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1000:2005
QUIENES DEBEN PARTICIPAR EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA? El Jefe de la dependencia y como mnimo el 50% de los funcionarios que la conforman. SI TENEMOS ALGUNA DUDA EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA A DONDE PODEMOS RECURRIR? A la Oficina de Control Interno Telfonos 3360011, 3520066 Extensiones 10904 10901. Correo electrnico: MECI@procuraduria.gov.co A DONDE DEBEMOS ENVIAR LA ENCUESTA DILIGENCIADA? Es necesario enviar la encuesta diligenciada al correo electrnico: MECI@procuraduria.gov.co. El medio impreso debe enviarlo a la Oficina de Control Interno de la Procuradura General de la Nacin: Carrera 5 No. 15 80 Piso 9 Bogot, D.C. CUANDO DEBEMOS REMITIR LA ENCUESTA DILIGENCIADA? La Encuesta debidamente diligenciada tiene como fecha mxima de entrega el 15 DE NOVIEMBRE DE 2006.
O CTU BR E - 2004
POR CUAL MEDIO DEBEMOS ENVIAR LA ENCUESTA UNA VEZ HAYA SIDO DILIGENCIADA? La Encuesta debe ser enviada al correo electrnico MECI@procuraduria.gov.co. Cabe anotar que si la informacin se remite en disquete, o por correo electrnico, se debe remitir el listado de los nombres, cargos y firmas de los funcionarios que participaron en el diligenciamiento de la encuesta. La encuesta debe ser descargada de la pgina WEB de la PGN, impresa, diligenciada y remitida con el listado firmado por los funcionarios que participaron. Cabe advertir, que los Jefes de cada dependencia son directamente responsables de su oportuno diligenciamiento.
INSTRUCCIONES DE DILIGENCIAMIENTO
Para la Entidad es importante que su Dependencia participe activamente en el diligenciamiento de la encuesta, que permitir determinar el estado del Sistema de Control Interno de la Procuradura General de la Nacin de acuerdo al Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptado por el Gobierno Nacional mediante le Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005. Lea detenidamente el instructivo antes de respondes la Encuesta de Diagnstico. Sus respuestas son valiosas, por lo tanto solicitamos su cooperacin para responder cada una de las preguntas planteadas en la encuesta. La Grfica corresponde a la nueva estructura del Sistema de Control Interno MECI 1000:2005, la cual, fue adoptada en la PGN, mediante la Resolucin 228 del 28 de agosto de 2006. Tengan presente que la ENCUESTA que ustedes van a diligenciar se desarrolla de acuerdo a sta estructura.
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RELACIN DE FUNCIONARIOS QUE PARTICIPARON EN EL DILIGENCIAMIENTO DE LA ENCUESTA DIAGNSTICO MECI Dependencia: Fecha: Jefe de la Dependencia: Total de Funcionarios de la Dependencia que participaron:
IMOPORTANTE TODA LA INFORMACIN RELACIONADA CON EL MECI 1000:2005, LA PUEDE CONSULTAR EN LA PGINA WEB DE LA ENTIDAD. http://www.procuraduria.gov.co/html/infoinstitucional/infoinst_controlinterno.htm http://www.procuraduria.gov.co/html/infoinstitucional/infoinst_planeacin.htm
CONCEPTOS BSICOS
1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATGICO
Es la estructuracin de componentes de control que al interrelacionarse entre s, permiten el Control al cumplimiento de la orientacin estratgica y organizacional de la Entidad. Establece las bases necesarias para que el control sea una prctica cotidiana y corriente; permite controlar la planificacin y su accin, hacia la consecucin de objetivos en forma eficiente y eficaz, con un claro sentido de cumplimiento a la finalidad social del Estado.
Estilo de Direccin (Compromiso y respaldo de la alta direccin): Elemento de Control, que define la filosofa y el modo de administrar de la Alta Direccin, estilo que se debe distinguir por su competencia, integridad, transparencia y responsabilidad pblica. Constituye la forma adoptada por el nivel directivo para 6
guiar u orientar las acciones de la Entidad hacia el cumplimiento de su Misin, en el contexto de los fines sociales del Estado 1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Es la conformacin organizacional de elementos de Control que al interrelacionarse, establecen el marco de referencia que orienta a la Entidad, hacia el cumplimiento de su misin, al alcance de su visin y la conduce al cumplimiento de sus objetivos globales. Define la ruta organizacional que deber seguir la Entidad para el logro de sus objetivos misionales; requiere de revisin peridica para ajustarla a los cambios del entorno, encauzando su operacin bajo los parmetros de calidad, eficiencia y eficacia requeridos por los diferentes grupos de inters, as como los parmetros de Control y Evaluacin a regir en la Entidad. Planes y Programas: Elemento de Control que permite modelar la proyeccin de la Entidad, a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas los resultados previstos, materializando las estrategias establecidas para dar cumplimiento a su misin, visin y objetivos institucionales esperados en un perodo de tiempo determinado, asegurando adicionalmente los recursos necesarios para el logro de los fines de la Entidad. Modelo de Operacin: Elemento de Control que permite conformar el estndar organizacional que soporta la operacin de la Entidad, armonizando con visin sistmica la funcin, misin y visin institucional con los componentes corporativos que la conforman. El Modelo de Operacin, facilita la definicin de una estructura organizacional eficiente, que permita coordinar y mantener bajo control cada uno de los maprocesos y procesos, a fin de obtener de ellos resultados que satisfagan las expectativas de la ciudadana y de los Grupos de inters. Estructura Organizacional: Elemento de Control que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad que permiten dirigir y ejecutar los procesos y actividades definidas por la Entidad, de conformidad con su funcin Constitucional y legal. Debe ser coherente con la misin tener la flexibilidad necesaria para que se adapte a las exigencias y necesidades particulares a las que se ve expuesta.
cumplimiento de sus objetivos misionales y sociales, habilitndola para emprender las acciones necesarias de proteccin y aseguramiento contra los efectos ocasionados por la ocurrencia de estos eventos.
Contexto Estratgico:
Elemento de Control que permite establecer el lineamiento estratgico que orienta las decisiones de la Entidad, frente a los riesgos que puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observacin, distincin y anlisis del conjunto de circunstancias que pueden generar eventos de riesgo. Definir el contexto estratgico controla el primer nivel de exposicin al riesgo.
Anlisis de Riesgos: Permite establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos, a fin de determinar la capacidad de la entidad para su aceptacin o manejo.
Valoracin del Riesgo: Elemento de Control que permite determinar el nivel o grado
de exposicin de la Entidad a los impactos del riesgo, permitiendo estimar las prioridades para su tratamiento.
Es la estructuracin de Componentes de Control que al interrelacionarse entre s, bajo la accin de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la gestin de las operaciones de la Entidad, orientndola a la consecucin de los resultados necesarios al cumplimiento de sus objetivos institucionales de conformidad con lo establecido por la Constitucin, la ley, sus reglamentos y las reglas propias de autorregulacin de la organizacin.
Polticas de Operacin:
Elemento de Control que establece las guas de accin que permiten la implementacin de las estrategias, definiendo los lmites y parmetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la funcin, los planes, los programas y proyectos previamente definidos. Las Polticas de Operacin, establecen as mismo las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permite prever los riesgos, que pueden inhibir el cumplimiento de las metas y sus resultados; definen los parmetros de medicin del desempeo de los procesos y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad la ejecucin.
Procedimientos:
Es el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operacin de la entidad. Establece los mtodos para realizar las tareas, la definicin de los perfiles de los cargos necesarios a su realizacin, la asignacin de responsabilidad y autoridad en la ejecucin de las actividades.
Controles:
Constituyen acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo, la adecuada ejecucin de las actividades y tareas requeridas para el logro de objetivos de los procesos de una entidad pblica. Los CONTROLES se establecen en las actividades, con el fin de involucrar las acciones conducentes a reducir los riesgos. Estos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, econmicos y oportunos.
Indicadores: 9
Constituyen instrumentos de Control de orden gerencial, necesarios para la evaluacin de gestin de la PGN. Reflejan el comportamiento de las variables que representan el estado actual o la tendencia de los procesos, proyectos, programas y planes; hacen parte de los sistemas de informacin y facilitan la toma de decisiones.
Manual de Procedimientos:
Se establece como el Elemento de Control materializado en una normativa que contiene y regula la forma de llevar a cabo las operaciones de la PGN, convirtindose en una gua de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su funcin administrativa, todo bajo un lenguaje comn a los servidores pblicos.
Informacin Primaria:
Es el conjunto de datos provenientes de fuentes externas que se procesan al interior de la PGN, circunscribindose a dos entornos diferentes, el entorno inmediato es decir las circunstancias con las que la organizacin est en permanente contacto: la comunidad, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiacin y otras organizaciones del mismo carcter; y el entorno lejano, el cual se constituye por las variables que no estn en relacin directa ni constante con la entidad pero que afectan su desempeo, el ambiente poltico, las tendencias sociales, las variables econmicas, el avance tecnolgico.
Informacin Secundaria:
Conjunto de datos que se origina y procesa al interior de la entidad; proviene de la fijacin de polticas, de la ejecucin de los procesos y de sus actividades y se obtiene de los diferentes sistemas de informacin que soportan la gestin de la entidad pblica. Debe garantizarse su registro oportuno, exacto y confiable para traducirla en reportes necesarios para su divulgacin, en procura de la realizacin efectiva y eficiente de las operaciones, soportar la toma de decisiones y permitir su divulgacin a los diferentes grupos de inters.
Sistemas de Informacin: 10
Conjunto de recursos humanos y tecnolgicos utilizados para la produccin de informacin, orientada a soportar la toma de decisiones en cada nivel de la entidad. Los SISTEMAS DE INFORMACIN se ocupan del tratamiento de la informacin en forma oportuna, eficaz y eficiente mediante el uso de los recursos necesarios para la captura, entrada, depuracin, integracin, procesamiento, comparacin, anlisis, almacenamiento y difusin de datos.
Comunicacin Organizacional:
Es el elemento de Control que orienta la difusin de polticas y la informacin generada al interior de la PGN para una clara identificacin de los objetivos, las estrategias, los planes, los programas y los proyectos hacia los cuales se enfoca el accionar de la entidad; debe convocar a los servidores pblicos entorno a una imagen corporativa que comprenda una gestin tica, eficiente y eficaz que proyecte su compromiso con la rectitud y la transparencia, como gestores y ejecutores de lo pblico. Se constituye por el conjunto de instrumentos y mecanismos que cohesiona y confiere identidad a las entidades del Estado, buscando que los servidores pblicos se integren a un proyecto poltico y administrativo, con clara conciencia de su pertenencia y compromiso con los propsitos misionales definidos por cada administracin.
Comunicacin Informativa:
Est constituida por la informacin amplia y transparente de la PGN hacia los diferentes grupos de inters externos, sobre los objetivos y los resultados comparativos de su gestin. Contribuye a la Rendicin de Cuentas ante los diferentes grupos de inters, a la Rendicin de la Cuenta a los rganos encargados de la vigilancia Fiscal en el uso de los recursos pblicos y a generar el respeto colectivo por lo pblico y lo institucional. La Rendicin de Cuentas, se refiere al derecho que tienen los diferentes grupos de inters a estar informados sobre la gestin de la entidad, y al deber de los servidores pblicos de rendir cuentas.
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Medios de Comunicacin:
Constituye el conjunto de mecanismos, mtodos, recursos e instrumentos utilizados para garantizar la divulgacin y circulacin amplia y focalizada de la informacin y de su sentido, hacia los diferentes grupos de inters.
AUTOEVALUACIN DEL CONTROL: Conjunto de mecanismos de verificacin y evaluacin, que le permiten a la PGN autodiagnosticar su situacin de Control, al proveer la informacin necesaria para establecer si este funciona efectivamente, o si existen desviaciones en su operacin, que afecten el objetivo para el cual fue creado. Determina la calidad y efectividad de los controles internos y permite emprender las acciones de mejoramiento requeridas. AUTOEVALUACIN DE GESTIN: Elemento de Control que basado en un conjunto de indicadores de gestin, diseados en la Planeacin Estratgica y en la Operacin de la PGN, permite una visin clara e integral
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de su comportamiento, del cumplimiento de sus objetivos e identifica desviaciones sobre las cuales se deben tomar correctivos. Permite evaluar peridicamente el comportamiento de las variables cuantitativas o cualitativas establecidas en los Indicadores, con el fin de observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en la entidad con respecto al logro de los objetivos y metas previstos, evaluar el desempeo de los servidores pblicos, los riesgos que afectan las operaciones, la gestin, el impacto y la eficacia de los resultados entregados, en razn a los propsitos y funciones asignadas.
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ms importantes de la gestin y los resultados obtenidos, satisfaciendo a los diferentes grupos de inters. Su objetivo es emitir juicios fundados a partir de evidencias sobre el grado de cumplimiento de los objetivos, los planes, los programas y los proyectos, sugiriendo las acciones de mejoramiento correspondientes.
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Acciones de Mejoramiento: conjunto de acciones diseadas para corregir las observaciones detectadas en la evaluacin independiente o en la evaluacin realizada por el rgano de control fiscal competente (Contralora General de la Repblica). Administracin del riesgo: Es la capacidad que tiene la Entidad para emprender las acciones necesarias que le permitan el manejo de los eventos que puedan afectar negativamente el logro de los objetivos institucionales, protegerla de los efectos ocasionados por su ocurrencia. Alta Direccin: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una entidad. Ambiente de trabajo: conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo. Amenaza: La fuente de dao potencial o una situacin que potencialmente cause prdidas. Anlisis del riesgo: El uso sistemtico de informacin disponible para determinar con qu frecuencia un determinado evento puede ocurrir y la magnitud de sus consecuencias. rea de Impacto: Es todo recurso, bien u oportunidad al cual se le ha de asignar un valor y su afectacin podra comprometer el cumplimiento de sus objetivos y metas. Autocontrol: Es la capacidad que tiene cada servidor pblico, independientemente de su nivel jerrquico dentro de la Entidad, para evaluar su trabajo, detectar desviaciones, efectuar correctivos, mejorar y solicitar ayuda cuando lo considere necesario, de tal manera que la ejecucin de los procesos, actividades y tareas bajo su responsabilidad garanticen el ejercicio de una funcin administrativa transparente y eficaz. Auditora Interna: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna.
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Cliente: Organizacin, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. Control: Son las polticas, procesos, dispositivos, prcticas u otras acciones que actan para eliminar o minimizar los riesgos adversos o mejorar oportunidades positivas. Proveen una seguridad razonable relativa al logro de los objetivos. Control Preventivo: Son las acciones y mecanismos que se implementan para evitar las desviaciones del proceso. Control Detectivo: Son las acciones implementadas para Identificar desviaciones en la ejecucin de un proceso. Control Correctivo: Son las acciones implementadas con el fin de corregir las desviaciones identificadas ya concluido el proceso. Efectividad: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. Enfoque basado en los Procesos: Identificacin y gestin sistemtica de los procesos empleados en las entidades. En particular, las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque basado en los procesos". Estructura de la Entidad: Disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. Evaluacin del riesgo: El proceso utilizado para determinar prioridades en la administracin del riesgo por la comparacin de niveles de riesgo frente a estndares determinados, lmites de niveles del riesgo u otros criterios. Gestin: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una entidad. Grupos de Inters: Son los entes o individuos que estn o perciben que pueden ser afectados por una decisin o actividad que desarrolla la Entidad. Identificacin del riesgo: CMO. Proceso que determina QU puede suceder, POR QU y
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Lineamientos estratgicos: Son aquellos que se establecen sin que se les asigne un periodo de validez determinado. Comprenden los fines, la misin y los valores.
Normograma: Conjunto de normas asociadas con los objetivos del proceso/subproceso, sean stas de carcter externo (Constitucin, polticas, leyes, decretos, o de carcter interno polticas, normas administrativas, Etc.) que soportan legalmente y en relacin con la funcin pblica, la ejecucin de los procedimientos. Objetivo: Son los resultados especficos que la PGN aspira a lograr por medio de su misin en un plazo determinado. Estn directamente relacionados con las funciones generales otorgadas a la Entidad. Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materializacin del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la entidad. Plan de manejo de riesgos: Plan de accin propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluacin de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia. Plan de mejoramiento: Parte del plan de manejo que contiene las tcnicas de administracin del riesgo orientadas a prevenir, evitar, reducir, dispersar, transferir o asumir riesgos. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en prctica bajo condiciones controladas, para generar valor. - Procesos misionales: Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. - Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora. - Procesos de evaluacin: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales.
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Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situacin que pueda entorpecer el desarrollo normal de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos. Riesgo absoluto: Es la evaluacin de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que estn vigentes, excepto los controles inherentes, tales como el comportamiento racional, por parte de los funcionarios. Riesgo residual: Se refiere al margen o residuo de riesgo que puede darse a pesar de las medidas de tratamiento tomadas para la administracin del riesgo. Sistema: Conjunto de elementos mutuamente relacionados que interactan con el fin de lograr un propsito. Subsistema: Conjunto de elementos dentro de otros y que ayudan a cumplir la funcin del sistema. Subprocesos: Conjunto de actividades que operativizan los procesos. Verificacin: confirmacin, mediante la aportacin de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados.
CONCEPTOS ADAPTADOS DEL DECRETO 1599 DE 2005 -ANEXO TCNICO MECI 1000:2005 Y LA NTC GP 1000:2004.
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