe – serveşte ca document pentru recepţia
bunurilor aprovizionate. Se întocmeşte în două exemplare, la locul de depozitare sau
în unitatea cu amănuntul, după caz, pe măsura efectuării recepţiei. În situaţia în care
la recepţie se constată diferenţe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe se
întocmeşte în trei exemplare de către comisia de recepţie legal constituită. În cazul în
care bunurile materiale sosesc în tranşe, se întocmeşte câte un formular pentru fiecare
tranşă, care se anexează apoi la factură sau la avizul de însoţire a mărfii. Datele de pe
verso-ul formularului se completează numai atunci când se constată diferenţe la
recepţie. Circulă astfel:
 la gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate
(toate exemplarele);
 la compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind
reglementarea diferenţelor constatate (toate exemplarele), precum şi pentru
înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică, fiind ataşată
(exemplarul1) la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a
mărfii);
 la unitatea furnizoare (exemplarul 2) şi la unitatea de transport
(exemplarul3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.

68
 Bonul de predare, transfer, restituire – este utilizat în următoarele scopuri: ca
bon de predare a produselor finite / semifabricatelor realizate la depozit, ca bon de
predare / restituire a materialelor refolosibile la magazie, respectiv ca bon de transfer
între două gestiuni aflate în incinta unităţii (transferul se efectuează numai între
gestiuni din incinta aceleiaşi unităţi, iar în cazul gestiunilor dispersate teritorial se
întocmeşte Aviz de însoţire a mărfii).
Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura predării la magazie a produselor /
semifabricatelor / materialelor refolosibile, de către fiecare secţie, atelier etc., astfel:
 la magazia de produse finite / semifabricate / materiale refolosibile,
semnându-se de predare de către secţie (atelier) şi de primire în gestiune de
către gestionar (ambele exemplare);
 la compartimentul C.T.C. pentru efectuarea controlului tehnic de calitate,
semnându-se pentru certificarea acestui control (ambele exemplare), după
caz;
 la compartimentul financiar-contabil pentru efectuarea înregistrărilor în
contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1);
 la compartimentul care urmăreşte realizarea producţiei (exemplarul 2).
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil sau persoana care conduce
evidenţa (exemplarul 1), respectiv la compartimentul care urmăreşte realizarea
producţiei (exemplarul 2).
În cazul utilizării ca bon de transfer între două gestiuni aflate în incinta unităţii,
serveşte pe de o parte ca dispoziţie de transfer a valorilor materiale de la o gestiune la
alta, iar pe de altă parte ca document justificativ pentru scăderea din gestiunea
predătorului şi de încărcare în gestiunea primitorului. Circula astfel:
 la magazia predătoare pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-se
de predare de către gestionar (ambele exemplare);
 la delegatul magaziei primitoare care semnează de primire pe exemplarul 1
şi reţine exemplarul 2;
 la compartimentul financiar-contabil, ambele exemplare, care, după
confruntarea lor, stau la baza efectuării înregistrărilor în evidenţa
magaziilor.
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil (ambele exemplare).
Bonul de consum – serveşte ca document de eliberare din magazie a
materialelor necesare procesului de exploatare. Se întocmeşte în două exemplare, pe
măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din magazie pentru consum, de către
compartimentul care efectuează lansarea, pe baza programului de producţie şi a
consumurilor normate, sau de către alte compartimente ale unităţii, care solicită
materiale pentru a fi consumate. Bonul de consum se poate întocmi într-un exemplar
în condiţiile utilizării tehnicii de calcul.
Bonul de consum (colectiv), în principiu, se întocmeşte pe formulare separate
pentru materialele din cadrul aceluiaşi cont de materiale, loc de depozitare şi loc de
consum. În situaţia în care materialul solicitat lipseşte din depozit, se procedează în
felul următor:
 în cazul bonului de consum se completează rubrica cu denumirea
materialului înlocuitor, după ce, în prealabil, pe verso-ul formularului se
69
 obţin semnăturile persoanelor autorizate să aprobe folosirea altor materiale
decât cele prevăzute în consumurile normate;
 în cazul bonului de consum (colectiv) se taie cu o linie denumirea
materialului înlocuit şi se semnează de aprobare a înlocuirii, în dreptul
rândului respectiv.
După înscrierea denumirii materialului înlocuitor se întocmeşte un bon de
consum separat pentru materialul înlocuitor sau se înscrie pe un rând liber în cadrul
aceluiaşi bon de consum. Circulă astfel:
 la persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate
(ambele exemplare);
 la persoanele autorizate să aprobe folosirea altor materiale, în cazul
materialelor înlocuitoare;
 la magazia de materiale, pentru eliberarea cantităţilor prevăzute, semnându-
se de predare de către gestionar şi de primire de către delegatul care
primeşte materialele (ambele exemplare);
 la compartimentul financiar-contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în
contabilitatea sintetică şi analitică (ambele exemplare).
Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
Dispoziţia de plată / încasare – serveşte ca:
 dispoziţie pentru casierie, în vederea achitării în numerar a unor sume,
potrivit dispoziţiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli
de deplasare, precum şi a diferenţei de încasat de către titularul de avans în
cazul justificării unor sume mai mari decât avansul primit, pentru procurare
de materiale etc.;
 dispoziţie pentru casierie, în vederea încasării în numerar a unor sume care
nu reprezintă venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziţiilor
legale;
 document justificativ de înregistrare în registrul de casă şi în contabilitate,
în cazul plăţilor în numerar efectuate fără alt document justificativ. Se
întocmeşte în două exemplare de către compartimentul financiar-contabil.
Registrul de casă – serveşte ca document de înregistrare operativă a încasărilor
şi plăţilor în numerar, efectuate prin casieria unităţii, pe baza actelor justificative,
respectiv document de stabilire, la sfârşitul fiecărei zile, a soldului de casă. Se
întocmeşte în două exemplare, manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, zilnic, de
către persoanele care au calitatea de casier, pe baza actelor justificative de încasări şi
plăţi. La sfârşitul zilei, rândurile neutilizate din formularul registrului de casă se
barează. Soldul de casă al zilei precedente se reportează, după caz, pe primul rând al
registrului de casă pentru ziua în curs. Se semnează de către casier pentru
confirmarea înregistrării operaţiunilor efectuate şi de către persoana din
compartimentul financiar-contabil desemnată pentru primirea exemplarului 2 şi a
actelor justificative anexate. Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru
verificarea exactităţii sumelor înscrise şi respectarea dispoziţiilor legale privind
efectuarea operaţiunilor de casă (exemplarul 2), iar exemplarul 1 rămâne la casier.
Nota de contabilitate – serveşte ca document justificativ de înregistrare în
contabilitatea sintetică şi analitică, de regulă pentru operaţiunile care nu au la bază
70
documente justificative (stornări, repartizare profit, constituire provizioane şi ajustări
pentru depreciere sau pierdere de valoare etc.). Se întocmeşte, într-un exemplar, de
către compartimentul financiar-contabil unde se şi arhivează.
Balanţa de verificare – serveşte pentru verificarea exactităţii înregistrărilor în
contabilitatea sintetică şi analitică, cu realizarea controlului concordanţei dintre
contabilitatea sintetică şi analitică, respectiv la întocmirea situaţiilor financiare.
Se întocmeşte într-un singur exemplar, cel puţin anual, la încheierea
exerciţiului financiar sau la termenele de întocmire a situaţiilor financiare periodice,
la alte perioade prevăzute de actele normative în vigoare şi ori de câte ori se
consideră necesar. Balanţa de verificare cuprinde pentru toate conturile unităţii
următoarele elemente: simbolul şi denumirea conturilor; soldurile iniţiale debitoare şi
soldurile iniţiale creditoare; rulajele curente debitoare şi rulajele curente creditoare;
totalul sumelor debitoare şi totalul sumelor creditoare; soldurile finale debitoare şi
soldurile finale creditoare. Nu circulă, fiind document de sinteză şi se arhivează la
compartimentul financiar-contabil.

4.4. Păstrarea, arhivarea şi reconstituirea documentelor

Registrele contabile, împreună cu documentele care au stat la baza întocmirii

lor, trebuie să fie păstrate la nivelul instituţiei publice pentru o perioadă de 10 ani (cu
începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite),
cu excepţia ştatelor de salarii şi a situaţiilor financiare anuale care se vor păstra
pentru o perioadă de 50 de ani. Răspunderea pentru păstrarea şi arhivarea
documentelor financiar contabile revine ordonatorului de credite sau unei persoane
desemnate cu obligaţia de a realiza această activitate.
Arhivarea documentelor justificative şi contabile se face cu respectarea
următoarelor reguli generale28:
 documentele se grupează în dosare, numerotate, şnuruite şi parafate;
 gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul
fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea;
 dosarele conţinând documente justificative şi contabile se păstrează în spaţii
amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii,
dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
 evidenţa documentelor la arhivă se ţine cu ajutorul Registrului de evidenţă,
potrivit legii, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă,
precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.
Eliminarea din arhivă a documentelor al căror termen legal de păstrare a
expirat se face de către o comisie, sub conducerea ordonatorului de credite, după caz.
În această situaţie se întocmeşte un proces-verbal şi se consemnează scăderea
documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.
Există posibilitatea ca documentele justificative împreună cu registrele
contabile să fie arhivate de către persoane juridice române ce dispun de condiţii
corespunzătoare, în baza unui contract de prestări servicii încheiat între entitate şi
persoana juridică română.
28
Ordin nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, M.Of. nr. 870 din 23 decembrie 2008

71
 Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor
documente justificative sau contabile are obligaţia să aducă la cunoştinţă, în scris, în
termen de 24 de ore de la constatare, ordonatorului de credite sau altei persoane care
are obligaţia gestionării unităţii respective. În termen de cel mult 3 zile de la primirea
comunicării, ordonatorul de credite trebuie să încheie un proces-verbal, care să
cuprindă:
 datele de identificare a documentului dispărut;
 numele şi prenumele persoanei responsabile cu păstrarea documentului;
 data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Persoana responsabilă este obligată ca odată cu semnarea procesului-verbal să
dea o declaraţie scrisă asupra împrejurărilor în care a dispărut documentul respectiv.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituire, întocmit
separat pentru fiecare caz.
Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legătură
cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut, şi anume29:
 sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului;
 dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării
disciplinare a persoanei vinovate, după caz;
 copia documentului reconstituit;
 procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
 declaraţia persoanei responsabile.
În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea
se va face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la
unitatea emitentă. În acest caz, unitatea emitentă va trimite unităţii solicitante, în
termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit. Nu se pot
reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de călătorie
nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse înainte de a fi înregistrate în
contabilitate. În acest caz, vinovaţii de pierderea, sustragerea sau distrugerea
documentelor suportă paguba adusă unităţii, salariaţilor sau altor unităţi, sumele
respective recuperându-se potrivit prevederilor legale.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea
“Duplicat”, cu specificarea numărului şi a datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut
reconstituirea. Pentru pagubele generate de dispariţia, sustragerea sau distrugerea
documentelor se pot stabili răspunderi materiale, care cuprind şi eventualele cheltuieli
ocazionate de reconstituirea şi găsirea acestora. În cazul găsirii ulterioare a
originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal
împreună cu care se ataşează la dosarul de reconstituire. Documentul reconstituit
constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor contabile.

29
Ordin nr. 3.512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile, M.Of. nr. 870 din 23 decembrie 2008

72