Sunteți pe pagina 1din 4

Knowledge Tree, gestor documental para pymes

4376

0 comentarios LosLunesAlSol 22 de marzo de 2010 | 12:05 Para votar este post conctate con Facebook Connect Uno de los problemas que pueden tener muchas pymes y de los cuales venimos hablando y tratando con diferentes aspectos es la gestin documental. Cada da los documentos digitales aumentan en nmero, tamao y es necesaria una mejor organizacin. Por eso hoy vamos a comentar Knowledge Tree, gestor documental para pymes que nos puede ayudar en estas tareas organizativas. Se trata de un software de cdigo libre con el que podemos estructurar nuestra documentacin en las empresas. Est basado en una solucin que necesita PHP, MySQL y Apache por lo que si no tenemos instalados dichos servicios tendremos que hacerlo previamente. En este sentido, posee instaladores que ya nos incluyen dicho software para no tener ningn inconveniente.

Versiones de Knowledge Tree

La versin de la comunidad es totalmente funcional y muy completa. Se requieren de ciertos conocimientos tcnicos a la hora de trabajar con gestores documentales y tiene una curva de aprendizaje sencilla a la hora se comenzar a manejarlo, pero es cierto que si no hemos trabajado antes con un gestor documental tendremos que dedicar un poco de tiempo para aprender las opciones bsicas para su manejo. La versin comercial aade soporte a este software, y lo que es ms interesante para las empresas que trabajan con MS Office un pluggin para subir documentos trabajando directamente desde office.

La versin de la comunidad est trabajando para implementar dicho pluggin con OpenOffice, pero de momento no est disponible. Esta versin tambin nos ayudar en el caso de que tengamos que migrar documentos, as como nos ofrece cursos de formacin para su manejo.

Instalacin y configuracin
Como hemos comentado anteriormente, al tratarse de una solucin cliente servidor tendremos que instalar el software en nuestro servidor y lo administraremos mediante una interfaz web. En este sentido la instalacin es muy sencilla y slo tendremos que dar algunos parmetros a la hora de iniciar correctamente los servicios. En este sentido es necesario tener previamente creado en MySQL una base de datos que vaya a utilizar nuestro gestor de contenidos y a la vez dados de alta los usuarios de la misma. Una vez creado cuando estamos realizando la instalacin va web tendremos que introducirlos al llegar al apartado correspondientes.

Respecto a la configuracin una vez instalada es la parte que debemos definir al principio, pero si no estamos totalmente familiarizados con los gestores de contenidos podemos hacer la configuracin bsica

para luego ir aadiendo otras opciones como pueden ser flujos de trabajo, permisos, perfiles, integracin con Active Directory o con LDAP.

En este sentido tambin nos permite adaptar el gestor a nuestra organizacin, introduciendo nuestro logo o cambiando ligeramente su aspecto. Respecto a la pantalla inicial o Tablero podemos configurar que queremos ver en dicha pantalla que ser con la que se inicie la sesin de usuario. Se trata de una pantalla informativa de los ltimos cambios y novedades que debemos adaptar a las necesidades de cada usuario.

Gestin de archivos
Pero la parte ms importante de todo gestor de archivos, y en este caso no podra ser de otra manera es la funcionalidad que tenga para subir archivos, gestionar las bsquedas y mostrar informacin de los mismos. En este sentido Knowledge Tree nos ofrece varias alternativas:

Importar desde un servidor o Localizacin: esta opcin nos permite subir directamente una carpeta simplemente indicndole su direccin en nuestro servidor o en nuestro equipo. Funciona de forma muy gil y nos permitir si ya tenemos creada una organizacin de carpetas subirlas todas de un golpe.

Volumen carga: en este caso se trata de subir un carpeta comprimida *.zip que nos permitir una vez cargada gestionarla de forma sencilla, sin tener que descomprimir, ya que lo gestiona directamente. Una opcin muy cmoda para subir muchos archivos de golpe, Cargar Documento: en este caso se trata de permitir la carga de un nico documento que llevaremos desde nuestro equipo hasta la ruta en la cual estamos dentro del propio gestor. Es importante tener en cuenta donde estamos situados dentro del gestor para luego saber donde hemos ubicado el documento.

Podemos suscribirnos a carpetas o documentos, con lo cual, nos notificarn cualquier cambio en las mismas y de esta forma nos evitamos tener que enviar un correo electrnico a todas las personas que guardan alguna relacin con dicho documento. Por ponerle un pero a este gestor de contenidos, una de las cosas que no he encontrado es una gestin de versiones, que nos permita ver distintas versiones de un documento con el que hemos trabajado. En definitiva, se trata de una opcin muy completa que nos puede ayudar a gestionar documentalmente nuestros negocios. Es una alternativa a SharePoint en lo que se refiere a la parte de gestin documental, pero que no se encuentra tan integrado como ste con todos los productos de Microsoft. Nos tocar a nosotros decidir qu sistema es ms adecuado para nuestras empresas. Ms Informacin | Knowledge Tree En Tecnologa Pyme | Intranet permite la gestin documental en la empresa me gusta 1 Para votar identifcate o regstrate aqu. Categoras: Software, Productividad Tags: Gestin documental, Documentos, Contenidos