Anlisis de puesto en la administracin de recursos humanos Definicin de anlisis de puesto

El anlisis de puesto es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en trminos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas Igualmente, se puede definir como el procedimiento de recoleccin, evaluacin y organizacin de informacin sobre un puesto de trabajo determinado
Situaciones donde se necesita recomienda el anlisis de puesto: o

Hay varias situaciones que suelen llevar a la administracin a pensar en la necesidad de realizar un anlisis de puesto como los siguientes:
y y y

Cuando se funda la organizacin Cuando se crea nuevos puestos Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologas o procedimientos Cuando se va a actualizar el sistema de compensacin y de salarios de una empresa

Igualmente, si se presenta los siguientes sntomas es necesar io que la administracin considere evaluar la implementacin de un proceso de anlisis de puesto.
y

Los empleados se quejan de que no saben qu tareas especficas se les requiere cumplir; con frecuencia se producen conflictosvy malentendidos.
.La competencia y la autoridad de los supervisores se superponen,lo que provoca duplicacin de esfuerzos y conflictos ocasionales.

La contratacin y seleccin son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias. La mano de obra no est adecuadamente capacitada. La productividad general de la organizacin no resulta aceptable para la

y y

administracin.
y

La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Si se realizar un adecuado anlisis de puesto se obtendr descripciones de puestos bien preparadoos y realizados lo que ayuda a la administracin a satisfacer sus necesidades en aspectos crticos de poltica de personal, corno remuneraciones, contratacin y seleccin,diseo organizacional, evalu acin del desempeo y la planificacin de la mano de obra.
Datos que se renen en el anlisis de puesto

La empresa puede enriquecerse con la gran cantidad de datos que se obtiene en el proceso de anlisis de puesto como los siguientes:
y y y y y y y

Actividades del trabajo Actividades y procesos del trabajo. Registros de las actividades Procedimientos utilizados. Responsabilidad personal. Actividades orientadas al trabajador Comportamiento humano, como acciones fsicas y la comunicaci6n en el trabajo. Movimientos elementales para el anlisis de mtodos. Maquinas, herramientas, equipo y ayudas que se utilizan para el trabajo Tangibles e intangibles relacionados con el puesto Conocimientos con los que se debe tratar o aplicar. Habilidades requeridas Desempeo del trabajo Anlisis de error. Normas de trabajo. Medicin del trabajo, como el tiempo necesario para una tarea. Contexto del puesto (Programa de trabajo. Incentivos)

y y y y y y y y y y

y y y

Condiciones fsicas de trabajo. Requerimientos personales para el puesto Identidad del puesto dentro de la estructura de la organizacin

Beneficios para los gerentes de departamentos

Mejora su conocimiento sobre el flujo de trabajo de su unidad Permite realizar una mejor seleccin del personal Facilita efectuar una evaluacin objetiva de sus subalternos.
Beneficios para los empleados

Permite conocer y comprender mejor los deberes del puesto. Puede ser utilizado como una gua para su autodesarrollo
Elegir el administrador del programa de anlisis de puesto

El administrador del programa instituye procedimientos, confecciona modelos, dirige la reunin de datos, verifica la marcha y se asegura del cumplimiento del calendario de ejecucin. Puede ser el gerente de recursos humanos o algn otro. Sus funciones ms importantes consisten en eliminar superposiciones en las descripciones, asegurar que stas estn redactadas en un estilo uniforme, dirigir los mtodos de revisin, correccin y aprobacin, y cerciorarse de que los proyectos de descripciones lleguen a ser textos definitivos . Por esto, quien sea nombrado administrador del programa debe estar familiarizado con la compaa, sus unidades de trabajo y divisiones funcionales. Debe ser respetado por todos, desde los administradores superiores a los supervisores de lnea.El administ rador del programa y los supervisores de lnea deben tener una meta comn y confianza mutua. Algunas compaas se valen de unconsultor externo para presentar un nuevo programa de descripcin de puestos.Selos emplea en medida diferente, que a veces va hasta la total responsabilidad por la preparacin del manual definitivo de descripciones de puestos de la empresa. Algunas compaas contratan al consultor para que acte como asesor del administrador. Puede fijar rumbos, compartir sus experiencias, sugerir mtodos o proporcionar aquellos servicios crticos de que carece la compaa. Aumenta la pericia del administrador del programa durante su evolucin.
Proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puestos

Esa compuesta por seis pasos que son: 1. Asegurar, para su xito, que el apoyo de la administracin superior sea visible. 2. Identificar los puestos que es necesario analizar. 3. Escoger el mtodo que se utilizar para la obtencin de los datos 4. Reunir y organizar la informacin obtenida 5. Revisar la informacin con los participantes 6. Desarrollar una descripcin y especificacin de puesto A continuacin se explicar cada uno de los pasos en el proceso de obtencin de informacin para el anlisis de puesto:
Proceso de obtencin de informacin para el anli sis de puestos

1. Apoyo visible de la administracin superior Para asegurar el xito de un programa de descripcin de puestos, es necesario que resulte visible el apoyo de la administracin superior. Los altos ejecutivos deben comunicar sus deseos acerca del programa, as como lo que esperan de los gerentessubalternos y supervisores. Cuanto ms amplia sea la participacin deadministradores y supervisores en la preparacin del programa, ms importante ser esta comunicacin. El presidentede la compaa u otro alto ejecutivo a cargo debe hacer un anuncio oficial, una declaracin normativa, dirigida a los que habrn de verse afectados. El anuncio oficial debe contener elementos como:
 

La razn fundamental para realizar este anlisis. La persona o grupo que se encargar de su preparacin y ejecucin. Las unidades de organizacin que abarca el programa. El calendario para la puesta en vigor. Qu se esperar de los empleados y administradores

  

durante el desarrollo del programa A continuacin se observa un ejemplo de un memorando enviado con relacin al incio de un programa de anlisis de puesto. Memorando Para: Todos los gerentes y supervisores De: Rodrigo Cseres Gerente General Asunto: Programa de anlisis de puesto Fecha: 20 de junio de 2006 En nuestro empeo por instituir un sistema justo y equitativo de remuneraciones nuestros empleados, hemos determinado la necesidad de iniciar un proceso de puesto que permita establecer un plan orgnico de sueldos y salari os durante el tr este ao. Como primerpaso hemos designado a un comit de tres personas para que pre un programa de descripcin de puestos en toda nuestra organizacin.Los miem comit son los seores Juan Gmez, Jos Rodrguez y ngel Surez. Lalicenciada Adela Jimnez, gerente de recursos humanos, integar el comit co coordinador Hemos encomendado al comit la tarea de iniciar los esfuerzos n travs del Departamento de Personal, para supervisar el programa y revisa proyectos de descripcin para asegurar su coherencia antes de su aprobacin por general. Esperamos que esta labor quede terminadahacia fin de ao.El Departamento de reunir con Uds. individualmente o e n pequeos grupos para familiarizarlos con del programa y los calendarios generales.Su participacin en este progra componente necesario para su cumplimiento. El comit les pedir su asistencia en la confeccin de las primeras descrip ciones bajo su competencia. Por lo tanto, su plena cooperacin ser importante para lo de este proceso de anlisis de puesto.
2. Identificar los puestos que es necesario analizar .

Para ello, se debe utilizar un organigrama o, de existir, tambin sera til el anlisis de puesto anterior El organigrama es una grfica que muestra el esqueleto de la estructura organizacional y donde se presenta el ttulo de la posicin y a travs de lneas conectoras quien reporta a quien, y quien est a cargo de qu departamento.

3. Escoger el mtodo que se utilizar

Se puede utilizar cualquiera de los mtodos que se describen a continuacin :

    

La entrevista La observacin de puesto Cuestionario de puesto Bitcora del empleado Combinacin

Si desea obtener ms informacin sobre estos mtodos, favor oprimir la palabra continuacin que aparece abajo.
La entrevista en el proceso de obtencin de informacin en el nalisis de puesto

Con el mtodo de la entrevista, el analista discute todos los detalles del trabajo personas queocupen el puesto en la actualidad. El analista emplea una lista de control (queser descrita ulteriormente) p discusin.Toma apuntes de las respuestas y luego les da cabida en las distintas descripcin de puesto. El analista no necesita entrevistar a todas las personas que ocupen un puest muestra representativa. Por ejemplo, si en un tipo de puesto se emp lea a diez p con entrevistar a dos o tres de ellas El supervisor puede ayudar a identificar a las dos o tres personas que representen a los miembros de mayor y menor capacitacin o experiencia del grupo. El analista puede entonces fijar la s especificaciones mnimas y mximas del puesto.
Ventajas de la tcnica de la entrevista

La tcnica de entrevistas ofrece ciertas ventajas:

y y y

Logra la participacin libre y directa de los empleados. Proporciona al analista una mejor comprensin del puesto. Permite el examen y aclaracin de sectores vagos o complejos de trabajo que no pueden ser comunicados con facilidad.

Desventajas de la tcnica de la entrevista

Existen algunas desventajas enlas entrevistas para el anlisis de puestos:

Algunos empleados pueden sentirse amenazados e incmodos para poder aportar informacin adecuada. Las entrevistas tal vez se limiten a los elementos que tengan mayor vigencia y dejen de lado los aspectos ms generales del puesto. Existe la tendencia a que los empleados y supervisores se concentren en los requisitos que describen a la persona que ocupa el puesto en la actualidad y no al puesto mismo. Adems, el supervisor puede poner nfasis en lo que l desea que el empleado haga, en lugar de lo que en realidad hace.

La preparacin de los formularios de entrevistas

La Figura que aparece al lado presenta un modelo que el analista puede utilizar para reunir informacin para el anlisis de puestos.( Los rubros que contiene este modelo son los mismos que el analista puede utilizar para disear formularios para los mtodos de entrevista y cuestionarios a fin.de obtener la informacin necesaria para la preparacin de las descripciones de puestos. Si bien el entrevistador puede no hacer todas las preguntas de este modelo en la entrevistas o cuestionarios, debe incluir gran parte de ellas en el formulario para entrevistas. Antes de comenzar sus entrevistas, el analista debe estudiar el organigrama y las designaciones presentes de los puestos. Debe informar a los supervisores sobre la naturaleza y duracin de las entrevistas. Por su parte, los supervisores deben informar individualmente a los empleados que sern entrevistados sobre el objetivo de la entrevista y la hora en que se llevar a cabo. Si bien una conversacin sobre el terreno permite que el entrevistador observe las condiciones detrabajo y asista a demostraciones, ella puede provocar distracciones e incomodidad. Es preferible que el analista realice las entrevistas en privado y en un medio neutral. Luego de llevadas a cabo, podrn hacerse v~sitas al lugar de trabajo, donde se

podrn hacer demostraciones Y discutir las condiciones. Manera de llevar a cabo las entrevistas Para aliviar la tensin, el entrevistador debe comenzar con comentar ios triviales.Debe explicar luego el objetivo de la entrevista y la manera en que la llevar a cabo. Tambin debe decir al empleado cmo se utiizar la informacin reunida. El analista debe preparar cuidadosamente sus preguntas para evitar ambigedades y dobles sentidos.Debe animar al empleado a que hable y darle tiempo suficiente para que pueda responder o justificar sus afirmaciones. La entrevista debe llevarse en tono de conversacin, siempre que se concentre en su objetivo.El entrevistador slo habr d e tomar apuntes de vez en cuando. As se distraer menos la atencin y no se pondr en peligro la conversacin como ocurrira si se registrara absolutamente toda idea. Al final de la entrevista, el empleado debe tener la oportunidad de brindar ms in hacer preguntas. Inmediatamente despus de terminada la entrevista, el an redactar todos sus apuntes, observaciones e informaciones. El formulario para las entrevistas y la planilla son herramientas valiosas para est ya que proporcionan presentacione~ uniformes para poder comprar la informac en entrevistas diferentes. La confeccin de la descripcinde puestos no necesita comenzarse hasta realizadas varias entrevistas.
La observacin en el proceso de obten cin de informacin en el nalisis de puesto

Con arreglo a esta tcnica, el analista simplemente observa a algunas personas que ocupan el puesto que se examina mientras desempean sus tareas.De vez en cuando hace preguntas sobre diversos elementos del trab ajo. Durante esta observacin, toma cuidadosamente notas que luego emplea para la confeccin de las descripciones de puestos.
Ventajas de la tcnica de la observacin

Entre las ventajas que brinda esta tcnica, se cuentan las siguientes:
y

Mediante la observacin, el analista se familiariza directamente con el trabajo El analista puede observarcondiciones importantes de trabajo que a menudo constituyen los aspectos distintivos de ciertos puestos. El analista puede observar varios puestos a l mismo tiempo, sin interferir

en la corriente de trabajo.
Desventajas de la tcnica de la observacin

Existen tambin ciertas desventajas:

y y

Algunos empleados pueden sentirse incmodos si se ven observados. Las dimensiones intangibles del trabajo, como su s elementos o requisitos mentales o la interaccin personal, no se observan con facilidad. La observacin adecuada de un puesto en que las actividades de rutina son la excepcin requiere mucho tiempo. Por ejemplo, para observar cabalmente el puesto de un supervisor, el analista necesitara acompaarlo varios das o quizs semanas para poder familiarizarse con todos los elementos del puesto.

El custionario en el proceso de obtencin de informacin en el nalisis de puesto

El mtodo ms empleado en el anli sis de puestos es el cuestionario amplio. Se lo distribuye a todos los empleados de un departamento Lo llenan y lo devuelven al supervisor o analista. No todas las compaas que emplean esta tcnica piden que los empleados mismos llenen el cuestionario. Lo hacen tambin los supervisores o gerentes Esto es lo comn cuando la administracin decide no dar participacin a los empleados en la confeccin de las descripciones de sus puestos.
Ventajas de la tcnica del cuestionario

Entre las ventajas que ofreceeste mtodo estn las siguientes:

y

Los cuestionarios constituyen un mtodo eficaz y rpido para reunir gran cantidad de informacin. Por supuesto, los cuestionarios deben estar bien preparados y presentados. Los cuestionarios son herramientas eficaces cuando los puestos por analizar estn bien estructurados. Si los puestos estn localizados en puntos geogrficos dispersos,el analista puede reunir informacin sin necesidad de viajar. Las respuestas escritas a los cuestionarios son una constancia permanente de todos los hechos relatados. Son expresin de los participantes y no apuntes informales del analista.

Desventajas de la tcnica del cuestionario

Algunas de las desventajas delos cuestionarios son:

y y

Eliminan el contacto y la discusin entre el analista y el empleado. Las respuestas escritas pueden dejar de laja algunas cuestiones esenciales. Para que los cuestiinarios sean eficaces, se necesita prepararlos muy cuidadosamente. Llenarlos lleva tiempo. Pueden surgir problemas de interpretacin para quien los llena como para el analista que tiene que correlacionar las respuestas.

y y

Cmo reunirinformacin mediante el cuestionario de puestos

Un cuestionario debe ir precedido de instrucciones claras sobre la manera de llenarlo. El analista debe acompaar al cuestionario una nota explicativa, la exposicin de sus objetivos, de qu se har con la informacin y los procedimientos que lo sucedern. Tambin es de responsabilidad del gerente operativo explicar a los empleados los objetivos del cuestionario y aclarar cualquier problema que pudiera surgir.
Cuestionario para el anlisis de Puesto:

nTtulo del _____________________________________________________ nDepartamento _________________________________ _______________________ nSupervisor ____________________ nPuesto del ___________________________________________________ nCondiciones de Trabajo: nStatus: Tiempo completo Tiempo parcial nDas de trabajo: L M M J V S D

Puesto

Supervisor

nHoras por Da: ______________ Horas Semanales: _________________ nse requiere viajar? Si No nDe contestar si, qu tanto por ciento del tiempo debe viajar? ______ %

nPropsito: nDescriba el propsito general o responsabilidad de este puesto. nTareas y responsabilidades principales n______________________________________________________________ _____________________________________ _______________________________________________________________ ____________________________________ n_____________________ ____________________ ___________________________________________ _____________ nTareas y responsabilidades secundarias: n______________________________________________________________ ____________________________________ n______________________________________________________________ ____________________________________ n____________________ _______________________________________________________________ _______________ nResponsabilidades de Supervisin: nRequiere esta posicin el supervisar personal? Explique nRequisitos de Educacin: nEscuela Superior Grado Tcnico Bachillerato Maestra Doctorado nEspecializacin requerida _________________________________ nExperiencia: nQu experiencia se requiere para este puesto? nHabilidades Tcnicas: nQu habilidades tcnicas se requieren para esta posicin? nCondiciones Fsicas: nDescriba las condiciones en las que se realiza este trabajo. _______________________________________________________________

___________________________ ______ n______________________________________________________________ ____________________________________ n____________________ _______________________________________________________________ _______________ nCompletado por ________________________ nFecha ________________________________ nTtulo ________________________________ nAprobado por __________________________
La bitacora o parte de empleado en el proceso de obtencin de informacin en el nalisis de puesto

Este mtodo impone a cada empleado llevar una bitcora o un parte de sus actividades durante un perodo determinado. Este mtodo es aceptable cuando el trabajo es de rutina y se repite a corto plazo, una semana o en algunos casos un mes. Los puestos de produccin, oficinistas, administracin de oficinas, o de servicio y mantenimiento, se prestan a la confeccin de partes. Este mtodo no brinda al ana1ista informacin adecuada cuando el trabajo vara mucho, o cuando las tareas no se repiten a corto plazo. Se trata, evidentemente, del caso de los puestos de supervisin y administracin, ventas y comercia1izacin, y tareas de tipo profesional o creador.
Ventajas de la tcnica de la bitcora

Las ventajas de este mtodo son las siguientes:

y

El ana1ista ahorra tiempo cuando rene gran informacin so bre muchos puestos. Los empleados pueden incluir en el parte toda la diversidad de sus tareas rutinarias sin tener que interpretar preguntas ambiguas. El mtodo soslaya la renuencia de algunos empleados a participar en entrevistas.

Desventajas de la tc nica de la bitcora

Existen algunas desventajas:

y y

No hay contacto personal entre el ana1ista y el empleado. El ana1ista no puede observar los factores que afectan el desempeo del puesto. Los empleados tal vez sospechen que los partes se emplearn para hacer anlisis de tiempos que permitan a la administracin fijar normas de produccin. El mtodo se limita a puestosrutinarios y repetitivos.

Combinacin de mtodos en el proceso de obtencin de informacin en el nalisis de puesto

Se utiliza dos o ms mtodos al obtener informacin Ejemplo de una combinacin de mtodos en un banco con sucursales en el interior del pas Posiciones Gerenciales supervisin y de Mtodo Entrevista Cuestionario

Trabajos rutinario o Bitcora manuales Observacin Ubicacin Casa Matriz Ubicacin Sucursales en el interior
Cmo elegir el mejor mtodo de anlisis de puestos

Entrevista

Cuestionario

Para determinar la mejor tcnica de anlisis, deben considerarse los siguientes factores:
Tipos de puestos:
y

Los puestos profesionales y de supervisin se prestan al anlisis mediante entrevistas y cuestionarios. El trabajo de rutina puede ser estudiado mediante la observacin ylos partes.

Acceso del analista al lugar de trabajo:

y

Se encara mejor el trabajo de ventas y atencin a distancia empleando cuestionarios y partes. La entrevista y la observacin pueden ser ms convenientes para los puestos de la casa matriz.

Preparacin previa por el analista:

y

La preparacin de los cuestionarios exige una inversin prev ia de mucho tiempo para el diseo y el ensayo. Los partes suelen requerir menos tiempo porque no hace falta que sean muy detallados. Las entrevistas y la observacin son menos engorrosas si estn bien planeadas en cuanto al tipo de informacin que se quiere reunir.

Aceptacin por los empleados:

y

El mtodo de entrevistas es menos amenazante, ya que permite al analista explicar y responder a cada persona. Los cuestionarios, los partes y la observacin pueden resultar contraproducentes si no les precede una comunicacin eficaz a los empleados. La mayora de los analistas experimentados creen que el mtodo de los cuestionarios es el ms eficaz. El cuestionario puede robustecerse si lo siguen entrevistas complementarias selectivas. De este modo, el analista puede salvar las limitaciones de un mtodo combinndolo con otro.

Descripcin de puesto

Una descripcin de puesto es un documento conciso de informacin objetiva que identifica la tare la responsabilidad que implica el puesto. Adems bosqueja la relacin entre el puesto y otro organizacin, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o mbito de ejecucin. Es importante observar que a descripcin se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el desempea en la actualidad. Las descripciones de puestos pueden confeccionarse dediferentes maneras que se explican a co

Los tipos de descripciones de puestos

Las descripciones genricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas

o competencia especficas. Proporcionan una visin general de una categora de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categora. Descripcin genrica Para redactar una descripcin genrica, deben analizarse una cantidad de puestos para hallar sus denominadores comunes.Por ejemplo, una descripcin genrica de "Contador Mayor" incluye el campo de experie ncia que se espera de ese nivel profesional. No abarca las funciones especficas --cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especializacin en el libro mayor -- o las unidades organizacionales menores dentro del Departamento Contable del que depende el puesto. Un ejemplo de descripcin de puestos genrica se observa abajo..

La forma genrica se utiliza sobre todo para lo siguiente:

y y y y y y

Formulacin de programas de capacitacin Designaciones Planificacin organizacional Formulacin de pautas del desempeo Planificacin de la mano de obra Estudios de salarios

Las descripciones de puestos especificas Las descripciones de puesto especficas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relacin con otros puestos especificas dentro de las ms pequeas unidades organizacionales. Por ejemplo~ el puesto especifico de "Contador a cargo del libro mayor" debe identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable. Expone el tipo de sistemas contables utilizados~ el tipo y frecuencia de los partes financieros que deben confeccionarse~ y los limites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales, geogrficos o de otro tipo, de la compaia. Abajo aparece un ejemplo de desripciones de puestos especificas.

Las descripciones de puestos especficas sirven otros propsitos:

y y y

Anlisis precisos de puestos Evaluacin de puestos (para la gestin de sueldos y salarios) Organigrama

Elementos que componen las descripciones de puesto

Designacin del puesto,unidad organizacional y relacin de dependencia. Estos puntos identifican elpuesto y le dan sus caractersticas propias. Diferencian a cada puesto de los dems. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con la misma designacin e igual nivel de

remuneracin pueden tener tareas, responsabilidades dependencia difere ntes.

y relaciones de

Por ejemplo, el puesto de "diseador" en una Divisin de Productos para Consumidores y en una Divisin de Productos Industriales pueden tener el mismo nivel de remuneracin pero ser muy diferentes en otros sentidos. Sntesis del puesto,deberes y responsabilidades. Aqu se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el anlisis posterior ( Deberes y responsabilidades. Esta parte de la descripcin de puesto seala "qu" tarea se desempea~ "por qu" se desempea, y cuando no resulta obvio. "Cmo" se desempea. Si el "qu", el "por qu" +- o el "cmo" no aparecen, la formulacin es incompleta.* Interaccin. Especifica las relaciones entre un puesto y otro. Cuando las ocupaciones estn vinculadas muy estrechamente, la des cripcin de las relaciones recprocas entre cada puesto es crtica. Tambin es importante para describir puestos que tienen amplias relaciones fuera de la compaa, por ejemplo, puestos de ventas, comercializaQin y relaciones pblicas. * Preparada por, Aprobada por y Fecha. Cada descripcin debe indicar quin la prepar y si recibi aprobacin definitiva o es slo un proyecto de descripcin. Debe conocerse la identidad del redactor, administrador o analista de puestos, para el caso de que en el futuro surj an interrogantes. La fecha de preparacin indica a quien la lea la actualidad de la informacin. Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto Las especificaciones del puestoson los requisitos que deben satisfacer los candidatos si han de cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar sin tropiezos con aquellos de quienes dependan. En la descripcin se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos mnimos para cumplir las tareas, en lugar de las aptitudes o conoc imientos de las personas que desempean el puesto en la actualidad. Entre los requisitos mnimos pueden figurar exigencias especiales del puesto, como por ejemplo viajes prolongados o trabajo nocturno,adems de los requisitos normales en materia de aptitud es y experiencia.

Para evitar imponer requisitos poco realistas, las especificaciones deben basarse en la manera como se realiza el trabajo actualmente. Especificacin de puesto Se define como el resumen de las cualidades personales, caractersticas, capacidades y antecedentes requeridos para realizar el trabajo. Elementos que estn contenidos eb una especificacin de puesto a partir de la prctica actual de trabajo:
y y y y

Requisitos relacionados con la persona que realiza el trabajo Requisitos relacionados con las condiciones de trabajo Educacin pertinente Experiencia pertinente Esferas concretas de experienciaAptitudes manuales o mentales Aptitudes sociales o de accin recproca Exigencias de viajes Horas y horarios de trabajo Condiciones ambientales peligrosas o duras

y y y

Usos de las descripciones de puesto

Una vez que las descripciones formales de puestos han obtenido aceptacin, los gerentes encuentran otras aplicaciones prcticas de las mismas como en las siguientes reas de recursos humanas:, El empleo de las descripciones de puestos en el reclutamiento y seleccin de personal

Las descripciones de puestos confeccionadas correctamente pueden ayudar en la bsqueda de obreros, empleados, supervisores y gerentes calificados. Por ejemplo, la preparacin de un anuncio en que se pide llenar determinado cargo se simplifica sintetizando la descripcin del empleo y sus especificaciones. Para la seleccin de candidatosa empleo, los entrevistadores comprobarn que las descripciones de puestos facilitarn. todo el proceso de entrevistas concentrndolo en los factores pertinentes.

Usos de las descripciones de puesto

Una vez que las descripciones formales de puestos han obtenido aceptacin, los gerentes encuentran otras aplicaciones prcticas de las mismas como en las siguientes reas de

recursos humanas:, El empleo de las descripciones de puestos en el reclutamiento y seleccin de personal

Las descripciones de puestos confeccionadas correctamente pueden ayudar en la bsqueda de obreros, empleados, supervisores y gerentes calificados. Por ejemplo, la preparacin de un anuncio en que se pide llenar determinado cargo se simplifica sintetizando la descripcin del empleo y sus especificaciones. Para la seleccin de candidatosa empleo, los entrevistadores comprobarn que las descripciones de puestos facilitarn. todo el proceso de entrevistas concentrndolo en los factores pertinentes.

El entrevistador tratar de determinar la experiencia previa de un postulante y cotejarla con las tareas y responsabilidades que figuran en la descripcin de puesto. Los tipos genricos de descripciones suelen ser ms tiles que los especficos para la contratacin. El encargado de la seleccin busca a personas con experiencia y condiciones adaptables o transferibles a las exposiciones muy generales de trabajo y responsabilidades que figuran en las descripciones genricas. El empleo de las descripciones de puestos en la planificacin, capacitaci n y perfeccionamiento de la mano de obra Cuando una compaa se expande,experimenta la necesidad de contar con ms mano de obra. En plan de largo aliento tal vez no se conozca de inmediato la forma precisa que asumir la organizacin futura. No obstante, se pueden expresar las aptitudes tcnicas,.administrativas y ~specializadas que se requerirn en trminosmuy amplios, como aparecen por lo comn en las descripciones genricas. El gerente que desee adaptar sufuerza laboral presente a las necesidades futuras de la empresa podr preparar descripciones de puestos genricas que atiendan tales necesidades.La comparacin de las descripci9nes actuales y futuras le dar una estimacin bastante justa de dnde poar hallar el personal con las condiciones requeridas. Ademas, el gerente descubrir necesidades especficas de capacitacin y perfeccionamiento. Entonces podr planear programas de formacin de la fuerza de trabajo presente, a fin de prepararla para el futuro. La capacitacin y perfeccionamiento de la fuerza de trabajo tambin tiene gran importancia para las operaciones actuales.Por ejemplo, una gerencia puede comparar las condiciones de los titulares con las delineadas en una descripcin de puesto especfica y determinar la necesidad de programas de capacitacin individual o de grupos.

El empleo de las descripciones depuesto en la evaluacin del desempeo Los mtodos ms modernos de evaluacin del desempeo destacan la importancia de la motivacin y la fijacin de metas u objetivos para cada empleado.Como resultado de ello, las descripciones de puestos como herramientas de evaluacin del desempeo ya no son tan importantes como en el pasado. Sin embargo, siguen siendo el punto de referencia principal para basar las normas de desempeo. La base de evaluacin de los empleados es la medida en que stos cumplen sus obligaciones. La descripcin de puestos proporciona al gerente la herramienta para determinar si el empleado cumple todas sus obligaciones y responsabilida des.Como ya se seal, hay ciertas aptitudes de comportamiento que no pueden incorporarse fcilmente a una descripcin: medida del espritu creador, gama de recursos, capacidad de anlisis, rapidez de reacciones,etc. Estas aptitudes acaso sean criterios importantes para evaluar el desempeo.Por lo tanto, el gerente no deber emplear las descripciones de puestos como base nica para medir el rendimiento. El empleo de las descripciones depuesto en el anlisis del flujo de trabajo El analista de la corriente de trabajo puede emplear las descripciones como punto de partida para confeccionar en diagrama de progresin. Una vez hecho el diagrama en que figuren las operaciones y el trabajo paso a paso, el analista de puestos tal vez descubra tareas que no se revelaron en las descripciones de puestos. La nueva informacin podr utilizarla para perfeccionar an ms las descripciones. Debe producirse una firme interdependencia entre los analistas de corriente de trabajo y los de puestos.Esta interdependencia pone en guardia a los gerentes sobre la necesidad de redisear puestos para que el trabajo se haga ms eficientemente. Esto puede dar lugar a que sedispongan de modo diferente las tareas,obligaciones y responsabilidades de una descripcin a la siguiente.programa de descripcin de puestos en el cual ha de participar en definitiva todo empleado, o bien un esfuerzo ms limitado, antes de empezar debern disiparse el desinters y los recelos.Delegar en unejecutivo la responsabilidad de comunicar los Empleo de las descripciones de puesto en la administracin de salarios y compensacin Se utiliza para asegurar igualdad de pago para igualdad de trabajo, para asegurar igual pago para trabajos de valor comparable y para hacer una valoracin de puestos es necesario la informacin aportada por la descripciones de puesto.