Microsoft Excel 97 Utilizarea macrocomenzilor

Automatizarea actiunilor folosind macrocomenzi

Macrocomanda (adaptare a termenului macro ¹ din engleza) este o comanda complexa care executa un numar mare de comenzi. Ele se pot folosi pentru a inlocui operatiile monotone.

Automatizarea actiunilor frecvent executate

Daca in Microsoft Excel executati o actiune in mod repetat, atunci puteti automatiza actiunea folosind o macrocomanda. Macrocomanda este formata dintr-o serie de comenzi si functii care sunt stocate intr-un modul Visual Basic si ea poate fi rulata oricand trebuie sa executati repsectiva actiune. Dvs. Inregistrati o macrocomanda la fel cum inregistrati muzica cu un casetofon. Apoi puteti rula macrocomanda pentru a repeta sau “reda” comenzile. Inainte de a inregistra sau scrie o macrocromanda, planificati pasii si comenzile pe care vreti sa le execute macrocomanda. Daca faceti o greseala pe timpul inregistrarii macrocomenzii, atunci corectiile pe care le executati sunt, de asemenea, inregistrate. De fiecare data cand inregistrati o macrocomanda, ea este stocata intr-un nou modul atasat dosarului de lucru. Folosind facilitatea Visual Basic Editor din Microsoft Excel, puteti edita macrocomenzille, copia macrocomenzile dintr-un modul in altul, copia macrocomenzile intre diferite dosare de lucru, redenumi modulele care stocheaza macrocomenzile sau redenumi macrocomenzile.

Inregistrarea unei macrocomenzi

Pentru a inregistra o macrocomanda se executa urmatoarele operatii:

1. Se deschide meniul Tools, se indica comanda Macro si se selecteaza optiunea Record New Macro (vezi figura 1). Pe ecran se va afisa caseta de dialog Record Macro, vezi figura 2.

Meniul Tools

Submeniul Macro

Figura 1. Afisarea meniului Macro.

Figura 2. Caseta de dialog Record Macro.

¹ În prezent nu exista un consens in ceea ce priveste termenul ce se foloseste in locul cuvantului “macro”. Unii il înlocuiesc cu termenul “program macro”, altii cu “macrocomandă”, iar altii il folosesc ca atare (cu pluralul, macro-uri). În continuare, voi folosi termenul de macrocomandă.

1

Microsoft Excel 97 Utilizarea macrocomenzilor

2. In caseta Macro name a dialogului Record Macro, se introduce un nume pentru macrocomanda. Primul caracter al numelui macrocomenzii trebuie sa fie o litera. Celelalte caractere pot fi litere, cifre si linuta de subliniere. Nu sunt admise spatiile; daca este necesar, cuvintele vor fi separate prin liniuta de subliniere.

3. Pentru a rula o macrocomanda folosind o combinatie de taste (numita tasta de comanda rapida), se introduce o litera in caseta Shortcut key. Puteti folosi Ctrl + tasta (pentru literele mici) sau Ctrl + Shift + tasta (pentru literele mari), unde tasta este orice tasta de litera de pe tastatura. Nu puteti folosi drept caracter al tastei de comanda rapida o cifra sau un caracter special. Tasta de comanda rapida va inlocui orice taste de comanda rapda prestabilite in Excel, pe timpul cat dosarul care contine macrocomanda este deschis.

4. In lista Store macro a dialogului Record Macro, se selecteaza locul in care se va stoca macrocomanda. Daca vreti ca macrocomanda sa se stocheze intr-un dosar de lucru special, invizibil, care se deschide automat ori de cate ori rulati Excel, atunci selectati optiunea Personal Macro Workbook. Orice macrocomanda stocata in acest dosar este disponibila pentru toate dosarele de lucru; este ceea ce in termeni Excel se numeste macrocomanda globala. Daca se selecteaza optiunea This Workbook sau New Workbook, atunci macrocomanda va putea fi apelata doar atunci cand dosarul respectiv este deschis. Pentru a include o descrierea a macrocomenzii, se tasteaza textul respectiv in caseta Description.

5. Dupa ce in caseta de dialog Record Macro s–au stabilit toate optiunile dorite, se executa clic pe butonul OK, pentru a trece la inregistrarea macrocomenzii.

6. Executati actiunile pe care vreti sa le inregistrati. Daca selectati celulele pe timpul inregistrarii macrocomenzii, atunci macrocomanda va selecta aceleasi celule, pe timpul rularii ei, indiferent ce celule este selectata prima, deoarece macrocomanda inregistreaza referintele absolute ale celulelor. Daca vreti ca macrocomanda. Daca vreti ca o macrocomanda sa selecteze celulele, indiferent de celula care este activa pe timpul rularii macrocomenzii, atunci setati inregistratorul macrocomenzii pentru a inregistra referinte relative de celule. Pentru aceasta, executati clic pe butonul Relative Reference din bara instrumentelor Stop Recording (vezi figura 3). Excel va continua inregistrarea macrocomenzilor cu referinte relative pana cand iesiti din Excel sau executati clic din nou pe butonul Relative Reference.

Butonul Stop Recording Figura 3. Bara instrumentelor Stop Recording.

Butonul Relative

Reference

7. Pentru a opri inregistrarea macrocomenzii se executa clic pe butonul Stop Recording din bara instrumentelor Stop Recording.

Sugestie:

Daca vreti ca o macrocomanda sa selecteze o anumita celula, sa

execute o actiune si apoi sa selecteze o alta celula relativa la celula activa, puteti mixa folosirea referintelor relative si absolute atunci cand inregistrati

macrocomanda. Pentru a inregistra un macro folosind referintele relative, asigurati-va ca Relative Reference este apasat. Pentru a inregistra cu refrinte absolute, asigurati-va ca butonul Relative Reference nu este apasat.

2

Microsoft Excel 97 Utilizarea macrocomenzilor

Lansarea in executie a unei macrocomenzi

Dupa ce ati inregistrat o macrocomanda, o puteti rula din Microsoft Excel sau din Visual Basic Editor. Pentru a intrerupe macrocomanda, inainte de terminarea actiunilor intregistrate, apasati tasta Esc. In continuare se vor prezenta diferitele moduri de rulare a unei macrocomenzi.

Lansarea unei macrocomenzi din Microsoft Excel

Pentru a rula o macrocomanda din Microsoft Excel se executa urmatoarele operatii:

1. Se deschide dosarul de lucru ce contine macrocomanda.

2. Se deschide meniul Tools, se indica optiunea Macro si se selecteaza comanda Macros. Pe ecran se deschide caseta de dialog Macro, vezi figura 4.

Figura 4. Caseta de dialog Macro.

3. In caseta Macro Name din caseta de dialog Macro, se introduce numele macrocomenzii pe care vreti s-o rulati. Sau puteti selecta macrocomanda din lista Macro Name.

4. Se executa clic pe butonul Run al casetei de dialog, pentru a lansa in executie actiunile inregistrate in macrocomanda.

Nota:

Pentru a intrerupe o macrocomanda inainte ca ea sa-si termine actiunile, apasati tasta Esc.

Lansarea unei macrocomenzi din editorul Visual Basic

Pentru a lansa o macrocomanda folosind editorul Visual Basic din Excel se executa urmatoarele operatii:

1. Se deschide dosarul de lucru ce contine macrocomanda ce se va lansa in executie.

2. Se deschide meniul Tools, se indica comanda Macro si se selecteaza optiunea Macros. Pe ecran apare caseta de dialog Macro (vezi figura 4).

3. In caseta Macro Name a dialogului Macro, se introduce numele macrocomenzii ce se va lansa in executie. Sau se selecteaza numele macrocomenzii dorite dintre cele afisate in lista Macro Name.

4. Se executa clic pe butonul Edit a dialogului Macro. Pe ecran se deschide o noua fereastra, numita Microsoft Visual Basic (vezi figura 5), in care se afiseaza codul comenzii selectate.

5. Pentru a lansa in executie macrocomanda selectata se executa clic pe butonul Run Sub/User Form din bara instrumentelor Standard sau se deschide meniul Run si se selecteaza comanda Run Sub/User Form.

6. Pentru a reveni in dosarul de lucru si a vizualiza rezultatele obtinute, se deschide meniul File si se selecteaza comanda Close and Return to Microsoft Excel.

3

Butonul Run

Sub/User Form

Microsoft Excel 97 Utilizarea macrocomenzilor

Figura 5. Fereastra Microsoft Visual Basic afiseaza codul macrocomenzii selectate.

Sugestie:

Daca vreti sa rulati un alt macro in timp ce sunteti in fereastra Visual

Basic Editor, deschideti meniul Tools si selectati comanda Macros. In caseta Macro Name a dialogului Macros, care apare pe ecran, introduceti numele macrocomenzii pe care vreti s-o rulati si apoi executati clic pe butonul Run.

Lansarea unei macrocomenzi folosind o tasta de comanda rapida

Pentru a lansa in executie o macrocomanda folosind o tasta de comanda rapida este necesar ca aceasta sa aiba asociata o asemenea posibilitate. Daca atunci cand ati creat macrocomanda nu ati asociat acesteia o tasta de comanda rapida (numita uneori, tasta de scurtcircuitare, in engleza keyboard shortcut key), se poate face acest lucru in orice moment. Pentru a asocia o tasta de comanda rapida unei macrocomenzi existente se procedeaza

astfel:

1. Se deschide meniul Tools, se indica comanda Macro si se selecteaza optiunea Macros. Pe ecran apare caseta de dialog Macro (vezi figura 4).

2. In caseta Macro Name, se introduce numele macrocomenzii careia i se va asocia o tasta de comanda rapida. Sau se poate selecta macrocomanda dorita din lista Macro Name.

3. Se executa clic pe butonul Options a dialogului Macro. Pe ecran se afiseaza caseta de dialog Macro Options (vezi figura 6).

4. Pentru a putea rula macrocomanda folosind o tasta de comanda rapida, se introduce o

litera in caseta Shortcut key a dialogului Macro Options. Puteti folosi Ctrl + tasta sau Ctrl + Shift + tasta, unde tasta este orice tasta de litera de pe tastatura. Tasta de comanda rapida va inlocui orice tasele de comanda rapda prestabilite din Microsoft Excel, pe tinpul cat dosarul care contine macrocomanda este deschis. Pentru a include o descrierea a macrocomenzii, se tasteaza textul respectiv in caseta

Description.

Caseta

Shortcut key

Caseta

Description

Figura 6. Caseta de dialog Macro Options.

4

Microsoft Excel 97 Utilizarea macrocomenzilor

5. Dupa adaugarea tastei de comanda rapida si eventuala descriere a macrocomenzii, se executa clic pe butonul OK, pentru a inchide dialogul Macro Options si a reveni in

caseta de dialog Macro.

6. In caseta de dialog Macro se executa clic pe butonul Cancel pentru a inchide dialogul si a reveni in foaia de calcul. Din acest moment, macrocomanda va putea fi lansata si prin folosirea unei taste de

comenzi rapide. Pentru a lansa in executie o macrocomanda cu ajutorul unei taste de comanda rapida:

∑ Se apasa combinatia stabilita pentru tasta de comanda rapida.

De exemplu, pentru a lansa in executie macrocomanda Subtotalizare (creata pentru a

verifica algoritmii prezentati) se vor apasa simultan tastele Ctrl, Shift si S.

Lansarea macrocomenzii folosind un buton sau un control grafic

Puteti asocia o macrocomanda unui buton, obiect desenat sau control grafic de pe foaia de calcul. Pentru a plasa un buton de comanda pe foaia de calcul si a-I asocia o macrocomanda se executa urmatoarele operatii:

1. Se deschide foaia de calcul in care vreti sa adaugati un control.

2. Daca bara instrumentelor Forms nu este afisata, se deschide meniul View, se indica comanda Toolbars si se selecteaza optiunea Forms.

3. In bara instrumentelor Forms (vezi figura 7), se executa clic pe butonul tipului de control pe care vreti sa-l adaugati. Pentru exemplificare, in foaia de calcul se va adauga un buton de comanda.

Control de tip Command Button

Figura 7. Bara instrumentelor Forms.

4. Se plaseaza indcatorul mouse-ului pe foaie acolo unde va apare coltul din stanga-sus al controlului si se trage controlul pentru a-I da dimensiunea dorita.

5. Daca ati adaugat un control de tip buton de comanda, atunci la eliberarea butonului mouse-ului pe ecran apare caseta de dialog Assign Macro (vezi figura 8), in care va trebui sa selectati, din caseta Macro Name, macrocomanda ce se va asocia butonului de comanda.

Daca în lista Macro Name este selectata o macrocomanda, se execută clic pe butonul Edit pentru a o edita.

Butonul Record permite inregistrarea unei noi macrocomenzi. Este accesibil atunci cand in lista Macro Name nu este selectata nici o macrocomanda.

Figura 8. Caseta de dialog Assign Macro.

Daca se adauga un control care nu este buton de comanda, atunci se executa clic- dreapta pe control si apoi din meniul rapid, ce apare pe ecran, se selecteaza optiunea Assign Macro, pentru a afisa dialogul Assign Macro, in care se va stabili macrocomanda ce se va asocia controlului

5

Microsoft Excel 97 Utilizarea macrocomenzilor

Daca macrocomanda nu exista, atunci puteti inregistra sau scrie o noua. In caseta de dialog Assign Macro, se executa clic pe butonul Record si se incepe inregistrarea macrocomenzii.

Note:

Daca in lista Macro Name a casetei de dialog Assign Macro nu este selectata nici o macrocomanda, atunci in locul butonului Edit exista butonul New. Executarea unui clic pe butonul New va determina deschiderea unei ferestre Macrosof Visual Basic, unde puteti scrie macrocomanda. Atunci cnd adaugati un control pe o foaie de calcul, controlul este disponibil numai cand dosarul de lucru este deschis. Daca vreti sa rulati o macrocomanda indiferent de ce dosar de lucru este deschis in mod curent, atunci puteti lansa macrocomanda dintr-un buton al unei bare proprii cu instrumente.

Pentru a lansa in executie o macrocomanda care este asociata unui control de pe foaia de calcul:

∑ Se executa clic pe controlul respectiv.

Lansarea unei macrocomenzi dintr-un buton al barelor cu instrumente

Pentru a putea lansa in executie o macrocomanda folosind un buton al barelor cu instrumente este necesar sa existe o bara proprie cu instrumente.

Pentru a crea o bara cu instrumente se procedeaza astfel:

1. Se deschide meniul Tools si se selecteaza comanda Customize. In caseta de dialog Customize, care apare pe ecran se executa clic pe tableta Toolbars pentru a activa pagina Toolbars (vezi figura 9), daca este necesar

2. Se executa clic pe butonul New al casetei de dialog Customize. Pe ecran apre caseta

de dialog New Toolbar (vezi figura 10).

Figura 9. Pagina Toolbars a casetei de dialog Customize.

Figura 10. Caseta de dialog New Toolbar.

3. In caseta Toolbar name, se tasteaza numele dorit si apoi se executa clic pe butonul OK, pentru a inchide dialogul New Toolbar si a reveni in caseta de dialog Customize. Pe ecran se va afisa o noua bara cu instrumente fara controale.

4. Pentru a adauga un buton pe bara cu instrumente, se selecteaza eticheta Commands a casetei de dialog Customize (vezi figura 11). In lista Categories, se selecteaza

6

Microsoft Excel 97 Utilizarea macrocomenzilor

categoria de comenzi de care apartine butonul ce se va adauga. In cazul nostru, se va selecta categoria Macros.

Bara cu instrumente nou creata, avand un buton pe ea.

Lista Commands, avand afisate optiunile categoriei Macros.

Lista Categories, avand selectata categoria Macros.

Figura 11. Pagina Commands a casete de dialog Customize.

5. Din lista Commands, se trage in bara instrumentelor nou creata comanda dorita. Pentru macrocomenzi se va trage comanda Custom button.

6. Daca se doreste, se pot schimba caracteristicile prestabilite ale butonului adaugat. Pentru a modifica caracteristicile prestabilite ale unei comenzi se executa clic pe butonul Modify Selection din caseta de dialog Customize. Din meniul ce se afiseaza (vezi figura 12), se selecteaza optiunea ce se va modifica.

Submeniul Modify Selection

Selectarea optiunii Change Button Image, determină afisarea unei palete cu imagini prestabilite pentru butoane.

Figura 12. Submeniul Modify Selection.

Pentru a modifica imaginea butonului din bara instrumentelor se indica optiunea Change Button Image si din caseta cu imagini ce se afiseaza se selecteaza imaginea dorita.

7

Microsoft Excel 97 Utilizarea macrocomenzilor

Pentru ca butonul din bara cu instrumente sa contina pe langa imagine si un text se selecteaza optiunea Image and Text si in caseta Name se introduc caracterele ce se vor afisa langa imagine.

7. Pentru a asocia butonului, adaugat in bara instrumentelor, o macrocomanda se va selecta optiunea Assign Macro din submeniul Modify Selection. In caseta de dialog Assign Macro, ce apare pe ecran, se introduce sau se selecteaza macrocomanda ce se va asocia butonului si apoi se executa clic pe butonul OK, pentru a reveni in dialogul Customize.

8. Pentru a adauga si alte butoane ce vor permite lansarea in executie a macrocomenzilor, se repeta operatiile de la punctul 5 la 7, pentru fiecare buton.

Nota:

Bara proprie de instrumente poate contine si butoane pentru alte comenzi. Modul de adaugare este acelasi, avand grija sa selectam corect categoria de comenzi.

9. Cand s-a terminat adaugarea tuturor butoanelor dorite se executa clic pe butonul

Close al casetei de dialog Customize, pentru a inchide dialogul si a reveni in foaia de calcul. In figura 13 se prezinta bara instrumentelor creata folosind algoritmul descris mai sus, avand doua butoane.

Figura 13. Bara cu instrumente cu butoane pentru macrocomenzi.

Pentru a lansa in executie o macrocomanda folosind un buton din bara cu instrumente se procedeaza astfel:

1. Daca bara instrumentelor ce contine butoane pentru lansarea in executie a macrocomenzilor nu este vizibila, atunci se deschide meniul View, se indica comanda Toolbars si se selecteaza bara dorita (de exemplu, Bara_proprie).

2. Se executa clic pe butonul corespunzator macrocomenzii ce se va lansa in executie.

Nota:

Bara cu instrumente este accesibila in orice dosar de lucru, dar ea va putea fi utilizata pentru a lansa in executie macrocomenzilor asociate butoanele, numai daca datele din foaia de calcul indeplinesc conditiile pentru ca macrocomenzile sa lucreze corect.

Editarea unei macrocomenzi

Inainte de a putea edita o macrocomanda, trebuie sa fiti familiarizati cu Visual Basic Editor. Visual Basic Editor poate fi utilizat pentru a scrie si edita macrocomenzile atasate dosarelor de lucru Microsoft Excel. Pentru a edita o macrocomanda se executa urmatoarele comenzi:

1. Se deschide meniul Tools, se indica comanda Macro si apoi se selecteaza optiunea Macros. Pe ecran se afiseaza caseta de dialog Macro.

2. In caseta Macro Name a dialogului Macro se introduce numele macrocomenzii.box. Sau se selecteaza macrocomanda din lista Macro Name a dialogului.

3. Se executa clic pe butonul Edit din caseta de dialog Macro. Pe ecran se afiseaza fereastra Microsoft Visual Basic (vezi figura 14).

4. Se executarea modificarilor dorite, se deschide meniul File si se selecteaza comanda Close and Return to Microsoft Excel, pentru a reveni in foaia de calcul.

8

Microsoft Excel 97 Utilizarea macrocomenzilor

Figura 14. Fereastra Visual Basic Editor.

Copierea unei macrocomenzi

Daca aveti o macrocomanda care contine comenzi pe care vreti sa le folositi intr-o alta macrocomanda, atunci puteti copia o parte sau intreaga macrocomanda intr-un alt modul. De asemenea, puteti realiza o copie a unui modul de macrocomenzi pentru a duplica toate macrocomenzile existente in acesta.

Copierea unei parti dintr-un macro pentru a crea un alt macro

Pentru a copia o parte dintr-o macrocomanda se procedeaza astfel:

1. Se deschide dosarul de lucru ce contine macrocomanda din care vreti sa copiati.

2. Se deschide meniul Tools, se indica comanda Macro si apoi se selecteaza optiunea Macros. Pe ecran apare caseta de dialog Macro.

3. In caseta Macro Name se intoduce numele macrocomenzii din care se va copia.

4. Se executa clic pe butonul Edit a casetei de dialog Macro. Pe ecran se afiseaza fereastra Microsoft Visual Basic.

5. In macrocomanda, se selecteaza liniile ce se vor copia. Pentru a copia intreaga macrocomanda, includti in selectie toate liniile acesteia, inclusiv liniile Sub si End Sub.

6. Se executa clic pe butonul Copy din bara instrumentelor Standard sau se selecteaza comanda Copy din meniul Edit sau se apasa combinatia de taste Ctrl+C.

7. Se comuta pe modulul in care vreti sa plasati codul copiat. Pentru a comuta pe un alt modul al aceluiasi dosar de lucru se selecteaza comanda Project Explorer din meniul View. Fereastra Microsoft Visual Basic se modifica pentru a afisa panoul Project – VBA Project (vezi figura 15), in care se va selecta modulul in care se va copia. Pentru a crea un nou modul in care se va depune copia liniilor selectate, se selecteaza comanda Module din meniul Insert.

8. Se executa clic pe butonul Paste din bara instrumentelor Standard sau se selecteaza comanda Copy din meniul Edit sau se foloseste combinatia de taste Ctrl+C.

9. Pentru a inchide fereastra Microsoft Visual Basic si a reveni in foaia de calcul, se selecteaza comanda Close and Return to Microsoft Excel din meniul File.

9

Panoul Project – VBA Project, afisează obiectele proiectului.

Microsoft Excel 97 Utilizarea macrocomenzilor

Figura 15. Fereastra Microsoft Visual Basic, avand afisat panoul Project.

Copierea unui modul de macrocomenzi dintr-un alt dosar de lucru

Pentru a copia un modul de macrocomenzi al unui dosar de lucru in alt dosar se executa urmatoarele operatii:

1. Se deschide dosarul de lucru ce contine modulul ce va copia.

2. Se deschide dosarul in care se va copia modulul.

3. Se deschide meniul Tools, se indica optiunea Macro si se selecteaza comanda Visual Basic Editor. Pe ecran se deschide ferastra Microsoft Visual Basic.

4. Se selecteaza comanda Project Explorer din meniul View. In fereastra Microsoft Visual Basic apare panoul Project – VBA Project (vezi figura 16), avand afisate obiectele celor doua dosare de lucru deschise.

5. Se selecteaza modulul ce se va copia si se trage in dosarul de lucru de destinatie. De exemplu, se selecteaza modulul Module 1 din dosarul de lucru Macrocomenzi.xls in dosarul liste.xls.

10

Obiectele dosarului

lista.xls.

Obiectele dosarului

Macrocomenzi.xls.

Microsoft Excel 97 Utilizarea macrocomenzilor

Figura 16. Fereastra Microsoft Visual Basic, pregătită în vederea mutării modului Module 1 din dosarul Macrocomenzi.xls în dosarul lista.xls.

11