E>1Gall | RCS & RDS PROCEDURA Cod: P-DIGI-HR-O1 Editi: 1 Data: 02.04.2021 Recrutare si angajare Clasificare RCS & RODS: uz intern cooRDONATOR ° | ELABORAT Camelia Maria : DEPARTAMENT Aprobare electronica 13.04.2020 —— = : t = = VERIFICAT CALITATE SI PERFORMANTA | | Aorobare electronica 02.04.2021 i ie - pee ance | Cristina Isbasoiu | JURIDIC | \VALIDAT | Aprobare electronica 13.04.2020 | Alexandru Duca GoPR | ‘Aprobare electronica 02.04.2021 | ‘APROBAT ron | Serghel Bulgac | 1/54Cod: -DIGLHR-O1 edura: Re , Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna aR 117 OBES Ge G0 Referinte: ‘SR EN ISO 9001:2015 - Sisteme de management al calitati ‘+ SREN ISO 14001:2015 ~ Sisteme de management de mediu © SRISO 45001:2018 - Sisteme de management al sanatatii si securitatil in munca SR ISO/CEl 27001:2013 - Sisteme de management al securitatiiinformatici ‘SR ISO/IEC 20000-1:2011 -Sisteme de management al serviciilor IT 1. SCOP SI DOMENIU DE APLICARE : 1.1. Scop: Procedura reglementeaza modalitatea in care se asigura in termen optim si cu resurse adecvate, personal performant, adaptat postului si companiei 1.2, Domeniul de aplicare: Procedura se aplica in cazul tuturor proceselor de recrutare, angajare si promovare interna din cadrul companie 2. TERMENI si ABREVIERI : Aplicatia OSS = aplicatie interna in care sa gestioneaza prolectele de recrutare Argumentare (A) = document intern (vezi Anexa 5) prin care se justifica infiintarea unei poritii noi in cadrul departamentului AR = analist recrutare AAR local = analist recrutare sau personal administrativ, din regiuni care asigura suport in procesul de recrutare si angajare A= Consiliul de Administratie cH consultant HR cu responsabilitati de recrutare, dar si de consultanta resurse umane Director functional = responsabilul, la nivel de functiune de business, care coordoneaza activitatea functiunii alocate, conform organigramei Director regional = responsabilul cu coordonarea activitatil locale, acoperind o regiune desemnata, ce poate contine unul sau mai multe judete Echipa administrare / admin / administrare personal = echipa din cadrul departamentului Resurse Umane care gestioneaza din punct de vedere administrath-operational actiunile ce deriva din raporturile de muncaCod: P-DIGI-HR-01 Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna a 1 / Data: 02.04.2021 intre conditis medicala a candidatului si factoril de risc presupusi de postul vizat spre @ fi ocupat Fisa postului (FP) = document intern (vezi Anexa 7) in care sunt prevazute activitatile si responsabilitatile aferente unui anumit post, reprezentand anexa a contractulul individual de munca ori a unei decizii de numire: sau cumul de functi Fluturas angajare (FA) = document intern, (vezi Anexa 6) continand datele si conditile de angajare ale viitorului ocupant al postului, care va fi aprobat de catre conducerea companiei Formular recrutare (FR) = document intern, standard, (vezi Anexa 4) completat de catre seful direct (hiring manager) si prin care se solicita aprobarea si implicit desfasurarea procesului de recrutare pe o pozitie noua sau devenita vacanta Ghidul de onboarding pentru Coordonatori = ghidul de Integrare (Induction) in baza caruia managerii sunt sprijnit in demersurile de integrare @ unui nou venit in echipa Head-count = totalul angejatilor la nivel de echipa/departament/structura/companie, de obicei acesta se stabileste si aproba punctual, a inceputul fiecarui an, cu posible revizuiri ulterioare HM = hiring manager = managerul care doreste sa angajeze un nou membru in echipa so Integrare (Induction) = procesul de adaptare a noului angajat in cadrul companie! care implica atat prezentarea departamentului si a organizatiei cat si instruirea tehnica asupra activitatii specifice pe care urmeaza sa 0 desfasoare angajatul ITM = Inspectoratul Teritorial de Munca Mapa de angajare = set de documente care se semneaza cu candidatul in vederea angajaril sale si care, impreuna cu copii ale documentelor de studi si de stare civila formeaza dosarul de angajat ‘Middle management = rol cu responsabilitati de conducere in structura organizatorica a unui departament. (ex. supervizori, team leader) Post Rolul generic din organizatie, definit prin activitatile si responsabilitatile pe care o persoana le are de indeplinit conform fisel postului (ex. post de economist, inginer electronist, secretara) Pozitie = structura unica din organigrama care poate fi ocupata de catre un salariat. Unui post ii pot fi aferente una sau mai multe poztti (ex. postul de economist are 3 pozitii in organigrama, dintre care 2 ocupate si una vacanta) Pozitie vacanta = pozitie ibera la nivel de organigrama, care poate aparea atunci cand: ‘© creste activitatea companiel sau a departamentului (pozitie nou infiintata); * se suspenda activitatea unui salariat sau acesta paraseste compania; ‘se vacanteaza o positie prin promovarea interna a ocupantului acestela; Recrutare = procesul prin care cautam si atragem in cadrul companiei persoanele potrivite, pe pozitille potrivite, Clasificare RCS & ROS: uz intern 3/54Cod: P-DIG-HR-01 Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna ee / Data: 02.04.2021, in timp optim si cu costuri adecvate Revisal = aplicatie prin care se transmit catre ITM datele privitoare la salariati Selectie = procesul prin care sunt alese, dintre candidatii recrutatl, persoanele ce se potrivese cel mai bine cerintelor pozitiei vacante (cunostinte profesionale ~ abilitati- atitudine) Socrate = sistemul informatic utilizat de catre departamentul Resurse Umane in care sunt stocate si intretinute toate datele necesare si/sau care deriva din gestionarea activitatilor de resurse umane Sef punct de lucru = responsabilul cu coordonarea activitatil locale, acoperind o regiune desemnata mai restransa, de obicel reprezentata de un judet sau fiiala 3. REFERINTE NORMATIVE: 3.1. Regulament Intern de Functionare al DIGI|RCS & RDS; 3.2, Regulament de securitate a informatiei; 3.3. Procedura privind guvernanta datelor cu caracter personal in cadrul RCS & RDS SA si in grupul de societati controlat de DIGI COMMUNICATIONS N.V.; 3.4. Politica de Confidentialitate Resurse Umane. 4. OBIECTIVE DE PERFORMANTA: [ Nr. T Indicator (KPI) Detali Target Responsabil | Cum se determina | crt. | Durata de finalizare ‘AR/CHR | Durata. in care Termenele de finalizare a | Poate varia intre proces derecrutare | recrutari, prin aceasta | 1-2 luni (entry- eeetul oe intelegand acceptarea | level/middle ae (0) splicatla ofertei, sunt stabilite in | management), | functie de tipul_— si complexitatea _postului, numarul de pozitiirecrutate. Numar demisii angajati | Nr. angajati care parasesc | Mai putin de 5% | AR/CHA | Raport incetarl noi compania in primele 3 luni de la angajareProcedura: Recrutare, angajare si promovare interna Cod: P-DIGI-HR-O1 Editia: 1 / Dat 2.04,2021 Incetari [in functie de perioada colaborare pe motiv de | contractuala, pentru pozitille 3. | Numar Mai putin de 5% AR/CHR Raport incetari ] | necorespundere in| de executie perioada de perioadade proba | proba poate fi intre 5 zile | lucratoare si 90. zie | calendaristice, iar pentru | pozitile de management | poate fl intre 45 de ale | lucratoare si 120. zile| calendaristice. | 5. DATEDEINTRARE: SL. Formular de recrutare (FR) 5.2. CVuricandidati 5.3. Anuntul de recrutare DESFASURAREA PROCESULUI : Responsabil | Termen de realizare | Nr. activitate te | Activate mie | (Functia) Identificarea nevoll de personal reprezinta stabilirea 62, | necesarului de personal dintr-o anumita_structura/ departament pentru o anumita perioada de timp. Aceasta se AM face pornind de la analiza fluctuatiei de personal, dar si de la ieee analiza nevoilor de reorganizare resimtite la nivelul tect departamentului/ organizatiel 62, | HM solicita suport catre departamentul HR pentru acoperirea in timp util a pozitiel vacante si completeaza Formularu! de iM Oricand este 0 recrutare (vezi Anexa 4 J, in masura in care nu dispune de un pozitie vacanta head-count deja aprobat cu CA Clasificare RCS & ROS: u2 intern, 5/54Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna Cod: -DIGI-HR-01 Editia: 1 / Data: 02.04.2021 Responsabil | Termen de realizare Nr. Ne | acwate activitate ee (Funetia) Aprobare recrutare 1, Incazulunei inlocuiri, Formularul de recrutare va fi aprobat ae de catre superiorul direct al HM, directorul regional sicel functional. Ultima seminatura pe formular va fia CA 63. | 2. Incazul pazitiilor nou infiintate, Formularul de recrutare va fiinsotit de Arqumentare (A) in care se justifica nevoia de Ofna infiintare 2 postului si se face normarea = detalierea si Pere an cuantificarea timpilor aferenti pentru activitatle care | HM/Coordonator urmeaza @ fi derulate pe postul respectv. Demararea | Functiune/Director recrutarli pentru astfel de pozitii nou infiintate este Resurse conditionata de aprobarea prealabila a CA in baza| — Umane/CEO Argumentariitransmise, Start recrutare ot D bare: Formularul de reerutare aunge ls Departamentul HR Echipa|} _ARYCHR his apobaras Recrutare, urmand ca din acel moment sa fie demarat efectiv referent procesul de recrutare. Crearea profilului candidatilor in functie de specifcatile postului. Orice proces de recrutare se bazeaza pe ~ FP actualizata, in care sunt prevazute activitatile si responsabilitatile postulul pentru care se face recrutarea; 65. | -Odiscutie cu HM pentru ca AR/AR local sa inteleaga contextul | _aR/aR local/ ae concret al nevoli de recrutare si cerintele punctuale CHR/HM Profilul candidatului dorit va include : pregatirea profesionala necesara pentru pozitia vacanta, competentele necesare, experienta, profilul psihologic adecvat. HM stabileste, impreuna cu recrutorul, data de la care are nevoie de resursa noua in echipa.Cod: P-DIGI-HR-O1 Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna Eeieiar a) does Oncta0e! Responsabil | Termen de realizare Nr ivitate Me | Activitate bai activitate | (Functia) Stabilirea canalului de recrutare potrivit. Canalul de recrutare poate fi exclusiv intern sau, atat intern ca si extern. Nu se va interzice niciunui salariat sa aplice la o pozitie 6.6. | vacanta din cadrul companiei. at In cadrul discutiet AR/CHR stabileste impreuna cu HM, mediul de recrutar AR/CHR etaliate la punctul considerat cel mai potrivit pentru identificarea in timp util 65. candidatilor. Canalele de recrutare externe care pot fi folosite sunt: site-uri de joburi, anunturi ziare, referinte ~ recomandar' angajati existenti, targuri de joburi, facultati, head-hunting s| companii de recrutare, Lansarea anuntului de recrutare. In maxim 2 2ile de la aaa data primiril 6.7. | Postarea anuntului se face de catre AR/AR local/CHR *uneori AR local | formularuluide ‘Anuntul va fvalidat in prealabil cu HM posteaza anunt in | recrutare aprobat si ane ec ereattean ance ects enon ane a standard agreata cu seful de departament, postarea acestui i realizandu-se la fel ca pentru celalte pozti Colectarea CV-urilor (crearea bazei de date cu candidati) si Termenul de selectia acestora de catre AR/AR local/CHR. Aceasta se face pe asteptare pentru masura ce se primesc CV-urile candidatilor. aplicatii poate varia in functie de 6.8. | AR/AR local/ CHR ofera up-dates periodic asupra procesulul de era sopra AR/AR local/CHR | aplicanti. In general Din toate CV-urile colectate, se vor selecta acelea care se termenul minim potrivese profilulu stabilt pentru pozitia vacanta. este 5 ile Pentru recrutarea de agent! vanzari teren, vizualizarea si selectia CVurilor sunt realizate de catre HM Clasificare RCS & RDS: uz intern 7/54Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna Co -DIGLHR-O1 Editia: 1 / Data: 02.04.2021 Responsabil | Termen de realizare Nr i | actvitate on, | Activitate sanate (Functia) Selectia candidatilor. In functie de complexitatea rolului pentru care se recruteaza si in acord cu HM, se vor folosi urmatoarele metode de selectie: 1. Interviul telefonie prin care se culeg informatii de baza despre candidat conform ghidului de interviu; acesta este un pas premergator prin care se realizeaza selectia candidatilor, astfel incat numai cei care intrunese un minim de conditiimpuse de postul vacant, sa participe la interviul fata in fata (F2F} 2, _Interviul individual - prin acest interviu AR/CHR obtine cele ‘mai multe si relevante informatii despre candidati. 1. AR/ AR local/CHR 3. Testele de verificare informatii si abilitati: PC, engleza, 2S4esaptamant cunostinte profesionale adaptate postului vacant; testele| 2 AR/ AR, {entry level/midale 6S tehnice sunt elaborate de HM sau o perscana desemnata eae management) pana de catre acesta, iar AR/CHR ve oferi suport in administrarea BLAR/AR Jamecime a local/CHR/HM saptamani. 4, Interviul de specialitate individual sau colectiv final - cu 4. ARY AR ‘AR/CHR/AR local si HM pe baza unui formular de evaluare | igcai/cHR/HM candidat. ‘in functie de specificul pozitiei si de comun acord cu HM aceste metode vor fi folosite integral sau partial, in succesiunea agreata pentru selectia candidatilor, uneori existand un singur interviu organizat cu HM direct. In urma etapelor 1, 2 si 3 AR/CHR/AR local va obtine o lista seurta de selectie pe care o va discuta impreuna cu HM si vor stabili de comun acord data si persoanele cu care vor fi sustinute interviurile finale (de catre AR si HM sau o persoana desemnata de acesta din urma), 5. _Interviul final se poate desfasura comasat cu cel de HR, intr-o singura intalnire face-to-face cu candidatulProcedura: Recrutare, angajare si promovare interna Cod: P-DIGI-HR-01 Editia: 1 / Data: 02.04.2021 Responsabil Termen de realizare ] Nr. it en, | Actiitate a activitate | (Functia) 6. Decizia de angajare va fi luata la finalul procesulul de recrutare de catre HM impreuna cu AR/CHR, care in mod obligatoriu, trebuie sa participe la cel putin o discutie cu candidatul selectat. In cazul existentel unor diferente de opine, se va apela la medierea de catresuperioruldirectal | | 27 ae oeai;cuR HM si/sau al AR/CHR. 7. Pentru recrutarea de agenti vanzariteren, intervievarea si} 2 AR/AR cae decizia finala privind angajarea apartin exclusiv HM. In loeaVciiR (envy evel nkidl management) pana aceste cazuri, verificarea head-count.ului o realizeaza B.AR/AR eee departamentul Suport Vanzari prin coordonatorul | —_local/CHR/HM. ee septamani 4. ARV AR 8 Raspuns negativ candidati. Candidatilor respinsi, li se va | _local/CHR/HM trimite un e-mail prin care lise comunica, in mod diplomat, raspunsul negativ. Acelasi lucru se realizeaza si in cazul recrutarilor pentru posturile de agenti vanzari teren, responsabllitatea in acest sens apartinand HM. Oferta de angajare Dupa selectarea candidatulul (ok dat de AR/CHR + HM) acestuia 610. | se prezinta oferta de angajare si daca o accepta, se parcura| AR/CHR*HM | axim 3 alle de la formalitatile de angajare. idem cu responsabilitatea HM, pentru luarea deciziei de recrutarile in cazul pozitilor de agenti vanzari teren. angajare 6.11, 1. Semnarea documentelor la angaiare pentru Bucuresti AR/CHR/ 3-6 saptamani in Dupa acceptarea ofertei, AR/CHR transmite candidatului, prin departament functie de durata e-mail, Lista de acte necesare angajari (vezi Anexa 8) siFisa de | _ Admin/SP/CA Preavizulul identiicore a factorilor de rise profesional (vezi Anexa 9) necesara controlului medical obligatoriu le angajare sistabileste cu acesta data semnarii actelor de angajare si 2 contractului individual de munca. Ulterior, intocmeste Fluturasul de Clasificare RCS & ROS: uz intern 9/54Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna Cod: P-DIGI-HR-O1 Editia: 1 / Data: 02.04.2021 Responsabil | Termen de realizare S| seat actvitate erat (Functia) ‘angajare (vezi Anexa 6) 51 5e asigura de obtinerea semnaturilor dela HM. Avand Fluturasul de angajare si Referatul de recrutare aprobate de catre HM si Coordonatorii functionali si regionali, AR/CHR solicita echipei Admin intocmirea contractului individual de munca. AR/CHR intocmeste celelalte documente din mapa de angajare, pe care, impreuna cu contractul individual de munca, le semneaza cu candidatul si le adauga la dosarul de personal al acestuia 6.11 AR/CHR/ 1-6 saptamani in departament functie de durata ‘Admin/SP/CA preavizului Dosarul de angajare este verificat de catre AR/CHR si inaintat Reprezentantului legal in vederea semnarii urmatoarelor documente: contractul individul de munca, actele aditionale, fisa postuli, fluturasul de angajare si referatul de recrutare, Dupa obtinerea semnaturilor, AR/CHR valideaza data de start cu candidatul si transmite toate informatie si documentele catre echipa Admin in vederea procesarii angajari, respectiv introducerea datelor in sistem (Socrate) si transmiterea lor catre ITM prin Revisal. In continuare, echipa Admin confirma prin e-mail cu AR/CHR angajarea efectiva, lar AR/CHR transmite aceasta data catre HM si catre viltorul angajat, caruia i comunica si pasii ce trebuie urmati in prima zi de lucru conform Ghidului de onboarding pentru Coordonatori (vezi Anexa 11). pa Admin se asigura ca angajatul primeste un exemplar di contractul individual de munca si de arhivarea dosarului di personalProcedura: Recrutare, angajare si promovare interna Cod: P-DIGI-HR-O1 Edita: 1 / Data: 02.04.2021 Nr. crt. Activitate Responsabil activitate (Functia) Termen de realizare activitate 6.11 2. Semnarea documentelor la angajare pentru angajarile pe regiuni Dupa acceptarea ofertel, AR/ARIocal/CHR (HM in cazul inexistentei unui AR local) transmite candidatulul, prin e-mail Lista de acte necesare angajariisiFisa de identificare a factorilor de risc profesional necesara controlului medical obligatoriu la angajare si stabileste cu acesta data semnarii actelor de angajare si a contractulul individual de munca. |AR local (HM in cazul inexistentei unui AR local) intocmeste Fluturasul de angajare (pentru punctele de lucru cu AR local dedicat, fluturasul va contine si salariul, pentru celelalte nu, aceasta informatie urmand a fi completata de catre AR) si se asigura de obtinerea semnaturilor conform fluxului de aprobare, respectiv HM, Sef punct de lucru, Director regional |AR local (HM in cazul inexistentel unui AR local) intocmeste contractul individual de munca pe care il semneaza cu candidaiul, impreuna cu vestul documentelor de la dosarul de personal. Contractul individual de munca va fi completat cu durata muncii, functia COR, salariul net. |AR local transmite catre AR/CHR, prin curier, dosarul complet de angajare, in original, care contine -Fluturasul de angajare, -Contractul individual de munca si actele aditionale in dublu ‘exemplar, - toate deciaratille de angajare, AR/CHR/ departament ‘Admin/SP/CA 1-6 saptamani, in functie de durata preavizului Clasificare RCS & RDS: uz intern. ay eAProcedura: Recrutare, angajare si promovare interna Cod: P-DIGI-HR-01 Editia: 1 / Data: 02.04.2021 Activitate Responsabil activitate (Functia) Termen de realizare activitate 6.11 - Fisa postului, - Fisa de optitudine medicala (daca trimiterea prin posta a fisel Ge aptitudine dureaza prea mult, aceasta poate fi transmisa on- line catre echipa Admin) precum si -restul actelor din Lista de acte necesare angajarii (sub Cod: P- DIGI-HR-01-An8) AR/CHR verifica documente primite si completeaza Fluturasul cu salariul, daca este cazul. Ulterior, transmite dosarul Reprezentantului legal in vederea semnarii urmatosrelor documente: contractul individul de munca, actele aditionale, fisa postului, fluturasul de angajare si referatul de recrutare. Dupa obtinerea semnaturilor, AR/CHR valideaza data de start cu AR local/candidatul si transmite toate informatie si documentele catre echipa Admin in vederea procesarii ‘angajari, respectiv introducerea datelor in sistem (Socrate) si transmiterea lor catre ITM prin Revisal, In continuare, echioa ‘Admin confirma prin e-mail cu AR local, AR/CHR siHM/Sef punct de lucru angajarea efectiva, lar AR local comunica aceasta informatie viitorului angajat, caruis li transmite si pasii ce trebuie urmati in prima zi de lucru conform Ghidului de conboarding pentru coordonatori (vezi Anexa 11). Echipa Admin trimite un exemplar din contractul individual del munca catre Seful punctului de lucru, care va asigura distribuirea acestuia catre angajat si pastrarea unei copii in plan local 3, Semnarea documentelor la angajare pentru poxitille d agent vanzari teren Dupa acceptarea ofertel, HM transmite candidatului, prin e- mail Lista de acte necesare angajarit si Fisa de identificare a foctorilor de rise profesional necesara controlului. medical AR/CHR/ departament Admin/SP/ca 16 saptamani, in functie de durata preavizuluiProcedura: Recrutare, angajare si promovare interna Cod: P-DIG-HR-O1 Editi: 1/ Data: 02.04.2021 Activitate Responsabil activitate (Functia) TTermen de realizare | activitate 611 ‘obligatoriu de angajare si stabileste cu acesta data semnarii actelor de angajare sia contractului individual de munca. HM intoemeste contractul individual de munca pe care il semneaza cu candidatul impreuna cu restul documentelor de la dosarul de personal HM transmite catre departamentul Suport vanzari dosarul ‘complet, acesta din urma verifica toate datele astfel incat sa fie corecte si il trimite catre echipa Admin. Echipa Admin verifica actele sisi le trimite spre semnare catre Reprezentantul legal al companiel, acestea se intorc la echipa ‘Admin care confirma cu dep. Suport vanzari si HM data de angejare. Mai departe, introduce datele de angajare in sistem (Socrate) pe care le transmite catre ITM prin Revisal. In continuare, echipa Admin confirma catre dep. Suport Vanzari prin e-mail, data de start a viitorului angajat. HM ii comunica viitorului angajat data start contract si pasii ce trebuie urmati in prima zi de lucru conform Ghidului de onboarding pentru coordonatori. (vezi Anexa 11) Echipa Admin trimite un exemplar din contractul individual di munca catre Seful punctului de lucru, care va asigura distribuireg, acestuia catre angajat si pastrarea unei copii in plan local. 1-6 saptamani, in functie de durata preavizulul AR/CR/departament Personal/HM/CA Clasificare RCS & RDS: uz intern 23/Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna Cod: P-DIGI-HR-01 Edit / Data: 02.04.2021 Nr. crt. Activitate Responsabil activitate (Functia) Termen de realizare activitate 6.12 6.12, Procesul de recrutare interna este benefic atat organizatiel care uitilizeaza eficient resursele de care dispune, cat si angajatilor care isi pot construl un traseu de cariera in interiorul companie. Toti saleriatii sunt liberi sa aplice la orice pozitie vacanta aflata in recrutare, singurele 2 criterii de eligiblitate fiind: ‘¢ minim un an vechime pe rolul actual; © validare din partea managerului privind conduita si performanta de nivel cel putin mediu, Beneficiul flexibilitati pe care il aduce recrutarea interna, va fi valorificat in sensul agrearii datei transferului, de comun acord intre managerii celor doua echipe (cea din care pleaca salariatul Si 28 noua, in care urmeaza sa se mute) astfel incat mutarea Interna sa se intample cat mai rapid, insa fara a impacta major echipa de origine. Astfel,transferul intern al unui salariat care parcurge etapele de recrutare si selectie interna, este recomandat sa se realizeze intr-un termen de maxim 6 saptamani, Acest termen-reper poate fi depasit sau devansat doar daca cei doi manageri impactati: HM si managerul curent, convino anumita/alta data In cazul recrutaril interne, pasii sunt relativ similari cu cei din cazul recrutarii externe, diferentele vizand urmatoarele: © anuntul de recrutare este intern, publicandu-se fara restrictli pe siteul intranet DigiOneVoice; *mutares pe pozitia vacants presupune intocmirea unui Referat de modificare — vezi Anexa 10a aceasta procedura, (schimbare functie, salariu, norma, locul_ muncii, Gepartament, pontator) intocmit de HM si trimis pe adresa de e-mail referate@res-rds.ro Transferurile intre departamente, orice modificare la CIM (salariu, functie, pericada contractuala) se efectueaza doar maxim 2 luniProcedura: Recrutare, angajare si promovare interna Cod: P-DIGF-HR-01 Editia: 1 / De 12.04.2021 Responsabil | Termen de realizare Ne. activitate crt, | Activitae aes (Functia) pe baza acestui referat aprobat, se opereaza si intra in vigoare cu data de 01 a lunii urmatoare. Etapele si calendarul luxolui de aprobare a modificarior aduse la contractele de munca (schimbare functie, salariu, norma, locul muncii, departament, pontator), sunt: © la inceputul fiecarei luni, sau cat mai curand, se transmit la HR pe aliasul: referate@rcs-rds.r0, toate referatele prin care se solicta schimbari cu 1 luna urmatoare; + fiecare referat_ va puta semnatura _initiatorului (supervizorul salariatului pentru care se solicita modificarea), precum si pe cele ale sefului de punct de lucru, directorului regional si directorului de functiune. © echipa HR recrutare verifica sa existe toate semnaturile conform fluxului de aprobare precum si datele sa fie clare si complete. Coordonatorul departamentului Resurse CA Umane centralizeaza datele le analizeaza sivalideaza cu CA, ultima semnatura de pe fluxul de aprobare apartinand CA. © echipa HR recrutare comunica rezolutia aprobat/respins catre business (prin acesta intelegand supervizorul salariatului si aprobatorli de pe flux, mai putin CA), cu rugamintea catre solicitant de 2 ne transmite actele aditionale aferente, semnate de catre salariati; # se semneaza de catre Reprezentantul legal al Societati actele aditionale si se transmit datele catre ITM (prin Revisal) conform termenelor legale; In cazul prelungirii contractelor determinate, listele cu salariatii al caror contract urmeaza sa expire sunt comunicate de catre echipa HR managerilor in vederea comunicarii unei deciat priv nevoia de prelungire sau nu a acestora. Dupa obtinere aprobarilor si semnarea documentelor, informatiile sunt Clasificare RCS & RDS: uz intern 15/Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna Cod: P-DIGI-HR-O1 Editia: 1 / Data: 02.04.2021 Responsabil | Termen de realizare Nr. ivi activitate pti ee: activitate (Functia) Transmise prin Revisal catre ITM. Prelungirile contractelo determinate se fac intotdeauna cu data de 1 a luni, indiferent da data, din cursul luni la care contractul expira Prima zi de munca AR/AR local/CHR preia noul angajat in prima zi de munca in comparie. De asemenea, AR informeaza departamentul SSM in vederea ava 6.14 | efectuarii cu noul angajat a instructajului privind protectia eal muncit eae a HR/HM Uiterior, responsabiltatile in ceea ce priveste integrarea noulu angajat si punerea la dispozitie @ resurselor necesare, li revin HM cu suportul HR. 7. RESPONSABILITATI 7.1. Analistrecrutare (AR), Analist recrutare local (AR Local), CS (consultant HR) + Este responsabil de derularea proceselor cu respectarea tuturor pasilor procedurii; ‘© Mentine o comunicare stransa cu toti cel implicati: candidati, HM, echipa Admin, AR local, directorul de functiune sicu directorul de punct de lucru/regional. 7.2. Coordonator HM (Hiring Manager) Intocmeste referatul de recrutare pentru pozitie vacanta si in caz de recrutare interna si pe cel de transfer; Sustine interviul pentru evaluarea cunostintelor profesionale cu candidatii de pe lista scurta sau participa impreuna cu AR la interviul individual/colectiv; Participa la elaborarea si corectarea testelor sustinute de catre candidat si le returneaza AR; la decizia privind candidatul eligibil pentru post, impreuna cu AR.Cod: P-DIGI-HR-01 Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna eat) pee oa oe 20a 7.3, Departament HR~echipa Admin ‘+ lnvegistreaza toate modificarile in aplicatile interne si transmite informati Revisal; ‘catre ITM, prin intermediul aplicatiei * Intocmeste contractele individuale de munca pentru angajarile pe Bucuresti, cu exceptia Junior Sales. 7.4. Coordonator HR Se asigura de respectarea pasilor prezentel praceduri si de realizarea indicatorilor de performanta; © Se asigura de actualizarea permanenta a proceduriifunctionale, prin modificari si completari atunci cand intervin modificari ale legislatiei in materie si cand situatille vite in practica nu sunt acoperite de prezenta procedura; ‘* Face propuneri de imbunatatiri ale fluxului, © Completeaza modificarile efectuate in Lista de evidenta a reviaiilor (vezi formular~ Anexa 2); ‘* proba procedura functionala, modificarile si completarile ulterioare ale acesteia, precum si anexele; ‘© Transmite procedura functionala aprobata managerului de proiect (titularului de proces); ‘© Se asigura de informarea angajatilor despre ultimele modificari survenite; ‘© Urmareste si analizeaza indeplinirea termenelor prevazute de prezenta procedura; ‘© are obligatia de arhivare a proceduril, cu toate modificarile ulterioare. 7.5. Director Punct de lucru '* Aproba formularele administrative specificate prin prezenta procedura. 7.6. Reprezentant CA © Aproba prezenta procedura, propune si aproba modificari ale fluxului; * Aproba formularele administrative specificate prin prezenta procedura. 7.7. Utilizatorii documentului Clasificare RCS & RDS: uz intern viCod: P-DIGI-HR-01 Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna Ea ener Respecta, intocmai, pasii mentionati in descrierea prezentel proceduri functional Transmit propuneri si sesizari catre coordonatorul direct pentru revizuirea procedurii, in vederea imbunatatirii modului de lucru sau in cazul in care activitatile mentionate de aceasta procedura nu se reflecta in realitate; Utiizeaza numai ultima varianta revizuita si aprobata a procedurii, restulfiind invalidate/distruse. 8 _INREGISTRARI/ DATE DE IESIRE 8.1. _Actele noilor angajati/angajatilor transferatl intern; 8.2. In cazul angajatilor din extern : Fluturasul de angajare, Contractul individual de munca si Aditionalele in dublu exemplar, Declaratille la angajare, Declaratie Cont AD, Fisa postului, Fisa de aptitudine medicala precum si copii ale documentelor privind studille si identitatea/status marital etc. ; 8.3. Incazul angajatilor din intern: referatul de modificare, actul aditional,fisa de post; 8.4. Baza de date interna cu candidatii care au fost inclus! in procesul de recrutare: OSS Nr. | Pastrare crt. | Document oe | Suport | Durata Locatie 1._| Fluturas de angajare | Hartie | Conform legisiatiei | Arhiva HR 2. | Contract individual de munca + Acte adtonale”| Harte | Conform legislate Tahiva HR 3, | Declaratiila angajare |Hartie | Conform legislatiei ‘Arhiva HR 4._| Fisa postului - Conform legisl ‘Arhiva HR 5. | Fisa de aptitudine medicala_ Conform legislatiet ‘Arhiva HR (6 | Referat de transfer ~ | Conform legislati | Arhiva HR 7._| Referat de recrutare Conform legislatiet Arhiva HR | 8. | Argumentare Conform legislatiei ‘Arhiva HR 9. ANEXE 9.1. Anexa 1 - Diagrama de flux a procedurii- Cod: P-DIGI-HR-O1-An1; 9.2. Anexa 2 Lista de evidenta a revizllor ~ Cod: P-DIGI-SIM-01-3;Cod: P-DIGI-HR-01 Procedura: Recrutare, angajare si promovare intern nes earners er Editia: 1 / Data: 02.04.2021, 93, 94, 95. 96. 97. 98. 9.10. 9a. 9.12. ‘Anexa 3 - Proces verbal de luare la cunostinta ~ Cod: P-DIGI-Q-08-F1; Anexa 4 - Formular de recrutare - Cod: P-DIGI-HR-O1-F1; Anexa — Argumentare referat de recrutare - Cod: P-DIGI-HR-01-F2; Anexa 6 ~ Fluturas de angajare - Cod: P-DIGI-HR-O1-F3; Anexa 7 ~Fisa de post - Cod: P-DIGI-HR-01-F4; Anexa 8 Lista acte necesare angajaril - Cod: P-DIGI-HR-O1-An8; Anexa 9 Fisa de identificare a factorilor de risc profesional - Cod: P-DIGI-HR-01-An9; Anexa 10- Referat de modificare - Cod: P-DIGI-HR-O1-F5; ‘Anexa 11 - Ghid de onboarding pentru Coordonatori; Anexa 11 - Declaratie Cont AD CClasificare RCS & RDS: u2 intern 19/Cod: P-DIGI-HR-O1 Procedura: Recrutare, angajare si promovare interna Editia: 1 / Data: 02.04.2021 ‘Aneya 1. Diegrama de flux a proceduril - Cod: P-DIGI-HR-O1-An1. per Sara ares feck cata weeee wermrae! |] T igus oxaet featnney ® | |