Tema 5

CAP. 3 Selecția și încadrarea angajaților

1. Ce a condus în mod treptat la elaborarea unor metode

și tehnici de selecție, încadrare și integrare a
personalului în cadrul organizației?
-Este cunoscut faptul că, o perioadă îndelungată de timp, metodele de
selecție a personalului au fost rudimentare. Evoluția tehnologiei, contextul
economico-social, creşterea complexității activităților desfăşurate la nivelul
organizațiilor etc. au reprezentat factori care au condus, în mod treptat, la
elaborarea unor metode şi tehnici de selecție, incadrare şi integrare a
personalului în cadrul organizațiilor.
2. Care sunt etapele procesului de recrutare și selecție a
candidaților?
-Procesul de recrutare şi selecție a candidaților presupune parcurgerea
următoarele etape:
-stabilirea nevoii de recrutare;
-analiza cererii de recrutare;
-definirea conținutului postului;
-prospectarea internă a posibilităților de angajare;
-trierea candidaților;
-întocmirea chestionarelor;
-interviurile;
-testele;
-decizia finală
3. Ce presupune nevoia de recrutare?
- Nevoia de recrutare este identificată de managerul unei secții sau atelier de
producție, respectiv serviciu sau birou din structura organizatorică a
companiei. Principalele cauze ale apariției nevoii de personal suplimentare
pot fi multiple: crearea unui nou post sau apariția unui post vacant în urma
plecării unui angajat, existența în structura organizatorică a unui post vacant,
extinderea activității etc. In astfel de situații, şeful compartimentului sau verigii
respective se adresează printr-o cerere şefului ierarhic căruia îi este
subordonat şi solicită încadrarea unei persoane.
4.Ce presupune analiza cererii de recrutare?
- Analiza cererii de recrutare se face de compartimentul icrarhic (ce are în
subordine serviciul sau biroul care a făcut cererea de angajare), impreună cu
serviciul sau direcția de resurse umane, şi are ca principal scop analiza nevoii
şi oportunității respectivei solicitări. In acest sens, se verifică dacă s-a ținut
cont de soluțiile de creştere a productivității muncii, dacă volumul de activitate
în viitor justifică existența postului cerut ete. Dacă analiza confirmă
necesitatea şi oportunitatea existenței postului respectiv, trebuie să se
analizeze şi să se stabilească în ce măsură este justificată aplicarea unor
soluții provizorii: lucru cu program partial, contract cu durată determinată etc.
In etapa de analiză a cererii de recrutare vor trebui analizate în detaliu o serie
de elemente ce caracterizează postul vacant: nivelul de cunoştințe solicitat,
experiența, calitățile psihologice şi manageriale de care trebuie să dispună
viitorul titular al postului etc.
5. Ce presupune definirea conținutului postului?
- Definirea continutului postului înseamnă stabilirea sarcinilor, competențelor
şi responsabilităților ce vor reveni noului angajat. Conținutului postului se
reflectă in fişa postului, care este prezentată candidaților respectivi. Din acest
motiv este necesar ca fişa postului să caracterizeze cât mai real postul
respectiv, astfel încât să se reducă cât mai mult riscurile de insatisfacție sau
neințelegerea ulterioară a noului angajat.
6. Ce presupune prospectarea internă a posibilităților de angajare?
- Prospectarea internă a posibilităților de angajare. De regulă, posturile
vacante sunt propuse în mod prioritar salariaților interni. In acest caz, se are
în vedere recrutarea internă a salariaților, care presupune însă parcurgerea
de către candidații respectivi a aceloraşi etape de selecție ca şi pentru
candidații externi.
Cu toată prioritatea acordată recrutării interne, trebuie însă subliniat faptul că
apar şi anumite limite, legate mai ales de dificultățile trecerii de pe un post pe
altul. De asemenea, pot apărea situații in care un şefierarhic facilitează
promovarea unui subaltern mediocru, din dorința de a pleca din
compartimentul său.

7. Care sunt rațiunile pe care se bazează prospectarea posibilităților de

angajare?
In procesul recrutării interne sunt utilizate diferite metode pentru identificarea
celor mai buni potențiali angajați, cum ar fi:
-informarea salariaților întreprinderii prin diferite mijloace: afişaj, note de
serviciu, publicarea în buletinul de informare sau ziarul întreprinderii etc.;
folosirea fişelor salariaților, în scopul găsirii potențialilor candidați şi
încurajarea acestora pentru a-şi depune candidatura în vederea ocupării
postului respectiv, prin prezentarea unor oferte concrete;
- utilizarea planurilor de dezvoltare a carierei in interiorul organizației; pe baza
acestora sunt identificați şi selectați candidații care în mod potențial pot ocupa
postul vacant.
8. Care sunt instrumentele și mijloacele de care dispune organizația în
prospectarea externă a posibilităților de angajare?
-Prospectarea externă a posibilităților de angajare are la bază o serie de
rațiuni, ca de exemplu:
-dorința de a compara candidaturile interne cu solicitările de candidaturi
externe şi de a îmbunătăți astfel procesul propriu-zis de recrutare;
-necesitatea cunoaşterii situației existente pe piața muncii;
 -cerința de a imbogăți potențialul uman intern al intreprinderii prin venirea
altor specialişti (aport de ,,suflu nou" în companie);
-imposibilitatea de a găsi în interiorul organizației candidații potriviți pentru
ocuparea postului vacant.
9. Care sunt elementele necesare a fi menționate într-un anunț de angajare?
-In procesul de prospectare externă a posibilităților de angajare a
personalului, organizația are la dispozițici mai multe instrumente şi mijloace
de actiune, ca de exemplu:
-candidaturile directe înaintate firmei de către diferiți solicitanți: ofertele de
angajare venite din partea candidaților sunt însă o consecință a imaginii pe
care compania o are față de public, a relațiilor acesteia cu diferitele instituții
de învățământ, a campaniei publicitare pe care o face etc. (de exemplu,
compania Shell primeşte anual peste 7.000 de oferte de angajare);
-anunțurile publicate în presa centrală sau locală.
Din punctul de vedere al conținutului, într-un anunț de angajare trebuie
menționate unele elemente ca, de exemplu:
•numele firmei, domeniul de activitate, dimensiunile acesteia, poziția acesteia
pe piață şi obiectivele urmărite;
• denumirea postului vacant, obiectivele acestuia şi perspectiva profesională;
-profilul candidatului: nivel de pregătire, experiență, vârstă maximă etc.;
•beneficiile oferite: salariu, pregătire, alte avantaje; apelarea la serviciile unor
companii specializate în recrutarea resurselor umane, în raport de cererile
diferitelor firme.
10. Ce presupune trierea candidaților și care sunt elementele definitorii ale
acestei etape?
- Trierea candidaților este etapa în urma căreia are loc o reducere a numărului
de candidaturi, in perspectiva angajării.
O primă fază a trierii candidaților o reprezintă analiza scrisorilor şi a
curriculum vitae trimise de candidați, în raport de exigențele postului
(experiență, pregătire profesională, vârstă etc.). Se apreciază că în această
fază sunt eliminate un număr mare de candidaturi (în unele cazuri 60-80% din
solicitări). Celor două documente primite de la candidați - scrisoarea de
intenție şi curriculum vitae - li se acordă o atenție sporită deoarece acestea
prezintă o importanță majoră pentru persoanele responsabile cu selecția
candidaților. In opinia unor specialişti; ,,un candidat trebuie să-şi pregătească
în mod temeinic CV-ul, o analiză aprofundată a trecutului său profesional. El
trebuie să facă în mod clar bilanțul realizărilor sale şi al obiectivelor propuse.
Rezultatele obtinute în decursul timpului trebuie cuantificate din punet de
vedere cantitativ în termenii creşterii cifrei de afaceri, a beneficiilor, a reducerii
costurilor etc."
De asemenea, în analiza CV-ului şi a scrisorii de intenție, sunt avute în
vedere şi alte aspecte legate de modul de prezentare şi redactare a celor
două documente, care, la prima vedere, par lipsite de importanță. In acest
sens, pot fi mentionate: modul de redactare, lecturarea dificilă a textului,
folosirea unei hârtii fanteziste, lipsa semnăturii, lipsa formulelor de politete,
prezentarea unor documente in fotocopie, existența unor greşeli de ortografie,
text fără alineate sau nesistematizare etc.
In unele cazuri, trierea candidaților se face de un grafolog care urmăreşte
tocmai astfel de elemente. După
această fază, de triere a candidaților, pe baza celor două documente, CV-ul şi
scrisoarea de intenție, companiile trebuie să le răspundă atât persoanelor ale
căror candidaturi au fost reținute, cât şi celor ale căror candidaturi au fost
respinse (eventual precizându-se motivele respingerii candidaturii).
Faza următoare a trierii candidaților se referă la completarea unor formulare
de angajare (chestionare standard) de către persoanele ale căror candidaturi
au fost retinute.
11. La ce se referă completarea formularelor de angajare și care sunt
elemente specifice acestei etape?
- Completarea formularelor de angajare care, prin conținutul lor, le oferă
organizațiilor posibilitatea de a realiza o evaluare mai bună a candidaților,
completându-şi astfel volumul informațiilor despre candidați de care acestea
dispun. Utilitatea formularelor de angajare constă şi în faptul că, prin aplicarea
acestora, poate fi apreciată măsura în care candidații corespund cerintelor
postului vacant.
12. Care sunt obiectivele unui interviu de angajare?
- Interviurile.
Ulterior etapei de analiză a dosarelor de candidatură şi a celei de completare
a formularelor de angajare, sunt programate interviurile cu acei candidați care
au fost reținuți.
Principalele obiective ale interviului de angajare sunt:
-furnizarea câtre candidați a unor informații despre companie şi postul vacant;
-descrierea de către candidat a trecutului său profesional şi aspirațiile sale
viitoare;
13. De ce depinde eficiența unui interviu de angajare?
-Eficienta unui interviu de angajare depinde de o serie de factori:
-condițiile materiale şi psihologice în care se desfăşoară;
- respectarea unci anumite structuri de adresare a întrebărilor, care si permită
prezentarea unor elemente clocvente şi controlabile;
- capacitatea persoanei care conduce interviul din punctul de veder al modului
în care aceasta ştie să îşi asculte interlocutorul, şi invers pentru aspectele
relatate de candidat;
-capacitatea intervievatorului de a şti să evite exprimarca uno judecăți proprii
referitoare la anumite acțiuni ale candidatului etc.
14. Care sunt etapele de parcurs pentru derularea unui interviu?
-Derularea unui interviu presupune parcurgerea următoarelor etape:
- primirea candidatului, care trebuie să se facă într-un cadru adecvat, liniştit,
agreabil;
- culegerea de informații referitoare la activitățile desfăşurate anterior de
candidat, motivațiile sale, aspectele biografice etc., conform unui plan.
15. Ce se notează într-o fișă de evaluare a candidatului?
-informații biografice:
pregătirea profesională şi diplomele deținute;
situația familială;
- nivelul venitului actual etc.
•informații privind activitatea profesională:
experiența profesională:
posturile deținute şi perioadele aferente;
motivele părăsirii locurilor de muncă anterioare
-responsabilitățile şi rezultatele obținute la nivelul posturilor deținute
anterior etc.
• trăsăturile de personalitate ale candidatului:
empatie;
persuasiune;
abilități de comunicare;
abilități de lider; flexibilitate şi adaptabilitate;
spirit de echipă etc.
16. Care sunt capitolele pe care le poate cuprinde o fișă de evaluare a
candidatului la un interviu?
17,Care sunt cele 2 competențe ale specialistului de resurse umane pentru a
conduce un interviu de angajare?
-Tinând cont de importanța deosebită a interviului de angajare, este necesar
ca specialistul de resurse umane care a condus interviul să dețină o dublă
competență: atât de specialitate (să cunoască bine specificul postului, natura
activităților desfăşurate, contextul organizațional etc.), cât şi psihologică (să
ştie să asculte, să-şi controleze sentimentele, să sesizeze existența unor
contradicții în răspunsurile candidatului, să rețină elementele importante din
discutiile purtate cu respectivul candidat etc.).
18. Care sunt cele 2 aspecte majore ale etapei de testare la care participă
candidații selectați?
-i. Testele. Candidații care au fost selectați pot participa la etapa de
testare în cadrul căreia sunt avute în vedere două aspecte majore:
-identificarea potențialelor puncte slabe ale candidatului şi care pot diminua
şansele de ocupare de către un candidat a respectivului post;
-ierarhizarea competențelor candidatului, evidențiindu-le pe cele cerute de
postul vacant;
19. Care sunt cele 3 tipuri de teste ce pot fi utilizate la interviul de angajare?
-In practică pot fi utilizate, in raport de specificul postului respectiv, trei
categorii de teste:
-teste de inteligență;
-teste de personalitate;
-teste situaționale.
20. Ce presupun testele de inteligență?
-Testele de inteligență au în vedere anumite aptitudini particulare ale
candidatului (inteligență, cunoştințe, calități vizuale, motrice etc.) în raport cu
cerintele postului respectiv.
21. Care e scopul testelor de personalitate?
-Testele de personalitate au ca principal scop evidențierea trăsăturilor de
personalitate ale candidatului. In acest sens există chestionare-tip ce cuprind
intrebări la care candidatul trebuie să răspundă, iar in urma analizei
răspunsurilor primite sunt evidențiate trăsăturile de caracter ale acestuia.
22. La ce se referă testele grafologice?
-İn anumite situații, sunt utilizate şi testele grafologice, cu ajutorul cărora este
analizat scrisul candidatului, putând fi astfel obținute o seric de informații
relevante despre personalitatea acestuia.
23. Care este scopul testelor de situație?
-Testele situațiilor au ca principal scop evaluarea candidatului şi evidențierea
competențelor acestuia, prin transpunerea sa in diverse situații care pot
apărea la nivelul postului, urmărindu-se astfel analiza reacțiilor
comportamentale şi a oportunității deciziilor adoptate de candidat în situațiile
descrise.
24. În ce constau probleme practice ale candidaților selectați la interviul de
angajare?
-Tot în faza de testare, candidaților li se poate solicita participarea la unele
probe practice, care constau în realizarea de către aceştia a unor activități
sau lucrări practice specifice postului, având la dispoziție un timp limitat.
25. Ce presupune decizia finală de angajare și cum se realizează?
-j. Decizia finală. Candidații care au fost reținuți, după fazele de interviu şi de
testare, vor fi prezentați coordonatorului compartimentului în structura căruia
este încadrat postul, în scopul participării acestuia la un nou interviu. Trebuie
menționat că la discuții pot participa şi alte persoane propuse de managerul
respectiv.
26. Care sunt cele 4 etape ale procesului de recrutare și selecție a
candidaților specifice IMM-urilor?
- In unele companii, în special la nivelul celor mici şi mijlocii, selecția
candidaților presupune parcurgerea următoarelor etape:
a) etapa I: selecția pe baza CV-ului şi a scrisorii de intenție;
b) etapa a II-a: selecția pe baza unor teste de abilități tehnice, de inteligență,
de personalitate etc.;
d) etapa a III-a: selecția pe baza unui interviu şi a formularului de angajare; in
urma acestei etape rămân cel mult trei-cinci candidați;
e) etapa a IV-a: verificarea elementelor din CV, a referințelor solicitate şi,
ulterior, în funcție de rezultatele obținute de către candidat în cadrul
interviului, este adoptată decizia finală de angajare a candidatului.
27. Care sunt cele 2 niveluri la care se realizează integrarea noilor angajați la
locul de muncă?
-Practica managementului resurselor umane din tările dezvoltate
demonstrează faptul că, în mare măsură, reuşita integrării noilor angajați în
activitatea economico-socială a firmei depinde de procedurile elaborate de
companic în acest sens. Astfel, integrarea noilor salariați la locul de muncă
trebuie să se facă în două etape, corespunzător celor două niveluri: la nivel
organizațional şi la nivelul locului de muncă (compartiment, serviciu, birou,
sectie sau atelier).
28.Ce presupune integrarea la nivel organizațional a noilor angajați?
Integrarea la nivel organizațional presupune familiarizarea noului salariat cu
unele caracteristici ale organizației:
-cunoaşterea organizației prin efectuarea unor vizite propriu-zise;
-informații privind diferitele servicii şi facilități asigurate de întreprindere:
servicii sociale, vânzări de produse de către personalul unității, servicii
medicale oferite salariaților etc.;
-inmânarea unui dosar care să conțină: regulamentul intern al intreprinderii,
organigrama generală a societății, o fişă cu sfaturi practice, un exemplar din
ziarul întreprinderii etc.
29. Ce presupune integrarea la nivelul locului de muncă a noilor angajați?
-Integrarea la nivelul locului de muncă (compartiment, serviciu, birou, secție
sau atelier) reprezintă una dintre principalele responsabilități ale şefului
respectivei subdiviziuni organizatorice, aceasta implicând:
-vizitarea unor spații ce vor fi folosite de salariat: birourile maiştrilor, sala de
mese, vestiarele, grupul social etc.;
-in final, inceperea activivității de către noul salariat.
30. Cu ce e responsabil mentorul sau tutorele în ceea ce-l privește pe un nou
angajat?
-După integrarea noului angajat la locul de muncă, responsabilitatea acomodării şi
socializării acestuia la nivelul întregii organizații revine unci persoane denumite
mentor sau tutore.
31Ce presupune rolul mentorului în procesul de integrare a noului angajat?
Rolul mentorului în procesul de integrare a noului angajat presupune:
-să verifice dacă noul angajat dispune de toate informațiile practice care să-i
permită să se familiarizeze cât mai rapid cu mediul său de lucru;
-să-l ajute pe angajat în rezolvarea diferitelor probleme practice pe care
acesta le intâmpină;
-să furnizeze noului angajat documentațiile necesare pentru desfăşurarea
activității la nivelul locului de muncă;
-să-l pună în contact cu diferite persoane sau compartimente din
întreprindere, şi, după caz, cu unele organizații sau instituții din mediul exter
al companiei, în vederea asigurării conditiilor de realizare a activitāții.
32Cât poate dura perioada de integrare a unui nou angajat și cum se asigură
specialiștii HR de acest proces?
Perioada de integrare a unui salariat durează, după caz, de la câteva luni
până la un an. In acest interval de timp sunt organizate, de către specialiştii
de resurse umane, intâlniri cu noul salariat, la intervale de trei luni, şase luni şi
un an din momentul angajării, acestea avänd ca scop evaluarea gradului de
integrare a noului angajat în muncă.
33. În ce sens angajarea unei persoane este o investiție pentru companie?
-Angajarea unui salariat reprezintă o investiție realizată de organizație, care
determină o serie de cheltuieli, determinate în funcție de nivelul de eficiență
sau performanță, estimat că va fi obtinut de noul angajat.
34. Care sunt costurile cu selecția și încadrarea unui salariat?
-In categoria costurilor ocazionate de selecția şi încadrarea unui salariat, pot fi
incluse cheltuielile privind:
1. salariile şi cheltuielile aferente acestora - contribuția la fondul asigurărilor
sociale, contribuția la bugetul asigurărilor sociale de sănătate, contribuția la
fondul social de şomaj, contribuția la fondul de risc, pentru:
personalul operațional: şeful ierarhic, care participă în faza finală a procesului
de angajare şi viitori colegi ai salariatului, care au responsabilități în ceea ce
priveşte integrarea acestuia la locul de muncă;
-specialiştii de resurse umane antrenate în activitățile de selecție angajare,
respectiv: specialiştii implicați în activitățile de recrutare selectie propriu-zise
(psihologi, şefi de servicii, psihologi, tehnicien etc.);
- salariații din unele servicii specializate: administrativ, medica calificare,
salarizare, promovare etc.;
- personalul din alte servicii funcționale din intreprindere contabilitate,
financiar, producție implicați în procesul de angajar etc. ;
35. Ce intră la categoria alte cheltuieli în ceea ce privesc costurile cu selecția
și încadrarea unui salariat?
- alte cheltuieli necesare pentru:
-publicarea anunțurilor de angajare;
-onorariile plătite companiilor care oferă servicii specializate de
recrutare şi selecție a resurselor umane;
-menținerea corespondenței cu candidații şi anumite firme şi instituții
specializate;
-testarea candidaților etc.
36. Care sunt cele 3 faze în care apar cheltuieli pentru integrarea salariatului?
cheltuielile pentru integrarea salariului, ce apar în cele trei faze,
astfel:
faza de informare (A);
faza de insuşire a meseriei (B);
faza de contribuție personală în cadrul organizației (C).
37. Ce presupune faza de informare?
-Faza de informare (A) reprezintă etapa in care noul salariat se familiarizează
cu activitățile specifice postului pe care-l ocupă, studiază materialele
existente, face cunoştință cu colaboratorii săi. Această fază poate dura de la
câteva zile până la una sau mai multe luni, în funcție de specificul
respectivelor activități. Faza de informare se caracterizează printr-o eficiență
scăzută a activitătii salariatului.
38. Ce presupune faza de însușire a meseriei?
-Faza de însuşire a meseriei (B) este etapa în care noul salariat se
specializează pe post, respectiv începe să realizeze activitățile specifice
postului, încercând să evite apariția unor erori majore în activitatea sa. In
această fază se înregistrează, progresiv, o creştere a eficienței activității
salariatului.
39. Ce presupune faza de contribuție personală în organizație?
-Faza de contribuție personală în organizație (C) este faza în care salariatul
este …stăpân" pe ,meseria" sa, îşi corectează eventualele erori profesionale
şi contribuie din plin la activitatea companiei până în momentul în care atinge
un nivel normal de eficiență. Dacă se consideră 100% nivelul normal al
eficienței activității salariatului (un anumit număr de produse sau piese ori
lucrări ce trebuie executate etc.), atunci eficiența sa în cele trei faze ale
perioadei de integrare va înregistra o evoluție similară celei din figura 4.
40. Cum sunt suportate costurile noneficienței?
-In mod normal, costurile noneficienței trebuie suportate de noul angajat prin
diminuarea salariului său lunar, cu o cotă-parte corespunzătoare numărului de
zile din ficcare lună cât durează până obține nivelul eficienței normale.
41. Care sunt valorile între care poate varia costurile integrării unui nou
angajat?
-Pentru a caracteriza raportul dintre costurile de integrare şi cele de sclecție şi
angajare în muncă, se utilizează şi se calculează coeficientul costurilor
angajárii unui nou salariat, notat Kns, aplicând formula:
Kns=costurile integrării/costurile selecției + încadrării