IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.

CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf

ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas

y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS

PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto

a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad

Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134

Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente.

Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera

Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas

y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800.

Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008

Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina

estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional.

Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad.

Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect

rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera.

Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto

Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej

orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer.

Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en

su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar

el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar

nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A

dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos

Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men.

Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio.

Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet.

Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera.

Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables

Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve

ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv

entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas

Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes

Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in

novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina.

Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina

Encargado de inventarios Encargado de caja Empleado IN STITUTO TECNOLOGICO DE COSTA RICA ESCUELA DE INGENIERIA EN PRODUCCION INDUSTRIAL CURSO SISTEMAS DE INFORMACION PROF.CARLOS ARIAS PERFIL DEL PROYECTO Cafetera Farfalla Estudiantes: Mara Laura Castro Soto Carne 200647134 Carla Campos Carne 200670366 II SEMESTRE 2008

Fecha: 02/Septiembre/2008 Nmero del proyecto: 001 I. Informacin general del proyecto Nombre del proyecto: Sistema informacin Farfalla Area Funcional: ventas, inventarios, contabilidad. Nombre del solicitante: Administrador cafetera Farfalla Nombre del lder del proyecto TI y lder del proyecto de negocio: Carla Campos, Mara Laura Castro Soto. II. Detalle del proyecto Problema o necesidad de negocio a resolver: control y manejo ineficiente de la informacin referente a inventarios, ventas y contabilidad de cafetera Farfalla. Descripcin de la idea/ iniciativa Actualmente cafetera Farfalla no cuenta con ningn sistema de informacin en su negocio por ende existen los siguientes problemas: La facturacin es lenta y tediosa ya que se cuenta nicamente con una caja registrad ora poco convencional, bastante ambigua en cuanto a sus funciones y controles. A dems no se cuenta con un sistema que registre las ventas y gastos por lo que los administradores no tienen nocin de la utilidad o prdida que puede estar generando su negocio. Tampoco se cuenta con un sistema de inventarios que mantenga actualizadas las ca ntidades de material prima faltantes, debido a esto no se tiene un control de in ventario como debera. Al no existir un estricto control de los inventarios no se tiene un sistema de pedidos a proveedores eficiente, cada vez que faltan materias primas se pierde una base de datos, si se ocupa el cargo de jefe de cocina este tendr acceso a inv entarios para crear mens o verificacin cantidades de materias primas existentes, p ero no tendr acceso a informacin contable ni de ventas. Esto se crea con el fin de tener un sistema de informacin con alta seguridad. A partir del registro continuo de las materias primas del inventario se busca in novar el men con la asesora de una nutricionista la cual capacite al encargado de cocina para crear mltiples opciones de men para mejorar la calidad de servicios de la cafetera. Esta base de datos del inventario enlazada con una aplicacin tiene e ntre sus principales funciones: ingreso de nueva materia prima, salida de cantid

ades de materia prima, actualizacin de cantidades de materia prima, mensaje de al erta si hace falta algn tipo de material prima para la semana. Una vez que exista la necesidad de emitir pedido a proveedores, se obtiene la in formacin de los proveedores de la base de datos y con una aplicacin se enlaza la o rden de compra va correo electrnico para agilizar el proceso de emisin de pedidos. A partir de una aplicacin que est enlazada con el sistema de inventarios se busca implementar un sistema de facturacin rpida que a la vez registre y almacene la inf ormacin relativa a las ventas diarias. Ya que no existe un control de los costos indirectos de produccin en esta organiz acin se desea crear un sistema que periodo a periodo le permita al administrador ir registrando estos costos indirectos que necesitan ser documentados. Con esto a final de cada periodo contable se desea desplegar un informe que ayude al cont ador a llevar la contabilidad adecuadamente junto con las utilidades almacenadas en el sistema de ventas descrito anteriormente. Objetivos Estratgicos 1. Mejorar la calidad de sus servicios (innovacin mens saludables y agradables). 2. Agilizar el proceso de facturacin. 3. Optimizar el proceso de contabilidad mediante el registro adecuado de ventas y gastos. 4. Lograr un control de inventarios que permita acceder a informacin relativa a c antidades disponibles en inventario y que mantenga actualizadas de forma contina estas cantidades para mejorar la planificacin de requerimiento de materiales. 5. Tener un acceso restringido a la informacin que evite robos y manipulacin de informacin financiera importante. 6. Acceder a informacin relativa a proveedores para emitir pedidos va correo elect rnico de forma rpida para eliminar cuellos de botella en el sistema productivo. Objetivo del Negocio Implementar un sistema de informacin que registre y controle eficientemente toda la informacin de los departamentos de ventas, inventarios y contabilidad para mej orar la productividad de su organizacin. Beneficios-Impacto en la organizacin Cafetera Farfalla lograra obtener los siguientes beneficios si se llegara a implem entar el sistema de informacin propuesto: Mejor control sobre las ventas y gastos Mejora de la calidad de servicio al cliente en aspectos como innovacin de mens Control sobre sus inventarios

Mejora en los procesos contables Posibilidad de inversin en nuevos productos Posibilidad de aumento de sus ventas Posibilidad de mejoramiento del ambiente de trabajo gracias al facilitamiento qu e se busca en las tareas de facturacin y cocina. Capacitacin de empleados en materia de salud ( mens balanceados ) En fin, el sistema de informacin Farfalla busca trabajar directamente con estas t res grandes reas para tener un control de la productividad de la cafetera y mejora

r sus ndices de productividad al mximo. Entregas Registro y almacenamiento de informacin relativa a inventario, proveedores, empleados, ventas, costos indirectos de produccin en cinco bases de datos. Fcil manipulacin de la informacin relativa a inventarios, proveedores, ventas y gastos a partir de interfases amigables con el usuario Control de la informacin mediante un sistema de seguridad Sistema rpido de facturacin de ventas que permita agilizar el proceso Despliegue de informacin contable que ayude al contador a buscar y mejorar puntos dbiles de la cafetera Costo Preeliminar Se calcula que los desarrolladores del proyecto estn pidiendo un salario de $18/h, por lo que se tiene un costo total de 960horas*2*$15= $28800. Duracin preeliminar estimada Se tiene pronosticado un plazo de aproximadamente seis meses para el desarrollo del sistema, trabajando dos profesionales durante una jornada de ocho horas de l unes a viernes, por lo que se tiene un total de 960 horas por profesional. Restricciones o limitaciones El proyecto presenta un alto costo preeliminar lo que podra no llevarse a cabo en la cafetera. Se requiere que el personal tenga conocimientos mnimos de informtica como uso de bases de datos, Microsoft office, uso Internet Explorer. Resistencia al cambio por parte de los empleados debido a la restriccin de informacin. Resistencia al cambio por parte de los jefes de cocina para implementar nuevas opciones de men. Poca aceptacin de los clientes a nuevas opciones de men. Poco apoyo por parte del contador para mejorar el sistema contable. No todos los proveedores cuentan con sistemas de informacin ni uso de pedidos va Internet. Involucramiento de otros departamentos Para el desarrollo de este proyecto estn involucradas principalmente tres reas: ve ntas, inventarios y contabilidad. Como departamento externo o desconocido a la o rganizacin en este caso seria la asesora brindada por la nutricionista a contratar . Participantes Administrador Jefe de cocina Encargado de inventarios Encargado de caja

Empleado