MANEJO DE FORMAS EN LAS ORGANIZACIONES

OBJETIVOS

Desarrollar los lineamientos fundamentales para el anlisis, diseo, elaboracin y control de formas en su concepcin ms sencilla Simplificar el manejo de formas para homogeneizar y racionalizar las actividades que, en forma cotidiana, atiende una organizacin

Concepto Objeto de su utilizacin Fuentes de informacin Requerimientos para su uso Diseo Alternativas para su elaboracin Utilizacin Responsables de su manejo y control

Concepto
Herramienta de comunicacin impresa a travs de medios de reproduccin grfica que contiene infromacin escrita fija y espacio para informacin variable

Objeto de su utilizacin
Transmitir datos e informacin de la organizacin de la manera ms sencilla, clara y funcional

FUENTES DE INFORMACIN

Preparadas por la organizacin Producto de un consultor externo De uso comercial comn Provenientes de instancias externas Elaboradas por un diseador profesional

Requerimientos para su uso Internos

De acuerdo con su instrumento legal de creacin En funcin de las estrategias,objetivos, metas, procedimientos y programas establecidos

Externos
Por condiciones del entorno Globalizacin En atencin a sus clientes y proveedores

Diseo
Preparacin de una forma atendiendo a su objeto, uso, contenido, forma de llenado, usuario y resultados esperados Elementos funcionales Identificacin: logotipo, titulo, fecha, nmero de hoja, nombre de quin elabora, revisa y autoriza orden de componentes: secuencia de datos, flujo del trabajo, cuerpo(datos principales) e instrucciones condiciones de llenado: manual, en mquina de escribir e impresoras de equipo de cmputo

SECUENCIA DE DATOS

1 2 3 4

INSTRUCCIONES
DETERMINACIN DEL INGRESO ACUMULABLE-VALORES RENTA FIJA VARIABLE INGRESOS ACUMULABLES-PRODUCTOS DEL TRABAJO Y PRODUCTOS O RENDIMIENTOS DEL CAPITAL Y OTROS INGRESOS CUANDO LA CANTIDAD DE d SEA SUPERIOR A $150,000.00 ANOTE LA CANTIDAD DE c EN f, DE LOS CONTRARIO RESTE LA CANTIDAD DE LA CANTIDAD CONSIGNADA EN d RESULTADO d e p INGRESO ACUMULABLE ANOTE ESTOS TOTALES EN EL CUADRO VI PAG. 3

$150,000.00

Clase de formas
De: Lnea Casillas Combinadas

FORMATO DE LNEA
RECADO TELEFNICO

PARA____________________________________ HORA____________ FECHA________________

EL SR____________________________________ ASUNTO__________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ __________________________________________ RECIBI

DISPOSICIN DE COLUMNAS Y RENGLONES

ESTACIN No. ECON CH ZONA REPARTO No. DE GUIA CH PIEZAS GERENCIA DE CARGA LISTA DE REPARTO Y CONTROL EN REZAGO
CONSIGNATARIO

FECHA
DEVOLUCIONES

FLETES

CAUSA

AL INICIO DEL REPARTO ENTREGADO POR RECIBIDO POR

AL TERMINAR EL REPARTO RECIBI EN EFECTIVO COPIAS DE GUIAS COPIAS DE RECIBOS

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA

UTILIZACIN DE CUADROS Y CASILLAS

COMBINACIN DE CASILLAS Y BLOQUES

PROGRAMAS INSTITUCIONALES
PROGRAMA OBJETIVO(S): D HOJA DE FECHA M A

FECHA No . SUBPROGRAMAS ACTIVIDAD ES METAS INICIO TERMIN O RESPONSABLE(S)

RECURSOS NECESARIOS

COORDINA CIN

OBSERVACION ES:

Visualizacin
Para que una forma facilite su utilizacin y comprensin debe cubrir los siguientes requisitos:
Unidad Divisin modular Claridad Agrupacin y jerarquizacin Saturacin Movimiento Ritmo Imagen residual

UNIDAD

DIVISIN MODULAR

CLARIDAD

AGRUPACIN Y JERARQUIZACIN

SATURACIN

MOVIMIENTO

RITMO

IMAGEN RESIDUAL

Imagen Residual

Seleccin de productos y presentacin

Hojas extras
Hojas simples sin papel carbn sueltas o en block

Juegos engomados Conjuntos individuales de dos o ms partes engomadas con hojas de papel carbn intercaladas Juegos individuales con papel carbn intercalado Conjunto de dos o mas copias engomadas con un taln Formas continuas Formas usualmente utilizadas en equipos decmputo, con o sin papel carbn intercalado

Elementos materiales

Papel

Tintas y carbones De expresin

Alternativas para su elaboracin

Offset Proceso a travs del cual un negativo fotogrfico se pasa a una placa metlica que se imprime mediante una prensa Mimeografo Proceso que emplea estnciles o plantillas hechas con mquina de escribir Tipografa Formacin de lneas con letras hasta completar los textos Fotograbado Proceso mediante el cual de un negativo fotogrfico se revela con luz y tintas en una placa metlica a la que se aplica cido para fijar la imagen Mquina de escribir y Computadora

Utilizacin
Uso normal
Empleo y modificaciones operativas que no requieran de muchos estudios o autorizaciones

Cambios
Ajuste cuando de presentan modificaciones radicales en las estructuras organizacionales o mtodos de trabajo que hace necesaria su nueva implantacin

Responsables de su manejo y control

Operativamente
Todas las reas de la organizacin

En forma especializada
Nivel directivo Unidades de apoyo tcnico Unidades encargadas de la administracin de los recursos

CATLOGO DE FORMAS
NOMBRE DE LA FORMA VIAJE CDIGO: DEPENDENCIA QUE LA USA:
ESPECIFICACIONES TAMAO: DIMENSIONES: CARTA 21.3 x 28 CMS. BLANCO DOS 1a.

CUENTA DE GASTO DE

COMUN A TODAS INSTRUCCIONES

COLOR DEL PAPEL: COLOR DE TINTA: NEGRA NUMERO DE COPIAS: COLOR DE COPIAS: BLANCA, 2a. VERDE PESO: 24 KGS.

FLUXOGRAMA CUENTA DE GASTOS DE VIAJE

DEPARTAMENTO INTERESADO (1)

ARCHIVO 0 1

2 CONTROL

CAJA

CAJA (2)

ARCHIVO