1 INSTITUCION EDUCATIVA ANGEL CUNIBERTI SEDE SAN PABLO CURILLO CAQUETA TECNOLOGIA E INFORMATICA Ao: 2011 Grado: Noveno

TEMA 7: ELABORACION DE CARTAS COMERCIALES EN MICROSOFT WORD 2010

Las cartas comerciales son aquellas cuyo contenido est relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa. Pueden ser entre otras, de acuse de recibo, solicitud de empleo, de crdito, propaganda, de cobro. Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin especfico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definicin derivamos la clasificacin de las cartas comerciales. Ejemplo de una Carta Comercial Santiago, 14 de junio de 2011 Manuel Montt 367

A la atencin del Sr. H. Riveros

SANTIAGO DE CHILE Asunto: Invitacin a charla Distinguido Cliente: Me contacto con Ud. para anunciarle sobre la charla que se realizar el da 21 de junio de 2003, a las 15 hs. en nuestro auditrium, que brindar el reconocido autor de varios libros sobre managment, el seor Tom Peters. La charla consistir en los siguientes tpicos: "el saber escuchar", "escuchar no es or", "en qu consiste escuchar?" y "saber escuchar = ms productividad". Esta invitacin es slo para nuestros ms exclusivos clientes, es por ello, que esperamos contar con su presencia. Saludo a Ud. Atentamente Pamela A. Ritchie Gerente General

2 Partes de la Carta Comercial Una Carta comercial tiene 3 partes que no tiene la familiar, membrete, destinatario, Nombre completo del autor, adems es escrita de manera formal. Sus partes son: 1. Membrete: Es el nombre, direccin y dems seas de identificacin de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia. 2. Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas as como el da mes y ao. 3. Destinatario: son los datos de identificacin de la persona al cual va a ser enviada la carta 4. Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser mas extenso de una lnea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta. 5. Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de escribi el texto r de la carta. 6. Texto: es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontneo. 7. Despedida: son expresiones de afecto con lo que se da por concluida la expresin del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa, tanto de saludo inicial y la relacin entre el emisor y receptor. 8. Antefirma: es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representacin de otra. 9. Firma: es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. 10. Iniciales: es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta. 11. Anexos: esto se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos. Extensiones de una Carta Comercial Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras. Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras. Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Mas de 300 son cartas de varios pliegos.

Estilos o formas de disposicin de las Cartas Comerciales 1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo mas fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales. 2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la lnea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel. 3. Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y uno de los ms usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios. 4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma. Diferencia entre el bloque y el semibloque La diferencia del Estilo Bloque y el Estilo Semibloque: Este estilo Semibloque mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios. 6.- Como se diferencia el sangrado del semibloque EL Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: Cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma, las iniciales identificadoras y la firma.

Puntuacin de una Carta Comercial - Abierta: no lleva signos de puntuacin en ninguna de sus partes componentes. - Cerrada: lleva signos de puntuacin en cada una de sus partes o componentes. - Mixta o corriente: combina los dos estilos.

Presentacin de la Carta Comercial En las cartas de negocios es importante guardar ciertas reglas bsicas para no cometer errores en el momento de su presentacin, que podran costa el xito de un proyecto empresarial. En una carta comercial, tanto el papel como el sobre debern llevar membrete. En este tipo de misivas es comn adjuntar el franqueo de retorno.

El contenido de una carta comercial debe ser directo, objetivo, con redaccin clara y concisa. Se debe mantener el mismo estilo tanto al comienzo como en la despedida. Las cartas comerciales tendrn espacios y mrgenes a respetar, parecidos a los empleados en una misiva personal. Sin embargo, en la parte izquierda de una carta comercial se debe colocar el nombre de la empresa, la persona y cargo.

Una carta comercial debe presentar un espacio de tres centmetros y medio antes de colocar la fecha, y a continuacin se realizar el mismo proceso que en las dems correspondencia. La correspondencia comercial jams se debe escribir a mano o mquina. En estos tiempos modernos, donde las tecnologas de informacin manejan el panorama empresarial, dejara mucho que desear una carta de negocios que no estuviese hecha a computadora. Qu es tabulacin Es organizar trabajos en columnas. El mecanismo de tabulacin le transmitir y le permitir ahorrar mucho tiempo al escribir a maquina, ya que permite mover el carro a una posicin determinada con un solo movimiento. Ubique en su mquina de escribir: 1.- Liberador de tabulacin (signo-) 2.- Fijador de tabulacin (signo+) 3.- Barra o tecla del tabulador (centro de ambos signos) 10.- Como se tabula las columnas 1.- Quite las tabulaciones existentes, ubquese para ello en su margen izquierdo, mueva el carro hasta el margen derecho manteniendo oprimida el liberador de tabulacin. 2.- Mueva el carro hasta la posicin deseada para cada columna y pulse el fijador del tabulador. 3.- Al escribir las columnas pulse la barra del tabulador despus de cada palabra y no la suelte hasta que el carro haya parado firmemente. 11.- Partes de una Tabla 1.- Titulo: Identifica la tabla, va centrado y se escribe en mayscula. 2.- Subtitulo (en algunas tablas):

5 Ofrece informacin adicional sobre el contenido de la tabla, va centrado debajo del titulo, se escribe con mayscula la inicial de las palabras principales. 3.- Ttulos de las columnas: Indica el contenido de la columna, va centrada sobre la columna, se escribe a tres espacios del titulo o subtitulo. 4.- Columnas: Parte informativa de una tabla organizada verticalmente, se escribe a dos espacios del titulo de la columna o a tres espacios del ttulo o subtitulo. 5.- Texto: Conjunto de secciones o columnas, que se pueden escribir a espacio sencillo o doble espacio. 12.- Tabulacin por el mtodo matemtico .- Cuente el nmero de letras de la palabra ms larga de cada columna y smelas. .- Reste del nmero de espacios disponible de su hoja, el total de la lnea ms larga. .- Olvida el resultado anterior entre el nmero de columnas ms uno. El resultado ser el nmero de espacios a dejar entre columnas y los espacios de cada margen. Si el resultado tiene residuos, reprtalo equitativamente entre los mrgenes. 13. Mrgenes: Izquierdo: 4 cm Derecho: 2 cm Superior: 3 cm inferior: 3 cm TIPOS DE CARTAS Con la llegada de Internet y de las nuevas tecnologas, e-mail, sms, etc... est claro que estamos dejando de lado la antigua tradicin de enviar cartas, as como su correcta redaccin, o las tradicionales cartas escritas a mano. A pesar de todo ello, la esencia de una carta, que siempre reside en su contenido y en la forma de expresarse, sigue siendo, y seguir siendo la parte ms importante del documento, que nunca podr ser sustituida por un ordenador. Vamos a ver cules son las principales cartas usadas en el mbito profesional (a pesar de que existen muchas otras): Puede usted ver nuestro ndice en la parte izquierda de esta Web. 1. Cartas de agradecimiento. Se trata de cartas en las que se expresa un sentimiento de gratitud a causa de un favor realizado, o por una ayu u hospitalidad, buen trato etc. da 2. Cartas de despido: Es siempre un mal trago despedir a una persona mirndole a la cara. Una carta de despido hace la tarea ms fcil.

3. Cartas de solicitud. Cuando un cliente necesita conocer determinadas informaciones o datos sobre productos, empleos, etc. Siempre debe destacar como objetivo principal la informacin que se solicita.

4. Cartas de felicitacin. Aptas para mejorar las relaciones sociales entre personas, y para quedar bien con los clientes, directivos, etc.

5. Cartas de recomendacin: Para apoyar la candidatura a un puesto de trabajo por parte de las personas mas cercanas, ya sean compaeros de trabajo o la persona contratante del anterior empleo. Siempre son tiles porque expresan los detalles que el nuevo contratador no se atreve a preguntar o necesita de semanas de experiencia para constatarlos.

6. Cartas de presentacin. Al igual que la carta anterior, aqu las recomendaciones las damos nosotros en referencia a nosotros mismos, se trata de vendernos y vendernos bien. Hoy en da este tipo de cartas estn perdiendo cada vez masvalor, y en pocas ocasiones se solicitan. 7. Cartas de invitacin. Dejando de lado el tedioso sistema de llamar por telfono a una larga lista de invitados, se usa de forma muy habitual la redaccin de un modelo de carta adaptada a un grupo de personas.

7 Ejemplo modelo Carta de comercial N 1

Modelo carta comercial

Rosala Gmes Libreria de oro 23 C/las postas 45 91-223 2222

Barcelona, 4 de julio de 2008

Libreria "El libro de oro" A la atencin del Sr. Antonio Garca Asunto: Invitacin a seminario Apreciado Cliente: Tomo contacto con Ud. para anunciarle el prximo evento sobre el seminario que se realizar el da 31 de julio de 200 8, a las 14 horas en nuestro recinto cultural habilitado a tal fin, que brindar nuestro mejor autor de novelas sobre la edad media en tiempos de la inquisicin. El seminario tratara de los siguientes temas: "La lucha del hombre", "Lo que la iglesia oculta", "brujos quemados" y "El papel de la mujer durante la baja edad media". Esta invitacin ser slo remitida a nuestros mejores clientes, es por ello, que nos congratulara contar con usted entre los oyentes. Un cordial abrazo Atentamente Rosala Gmes Directora de Consulting

Ejemplo modelo Carta de comercial N 2

Membrete aqu Incluir la direccin Telfono e-mail

Se comienza el texto con amabilidad, con un saludo cordial. Usar en el primer prrafo una exposicin del tema u objetivo a tratar a modo de introduccin, sin entrar en detalles secundarios. A continuacin extenderse sobre los temas primordiales en un segundo prrafo ms amplio. Incluir antecedentes, datos estadsticos e informaciones de informaciones que apoyen el objetivo. asegurase que las frases con claras y de fcil lectura. Por ltimo un prrafo de cierre que vuelva a comentar el objetivo principal de la carta, indicando, en cada caso, los pasos a seguir, o nuestras directrices que queremos cumplir o hacer cumplir. Es importante dar las gracias al receptor de la carta por el tiempo empleado en leerla, ser educado pero sin excesos y por ltimo revisar la ortografa a fin de no cometer errores que pudieran daar nuestra imagen.

Saludos (Nombre del firmante) (firma) Siempre a mano

cordiales,

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INSTRUCCIONES Lean con atencin el presente documento para la realizacin del taller prctico 7 referente la elaboracin de cartas comerciales Microsoft Office Word 2010. 1. Realizar el documento que se anexa a la presente gua en el cuaderno. 2. Elaborar 10 cartas comerciales siguiendo las normas para su realizacin hojas blanca y manuscrita. 3. Buscar otros tipos de cartas fuera de las modelo de cada una de ellas. 4. Tener buena redaccin y ortografa. comerciales y hacer un ejemplo en