ECONOMIA COMERULUI TURISMULUI I SERVICIILOR

PROCESUL DE OBINERE A UNEI AUTORIZAII DE DESCHIDERE A UNUI CABINET MEDICAL PARTICULAR

Coordonator: Prof. Florea Nelu

Realizat de:

2011

CUPRINS
1.ALEGEREA SUBIECTULUI..........................................................................................3 1.1 Identificarea problemei.....................................................................................3 1.2 Alegerea subiectului definitiv............................................................................4 2.NELEGEREA SITUAIEI I FIXAREA OBIECTIVULUI.................................................7 2.1 nelegerea situaiei...........................................................................................7 3.1 Deciderea aciunilor de realizat.......................................................................30 3.2 Repartizarea responsabilitilor.......................................................................30 5. STUDIEREA I PUNEREA N PRACTIC A SOLUIILOR............................................35 5.1 Studierea soluiilor..........................................................................................35 5.2 Implementarea soluiilor.................................................................................36 6. VERIFICAREA REZULTATELOR...............................................................................40 6.1 Verificarea efectelor soluiilor..........................................................................40 6.2 Compararea cu valorile int...........................................................................42 6.3 Evaluarea ctigurilor fizice i economice.......................................................42 7. DEFINIREA I STABILIREA INDICATORILOR DE CONTROL......................................44 7.1 Definirea regulilor ...........................................................................................44 7.2 Implementarea indicatorilor de control...........................................................47

1.ALEGEREA SUBIECTULUI
1.1 Identificarea problemei
Dup modul de nfiinare unitile medicale private pot fi: cabinet medicale fr personalitate juridic (acestea reprezint forme de exercitare liberal a profesiei de medic i pot fi nfiinate numai de medici) sau societi comerciale cu personalitate juridic proprie (ce pot fi nfiinate att de medici ct i de persoane care nu au aceast profesie cu condiia ca 1/3 din consiliul de administraie sau administratorul s fie medic; pot fi nfiinate i de ctre persoane juridice). O a treia categorie de cabinete medicale poate fi aceea a cabinetelor medicale organizate n structura persoanelor juridice de drept privat fr scop patrimonial (fundaii non profit, organizaii i asociaii cu activiti medicale, i altele.) Activitatea medical trebuie s se desfoare ntr-o locaie avizat i acreditat ca atare de ctre forurile competente. Solicitantul trebuie s prezinte dovada deinerii legale a spaiului i o schi a acestuia. Actul de nfiinare a cabinetelor medicale este certificatul de nregistrare n Registrul unic al cabinetelor medicale, care se ntocmete de ctre DSMP. n cabinetul medical individual i exercit profesia medicul titular, care poate avea ca salariai sau colaboratori medici sau alt categorie de personal. Pentru a nfiina un cabinet medical particular un medic trebuie s se prezinte prima dat la Colegiul Medicilor din judeul pe raza cruia se va afla viitorul cabinet. Aici el va trebui s prezinte urmtoarele acte: Dovada de deinere a spaiului (act de vnzare-cumprare, comodat, contract de nchiriere, donaie) alturi de schia spaiului pe care va fi numerotat fiecare camer. Aceste acte trebuie s fie copii. Acordul scris al colocatarilor dac spaiul ce urmeaz a fi cabinet medical se afl ntr-o cldire unde locuiesc au i desfoar activitatea alte persoane fizice sau juridice. Copie dup autorizaia de liber practic a medicului titular. Cabinetul va fi autorizat doar pentru specializrile, competenele i supraspecializrile nscrise n aceast autorizaie. 3

Copie dup chitana care atest plata taxei de avizare n cuantum de 25 de euro pentru fiecare specializare. Aceast tax poate fi pltit la caseria Colegiului Medicilor.

Copie dup dovada achitrii la zi a cotizaiei ctre Colegiul Medicilor. Cerere tip completat n momentul depunerii actelor. Un model al acestei cereri se gsete pe site-ul Colegiului Medicilor.

Dup depunerea acestor acte Colegiul Medicilor contacteaz medicul pentru a stabili o dat n care inspectorul delegat se poate deplasa la sediul viitorului cabinet pentru a efectua inspecia. Aceast inspecie verific existena dotrilor minime prevzute de legislaie. Dup inspecie, n termen de 30 de zile, Colegiul Medicilor trebuie s anune definitivarea Certificatului de Avizare a nfiinrii Cabinetului Medical Individual, moment n care documentul poate fi ridicat de ctre solicitant de la sediul Colegiului Medicilor. n continuare solicitantul trebuie s se prezinte la Direcia de Sntate public cu Certificatul de Avizare alturi de care mai sunt necesare: Cerere tip care se gsete la Direcia de Sntate Public Copie dup actul prin care face dovada spaiului Copie dup autorizaia de liber practic

1.2 Alegerea subiectului definitiv

Observnd acest proces ne dm seama c problema care se pune este aceea a timpului necesar pentru obinerea unei astfel de autorizri. Subiectul ales de noi pentru realizarea acestui proiect este ameliorarea procesului de obinere a autorizaiei pentru nfiinarea unui cabinet medical particular.

DSP

Colegiul Medicilor Emite cererea tip

Inspector

Medic solicitant Completeaz cererea O anexeaz la dosar

D A Dosar complet ?

NU

Depune dosarul Reface dosarul Se deplaseaz pentru inspecie

Anun inspector ul

Transmite constatrile

Emite Certificatul de Avizare a nfiinrii cabinetului medical

DA

Dotri corespunzto are

NU

Ridic certificatul Merge la DSP Emite cererea tip

Completeaz cererea

Dosar complet ? NU

DA

Depune dosarul

Ridic autorizaia

STOP 5

Harta procesului Furnizo r DSP Colegiu l Medicil or Inspect or Intrr i

Documen te

Proce s
Depuner ea dosearel or Inspectar ea locaiei

Ieiri
Autorizai a

Clien i
Medic solicitan t

Exigen e
Rapiditate a obinerii Certificatul ui
Rapiditatea obinerii Autorizaiei

Msurat e
Timp necesar depunerii actelor Grad de implicare a personalul ui

Taxa

Atitudinea pozitiv a personalul ui

2.NELEGEREA SITUAIEI I FIXAREA OBIECTIVULUI

2.1 nelegerea situaiei
Pentru o bun nelegere a situaiei am hotrt demararea unei anchete folosind ca instrument chestionarul. Obiectivul chestionarului este acela de a determina eventualele nereguli din cadrul procesului de obinere a unei autorizaii pentru nfiinarea unui cabinet medical particular. Eantion 50 Un exemplar al acestuia va fi prezentat n cele ce urmeaz.

Chestionar
Bun ziua! Suntem un grup de studeni de la Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor din cadrul Universitii Al. I. Cuza Iai i realizm un studiu asupra modului de obinere a unei autorizaii de nfiinare a unui cabinet medical particular. V rugm s completai rspunsurile la ntrebrile din acest chestionar! 1. Cabinetul dumneavoastr are personalitate juridic? a. Da b. Nu Dac acordat! 2. Pentru ce specializri este autorizat cabinetul? ........................................................................................................................... ..................... 3. Procesul de autorizare a acestui cabinet a fost: a. Simplu 7 rspunsul la aceast ntrebare este da atunci cabinetul dumneavoastr nu face obiectul studiului nostru. V mulumim pentru timpul

b. Anevoios 4. Ct timp (zile/luni) a durat s obinei autorizaia? ........................................................................................................................... ..................... 5. Considerai perioada de obinere a autorizaiei pentru nfiinarea cabinetului a fost: a. Scurt b. Lung 6. Pentru depunerea actelor ai stat la coad a. Pn n 10 minute b. ntre 10 i 30 minute c. Peste 30 minute 7. Din momentul n care ai ajuns n faa ghieului pn n momentul n care ai lsat dosarul funcionarului a durat: i. La Colegiul Medicilor b. Mai puin de 5 minute c. ntre 5 i 10 minute d. Peste 10 minute ii. a. b. c. La Direcia de Sntate Public Mai puin de 5 minute ntre 5 i 10 minute Peste 10 minute Acord total 8. actele necesare pentru obinerea autorizaiei sunt numeroase 9. actele pentru obinerea autorizaiei sunt relevante 10.actele pentru obinerea autorizaiei sunt prea puine 11.dosarul meu a fost verificat cu atenie 8 Acord Indifere nt Dezacor d Dezacor d total

Acordai note de la 1 la 5 pentru: 12.Personalul de la instituiile la care v-ai adresat a fost amabil 1 2 3 4 5 13.Personalul de la instituiile la care v-ai adresat a tiut s rspund ntrebrilor dumneavoastr. 1 2 3 4 5 14.Care din urmtoarele aspecte a reperzentat o problem major pentru dumneavoastr n procesul de autorizare? a. Faptul c a trebuit s fac multe drumuri la instituiile implicate b. Faptul c a trebuit s atept 30 de zile pn la obinerea Certificatului de Avizare c. Faptul c dup eliberarea Certificatului de ctre Colegiul Medicilor i a Autorizaiei de ctre Direciei de Sntate Public a trebuit s revin pentru a le ridica. 15.V rugm s mprii 100 de puncte pentru caracteristicile care conteaz cel mai mult pentru dumneavoastr Uurin Rapidita te Comodit ate 10 0 16.Suntei de acord cu plata taxei de avizare? a. Total de acord b. De acord c. Neutru d. Dezacord e. Dezacord total 17.Valoarea taxei de avizare este a. Mare b. Normal c. Prea minc

18.Dac ar fi s achitai taxa de avizare n alt parte dect la caseria Colegiului Medicilor acel loc ar fi: a. La sucursala oricrei bnci b. Din faa oricriui computer conectat la internet c. Nu doresc s achit taxa n alt loc. 19.Inspectorul trimis de Colegiul Medicilor a fost a. Punctual b. A venit la o alt or dect cea stabilit c. A venit la o alt dat dect cea stabilit 20.Bifai cu adevrat sau fals urmtoarea afirmaie cu privire la orarul instituiilor la care a trebuit s mergei: Orarul este unul care m avantajeaz, nu am avut dificulti n a ajunge la aceste instituii n intervalul orar stabilit pentru lucrul cu publicul. 21.Dosarul dumneavoastr a fost complet? a. Da b. Nu 22.Vi s-a respins doasarul? a. Da b. Nu 23.Dac da, din ce cauz? ........................................................................................................................... ................................ 24.Problema a. Putea fi remediat repede dar funcionarul nu a avut rbdarea necesar b. Necesita mai mult timp pentru remediere c. Nu am avut probleme, dosarul meu a fost complet. 25.Cnd ai revenit la Colegiul Medicilor/Direcia de Sntate Public pentru ridicarea Certificatului de Autorizare/ Autorizaiei a. Ai stat la coad (la Colegiul Medicilor) b. Ai stat la coad (la Direcia de Sntate Public) c. Ai stat la coad la ambele instituii 10

26.Din momentul n care ai ajuns n faa ghieului pn n momentul n care ai primit Certificatul de Avizare a durat a. Mai puin de 5 minute b. ntre 5 i 10 minute c. Peste 10 minute 27.Din momentul n care ai ajuns n faa ghieului pn n momentul n care ai primit Autorizaia a durat a. Mai puin de 5 minute b. ntre 5 i 10 minute c. Peste 10 minute 28.Credei c un sistem de depunere a actelor online ar fi o mbuntire adus acestui proces? a. Da b. Nu 29.Vrsta dumneavoastr se ncadreaz n intervalul a. Pn n 30 b. 30 50 c. Peste 50 de ani 30.Sexul M F

2.2 Fixarea obiectivelor

Obiectivele noastre sunt: A) Identificarea defectelor procesului de obinere a unei autorizaii pentru nfiinaarea unui cabinet medical pn la data de 02.11.2010. B) Ierarhizarea defectelor identificate n funcie de percepia respondenilor pn la data de 02.11.2010. n urma analizei datelor din chestionare putem caracteriza eantionul astfel: 22 de cabinete stomatologice 12 cabinete ginecologie 7 cabinete oftalmologie 9 altele 11

12 dintre medicii respondeni au vrsta pn n 30 de ani, 21 ntre 30 i 50 iar 17 au pest 50 de ani. 24 dintre ei sunt brbai i 26 femei. n continuare vom reprezenta grafic rezultatele cele mai reprezentative obinute.

Graficul 1 Prerea respondenilor despre felul procesului: anevoios/simplu

Graficul 2 Durata procesului de autorizare

Graficul 3 Prerea respondenilor despre perioada de autorizare

12

Graficul 4 Timp petrecut pentru depunerea actelor

Graficul 5.1 Timpul petrecut de solicitani la ghieu (Colegiul Medicilor)

Graficul 5.2 Timpul petrecut de solicitani la ghieu (DSP) 13

Graficul 6 Prerea respondenilor despre numrul actelor cerute la dosar

Graficul 7 Prerea respondenilor despre relevana actelor

Graficul 8 Centralizarea rspunsurilor de la itemul 10

14

Graficul 9 Centralizarea rspunsurilor de la itemul 11

Graficul 10 Note acordate amabilitii personalului

Graficul 11 Note acordate competenei personalului

15

Graficul 9 Rspunsurile obinute la ntrebarea 14

Graficul 10 Repartizarea celor 100 de puncte

Graficul 11 Centralizarea rspunsurilor de la itemul 16 16

Graficul 12 Centralizarea rspunsurilor de la itemul 17

Graficul 13 Modaliti de plat preferate

Graficul 14 Punctualitatea inspectorului

17

Graficul 15 Prerea respondenilor despre afirmaia de la ntrebarea 20

Graficul 16 Rspunsurile de la itemul 21

Graficul 17 Rspunsurile de la itemul 22

18

Graficul 18 Timp petrecut la coad la Colegiul Medicilor pentru ridicarea Certificatului de Avizare

Graficul 15 Timp petrecut la coad la DSP pentru ridicarea Autorizaiei

19

Graficul 16 Prerea respondenilor despre un sistem online de ncrcare a documentelor

Prioritile n ameliorarea procesului vor fi ndeprtarea defectelor ncepnd cu cele critice i terminnd cu cele minore, acestea fiind menionate n jurnalul calitii.

20

JURNALUL CALITII
A timp lung de ateptare la cozi B perioada lung de ateptare pentru obinerea autorizri C neimplicarea personalului D deplasri numeroase la instituiile implicate E achitarea taxei doar la CM F punctualitatea inspectorului G atitudinea pasiv a personalului H valoarea taxei de avizare I orarul instituiilor

Data

A B 1 2 1 1 1 2 3

C D 2 1 3 2 2 1 4 2

E 1 2 1

F G H 1 1 2 1

Nd 8 13 6 4

N
c

Cd 2.6 7 2.6 0 2.0 0 2.0 0 4.6 0 1.7 5 1.6 0 2.3 3 4.0 0 1.7 5 2.6 8

D 153. 66 60.6 0 84.0 0 105. 00 194. 60 45.2 5 80.4 0 87.3 3 160. 66 68.0 0 110. 25

Nd = numr erori; Nc = numr de persoane chestionate; Cd = coeficientul erorilor; D = demeritul

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0

3 5 3 2 5 4 5 3 6 4 4 0

1 2 2

1 3 1 3 1 5 6 2 1 6 4 2 0 6 2 1 3 2 1 4 2 5 3 1 2 1 2

23 7 8 7 24 7 10 7

2 1 3 1 2 8 1 2 4

1 1 2 1 4 1 2 3

21

Poziia celor dou grafice unul fa de cellalt are aceeai nclinaie de unde deducem c exist o tendin de cretere a erorilor.

22

ERORI CRITICE A B 8 12

ERORI PRINCIPALE
C D E 4 23 16 23

ERORI SECUNDARE F G 4 20

ERORI MINORE H I 6 14

24

nregistrarea erorilor este centralizat n tabelul de mai jos:

25

Tip eroare A B C D E F G H I Total

Numr erori 8 12 4 23 16 4 20 6 14 107

Erorile n ordine descresct oare

D G E I B

Numr erori
23 20 16 14 12

Frecvene relative Sim Cumul ple ate 21,7 21,7 18,7 14,9 13,1 11,2 7,4 5,6 3,7 3,7 100 40,4 55,3 68,4 79,6 87 92,6 96,3 100

A
H C F

8
6 4 4

107

Tabelul de mai sus relev faptul c primele 5 erori, ierarhizate descresctor au o frecven de apariie cumulat de 79,6%. Cele 5 erori reprezint aproape 80% din totalul erorilor. Aadar pentru a putea mbunti procesul de obinere a unei autorizaii de nfiinare a unui cabinet medical va trebui s gsim soluii pentru remedierea erorilor:

26

D deplasri numeroase la instituiile implicate G punctualitatea inspectorului E achitarea taxei doar la CM I orarul instituiilor B perioada lung de ateptare pentru obinerea autorizri.

27

79,6 %

21,7% 21,7%

117,8% 117,8%

18,7% 18,7%

DIAGRAMA PARETO

14,9% 14,9%

14,9% 14,9%

13,1% 13,1% 11,2% 11,2% 7,4% 7,4%

13,1% 13,1%

11,2% 11,2%

7,4% 7,4%

5,6%

5,6%

3,7%

3,7%

3,7%

3,7%

erori 28

CASA CALITII

Cum? Ce? Rapiditatea depunerii documentelor Rapiditatea obinerii autorizaiei Atitudinea angajailor Punctualitatea inspecoturului Deplasri ntre instituii Valoare absolut Valoare relativ (%)

Importana

5 5 4 3 4 96 30 101 31 68 21 12 4 46 14

A B C D E

Timp de ateptare la ghieu Timp de ateptare pn la eliberarea documentului Implicare Respect Numrul deplasrilor

LEGENDA: legtur foarte strns legtur strns legtur slab

29

3. PLANIFICAREA ACTIVITILOR
3.1 Deciderea aciunilor de realizat
Pentru ndeprtarea defectelor propunem urmtoarele activiti i responsabili: a) deplasri numeroase la instituiile implicate, orarul instituiilor, perioada lung de ateptare pentru obinerea autorizri Aceste trei defecte pot fi soluionate prin crearea unui sistem online de depunere a actelor. Astfel solicitanii pot ncrca documentele la orice or fr a mai sta la coad, iar procesarea ar necesita mult mai puin timp dect n prezent. Att Colegiul Medicilor ct i Direcia de Sntate Public ar trebui s adopte un astfel de sistem. Promovarea se poate face cu uurin pe site-urile instituiilor. b) punctualitatea inspectorului Pentru soluionarea acestei probleme trebuie monitorizat activitatea inspecotrilor trimii de ctre Colegiul Medicilor i trebuie identificate motivele ce i-au determinat s nu ajung la timp. Verificarea activitii insepctorului se poate face prin instituirea unei linii telefonice cu ajutorul creia solicitanii vor fi sunai i vor completa un chestionar telefonic.

c) achitarea taxei doar la CM Posibilitile de a achita taxa de autorizare trebuie extinse pentru a oferi mai mult flexibilitate solicitanilor. Trebuie implementat un sistem de achitare a acestei taxe la banc sau online.

3.2 Repartizarea responsabilitilor

Pentru prima aciune responsabili vor fi: Anton Cristina (pentru contractarea firmei IT ) Ciocoi Andreea i Radu Alexandra - pentru promovare

Pentru a doua aciune este responsabil Corneanu Ioana, iar pentru cea de-a treia Nicolau Andreea

Calendarul de realizare a acestor activiti este prezentat n Graficul Gantt.

30

31

Activiti/ Durat 1. Crearea posibilitii de a depune documentele online Licitaie pt firma care s conceap sistemul online Semnarea contractului Crearea platformei online Inaugurarea platformeni online Promovarea noii metode pe siteurile instituiilor 2 Control activitii inspectorilor Creare linie telefonic Inaugurare i dare nfolosin linie telefonic 3. Achitarea taxei la banc/bancomat/onli ne Cutarea unui parteneriat cu o banc Semnarea contractului Punerea n aplicare a noilor posibiliti de plat

10 ia n

12 ia n

13 ia n

14 ia n

15 ia n

16 ia n

17 ia n

18 ia n

19 ia n

20 ia n

21 ia n

22 ia n

23 ia n

24 ia n

25 ia n

26 ia n

27 ia n

28 ia n

30 ia n

31 ia n

1 fe b

2 feb

4. ANALIZAREA CAUZELOR
Cel mai ntlnit defect din cadrul procesului obinere a unei autorizaii pentru nfiinarea unui cabinet medical este faptul c solicitantul trebuie s fac mai multe deplasri ntre instituiile implicate n acest proces. Metoda Toyota: De ce sunt numeroase implicate? necesare deplasri Deoarece aa este conceput procesul ntre instituiile

De ce este conceput procesul de Pentru c nu a fost adaptat evoluiei 32

autorizare astfel? De ce nu a fost adaptat?

tehnologice din sistem nvechit.

ultimii

ani,

este

un

Pentru c nu au existat fonduri suficiente dar nici oameni interesai s fac o schimbare. Pentru c bugetele sunt n general limitate iar oamenii nu sunt destul de motivai s se implice.

De ce nu au existat fonduri i oameni dornici s fac o schimbare.

De ce nu sunt oamenii motivai s Din cauza salariilor mici i a nivelului de se implice? trai sczut din Romnia. Reformarea unui sistem este un proces complex i nu oricine are curajul i dorina de a-i asuma o asemenea responsabilitate.

33

DIAGARAMA CAUZ-EFECT
Procedura de autorizare
Promtitudine i rapiditate Aparatur depait moral Spaiu organizat necorespunzto r
Uurina parcurgerii pailor necesari n obinerea autorizaiei i

Dotri
Mobilier, aparatur electronic, computere

Msurarea
Durat mare de timp Verificarea erorilor

ndelungat

Procedurile de autorizare necesit timp

Respingerea dosarului

Spaiu pentru desfurarea activitii ghiee, birouri

Sesizarea erorilor

Legislaia privind autorizarea cabinetelor medicale individuale

Calitatea procesului de autorizare

Scris mrunt

Personal bine pregtit Lipsa competenei i a pregtirii

Calitatea redactrii

Atmosfer plcut, profesional

Sociabil Aglomeraie

Spaiu restrns pentru completarea datelor

Atitudine care vine n ntmpinarea clienilor

Superficialitate

Documente

Atmosfera general

Personal 34

5. STUDIEREA I PUNEREA N PRACTIC A SOLUIILOR

5.1 Studierea soluiilor
Vom analiza pe rnd, fiecare dintre cele trei soluii: o Sistem online de depunere a actelor Folosind un astfel de sistem se va face o economie de timp i de resurse din partea celor implicai n acest proces. Astfel Colegiul Medicilor i Direcia de Sntate Public vor elimina birocraia i vor putea reduce din cheltuieli iar solicitanii nu vor mai fi nevoii s se deplaseze de attea ori la aceste instituii. Desigur c o perioad acesti sitem va trebui s funcioneze n paralel cu cel clasic deoarece sunt nc multe persoane care nu agreaz folosirea unui computer dei n timp acest lucru va deveni ceva firesc. Un mare avantaj al acestei soluii este acela c nu va mai fi nevoie ca solicitantul s stea la coad. Solicitanii vor trebui s achite taxa de autorizare dup care vor ncrca toate documentele online, conform insturciunilor de pe site. Certificatele i autorizaiile vor fi obinute n maxim 5 zile de la completarea aplicaiei. Promovarea noii posibiliti dde solicitare i obinere a autorizaiei pentru un cabinet medical particular se va face folosind afise, pliante i anunuri pe siteurile Colegiului Medicilor i Direciei de Sntate Public. Bugetul alocat pentru promovare este de 1000 lei. Pentru implementare trebuie gndit un sistem uor de neles de ctre majoritatea persoanelor, n caz contrar nimeni nu va dori s accepte o astfel de schimbare. Oamenii accept schimbarea dac le uureaz existena, nu i dac le-o complic. Din punct de vedere economic implementarea acestui sistem v-a solicita un efort din partea Colegiului Medicilor dar i a Direciei de Sntate Public deoarece mpreun vor trebui s creeze un sistem integrat. Aproximm costurile crerii unui astfel de sistem la aproximativ 5000 de euro iar costurile de implementare la 1000 de euro. Costurile totale desfurrii aciunilor de implementare se vor ridica n jurul sumei de 10.000 euro. Monitorizarea activitii inspectorului cu ajutorul unei linii telefonice 35

Timpul nseamn bani i din acest punct de vedere punctualitatea este foarte important n activitatea desfurat de cabinetele medicale. Activitatea inspectorului trebuie monitorizat pentru a evita pierderile de timp. Acest lucru se poate face prin instituirea unei linii telefonice la Colegiul Medicilor care s sondeze activitatea inspectorilor. Practic solicitantul primete un telefon n urma vizitei inspectorului (conform datelor nscrise n baza de date de la Colegiul Medicilor) i va fi completat un chestionar telefonic. Intrebrile se vor referi la punctualitatea inspectorului, la atitudine, etc. Costul unei astfel de linii telefonice nu depete 100 de euro iar costurile de utilizare sunt sub 1000 de lei lunar. Banii vor fi recuperai din amenzi aplicate inspecctorilor care nu i ndeplinesc atribuiile de serviciu corespunztor. o Flexibilitate n achitarea taxei de autorizare Pentru a flexibiliza sistemul de achitare a taxei Colegiul Medicilor va trebui s fac un parteneriat cu o banc pentru ca solicitanii s aib posibilitatea de a achita taxa de autorizare la oricare sucursal a bncii partenere sau chiar online folosind un card. Acest lucru va elimina statul la cozi, aglomeraia din instituie i va veni n sprijinul solicitanilor. Plata prin banc a taxei va aduce acesteia un comision din sumele tranzacionate.

5.2 Implementarea soluiilor

Pentru implementarea sistemului online sunt necesare mai multe activiti: o Licitaie pt firma care s conceap sistemul online: 10-14 ianuarie 2011 o Semnarea contractului: 15 ianuarie 2011 o Crearea platformei online: 16-25 ianuarie 2011 o Inaugurarea platformeni online: 26 ianuarie 2011 o Promovarea noii metode pe siteurile instituiilor: ncepnd cu 22 ianuarie 2011 Promovarea noului sistem de depunere a datelor se va face ncepnd cu data de 22 ianuarie, chiar nainte de inaugurare. Aceasta se va ntinde pe o perioad de un an de zile, aadar se va ncheia la 21 ianuarie 2012. Pentru monitorizarea activitii inspectorului sunt necesare urmtoarele activiti: 36

o Crearea liniei telefonice: 10-19 ianuarie 2011 o Inaugurarea i darea n folosin a liniei: 20 ianuarie 2011 Pentru flexibilizarea sitemului de plat am stabilit activitile: o o o Cutarea unui parteneriat cu o banc: 10-15 ianuarie 2011 Semnarea contractului: 16 ianuarie 2011 Punerea n aplicare a noilor posibiliti de plat: 17-18 ianuarie 2011

37

Activiti/ Durat 1. Crearea posibilitii de a depune documentele online Licitaie pt firma care s conceap sistemul online Semnarea contractului Crearea platformei online Inaugurarea platformeni online Promovarea noii metode pe siteurile instituiilor 2 Control activitii inspectorilor Creare linie telefonic Inaugurare i dare nfolosin linie telefonic 3. Achitarea taxei la banc/bancomat/online Cutarea unui parteneriat cu o banc Semnarea contractului Punerea n aplicare a noilor posibiliti de plat

10 ian

12 ian

13 ian

14 ian

15 ian

16 ian

17 ian

18 ian

19 ian

20 ian

21 ian

22 ian

23 ian

24 ian

25 ian

26 ian

27 ian

28 ian

30 ian

31 ian

1 feb

2 feb

Planificarea activitilor este reprezentat i n graficul Gantt de mai sus.

38

Metoda celor 4 M
Crearea posibilitilor de depunere a documentaiei online Muncit ori Maini Metod e Materi ale Creterea implicrii personalului Instruirea personalului pentru a lucra n diferite sisteme de gestiune a bazelor de date Determinarea necesarului de computere Simplificarea procesului prin folosirea n proporie mai mare a computerului prin intermediul platformei online. Producerea de materiale informative pentru a face cunoscut noua metod de depunere a actelor n vederea obinerii autorizaiei.

Controlul activitii inspectorilor Muncit ori Masini Metod e Materi ale Motivarea inspectorilor s presteze o munc de calitate Telefoane, computere Ancheta telefonic Baza de date cu solicitanii de autorizaii

Achitarea taxei la banc/ bancomat/ online Muncit ori Maini Metod e Materi ale Personalul de la banc Bancomat, computer Transfer bancar Card, bani cash

39

6. VERIFICAREA REZULTATELOR
6.1 Verificarea efectelor soluiilor
Vom verifica eficiena soluiilor propuse prin intermediul unei anchete. Instrumentul de lucru va fi chestionarul. Acesta va fi aplicat tuturor cabinetelor individuale nou nfiinate ntre 01.01.2011 01.02 2012, respectiv 01.01.2012 01.02.2013, n oraul Iai. Prima anchet va fi demarat pe data de 1 Martie 2012. O a doua anchet va fi demarat pe data de 1 Martie 2013.

CHESTIONAR
Bun ziua! Suntem un grup de studeni de la Facultatea de Economie i Administrarea Afacerilor din cadrul Universitii Al. I. Cuza Iai i realizm un studiu asupra modului de obinere a unei autorizaii de nfiinare a unui cabinet medical particular. V rugm s completai rspunsurile la ntrebrile din acest chestionar! 1. Cabinetul dumneavoastr are personalitate juridic? a. Nu b. Da 2. n vederea autorizrii ai folosit: a. Sistemul online pentru depunerea actelor b. Metoda clasic, m-am deplasat la ghieul fiecrei instituii implicate n proces.
Dac rspunsul la una din aceste ntrebri a fost b, atunci cabinetul dumneavoastr nu face obiectul studiului nostru. V mulumim pentru timpul acordat!

3. Pentru ce specializri este autorizat cabinetul? ........................................................................................................................ ........................ 4. Procesul de autorizare a acestui cabinet a fost: a. Simplu 40

b. Anevoios 5. Ct timp (zile/luni) a durat s obinei autorizaia? ........................................................................................................................ ........................ 6. Considerai a. Scurt b. Lung 7. Metoda de nscriere online este mai simpl dect cea clasic. a. Acord total b. Acord c. Neutru d. Dezacord e. Dezacord total 8. Am ntmpinat probleme n depunerea documentelor prin sistemul online. a. Acord total b. Acord c. Neutru d. Dezacord e. Dezacord total 9. Am economisit timp si bani cu ajutorul acestei noi metode de autorizare a cabinetelor medicale. a. Acord total b. Acord c. Neutru d. Dezacord e. Dezacord total 10.Pentru achitarea taxei de autorizare: a. Am mers la caseria Colegiului Medicilor b. Am achitat la banc c. Am achitat prin bancomat d. An achitat online 11.Vrsta dumneavoastr se ncadreaz n intervalul d. Pn n 30 41 perioada de obinere a autorizaiei pentru nfiinarea cabinetului a fost:

e. 30 50 f. Peste 50 de ani 12.Sexul M F

6.2 Compararea cu valorile int

Ca valori int ne propunem, printre altele: 2012 20% dintre solicitani au depus documentaia necesar obinerii autorizaiei online 40% dintre solicitani au achitat taxa de autorizare la bancomat/ banc/online 50% dintre subieci consider c depunerea actelor online este o metod eficient pentru a evita statul la coad 2013 35% dintre solicitani au depus documentaia necesar obinerii autorizaiei online 65% dintre solicitani au achitat taxa de autorizare la bancomat/ banc/online 70% dintre subieci consider c depunerea actelor online este o metod eficient pentru a evita statul la coad

Dac valorile obinute n urma derulrii celor dou anchete se apropie de valorile int propuse putem considera c metoda propus amelioreaz desfurarea procesului de obinere a unei autorizaii pentru nfiinarea unui cabinet medical particular.

6.3 Evaluarea ctigurilor fizice i economice

Ctigurile fizice constau n reducerea personalului necesar n desfurarea procesului de autorizare, de unde apare i ctigul economic deoarece se vor reduce cheltuielile de personal. n al doilea rnd se reduce fluxul de persoane din cadrul acestor instituii iar spaiile necesare pentru desfurarea activitii vor fi implicit mai mici. n acelai timp vor putea fi reduse cheltuielile cu resursele materiale (hrtie i alte produse de papetrie), cu toate c acestea nu reprezint un procent foarte mare din bugetul unei instituii, n timp economiile pot fi considerabile. n timp, prin educarea cetenilor acest sistem poate deveni unica modalitate de autorizare a cabinetelor medicale. Din punctul de vedere al solicitanilor sistemul poate fi de un real folos acetia economisind timp i bani. Poate unii dintre ei au un program care nu le permite s ajung la instituiile implicate n desfurarea procesului n timpul orarului de

42

lucru cu publicul, prin urmare sistemul online le-ar veni n ajutor, documentele putnd fi ncrcate la orice or. Un alt avantaj important este acela c se va putea scurta timpul de obinere a autorizaiei, ceea ce face ca sistemul s nu se aglomereze i, prin urmare s funcioneze n condiii normale.

43

7. DEFINIREA I STABILIREA INDICATORILOR DE CONTROL

7.1 Definirea regulilor
Procesul de obinere a unei autorizaii pentru nfiinarea unui cabinet medical particular a fost iniial unul destul de anevoios. Solicitantul era nevoit s fac mai multe deplasri ntre cele dou instituii implicate (CM i DSP), ceea ce nseamn c el cheltuia resurse de timp i bani. De asemenea exista posibilitatea ca momentul n care solicitantul ajunge la respectiva instituie s stea la coad pentru a-i rezolva problema. Funcionarii de la ghiee nu sunt ntotdeauna binevoitori. Prin depunerea online a documentaiei necesare obinerii acestei autorizaii toate aceste neajunsuri ale procesului au fost eliminate. Solicitantul trebuie doar s i scaneze documentele i s le ncarce pe site-ul destinat obinerii autorizaiilor, asta dup ce a achitat taxa de autorizare. Se face ecconomie de resurse umane, materiale, financiare. n plus va exista o baz de date mult mai bine organizat, ce va veni n sprijinul sistemului sanitar din Romnia i n primul rnd a romnilor. Practic aceast soluie propus de noi poate fi considerat o mic parte a reformei din sistemul sanitar din Romnia. Procedura 1: Plata taxei pe internet Scop: Procedura are rolul de a stabili paii necesari pentru plata taxei pe internet, folosind un card de credit. Domeniu de aplicare: La solicitant Responsabiliti: Solicitantul are obligaia de a se asigura c nu i va lsa datele personale i de identificare ale cardului la vedere. Banca partener trebuie s asigure confidenialitatea datelor transmise prin internet. Instituia care administreaz site-ul trebuie s aib grij ca acesta s fie securizat. 44

Descrierea procedurii: Solicitantul trebuie s se asigure c are un card de credit valid. Intr pe site-ul Colegiului Medicilor i acceseaz pagina destinat plilor on-line. Completeaz datele personale, bifeaz csua Certificat de autorizare cabinet medical individual. Pe pagina urmtoare trebuie s completeze numrul cardului, numele titularului de cont, data expirrii cardului i numrul de securitate de pe saptele acestuia. Bifeaz csua Sunt de acord s achit suma de 25 euro la cursul zilei n vederea obinerii Certificatuli de Autorizare. Dup care apas butonul Pltete. Pe pagina urmtoare va aprea mesajul Tranzacia dumneavoastr a fost nregistrat i va fi finalizat n cel mult 24 de ore. Solicitantul trebuie s apese butonul Salveaz chitana sau Listeaz chitana . Chitana n format electronic v-a fi ataat celorlalte documente ce vor fi ncrcate n baza de date DSP. Distribuire: Procedura va fi adus la cunotin solicitanilor pe site-urile Colegiului Medicilor i DSP. Modificri: Poate fi modificat numai prin acordul instituiilor implicate (CM, DSB i banca partener). Procedura 2: Evaluarea cabinetului Scop: Optimizarea activitii prestate de inspectori. Domeniu de aplicare: Inspectorilor trimii de Colegiul Medicilor pentru a evalua cabinetele solicitanilor. Responsabiliti: Inspectorul este responsabil de desfurarea activitii sale n termenele de timp stabilite. Descrierea procedurii: Inspectorul se deplaseaz la adresa nscris n fia de lucru, la ora i la data stabilit anterior, de comun acord cu solicitantul. Are obligaia de a completa o fi de evaluare de fa cu solicitantul. Fia trebuie semnat de ambele pri. Aceasta v-a trebui predat la Colegiul Medicilor unde va fi introdus n baza de date i va fi anexat la dosarul n cauz. n cazul n care inspectorul nu gsete solicitantul la cabinet are obligaia de a suna la CM i de a raporta lipsa acestuia. Documente corespondente: Fia de evaluare Distribuire: Tuturor inspectorilor evaluatori Modificri: Aceast procedur poate fi modificat doar de Preedintele CM, conform legislaiei n vigoare. 45

46

7.2 Implementarea indicatorilor de control

Colegiul Medicilor Creaz sistemul de depunere a actelor online DS P Inspecto r Medic solicitant Achit taxa Intr pe site Citete instruciunile
NU

Corec t?

D A

ncarc documentele

nregistreaz dosarul n BD la CM Trimite inspector Elibereaz Certificatul de Avizare

D A

Dotri corespunztoar e?

NU Primete Certificatul prin e-mail ncarc documentele

Corec t? NU

D A

nregistreaz dosarul n BD la DSP Elibereaz Autorizaia Primete Autorizaia prin email

STO P

47