CPIA NO CONTROLADA

Documento Corporativo Documento Corparativo REEMBOLSO DE DESPESAS COM VIAGENS

NM-062/REV.29
1. OBJETIVO Estabelecer as regras e os procedimentos para solicitao de passagens, reserva de hotis, adiantamento de numerrio para viagem, acertos de despesas de viagem, assim como definir as obrigaes e responsabilidades das reas envolvidas. 2. REQUISITOS No se aplica. 3. DESCRIO 3.1 Informaes Gerais Solicitaes de viagens devero estar consistentes com as atividades da Natura, e efetuadas dentro das alternativas mais econmicas, atendendo s necessidades da Empresa. Devero ser excludas consideraes de vantagens pessoais. Antes de planejar uma viagem os usurios devem, primeiramente, considerar se as opes de vdeo e teleconferncia seriam capazes de cumprir os objetivos de uma reunio fora da empresa. O sistema de videoconferncia / teleconferncia / outras tecnologias uma boa alternativa a viagens e oferece a oportunidade de reduo de gastos. Somente devero ser autorizadas as viagens para eventos cuja presena fsica de um representante da Natura seja imprescindvel. Cabe ao solicitante, ao diretor, conforme nvel de reporte do colaborador, avaliar recursos alternativos de comunicao. Nos casos onde o evento no tiver sido programado com antecedncia, todos os gastos com viagens devem ser orados e lanados no centro de custo do organizador. Devem-se evitar trocas e reedies que determinem a alterao para valores superiores ou aplicao de multas e pagamento de no show. Tais gastos, quando ocorrerem, devero ser justificados perante o diretor da rea/departamento. Para a realizao de viagens internacionais obrigatrio o colaborador ter o seguro viagem providenciado pela Tesouraria. 3.2 Naturezas e limites permitidos para as despesas de viagem

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Os valores dirios das despesas de viagens devem observar as determinaes conforme segue. 3.2.1. Passagens areas a) As reservas de passagens areas e pagamentos s podero ser efetuados pela agncia de viagens da Natura por meio do sistema de viagens interno. b) As reservas de passagens areas devem considerar a durao entre a origem e o destino do voo, observando as seguintes determinaes:

Passagens Areas Todos os colaboradores

Durao do Voo Abaixo de 6 horas Econmica Acima de 6 horas Executiva

c) Os benefcios dos programas de milhagem sero creditados aos colaboradores, ficando livre seu uso, como, por exemplo, o up grade de classe econmica para classe executiva, conforme a disponibilidade do voo. d) Os programas de milhagem podero ser utilizados em favor do colaborador desde que no acarretem custos adicionais para a Natura ou alteraes nos roteiros e datas previstos para a viagem. e) As passagens areas no utilizadas at 30 (trinta) dias, aps o prazo da viagem, total ou parcialmente, devero ser devolvidas empresa Cushman. A solicitao de reembolso ser realizada pela Cushman Agncia. No fim de cada ms a Agncia emitir relatrio contendo as informaes referentes aos respectivos cancelamentos, individualizados por centro de custo. O prazo de retorno da Cia. Area, no que tange as solicitaes de reembolso, de 90 dias. f) A Agncia de Viagens responsvel por analisar a solicitao de passagem area quanto adequao aos limites e aprovaes estabelecidos nessa Norma. Caso julgue necessrio, a Agncia de Viagens dever contatar o solicitante e requerer as correes necessrias no sentido de evitar atrasos no atendimento solicitao. 3.2.1.1 Viagens Nacionais As viagens nacionais devero ser solicitadas com antecedncia mnima de 10 (dez) dias teis, para que se possam obter tarifas mais econmicas, padronizando horrios e dias de voos. Desse modo, as reunies que necessitem de deslocamento devero ser agendadas com antecedncia mnima de 10 (dez) dias teis, a fim de permitir que os prazos da compra da passagem sejam respeitados. As passagens areas nacionais sero sempre emitidas em classe econmica, na menor tarifa disponvel, no momento da reserva ou compra, considerando-se sempre horrio do evento (reunio, treinamento, outro), aeroporto de origem e destino bem

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como os custos de deslocamento. Sempre que possvel, as passagens de ida e de volta devero ser adquiridas mediante um nico pedido. Devem ser evitados os deslocamentos nas segundas-feiras pela manh, nas sextas-feiras tarde e em vsperas de feriados, quando as tarifas so mais caras. Excees regra s sero permitidas mediante autorizao do Gerente ou Diretor da rea. No devem ser utilizadas passagens areas entre localidades cujas distncias rodovirias forem inferiores a 300 (trezentos) km (exceto com partida ou chegada de So Paulo, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Curitiba, casos em que a utilizao do meio areo deve ser avaliada pelo Gerente da rea). Nesses casos, devem ser utilizadas passagens rodovirias ou o reembolso por uso de automvel prprio ou locado, conforme for mais adequado para cada caso. Txis somente podero ser utilizados na impossibilidade de utilizao de outro meio de transporte para viagem, mesmo assim devero pertencer rede credenciada e o usurio dever pagar com boleto, com o trajeto e objetivo da viagem, sempre que possvel. 3.2.1.2 Viagens Internacionais Em viagens internacionais, a agncia de viagens responsvel por avaliar alternativas de passagens a custos mais baixos, mesmo em datas no solicitadas, ou seja, datas prximas no especificadas na solicitao de viagens. A viagem mais cara s dever ser comprada com autorizao da Diretoria. Alm disso, as viagens internacionais devero ser solicitadas com antecedncia mnima de 10 (dez) dias teis, e a programao da viagem dever ocorrer com antecedncia mnima de 20 (vinte) dias teis da data requerida para o vo. Recomenda-se que as passagens areas internacionais sejam emitidas sempre que possvel na classe econmica juntamente com um pernoite adicional, com a finalidade de descanso antes da atividade profissional, para todos os colaboradores da Natura. 3.2.2. Reserva de Hotis a) As reservas de hotis, para viagens nacionais e internacionais, somente podero ser efetuadas pela agncia de viagens da Natura e na qual sero consideradas a rede de hotis conveniados com a empresa, conforme anexo nesta norma. b) Nos casos em que houver efetiva necessidade, de ordem logstica ou profissional, para localidades que no possuam hotis ou rede de hotis conveniados com a empresa, devem-se utilizar hotis que atendam aos seguintes limites de dirias: CIDADES So Paulo, Rio de Janeiro, Braslia, Belm e Manaus Demais Capitais Brasileiras Demais Cidades Brasileiras Amrica do Sul, Central e Mxico Estados Unidos e Canad Europa Demais Pases HOSPEDAGEM / LIMITE DIRIO R$ 210,00 R$ R$ R$ R$ R$ R$ 190,00 170,00 350,00 600,00 600,00 600,00

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c) A Agncia de Viagens dever efetuar a reserva do hotel selecionado autorizando o faturamento somente das dirias. As demais despesas, inclusive extras, so de responsabilidade do colaborador e devero ser pagas pelo mesmo no ato do "check out" no hotel. Para estas despesas o reembolso dever ser solicitado atravs da planilha de prestao de contas anexa a este documento. d) As acomodaes devero ser em apartamentos individuais. e) Terceiros que viajarem pela Natura estaro sujeitos as mesmas regras. f) O cancelamento da reserva de hotel dever ser feito diretamente pelo colaborador junto Agncia de Viagens. Havendo necessidade de efetuar cancelamento de reserva diretamente no hotel, a Agncia de Viagens dever ser comunicada formalmente e em tempo hbil para tomar as providncias necessrias. g) A Agncia de Viagens responsvel por analisar as solicitaes de reserva de hotel quanto adequao aos limites e aprovaes estabelecidos nessa Norma. Caso julgue necessrio, a Agncia de Viagens dever contatar o solicitante e requerer as correes necessrias no sentido de evitar atrasos no atendimento solicitao. 3.2.3. Locao de veculos e utilizao de txi a) A locao de veculos deve ser analisada pelo prprio colaborador, caso necessite de transporte especial. Cabe a ele avaliar o custo da locao de veculos e compar-lo ao custo do uso de txi, decidindo pela melhor opo e no necessitando de aprovao prvia. A locao de veculos deve ser solicitada pelo colaborador Agncia de Viagens da Natura, utilizando o sistema de viagem interno. b) Por questes de segurana do colaborador, a locao de veculos deve considerar, independente do nvel hierrquico, os seguintes itens de segurana: airbags, freios ABS, limpador e desembaador do vidro traseiro. No caso de transporte de passageiros no banco traseiro necessrio cinto de segurana com 3 pontos e encosto de cabea. c) O contrato de locao deve, obrigatoriamente, incluir seguro de responsabilidade civil por danos pessoais e materiais. O colaborador dever solicitar estas coberturas quando da locao do veculo. d) Despesas decorrentes de multas e infraes no sero reembolsveis pela Natura, sendo, portanto, de responsabilidade exclusiva do colaborador, sendo os respectivos valores descontados em folha de pagamento. Na oportunidade da locao, o colaborador dever assinar o Anexo denominado "Autorizao para Desconto em Folha", enviando, posteriormente, esse documento a empresa Cushman. e) O Colaborador dever verificar se sua habilitao vlida no local onde o veculo ser utilizado. Caso no seja, a locao do veculo no ser permitida pela Natura. f) A contratao de motoristas s ser permitida quando da realizao de locomoes de longa distncia ou quando o trajeto, por questes de segurana ou de acesso, requerer o auxlio de um motorista local, como por exemplo a negociao com Comunidades ou audincias/reunies em locais afastados do permetro urbano. Nesses casos, o colaborador deve considerar na contratao os seguintes critrios:

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1) Segurana e conforto; e 2) Custo. 3.2.4. Refeies e caf da manh Considera gastos exclusivamente em viagens. Os valores podero ser utilizados cumulativamente considerando o perodo de durao da viagem. Por exemplo, em uma viagem para a Europa com durao de 2 dias, o valor equivalente igual a duas vezes o valor dirio. Assim, o colaborador dispe de US$ 300 para serem gastos em refeio, independentemente do valor gasto em cada dia da viagem. Para os locais onde houver refeitrio da Natura, os valores gastos com refeio no sero reembolsados. Valem, para os terceiros, as mesmas regras estabelecidas para colaboradores. 3.2.4.1 Refeio Colaboradores em trnsito a servio da empresa, com no mnimo um dia de estadia na cidade destino, tm o direito ao reembolso das despesas com refeio, de acordo com a tabela abaixo:

3.2.4.2 Caf da Manh Colaboradores em trnsito a servio da empresa, com no mnimo um dia de estadia na cidade destino, tm o direito ao reembolso das despesas com caf-da-manh, sendo o valor limitado a R$ 15,00/dia para localidades nacionais e US$ 10,00/dia para as internacionais. 3.2.5 Telefones a) A Natura incentiva, em viagens internacionais, o uso dos seguintes produtos: - Calling Card: A Natura incentiva a realizao de ligaes internacionais por meio do carto Calling Card uma vez que este gera maior economia. O carto Calling Card pode ser utilizado em ligaes internacionais de origem nacional ou internacional realizadas em telefones fixos, telefones pblicos ou celulares. - Cartes pr-pagos em substituio ao uso do telefone no hotel. b) Quando da utilizao das opes sugeridas valer o bom senso do colaborador.

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c) O reembolso do uso de telefone celular prprio em viagens a servio da empresa ocorrer mediante comprovao da despesa (cpia da conta detalhada em nome do colaborador). A liberao da utilizao do celular considera o bom senso do colaborador no seu uso e a ausncia de opes alternativas de telefonia fixa. 3.2.6 Lavanderia As despesas referentes lavanderia somente so passveis de reembolso quando o perodo da viagem for superior a 5 (cinco) dias. 3.2.7 Extravio de Bagagens a) Despesas de carter pessoal, ocorridas devido o extravio de bagagens, sero reembolsadas dentro dos limites estabelecidos abaixo:

b) Para extravio de bagagens ocorrido em destino no contemplado na tabela acima, ser considerado o limite estabelecido para as Amricas. c) Para a realizao do reembolso necessrio a apresentao dos seguintes comprovantes, na prestao de contas: - Recibo de Despesa; - Etiqueta de Bagagem; - Ocorrncia do extravio de bagagem, fornecido pela Companhia Area, Infraero ou equivalente. 3.3 Aprovao das solicitaes de viagens a) As solicitaes de viagens que considerarem as passagens mais baratas e a utilizao de hotis da rede credenciada no requerem aprovao. b) Para os demais casos, as solicitaes de viagens devero ser aprovadas pelo Time de Liderana. Os lderes com GS a partir de 21 devero aprovar as viagens dos membros de sua equipe, sendo facultado a estes a auto-aprovao de suas viagens. 3.4 Adiantamentos de numerrios

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3.4.1. Solicitao de adiantamento a) Somente devem ser solicitados adiantamentos nos casos em que o colaborador no possua carto de crdito corporativo ou as despesas no possam ser pagas com esse carto. b) Os seguintes documentos devem ser enviados a rea de Contas a Pagar: - Solicitao de adiantamento efetuada no SAP; - Formulrio de Autorizao de desconto de adiantamento (vide anexo) e, - Demonstrativo com a expectativa de gastos que sero incorridos. Os valores a serem solicitados devem observar o perodo e o local de destino do colaborador e as expectativas de despesas a incorrer, considerando os possveis gastos por dia (conforme limites dirios estabelecidos em norma). c) O colaborador dever apresentar a solicitao de adiantamento aprovada para o CAP com antecedncia de, no mnimo, 5 dias teis da data solicitada para o crdito. 3.4.2. Autorizao de desconto em folha a) A concesso do adiantamento dever estar associada a uma permisso prvia, por parte do colaborador, para desconto em folha de pagamento do valor total dos adiantamentos para prestao de contas em atraso ou pela no prestao de contas. b) O formulrio abaixo deve estar assinado pelo colaborador, autorizando o desconto em folha e pelo gestor, aprovando o adiantamento (conforme figura abaixo).

3.4.3 Aprovao do adiantamento a) As solicitaes de adiantamento devero ser aprovadas de acordo com os seguintes nveis:

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b) Para os nveis a seguir, no necessrio aprovao: - Diretores - Vice-Presidentes - Presidente c) Para ter uma solicitao de adiantamento aprovada, o colaborador no poder ter adiantamento pendente. 3.5 Compra de moeda estrangeira a) A compra de moeda estrangeira para viagens internacionais ficar por conta do colaborador, que dever apresentar o comprovante de aquisio no momento da prestao de contas de viagens. b) Converses cambiais tero como base a taxa adotada na data do comprovante de aquisio de moeda estrangeira apresentado pelo colaborador. c) O colaborador dever verificar, junto Tesouraria, quais as corretoras de cmbio com as quais a Natura opera e cotar junto a elas a melhor alternativa de compra de moeda. d) Perdas com variao cambial e outros custos agregados compra da moeda sero reembolsados. 3.6 Emisso e validade do passaporte e visto para outros pases a) responsabilidade do colaborador providenciar ou verificar atualizao de seu passaporte, bem como visto (quando aplicvel) anteriormente a uma viagem ao exterior. b) Despesas decorrentes da emisso do passaporte e visto sero reembolsadas mediante comprovao. c) A Natura emitir, se necessrio, carta ao consulado do pas de destino do colaborador informando a natureza e perodo de estadia. responsabilidade do colaborador, entretanto, solicitar a emisso dessa carta (caso requerido pelo pas de destino). 3.7 Prestao de contas (relatrio de despesas) a) Todos os colaboradores devem apresentar a prestao de contas das despesas incorridas na viagem at o dia 20 (vinte) do ms seguinte ao ms do seu retorno. b) A prestao de contas dever obedecer aos valores determinados nesta Norma bem como aos limites estabelecidos para aprovaes.

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c) indispensvel a apresentao dos seguintes documentos para a prestao de contas: o Planilha aprovada detalhando as despesas (Relatrio de Prestao de Contas Anexo); o Pr edio de fatura (SAP) aprovada; o Notas fiscais, recibos, cupom fiscal ou outro documento comprobatrio; (*) o Fatura de carto de crdito (quando aplicvel); e o Comprovante de taxa cambial (quando aplicvel). d) Na planilha de prestao de contas, dever ser apresentado o valor a receber ou a pagar Natura, que sero liquidados em at 3 dias teis atravs de crdito na conta do colaborador ou depsito na conta da Natura. e) Na prestao de contas, obrigatrio informar o nmero da solicitao de adiantamento correspondente (quando aplicvel).

f) (*) Os documentos comprobatrios, so de responsabilidade do colaborador, portanto, gastos no comprovados, no sero reembolsveis. Casos em que existam adiantamentos em aberto, com gastos no comprovados, o referido montante dever ser devolvido pelo colaborador por meio de depsito bancrio Natura. A rea de Contas a Pagar informar a conta corrente bancria onde o depsito dever ser efetuado.

3.7.1. Despesas em viagens internacionais a) Gastos com viagens internacionais devem ser efetuados preferencialmente por carto de crdito corporativo, para posterior prestao de contas. b) Nos casos de compra de moeda, a taxa de cmbio utilizada para fins de prestao de contas dever ser a taxa da data de prestao de contas. Nos casos de uso de carto corporativo, a taxa de cmbio a ser utilizada deve ser a taxa da data da fatura do carto. c) Nos casos em que a haja diferena, o colaborador dever comprovar com documentao, a nova taxa utilizada (por exemplo: carto de crdito, saque no exterior, etc). d) No caso em que houver moeda a ser devolvida a taxa dever ser comprovada pelo documento de venda da moeda ou ento, o valor da cotao turismo retirado de fonte oficial de consulta (ex. cpia da capa de jornal, sites de casas de cmbio ou de bancos). e) O colaborador ser responsvel pelo clculo e solicitao de reembolso de despesas com CPMF, assim como impostos decorrentes do uso do carto de crdito em despesas internacionais - IOF. f) As taxas de cmbio para dlar e euro podem ser encontradas no site: www.cotacao.com.br , usando os valores de TC - "travelers cheques" (cotao turismo). As taxas das demais moedas podem ser encontradas no site do banco central (www.bcb.gov.br).

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g) No caso de perda do comprovante de compra ou venda de moedas estrangeiras, ou sua inexistncia, o colaborador deve utilizar a cotao turismo do dia da prestao de contas. h) Nos casos de viagens a pases que no emitem recibo de txi, a falta do comprovante do despesa dever ser justificada no formulrio de prestao de contas. i) No ser aceita devoluo de moeda estrangeira na prestao de contas.

3.7.2. Aprovao da prestao de contas a) As prestaes de contas de viagens devero ser aprovadas de acordo com os seguintes nveis: Destinos Nacionais Internacionais Nvel de Aprovao Gerentes de GS 17 a GS 21 Diretoria da rea, Vice-Presidncia e Controller

b) As aprovaes sempre devem ser feitas por um GS superior ao GS do colaborador que estiver prestando contas. Para colaboradores GS 25 e 26 as despesas podem ser aprovadas pelo mesmo GS, porm no ser permitida a auto-aprovao da prestao de contas. Para GS 27, a aprovao deve ser feita pelo VP de Finanas. c) A planilha de prestao de contas de viagens dever ser aprovada e encaminhada ao CAP juntamente com toda a documentao acima para fins de acerto de contas. d) responsabilidade do CAP proceder anlise dos documentos (notas fiscais) das despesas, verificando a adequao delas em relao origem e tipo de despesa efetuada pelo colaborador, assim como nveis de aprovao. Eventuais discrepncias devem ser encaminhado ao solicitante para fins de regularizao. 3.8 Excees Solicitaes que estejam em desacordo com as regras aplicadas nesse documento, devero ser encaminhadas com o Termo de Responsabilidade (anexo) preenchido e assinado por um representante do Time de Liderana. O Controller tem o poder de veto caso o gestor no apresente uma boa razo para aceitar a exceo. Nota: Composio do Time de Liderana - Presidente, Vice-Presidente, Diretor ou Gestor (GS 21) que se reporta diretamente a um Vice-Presidente. 4. DISPOSIES GERAIS Periodicamente a Auditoria Interna dever fazer testes aleatrios, para assegurar que os procedimentos e as responsabilidades estabelecidas estejam sendo cumpridos, evidenciando estes testes e adotando medidas corretivas cabveis, em conjunto com as Gerncias. responsabilidade de todos os Gerentes, divulgar o teor desta norma aos seus colaboradores envolvidos. Os prestadores de servios, diretamente alocados ou no Natura, devem seguir as

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mesmas regras dos colaboradores para reembolso de despesas de qualquer tipo prevista nesta norma. Os pagamentos relacionados a esta Poltica, cuja solicitao seja via SAP, devero ser aprovados num prazo mximo de 48 (quarenta e oito) horas, contado do recebimento do e-mail informativo, com o respectivo nmero de pedido. Anexos

Prestao de Contas_NM_062_v3.xls Formulrio de autorizao de desconto de adiantamento.xls

Termo de Responsabilidade.doc

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