UNIVERSITATEA “ANDREI ŞAGUNA”

FACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICE

ANUL UNIVERSITAR 2016 – 2017

SEMESTRUL I

Informatica
NOTE DE CURS

Titular curs: Asist. univ. Sezen MUTALI

 Utilizare Microsoft Office 2010
CUPRINS

1. Microsoft Word...............................................................................................1
1.1. Introducere............................................................................................1
1.2. Operaţii de bază în documente .............................................................4
2. Microsoft Excel.............................................................................................22
2.1. Noţiuni de bază în Microsoft Excel 2010...........................................22
2.2. Editarea și formatarea foilor de calcul................................................37
2.3. Formule și funcții în Microsoft Excel 2010........................................56
2.4. Utilizarea funcțiior în Microsoft Excel 2010......................................71
2.5. Diagrame în Microsoft Excel 2010.....................................................95
3. Microsoft Power Point................................................................................109
3.1. Prezentare generală...........................................................................109
3.2. Crearea unei prezentări.....................................................................109
3.3. Exemplu............................................................................................118
4. Microsoft Acces..........................................................................................124
4.1. Noţiune de bază de date. Tipuri de BD.............................................125
4.2. SGBD Access. Caracteristica generală.............................................126
4.3. Tabele Access...................................................................................128
4.4. Funcţii Access...................................................................................138
 Utilizare Microsoft Office 2010 – Microsoft Word

1. Introducere
Suita Microsoft Office 2010 reprezintă o suită de aplicaţii de
birou. Din cadrul suitei Office fac parte următoarele aplicaţii:
- Microsoft Word (procesor de texte) – oferă posibilitatea de a
crea, edita, formata, salva şi deschide documente text;
documentele cre-ate pot include text şi tabele, grafică, diagrame
etc.. În mod presta-bilit fişierele Word 2010 sunt salvate cu
extensia docx. Documentele pot fi salvate şi în alte formate (ex.
pdf)
- Microsoft Excel (calcul tabelar) – este o aplicaţie de calcul
tabelar ce oferă posibilitatea de a introduce date, de a le analiza şi
de a face calcule cu acestea; sunt incluse numeroase funcţii
pentru operaţii matematice, statistice, financiare, de baze de date,
de dată şi timp etc.
- Microsoft Power Point (prezentare multimedia) – permite crearea
de prezentări multimedia pe bază de slide-uri (diapozitive) care
pot include alături de text şi grafică, tabele, diagrame şi animaţie.
- Microsoft Publisher (editare avansată) – permite crearea de pagini web, broşuri, cărţi poştale,
etichete.
- Microsoft Outlook (e-mail) – permite gestionarea corespondenţei electronice.
1.1 Primii paşi în procesarea textelor
Microsoft Word 2010 este un procesor de texte complex şi eficient care oferă instrumentele
necesare pentru a produce documente de diferite tipuri de la scrisori şi referate la buletine informative,
cărţi şi pagini Web. Documentele se creează în fereastra Word şi pot fi imprimate, transmise prin e-mail şi
fax sau vizualizate pe Internet ca pagini Web.
Acest modul prezintă elementele de bază ale tehnologiei procesoarelor de texte, necesare în
realizarea unui design adecvat scopului propus şi utile pentru majoritatea persoanelor care nu au
experienţă în artele vizuale şi în utilizarea tehnologiei de procesare de text dar care doresc să producă
documente imprimate în scop comercial sau pentru uz personal.

1.1.1 Deschiderea şi închiderea aplicaţiei Microsoft Word

Lansarea în execuţie a aplicaţiei
Aplicaţia Microsoft Word poate fi lansată în execuţie (deschisă) ca orice aplicaţie instalată sub
sistemul de operare Windows 7.
a) Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Word 2010; (vezi foto)
b) Se execută dublu-clic pe scurtătura aplicaţiei dacă aceasta există;
c) Se execută dublu-clic pe un fişier (.docx) creat cu Microsoft Word 2010.

Interfaţa Microsoft Word 2010

După lansarea în execuţie a aplicaţiei Microsoft Word
2010 pe ecran va apărea fereastra aplicaţiei. Deoarece
Microsoft Word poate fi personalizat, fereastra aplicaţiei
poate arăta diferit de la un utilizator la altul, dar toate
elementele specifice ferestrelor sunt prezente.
La lansarea în execuţie a aplicaţiei, va apărea automat o

1
 lucrare nouă (document) cu numele Document1.
Lucrarea Document1 are implicit o pagină. Pagina urmă-toare apare automat atunci când se
umple cu informaţie prima pagină. La dorinţa utilizatorului se poate adăuga oricând o pagină nouă
folosind combinaţia de taste Ctrl+Enter. Este important unde se află punctul de inserţie în pagină
(cursorul text), în momentul inserării unei pagini noi prin acest procedeu.
Meniurile aplicaţiei sunt senzitive la context. În dreptul unor comenzi din meniuri apare afişată o
combinaţie de taste care, acţionate împreună, au acelaşi efect ca şi comanda. Din meniuri se poate ajunge
la toate comenzile pe care le are Word-ul.
Pentru orientarea în pagină, deasupra şi în stânga zonei de lucru, aplicaţia Word afişează rigle
gradate (Ruler). Riglele se afişează sau se elimină din meniul Vizualizare → Rigla.
- Unitatea de măsură a riglei se stabileşte parcurgând paşii: Fişier → Optiuni → Complex →
Ecran → se alege unitatea din caseta Afişare unităţi de măsură (centimetri) → OK

Închiderea aplicaţiei Word

Pentru a închide aplicaţia Word alegeţi din meniul Fişier → Ieşire sau apăsaţi butonul de
închidere a aplicaţiei din colţul din stânga sus.
Documentul deschis se va închide şi veţi fi întrebaţi dacă salvaţi modificările făcute. Răspundeţi
cu clic pe butonul Salvare pentru salvare sau prin clic pe butonul Nu se salvează pentru a renunţa la
salvarea modifi-cărilor. Butonul Revocare anulează comanda de închidere.
1.1.2 Folosirea funcţiei “ Ajutor”
În aplicaţia Word, pentru a vă informa rapid în legătură cu utilizarea
apli-caţiei, puteţi folosi funcţia Ajutor.
• Cea mai rapidă metodă e să apăsaţi tasta F1 care deschide fereastra
de ajutor.
• De asemenea, puteţi folosi butonul Ajutor pentru Microsoft
Word din dreapta barei de meniu.
• Poziţionarea mouse-ului pe fiecare opţiune din barele de
instrumente afişează efectele acţionării acelei comenzi. De exemplu,
dacă indicaţi butonul B din meniul Pornire va afişa caseta
următoare:

1.1.3 Deschiderea unuia sau mai multor documente

Din Word, un document existent se deschide alegând
Fişier → Deschidere, cu imaginea , sau dând clic pe
numele fişierului dacă acesta apare în lista Recent din
meniul Fişier. De asemenea puteţi deschide un document
Word din aplicaţia Computer dacă daţi dublu-clic pe
numele fişierului. În Word se poate lucra cu mai multe
ferestre document deschise simultan.
Observaţie: Fişierele create în Notepad, WordPad, Open
Office şi Microsoft Word versiuni anterioare pot fi des-
chise cu aplicaţia Word.

1.1.4 Crearea unui document nou (folosind şablonul prestabilit)

Un document nou se creează prin alegerea Fişier → Nou → Document Necompletat. În urma
acestei acţiuni pe ecran va apărea o nouă fereastră Word ce conţine un document nou denumit Document.
2
1.1.5 Salvarea unui document într-o locaţie pe disc
Salvarea iniţială se realizează astfel: se alege din meniul Fişier → Salvare. În fereastra care va
apărea, în caseta Salvare ca (tip fişier) alegeţi Document Word. Prin această alegere vor rezulta fişiere cu
extensia docx. Introduceţi în caseta Nume fişier: numele noului fişier, selectaţi discul şi dosarul (folder-
ul) în care acesta să fie salvat şi daţi clic pe butonul Salvare.
Pe parcursul lucrului în Word este indicat să faceţi salvări intermediare Fişier → Salvare. Pentru
salvare se mai poate folosi şi butonul „Salvare” din bara de titlu (stânga sus) sau combinaţia de taste
Ctrl+S.

1.1.6 Salvarea unui document sub alt nume

Se pot aduce modificări în cadrul procesului de salvare
dacă se alege Fişier → Salvare ca, acţiune care determină rea-
pariţia ferestrei de salvare în care se va putea schimba discul,
folderul în care se face salvarea, numele fişierului sau orice com-
binaţie a celor amintite. Prin această acţiune documentul salvat
iniţial nu va fi afectat ci se va crea o copie a sa (dacă faceţi cel
puţin o schimbare de disc, folder sau nume de fişier).

1.1.7 Comutarea între mai multe documente deschise

În Word se poate lucra cu mai multe documente deschise
simultan. Pentru a comuta dintr-un document în alt document
des-chis, se poate folosi meniul Vizualizare sau Taskbar.
• În meniul Vizualizare se execută clic pe opţiunea aleasă dintre opţiunile prezentate:
• În Taskbar se face clic pe butonul corespunzător documentului. Ferestrele pot fi apoi
dimensionate şi aranjate pe ecran într-o manieră convenabilă.

1.1.8 Închiderea unui document

Fereastra documentului activ se închide prin comanda
Fişier → Închidere sau apăsarea butonului de închidere a
apli-caţiei din colţul din stânga sus.
Dacă documentul nu a fost salvat de la ultima modificare
atunci va apărea o casetă de dialog asemănătoare celei din ima-
ginea următoare şi veţi fi întrebaţi dacă salvaţi modificările sau
nu.
- Salvare - documentul va fi salvat şi apoi închis;
- Nu se salvează - documentul va fi închis şi riscaţi ca mare parte din modificările efectuate după ultima
salvare să se piardă;
- Revocare - documentul nu se va închide şi rămâneţi în document.

1.2 Ajustarea setărilor de bază

1.2.1 Schimbarea modului de vizualizare a paginii
Word oferă următoarele moduri de a vizualiza un document,
accesibile din meniul Vizualizare. Pentru a vizualiza pe ecran o zonă
mai mare din document se pot ascunde barele de instrumente şi
meniul dacă se alege Vizualizare → Citire în ecran complet. Pentru
a ieşi apoi din modul Citire în ecran complet daţi clic pe butonul
Închidere ce v-a apărut pe ecran.

3
 1.2.2 Folosirea funcţiei de modificare a scării de vizualizare a unui document
(panoramare)
Funcţia de panoramare este utilă pentru vizualizarea documentului la diferite scări de vizualizare
fără a modifica mărimea reală a elementelor afişate. O scară mărită de panoramare (zoom) vă poate ajuta
în edi-tarea cu uşurinţă a textului. O scară mai mică vă este utilă în situaţia în care doriţi să
vedeţi aspectul general al întregii pagini etc.
• Din meniul Vizualizare (vizualizare) alegerea Zoom (panoramare/lupă)
per-mite modificarea după nevoie a factorului de panoramare.
• Programul oferă ca predefinite zoom pentru o pagină, 2 pagini, lăţime
pagină şi 100%.
• Alte ajustări se fac prin apăsarea butonului Zoom. Din fereastra deschisă
se poate alege direct factorul de panoramare (Zoom la), sau se poate introduce acesta în caseta
Procent.
Observaţie: Modificările factorului de panoramare nu au nici un fel de efect asupra mărimii reale a
paginii şi a caracterelor (textul va fi prezentat ca şi cum ar fi privit printr-o lupă care măreşte
sau micşorează).

1.2.3 Afişarea, ascunderea barelor de instrumente

 Pentru lucrul rapid pot fi activate diferite opţiuni disponibile în bara de instrumente Acces rapid.
Prin acţionarea listei ascunse (săgeată jos) din capătul barei, se deschide opţiunea de modificare a
acestei bare.
 Fiecare panglică (bară de instrumente şi comenzi care se deschide prin apăsarea fiecărui meniu) se
poate particulariza. Prin click dreapta pe porţiunea liberă din bara de instrumente se deschide opţi-
unea de particularizare a barei de instrumente.
 Eliminarea barelor de instrumente se face prin alegerea opţiunii minimizare panglică sau a
butonului minimizare panglică sau apăsând Ctrl şi F1.Vizualizarea din nou a paglicii se face
prin apăsarea butonului extindere panglică sau apăsând Ctrl şi F1.
 Pentru deplasarea în cadrul documentului, fereastra Word are două bare de derulare (una orizon-
tală şi una verticală).
 Ultima bară (cea din partea inferioară) a ferestrei Word este Status bar (bara de stare). Aceasta
oferă informaţii despre modul de operare al aplicaţiei.

2. Operaţii de bază în documente

2.1 Introducerea informaţiilor în documente
2.1.1 Introducerea textului în documente
Introducerea textului în document se poate realiza prin: tastare, copiere, mutare etc.
Prin tastare, textul apare în locul în care se află punctul de inserare (liniuţa verticală pulsatoare,
cursorul text). Rândurile de text curg automat pe măsură ce tastaţi textul, nefiind necesară acţionarea
tastei Enter la capăt de rând. Ele sunt reajustate automat dacă redimensionaţi pagina, modificaţi marginile
sau schimbaţi dimensiunea fontului.
Prin apăsarea tastei Enter se creează un nou paragraf. În Word paragraful reprezintă textul introdus
între două apăsări ale tastei Enter. Word-ul tratează fiecare paragraf ca o entitate separată, având
informaţii proprii de formatare.
Cum introduceţi text de la tastatură?
1. Plasaţi cursorul de inserare (cursorul text) în locul în care doriţi să introduceţi textul.
2. Tastaţi textul dorit.

4
 2.1.2 Introducerea caracterelor speciale, a simbolurilor
Prin caracter special înţelegem orice caracter care nu
apare pe tastatură. De exemplu ® © ½ ¼ ± ¬ ∟ ¶ » sunt
caractere speciale.
Pentru a preveni separarea a două cuvinte la final de
rând se foloseşte caracterul Non-breaking space între cele
două cuvinte, în loc de spaţiul normal.
Pentru a introduce în document caractere speciale
parcurgeţi paşii:
1. Plasaţi cursorul de inserare în locul unde doriţi
să inseraţi caracterul.
2. Alegeţi Inserare → Simbol.
Dacă în lista scurtă nu se găseşte caracterul dorit, atunci alegeţi opţiunea Mai multe simboluri … . În
zona caracterelor faceţi clic pe caracterul dorit, apoi se apasă butonul Inserare.

2.2 Selectarea informaţiilor

Înainte de a muta, copia, formata sau de a efectua alte operaţii cu un text acesta trebuie mai întâi
selectat. Word permite selectarea textului care se află în secvenţă (consecutiv) cât şi a blocurilor
(secvenţelor) de text care nu sunt consecutive.
2.2.1 Selectarea unui caracter, cuvânt, paragraf, întregul corp al textului
Selectarea textului consecutiv
Selectarea textului în Word se realizează făcând clic cu mouse-ul la o extremitate a textului care se
doreşte a fi în selecţie şi apoi glisând mouse-ul cu butonul din stânga apăsat până la cealaltă extremitate a
textului.
În afara acestei modalităţi de selecţie există şi variante mai rapide dintre care amintim în continuare
câteva.
- Un cuvânt se selectează dacă se execută dublu clic pe cuvântul respectiv.
- Selectarea unui rând se realizează dând clic la marginea din stânga a rândului, în zona liberă din
faţa acestuia.
- Un paragraf se poate selecta rapid executând trei clicuri în interiorul lui.
- Selectarea unui număr de rânduri se face astfel: se mută cursorul mouse-ului pe marginea din
stânga a primului rând, în faţa acestuia şi cu butonul din stânga apăsat, se deplasează mouse-ul
până se obţine selecţia dorită.
- De asemenea, puteţi selecta zone de text apăsând tasta Shift împreună cu tastele cu săgeţi.
- Pentru selectarea întregului text, din meniul Pornire, secţiunea Editare, se alege comanda
Selectare, apoi optiunea Selectare totală sau se apasă combinaţia de taste Ctrl+A.

Selectarea secvenţelor de text ce nu sunt consecutive

1. Selectaţi prima porţiune de text
2. Ţineţi apăsată tasta Ctrl şi selectaţi următoarea secvenţă de text
3. Repetaţi pasul 2 de câte ori este necesar.
Alte modalităţi de selectare a textului sunt prezentate în tabelul următor:

Apăsaţi această tastă sau

Pentru a extinde selecţia
combinaţie de taste

Shift+← Peste caracterul anterior

Shift+→ Peste caracterul următor

5
 Shift+↑ Pe rândul de mai sus
Shift+↓ Pe rândul de mai jos
Până la începutul cuvântului curent (sau al cuvântului
Shift+Ctrl+←
anterior, dacă sunteţi la începutul unui cuvânt)

Shift+Ctrl+→ Până la începutul cuvântului următor

Shift+Home Până la începutul rândului

Shift+End Până la capătul rândului

2.3 Editarea informaţiilor

Textul introdus în document poate fi modificat (pot fi inserate, şterse sau suprascrise caractere,
cuvinte, sau secvenţe mai mari de text). Pentru a modifica un text este necesar să mutaţi punctul de
inserţie (inserare) text în locul unde se va face operaţia de editare. Pentru a deplasa punctul de inserţie în
cadrul documentului se poate folosi mouse-ul sau tastatura.
Deplasarea punctului de inserţie cu ajutorul mouse-ului
Deplasaţi punctul de inserţie efectuând clic în document în poziţia în care se doreşte să se opereze o
schimbare.
Deplasarea punctului de inserţie/inserare cu ajutorul tastaturii

Tastă sau combinaţie de taste Punctul de inserţie se mută:

← Înaintea caracterului anterior

→ După următorul caracter

↑ Un rând mai sus

↓ Un rând mai jos

Ctrl+ ← Înapoi câte un cuvânt

Ctrl+ → Înainte câte un cuvânt

Home La începutul rândului

End La sfârşitul rândului

Ctrl+Home La începutul documentului

Ctrl+End La sfârşitul documentului

Cum se introduc caractere sau cuvinte noi?

1. Poziţionaţi cursorul de inserare în locul dorit (folosind mouse-ul sau tastele săgeţi pentru

6
 deplasare).
2. Tastaţi noul text. Textul aflat în dreapta se deplasează pe măsură ce scrieţi.
2.3.1 Folosirea comenzilor Undo (anulare) şi Redo (refacere)
În cazul în care aţi tastat un text greşit sau aţi dat o comandă greşită, aveţi posibilitatea să anulaţi
aceste acţiuni prin comanda Undo (Anuleaza).
Comanda Redo (Refacere) inversează acţiunea comenzii Undo, adică anulează ultima anulare, sau
ulti-mele anulări. Redo se utilizează în cazul în care nu aţi intenţionat să anulaţi o acţiune, şi are ca efect
revenirea la situaţia dinainte de a da comanda Undo.
La comenzile Undo şi Redo aveţi acces din bara de titlu (stânga sus).

Anularea ultimei acţiuni

În bara de titlu, faceţi clic pe butonul Undo (anulare) .
Observaţie: Dacă nu se poate anula ultima acţiune, atunci numele butonului se schimbă în
Imposibil de anulat.
Refacerea (Redo) ultimei acţiuni anulate
În bara de titlu, faceţi clic pe butonul Undo (anulare) .
Observaţie: Dacă nu se poate reface ultima anulare atunci numele butonului se schimbă în
Imposibil de repetat.

2.4 Copierea, mutarea sau ştergerea unui text

O facilitate a sistemelor de operare de tip Windows este memoria Clipboard, care permite stocarea
tem-porară de text şi grafică.
Avantajele memoriei Clipboard:
- se pot muta sau copia texte sau grafică în cadrul aceluiaşi document;
- se pot efectua operaţii de copiere respectiv mutare şi între documente Word diferite;
- se pot muta sau copia texte sau grafică între diferite aplicaţii din Windows;
- informaţia rămâne în Clipboard şi după ce o lipiţi (inseraţi) undeva, ceea ce permite să inseraţi de
mai multe ori aceeaşi informaţie prin operaţii repetate de lipire.
Copierea textului în acelaşi document
1. Se selectează textul dorit (sursă).
2. Se alege Copiere din meniul Pornire sau se apasă combinaţia de taste Ctrl + C.
3. Se plasează cursorul de inserare la destinaţie (clic cu mouse-ul).
4. Se alege Lipire din meniul Pornire sau se apasă combinaţia de taste Ctrl + V.
Observaţie: După comanda Copy textul sau obiectul selectat va rămâne în document, iar o copie a lui va fi
pla-sată în Clipboard astfel încât textul va putea fi ”lipit” de mai multe ori. La următoarea
comandă Copiere sau Decupare textul din Clipboard va fi înlocuit.
Mutarea textului în acelaşi document
1. Se selectează textul dorit (sursă).
2. Se alege Decupare din meniul Pornire sau se apasă combinaţia de taste Ctrl + X.
3. Se plasează cursorul de inserare la destinaţie (clic cu mouse-ul).
4. Se alege Lipire din meniul Pornire sau se apasă combinaţia de taste Ctrl + V.
Observaţie: După comanda Decupare textul selectat dispare din document, iar o copie a lui va fi plasată
în Clipboard. La fel ca şi la copiere textul poate fi ”lipit” de mai multe ori.
Notă: În cadrul aceleiaşi ferestre document se poate folosi mouse-ul pentru a muta rapid un text
efectuând paşii:
1. Se selectează textul.
2. Se plasează indicatorul mouse-ului pe selecţie şi se glisează selecţia către destinaţie.

7
 Ştergerea textului
Un text care a fost introdus poate fi uşor şters folosind tastele Backspace sau Delete . Ştergerea se
face astfel:
Tasta Acţiunea
Backspace Ştergerea unui caracter din stânga cursorului de inserare
CTRL+Backspace Ştergere unui cuvânt la stânga
CTRL+Shift+Backspace Şterge textul până la începutul propoziţiei
Delete Ştergerea unui caracter la dreapta
CTRL+Delete Ştergerea unui cuvânt la dreapta
CTRL+Shift+Delete Şterge textul până la sfârşitul propoziţiei
Dacă se doreşte ştergerea unui text mai lung printr-o singură operaţie, textul respectiv trebuie
selectat, după care se apasă tasta Delete sau Backspace. De asemenea se poate folosi combinaţia
CTRL+X pentru decu-parea textului selectat şi mutarea lui în Clipboard.
2.5 Caută şi înlocuieşte
Găsirea şi înlocuirea unor fragmente de text este una dintre cele mai rapide modalităţi de a efectua
modificări repetitive asupra unui document. Funcţia Găsire se referă la identificarea poziţiei unui şir de
text în cadrul documentului, iar Înlocuire înlocuieşte şirul de caractere (porţiune de text) găsit cu unul
nou. Pentru utilizarea acestor comenzi, se alege Pornire →Găsire/Înlocuire.

2.5.1 Folosirea comenzii de căutare a unui fragment de text într-un document

Alegeţi Pornire →Găsire. În fereastra Navigare, care se deschide în stânga ferestrei, se introduce
şirul de caractere ce se doreşte a fi găsit. Pe măsură ce se introduce textul, rezultatele căutării încep să
apară. Aces-tea sunt marcate în cadrul documentului din fereastra de editare, iar în fereastra de navigare
este afişată o
listă cu toate rezultatele găsite. Săgeţile din fereastra Navigare permit deplasarea rapidă în docu-
ment la toate rezultatele căutării.
2.5.2 Înlocuirea unui cuvânt sau a unei fraze
În unele cazuri este necesar ca textul găsit să fie
înlo-cuit cu un altul. Pentru aceasta se execută clic pe
Înlocuire din sectiunea Editare a meniului Pornire.
Se introduce şirul de caractere ce se doreşte a fi
găsit în caseta De găsit, iar în caseta Înlocuire cu se
introduce textul cu care se va face înlocuirea. Se începe
căutarea cu clic pe Următorul găsit. Cu clic pe butonul
Înlocuire, în mod repetat, textele găsite se vor înlocui
unul câte unul,
iar dacă în unele locuri nu se doreşte substituirea textului găsit, se apasă butonul Următorul găsit.
Dacă se dă clic pe butonul Înlocuieşte peste tot, atunci înlocuirea tuturor instanţelor textului căutat
se va face automat în tot documentul.
Dacă se dă clic pe butonul Mai multe, vor apare opţinu suplumentare.
Dacă se bifează opţiunea Potrivire litere mari şi mici, atunci la găsirea textului se va ţine cont de
tipul literelor (majuscule şi minuscule).
Dacă se bifează opţiunea Numai cuvinte întregi, atunci textul căutat trebuie să fie cuvânt, nu
parte dintr-un cuvânt.
2.6 Formatarea caracterelor
Formatarea textului se referă atât la alegerea tipului de font, a stilului fontului, a dimensiunii sau
culorii lui, cât şi la alegerea distanţei (spaţierii) dintre caractere. Înainte de a face orice formatare, textul
8
trebuie selectat. Dacă nu este selectat un text, atunci formatările stabilite se vor aplica textului care se va
introduce începând cu poziţia curentă a cursorului text (punctului de inserţie).

Formatările se realizează din meniul Pornire secţiunea Font. Aceasta secţiune conţine butoane şi
casete cu comenzile şi selecţiile cele mai uzuale.

Schimbarea tipului de font aplicat textului

1. Se selectează textul ce se doreşte a fi modificat.
2. În secţiunea de formatare se dă clic pe lista cu tipurile de
font, din care se alege tipul dorit. Exemplu: Times New Roman,
Arial, Gotic, etc.
Schimbarea dimensiunii (mărimii) fontului aplicat textului:
1. Se selectează textul ce se doreşte a fi modificat.
2. În secţiunea de formatare se selectează dimensiunea din lista Dimensiune Font, sau se tastează o
valoare în casetă şi apoi se apasă tasta Enter.
Exemplu:
Notă Pentru a realiza aceste operaţii se poate folosi şi caseta de dialog Font
din
partea de jos a secţiunii de formatare, dând clic pe butonul
Din lista Font: se selectează fontul dorit (dacă fontul nu apare în lista
derulantă, se folosesc barele de defilare pentru a-l afişa). În zona Size
folosind lista cu vari-ante, se selectează mărimea de font dorită, sau se
tastează mărimea în caseta superioară.
Exemplu: Acest text este scris cu fontul Times New Roman, de 11. 2.6.1
Folosirea formatării de tip: Aldin (Bold), Cursiv (Italic), Subliniere
(Underline)
Secţiunea de instrumente Formatting conţine butoane şi liste derulante care permit scrierea cu
caractere aldine, cursive sau subliniate.
Cum aplicăm formatare de tip Bold (aldină, îngroşată) ?
1. Selectăm textul pe care dorim să-l modificăm.

2. În bara Formatting facem clic pe butonul Bold .

Cum aplicăm formatare de tip Italic (cursivă) ?
3. Selectăm textul pe care dorim să-l modificăm.

4. În bara Formatting facem clic pe butonul Italic .

Notă - Se poate folosi şi caseta de dialog Font pentru a realiza aceste operaţii.
- Pentru a renunţa la formatarea Bold sau Italic, cu textul respectiv selectat, se dezactivează butonul
corespunzător din secţiunea Formatting.
Cum aplicăm formatare de tip Underline (subliniere) ?
1. Selectăm textul pe care dorim să-l modificăm.
2. În bara Formatting dăm clic pe butonul Underline. Textul va fi subliniat cu o linie simplă.
Dacă se doreşte o altfel de subliniere atunci cu textul selectat se alege din lista derulantă asociată
buto-nului de subliniere felul dorit. Din listele Underlining şi Color se pot alege diverse stiluri şi culori de
subliniere. Pentru a sublinia numai cuvintele nu şi spaţiul dintre cuvinte se alege opţiunea Doar cuvinte
din caseta de dialog Font.

9
 Exemplu:

Din fila Font Effects se pot selecta diverse alte formatări care să fie aplicate textului (text tăiat cu o
linie, culoare text, transformarea literelor în majuscule/ minuscule, scriere în relief, umbră, blinking etc.).
Notă: Din fila Position a casetei Character se poate modifica spaţiul dintre caractere. Se pot dispersa sau
condensa caracterele unui text selectat, dacă în lista Spacing se alege Expanded (extinsă) sau
Condensed (condensată) iar în caseta by: se introduce distanţa cu care se doreşte să se extindă sau
să se micşoreze spaţierea dintre caractere. Această casetă este inactivă dacă selectaţi Default în
caseta Spacing.
2.6.2 Trecerea unui text în format exponent (Superscript) sau indice (Subscript)
1. Se selectează textul ce se doreşte a fi scris sub formă de exponent sau indice.
2. Se alege Pornire → Font apoi se bifeaza indices sau exponent.
O alta variant este ca dupa selectarea textului sa se apese direct unul din butoanele situate in secti-
unea Font din panglica Pornire.
2.6.3 Modificarea textului în majuscule, minuscule etc.
Dacă s-a introdus un text cu majuscule şi ar fi trebuit scris cu minuscule (sau invers) nu se şterge
textul pentru a-l introduce din nou cu litere mici deoarece există posibilitatea transformării caracterelor în
mod automat.
Transformarea textului se realizează parcurgând paşii:
1. Se selectează textul ce se doreşte a fi modificat.
2. Se alege Font → Doar majuscule.
Dacă doriţi ca prima literă din fiecare cuvânt selectat să fie majusculă (Title) sau toate literele să fie
majuscule dar fostele minuscule să fie scrise cu un font mai mic decât majusculele (Small capitals) atunci
ale-geţi Font→ Efect → Doar majuscule sau Majuscule reduse.
2.6.4 Folosirea diferitelor culori în text
Schimbarea culorii textului
1. Se selectează textul a cărui culoare doriţi să fie modificată.
Se execută clic pe butonul Font color (Culoare font) aflat în secţiunea Font; această operaţie are ca
efect aplicarea ultimei culori folosite. Dacă se doreşte aplicarea unei alte culori se execută clic pe săgeata
de lângă butonul Culoare font şi se alege culoarea dorită. Evidenţierea textului prin marcarea lui
cu un marker colorat
Dacă utilizatorul doreşte să atragă atenţia asupra unei anumite regiuni din text se poate evidenţia
textul respectiv prin utilizarea butonului Evidenţiere text din bara Font. Acesta este echivalentul
computerizat al utiliză-rii unui marker de culoare, pe hârtie. Butonul reţine ultima culoare folosită.
Cum se procedează pentru a colora textul cu un marker?
1. Se selectează textul ce urmează a fi marcat.
2. Se efectuează clic pe butonul aflat pe sectiunea Font; textul va fi marcat în culoarea
curentă. Dacă se doreşte marcarea cu o anumită culoare se dă clic pe săgeata din dreapta
butonului şi se alege culoarea dorită.
Dacă se doreşte renunţarea la culoarea de marcare se alege din lista de culori asociată „marker-
ului” varianta Fără culoare.
Observaţie: Se poate obţine acelaşi efect şi procedând astfel: fără a selecta text se alege culoarea pentru
10
 „marker” se dă clic pe butonul apoi se glisează peniţa deasupra textului ce se doreşte
eviden-ţiat (se pot marca astfel mai multe texte). Indicatorul de evidenţiere va fi activ până la
efectuarea unui nou clic pe buton.
Notă: Dacă se dispune de o imprimantă color atunci textul va apărea evidenţiat la tipărire.

2.6.5 Copierea formatului de la un text la un alt text

Dacă vă place cum este formatat un text, aveţi posibilitatea să copiaţi formatul acestui text şi să‑l
apli-caţi altui text. Această facilitate este oferită de funcţia Descriptor de formate.
Copierea formatului de la un text la alt text
a. Se selectează textul al cărui format se doreşte a fi aplicat la alt text.
b. În bara de instrumente Standard se face clic pe butonul Descriptor de formate.
c. Se selectează textul destinaţie (cel căruia i se va aplica noul format).
d. Se deselectează textul.
2.6.6 Alinierea textului:la stânga, centru, dreapta, stânga-dreapta (Justified)
Alinierea orizontală a textului dintr-un paragraf determină aspectul marginilor liniilor paragrafului:
aliniere la stânga, aliniere la dreapta, la centru sau aliniere stânga-dreapta.
 Aliniere la stânga (Align Left) - liniile paragrafului vor fi aliniate în partea stângă.
 Aliniere la dreapta (Align Right ) - liniile paragrafului vor fi aliniate în partea dreaptă.
 La centru (Centered) - liniile paragrafului vor fi centrate.
 Stânga-dreapta (Justified) - liniile paragrafului vor fi aliniate atât în partea stângă cât şi în partea
dreaptă (spaţiile dintre cuvintele textului selectat vor fi condensate sau extinse).

Aliniere la stânga Aliniere la dreapta Aliniere la centru Aliniere stânga-dreapta

Pentru a alinia un text se poate utiliza una dintre variantele:
1. Se selectează textul ce se doreşte a fi aliniat.
2. În secţiunea de instrumente Paragraf, se face clic pe unul dintre butoanele:
Aliniere la stânga (Align Left), Aliniere la dreapta (Align Right), La centru
(Centered), Stânga-dreapta (Justified).

2.6.7 Indentarea (retragerea) paragrafelor: la stânga, la dreapta

Liniile cu text ale unui paragraf se întind în mod obişnuit de la marginea din stânga a paginii până la
marginea din dreapta. În unele situaţii dorim ca anumite paragrafe să aibă o aliniere diferită de a celorlalte
(de exemplu să înceapă mai din interiorul marginilor paginii, sau să se termine înainte de marginea din
dreapta a paginii). Acest lucru se poate face prin operaţia de indentare.
Indentarea stabileşte distanţa la care se află un paragraf faţă de marginea din stânga şi faţă de
marginea din dreapta. Există de asemenea posibilitatea de a creea o indentare diferită pentru prima linie
din paragraf în raport cu celelalte linii.
Aplicaţia Word pune la dispoziţia utilizatorului mai multe modalităţi de a indenta textul dintr‑un
paragraf:
11
 A) Rigla gradată.
B) Caseta de dialog Paragraph din panglica Pornire.

A) Utilizarea riglei. Pe rigla orizontală sunt trei marcatori (butoane glisante) pentru stabilirea
indentări-lor, după cum apar în figura următoare:

- Indent prima linie produce deplasarea primei linii din paragraf

spre dreapta sau stânga

- Indent stânga trimite celelalte linii din paragraf spre dreapta

primei linii atunci când acest marcator este poziţionat în dreapta
marcatorului de ”Indent prima linie”
- Indent stânga delimitează un paragraf de restul textului prin
îndepărtarea tuturor liniilor din paragraf de marginea stângă a
documentului dacă prima linie nu este identată

- Indent dreapta îndepărtează textul de marginea din dreapta a

documentului:

- Indent stânga este folosit, în general, cu un indent dreapta şi

eventual cu indent prima linie pentru a crea o indentare duală
(indentările duale se folosesc în general pentru scoa-terea în
evidentă a unor citate):

Cum modificăm identările unui paragraf folosind rigla?

1. Se selectează paragraful (paragrafele) ce urmează a fi indentat.
2. Se glisează cu mouse-ul spre stânga respectiv spre dreapta marcatorul de indent (butonul
corespunzător de pe riglă. Dacă glisaţi butonul ”Indent stânga” atunci se va muta şi butonul de
”Indent prima linie”. Pentru a muta numai marcajul pentru ”Indent stânga” menţineţi tasta Ctrl
apăsată în timp ce mutaţi glisorul.
B) Caseta de dialog Paragraf
1. Se selectează paragraful (paragrafele) ce urmează a fi indentat.
2. Se deschide caseta de dialog Paragraf:
În zona Indentare, în casetele Stânga, Dreapta se modifică distanţa de indentare (se efectu-ează
clic pe săgeţile orientate în sus sau în jos, sau se pot introduce numere cu zecimală direct în
câmpuri).
3. Se face clic pe butonul pentru a aplica indentarea şi a închide caseta Paragraf.
Observaţie: Indentările se pot stabili şi înainte de a introduce textul. Se poziţionează punctul de inserţie în locul
dorit; se stabilesc indentările; se tastează în continuare textul. Aceste indentări se vor aplica textului ce se va
introduce până la modificarea parametrilor de indentare.

12
2.6.8 Spaţierea rândurilor unui paragraf
Spaţierea rândurilor stabileşte dimensiunea spaţiului vertical dintre liniile
textului unui paragraf. În mod obişnuit liniile de text sunt spaţiate la un rând.
Spaţierea rândurilor unui paragraf se realizează astfel:
1. Se selectează paragraful/paragrafele.
2. Se deschide caseta de dialog Paragraph.
3. Se alege spaţierea Interlinie dintre liniile de text Single (La un rând),
Double (La două rânduri) etc.
4. Se execută clic pe butonul OK pentru a închide caseta.

2.6.9 Aplicarea spaţierii înainte şi după paragraf

Când se apasă tasta Enter pentru a începe un paragraf nou, spaţierea de
dinaintea respectiv de după paragraful anterior este continuată şi la noul paragraf.
Această spaţiere se poate modifica pentru fiecare paragraf în parte.
Modificarea spaţierii dinainte şi de după paragraf
1. Se selectează paragraful sau paragrafele pentru care dorim să schimbăm
spaţierea.
2. Se deschide caseta de dialog Paragraf.
3. În zona Spaţiere se poate stabili o spaţiere între paragrafe.
În câmpul Înainte se stabileşte dimensiunea spaţiului de deasupra fiecărui
paragraf selectat. În câmpul După se stabileşte dimensiunea spaţiului
de după fiecare paragraf selectat.
4. Se închide caseta Paragraf prin clic pe butonul OK.
2.6.10 Introducerea şi ştergerea marcatorilor (bullets) şi a numerotărilor (numbering)
pentru o listă simplă
În Word se pot crea automat liste cu marcatori sau liste numerotate
în timpul tas-tării textului, sau se pot adăuga rapid marcatori sau numere
la liniile de text deja introduse. Un marcator sau o numerotare apare în
faţa primu-lui rând din paragraf. Pentru crearea listelor numerotate sau
marcate se poate folosi bara de instrumente Paragraf.
Adăugarea de marcatori sau numerotări la textul existent
utilizând bara Formatting
1. Se selectează textul ce urmează a fi marcat sau numerotat.
2. Din secţiunea Paragraf se activează prin clic, butonul
Marcatori. Listele obţinute prin utilizarea acestor butoane
conţin un anumit marcator (sau un anumit tip de numerotare)
şi folosesc un spaţiu prestabilit între marcator (sau număr) şi
textul care urmează.
Ştergerea (eliminarea) marcatorilor sau a numerotărilor
din faţa textului
1. Se selectează paragrafele de la care se doreşte eliminarea mar-
catorilor sau numerotării.
2. Din secţiunea Paragraf se dezactivează prin clic butonul cores-
punzător tipului de listă.
Notă: Word oferă posibilitatea de a define noi tipuri de marcatori sau de
numerotări.
Adăugarea unui chenar unuia sau mai multor paragrafe
1. Se selectează paragraful (paragrafele) la care se va aplica chenarul.
2. Se dă clic pe butonul Borduri exterioare din secţiunea Paragraf.
13
 Adăugarea unei culori de fundal unui paragraf
1. Se selectează paragraful sau paragrafele.
2. Se dă clic pe butonul Umbrire din secţiunea Paragraf.

2.7 Formatarea paginilor

2.7.1 Schimbarea dimensiunii paginii, a orientării şi marginilor
Utilizatorul poate stabili dimensiunea foii de hârtie, orientarea
pagi-nilor din document, precum şi marginile libere ce se vor lăsa de la
margi-nea foii fizice până la textul din pagină.

Word utilizează stiluri de pagină pentru a stabili orientarea paginilor în document. Pentru ca în
acelaşi document să aveţi pagini orientate şi Por-tret şi Vedere trebuie să aveţi definite cel puţin două
stiluri de pagină, unul să utilizeze orientarea portrait şi celălalt orientarea landscape.

Schimbarea mărimii paginii şi a orientării pentru stilul curent de pagină

1. Se alege panglica (ribbon) cu numele Aspect pagină.
2. Se face apoi clic pe butonul pentru deschiderea casetei de dialog
Iniţializare pagină
- Dimensiunea foii de hârtie se alege din lista Dimensiune hârtie, tabul Hârtie. Dimensiunile
foii alese apar în câmpurile Lăţime şi Înălţime. Se poate indica o dimensiune personalizată de
pagină dacă se introduc alte dimensiuni în aceste câmpuri.
- Orientarea paginii se stabileşte în tabul Margini, secţiunea Orientare prin clic pe una dintre
vari-ante, Portret (tip portret) sau Vedere (tip vedere).
- În zona Margini se stabilesc marginile, care se lasă pentru foaia de hârtie, în casetele Sus, Jos,
Stânga, Dreapta.
- În zona Se aplică la se alege, căror pagini li se aplică formatarea;
3. Clic pe butonul OK pentru a închide caseta Iniţializare pagină.
2.7.2 Inserarea, ştergerea unui marcaj întrerupere-pagină (page break)
Uneori se doreşte ca textul ce urmează a fi introdus în continuare, să fie scris pe o pagină nouă chiar
dacă pagina curentă nu a fost completată cu text. Cu alte cuvinte se doreşte să se termine pagina curentă
la o anumită poziţie şi să se facă saltul la o pagină nouă.
O posibilitate ar fi să se apese tasta Enter, adică să se introducă rânduri goale până când se ajunge în
pagina următoare. Mai indicat este însă să se utilizeze comanda pentru întrerupere de pagină Page break.
Inserarea manuală a sfârşitului de pagină
1. Se poziţionează punctul de inserţie în locul în care se doreşte să înceapă o pagină nouă.
2. Se alege panglica Aspect pagină, butonul Întreruperi, opţiunea Pagină . Sau se alegeoptiunea
Sfarsit de pagina din panglica Inserare, sectiunea Pagini.
Ştergerea unui sfârşit de pagină introdus manual
1. Se face clic pe butonul Afişare totală aflat în secţiunea Paragraf din panglica Pornire
pentru a vizualiza caracterele netipăribile.
2. Se şterge cu Backspace sau Delete caracterul netiparibil

2.7.3 Adăugarea, modificarea unui text în antet şi subsol

În paginile lucrării create în Word se pot adăuga anteturi şi subsoluri. Antetul şi subsolul sunt zone
loca-lizate la marginea de sus respectiv de jos a paginii. Ele pot conţine text şi grafică. Textul se
14
formatează după aceleaşi reguli ca şi cel din corpul de text. De obicei în una din aceste zone se face
numerotarea automată a paginilor documentului.
Adăugare antet şi subsol (Header and Footer)
1. Se alege Inserare → Antet → şi apoi se alege stilul de pagină din submeniu.
2. Alegerea unui tip de antet din lista afişată va marca zona de antet sau subsol (din pagina curentă
sau din prima pagină ce are ataşat stilul ales) cu linii întrerupte şi va activa aceste zone pentru a
se putea lucra în ele.
Se tastează textul care să apară în antet sau subsol şi se formatează ca orice text.
3. Comutarea între antet şi subsol se face cu clic în zona respectivă.
4. Când se finalizează crearea sau modificarea antetului, respectiv a subsolului se revine în
document cu dublu-clic în zona de lucru.
Modificarea ulterioară a antetului şi subsolului:
1. Se dă dublu-clic în zona de antet sau de subsol.
2. Se editează textul din zonele respective.
3. Se revine în document cu dublu-clic în zona de lucru.

2.7.4 Adăugarea unor câmpuri în antet şi subsol: data, oră etc.

Se poate adăuga în antet şi subsol text sau grafică, se pot numerota paginile documentului,
insera data şi ora curentă, numele documentului şi locul unde se află acesta pe disc, precum şi alte
informaţii.

Toate aceste opţiuni sunt disponibile în panglica disponibilă după activarea vizualizării antetului şi
a subsolului. După terminarea editării se apasă butonul Inchidere antet si subsol.
2.8 Obiecte
În documentele create cu Word se pot introduce alături de text şi diferite obiecte: tabele, imagini,
dia-grame, obiecte desenate etc.
2.8.1 Tabele
2.8.1.1 Crearea unui tabel standard
O modalitate simplă de organizare şi prezentare a textului şi graficii în
document o reprezintă tabelele (tabel) . Un tabel este alcătuit din rânduri şi
coloane de celule. Celulele conţin în mod obişnuit text, dar pot conţine şi
formule de calcul.
Crearea unui tabel:
1. Se poziţionează punctul de inserare în locul în care se doreşte să
apară tabelul.
2. Se alege Inserare → Tabel.
3. În zona Size se indica numărul de coloane (Coloane) şi de
rânduri (Rânduri).
Pentru a utiliza un format de tabel predefinit, se face clic pe Tabele rapide şi apoi se editează
celulele tabelului.
Exemplu: Acest tabel are patru coloane şi cinci rânduri de celule.

15
 2.8.1.2 Introducerea şi editarea informaţiilor într-un tabel
Introducerea informaţiilor într-un tabel
După ce tabelul a fost creat, se pot introduce date în celulele acestuia. Pentru aceasta este
necesar să ne poziţionăm mai înainte în celula în care dorim să introducem informaţia. Poziţionarea într-o
celulă se poate face în mai multe moduri:
- Clic în celulă.
- Utilizând tastele săgeţi.
- Utilizând tasta Tab se trece dintr-o celulă în alta spre dreapta
- Shift+Tab se trece dintr-o celulă în alta spre stânga.
Exemplu:

Produse Preţ Unitar Cantitate Marcă

Cafea 10 2 Jacobs
Bomboane 7 2 Heidi
Ciocolată 12 3 Poiana
Napolitane 6 1 Joe

Editarea informaţiilor într-un tabel

Pentru a edita o celulă a unui tabel, ne poziţionăm cu clic în celula respectivă şi apoi se
editează conţinutul în mod obişnuit.
- Fiecare celulă a tabelului poate fi formatată separat. Orice acţiune aplicabilă textului dintr-un
para-graf este valabilă şi pentru textul dintr-o celulă.
- Pentru lucrul rapid cu tabelele se foşoseşte bara cu Instrumente Tabel care devine vizibila la
selec-tarea unei celule din tabelul creat anterior.
- Textul dintr-o celulă poate fi aliniat şi pe verticală dacă se folosesc butoanele de alinieri.

2.8.1.3 Selectarea rândurilor, coloanelor, celulelor şi a întregului tabel

În tabelul următor se prezintă diverse moduri de selectare a unor regiuni din tabel:

Pentru a selecta: Se efectuează acţiunea următoare:

- Se execută clic în marginea din stânga celulei şi se glisează mouse-ul
O celulă
- Se dă clic în celulă şi se alege Instrumente Tabel → Aspect → Selectare celula

- Se deplasează cursorul mause-ului în marginea din stânga, în afara tabelului, se

indică spre rând şi când cursorul apare sub formă de săgeată neagră se efectuează
clic
Un rând - Se dă clic într-o celulă din rând şi apoi se alege Instrumente Tabel → Aspect →
Selec-
tare rând
- Se dă clic în prima celulă din rând şi se glisează peste celelalte
- Se selectează primul rând, se execută clic şi se glisează peste restul rândurilor pe
Mai multe rânduri care le dorim în selecţie.

16
 - Se poziţionează mausul deasupra coloanei şi când cursorul se orientează către
coloană şi se transformă în săgeată neagră se execută clic
- Se dă clic într-o celulă din coloană şi apoi Instrumente Tabel → Aspect →
O coloană Selectare
coloană
- Se dă clic în prima celulă din coloană şi se glisează peste celelalte
Mai multe coloane - La fel ca pentru mai multe rânduri

- Clic într-o celulă şi apoi Instrumente Tabel → Aspect → Selectare tabel

Întregul tabel
- Clic în prima celulă din tabel şi se glisează peste restul celulelor

2.8.1.4 Inserarea, ştergerea rândurilor şi a coloanelor

Adăugarea rândurilor
Dacă se doreşte adăugarea de rânduri în tabel atunci se selectează rândul în faţa căruia (sau
după care) se doreşte inserarea şi apoi se alege Instrumente Tabel → Aspect → Inserare deasupra/dede-
subt.

Notă
Se poate adăuga un rând nou de celule în tabel dacă se apasă tasta Tab atunci când punctul de
inserţie se află în ultima celulă a tabelului.

Ştergerea rândurilor
Pentru ştergerea rândurilor, se selectează rândurile care urmează a fi şterse (sau celule din
ele) şi se selectează Instrumente Tabel → Aspect → Ştergere.

Notă
Aşa cum s-au inserat şi s-au şters rândurile se pot insera şi şterge şi coloanele.
Dintr-o celulă a unui tabel se pot creea mai multe celule executând clic în celula dorită şi selectând
comanda Split Cells (Scindare celule). În fereastra care apare se alege numărul de rânduri sau coloane în
care se împarte celula selectată.
Din mai multe celule alăturate se poate forma o singură celulă selectând celulele ce se doresc unite
şi apoi selectând comanda Merge Cells (Îmbinare celule).
Observaţie: În situaţia în care un tabel a fost introdus imediat ce s-a deschis un document nou (adică
deasupra lui nu exista text sau spaţiu liber) atunci pentru a insera un rând de text deasupra
tabelului se executa clic în prima celulă din tabel (în faţa primului caracter dacă celula are
conţinut) şi se apasă tasta Enter.

2.8.1.5 Modificarea lăţimii coloanei şi înălţimii rândului unui tabel

Atât lăţimile coloanelor cât şi înălţimile rândurilor unui tabel pot fi modificate.
• Ajustarea dimensiunii rândului/coloanei cu mouse-ul
Cea mai simplă metodă de a ajusta o coloană sau un rând este de a deplasa punctul de inserţie la
limita de jos a rândului sau la limita din dreapta a coloanei. Punctul de inserţie se va transforma într-o

17
săgeată bidirecţională, (pentru coloană , pentru rând ), care permite deplasarea marginilor, prin
glisare şi fixare (drag and drop), în oricare din cele două direcţii posibile. În timp ce se glisează marginile
o linie punctată apare pre-lungită până pe riglă pentru a indica poziţia.
• Pentru a modifica lăţimea unei coloane la o mărime precisă parcurgeţi paşii:
1. Se efectuează clic pe o celulă din coloană.
2. Se alege Lăţime precizâmdu-se dimensiunea.
• Pentru a modifica înălţimea unui rând la o anumită mărime:
1. Se efectuează clic pe o celulă din rând.
2. Se alege Înălţime precizâmdu-se dimensiunea.
• Pentru a face ca rândurile/coloanele să se potrivească automat la conţinut:
1. Se selectează tot tabelul.
2. Se alege Distribuire rânduri/coloane.
2.8.1.6 Modificarea chenarului
Într-un tabel se pot schimba stilul, lăţimea şi culoarea chenarului pentru una sau mai multe celule
sau pentru tot tabelul. Se poate folosi oricare dintre următoarele două metode pentru a schimba
caracteristicile chenarului sau pentru a înlătura un chenar.
• Instrumente Tabel → Proiectare → secţiunile Stiluri table şi Desenare borduri.

Pentru aplicarea unui chenar, se selectează celulele cărora urmează să li se aplice chenarul, se
selectează stilul de linie, culoarea de chenar care urmează a fi folosită după care se efectuează clic pe
săgeata butonului Desenare tabel. Se efectuează clic pe tipul de chenar (margine) dorit.

2.8.1.7 Adăugarea unei culori de fundal unei celule/tabel

Pentru adăugarea unei culori de fundal se selectează mai intâi celula(celulele) sau întregul table,
apoi se alege din lista Umbrire culoarea dorită. Pentru ştergerea unei culori de fundal se alege opţiunea
Fără culoare din lista Umbrire.

2.8.2 Grafică în documente text

Grafica introdusă în paginile documentului are rolul de a completa şi
susţine vizual textul şi de a atrage cititorul. O grafică adecvată obiectivului
publicaţiei con-duce la o reţinere pe termen mai lung a mesajului transmis. Cu
toate acestea paginile documentului nu trebuie să abunde în elemente grafice.
Păstrarea unui echilibru între text şi grafică trebuie să reprezinte o preocupare
permanentă la proiectarea design-ului unei publicaţii. Word-ul permite inserarea
în paginile documentului a imaginilor aflate în diferite formate de fişier, a
diagramelor construite pe baza date-lor dintr-un tabel, a unor obiecte desenate
direct în Word, precum şi a unor obiecte aduse din alte aplicaţii (OpenOffice.org
sau altele).
2.8.2.1 Introducerea graficii într-un document
Introducerea unei miniaturi
Word pune la dispoziţia utilizatorului o serie de miniaturi. Acestea sunt picturi de
dimensiuni mici organizate pe teme(categorii). În document se poate introduce o miniatură dacă
18
 se alege: Inserare→Miniatură.
Pentru a introduce o miniatură în document se dă clic, în panoul Miniatură din dreapta
ferestrei de editare, pe miniature dorită.

Introducerea unei imagini dintr-un fişier

Fişierele cu imagini se pot afla pe hard-disc, pe CD-uri, pe dischete etc. Word-ul acceptă fişiere cu
imagini în diferite formate de grafică.
1. Se execută clic în poziţia în care se doreşte să fie inserată imaginea.
2. Se alege Inserare → Imagine → Nume fişier.
3. Se alege formatul de fişier căutat sau se alege Toate imaginile.
4. Se selectează calea prin care se ajunge la imagine (pentru a localiza imaginea pe care dorim să o
inserăm) şi apoi fişierul.
5. Se dă clic pe butonul Inserare sau dublu clic pe fişierul imagine. Imaginea va fi inserată în
document.

Introducerea unei diagrame (grafic, Chart)

Alegerea Inserare → Diagramă permite crearea unei diagrame (grafic) pentru datele numerice
dintr-
un tabel. Datele din table vor putea fi prelucrate prin lansarea aplicaţiei de caşcul tabular.
Ulterior diagrama poate fi modificată. Se dă dublu-clic pe ea pentru a intra în editare şi ca urmare
va apărea un alt meniu specific editării diagramelor. De asemenea se poate da clic-dreapta pentru a avea
acces la comenzile de editare.

Lucrul cu instrumentele de desenare

Într-un document Word se pot crea obiecte desenate folosind instrumentele de desenare afişată prin
alegerea opţiunii Forme din panglica Inserare, secţiunea Ilustraţii
Se pot crea forme geometrice, casete de text, forme automate, scrieri artistice, miniaturi alegând
pic-tograma dorită de pe panglică.
• Pentru a desena un obiect se selectează prin clic pictograma corespunzătoare din caseta Forme.
Se dă clic în pagină în punctul de început şi se glisează mouse-ul în direcţia dorită pentru a stabili
mărimea obiectului.
Dacă se doreşte desenarea de forme geometrice regulate se poate ţine apăsată tasta Shift în
timpul desenării. Pentru a începe desenarea din mijlocul obiectului se ţine apăsata tasta Alt în
timp ce se glisează mouse-ul.
Exemplu de obiecte desenate folosind instrumentele de desenat:

În aplicaţia Word se pot folosi casete de text pentru poziţionarea textului în pagină şi
pentru a scrie text rotit.
- Pentru a crea o casetă text se alege din panglica Inserare, secţiunea Text, instrumentul Casetă
Text. Cursorul mouse-ului se transformă în cruce; se execută clic în locul în care dorim
introducerea casetei şi se glisează mouse-ul în direcţia dorită până se stabileşte dimensiunea
acesteia. Caseta de text va avea în interior cursor de scriere. Textul se introduce şi se formatează
ca orice text. După ce aţi terminat de introdus textul apăsaţi tasta ESC sau daţi clic în exteriorul
casetei.
- Pentru a selecta o casetă text daţi clic pe ea.
- Pentru a edita textul din interiorul său daţi dublu-clic pe casetă.
- Caseta text împreună cu textul poate fi rotită, ca orice obiect, dacă utilizaţi instrumentul
19
 Orientare text din Instrumente caseta text.
- De asemenea i se poate aplica linie de contur şi culoare de fundal.
Exemplu:
- Caseta de text se poate şterge rapid dacă se selectează cu clic şi se apasă tasta Delete.
- Dacă se execută clic-dreapta pe casetă atunci apare un meniu de context referitor la casetă.
2.8.2.2 Selectarea graficii dintr-un document

proba
text -
Caseta
Pentru a muta un obiect grafic sau pentru a-i schimba proprietăţile acesta trebuie mai întâi
selectat. Orice obiect desenat se selectează prin clic pe el. Pentru a selecta mai multe obiecte se
ţine tasta Shift apăsată în timpul selecţiei.
Obiectul selectat are afişat în jurul său opt marcaje mici la colţuri şi în mijlocul latu-rilor
(ghidaje de dimensionare).
2.8.2.3 Ştergerea graficii
Se selectează obiectul care se va şterge, (clic pe miniatură, imagine, diagramă etc.) iar
apoi se apasă tasta Delete sau Backspace. Se poate alege şi varianta Decupare caz în care
obiectul este plasat în memoria clipboard de unde poate fi ulterior inserat în document prin
Lipire.
2.8.2.4 Editarea graficii dintr-un document
Redimensionare obiectului
1. Se selectează obiectul prin clic pe el.
2. Se poziţionează indicatorul mouse-ului peste unul din ghidajele de redimensionare
care apar (cur-sorul apare sub formă de săgeată dublă).
3. Se glisează ghidajul de dimensionare până când obiectul ajunge la forma şi
dimensiunea dorită.
Mutarea obiectului în document
Obiectul poate fi mutat în orice pagină din document. O metodă foarte simplă este să-l
glisaţi cu mouse‑ul.

2.9 Pregătirea imprimării

2.9.1 Pregătiri preliminare
Pentru a ne asigura că documentul va fi imprimat în forma dorită, se recomandă ca
înainte de această acţiune să mai facem o ultimă verificare.
Această verificare presupune:
- Verificarea conţinutului documentului - Se citeşte cu atenţie documentul şi se editează
dacă apar neconformităţi.
Verificarea configuraţiei paginii: verificarea dimensiunii hârtiei, verificarea orientării
paginilor în docu-ment, verificarea marginilor din afara zonei imprimabile, verificarea
antetului şi a subsolului. Se pot face ajustări alegând din meniul Format → Page.
- Verificarea modului de aşezare a informaţiei în pagină: separarea textului în pagini,
aşezarea în pagină a textului şi a obiectelor inserate cum ar fi: miniatură, imagine
(imagini aduse din fişier), diagramă, tabele, obiecte desenate etc. Se pot face corecturi
modificând textul, modificând salturile la pagină nouă, schimbând poziţia obiectelor
inserate şi stilul de încadrare al lor în raport cu textul învecinat.
- Verificarea dimensiunii fontului utilizat pentru text şi a formatărilor aplicate textului,
paragrafelor, documentului: verificăm dacă textul este lizibil într-o vizualizare
apropiată de dimensiunea foii de hârtie şi dacă dimensiunea fontului este adecvată
mesajului, verificăm alinierea, indentarea şi spaţie-rea paragrafelor, verificăm
aplicarea de marcatori şi numerotare, de chenare, de umbre, de culoare de fundal, de
20
 tabulatori. Se pot face ajustări utilizând butoanele din secţiunea de instrumente de
formatare.
- Verificarea ortografiei: verificăm dacă din punct de vedere ortografic textul e scris
corect. Se realizează: - citind cu atenţie textul pentru a depista erorile; - automat
utilizând funcţia ”verificarea ortografiei în timpul tastării” sau manual folosind funcţia
”verificare ortografie”.

2.9.2 Examinarea documentului înaintea imprimării

Înainte de a imprima un document, acesta ar trebui examinat (previzualizat).
Examinarea înaintea imprimării oferă utilizatorului posibilitatea de a urmări modul de
separare a textului în pagini, precum şi de a detecta unele probleme legate de aşezarea în
pagină a textului şi a obiectelor inserate cum ar fi: imagini, diagrame, casete text etc.
• Pentru a face această examinare se alege Fişier → Imprimare. Pe ecran apare
fereastra cu setările de imprimantă, iar în panoul din dreapta este vizualizat
documentul pagină cu pagină, aşa cum va fi el tipărit la imprimantă. Modificarea
setărilor se va reflecta automat în pre-vizualizarea documentului creat.

2.9.3 Imprimarea
Opţiunile pentru imprimare se stabilesc în fereastra care apare dacă din meniul Fişier se
alege comanda
Imprimare:
În fereastra Imprimare se stabilesc:
- numele imprimantei din lista Trimitere la;
- paginile ce se vor imprima, în zona Pagini, selectând una
din variantele: o toate paginile
o anumite pagini - în caseta Pagini – (Exemplu: 2;5;7;10-15)
- paginile selectate numărul de copii (exemplare) în caseta Copii;
- asamblat– imprimă toate paginile specificate pentru un exemplar, apoi imprimă
următoarea copie(exemplar) etc.
- imprimare în fişier, dacă utilizatorul nu are imprimantă disponibilă. Se salvează de
fapt documen-tul într-un fişier, cu un nume indicat de utilizator, sub un format pe
care îl poate utiliza imprimanta. Utilizatorul poate folosi apoi acest fişier pentru a-l
imprima de la un alt calculator.
- tipărirea paginilor pare sau impare;
- Proprietăţile imprimantei se pot schimba dacă daţi clic pe butonul Proprietăţi
imprimantă.
- Imprimarea se face prin clic pe Imprimare.

Observaţie: Pentru tipărirea la imprimantă, asiguraţi-vă mai întâi că imprimanta este pornită
şi pregătită pentru imprimare.

21
 Utilizare Microsoft Office 2010 – Microsoft Excel

1. Noţiuni de bază în Microsoft Excel 2010

1.1. Interfața programului Microsoft Excel 2010
Lansarea în execuție a programului Microsoft Excel 2010 se face prin utilizarea
butonului Start al sistemului de operare Windows și apoi a meniurilor All Programs –
Microsoft Office - Microsoft Excel 2010.

Fereastra de lucru Microsoft Excel 2010 conține următoarele elemente:

 bara instrumentelor pentru acces rapid (quick access toolbar)
 bara de titlu – conține numele registrului de calcul și butoanele de minimizare,
maximizare/restaurare și de închidere a ferestrei de aplicație;
 zona de ribbon, conține:
 bara de tab-uri: Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, View
etc.;
 grupuri de comenzi – sunt colecții de instrumente afișate în panglica de ribbon
la momentul selectării unui tab;
 tab-uri contextuale – vor fi vizibile doar în momentul în care un obiect este
selectat în document (tabel, imagine, ecuație etc.), extinzând funcționalitatea
panglicii de ribbon cu funcționalități extinse prin tab-uri al căror conținut este
relativ la obiectul selectat;
 bara de formule (Formula bar), se folosește pentru a introduce date într-o celulă,
selectați celula și tastați datele în bara cu formule; când apăsați tasta Enter, datele sunt
inserate în celula selectată; pentru a introduce o formulă începeți editarea cu semnul =
(egal); bara de formule conține:
 indicatorul de selecție (caseta cu identificatorul celulei sau caseta cu numele
celulei) afișează celula curentă sau numele atribuit de utilizator unui domeniu;
 navigatorul (lista ascunsă) - atunci când într-o celulă sau în caseta unde se
editează formulele tastăm semnul = (egal), indicatorul de selecție se transformă
într-un indicator de navigare, care derulează, atunci când este apăsat, lista celor
22
 mai utilizate funcții, pentru un acces mai rapid;

- butonul de inserare funcții , prin apelarea acestui buton se deschide fereastra

Insert Function, care permite accesarea funcțiilor predefinite;
- butonul de anulare– apelarea acestui buton, care corespunde tastei Escape,
anulează conținutul introdus (date, funcții sau formule), revenind la vechiul
conținut al celulei;
- butonul de validare – apelarea acestui buton, care corespunde apăsării tastei
Enter, finalizează introducerea unei formule;
- caseta editare a celulei curente, unde pot fi introduse datele, formulele
definite de utilizator sau funcțiile.
 suprafața de lucru a foii de calcul curente care conține un număr de 1.048.576 linii și
16.384 coloane;
 bara de stare (Status bar) – situată în partea de jos a ferestrei de lucru, afișează
informații despre activitatea curentă, inclusiv informații ajutătoare și modurile de lucru
ale programului și tastaturii (vezi figura de mai jos);

Conține următoarele secțiuni:

 indicator de stare a mediului de lucru (Ready, Enter etc.) și activarea tastelor Caps
Lock, Num Lock și Scroll Lock;
 informații privind media valorilor selectate, numărul celulelor care conțin valori, suma
acestora;
 selectorul modurilor de vizualizare a foii de calcul:
o Normal: este modul implicit de afișare a foii de calcul ce permite
vizualizarea celulelor cu etichete de linii și coloane;
o Page Layout: foaia de calcul este afișată în cadrul paginii fizice (de exemplu
pe un A4), sunt afișate rigle de dimensionare, marginile de pagină, se
permite editarea directă a zonelor de antet și subsol foaie de document;

23
 o Page Break Preview: oferă o previzualizare a întinderii pe mai multe pagini a foii de
calcul.

Deoarece foaia de calcul este foarte mare, pentru a vedea mai multe părți ale ei în același
timp, se poate despărți fereastra fișierului în secțiuni diferite folosind tab-ul View, comanda
Split. În secțiunile astfel rezultate se poate naviga și lucra apoi separat. Pentru revenirea la o
singură fereastră a programului Microsoft Excel se mai apasă încă odată pe butonul aceleiași
comenzi, pe care îl găsiți deja activat.

1.2. Concepte de bază ale calculului tabelar

Un loc important în sistemul programelor de informatică economică îl ocupă procesoarele

de tabele și reprezentări grafice, dintre care Microsoft Excel 2010 face obiectul acestei lucrări.
Procesoarele de tabele sunt instrumente software de mare putere, destinate prelucrării
informațiilor dispuse sub formă de tabel, într-o mare varietate de structuri (bugete, balanțe de
verificare, bilanț, facturi, analize etc.).
Excel s-a impus în categoria procesoarelor de tabele prin bogăția de funcții, simplitatea
utilizării, ergonomie, fiind utilizat cu succes în domeniul afacerilor, în previziuni, simulări
economice și analize statistice, în activități curente de birou etc.
Prin marea varietate de facilități pe care programul Excel le pune la dispoziția
utilizatorului, aplicația poate fi înțeleasă ca:

 un calculator de birou foarte puternic și ușor de folosit; o un catalog cuprinzător și la

îndemână;
 un expert financiar electronic;
 un statistician eficient;
 un artist în aranjarea și prezentarea datelor;
 un analist de forță, care permite sistematizarea, sintetizarea și analiza operativă și
eficientă a datelor.

Într-un program de calcul tabelar, elementul esențial este foaia de calcul, fiind un tabel
format din linii și coloane, la intersecția cărora se află celulele, care pot conține date, funcții și
formule.
Un fișier Excel (fișier cu extensia .xlsx), este un registru de calcul (workbook) format din
mai multe foi de calcul (worksheet sau simplu sheet).
În mod implicit, fiecare registru nou conține trei foi de calcul, dar se pot adăuga alte foi
de calcul, numărul acestora fiind limitat doar de memoria internă. Registrul poate conține mai
multe tipuri de foi: foi de calcul, foi pentru diagrame (în care se pot crea grafice cu datele
obținute în foile de calcul) și foi de tip macro (în care sunt memorate proceduri automate de
prelucrare a datelor). Această structură permite stocarea datelor în foi diferite, dar totuși în
același fișier.
La deschiderea procesorului de calcul, va fi creat un registru nou având numele Book1
(dacă se deschid mai multe fișiere noi, următoarele fișiere vor primi numele Book2, Book3
etc.). În cadrul unui registru de calcul nou se găsesc standard trei foi de calcul, etichetate
Sheet1, Sheet2, Sheet3, ele reprezentând spațiile de lucru. Etichetele se află în partea de jos a
ecranului și vă permit să treceți dintr-o foaie de calcul în alta, prin selectare cu ajutorul

24
mouse-ului. O altă variantă pentru a vă deplasa cu ajutorul tastaturii dintr-o pagină în alta sunt
combinațiile de taste: Ctrl+PgDn și Ctrl+PgUp.
Pentru a stabili câte foi de calcul va conține un nou fișier Excel utilizați backstage-ul File,
comanda Options, secțiunea General din fereastra Excel Options și completați în caseta
Include this many sheets, numărul de foi de calcul.
Foaia de calcul este un spațiu plan, delimitat precis și organizat în linii (rows) pe
orizontală și coloane (columns) pe verticală.
Fiind o matrice, foaia de calcul poate fi asimilată unui tabel ce este formată din:

 16.384 (214) coloane, numerotate de la A la XFD și

 1.048.576 (220) linii, numerotate de la 1 la 1.048.576.

Aceste linii și coloane definesc 17.179.869.184 (234) celule.

Celula se poate defini ca fiind o intersecție a unei linii cu o coloană. O celulă poate
conține 32.767 de caractere, semnificând valori numerice, șiruri de caractere, funcții sau
formule etc.
Celula curentă (celula activă) este celula în care se află cursorul și care este afișată pe
ecran cu marginile îngroșate.
Acest mod particular de afișare poartă numele de cursor Excel. Cel mai des, introducerea
datelor în foaia de calcul se face prin celula care conține cursorul.
Referințele celulei (coordonatele celulei, adresa celulei sau identificatorul celulei)
reprezintă perechea formată din litera coloanei și numărul liniei care definesc celula
respectivă (de exemplu A3, F8, AD196 etc.). Referințele pot fi:

 relative cu sintaxa prezentată mai sus: A3, F8 etc.

 absolute cu sintaxa următoare: $A$3, $F$8, $AD$196 etc.
 mixte cu sintaxa: $A3 sau A$3, $F8 sau F$8 etc.

Coordonatele unei celule se mai numesc și referințe deoarece sunt utilizate în formule și
funcții pentru a indica poziția celulei al cărei conținut este preluat în formula/funcția
respectivă. Din acest punct de vedere, modul lor de utilizare va fi prezentat ulterior.
Atenție: precizarea unor noi opțiuni de lucru în Excel cu ajutorul comenzii Options din
backstage-ul File poate avea efecte imediate, în sesiunea de lucru curentă. Este cazul
exemplului anterior și a marii majorități a setărilor ce se pot face cu ajutorul acestui meniu.
Dar, în anumite cazuri, este nevoie ca să închidem programul Excel și să îl repornim
pentru ca efectele noilor opțiuni să fie vizibile, acest lucru este notificat de către sistemul
Microsoft Excel 2010 prin intermediul mesaj care vă precizează acest lucru (vezi figura de
mai jos). Lucrurile se complică uneori și mai mult deoarece sunt cazuri în care sistemul nu ne
avertizează asupra acestui lucru.

25
 Ca exemplu, fontul implicit de scriere în celulele foilor de calcul - Calibri, cu
dimensiunea 11 – se poate modifica din backstage-ul File, comanda Options, secțiunea,
rubrica General, secțiunea When creating new workbooks. Ne propunem ca fontul implicit să
fie Arial cu dimensiunea 12. Când facem modificarea, sistemul ne avertizează că pentru a
avea efect schimbarea făcută, trebuie să restartăm programul Excel.
De observat că la pornirea procesorului de calcul, numărul foilor de calcul într-un registru
Excel este de 3, suficiente pentru situații uzuale. Dacă se dorește pornirea la drum cu un
număr diferit de foi de calcul (de exemplu, 12 foi de calcul, câte una pentru fiecare lună din
an), pentru a nu mai fi nevoiți să adăugăm foi de calcul de fiecare dată, tot în cadrul secțiunii
General, avem opțiunea prin care se setează numărul foilor de calcul prezente într-un nou
registru de calcul, numită Include this many sheets.
Tot în backstage-ul File, comanda Options, rubrica Save, secțiunea Save Workbooks,
setarea Default file location, care stabilește locația implicită de lucru a mediului Excel, ca
fiind calea de directoare în care se salvează implicit fișierele de lucru (la momentul apelării
comenzii Save As), dar și locația de deschidere a unui fișier Excel accesată de fereastra Open.

Secțiunea Save mai conține și alte opțiuni de configurare a registrelor de calcul la

momentul salvării acestora, cum ar fi:

- tipul implicit de salvare a fișierelor Excel, stabilit prin opțiunea Save files in this
format, formatul standard fiind .xlsx specific versiunilor Excel 2007 și 2010, dar dacă
se dorește o asigurare a compatibilității cu versiunea 2003, se va alege opțiunea Excel
972003 Workbook (.xls);
- intervalul de timp la care se efectuează salvarea pe disc a informațiilor ce permit
recuperarea fișierelor Excel, în cazul producerii unor incidente cum ar fi întreruperea
curentului sau blocarea sistemului fără ca utilizatorul să fi realizat comanda de salvare
– Save AutoRecover information every … minutes;
- ca opțiune derivată a celei anterioare, regăsim setarea prin care se păstrează
informațiile de tip AutoRecovery chiar dacă utilizatorul nu a salvat fișierul la ieșirea
din Excel 2010 – Keep the last autosaved version if I close without saving;

26
 - fișierele pierdute din cauzele specificate mai sus le puteți recupera din locația stabilită
în caseta AutoRecover file location.

În rubrica Advanced a ferestrei de configurare Excel Options, este prezentă opțiunea After
pressing Enter, move selection, Direction, setează direcția de deplasare a indicatorului de
selecție a unei celule, după apăsarea tastei Enter, pe direcțiile Down, Left, Right, Up. Valorile
cele mai uzitate sunt Down și Right, direcția implicită fiind Down, ceea ce înseamnă că după
introducerea unei valori într-o celulă, de exemplu, urmată de apăsarea tastei Enter, indicatorul
de selecție al celulei se va deplasa pe celula aflată în partea de jos a poziției curente.

1.3 Lucrul cu fișiere în Microsoft Excel 2010

Backstage-ul File pune la dispoziția utilizatorului comenzi pentru:

 salvarea fișierelor registru în format Excel 2010 sau în alte formate (Save & Save As),
 deschiderea fișierelor existente (Open),
 închiderea registrului de lucru curent (Close), o afișarea și gestionarea informațiilor
privind fișierul în care se lucrează (Info);
 afișarea registrelor de calcul deschise recent și a locațiilor pe disc care au fost accesate
recent, permițând
 deschidere rapidă a fișierelor cu care se lucrează de obicei (Recent),
 crearea unui registru (fișier) nou (New),
 setarea paginii și tipărirea fișierelor la imprimantă (Print),
 salvarea și trimiterea fișierului curent către destinații prestabilite (Save & Send),
 afișarea sistemului de asistență (Help),
 configurarea opțiunilor Microsoft Excel 2010 (Options).

27
 Rubrica New din backstage-ul File oferă tot ce este necesar pentru crearea unui nou
registru de calcul fără conținut sau având la bază un șablon (template). În partea superioară vi
se oferă posibilitatea creării documentului „de la zero”, iar ceva mai jos aveți o mulțime de
posibilități să vă creați documente având la bază machete predefinite într-o foarte mare
varietate de forme: agende, card-uri, certificate, facturi, liste de inventariere, rapoarte etc. Pe
măsură ce se selectează șabloanele din lista oferită având ca sursă Office.com, în dreapta se
afișează o previzualizare a conținutului acestora, iar când v-ați hotărât asupra tipului de
document, se apasă butonul Create.

Pentru crearea unui nou registru se selectează Blank workbook, sau, mai rapid, prin
intermediul tastelor, pentru crearea unui nou registru de foi de calcul, apăsați combinația Ctrl
+ N.
Numele noului registru va fi unul temporar Book1, pentru următorul registru nou creat
fiind Book2, Book3 etc., fiecare conținând un număr implicit de 3 foi de calcul, etichetate cu
Sheet1, Sheet2 și Sheet3.
Deși majoritatea care lucrează cu fișierele Excel ignoră acest lucru, completarea
informațiilor privitoare la proprietățile registrului de calcul la care se lucrează este uneori
esențială în cadrul unui office unde angajații lucrează colaborativ.
Rubrica Info din backstage-ul File oferă posibilitatea controlul drepturilor de acces la
fișierul salvat de autor (Permissions), pregătirea documentului pentru a putea fi accesat de mai
multe persoane (Prepare for Sharing) și gestionarea versiunilor salvate de-a lungul timpului
(Versions).
În partea dreaptă a rubricii, utilizatorul are posibilitatea completării informațiilor
privitoare la:

- titlul registrului de calcul;

- etichete (cuvinte cheie); - comentarii;
28
 - starea documentului (stadiul în care se află: draft, în lucru, versiune incorectă, versiune
finală etc.);
- subiectul conținutului;
- companie;
- manager;
- precizarea și a altor autori care au colaborat la scrierea conținutului etc.

O parte din aceste informații sunt vizibile standard, pentru a afișa toate proprietățile,
accesați Show All Properties din partea dreaptă jos a ferestrei; pentru a reveni la varianta
restrânsă a informațiilor, se accesează Show Fewer Properties, situată în aceeași locație ca
prima comandă.
Sub aceste informații, se află comanda Open File Location, utilă pentru a deschide
folderul în care se află fișierul Microsoft Excel salvat.

Deschiderea unei foi de calcul existente într-o locație pe disc se face cu comanda
Open din același backstage File, sau prin combinația de taste Ctrl + O, în ambele situații
deschizându-se fereastra Open în care se va alege locația unde se găsește fișierul și
precizându-se numele acestuia fie în fereastra de fișiere, fie în caseta File Name.
Pentru a salva un registru Excel, astfel încât să îl puteți redeschide ulterior, trebuie să-i
atribuiți un nume și să-l salvați pe disc, într-o locație.
În acest scop, la prima salvare, când fișierul nu are un nume, se va accesa comanda
Save sau Save As... sau se va apăsa butonul Save de pe bara de acces rapid Quick Acces
Toolbar situată în partea stângă a barei de titlu (să nu uităm combinația Ctrl+S din tastatură).
Comanda are ca rezultat apariția ferestrei Save As, în care veți preciza:

 locația unde va fi salvat registrul foilor de calcul, respectiv discul (partiția) și folderul
în care veți salva fișierul, precizate prin intermediul barei de adrese, precum și a
locațiilor precizate în secțiunile de explorare ale ferestrei,
 numele fișierului în caseta File Name, având la dispoziție 255 caractere pentru
lungimea maximă a numelui de fișier,
 tipul fișierului, caseta de text Save as Type.
29
 Apăsarea tastei Enter sau butonul Save va avea ca rezultat scrierea (salvarea) fișierului
în locația precizată, pe disc.
După atribuirea unui nume fișierului editat, apelarea din nou a comenzii Save, la
intervalele dorite de utilizator, va conduce la salvarea modificărilor efectuate de la
deschiderea sesiunii de lucru sau de la ultima salvare.

Pe lângă aceste lucruri, fereastra Save As vă va permite protejarea prin parolă a

fișierului, prin apăsarea butonului Tools din partea dreaptă jos a ferestrei, accesarea comenzii
General Options… (figura alăturată), unde stabiliți parola pentru deschiderea fișierului
(Password to open), parola pentru modificarea acestuia (Password to modify), activarea
opțiunii de creare fișier de rezervă (Always create backup) sau stabilirea proprietății de
accesare numai în citire (Read-only recomended).
O comandă care aduce particularități noi în Microsoft Excel 2010 este Save & Send,
din același backstage File.

30
 Secțiunea Save & Send este împărțită în două coloane, în prima se stabilește destinația
unde va fi salvat sau trimis fișierul Excel, iar în cea de-a doua, natura sau formatul fișierului
trimis la destinația precizată anterior.
Câteva cuvinte despre fiecare destinație în parte și opțiunile acesteia:
- Send Using E-mail – fișierul Excel va fi trimis via e-mail, prin intermediul unei
aplicații de gestionare a poștei electronice, stabilită ca fiind implicită în Windows, pentru
contul curent de utilizator (ex. Microsoft Outlook, Windows Live Mail, Thunderbird ș.a.).
Pentru această destinație, opțiunile de trimitere sunt:

 ca atașament al unui mail trimis unuia sau mai multor destinatari, în formatul curent
(de exemplu .xlsx);
 crearea unui mail ce va conține un link către fișierul curent, astfel încât pot lucra mai
multe persoane la același registru de calcul, care este necesar a fi salvat într-o locație
partajată de mai mulți utilizatori (se poate utiliza serviciul SkyDrive pus la dispoziție
de HotMail);
 ca atașament în format PDF, fișierul va fi salvat în acest format și trimis destinatarilor;
 atașament în format XPS și
 trimiterea ca fax prin serviciul Fax Service de Internet.
 Save to web – utilă în cazul în care se dorește accesarea dintr-o locație web, astfel
încât fișierul Excel poate fi deschis de oriunde există o conexiune Internet, se poate
folosi cu succes un cont de e-mail de la Hotmail, care dispune de serviciul SkyDrive,
care pune la dispoziția utilizatorilor un spațiu de stocare de 25GB și care poate fi și
gestionat în privința dreptului de acces a altor persoane la fișiere partajate.
 Save to SharePoint – locația de salvare este una aflată pe un server corporate al firmei,
având la bază SharePoint Server, o soluție care oferă posibilitatea lucrului colaborativ
pe registrele de foi de calcul partajate. Stocând aceste foi de calcul în SharePoint este
posibilă editarea conținutului de către mai multe persoane, în același timp.

În secțiunea File Types, se găsesc comenzile:

- Change File Type - modifică formatul de fișier la salvare, așa cum se observă în
figură, tot de aici fiind disponibilă și comanda Save As.

31
- Create PDF/XPS Document permite salvarea documentului în format PDF sau XPS,
ceea ce oferă mai multe avantaje cum ar fi:
- documentele vor arăta la fel pe majoritatea calculatoarelor
- se păstrează fonturile, formatările și imagine, la fel ca documentul original
- conținutul nu poate fi ușor modificat - conținutul poate fi vizualizat de aplicații
specializate gratuite (PDF Viewers sau XPS Viewers), care se găsesc gratis pe
Internet.

În urma apăsării butonului Create PDF/XPS, se va deschide fereastra de sistem

Publish as PDF or XPS, care oferă posibilitatea specificării de către utilizator a numelui de
fișier în format PDF, a locației unde va fi salvat acesta, dacă se dorește deschiderea
fișierului pentru a vedea efectul conversiei – Open file after publishing (deschiderea se va
face cu Acrobat Reader sau o aplicație similară), precum și alegerea modului cum este
optimizată dimensiunea fișierului (calitatea acestuia), printr-una din opțiunile Optimize
for: Standard (publishing online and printing) sau Minimum size (publishing online).

32
 În figura precedentă am indicat efectul apăsării butonului Options din fereastra Publish as
PDF or XPS și anume configurarea opțiunilor de publicare în document PDF a foilor de calcul
sau chiar a întregului registru de calcul. Astfel, vom avea posibilitatea stabilirii intervalului de
pagini ale foilor de calcul care vor fi publicate în PDF prin Page Range, precum și ce anume
se dorește a fi publicat în noul format, prin intermediul secțiunii Publish what, cu opțiunile:

- Selection, doar elementele selectate vor fi publicate;

- Active sheet(s), sunt trimise în PDF foaia (foile) activă(e);
- Entire workbook, este publicat în format PDF tot registrul de foi de calcul;
- Table, opțiune activă numai dacă aveți declarată explicit o tabelă în foaia de calcul,
atunci aceasta poate fi publicată exclusiv în documentul PDF sau XPS.

Pentru listarea la imprimantă, din backstage-ul File se alege rubrica Print, care pune la
dispoziția utilizatorului atât opțiuni privind listarea efectivă la imprimantă, dar și setările de
pagină, precum și o previzualizare a paginilor ce urmează a fi tipărite.

În partea dreaptă este oferită, așa cum spuneam și anterior, previzualizarea paginilor ce
urmează a fi listate la imprimantă, în partea de jos a imaginii se regăsesc butoane de navigare
pentru a vizualiza pagină cu pagină, din total număr de pagini ce se vor lista. În colțul dreapta
jos se găsesc două butoane utile și anume: Show Margins - afișează reperele pentru marginile
de listare pe imaginea de vizualizare și Zoom to Page - are ca efect încadrarea în imaginea de
vizualizare, prin micșorare, a întregii pagini de listat, oferind o imagine de ansamblu asupra ce
urmează a fi listat la imprimantă.
Trecând în partea stângă a imaginii de previzualizare, găsim următoarele elemente:

 butonul , este comanda directă de tipărire la imprimantă a documentului, așa

cum a fost configurat anterior de utilizator;

 setarea numărul de copii ale documentului: ;

 selectarea imprimantei către care se direcționează listarea, precum și

configurarea proprietăților acesteia;

 setările:

33
 În continuare, vom studia configurările puse la dispoziție de comanda Page
Setup din această rubrică:

 Rubrica Page configurează orientarea paginii (Orientation) cu opțiunile Portrait și

Landscape, diferite tipuri de ajustare (scalare) a foii de calcul pe pagină (Scaling), fie
procentual, și prin precizarea numărului de foi pe pagină, dimensiunea paginii (Paper
size) și calitatea la imprimare.

 Rubrica Margins setează marginile stânga, dreapta, sus și jos pentru pagina de listare a
foii de calcul, ținând seama și de spațiul alocat pentru zonele de antet Header și subsol
Footer, precum și centrarea conținutului (tabelului) în pagină, pe orizontală sau pe
verticală.

34
  Rubrica Header/Footer – utilizatorul stabilește textul care va fi scris în zona de antet,
cât și în zona de subsol, oferindu-se și setări predefinite, precum și posibilitatea de a
configura antet de pagină al paginilor impare diferit de cel al paginilor pare sau doar
prima pagină.

 Rubrica Sheet oferă un set opțiuni privitoare la foaia de lucru si anume zona care va fi
listată - Print area (prin precizarea domeniului din foaia de calcul), posibilitatea
repetării unor linii din antetul tabelului sau unor coloane, care se vor repeta, pentru
fiecare pagină de document (domeniile Rows to repeat at top și Columns to repeat at
left), opțiunile de afișare a liniilor de ghidare sau ordinea paginilor în document.

1.4 Sistemul de asistență Microsoft Office Excel

Sistemul de asistență (Help) în Microsoft Excel 2010 se accesează rapid cu ajutorul

tastei F1, fie prin apăsarea pictogramei din partea dreaptă a barei de tab-uri din ribbon,
prin intermediul backstage-ului File.

35
 Zona oferă și informații referitoare la activarea produsului,
versiunea instalată, precum și posibilitatea modificării numărului
serial necesar activării.
În secțiunea Support aveți posibilitatea de a accesa sistemul
de Help al Microsoft Excel 2010 prin intermediul următoarelor
componente:
- Microsoft Office Help (figura din dreapta), care vă permite
căutarea referințelor despre care doriți să vă informați cu ajutorul
motorului de căutare Bing, precum și accesarea suportului Excel pe
diferite secțiuni, așa cum se observă în figură;

- Getting Started – lansează într-o fereastră a browser-ului implicit adresa de suport

Microsoft pentru cei care lucrează pentru prima dată în Microsoft Excel 2010, aici găsiți
elementele de noutate ale procesorului de calcul tabelar, tutoriale video și sesiuni de training.

- Contact Us – permite utilizatorului să ia legătura cu consultanții Microsoft, prin

email, chat sau telefonic .

36
 - Options – deschide fereastra Excel Options pentru configurarea procesorului de
calcul tabelar Excel 2010;
- Check for Updates – verifică dacă există actualizări ale versiunii existente instalate
pe calculatorul dumneavoastră.

2.Editarea și formatarea foilor de calcul

2.1 Lucrul cu foile de calcul și cu elementele acestora
Pentru lucrul cu foile de calcul și conținutul acestora (celule, linii și coloane), este
necesară stăpânirea unui element simplu, dar esențial: forma pointerului de mouse. Dat fiind
faptul că în funcție de zona în care se află, pointerul de mouse se schimbă, prezentăm în
continuare un tabel în care sunt explicate diferitele forma ale acestui pointer.

Înainte de a intra în detaliile de inserare, eliminare, redenumire, copiere și mutare a

foilor de calcul, trebuie să știm cum să selectăm una sau mai multe foi de calcul:

 pentru a selecta o singură foaie de calcul, executați click pe eticheta foii de calcul
dorită, din partea de jos a foii;
 pentru a selecta mai multe foi de calcul învecinate, executați click pe prima foaie de
calcul din grup și apoi țineți apăsată tasta Shift în timp ce executați click pe ultima
foaie de calcul;
 pentru a selecta mai multe foi de calcul neînvecinate, țineți apăsată tasta Ctrl în timp
ce executați click pe fiecare foaie de calcul.

Atenție: procedura de selecție de mai sus se referă la foaia de

calcul în ansamblu. Pentru a selecta întreaga foaie de calcul (toate
celulele), în foaia de calcul respectivă dați click cu butonul stâng al
mouse-ului în celula aflată în stânga marcajului pentru coloana A și
deasupra marcajului pentru linia 1.
Pentru a selecta o coloană sau o linie dați click pe marcajul
coloanei (2) sau liniei (1). Pentru a selecta mai multe linii sau
mai multe coloane folosiți tastele Shift și Ctrl, cu semnificațiile
cunoscute sau trageți cu butonul stâng al mouse-ului peste mai
multe marcaje.

37
 Inserarea unei noi foi de calcul într-un fișier .xlsx se poate
realiza astfel:

 selectați din zona ribbon-ului, tab-ul Home, grupul de

comenzi Cells, butonul Insert, comanda Insert Sheet (vezi
figura alăturată); sau
 executați click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe
eticheta unei foi de calcul și folosiți din meniul contextual, care apare, comanda
Insert…, iar din fereastra apărută, secțiunea General, varianta Worksheet.

Pentru a insera mai multe foi de calcul, cu o singură comandă, se selectează câte foi de
calcul vrem să inserăm și apoi alegem una din variantele anterior prezentate.
Ștergerea unei noi foi de calcul dintr-un fișier .xlsx se poate realiza astfel:

 selectați eticheta foii sau foilor de calcul pe care doriți să le eliminați din fișier, tab-ul
Home, grupul de comenzi Cells, butonul Delete și selectați comanda Delete Sheet,
apoi executați click pe butonul Delete din caseta de dialog apărută;
 executați click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi de calcul și
folosiți din meniul contextual care apare, comanda Delete.

Redenumirea unei foi de calcul într-un fișier .xlsx se poate realiza prin selectarea
etichetei foii de calcul al cărei nume doriți să-l schimbați (implicit etichetele se numesc
Sheet1, Sheet2 etc.), executați click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe eticheta unei foi
de calcul și folosiți din meniul contextual care apare opțiunea Rename și tastați noul nume.
Pentru a muta sau copia foile de calcul în cadrul unui fișier .xlsx sau de la un fișier la
altul puteți proceda astfel:
1. Selectați foaia sau foile de calcul pe care doriți să le deplasați
sau copiați;
2. efectuați click butonul drept al mouse-ului și din meniul
contextual, selectați Move or Copy….
a. Pentru a muta foaia sau foile de calcul într-un alt
fișier, selectați numele acestuia din lista
derulantă To book. Din lista casetei Before sheet,
alegeți foaia de calcul în fața căreia doriți să
mutați foile de calcul selectate.
b. Pentru a copia foaia de calcul, selectați opțiunea Create a
copy.
3. Apoi selectați butonul OK.

38
 Pentru a vă deplasa cu ușurință la o celulă dintr-o anumită foaie de calcul, accesați
din tab-ul Home, grupul de comenzi Editing, butonul Find & Select, comanda Go To… (sau
combinația de taste Ctrl+G), se deschide caseta de dialog
Go To, introduceți la caseta Reference adresa relativă a celulei (exemplu E5) unde
vreți să vă poziționați (se poate introduce domeniul de referință, exemplu E4: E8) sau alegeți
adresa căutată din lista Go To. Butonul Special… vă pune la dispoziție o listă de elemente în
funcție de care are loc saltul (deplasarea): comentarii, conținutul celulelor, formule etc.
Pentru a insera o celulă sau un grup de celule procedăm astfel:
 selectați celula sau celulele unde doriți să inserați informațiile, accesați tab-ul Home,
grupul de comenzi Cells, butonul Insert, comanda Cells și din cutia de dialog care
apare, alegeți Shift Cells Right sau Shift Cells Down, executați click pe butonul OK, iar
programul Excel inserează celula sau celulele și deplasează datele din celelalte celule,
în direcția specificată, respectiv la dreapta sau în jos.
 altă variantă este inserarea prin tragere: apăsați tasta Shift, trageți de punctul întunecat
(din colțul din partea dreaptă jos al celulei selectate), trageți punctul întunecat în sus,
în jos, la stânga sau la dreapta, pentru a stabili poziția noii celule.
Pentru a insera noi rânduri sau coloane în foaia de calcul se procedează:
 Pentru a insera un singur rând sau o coloană, selectați o celulă. Coloanele sunt inserate
la stânga celulei curente. Rândurile sunt inserate deasupra celulei curente. Selectați
numărul coloanelor sau rândurilor pe care doriți să le inserați. Pentru a selecta
coloanele, trageți peste literele coloanei din partea de sus a foii de calcul. Pentru a
selecta rândurile, trageți peste numerele rândului. Apoi accesați tab-ul Home, grupul de
comenzi Cells, butonul Insert, comenzile Rows sau Columns. Programul Excel
inserează rândul sau coloana și deplasează rândurile adiacente în jos sau coloanele
adiacente la dreapta.
 altă variantă este inserarea rapidă: selectați una sau mai multe linii sau coloane, apoi
executați click cu butonul din dreapta al mouse-ului pe una din ele, alegeți opțiunea
Insert din meniul contextual care apare.

Pentru a elimina (șterge) celule dintr-o foaie de calcul se

procedează astfel: o selectați domeniul celulelor pe care doriți să le
eliminați, selectați din același grup de pe ribbon, butonul Delete,
comanda Delete Cells… și selectați din fereastră opțiunea de ștergere
dorită: Shift cells left șterge celula curentă și toate celulele aflate în
dreapta se vor deplasa în stânga cu o poziție;

Shift cells up șterge celula curentă și toate celulele aflate în jos

se vor deplasa în sus cu o poziție;
Entire row șterge întreaga linie;

Entire column șterge întreaga coloană.

Pentru a șterge un rând sau o coloană puteți proceda:

 selectați linia sau coloana (pentru aceasta executați click pe numărul rândului sau
litera coloanei) pe care vreți să o ștergeți (puteți selecta mai mult de un rând sau de o
coloană prin tragere peste numerele rândurilor sau literele coloanelor), efectuați click
dreapta pe elementele selectate și alegeți comanda Delete.
Selecția unui bloc de celule dintr-o foaie de calcul se realizează simultan, cu ajutorul
tastei Shift și prin tragere cu mouse-ul peste blocul de celule, iar selecția unor celule
neînvecinate, în mod analog, dar folosind tasta Ctrl.
Copierea datelor pentru a le utiliza în alte secțiunii ale foii de calcul sau în alte foi
de calcul sau fișiere .xlsx se realizează astfel:
 selectați domeniul sau celula pe care doriți să o selectați, click
dreapta, comanda Copy (Ctrl+C), conținutul celulei sau celulelor
selectate este copiat în memoria Clipboad, selectați prima celulă
39
 din zona unde doriți să plasați conținutul de copiat, click dreapta și alegeți comanda
Paste (Ctrl+V). Puteți copia aceleași date în mai multe locuri dintr-o foaie de calcul,
prin repetarea comenzii Paste. Același
lucru îl puteți realiza si folosind butoanele Cut, Copy, Paste de pe bara de ribbon, tab-ul
Home, grupul de comenzi Clipboard.
 altă variantă este copierea rapidă cu Drag&Drop: selectați celulele pe care doriți să le
copiați, apoi țineți apăsată tasta Ctrl cât timp trageți conturul celulelor selectate până
în locul unde doriți să copiați celulele. Când ați eliberat butonul mouse-ului, conținutul
este copiat în noua poziție. Dacă nu țineți apăsată tasta Ctrl, datele vor fi deplasate în
loc să fie copiate.

Plasarea specializată a conținutului copiat (Paste Special)

După ce s-a efectuat copierea elementelor selectate în Clipboard, Excel-ul dă
posibilitatea de a plasa
 din conținutul copiat, doar anumite atribute
specifice, cum ar fi doar formule, doar
formatarea, conținut transpus etc., prin folosirea
comenzii Paste Special (vezi figura alăturată).
Procedura este echivalentă cu aplicarea comenzii
simple Paste, prin intermediul grupului de
comenzi Clipboard. Semnificația opțiunilor din
Paste Special este următoarea: următoarea:

Opțiune Simbol Explicație

All Plasează integral conținutul și formatarea celulei

Formulas Plasează numai formulele, așa cum sunt introduse în bara de formule.

Values Plasează numai valorile, așa cum sunt afișate în celule.

Formats Plasează numai formatarea celulei.

Comments Plasează numai comentariile atașate la celulă.
Plasează regulile de validare de date pentru celulele copiate în zona de
Validation
lipire.
All using
Plasează integral conținutul și formatarea celulei utilizând tema care a
Source
fost aplicată datelor sursă.
theme
All except Plasează integral conținutul cu formatarea de temă de document aplicată
borders datelor copiate.
Column Plasează lățimea unei coloane sau zone de coloană la altă coloană sau
widths zonă de coloane.
Formulas
and Plasează numai formulele și opțiuni de formatare de numere din celulele
number selectate.
formats
Values and
Plasează numai valorile și opțiunile de formatare a numerelor din celulele
number
selectate.
formats
None Plasează conținutul din zona de copiere fără o operație matematică.
Add Adună valorile din zona de copiere la valorile din zona de plasare.
Subtract Scade valorile din zona de copiere din valorile din zona de lipire.
Multiply Înmulțește valorile din zona de plasare cu valorile din zona de copiere.
Divide Împarte valorile din zona de plasare la valorile din zona de copiere.
Nu se înlocuiesc valorile din zona de plasare atunci când apar celule
Skip blanks
necompletate în zona de copiere
40
 Transpose Transformă coloanele de date copiate în rânduri sau invers

Ștergerea datelor din celule

Cu comanda Clear apelată din grupul de comenzi Editing, tab-ul Home, se pot șterge
datele dintr-o celulă, sau doar formula, formatarea, sau notele atașate ei, astfel:

 selectați domeniul de celule care va fi șters, apelați butonul Clear, comenzile Clear All
(șterge formatul, conținutul și comentariile), Clear Formats, Clear Contents, Clear
Comments sau Clear Hyperlinks.

Se poate utiliza și meniul contextual (click dreapta), comanda Clear Contents.

Pentru a șterge rapid și complet conținutul celulelor, selectați celulele și apăsați tasta
Delete.
Un domeniu reprezintă un grup compact de celule de formă dreptunghiulară. Celulele
dintr-un domeniu pot fi în coloană, în linie sau în orice combinație de coloane și linii.
Folosirea domeniilor în Excel ne ajută să economisim timp. Putem, de exemplu, să selectăm
un domeniu și îl putem utiliza, apoi, pentru a formata un grup de celule sau pentru a tipări
numai grupul de celule selectate. Domeniile pot fi folosite, de asemenea, și în formule.
Domeniile sunt identificate prin punctele de ancorare (exemplu: B5:C8 sau F9:I14).

Dimensionarea coloanelor și liniilor foii de calcul

La momentul completării datelor în celulele foilor de calcul, veți observa că introducerea
valorilor numerice de lungime mai mare decât dimensiunea celulei, Excel va dimensiona
automat lățimea coloanei, astfel încât numărul tastat să fie afișat
în întregime. Acest lucru însă, nu se întâmplă și cu datele de tip
text, astfel încât utilizatorul trebuie să intervină asupra
dimensiunilor coloanelor sau liniilor, în funcție de cum dorește
afișarea conținutului în celule. Pentru dimensionarea coloanelor se
aplică următoarele metode, pe care le prezentăm în ordinea
descrescătoare a rapidității (primele sunt cele mai rapide):
41
 - prin dublu click pe linia de separare a indicatoarelor de coloană (de exemplu pentru
autodimensionarea coloanei B, se efectuează dublu click pe linia de separare între coloanele B
și C – figura de alăturată) – prin această metodă lățimea coloanei va fi setată automat la cea
dimensiunea corespunzătoare conținutului de celulă cu cea mai mare lungime (în acest caz,
are ca referință celula B5);
- dimensionarea manuală, cu mouse-ul în zona de delimitare a indicatoarelor de coloană,
ca în cazul anterior, numai că la momentul în care mouse-ul ia forma de redimensionare - , se
trage cu mouse-ul în direcția în care se dorește dimensionarea (stânga pentru micșorarea
lățimii de coloană, dreapta pentru creșterea acesteia);
- pentru a dimensiona mai multe coloane (adiacente sau nu) să aibă aceeași lățime, se vor
selecta coloanele respective prin efectuarea de click pe antetul acestora în timp ce veți avea
apăsată tasta Ctrl pentru coloanele neadiacente sau tasta Shift pentru coloanele adiacente, apoi
se dimensionează dimensiunea uneia dintre ele, rezultatul fiind obținerea aceleiași dimensiuni
pentru coloanele selectate.
- dacă se apasă click dreapta pe antetul de coloană și se alege
din meniul contextual comanda Column Width…, se poate preciza
dimensiunea coloanei, exprimată în numărul de caractere ce poate fi
afișat (vezi figura din stânga);
- cu ajutorul comenzilor din lista butonului Format

, situat în grupul de comenzi Cell, situat în tab-ul

Home și anume: Column Width… dacă se dorește
precizarea cu exactitate a dimensiunii coloanei sau
AutoFit Column Width… atunci când preferăm
dimensionarea automată a coloanei, în funcție de cel mai
consistent conținut din coloană (imaginea de mai jos vă
prezintă comenzile discutate anterior).
Dimensionarea liniilor se face similar, numai că de
data aceasta selecția trebuie făcută asupra indicatoarelor de linie, situate pe marginea stângă a
spațiului de lucru a foii de calcul, având ca parametri de data aceasta Row Height… pentru
stabilirea dimensiunii exacte a înălțimii de linie, iar pentru autodimensionare AutoFit Row
Height.
Pentru a modifica lățimea coloanelor sau înălțimea liniilor pentru
întreaga foaie de calcul, se selectează întreaga foaie de calcul prin
apăsarea butonului din imagine (situat în colțul stânga-sus) și apoi se
modifică înălțimea liniilor sau lățimea coloanelor, utilizând oricare din
metodele prezentate anterior.

2.2 Serii de date

Programul Excel prezintă multe caracteristici, extrem de utile, care vă ajută să copiați
informațiile (anterior introduse) în una sau mai multe celule sau să generați serii de date.
Cea mai simplă variantă este aceea a folosirii butonului de extindere a formatării (numit
uneori și buton de umplere) – tehnică numită AutoFill. Acesta este reprezentat de micul pătrat
negru aflat în dreapta jos la celula curentă. În momentul în care plasăm mouse-ul pe pătratul
respectiv, pointerul ia forma de extindere . În acest moment apăsăm butonul stâng al mouse-

42
ului și ținându-l apăsat, extindem formatarea sau copiem celula curentă (sau celulele selectate)
către zonele în care ne deplasăm.
De exemplu, în figura am scris cifra 1 în celula B2. Apoi, folosind butonul de extindere a
formatării, am tras cu mouse-ul până în B5. Rezultatul: toată zona s-a umplut cu cifra 1.

Se poate folosi și butonul Fill din grupul Editing

(figura alăturată), astfel: poziționăm cursorul mouse-ului
în celula al cărui conținut vrem să-l copiem în mai multe
celule (de exemplu, ne plasăm în celula H1, care conține
cuvântul „plin”), apăsăm tasta Shift și poziționăm
cursorul la sfârșitul zonei în care vrem să copiem datele
(de exemplu, ne plasăm în celula H100), accesăm butonul
Fill și va apare o listă de unde selectăm direcția în care
dorim să copiem informația, Up – sus, Down – jos, Left –
stânga, Right – dreapta (în exemplul nostru selectăm , iar
ca rezultat, toate celulele de la H1 la H100 – domeniul H1:H100 – vor conține cuvântul
„plin”).
Spre deosebire de comanda Fill, care doar copiază informația în una sau mai multe celule,
AutoFill le copiază într-un mod inteligent. De exemplu: scrieți într-o celulă Trim 1; trageți
de butonul de extindere a formatării în dreapta sau în jos cu încă trei celule; va apărea: Trim 2,
Trim 3, Trim 4. Observație: dacă extindeți formatarea în stânga sau în sus, seria va fi
descrescătoare, iar în serie o să apară si Trim 0.
Cu ajutorul caracteristicii AutoFill se pot genera și serii de date, ca în exemplele de mai
jos.
Exemplu 1:

 scrieți în celula A1 valoarea 1, iar în celula A2 valoarea 2;

 selectați ambele celule;
 trageți de butonul de extindere a formatării până în celula A10;
 apare seria 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10.

Exemplul 2: o scrieți în celula C1 valoarea 1, iar în celula C2 valoarea 5;

 selectați ambele celule;

 trageți de butonul de extindere a formatării până în celula C10;
 apare seria 1, 5, 9, 13, 17, 21, 25, 29, 33, 37.

43
 Caracteristica AutoFill este bună pentru serii scurte de date. În situația în care aveți
nevoie de mai mult control, puteți utiliza caracteristica Series… aplicată seriilor. În acest sens,
programul Excel recunoaște patru tipuri de serii, prezentate în tabelul de mai jos:

Tipuri de serii recunoscute de caracteristica Fill

Seria Informația inițială Seria rezultată

1, 2 3, 4, 5
Liniar 100, 99 98, 97, 96
15 (step 2) 15, 17, 19
Growth 15 (step 10) 150, 1500, 15000
03/28/2006 (day) 3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006,
4/1/2006
03/28/2006 3/29/2006, 3/30/2006, 3/31/2006,
(weekday) 4/3/2006
Date
03/28/2006 04/28/2006, 05/28/2006, 06/28/2006,
(month) 07/28/2006
03/28/2006 (year) 03/28/2007, 03/28/2008, 03/28/2009,
03/28/2010
AutoFill Luna 1 Luna 2, Luna 3, Luna 4
Pentru a crea o serie de date, procedați astfel: introduceți o
valoare într-o celulă. Aceasta va fi valoarea inițială a seriei de
date. Selectați celule în care va fi inserată seria de date (Atenție:
dacă selectați domeniul unde va fi scrisă seria, nu trebuie să mai
precizați nimic în caseta Stop value). Apăsați butonul Fill,
comanda Series… și apare caseta de dialog cu același nume. În
zona Series in, selectați Rows sau Columns pentru a indica dacă
seria se completează pe rând sau pe coloană. Alegeți tipul seriei
din lista Type. Stabiliți valoarea Step value (pasul dintre valorile
seriei) și Stop value (ultima valoare din serie), apoi apăsați butonul Ok.

Exemplu 3:
 scrieți în celula B1 valoarea 1;
 accesați butonul Fill, comanda Series…, iar caseta de dialog Series, selectați Columns;
 alegeți, din lista Type, tipul seriei Linear;

44
  tastați 1 în caseta de text Step; o Tastați 100 în caseta de text Stop; o apoi apăsați
butonul Ok;
 apare seria 1, 2, 3 …. 99, 100.
Exemplu 4:
 scrieți în celula C1 valoarea 1;
 accesați butonul Fill, comanda Series…, iar caseta de dialog Series, selectați Rows; o
alegeți, din lista Type, tipul seriei Growth;
 tastați 2 în caseta de text Step; o Tastați 256 în caseta de text Stop;
 apoi apăsați butonul Ok; o apare seria 1, 2, 4, 8, 16, 32, 64, 128, 256.
Exemplu 5:
 scrieți în celula B1 valoarea 1;
 selectați toate celulele cuprinse între B1 și B500;
 accesați butonul Fill, comanda Series…, iar caseta de dialog Series, selectați Columns;
 alegeți, din lista Type, tipul seriei Linear;
 tastați 1 în caseta de text Step; o apoi apăsați butonul Ok;
 apare seria 1, 2, 3 …. 499, 500.
Exemplu 6:
 scrieți în celula C1 valoarea 1;
 selectați toate celulele cuprinse între C1 și C10
 accesați butonul Fill, comanda Series…, iar caseta de dialog Series, selectați Columns;
o alegeți, din lista Type, tipul seriei Growth;
 tastați 2 în caseta de text Step;
 apoi apăsați butonul Ok;
 apare seria 1, 2, 4, 8, 16, 32, 64, 128, 256, 512.

O altă facilitate oferită de programul Excel pentru editarea eficientă a datelor este
posibilitatea de a genera rapid liste personalizate. Pentru aceasta se folosește backstage-ul
File, comanda Options, rubrica Advanced, grupul de opțiuni General, opțiunea Create lists for
use in sorts and fill sequences (creare de liste pentru utilizarea în ordonări și serii de umplere),
accesați butonul Edit Custom Lists….
Spre exemplu, dacă vreți să introduceți rapid lunile anului (ianuarie, februarie, …,
decembrie), procedați astfel:

 din lista Custom Lists, alegeți lista cu lunile anului: ianuarie, februarie, martie … (sau
lista january, february, march … după caz),
 apăsați butonul OK,
 introduceți într-o celulă ianuarie (sau january), apoi trageți de punctul întunecat din
colțul din partea dreaptă jos al celulei selectate, în sus, jos, la stânga sau dreapta, pentru
a selecta încă 11 celule;
 eliberați butonul mouse-ului, iar programul Excel va insera toate lunile anului, în
ordine, în celulele selectate.

Puteți să folosiți listele predefinite de program sau puteți să generați propriile liste.
De exemplu, vrem să generăm o listă de persoane: Dan, George, Ion, Mihai, Gabriela,
Loredana, Cristina, Vlad, Mircea, pe care să o folosim de mai multe ori. Pentru aceasta:

45
  din lista Custom Lists, alegeți varianta NEW LIST (listă nouă);
 în zona List entries (elementele listei), introducem numele Dan, George, Ion …
Mircea; după fiecare nume apăsăm tasta Enter;
 după ultimul nume (după ultima intrare din listă) apelăm butonul Add (observați că
lista a fost adăugată în zona Custom Lists și este selectată);
 în continuare lista se poate utiliza ca și listele predefinite de sistem (vezi exemplul
anterior cu lunile anului).

Elementele unei noi liste se pot introduce direct în zona List entries ca în exemplul de mai
sus sau se pot prelua dintr-o zonă a unei foi de calcul. Pentru aceasta ne plasăm în caseta
Import list from cells (importă lista din celulele …) unde precizăm domeniul (celulele) în care
se află lista și apoi apelăm butonul Import.
O listă personalizată se poate șterge. Pentru aceasta selectăm, din lista Custom Lists, lista
pe care dorim să o ștergem și apoi apelăm butonul Delete. Nu se pot șterge decât listele
personalizate definite de utilizator. La selectarea unei liste predefinite de sistem, butonul
Delete este inactiv.

2.3 Formatarea celulelor și foilor de calcul

Pentru o foaie de calcul Excel, formatarea este operațiunea care se realizează de către
operator în vederea asigurării unui aspect plăcut al situațiilor de raportare, dar și pentru o mai
ușoară interpretare a datelor, printr-o formă corectă a conținutului de celule. Se deduce, așadar
că sunt două aspecte fundamentale ale formatării - aspectul celulelor și forma valorilor din
celule.
Legat de conținutul unei celule, trebuie reținut faptul aceasta poate conține: o valoare
numerică, text sau o formulă.
În majoritatea cazurilor, formatarea valorilor din celule are o mai mare semnificație
decât aspectul grafic, deoarece forma pe care o poate valoarea în celulă influențează direct
semnificația datelor. De exemplu, chiar dacă formele 45%; 0,45 lei sau 0,450 sunt diferite, ele
au semnificație aparte pentru cel care le citește, putând reprezenta pentru cazul nostru, prima -
o pondere a studenților finanțați de la buget în total, a doua - prețul unei mape de plastic sau
ultima formă - o valoare pentru un indicator financiar. Trebuie specificat că indiferent de
formatarea aplicată valorilor din celule, Excel menține nealterată valoarea introdusă direct în
celulă.

Pentru formatarea unei celule, se pot folosi comenzile grupurilor Font, Alignment și
Number (vezi figura de mai sus) se alege opțiunea Cells sau din meniul contextual (obținut
printr-un click pe butonul drept al mouse-ului) se alege opțiunea Format Cels… Apare
fereastra de dialog Format Cells, care conține șase categorii de formatare:

 Number, pentru a alege categoria de formatare a conținutului celulei;

 Alignment, pentru alinierea datelor în celulă;
 Font, pentru stabilirea caracteristicilor fonturilor utilizate;
 Border, pentru a preciza modul de încadrare în chenare;
46
  Patterns, pentru a stabili modul de umplere cu culori și hașuri;
 Protection, folosită atunci când se dorește blocarea la editare a conținutului de celule .

Tab-ul Number setează opțiuni privind modul de vizualizare (afișare) a datelor.

Formatul de număr ales pentru afișare nu afectează valoarea folosită de Excel în calculele
matematice. Valoarea dintr-o celulă, efectiv folosită în calcule, apare în bara de formule când
celula este selectată. Excel stochează datele numerice și efectuează calcule cu o precizie de 15
cifre.
Categoria General afișează datele într-un mod detectat automat (în Excel aceasta este
afișarea implicită). Pentru numere de 12 cifre sau mai multe, Excel afișează valorile în format
științific (Scientific), lucru care se poate schimba dacă se alege categoria Number.
Formatul numeric (Number) permite stabilirea numărului de zecimale și dacă se
utilizează sau nu separatorul miilor (punctul sau virgula, în funcție de setările regionale din
Control Panel).
Categoria Format este utilizat în general pentru valori monetare. Se pot alege numărul
de zecimale și simbolul (moneda) – lei, € (euro), $ (US dollar), £ (lira) etc.
Accounting este utilizată de asemenea pentru valori monetare. Față de categoria
Currency, aliniază punctul zecimal și numele valutei afișate.
Categoria Date - în funcție de zona geografică stabilită, modul de afișare a datei
calendaristice se poate alege din mai multe formate: zz.ll.aaaa, zz-lll., llaaaa etc. Formatul de
dată calendaristică se poate particulariza dacă se alege categoria Custom (vezi mai jos).
Numărul serial atribuit unei date calendaristice poate fi văzut dacă se alege categoria General
pentru acea celulă (altfel celula este afișată ca dată calendaristică, în formatul ales).
Anii introduși ca 2 cifre au următoarele interpretări implicite în Excel (modificabile
din Control Panel -> Regional Settings):

 00 la 29 – perioada anilor 2000 – 2029 (de exemplu, 01.01.11 înseamnă 1 ianuarie

2011);

47
 30 la 99 – perioada anilor 1930 – 1999 (de exemplu, 01.01.80 înseamnă 1 ianuarie
1980).

Time - similar ca la Date, timpul este afișat în diverse formate, în funcție de setările
regionale: hh:mm, hh:mm:ss, h:mm PM etc. Formatul de timp se poate particulariza dacă
se alege categoria Custom (vezi mai jos). Valoarea zecimală a celulei (fracțiunea din
timpul scurs de la începutul zilei) poate fi văzută dacă se alege categoria General pentru
acea celulă (altfel celula este afișată ca timp, în formatul ales).
Categoria Percentage permite afișarea valorii ca procent, cu un număr stabilit de
zecimale. Simbolul “%” este plasat automat la sfârșitul celulei.
De exemplu, numărul 0,15459, la o formatare Percentage cu 2 zecimale, va fi afișat în
celulă ca 15,46%.
Fraction – afișează valorile celulei ca fracții, în diverse formate, de exemplu numărul
5,145 va apărea în forma 5 1/7
Categoria Scientific afișează un număr în notație exponențială, prin înlocuirea unei
pârți a numărului cu E+n (E – Exponent). Numărul rămas este multiplicat cu 10n.
De exemplu, numărul va fi scris în format Ştiinţific cu 3 zecimale:.

Text - informația este tratată ca text (chiar dacă sunt date numerice) şi apare așa cum
este introdusă. Dacă o celulă este de tip Text, conținutul ei poate să înceapă cu caracterele
“=”, “+” sau “-” fără ca Excel să considere că acolo urmează o formulă.
Special afișează datele numerice în formate predefinite, utile în liste sau baze de date:
cod poștal, număr de telefon, număr de asigurare sau cod numeric personal.
Custom - permite crearea unor stiluri proprii de afișare a datelor prin modificarea
modelelor existente sau prin crearea unora absolut noi. În funcție de limba versiunii de
Excel, se pot crea între 200 și 250 de formate de numere particularizate.
Se pot specifica maxim 4 secțiuni de coduri pentru formatarea numerelor pozitive,
negative, a zero-urilor și a textului, în această ordine (formatarea textului este întotdeauna
ultima). Cele 4 secțiuni sunt separate prin punct și virgulă (“;”). Dacă sunt prezente doar 2
secțiuni, prima este folosită pentru numere pozitive și zerouri, iar a doua pentru numere
negative. Dacă este prezentă o singură secțiune, se va folosit pentru toate numerele. Pentru
a sări o secțiune se introduce caracterul “;” din finalul acelei secțiuni.
Numărul 1,5562 va fi afișat astfel:

În rubrica Alignment se pot formata următoarele caracteristici:

48
  alinierea textului pe verticală sau pe orizontală (a se vedea listele Horizontal și
Vertical);
 orientarea textului față de axa verticală, ce se poate modifica trăgând cu mouse-ul
butonul roșu ce apare în zona Orientation sau modificând valoarea cu ajutorul
butonului Degrees;
 modul în care poate fi controlat textul pentru a se încadra în una sau mai multe celule,
zona Text control, unde: o cu ajutorul casetei de validare Wrap text textul este aranjat
(se rupe) pe mai multe rânduri într-o celulă;
 cu ajutorul casetei de validare Shrink to fit caracterele introduse într-o celulă se
micșorează până devin potrivite în așa fel încât tot textul să se încadreze într-o celulă;
 cu ajutorul casetei de validare Merge cells se unesc mai multe celule în una singură; o
direcția textului, de la stânga la dreapta, de la dreapta la stânga sau în funcție de
context, a se vedea zona Right-to-left, lista Text direction.

Pentru a modifica atributele textului, folosiți tab-ul Font de unde puteți alege: numele
fontului (zona Font) stilul caracterelor (din Font Style), mărimea caracterelor (Size), culoarea
(Color), dacă textul este subliniat (zona Underline), efectele adăugate textului (zona Effects).
Dacă se bifează caseta de validare Normal font, caracteristicile fontului (nume, mărime, efecte
etc) devin cele din stilul implicit Normal.
Stabilirea formatului de chenare pentru zona de celule selectată, se accesează tab-ul
Border:

49
 Tab-ul Border setează opțiuni privind chenarul unei celule sau selecții de celule. Se pot
stabili:

 marginile celulei la care să se aplice chenarul (sus, jos, stânga, dreapta și/sau pe
diagonale);
 stilul liniei;
 culoarea liniei de chenar.

Paleta din care se poate alege culoarea este relativ restrânsă deoarece nu permite
alegerea nuanțelor Red – Green – Blue, ci doar o culoare predefinită.
Tab-ul Patterns setează opțiuni privind culoarea solidă aplicată pentru fundalul
(umplerea) unei celule sau o textură (Pattern) și culoarea ei, model care se aplică peste culoare
solidă.
Tab-ul Protection setează opțiuni privind protejarea celulei, valabile doar atunci când
foaia de lucru (Worksheet) este protejată, cu sau fără parolă. Prin protejarea foii de lucru,
conținutul unei celule se poate stabili să fie:

 blocat (Locked) – bifat implicit, dacă o foaie de lucru este protejată, toate celulele sunt
blocate la modificare, mutare, redimensionare sau ștergere;
 ascuns (Hidden) – formula dintr-o celulă nu este vizibilă.

Proprietățile celulelor pot fi modificate doar dacă se elimină

protecția foii de lucru (prin accesarea backstage File, secțiunea Info,
secțiunea Permissions, butonul Protect Workbook, opțiunea Protect
Current Sheet – vezi imaginea alăturată). Accesul utilizatorilor la
operațiunile ce pot fi efectuate asupra foii de calcul este configurat în
această fereastră de dialog prin bifarea opțiunilor din lista Allow all
users of this worksheet to:, în acest caz, protecția curentă presupune
ca utilizatorii să selecteze celulele protejate (blocate) și pe cele care
nu sunt blocate.

Formatarea rapidă utilizând stilurile de formatare

În vederea obținerii unei eficiențe ridicate în lucrul cu tabelele de date din foile de
calcul, Excel pune la dispoziția utilizatorului stiluri de formatare completă și rapidă a
celulelor. Acestea consta într-o serie de efecte pre-formatate ce pot fi aplicate oricărei celule,
oricărui domeniu de celule sau tabelă delimitată dintr-o foaie de lucru.
Aplicarea stilurilor de formatare se face de regulă prin
intermediul grupului de comenzi Styles, ce aparțin tab-ului Home.
Aici găsim comenzi de aplicare a stilurilor la nivel de tabel – Format
as Table (se va selecta un domeniu de celule care se consideră tabel
de date, cu antet, linii de date și total și se aplică formatul ca atare), la nivel de celule –
butonul listă Cell Styles și nu în ultimul rând o facilitate foarte utilă, formatarea condiționată,
toate aceste elemente le vom descrie în continuare mai pe larg.
Pentru a simplifica lucrul cu datele, aveți posibilitatea să le organizați întrun format de
tabel în foaia de lucru.

50
 Tabelele oferă modalități de filtrare ușoară, în plus față de coloanele calculate și
rândurile de totaluri, care ușurează efectuarea de calcule. Pentru a obține un astfel de tabel, se
parcurg următorii pași:

1- în cadrul foii de calcul se selectează domeniul de celule care delimitează

viitorul tabel (în acest caz, B2:E9);
2- din ribbon, alegem comanda Format as Table și alegem din mulțimea de stiluri
afișată, pe cea care pare potrivită scopului nostru;
3- înaintea aplicării stilului, Excel vă afișează pe
ecran o fereastră de dialog care vă cere
confirmarea domeniului selectat (aici vi se oferă
posibilitatea de a vă răzgândi asupra selecției
făcute asupra adreselor de domeniu), precum și
activarea sau nu a opțiunii My table has headers
– prin care confirmați dacă tabelul are linie de
antet. Antetul tabelului nu numai că este formatat distinct, dar i se asociază și
facilitatea de filtrare (casetele din dreptul fiecărei coloane)

Facilitatea de aplicare a stilurilor nu se oprește aici deoarece aveți posibilitatea de a vă

crea propriul stil de formatare în cazul în care cele predefinite puse la dispoziție de Excel nu
sunt suficiente sau nu vă satisfac. Pentru crearea unui nou stil prin apelarea comenzii

situată în partea de jos a listei de stiluri.

Va apărea fereastra New Table Quick Style, în care se poate selecta din lista Table
Element componenta ce doriți să o formatați, apoi apăsați butonul Format, care vă pune la
dispoziție toate instrumentele de formatare la nivel de font, chenare și umplere, într-o
fereastră foarte asemănătoare cu elementele prezentate anterior la formatarea celulelor.

51
 În caseta Name se completează numele stilului, în partea dreaptă aveți o zonă de pre-
vizualizare a stilului de tabel ce l-ați creat, iar în partea de jos a ferestrei aveți opțiunea prin
care puteți specifica faptul că stilul creat este cel implicit pentru acest registru de calcul (Set
as default table quick style for this document).
În momentul în care tabelul este creat, în zona ribon-ului apare o nouă panglică de
comenzi, numită Table Tools, activă doar când suntem poziționați într-una din celulele
tabelului.

Apar multe facilități asociate tabelului creat, dar ne interesează în acest moment doar
cele legate de formatarea cu ajutorul stilurilor și anume grupurile de comenzi Table Style
Options și Table Styles.
Primul grup de comenzi conține casete de opțiune în care putem activa dau dezactiva
componente sau comportamentul unor componente ale tabelului (linie de antet – Header Row,
linie de total – Total Row, evidențiere linii prin benzi – Banded Rows, evidențierea primei
coloane – First Column, a ultimei coloane Last Column sau evidențierea coloanelor prin benzi
– Banded Columns.
Câteva cuvinte și despre aplicarea stilurilor la nivel de celule:
este utilă atunci când vrem să evidențiem cu un format distinct o linie
sau coloană de celule sau chiar domenii de celule. Are același principiu
de aplicare rapidă ca în cazul stilurilor pentru tabele, numai că de
această dată este vorba de aplicarea stilurilor la nivel de celulă și cu
aspecte distincte, caracteristice evidențierii celulelor, așa cum vă este ilustrat în figura de mai
jos.

Crearea unui nou stil de formatare la nivel de celulă se face prin comanda New Cell
Style, ce are ca rezultat apariția ferestrei Style (figura alăturată) în care este pus la dispoziție
butonul Format pentru configurarea formatului stilului (este vorba de fereastra Format Cells
cu toate componentele sale), precum și casete cu opțiuni privind aplicarea componentelor de
formatare Number, Alignment, Font, Border, Fill și Protection. În caseta Style name se
completează numele stilului nou creat și apoi se apasă butonul OK.

52
 Formatarea condiționată a celulelor unei foi de calcul
Microsoft Excel oferă posibilitatea de a evidenția celulele foii de
calcul prin intermediul unor opțiuni de formatare care se schimbă automat în
funcție de valoarea conținută de acestea – instrument ce poartă numele de
formatare condiționată (Conditional Formatting).
Instrumentul este foarte util atunci când se dorește a atrage atenția
asupra unor valori care respectă sau nu o anumită condiție.
Pentru a înțelege mai bine modul de lucru al formatării condiționate
vom considera următorul exemplu: avem o listă cu o grupă formată din 10
studenți, care au fost evaluați la un test online și se dorește evidențierea pe
fond de culoare roșie a notelor de nepromovare, adică cele situate sub nota 5.
Pașii ce trebuie parcurși sunt următorii:

1- se selectează domeniul de celule asupra căruia se aplică

formatarea condiționată;
2- din grupul de comenzi Styles se alege butonul listă
Conditional Formatting (figura alăturată);
3- din lista de variante se alege Highlight Cells Rules (reguli
de evidențiere a celulelor) și din aceasta sub-varianta Less Than…

4- În fereastra Less Than… se va preciza valoarea limită (în cazul nostru pentru
celulele a căror valoare este mai mică decât…), adică 5, iar evidențierea o
puteți alege din caseta derulantă din dreapta, care implicit are valoarea de
fundal culoare roșie și text negru.

Am exemplificat o variantă rapidă de specificare a unei

condiții, dar mai sunt și alte opțiuni prezente în lista specificată,
cum ar fi cele care evidențiază elementele situate în top
(Top/Bottom Rules), evidențiere prin bare colorate a nivelului
valorii, pentru a efectua comparații cu celelalte valori (Data
Bars), se pot folos scale de culori (Color Scales) sau seturi de
pictograme (Icon Sets).
Deși varietatea de opțiuni predefinite este mare, este
posibil ca niciuna să nu se potrivească cerințelor pe care doriți să
le implementați, în acest caz există posibilitatea creării unei noi
reguli, prin intermediul comenzii New Rule…

53
 Ca urmare a acestei comenzi, va apărea fereastra New Formatting Rule, care are șase
scenarii de stabilire a formatării condiționate:

- stabilirea formatării în funcție de valorile celulelor din domeniul specificat,

specificându-se ca parametri valoarea minimă a intervalului și cea maximă a acestuia
(Format all cells based on their values).;
- aplicarea formatului particularizat doar pentru celulele care conțin o valoare care va
respecta una din condițiile specificate (figura de mai jos) – este vorba de opțiunea
Format only cells that contain;

- formatarea doar a valorilor situate la extremele intervalului (cele din top sau ultimele
din interval), numărul de poziții din top putând fi setat prin valoare sau prin procent
(de exemplu se poate indica evidențierea primelor 5 poziții din listă sau primele 10%
din numărul total de elemente din listă) – tipul de regulă Format only top or bottom
ranked values;
- opțiunea Format only values that are above or below average, permite condiționarea
formatării acelor celule care conțin valori situate sub sau peste media calculată a
tuturor valorilor din domeniul specificat;

54
- este posibilă identificarea valorilor unice din
mulțimea de valori ale domeniului specificat sau
evidențierea doar a duplicatelor, prin varianta
Format only unique or duplicate values;
- opțiunea Use a formula to determine which cells to
format este utilă atunci când se dorește
evidențierea celulelor care îndeplinesc o anumită
expresie, o condiție logică; pentru exemplul de mai
sus, vom dori să evidențiem cu fond galben ID-ul
studenților care nu au promovat (situația este
schimbată, deoarece domeniul pe care dorim să
aplicăm formatarea condiționată este A2:A11, iar
condiția se aplică celulelor din coloana B!).

Pentru rezolvarea problemei, se va proceda mai întâi la selectarea domeniului A2:A11,

după care respectăm pașii care ne conduc la crearea unei noi reguli de formatare, iar în
fereastra de configurare (vezi figura de mai sus) se alege ultimul tip de regulă, iar în caseta
Format values where this formula is true: se tastează condiția =B2<5, apoi se apasă
butonul Format și se specifică setările pentru fun fundal de culoare galbenă. Totodată,
sistemul pune la dispoziție și un gestionar pentru regulile de formatare condiționată
(figura de mai jos), unde puteți vizualiza lista de reguli, afișate în ordinea priorității de
aplicare, cu informații privind natura regulii definite, formatul acesteia, domeniul asupra
căruia se aplică, precum și opțiunea ca execuția de aplicare a regulii să se oprească în
momentul în care condiția este îndeplinită – Stop If True (nu se mai aplică restului de
valori din interval).

Pentru situația în care doriți să renunțați la regulile definite asupra unui domeniu sau
chiar din toată foaia de calcul, aveți la dispoziție comanda Clear Rules.

55
 3.Formule și funcții în Microsoft Excel 2010

3.1 Construirea formulelor

Cu ajutorul formulelor se pot efectua calcule asupra celulelor din aceeași foaie de
calcul, din foi de calcul diferite și chiar din registre de calcul diferite (ceea ce leagă
registrele și foile de calcul între ele).
În Excel o formulă întotdeauna începe cu semnul =. Introducerea formulelor se poate
face direct, folosind tastatura, sau cu mouse-ul.
O formulă poate conține oricare din următoarele elemente:

- operatori matematici, cum ar fi cei pentru adunare (+), scădere (-), înmulțire (*),
împărțire (/) ș.a.;
- referințe de celule (incluzând și domenii de celule și nume de domenii);
- valori sau text;
- funcții (de ec. SUM sau AVERAGE).

Excel oferă o serie de facilități pentru a ușura scrierea formulelor, de exemplu dacă un
domeniu care urmează a fi inclus în formulă, utilizatorul îl poate selecta cu mouse-ul pe
foaia de calcul, operatorul de domeniu : va fi inserat automat de către Excel. La fel și
operatorul de reuniune (, sau ;), atunci când sunt selectate domenii sau celule neadiacente.

Lucrul cu operatori în formule

Cu ajutorul operatorilor, Excel vă permite utilizarea unei mari varietăți de operații în
formulele scrise. Operatorii sunt simboluri care indică ce operație matematică se dorește a
fi efectuată.
În continuare, sunt prezentați operatorii cu care puteți lucra în cadrul formulelor:

Pentru scrierea directă a formulelor, se plasează punctul de inserare în celula în care

trebuie să apară rezultatul calculului și se scrie formula. De exemplu, în celula F5 din
figura 3.1, formula =D5*E5 calculează valoarea intrărilor de produse.
Cea mai sigură cale de a trece în formulă celulele referite este prin indicarea lor cu
mouse-ul, în cadrul foii de calcul.
Astfel:
- în loc să scriem direct A1 dăm click pe butonul stâng al mouseului în celula A1

56
 - în loc să scriem direct A1:C20, se poate selecta domeniul cuprins între A1 și C20;
pentru aceasta cel mai indicat este să dați mai întâi un click în celula A1, apoi apăsați tasta
Shift și dați click în celula C20.
În exemplu de mai sus, pentru a scrie formula =D5*E5, în loc să scriem totul de la
tastatură, este mai indicat să parcurgem următoarea secvență:
1. mai întâi de tastează operatorul =
2. dăm click în celula D5
3. se tastează operatorul *
4. dăm click în celula E5
5. validăm formula prin apăsarea tastei Enter.
Scrierea formulei se încheie întotdeauna cu apăsarea tastei Enter (de la tastatură sau de
pe bara de formule) sau printr-un clic în afara celulei. Ulterior acestei operații, în celula în
care s-a introdus formula este vizibil rezultatul calculului, dar în bara de formule este afișată
formula de calcul. Cu alte cuvinte, în celula respectivă se află, de fapt, o formulă, ceea ce
presupune atenție în utilizarea conținutului celulei (de exemplu, într-o copiere).

La crearea unor formule care conțin mai mult de un operator, Excel utilizează o
anumită ordine pentru a calcula rezultatul, respectiv:

Operatorii de referire (referințele de celule) sunt reprezentați de numele celulelor,

respectiv asocierea literă-cifră ce desemnează linia și coloana la intersecția cărora se află
celula.
Când, într-o formulă, un operand se referă la mai multe celule se folosesc următorii
operatori:
1. Operatorul de domeniu
2. Operatorul de reuniune
3. Operatorul de intersecție.

1. Caracterul : (două puncte), folosit pentru a defini un domeniu, mai poartă și numele
de operator de domeniu. De exemplu, A1 și C3 fiind referințe de celule, A1:C3 este domeniul
care include toate celulele de la A1 la C3 (A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2, C3). Rezultatul
formulei din figura 3.2 – însumarea valorii tuturor celulelor anterior menționate - va fi 95.

57
 Se pot include într-un domeniu toate celulele dintr-o linie sau dintr-o coloană sau din
mai multe linii sau din mai multe coloane. De exemplu, scriind E:E sunt specificate toate
celulele din coloana E, iar 3:3 indică toate celulele din linia 3. E:G se referă la toate celulele
din coloanele E, F și G.

2.Un alt operator de referire este caracterul ; (punct și virgulă), numit operator de
reuniune, deoarece reunește mai multe referințe de celule sau domenii. De exemplu,
A1;C3 înseamnă celulele A1 și D3.

Operatorul de reuniune (uniune) poate fi folosit împreună cu operatorul de domeniu. De

exemplu, A1:D4;F1:H4 înseamnă domeniile A1:D4 și F1:H4.
Atenție: În funcție de setările sistemului de operare, operatorul de reuniune poate fi
caracterul ; (punct și virgulă) sau caracterul , (virgulă).

3. Operatorul de intersecție este caracterul spațiu. De exemplu, rezultatul va fi zero (0),

deoarece domeniile A1:A3 și B2:C3 nu au nici un element comun.

Ordinea prestabilită a operațiilor în calculul unei formule poate fi modificată folosind

paranteze care împart formula în segmente. Excel efectuează mai întâi toate operațiile din
paranteze, în sensul dinspre interior către exterior, apoi, conform ordinii operațiilor, pe
celelalte.

58
 Utilizarea referințelor în formulele de calcul Excel
O referință la o celulă este reprezentată de adresa celulei în cadrul foii de calcul, dată de
litera coloanei și numărul liniei pe care se află. Într-o formulă, referința unei celule se poate
determina fie notând linia și coloana la intersecția cărora se găsește celula respectivă, fie
selectând, cu mouse-ul celula respectivă.
Celulele pot avea diferite tipuri de referințe, în funcție de modul în care vor fi utilizate
în formule: relative, absolute și mixte.
O referință (adresare) relativă este o locație relativă la poziția operanzilor față de celula
în care se va depune rezultatul formulei. Referințele relative se actualizează la modificarea
poziției formulei (se schimbă în funcție de poziția formulei în foaia de calcul).
O celulă poate avea un conținut vizibil (extern) – reprezentat de valoarea datelor afișate
în celulă și un conținut ascuns (intern, invizibil) – reprezentat de formulele afișate în bara de
formule și care generează conținutul vizibil. De exemplu, celula F2 din figura 3.6 are conținut
vizibil: numărul 27 și conținut ascuns: =B2+C2.

De, exemplu, să considerăm următorul exemplu: celula F2 conține formula =B2+C2

(rezultat 12+15=27). Dacă vom copia această formulă în tot domeniul F2:H4 (fie în mod
clasic, cu ajutorul comenzilor Copy-Paste, fie utilizând butonul de extindere a formatării),
programul Excel schimbă automat formula astfel:

 în celula F3 formula devine B3+C3 (rezultat 10+9=19);

 în celula F4 formula devine B4+C4 (rezultat 4+5=9);
 în celula H2 formula devine D2+E2;
 în celula H4 formula devine D4+E4 etc.

Este modul de referire relativă. Referința relativă este acea adresă de celulă dintr-o
formulă, care se modifică atunci când formula este copiată. În mod normal, programul Excel
interpretează referirile la celule și domenii din cadrul unei formule ca adresări relative. Atunci
când se copiază sau se mută formula, programul Excel redefinește automat adresările
operanzilor, astfel încât să reflecte poziția lor relativă față de noua locație.
Sunt cazuri în care nu este nevoie ca adresele celulelor care indică operanzii să fie
modificate când formulele sunt copiate. În această situație se folosesc referințe absolute la
numele celulei (adresare absolută). Formulele care conțin referințe absolute se vor referi în
continuare la aceleași celule, chiar dacă se mută formula în altă poziție (aceste referințe sunt

59
fixate definitiv). Deci, dacă este necesară folosirea valorilor unor celule în diferite locuri din
foaia de calcul, se vor folosi referințe absolute. Acestea se construiesc cu ajutorul simbolului
$. De exemplu: $A$1 (celula A1 desemnată prin referință absolută) sau $A$1:$B$4 (domeniul
absolut Al : B4).

Deci, o referință este absolută atunci când formula se copiază sau se mută într-o nouă
locație, iar operanzii indică aceeași celule ca în original. Pentru a construi o adresare absolută
se adaugă semnul dolar ($) înaintea literei și numărului ce alcătuiesc adresa celulei. De
exemplu, în figura 3.7, scriem în celula F2 formula =$B$2+$C$2 (rezultat 12+15=27). La
prima vedere nu este nici o modificare față de exemplul precedent. Dar, acum, oriunde am
copia această formulă, operanzii și implicit rezultatul rămân aceeași =$B$2+$C$2 (rezultat
12+15=27).
O referință (adresă) care este numai parțial absolută, ca de exemplu B$4 sau $B4, este
numită referință mixtă (referință parțial relativă sau referință parțial absolută). Dacă o formulă
care utilizează o referință mixtă este copiată către altă celulă, numai o parte din adresele
operanzilor vor fi modificate.
Nu este obligatoriu ca referințele de domenii să fie în întregime absolute sau relative. Se
pot construi, după necesități, și referințe mixte. O referință mixtă poate avea coloana absolută
și linia relativă sau coloana relativă și linia absolută. Semnul $ (dolar) indică linia sau coloana
ca fiind absolută, deci care nu se schimbă. De exemplu, pentru ca la mutarea formulei să se
mențină neschimbată coloana C, dar să se modifice linia, se utilizează o referință mixtă de
forma $C3. Invers, C$3 fixează linia și permite schimbarea coloanei.
Pentru fiecare celulă există patru tipuri de exprimare a referinței: relativ, absolut și două
tipuri mixte. Pentru celula A1 se pot identifica următoarele patru exprimări ale adresei sale:
A1 – referință relativă; $A$1 – referință absolută; $A1 și A$1 – referințe mixte.
Pentru a schimba tipul referinței unei celule într-o formulă, există

 metodă mai rapidă decât tastarea semnului dolar: o se efectuează dublu clic pe celula
care conține formula; în figura 3.6, pe celula F2, care conține formula = B2 + C2;
 în interiorul formulei se efectuează clic pe referința celulei al cărei tip urmează a fi
modificat
 se apasă tasta (F4) până când referința va fi de tipul dorit; apăsarea repetată a acestei o
taste va comuta în mod ciclic între toate tipurile posibile de referințe.

Referințe externe
În practică, se întâlnesc des cazurile în care este necesară efectuarea de calcule cu adrese
de celule ce fac parte din altă foaie de calcul decât cea în care ne aflăm (foaia de calcul
curentă). Astfel de referințe poartă denumirea de referințe externe (sau referințe 3D), care
includ numele foii de calcul și nume de celule sau domenii (un exemplu de referință externă
este Sheet2!A4 care referă conținutul celulei A4 ce face parte din foaia de calcul ”Sheet2”.)
Cea mai simplă metodă de a insera o astfel de referință într-o formulă este ca, la momentul
editării formulei, chiar pentru exemplul de mai sus, mai întâi se scrie simbolul ”=”, apoi din

60
zona de etichete foi de calcul , se alege foaia de calcul în
care se află celula la care se va face referirea, , cazul nostru foaia Sheet2 și apoi se selectează
din această foaie de calcul celula A4, moment în care vom vedea în zona de editare a formulei
construcția =Sheet2!A4
Lucrurile nu se opresc aici: se poate face referire la conținutul celulelor ce fac parte și din
alte registre de calcul, adică alte fișiere Excel, numite registre sursă, aceste referințe externe
de registru sau mai sunt numite și legături.
Aceste referințe externe de registru au un regim de lucru aparte, deoarece legătura creată
presupune actualizarea automată a datelor atunci când datele la care se face referire din
registrul sursă sunt modificate, cu condiția ca ambele registre (destinație și sursă) să fie
ambele deschise, altfel este necesară confirmarea actualizării la deschiderea registrului sursă.
Exemplu de formă pentru o referință externă este următorul:
=[Salarii.xlsx]Ianuarie!$A$3
Într-o referință externă de registru, numele registrului sursă la care se face referirea, este
încadrat între paranteze pătrate, urmat imediat de numele foii de calcul, apoi separator se
folosește semnul exclamării și apoi referința celulei, formând următoarea sintaxă
[nume_registru_calcul_sursă]nume_foaie_de_calcul!referință_celulă
Formulele creează legături între registrele de calcul, astfel încât dacă registrul destinație
(cel în care se face referirea) și cel sursă (surse) sunt deschise, orice modificare a datelor
implicate în referințele sursei (surselor) este efectuată automat și în registrul destinație.
Dacă registrele sunt închise, la deschiderea registrului destinație (numit și registru
dependent), utilizatorul va fi întrebat asupra actualizării informațiilor de legătură.

Dacă se apasă butonul Update, sistemul actualizează valorile curente din registrele de
calcul sursă, dacă se alege butonul Don’t Update, acest lucru nu va fi făcut.
Deschiderea unuia din registrele sursă determină recalcularea automată a formulei din
registrul destinație, cu noile valori din registrul sursă deschis.

Utilizarea în formule a numelor de celule și domenii

Pentru a adăuga eficiență în scrierea formulelor, se pot folosi în locul referințelor de
celule sau domenii, nume ale acestora. De exemplu, puteți scrie o formulă de calcul Excel sub
forma =procent_tva*total_factura, unde atât procent_tva cât și total_factură sunt nume
asociate de către utilizator pentru două referințe de celule care conțin aceste valori. Formula
de mai sus este echivalentă cu expresia =A7*D20, dar să recunoaștem că prima este mai ușor
de interpretat și de utilizat.
După crearea numelor de celule sau a etichetelor, acestea vor fi folosite automat în
locul referințelor atunci când celulele respective sunt incluse în formule.
Trebuie respectate anumite reguli la atribuirea acestor nume ca identificatori:

- să înceapă cu o literă sau caracterul de subliniere (_);

61
 - nu trebuie să conțină spații, pentru separarea cuvintelor se poate folosi liniuța de
subliniere sau majuscule;
- nu se recomandă folosirea puncte în numele date, deoarece interferă cu sintaxele VBA
ce utilizează acest separator la subordonarea obiectelor;
- numărul maxim de caractere este de 255. Utilizarea în formule a numelor pentru
identificarea celulelor este similară utilizării referințelor absolute.

Cea mai rapidă metodă de a denumi o celulă sau un domeniu este prin utilizarea
casetei de nume (imaginea din stânga, situată în partea stângă a barei
de editare a formulei, chiar deasupra foii de calcul.
Pentru aceasta, mai întâi se selectează celula sau domeniul de celule care urmează a fi
denumit, apoi se efectuează click în caseta de nume și se tastează numele dorit și se apasă
tasta Enter. În momentul în care se selectează domeniul etichetat anterior, în caseta Name va
apărea numele acestuia.
Pe parcursul lucrului cu foaia de calcul se vor crea mai multe nume, iar dacă se dorește
la un moment dat selectarea unui nume, se accesează caseta Name, pe
indicatorul de listă derulantă și se alege numele dorit.
Pentru gestionarea denumirilor date celulelor, se folosește tab-
ul Formulas din ribbon, grupul de comenzi Defined Names (vezi
figura alăturată). Pentru crearea unui nou nume prin intermediul
acestor comenzi, primul pas este selectarea celulei sau domeniului ce
se dorește a fi denumit.
Comanda Define Name va deschide o fereastră, în care
utilizatorul precizează numele referinței selectate (caseta Name),
componenta la nivelul căreia poate fi apelată (în lista Scope,
precizând domeniul de vizibilitate întregul registru de calcul sau
una din foile acestuia de calcul), un eventual comentariu
(opțional), iar în partea de jos, în caseta Refers to: este completată
deja referința selectată, dar este posibilă modificarea acesteia
oricând. Dacă se dorește inserarea unui nume într-o formulă, se poate utiliza lista Use in
formula din același grup de comenzi, care oferă posibilitatea alegerii din lista a unuia din
numele create anterior.
Cel mai avansat instrument în gestionarea
numelor pentru referințe este Name Manager, care
permite adăugarea (New…), modificarea (Edit…),
ștergerea (Delete), precum și vizualizarea tuturor
informațiilor asociate cu numele de referințe în lista din
interiorul ferestrei de dialog.

3.2 Aspecte generale privind utilizarea funcțiilor predefinite

Funcțiile sunt formule predefinite care efectuează operații matematice sau returnează
informații specificate de formulă. O funcție are unul sau mai multe argumente și returnează
(oferă) un rezultat.

62
 Procesorul de calcul tabelar Microsoft Excel, pentru efectuarea calculelor complexe,
dispune de un număr apreciabil de funcții predefinite, cu o acoperire largă a domeniilor de
utilizare, structurându-le astfel, pentru o mai ușoară regăsire a acestora, în următoarele
categorii, selectabile la momentul inserării unei funcții:
Lista categoriilor de funcții implementate în Excel

În Excel există o serie de funcții predefinite care au deci rolul de a simplifica scrierea
formulelor. Funcțiile au nume specifice și acestea trebuie scrise corect pentru a fi recunoscute
în Excel.
Câteva exemple de funcții în Excel:

 SUM(domeniu) - calculează totalul pentru un domeniu precizat,

 MIN(domeniu), returnează elementul minim din domeniul precizat,
 MAX(domeniu) - returnează elementul maxim din domeniul precizat;
 AVERAGE(domeniu) - calculează media valorilor numerice cuprinse în domeniul ce
se află pe poziția argumentului.

În total, Excel conține peste 450 de funcții predefinite. În plus, se pot construi funcții
personalizate, specifice unei anumite activități.
O funcție are un nume unic și o listă de argumente. Forma generală a unei expresii de
funcție este următoarea:

Un argument este referința din cadrul funcției (elementul la care face referire funcția):
un număr, un șir de caractere, o valoare logică, o referință de celulă sau numele unor foi de
63
lucru care fac referire la oricare dintre elementele precedente. Argumentele unei funcții,
plasate între paranteze rotunde după numele funcției, sunt în număr fixat, utilizarea corectă a
unei funcții fiind condiționată de acest număr.
Argumentele funcției trebuie separate prin virgulă sau punct și virgulă, în funcție de
setările implicite (cel mai ușor vă puteți ghida după caseta de asistare numită tips, pe care
Excel o afișează în timp ce scrieți funcția, așa cum se vede în figura de mai jos). Dacă într-o
funcție un argument este omis intenționat, atunci în locul lui trebuie pusă o virgulă.

Scrierea funcțiilor în Excel este foarte ușoară, ajutorul oferit de program în acest sens
fiind remarcabil.
Cea mai rapidă metodă de scriere a unei funcții este utilizarea sistemului de asistare,
când utilizatorul trebuie să precizeze doar elementele de bază ale funcției (argumentele sau
parametrii acesteia), iar sistemul se ocupă de restul elementelor și de respectarea regulilor de
sintaxă.
O a doua posibilitate este scrierea directă, în celula selectată, prin tastarea de către
utilizator a numelui de funcție și a tuturor elementelor acesteia.
În această situație, pașii parcurși pentru scrierea unei funcții sunt cei descriși mai jos.

1- Se selectează celula în care urmează să apară rezultatul formulei.

2- Se apasă butonul (Insert Function) de pe bara de formule, ceea ce are drept
efect apariția unei ferestre numite Insert Function (figura 3.10) sau Se tastează,
în celula curentă, semnul =. Pe bara de formule, caseta Name Box (în care este
precizată celula curentă sau numele domeniului selectat) își schimbă aspectul
într-o listă ascunsă. Deschiderea acestei liste, afișează cele mai recente funcții
utilizate, iar la sfârșitul listei apare opțiunea More Functions… Apelarea
acestei opțiuni conduce la apariția ferestrei Insert Function.

3- În caseta Search for a function se poate introduce, pe scurt, ceea ce se dorește,

și apoi se apasă butonul Go. În lista ascunsă Or select a category, apare o nouă
categorie Recommended (recomandat) în care este o listă cu funcțiile oferite de
sistem pentru cerința formulată de utilizator sau Din lista ascunsă Or select a

64
 category, se selectează o categorie de funcții (din: cele mai recent utilizate,
toate, financiare, statistice etc.).
4- Din lista Select a function (selectează o funcție) se selectează funcția dorită și
apoi se apasă butonul OK sau se dă un dublu click cu butonul stâng al mouse-
ului pe funcția dorită. De exemplu funcția AVERAGE.
5- Apare fereastra Function Arguments care conține:
a. Numele funcției
b. Argumentele ce vor fi completate de utilizator
c. Butoane de restrângere a ferestrei de dialog
d. Sintaxa funcției
e. Rezultatele parțiale și finale
f. Mesaje de eroare

6- Se scriu argumentele funcției și se selectează butonul OK. La acest pas, dacă

în caseta argumentelor funcției se dorește să se precizeze de exemplu un
domeniu sau o referință din foaia de calcul, se pot folosi butoanele de inserare
a referințelor din foaia de calcul astfel:
- se apasă butonul restrângere a ferestrei de dialog (etichetat Collapse Dialog)
ce reduce la minim fereastra de dialog în forma de mai jos:

- foaia de calcul devine vizibilă și cu mouse-ul se poate preciza prin click

celula ce se dorește a fi referită sau prin selectarea mai multor celule ce
formează domeniul dorit direct pe foaia de calcul, în cazul nostru domeniul
A1:A3;
- se apasă din nou butonul (etichetat acum Expand Dialog) pentru a reveni la
forma desfășurată a casetei de dialog sau se apasă tasta Enter.

Scrierea directă, prin tastarea de către utilizator a tuturor elementelor funcției, în bara
de formule, este mai dificilă, dar și aici sistemul ajută utilizatorul. După scrierea semnului
egal, a numelui funcției și a primei paranteze deschise‚ =AVERAGE( de exemplu, apar
explicații (tips-uri) cu privire la sintaxa funcției.
Reguli sintactice de bază pentru scrierea funcțiilor:

 Numele funcției trebuie să fie precedat de semnul = .

65
  Indiferent de tipul literelor folosite la tastarea numelui funcției, mici sau mari, sistemul
le va afișa cu majuscule.
 Nu se lasă spații între numele funcției și argumente și nici între argumente. o
Argumentele funcțiilor sunt incluse între paranteze rotunde.
 O funcție poate avea ca argument altă funcție.
 Când o funcție devine argument al altei funcții, fiecare dintre ele trebuie să aibă
argumentele cuprinse între paranteze.
 Dacă sunt mai multe argumente, acestea se separă prin virgulă sau punct și virgulă,
corespunzător delimitatorului stabilit.
 Sistemul atribuie valoarea zero tuturor celulelor libere ale căror referințe sunt folosite
ca argumente ale funcțiilor.

Dacă celulele referite în funcții sunt șterse la un moment dat, funcțiile nu vor mai
efectua calcule, ci vor afișa mesaje de eroare. Se pot însă converti rezultatele funcțiilor
(formulelor) la valori, astfel încât celulele sursă să poată fi șterse dacă nu mai sunt necesare,
fără a modifica rezultatele produse de formule. Conversia formulă - valoare se realizează
astfel:

 se selectează formula;
 se apelează comanda Copy (opțiune în meniul contextual sau în tab-ul Home, grupul de
comenzi Clipboard);
 se apelează comanda Paste Special (opțiune în meniul contextual sau în lista butonului
Paste, din tab-ul Home, grupul de comenzi Clipboard), apare fereastra Paste Special,
iar din secțiunea Paste se alege opțiunea Values.
 se apasă butonul OK.

Imbricarea funcțiilor în cadrul formulelor Excel

Imbricarea sau încapsularea funcțiilor este termenul folosit pentru cazurile în care se
dorește utilizarea uneia sau mai multor funcții ca argumente ale unei alte funcții. Pentru a
înțelege mai bine acest lucru și cum funcționează imbricarea funcțiilor, vom exemplifica prin
următoarea problemă: să se însumeze un set de numere aflate în domeniul A1:A10, numai
dacă media intervalului de celule B1:B10 este mai mare decât 5, altfel se returnează valoarea
0.
Rezolvarea problemei este scrierea formulei:
=IF(AVERAGE(B1:B10)>5;SUM(A1:A10);0)
și să explicăm această soluție: se folosește funcția IF, care testează valoarea de adevăr pentru
o expresie logică plasată ca prim argument al funcției (în cazul nostru este vorba de condiția
AVERAGE(B1:B10)>5) – dacă aceasta este adevărată, se returnează valoarea celui de-al
doilea argument (în cazul nostru SUM(A1:A10), adică se returnează suma setului de numere
din domeniul A1:A10), în caz contrar (adică dacă expresia logică evaluată ar fi falsă) se
returnează cel de-al treilea argument, adică valoarea 0.
Pentru această rezolvare, vom spune că am folosit funcțiile AVERAGE și SUM
imbricate în funcția IF.
Procedura de creare a unei astfel de formule este următoarea:

1. Se va efectua click pe celula unde se dorește introducerea formulei (să zicem

A12);

66
 2. Pentru a insera formula în cadrul formulei, se va folosi butonul - Insert Function
de pe bara de formule
3. Se va selecta funcția dorită prin procedurile descrise anterior – din cadrul ferestrei
Insert Function, în cazul nostru este vorba de funcția IF;
4. În fereastra Function Arguments se vor completa argumentele funcției IF (vezi
figura de mai jos)

Observați cum prin completarea argumentelor funcției în caseta de dialog Function

Arguments, sistemul a completat automat întreaga formulă dorită în zona de editare a celulei
(partea superioară a imaginii).
Dacă problema se dorea a fi rezolvată prin scriere directă a formulei (prin tastare în
celula selectată sau în zona de editare), imaginea ar fi fost următoarea (a se observa cum
Excel vă asistă la scrierea funcțiilor și argumentelor acesteia):

Protejarea și ascunderea formulelor scrise în celulele foii de calcul

Implicit, formula se afișează în bara de formule (conținutul intern sau invizibil) iar în
celula care conține formula se afișează rezultatul calculat (conținutul extern sau vizibil).
Sunt și cazuri când nu doriți ca alte persoane care lucrează cu foaia de calcul
proiectată de dumneavoastră (introduc date sau folosesc rezultatele) să cunoască formulele pe
care le-ați utilizat ci doar rezultatele acestor formule. Aceasta deoarece nu vreți ca formulele
să fie modificate de alte persoane sau formulele conțin informații confidențiale pe care nu
doriți să le faceți publice. Pentru a ascunde apariția formulelor în bara de formule, parcurgeți
pașii următori:

1- Selectați celula care conține formula pe care doriți să o ascundeți (dacă doriți
să ascundeți mai multe formule din foaia de calcul curentă, selectați toate
celulele care conțin formulele respective).
2- Apelați opțiunea Format Cells… din meniul contextual obținut din click pe
butonul drept al mouse-ului

67
 3- Din fereastra Format Cells, alegeți rubrica Protection și bifați caseta de
validare Hidden. Nu uitați să lăsați bifată și caseta de validare Locked (blocat).
Dacă deselectați această casetă și bifați caseta Hidden formula se ascunde, dar
oricine deschide foaia de calcul o poate înlocui cu o altă formulă sau cu o
constantă.
4- Accesați de pe ribon, din tab-ul Home, butonul Format
ce aparține grupului Cells, iar din lista apărută, varianta
Protect Sheet… . Apare fereastra Protect Sheet (figura
alăturată), unde trebuie să fie bifată caseta de validare
Protect worksheet and contents of locked cells
(protejează foaia de calcul și conținutul celulelor
blocate).
5- În caseta de text Password to unprotect sheet (parolă
pentru deprotejarea foii de calcul) se completează parola
ce trebuie introdusă de utilizatorul care dorește deblocarea celulelor.
6- Se vor verifica opțiunile dorite în lista Allow all users of this worksheet to:,
implicite sunt doar primele două, care permit doar selecția celulelor blocate sau
nu
7- Se apasă butonul OK, va apărea fereastra Confirm password ce conține caseta
de text Reenter password to proceed, în care reintroducem parola. Atenție:
parola este de tipul case-sensitvie, adică face diferența între literele mari și
literele mici. 8. Apelați butonul OK pentru a închide fereastra (caseta de
dialog). Cei care vor utiliza foaia dumneavoastră de calcul nu vor mai vedea
formulele și nici nu le vor putea edita.

Pentru a arăta din nou formulele, apelați din nou butonul Format, varianta Unprotect
Sheet (și evident, dacă ați pus parolă, trebuie să dați corect parola).
Programul Excel recalculează automat toate formulele de fiecare dată când deschideți
sau salvați registru de lucru (fișierul de tip .xlsx). Atunci când modificați valoarea dintr-o
celulă, programul Excel recalculează toate formulele care se referă la celula respectivă și care
se află în oricare dintre foile de calcul ale registrului de lucru curent. Calculul are loc în
fundal, procesul fiind instantaneu.

Identificarea erorilor în formulele foii de calcul

Cu cât o formulă este mai complexă cu atât mai mult există posibilitatea de a introduce
erori în formulă. În principiu, programul Excel dispune de o multitudine de caracteristici pe
care le puteți utiliza pentru a depana erorile din formule.
În majoritatea cazurilor, programul Excel nu vă lasă să introduceți o formulă folosind
o sintaxă incorectă. Dacă faceți una sau mai multe erori uzuale în sintaxa sau punctuația unei
formule, programul Excel se oferă să o corecteze în locul dumneavoastră, iar, de cele mai
multe ori, chiar reușește acest lucru. Această caracteristică, numită Formula AutoCorrect,
poate detecta și remedia oricare din următoarele erori:

 parantezele, acoladele, apostrofurile și ghilimelele fără corespondent;

 referirile inverse la celule (de exemplu, 23D în loc de D25) sau operatorii de comparare
scriși invers (de exemplu, => în loc de >=);

68
  operatori suplimentari (de exemplu, un semn egal sau un semn plus de la începutul sau
de la sfârșitul unei formule;
 spațiile suplimentare din adresele celulelor (de exemplu, V 23 în loc de V23), dintre
operatori sau dintre numele unei funcții și argumentele sale;
 punctele suplimentare sau operatorii suplimentari: în principiu, programul Excel
utilizează punctul zecimal sau operatorul aflat cel mai la stânga și îi elimină pe toți
ceilalți (de exemplu: 123.45.67 devine 123.4567; 23/*5 devine 23/5).
 operatorii de domenii și operatorii de reuniune incorecți, cum ar fi semnele două
puncte (:) sau punct și virgulă (;) suplimentari între identificatorii de rând și de
coloană;
 înmulțirea implicită, dacă omiteți semnul de înmulțire sau îl introduceți greșit; de
exemplu, dacă introduceți (C5+V23)27 sau introduceți semnul x, atunci programul
Excel adaugă semnul corect *.

Toate mesajele de eroare din Excel încep cu semnul diez (#). În total sunt opt mesaje
de eroare:

69
70
4.Utilizarea funcțiior în Microsoft Excel 2010

4.1 Funcții uzuale în Excel

Funcția MIN
Funcția: MIN(number1; number2;...)
=întoarce valoarea cea mai mică, sau minimul, dintr-un domeniu de numere. Dacă toate
valorile se situează pe o coloană, cea mai simplă metodă de aflare a minimului este de a sorta
coloana. Dacă este vorba de un domeniu, atunci funcția MIN este mai utilă.
Pentru a afla valoarea minimă de pe un domeniu trebuie să parcurgi pașii:

1. Execută click în celula în care vrei să plasezi formula.

2. Activează caseta Insert Function apăsând butonul - Insert Function de pe bara de
formule
3. Execută click pe categoria Statistical.
4. Din câmpul Function name alege funcția MIN.
5. Se deschide caseta aferentă funcției selectate unde trebuie să completezi
argumentele sau domeniul al căror minim vrei să-l găsești.

71
 6. Execută click pe câmpul Number1, șterge orice valoare care apare în acest câmp și
selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă domeniul de celule sau
celulele care conțin argumentele.
7. Apasă butonul OK.

Funcția MAX

Funcția: MAX (number1; number2;…)

=este opusul funcției MIN și lucrează în același fel: returnează cea mai mare valoare
dintr-un domeniu selectat.
Pentru a afla valoarea maximă a unui domeniu trebuie să parcurgi pașii:

1. Execută click în celula în care dorești să introduci funcția.

2. Execută click pe butonul - Insert Function de pe bara de formule .
3. Execută click pe categoria Statistical.
4. Din câmpul Function name alege funcția Max.
5. Se deschide caseta aferentă funcției selectate unde trebuie să completezi
argumentele sau domeniul al căror maxim vrei să-l găsești.

6. Execută click pe câmpul Number1, șterge orice valoare apare în acest câmp și
selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă domeniul de celule sau
celulele care conțin argumentele.
7. Apasă butonul OK.

72
Funcția SUM
Funcția: SUM (number1,number2,...)
= adună toate valorile dintr-o zonă de celule sau/și valori neadiacente. Această funcție poate
avea până la 30 de argumente a căror valoare dorești să o totalizezi.

Dacă argumentele funcției conțin numere, valori logice, reprezentări tip text ale unor
numere, toate introduse direct în câmpul argument, atunci toate aceste argumente sunt
adunate.
Exemplu:
SUM(3, 2) are ca rezultat valoarea 5.
SUM(„3”, 2, TRUE) are ca rezultat valoarea 6 deoarece valoarea tip text este
convertită în număr și valoarea logică TRUE este translatată în valoarea numerică 1.
Dacă argumentul funcției este un domeniu de celule, numai numerele din acest
domeniu sunt adunate. Celulele goale, valorile logice sau tip text sau valorile de eroare sunt
ignorate.
Exemplu:
Dacă celula A1 conține „3” iar celula B1 conține TRUE atunci
SUM(A1 ,B1, 2) are ca rezultat valoarea 2 deoarece referințele la valori nenumerice
nu sunt transformate (se transformă numai datele scrise direct în formulă nu și conținutul
referințelor din formulă).

Funcția AVERAGE
Funcția: AVERAGE number1; number2;...)
=este o funcție comună și ușor de utilizat. Rezultatul acestei funcții este media aritmetică a
argumentelor din domeniul selectat. Este bine de știut că rezultatul returnat de această funcție
este mult mai corect decât dacă ai aduna argumentele respective și le-ai împărți la numărul lor
deoarece dacă, la un moment dat, o celulă nu are valoare numerică, prin această metodă se
interpretează valoarea 0 pentru această celulă. Funcția AVERAGE adună celulele din
domeniul selectat și împarte valoarea la numărul de celule fără a lua în calcul celulele goale.
Pentru a scrie o formulă care să conțină funcția AVERAGE trebuie să parcurgi pașii:

1. Execută click în celula în care dorești să introduci funcția.

2. Execută click pe butonul Insert Function de pe bara de editare.
3. Execută click pe categoria Statistical.
4. Din câmpul Function name alege funcția Average.

73
 5. Execută click pe câmpul Number1, șterge orice valoare apare în acest câmp și
selectează prin tragere sau prin selectare discontinuă domeniul de celule sau
celulele care conțin argumentele.
6. Apasă butonul OK.

Funcția SUBTOTAL
Funcția: SUBTOTAL(function_num;ref1;...)
=este utilă, în special, pentru calcularea valorilor dintr-o listă filtrată deoarece folosește numai
celulele vizibile dintr-un domeniu. Dacă folosești funcția SUM sau AVERAGE, în calcul este
utilizat întregul tabel în loc de înregistrările afișate cu un filtru.
Funcția SUBTOTAL poate efectua mai multe operații diferite, în funcție de
argumentele introduse. Argumentul function_num este un număr care determină operația
specifică ce va fi efectuată pentru funcția SUBTOTAL. În tabelul următor sunt specificate
argumentele function_num posibile pentru funcția SUBTOTAL precum și operațiile lor
corespunzătoare.

74
Pentru a utiliza funcția SUBTOTAL trebuie să parcurgi pașii:

1. Execută click într-o celulă de sub lista în care vrei să afișezi rezultatul
formulei și apoi execută click pe butonul Insert Function.
2. În categoria All sau Math&Trig execută dublu click pe funcția SUBTOTAL.
Va apărea caseta de dialog SUBTOTAL.

3. În câmpul Function_num introdu numărul funcției pe care dorești să o

utilizezi, conform tabelului anterior.
4. În câmpul Ref1 introdu domeniul de calculat.
5. Execută click pe OK.

75
Funcția logică IF

Funcția IF este o funcție care permite determinarea unei valori pe baza unui criteriu
stabilit de utilizator.
Funcția are următoarea sintaxă: IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

 logical_test este orice valoare sau expresie care poate fi evaluată ca fiind adevărată
(TRUE) sau falsă (FALSE). Acest argument poate utiliza orice operator de comparație.
 value_if_true este valoarea care se returnează atunci când logical_test = TRUE.
value_if_true poate fi o altă formulă.
 value_if_false este valoarea care se returnează atunci când logical_test = FALSE.
value_if_false poate fi o altă formulă.

Pentru a construi o funcție IF trebuie să parcurgi pașii:

 Execută click pe butonul Insert Function din bara standard. Se deschide caseta de
dialog Insert Function.
 Din câmpul cu categoriile funcțiilor alege categoria Logical iar din lista funcțiilor
aferente alege funcția IF.
 Se deschide caseta Formula Pallette în care trebuie să completezi cele trei câmpuri
explicate anterior în funcție de semnificațiile lor.

76
  Execută click pe OK pentru a termina formula.

Obs. 1: Dacă este îndeplinită condiția logical_test atunci expresia este evaluată ca fiind
adevărată (TRUE). Altfel este evaluată ca fiind falsă (FALSE).
Obs. 2: Dacă logical_test = TRUE și value_if_true este fără conținut, atunci este returnată
valoarea zero.
Obs. 3: Dacă logical_test = FALSE și value_if_false este omisă se returnează valoarea logică
FALSE. Dacă logical_test = FALSE și value_if_false este fără conținut, atunci este returnată
valoarea zero.
Obs. 4: În nici un caz nu introdu funcții pe mai mult de șapte nivele de subordonare
(imbricare).

Funcțiile COUNT, COUNTA, COUNTBLANK

Aceste funcții returnează numărul de valori dintr-un domeniu care îndeplinesc toate criteriile
încorporate în funcție.
Funcția COUNT (range)
returnează câte valori numerice se găsesc în domeniul range și ignoră toate celelalte tipuri de
valori și celulele goale.
Funcția COUNTA (range)
returnează toate valorile nenule din domeniul range (dacă se dorește numărarea datelor tip text
poți folosi această funcție).
Funcția COUNTBLANK (range)
returnează numărul tuturor celulelor goale dintr-un domeniu.

Aceste funcții sunt cel mai des utilizate în combinație cu alte funcții. Valoarea
returnată de funcția imbricată1 devine argumentul celeilalte funcții. Ca să utilizezi aceste
funcții în interiorul altora, introdu funcția în locul argumentului a cărui valoare o furnizează.

77
 Procedura pentru introducerea unei astfel de funcții este cea standard prezentată în
capitolul „Caseta de dialog INSERT FUNCTION”.

Funcțiile AND, OR, NOT

Funcțiile AND, OR, NOT sunt funcții logice și se utilizează împreună cu alte funcții,
incluse în alte formule. Fiecare dintre ele returnează valorile True sau False iar formula care
include funcția logică folosește această valoare pentru a-și continua calculul. Aceste funcții
pot fi găsite în categoria Logical a casetei Insert Function.

Funcția AND (logical1;logical2;...) verifică dacă toate argumentele sale au valoare

True; în caz afirmativ funcția returnează valoarea True. Este suficient ca una din condiții să
nu fie îndeplinită și atunci funcția returnează valoare False.
Funcția OR (logical1;logical2;...) verifică dacă oricare dintre argumentele sale are
valoare True; în caz afirmativ funcția returnează valoarea True. Dacă nici una din condiții nu
este îndeplinită atunci funcția returnează valoarea False.

Funcția NOT (logical) inversează rezultatul verificării îndeplinirii unei condiții.

Dacă condiția nu este îndeplinită funcția întoarce valoarea True; în caz contrar funcția
returnează valoarea False.

78
 Funcțiile logice sunt puțin folosite solitar. În cele mai multe cazuri fac parte dintr-o
formulă mai complexă.

Funcțiile NOW și TODAY

Funcția NOW returnează data și ora curentă iar funcția TODAY returnează numai data
curentă. Aceste funcții nu au argumente. Pentru a le utiliza selectează-le din caseta Insert
Function din categoria Date&Time după ce ai selectat, în prealabil celula în care dorești să
regăsești această informație.

DATE (year,month,day) returnează numărul serial ce reprezintă o anumită dată

calendaristică. Programul Excel stochează datele calendaristice ca și numere seriale.
Acest program lucrează cu două sisteme de date, și anume:

79
  Sistemul de dată 1900 – care începe calcularea datelor cu 1 ianuarie 1900 (primește
valoarea serială 1) și termină cu 31 decembrie 9999 (primește valoarea serială
2958465).
 Sistemul de dată 1904 – care începe calcularea datelor cu 2 ianuarie 1904 (primește
valoarea serială 1) și și termină cu 31 decembrie 9999 (primește valoarea serială
2957003).

Exemplu: - pentru sistemul de dată 1900, data 1 ianuarie 1998 va fi stocată ca și

numărul serial 35796 deoarece este a 35.795-a zi după 1 ianuarie 1900. - pentru sistemul de
dată 1904, aceeași dată va fi stocată ca și numărul serial 34334.
Argumentul YEAR poate avea patru cifre. Excel interpretează argumentul YEAR în
funcție de sistemul de dată utilizat. Implicit, Excel folosește sistemul 1900.
Pentru sistemul 1900:

 Dacă anul este între 0 și 1899, Excel adaugă valoarea la 1900. Pentru DATE(1547, 1,
1) Excel întoarce data 1 ianuarie 3447 (1900+1547) sau numărul serial 565.032.
 Dacă anul este mai mic decât 0 sau 10.000 Excel returnează valoarea de eroare #NUM.

Argumentul MONTH este un număr care reprezintă luna din an. Dacă argumentul
MONTH este mai mare decât 12, diferența de număr de luni este treă pentru anul următor.
Pentru DATE(1998, 14, 2) numărul serial returnat va fi aferent datei de 2 februarie 1999.
Argumentul DAY este un număr reprezentând numărul de zi din lună. Dacă
argumentul DAY este mai mare decât numărul de zile specific lunii respective, diferența este
treă pe luna următoare. Pentru DATE(1998, 1, 35) este returnat numărul serial reprezentând
data de 4 februarie 1998.

4.2. Funcții pentru date de tip text

Funcțiile text permit manipularea informațiilor de tip text. Datele din foile de calcul
pot fi concatenate pentru a alcătui titluri, propoziții, etichete. CONCATENATE (text1, text2,
…) Funcția CONCATENATE efectuează reuniunea tuturor argumentelor (cel mult 30).
Exemplu: CONCATENATE ("Microsoft", "Excel") va returna textul Microsoft Excel.
EXACT (text1, text2)
Funcția EXACT compară textele text1 și text2. Dacă acestea sunt identice funcția va
returna valoarea adevărată (TRUE), astfel se va reține valoarea logică FALSE. Funcția face
distincție între literele mici și mari.
FIND (text-căutat, sursă start-num)
Funcția FIND caută primul argument, text-căutat în textul din al doilea argument sursă
începând cu poziția specificată de start-num. În cazul în care acesta este găsit, funcția FIND
returnează poziția de început a textului căutat. Dacă argumentul start-num este în afara
limitelor sau dacă nu este găsită o valoare, se va afișa codul de eroare #VALUE. Dacă
argumentul start-num nu este specificat, se presupune că acesta are valoarea 1. Exemplu:
FIND (B12, "ABCDE", 1) va returna valoarea 3 dacă celula B12 conține caracterul C.
LEFT (text, num-car)
Funcția afișează primele num-car caractere din partea stângă a unui text. Argumentul
num-car trebuie să fie mai mare ca 0. Dacă se omite introducerea sa se va presupune că este

80
egal cu 1. Exemplu: LEFT (A1, 5) va returna valoarea Micro dacă în celula A1 se găsește
textul Microsoft.
RIGHT (text, num-car)
Funcția afișează primele num-car caractere din partea dreaptă a unui text. Argumentul
num-car trebuie să fie mai mare ca 0. Dacă se omite introducerea sa se va presupune că este
egal cu 1. Exemplu: RIGHT (A1, 4) va returna valoarea soft dacă în celula A1 se găsește
textul Microsoft.
LEN (text)
Funcția LEN calculează numărul de caractere din textul specificat de argument.
Exemplu: LEN ("Microsoft") va returna valoarea 9.
MID (text, start-num, num-car)
Funcția MID extrage un număr de num-car caractere din text, începând cu poziția
start-num. Exemplu: MID ("Microsoft Excel 7.0", 11, 5) va returna textul Excel.
LOWER (text)
Funcția LOWER convertește eventualele majuscule din text în litere mici. Exemplu:
LOWER ("Microsoft Excel") va returna microsoft excel
PROPER (text)
Funcția PROPER determină afișarea textului cu litere mici, începuturile de cuvinte
fiind scrise cu majuscule. Exemplu: PROPER ("MICROSOFT EXCEL") va returna Microsoft
Excel.
TRIM (text)
Funcția TRIM șterge toate blank-urile din text, astfel încât între cuvinte să rămână un
singur spațiu. Exemplu: TRIM ("Microsoft Excel") va returna Microsoft Excel.
TEXT (valoare, format-text)
Funcția TEXT convertește o valoare numerică în text și o afișează corespunzător
formatului indicat prin al doilea argument. Rezultatul apare afișat ca un număr formatat, dar
în realitate este de tip text. Se pot utiliza oricare din formatele numerice predefinite sau
personalizate, prezentate în lecția “Formatarea foilor de calcul”. Exemplu: TEXT (457989,
"$#, ##0.00") va returna $4,579.89

4.3. Funcții de căutare

Funcțiile de căutare sunt funcții care au ca acțiune căutarea unei valori întrun
domeniu de celule și returnarea unei valori corespondente dintr-un alt domeniu de celule.
Domeniile de celule în care se efectuează căutarea și din care se returnează rezultatul pot fi de
două forme: vector și matrice. Pentru forma vector acțiunea funcției de căutare este
următoarea: caută argumentul (lookup_value) într-un domeniu specificat (format pe un singur
rând sau o singură coloană) și returnează informația de pe aceeași poziție dintr-un alt domeniu
specificat de aceeași dimensiune. Pentru forma matricială acțiunea ei este următoarea: caută
un argument (lookup_value) în primul rând sau coloană a unei matrice și returnează o valoare
cu aceeași poziție de pe ultimul rând sau ultima coloană a matricei sau dintr-un rând sau
coloană specificate.
Termeni de bază
Câțiva dintre termenii de bază utilizați în construirea funcțiilor de căutare sunt
următorii:

 vector (vector)- este un domeniu situat pe un singur rând sau o singură coloană.

81
  matricea (array) - este un domeniu de celule, care conține mai multe rânduri și coloane,
și care poate conține text, numere, valori logice pe care vrei să le compari cu valoarea
argumentului lookup_value.

Atunci când lucrezi cu domenii matriciale, Excel inserează automat formula între
acolade { }. Atunci când creezi formula:

 introdu valorile aferente matricei direct între acolade { }.

 separă valorile din coloane diferite cu virgulă (,).
 separă valorile din rânduri diferite cu semnul „punct și virgulă” (;).

Un domeniu matricial de constante poate conține:

 numere, text, valori logice ca TRUE sau FALSE, valori de eroare ca #N/A
 numerele pot fi întregi, zecimale sau în format științific
 poți utiliza diferite tipuri de valori în aceeași matrice – de exemplu
{1,3,4;TRUE,FALSE,TRUE}
 textul trebuie să fie între ghilimele duble – de exemplu „Departamentul”

Un domeniu matricial de constante nu poate conține:

 formule
 semnul dolar ($) sau procent (%)
 referințe de celule
 coloane sau rânduri de lungimi diferite

 lookup_value – este valoare care urmează a fi căutată într-un domeniu vector sau
matrice
 lookup_vector – este domeniul vector în care este căutată valoarea lookup_value
 result_vector – este domeniul vector din care se returnează valoarea echivalentă valorii
lookup_value
 table_array – este un tabel cu informații unde este căutată valoarea lookup_value
 row_index_num – este numărul rândului din table_array de pe care se returnează
valoarea echivalentă valorii lookup_value
 col_index_num – este numărul coloanei din table_array de pe care se returnează
valoarea echivalentă valorii lookup_value
 range_lookup – este o valoare logică care specifică dacă vrei să găsești o valoare
aproximativă sau exactă a valorii lookup_value

FUNCŢIA LOOKUP

Pentru a utiliza o funcție de căutare trebuie să apelezi caseta Insert Function. Din lista
cu categoriile de funcții alegi Lookup&Reference iar din câmpul Function Name alegi funcția
LOOKUP. În momentul în care alegi functia LOOKUP din caseta Insert Function se deschide
o casetă care te întreabă ce tip de sintaxă alegi. Funcția LOOKUP are două forme de sintaxă și
anume forma vectorială și forma matricială.

82
 Sintaxa 1: Se utilizează atunci când domeniul care conține valoarea pe care o cauți este
de formă vectorială..
Forma vectorială a funcției este următoarea:
LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector) o lookup_value este valoare pe
care funcția LOOKUP o caută în vectorul lookup_vector o lookup_vector este domeniul
format dintr-un singur rând sau coloană și care conține valoarea căutată o result_vector este
un domeniu format dintr-un singur rând sau coloană și care trebuie să aibă aceeași dimensiune
cu vectorul lookup_vector. A cesta este vectorul care furnizează rezultatul căutării.
Notă: Valorile aferente vectorului lookup_value trebuie să fie sortate ascendent, altfel
funcția nu returnează valorile corect iar domeniul lookup_value și domeniul result_vector
trebuie să aibă dimensiuni identice. Nu face diferența între litere mari și litere mici.
Pentru a utiliza funcția LOOKUP, forma vectorială, trebuie să parcurgi pașii:

1. Deschide caseta Insert Function.

2. Din categoria Lookup&Reference alege funcția LOOKUP.
3. Din caseta care se deschide alege opțiunea
lookup_value,lookup_vector,result_vector.
4. În caseta Formula Pallette completează argumentele funcției:
 În câmpul lookup_value completează valoarea care urmează a fi căutată sau
referința celulei care o conține. Valoarea trebuie scrisă identic cu forma ei din
domeniul în care se face căutarea.
 În câmpul lookup_vector selectează domeniul în care se efectuează căutarea.
 În câmpul result_vector selectează domeniul din care se returnează valoarea
dorită.

Obs. 1 : Dacă funcția LOOKUP nu găsește valoarea din câmpul lookup_value atunci
marchează valoarea cea mai mare care este mai mică sau egală cu valoarea din câmpul
lookup_value.

83
Obs. 2: Dacă valoarea din lookup_value este mai mică decât cea mai mică valoare din câmpul
lookup_value funcția LOOKUP returnează un mesaj de eroare (#N/A).

Sintaxa 2. Această formă a funcției LOOKUP face căutarea automat în primul rând
sau în prima coloană în funcție de mărimea domeniului matricial.
Forma matricială a funcției este următoarea:
LOOKUP(lookup_value,array)

 lookup_value este valoare pe care funcția LOOKUP o caută în matrice

 array este un domeniu matricial de celule care conține text, numere, valori
logice pe care vrei să le compari cu valoarea argumentului lookup_value (vezi
capitolul „Termeni de bază”).

Căutarea cu ajutorul formei matriciale se efectuează în felul următor:

 Dacă domeniul de căutare are mai multe coloane decât rânduri, funcția LOOKUP
caută valoarea lookup_value în primul rând al domeniului
 Dacă domeniul de căutare are mai multe rânduri decât coloane, funcția LOOKUP
caută valoarea lookup_value în prima coloană a domeniului

Obs. 1 Dacă funcția LOOKUP nu găsește valoarea lookup_value, folosește cea mai mare
valoare care este mai mică sau egală cu valoarea lookup_value.

84
Obs. 2 Dacă este mai mică decât cea mai mică valoare din primul rând sau prima coloană
(depinde de dimensiunea matricii) a domeniului de căutare, funcția LOOKUP returnează
valoarea de eroare #N/A.

Exemplu:
1. LOOKUP(„C”,{„a”, „b”, „c” ‚d”;1,2,3,4})=3
2. LOOKUP(„BUMP”,{„a”,1; „b”,2; „c”,3})=2

FUNCŢIA HLOOKUP
Funcția HLOOKUP caută o valoare în primul rând al unui tabel sau al unei matrice de
valori și returnează o valoare de pe aceiași coloană, dintr-un rând specificat. Este bine să
folosești funcția HLOOKUP când valoarea pe care o cauți se situează în primul rând al unui
tabel și valoarea care trebuie returnată se află câteva rânduri mai jos.
Funcția HLOOKUP are următoarea sintaxă:
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)

 lookup_value este valoare care urmează a fi găsită în primul rând al tabelului. Poate fi o
valoare, o referință sau un șir tip text.
 table_array este tabelul cu informații în care se caută valoarea lookup_value.
 valoarea din primul rând poate fi text, număr sau valoare logică
o nu se face diferența între litere mari și litere mici
o row_index_num este numărul rândului din tabel (table_array) de unde va fi
returnată valoarea echivalentă.
 range_lookup este o valoare logică care specifică dacă funcția HLOOKUP să caute o
valoare exactă sau aproximativă a valorii lookup_value
o dacă range_lookup = TRUE se admite o aproximare a valorii lookup_value.
Dacă nu este găsită o valoare exactă este returnată valoarea cea mai mare care
este mai mică decât lookup_value.
o dacă range_lookup = FALSE valoarea găsită în tabel trebuie să fie identică cu
cea a argumentului lookup_value. Dacă nu este găsită o valoarea identică atunci
se returnează mesajul de eroare #N/A.

85
Obs. 1: Dacă range_lookup = TRUE valorile din primul rând al tabelului trebuie să fie sortate
în ordine ascendentă; altfel funcția HLOOKUP nu va returna rezultatul corect. Dacă
range_lookup = FALSE tabelul nu trebuie sortat.
Obs. 2: Poți pune în ordine ascendentă valorile, de la stânga la dreapta, selectând valorile,
executând secvența Data\Sort\Options și făcând click pe opțiunea Sort left to right. Apoi alege
rândul din lista câmpului Sort by și opțiunea Ascending.
Obs. 3:

 row_index_num = 1 returnează valoarea din primul rând a tabelului.

 row_index_num = 2 returnează valoarea din rândul doi al tabelului.
 row_index_num < 1 funcția returnează valoarea de eroare #VALUE.
 row_index_num este mai mare decât numărul de rânduri din tabel funcția returnează
valoarea de eroare #REF.

Functia VLOOKUP

Această funcție caută o valoare în coloana cea mai din stânga a unui tabel și returnează
valoarea din același rând, dintr-o coloană pe care o specifici. Utilizează această funcție atunci
când compari valori aflate pe coloană, spre deosebire de funcția HLOOKUP pe care o
folosești atunci când compari valori aflate pe rând.
Funcția are următoarea sintaxă:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

 lookup_value este valoarea după care se face căutarea în prima coloană din stânga a
tabelului. Această valoare poate fi text, număr sau șir de caractere.
 table_array este tabelul în care se caută informația. Pentru specificarea acestuia
folosește referințe de celule sau nume de domenii.
 col_index_num este numărul de coloană din tabel de unde se va returna valoarea
echivalentă valorii lookup_value.
 range_lookup este o valoare logică care specifică funcției VLOOKUP dacă să găsească
o valoare identică cu cea pe care o caută sau o valoare aproximativă.

86
 
lookup_value.


Obs. 1:

 col_index_num = 1 funcția returnează valoarea din prima coloană din stânga a

tabelului
 col_index_num = 2 funcția returnează valoarea din coloana a doua din stânga a
tabelului
 col_index_num<1 funcția returnează valoarea de eroare #VALUE
 col_index_num este mai mare decât numărul de rânduri al tabelului, funcția
returnează valoarea de eroare #N/A

Obs. 2: Dacă funcția nu găsește valoarea lookup_value și range_lookup = TRUE atunci se

folosește cea mai mare valoare care este mai mică sau egală cu valoarea lookup_value.
Obs. 3: Dacă funcția nu găsește valoarea lookup_value și range_lookup = FALSE atunci
returnează valoare de eroare #N/A.
Obs. 4: Dacă lookup_value este mai mare decât cea mai mare valoare din prima coloană a
tabelului, atunci funcția returnează valoarea de eroare #N/A.

87
 4.4 Consolidarea datelor

Dacă ai construit mai multe liste sau tabele cu configurații similare, este posibil să
dorești să combini anumite seturi de date din acestea într-o singură listă sau tabel
centralizator. Excel îți permite să centralizezi tabele cu ajutorul comenzii Consolidate
(Centralizare) din meniul Data. Centralizarea îți permite analiza tabelelor sau a listelor cu
funcțiile oferite în caseta de dialog Consolidate.
Cea mai bună cale de centralizare a datelor unui tabel sau a unei liste este să
configurezi tabelul care să aibă formatul tabelelor originale. Centralizarea nu este limitată la o
singură foaie sau un singur registru de calcul; poți centraliza date de pe aceeași foaie de
calcul, de pe o altă foaie de calcul, dintr-un alt registru de calcul sau chiar din fișiere Lotus.
Pentru a crea un tabel centralizator trebuie să parcurgi pașii:
1. Selectează destinația datelor centralizate.
2. Execută secvența Data\Consolidate pentru a deschide caseta de dialog Consolidate.
3. Din meniul Function selectează tipul de analiză pe care dorești să o efectuezi.

.
4. În caseta Reference: (Referințe) selectează primul document pe care dorești să-l
incluzi în centralizare. Pentru a selecta domeniul direct din foaia de calcul, folosește butonul
Collaps Dialog sau mută caseta și execută click în foaia de calcul. Dacă foaia utilizează
domenii denumite, poți introduce în această casetă numele de domeniu.
5. După ce ai stabilit domeniu, execută click pe butonul Add pentru a-l adăuga în
caseta All References.
6. Dacă dorești ca tabelul centralizator să fie automat actualizat atunci când se
modifică datele sale sursă, selectează opțiunea Create Links to Source Data (creare legături la
datele sursă).

Obs. Consolidarea datelor între diferite foi de calcul se poate face în două moduri:

 După poziție: datele sunt grupate și adunate din aceeași locație în fiecare foaie de
calcul.
 După categorie: datele sunt grupate și adunate după titlul lor de coloană sau rând. Spre
exemplu, dacă titlul de coloană cu numele Salariu brut este în coloana B în foaia de
calcul Ianuarie și în coloana F în foaia de calcul Februarie poți consolida datele după
categorie dacă este bifată caseta Use labels in Top row din caseta de dialog
Consolidate. Dacă tilturile sunt pe coloană, bifează caseta Use labels in Left Column.

88
Consolidarea datelor între foi de calcul se numește consolidarea datelor folosind referințe 3D.

7. Execută click pe OK.

89
4.5. Funcții financiare
Funcția SLN (Straight Line Depreciation)
A. Se folosește funcția SLN (Straight Line Depreciation) pentru calculul valorii
amortizării anuale, prin metoda amortizării liniare, pentru mijloacele fixe
existente, pe baza datelor din tabelul de mai jos:

Rezolvarea aplicației presupune parcurgerea a două etape:

90
 I. Determinarea amortizării anuale pentru fiecare mijloc fix.
Calculul amortizării implică utilizarea funcției SLN, datele problemei
constituind chiar argumentele necesare funcției. Funcția SLN determină uzura
liniară a unui activ și are următoarea sintaxă:

SLN (cost, salvage, life) unde:

- cost – costul inițial al activului, respectiv valoarea de inventar;
- salvage – valorificarea de la sfârșitul duratei de viață economică, respectiv valoarea
reziduală;
- life – durata de viață, respectiv durata normată. Folosirea funcției SLN pentru datele din
tabelul prezentat presupune parcurgerea următorilor pași: - se selectează celula E3; - din
meniul Insert se alege comanda Function, ca urmare este afișată fereastra Insert Function din
care se va selecta categoria Financial, iar din cadrul acestei categorii, funcția SLN (din lista
Function Name);

- la apăsarea butonului OK, Excel activează asistentul pentru funcția SLN, în care se vor
introduce adresele de referință pentru fiecare argument, așa cum este prezentat în figura:

- operațiunea se finalizează prin apăsarea butonului OK, iar rezultatul funcția apare în celula
E2.

Pentru a determina amortizarea anuală aferentă celorlalte mijloace fixe din patrimoniu,
se procedează în același mod. Pentru o rezolvare mai eficientă, se poate recurge la
generalizarea formulei scrise, fie prin tragerea punctului de extindere a celulei selectate în jos,
91
fie prin copierea conținutului celulei E3 cu comanda Copy, apoi se va selecta domeniul E4:E6
și se execută comanda Paste.

II. Calculul amortizării anuale totale

Pentru a obține totalul amortizării anuale se va selecta celula E7 și se alege una
din următoarele variante deja cunoscute:
- din bara cu instrumente standard se alege butonul AutoSum, se verifică dacă
intervalul pe care se aplică funcția este corect, apoi se apasă Enter;
- meniul Insert – comanda Function – se va selecta funcția SUM, se va preciza
intervalul de însumare adică (E3:E6);
- se va scrie formula =SUM(E3:E6).

Problemă propusă:
Folosind funcția SYD (sum-of-years' digits depreciation), să se calculeze pentru aceleași
mijloace fixe, amortizarea aferentă primului an și a următorilor ani.
Precizări: Funcția SYD calculează suma pe ani a amortizării unui activ.
Sintaxa funcției este: SYD(cost, salvage, life, per)
unde:
- cost – costul inițial al activului;
- salvage – valorificarea de la sfârșitul ciclului de viață economică;
- life – durata de viață; - per – anul = 1, 2, 3, …, n.

B. Folosind funcția FV (Future Value of Investment), se va determina pentru fiecare

titular de cont, suma finală de care acesta va dispune la expirarea termenului, dacă
lunar își alimentează contul cu depuneri, conform datelor din tabelul de mai jos:

Determinarea sumei finale din contul fiecărui titular implică folosirea funcției FV,
datele din tabelul prezentat constituind argumentele necesare funcției. Funcția FV calculează
valoarea unei investiții bazate pe o rată și o dobândă constantă, având următoarea sintaxă:

FV(rate, Nper, Pmt, PV, Type)

unde:
- rate – rata dobânzii aferentă perioadei;
- Nper – perioada;
- Pmt – plata făcută la fiecare perioadă introdusă cu semnul minus în relația de calcul;
- PV – suma investită, introdusă cu semnul minus în relația de calcul (dacă PV este omisă, se
presupune că este 0);
- Type – este 0 dacă plata se face la sfârșitul perioadei și 1 dacă se face la începutul perioadei.

92
 Folosirea funcției FV pentru datele din tabelul prezentat presupune parcurgerea
următorilor pași:
- Se selectează celula F2;
- Din meniul Insert se alege comanda Function, în urma căreia apare fereastra Insert
Function, din care se va selecta categoria Financial, iar din această categorie, funcția FV, după
care se apasă OK.
- Excel va activa asistentul de completare a funcției FV, în care se vor introduce
argumente funcției ca în figura:

- după completarea argumentelor se apasă butonul OK și rezultatul funcției este plasat în celul
F2.

Problemă propusă:
În situația în care aceiași titulari de cont solicită un credit de valoare egală cu
depunerile lor, pentru același termen, dar cu o dobândă negociată cu 2% mai mult, să se
determine:
a) suma lunară pe care trebuie să o restituie, folosind funcția PMT;
b) rata lunară a dobânzii, folosind funcția IPMT; c) creditul total de restituit.

Indicații: Funcția PMT calculează plata periodică pentru o investiție având în vedere fie
valoarea prezentă a investiției (Pv), fie valoarea viitoare a acesteia (Fv). Sintaxa funcției este:
PMT(Rate, Nper, Pv, Fv, Type) Unde:

- Rate – rata dobânzii aferentă perioadei;

- Nper – perioada;
- Pmt – plata făcută la fiecare perioadă introdusă cu semnul minus în relația de calcul;
- PV – valoarea prezentă, suma investită, introdusă cu semnul minus în relația de calcul
(dacă PV este omisă, se presupune că este 0);
- PV – valoarea viitoare care se obține după ultima plată (dacă FV este omisă, se
presupune că este 0);
- Type – este 0 dacă plata se face la sfârșitul perioadei și 1 dacă se face la începutul
perioadei.

93
 Funcția IPMT calculează rata dobânzii pentru o anumită perioadă a unei investiții având
în vedere fie valoarea prezentă a investiției (Pv), fie valoarea viitoare a acesteia (Fv). Sintaxa
funcției este:

IPMT(Rate, Per, Nper, Pv, Fv)

Unde:
- Rate – rata dobânzii aferentă perioadei;
- Per – perioada (anul/luna = 1,2, …, n)
- Nper – numărul total de perioade;
- Pmt – plata făcută la fiecare perioadă introdusă cu semnul minus în relația de calcul;
- PV – valoarea prezentă, suma investită, introdusă cu semnul minus în relația de calcul
(dacă PV este omisă, se presupune că este 0);
- PV – valoarea viitoare care se obține după ultima plată (dacă FV este omisă, se
presupune că este 0).

94
 5. Diagrame în Microsoft Excel 2010

5.1. Construirea diagramelor

Diagramele oferă o imagine de ansamblu asupra datelor din foaia de calcul. Se știe că o imagine
este mai sugestivă decât multe cuvinte sau în cazul nostru date numerice, așa că, pentru a furniza
informații sintetice referitoare la evoluția unui proces economic, ponderea unui produs sau serviciu în
cadrul pieței de desfacere, se alege reprezentarea grafică sub formă de diagrame. O foaie de calcul plină
de numere, chiar dacă este formatată atractiv, poate fi dificil de înțeles, poate chiar puțin cam plictisitoare.
Microsoft Excel oferă un instrument puternic și destul de facil de utilizat sub formă de generator al
graficelor (este vorba de componenta Charts), astfel încât vă puteți prezenta eficient informațiile.
Definiție: O diagramă (chart), denumită și grafic, este o reprezentare vizuală a datelor selectate din
foaia de calcul.
O diagramă bine proiectată atrage atenția cititorului asupra datelor importante, ilustrând tendințe și
evidențiind relațiile semnificative dintre seriile de date. Excel construiește diagramele pe baza datelor
selectate, vă oferă posibilitatea de a alege tipul de grafic care se potrivește cel mai bine scopului de
prezentare, să configurați elementele componente ale diagramei și să formatați corespunzător orice tip de
informații.

5.1.1. Elemente caracteristice diagramelor

Figura de mai jos prezintă elementele specifice unei diagrame. Fiecare element de informație din
diagramă se numește punct de date (data point). Un punct de date corespunde unei celule din foaia de
calcul.
Mai multe puncte de date formează o serie (series). O serie de date corespunde unui domeniu de
celule din foaia de calcul.
Majoritatea diagramelor aranjează datele în planul determinat de două axe: axa orizontală sau axa
x (x axis) și axa verticală sau axa y (y axis). Cele două axe reprezintă categoriile și valorile. Afișând
valorile în lungul axelor x și y, diagrama prezintă într-un mod intuitiv legătura dintre ele. Axa x este axa
categoriilor și conține marcaje de diviziuni, iar axa y este axa valorilor, fiecare dintre marcajele de
diviziuni (tick mark), reprezentând o valoare.
Celor două axe li se pot asocia titluri (axis title), respectiv se pot denumi categoriile și valorile
reprezentate. De exemplu, în diagrama din figura 6.1, aceste titluri sunt „Luni" și „Vânzări". Întreaga
diagramă poate primi un titlu (chart title): „Vânzări produse A și B".
Marcajele ce reprezintă datele dintr-o serie sunt identice. Pot fi linii (line) sau/și puncte (marker).
Legenda (legend) conține o descriere a seriilor, fiind destinată identificării lor.
Cadrul diagramei (chart area) este reprezentat de fundalul diagramei (întreaga suprafață a
diagramei, cuprinzând toate elementele acesteia), iar zona de trasare (plot area) este spațiul dintre axe,
respectiv zona în care sunt afișate datele.
Punctelor de date li se pot asocia spre afișare valori (values) ale ordonatelor sau etichete (labels),
acestea fiind valorile absciselor corespunzătoare punctelor.
Pe lângă aceste elemente, anumite tipuri de diagrame pot avea caracteristici speciale ce vor fi
amintite ulterior.

95
 5.1.2. Tipuri de diagrame
Există 11 tipuri standard de diagrame, fiecare dintre ele având câteva variante (subtipuri).
Alegerea tipului depinde de datele care vor fi reprezentate și de modul în care utilizatorul dorește să le
reprezinte.
Diagramele Excel pot fi create într-un format bidimensional (2D) sau tridimensional (3D). Multe
diagrame 3D sunt, în realitate, diagrame 2D cărora li s-a adăugat perspectivă pentru a obține un efect 3D.
O diagramă 3D adevărată are trei axe.
Diagrama cu coloane (column chart), conține bare verticale și afișează puncte separate în timp
(non-contigue). Diagramele cu coloane sunt potrivite pentru reprezentarea valorilor și a cantităților în
funcție de timp.

Un alt tip de diagramă cu coloane (de fapt, un subtip al tipului column) este diagrama cu coloane
în stivă. Aceasta este o metodă bună de a prezenta creșterea în raport cu situația curentă. Figura de mai jos
conține comparația între un maxim disponibil și ceea ce s-a utilizat din acesta.
Diagrama cu bare (bar charts) este asemănătoare cu o diagramă cu coloane prin faptul că afișează
barele ca puncte de date separate; diferența constă în faptul că cele două axe sunt inversate, deci barele
sunt redate pe orizontală (figura 6.4). Barele pot fi amplasate una lângă alta, în grup, în stivă sau 3D. Ele
sunt potrivite pentru a ilustra creșterea în timp a unor mărimi.

96
 Diagramele cu cilindri, piramide sau conuri (cylinder, con, pyramid charts) constituie alternative
3D ale diagramelor cu coloane sau bare, prezentând comparativ valorile unor elemente distincte în aceeași
perioadă de timp sau variația unui element pe parcursul mai multor perioade. Figura de mai sus prezintă o
diagramă cu cilindri.
Diagramele cu linii (line charts) permit ilustrarea evoluției în timp a uneia sau a mai multor
marimi. Ele formează o combinație bună cu diagramele de tip coloană sau se recomandă în cazul afișării
mai multor linii. Liniile pot conține și marcaje de reprezentare a valorilor urmărite. O linie a diagramei
corespunde unei singure coloane din foaia de calcul Excel.

Diagramă circulară (pie chart) arată relația dintre părțile unui întreg. Acest tip de diagramă poate
ilustra o singură serie de date. Subtipurile disponibile în această categorie sunt: diagrama circulară 2D
standard; diagrama 2D expandată; diagrama circulară 3D; diagrama circulară 3D expandată; tipul sector
de diagramă circulară, care extrage o porțiune dintr-un sector de diagramă; tipul bară de diagramă
circulară, care extrage o secțiune dintr-o diagramă circulară și o afișează ca o diagramă cu coloane în
stivă. Una dintre caracteristicile interesante ale diagramelor circulare din Excel este faptul că poate fi
selectat un punct de date și extras din diagramă, expunând astfel sectorul respectiv pentru a scoate în
evidentă un anumit punct de date.

97
 Deși constituie o categorie distinctă, diagramele inelare (doughnut charts) seamănă foarte bine cu
diagramele circulare, arătând cât reprezintă fiecare parte dintr-un întreg. Există totuși o diferență
esențială: diagramele inelare pot reprezenta mai multe serii de date, în inele concentrice, câte un inel
pentru fiecare serie.
Diagramele bursiere (stock charts) sunt anume destinate pieței de acțiuni și sunt prezentate în
patru variante : maxim-minim-închidere, deschidere-maximminim-închidere), volum-maxim-minim-
închidere și volum-deschideremaxim-minim-închidere. Acest tip de diagramă poate indica data și
valoarea maximă a zilei sau valoarea minimă și de închidere pentru ziua respectivă. Diagramele de bursă
sunt utile și la trasarea variațiilor de temperatură pentru studiile științifice sau medicale, reprezentarea
producției agricole, analiza produselor etc.

Diagramele arie (area charts) - sunt asemănătoare celor cu linii, fiind utilizate în situații de același
gen, pentru a ilustra variații în timp. Singura diferență (fată de diagramele cu linii) constă în faptul că
zonele dintre linii sunt pline, de unde și numele diagramei. Au ceva în comun și cu diagramele circulare,
în sensul că pot prezenta elementele comparativ.
Diagramele prin puncte (scatter charts) - sunt utilizate pentru afișarea datelor pe intervale de timp
inegale. Acest stil de diagramă se întâlnește cel mai des în domeniile științific și ingineresc. Ele folosesc
diferite simboluri pentru punctele ce reprezintă valori. Aceste diagrame utilizează două coloane de date,
corespunzătoare seriilor X și Y ce definesc punctele. Dacă se realizează o selectare prealabilă a datelor,
coloana din stânga va reprezenta seria X, iar cea din dreapta, seria Y.

Diagramele radar (radar charts) prezintă relații între seturi separate de date. Relația este prezentată
în raport cu o întreagă serie, similar modului în care o diagramă inelară afișează o serie de date
comparativ cu un întreg. Diagramele radar reprezintă astfel instrumente în analiza comparativă. Figura
ilustrează un exemplu al acestui tip.
Diagramele suprafaţă (surface charts) - măsoară două variabile sub forma unei hărți topografice,
oferind o reprezentare 3D a valorilor maxime și minime. Există două tipuri de diagrame suprafață, fiecare
tip având două variante. Suprafața 3D asigură variații de culoare, iar cadrul 3D afișează un contur
topografic, fără variații de culoare.
98
 5.1.3. Crearea unei diagrame

O diagramă reprezintă grafic valori numerice dintr-un domeniu de celule al unei foi de calcul,
acest domeniu de reprezentare purtând numele de sursă de date (Source Data).
O diagramă simplă are o singură serie de date, de exemplu vânzările lunare pentru o anumită
regiune, specificate în sume valorice, din Ianuarie până în luna Iulie:

Uzual, o serie este formată din următoarele componente:

- numele seriei – este indicată de celula care conține textul din dreptul înregistrării cu valori, pentru
cazul nostru numele seriilor vor fi Oltenia, Muntenia și Moldova;
- valorile seriei – este reprezentată de linia de date (sunt cazuri în care valorile seriei pot fi regăsite
și pe coloane) ce conține valorile individuale de vânzări pe fiecare perioadă;
- etichetele de categorii – reprezintă linia de celule (sunt cazuri în care etichetele de categorii sunt și
pe coloană) ce indică numele fiecărei perioade.
În graficul de mai sus avem un număr de trei serii de date (câte una pentru fiecare regiune),
fiecare cu valorile sale de vânzări, specificate pe categorii de lună (ianuarie, februarie, …, iulie).
Odată înțeleși acești termeni, putem construi corect diagrama.
Primul pas este delimitarea setului de date ce se intenționează a fi reprezentat grafic. Înainte de a
face acest lucru, trebuie să ne asigurăm că anumite condiții sunt îndeplinite de setul de date:
- asigurați-vă că setul de date este un bloc contiguu de celule;
- celulele care definesc numele seriei (pentru exemplul nostru – cele din prima coloană) și cele care
specifică etichetele de categorii (linia de celule de deasupra datelor), identifică fiecare serie corect;
99
- celula din colțul stânga-sus a domeniului de reprezentare trebuie să fie lăsată liberă (în cazul
nostru, este vorba de celula A1), condiție necesară ca mecanismul IntelliSense să funcționeze
corect.
Dacă domeniul de reprezentare îndeplinește aceste condiții, din acest punct diagrama se
poate construi din câteva clicuri, în caz contrat, datele pot fi reprezentate, însă va fi nevoie să
specificați manual domeniile de celule ce identifică numele seriilor, valorile seriei de date și
etichetele de categorii.
Așadar, primul pas este acela de a selecta domeniul de reprezentare, cu includerea
antetelor cu numele de serii și de categorii (pentru exemplul nostru – domeniul A1:H4).
Din grupul de comenzi Charts al tab-ului Insert, alegeți unul din butoanele derulante ce
indică diferite tipuri de grafice (figura alăturată).
Din galeria desfășurată din dreptul butonului ales, veți alege o subcategorie de grafic ce
întrunește condițiile de reprezentare, iar Excel va plasa în foaia de calcul graficul de
reprezentare a datelor selectate.
Alternativ, tipul de grafic mai poate fi ales fie din selectarea ultimei variante din listele
derulante ale tipurilor de grafice, numită All Chart Types, fie din butonul dreapta-jos a grupului
Charts, ambele conducând la apariția ferestrei Insert Chart, unde sunt prezentate toate tipurile de
grafice, cu subtipurile acestora.

Odată creată diagrama, aceasta poate fi mutată sau redimensionată, astfel încât să aveți o
foaie de calcul ordonată și cu un grad mare de reprezentare.
Mutarea diagramei se face prin plasarea pointerului pe una din laturi (dar nu pe vreun
colț al acesteia) și prin drag and drop, o veți plasa în noua locație (figura alăturată). De
asemenea, în cadrul diagramei, care este un container de obiecte, puteți muta prin drag-and-drop
și obiectele componente ale acesteia (graficul propriu-zis, legenda, numele de serii etc.).

100
 Pentru redimensionare, efectuați clic pe oricare din cele 8 zone cu puncte de pe chenarul
diagramei. Aceste zone cu puncte sunt plasate în cele patru colțuri, precum și în mijlocul
fiecărei laturi ale diagramei. Dacă trageți cu mouseul de oricare din colțurile diagramei,
redimensionarea se face pe diagonală în direcția aleasă, iar dacă alegeți una din zonele de mijloc
ale laturilor, dimensionarea se va face fie pe verticală, fie pe verticală, în direcția deplasării
mouse-ului.

5.2. Modificarea diagramelor

Politica Microsoft a fost aceea de a ușura mult munca utilizatorului în crearea de grafice,
oferind posibilitatea generării unei diagrame standard din câteva clicuri. Astfel, utilizatorul are
de ales între varianta standard oferită într-o primă fază și configurarea diagramei existente –
unde vom vedea puternicele facilități ale Excel.

Modificarea tipului de diagramă si a aspectului acesteia

După crearea diagramei, tipul de reprezentare al ei se poate modifica prin selectarea
acesteia și alegerea din zona ribonului, a tab-ului Design, butonul
Change Chart Type , comandă ce are ca efect apariția ferestrei cu lista completă a
tipurilor de grafice, cu titlul Change Chart Type – vezi figura 6.15.). Totodată, aveți
posibilitatea să îi modificați imediat aspectul. În loc să adăugați sau să modificați manual
elementele de diagramă sau să formatați diagrama, aveți posibilitatea să aplicați rapid un aspect
și un stil predefinit la diagramă. Excel furnizează o varietate de aspecte și stiluri predefinite utile
(sau aspecte rapide și stiluri rapide) din care se poate selecta, dar aveți posibilitatea să
particularizați un aspect sau un stil așa cum doriți, modificând manual aspectul și formatul
elementelor individuale de diagramă.
Pentru a realiza acest tip de modificare, efectuați clic oriunde în diagrama pe care o
doriți să o formatați utilizând un aspect de diagramă predefinit, accesați din ribon Chart Tools,
Design, grupul Chart Layouts (figura alăturată) și alegeți aspectul de diagramă pe care doriți să
îl utilizați.
Stilul de grafic (este vorba de stilul de culoare) poate fi de asemenea modificat, prin
alegerea acestuia din lista Chart Styles, accesată din aceeași locație de ribon.

Modificarea sursei de date

În configurarea diagramelor existente, se pot face nu numai modificări de formă, de
ordin estetic, ci și de structură, în sensul că utilizatorul are posibilitatea de a modifica și
elementele ce reprezintă setul de date ce sunt reprezentate, prin intermediul comenzilor din
grupul Data, pe care îl găsiți în același tab Design din Chart Tools. Aici, puteți schimba
coloanele de date ce reprezintă categoriile în linii – ce au rolul seriilor, printr-o simplă apăsare
de buton; este vorba de comanda Switch
În același grup de comenzi, butonul Select Data vă oferă posibilitatea să redefiniți sursa
de date prin fereastra Select Data Source, în care puteți să alegeți un alt domeniu de celule de
reprezentare (Chart data range), să schimbați seriile în categorii și invers (butonul Switch
Row/Column), să editați lista de componente ale seriilor de date prin adăugare (butonul Add),
modificare a numelui de serie (Edit) sau ștergere a acestora (Remove).

101
 În lista de serii, numită Legend Entries (Series), se poate modifica ordinea de
reprezentare a acestora, prin folosirea butoanelor Move Up și Move Down . Modificarea
locației unde diagrama este plasată se face cu comanda
Move Chart din secțiunea Location a aceluiași tab Design – Chart Tools, care prin
intermediul ferestrei de dialog Move Chart (figura 6.18.), veți preciza unde doriți să îl mutați:
într-o nouă foaie de calcul (opțiunea New Sheet), unde veți completa în caseta de text numele
acestei foi de calcul sau ca obiect încorporat într-o foaie de calcul existentă (Object in), aici
trebuind să alegeți din lista derulantă una din foile de calcul ale registrului Excel.

Pentru modificarea individuală a elementelor diagramei, din grupul de tab-uri Chart

Tools, veți folosi tab-ul Layout pentru configurația componentelor (titlu diagramă, titluri axe,
legenda, etichetele datelor, tabela de date, axele de reprezentare, zona de fundal, numele
diagramei etc.) – așa cum se ilustrează în figura de mai jos.

Tab-ul Format din același grup are comenzi pentru modificarea formatului acestor
componente, formatări referitoare la stiluri de culoare, umplere, linii de contur, forme de
reprezentare, precum și setări de aranjare a obiectelor diagramei, grupare, aliniere, rotire,
dimensionare – instrumente reprezentate de figura următoare.

102
 Este posibil să modificați oricare dintre elementele diagramei. De exemplu, poate că
doriți să modificați modalitatea de afișare a axelor, să adăugați un titlu de diagramă, să mutați
sau să ascundeți legenda sau să afișați elemente suplimentare de diagramă.
Primul lucru pe care trebuie să îl faceți atunci când doriți să particularizați una din
componentele diagramei, este să o selectați.
Selectarea se poate face cu mouse-ul pe elementul dorit sau prin intermediul listei de
obiecte componente ale diagramei, prezent în partea stângă a tab- urilor Layout sau Format, în
grupul Current Selection (așa cum este indicat în figura). Această listă are dublu rol: pe de-o
parte de a efectua o selecție precisă a componentei ce se dorește a fi formatată, iar pe de altă
parte de a indica, în cazul în care selecția se face direct pe diagramă, ce obiect a fost selectat.
Grupul Current Selection mai conține comanda Format selection care va deschide, în
funcție de tipul de obiect ales, o fereastră de configurare a tuturor formatelor posibile aplicabile
elementului ales. În continuare prezentăm configurarea elementelor de formatare a celor mai
importante componente ale unei diagrame.
Comanda Reset to Match Style anulează setările efectuate de utilizator și aduce
componenta selectată la formatarea inițială, comandă foarte utilă atunci când v-ați rătăcit în
setările făcute și rezultatul aplicării acestora nu vă mulțumește.

Configurarea cadrului diagramei și a zonei de trasare

Cadrul diagramei (Chart Area) este zona care delimitează diagrama în cadrul foii de
calcul Excel. Apelând comanda Format Selection descrisă anterior sau executând clic în această
zonă și apoi clic dreapta, se poate selecta, din meniul contextual, comanda Format Chart Area în
scopul modificării aspectului acestei regiuni.

În fereastra afișată, Format Chart Area , se pot configura:

- Fill – stabilește opțiuni pentru culoarea de umplere a cadrului diagramei, pe anumite

culori (Solid Fill), degradeuri (Gradient fill), imagini sau texturi (Picture or texture fill)
sau diferite modele de umplere (Pattern Fill);
- Border Color – formatează proprietățile chenarului, la nivel de culoare;

103
 - Border Styles – formatează stilurile de desenare a chenarului (grosimea liniei de chenar,
linii punctate sau întrerupte etc.);
- Shadow – aplică stiluri presetate de umbrire pe diferite culori (Presets), stabili
transparența acestora (Transparency), distanța față de imagine (Distance), unghiul de
luminare (Angle), dimensiune (Size), efecte de blurare (Blur);
- Glow and Soft Edges – oferă posibilitatea utilizatorului de a alege din setări predefinite
(Presets) stiluri de înrămare a imagini cu efecte de strălucire;
- 3D Format – aplică formatare cu efect 3D suprafeței cadru ale diagramei;
- Size – permite setarea dimensiunilor, precum și scalarea imaginii; oferă posibilitatea
revenirii la dimensiunile originale prin apăsarea butonului Reset, în cazul în care vă
convin modificările efectuate;
- Properties – se referă la proprietățile de poziționare a obiectului și anume diagrama se
poate deplasa și dimensiona odată cu celulele între care este încadrată (Move and size
with cells), se poate muta sar nu se poate dimensiona odată cu celulele învecinate sau
rămâne în poziție fixă (Don’t move or size with cells). Tot aici puteți stabili dacă
obiectul (diagrama) poate apărea în document la listare (Print object) sau va fi protejat la
editare (Locked) în momentul în care foaia de calcul va fi protejată.

Pentru zona de trasare (Plot Area - spațiul dintre axe), sunt disponibile în fereastra
Format Plot Area (accesată prin clic dreapta și alegerea comenzii Format Plot Area) opțiuni de
stabilire a caracteristicilor chenarului și suprafeței, similare cu cele pentru cadrul diagramei.
Zona de trasare (de afișare) poate fi redimensionată prin tragerea cu mouse-ul a
marcajelor de selecție, la fel ca diagrama, în întregime.

Formatarea seriilor și a punctelor de date

Unul dintre cele mai importante aspecte ale formatării unei diagrame este formatarea
seriilor de date. O serie poate fi scoasă în evidentă sau „ascunsă" prin modul de formatare
aplicat.
Seriile de date pot fi, în funcție de tipul diagramei, linii, coloane, bare, sectoare de cerc
etc. Formatarea unei serii presupune accesul la fereastra Format Data Series, realizat prin una
din metodele descrise anterior.
De exemplu, în figura sunt evidențiate elementele ce se pot manevra în legătură cu o
serie de date formată din coloane. Vom descrie elementele de formatare specifice seriilor de
date, restul opțiunilor au fost descrise pe larg anterior.
În cadrul ferestrei Format Data Series, găsim opțiunea Series Options care conține
setările de suprapunere și decalaj între elementele de reprezentare ale seriei.
Setarea Series Overlap – stabilește printr-un obiect de balansare modul cum elementele
de reprezentare (în cazul nostru coloane) ale seriei se suprapun (overlapped) sau sunt separate
unele de altele (separated). Balansul va permite stabilirea unei poziționări precise (exprimate
procentual) între cele două stări, poziția neutră fiind corespunzătoare valorii de 0%.
Setarea Gap Width reprezintă decalajul între elementele de reprezentare ale seriei,
având ca valoare minimă 0% (No Gap) și 500% (Large Gap)

104
 Dacă tipul digramei este unul de trasare prin linii cu puncte de marcaj, opțiunile din
fereastra Format Data Series se schimbă, apărând câteva noi, specifice trasajului de linii și
prezența punctelor. Astfel punctele de marcaj vor fi formatate prin intermediul opțiunilor
Marker Options și Marker Fill. Prima opțiune stabilește prezența punctelor de marcaj, forma
(Type) și dimensiunea acestora (Size), iar cea de-a doua, formatările de umplere cu culoare,
gradient și imagini a acestora.
Culoarea liniilor diagramei este stabilită prin setarea Line Color, iar stilul de
reprezentare al acesteia, prin Line Style. Marker Line Color și Marker Line Style se referă la
aceleaști tipuri de formatări, dar pentru liniile de marcaj.

Formatarea legendei unei diagrame

Legenda este o referință descriptivă a seriilor de date. Ea poate fi mutată sau
redimensionată prin acțiunea mouse-ului. Aspectul elementelor legendei poate fi modificat în
fereastra Format Legend – figura 6.21. (clic dreapta și din meniul contextual se alege Format
Legend), care, pe lângă opțiuni legate de stilul de umplere, formatarea chenarului, umbre și
efecte de strălucire, care au fost descrise anterior, avem Legend Options care prezintă opțiuni de
poziționare a legendei în cadrul unei diagrame (Legend Position): în partea superioară a

105
diagramei (Top), în partea de jos a acesteia (Bottom), în stânga sau dreapta (Left sau Right),
respectiv colțul dreapta sus (Top Right).
Bifarea casetei Show the legend without overlapping the chart are ca efect plasarea
legendei fără ca aceasta să se suprapună peste graficul de reprezentare.

Inserarea obiectelor în diagramă

Dacă se dorește să se insereze și alte obiecte (de ex. o imagine, o figură sau o casetă de
text), se va folosi grupul de comenzi Insert (vezi figura alăturată), din tabul Chart Tools, Layout.
Pentru inserarea unei imagini se folosește butonul Picture, ce va deschide o fereastră Insert
Picture în care puteți preciza locația unui fișier de format grafic de pe discurile dvs.
Casete de text în care să adăugați explicații sau precizări referitoare la anumite valori sau
comentarii creați prin apăsarea butonului Text Box, iar pentru diferite figuri ce le puteți plasa în
cadrul diagramei, pentru a da mai multă imagine graficelor, aveți la dispoziție lista Shapes.

Configurarea componentelor diagramei

Tot din categoria configurărilor componentelor de diagramă, găsim grupul de comenzi
Labels (figura alăturată), care conține exclusiv configurații predefinite pentru obiectele de tip
etichete (titluri, legendă, etichete valori, tabela de date). Fiecare componentă reprezintă de fapt
liste de opțiuni pentru fiecare în parte, ale căror opțiuni vor fi descrise în continuare.
Setarea titlului de diagramă Chart Title, are trei opțiuni: None – diagrama nu va avea
nici un titlu afișat; Centered Overlay Title – va suprapune central textul de titlu, fără
redimensionarea graficului și Above Chart – plasează titlul deasupra diagramei și
redimensionează graficul, pentru a face loc titlului. În caseta de text apărută și în care apare
implicit textul Chart Title, tastați textul dorit. Dacă setările predefinite nu sunt suficiente sau se
dorește configurarea acestora, se alege comanda More Title Options….

Adăugarea titlurilor de axă (Axis Titles)

Pentru a adăuga un titlu la o axă orizontală (categorie) principală, faceți clic pe Primary
Horizontal Axis Title, apoi faceți clic pe opțiunea pe care o doriți. Pentru a adăuga un titlu la o
axă verticală (valoare) principală, faceți clic pe Primary Vertical Axis Title, apoi faceți clic pe
opțiunea dorită. În caseta text Axis Title care apare în diagramă, tastați texul dorit.
Afișarea sau ascunderea legendei de diagramă Când creați o diagramă, apare legenda,
însă aceasta poate fi ascunsă, iar locația ei poate fi modificată după ce creați diagrama. Faceți

106
clic pe diagrama în care doriți să afișați sau să ascundeți o legendă și puteți alege una dintre
următoarele variante:

- pentru a ascunde legenda, faceți clic pe None (pentru a elimina rapid o legendă sau o
intrare de legendă dintr-o diagramă, selectați-o, apoi apăsați DELETE. De asemenea,
aveți posibilitatea să faceți clic cu butonul din dreapta pe legendă sau pe titlul legendei și
să faceți clic pe comanda cu același nume);
- pentru afișarea legendei, faceți clic pe opțiunea de afișare dorită.

Notă: Când faceți clic pe una dintre opțiunile de afișare, legenda se mută și suprafața
reprezentată grafic se ajustează automat pentru a face loc pentru aceasta. Dacă mutați și
dimensionați legenda utilizând mouse-ul, suprafața reprezentată grafic nu se ajustează automat.
Pentru opțiuni suplimentare, faceți clic pe More Legend Options… pentru legendă, apoi
selectați opțiunea de afișare dorită.
Când o diagramă are afișată o legendă, aveți posibilitatea să modificați intrările
individuale de legendă editând datele corespondente în foaia de lucru.
Prin intermediul butonului Data Labels puteți plasa etichetele valorilor seriilor de date
direct în grafic, pentru a indica precis nivelul acestora. Implicit, graficul generat inițial nu are
active etichetele de date fiind setat pe opțiunea None. Dacă se dorește plasarea etichetelor în
grafic aveți variantele: Center – etichetele sunt plasate în centrul figurilor de reprezentare a
valorilor, Inside End – le situează în partea superioară a figurilor de reprezentare a valorilor,
Inside Base – plasează etichetele la baza figurilor de reprezentare, iar Outsider End, deasupra
acestora. Oricum, vă puteți ghida foarte ușor după imaginile de reprezentare din dreptul fiecărei
opțiuni. Pentru mai multe opțiuni, apăsați More Data Label Options… Data Table activează sau
dezactivează afișarea tabelei cu sursa de date a diagramei. Implicit acesta nu este afișat
(corespunzător opțiunii None), existând opțiuni de afișare a tabelului de date fără etichetele de
serii și categorii (Show Data Table) sau cu afișarea acestora (Show Data Table with Legend
Keys).

Afișarea sau ascunderea axelor sau a liniilor de grilă din diagrame

Când creați o diagramă, se afișează pentru majoritatea tipurilor de diagramă axele
principale. Aveți posibilitatea să le activați și să le dezactivați în funcție de necesități. Când
adăugați axe, aveți posibilitatea să specificați nivelul de detaliere pe care doriți să-l afișeze
axele. O axă de adâncime se afișează atunci când creați o diagramă 3-D. Când valorile dintr-o
diagramă variază foarte mult de la o serie de date la alta sau când aveți tipuri mixte de date (de
exemplu, preț și volum), aveți posibilitatea să reprezentați una sau mai multe serii de date pe o
axă verticală (a valorilor) secundară. Scala axei verticale secundare reflectă valorile pentru seria
de date asociată. După ce adăugați o axă verticală secundară la o diagramă, aveți posibilitatea să
adăugați și o axă orizontală secundară (a categoriilor), care poate fi de ajutor într-o diagramă
XY (prin puncte) sau cu bule.
Pentru a face o diagramă simplu de citit, aveți posibilitatea să afișați sau să ascundeți
liniile de grilă orizontale și verticale din diagramă, care se extind din orice axe orizontale și
verticale de-a lungul suprafeței reprezentate grafic a diagramei.

107
108
 Utilizare Microsoft Office 2010 – Microsoft Power Point
1. Prezentare generală

Este o componentă a Microsoft Office specializată în crearea, memorarea şi prezentarea

de diapozitive electronice.
Este ideal pentru liste simple şi pentru exprimarea concisă a unor puncte de vedere sau
pentru variantele electronice ale unor broşuri şi pliante.
Lansarea aplicaţiei Power Point se face ca pentru orice componentă MicroSoft
Office. De exemplu, se face dublu clic pe icoaniţa alăturată, dacă aceasta este pe desktop.
Apare fereastra principală a cărei bară de meniu orizontală are structura standard a
aplicaţiilor MS Office. Sub-meniul care o individualizează este Slide Show.

Selectând din sub-meniul View, Toolbars şi de aici Formating, apare paleta Formating cu
cele două opţiuni specifice Design şi New Slide.
O prezentare Power Point constă din mai multe elemente de bază
numite diapozitive (slides).
Aranjamentul constituit din texte, imagini grafice şi alte obiecte, care
fac parte dintr-un diapozitiv, se numeşte macheta (layout). Power Point
include mai multe variante de machete cu diverse obiecte. Aceste
diapozitive includ marcaje de rezervare (placeholders) pentru:
- titluri,
- liste marcate,
- imagini grafice,
- diagrame,
- alte obiecte, singure sau în combinaţii.
Pentru a face prezentarea mai atractivă, se pot folosi culori, fonturi, imagini grafice pentru
fundal. Toate aceste componente fac parte dintr-o colecţie de obiecte numite şabloane de proiect
(design templates).
Dacă unele dintre elementele ce trebuie incluse în diapozitive au fost create în WORD sau
EXCEL, nu se refac, ci se inserează în Power Point folosind Clipboard-ul.

2.Crearea unei prezentări

2.1Folosirea programului AutoContent Wizard
Cel mai comod mod de a crea o prezentare Power Point cu diapozitive standard este cel
oferit de asistentul (vrăjitorul) AutoContent Wizard.
Lansarea asistentului AutoContent Wizard se face selectând New din submeniul File.
Fereastra principală se va completa cu componenta New Prezentation a paletei Formating, ca în
figura următoare:

109
 De aici se selectează From AutoContent Wizard şi se iniţiază un dialog cu utilizatorul.
Trebuie precizat :
- un tip de prezentare, de exemplu Generic. Se apasă butonul Next,
- suportul pe care să se facă prezentarea (pe un ecran, pe folii transparente alb negru sau
color, pe web, filme), apoi Next,
- titlul şi dacă este cazul subsolul prezentării, apoi Next.
Dacă nu se impune nici o revenire se apasă butonul Finish şi apare fereastra pentru crearea
diapozitivelor prezentării după modelul ales (modul de vizualizare Normal – Outline, ca în

figura de mai jos).

Trecerea dintr-un diapozitiv în altul se poate face : direct, utilizând mouse-ul făcând clic
cu butonul stâng deasupra numărului diapozitivului, sau secvenţial, cu tastele PageUp sau
PageDown.
Prinzând cu mouse -ul un element al unui diapozitiv şi deplasându-l pe un alt diapozitiv,
prin eliberarea butonului mouse-ului, acel element va fi mutat în noul diapozitiv (se lucrează
asupra coloanei din stânga a figurii de mai sus).
Apăsând butonul Slide, al coloanei din stânga a figurii precedente, şi prinzând cu mouse-
ul un diapozitiv, acesta poate fi deplasat pe o altă poziţie în prezentare prin eliberarea mouse-
ului pe poziţia dorită.
Dacă se doreşte schimbarea şablonului diapozitivului propus de modelul selectat, din
Slide Design, secţiunea Available For Use se alege şablonul de diapozitiv potrivit cu conţinutul
diapozitivului respectiv.
Pentru schimbarea machetei diapozitivului propus de modelul selectat, din Slide Layout,
se alege macheta de diapozitiv potrivită cu conţinutul diapozitivului respectiv.
Dacă nu sunt pe ecran butoanele Slide Design şi Slide Layout, aceste se afişează fie din
sub-meniul View, selectând Toolsbar, apoi Formating, fie din sub-meniul Insert, selectând
New Slide .

110
 2.2. Legături între diapozitive
Există posibilitatea realizării de salturi de la un diapozitiv la altul în timpul unei
demonstraţii, chiar dacă acestea nu au numere consecutive, utilizând Hyperlink din sub-meniul
Insert.

Se selectează obiectul din diapozitiv pe care făcând clic să se realizeze transferul, iar din
fereastra Edit Hyperlink, se alege locul unde să se facă legătura (transferul). De exemplu, dacă
se face transferul la un alt diapozitiv al aceleiaşi prezentări, se selectează Place in This
Document ca în figura de mai sus, se alege din listă diapozitivul dorit, apoi se apasă butonul
OK.

2.3. Animaţie
Pentru a fi cât mai atractiv şi pentru a sublinia importanţa unui element al unui diapozitiv,
se pot introduce elemente de mişcare şi auditive la afişarea elemntului respectiv.
Pentru animarea unui element al unui diapozitiv, se selectează elementul respectiv, apoi din sub-
meniul Slide Show, se selectează Custom Animation, de aici se selectează Add Effect şi se
propune o listă cu opţiuni pentru momentul când să fie animaţia, de exemplu la apariţia
elementului sau la dispari ţia sa din diapozitiv etc. Apare o listă de efecte animate din care se
selectează unul. În figura următoare, titlul diapozitivului va fi introdus în diapozitiv literă cu
literă, fiecare literă la apariţie fiind colorată.

111
 Se pot asocia mai multe efecte la acelaşi element al unui diapozitiv,
momentul declanşării fiec ăruia rămânând la alegerea utilizatorului (figura
din stânga).
Pentru ştergerea animaţiei asociate unui element se selectează efectul
de şters şi apoi opţiunea Remove (figura din dreapta).

Adăugarea de efecte sonore se realizează prin selectarea opţiunii Effect Options, şi în

fereastra care apare, din lista ascunsă corespunzătoare opţiunii Sound, se alege tipul de sunet
dorit. Se poate stabili dacă efectul animat să fie pentru tot elementul sau pentru componente ale
acestuia.
De exemplu, dacă este animat un text, animaţ ia se poate face pentru tot textul odată,
pentru fiecare cuvât în parte sau literă cu literă, alegând tipul din listă ascunsă corespunzătoare
opţiunii Animate text.

2.4. Vizualizări ale unei prezentări

Modul de vizualizare Normal (Outline)

permite lucrul asupra diapozitivelor şi este indicat să
fie folosit în etapa de creare a prezentării.
Acest mod de vizualizare permite să se vadă
structura logică a prezentarii şi o versiune în
miniatura a diapozitivului curent în fereastra din
dreapta.
În această fereastră bara verticală cu
instrumente permite să se strângă sau să expandeze
titlurile, să se modifice nivelurile în structură şi să se ascundă elementele de format în scopul
citirii uşoare a textului.
Pictogramele mici din stânga numerotate reprezintă diapozitive, iar textul de pe aceeaşi
linie reprezintă titlul diapozitivului.
Moduri de vizualizare a unei prezentări
- Modul de vizualizare Outline: este indicat în etapa de construire a unei prezentări. Acest
mod permite să se stabilească structura prezentarii.
Pentru a lucra cu elemente de detaliu este nevoie ca pe ecran să fie un singur diapozitiv.
Pentru a rearanja diapozitivele într-o prezentare mai mare este utilă vizualizarea tuturor
diapozitivelor. Power Point oferă înca 5 moduri de vizualizare a unei prezentări.
Pentru a comuta între modurile de vizualizare se folosesc cele 5 butoane din coltul stânga jos al
ferestrei Power Point.
- Modul de vizualizare de tip diapozitiv (Slide View): se afişează un singur diapozitiv pe
ecran, în care se pot adăuga sau edita texte sau imagini grafice. Pentru detaliere se apasă
butonul Zoom. Pentru deplasare înainte/înapoi se foloseşte cursorul barei verticale din
dreapta ferestrei.
- Modul de vizualizare Outline View (de tip structură) permite să se lucreze doar cu texte,
fă ră imagini (cu excepţia diapozitivului în miniatură afişat în dreapta ferestrei).
- Modul de vizualozare general (Slide Sorter View); oferă o vedere de ansamblu a
prezentării: toate diapozitivele sunt pe ecran, nu se pot citi texte, dar se poate selecta un
diapozitiv anume.
- Modul de vizualizare de tip pagină de observaţie (Notes Page View); permite
introducerea de observaţii şi note cât mai complete astfel încat să se poată răspunde la
orice întrebare.
112
 - Modul de vizualizare de tip prezentare (Slide Show); de pe ecran dispar toate meniurile
şi barele de instrumente, toată suprafaţa fiind ocupată de diapozitiv. Nu se fac
editări/inserări în acest mod.
Dacă se poziţionează punctul de inserare (cursorul) la sfârşitul unei linii şi se apasă Enter
se poate tasta pentru a adăuga un nou diapozitiv sau o linie nouă.
Cu Tab se inserează marcare de listă, iar cu Shift + Tab operaţia inversă.
Folosind butoanele din bara orizontală de jos a ferestrei se pot schimba între ele modurile
de vizualizare: câte un diapozitiv, toate o dată, sau Outline.
Pentru a înlocui orice fragment de text din prezentarea propusă de Auto Content Wizard
se selectează textul respectiv şi se tastează cel nou.
Se introduc toate elementele principale ce vor fi titluri de diapozitive, se completează apoi
marcajele de sub titlu cu ideile ce vor fi prezentate la fiecare subiect.
Se poate schimba poziţia unui element în ierarhia prezentării cu ajutorul tastelor Tab şi
Shift + Tab.

Exemplu. Dacă unul din punctele prezentate într-un diapozitiv este destul de important pentru
a-i fi dedicat un diapozitiv propriu, atunci se poziţionează punctul de inserare pe linia
respectivăşi se apasă Shift + Tab.

2.5. Crearea unei prezentări fără folosirea programului AutoContent Wizard

Din fereastra iniţială, în loc să se selecteze Auto Content Wizard, se alege Blank
Presentation şi se afişează o fereastră cu propunerile de machete existente în Power Poit, din
care se alege una (Auto Layout).
Se selectează o machetă şi apoi se apasă butonul OK.
Casetele încadrate de linii punctate se numesc marcaje de rezervare, folosite pentru a afişa
texte, imagini grafice sau alte obiecte care se potrivesc în diapozitivul respectiv.
Crearea unui diapozitiv
Pentru a crea, într-o prezentare, un diapozitiv nou se face clic pe butonul New Slide de pe
bara de instrumente Task Pane.
Pentru a schimba macheta unui diapozitiv după ce l-am creat, facem clic pe Slide Layout
din bara Task Pane şi se alege o nouă machetă.
Dac ă macheta aleasă nu include toate obiectele din diapozitivul anterior, acestea trebuie
rearanjate astfel încât să se potrivească în noua machetă.

Notă: dacă bara Task Pane nu este vizibilă se face clic pe butonul drept al mouse-ului deasupra
oricarei bare de instrumente de pe ecran şi din meniul care apare se alege Task Pane.
Pentru a insera text într-o casetă rezervată, se execută clic în acea zonă, după care se
introduce textul.
Pentru a insera o imagine grafică sau alt obiect, se execută dublu clic.
Obiecte ce pot fi inserate într-un diapozitiv
- aproape toate diapozitivele au un titlu;
- listele marcate – folosite pentru prezentarea ideilor;
- tabelele – care sunt ideale pentru cazul când se compară mai multe opţiuni;
- diagrame – atunci când se doreşte să se transmită informaţii numerice;
- imagini grafice – pentru a atrage atenţia auditoriului, se pot lua din colecţia de imagini
artistice (Clip Art) desene sugestive;
- clipuri multimedia (audio şi video) şi
- diagrame de organizare (organigrame);
- un document Word sau o foaie electronică de calcul Excel, MathCAD etc (Insert → Object

113
 şi vedem ce alte posibilitaţi de inserare mai există) ;
- legături (link) la alte diapozitive.

Editarea unui text

Se face clic în marcajul de rezervare şi se începe tastarea noului text. După ce s-a terminat
de introdus textul, se apasă Enter. Dac ă diapozitivul are mai multe marcaje de rezervare se face
clic în fiecare şi se tastează textul corespunzător.

Observaţii.
• Dacă textul din marcajul de rezervare este formatat ca o listă marcată, la fiecare apăsare a
tastei Enter apare un nou marcaj de listă.
• Ca şi în Word se pot schimba dimensiunile, tipurile de fonturi, culorile, etc.
• Pentru a modifica întregul text dintr-un cadru, se face clic pe chenarul cadrului.
Inserarea diagramelor
Câteva dintre machetele puse la dispoziţie de Power Point au marcaje de rezervare pentru
diagrame.

Pentru crearea şi editarea diagramelor se foloseşte programul Microsoft Graph. Făcând

dublu clic pe marcajul de rezervare pentru diagramă se lansează în mod automat Microsoft
Graph.
În diapozitivul curent Power Point apare o fereastră de genul foii electronice de calcul din
Excel.
Pentru a selecta foaia de date se face clic pe coltul din stânga sus gri de la intersecţia
dintre titlurile liniilor şi coloanelor. Pentru a şterge exemplul de text se apasă tasta Del şi apoi se
tastează datele dorite.
Pentru a selecta porţiunile din diagrama care se doreşte a fi reformatată, din lista derulantă
Chart Objects se alege Chart Types şi de aici tipul de diagramă dorit. La terminare se face clic
oriunde în interiorul diapozitivului, dar în afara diagramei, şi pentru a îngloba diagrama şi
închide fereastra foii de date se face clic pe butonul OK. Pentru a edita din nou diagrama facem
dublu clic pe ea.

Adăugarea unor imagini grafice

Câteva dintre machetele de diapozitive standard au şi marcaje de rezervare pentru imgini
grafice: o fotografie, un desen, etc.
Cu dublu clic pe acest marcaj se deschide Clip Art Galery, care conţine colecţia de
imagini grafice.
Se alege din partea de sus a ferestrei de dialog: Clip Art – pentru desen, Pictures – pentru
fotografii scanate. Din partea stângă a ferestrei se selectează o categorie, apoi în partea dreaptă
sunt afişate imaginile categoriei selectate din care se alege una. Se apasă Insert.
Salvarea diapozitivelor create într-un fişier: din meniul bară orizontal se selectează File → Save
As nume. Se poate alege Tools → Options → Save Auto Recover Info n minutes, pentru salvare
automata din n în n minute.

2.6. Atribuirea de efecte speciale fragmentelor de text

1. Mărirea/Reducerea dimensiunii fonturilor: se obţine apasând succesiv

pe butonul Increase/Decrease Font Size. Textului selectat i se vor
mări/micşora fonturile.
2. Evidenţierea titlului:

114
a) cu umbrire: se apasă butonul Shadow;
b) combinarea efectelor de mai sus cu schimbarea tipului de font: bold,
italic, etc.
Stabilirea tipului prezentării
• Se deschide prezentarea ;
• Din bara de instrumente Task Pane se apasa butonul Apply Design;
• Se afisează lista din care se alege un nume.

Şabloanele de proiect au 3 elemente de bază:

1. Macheta (Layout): include linii, cadre, aspect grafic;
2. Schema de culori (Color Scheme);
3. Fundalul (Background).

Modificarea schemei de culori: clic pe butonul drept al mouse-ului pe fundal şi din meniul
imediat alegem Slide Color Scheme.
Modificarea Background-ului: clic pe butonul drept al mouse-ului şi alegem Background
din meniul imediat. Se alege din fereastra care apare tipul de fundal dorit.
Pentru a modifica doar câteva diapozitive, nu toate, se selectează modul de vizualizare
Slide Sorter, clic pe diapozitivul dorit (dacă sunt mai multe, pentru următoarele se apasă şi
Shift) se fac modificarile dorite şi pentru a restrânge efectul doar la cele selectate se alege
Apply, nu Apply All.

Utilizarea animaţiei
Bara cu instrumete Animation Effects are 11 efecte şi un buton pentru animaţie
personalizată.
Efectele de animaţie se pot aplica oricărui obiect de pe diapozitiv.
Animaţia poate fi sub două forme:
a) Cuvintele plutesc deasupra celorlalte imagini;
b) Cuvintele se materializează şi capată diferite forme. La acestea se pot adăuga şi
sunete.
Pentru asocierea animaţiei se poziţionează cursorul în interiorul casetei de text, de
exemplu pentru o lista de idei, se face clic pe butonul Animation Effects şi se pun la dispoziţie
opţiunile:
• Animate Title – animaţia titlului. Titlul cade în pagină.
• Animate Slide Text – animaţie de text din diapozitiv; afişează textul linie cu linie fără alte
efecte.
• Drive-In (Intrare) - textul vine din dreapta cu zgomot de motor şi scrâşnet de frâne.
• Flying (Plutire) – textul vine din stânga însoţit de şuierat;
• Camera (Aparat foto) – se aude un zgomot ca un clic de aparat foto şi apoi apare
imaginea;
• Flash Once (un singur flash) – fiecare linie de text apare pe ecran pentru o perioadă foarte
scurtă de timp după care dispare;
• Laser – textul se scrie literă cu literă, cade din dreapta sus însoţit de sunete ce imită
detunăturile;
• Type Writer (maşina de scris) – literele apar de la stânga la dreapta însoţite de ţăcănitul
unei maşini de scris;
• Reverse Order (ordine inversă) – acest stil este ideal pentru liste de tip clasamente, scriind
lista de jos în sus;
• Drop In (în cădere) – cuvintele şi semnele de punctuaţie cad de sus pe rând, fără sunete;

115
 Animation Order (ordinea de animaţie) – în diapozitivele cu mai multe obiecte, se poate
specifica ordinea animaţiei, de exemplu: diapozitivul are o diagramă şi o casetă de text şi la
fiecare s-a stabilit un tip de animaţie, acum se precizează ordinea ;
Custum Animation (animaţie personalizat ă) – în timpul prezentării trecerea de la o
animaţie la alta se face apasând butonul stâng al mouse-ului. Procesul poate fi automatizat în
modurile Slide sau Slide Sorter facând clic pe butonul drept al mouse-ului deasupra
diapozitivului, se alege Custom Animation, Timing, Animate → Automatically şi se precizează
timpul în secunde.

Trecerea de la un diapozitiv la altul

Power Point pune la dispoziţie 13 moduri de a trece de la un diapozitiv la altul:
1. Blinds (jaluzele): imaginea se descoperă treptat pe orizontală sau verticală;

2. Box (caseta): un pătrat care se strânge în centrul diapozitivului sau se măreşte pentru a
afi şa întreaga imagine;
3. Checkerboard (tabla de şah): noul diapozitiv este scos la suprafaţă de mici pătrăţele
care dispar spre laterale sau în partea de jos;
4. Cover (acoperire): noul diapozitiv zboară pe ecran de sus, jos, stânga, dreapta, sau
colţuri, şi acoperă pe cel vechi;
5. Cut (decupare): trecere bruscă de la unul la altul;
6. Dissolve (dizolvare): mici puncte vor forma noul diapozitiv care îl va acoperi pe cel
vechi;
7. Fade through black (apariţie din întuneric): noul diapozitiv apare dintr-un ecran negru;
8. Random bars (bare aleatoare): noul diapozitiv se construieşte din bare verticale sau
orizontale;
9. Split (separare): se trage o cortină pe orizontală sau verticală;
10. Uncover (descoperire): se şterg treptat obiectele de pe ecran din cele 8 direcţii posibile
în timp ce se afişează noul diopozitiv;
11. Strips (dungi): noul diapozitiv se afişează acoperindu-l pe cel vechi pe una din
diagonale cu linie zimţată;
12. Wipe (curăţare): afişează lent noul diapozitiv;
13. Random Transition (tranziţii aleatoare): de fiecare dată când se face prezentarea,
modul de trecere va fi diferit

Aplicarea unui mod de tranziţie

Se trece în modul Slide Sorter, se selectează diapozitivul, apoi din lista derulantă Slide
Transition Effects din bara de instrumente Slide Sorter se alege modul dorit.
Pentru a vedea ce efect de tranziţie este aplicat unui diapozitiv anume, în modul de
vizualizare Slide Sorter, se face clic pe pictograma Transition de sub diapozitiv.
Toate diapozitivele pot avea acelaşi mod de tranziţie, dar pot avea şi moduri diferite. În
modul de vizualizare Slide Sorter, se selectează diapozitivele care vor avea alt mod de tranziţie
decat celelalte diapozitive ale prezentării, şi din lista de derulantă de pe bara cu instrumente
Slide Sorter se alege un nou mod de tranziţie.
Pentru a selecta mai multe diapozitive, se ţine apasată tasta Shift şi se face clic deasupra
diapozitivelor de selectat.
Stabilirea vitezei de tranziţie: în modul Slide Sorter se face clic pe butonul Slide
Transition din partea stângă a barei cu instrumente. Se încearcă opţiunile referitoare la viteză,
reţinându-se cea care se încadrează în intervalul de timp dorit.
Repeţ iţiile pentru prezentare se fac în ideea de a cronometra timpul prezentarii şi de a

116
vedea dacă prezentarea se încadrează în timpul alocat sau nu.
Pentru a înregistra timpii de sincronizare se trece în modul de vizualizare Slide Sorter şi se
face clic pe butonul Rehearse Timing.
Se afişează primul diapozitiv şi în stânga jos apare un ceas cu cronometru. Cu clic pe
butonul stâng al mouse-ului se trece pe diapozitivul următor.
După ce s-a terminat prezentarea apare pe ecran o casetă de dialog care întreabă dacă să se
înregistreze timpii de sincronizare pentru diapozitive astfel încat să poată fi văzuţi în modul de
vizualizare Slide Sorter. Dacă se răspunde Yes, pe ecran apar diapozitivele şi duratele.
Dacă se depăşeşte timpul alocat prezentării, se pote cere ca Power Point să grăbească
prezentarea prin fixarea unui interval stabilit de timp.
Notes Page View (modul de vizualizare a paginilor de observaţii): permite inserarea de
comentarii pentru fiecare diapozitiv, comentarii care nu sunt văzute decât de prezentator.
Pentru inserarea observaţiilor se face clic pe butonul drept al mouse-ului şi se alege
opţiunea Speaker Notes.
Dacă pregătirile au fost încheiate se poate face prezentarea publică:
a) pe calculator direct în faţa a 2-3 spectatori – care pot privi ecranul calculatorului pe care s-a
creat prezentarea;
b) de pe folii transparente folosind retroproiector;
c) folosind LCD, un ecran şi un retroproiector;
d) direct pe Internet.
Prezentarea pe un alt calculator: pentru aceasta se “împachetează” prezentarea cu ajutorul
programului asistent (wizard) Pack and Go. Dacă este nevoie de mai mult de o dischetă Power
Point gestionează împărţirea şi apoi reconstituirea, în cazul în care împachetarea se va face pe
dischete.
Pentru a lansa programul asistent (vrăjitor), se parcurg etapele:
- Se deschide prezentarea, apoi File → Pack and Go → Next.
- Se confirmă numele prezentarii care se va copia → Next.
- Se precizează unitatea pe care se face copierea, să zicem A → Next.
- Se precizează dacă se includ fişiere legate; pentru a nu avea probleme cu fonturile, pe
calculatorul pe care vrem să mutăm prezentarea, se activează opţiunea Embed True Type
Fonts → Next.
- Se comunică programului vrăjitor dacă să se ia şi modulul Power Point Viewer (de preferat
să se ia) şi se apasă Finish.
Pe calculatorul desţinaţie se introduce discheta, se face dublu clic pe My Computer, pe
pictograma cu discheta, dublu clic ş i se caută pictograma Png Setup. Dublu clic pe aceasta şi se
comunică programului Pack and Go locul unde vrem să se facă depunerea prezentarii. La
sfârşitul copierii se întreabă dacă se doreşte urmarirea prezentării, şi cu Yes se începe lucrul.

Atenţie: calculatorul desţinaţie trebuie să aibă versiunea de Windows cel puţin ca şi a

calculatorului pe care s-a creat prezentarea sau superioară!
Pentru derularea unei astfel de prezentări se foloseşte Power Point Viewer care se găseşte
în dosarul în care au fost salvate fişierele Pack and Go şi se numeste Power Point view 32. Se
selectează un tip de derulare (continuu ca la târguri şi expozi ţii sau cu timpi de sincronizare)
din caseta Show Slide Show Dialog şi se face clic pe butonul Show.
Diapozitive ascunse: sunt acele diapozitive ale unei prezentări care fac parte din derularea
curent ă doar la cerere. Ele există în prezentare şi pot să nu fie totdeauna vizualizate, ci doar în
cazuri speciale.
Ascunderea unui diapozitiv: se trece în modul Slide Sorter, se selectează diapozitivul (sau
mai multe) şi se face clic pe butonul Hide Slide.
Diapozitivul nu dispare de pe ecran, dar numarul sau este pus într-un chenar şi taiat.

117
 Anularea opţiunii de ascundere: se poate face astfel
- cu mouse-ul: clic pe butonul drept al mouse-ului pe diapozitivul anterior celui ascuns şi
se selectează Go, Hidden Slide, sau
- cu tastatura: pe diapozitivul anterior celui ascuns se apasa tasta H.
Folosirea indicatorului în timpul prezentării: pentru a evidenţia un element important pe un
diapozitiv se procedează astfel:

1. clic pe butonul drept al mouse-ului pe ecran, şi se selectează din meniul imediat opţiunea
Pen. Indicatorul se transformă din săgeată în creion (revenirea se face cu CTRL+A);
2. se pot desena cu creionul săgeţi, cerculete, pe diapozitiv ţinând apăsat butonul mouse-ului.
3. Pentru a şterge ceea ce s-a facut în timpul expunerii pe diapozitiv, se apasă tasta E.

Navigarea în prezentarea de diapozitive:

Folosind Acţiune Operaţie

Trecere la
Clic pe butonul stâng al mouse-ului
Mouse-ul diapozitivul următor
Trecere la Clic pe butonul drept al mouse-ului, apoi se alege
diapozitivul anterior Previous
Trecere la
Page Down sau cu săgeata stângă
diapozitivul următor
Trecere la
Page Up sau cu săgeata dreaptă
diapozitivul anterior
Tastatura
Trecere pe un
Se introduce numărul diapozitivului, apoi Enter
diapozitiv anume
Oprirea prezentării Esc

Tipărirea prezentării: se poate face pe hârtie sau folie transparentă în funcţie de

imprimanta avută la dispoziţie.

3. Exemplu
Urmãtoarele diapozitive constituie o prezentare. Aceastã prezentare trece în revistã
principalele noþiuni prezentate.

118
119
120
121
122
123
 Utilizare Microsoft Office 2010 – Microsoft Acces

Microsoft Access 2010 este aplicaţia de management al bazelor de date pusă la

dispoziţie de suita Microsoft Office. Spre deosebire de Excel, Access va permite să stocăm şi să
administrăm volume mari de date, organizate în unităţi numite înregistrări. O bază de date
Access constă din următoarele obiecte:

 Tabele – conţin toate înregistrările

 Interogări – localizează înregistrări specifice

 Formulare – afişează înregistrările din tabele, una cîte una

 Rapoarte – tipăresc loturi de înregistrări

 Pagini de acces la date – pun la dispoziţie date prin intermediul paginilor Web
 Macrocomenzi – acţiuni automate uzuale

 Module – stochează declaraţii si proceduri Visual Basic, care ne permit să scriem

programe pentru bazele de date, astfel încât acestea să poată interacţiona cu alt
software.
Utilitarele de asistenţă din aplicaţia Access asigură un proces simplu, pas cu pas, de
configurare a tabelelor, formularelor, paginilor de acces la date, rapoartelor şi interogărilor.

Prezenta lucrare conţine 5 paragrafe.

1. conţine noţiuni de baze de date, tipuri BD. O bază de date (BD) reprezintă o colecţie
de date integrată, anume structurată şi dotată cu o descriere a structurii şi a relaţiilor
dintre date.

2. conţine caracteristica generală a SGBD Access.

3. conţine tabelele Access ,care în baza lor se definesc celelalte clase de obiecte.

4. conţine funcţii Access.

Ultimul paragraf conţine interogări Access care include şi subpunctele interogări de

selecţie,de sortare, de actualizare a datelor,de excludere aînregistrărilor, de grupare şi totalizare
şi interogări încrucişate.

124
1.1. Noţiune de bază de date. Tipuri de BD.
Printre multiplele forme de organizare a datelor, bazele de date ocupă un loc aparte.
O bază de date (BD) reprezintă o colecţie de date integrată, anume structurată şi dotată
cu o descriere a structurii şi a relaţiilor dintre date.
În funcţie de modul de organizare a informaţiilor, se cunosc câteva modele de BD:

o ierarhic (arborescent),
o reţea,
o relaţional

Modelul ierarhic. Cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date

poate fi reprezentată sub forma unui arbore în care nodurile exprimă colecţii de date, iar ramurile
reflectă relaţiile de asociere între înregistrările colecţiilor de date superioare şi inferioare.
Accesul la înregistrările colecţiilor de date inferioare se face prin traversarea arborelui,
adică se parcurg toate colecţiile aflate în subordonare ierarhică dintre colecţia – rădăcină şi
colecţia cercetată. Unui element superior îi pot corespunde unul sau mai multe elemente
inferioare, iar unui element inferior îi corespunde un singur element superior.
Modelul reţea. Modelul reţea se aseamănă cu cel ierarhic, diferenţa constând în aceea
că unui element inferior îi pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare.
Modelul relaţional. Modelul relaţional este în prezent cel mai răspândit model de baze
de date. Acest model are o singură structură de date: relaţia sau tabelul. O bază de date
relaţională este un ansamblu de relaţii (tabele) grupate în jurul unui subiect bine definit. Deci, o
relaţie poate fi redată printr-un tabel, în care fiecare rând reprezintă o înregistrare diferită, iar
fiecare coloană un atribut. Coloanele tabelului sunt identificate prin nume diferite şi reprezintă
cîmpurile (atributele, caracteristicile) modelului conceptual. În fiecare coloană datele trebuie să
fie de acelaşi tip. Căutarea în acest model de BD se face secvenţial toate articolele şi comparând
criteriile de căutare. Articolele ce satisfac conditiei căutării se selectează şi pot fi afişate.
Subiectele pe care se axează tabelele unei BD pot fi cele mai diverse: activitatea unei
firme, stocarea mărfurilor la un depozit, rezultatele unui recensământ,etc. Deşi în modelul
relaţional principala structură de date o reprezintă tabelul, o bază de date este mai mult decât o
simplă mulţime de tabele. Pe parcurs vom vedea că între tabelele bazei de date există o
interdependenţă strânsă, în timp ce între tabelele de calcul obişnuite această interdependenţă
practic lipseşte.

1.2. Gestiunea bazelor de date.

Sistemul de gestiune a bazelor de date (SGBD) este acel sistem de programe care
facilitează şi supervizează introducerea de informaţii în baza de date, actualizarea şi extragerea
din bază, controlul şi autorizarea accesului la date. Un sistem de gestiune a bazelor de date
trebuie să fie capabil să îndeplinească următoarele funcţii:

 de descriere ,care rezidă în definirea structurii datelor, a relaţiilor dintre acestea şi a

condiţiilor de acces la informaţiile conţinute în baza de date;
 de actualizare, care presupune inserarea, redactarea şi suprimarea datelor;
 de interogare a BD, care permite obţinerea diferitor informaţii din BD conform unor
criterii de căutare;
125
  de obţinere de date noi, care constă în prelucrarea informaţiei iniţiale în scopul obţinerii
unor totaluri, medii etc.;
 de întreţinere, care constă în crearea copiilor de rezervă, compactarea BD şi repararea ei
în cazul deteriorării;
 de securitate a datelor, care rezidă în protejarea BD împotriva accesului neautorizat şi în
atribuirea drepturilor de acces.

1.3.Administrarea bazelor de date.

Administrarea BD presupune coordonarea lucrărilor de proiectare a BD, protecţia
(securitatea) informaţiei, dezvoltarea BD,etc. Aceste funcţii le îndeplineşte Administratorul
Bazei de Date (ABD). El defineşte obiectele sistemului , elaborează principiile de protecţie a
datelor, răspunde de alegerea şi implementarea SGBD, asigură funcţionarea normală a
sistemului.

2.1.SGBD Access. Caracteristica generală

La începutul anilor 80 s-a produs o trecere în masă la elaborarea şi utilizarea sistemelor
de gestiune a bazelor de date de tip relaţional. Acest fenomen se explică prin atingerea unor
limite tehnice şi prin flexibilitatea redusă a sistemelor de gestiune a bazelor de date cu structuri
arborescente şi reţea care se foloseau până atunci. Înzestrate cu limbaje de generaţia a patra şi cu
generatoare de aplicaţii puternice , SGBD de tip relaţional oferă numeroase facilităţi de
proiectare şi dezvoltare a aplicaţilor .Cele mai răspândite SGBD de acest tip sunt: Oracle,
Informix, SyBase, MySQL, Interbase, Access, acesta din urmă fiind subiectul capitolului de faţă.
Sistemul de gestiune a bazelor de date MS Access 2010 (şi versiunile care l-au precedat)
a fost realizat de corporaţia Microsoft şi reprezintă o nouă ideologie în acest domeniu, având
performanţe sporite

2.2. Lansarea sistemului MS Access

SGBD MS Access funcţionează numai în mediul Windows. Există mai multe modalităţi
de lansare a sistemului Access, una din ele fiind executarea consecutivă a acţiunilor Start/All
Programs(sau Programs)/Microsoft Office/Microsoft Office Access 2010.
Ca rezultat, obţinem o fereastră, asemănătoare cu cea din figura.

126
 2.3. Crearea / accesarea unei baze de date
După cum am mai menţionat, elementele principale ale unei baze de date sunt tabelele.
Dar o bază de date poate conţine şi alte elemente care se creează pe baza tabelelor (interogări,
formulare, rapoarte etc.). Aceste elemente, împreună cu tabelele, formează aşa-numitele clase de
obiecte ale bazei de date.
Pentru a crea o bază de date nouă, în zona Open a ferestrei reprezentate în figura de mai
sus alegem opţiunea Create a new file, iar în caseta urmatoare – opţiunea Blank Database.
Putem, de asemenea, utiliza comenzile de creare/accesare a bazelor de date din meniul File.

Pentru a deschide o bază de date existentă în zona Open a ferestrei reprezentate în

figura de mai sus executăm un clic pe denumirea uneia din bazele de date utilizate recent sau
selectăm opţiunea More pentru a accesa o bază de date amplasată pe un dispozitiv de memorie
auxiliară. În caseta de dialog care apare indicăm numele BD (de ex., BIBL) şi localizarea ei
(discul, dosarul).Obţinem o fereastră în care sunt disponibile cele 7 clase de obiecte Access.

127
2.4. Închiderea / redeschiderea bazei de date
Închiderea unei baze de date poate fi făcută prin executarea comenzii Close din meniul
File sau prin acţionarea butonului din bara de titlu a bazei de date. De regulă, la închidere,
sistemul salvează automat baza de date împreună cu toate obiectele pe care le conţine. Închiderea
unei baze de date nu înseamnă şi închiderea aplicaţiei MS Access, astfel încît putem deschide o
altă de date sau crea o bază de date nouă, în modul descris mai sus.

2.5. Ieşirea din Access

Ieşirea din MS Access poate fi făcută în unul din următoarele moduri:

 se apasă combinaţia de taste Alt+F4;

 se execută comanda Exit din meniul File;
 se acţionează butonul din bara de titlu a aplicaţiei

3.Tabele Access
3.1.Crearea unui tabel
După ce am deschis o bază de date , eveniment confirmat prin apariţia ferestrei cu cele 7
clase de obiecte , putem crea diferite obiecte în oricare din clasele nominalizate. Dar deoarece
fiecare din clasele Queries, Forms, Reports, Pages, Macros şi Modules se definesc în baza
tabelelor, acestea (tabelele) trebuie create în primul rând. Cu alte cuvinte, dacă o BD nu conţine
cel puţin un tabel, crearea altor clase de obiecte devine lipsită de sens.
Pentru a crea un tabel nou ,de exemplu, Comenzi, selectăm clasa de obiecte Tables, apoi
acţionăm butonul . Caseta de dialog New Table care apare ne oferă 5 moduri de definire
a structurii tabelului.

128
 Dacă selectăm opţiunea Design View şi acţionăm butonul OK, obţinem o fereastră în care
definim câmpurile tabelului şi caracteristicile lor.

3.2. Caracteristicile câmpurilor

Pentru fiecare câmp al tabelului se specifică 3 caracteristici, şi anume:

 Field Name (denumirea câmpului, obligatoriu);

 Data Type (tipul câmpului, obligatoriu);
 Description (descrierea câmpului, opţional).

Pentru comoditate, denumirile câmpurilor se introduc pe verticală, urmând ca în

regimul de introducere a datelor Datasheet View denumirile câmpurilor să-şi ocupe poziţiile
obişnuite (pe orizontală). Regimul Design View nu permite introducerea înregistrărilor în tabel,
ci doar descrierea câmpurilor care alcătuiesc tabelul.
Denumirea cîmpului poate conţine diferite caractere, inclusiv spaţii, cu excepţia unor
semne speciale ( ".", "!" ş.a.). În caz de necesitate, denumirea poate conţine semnul "_"
(subliniere). Lungimea denumirii cîmpului (împreună cu spaţiile) nu poate depăşi 64 de

129
caractere.

Exemple: autorul;Id_ ţării; locul_ de_ muncă; LoculDeMuncă; Locul de Muncă.

Tipul câmpului poate fi unul din următoarele:

 Text - pentru texte sau numere care nu vor fi folosite în calcule;

 Memo - pentru texte lungi (biografia autorului, rezumatul cărţii etc.).
 Number - pentru numere care vor fi folosite în calcule;
 Date/Time - pentru date calendaristice;
 Currency - pentru valori băneşti;
 AutoNumber - pentru numere întregi care îşi măresc în mod automat valorile (numărul de
ordine, de exemplu);
 Yes/No - pentru valori logice care pot lua numai două valori: Yes (adevăr), No (fals);
 OLE Object - pentru imagini (fotografia autorului), sunete (imnul ţării).
 Hyperlink - pentru adrese Hyperlink. Valorile acestui câmp pot fi adrese Internet (de
exemplu, www.google.com) sau locaţii (calea spre un fişier sau dosar din calculator)
 Lookup Wizard - reprezintă, de fapt, nu un tip de date, ci o proprietate a câmpului prin
care valorile lui pot fi selectate din alt tabel. Acest mod de abordare simplifică procedura
introducerii valorilor cîmpului şi, în plus reduce riscul comiterii unor erori.

Pentru a schimba tipul câmpului (implicit tipul este Text), trecem în coloana Data Type şi din
lista derulantă alegem tipul dorit. Apoi trecem (dacă e cazul) în coloana Description, pentru a
introduce note explicative, sau în rîndul următor, pentru descrierea altui cîmp.

3.3. Stabilirea cheilor primare

Dacă valorile unui câmp sunt unice (nu se repetă), putem semnala acest lucru, pentru a
evita introducerea accidentală a două valori identice. Această procedură poartă denumirea de
stabilire a cheii primare, în cazul tabelului CITITORI, cheia primară poate fi stabilită pe
câmpul IdCarte, pentru a exclude eventualitatea repetării identificatorului cărţii (în bibliotecă nu
pot exista două cărţi cu acelaşi identificator). Cheia primară poate fi stabilită şi pe câteva
câmpuri. Pentru a stabili cheia primară, selectăm câmpul respectiv, apoi executăm un clic pe

butonul din bara cu instrumente. Ca rezultat, în partea din stânga a câmpului respectiv
apare semnul cheii.
După încheierea procedurii de descriere a câmpurilor şi de stabilire a cheii primare,
salvăm tabelul (descrierea lui), selectând comanda Save din meniul File şi indicând numele
tabelului. Dacă nu am stabilit o cheie primară (acest lucru nu este obligatoriu), sistemul ne va
avertiza, sugerându-ne stabilirea cheii pe un câmp de tip AutoNumber. Pentru a confirma,
acţionăm butonul Yes. În acest caz sistemul stabileşte automat cheia primară pe un câmp
AutoNumber (dacă el există) sau creează suplimentar un asemenea câmp (dacă el nu există),
stabilind pe el cheia primară. Pentru a renunţa la stabilirea cheii primare, acţionăm butonul No.

130
3.4. Proprietăţile câmpurilor
În afară de tipul câmpului, putem stabili şi unele proprietăţi ale sale, cum ar fi mărimea
(lungimea), numărul cifrelor zecimale, formatul datei calendaristice etc. Fiecare tip de date are
proprietăţi prestabilite, dar ele pot fi modificate, executând un clic pe câmpul respectiv şi
modificând valorile prestabilite care apar în partea de jos.
Câmpurile de tip Text pot avea lungimi cuprinse între l şi 255 de caractere. Implicit, mărimea
câmpului este de 50, dar ea poate fi modificată în limitele amintite, în funcţie de lungimea
maximă preconizată a valorilor câmpului respectiv. Astfel, pentru IdCarte (identificatorul cărţii),
modificăm mărimea câmpului din 50 (valoarea prestabilită) în 8 (valoarea necesară). La fel
procedăm şi cu caracteristicile altor câmpuri.
Menţionăm şi cu această ocazie, că pentru câmpurile ce conţin numai valori numerice
(identificatori numerici), care nu vor fi folosite în calcule, vom prefera tipul Text în locul tipului
Number. Acest mod de abordare va facilita ulterior căutarea informaţiei în baza de date.
Câmpurile de tip Number au lungimi diferite în funcţie de opţiunea specificată pentru
proprietatea Field Size.
Opţiunea implicită pentru câmpurile de tip Number este, de regulă, Single, dar ea poate
fi modificată, utilizând comanda Options din meniul Tools. Pentru câmpurile de tip
Number poate fi stabilită şi proprietatea Format, în care specificăm modul de afişare a
valorilor (numărul cifrelor zecimale etc.).
Câmpurile de tip Date/Time au lungimi variabile în funcţie de formatul datei/orei
specificat pentru proprietatea Format a câmpului. De altfel, formatul de reprezentare a datelor
calendaristice, la fel ca şi delimitatorii dintre dată, lună şi an, pot să difere de cele utilizate în
această lucrare. Reprezentarea datelor ţine de modul în care a fost personalizat sistemul
Windows. Pentru a schimba formatul de reprezentare a datelor calendaristice (dar şi a orei, a
numerelor şi a valutei), este necesar de a efec tua setările respective, utilizând aplicaţia Regional
Options din meniul Control Panel al meniului de bază Start.
Remarcă: Dacă anul este indicat cu 2 cifre, Access îl interpretează astfel:
 pentru valorile din intervalul 00-29 se subînţelege anii 2000-2029;
 pentru valorile din intervalul 30-99 se subînţelege anii 1930-1999.

Câmpurile de tip logic (Yes/No) ocupă în memoria calculatorului un octet şi pot fi

reprezentate în 4 moduri, în funcţie de opţiunea specificată pentru proprietatea Format a acestui
câmp, şi anume: Yes/No, True/False, On/Off, -1/0.
În ultimul caz valoarea - l corespunde stării True (adevăr), iar valoarea 0 - stării False
(fals).

3.5. Specificarea valorilor prestabilite

Dacă o bună parte din valorile unui câmp se repetă frecvent (de exemplu, în cazul când
majoritatea cititorilor au studii superioare), putem specifica o valoare prestabilită (implicită) a
câmpului respectiv. Valoarea prestabilită (în cazul nostru "super") se specifică pentru
proprietatea Default Value a câmpului. In procesul introducerii datelor sistemul atribuie
câmpului valoarea prestabilită în mod automat, utilizatorul urmând să modifice doar valorile care
diferă de cea prestabilită.

131
3.6. Stabilirea unor condiţii de validare
Pentru a diminua riscul introducerii unor valori greşite, putem stabili condiţii (reguli) de
validare pentru valorile câmpurilor respective. Regulile de validare se stabilesc pentru
proprietatea Validation Rule a câmpului. Totodată, pentru proprietatea Validation Text se
specifică mesajul care trebuie să fie afişat în cazul nerespectării regulii. Astfel, dacă se ştie că
preţul cărţilor nu depăşeşte valoarea 200, specificăm pentru proprietatea Validation Rule a
câmpului Preţ condiţia <=200, iar pentru proprietatea Validation Text – mesajul "Preţul cărţii nu
poate fi mai mare de 200 de lei. Reintroduceţi preţul cărţii. La fel, data împrumutului/restituirii
cărţii nu poate depăşi data curentă, astfel că pentru câmpurile DataImpr şi DataRestit putem
stabili condiţia <=Date() pentru proprietatea Validation Rule. Mesajul specificat pentru
proprietatea Validation Text va fi şi el adecvat. In fiecare din situaţiile descrise vor fi afişate
mesajele respective în cazul introducerii unor valori care nu corespund condiţiilor de validare
stabilite în procesul definirii câmpurilor.

3.7. Modificarea descrierii unui tabel

În cazul când apare necesitatea modificării descrierii iniţiale a unui tabel (adăugarea sau
excluderea unuia sau mai multor câmpuri, schimbarea ordinii, modificarea unor caracteristici,
etc), deschidem tabelul respectiv în regimul Design View şi efectuăm modificările necesare
după cum urmează (în orice consecutivitate):

1. Modificarea denumirii câmpului. Executăm un clic pe denumirea câmpului şi efectuăm

schimbările necesare.
2. Adăugarea unui câmp. Marcăm câmpul, înaintea căruia trebuie inserat noul câmp. Pentru
aceasta executăm un clic în partea stângă a rândului respectiv, acesta schimbându-şi
culoarea. Apoi executăm comanda Insert Row din meniul Edit.
3. Excluderea unui câmp. Marcăm câmpul ca în cazul precedent, apoi apăsăm tasta Delete.
Confirmăm acţiunea prin OK.
4. Schimbarea ordinii (deplasarea) câmpurilor. Marcăm câmpul care urmează a fi deplasat,
apoi, ţinând apăsat butonul stâng al mouse-ului, deplasăm câmpul dat peste câmpul,
înaintea căruia dorim să fie situat.
5. Schimbarea caracteristicilor. Executăm un clic pe rândul în care este definit câmpul, apoi
stabilim caracteristicile câmpului în modul descris în paragrafele precedente. În cazul în
care în tabel au fost introduse date,modificarea caracteristicilor câmpurilor tabelului
poate implica denaturarea informaţiei. Astfel, dacă micşorăm lungimea unui câmp de tip
Text, este posibilă trunchierea (din dreapta) a datelor. Modificarea tipului câmpului poate
avea, de asemenea, consecinţe nedorite. Din această cauză ne vom strădui să definitivăm
proprietăţile câmpurilor înainte de a introduce valori în tabel.
6. Adăugarea sau anularea unei chei primare. În caz de necesitate, putem adăuga sau
anula una sau mai multe chei primare. Pentru a schimba cheia primară de pe un câmp pe
altul, selectăm câmpul nou, apoi acţionăm butonul din bara cu instrumente. Pentru a
stabili cheia primară pe câteva câmpuri , le selectăm, apoi acţionăm acelaşi buton. Pentru
a anula una sau mai multe chei primare, executăm comanda Indexes din meniul View,
apoi în caseta care se deschide selectăm câmpurile respective şi apăsăm tasta Delete.

După efectuarea modificărilor, salvăm tabelul cu Save As sau Save din meniul File.

132
3.8. Introducerea datelor în tabel
După ce am efectuat procedurile de descriere a tabelului , putem introduce date în
câmpurile lui. Pentru a iniţia procesul de introducere a datelor , deschidem BD (dacă nu este
deschisă) , apoi în fereastra Database selectăm tabelul necesar (de exemplu Cititori) şi executăm
un clic pe Open. Ca rezultat, se afişează câmpurile tabelului (iniţial tabelul conţine doar un rând
liber).

Nu este absolut obligatoriu să completăm toate câmpurile; astfel dacă anumite date nu
sânt deocamdată cunoscute, introducerea lor poate fi amânată.
Excepţie fac câmpurile pentru care au fost stabilite chei primare. Aceste câmpuri nu pot
avea valori nule, de aceea valorile lor trebuie introduse în mod obligatoriu. Ordinea introducerii
datelor poate fi şi ea oricare. Dacă a fost stabilită o cheie primară , la o nouă deschidere a
tabelului înregistrările vor fi afişate în ordinea crescătoare a valorilor câmpului respectiv.
Datorită acestui fapt, orice înregistrare nouă se adaugă la sfârşitul tabelului, având certitudinea că
ulterior ea va fi plasată în locul corespunzător. După terminarea introducerii datelor închidem
tabelul, acţionând butonul sau executând comanda Close din meniul File (modificările
efectuate se salvează automat).
Remarcă: Tipul şi caracteristicile datelor introduse trebuie să corespundă întocmai tipului şi
caracteristicilor câmpurilor respective definite în procesul creării (descrierii) tabelului.

3.9. Redactarea datelor

Dacă apare necesitatea modificării (editării) înregistrărilor unui tabel, deschidem
tabelul în regimul Datasheet View, acţionînd butonul Open din fereastra Database (sau executînd
un dublu-clic pe numele tabelului). Ca rezultat, obţinem tabelul cu conţinutul precedent, conţinut
pe care-1 putem modifica la dorinţă. Modificările pot fi cele mai diverse: înlocuirea datelor
existente, completarea unor cîmpuri, ale căror valori nu erau cunoscute anterior, adăugarea
unor înregistrări noi, ştergerea unor înregistrări, copierea unor valori etc. Majoritatea acestor
modificări se efectuează prin simpla deplasare în cîmpul şi rîndul necesar şi prin înlocuirea
conţinutului vechi prin altul nou.

133
 Menţionăm, că semnul indică rîndul curent, iar atunci cînd iniţiem procedura se
modificare a înregistrării, acest semn este înlocuit cu ultimul fiind prezent pînă la trecerea la
o altă înregistrare.
In cele ce urmează vom descrie cîteva proceduri de redactare a datelor.
a) Adăugarea unor înregistrări noi. Înregistrările noi sunt plasate la sfîrşitul
tabelului .
b) Excluderea unor înregistrări. Pentru a şterge una sau mai multe înregistrări
consecutive, marcăm aceste înregistrări prin glisarea ("tragerea") mouse-ului pe
verticala din stînga tabelului, apoi apăsăm tasta Delete sau alegem comanda Delete din
meniul Edit. Ni se va cere confirmarea acţiunii, la care vom răspunde prin OK sau vom
renunţa prin Cancel.
c) Copierea unor blocuri de date. Pentru a copia un bloc de date, marcăm blocul,
apoi acţionăm butonul Copy din bara cu instrumente. Ca rezultat, conţinutul blocului se
copie în memoria Clipboard. Din acest moment, conţinutul memoriei Clipboard poate fi
"lipit" oriunde. In acest scop marcăm locul inserării (blocul-destinaţie) şi acţionăm
butonul Paste din bara cu instrumente.

Remarcă: Dimensiunile şi caracteristicile blocului-destinaţie trebuie să corespundă

întocmai dimensiunilor şi caracteristicilor blocului-sursă.
Modificările efectuate în orice înregistrare a tabelului se salvează în mod automat de
fiecare dată cînd trecem la o altă înregistrare, sau la închiderea tabelului. Aceasta înseamnă că
după terminarea lucrului cu un tabel nu este neapărat nevoie să-1 salvăm, - sistemul o va face
singur.
Utilizatorul trebuie doar să aibă grijă să închidă tabelul în caz că nu -1 va mai utiliza.
Dacă, însă, am efectuat modificări ce ţi n de aspectul tabelului(lăţimea coloanelor, ordinea lor
etc.) şi dorim ca aceste modificări să fie prezente la o nouă deschidere, înainte de a închide
tabelul, îl salvăm cu comanda Save din meniul File.
MS Access păstrează informaţia despre modificările efectuate, ceea ce permite, în cazul
cînd am greşit, anularea modificărilor şi revenirea la starea precedentă. Pentru a anula
modificările din cîmpul curent, apăsăm tasta Esc, iar pentru a anula modificările din înregistrarea
curentă - apăsăm tasta Esc de două ori. Pentru a anula modificările din înregistrare după ce s-a
trecut la o nouă înregistrare, executăm comanda Undo Saved Record din meniul Edit. Prin
aceasta se revine la s i t u a ţ i a anterioară acţiunii greşite (nedorite).

3.10. Modificări ce nu afectează structura fundamentală

Pe lăngă modificările care vizează structura unui tabel şi conţinutul lui, sunt posibile şi
modificări care schimbă doar modul de prezentare a tabelului, fără a afecta structura lui
fundamentală. Aceste modificări ţi n de ordinea afişării cîmpurilor (coloanelor), lăţimea
cîmpurilor, înălţimea rîndurilor etc.
a) Schimbarea ordinii afişării cîmpurilor, în unele cazuri, este necesar de a schimba
ordinea afişării cîmpurilor, diferită de cea din descrierea fundamentală, stabilită în
regimul Design View. Pentru a reamplasa un cîmp, îl marcăm, apoi, ţinînd apăsat
butonul stîng al mouse-ului, îl deplasăm în poziţia dorită şi eliberăm butonul. Ca
rezultat, cîmpul deplasat înlocuieşte cîmpul peste care a fost suprapus, acesta din
urmă deplasîndu-se la dreapta. În mod analog putem deplasa şi alte cîmpuri, astfel

134
 încît ordinea cîmpurilor să devină cea dorită. Dar oricare ar fi modificările efectuate
în regimul Datasheet View (Foaie de date), ele nu afectează ordinea şi caracteristicile
cîmpurilor stabilite în regimul Design View (Proiectare).
b) Sortarea înregistrărilor. Pentru a obţine o consecutivitate a înregistrărilor,
diferită de cea existentă, putem efectua o sortare (în ordine crescătoare sau
descrescătoare) după valorile unui cîmp al tabelului. Pentru aceasta plasăm cursorul
pe cîmpul respectiv şi acţionăm unul din butoanele sau . Dacă la
închiderea tabelului această modificare nu se salvează, la o nouă deschidere a
tabelului înregistrările se vor afişa în ordinea obişnuită. Modul de sortare descris
aici nu prevede sortări complexe, acestea putînd fi obţinute în baza interogărilor .
c) Modificarea lăţimii coloanei unui cîmp. In cazul cînd lăţimea unui cîmp nu
corespunde lungimii datelor pe care le conţine, putem schimba (mări, micşora)
lăţimea lui. Pentru aceasta poziţionăm indicatorul mouse-ului pe l i n i a din partea
dreaptă a denumirii cîmpului (forma indicatorului se schimbă în săgeată dublă
orizontală), apăsăm butonul stîng al mouse-ului şi, deplasîndu-1 la stînga la dreapta,
micşorăm-mărim lăţimea cîmpului. Dacă în poziţia în care indicatorul mouse-ului ia
forma menţionată mai sus executăm un dublu-clic, lăţimea cîmpului devine egală cu
lungimea celei mai mari înscrieri a acestui cîmp din partea vizibilă a tabelului.
Subliniem şi cu această ocazie că aceste modificări nu schimbă lăţimea iniţială a
cîmpului, stabilită în procesul descrierii lui în regimul Design View.
d) Modificarea înălţimii rîndurilor. Pentru a modifica înălţimea rîndurilor, poziţionăm
indicatorul pe linia ce desparte oricare două rînduri (forma indicatorului se modifică
în săgeată dublă verticală), apăsăm butonul stîng al mouse-ului şi, deplasîndu-1 în
sus-în jos, micşorăm-mărim înălţimea rîndurilor (se modifică simultan înălţimea
tuturor rîndurilor, şi nu doar a celui curent).

Dacă nu salvăm tabelul cu Save din meniul File, modificările descrise în a)-d) îşi pierd
actualitatea, astfel încît, la o nouă deschidere a tabelului, ordinea cîmpurilor şi a înregistrărilor,
dimensiunile coloanelor şi rîndurilor vor rămîne aceleaşi de pînă la modificarea tabelului. Dacă
însă după efectuarea modificărilor salvăm tabelul, aceste modificări vor fi actuale la o nouă
deschidere a tabelului, dar şi în acest caz ele nu afectează caracteristicile din descrierea lui
iniţială. După terminarea lucrului cu un tabel, îl putem minimiza (în cazul cînd intenţionăm să-1
mai utilizăm) sau închide (în cazul cînd nu-1 vom mai utiliza). Deschizînd consecutiv cîteva
tabele şi redimensionînd ferestrele respective, putem afişa pe ecran mai multe tabele ale BD.
Închiderea tabelului se face, după cum am mai menţionat, prin executarea comenzii Close din
meniul File. Pentru a relua lucrul cu un tabel, îl deschidem, acţionînd butonul Open din fereastra
Database.

3.11. Relaţii dintre tabele. Integritatea datelor

Relaţiile dintre două tabele se stabilesc, de regulă, prin intermediul unor cîmpuri
identice (cu aceeaşi denumire, de aceeaşi lungime, cu aceleaşi proprietăţi) prezente în ambele
tabele.
În cazul relaţiei de tipul unu la mulţi în tabelul primar (din partea căruia se realizează
relaţia "unu") trebuie să existe un cîmp, numit cheie primară, în care nu se admit valori care se
repetă, iar în tabelul secundar (din partea căruia se realizează relaţia "mulţi") trebuie să existe un

135
cîmp analogic cu cel din tabelul primar, numit cheie străină, care poate admite valori care se
repetă.
Relaţia mulţi la mulţi poate fi transformată în două relaţii de tipul unu la mulţi prin
definirea unui tabel intermediar, în care se introduc, în calitate de chei străine, cheile primare ale
primelor douг tabele. Astfel, pentru a evita relaţia mulţi la mulţi dintre tabelele CĂRŢI şi
CITITORI, a fost definit tabelul COMENZI în care au fost incluse cîmpurile IdCarte şi IDCit din
tabelele respective.
Relaţia de tipul unu la unu presupune existenţa în ambele tabele a unei chei primare cu
aceleaşi caracteristici, în fond, două tabele între care există o relaţie de tipul unu la unu pot fi
oricînd unite într-un singur tabel; la fel, orice tabel poate fi divizat în două sau mai multe tabele
între care se stabileşte o relaţie de tipul unu la unu. Divizarea unui tabel în modul menţionat mai
sus poate fi utilă în cazul unui tabel cu un număr foarte mare de cîmpuri (un tabel Access, de
exemplu, nu poate conţine mai mult de 255 de cîmpuri), dar şi în situaţia cînd o parte din
informaţia care se referă la o entitate are un caracter confidenţial, sau se utilizează foarte rar. În
concluzie, deşi relaţiile de tipul unu la unu nu sunt caracteristice unei baze de date de tip
relaţional, totuşi în unele situaţii acest tip de relaţii este preferabil sau chiar necesar.
Dacă la proiectarea tabelelor ţinem cont de principiile expuse mai sus , atunci
Access stabileşte automat relaţiile dintre tabelele care conţin cîmpuri comune. Totuşi putem
stabili relaţii între tabelele bazei de date şi în mod explicit, utilizînd comanda Relationships din
meniul Tools. În acest caz apare o fereastră în care indicăm tabelele între care se stabilesc
relatii, apoi cu ajutorul mouse-ului, trasam legaturile intre campurile respective.

Dacă unul din cîmpurile de legătură este de tip cheie primară (el are o culoare mai
pronunţată), trasarea se face pornind de la acest cîmp. T a b e l u l de la care se trasează
legătura se numeşte tabel primar (principal), i a r celălalt - secundar (subordonat). Ca
rezultat, apare o casetă de dialog în care putem specifica proprietăţile relaţiei (legăturii).

136
 Pentru relaţia dintre două tabele pot fi stabilite următoarele proprietăţi:
1) Tipul relaţiei (Relationship Type) poate fi stabilit ca unu la unu (one to one) sau unul la
mulţi (one to many);
2) Impune integritatea referenţială (Enforce Referential Integrity}.
Includerea acestui parametru asigură integritatea datelor în procesul
introducerii, modificării sau ştergerii înregistrărilor din tabelele legate. Acest lucru este posibil
doar în cazul cînd cîmpul din tabelul principal este de tip cheie primară, iar cîmpul de legătură
din tabelul subordonat are acelaşi tip de date. Atunci cînd introducem date în cîmpul de legătură
al tabelului subordonat, sunt acceptate doar acele valori care se conţin în cîmpul respectiv al
tabelului principal. De exemplu, dacă nu există un cititor cu identificatorul 0472 în tabelul
CITITORI, sistemul nu va admite apariţia acestui cod în cîmpul respectiv al tabelului
COMENZI. In acest caz este necesar să introducem mai întîi datele despre cititorul în cauză în
tabelul CITITORI, apoi să utilizăm identificatorul cititorului în tabelul COMENZI.
La fel, nu putem exclude o înregistrare din tabelul principal, dacă valoarea cîmpului de
legătură a acestei înregistrări se conţine în una sau mai multe înregistrări ale tabelului
subordonat.
3) Modificarea în cascadă a înregistrărilor (Cascade Update Related Fields). Dacă acest
parametru este inclus, sistemul va modifica toate valorile cîmpului de legătură ale
tabelului subordonat în cazul cînd valoarea cîmpului respectiv al tabelului principal se
modifică. De exemplu, dacă un cititor a pierdut carnetul de cititor cu numărul 0519
(identificatorul cititorului) şi i se remite un nou carnet cu numărul 1465, această valoare
trebuie să se modifice în toate înregistrările tabelului COMENZI în care figurează
valoarea veche. In caz contrar, împrumuturile de cărţi făcute de cititorul cu identificatorul
0519 nu sunt valide, deoarece nu se cunoaşte nici o informaţie despre cititorul în cauză.
4) Excluderea în cascadă a înregistrărilor (Cascade Delete Related Records). Dacă acest
parametru este activ, atunci excluderea unei înregistrări din tabelul principal implică
excluderea tuturor înregistrărilor din tabelul subordonat, în care valoarea cîmpului de
legătură coincide cu cea a cîmpului respectiv din tabelul principal. De cele mai multe ori
asemenea excluderi sunt fireşti, deoarece existenţa unor înregistrări în tabelul subordonat,
pentru care valoarea cîmpului de legătură nu se conţine şi în tabelul principal, duce la
pierderea integrităţii datelor.

137
 Toate raţionamentele de mai sus ţin de integritatea datelor, asigurarea căreia
reprezintă unul din principiile fundamentale ale proiectării bazelor de date.

4. Funcţii Access
MS Access conţine un set de funcţii standard de cele mai diferite tipuri. Pentru
descrierea lor vom folosi următoarele convenţii:
CâmpNum - argument ce reprezintă cîmpuri de tip Number sau Currency;
CâmpText - argument ce reprezintă cîmpuri de tip Text;
CâmpDate - argument ce reprezintă cîmpuri de tip Date/Time;
Câmp - argument ce reprezintă cîmpuri de orice tip; n,m - argumente ce reprezintă
numere naturale;
i - argument ce reprezintă numere întregi;
{}- argumentele incluse în paranteze figurate sunt opţionale (neobligatorii);
Argumentele funcţiei se pun între paranteze rotunde şi se separă prin punct şi virgulă
(uneori prin virgulă). În cazul lipsei argumentelor, după denumirea funcţiei se pun paranteze
rotunde care nu conţin în interior nimic. În cazul cînd argumentul funcţiei reprezintă un cîmp,
numele cîmpului se ia între paranteze pătrate [].
Enumerăm în cele ce urmează cîteva dintre funcţiile sistemului Access:

1. Abs(CâmpNum) - calculează valoarea absolută (modulul).

2. Avg(CâmpNum) - calculează media aritmetică.
3. Sin(CâmpNum) - calculează valoarea sinusului.
4. Exp(CâmpNum) - calculează puterea numărului e.
5. Log(CâmpNum) - calculează logaritmul natural.
6. Sqr(CâmpNum) - calculează rădăcina pătrată.
7. Int(CâmpNum) - calculează partea întreagă.
8. Rnd(i) sau Rnd() - returnează un număr aleator situat între 0 şi 1.
9. Sum(CâmpNum) - calculează suma.
10. Max(CâmpNum)-calculează valoarea maximă
11. Min(CâmpNum) - calculează valoarea minimă.
12. Var(CâmpNum) - calculează variaţia (dispersia).
13. Count(Câmp) - calculează numărul valorilor nenule.
14. Left(CâmpText,n) - extrage primele n caractere (din stînga).
15. Right(CâmpText,n) - extrage ultimele n caractere (din dreapta).
16. Len(CâmpText) - calculează lungimea expresiei.
17. LTrim(CâmpText} - lichidează toate spaţiile de debut (din faţă).
18. RTrim(CâmpText) - lichidează toate spaţiile (blancurile) de la sfîrşit.
19. Trim(CâmpText) - lichidează toate spaţiile de debut şi de la sfîrşit.
20. Mid(CâmpText;n{;m}) - extrage primele m caractere, începînd cu al n-lea. În cazul cînd
m lipseşte - extrage toate caracterele, începînd cu al n-lea.
21. InStr({n;}Text,CîmpText) - calculează locul, începînd cu care valoarea Text se conţine
în întregime în CîmpText. Căutarea se face începînd cu poziţia l (sau n, dacă este
specificat).
22. Date() - returnează data curentă.

138
 23. Time() - returnează ora curentă.
24. Now() - returnează data şi ora curente.
25. Weekday(CâmpDate) - calculează ziua săptămînii care corespunde datei.
26. Year(CâmpDate) - extrage anul (cu 4 cifre).
27. DateAdd(“Tip”;i;CâmpDate) - adună/scade la/din CâmpDate i intervale de tipul dat (i
poate lua şi valori negative). "Tip " poate avea una din următoarele valori:
 “q"- trimestre; ex.: DateAdd ("q";7;Date()) - peste 7 trimestre din ziua curentă.
 "m" - luni; ex.: DateAdd ("m ";-9;Date()) - cu 9 luni în urmă faţă de ziua curentă.
 "d" - zile; ex.: DateAdd ("d";25;[DataImpr]) - peste 25 de zile de la data
împrumutului.
 "yyyy" - ani; ex.: DateAdd ("yyyy";-4;Date()) - cu 4 ani în urmă de la data
curentă,
 "ww" - săptămîni; ex: DateAdd ("ww";2;[DataRestit]) - peste 2 săptămîni de la
data restituirii.
 "h" - ore; ex.: DateAdd ("h";-27;Now()) - cu 27 de ore in urmă.

Remarcă: Funcţiile descrise mai sus pot fi utilizate numai în interogări, formulare,
rapoarte şi în limbajul de programare Visual Basic for Applications.

4.1. Interogări Access

Performanţele unui SGBD depind în mare măsură de capacitatea extragerii rapide a
diferitor informaţii în forma dorită. În multe cazuri este necesar de a selecta date din mai multe
tabele simultan. De exemplu, pentru a selecta cărţile din domeniul informaticii editate în Franţa
după anul 2001, utilizăm 3 tabele: CĂRŢI, ŢĂRI şi TEMATICI. Pentru a formula condiţii de
selecţie, în MS Access exista o clasă specială de obiecte (alături de tabel )numite Interogări
(engl.Queries).
Sinonime: Interogări - Cereri - Interpelări.
Interogările reprezintă modalităţi de selecţie şi afişare a informaţie din unu sau mai
multe tabele, formulate cu ajutorul unor condiţii logice.

4.2. Tipuri de interogări

În funcţie de modul de definire şi rezultatele acţiunii, interogările pot fi clasificate astfel:
a. interogări de selecţie (folosind condiţii logice);
b. interogări de sortare (indicînd cîmpul/cîmpurile şi ordinea sortării);
c. interogări de excludere a unor înregistrări din BD (de exemplu, excluderea tuturor
cititorilor care nu au împrumutat cărţi în ultimii 2 ani);
d. interogări de modificare a unor înregistrări din BD (de exemplu, majorarea preţurilor
tuturor cărţilor cu 20%);
e. interogări de obţinerea a unor informaţii rezultante (în cîmpuri noi) în baza informaţiei
existente (de exemplu, obţinerea vîrstei cititorului prin scăderea anului de naştere din
anul curent);
f. interogări de obţinere a unor totaluri, medii etc.;
g. interogări încrucişate.
În toate cazurile, cu excepţia ultimelor două, rezultatul interogării este un nou set de date,
numit set dinamic (engl: Dynaset). Setul dinamic (rezultatul interogării) conţine doar câmpurile

139
specificate ale înregistrărilor din tabelele specificate care satisfac condiţiilor specificate.
Denumirea '"Set dinamic" este legată de faptul că orice modificări ale datelor din tabelele
specificate în interogare implică modificări respective ale rezultatului interogării (la o nouă
executare a ei). Şi invers, orice modificări în setul dinamic implică modificări în tabelele
respective (cu condiţia respectării integrităţii datelor). Seturile dinamice nu se memorizează; ele
se formează din nou de fiecare dată cînd executăm o interogare. Dac în tabelele BD intervin
modificări, rezultatele executării a două interogări identice pot fi diferite, în cele ce urmează
vom descrie modalităţile de definire şi executare a interogărilor nominalizate.

4.3. Interogări de selecţie a înregistrărilor(Select Query)

Exemplu:1
Pentru a defini o interogare de selecţie (de exemplu, afişarea emisiunilor cu desene
animate), acţionăm fila Queries din fereastra Database , apoi butonul New.

În continuare indicăm unul din cele 5 moduri de creare a interogărilor (în cazul nostru
Design View).
Din caseta care apare selectăm consecutiv (în orice ordine) tabelele necesare (în cazul
nostru,Emisiuni,Genuri,Canale TV) şi pentru fiecare acţionăm butonul Add.

După selectarea tabelelor acţionăm butonul Close. Dacă tabelele au câmpuri comune
(definite în procesul creării lor), Access stabileşte în mod automat legăturile respective. În
continuare indicăm, în partea de jos a ferestrei, câmpurile din fiecare tabel (în ordinea dorită)
care urmează a fi afişate sau pentru care se vor specifica condiţii de selecţie şi/sau de sortare.

140
Includerea câmpurilor se face prin "tragerea" lor cu ajutorul mouse-ului din tabelele din caseta de
sus în rândul Field al casetei de jos sau prin executarea unui dublu-clic pe denumirile respective.
După aceasta specificăm condiţiile selecţiei şi/sau ordinea sortării, în acest fel interogarea se
consideră definită.

În rândul Criteria din partea de jos a ferestrei specificăm condiţia selecţiei Des* pentru
cîmpul DenGen al tabelului Genuri. Dacă dorim ca înregistrările să fie afişate într-o anumită
ordine (crescătoare/alfabetică sau descrescătoare) pentru câmpul respective specificăm opţiunile
Ascending sau Descending în rîndul sort. Dacă indicăm Ascending pentru câmpul DenEmisiunii
al tabelului emisiuni denumirile emisiunilor vor fi afişate în ordinea alfabetică.
Interogarea astfel definită poate fi executată imediat în scopul obţinerii rezultatului, sau
salvată pentru a fi executată ulterior. În primul caz acţionăm butonul (Datasheet View) din
bara cu instrumente în al doilea caz executăm comanda Save din meniul File. La salvarea
interogării indicăm numele ei, care nu trebuie să coincidă cu numele unor tabele sau ale unor
interogări definite anterior. Setul dinamic (rezultatele interogării) conţine câmpurile marcate cu
simbolul în rândul Show al ferestrei. Celelalte câmpuri chiar dacă sunt incluse în interogare,
nu se afişează.

Exemplu 2. Lista emisiunilor cu durata mai mică de 30 de minute.

141
 Pentru afişarea emisiunilor cu durata mai mică de 30 minute acţionăm fila Queries din
fereastra Database , apoi butonul New. În continuare indicăm unul din cele 5 moduri de creare a
interogărilor, în cazul nostru Design View.

Din caseta care apare selectăm tabelul Emisiuni,Canale TV şi Genuri şi acţionăm

butonul Add.

După selectarea tabelului acţionăm butonul Close. Apoi executăm dublu clic pe
denumirile câmpurilor şi vor trece în rândul Field din caseta de jos:

142
 După aceasta specificăm condiţiile selecţiei. În rîndul Criteria scrim condiţia <30
pentru câmpul Durata Emisiunii al tabelului Emisiuni şi ne va afişa lista emisiunilor cu durata
mai mică de 30 minute.

Exempul 3: Lista emisiunilor ştiri

Pentru afişarea emisiunilor ştiri acţionăm fila Queries din fereastra Database , apoi
butonul New. În continuare indicăm unul din cele 5 moduri de creare a interogărilor, în cazul
nostru Design View.
Din caseta care apare selectăm tabelul Emisiuni , Genuri acţionăm butonul Add . După
selectarea tabelului acţionăm butonul Close.
Apoi executăm dublu clic pe denumirile câmpurilor şi vor trece în rândul Field din caseta
de jos.

143
 După aceasta specificăm condiţiile selecţiei. În rîndul Criteria scrim condiţia “ştiri”
pentru câmpul DenGen al tabelului Genuri şi ne va afişa lista emisiunilor ştiri.

Exemplul 4: Lista emisiunilor în limba rusă

Fie că dorim să afişăm lista emisiunilor în limba rusă. Pentru aceasta executăm
următorii paşi:
Definim o interogare în care includem tabelele Emisiuni, Limbi, Canale TV din care
selectăm câmpurile DenEmisiunii, DenCanal, DenLimba

După aceasta specificăm criteriul de selecţie în rândul Criteria pentru câmpul DenLimba
din tabelul Limbi şi ne va afişa lista emisiunilor în limba rusă.

144
 4.4. Interogări de sortare a înregistrărilor
După ce am definit condiţiile de selecţie, putem stabili condiţii de sortare pentru unul
sau mai multe câmpuri.
Exemplu 1: Pentru afişarea emisiunilor în ordine alfabetică executăm un clic în
rândul Sort al casetei în dreptul câmpului DenEmisiuni şi din lista derulantă alegem opţiunea
Ascending.

Pentru a afişa rezultatul interogării, acţionăm butonul (Datasheet View) din bara cu
instrumente.

Sortarea datelor poate fi făcută şi fără a specifica condiţii de selecţie. În acest caz se vor
afişa toate înregistrările, dar ordinea lor va corespunde condiţiilor stabilite în rândul Sort pentru
câmpurile respective.

145
 Exemplu 2: Lista emisiunilor în ordinea duratei lor.
Pentru afişarea emisiunilor în ordine duratei lor executăm un clic în rândul Sort al casetei
în dreptul câmpului Durata emisiunii şi din lista derulantă alegem opţiunea Ascending.

Pentru a afişa rezultatul interogării, acţionăm butonul (Datasheet View) din bara cu
instrumente.

4.5. Interogări de actualizare a înregistrărilor (Update Query)

În cazul când este necesar de a modifica un număr mare de înregistrări conform unuia şi
aceluiaşi algoritm, putem defini o interogare de modificare (Update Query). Vom descrie în
continuare modul de definire a unei interogări pentru care ştirile se măresc cu 5 minute.

1. Definim interogarea în modul descris mai sus.

2. Includem tabelul Emisiuni şi Genuri.
3. Selectăm Update din meniul Query sau acţionăm butonul din bara de

146
 instrumente.Ca rezultat titlul ferestrei se modifică în Update Query, iar în partea de
jos apare rândul Update To.

4. Includem (prin “tragere”) în celulele rândului Field câmpurile DenEmisiunii,

DenGen, Durata emisiunii.
5. Introducem în rîndul Update To pentru câmpul DenEmisiunii expresia
[DenEmisiunii], DenGen expresia [DenGen], Durata emisiunii expresia
[Durata emisiunii]+5
6. Introducem în rândul Criteria pentru câmpul DenGen condiţia Stiri.
7. Acţionăm butonul din bara cu instrumente, pentru a obţine valorile curente ale
câmpului Durata emisiunii care urmează a fi modificate.

Modificările propriu-zise vor fi operate numai după trecerea în regimul Design View şi
acţionarea butonului din bara cu instrumente sau executarea comenzii Run din meniul Query. În
acest caz pe ecran va apărea un mesaj despre numărul total al înregistrărilor care urmează a fi
modificate. Acţionând butonul Yes , Access va efectua modificările. Pentru a renunţa la
modificări, acţionăm butonul No .

147
 Remarcă: Interogările de tip Update se execută de regulă o singură dată. În cazul
executării repetate a interogării definite în exemplul de mai sus, vom obţine de fiecare dată
mărirea emisiunilor ştiri cu 5 minute.

4.6. Interogări de excludere a înregistrărilor (Delete Query)

Fie, de exemplu, că dorim să excludem din tabelul Emisiuni toate emisiunile între ora
1000 -1200. Pentru aceasta, executăm următoarele acţiuni:

1. Definim interogarea.
2. Includem tabelul Emisiuni.
3. Selectăm Delete Query din meniul Query sau acţionăm butonul (dacă este afişat)
din bara cu instrumente. Ca rezultat, titlul ferestrei se schimăг în Delete Query iar în
partea de jos a ferestrei apare rândul Delete.
4. Din lista câmpurilor tabelului Emisiuni, afişată în partea de sus a ferestrei, selectăm
câmpurile care vor fi afişate sau pentru care vor fi specificate conditii de selectie
DenEmisiunii si Timpul inceperii si le “tragem” in celulele respective ale randului
Field din partea de jos, Ca rezultat, in celulele respective pentru fiecare camp apare
optiunea Where.
5. Introducem în celulele rândului Criteria condiţiile selecţiei. În cazul nostru pentru
câmpul Timpul începerii scriem condiţia Between 1000 And 1200.

148
 6. Pentru a obţine lista înregistrărilor care urmează a fi excluse (dar încă n-au fost
excluse), acţionăm butonul (Datasheet View) din bara cu instrumente. Ca
rezultat, obţinem fereastra, reprezentată în figura următoare:

7. Dacă rezultatele obţinute în p.6 sunt cele dorite, revenind la regimul Design
View, putem elimina realmente înregistrările, executând comanda Run din meniul
Query sau acţionând butonul (Run) din bara cu instrumente. Ca rezultat, pe ecran
apare un mesaj despre numărul total al înregistrărilor care urmează a fi eliminate.
Dacă acţionăm butonul Yes, înregistrările vizate sunt eliminate definitiv. Pentru
renunţare, acţionăm butonul No.
8. Salvăm interogarea, executând comanda Save As din meniul File şi indicând
numele interogă.

4.7 . Interogări de grupare şi totalizare a înregistrărilor

În multe cazuri apare necesitatea de a obţine valori rezumative referitoare la toate
înregistrările din tabel sau pentru o submulţime a lor. De exemplu, ar putea să ne intereseze câte
emisiuni de fiecare gen sunt. În acest scop în Access pot fi definite interogări în care sunt
specificate condiţii de grupare şi totalizare.
Pentru obţinerea valorilor rezumative, sunt prevăzute următoarele funcţii:
 Sum, pentru calcularea sumei valorilor câmpului;
 Avg, pentru calcularea mediei valorilor câmpului;
 Min, pentru găsirea valorii minime;
 Max, pentru găsirea valorii maxime;
 Count, calculează numărul de valori ale câmpului (excluzând cele vide);
 StDev, pentru calcularea abatem standard;
 Var, pentru calcularea dispersiei.
Valorile rezumative pot fi obţinute atât pentru toate înregistrările din tabel cît şi pentru
grupuri de înregistrări.
Fie că dorim să obţinem informaţii despre câte emisiuni de fiecare gen sunt. Pentru aceasta
executăm următoarele acţiuni:
Definim o interogare în care includem tabelele Emisiuni şi Genuri din care selectăm
câmpurile DenGen şi DenEmisiunii.

2. Selectăm opţiunea Totals din meniul View; ca rezultat în caseta de jos apare rândul Total,
iar în celulele respective ale câmpurilor selectate opţiunea Group By
3. Din lista derulantă a câmpului DenEmisiunii (rîndul Total) selectăm opţiunea Count.
4. Acţionăm butonul pentru a obţine valorile căutate.

149
4.8. Interogări încrucişate (Crosstab Query)
In multe cazuri rezultatele unei interogări sunt greu de perceput din cauza volumului
mare de informaţii selectate. In figura sunt prezentate datele despre cîte emisiuni de fiecare gen
sunt, obţinute cu ajutorul unei interogări de grupare şi totalizare.
Access permite gruparea şi reprezentarea datelor într-o formă compactă, formă care
se aseamănă cu un tabel electronic. În acest scop se definesc interogări speciale, numite
interogări încrucişate (Crosstab Query).
Pentru a defini o interogare încrucişată procedăm iniţial ca în cazul unei interogări de
selecţie obişnuită, adică selectăm tabelele Emisiuni, Canale TV, Genuri, din care selectăm
câmpurile DenGen, DenCanal, DenEmisiunii (fig)

În continuare parcurgem următorii paşi:

1. Selectăm opţiunea Crosstab din meniul Query. Ca rezultat, titlul ferestrei se schimbă în
Crosstab Query, iar în partea de jos apare rândul Crosstab.
2. Definim câmpul DenGen, valorile căruia vor servi în calitate de denumiri ale rîndurilor
tabelului. Pentru aceasta acţionăm butonul cu săgeată din rîndul Crosstab pentru câmpul
DenGen şi din lista derulantă care apare selectăm opţiunea Row Heading.
3. În mod analogic definim câmpul DenCanal, valorile căruia vor servi în calitate de
denumiri ale coloanelor tabelului . Pentru aceasta acţionăm butonul cu săgeată din rândul
Crosstab pentru câmpul DenCanal şi din lista derulantă care apare selectăm opţiunea
Column Heading.

150
4. În rândul Total înlocuim opţiunea Group By din câmpul DenEmisiunii prin
operatorul Count.
5. Pentru câmpul DenEmisiunii în rândul Crosstab stabilim opţiunea Value pe care o
selectăm din lista derulantă prin analogie cu acţiunile descrise mai sus.
6. Acţionăm butonul pentru vizualizarea rezultatelor (fig)

151